AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

Adanya tekanan yang sangat kuat terhadap bisnis manufaktur saat ini, menuntut perusahaan untuk lebih cerdas dalam menjalankan operasinya. Perubahan permintaan pasar menuntut perusahaan untuk beroperasi lebih efisien, fleksibel, dan menempatkan produk tepat waktu di pasar tanpa mengabaikan standar kualitas sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Pemahaman terhadap kondisi ini dan komitmen untuk memuaskan pelanggan, mendorong perusahaan merancang proses produksi sedemikian rupa sehingga produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan pelanggan dalam kualitas, kuantitas, dan waktu yang tepat.Industri sebagai suatu sistem, mengintegrasikan empat hal penting dalam keunggulan bersaing perusahaan yang meliputi: riset pasar, desain produk, proses produksi, dan pemasaran produk, seperti yang disajikan pada Roda Deming pada Gambar 7.1 di halaman berikut. Perbaikan kinerja bisnis modern mencakup keseluruhan system industry mulai dari pemesanan material sampai dengan distribusi produk kepada konsumen, pelayanan purnajual, dan desain ulang produk.Berdasarkan hasil riset pasar, diperoleh informasi tentang keinginan konsumen terhadap suatu produk. Dari informasi ini kemudian perusahaan merancang desain produk yang sesuai dengan keinginan pasar. Sertiap desain produk menetapkan model dan spesifikasi yang harus diikuti oleh bagian produksi sehingga produk yang dihasilkan dapat memenuhi spesifikasi pelanggan. Di samping itu, proses produksi harus berjalan secara efektif dan efisien untuk menghasilkan produk berkualitas dengan biaya serendah mungkin.Fungsi produksi dan operasi yang mentransformasikan input menjadi output bertanggung jawab untuk mneghasilkan produk dalam kulaitas dan kuantitas yang telah ditentukan, tepat waktu, secara efektif, dan efisien. Dalam aktivitasnya dimulai dari perencenaaan sampai dengan pengendalian dan evaluasi, fungsi ini harus secara optimal mengubungkan kebutuhan pelanggan dengan kemampuan internal yang dimiliki perusahaan. Kebijakan produksi dan operasi, kapasitas produksi (sumber daya dan fasilitas), jadwal produksi, inovasi, dan peningkatan berkelanjutan harus dikonsentrasikan untuk memenuhi kepuasan pelanggan, agar perusahaan memiliki keunggulan dalam intensitas persaingan yang sangat ketat ini.Waktu adalah salah satu komponen dalam keunggulan bersaing. Ketepatan waktu dalam menyediakan produk di pasar adalah kebutuhan utama strategi bersaing perusahaan. Terlambat menyediakan produk di pasar sama artinya dengan tidak menyediakan sama sekali karena perusahaan telah kehilangan kesempatan dari pelanggan memilih produk sejenis yang banyak tersedia di pasar. Perusahaan tidak cukup hanya mengandalkan loyalitas pelanggan yang setia menunggu sampai dengan produk yang dihasilkan perusahaan tersedia di pasar. Tetapi, yang lebih penting menyediakan produk tepat waktu di pasar adalah penghargaan kepada pelanggan atas loyalitasnya menggunakan produk perusahaan dalam memenuhi kebutuhannya.

Gambar 7.1 Roda Deming

Tahap Kedua

Desain Produk

Keinginan Pasar

Tahap PertamaTahap Ketiga

Riset PasarProduksi

Efektif dan EfisienKeinginan Pasar

Tahap Keempat

Pemasaran dan Pelayanan Purna Jual

Sumber: Production Planning and Inventory Control, Vincent Gasperzt, 2001

Kuantitas dan kualitas produk yang tepat berhubungan dengan kemampuan perusahaan memahami kebutuhan konsumen dan cara mereka memenuhi kebutuhan tersebut. Kualitas berhubungan dengan kemampuan produk memuaskan kebutuhan penggunanya. Berbagai dimensi kualitas dikembangkan oleh para ahli, salah satu yang mendapat perhatian adalah kesesuaian (conformance) antara manfaat yang diberikan produk tersebut dengan harapan penggunanya.Kemampuan menghasilkan produk dalam waktu, kuantitas, dan kualitas yang tepat belumlah cukup untuk mendukung keunggulan bersaing perusahaan. Produk harus dihasilkan melalui proses yang efisien dimana optimalisasi penggunaan sumber daya menjadi pedoman dalam setiap proses transformasi. Menghasilkan produk dengan biaya produksi yang rendah tanpa mengorbankan atribut kepuasan pelanggan, berarti perusahaan telah bergerak menuju keunggulan bersaingnya. Dengan biaya produksi yag rendah perusahaan dapat menawarkan produk tersebut kepada pelanggan dengan harga lebih rendah relative daripada pesaing tanpa mengorbankan proporsi margin yang telah direncanakan.Untuk memastikan bahwa proses produksi dan operasi telah berjalan sesuai dengan kebijakan dan strategi yang telah ditetapkan, membantu mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang masih terjadi yang dapat menghambat tercapainya tujuan fungsi ini dan mencari solusi perbaikannya, perusahaan melakukan audit atas fungsi produksi dan operasi baik yang dilakukan secara adhoc maupun secara periodik.

PENGERTIAN AUDIT PRODUKSI DAN OPERASIAudit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit produksi tetapi juga berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas.Alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit antara lain :1. Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.2. Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.3. Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.4. Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.5. Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak yang terkait.

PRINSIP-PRINSIP UMUMBeberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap pelaksanaan audit ini, dapat dijadikan pedoman oleh auditor dalam menjalankan tugas profesionalnya. Prinsip-prinsip tersebut antar lain:1. Tujuan utama audit adalah untuk menenntukan apakah proses produksi dan operasi produksi dan operasi yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan criteria yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilakan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasi bagian yang memerlukan perbaikan.2. Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkkan dan menganalisis data yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan criteria yang telah ditetapkan.3. Auditor harus mengklasifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitas produksi dan operasi dengan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan dan membuat rekomendasi untu peningkatan. Di samping itu, auditor harus mendiskusikan beberapa langkah perbaikan sebagai solusi atas kekurangan yang masih terjadi dan merupakan tanggung jawab perusahaan untuk menentukan langkah yang paling tepat untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.

