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OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [1] झारखड सरकार कामिक, शासनिक सुधार तथा राजभाषा निभाग HRMS Online Transaction Module (OTM) User Manual: FAQ (बधा पुछे जािे िाले ) न की सूची (उर के लिए Hyperlink पर िक कर अथवा पृ सा 1 के बाद ॉि कर) 1: OTM का या उपयोग है ? 2: पहले से उपलध Upload Order and Notification से OTM कैसे अलग है ? 3: OTM उपयोग करिे के पू िि ककि-कि आियकता को पूि करिा होगा? 4: िडल पदानधकारी की या भूनमका ह ? 5: िडल पदानधकारी आदेश निगित करिे के नलए पद की mapping एिं अपिे निभाग/नजले के सभी कायािलय के सभी पद के नलए िीकृत पद को अति कैसे करगे ? 6: OTM के उपयोग के नलए कस Role को Assign करिा है ? 7: Establishment Data Entry Operator एिं Establishment Verifying Officer की या भूनमका ह ? 8: थापिा पदानधकारी की या भूनमका है ? 9: OTM का उपयोग कर आदेश कैसे निगित करगे ? 10: Draft Order को र कैसे कर ? 11: Print Order म आिे के पात Draft का सपादि अथिा र कैसे कर ? 12: पूिि म कानशत OTM Orders का कहा पर देख सकते ह ? 1: OTM का या उपयोग ह ? उर : माििसंपदा म उपलध OTM का उपयोग कर आप राजपनित एिं अराजपनित कमिय के थापिा से संबनधधत काय का निपादि HRMS के मायम से Online कर सकते ह | उदाहर के नलए- Appointment, Appointment by Promotion, Service Confirmation, Service Regularization, Promotion, Transfer, Transfer with Promotion, ACP, MACP, Deputation अथिा Demotion आकद के नलए online order को generate एिं publish कया जा सकता है।

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  • OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [1]

    झारखण्ड सरकार कार्मिक, प्रशासनिक सधुार तथा राजभाषा निभाग

    HRMS Online Transaction Module (OTM) User Manual: FAQ (बहुधा पछेु जाििेाल ेप्रश्न)

    प्रश्न ों की सूची (उत्तर के लिए Hyperlink पर क्लिक करें अथवा पृष्ठ सोंख्या 1 के बाद स्क्रॉि करें )

    प्रश्न 1: OTM का क्या उपयोग ह?ै

    प्रश्न 2: पहल ेस ेउपलब्ध Upload Order and Notification स ेOTM कैस ेअलग ह?ै

    प्रश्न 3: OTM उपयोग करि ेके पिूि ककि-ककि आिश्यकताओं को परू्ि करिा होगा?

    प्रश्न 4: िोडल पदानधकारी की क्या भनूमका हैं ?

    प्रश्न 5: िोडल पदानधकारी आदशे निगित करि ेके नलए पदों की mapping एि ंअपि ेनिभाग/नजल ेके सभी कायािलयों के

    सभी पदों के नलए स्िीकृत पदों को अद्यति कैस ेकरेंग?े

    प्रश्न 6: OTM के उपयोग के नलए ककस Role को Assign करिा ह?ै

    प्रश्न 7: Establishment Data Entry Operator एि ंEstablishment Verifying Officer की क्या भनूमका हैं ?

    प्रश्न 8: स्थापिा पदानधकारी की क्या भनूमका है?

    प्रश्न 9: OTM का उपयोग कर आदेश कैस ेनिगित करेंग?े

    प्रश्न 10: Draft Order को रद्द कैस ेकरें ?

    प्रश्न 11: Print Order में आि ेके पश्चात Draft का सम्पादि अथिा रद्द कैस ेकरें ?

    प्रश्न 12: पिूि में प्रकानशत OTM Orders का कहााँ पर देख सकत ेहैं ?

    प्रश्न 1: OTM का क्या उपयोग हैं ?

