audit operasional fungsi pembelian

7/25/2019 Audit Operasional Fungsi Pembelian

1/40

BAB I

PENDAHULUAN

2.1 Latar Belakang

Dengan semakin berkembangnya suatu perusahaan menuntut pula perkembangan di

bidang pemeriksaan. Pemeriksaan yang dilakukan tidak hanya pemeriksaan keuangan saja

tetapi juga pemeriksaan yang menekankan penilaian sistematis dan objektif serta berorientasi

pada tujuan untuk memperoleh keyakinan tentang keefektifan dan memberikan pendapat atas

kewajaran laporan keuangan yang diperiksa. Pimpinan perusahaan memerlukan audit

operasional yang menyajikan informasi mengenai aktivitas operasional perusahaan dan tidak

terbatas pada informasi keuangan dan akuntansi saja.

Pemeriksaan operasional merupakan evaluasi atas berbagai kegiatan operasional

perusahaan sedangkan sasarannya adalah untuk menilai apakah pelaksanaan kegiatan operasional

telah dilaksanakan secara ekonomis, efektif dan efisien. Dan bagian dari fungsi pengendalian

merupakan alat bagi manajemen untuk mengukur dan mengevaluasi kegiatan yang telah

dilaksanakan. Agar pengendalian intern berjalan dengan baik diperlukan auditor internal untuk

mengontrol segala yang ada diperusahaan agar semua siklus yang ada diperusahaan dapat

berjalan dengan baik dan lancar.

Salah satu bagian dalam perusahaan yang perlu dilakukan audit operasional adalah

masalah pembelian karena pembelian merupakan bagian utama dalam suatu perusahaan dan

merupakan perkiraan yang nilainya cukup besar serta membutuhkan modal kerja yang besar

pula. Dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan tersebut diperlukan adanya suatu

bagian yang mengatur aktifitas pembelian yaitu divisi purchasing. Aktifitas pembelian

merupakan aktifitas awal dari aktifitas perusahaan keseluruhan. Aktifitas ini juga merupakan

aktifitas yang dinamis serta banyak menimbulkan masalah masalah yang kompleks yaitu

barang yang dibeli tidak sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan, tidak tersedianya barang

yang dibutuhkan setiap waktu seperti yanga ditentukan dalam order pembelian. al inilah

yang akan dijadikan sebagai salah satu analisa dasar dalam mencari pemecahan masalah agar

nantinya dapat membantu divisi purchasing dalam menerapkan kinerjanya secara optimal.

!erdasarkan hasil analisa tersebut langkahlangkah perbaikan yang mungkin dilakukan dapat

direncanakan untuk meningkatkan kinerja divisipurchasing.

Pihak manajemen ingin mencari dan menganalisis penyebab terlambatnya prosespengadaan barang dalam perusahaan. !erdasarkan alasan"alasan tersebut, perlu diadakan

#


2/40


3/40

2.1 Pengertian Auit !"erasi#nal

Audit operasional adalah suatu proses sistematis yang mengevaluasi efektivitas,

efesiensi, dan kehematan operasi organisasi yang berada dalam pengendalian manajemen

serta melaporkan kepada orang"orang yang tepat hasil evaluasi tersebut beserta rekomendasi

perbaikan 2!oynton, et. al, &33#4. Audit operasional adalah audit yang sistematis terhadap

program, kegiatan5 aktivitas organisasi dan seluruh atau sebagian dari aktivitas dengan tujuan

menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana telah digunakan secara ekonomis dan

efisien, serta apakah tujuan program, dan kegiatan5 aktivitas yang telah direncanakan dapat

dicapai dengan tidak bertentangan dengan peraturan perundang"undangan yang berlaku.

Dalam melaksakan audit operasional seorang auditor harus mengetahui tahapan dan

proses audit operasional itu sendiri. Secara garis besar alur audit operasional dapat

digambarkan sebgai berikut$

+ahapan audit operasional secara garis besar di bagi menjadi tiga tahap utama$

#. Persiapan Audit

Dalam tahap persiapan audit seorang auditor harus mentukan dan merencankan

program audit secara keseluruhan yang akan dilakukan. Dalam tahap ini auditor

seharusnya melakukan aktivitas$ meyakinkan mandat audit, memantapkan tujuan dan

sasaran audit, menentukan ruang lingkup audit, memahami auditee secara umum,

menentukan anggaran, menentukan rencana dimulainya audit dan rencana penerbitan

laporan, menyusun tim audit 2personil4, dan menerbitkan surat tugas untuk melaksanakan

audit.

&. Pelaksanaan Audit

Setelah persiapan awal audit selesai dilakukan langkah selajutnya adalah

melaksanakan audit yang telah dirancang. Dalam melaksananakan audit digunakan

prosedur audit yang komprehensif untuk memperoleh hasil audit yang baik.'. Pemantauan +indak 6anjut.

'

Pelaksanaan

Audit

Survai

Pendahuluan

Telaah dan UjiSPI

Audit Lanjutan

Pelaporan

Pemantau

an Tindak

Lanjut

Persiapan

Audit


4/40

Pematauan tidak lanjut merupakan aktivitas yang bertujuan untuk menjaga dan

memantau apakah temuan audit yang mengenai kelemahan dan rekomendasi telah

dilaksanakan oleh unit kerja yang telah diaudit. Pemantauan dapat dilakukan secara

berkala untuk memastikan bahwa seluruh rekomendasi perbaikan telah dilaksanakan

dengan tepat. 7epastian atas hasil pemantauan dapat pula dilakukan bersamaan dengan

periode audit berikutnya.

2.2 Tujuan an Lingku" Auit !"erasi#nal

+ujuan audit operasional adalah untuk mengidentifikasi program5kegiatan yang

memerlukan perbaikan atau penyempurnaan dalam rangka memberikan rekomendasi, agar

pengelolaan program5kegiatan organisasi dilaksanakan secara ekonomis, efisien dan efektif.