TUJUAN AUDITTujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan audit ini adalah untuk mengetahui:1. Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan (pasar)2. Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah cermat menghubungkan antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan denga ketersediaan sumber daya serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.3. Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahan-kelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki perusahaan.4. Apakah proses transformmasi telah berjalan secara efektif dan efisien5. Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses secara ekonomis, efektif dan efisien.6. Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi telah brjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihailkannya produk yang sesuai dengan kuantitas, kualitas, da waktu yang telah ditetapkan.7. Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dn operasi telah melaksanakan aktivitas dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan persahaan.

MANFAAT AUDITAudit fungsi produksi dan operasi dapat membantu manajemen dalam menilai bagaimana fungsi ini berjalan dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Secara rinci audit ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut:1. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berrkepentingan tentang ketaatan dan kemampuan fungsi dan produksi dan operasi dalam menerapkan kekbijakan serta strategi yang telah ditetapkan.2. Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan operasi yang telah dilakukan peruahaan serta hambatan-hambatan yang dihadapi.3. Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai tujuan produksidan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.4. Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap penncapaian tujuan perusahaan.

TAHAP-TAHAP AUDITTahap-tahap audit produksi d operasi meliputi:1. Audit pendahuluan2. Review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen3. Audit lanjutan.4. Pelaporan5. Tindak lanjut.Audit PendahuluanAudit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi auditee. Untuk mengonfirmasi scope audit, mendiskusikan rencana audit dan penggalian informasi umum tentang organisasi auditee, objek yang akan diaudit, mengenal lebih lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada proses produksi dan operasi.Pada tahap ini auditor melakukan overview terhadap perusahaan secara umum, produk yang dihasilkan, proses produksi yang melakukan peninjauan terhadap pabrik(fasilitas produksi), layout pabrik, sistem komputer yang digunakan dan berbagai sumber daya penunjang keberhasilan fungsi ini dalam mencapai tujuannya.Setelah melakukan tahapan audit ini, auditor dapat memperkirakan (menduga) kelemahan kelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan operasi perusahaan auditee. Hasil pengamatan pada tahapan audit ini dirumuskan ke dalam bentuk tujuan audit sementara (tentative audit objective) yang akan dibahas lebih lanjut pada proses audit berikutnya.Review dan Pengujian Pengendalian ManajemenPada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap beberapa perubahan yang terjadi pada struktur perusahaan, sistem manajemen kualitas, perusahaan, sejak hasil audit terakhir. Berdasarkan data yang diperoleh pada audit pendahuluan, auditor melakukan penilaian terhadap tujuan utama produksi dan operasi serta variabel-variabel yang mempengaruhinya. Variabel-variabel ini meliputi berbagai kebijakan dan peraturan yang telah ditetapkan untuk setiap program/aktivitas, praktik yang sehat, dokumentasi yang memadai dan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dalam menunjang usaha pencapaian tujuan tersebut. Disamping itu, pada tahap ini auditor juga mengidentifikasikan dan mengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan-gangguan yang mungkin terjadi yang mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan produksi. Review terhadap hasil audit terdahulu juga dilakukan untuk menentukan berbagai tindakan korektif yang harus diambil.Berdasarkan review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini, auditor mendapatkan keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan kompeten serta tidak terhambatnya akses untuk melakukan pengamatan yang lebih dalam terhadap tujuan audit sementara yang telah ditetapkan pada tahapan audit sebelumnya. Dengan menghubungkan permasalahan yang dirumuskan dalam bentuk tujuan audit sementara dan ketersediaan data serta akses untuk mendapatkannya, auditor dapat menetapkan tujuan audit yang sesungguhnya yang akan dialami pada audit lanjutan.Audit Lanjutan (Terinci)Pada tahap ini auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan terhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen) yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak perusahaan selama audit dilakukan untuk mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang tentang adanya hal-hal yang merupakan kelemahan yang ditemukan auditor. Di samping itu, analisis terhadap hubungan kapabilitas potensial yang dimiliki dan utilisasi kapabilitas tersebut di dalam perusahaan sangat penting dalam proses audit.Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya, auditor menggunakan daftar pertanyaan (audit checklist) yang ditujukan kepada berbagai pihak yang berwenang dan berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit. Dalam wawancara yang dilakukan, auditor harus menyoroti keseluruhan dari ketidaksesuaian yang ditemukan dan menilai tindakan-tindakan korektif yang telah dilakukan.Pelaporan Hasil dari keseluruhan tahapan audit sebelumnya yang telah diringkaskan dalam kertas kerja audit (KKA), merupakan dasar dalam membuat kesimpulan audit dan rumusan rekomendasi yang akan diberikan auditor sebagai alternatif solusi atas kekurangan-kekurangan yang masih ditemukan. Pelaporan menyangkut penyajian hasil audit kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit tersebut. Laporan audit disajikan dengan format sebagai berikut:I. Informasi Latar BelakangMenyajikan gambaran umum fungsi produksi dan operasi dari perusahaan yang diaudit, tujuan dan strategi pencapaiannya serta ketersediaan sumber daya yang mendukung keberhasilan implementasi strategi tersebut. II. Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan AuditMenyajikan kesimpulan atas hasil audit yang telah dilakukan auditor dan ringkasan audit sebagai pendukung kesimpulan yang dibuat.III. Rumusan RekomendasiMenyajikan rekomendasi yang diajukan auditor sebagai alternatif solusi atas kekurangan-kekurangan yang masih terjadi. Rekomendasi harus didukung hasil analisis dan menjelaskan manfaat yang diperoleh jika rekomendasi ini diterapkan serta dampak negatif yang mungkin terjadi di masa depan jika rekomendasi ini tidak diterapkan.IV. Ruang Lingkup AuditRuang lingkup audit menjelaskan tentang cakupan (luas) audit yang dilakukan, sesuai dengan penugasan yang diterima (disepakati) dengan pemberi tugas audit. Tindak LanjutRekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya merupakan alternatif perbaikan yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan (kekurangan) yang masih terjadi pada perusahaan. Tindak lanjut (perbaikan) yang dilakukan merupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan organisasinya menjadi lebih baik dari yang sebelumnya. Dalam rangka perbaikan ini auditor mendampingi manajemen dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan program-program perbaikan yang dilakukan agar dapat mencapai tujuannya secara efeektif dan efisien. RUANG LINGKUP AUDITRuang lingkup audit produksi dan operasi meliputi keseluruhan dari program/aktivitas yang dikelola pada fungsi ini, yang merupakan bagian dari wewenang dan tanggung jawab untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Secara keseluruhan ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi:1. Rencana produksi dan operasi2. Produktivitas dan peningkatan nilai tambah3. Pengendalian produksi dan operasiRencana Produksi dan OperasiRencana produksi dan operasi mengakomodasi rencana fungsi-fungsi bisnis lain, yang merupakan penjabaran dari rencana pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Rencana ini mengubungkan kebutuhan pasar atas produk yang dipersayaratkan, aktivitas pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keuangan, ketersediaan SDM, bahan baku, dan tingkat imbal hasil investasi yang dipersyaratkan investor.Melalui hasil survei pasar dan umpan balik yang diterima dari pelanggan, dapat diidentifikasi peluang-peluang yang mungkin untuk dikembangkan, yang merupakan selisih (kesenjangan) antara kebutuhan pasar dengan kemampuan industri untuk memenuhinya. Menghubungkan peluang-peluang ini dengan kondisi internal perusahaan, rencana induk produksi dan operasi mencerminkan berbagai usaha yang akan dilakukan untuk memuaskan kebutuhan pasar dengan mengoptimalkan penggunaan sumber dayanya. Rencana ini akan menjadi pedoman produksi dan operasi dalam periode tertentu.Kondisi internal mencerminkan kekuatan dan kelemahan yang terjadi pada perusahaan, yang akan memengaruhi strategi dalam mengelola peluang-peluang dan pencapaian tujuan perusahaan. Rencana induk harus mencerminkan optimalisasi penggunaan sumber daya perusahaan dan mencegah semaksimal mungkin terjadinya kapasitas menganggur. Oleh karena itu, penyusunan rencana induk harus didasarkan pada ketersediaan kapasitas dan rencana penggunaanya, peluang dan ancaman yang dihadapi dan usaha-usaha untuk melakukan perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Suatu rencana induk memuat tentang:1. Jadwal induk produksi2. Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi3. Tingkat persediaan4. Perencanaan keseimbangan lintas produksiJadwal Induk Produksi Jadwal produksi utama membuat spesifikasi tentang apa yang akan dibuat dan kapan akan di buat, sesuai dengan rencana produksi. Jadwal produksi ini mendiskripsikan berapa jumlah produksi yang harus dilakukan untuk setiap kelompok barang, kapan produk tersebut harus sudah siap untuk diserahkan kepada konsumen, sumber daya apa saja yang harus tersedia untuk menghasilkan produk sesuai dengan rencana operasi perusahaan dalam memenuhi spesifikasi pelanggan. Penilaian atas Penggunaan Kapasitas ProduksiPertimbangan kebutuhan kapasitas berpengaruh secara mendasar terhadap jadwal produksi utama. Perusahaan harus memiliki dasar dan metode yang tepat dalam meramalkan kebutuhan kapasitasnya di masa depan. Pertimbangan kapasitas ini harus mendasari terjadinya praktik optimalisasi terhadap penggunaan kapasitas produksi. Rencana induk produksi harus meminimalkan terjadinya kapasitas menganggur, untuk menjadikan operasi berjalan secara efektif dan efisien.Tingkat PersediaanSecara umum persediaan pada industri manufaktur terdiri atas persediaan bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, dan persediaan perlengkapan (supplies). Untuk apa dan berapa besaran persediaan dibentuk, harus secara tegas terdiskripsikan dalam kebijakan persediaan perusahaan. Kebijakan tentang persediaan bahan baku harus memerhatikan hubungan permintaan atas persediaan tersebut. Menghubungkan rantai nilai eksternal (pemasok dan pelanggan) dengan rantai nilai internal (proses dan kerja sama antarfungsi di dalam perusahaan), menjadikan proses produksi berjalan sangat efektif dan efisien. Proses produksi yang berjalan yang tepat dapat meminimalkan berbagai pemborosan karena pemeliharaan fasilitas produksi dilakukan dengan jadwal yang ketat dan bahan yang diolah sesuai dengan spesifikasi mesin dan standar kualitas produk yang telah ditetapkan. Perencanaan Keseimbangan Lintas ProduksiKeseimbangan lintas produksi atau disebut juga keseimbangan lini produksi bertujuan untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancar guna memperoleh optimilisasi penggunaan fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan yang tinggi melalui penyeimbangan waktu kerja antarstasiun kerja. Secara teknis dalam menyusun keseimbangan lini ini, terdapat 2 faktor, yaitu : i) jumlah waktu seluruh tugas dan ii) waktu elemen tugas terpanjang, agar waktu siklus yang minimum diketahui. Metode ini mengelompokan penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi yang optimal dengan prosedur sebagai berikut :1. Menetapkan tugas yang dapat dipilih sebagai tugas awal 2. Menetapkan tugas yang cocok dengan waktu yang tersedia3. Menetapkan penugasan pada suatu stasiun kerja sampai maksimal4. Melanjutkan ke stasiun kerja berikutnya dengan mengulangi prosedur di atas sampai semua penugasan selesaiTabel 7.1 Kriteria dan pengukuran variabel rencana induk dan operasiNo. VariabelKriteriaPengukuran

1Jadwal Produksi IndukTepat kuantitasRasio hasil produksi dengan kebutuhan

Tepat Mutu (kualitas)Standar kualitas

Tepat waktuJadwal pelepasan barang ke pasar

2Optimalisasi Penggunaan Sumber DayaKapasitas penuhRasio rencana produksi dengan kapasitas produksi

Maksimum utilisasiRasio penggunaan kapasitas dengan kapasitas tersedia

3Tingkat PersediaanPersediaan minimum (zero)Rasio jumlah persediaan akhir dengan hasil produksi

