kep.47 men 2009 ttg penyusunan sop di kkp.pdf

Upload: mardiono-djojodiningrat

Post on 26-Feb-2018

232 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    1/30

    KEPUTUSANMENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA

    NOMOR KEP. 47 /MEN/2009

    TENTANG

    PEDOMAN PENYUSUNAN PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN

    MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA,

    Menimbang : a. bahwa dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan tatapemerintahan yang baik, serta untuk menunjang kelancaranpelaksanaan tugas umum pemerintahan di bidang kelautan danperikanan agar lebih efisien, efektif, transparan, dan akuntabel,maka perlu Pedoman Penyusunan Prosedur OperasionalStandar (POS) di lingkungan Departemen Kelautan danPerikanan;

    b. bahwa untuk itu perlu ditetapkan dengan Keputusan Menteri;

    Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentangPenyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi,Kolusi, dan Nepotisme;

    2. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentangPembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah,Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan DaerahKabupaten/Kota;

    3. Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan,

    Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata KerjaKementerian Negara Republik Indonesia sebagaimana diubahterakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2008;

    4. Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang UnitOrganisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RepublikIndonesia sebagaimana telah diubah terakhir dengan PeraturanPresiden Nomor 50 Tahun 2008;

    5. Keputusan Presiden Nomor 187/M Tahun 2004 sebagaimanatelah diubah terakhir dengan Keputusan Presiden Nomor 58/M

    Tahun 2008;6. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara

    Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman PenyusunanStandar Operasional Prosedur (SOP) AdministrasiPemerintahan;

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    2/30

    2

    7. Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan NomorKEP.24/MEN/2002 tentang Tata Cara dan Teknik PenyusunanPeraturan Perundang-undangan di Lingkungan DepartemenKelautan dan Perikanan;

    8. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan NomorPER.07/MEN/ 2005 tentang Organisasi dan Tata KerjaDepartemen Kelautan dan Perikanan sebagaimana telahdiubah terakhir dengan Peraturan Menteri Kelautan danPerikanan Nomor PER.04/MEN/2009;

    Memperhatikan: 1. Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang AkuntabilitasKinerja Instansi Pemerintah;

    2. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang PercepatanPemberantasan Korupsi;

    MEMUTUSKAN:

    Menetapkan : KEPUTUSAN MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANANREPUBLIK INDONESIA TENTANG PEDOMAN PENYUSUNANPROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) DILINGKUNGAN DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN.

    PERTAMA : Menetapkan Pedoman Penyusunan Prosedur OperasionalStandar (POS)di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikananyang selanjutnya disebut Pedoman Penyusunan POS,

    sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan ini.

    KEDUA : Pedoman Penyusunan POS memuat tata cara penyusunan POSdan merupakan acuan bagi setiap unit organisasi di lingkunganDepartemen Kelautan dan Perikanan dalam menyusun POSsesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing.

    KETIGA : Ketentuan lebih lanjut terhadap Pedoman Penyusunan POSsebagaimana dimaksud diktum KEDUA ditetapkan dalamPetunjuk Pelaksanaan(Juklak) dan/atau Petunjuk Teknis (Juknis)

    oleh pimpinan unit eselon I atau pimpinan unit kerja otonom,setelah di koordinasikan dengan Sekretaris Jenderal.

    KEEMPAT : Dengan ditetapkannya Keputusan ini, maka ketentuan yangmengatur mengenai POS yang telah ada sebelum ditetapkannyaKeputusan ini dinyatakan tetap berlaku sepanjang tidakbertentangan dengan Keputusan ini.

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    3/30

    KELIMA : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

    Ditetapkan di Jakartapada tanggal 30 Juni 2009

    MENTERl KELAUTAN DAN PERIKANAN R.I.,

    ttd.

    FREDDY NUMBERI

    3

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    4/30

    4

    LAMPIRAN: Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan R.I.,Nomor Kep. 47 /Men/2009Tentang Pedoman Penyusunan ProsedurOperasional Standar (POS) di lingkunganDepartemen Kelautan dan Perikanan

    BAB I

    PENDAHULUAN

    A.Latar Belakang

    Dalam rangka memperbaiki dan meningkatkan kinerja di segala bidang,

    pemerintah terus melakukan berbagai upaya yang diperlukan, salah satu bentuk

    perbaikan tersebut melalui pembenahan proses kinerja intern pemerintah yang

    selama ini dinilai masih terlalu birokratis, belum efisien dan efektif,

    penyalahgunaan wewenang, Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN), dan

    cenderung menyulitkan masyarakat ataupun pihak lain yang ingin berhubungan

    dengan instansi pemerintah.