    उत्तर : माििसंपदा में उपलब्ध OTM का उपयोग कर आप राजपनित एिं अराजपनित कर्मियों के स्थापिा से संबनधधत

    कायों का निष्पादि HRMS के माध्यम से Online कर सकत ेहैं| उदाहरर् के नलए- Appointment, Appointment by

    Promotion, Service Confirmation, Service Regularization, Promotion, Transfer, Transfer with

    Promotion, ACP, MACP, Deputation अथिा Demotion आकद के नलए online order को generate एिं

    publish ककया जा सकता ह।ै

  • OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [2]

    प्रश्न 2: पहल ेस ेउपलब्ध Upload Order and Notification स ेOTM कैस ेअलग ह?ै

    उत्तर : Upload Order and Notification की सुनिधा के तहत आप पहले से तैयार Order अथिा Notification को

    ज्यों का त्यों प्रकानशत करत ेहैं जो की प्रायः order का scanned copy अथिा Microsoft Word, JPEG एिं acrobat

    reader के Proprietary format में होता हैं। यह ककसी भी प्रकार से नसस्टम द्वारा सृनजत आदेश िहीं होता है| उदाहरर्

    स्िरुप – यह कमी के निितिमाि Current Posting अथिा Establishment प्रनिनि को पररिर्तित िहीं करता है।

    Current Posting अथिा Establishment को बदलि ेके नलए आप अलग से इसकी प्रनिनि करते हैं।

    OTM ि केिल आपको Order एिं Notification का प्रारूप तैयार करिे में मदद करता हैं िरि यह प्रकिया माििसंपदा

    नसस्टम से जुड़ी हुई ह ैपररर्ामस्िरूप आपको अलग से Current Posting अथिा Establishment को बदलिा िहीं

    होता हैं। इसी प्रकार स्थापिा सम्बंनधत अधय आदशे निगित होि ेपर भी िह प्रभािी होंगे|

    प्रश्न 3: OTM उपयोग करि ेके पिूि ककि-ककि आिश्यकताओं को परू्ि करिा होगा?

    उत्तर : OTM का उपयोग करि े से पहले नसस्टम को तैयार करि े की निम्मेदारी हर स्तर (Nodal Officer,

    Establishment Officer अथिा Individual Employee (IEDE) पर ह।ै

    [इसकी निस्ततृ जािकारी प्रश्न सखं्या 4 स ेप्रश्न सखं्या 8 के उत्तर में कदया गया ह ै।]

    प्रश्न 4: िोडल पदानधकारी की क्या भनूमका हैं ?

    उत्तर : िोडल पदानधकारी को Role Assignment के अलािा निम्न नजम्मेदाररया सौपी गयी है जो OTM के उपयोग

    करिे के पूिि परू्ि कर लेिा अपेनित ह।ै

    1. Transaction के नलए पदों की mapping करिा । (इसकी आिश्यकता उि कर्मियों के नलए हैं जहां पर कमी

    अपि ेपैतृक निभाग से बाहर स्थािांतररत ककये जाते हैं|)

    2. अपि ेनिभाग/नजले के सभी कायािलयों के सभी पदों के स्िीकृत पदों को अद्यति करिा।

    प्रश्न 5: िोडल पदानधकारी आदशे निगित करि ेके नलए पदों की mapping एि ंअपि ेनिभाग/नजल ेके सभी कायािलयों के

    सभी पदों के नलए स्िीकृत पदों को अद्यति कैस ेकरेंग?े

    उत्तर : िोडल पदानधकारी “Admin User” में Login करि ेके उपरांत निम्ननलनखत कायि step-by-step करें|

    1. Headoffice Administrator Online Order Designation Master का चयि करें।

  • OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [3]

    2. तत्पश्चात, Order Generation Department, Designation Department एिं Designation का चयि कर

    save पर नक्लक करें।

    3. एक से अनधक पदिाम को Save करिे के नलए Step-2 को दोहरायें| यह कायि तबतक करें जबतक सूची पूर्ि ि

    हो|

    (यह एक प्रकार का Internal Control ह|ै यहााँ नजि-नजि पदों का चयि ककया जाएगा स्थापिा

    पदानधकारी/निभाग के अधतगित के कायािलय उि पदों के नलए ही आदेश निगित कर पाएंगे| इसनलए यह सुझाि

    होगा कक इस सूची को सािधािी से बिाया जाय और ककसी भी दनुिधा की नस्थनत में HRMS PMU से संपकि

    ककया जाय|)

  • OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [4]

    प्रश्न 6: OTM के उपयोग के नलए ककस Role को Assign करिा ह?ै

    उत्तर : OTM के उपयोग के नलए “Transfer/Promotion” Role को Assign करिा ह ै। यह Role मुख्यतः स्थापिा के

    सहायक/नलनपक को Assign ककया जाएगा| नजिको यह रोल assign ककया जाता ह ैिह OTM का उपयोग कर सकत ेहैं ।

    िीचे के snapshot में Assign Role को दशािया गया ह ै।

    प्रश्न 7: Establishment Data Entry Operator एि ंEstablishment Verifying Officer की क्या भनूमका हैं ?