4Keseimbangan Lintas ProduksiTidak ada kemacetan proses produksiRencana operasi dan pemeliharaan mesin produksi

Keseimbangan beban operator dengan mesin produksiRasio operator dengan mesin produksi

PRODUKTIVITAS DAN PENINGKATAN NILAI TAMBAHTransformasi yang mengubah input menjadi output selalu diikuti dengan peningkatan nilai tambah. Nilai tambah meliputi seluruh usaha dalam meningkatkan manfaat yang diperoleh baik oleh perusahaan maupun pelanggan. Penerapan tekhnologi mutakir, metode produksi inovatif dapat meningkatkan efisiensi proses. Peningkatan daya guna produk dapat memberikan manfaat yang lebih besar kepada pelanggan yang menggunakan produk tersebut. Faktor terpenting dalam usaha peningkatan nilai tambah adalah adanya komitmen untuk beroperasi secara efisien pada semua tingkatan dalam perusahaan. Komitmen ini akan menyatukan usaha dari berbagai komponen dalam perusahaan untuk hanya melibatkan aktivitas bernilai tambah dalam operasinya. Dengan demikian aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah (nonvalue added activity) harus dieliminasi semaksimal mungkin. Pada kondisi ini, seluruh sumber daya (kapasitas) yang digunakan, memberikan nilai tambah kepada perusahaan dan pelanggan, yang berarti operasional perusahaan telah secara maksimal mampu menekan berbagai pemborosan yang terjadi.Lean production, suatu metode produksi ramping, yang dikembangkan oleh produsen yang menggunakan focus berulang dalam rancangan prosesnya mampu secara signifikan member keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Metode produksi ini menekankan kesempurnaan proses yang berjalan dengan mengeliminasi celah-celah kesalahan yang masih terbuka. Untuk menunjang kesuksesannya, metode ini mensyaratkan adanya proses belajar, kreativitas, kerja kelompok yang penuh kemampuan semua pihak.Keuntungan lean production, didukung oleh kebijakan dan praktik produksi yang secara maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya, kebijakan dan praktik tersebut meliputi:1. Penghapusan persediaan (zero inventory)2. Tingkat cacat nol (zero defect)3. Meminimalkan kebutuhan tempat (areal)4. Kemitraan dengan pemasok5. Tanggung jawab pemasok6. Meminimalkan aktivitas yang tidak menambah nilai7. Pengembangan angkatan kerja8. Menciptakan tantangan dalam bekerjaPenghapusan Persediaan Produsen dengan lean production memfokuskan produksi dan operasinya pada penurunan (penghapusan) persediaan. Metode ini menggunakan Just In Time dalam menurunkan waktu pemrosesan dan biaya, dalam meningkatkan efisiensi proses operasinya.Zero DefectMetode produksi ini membangun suatu sistem produksi dan operasi yang dapat membantu karyawan memproduksi unit yang sempurna untuk setiap kalinya. Persiapan proses produksi dilakukan dengan lebih matang untuk mencegah terjadinya kegagalan dalam menghasilkan prosuk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.Meminimalkan Kebutuhan Tempat (Areal)Upaya meminimalkan jarak tempuh unit produk dapat mengurangi kebutuhan tempat (areal) dalam proses produksi. Penataan fasilitas produksi yang terintegrasi dengan gudang penyimpanan bahan baku dan/atau produk jadi, dapat menghemat kebutuhan tempat tanpa mengganggu jalannya proses produksi.Kemitraan dengan PemasokMelibatkan pemasok kedalam rencana keberkasilan perusahaan merupakan model yang banyak dikembangkan dalam praktik produksi modern saat ini. Dengan membangun hubungan yang erat (kemitraan) dengan pemasok dan menjelaskan rencana dan standar kebutuhan, dan bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap pasokan bahan baku baik dalam kualitas, kuantitas, dan waktu pasokan tersebut dibutuhkan harus sudah tersedia di perusahaan.Meminimalkan Aktivitas yang Tidak Menambah NilaiMelalui suatu analisis aktivitas dan komitmen untuk melakukan perbaikan secara terus-menerus, perusahaan yang menerapkan metode ini, meminimalkan aktivitas-aktivitas yang tidak berguna (tidak menambah nilai) baik bagi pelanggan maupun bagi perusahaan.Pengembangan Angkatan KerjaDengan secara terus-menerus memperbaiki desain pekerjaan, pelatihan, partisipasi, komitmen karyawan dan pemberdayaan kelompok-kelompok kerja, metode ini secara konsisten mengembangkan angkatan kerja.Menciptakan Tantangan dalam BekerjaPemberdayaan dan pelibatan karyawan dalam keberhasilan perusahaan dapat menimbulkan tantangan tersendiri pada karyawan dan mendorong mereka untuk bertanggung jawab dan berprestasi.Selanjutnya lean production, mengidentifikasi tujuh sumber pemborosan yang mengakibatkan operasi perusahaan tidak efisien, meliputi:1. Produksi yang lebih besar dari kebutuhan (penumpukan persediaan)2. Waktu tunggu dan/atau waktu menganggur3. Penanganan material yang terlalu sering4. Persediaan (bahan baku dan/atau barang jadi)5. Pergerakan peralatan dan operatornya yang tidak menambah nilai bagi produk6. Proses produksi yang tidak penting (tidak dibutuhkan)7. Pengolahan kembali produk cacatPerusahaan yang mengoperasikan bisnisnya dengan komitmen peningkatan nilai tambah akan selalu berinovasi dan mengembangkan metode operasi yang semaksimal mungkin mengeliminasi aktivitas tidak bernilai tambah. Rasio input terhadap output berada pada tingkat produktivitas yang maksimal. Tabel 7.3 menyajikan program audit terhadap produktivitas dan peningkatan nilai tambah yang dilakukan perusahaan.Tabel 7.3 Program Audit Produktivitas dan Nilai TambahNama Perusahaan :

Program yang Diaudit : Produktivitas dan Nilai TambahPeriode Audit

No. KKA:

NomorKuesioner dan Langkah KerjaJawabanKomentar

QsLkYaTidak

1.Apakah perusahaan memiliki ukuran produktivitas standar yang bisa digunakan sebagai pedoman oleh karyawan dalam beraktivitas?