    Pemerintah telah mencanangkan penerapan prinsip-prinsip tata

    pemerintahan yang baik (good governance) sejak tahun 1998. Melalui penerapan

    prinsip-prinsip tata pemerintahan yang baik diharapkan dapat mendorong

    terbentuknya dan terselenggaranya manajemen pemerintahan negara yang lebih

    efisien dan efektif, serta terbentuknya semangat profesionalisme di kalangan

    aparatur pemerintah.

    Pencanangan good governance tersebut semakin menguat dengan

    diundangkannya UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara

    yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme. Komitmenpemerintah untuk mewujudkan good governance telah ditetapkan dalam berbagai

    kebijakan seperti Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas

    Kinerja Instansi Pemerintah, dan Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan

    Pemberantasan Korupsi.

    Salah satu upaya untuk mewujudkan good governancedalam pelaksanaan

    tugas umum pemerintahan adalah melakukan pelayanan umum yang berkualitas,

    memuaskan, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu diperlukan

    Prosedur Operasional Standar (POS)sebagai pedoman atau petunjuk bagi para

    aparatur (pejabat atau pegawai) dalam melaksanakan tugas (pelayanan) dengan

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    5/30

    5

    baik sedangkan bagi para pengguna jasa pelayanan (pelanggan) untuk

    mengetahui atau memahami akan suatu prosedur pelayanan yang dilakukan oleh

    aparatur. Dengan demikian dapat dihindarkan adanya tumpang tindih, kesalahan

    prosedur dalam melaksanakan tugas, dan adanya kejelasan tanggung jawab,

    serta memberikan informasi yang diperlukan dalam menyusun standar pelayanan

    sehingga dapat menciptakan atau menghasilkan efisiensi dan efektivitas kinerja

    organisasi dalam mencapai tujuannya. Untuk menjamin adanya kesamaan

    pengertian dan keseragaman dalam penyusunan prosedur operasional, maka

    perlu dibuat Pedoman Penyusunan POS.

    Berkaitan dengan hal tersebut, Kementerian Pendayagunaan Aparatur

    Negara telah menetapkan Peraturan Menteri Negara PAN Nomor

    PER.21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional

    Prosedur Administrasi Pemerintahan, namun mengingat pedoman tersebut masih

    bersifat umum, maka Departemen Kelautan dan Perikanan perlu menyusun

    pedoman yang lebih spesifik dan hanya berlaku di lingkup Departemen Kelautan

    dan Perikanan.

    B. Maksud dan Tujuan.

    1. Maksud

    Pedoman Penyusunan POS dimaksudkan untuk dijadikan acuan bagi seluruh

    unit kerja di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan dalam

    menyusun POS masing-masing unit kerja.

    2. Tujuan

    Pedoman Penyusunan POS disusun dengan tujuan untuk mewujudkanpelayanan umum yang berkualitas, memuaskan, transparan, dan dapat

    dipertanggungjawabkan.

    C. Ruang Lingkup

    Ruang Lingkup Pedoman Penyusunan POS meliputi :

    1. Asas-Asas, Prinsip dan Muatan Dokumen POS;

    2. Tipe dan format POS ;

    3. Mekanisme Penyusunan POS.

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    6/30

    6

    D. Pengertian

    1. Prosedur Operasional Standar yang selanjutnya disebut POS adalah

    penetapan tertulis mengenai apa, kapan, dimana dan oleh siapa suatu

    kegiatan/tugas harus dilakukan sebagai dasar dan acuan dalam proses

    pelaksanaan kegiatan dalam suatu organisasi.

    2. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain,

    untuk menunjukkan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti, serta cara-

    cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas.

    3. Pelayanan Publik yaitu segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh

    penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan

    penerima pelayanan maupun sebagai pelaksanaan ketentuan peraturan

    perundang-undangan.4. Simbol-simbol merupakan suatu gambar yang merepresentasikan suatu

    proses tertentu dalam POS.

    5. Produk atau Output merupakan semua jenis pelayanan yang dihasilkan atau

    dikerjakan oleh suatu unit kerja baik yang berupa barang maupun jasa.