+ujuan Audit 8perasional diarahkan pada tiga aspek, yaitu $a. 9engevaluasi kinerja.

b. 9engidentifikasi kesempatan untuk peningkatan.

c. 9embuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut.

:uang lingkup audit operasional meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. :uang

lingkup tersebut dapat mencakup seluruh kegiatan5program atau hanya mencakup

bagian5elemen5dimensi tertentu dari suatu kegiatan atau program. Secara garis besar lingkup

audit opersaional meliputi ' aspek besar yang meliputi audit atas pertanggungjawaban dan

ketaatan, audit atas kehematan dan daya guna, dan audit atas hasil guna. Sacara lebih

mendetail lingkup audit operasional dijabarkan sebahgai berikut$

#. Audit atas pertanggungjawaban keuangan dan ketaatan pada peraturan perundang"

undangan yang berlaku mencakup penilaian apakah 0nit 7erja$

a. 9elaksanakan program5kegiatan yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan yang

berlaku.

b. 9engelola penerimaan dan pengeluaran dana sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

c. 9elaksanakan pengadaan barang5jasa sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

d. 9enyelenggarakan catatan akuntansi5pembukuan yang memadai sesuai dengan

ketentuan yang berlaku, termasuk sistem akuntansi dan pelaporan keuangannya.

e. 9engendalikan dan mempertanggungjawabkan seluruh sumber daya 2dana, SD9

dan sarana5prasarana4 dan kewajiban sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

&. Audit atas kehematan 2keekonomisan4 dan dayaguna 2efisiensi4 mencakup penilaian

apakah 0nit 7erja$

a. 9engikuti praktik"praktik pengadaan barang5jasa yang sehat; mendapatkan jenis,

kualitas, dan jumlah sumber daya yang diperlukan dengan biaya terendah yang wajar;

b. 9elindungi dan memelihara sumber daya secara layak;

c. 9enghindari adanya duplikasi kerja oleh beberapa petugas dan menghindari adanya

pekerjaan yang tidak jelas atau bahkan tidak mempunyai tujuan;

(


5/40

d. 9enghindari terjadinya hal"hal yang muba


6/40

perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan, pembelian barang dengan biaya yang

rendah tanpa memperdulikan mutunya, menumpuknya persedianan serta tidak adanya proses

pengawasan dan pemeliharaan yang baik terhadap barang yang dibeli. Divisi pembelian

(purchasing4 harus menjamin bahwa bahan yang diterima tepat waktu dari pemasok, dalam

kuantitas semestinya, dengan kualitas yang konsisten.

Pembelian bahan baku juga dibedakan kedalam pembelian lokal dan pembelian

import $

#4 Pembelian 6okal, yaitu pembelian dari pemasok dalam negeri.

&4 Pembelian >mport, yaitu pembelian dari pemasok luar negeri.

+ujuan dari pembelian bahan baku adalah memberikan aliran material, persediaan dan

pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan dalam menjalankan perusahaan. 0ntuk

itu terdapat beberapa faktor yang diperlukan dalam melakukan pembelian, yaitu tenggang

waktu, persentase pengiriman tepat waktu , daya tahan produk, spesifikasi teknik, persaingan

harga, serta pengalaman masa lampau bersama pemasok lainnya.

2.% Sistem Akuntansi Pem$elian

Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan persediaan barang

yang diperlukan oleh perusahaan. Adapun fungsi yang terkait dalam sistem pembelian $

#. =ungsi ?udang

=ungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan

posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima

oleh fungsi penerimaan.

&. =ungsi Pembelian

=ungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai

harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam mengadakan barang, dan

mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

'. =ungsi Penerimaan

=ungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,

mutu dan kualitas. !arang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau

tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. =ungsi ini bertanggung jawabuntuk menerima barang dari pembelian yang berasal dari transaksi retur penjualan.

(. =ungsi Akuntansi

=ungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan

utang dan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatatan utang

bertanggung jawab untuk mencatat transakasi pembelian kedalam register bukti kas

keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber 2bukti kas keluar4 yang

berfungsi sebagai catatan utang atas penyelenggaraan kartu utang sebagai buku

pembantu utang.2.& Pr#seur Pem$elian

*


7/40

9enurut 9ulyadi 2&33#$'3#4; @aringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi

pembelian adalah sebagai berikut $

#. Prosedur permintaan pembelian;

&. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok;

'. Prosedur order pembelian;

(. Prosedur penerimaan barang;

). Prosedur akuntansi;

*. Prosedur distribusi pembelian.

#. Prosedur Permintaan Pembelian

Prosedur pembelian diawali dari pembuatan dokumen permintaan pembelian oleh petugas

pencatat kartu persediaan. Permintaan pembelian, pada intinya memberikan informasi

bahwa jumlah persediaan di gudang sudah menipis sehingga perlu diisi kembali dengan

mengadakan pembelian barang. @umlah pembelian yang harus dilakukan juga

dicantumkan dalam dokumen permintaan pembelian. Satu lembar dokumen tersebutdikirimkan ke bagian pembelian dan bagian kedua diarsipkan oleh petugas pencatatan

kartu persediaan. 7artu pesediaan merupakan buku pembantu akun persediaan. Artinya,

rincian masing"masing jenis barang persedian dicatat di dalam kartu"kartu khusus

persediaan.

&. Prosedur Permintaan Penawaran arga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga

kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai

syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk

sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Setelah pemasok mengirimi

surat penawaran harga kepada perusahaan, bagian pembelian akan membandingkan

penawaran harga dari berbagai pemasok kemudian memilih salah satunya.