Jika Ya:Periksalah ukuran produktivitas tersebut dan hubungkan dengan rencana kinerja perusahaan.

Jika Tidak:Telusurilah bagaimana perusahaan memacu produktivitas karyawannya.

2.Apakah perusahaan memiliki standar pencapaian hasil minimal yang harus dicapai setiap karyawan?

Jika Ya:Periksa standar minimal tersebut, apakah realistis dihubungkan dengan keberadaan karyawan dan kebutuhan kinerja perusahaan.

Jika Tidak:Telusuri dasar penilaian yang digunakan untuk menilai produktivitas karyawan

3Apakah perusahaan memberikan penghargaan kepada karyawan yang memiliki produktivitas lebih tinggi dari yang ditetapka perusahaan?

Jika Ya:Nilai efektivitas dari penghargaan tersebut dalam mendorong peningkatan produktivitas karyawan.

NomorKuesioner dan Langkah KerjaJawabanKomentar

QsLkYaTidak

Jika Tidak :Telusuri apa yang dapat mendorong karyawan untuk mencapai produktivitas yang lebih tinggi.

4.Apakah perusahaan memberikan tanggung jawab yang cukup besar kepada karyawannya untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan aktivitasnya sendiri?

Jika Ya:Periksalah bagaimana perusahaan mengendalikan dan menilai pelaksanaan tanggung ajwab tersebut.

Jika Tidak:Telusurilah bagaimana perusahaan memberdayakan karyawannya.

5Apakah perusahaan melakukan evaluasi harian terhadap kinerja individu/kelompok karyawannya?

Jika Ya:Periksalah standar evaluasi yang digunakan dan apakah hasil evaluasinya disampaikan kepada karyawan yang dinilai..

Jika Tidak:Telusurilah bagaimana perusahaan mengendalikan pekerjaan karyawannya.

6.Apakah perusahaan memiliki criteria yang terdokumenatsi tentan aktivitas-aktivitas yang bernilai tambah dan tidak bernilai tambah?

Jika Ya:Periksalah keakuratan pengelompokan aktivitas tersebut dan ketaatan penerapannya.

Jika Tidak:Telusurilah bagaimana perusahaan menilai bahwa suatu aktivitas adalah bernilai tambah/tidak, baik bagi pelanggan maupun bagi perusahaan.

7.Apakah criteria ini telah disosialisasikan dan dipahami dengan baik oleh seluruh karyawan?

Jika Ya:Periksalah kemampuan karyawan dalam memenuhi criteria tersebut dalam setiap aktivitasnya

NomorKuesioner dan Langkah KerjaJawabanKomentar

QsLkYaTidak

Jika Tidak:Periksalah standar yang digunakan perusahaan sebagi pedoman dalam beraktivitas.

8.Apakah di dalam proses produksi dan operasi sering terjadi pengerjaan ulang, pemborosan bahan dan kegagalan produk dalam memenuhi spesifikasinya?

Jika Ya:Ikuti pengendalian proses produksi dan operasi dalam perusahaan tersebut.

Jika Tidak:Periksa program peningkatan kualitas yang dilakukan perusahaan.

9.Apakah perusahaan memiliki laporan terdokumentasi yang akurat tentang aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah dalam operasinya.

Jika Ya:Periksa laporan tersebut dan nilai pada bagian mana aktivitas tersebut paling sering terjadi.

Jika Tidak :Telusuri bagaimana perusahaan mengendalikan berbagai aktivitas tidak bernilai tambah.

10.Apakah perusahaan mengukur biaya tidak bernilai tambah atas aktivitas tidak bernilai tambah yang terjadi.

Jika Ya:Periksa biaya yang paling sering terjadi dan hubungkan total biaya tidak bernilai tambah tersebut dengan total harga pokok penjualan, biaya administrasi dan umum, serta biaya pemasarannya, lalu hitung presentasenya.

Jika Tidak :Telusuri bagaimana perusahaan memperlakukan dan mengendalikan biaya-biaya tidak bernilai tambah.

Diaudit oleh:

()Tanggal : .Jumlah JawabanCatatan:Direview oleh:

(.)Tanggal : .

YaTidak

PENGENDALIAN PRODUKSI DAN OPERASIPengendalian produksi dan operasi menyangkut pengamatan atas hubungan antara proses yang berjalan dengan standar (kriteria) operasi yang telah ditetapkan. Pengamatan ini bertujuan untuk memandu proses agar tidak keluar dari standar operasi pencapaian tujuan perusahaan, agar keseimbangan antara sumber-sumber daya yang tersedia dengan permintaan total dapat dipertahankan. Dalam praktik manajemen modern seluruh lapisan manajemen dan karyawan bertanggung jawab secara proporsional terhadap berjalannya operasi secara efektif dan efisien serta dihasilkannya produk yang memenuhi standar kualitas, kuantitas, ketepatan waktu dan dengan pengorbanan yang minimal. Tabel 7.4 dihalaman berikut menyajikan berbagai tanggung jawab, criteria dan pengukurannya dalam sistem pengukuran kinerja manufaktur.Tabel 7.4 Sistem Pengukuran Kinerja ManufakturArea FungsionalTanggung JawabKriteriaPengukuran Kinerja

Perencanaan Manajemen Puncak

Rencana Bisnis

Rencana Penjualan

Rencana KapasitasManajer Umum

Manajer Material

Manajer ManufakturImbal hasil Investasi (ROI)