    6. POS Teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis,

    setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada

    kemungkinan-kemungkinan variasi lain.

    7. POS Administrasi adalah standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif.

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    7/30

    7

    BAB II

    ASAS-ASAS, PRINSIP-PRINSIP DAN MUATAN DOKUMEN POS

    A. Asas-Asas Penyusunan POS

    Asas-asas dalam penyusunan POS meliputi :

    1. Asas Pembakuan

    POS disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan

    sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukan suatu tugas.

    2. Asas Pertanggungjawaban

    POS dapat dipertanggungjawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, dan

    standar yang ditetapkan maupun keabsahannya.

    3. Asas Kepastian

    Adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur selaku pemberi

    layanan dan masyarakat sebagai penerima layanan sehingga masing-masing

    pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.

    4. Asas Keterkaitan

    Bahwa dalam pelaksanaannya POS senantiasa terkait dengan kegiatan

    administrasi umum lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung dan

    berkaitan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

    5. Asas Kecepatan dan Kelancaran

    Digunakan untuk menjamin terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai

    dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, serta menjamin

    kemudahan dan kelancaran secara prosedural.

    6. Asas Keamanan

    POS digunakan untuk kepentingan semua pihak yang terlibat dalam

    pelaksanaan tugas agar sesuai dengan apa yang telah ditetapkan, sehingga

    dapat memberikan kenyamanan dalam pelaksanaan tugas.

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    8/30

    8

    7. Asas Keterbukaan

    POS dapat menciptakan adanya keterbukaan dalam pelaksanaan tugas

    sehingga tidak akan muncul kecurigaan baik dari aparatur sebagai pemberi

    layanan maupun masyarakat sebagai penerima layanan.

    B. Prinsip-Prinsip Pelaksanaan

    Prinsip-prinsip dalam penyusunan POS meliputi :

    1. Kemudahan

    POS harus dibuat secara jelas,

    sederhana, dan singkat sehingga mudah

    dimengerti dan diterapkan.

    2. Kejelasan

    POS harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus

    melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan sampai

    dimana tanggung jawab masing-masing pejabat/pegawai.

    3. Keterukuran

    POS harus dapat memberikan pedoman yang jelas untuk mengukur ketepatan

    norma waktu, keakuratan hasil kerja, maupun rincian biaya pelayanan, dan tata

    cara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.

    4. Fleksibilitas

    POS harus dirumuskan sedemikian rupa sehingga mudah direvisi bila

    diperlukan untuk menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan

    kebijakan yang berlaku.

    C. Muatan Dokumen POS

    Setiap POS yang berada dalam lingkup proses tertentu setelah selesai

    dibuat/disusun kemudian disatukan dalam satu dokumen POS. Dokumen POS

    meliputi:

    1) Halaman Judul (cover);

    2) Lembar pengesahan Dokumen POS (Keputusan Pimpinan Unit Kerja);

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    9/30

    9

    3) Daftar Isi dokumen POS;

    4) Penjelasan singkat penggunaan;

    5) Prosedur Operasional Standar (POS), yang dilengkapi dengan beberapa hal

    sebagai berikut:

    a. Nama POS;

    b. Satuan Kerja/Unit Kerja;

    c. Nomor dokumen;

    d. Tanggal pembuatan;

    e. Tanggal revisi;

    f. Tanggal efektif;

    g. Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten;

    h. Dasar hukum;

    i. Keterkaitan;

    j. Peringatan (catatan: bila diperlukan);

    k. Kualifikasi Personel (catatan: bila diperlukan);

    l. Peralatan dan Perlengkapan (catatan: bila diperlukan);

    m. Uraian POS;

    n. Pencatatan.

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    10/30

    10

    BAB III

    TIPE DAN FORMAT POS

    A. TIPE POS

    Secara umum POS dapat dibedakan ke dalam dua tipe/model, yaitu POS

    teknis (technical Standard Operational Procedure) dan POS administratif

    (administrative Standard Operational Procedure). Untuk kegiatan-kegiatan yang

    cenderung sangat bersifat teknis, maka tipe POS teknis lebih tepat digunakan.