'. Prosedur 8rder Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok

yang dipilih. Pemesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen yang digunakan

oleh pembeli untuk memesan barang kepada penjual. Dokumen pemesanan pembelian ini

dibuat beberapa rangkap. 6embar pertama dan kedua dikirimkan kepada pemasok. Satu

lembar diarsipkan di bagian pembelian, dan lembar lainnya dikirim ke bagian gudang,

bagian penerimaan dan bagian akuntansi.

(. Prosedur Penerimaan !arang

Pada saat barang tiba diperusahaan, bagian penerimaan barang akan menerima dan

mengecek barang bersangkutan berdasarkan arsip dokumen pesanan pembelian yang

dibuat oleh bagian pembelian. !agian pembelian harus memastikan bahwa barang yang

diterima itu benar"benar barang yang dipesan perusahaan. 7ualitas dan kuantitas barang

tersebut harus benar"benar tepat dengan yang diinginkan perusahaan. Agar petugas

/


8/40

penerima barang melakukan perhitungan dengan serius dan cermat, dokumen pesanan

pembelian yang dipergunakan oleh bagian penerimaan tidak memuat data kuantitas barang

yang dipesan. 8leh karena itu, lembar dokumen pesanan pembelian yang dikirim ke

bagian penerimaan biasanya disebut lembar butaB (blind copy).

7etika barang telah diperiksa dengan teliti, petugas bagian penerimaan mempersiapkan

laporan penerimaan barang (receiving report). Semua kerusakan, cacat barang atau

kualitas yang tidak memenuhi syarat dari hasil pemeriksaan petugas penerimaan harus

dicatat di dalam laporan penerimaan barang. !agian penerimaan mengarsipkan satu

lembar laporan penerimaan barang menurut nomor dokumen. 6embar lainnya dikirim ke

bagian gudang bersamaan dengan barang dan bagian pencatat kartu persediaan.

Penyerahan barang dari bagian penerimaan ke bagian gudang merupakan pengalihan

tanggung jawab atas barang yang perlu mendapatkan perhatian yang seksama. Penyerahantersebut harus di dukung bukti dalam bentuk tanda tangan petugas gudang pada lembar

laporan penerimaan barang. Petugas gudang harus meneliti dan yakin bahwa barang yang

diterimanya benar sesuai dengan tercantum dalam laporan penerimaan barang. Apabila

telah sesuai maka petugas dapat menandatangani laporan penerimaan barang. Dengan

demikian, apabila terdapat kekurangan dan kerusakan atas barang"barang tersebut, berarti

akan menjadi tanggung jawab bagian gudang. 6embar yang telah tertanda tangan tersebut

kemudian diteruskan ke bagian akuntansi.

). Prosedur Akuntansi

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen"dokumen yang berhubungan

dengan pembelian baik itu surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur

dari pemasok dan menyelenggarakan pencataatn hutang atau mengarsipkan dokumen

sumber sebagai catatan hutang.

*. Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk

kepentingan pembuatan laporan manajemen. @adi berdasarkan penjelasan di atas dapat

disimpulkan bahwa prosedur pembelian melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan

agar transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Adapun bagian"bagian

yang terkait dalam sistem pembelian, yaitu$

#4 !agian yang membutuhkan barang;

&4 !agian Pembelian;

'4 !agian Penerimaan;

(4 !agian Akuntansi.

Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah $

#4 Surat Permintaan Pembelian 2Purchasing Request4;

&4 Surat 8rder Pembelian 2Purchasing Order4;

C


9/40

'4 Surat Permintaan Penawaran arga;

(4 Surat Penerimaan !arang;

)4 Surat Perubahan 8rder;

*4 !ukti 7as 7eluar.

2.' Pengenalian Internal atas Pem$elian

Dalam sistem pembelian terdiri dari dua hal penting, yaitu pengendalian internal dan

fungsi yang terkait dengan pembelian. Adapun prosedur pengendalian internal menurut Arens

dan 6oebbecke 2&333;&)4 terdiri dari pemisahan tugas yang cukup, otorisasi transaksi dan

aktifitas yang tepat, dokumen dan catatan khusus, pengendalian fisik terhadap aset"aset dan

catatasn"catatan, serta tanda"tanda independen dalam pelaksanaan.

#. Pemisahan +ugas yang 1ukup

!ertujuan untuk mencegah kecurangan dan kesalahan yang mampu, arti khusus bagi

auditor, meliputi $ pemisahan antara pemeliharaan aset dengan akuntansi untuk melindungi

perusahaan terhadap tindakan pencurian. Pemisahan antara otorisasi transaksi dengan

pemeliharaan yang berhubungan dengan aset untuk mencegah kemungkinan tindakan

pencurian dalam organisasi, pemisahan antara tanggung jawab operasi dengan tanggung

jawab catatan penyimpanan untuk memastikan informasi yang tidak memihak, serta

pemisahan antara tugas teknologi informasi dengan tugas pengguna utama diluar teknologi

informasi untuk mengganti kemungkinan tugas ini sangat beruntung pada ukuran

organisasi.

&. 8torisasi +ransaksi dan Aktifitas yang +epat

9eliputi otorisasi umum dan otorisasi khusus. 8torisasi umum berarti bahwa manajemen

menetapkan kebijakan organisasi untuk dipatuhi, sedangkan otorisasi khusus digunakan

untuk transaksi individual.

'. Dokumen dan 1atatan 7husus

Dokumen dan catatan khusus merupakan objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan

diikhtisarkan, yang meliputi$ faktur penjualan (sales invoice), pesanan dan pembelian

(purchase order), catatan tambahan (subsidiary records), jurnal"jurnal penjualan (sales

journals), dan kartu"kartu karyawan (employee time cards). Dokumen ini harus

memberikan jaminan yang cukup bahwa seluruh aset telah di control dengan tepat dan

seluruh transaksi telah dicatat dengan benar, dan sebaiknya diberi nomor berurutan untuk

memudahkan pengendalian terhadap dokumen yang hilang dan sebagai suatu bantuan

dalam menemukan dokumen ketika diperlukan kemudian hari.

