10.audit mutu - sjmp

7/23/2019 10.Audit Mutu - SJMP

1/20

AUDITMUTU

oleh : Darwin Kadarisman & Tjahja Muhandri

2010

SUPERVISOR JAMINAN MUTU PANGAN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR


2/20

2

PENDAHULUAN

Audit mutu adalah suatu penilaian yang sistematis dan bebas

untuk mengetahui apakah persyaratan sistem manajemen mutu

telah dipenuhi Hasil audit mutu digunakan untuk menilai efektivitas sistem

manajemen mutu dan identikasi peluang untuk perbaikan

Pelaksanaan audit mutu untuk mencari bukti bahwa :

Implementasi telah sesuai dengan sistem yangdideklarasikan

Aplikasi sistem manajemen mutu memenuhi standar tertentu

Seluruh proses telah dikendalikan dengan efektif


3/20

3

! "eningkatkan sistem sendiri

#"enjamin efektivitas dan kesesuaian sistem$

%! "emilih pemasok baru agar mampu memenuhi syarat

&! "enjamin pemasok tetap dapat memenuhi syarat mutu

barang

'! "emperoleh sertikat agar pelanggan percaya

terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan

Alasan Audit


4/20

4

QUALITY IMPROVEMENT CYCLE

EXTERNAL

INPUTS

QUALITY

SYSTEM

MANAGEMENT

REVIEWIMPLEMENTATION

EXTERNAL

AUDITINTERNAL

AUDIT


5/20

5

Audit Sistem "enentukan kesesuaian unsur(unsur sistem mutu

dengan persyaratan yang ditentukan #standar$

"enentukan efektivitas implementasi sistem mutu

dalam pencapaian tujuan mutu yang ditentukan

"emverikasi ketidaksesuaian #non-conformities$

pada audit sebelumnya

1. enis Audi!

Berdasarkan Obyek yang Diaudit

I S I


6/20

"

Berdasarkan Obyek yang Diaudit (an!utan"

Audit Proses #disebut juga )compliance*$

+ntuk menilai apakah seluruh proses #terutama proseskunci$, bekerja dengan baik! Apakah semua prosedur dan

instruksi kerja berjalan dg efektif

-ujuannya untuk menjawab :

Apakah karyawan bekerja sesuai prosedur dan instruksi

kerja

Apakah prosedur, instruksi kerja dan ketrampilan

karyawan cukup untuk menjamin pengendalian proses

Apakah proses efektif dan tujuannya tercapai

Audit Produk

Penilaian independen #bebas$ terhadap mutu produk untuk

menentukan kesesuaian dengan spesikasi #standar$

"encakup bahan, produk akhir baik pada tahap akhir proses


7/20

#

Audit dapat diklasikasikan menjadi & tipe :

! Audit Pihak Pertama #Audit Internal$

.ilakukan oleh perusahaan sendiri menggunakan

staf sendiri atau spesialis yang dikontrak sebagai

auditor

%! Audit Pihak /edua #Audit 0ksternal$

.iadakan oleh atau atas nama pelanggan terhadap

pemasok atau calon pemasok barang dan jasa

&! Audit Pihak /etiga #Audit 0ksternal$

Perusahaan menyewa suatu perusahaan audit untuk

melakukan audit untuk memperoleh sertikat

standar sistem mutu tertentu

Berdasarkan Pihak yan M!naudit


8/20

$

1 Independen

.ilaksanakan tanpa bias atau pengaruh agar

menghasilkan laporan yang fair tanpa bias1 Perencanaan

.irencanakan secara sistematis sesuai keperluan dan

tujuan organisasi!

1KompetenAnggota tim dilatih, kompeten, dan bebas dari

pertentangan kepentingan!

P"insi# Dasa" Audit


9/20

%

1 Bukti

/esimpulan dan laporan harus didasarkan pada bukti

tercatat untuk menjamin kehandalan #misal: sampeldokumen, catatan, dan fakta selama audit$

1 Integritas

Auditor bekerja dengan etika, tidak bias, melaporkan

dengan jujur, adil, akurat dan tidak ada pertentangan

kepentingan!

