digital 2015-3-20392955 ta prasya aninditya

8/18/2019 Digital 2015-3-20392955 TA Prasya Aninditya

1/70

UNIVERSITAS INDONESIA

PENGENDALIAN INTERNAL PADA SIKLUS PENGELUARAN

ANGGARAN KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA NEW YORK

MENGGUNAKAN ANALISIS DOKUMENTASI DAN REKONSILIASI

LAPORAN MAGANG

PRASYA ANINDITYA0906532540

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

DEPOK

JULI 2014

Pengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014


2/70


PENGENDALIAN INTERNAL PADA SIKLUS PENGELUARAN

ANGGARAN KANTOR PERWAKILAN BANK INDONESIA NEW YORK

MENGGUNAKAN ANALISIS DOKUMENTASI DAN REKONSILIASI

LAPORAN MAGANGDiajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Sarjana Ekonomi

PRASYA ANINDITYA

0906532540

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

DEPOK

JULI 2014



3/70

ii UNIVERSITAS INDONESIAPengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014


4/70

iii UNIVERSITAS INDONESIAPengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014


5/70

iv UNIVERSITAS INDONESIA

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan

karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir dalam benuk

Laporan Pelaksanaan Program Magang ini.

Program magang dilaksanakan sebagai alternatif pilihan tugas akhir Skripsi dari

Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Laporan

Magang ini disusun sebagai pelengkap program magang yang telah dilaksanakan

dalam periode 3 (tiga) bulan atau minimal 90 hari.

Dalam penyelesaian Laporan Magang ini, tidak lepas dari banyak pihak yang

telah memberikan masukan dan bantuan kepada penulis. Untuk itu, penulis

mengucapkan terima kasih pada:

1. Ibu Sylvia Veronica, selaku Kepala Departmen Akuntansi yang telah

membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan pra pelaksanaan program

magang.2. Ibu Desti Fitriani dan Ibu Siti Nurwahyuningsih selaku tim Dosen Penguji

yang membantu dan memberikan masukan yang berharga pada saat siding

dan pasca-sidang.

3. Bapak Chaerul Djakman, selaku Dosen Pembimbing yang dengan sabar

telah meluangkan waktu untuk membimbing dan mengarahkan penulis

dalam penyusunan laporan ini.

4. Ibu Miranti Kartika Dewi, selaku pembimbing akademis penulis yang selalu

membantu penulis sehingga penulis sampai pada tahap ini.

5.

Bapak Sugeng, selaku Pimpinan Kantor Perwakilan Bank Indonesia New

York yang memberikan izin kepada penulis untuk melaksanakan program

magang di Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York.

6.

Bapak Iwan Setiawan, selaku Chief Economist Kantor Perwakilan Bank

Indonesia New York yang turut membina penulis sebelum dan selama

program magang berlangsung.



6/70

v UNIVERSITAS INDONESIA

7. Bapak Arditya Dinar Fiskiawan, selaku Kepala Bidang Administrasi Kantor

Perwakilan Bank Indonesia New York yang berperan sebagai supervisor

penulis dalam program magang.

8.

Bapak Dudi, Bapak Anton dan Auntie Aurora, selaku local staff Kantor

Perwakilan Bank Indonesia New York yang senantiasa penulis repotkan

dengan pertanyaan-pertanyaan seputar prosedur dan peraturan di KPw, yang

bersedia membagi tugas dan pekerjaannya kepada penulis sehingga penulis

mendapatkan pengalaman di dunia kerja.

9. Ibu Ruth, Bapak Nugi dan Mas Sigit, sebagai dealers Kantor Perwakilan

Bank Indonesia New York yang memberikan pengetahuan praktis tambahan

bagi penulis dalam bidang pengelolaan dana dan pasar saham.

10. Arief, Harta dan Yogi, selaku rekan magang penulis di Kantor Perwakilan

Bank Indonesia New York. Thank you, guys, for the best 3 months EVER.

11. Seluruh dosen dan asdos FEUI yang telah memberikan pengetahuan dan

bimbingan yang sangat berharga bagi penulis. Semoga ilmu tersebut dapat

penulis gunakan dengan baik dan dapat memberikan manfaat bagi bangsa

dan negara Indonesia.

12.

Para dosen Program Sarjana Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia yang

telah memberikan arahan, bantuan, bimbingan serta ilmu di dalam maupun

di luar lingkungan perkuliahan.

13. Seluruh pegawai FEUI yang telah berjasa bagi penulis.

14. Avijun Budiharti dan Iman Santosa, selaku orang tua penulis yang

senantiasa memberikan dukungan yang tidak dapat dihitung besarnya.

15. Muliawan Suprihandono dan Virdreeana Yuristianty, selaku keluarga

penulis yang bersedia menampung penulis selama program magang di NewYork.

16. Dea, Fira, Putri, Rissa, Tepi, Yuke dan para plus plus yang selalu ada

disamping penulis di saat susah maupun senang, terima kasih atas segala

petuah dan pengalaman yang kalian bagi untuk penulis, terima kasih untuk

kalian.

17. Geng Maker terutama Adit, Aisya, Andre, Amas, Bobob, Duta, Dini, Ferin,

Ilham, Indra, Lupi, Nana, Naqib, Pupu, Rangga dan Ripa yang selalu ada



7/70

vi UNIVERSITAS INDONESIA

dan sangat kreatif untuk menghibur dan melengkapi hari-hari penulis, YOU

RAWK!!

18.

Buwaneka Jayanetti, who always stood beside me no matter what, who

supports me each time I’m limping through life, who can brought me up

from my deepest pit, I thank you for being a part of me as a friend, a

brother, and a best-bud. Thank you.

19. Anhar Raiardi dan Rizky Ajrina yang membantu penulis dalam penyusunan

laporan ini ketika penulis kesulitan menyusun tata bahasa yang baik dan

benar.

20. Teddy Triantara dan Niken Kartika Irmadella selaku sahabat dekat penulis.

When the road gets rocky, you were always there for me. I thank you both so

much for the support, for everything .

21. Adrianus Henri Hartanto, Catherine Dian, Fabio Ray Jordan dan Shan

Aristyo Siregar. Tanpa kalian, tahun terakhir di FEUI tidak akan seberharga

ini. Terima kasih kawan, atas dukungan yang kalian berikan, kenangan yang

kalian bagikan dan pelajaran yang tidak ternilai harganya.

22. Semua pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Terima

kasih atas segala bantuan, dukungan, semangat dan doa yang diberikan

kepada penulis.

Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan dari semua pihak yang telah

mendampingi penulis dan membantu penulis hinggal saat ini. Akhirnya, penulis

berharap laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pengembangan ilmu.

Depok, 16 Juli 2014

Prasya Aninditya



8/70

vii UNIVERSITAS INDONESIAPengendalian internal…., Prasya Aninditya, FE UI, 2014


9/70

viii UNIVERSITAS INDONESIA

ABSTRAKSI

Nama : Prasya Aninditya

Program Studi : Akuntansi

Judul : Pengendalian Internal pada Siklus Pengeluaran Anggaran

Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York

menggunakan Analisis Dokumentasi dan Rekonsiliasi

Pengendalian internal merupakan bagian penting dalam sebuah organisasi untuk

memastikan ketepatan dan akuntabilitas laporan keuangan. Tentunya mutasi asetlikuid tetap merupakan sebuah faktor penting dalam memastikan ketepatan sistim

pelaporan keuangan. Metode kantor perwakilan di negara asing untuk

menciptakan sebuah pengendalian internal yang efektif, termasuk kendali

terhadap segala kegiatan termasuk aset likuid – dengan tetap mengacu pada

peraturan lokal dan peraturan dalam negeri – menjadi pertanyaan utama/kunci

dalam laporan ini. Pendekatan empiris dengan penjelasan kualitatif digunakan

dalam penulisan laporan ini untuk memastikan kerahasiaan data. Analisis ini

digunakan untuk menjelaskan mekanisme dari pengendaliankegiatan internal dari

siklus pengeluaran entitas dan untuk membuktikan bahwa pengendalian internal

yang efektif dalam sistim akuntasi otomatis merupakan dengan melakukan

perbandingan antara temuan dan catatan dalam sistem. Meski adanya temuankesalahan, pengendalian dalam sistem otomasi akuntansi sangat memadai untuk

merepresentasikan kegeiatan keuangan dan untuk memastikan pelaporan

keuangan yang akurat. Namun kegiatan pengendalian seperti dokumentasi dan

rekonsiliasi tetap dibutuhkan untuk menjaga efektivitas dan efisiensi dari

pengendalian internal.

Kata kunci : Pengendalian Internal, Kantor Perwakilan, Sistem

Informasi Akuntansi, Siklus Pengeluaran, Pengendalian

Kas, Dokumentasi, Rekonsiliasi



10/70

ix UNIVERSITAS INDONESIA

ABSTRACT

Name : Prasya Aninditya

Study Programme : Accounting

Title : Internal Contol Analysis on Expenditure Cycle in

Representative Office of Bank Indonesia in New York

using Documentation and Reconciliation Analysis

Internal control is always needed and always be a big part in an organization to

ensure accurate and accountable financial reports. By all means, liquid assets

mutation is always an important factor to achieve accuracy in financial reporting

system. Thus, how does a representative office in a foreign country create an

effective internal control, including their control activities especially on liquid

assets – while referring back to local regulation and home regulations – will be the

key question in this report. Empirical approach with qualitative explanation is

used in this report to maintain confidentiality of the data. This analysis isused to

explain the mechanism of internal control activities in entity’s expenditure cycle

and to prove that the internal control in automated accounting system is effective

by comparing findings and records in the system. Despite of the error findings, the

control in the automated accounting system is very adequate to represent financialactivities and to ensure accurate financial reporting. However, control activities

such as documentation and reconciliation is still needed to maintain the

effectiveness and efficiency of internal control.