    Sedangkan untuk pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya administratif, maka tipe

    POS administratif yang lebih tepat. Dalam organisasi yang sifat pekerjaannya

    tidak hanya administratif, tetapi juga teknis, dapat mempergunakan

    penggabungan dari kedua tipe tersebut. Secara lebih rinci perbedaan antara

    POS teknis dan POS administratif adalah sebagai berikut:

    1. POS Teknis (Technical SOP)

    POS teknis pada umumnya disusun untuk berbagai kegiatan teknis, seperti

    misalnya:

    a) POS tentang bagaimana melakukan pemantauan kesehatan dan

    lingkungan perairan budidaya sehingga dapat diperoleh data yang

    akurat dan representatif dalam program Pemantauan Kesehatan danLingkungan Perairan Budidaya,

    b) POS mengenai tatacara pengujian bakteri atau virus pada ikan impor

    yang akan masuk ke wilayah Indonesia di Unit Pelaksana Teknis

    Karantina Ikan seluruh Indonesia. Selain itu, POS teknis juga dibutuhkan

    untuk kegiatan-kegiatan seperti memproses dan mengevaluasi data

    (termasuk verifikasi dan validasi), pemodelan, pengenalan resiko, dan

    mengaudit peralatan operasional.

    Dalam proses penyusunan POS tipe ini perlu memasukkan langkah-Iangkahyang spesifik dari proses inisiatif, pengkoordinasian, dan pencatatan hasil

    dari kegiatan. Di samping itu, penyusunan POS teknis juga harus

    disesuaikan dengan kerangka kerja yang ada. Namun format penulisannya

    dapat dimodifikasi, baik itu diperluas maupun dipersempit disesuaikan

    dengan kebutuhan masing-masing kegiatan.

    2. POS Administratif (Administrative Standard Operational Procedure)

    POS administratif dipergunakan untuk:

    a) menyusun berbagai macam prosedur kegiatan administratif,

    b) mereview dokumen seperti kontrak, proyek, menentukan kebutuhan diklat,

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    11/30

    11

    ataupun

    c) menggambarkan prosedur surat-menyurat kantor.

    Dalam penyusunan POS administratif perlu memasukkan beberapa langkah

    yang spesifik dari proses inisiatif kegiatan seperti, pengkoordinasian kegiatan

    dan pencatatan hasil dari setiap kegiatan. Penyusunan POS administratif juga

    harus disesuaikan dengan kerangka kerja yang ada, akan tetapi formatnya

    dapat dimodifikasi, baik itu diperluas maupun dipersempit disesuaikan

    dengan kebutuhan masing-masing kegiatan. Misalnya:

    a) POS tentang Pengajuan Cuti,

    b) POS tentang Penerimaan Pegawai Baru.

    B. Format POS

    Selain tipe POS, yang harus diperhatikan pula adalah format POS. Dengan

    memperhatikan format penyusunannya, maka pengorganisasiannya dapat

    dipermudah sehingga memudahkan bagi para pengguna dalam memahami isi

    POS tersebut serta lebih efisien dalam penggunaan dan memberi kesesuaian

    dengan spesifikasi organisasi yang mengembangkannya. Dua faktor yang dapat

    dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan POS yang akan dipakai

    oleh suatu organisasi adalah:

    a) berapa banyak keputusan/pilihan yang akan dibuat dalam suatu prosedur,

    b) berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu

    prosedur.

    Format terbaik POS adalah yang dapat memberikan wadah serta dapat

    menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat dan memfasilitasi

    implementasi POS secara konsisten. Format POS yang masih relevan digunakan

    saat ini adalah sebagai berikut:

    1. Langkah sederhana (Simple Steps)

    Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya

    memuat sedikit kegiatan. Format POS ini dapat digunakan dalam situasi

    dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang

    telah disusun, dan biasanya merupakan prosedur rutin. Dalam simple stepsini

    kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang

    pendek.

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    12/30

    12

    2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)

    Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika

    prosedur disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi

    lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.

    Dalam hierarchical steps langkah-Iangkah yang telah diidentifikasi dijabarkan

    ke dalam sub-sub langkah secara terperinci.

    3. Grafik (Graphic)

    Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik,

    maka format ini dapat dipakai. Da!am format ini proses yang panjang tersebut

    dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi

    beberapa langkah. Hal ini mernudahkan bagi pegawai/petugas dalam

    melaksanakan prosedur. Format ini juga bisa digunakan jika dalam

    menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu gambaratau diagram.