Kinerja Penjualan

Kinerja ProduksiROI Aktual

ROI yang terencana

Unit yang terjual

Unit yang terencana

Produksi Aktual

Produksi Terencana

Perencanaan Manajemen Operasi

Jadwal Induk

Rencana Material

Rencana Kapasitas

Manajer Material

Manajer Material

Manajer ManufakturKinerja MPS

Keandalah pesanan yg dihasilkan

Kinerja KapasitasMPS actual

MPS terencana

Pesanan yang dihasilkan

Total pesanan yang dihasilkan

Jam kapasitas produksi

Jam kapasitas yang diperlukan

Database

Bill Of Material

Pengendalian Pasar

RoutingManajer Engineering

Manajer material

Manajer manufakturKeakuratan BOM

Keakuratan Persediaan

Keakuratan routingBagian dari persetujuan

Total Jumlah bagian

Jumlah bagian yang tepat

Jumlah bagian yang terhitung

Operasi yang disetujui

Jumlah operasi

Pelaksanaan Manajemen Operasi

Pembelian

Pengendalian Shop Floor

Kinerja PengirimanManajer Pembelian

Manajer Manufaktur

Manajer UmumJadwal Kinerja

Jadwal Kinerja

Jadwal KinerjaBagian yang dikirim

Bagian dari Jadwal

Bagian yang lengkap

Bagian dari Jadwal

Unit yang terkirim

Unit yang dijanjikan

Tujuan utama dari pengendalian produksi dan operasi meliputi tiga hal penting dalam keunggulan bersaing perusahaan, meliputi: (i) maksimumkan tingkat pelayanan pelanggan, (ii) minimumkan investasi pada persediaan, dan (iii) efisiensi operasi.Maksimumkan Tingkat PelayananPengendalian harus menjamin bahwa pelayanan telah diberikan secara tepat. Beberapa elemen yang harus mendapat perhatian khusus adalah: kualitas produk, ketersediaan produk (jika diinginkan), harga yang kompetitif, penyediaan untuk stok pengaman dan penyerahan yang tepat waktu. Proses harus memahami bahwa pelanggan yang harus dilayani dengan tepat bukan saja pelanggan eksternal tetapi tidak kalah pentingnya adalah pelanggan internal.Minimunmkan Investasi pada PersediaanPengendalian harus mampu memandu seluruh aktivitas (utama dan pendukung) manufaktur ke dalam suatu proses yang terintegrasi, sehingga proses berjalan sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah ditentukan. Aktivitas pemesanan dan penerimaan bahan harus terintegrasi dengan jadwal produkasi demikian juga jadwal produksi harus terintegrasi dengan jadwal penyerahan kepada pelanggan. Semua hubungan ini harus berjalan seperti halnya hubungan pelanggan pemasok, dimana setiap pemasok harus memuaskan pelanggannya. Pengendalian yang baik akan mencapai arus produksi yang mulus (smooth production flow) dengan persediaan yang minimum dan waktu tunggu yang pendekEfisiensi produksi dan operasiUntuk memperoleh harga yang kompetitif, pengendalian harus meminimumkan biaya-biaya yang terjadi dalam produksi dan operasi. Efisiensi produksi dan operasi adalah sesuatu yang mutlak dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi. Dalam hal ini pengendalian harus semaksimal mungkin mampu menekan pemborosan (aktivitas tidak bernilai tambah) yang terjadi. Perhatian khusus harus diberikan terhadap supervise pabrik dan tenaga kerja tidak langsung, dukungan dan keterlibatan pekerja, kesiapan mesin dan peralatan, fasilitasb pendukungyang efektif dan berbagai hal lain yang berpengaruh baik langsung maupun tidak langsung.Pengendalian produksi dan operasi meliputi pengendalian terhadap keseluruhan komponen dan tahapan dalam proses produksi mulai dari penanganan bahan baku sampai dengan penanganan penyerahan produk jadi ke gudang. Secara rinci pengendalian tersebut meliputi hal-hal berikut:1. Pengendalian Bahan Baku2. Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi3. Pengendalian transformasi4. Pengendalian kualitas5. Pengendalian barang jadiPengendalian Bahan BakuPengendalian bahan baku bertujuan untuk memastikan bahwa bahan baku yang diolah dalam proses produksi telah sesuai dengan kebutuhan standar kualitas produk yang dihasilkan perusahaan. Pengendalian baha baku mencaku keseluruhan aktivitas yang berhubungan dengan bahan baku mulai dari pembelian, jadwal penerimaan, penanganan pada saat diterima, penyimpanan sampai dengan bahan baku tersebut digunakan (diolah) dalam proses produksi.Pemebelian bahan baku menyangkut pemilihan pemasok dan pemesanan bahan tersebut kepada pemasok terpilih. Untuk mendapatkan keyaikanan bahwa pemasok mampu memasok bahan baku sesuai dengan kebutuhan , pemasok yang terpilih harus melalui proses verifikasi. Untuk mendapatkan keyakinan kelangsungan pasokan, inspeksi secara periodic terhadap system kepastian kualitas pemasok harus dilakukan berdasarkan prosedur tertulis yang dimiliki perusahaan.Penerimaan bahan baku harus sesuia dengan kebutuhan proses produksi. Material Requirement Program (MRP) menjabarkan jadwal produksi, sehingga kebutuhan bahan baku selalu terpenuhi pada saat proses produksi berjalan dan perusahaan tidak menanggunh beban investasi yang besar dalam bentuk persediaan.Penanganan bahan baku merupakan aktivitas sangat penting untuk memastikan bahwa beabn yang diterima dari pemasok telah sesuai dengan kebutuhan standar produk yang telah ditetapkan perusahaan. Aktivitas ini harus didukung dengan peralatan memadai dan prosedur tertulis penanganan bahan, untuk menentukan apakah bahan yang diterima harus diberikan kode khusus agar mudah ditelusuri distribusi dan penggunaannya.Inspeksi penanganan bahan harus melaui audit fisik barang yang diterima, untuk menentukan kesesuaian bahan dengan spesifikasi yang tealh ditentukan. Perusahaan harus memiliki teknik sampling tertulis untuk pengambilan sampel yang kosnsiten pada setiap pengujian. Penanganan bahan harus memisakan bahan yang tidak sesuai dengan spesifikasi untuk menghindari penggunaannya dalam proses produksi. Setelah bahan dinyatakan memenuhi spesifikasi, penanganan berikutnya berkaitan dengan penyimpanan yang memadai sehinggan barang tidak mudah rusak atau terkontaminasi bahan-bahan lain. Kebujakan mendapatkan garansi dari