Keywords : Internal Control, Representative Office, Accounting

Information System, Expenditure Cycle, Cash Controlling,

Documentation, Reconciliation



11/70

x UNIVERSITAS INDONESIA

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .............................................................................................. i

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ................................................ ii

HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. iii

KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS

AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ............................................ vii

ABSTRAKSI ....................................................................................................... viii

ABSTRACT .......................................................................................................... ix

DAFTAR ISI .......................................................................................................... x DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xii

DAFTAR TABEL .............................................................................................. xiii

DAFTAR GRAFIK ............................................................................................ xiv

BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................... 1

1.1 LATAR BELAKANG .................................................................................... 1

1.2 LATAR BELAKANG PELAKSANAAN MAGANG ........................................... 3

1.3 TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN MAGANG ....................................... 4

1.4 PELAKSANAAN K EGIATAN MAGANG ........................................................ 4

1.5 R UANG LINGKUP PENULISAN LAPORAN .................................................... 5

1.6 TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN ........................................................ 5

1.7 SISTEMATIKA PENULISAN ......................................................................... 6

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................... 8

2.1 SISTEM I NFORMASI ORGANISASI ............................................................... 8

2.2 PENGENDALIAN I NTERNAL ...................................................................... 10

2.2.1 Komponen Kontrol Internal ............................................................... 11

2.3 PEDOMAN R EKONSILIASI K ANTOR PERWAKILAN BANK I NDONESIA NEW

YORK ...................................................................................................... 16

2.3.1 Rekonsiliasi Giro Bank ...................................................................... 16

2.3.2 Rekonsiliasi Kartu Kredit .................................................................. 17

BAB 3 PROFIL ORGANISASI ....................................................................... 18

3.1 PROFIL BANK I NDONESIA ........................................................................ 18

3.1.1 Sejarah Bank Indonesia ..................................................................... 18

3.1.2 Visi dan Misi ..................................................................................... 19

3.1.3 Struktur Organisasi Bank Indonesia .................................................. 20

3.2 K ANTOR PERWAKILAN BANK I NDONESIA ............................................... 21



12/70

xi UNIVERSITAS INDONESIA

3.2.1 Sejarah Kantor Perwakilan Bank Indonesia (New York) .................. 23

3.2.2 Struktur Organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York . 25

3.2.3 Bagian Administrasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York 26

BAB 4 PEMBAHASAN DAN ANALISIS MASALAH ................................. 28

4.1 SIKLUS PENGELUARAN PADA K ANTOR PERWAKILAN BANK I NDONESIA

NEW YORK .............................................................................................. 28

4.1.1 Mekanisme Transaksi Pengeluaran Anggaran Kantor Perwakilan

Bank Indonesia New York ................................................................ 29

4.1.2 Mekanisme Pengeluaran Kas (Mutasi Rekening) Kantor Perwakilan

Bank Indonesia New York ................................................................ 32

4.2 A NALISIS PENGENDALIAN I NTERNAL ATAS SIKLUS PENGELUARAN

K ANTOR PERWAKILAN BANK I NDONESIA NEW YORK ............................ 35

4.2.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment) ............................ 364.2.2 Penaksiran Risiko (Risk Assessment) ............................................... 37

4.2.3 Aktivitas Pengendalian (Control Activities)...................................... 41

4.2.4 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) ........ 44

4.2.5 Pengawasan (Monitoring Activities) ................................................. 45

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 50

5.1 K ESIMPULAN ........................................................................................... 50

5.2 SARAN..................................................................................................... 52

DAFTAR REFERENSI ...................................................................................... 53



13/70

xii UNIVERSITAS INDONESIA

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 - Struktur Organisasi Bank Indonesia ............................................. 21

Gambar 3.2 - Struktur Organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia

New York ...................................................................................... 25

Gambar 4.1 - Proses Otorisasi Dokumen untuk Pengeluaran Anggaran

KPwBI New York ......................................................................... 31

Gambar 4.2 - Mekanisme Pengeluaran Anggaran KPwBI New York ................ 34

Gambar 4.3 - Fishbone Theory oleh Kaoru Ishikawa (1968).............................. 36

Gambar 4.4 - Proses Pengecekan Kelengkapan Dokumen untuk

Rekonsiliasi ................................................................................... 43



14/70

xiii UNIVERSITAS INDONESIA

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 - Uji Kepatuhan Pelaksanaan Rekonsiliasi Giro Bank ........................ 47

Tabel 4.2 - Uji Kepatuhan Pelaksanaan Rekonsiliasi Kartu Kredit ..................... 48



15/70


16/70

1 UNIVERSITAS INDONESIA

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pengendalian internal merupakan sebuah proses pengendalian kegiatan

operasional manajemen agar tetap selaras dengan tujuan organisasi dalam

efektifitas dan efisiensi operasional, laporan keuangan yang dapat diandalkan

serta kepatuhan terhadap hukum, regulasi dan kebijakan. Proses pengendalian

internal dapat dilakukan dengan berbagai cara, salah satunya adalah dengan

rekonsiliasi dan dokumentasi.

Rekonsiliasi adalah sebuah proses pencocokan antara dua kumpulan catatan yang

independen (Tabor et al., 2005). Dalam proses audit, catatan yang digunakan

adalah catatan internal organisasi dengan catatan pihak ketiga. Menurut Peraturan

Dirjen Perbendaharaan Negara No. PER-36/PB/2009 rekonsiliasi dilakukan

dengan mencocokkan catatan internal organisasi dengan catatan Bank. Tujuan

utama pelaksanaan rekonsiliasi adalah untuk menyajikan adanya sebuah kejadiankelengkapan catatan atas kejadian-kejadian tersebut dan menjamin upaya

penyusunan laporan keuangan yang kredibel.

Dokumentasi adalah sebuah proses pengumpulan dan mengklasifikasikan

dokumen dan menyajikan informasi di dalamnya kepada pengguna informasi

(UNESCO, 2006). Undang-Undang Republik Indonesia No. 8 Tahun 1997

tentang Dokumen Organisasi mewajibkan semua jenis organisasi untuk

melakukan dokumentasi atas segala kegiatan yang dilakukan. Kumpulan dokumen

ini diperlukan oleh organisasi sebagai bukti audit, bahan rekonsiliasi dan basis

pengambilan keputusan manajemen.

Ketentuan Undang-Undang tentang dokumentasi berlaku juga terhadap kantor

perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia atau yang mempunyai

kegiatan usaha di luar wilayah Negara Republik Indonesia, dengan tetap

memerhatikan ketentuan yang berlaku di negara setempat (UU No. 8 Tahun 1997



17/70

2


Pasal 28). Sehingga menjadi hal yang menarik untuk ditelaah bagaimana

penerapan dan pelaksanaan Undang-Undang ini dalam rangka melakukan

pengendalian internal pada sebuah kantor perwakilan di luar negeri.

Kantor perwakilan di luar wilayah Indonesia memiliki kegiatan organisasi yang

dinamik, dan tentunya memiliki beberapa tantangan dalam menjalankan

pengendalian internalnya. Sebagaimana Kantor Perwakilan Bank Indonesia New

York, selaku perwakilan Bank Indonesia di luar negeri seperti yang telah diatur

oleh Undang-Undang No. 13 Tahun 1968, Kantor Perwakilan Bank Indonesia

bertugas menjalankan fungsi hubungan internasional Bank Indonesia seperti

menjalin hubungan dengan lembaga internasional dan melakukan fungsi utama

bank sentral di luar wilayah Indonesia. Kantor Perwakilan Bank Indonesia juga

berperan mewakili pemerintah Negara Republik Indonesia sebagai delegasi

Indonesia di luar negeri. Dengan mengamati apa yang dicanangkan oleh Bapak

Presiden Susilo Bambang Yudoyono pada 28 September 2012 (Situs Resmi Partai

Presiden Republik Indonesia) mengenai lima kepentingan yang diperjuangkan

delegasi Indonesia di New York yaitu:

1.

Kerjasama ekonomi, khususnya menggalang kerjasama investasi diIndonesia

2. Kerjasama non-ekonomi, yaitu menggalang kerjasama untuk

mensukseskan pembangunan dalam negeri. Misalnya, dalam bidang

pembangunan, bidang pangan dan bidang perlindungan hutan.

3. Mensukseskan misi PBB khususnya misi panel yang telah dibentuk oleh

Sekjen PBB untuk merumuskan dan menghasilkan kerangka kerjasama

4.

Perluasan peran internasional Indonesia yang konstruktif di berbagaiforum global

5. Menyampaikan pandangan, pemikiran dan usulan Indonesia menyangkut

isu global melalui sejumlah forum penting di PBB

Hal ini menggambarkan betapa dinamisnya lingkup kerja Kantor Perwakilan Bank

Indonesia New York, dalam menjalankan fungsi hubungan internasional bank

sentral dan dalam mewakili pemerintah sebagai delegasi Indonesia di New York.

Tentunya untuk menjalankan tugas yang diembankan kepada Kantor Perwakilan



18/70

3


Bank Indonesia New York dengan efektif dan efisien, membutuhkan

pengendalian baik secara internal organisasi maupun dari sisi anggaran. Sehingga

muncul pertanyaan bagaimana pengendalian internal Kantor Perwakilan Bank

Indonesia dalam menjalankan berbagai peran yang dimiliki sampai tercipta

efisiensi dalam organisasi. Bedasarkan uraian di atas, penulis mengadakan

penelitian terhadap pengendalian internal atas siklus pengeluaran anggaran yang

dilakukan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York dengan

mempertimbangkan Undang-Undang Republik Indonesia.

1.2 Latar Belakang Pelaksanaan Magang

Untuk menghadapi dunia kerja nyata, mahasiswa perlu memiliki kemampuan

tidak hanya pengetahuan teoritis saja, pengalaman praktis, softskill dan

kemampuan mengaplikasikan pengetahuan teoritis ke dalam dunia kerja nyata

menjadi faktor penting dalam kompetensi. Hal ini menjadi pertimbangan yang

mendesak perguruan tinggi sebagai tempat lahirnya para sarjana untuk

menciptakan sebuah sistem pendidikan yang mendukung mahasiswanya untuk

mendapatkan pengetahuan baik konseptual maupun praktikal yang dapat

mendorong kompetensi mahasiswa untuk dapat bersaing dalam mendapatkanlapangan kerja.

Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia membuka

kesempatan bagi para calon sarjana untuk mempelajari ilmu terapan dari konsep

akuntansi yang telah didapatkan di bangku kuliah serta mandapatkan pengalaman

kerja nyata melalui program magang. Selama program magang ini, mahasiswa

berkesempatan untuk memproyeksikan konsep-konsep yang telah dipelajari ke

dalam tugas yang diberikan dan bagaimana menyiapkan solusi atas masalah yang

timbul baik sesuai maupun di luar ekspektasi, sehingga mahasiswa mendapatkan

gambaran sesungguhnya dari dunia kerja nyata. Selain itu, mahasiswa akan

berinteraksi dengan berbagai pihak dengan latar belakang berbeda, sehingga

mahasiswa diharapkan dapat memperlajari bagaimana komunikasi bisnis dan

kehidupan sosial di lingkungan kerja.



19/70

4


1.3 Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang

Penulis mengikuti program magang di Kantor Perwakilan Bank Indonesia yang

berlokasi di New York. Kegiatan magang ini berlangsung selama 3 (tiga) bulanterhitung sejak 20 Juni 2013 hingga 27 September 2013.

1.4 Pelaksanaan Kegiatan Magang

Pada program magang yang diberikan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia

New York, penulis ditempatkan di Divisi Administrasi yang bertanggung jawab

atas segala transaksi keuangan, distribusi surat dan memo, serta inventaris entitas.

Selama kegiatan magang, penulis diberikan kesempatan untuk mempelajari

bidang kerja Divisi Administrasi secara keseluruhan, akan tetapi penulis

berkonsentrasi kepada segala transaksi keuangan yang dilakukan oleh entitas dan

bertugas untuk membantu bidang keuangan dalam proses rekonsiliasi dan

pengumpulan data audit atas rekonsiliasi. Kegiatan yang dilakukan oleh penulis

dalam mengumpulkan data dengan teknik observasi dan teknik dokumentasi,

antara lain:

1.

Mengatur arsip dengan mengelompokkan ke dalam 3 (tiga) divisi sesuaidengan divisi kerja di Kantor Perwakilan, yaitu; Divisi Administrasi,

Divisi Ekonomi Internasional dan Divisi Pengelolaan Portfolio.

2. Mengumpulkan bukti-bukti administrasi keuangan termasuk antara lain

anggaran tahunan Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York, bukti cek

yang keluar, rekening koran JP Morgan Chase Bank, Warkat Anggaran

dan laporan rekonsiliasi periode sebelumnya.

3. Membuat rancangan kasar monitoring anggaran yang dibuat sesuai dengan

pengajuan anggaran dan realisasi anggaran di tahun sebelumnya.

4. Memeriksa kelengkapan arsip administrasi terkait dengan pengeluaran

Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York.

5.

Melakukan proses rekonsiliasi bank atas catatan pengeluaran Kantor

Perwakilan Bank Indonesia New York dengan laporan rekening koran

yang dikeluarkan oleh JP Morgan Chase Bank .



20/70

5


6. Menyusun laporan atas rekonsiliasi bank yang dilakukan atas mutasi

rekening yang tidak tercatat dalam catatan pembukuan Kantor Perwakilan

Bank Indonesia.

1.5 Ruang Lingkup Penulisan Laporan

Selama melaksanakan program magang, penulis berkesempatan untuk

mempelajari aktivitas transaksi pengeluaran anggaran serta mempelajari

bagaimana pengendalian internal berdasarkan dokumentasi dan rekonsiliasi

entitas. Adapun ruang lingkup penulisan laporan magang ini ditekankan kepada

pengendalian internal pada pengeluaran anggaran dengan menggunakan analisis

komponen pengendalian internal khususnya dokumentasi dan rekonsiliasi entitas.

Kedua hal ini menarik untuk dibahas dan ditelaah lebih lanjut karena proses

dokumentasi merupakan sebuah proses yang diwajibkan bagi bentuk organisasi

apapun untuk mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilakukan sebagai bahan

rekonsiliasi dan merupakan bagian dari pengendalian internal Kantor Perwakilan

Bank Indonesia New York. Sedangkan untuk menghasilkan laporan

pertanggungjawaban yang dapat diandalkan dan akurat, diperlukan pengendalian

internal yang baik. Sehingga pembahasan laporan akan di khususkan mengenai“Pengendalian Internal pada Pengeluaran Anggaran Kantor Perwakilan

Bank Indonesia New York menggunakan Analisis Dokumentasi dan

Rekonsiliasi.”

1.6 Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk mengetahui siklus pengeluaran

anggaran oleh entitasproses dokumentasi dan rekonsiliasi dalam rangka

melakukan pengendalian internal dan analisis siklus pengeluaran dalam rangka

melakukan pengendalian internal organisasi. Adapun batasan penulisan pada

laporan ini yaitu keterbatasan akses ke dalam sistem BI-SOSA dan kerahasiaan

keuangan entitas, sehingga penelitian dilakukan menggunakan metode komparatif

deskriptif secara empiris.

Hasil dari penelitian ini bermanfaat bagi beberapa pihak. Bagi Universitas,

laporan ini dapat digunakan sebagai referensi untuk penelitian lain dengan topik



21/70

6


dan materi yang berkaitan. Bagi entitas, hasil laporan ini diharapkan dapat

memberikan alternatif solusi dalam pertimbangan untuk mengembangkan dan

meningkatkan kinerja pengendalian internal baik pada sistem informasi akuntansi

maupun pada siklus pengeluaran entitas. Bagi penulis, laporan digunakan sebagai

referensi pengaplikasian pengetahuan teoritis ke dalam dunia kerja nyata yang

menjadi faktor penting dalam pengembangan kompetensi.

Beberapa pokok bahasan yang akan diulas dalam laporan magang ini, antara lain

adalah:

1.

Siklus pengeluaran yang dilakukan oleh Kantor Perwakilan Bank

Indonesia New York

2. Pengendalian atas pengeluaran pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia

New York

3. Peran dokumentasi dan rekonsiliasi dalam pelaksanaan pengendalian

internal

1.7 Sistematika Penulisan

Laporan Magang ini dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu:

BAB 1 : Pendahuluan

Bab ini memberikan gambaran umum mengenai keseluruhan laporan

magang yang ditulis. Bab ini juga menjadi bagian pembuka dan

menjelaskan mengenai latar belakang dari program magang yang dipilih

sebagai salah satu alternatif syarat kelulusan mahasiswa jurusan

Akuntansi, serta menjelaskan tujuan dibuatnya laporan magang ini.

Penulis juga menjelaskan mengenai sistematika pelaksanaan magang,

termasuk di dalamnya tujuan magang, lama waktu magang serta

penjelasan mengenai kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama

program magang berlangsung.

BAB 2 : Landasan Teori

Bagian ini menjelaskan mengenai teori-teori yang menjadi landasan

pembahasan dan analisa pada pengendalian internal entitas dalam



22/70

7


dokumentasi rekonsiliasi. Teori yang dimaksud mencakup konsep

pengendalian internal, aktivitas kontrol dan prosedur yang digunakan oleh

Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York.

BAB 3 : Profil Organisasi

Bagian ini akan memberikan gambaran umum mengenai profil, fungsi,

kegiatan dan struktur organisasi Bank Indonesia sebagai tempat

pelaksanaan magang penulis. Bab ini akan dibagi menjadi tiga bagian,

yaitu profil Bank Indonesia Pusat, profil Kantor Perwakilan Bank

Indonesia New York dan penjelasan mengenai tugas divisi dimana penulis

ditempatkan.

BAB 4 : Pembahasan dan Analisis Masalah

Pembahasan akan dipaparkan dalam bab ini untuk menjawab rumusan

masalah yang telah dijelaskan di bab sebelumnya. Analisa masalah

dilakukan dengan cara mambahas segala aspek yang menjadi bagian dalam

proses dokumentasi dan rekonsiliasi sebagai aktivitasi pengendalian

internal di Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York.

BAB 5 : Kesimpulan dan Saran

Bab ini merupakan bagian terakhir dari keseluruhan laporan yang berisi

ringkasan dan kesimpulan atas analisis pembahasan masalah. Saran yang

berisikan masukan menjadi fokus perhatian utama penulis.



23/70


BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Sistem Informasi Organisasi

Sistem Informasi pada sebuah organisasi dikembangkan untuk memenuhi

kebutuhan informasi yang berhubungan dengan masing-masing dan diterapkan

pada setiap area dan lapisan manajemen organisasi. Dalam Blackwell

Encyclopedia of Management, Davis (2005) menjelaskan sebuah sistem informasi

sebagai seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan

prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud tujuan bersama yang

menghantarkan informasi kepada seluruh bagian organisasi untuk merencanakan,

mengembangkan dan mengelola informasi tersebut. Sedangkan definisi lain dari

sebuah sistem informasi adalah serangkaian prosedur di mana data dikumpulkan,

diolah menjadi sebuah informasi dan di distribusikan kepada pengguna (Hall,

2008). Dari kedua pengertian ini, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi

dibutuhkan oleh setiap organisasi untuk mengolah segala bentuk informasi dari

berbagai bagian organisasi menjadi sebuah produk informasi yang terintegrasi dan

berguna bagi seluruh lapisan manajemen dan pengguna informasi lainnya.

Sistem informasi organisasi digunakan untuk membuat aliran informasi tersedia

untuk pengguna informasi. Laporan ini lebih memfokuskan pada data dan

informasi transaksi, yang dilakukan dalam Sistem Informasi Akuntansi yang

disebut Transaction Processing System (TPS). Transaction Processing System

didefinisikan sebagai siklus transaksi penghasil data mentah (raw data) untuk

laporan manajemen dan keuangan yang membutuhkan perhatian khusus dari para

akuntan profesional (Hall, 2008). Tidak ada regulasi yang mengharuskan suatu

organisasi untuk menggunakan sistem informasi tertentu; keputusan penggunaan

sistem informasi tergantung pada kebijakan manajemen untuk memenuhi

kebutuhan dan tujuan organisasi.