    4. DiagramAlir (Flowcharts)

    Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam POS

    tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan

    membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang akan mempengaruhi sub

    langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah

    untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian

    langkah-Iangkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.

    5. Kombinasi

    Selain menggunakan empat macam pilihan format POS di atas, penyusunan

    POS dapat merupakan kombinasi antara format-format POS yang ada

    tersebut. Misalnya dapat berupa gabungan antara format flowchart yang

    menggunakan simbol-simbol dengan format simple steps yang disertai

    dengan uraian aktivitas kegiatan yang dilakukan, (seperti yang tergambar

    dalam contoh 5, format POS Kombinasi).

    Hal penting yang perlu diperhatikan dalam penulisan POS, dengan format

    manapun yang akan dipergunakan, tercipta beberapa informasi yang perlu

    dimasukkan kedalam setiap POS. Informasi tersebut antara lain:

    a) perlunya judul yang jelas,

    b) nama orang yang bertanggung jawab akan POS tersebut, dan

    c) tanggal POS mulai efektif dioperasionalkan.

    Di samping itu POS juga harus memasukkan daftar bahan atau peralatan yang

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    13/30

    diperlukan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan yang termuat dalam POS.

    Simbol-simbol yang dipergunakan dalam penyusunan POS adalah sebagai

    berikut:

    13

    Proses serempak Proses penyimpanan data garis alur proses

    Konektor untuk penundaan dokumen garis alur tembusan

    Perpindahan halaman

    Start/ akhir proses persiapan pengambilan keputusan konektor

    Data kartu penggabungan disket magnetik

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    14/30

    14

    BAB IV

    MEKANISMEPENYUSUNAN POS

    Mekanisme penyusunan POS merupakan sebuah siklus, yang dimulai dari

    tahap persiapan, diawali dengan pembentukan Tim penyusunan POS, penilaian

    kebutuhan POS (SOP Need Assessment), penyusunan POS, pengembangan POS

    (SOP Development), penerapan POS (SOP Implementation), hingga monitoring dan

    evaluasi POS (SOP Monitoring And Evaluation) dan jika dari hasil evaluasi perlu

    dilakukan penyempurnaan ataupun pembuatan POS yang baru, maka proses dimulai

    kembali dari tahapan persiapan POS.

    A. Persiapan

    Penyusunan POS memerlukan adanya komitmen yang kuat dari pihak

    pimpinan dalam organisasi. Kemauan untuk melakukan perubahan atas

    prosedur-prosedur yang sudah ada perlu dipertegas oleh pimpinan karena

    kecenderungan untuk menolak perubahan akan selalu menjadi penghambat atas

    pembaharuan. Agar penyusunan POS dapat dilakukan dengan baik, maka perlu

    dilakukan persiapan-persiapan sebagai berikut:

    1. Membentuk Tim dan kelengkapannya.

    Tim bertugas untuk melakukan identifikasi kebutuhan, mengumpulkan data,

    melakukan analisis prosedur, melakukan pengembangan, melakukan ujicoba,

    melakukan sosialisasi, mengawal penerapan, memonitor dan melakukan

    evaluasi, melakukan penyempurnaan-penyempurnaan, menyajikan hasil-hasil

    pengembangan mereka kepada pimpinan unit kerja dan tugas-tugas lainnya.

    Tim hendaknya terdiri dari tim yang melingkupi POS organisasi secara

    keseluruhan, dan tim yang melingkup unit-unit kerja pada berbagai levelnya.

    Tim yang dibentuk harus dilengkapi dengan berbagai kelengkapan lain,

    seperti kewenangan dan tanggung jawab. Kewenangan dimaksud meliputi

    kewenangan untuk memperoleh informasi dari satuan kerja atau sumber lain,

    melakukan review dan pengujian, melakukan identifikasi, melakukan analisis

    dan menyeleksi berbagai alternatif prosedur yang akan distandarkan, menulis

    POS, mendistribusikan hasil kepada seluruh anggota tim untuk direview, dan

    melakukan pengujian. Tim memiliki tanggungjawab untuk menyampaikan

    hasil-hasil yang telah diperoleh kepada pimpinan.