(. Pengendalian =isik terhadap Aset"Aset dan 1atatan"1atatan

+ipe terpenting dari tindakan pencegahan untuk usaha melindungi aset"aset dan catatan"

catatan adalah dengan menggunakan tindakan pencegahan secara fisik, karena jika aset"

aset tidak dilindungi, maka catatan"catatan tersebut akan dapat dicuri, rusak atau hilang.

). +anda +anda >ndependen dalam Pelaksanaan


10/40

7arakteristik dari orang"orang yang melaksanakan prosedur verifikasi internal adalah

independen dari individu"individu yang pada umumnya bertanggung jawab untuk

mempersiapkan data, yang berarti adalah pemisahan tugas.

2.( Pemeriksaan !"erasi#nal atas Sistem Pem$elian9enurut >!7. !ayangkara dalam bukunya Audit manajemen 2&33C$#'4 Efisiensi

berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai

optimalisasi pennggunaan sumber daya yang dimilikiB.

Pengertian efektifitas menurut >!7. !ayangkara 2&33C$#(4 efektifitas dipahami

sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannyaB.

Efektifitas operasi merupakan kegiatan pokok yang penting di dalam suatu

perusahaan, karena dari kegiatan itu sasarannya adalah penghematan 2waktu, tenaga dan

biaya4 dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam suatu organisasi yang menerapkanpencapaian tingkat efisiensi yang tinggi, mungkin akan terhambat dalam hal pencapaian

efektifitas atau sebaliknya. @adi efisiensi dapat menjadi pelengkap tetapi juga dapat

bertentangan dengan efektifitas. 8leh karena itu diperlukan suatu upaya untuk

mengendalikan tingkat efektifitas dalam pelaksanaannya. 0ntuk mengetahui hal tersebut

diperlukan adanya suatu pemeriksaan opersional atas suatu kegiatan guna mengetahui

tercapai atau tidaknya efektifitas yang telah ditetapkan perusahaan sebelumnya.

Peranan pemeriksaan operasional atas sistem pembelian dalam hubungannya untuk

meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan meliputi seluruh aspek dan kegiatan yang

bersangkutan dengan pembelian. +ujuan dilakukannya pemeriksaan opersional atas kegiatan

pembelian adalah$

a. 9enilai pelaksanaan kegiatan pembelian,

b. 9encari alternatif dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektifitas pembelian,

c. 9emberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan yang ditemukan.

Dalam melakukan penilaian kegiatan pembelian, auditor harus berpegang pada prinsip

bahwa prosedur yang ditetapkan dalam pemeriksaan telah mengandung pokok"pokok

pengendalian yang cukup, sehingga dapat mengurangi resiko ketidakefesiensian danketidakefektifan hingga pada tingkat terendah, akan tetapi auditor harus menyadari bahwa

pengendalian yang berlebihan akan mengakibatkan kegiatan kurang efisien dan kurang

efektif.

Dengan adanya analisa dan pengujian atas aktifitas pembelian, maka auditor dapat

memberikan rekomendasi atau saran"saran bagi perusahaan untuk mempertahankan prestasi

atau menanggulangi kelemahan yang ada dalam upaya dalam mencapai efektifitas pembelian.

Dari rekomendasi atau saran"saran yang diberikan auditor, perusahaan dapat segera

mengambil tindakan untuk menanggulangi kelemahan dan meningkatkan prestasinya melalui

#3


11/40

alternatif"alternatif yang direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan dan analisa

pembelian.

2.) Auit Pem$elian

=ungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada

unit"unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian

merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan,

perusahaan harus membeli barang"barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk

mengumpulkan atau memproduksi produk"produk perusahaan. >ni adalah proses dalam

mendapatkan barang"barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas

utama dan tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana

terdapat sistem pembelian yang efektif, pembelian material dapat menghemat biaya bagi

perusahaan.

+ujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan

efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka.

Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing"masing

departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan"bahan kebutuhan

dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok. Sebuah audit

manajemen dilakukan karena terdapat tanda"tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan.Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biaya

dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama

pada marjin laba. +anda"tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan

mengalami ketidakefisienan biayaB dalam aktivitas pembeliannya sehari"hari. Proses audit

manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan

yang benar"benar memiliki fungsi pembelian 2Departemen Pembelian4. Asumsinya, bahwa

semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen pembelian

2atau seseorang4 yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan.

7egiatan pembelian melibatkan berbagai masalah yang bila tidak ditangani secara

terencana dapat menimbulkan berbagai persoalan yang serius. al hal yang perlu

diperhatikan secara khusus dalam mengelola kegiatan pembelian.

#. 8rganisasi

7edudukan bagian pembelian dalam perusahaan akan tergantung kepada jenis usaha,

besarnya perusahaan, dan kebijaksanaan pimpinan perusahaan. Pada perusahaan dagang

dan perusahaan industry tertentu, dimana banyak dilakukan pembelian barang dagangan

##


12/40

atau bahan baku dan suku cadang, maka bagian pembelian pada umumnya memperoleh

kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi perusahaan.

&. Sentralisasi dan Desentralisasi 7egiatan Pembelian

Perusahaan perusahaan besar yang mempunyai beberapa unit operasi sering kali

mempunyai kebijaksanaan pembelian terpusat 2sentralisasi4. anya ada satu bagian

pembelian yang bertugas menangani semua pembelian untuk keperluan perusahaan.

7euntungan yang diperoleh dari kebijaksanaan pembelian yang disentralisasikan, adalah $

a. 9engurangi duplikasi kegiatan yang timbul pada desentralisasi.

b. :iset dan tenga ahli dapat disediakan secara efisien.

c. Pesanan dari berbagai unit organisasi dapat digabungkan sehingga dapat memperoleh

harga yang lebih murah karena membeli dalam jumlah yang besar.

d. 6ebih mudah mengikuti perkembangan pasar.

e. Diterapkan kebijaksanaan tunggal dalam bidang pembelian sehingga pengndaliannya

mudah.