Dalam sistem informasi akuntansi, terdapat 3 siklus yang dilaksanakan dengan

cara dan waktu tertentu dalam suatu organisasi; siklus tersebut adalah expenditure



24/70

9


cycle, Revenue Cycle dan Conversion Cycle (Hall, 2008). Laporan ini lebih

menekankan pada pengelolaan akuisisi dan pembayaran untuk barang dan jasa,

yang selanjutnya akan disebut siklus pengeluaran. Dalam penerapan siklus

pengeluaran ini, sebuah organisasi perlu melakukan kontrol, pengawasan dan

pengelolaan arus kas yang masuk dan keluar. Pengendalian atau kontrol terhadap

siklus pengeluaran dapat dilaksanakan dengan implementasi dokumentasi dalam

organisasi untuk memantau mutasi anggaran guna menjaga akurasi dan

kelengkapan data laporan keuangan. Dokumentasi informasi keuangan ini

dilaksanakan sebagai proses pengelolaan dan pengawasan untuk menjaga

perputaran dan keamanan aset organisasi yang paling likuid, yaitu kas. Selain

dengan dokumentasi, pengendalian dan pengawasan perputaran kas organisasi

dapat dilakukan dengan menerapkan otorisasi terhadap pengeluaran anggaran

untuk menjamin keabsahan transaksi dan mengurangi risiko penggunaan kas yang

tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi. Agar lebih mudah dimengerti,

penjelasan siklus pengeluaran dalam laporan ini akan menggunakan Data Flow

Diagram (DFD) yang mencakup pihak terkait, kebutuhan dokumen dan otorisasi

dalam pelaksanaan pengeluaran anggaran.

Siklus pengeluaran sendiri terdiri dari dua proses, yaitu transaksi pembelian dan

pengeluaran kas. Transaksi pembelian mencakup identifikasi kebutuhan

organisasi, pemesanan, penerimaan dan pengakuan kewajiban atas akuisisi barang

atau jasa. Sedangkan proses pengeluaran kas adalah tindakan pelunasan kewajiban

yang muncul akibat transaksi pembelian yang dilaksanakan sebelumnya. Masing-

masing proses akan dijelaskan sesuai dengan hasil pengamatan pada subjek

penelitian secara lebih rinci pada bab berikutnya.

Untuk menjaga aliran informasi yang akurat dan lengkap serta untuk

mempermudah pengambilan keputusan, dokumentasi siklus pengeluaran perlu

dilakukan dengan menggunakan sebuah sistem yang diterapkan dalam organisasi.

Pentingnya penggunaan sistem informasi membutuhkan adanya kontrol untuk

menjamin kelancatan distribusi dan ketepatan informasi. Oleh karena itu, laporan

ini, pembahasan akan difokuskan kepada analisis siklus pengeluaran termasuk di



25/70

10


dalamnya pelaksanaan komponen pengendalian internal untuk dijadikan referensi

kontol atas sistem informasi yang digunakan.

2.2

Pengendalian Internal

Pengendalian internal diperlukan entitas untuk tetap beroperasi sesuai dengan

tujuan utamanya sehingga pengendalian internal menjadi kunci dari keberhasilan

operasional entitas. Sistem pengendalian internal sendiri bertujuan untuk

mendorong efisiensi dan efektifitas kegiatan organisasi, mendukung pelaporan

yang dapat diandalkan serta memastikan kepatuhan organisasi terhadap hukum

dan peraturan yang berlaku. Seperti yang dijelaskan dalam pengertian

pengendalian internal oleh COSO: Internal Control-Intergrated Framework

(2013): “a process affected by entity’s board of directors, management, and other

personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement

of objectives relating to operations, reporting and compliance.” Sedangkan

definisi pengendalian internal oleh Thorngren (2011) adalah:

“Internal Control is the organizational plan al all related measures

designed to accomplish the following: (1) Safeguard assets ..., (2)

Encourage employees to follow company policy ..., (3) Promote operational

efficiency ... and (4) Ensure accurate, reliable accounting record ... .”

Dengan ini dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah segala proses

yang dipengaruhi oleh direksi, manajemen dan personil lainnya yang dirancang

untuk membantu entitas dalam mencapai tujuannya terkait dengan efisiensi

operasional, akurasi dan kenadalan laporan, kepatuhan komponen entitas atas

regulasi dan hukum yang berlaku serta penjagaan aset entitas.

Dalam melaksanakan pengendalian internal, entitas perlu memperhatikan berbagai

aspek internal entitas. Aspek yang perlu diperhatikan antara lain adalah risiko

yang dihadapi entitas, pihak yang bertanggung jawab atas perumusan dan

pelaksanaan pengendalian internal berdasarkan peraturan dan hukum yang berlaku

serta pembagian tugas oleh manajemen untuk menciptakan efisiensi kinerja dan

efektifitas kontrol. Pendekatan risiko dilakukan sesuai dengan bidang operasi

entitas untuk merumuskan prosedur dan penerapan kontrol internal. Akan tetapi,



26/70

11


pengendalian internal tidak akan efektif apabila komponen entitas tidak memenuhi

prosedur yang telah dirumuskan sebelumnya, sehingga diperlukan pihak yang

bertanggung jawab untuk memeriksa kelengkapan dokumen akuntansi sebagai

dasar bukti pelaporan keuangan serta memastikan bahwa pengendalian internal

telah dilakukan dengan baik. Manajemen entitas juga perlu melakukan pembagian

tugas yang konkrit pada keseluruhan komponen entitas agar pengendalian internal

dapat berjalan dengan optimal. Pembagian tugas ini sangat diperlukan agar

manajemen dapat dengan jelas meminta pertanggung jawaban terhadap pihak

tertentu apabila risiko yang ditaksir terjadi.

2.2.1 Komponen Kontrol Internal

Dalam melaksanakan pengendalian internal, banyak faktor yang harus

diperhatikan oleh entitas karena pengendalian internal merupakan alat untuk

menjaga keselarasan kegiatan operasional entitas dengan strategi dan tujuan

entitas. Terdapat lima komponen pengendalian internal yang dijelaskan COSO

dalam Internal Control: Integrated Framework (2013), yaitu:

1.

Control Environment

2.

Risk Assessment

3. Control Activities

4.

Information & Communication

5. Monitoring

Kelima komponen kontrol internal diatas memiliki peran penting dalam

pelaksanaan kontrol internal organisasi. Masing-masing komponen memiliki tolak

ukur tersendiri untuk memastikan bahwa organisasi telah menjalankan kontrol

yang baik yang akan dijelaskan secara rinci dalam ulasan berikutnya.

2.2.1.1 Control Environment

Lingkungan pengendalian ini merupakan dasar untuk semua komponen lain dari

pengendalian internal agar dapat berfungsi secara optimal. Kelemahan pada

kebijakan dan sistem kendali yang diciptakan oleh pimpinan dan manajemen

menjadi salah satu faktor utama terjadinya kecurangan dalam sebuah organisasi.

Sehingga lingkungan pengendalian harus terbentuk dan mendorong komitmen



27/70

12


dari setiap komponen organisasi untuk melakukan pengendalian internal yang

didukung oleh demonstrasi pengendalian internal yang dilakukan oleh baik

pimpinan maupun manajemen organisasi.

Untuk dapat menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif, maka pimpinan

serta manajemen organisasi perlu menetapkan kebijakan, kode etik dan sistem tata

kelola organisasi yang mampu mendukung keseluruhan komponen organisasi

untuk membentuk lingkungan pengendalian internal yang efektif. Penetapan

kebijakan terkait dengan lingkungan pengendalian mengacu kepada budaya

organisasi yang difokuskan kepada beberapa hal, antara lain:

1. Komitmen terhadap kompetensi yang mengedepankan integritas dan nilai

etika

2.

Kepemimpinan yang kondusif dan mendukung setiap komponen

organisasi untuk melakukan pengawasan, pengembangan dan pelaksanaan

pengendalian internal

3. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat kepada setiap

komponen organisasi

4. Kesesuaian ketetapan manajemen dengan standar pengawasan, struktur

organisasi, alur tanggung jawab dan keselarasan ketetapan tersebut dengan

tujuan organisasi

5. Penyusunan dan penerapan kebijakan pembinaan sumber daya manusia

yang mengedepankan pengembangan kompetensi individu dengan tujuan

pencapaian organisasi

6.

Akuntabilitas individu dalam pengendalian internal pada kegiatan

organisasi

2.2.1.2

Risk Assessment

Peniliaian risiko yang termasuk dalam manajemen risiko adalah sebuah proses

mengidentifikasi kejadian yang berpotensi dalam menghambat kemampuan

organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Semua risiko ini perlu dikelola

dalam sebuah sistem pengendalian organisasi untuk dijadika dasar pengambila

keputusan manajemen menentukan solusi dan alternatifnya agar risko-risiko



28/70

13


tersebut tidak menghambat kinerja organisasi secara keseluruhan. Risiko dapat

berasal baik dari dalam organisasi maupun dari luar orgaisasi.

Untuk menghadapi risiko-risiko tersebut, organisasi perlu membuat sebuah

perencanaan pengendalian risiko, program kerja yang mampu meminimalisir risko

tanpa mengurangi optimalisasi kinerja organisasi, serta tindakan yang diperlukan

untuk menghindari dan mengendalikan risiko apabila terjadi. Dalam pelaporan

keuangan, sebuah organisasi perlu mengembangkan kontrol atas kinerja keuangan

untuk mengurangi risiko salah saji laporan dan memastikan ketepatan pelaporan

keuangan organisasi.

2.2.1.3

Control Activities

Menurut Bodnar dan Hopwood (2006) kegiatan pengendalian andalah tindakan

dan prosedur yang dilakukan untuk memastikan bahwa alur manajemen berjalan

dengan baik. Aktivitas pengendalian mecakup sejumlah kebijakan dan prosedur

yang dibentuk untuk mencapai tujuan organisasi dan meminimalisir risiko.

Aktivitas pengendalian internal harus memiliki hubungan erat dan terintegrasi

dengan proses penaksiran risiko. Aktivitas pengendalian yang bisa diterapkan oleh

manajemen dapat berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk

memberikan jaminan bahwa tujuan pengendalian tertentu tercapai untuk setiap

sistem aplikasi yang material dalam organisasi. Adapun unsur-unsur aktivitas

pengendalian antara lain adalah:

1.