    उत्तर : नजि कर्मियों के e-SB को online लाग ूकरिा हैं उिके e-SB को अद्यति एिं सत्यानपत करि ेकी निम्मेदारी

    Establishment Data Entry Operator एिं Establishment Verifying Officer को सौपी गयी ह ै । e-SB के

    सत्यापि का कायि पूर्ि होि े के पश्चात ही OTM का उपयोग ककया जािा ह|ै OTM के उपयोग से पहल ेयह सुनिनश्चत

    करिा ह ैकक नजि कर्मियों के नलए ऑिलाइि आदशे अथिा Notification निगित करिा ह ैउिके ई-सेिापुस्त का अद्यति

    एिं सत्यापि कायि पूर्ि हो चुका ह।ै

    प्रश्न 8: स्थापिा पदानधकारी की क्या भनूमका ह?ै

    उत्तर : OTM प्रारंभ करिे के पूिि प्रत्येक स्थापिा पदानधकारी के द्वारा निम्न दो कायि ककये जािे हैं| य े दोिों कायि

    पदानधकारी को अपिे login id से करिे की सुनिधा दी गयी ह।ै

    1. नजस-नजस पदानधकारी के हस्तािर से ऑिलाइि आदशे निगित करिा ह ैउिके हस्तािर को upload करिे की

    आिश्यकता ह|ै हस्तािर नबिा नतनथ के तथा काली स्याही में साफ़-साफ़ होिी चानहए। इसे JPEG format में

    स्कैि कर अपलोड करें।

    2. सभी स्थापिा पदानधकाररयों को अपिा िाम नहधदी में प्रनिनि करिा ह।ै हहदंी में प्रनिनि के नलए यूनिकोड का

    उपयोग करें।

    प्रश्न 9: OTM का उपयोग कर आदेश कैस ेनिगित करेंग?े

    उत्तर : ऊपर बताए गए सारी पूिि अपेनित कायों (Pre-requisites) के परू्ि होि ेके उपरांत- माििसंपदा में Login करें।

    अगर आप OTM के उपयोग के नलए िैध प्रयोगकत्ताि हैं तो आपके इंटरफ़ेस में “Transfer/Promotion – Online

    Transaction” Menu प्रदर्शित होगी । अगर ऐसा िहीं ह ैतो Transfer/Promotion का रोल प्रदाि करिे हतेु िोडल

  • OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [5]

    पदानधकारी से संपकि करें। Transfer/Promotion – Online Transaction एिं उसके अंदर के sub-menu का

    स्नेपशॉट िीचे दशािए गय ेहैं ।

    इस menu के सभी कायि एक-एक कर िीचे स्पि ककये गए हैं| ऑिलाइि आदेश तैयार करि ेतथा निगित करि ेका कायि

    मुख्यतः दो चरर्ों में पूर्ि होगा| ये दो चरर् 1. Draft List एिं 2.Print Order का नििरर् निम्न ह|ै

    1. Draft List: Draft List का उपयोग कर्मियों की सूची तैयार करिे के नलए ककया जाता है । यहााँ उि कर्मियों की सूची

    तैयार करिी ह ैनजिके बारे में हमें आदेश निगित करिा हैं । आदेश के प्रारूप राजपनित एिं अराजपनित अनधकाररयों के

    नलए अलग-अलग हैं, इधहें आिश्यकतािुसार चयि कर लें । इसके बाद Draft Order Type के Drop Down में स्थापिा

    से संबनधधत Transactions जैसे Appointment, Appointment by Promotion, Service Confirmation, Service

    Regularization, Promotion, Transfer, Deputation, Transfer with Promotion अथिा Demotion आकद का

    चयि करिा ह ै।

    अगर List पहले से उपलब्ध ह ैतो Select a List से उसका चयि करें अथिा Create New List पर click कर िए नलस्ट

    को create करें । List create करि ेके नलए िए नलस्ट का Title देिा पड़ेगा । इस title को ध्यािपूििक डालें, प्रकानशत

    होिे पर आदेश इसी Title िाम से सभी जगह ििर आएगा| स्नपैशॉट के माध्यम से इसे िीचे दशािया गया ह ै।

  • OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [6]

    List का चयि करत ेही Search Employee From(Step-1)” भाग ििर आएगा ।

    यहााँ आप list कन Edit -> Update अथवा delete भी कर सकते हैं ।

  • OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [7]

    Search बटि दबािे पर आपके screen पर search ककये गए कमी की सूची आएगी| आप इस सूची में से नजि कर्मियों का

    चयि करिा चाहत ेहैं उिके िाम से सामि ेचेक बॉक्स पर नक्लक करें और “Copy Records to Draft List” बटि पर

    नक्लक करें|

    नलस्ट में ककसी भी कमी को ढूाँढिे के नलए टेक्स्ट की प्रनिनि करें । िीचे की सूची में EDIT पर नक्लक कर सूचिा को

    अद्यति कर सकते हैं। यकद िेति िृनि का आदेश ह ैतो िए िेति से सम्बंनधत सूचिा और यकद स्थािांतरर् आदेश ह ैतो

    स्थािांतरर् से सम्बंनधत सूचिा कदए गए जगह पर प्रनिि करें। िीचे स्नैपशॉट में इसे दशािया गया ह|ै

  • OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [8]

    आिश्यक प्रनिनियों को करि ेके बाद Update पर नक्लक करें । List से ककसी भी कमी का िाम हटािे के नलए delete पर

    नक्लक करें ।

    जब सभी कर्मियों की सूचिा अद्यति हो जाय तो इसे पुि: जांच लें और “Verify List & Generate Orders” पर नक्लक

    करें|

    ऐसा करिे से यह सूची Save हो जायेगा और आदेश निगित करिे के अगल ेनहस्से में चला जायेगा| अब यह आदेश Draft

    List में ििर िहीं आएगा| इसे OTM के अगल ेनहस्से Print Order में देखा जा सकता ह|ै

  • OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [9]

    2. Print Order: यह दो भागों में बंटा हुआ ह ै। पहला भाग आदेश का Textual Part तैयार करिे के नलए ह।ै

    पहल ेभाग का नििरर्: िीचे कदखाये गए snapshot को step-by-step समझाया गया ह|ै

    1. Draft List में तैयार ककये गए आदेश को परू्ि करि े के नलए उस आदेश को राजपनित/अराजपनित भाग से

    Select करें|

    2. File Number में संनचका संख्या प्रनिि करें|

    3. Order Heading में कायािलय का िाम प्रनिि करें|

    4. Order District में कायािलय के स्थाि की प्रनिनि करें|

    5. Text at the Top में आदेश के उस नििरर् की प्रनिनि करें नजधहें कर्मियों की सूची के ऊपर Print करिा ह|ै

    6. Text at the Middle में आदेश के उस नििरर् की प्रनिनि करें नजधहें कर्मियों की सूची के िीचे Print करिा ह|ै

    7. Copy to (1st) में प्रनतनलनप की प्रनिनि करें|

    8. Copy to (2nd) में प्रनतनलनप की पुि: प्रनिनि करें|

    सभी field में प्रनिनि करिा अनििायि ह|ै पहला भाग यहााँ परू्ि होता ह|ै

  • OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [10]

    दसुरे भाग का नििरर्: िीचे कदखाये गए snapshot को step-by-step समझाया गया ह|ै

    1. “Select Issuing Officer Department Name” में पदानधकारी, नजिके हस्तािर से आदशे निगित ककया जािा

    ह,ै के ितिमाि पदस्थापि के कायािलय के निभाग के िाम का चयि करें|

    2. “Enter Issuing Officer GpfCpsPran No.” में पदानधकारी के GPF/CPS/PRAN No. की प्रनिनि करें और

    “Get Name>>” पर क्लीक करें|

    3. पदानधकारी का िाम एिं उिके हस्तािर के उपलब्धता की नस्थनत की जािकारी प्रदर्शित होगी| इसे देख लें और

    संतुि हो लें कक यह सही ह|ै

    4. “Functional Designation” में पदानधकारी के उस पदिाम की प्रनिनि करें नजस पदिाम को उिके हस्तािर

    एिं िाम के िीचे Print करिा ह|ै

    5. “Generate Draft Pdf of Orders” बटि कर क्लीक करें| ऐसा करिे से सभी प्रनिनियााँ Save हो जाएाँगी तथा