7erugian dari sistem Sentralisasi $

a. Petugas pembelian sulit untuk menjadi ahli 2spesialis4, mengenai semua barang yang

harus dibeli lebih lebih barang tersebut banyak jenisnya.

b. !agian pembelian sering kurang memperhatikan kepentingan unit organisasi yang

dilayaninya.

'. 7ewenangan Pembelian

7ewenangan bagian pembelian perlu ditetapkan secara wajar khususnya kewenangan yang

menyangkut jenis pembelian apa yang harus diakukan pada bagian ini. +entunya

permasalahan tidak hanya ditangani oleh bagian pembelian saja, tapi menurut dengan

kebutuhannya masing masing.

(. Pembelian pembelian Darurat

Pembelian darurat hanya dilakukan untuk kepentingan yang mendesak saja. +idak perlu

mengada ada, 9enyadari bahwa pembelian darurat sering kali tidak dapat dihindarkan,

maka perlu dibuatkan ketentuan yang menetapkan siapa pejabat yang harus memberikan

persatujuan pembeliannya untuk mengurangi timbulnya kerugian pada perusahaan.

). Pembelian untuk =asilitas Pribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaan

9ungkin jika ada pegawai satu atau dua orang pegawai yang melakukan tindak

kecurangan itu tidak akan merugikan perusahaan, namun jika dilakukan berulang kali itu

#&


13/40

akan berakibat fatal untuk perusahaan. 9aka dari itu perlu diadakan penjagaan ketat agar

tidak menggunakan uang perusahaan untuk kepentingan sendiri.

*. 7emampuan Analisis dalam Pembelian

!agian pembelian harus menggunakan semua pengetahuannya agar dapat melaksanakan

fungsinya dengan sebaikbaiknya dan memberikan keuntungan maksimal bagi

kepentingan perusahaan.

/. ?odaan :ekanan

?odaan ini bias berasal dari teman kerja atau teman disekitanya. !iasanya dalam bentuk

rakaan misalnya bingkisan lebaran, bonus dan amplop pada karyawannya. al ini perlu

juga diperhatikan dan mendapatkan pengamatan yang focus agar tidak terjadi

kebangkrutan, atau segala rekanan yang dikeluarkan harus mendapat persetujuan dan

pertimbangan oleh pihak perusahaan.

2.* Lingku" Auit +ungsi Pem$elian

=ungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat

menunjang operasional perusahaan.Audit manajemen fungsi pembelian harus dilakukan

dengan optimal untuk memastikan agar kegiatan operasional perusahaan tidak sampai

terhenti yang akan berakibat negatif bagi perusahaan secara keseluruhan. 2asaran strategik

fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat

efisiensi fungsi pembelian pada perusahaan. +ujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang

harus dipahami meliputi hal"hal berikut $

#. +erjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan

penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.

&. 9engupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar

berada pada tingkat yang aman.

'. +ersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan

agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai.

(. Pengadaan bahan mentah, bahan bak u, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka

jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin.

). 9elaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bah4anilai

dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terusFmenerus melakukan pengurangan biaya

pembelian.

*. 7omunikasi yang baik dengan pihak manaj eme n puncak dalam bentuk informasi

yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan.

#'


14/40

/. +erwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam

perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik.

Siklus normal fungsi pembelian meliputi berikut ini $

#. 9enentuan kebutuhan, melalui skedul produksi manufaktur, penentuan

penggantian persediaan 2>nventory :eplenishment :eGuirement4, Penentuan Pembelian

secara 7husus 2Speciali


15/40

Pengendalian intern $

!arang diawasi secara fisik sejak saat diterima sampai digunakan.

Dilakukan penelitian atas deskripsi, jumlah, saat kedatangan serta kondisi barang

saat barang diterima.

Pegawai dibagian penerimaan harus independen dari bagian gudang dan

akuntansi.

1atatan akuntansi hendaknya memindahkan tanggung jawab barang tersebut dari

bagian penerimaan ke gudang dan selanjutnya dari gudang ke pabrik.

'. =ungsi Pengakuan 7ewajiban

Dokumen yang berhubungan $

a. @urnal Perolehan 2Acquisition Journal4

b. Iota Debet 2ebet !ote4

c. 6aporan >khtisar Perolehan 2"ummary Acquisition Report4

d. Joucher

e. =aktur Pemasok 2#endor $nvoice4

f. !erkas >nduk utang 0saha 2Account Payable %aster &ile4

g. Ieraca Saldo utang 0saha 2Account Payable 'rial alance4.

Pengendalian >ntern $

Adanya dokumen dan catatan yang memadai, prosedur penanganan catatan yang

memadai.

Adanya pengecekan yang independen atas pelaksanaan.

Adanya persyaratan bahwa pegawai yang mencatat perolehan tidak mempunyaiakses pada kas, efek"efek dan aktiva lainnya.

(. =ungsi Pemrosesan dan Pencatatan 7as

Dokumen yang berhubungan $

a. 1ek

b. @urnal Pengeluaran 7as 2ash isbursements Journal4.

Pengendalian >ntern $

Adanya penandatanganan setiap cek oleh orang dengan otorisasi yang memadai.

#)


16/40

Pemisahan tanggung jawab antara penandatangan cek dengan pelaksana fungsi

hutang usaha.

Adanya pemerikasaan yang cermat atas dokumen pendukung oleh penandatangan

cek saat cek ditandatangani.

1ek seharusnya prenumbered dan dicetak diatas kertas khusus sehingga sulit

mengganti nama penerima dan jumlahnya.

Adanya pengawasan fisik atas cek yang belum diisi, dibatalkan dan yang sudah

ditandatangani.