Pemisahan Tugas

Pemisahan tugas merupakan sebuah titik krusial dalam efektifitas

pelaksanaan pengendalian internal. Hal ini diterapkan dengan cara

memisahkan tanggung jawab dan wewenang dalam otoritasi dan pelaksana

transaksi. Sehingga tanggung jawab pelaku, pencatat dan otorisasi atas

sebuah transaksi tidak jatuh kepada satu pihak saja. Risiko kesalahan dan

peluang tindakan kecurangan dapat diminimalisir dengan adanya

pemisahan tanggung jawab pada sebuah organisasi.



29/70

14


2. Dokumentasi dan Pencatatatan

Seluruh informasi yang mengalir dalam sebuah organisasi harus disimpan

atas peraturan UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan

sebagai bukti administrasi dan audit di kemudian hari. Dokumen dan

catatan merupakan media fisik yang digunakan untuk menyimpan data

informasi yang mengalir dalam sebuah organisasi. Wujud dokumen dapat

berupa kertas sampai media penyimpanan dengan menggunakan sistem

komputerisasi. Setiap jenis dokumen dan catatan harus diatur dengan cara

relevan sesuai dengan regulasi akuntansi umum dan regulasi organisasi.

3.

Akses terhadap aset

Aset merupakan unsur pernting dalam sebuah organisasi, oleh karena itu

akses terhadap aset perlu dibatasi kepada pihak yang berkepentingan saja.

Dalam rangka mewujudkan hal tersebut, dibutuhkan pengendalian atas

otorisasi terhadap pihak yang diberikan akses terhadap aset yang memadai.

Pengendalian akses terhadap aset dapat dilakukan dengan dokumentasi dan

catatan penggunaan aset serta dengan menggunakan sistem informasi

organisasi untuk menguatkan pengendalian.

4.

Pemeriksaan oleh pihak independen

Dokumentasi dan catatan yang dimiliki organisasi harus bisa menyajikan

informasi sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Agar akuntabilitas dan

relevansi informasi terjaga sesuai dengan kondisi sebenarnya, secara

berkala informasi yang dimiliki organisasi akan dibandingkan

kesesuaiannya dengan aset yang ada. Fungsi ini sebaiknya dilakukan oleh

pihak independen dan tidak memiliki kepentingan dengan informasi dalamorganisasi tersebut.

5. Pengendalian Informasi

Pengendalian pengolahan informasi memastikan adanya otorisasi,

keakuratan, dan kelengkapan transaksi individual tertentu yang memadai.

Otorisasi membatasi pelaksanaan transaksi atas suatu aktivitas oleh pihak

yang tidak berkepentingan. Akurasi informasi menjamin bahwa semua

transaksi yang tercatat sudah sesuai dengan transaksi yang terjadi.



30/70

15


Sedangkan kelengkapan informasi menjamin bahwa data pendukung atas

transaksi terkait sudah lengkap dan dapat dipertanggungjawabkan.

2.2.1.4

Information & Communcation

Informasi dan komunikasi merupakan komponen pengendalian internal yang

melintasi dan menghubungkan seluruh komponen lainnya. Informasi yang sesuai

dengan kondisi sebenarnya harus di komunikasikan kepada tingkat manajerial atas

maupun bawah dengan cara dan pada waktu tertentu agar personil organisasi

dapat melaksanakan tanggungjawabnya. Sebuah organisasi perlu memiliki

prosedur yang efektif untuk dapat melakukan komunikasi baik dengan pihak

internal maupun eksternal.

COSO menyarankan bahwa pengendalian internal sistem informasi yang

digunakan organisasi harus bisa menunjukkan pentingnya penyimpanan informasi

dan penggunaan sistem pendukung yang konsisten dan selaras dengan kebutuhan

organisasi secara keseluruhan. Untuk menciptakan sistem strategis dalam

pencapaian tujuan organisasi, manajemen perlu mempertimbangkan perencanaan,

desain dan implementasi sistem informasi sebagai salah satu strategi organisasi.

Selain itu, organisasi juga perlu melakukan integrasi sistem otomasi informasi

suatu aktivitas operasional dengan aktivitas lainnya.

Untuk memastikan bahwa pengendalian internal dapat terlaksana dengan efektif

dan efisien, organisasi harus menentukan kualitas informasi yang dimilikinya.

Berikut faktor yang perlu dipastikan dalam menentukan kualitas informasi:

1.

Isi daripada informasi yang dilaporkan sesuai dengan kondisi sebenarnya

2.

Informasi disajikan tepat waktu dan tersedia apabila dibutuhkan

3. Informasi yang terkandung mewakili kondisi terkini

4. Data dan informasi yang disajikan tepat dan dapat dijamin akurasinya

5. Informasi dapat diakses oleh pengguna yang sesuai

Komunikasi berperan sebagai penghantar informasi yang mengalir dalam sebuah

organisasi. Selain itu, komunikasi baik dalam organisasi maupun kepada pihak

eksternal organisasi mampu membantu organisasi dalam mengidentifikasi risiko

dalam pelaksanaan pengendalian internal yang mungkin terjadi dan mengolah



31/70

16


informasi tersebut untuk mengembangkan kebijakan pengendalian internal

organisasi. Dengan adanya komunikasi, organisasi dapat mengolah informasi

terkait dengan kinerja selama periode tertentu kedalam laporan finansial, laporan

kinerja operasional dan reviu kepatuhan kebijakan dan peraturan yang berlaku.

2.2.1.5 Monitoring Activities

Setiap kegiatan yang dilakukan harus selaras dengan tujuan operasional dan

strategis organisasi. Untuk mencapai keselarasan tersebut, dibutuhkan

pengawasan atas jalannya aktivitas-aktivitas dalam organisasi. Aktivitas

pengawasan mencakup evaluasi atas komponen pengendalian internal telah

dilaksanakan dan berfungsi dengan baik. Temuan yang berkaitan dengan pengendalian ini akan dievaluasi secara menyeluruh dan di informasikan untuk

menetapkan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam kegiatan pengendalian

internal. Aktivitas pengawasan ini dapat dilakukan oleh semua pihak organisasi,

baik dari tingkat manajerial bawah ke atas.

2.3 Pedoman Rekonsiliasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York

Bank Indonesia menetapkan prosedur rekonsiliasi sebagai bagian dari aktivitas

pengawasan atas mutasi rekening dalam bentuk kas. Pada buku pedoman

rekonsiliasi yang dikeluarkan oleh Bank Indonesia, terdapat dua jenis rekonsiliasi

yaitu rekonsiliasi giro bank dan rekonsiliasi kartu kredit. Kedua jenis rekonsiliasi

akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian berikut:

2.3.1 Rekonsiliasi Giro Bank

Rekonsiliasi adalah kegiatan pencocokan antara saldo yang tercatat pada sistem

BI-SOSA (Sentralisasi Otomasi Sistem Akuntansi Bank Indonesia) dan saldo

yang tercatat pada rekening bank (bank statement ), sebagai upaya untuk

memperoleh saldo yang benar dan akurat.



32/70

17


Pelaksanaan rekonsiliasi giro bank pada sistem BI-SOSA diatur sebagai berikut:

1.

Rekonsiliasi dilakukan secara periodik (minimal sebulan sekali).

2.

Rekonsiliasi dilakukan dengan cara membandingkan transaksi pemakaianrekening giro bank yang telah diinput di BI-SOSA dengan bank statement

secara bulanan.

3. Rekonsiliasi dilakukan oleh petugas data entry dengan melakukan proses

pencocokan mutasi rekening pada saat sistem BI-SOSA dengan mutasi

pada bank statement . Nominal mutasi debet dan kredit yang dicocokan

harus sama (balance).

4.

Apabila terdapat mutasi/transaksi debet atau kredit yang ada di bank

statement tapi belum terdapat di sistem BI-SOSA, maka mutasi/transaksi

tersebut harus diinput ke BI-SOSA.

5.

Petugas persetujuan melakukan verifikasi dan persetujuan hasil

rekonsiliasi.

2.3.2 Rekonsiliasi Kartu Kredit

Rekonsiliasi kartu kredit dilakukan untuk membandingkan transaksi pemakaian

kartu kredit kedinasan yang telah diinput di BI-SOSA dengan tagihan pembayaran

kartu kredit secara bulanan.

Pelaksanaan rekonsiliasi kartu kredit diatur sebagai berikut:

1. Sistem menampilkan semua mutasi rekening kartu kredit debet dan kredit.

2.

Petugas data entry melakukan proses pencocokan mutasi rekening kartu

kredit dengan tagihan kartu kredit. Nominal mutasi debet dan kredit yang

dicocokan harus sama (balance).

3.

Petugas persetujuan melakukan verifikasi dan persetujuan rekonsiliasi.



33/70


BAB 3

PROFIL ORGANISASI

3.1 Profil Bank Indonesia

3.1.1 Sejarah Bank Indonesia

Bank Indonesia didirikan pertama kali pada tahun 1953 menggantikan fungsi De

Javasche Bank sebagai bank sentral yang bertugas untuk mengatur sistem

moneter, perbankan dan pembayaran di Indonesia. Undang-undang yang

mengatur Bank Indonesia kerap direvisi seiring dengan perkembangan ekonomi

dan politik dalam negeri. Hingga dibentuk UU No. 23/1999 dan sebagaimana

telah diubah dengan UU RI No. 6/2009 yang menjelaskan mengenai status dan

kedudukan Bank Indonesia sebagai Bank Sentral Republik Indonesia yang

independen dan bebas dari campur tangan pemerintah ataupun pihak lainnya

kecuali untuk hal-hal yang secara tegas telah diatur dalam undang-undang

tersebut.

Kedudukan Bank Indonesia yang telah ditetapkan dalam undang-undang adalah

sebagai Bank Sentral Republik Indonesia yang bertindak sebagai otoritas moneter.