    आपको एक Pop-up window में आदशे का प्रारूप कदखेगा| आप इस प्रारूप को Save अथिा Print कर सकत े

    हैं| आप आश्वस्त हो लें कक प्रारूप सही ह ैअधयथा िांनछत बदलाि करें और पुि: “Generate Draft Pdf of

    Orders” बटि नक्लक कार इसे Save करें|

    6. (श्रेस्यकर होगा कक प्रारूप को Print कर आदेशाथि संनचका पर उपस्थानपत करें| संनचका िापस आिे पर यकद

    आदेश के अिुसार ही प्रारूप ह ैतो आगे की प्रकिया करें अधयथा िांनछत बदलाि करें और इसे किर “Generate

    Draft Pdf of Orders” बटि के माध्यम से Save कर लें और अग्रेतर प्रकिया करें|)

    7. अब “Generate Order No.” पर नक्लक करें| ऐसा करत े ही प्रारूप आदशे के रूप में निगित हो जायेगा|

    पदानधकारी का हस्तािर प्रनिि होगा, आदेश संख्या निगित होगा तथा निगित नतनथ की प्रनिनि होगी| अब आदशे

    को ि ही संसोनधत ककया जा सकता ह ैऔर ि ही िापस नलया जा सकता है|

    8. निगित आदेश को देखि,े Save करि े अथिा Print करि े के नलए “.......” बटि पर नक्लक करें| यह करिा

    अनििायि ह|ै

    9. आदेश को Publish करि ेके नलए “......” बटि पर नक्लक करें| आदशे Publish करते ही निम्न गनतनिनधयााँ

    होंगी :-

    I. निगित आदशे प्रकानशत हो जायगेा और अब यह यहााँ सूची में ििर िहीं आएगा|

    II. आदेश को अब “Order Notice Board” पर देखा जा सकता ह ैतथा आिश्यकता होि ेपर िहीं से Save

    या Print ककया जा सकता ह|ै

    III. नजि कर्मियों का आदेश निगित हुआ ह ैउिके ई-सेिापुस्त में इस आदेश की प्रनिनि हो जाएगी| चूाँकक यह

    प्रनिनि नसस्टम के द्वारा ककया जाएगा इसनलए इसे सत्यानपत करिे की आिश्यकता िहीं होगी|

    IV. आदेश में अंककत सभी कर्मियों को आदेश निगित होि ेसम्बधधी सूचिा SMS के माध्यम से चला जायेगा|

  • OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [11]

    V. आदेश का एक Link सम्बंनधत कमी के Dashboard पर ििर आएगा| कृपया निम्न स्नैपशॉट को देखें|

    इसे नक्लक कर आदेश को देखा जा सकता ह ैअथिा Print ककया जा सकता ह|ै

    प्रश्न 10: Draft Order कन रद्द कैसे करें ?

    उत्तर : Draft Order Section में “Select a List” से Draft का चयि कर (िीचे कदखाये स्िीि शॉट में) Enable List

    Deletion पर नक्लक करें।

    तत्पश्चात Draft का चयि कर “Delete a List” बटि पर नक्लक करें ।

    प्रश्न 11: Print Order में आने के पश्चात Draft का सम्पादन अथवा रद्द कैसे करें ?

    उत्तर : Print Order सेक्शि में आिे के पश्चात ड्राफ्ट को Edit अथिा Cancel करिे के नलए सििप्रथम Draft का चयि

    कर (िीचे कदखाये गए screen shot की तरह ) Revert Back To Draft List पर नक्लक करें ।

  • OTMFAQ DOPARAR: Government of Jharkhand [12]

    तत्पश्चात Transfer/Promotion-Online Transaction menu से Draft Order का चयि करें एिं Edit अथिा

    Cancel करिे हतेु प्रश्न 10 का अिसुरर् करें ।

    प्रश्न 12: पिूि में प्रकानशत OTM Orders का कहााँ पर देख सकत ेहैं ?

    उत्तर : सभी प्रकानशत Online Orders को Online Notice Board पर देखा जा सकता ह ैऔर print ककया जा सकता

    ह ै। िीचे स्नैपशॉट में इसे दशािया गया ह|ै

    िीचे कदखाये गए snapshot में निभाग के िाम का चयि करिे पर उस निभाग के सारे आदशे प्रदर्शित होंगे। इधहें आदेश

    संख्या, नतनथ तथा निषय के Text के आधार पर Search ककया जा सकता ह|ै

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