Setiap dokumen pendukung dibubuhi nomor cek untuk mencegah penggunaan

ulang dokumen tersebut sebagai pendukung terhadap cek lain.

2.11 Pr#seur Auit -ang Di"erlukan

#. 9emahami Pengendalian >ntern

Pemahaman atas >nternal control dapat diperoleh melalui$

9empelajari flowchart siklus pembelian dan pembayaran

9ereview hasil kuisioner pengendalian intern

9elaksanakan walk"through test.

&. 9enilai :isiko Pengendalian yangDirencanakanPengendalian intern kunci untuk fungsi bisnis$

8torisasi +ransaksi Pembelian

0ntuk menjamin bahwa setiap barang atau jasa yang dibeli memang sesuai dengan

keperluan perusahaan.

Pemisahan fungsi penerimaan 2custody4 aset dari fungsi lainnya.

0ntuk menjamin barang yang dikirim supplier adalah sesuai denganyang dipesan.

Pembukuan tepat waktu dan review transaksi secara independen.

0ntuk menjamin transaksi pembelian dicatat pada saat yang tepat dan dengan nilai

yang tepat.

8torisasi pembayaran.

0ntuk menjamin pembayaran dilakukan dengan jumlah dan kepada pihak yang

tepat serta tidak ada tagihan yang dibayar lebih dari sekali.

'. 9enentukan 6uasnya Pengujian Pengendalian

Auditor dapat menentukan luasnya 2eKtent4 dari test of control$

#*


17/40

a. Auditor dapat menentukan luasnya 2eKtent4 dari test of control setelah

mengidentifikasi key internal controls dan kelemahan internal control serta menilai

risiko pengendalian.

b. Auditor melakukan tests of controls untuk memperoleh bukti bahwa pengendalian

telah dilakukan secara efektif.

2.12 Taha"Taha" Auit +ungsi Pem$elian

2.12.1 Taha"an Pem$elian an Pengenaliann-a

6angkah"langkah kegiatan pembelian meliputi $

#. Penentuan 7ebutuhan

Aspek"aspek pengendalian ini pada dasranya diperlukan untuk

menjawab pertanyaan apakah penentuan kebutuhan dibuat atas dasar yang layakdan dikomuniksikan secara tepat kepada bagian pembelian. Penentuan itu dapat

didasarkan pada $

a. @adwal Produksi

b. Sistem Persediaan minimum5maksimum

c. Sistem @ust >n +ime

d. Proyek proek perusahaan

e. :encana 7ebutuhan 8perasional lainnya

f. +anggung @awab Penentuan 7ebutuhan

g. Prosedur penentuan 7ebutuhan

&. 8torisasi Pembelian

Dalam 8torisasi Pembelian terlibat sejumlah pertimbangan yang bukan menjadi

tanggung jawab dari pihak yang menentukan kebutuan, melainkan tanggung

jawab dari bagian pembelian. Pertimbangan pertimbangan yang dimaksud antara

lain didasrakan faktor faktor sebagai berikut $

a. Apakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan%

b. Apakah barang barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau harus

dibeli%

c. Apakah pembelian bisa dilakukan%

d. Apakah anggaranya mengi


18/40

-ang terpenting adalah ada persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang

berwenang dan bagian pembelian telah menginformasikan semua persoalan yang

terkait dalam peleksanaan pembelian kepada pejabat tersebut.

'. Pelaksanaan Pembelian

9endapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembeian yang akan

dilaksanakan, merupakan inti dari aktivitas pembelian. Dalam memilih ekanan

harus mempertimbangkan $

a. 6uasnya 0saha pencarian rekanan.

b. 6uasnya kontak langganan dengan rekanan.

c. 7endala masing masing rekanan.

d. Penawaran yang diajukan rekanan.

e. 7esesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah.

(. +indak 6anjut

Prosedur tindak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis

pembeliannya dan panjangnya periode dari jadwal pengiriman atau

penyerahannya.

). Penyelesaian Pengiriman

Pengiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian dengan

perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan.

*. Penyelesaian 7euangan

Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama dengan

begian keuangan. -ang perlu diperhatikan adalah kecepatan penyampaian

dokumen dokumen sehubungan dengan pembelian ini, sehingga pembayaran

kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian ini, sehingga pelaksanaan

pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan tepat waktu untuk dapat

memanfaatkan potongan potongan pembelian.

2.12.2 Pr#gram Pemeriksaan /egiatan Pem$elian

#. Pemeriksaan Pengelolaan :isiko

&. Pemeriksaan Pengendalian

Diantaranya $

A. Penentuan 7ebutuhan

#4 +ujuan Pemeriksaan 9eliputi $

#C


19/40

a. 0ntuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana kebutuhan barang5

jasa.

b. 0ntuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai dengan tujuan

menunjang kegiatan" kegiatan perusahaan secara menyeluruh.

c. 0ntuk mengetahui apakah rencana kebutuhan tersebut disahkan oleh

pejabat yang berwenang.

&4 6angkah"6angkah 7erja $

a. Peroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau jasa.

b. 9intakan rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli.

c. 9eneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa tidak.

d. 9intakan rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang dari

perusahaan.

e. Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metode dan

prosedur yang berlaku.

!. 8torisasi Pembelian


a. 0ntuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian.

b. 9enguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.


a. :eview prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus pada $

#. Siapa yang mengajukan permintaan pembelian.

&. Persetujuan.

'. =ormulir apa yang akan digunakan.

b. Periksa dan lakukan penilaian mengenai $

#. +ingkat ketaatan terhadapprosedur yang telah ditetapkan.

&. Apakah prosedur yang berlaku cukup memadai.

1. Pelaksanaan Pembelian


a. 0ntuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan

pembelian yang dutetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada

umumnya.

b. 0ntuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan.