Bank Indonesia mempunyai otorisasi penuh dalam merumuskan dan

melaksanakan setiap tugas dan wewenangnya. Pihak luar tidak dibenarkan

mencampuri pelaksanaan tugas Bank Indonesia, dan Bank Indonesia juga

berkewajiban untuk menolak dan mengabaikan intervensi dalam bentuk apapun

dan dari pihak manapun juga. Sebagai badan hukum, status Bank Indonesia

mempunyai status sebagai badan hukum publik dan perdata. Sebagai badanhukum publik, Bank Indonesia berwenang untuk menetapkan regulasi hukum

yang merupakan pelaksanaan dari undang-undang yang mengikat seluruh

masyarakat luas sesuai dengan tugas dan wewenangnya. Sedangkan sebagai badan

hukum perdata, Bank Indonesia dapat bertindak untuk dan atas nama sendiri di

dalam maupun di luar pengadilan.

Dalam kapasitasnya sebagai Bank Sentral, tujuan utama dari Bank Indonesia

adalah untuk mencapai dan memelihara kestabilan nilai Rupiah. Kestabilan nilai



34/70

19


Rupiah ini didalamnya terdapat dua aspek, yaitu kestabilan nilai mata uang

terhadap barang dan jasa – dicerminkan dengan laju inflasi – dan kestabilan nilai

mata uang terhadap mata uang asing – dicerminkan dengan nilai tukar Rupiah

dengan mata uang asing. Untuk mencapai tujuan tersebut, Bank Indonesia

didukung oleh tiga pilar utama yang juga merupakan bidang tugasnya:

1. Menetapkan dan melaksanakan kebijakan moneter

2. Mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran

3. Mengatur dan mengawasi perbankan Indonesia

Untuk mendukung efektifitas dan efisiensi kerja, Bank Indonesia membentuk

perpanjangan tangan di dalam maupun di luar negeri. Jaringan kantor Bank

Indonesia di seluruh wilayah Indonesia disebut Kantor Bank Indonesia (KBI)

yang berfungsi sebagai pengawas perekonomian regional. Jaringan Bank

Indonesia di luar negeri disebut Kantor Perwakilan (KPw).

Di awal tahun 2014 ini, pilar ketiga Bank Indonesia yang mengatur dan

mengawasi perbankan Indonesia diambil alih oleh Otoritas Jasa Keuangan yang

dibentuk tahun 2013 sebagai pengatur dan pengawas sistem jasa keuangan.

Pengalihan fungsi ini resmi efektif sejak tanggal 31 Desember 2013 dengan

Laporan Deputi Gubernur Bidang 3 Bank Indonesia mengenai Serah Terima

Pengawasan Mikroprudensial Bank dari Bank Indonesia kepada Otoritas Jasa

Keuangan.

3.1.2 Visi dan Misi

Visi

Menjadi lembaga bank sentral yang dipercaya sebagai penjaga stabilitas moneter

dan sistem keuangan untuk mendukung pertumbuhan ekonomi yang berkualitas.

Misi

Mencapai dan memelihara kestabilan nilai Rupiah melalui pemeliharaan

kestabilan moneter dan pengembangan stabilitas sistem keuangan untuk

pembangunan ekonomi nasional yang berkualitas dalam jangka panjang.



35/70

20


Untuk mencapai visi dan misi tersebut, Bank Indonesia menetapkan nilai-nilai

strategis yang menjadi pedoman dasar lingkungan Bank Indonesia untuk dalam

bertindak, yakni kompetensi, intergritas, transparansi, akuntabilitas dan

kebersamaan. Bank Indonesia juga menetapkan sasaran strategis jangka menengah

untuk mewujudkan visi, misi dan nilai strategis tersebut, yaitu:

1. Memperkuat pengendalian inflasi dari sisi permintaan dan penawaran

2. Menjaga kestabilan nilai tukar Rupiah

3. Mendorong pasar keuangan yang dalam dan efisien

4. Mewujudkan keuangan inklusif yang terarah, efisien dan sinergis

5.

Memelihara sistem pembayaran yang aman, efisien dan lancar

6. Memperkuat pengelolaan keuangan Bank Indonesia yang akuntabel

7. Mewujudkan proses kerja efektif dan efisien dengan dukungan Sistem

Informasi, Kultur dan Tata Kelola yang baik

8. Mempercepat ketersedaan Sumber Daya Manusia yang kompeten

9. Memperkuat aliansi strategis dan meningkatkan persepsi positif Bank

Indonesia

10. Memantapkan kelancaran transisi pengalihan fungsi pengawasan

perbankan ke Otoritas Jasa Keuangan (OJK)

3.1.3 Struktur Organisasi Bank Indonesia

Pada awalnya, struktur organisasi Bank Indonesia dibagi kedalam dua departemen

fungsi yang dibentuk sesuai dengan tujuan Bank Indonesia yaitu untuk menjaga

stabilitas moneter, menjaga stabilitas sistem keuangan dan melakukan

pengawasan atas perbankan di Indonesia. Kedua departemen fungsi ini memiliki

sub-bagian masing-masing yang berperan untuk meningkatkan efisiensi dan

efektifitas Bank Indonesia dalam mencapai tujuannya. Guna memperkaya

informasi yang dimiliki Bank Indonesia, setiap Kantor Perwakilan baik dalam

negeri maupun luar negeri mewakili sub-departemen untuk melakukan riset dan

tinjauan mengenai kondisi dan situasi perekonomian di wilayahnya.

Namun, dalam perkembangannya, fungsi pengawasan perbankan yang dilakukan

oleh Bank Indonesia telah dipindahtangankan kepada Otoritas Jasa Keuangan



36/70

21


(OJK) sehingga tujuan utama Bank Indonesia menjadi: menjaga stabilitas moneter

dan menjaga stabilitas sistem keuangan. Untuk mencapai kedua tujuan utama

tersebut, struktur organisasi Bank Indonesia dilengkapi dengan Departemen

Manajemen Intern yang bertugas untuk menjamin kelancaran, efisiensi dan

efektifitas kinerja pada keseluruhan bagian organisasi Bank Indonesia. Selain itu,

agar Bank Indonesia dapat secara efektif merumuskan kebijakan moneter yang

akan diterapkan di Indonesia, Bank Indonesia memiliki perwakilan di dalam

negeri yang disebut Kantor Perwakilan Dalam Negeri (KPwDN) dan beberapa

Kantor Perwakilan Luar Negeri (KPwLN).

Gambar 3.1 - Struktur Organisasi Bank Indonesia (Sumber: Website Bank Indonesia)

3.2 Kantor Perwakilan Bank Indonesia

Dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas-tugas Bank Indonesia, diperlukan

informasi dan analisis mengenai kondisi ekonomi, moneter dan perbankan dari

dalam negeri dan luar negeri khususnya pada pusat-pusat pasar keuangan dan

modal dunia. Untuk itu Bank Indonesia menempatkan beberapa Kantor



37/70

22


Perwakilannya di luar negeri, antara lain di London, New York, Singapura dan

Tokyo. Dengan adanya Kantor Perwakilan ini, diharapkan dapat membantu Bank

Indonesia dalam meningkatkan kualitas perumusan kebijakan dan memberikan

informasi yang terkait dengan tugas Bank Indonesia kepada berbagai pihak di luar

negeri.

Pada dasarnya, Kantor Perwakilan Bank Indonesia bertugas untuk membantu

pencapaian tugas utama Bank Indoneisa, yaitu menetapkan dan melaksanakan

kebijakan moneter serta mengatur dan menjaga kelancaran sistem pembayaran.

Dalam hal penetapan kebijakan moneter, perwakilan berperan sebagai

penyelenggara survei seperti yang ditetapkan dalam Undang-Undang No. 23

Tahun 1999 Pasal 14 tentang Bank Indonesia dengan melakukan pengamatan dan

pengolahan data informasi ekonomi dan keuangan di wilayah kerjanya untuk

dijadikan bahan pengambilan keputusan kebijakan moneter yang dilakukan Bank

Indonesia.

Berdasarkan Undang-Undang No. 13 Tahun 1968 tentang Bank Sentral, kegiatan

Kantor Perwakilan Bank Indonesia dalam menjalankan hubungan internasional

Bank Indonesia salah satunya adalah membantu dalam penyusunan rencana devisadan memperlancar usaha pembangunan dengan memperhatikan posisi likuiditas

dan solvabilitas Indonesia di mata internasional untuk diajukan kepada

Pemerintah melalui Dewan Moneter. Untuk menjaga dan memelihara likuiditas

dan solvabilitas tersebut, Kantor Perwakilan Bank Indonesia wajib mendukung

kegiatan hubungan internasional Bank Indonesia dengan rincian: (Undang-

Undang No. 13 Tahun 1968 Pasal 38 ayat 2)

1.

Menguasai, mengurus dan menyelenggarakan tata-usaha cadangan emas

dan devisa milik Negara sesuai dengan ketetapan syarat-syarat

pembayaran berkenaan dengan perjanjian-pernjanjian pinjaman yang

mengakibatkan kewajiban pembayaran atas cadangan emas dan devisa

Negara.

2. Menata-usahakan tagihan dan kewajiban tunai maupun berjangka terhadap

luar negeri.



38/70

23


3. Mengusahakan pemeliharaan jumlah cadangan minimum emas dan devisa

negara terhadap kewajiban internasional dalam perbandingan yang diatur

dalam Undang-Undang.

4.

Melaporkan perkembangan neraca pembayaran menunjukkan gejala-gejala

yang mengkibatkan turunnya cadangan emas dan devisa milik Negara

dibawah cadangan minimum yang telah ditetapkan kepada Pemerintah

melalui Dewan Moneter serta mengambil tindakan yang perlu untuk

mengembalikan keseimbangan neraca pembayaran tersebut.

5. Menjalankan pekerjaan-pekerjaan dalam bidang pembayaran dengan Luar

Negeri.

Sebagai perwakilan Bank Indonesia yang dekat dengan pusat ekonomi

internasional, Kantor Perwakilan bertugas untuk membina hubungan dengan

lembaga-lembaga internasional dan lembaga-lembaga lainnya yang berkaitan

dengan kepentingan Bank Indonesia di wilayah kerjanya. Lembaga-lembaga

internasional ini berperan sebagai sarana pusat informasi yang diperlukan oleh

Bank Indonesia sebagai bahan pengambilan keputusan kebijakan-kebijakan yang

akan diterapkan di Indonesia. Selain itu, entitas juga bertugas untuk membantu

pelaksanaan pembinaan dan pengawasan terhadap kantor bank dan lembaga

pembiayaan nasional dalam wilayah kerjanya. Tugas yang diembankan kepada

perwakilan Bank Indonesia ini berfungsi untuk membantu Bank Indonesia dalam

pencapaian tugas utama Bank Indonesia.