pemasok sampai bahan diolah dalam proses produksi,dapat menghindari kerugia yang terjadi sebagai akibat kerusakan bahan sebelum masuk proses produksi.Aktivitas penanganan bahan merupakan salah satu bentuk pencegahan terjadinya kegagalan produk memenuhi spesifikasinya. Aktivitas ini akan semakin berkurang dengan telah terjalinnya kemitraan denga pemasok di aman komitmen untuk memberikan bahan baku sesuai dengan standar kebutuhan perusahaan dalam menghasilkan produk berkualitas sesaui dengan spesifikasi pelanggan, dituangkan dalam bentuk kontrak jangka panjang.Pengendalian Peralatan dan Fasilitas ProduksiPengendalian peralatan dan fasilitas produksi bertujuan untuk memastikan bahwa semua peralatan dan fasilitas produksi ada dalam keadaan sipa untuk melaksanakan proses produksi sesuai dengan kententuan penggunaannya. Desain dan penempatan peralatan yang tepat menjadi factor utama berjalannya proses produksi secara efektif dan efisien serta mampu menghasilkan produk tepat sesuai dengan yang telah dijadwalkan.Seluruh peralatan dan fasilitas produksi lainnya harus sesuia dengan ukuran dan desain produk yang telah ditentukan. Peralatan ini harus berada pada tempat yang tepat sesuai dengan kebutuhan proses produksi yang efektif dan efisien. Perusahaan harus memiliki suatu prosedur tertulis yang menjadi pedoman penggunaan, pemeliharaan dan perbaikan peralatan dan fasilitas produksi lainnya. Prosedur tersebut secara jelas memuat tentang pedoman setup mesin, pembersihan setelah digunakan, jadwal perawatan dan perbaikan perbaikan signifikan yang diperlukan untuk mendukung kelancaran proses produksi.Penempatan fasilitas dan peralatan harus sesuai dengan karakterisitik dan metode produksi yang diterapkan, ehinggan arus material dalam proses produksi dapat berjalan secara efektif dan efisien. Di samping itu pengelolaan fasilitas dan peralatan produksi harus didukung oleh pedoman penggunaan dan pemeliharaan. Pedoman ini berfungsi untuk melindungi operator dari kecelakaan akibat tidak bisa mengoperasikan peralatan dan melindungi peralatan dari kerusakan karena jadwal pemeliharaan dan perbaikan yang tidak tepat waktu.Pengendalian TransformasiFungsi transformasi mengolah input menjadi output sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Pengendalian transformasi memgang peranan penting untuk memastikan bahwa proses yang efektif dan efisien. Pada pengendalian ini tugs seorang (tim) pengendali kualitas (quality control) sangat penting untuk memastikan bahwa proses yang berjalan menghasilkan produk yang tepat (kuantitas,kualitas,tepat waktu) dengan pengorbanan yang minimum. Untuk mencapai tujua tersebut, pengendalian ini mencakup pengesahan proses produksi dan pengendalian perubahan atas permintaan; inspeksi sampel dalam proses dan pengendalian laboratorium dan pemrosesan ulang.Setiap proses produksi harus mendapatkan pengesahan dari bagian yang berwenang. Perusahaan harus memiliki prosedur produksi secara tertulis, yangmemberikan pedoman tentang hal-hal yang harus dipenuhi sebelum proses produksi dimulai. Prosedur ini mencakup tentang kesiapan fasilitas produksi sebelum dioperasikan, pejabat yang berwenang memberikan persetujuan dan pengesahan proses tersebut dijalankan., individu (kelompok) yang melaksanakan dan/atau bertanggung jawab atas proses yang dijalankan serta ketentuan-ketentuanlain yang mengatur jalannya proses produksi terasuk penanganan jika terjadi kemacetan proses (bottleneck).Untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan telah mampu memenuhi spesifikasinya, berbagai pengujian dalam proses produski dilakukan. Perusahaan harus memiliki prosedur tertulis untuk memonitor apakah proses telah berjalan sesuai dengan ketentuan, sehingga mampu menghasilkan output sesuai dengan yang direncanakan. Prosedur ini mencakup tentang teknik penentuan sampel, memonitor output dan pengesahan produk jadi untuk dimasukkan ke dalam gudang atau langsung diserahkan kepada pelanggan. Penerapan prosedur ini bertujuan untuk mencegah terjadinya kegagalan produk baik kegagalan internal maupun kegagalan eksternal.Pengerjaan ulang karena kesalahan proses harus mendapatkan pengendalian yang memadai. Perusahaan harus enekan secara maksimal terjadinya pengerjaan ulang terhadap produk yang gagal memenuhi spesifikasinya karena merupakan salah satu sumber pemborosan dan berakibat pada tidak efisiennya proses yang berjalan. Kalaupun tidak bisa dihindari terjadinya , harus ada prosedur tertulis yang mengesahkan adanya pengerjaan ulang (rework) terhadap produk gagal. Prosedur ini mencakup persyaratan tentang produk gagal yang dapat diolah kembali serta siapa yang memiliki wewenang untuk memutuskan produk gagal diolah kembali atau tidak. Pengendalian KualitasPengendalian kualitas tidak cukup dipahami sebagai pengendalian proses produksi, yang hanya membebankan tanggung jawab kualitas produk kepada unit kendali kualitas Dihasilkannya produk yag mampu memenuhi spesifikasi pelanggan sesungguhnya adalah tanggung jawab bersama setiap komponen yang terlibat di dalam perusahaan. Setiap bagian (fungsi) yang terliat mulai dari persiapan sampai dengan proses operasionan perusahaan memiliki tanggung jawab secara proporsional terhadap kualitas produk dan kemampuannya dalam memenuhi harapan pelanggan. Hal ini masuk akal karena keseluruhan fungsi dan tingkatan manajemen ikut berperan (terlibat) dalam proses tersebut baik langsung maupun tidak langsung Hal ini merupakan bentuk implementasi focus pelanggan yang menjadi pola piker dalam pengelolaan perusahaan, dimana seluruh komponen di dalam perussahaan berkomitmen untuk memuaskan pelanggan melalui produk yang ditawarkan.Sebagai contoh, Northern Trust Corporation menetapkan empat tujuan kualitas yang dapat memandu perusahaan dalam mendapatkan keunggulan bersaing terdiri dari:1. Unrivaled client