#


20/40

c. 0ntuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan eisiensi

kegiatan pembelian.


a. 6akukan secra sampel pengujian terhadap transaksi pembelian untuk

memastikan ketaatan terhada kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan

pembelian yang telah ditetapkan, baik tentang pelelangan umum,

pelelangan terbatas, penunjukan langsung, maupun pengadaan langsung.

b. 9eneliti kebenaran formal dan material dari surat Perintah 7erja atau

Surat perjanjian kontrak.

c. 9eneliti apakah telah dilakukan penggunaan Daftar rekanan mampu.

d. +eliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok pembelian.

e. Pastikan bahwa formulir standart untuk permintaan pembelian telah diisi

dengan persyaratan dan kondisi yang layak sesuai dengan kebijakan yang

berlaku.

D. +indak 6anjut Proses Pembelian


0ntuk mengetahui apakah tedapat langkah langkah untuk memastikan

agar produk produk yang dipesan benar benar dikerjakan sesuai dangan

persetujuan pesanan pembelian.


a. 9eminta dokumen dokumen yang berhubungan dengan tanggal

penerimaan serta spesifikasi barang barang yang dipesan.

b. 9elakukan penilaian terhadap cara" cara petugas pembelian memantau

pesanan pembelian.

c. 9eneliti apakah dilakukan langkah langkah untuk memastikan

dipenuhinya pesanan seperti mengunjungi dan mengamati pengerjaan

barang barang yang dipesan serta mengadakan kontak regular dengan

para penjual.

E. Penerimaan !arang


a. 0ntuk memastikan apakahpetugas atau bagian yang menerima barang

secara organisatoris bebas dari petugas atau bagian pembelian.

&3


21/40

b. 0ntuk memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab telah

melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang" barang yang

diterima sesuai prosedur yang ditentukan.


a. 9eneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian

yang menerima barang dengan petugas atau bagian yang melakukan

pembelian.

b. 9eneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan barang

mendukung terlaksananya pemeriksaan yang memedaiterhadap

penerimaan barang

c. 9elakukan pengujian terhadap sebagian barang barang tersebut telah

diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak.

d. 9emperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana

klaim itu ditetakan.

=. Penyelesaian 7euangan


a. 0ntuk mengetahui apakah telah dilakukan langkah langkah

pengendalian yang perlu sebelum pembayaran dilakukan oleh bagian

keuangan.

b. 0ntuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara bagian

pembelian dangan keuangan.


a. 9eneliti apakah dilakukan pencocokan antara bukti pesanan pembelian

yang asli dengan data peneimaan barang.

b. 9eneliti mengenai potongan potongan yang diberikan apakah telah

memenuhi prosedur yang ditetapkan dan jumlahnya sesuai apa tidak.

c. 9elakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak bagian

keuangan di ikut sertakan apa tidak.

2.13 Pemeriksaan Su$stansi

Program ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas kegiatan

pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam periode pemeriksaan

dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari pengujian pengendalian diatas.


22/40

Pemeriksaan intern bertujuan untuk mengevaluasi tentang efektivitas, efisiensi dan membantu

manajemen mencapai tujuannya.

9elalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat

diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. +anggung jawab itu setidaknya meliputi & hal

sebagai berikut$

#. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. !erbagai

catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan

sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan

dengan baik.

&. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui

pengawasan terhadap permintaan barang5jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang

diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses

penerbitan P8, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur.

2.1% Test #0 #ntr#l an Su$stantie Test #0 Transati#n untuk Pem$elian

2.1%.1 !urrene

Pengertian $

Pembelian yang dibukukan adalah untuk barang dan jasa yang diterima dan

konsisten dengan kebutuhan Auditee.

7ey internal control $

Dokumen purchase reGuisition, purchase order, laporan penerimaan barang,

invoice5faktur dari supplier dilampirkan pada journal voucher.

Penjurnalan dilakukan untuk supplier yang telah mendapat otorisasi dalam master

file.

Dokumen yang telah dijurnal ditandai 2dicap sudah dijurnalB4 agar tidak

digunakan ulang.

>nvoice, laporan penerimaan barang, dan purchase order diverifikasi secara

internal.

+est of control$

Periksa kebenaran dokumen yg dilampirkan dalam suatu jurnal voucher.

Periksa indikasi suatu otorisasi.

Periksa indikasi suatu penandaan pada dokumen yang sudah dijurnal. Periksa indikasi suatu verifikasi internal.

&&


23/40

Substantive +est of +ransaction$

EKamine jurnal pembelian, ledger, dan master file hutang untuk jumlah yang

besar dan tidak biasa.

Periksa kelayakan dan keaslian dokumen pendukung.

+race perolehan inventory ke inventory master file.

Periksa aktiva tetap yang dibeli.

2.1%.2 #m"leteness 4/elengka"an5

Pengertian $

Seluruh transaksi pembelian telah dicatat.

7ey internal control $

Purchase order, laporan penerimaan barang, dan voucher bernomorurut tercetak

dan dipertanggungjawabkan.

+est of control$

itung urutan purchase order, laporan penerimaan barang, dan voucher.

Substantive +est of +ransaction $

+race dari berkas laporan penerimaan barang hingga ke jurnal pembeliannya.

+race dari invoice5faktur supplier hingga ke jurnal pembeliannya.

2.1%.3 Aura- 4/eakuratan5

Pengertian $

+ransaksi pembelian telah dicatat secara akurat.

7ey internal control$

7alkulasi dan penjumlahan diverifikasi secara internal.

+otal batch dibandingkan dengan laporan ikhtisar yang dihasilkancomputer.

Pembelian disetujui sesuai dengan harga dan diskon yang diberikan.

+est of control$

Periksa indikasi verifikasi internal.

Periksa berkas total batch untuk melihat adanya verifikasi petugas.