3.2.1 Sejarah Kantor Perwakilan Bank Indonesia (New York)

Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York pertama kali dibuka pada tanggal 1

Agustus 1947 sebagai bekas perwakilan De Javasche Bank (DJB) di New York.

Seperti Kantor Perwakilan Luar Negeri lainnya, peran utama yang dimiliki oleh

Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York adalah sebagai perpanjangan

tangan Bank Indonesia Pusat dalam menjalankan tugas hubungan internasional

yang terdiri dari tiga tugas utama (“Bank Sentral”, n.d):



39/70

24


1. Melakukan kerjasama dengan bank sentral negara lain dan lembaga

keuangan internasional

2.

Menerima pinjaman luar negeri dan mencari investor luar negeri atas nama

Bank Indonesia

3. Melakukan kerjasama dengan Perwakilan Pemerintah Indonesia di Luar

Negeri dalam menatausahakan dan menyelesaikan kewajiban Pemerintah

Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York berperan langsung mewakili Bank

Indonesia dalam melakukan kerjasama dengan Federal Government of the United

States of America selaku Bank Sentral Amerika Serikat dalam meningkatkan

kualitas informasi moneter dan perbankan yang diterapkan oleh Fed. Selain itu,

Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York juga berperan untuk mewakili

Indonesia dengan lembaga keuangan internasional lainnya seperti International

Monetary Fund (IMF) dan World Bank yang berpusat di Washington D.C,

Amerika Serikat.

Untuk menarik investor luar negeri, Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York

berwenang untuk melakukan seminar di kontinen Amerika, dan

mempresentasikan kebijakan moneter Indonesia, pertumbuhan ekonomi Indonesiadan menjual kredibilitas investasi di Indonesia. Pada bulan November 2013,

Kantor Perwakilan Indonesia telah melakukan seminar perekonomian Indonesia di

Kanada untuk menarik investor asing untuk menanamkan modal di Indonesia.

Dalam seminar ini, Bapak Sugeng selaku Kepala Kantor Perwakilan Bank

Indonesia New York memaparkan perkembangan ekonomi Indonesia yang relatif

stabil dan meningkat. (“Promosi Indonesia Sebagai Mitra Perdagangan dan

Tujuan Investasi”, KBRI Ottawa, 2013)

Dalam mewakili bank sentral dalam menjalankan fungsi hubungan

internasionalnya serta sebagai delegasi Indonesia yang mewakili pemerintah dan

Negara Republik Indonesia, Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York

bertanggung jawab untuk melakukan pengelolaan cadangan devisa Negara yang

ditugaskan kepada bagian dealing room. Bagian ini bertanggung jawab dalam

pelaporan perkembangan neraca perdagangan terkait dengan kewajiban

pemerintah dan cadangan devisa negara.



40/70

25


3.2.2 Struktur Organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York

Struktur Organisasi di Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York relatif kecil

karena tugas Kantor Perwakilan Luar Negeri lebih sedikit daripada Bank

Indonesia Pusat. Disesuaikan dengan fungsi dan tugas Kantor Perwakilan Luar

Negeri Bank Indonesia, struktur organisasi terdiri dari Gubernur Kantor

Perwakilan Bank Indonesia, Bagian Ekonomi Internasional, Bagian Administrasi

dan Sub Dealing Room. Saat ini, struktur organisasi Kantor Perwakilan Bank

Indonesia New York adalah sebagai berikut:

Gambar 3.2 - Struktur Organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York(Sumber: Dokumen Struktur Organisasi Internal Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York)

Struktur Kantor Perwakilan Bank Indonesia terbagi menjadi 3 bagian utama:

1. Bagian Ekonomi Internasional

Bagian Ekonomi Internasional bertugas untuk memberikan informasi

mengenai kondisi ekonomi, moneter dan perbankan di luar Indonesia.

Sugeng

Kepala KantorPerwakilan BI New York

Iwan SetiawanKepala Bagian Ekonomi

Internasional

Arditya DinarFiskiawan

Kepala Bagian Administrasi

Aurora MadridSekretaris

Dudi RochyadiStaff Administrasi

Prasemo R.Martadarma

Petugas Data Entry

Ruth A. Cussoy IntamaKepala Dealing Room

Sigit SetiawanDealer

Nugraha Y.Handrajati

Dealer



41/70

26


Secara detil, analisis yang diberikan antara lain adalah analisis hasil

diskusi kebijakan ekonomi dengan lembaga keuangan internasional

lainnya di wilayah New York. Selain itu, bagian ekonomi internasional

juga mempunyai tugas untuk memberikan informasi dan analisa mengenai

efisiensi dan efektifitas kebijakan moneter yang diberlakukan di Indonesia

dengan terhadap kondisi perekonomian internasional.

2. Bagian Administrasi

Bagian Administrasi bertanggung jawab untuk dokumentasi arsip-arsip

Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York, baik dokumen surat/fax

maupun dokumen akuntansi. Selain itu, bagian administrasi juga

bertanggung jawab atas kontrol keluar-masuk kas melalui pencatatan

anggaran dan pengesahan cek beredar.

3. Sub Dealing Room

Dealing Room bertugas untuk membantu Bank Indonesia dalam

pengelolaan cadangan devisa dengan melakukan penelitian dan pelaporan

informasi berkaitan dengan neraca perdagangan Indonesia terhadap

kewajiban pemerintah dan cadangan devisa negara. Seperti yang diaturdalam PMK No. 170/PMK.08/2008 tentang Transaksi Surat Utang Negara

Secara Langsung, badan yang memiliki bagian dealing room ditunjuk oleh

kementrian untuk melakukan transaksi Surat Utang Negara secara

langsung.

3.2.3 Bagian Administrasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York

Bagian Administrasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York secara garis

besar berperan sebagai bagian keuangan. Bapak Dinar Fiskiawan selaku Kepala

Bagian Administrasi menjabarkan bahwa Bagian Administrasi memiliki tugas

fungsi yang sama dengan bagian keuangan dari sebuah organisasi, hanya saja

pengaturan dokumentasi arsip diperluas tidak terbatas pada dokumen akuntansi

(percakapan penulis dengan sumber pada tanggal 20 Juni 2013).



42/70

27


Tugas pokok Bagian Administrasi Kantor antara lain adalah:

1.

Mengatur dan menyimpan arsip resmi (Surat Edaran, Surat

Pemberitahuan, faksmili dan lain-lain) yang diedarkan dari dan kepadaKantor Perwakilan Bank Indonesia New York

2.

Membantu perencanaan kegiatan Kantor Perwakilan Bank Indonesia New

York dengan lembaga keuangan internasional atau Perwakilan Pemerintah

Indonesia di luar negeri

3. Melakukan kontrol atas budget Kantor Perwakilan Bank Indonesia New

York yang telah di setujui oleh Departemen Keuangan Internal (DKI)

Bank Indonesia Pusat

4. Menyajikan informasi atau laporan keuangan kepada Kepala Perwakilan


5.

Melakukan pengesahan transaksi masuk atau keluar yang dilakukan


6. Melakukan kontrol atas keutuhan dokumen akuntansi yang dimiliki Kantor

Perwakilan Bank Indonesia New York

7. Melakukan input data akuntansi ke dalam sistem BI SOSA

8.

Melaksanakan kewajiban penggajian dan insentif lainnya bagi untuk

anggota organisasi Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York



43/70


BAB 4

PEMBAHASAN DAN ANALISIS MASALAH

Pada bab pembahasan ini, penulis akan menjelaskan mengenai siklus pengeluaran

yang dilakukan oleh Kantor Perwakilan Bank Indonesia New York (selanjutnya

akan disebut KPwBI New York) dan analisis pengendalian internal atas siklus

pengeluaran tersebut. Penelitian mengenai siklus pengeluaran dilakukan secara

empiris dan penjelasan akan menggunakan pendekatan kualitatif dengan cara

membandingkan teori serta kebijakan terkait dengan pengendalian internal yang

ada dengan praktik pengendalian internal yang dilakukan. Pertama, penulis akan

memberikan hasil pengamatan sistematika arus dokumen dan otorisasi pada siklus

pengeluaran entitas. Kemudian akan dilanjutkan dengan analisis pengendalian

internal yang meliputi lingkungan pengendalian, risiko dan aktifitas pengendalian

dan pengawasan yang dilakukan.

4.1 Siklus Pengeluaran pada Kantor Perwakilan Bank Indonesia New

York

Siklus pengeluaran anggaran yang dilakukan oleh KPwBI New York terdiri dari

dua proses, yaitu transaksi pembelian dan pengeluaran kas. Kedua proses dalam

siklus pengeluaran ini menggunakan sistem otomasi akuntansi Bank Indonesia

(selanjutnya akan disebut BI-SOSA). Oleh karena itu, pembahasan dilakukan atas

penelitian siklus pengeluaran yang dilakukan baik dalam sistem maupun tanpa

sistem yang mencakup dokumentasi dan persetujuan dokumen untuk pengeluaran

anggaran.

Transaksi pembelian merupakan fase akuisisi barang atau jasa yang dilakukan

berdasarkan pengajuan dari bidang internal KPwBI New York yang sudah

disetujui oleh Kepala Perwakilan. Sedangkan pengeluaran kas adalah fase

finansial pelunasan tagihan atas transaksi pembelian yang tercatat dalam sistem

dan telah disetujui pelaksanaan pengeluaran kas oleh Kepala Bagian Administrasi

KPwBI New York. Pada bagian ini, siklus beserta dengan analisis pengendalian



44/70

29


pada siklus pengeluaran anggaran yang dilakukan oleh KPwBI New York akan

dijelaskan secara rinci.