satisfactiona. Client needs drive improbement decisions.b. All area need an ongoing process for establishing client and partener requirement.c. Prevention of defect is essential to meet or exceed cclient and partner requirement.2. Continuous improvement of all processesa. Everything is a process-and every process can be improved.b. Process measurement provide the facts that will guide decisions.c. To solve problem look beyong symptoms so you an fin remove root causes.3. Inspired leadershipa. Absolute quality management is achieved through attention to both process and result.b. We will delier absolute quality to our client.c. Manager can lead improvement by creating a climate of support and respect for all Northern people.4. Active involvement all peoplea. Everyone has a vital role in delivering unrivaled client satisfaction through absolute quality in everything we do.b. We exceed client expectations when all Northern people apply a systematic and disciplined approach to process improvement.c. Skills improvement and knowledge of the bank are fundamental tools Northern people.Apa yang dilakukan di Northern Trust Company ini dapat dipakai sebagai tolok ukur dalam merencanakan program pelatihan dan pengembangan yang tepat untuk karyawan sehingga mampu memberikan kinerja terbaiknya bagi perusahaan.Terbentuknya komitmen bersama dalam menghasilkan produk sesuai dengan harapan pelanggan, melahirkan tanggung jawab secara professional dalam menghasilkan produk yang memenuhi standar kualitas sesuai dengan persyaratan pelanggan Pada kondisi ini setiap bagian (fungsi) bekerja sama dengan bagian (fungsi) yang lain membentuk suatu rantai nilai, di mana antara fungsi-fungsi yang terlibat dalam keberhasilan perusahaan, terjadi hubunan pemasok-pelanggan. Optimalisasi pengelolaan rantai nilai internal (internal value chain) akan mengintegrasikan seluruh sumber daya yang terlibat dalam proses operasi untuk saling mendukung pencapaian tujuan perusahaan.Sistem biaya kualitas dapat memberikan informasi kepada perusahaan tentang berbagai aktivitas yang terlibat dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan perusahaan. Aktivitas tersebut dikelompokkan menjadi empat, meliputi:1. Aktivitas pencegahan (prevention activity), merupakan berbagai aktivitas yang dilakukan bertujuan untuk mencegah terjadinya kualitas buruk pada produk yang dihasilkan. Peningkatan aktivitas ini diharapkan dapat menurunkan terjadinya kegagalan produk.2. Aktivitas penilaian (apprasioal activity), merupakan aktivitas yang dilakukan untuk menentukan apakah produk telah sesuai dengan persyaratan pelanggan. Aktivitas ini memiliki sifat yang sama dengan aktivitas pencegahan di mana peningkatan aktivitass ini dapat menurunkan terjadinya produk gagal.3. Aktivitas kegagalan Internal (internal failure), merupakan aktivitas yang dilakukan sebagai akibat dari terjadinya kegagalan produk dalam memenuhi spesifikasinya, di mana hal ini telah terdeteksi sebelum produk diserahkan kepada pemesan.4. Aktivitas kegagalan eksternal (external failure), merupakan aktivitas yang dilakukan sebagai akibat dari terjadinya kegagalan produk dalam memenuhi spesifikasinya di mana hal ini baru terdekteksi setelah produk diserahkan kepada pemesan.Berbagai aktivitas dalam menghasilkan produk sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan, haru dirumuskan secara seimbangan dalam kebijakan kualitas perusahaan. Aktivitas pencegahan dan penilaian yang merupakan aktivitas persiapan untuk mencegah terjadinya kegagalan produk dalam memenuhi spesifikasinya, harus dikelola dengan lebih baik karena pengelolaan yang tepat terhadap aktivitas-aktivitas ini dapat secara signifikan menurunkan aktivitas sebagai akibat produk gagal memenuhi standar kualitas. Laporan biaya kualitas dapat memberikan informasi tentang bagaimana perussahaan mengelola aktivitas-aktivitas kualitasnya. Oleh karena itu, laporan ini harus secara akurat menyajikan informasi tentang komposisi biaya kualitas. Pengendalian Barang JadiPengendalian barang jadi merupakan pengendalian yang dilakukan terhadap pengelolaan barang setelah selesai diproduksi. Pengendalian ini bertujuan untuk memastikan bahwa penanganan barang setelah produksi berjalan sesuai dengan prosedur, sehingga tidak terjadi kerusakan barang dalam prosese penyimpanan atau pendistribusiannya. Untuk memastikan bahwa barang dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan pelangaan pada saat diserahkan, pengendalian ini melakukannya melalui tahapan: i. verifikasi penanganan penyimpanan dan inspeksiii. pengujian, daniii. distribusi.Verifikasi, penanganan, dan penyimpanan ditujukan untuk memastikan bahwa barang jadi yang diterima dari proses produksi telah ditangani dengan baik termasuk penyimpanannya. Berkaitan dengan hal ini perusahaan harus memiliki suatu prosedur tertulis meyangkut bagaimana dan siapa yang memeriksa kemasan dari produk yang dihasilkan, penentuan bahwa setiap produk harus mencantumkan tanggal kadaluwarsanya, adanya pemisahaan produk antara yang telah diaudit dan belum diaudit oleh bagian pengendalian kualitas dan ketentuan suhu penyimpaan yang tepat sesuai dengan krakteristik produk.Inspeksi, pengujian, dan distribusi menyangkut penanganan produk untuk memastikan bahwa produk yang diserahkan kepada pelanggan adalah sesuai dengan spesifikasinya. Pengendalian ini menyangkut pengujian tentang kesesuaian produk dengan spesifikasinya, pengelolaan persediaan untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang diproduksi pertama didistribusikan terlebih dahulu, prosedur penanganan terhadap produk yang dikembalikan. Berkaitan dengan hal ini, perusahaan harus memiliki prosedur tertulis tentang metode pengambilan sampel dalam pengujian, ketentuan pemasangan label kedaluwarsa, pengelolaan pesediaan, dan penanganan produk yang dikembalikan pelanggan.