P"insi# Dasa" Akti$itas Audit


10/20

10

! Inisiasi

.ilakukan oleh organisasi audit, termasuk

menentukan tujuan audit, penugasan ketua tim dan

pemberitahuan%! Perencanaan dan Persiapan

2leh tim audit

"enilai dokmentasi #Quality Manual$

"enyusun rencana audit

"enentukan contoh audit #sampling$

"embuat )check list*

&! Pelaksanaan Audit

'! Pelaporan

Taha#an %!iatan Audit


11/20

11

! Pertemuan Awal #Entry Meeting$

%! "engumpulkan 3akta dan .ata 4awancara, pengujian dokumen, observasi

kegiatan dan kondisi kerja

"eneliti indikasi )non(comfornity*

"encatat semua observasi dan fakta dalam

)check list*

P!laksanaan Audit


12/20

12

&! 5aucus

Pertemuan diantara tim audit untuk mereview hasilobservasi dan fakta yang diperoleh

"enentukan status temuan menjadi :

)advisory nding*

non-confornity

non-confornitykritis

'! -emu Akhir #Exit Meeting$

P!laksanaan Audit (an!utan"


13/20

13

1 /aji ulang semua syarat, dengan pengambilan sampel yangdiaudit, periksa dan catat bukti kesesuaian

1 6uat catatan yg presisi saat wawancara

1 5atatan untuk suatu prosedur, bisa digunakan saat audit yang

lain, seperti pengendalian dokumen

1 5atatan mencakup aktivitas audit, sampel yang diminta, fakta

yang diperoleh dan bukti objektif yang diperoleh

1 5atat ketidak(sesuaian dan kesesuaian sebagai bukti

komplitnya audit

1 /erjakan )checklist* berurutan7 jika perlu, lebih dalammengambil data

1 6ukti harus diverikasi #visual, verbal, dokumen, catatan$

bukti audit

T!knis P!laksanaan Audit


14/20

14

Informasi dapat diperoleh dan diverikasi dengan banyak

cara:

1 .okumentasi, misal: kebijakan, sasaran, rencana, prosedur,

instruksi kerja, i8in, spesikasi, gambar, kontrak, order

1 5atatan, misal: catatan pertemuan, laporan, hasil pengukuran

1 /esimpulan, analisis, pengukuran

Dalam aancara! pertimbangkan:

1 "engaudit pekerja pada kerjaannya di tempat kerja

1 Pada tempat dan waktu kerja normalnya

1 9elaskan mengapawawancara dicatat

1 .imulai dengan tanya perannya dan penjelasan tugasnya

1 unakan pertanyaan terbuka7 sedikit tertutup7 tidak

mengarah

&al'&al yan P!"lu Di#!"hatikan Saat Audit


15/20

15

1 Pendengar yang baik

1 Pengamat

1 Pencatat yang baik1 Sistematis

1 /omunikator yang baik

1 Adil

1 6erpengetahuan

1 Sabar1 Independen

1 Pandai bicara

1 Sopan

1 6ersahabat

1 Penilai yang baik1 ;ogis

1 Perencana yg baik

1 -epat waktu

1 Percaya diri

1 -egas1 4aspada

1 Siap

Auditor hendaknya punya pemahaman tentang ketrampilan dan

teknik audit:

%!(a(#uan M!naudit


16/20

1"

Tanun )a*a+ dan P!"an

TIM AUDIT

"engikuti persyaratan dan standar pelaksanaan audit

"enverikasi unsur(unsur sistem yang ditentukan dan

diimplementasikan dalam lingkup audit

"encatat semua hasil observasi secara objektif

"engkompilasi dan menganalisis bukti(bukti yang

relevan dan melaporkan kepada manajemen )auditee*!


17/20

1#

AUDITEE

"emberikan akses terhadap fasilitas, arsip dan

dokumentasi yang relevan terhadap auditor

"emberikan sumber daya yang diperlukan dan bekerja

sama untuk efektivitas pelaksanaan audit

"enunjuk pegawai yang sesuai untuk melayani auditor

dan juru bicara pada setiap unit kerja yang dikunjungi "ereview temuan audit dan melakukan setiap tindakan

koreksi #corrective action$ yang disepakati

Tanun )a*a+ dan P!"an (an!utan"


18/20

1$

1 Pada akhir audit, /etua -im Audit mengumpulkan

semua temuan dan mencapai kesimpulan!

1 /etua -im mampu beri contoh praktek yang baik dalamorganisasi yang dapat ditiru untuk kegiatan lain

19ika meragukan #tanpa bukti kuat$ tinggalkan

10.audit mutu - sjmp

Documents