4.1.1

Mekanisme Transaksi Pengeluaran Anggaran Kantor PerwakilanBank Indonesia New York

Transaksi pengeluaran anggaran adalah sebuah proses akuisisi barang atau jasa

yang dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk kegiatan operasionalnya yang selaras

dengan tujuan utama organisasi. Transaksi pembelian mencakup identifikasi

kebutuhan organisasi, pemesanan, penerimaan dan pengakuan kewajiban atas

akuisisi barang atau jasa. Dalam melaksanakan transaksi pembelian atau

pengeluaran anggaran, sebuah organisasi membutuhkan adanya tindakan

pengendalian dan pengawasan atas keselarasan dan kesinambungan transaksi

terhadap pencapaian tujuan organisasi. Tindakan pengendalian pada transaksi

pembelian dapat dilakukan dengan cara menerapkan otorisasi transaksi serta

pendelegasian tugas dan wewenang yang tepat.

Setiap organisasi memerlukan pengendalian atas segala kegiatan perputaran

anggaran, baik berupa pengeluaran maupun pendapatan. Pengendalian transaksi

yang dimaksud dapat dilakukan salah satunya dengan cara proses otorisasi

dokumen. Pada KPwBI New York, otorisasi dan persetujuan dilakukan dengan

dua tahap, pertama persetujuan pengajuan pengeluaran anggaran oleh Kepala

Perwakilan dan kedua persetujuan pengeluaran kas oleh Kepala Bidang

Administrasi. Pengajuan pengeluaran anggaran dilakukan oleh pihak yang

membutuhkan adanya pengeluaran anggaran baik melalui pembelian barang atau

jasa maupun melalui pengajuan proposal rangkaian acara. Proses persetujuan

utama terletak pada persetujuan Kepala Perwakilan yang memulai seluruh proses

transaksi pembelian dan dilanjutkan dengan proses pengeluaran kas. Setelah

pengajuan pengeluaran anggaran disetujui, proposal pengajuan diserahkan kepada

Kepala Bidang Administrasi untuk dilakukan reviu dan persetujuan untuk

pengeluaran kas. Dari alur otorisasi transaksi pengeluaran anggaran ini, dapat

disimpulkan bahwa keputusan pada siklus pengeluaran dan output persetujuan

terletak pada dua pihak yaitu Kepala Perwakilan dan Kepala Bidang Administrasi.



45/70

30


Otorisasi transaksi ini didukung oleh pembagian tugas yang dilaksanakan entitas.

Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang jelas akan mempersempit

kemungkinan adanya tindakan yang melanggar aturan. Pembagian tugas dan

fungsinya dapat dirinci sebagai berikut:

1.

Pengaju Transaksi ( Initiator of transaction)

Transaksi dapat dilakukan oleh semua personil entitas dengan persetujuan

Kepala Perwakilan dan Kepala Bidang Administrasi untuk meminimalisir

risiko penggunaan anggaran yang tidak proporsional (diluar kebutuhan

dinas).

2.

Pencatat Transaksi ( Data entry)

Transaksi yang terjadi harus dicatat ke dalam sistem BI-SOSA sebagai

bukti penggunaan anggaran. Akses ke dalam BI-SOSA hanya diberikan

kepada petugas data entry dan Kepala Bidang Administrasi untuk

menghindari adanya tindakan kecurangan oleh pihak yang tidak

berkepentingan.

3.

Persetujuan Transaksi ( Approver of transaction)

Persetujuan pengeluaran atas sebuah transaksi hanya dapat dilakukan oleh

Kepala Bidang Administrasi sebagai wewenang keuangan KPwBI New

York agar penggunaan anggaran dapat dikendalikan.

Penjelasan mengenai otorisasi dokumen pengeluaran anggaran diberikan atas hasil

pengamatan terhadap kegiatan transaksi pembelian atau pengeluaran anggaran,

dari mulai pengajuan sampai dengan pelunasan. Ringkasan otorisasi dokumen

untuk transaksi pengeluaran anggaran KPwBI New York dapat dilihat pada

Gambar 4.1.



46/70

31


Gambar 4.1 - Proses Otorisasi Dokumen untuk Pengeluaran Anggaran KPwBI New York

Pengajuan pengeluaran anggaran diberikan oleh bidang tertentu dalam entitas

dengan memberikan keterangan pengeluaran tersebut. Misalnya, Bidang Analisis

Internasional membutuhkan biaya transportasi dan akomodasi selama pelaksanaan

survei, maka Bidang Analisis Ekonomi harus mengajukan proposal pengeluaran

anggaran kepada Kepala Perwakilan. Apabila pengajuan pengeluaran anggaran

sudah disetujui oleh Kepala Perwakilan, maka anggaran yang diajukan oleh

Bidang Analisis Ekonomi akan diserahkan kepada Kepala Bidang Administrasiuntuk disesuaikan dengan anggaran yang ada. Pada proses pengajuan pengeluaran

anggaran ini, otoritas utama terletak pada Kepala Perwakilan sebagai wewenang

atas keputusan kegiatan Bank Sentral yang dilakukan oleh KPwBI New York.

Sedangkan Kepala Bidang Administrasi berperan sebagai wewenang keuangan

yang menyetujui pengeluaran anggaran yang diajukan.

Setelah anggaran disetujui oleh Kepala Bidang Administrasi, maka informasi

pengeluaran akan diserahkan kepada staf bidang administrasi untuk melakukan



47/70

32


persiapan pengeluaran kas dan kepada petugas data entry untuk melakukan input

ke dalam sistem BI-SOSA. Transaksi yang dilakukan kemudian akan dibuat

Warkat Anggaran untuk pelunasan. Apabila transaksi menggunakan sistem tunai,

maka persetujuan Warkat Anggaran segera diajukan kepada Kepala Bidang

Adminitrasi untuk persiapan pembuatan cek untuk pembayaran. Adapun transaksi

dilakukan secara non-tunai, maka persetujuan Warkat Anggaran diajukan pada

saat tagihan diterima. Dalam hal ini, pengakuan pengeluaran anggaran oleh

KPwBI New York dilakukan dengan basis akrual, akan tetapi otorisasi

pengeluaran anggaran dilakukan dengan basis kas. Cek yang dibuat atas

persetujuan Warkat Anggaran tersebut akan diserahkan kepada Bank untuk

dilakukan pemindahan dana kepada pihak yang menagih.

Dari ilustrasi di atas, dapat disimpulkan bahwa entitas menerapkan pendelegasian

wewenang dan tanggung jawab dilaksanakan dengan tepat dan jelas sehingga

memungkinkan terciptanya batasan otoritas kegiatan finansial KPwBI New York.

Keputusan pengeluaran anggaran dan pelunasannya terletak pada dua pihak saja,

yaitu Kepala Perwakilan dan Kepala Bagian Administrasi. Limitasi otorisasi

keputusan pengeluaran anggaran ini memungkinkan entitas untuk meminimalisir

risiko penyalahgunaan anggaran atas kegiatan yang tidak sesuai dengan tujuan

entitas. Adapun pembagian tugas yang dilakukan, bertujuan untuk membantu

proses otorisasi dokumen dalam transaksi. Otorisasi transaksi dilakukan untuk

mengendalikan, mengawasi dan mengurangi risiko adanya pengeluaran anggaran

yang tidak sah atau tidak berkaitan dengan kegiatan strategis organisasi dalam

mencapai tujuan utamanya. Oleh karena itu, kedua kegiatan pengendalian dalam

siklus pengeluaran pada KPwBI New York saling berhubungan dan saling

mendukung adanya pengendalian internal secara keseluruhan yang efektif dan

efisien.

4.1.2 Mekanisme Pengeluaran Kas (Mutasi Rekening) Kantor Perwakilan

Bank Indonesia New York

Proses pengeluaran kas adalah proses pelunasan atas transaksi pembelian yang

dilakukan sebelumnya. Dalam sebuah sistem informasi, mutasi kas yang muncul

akibat adanya transaksi pembelian harus dicatat agar catatan dan laporan



48/70

33


keuangan dapat merepresentasikan kegiatan keuangan entitas yang sebenarnya.

KPwBI New York menggunakan sistem pencatatan BI-SOSA yang didukung oleh

penyimpanan data dalam bentuk dokumen dalam internal storage.

Pada sistem BI-SOSA, transaksi pengeluaran kas memerlukan dokumen berupa

Warkat Anggaran sebagai bukti input data ke dalam sistem. Pengakuan dan

pencatatan pengeluaran dilakukan oleh petugas data entry sebagai pihak yang

bertanggung jawab atas pencatatan kegiatan keuangan KPwBI New York. Warkat

Anggaran ini kemudian di serahkan kepada Kepala Bagian Administrasi untuk

disetujui dan digunakan sebagai referensi pembuatan cek untuk transaksi

pengeluaran kas. Adapun satuan berkas yang disimpan untuk bukti

pertanggungjawaban dan bukti audit terdiri dari Warkat Anggaran, bukti cek dan

dokumen administratif pendukung – misalnya proposal pengajuan pengeluaran

anggaran. Proses pengeluaran kas merupakan bagian dari keseluruhan transaksi

pembelian yang diilustrasikan ke dalam Gambar 4.1. Secara detail, ilustrasi

dokumentasi dan otorisasi pengeluaran kas diringkas dalam Gambar 4.2.



49/70

34


Gambar 4.2 - Mekanisme Pengeluaran Anggaran KPwBI New York

Seperti yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya, Warkat Anggaran

berfungsi sebagai alat pengakuan transaksi pengeluaran anggaran melalui

persetujuan pihak yang berwenang dan bukti audit yang wajib dibukukan entitas.

Persetujuan Warkat Anggaran digunakan sebagai syarat pembuatan cek untuk

menghindari kesalahan pada pembuatan cek. Cek yang dibuat tersebut akan

dikirim kepada Bank terkait untuk dilakukan pemindahan dana kepada pihak yang

menagih. Bukti cek keluar akan dilampirkan bersama dengan Warkat Anggaran

dan dokumen administratif pendukung (misalnya pengajuan pengeluaran

anggaran) untuk dijadikan bahan penyesuaian mutasi rekening yang tercatat dalam

sistem BI-SOSA dengan catatan yang dikeluarkan oleh bank dalam bentuk bank

statement. Kontrol atas pemindahan dana ini akan dilakukan secara periodik (per-



50/70

35


bulan) oleh petugas data entry sebagai penanggung jawab proses rekonsiliasi

sesuai de

digital 2015-3-20392955 ta prasya aninditya

Documents