Periksa indikasi otorisasi

Substantive +est of +ransaction $

!andingkan nilai yang dibukukan dengan nilai pada invoice, dokumen

penerimaan barang atau dokumen pendukung lainnya.

&'


24/40

itung ulang 2recompute4 keakuratan perhitungan dalam invoice, termasuk diskon

dan tambahan biaya.

2.1%.% lassi0iati#n 4/lasi0ikasi5

Pengertian $ +ransaksi pembelian telah diklasifikasikan ke account yang benar.


Auditee telah memiliki chart of account yang standar.

7lasifikasi account telah diverifikasi secara internal.

+est of control$

Periksa S8P untuk penggunaan chart of account.



!andingkan klasifikasi dengan chart of account dan invoice dari Supplier.

2.1%.& Timing 4Te"at 6aktu5

Pengertian$

+ransaksi pembelian telah dibukukan pada tanggal 2periode4 yang tepat.


S8P mengharuskan pembukuan transaksi sesegera mungkin setelah transaksi

terjadi.

+anggal pembukuan diverifikasi secara internal.

+est of control$

Periksa S8P dan observasi apakah ada invoice yang belum dibukukan.



!andingkan tanggal laporan penerimaan barang, invoice, dengan tanggal dalam

jurnal pembelian.

2.1%.' P#sting an Summari7ati#n

Pengertian $

+ransaksi pembelian telah dimasukkan ke master file hutang dan inventory, serta

diikhtisarkan ke ledger yang sesuai.


&(


25/40

9aster file diverifikasi secara internal.

+otal jumlah dalam master file dibandingkan ke ledger.

+est of control$


Periksa indikasi perbandingan antara master file dengan ledger.


0ji keakuratan penjumlahan pada master file dan ledger.

2.1& 8isik# /esalahan /lien

# . :isiko melekat yang berhubungan dengan transaksi"transaksi siklus pengeluaran

meliputi $a. Seberapa banyak volume transaksi.

b. 7emungkinan adanya pembelian dan pengeluaran kas yang tidak diotorisasi.

c. 7emungkinan adanya pembelian aktiva yang tidak memadai.

d. Dalam kasus kapitalisasi kas atau penentuan biaya periodic harus

mempertimbangkan terhadap aspek kesinambungan dalam akuntansinya.

& . +erhadap transaksi pembayaran hutang.

a. 7emungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui,

harus dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan

terhadap kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat

melakukan pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek

melakukan pengecekan dengan bebas terhadap dokumen pendukung.

b. 7emungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap

terhadap voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor

dapat melakukan pengujian apakah semua pembayaran diberi cap.

c. 1heck mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan

pengecekkan oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check

dengan voucher"nya.

d. 1heck mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan

pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan

pengujian dengan melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check,

dan observasi proses pengiriman check.

' . +erhadap transaksi pengeluaran kas.

&)


26/40

a. 1heck mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut

tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen

bemomor urut tercetak.

b. 7esalahan"kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan

rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat

melakukan pengujian terhadap bank rekonsiliasi.

c. 1heck tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk

mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang

dilakukan dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam

pengecekan.

2.1' Sistem 9anajemen Pem$elian Bahan Baku "aa PT. :;nformasi catatan yang faktual tentang persediaan yang maksimum dan minimum.

'4 Penyebab $

a4 7urangnya koordinasi antara bagian gudang kepada bagian pembelian mengenai

perubahan permintaan yang terjadi,

b4 Penetapan tingkat persediaan minimum tidak memperhitungkan perubahan

permintaan, yang mengharuskan waktu pengadaan barang lebih cepat dari

permintaan sebelumnya demi kelancaran aktifitas produksi.

(4 Akibat $ proses produksi tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

. Pela"#ran

+ahap ini merupakan tahap terakhir dari kegiatan pemeriksaan operasional yaitu membuat

laporan hasil audit operasional. 6aporan hasil pemeriksaan operasional atas pembelian

bahan baku dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada general manager . 6aporan

harus disusun secara objektif, jelas dan singkat agar isinya mudah dimengerti. 6aporan

pemeriksaan operasional pada umumnya meliputi unsur"unsur sebagai berikut$

#4 +ujuan dan ruang lingkup pemeriksaan, untuk memberikan gambaran manfaat tersebut

kepada pembaca,

&4 +emuan pemeriksaan, yang dijelaskan secara objektif dalam bahasa yang jelas dan

sederhana,

''


34/40

'4 Saran dan rekomendasi, untuk mengambil tindakan yang perlu dilakukan untuk

mengatasi masalah yang ada.

e. Tinak Lanjut

+indak lanjut atas hasil pemeriksaan operasional merupakan indikasi yang menunjukkan

sampai sejauh mana pemeriksaan yang telah dilakukan mendapat tanggapan dan dukungan

darigeneral manager, karena segala usaha dilakukan dalam melaksanakan pemeriksaan

operasional akan berarti apabila disertai tindak lanjut atas saran atau rekomendasi yang

telah diberikan. Adapun saran atau rekomendasi yang telah diberikan, sebagai berikut$

#4 Dibutuhkan koordinasi yang efektif antara bagian pembelian dengan bagian gudang

mengenai jumlah persediaan minimum yang terdapat di gudang, dimana bagian gudang

membuat tembusan data mengenai persediaan bahan baku ke bagian pembelian

sehingga bagian pembelian dapat mem"/ollo2 uppermintaan bahan baku dari gudang,

&4 Analisa jadwal produksi mingguan untuk mengetahui penyimpangan dari rencana,

sehingga dapat menghindari terjadinya jumlah persediaan dibawah persyaratan

minimum akibat proses produksi yang berjalan lebih cepat dari dugaan semula, karena

melonjaknya permintaan pasar.

2.1) Analisa Deskri"ti0 /uantitati0

a. Pelaksanaan Sistem 9anajemen Pem$elian Bahan Baku "aa PT. :;

audit operasional fungsi pembelian

Documents