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    15/30

    15

    2. Memberikan pelatihan-pelatihan bagi anggota tim

    Agar tim dapat melakukan tugasnya dengan baik, maka seluruh anggota tim

    harus memperoleh pembekalan yang cukup tentang bagaimana menyusun

    POS. Petunjuk pelaksanaan penyusunan POS ini menjadi panduan bagi

    anggota tim dalam melaksanakan tugasnya.

    3. Memastikan bahwa seluruh unit tahu tentang upaya pimpinan untuk

    melakukan perubahan terhadap prosedur-prosedur operasional yang

    diperlukan.

    B. Penilaian Kebutuhan POS (SOPNeedAssessment)

    Penilaian kebutuhan POS bertujuan untuk mengetahui sampai sejauhmana kebutuhan suatu organisasi dalam mengembangkan POS-nya. Untuk

    organisasi yang sama sekali belum memiliki POS, tentunya penilaian kebutuhan

    akan sangat bermanfaat dalam menentukan ruang lingkup, jenis, dan jumlah

    POS yang dibutuhkan. Ruang lingkup akan berkaitan dengan bidang tugas mana

    yang prosedur-prosedur operasionalnya akan menjadi target untuk distandarkan.

    Untuk organisasi yang telah memiliki POS, penilaian kebutuhan ini dilakukan

    sebagai bagian dari tindak lanjut atas hasil evaluasi terhadap penerapan POS.

    Hasil evaluasi akan memberikan informasi apakah POS yang telah ada

    sudah mampu memenuhi semua kebutuhan organisasi dalam penataan

    hubungan kerja baik secara internal maupun eksternal, keselarasannya dengan

    misi dan lingkungan organisasi, serta peraturan perundangan yang berlaku.

    Apabila ternyata hasil evaluasi menunjukkan berbagai kelemahan dalam POS

    yang telah ada, maka dilakukan kembali penilaian kebutuhan untuk melihat

    kembali ruang !ingkup, jenis dan jumlah serta penyempurnaan-penyempurnaan

    yang perlu dilakukan.

    Penilaian kebutuhan POS dipengaruhi oleh berbagai aspek yang

    mempengaruhi beroperasinya organisasi sehari-hari. Aspek-aspek itu meliputi:

    1) lingkungan operasional (operating environment),

    2) berbagai peraturan perundang-undangan dan petunjuk teknis yang berlaku

    (standard of practice), serta

    3) kebutuhan organisasi dan seluruh stakeholdernya (local need).

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    16/30

    16

    Beberapa hal umum yang dapat dilakukan dalam melakukan penilaian

    kebutuhan POS:

    1. Memperoleh dukungan organisasi dalam melaksanakan penilaian

    kebutuhan, dukungan organisasi sangat penting bagi kelancaran dan

    keberhasilan penyusunan POS. Dukungan ini dapat dalam berbagai

    bentuk, mulai dari penyediaan berbagai sumber daya yang dibutuhkan

    (personil, waktu, tempat pertemuan,dll).

    2. Mengembangkan rencana tindak (action plan).

    Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat menjadi sebuah

    proses yang cukup padat dan memakan waktu yang cukup lama. Oleh

    karena itu membuat sebuah rencana tindak akan sangat membantu dalam

    menjaga komitmen kerja, menunjukkan akuntabilitas kerja, serta membantutim penilaian kebutuhan berfokus pada apa yang ingin dicapai dari proses

    ini.

    3. Melakukan penilaian kebutuhan.

    Jika organisasi telah memiliki POS, dan ingin melakukan penyempurnaan

    terhadap POS yang telah ada, maka proses penilaian kebutuhan dapat

    dimulai dengan melihat kembali informasi yang diperoleh dari proses

    evaluasi. Proses evaluasi antara lain akan memberikan informasi

    mengenai mana POS yang tidak dapat dilaksanakan atau sudah tidak

    relevan lagi, mana POS baru yang mungkin diperlukan, dan mana POS

    yang perlu disempurnakan. Jika organisasi belum memiliki POS sama

    sekali, maka tim penilai kebutuhan dapat memulai dengan mempelajari

    aspek lingkungan operasional dan peraturan perundang-undangan dan

    petunjuk teknis ataupun dokumen-dokumen internal organisasi yang

    memberikan pengaruh terhadap proses organisasi. Proses ini akan

    menghasilkan kebutuhan sementara mengenai POS yang perlu dibuat.

    4. Membuat sebuah daftar POS yang akan dikembangkan.

    Dari uraian nomor 3 di atas maka dapat disusun sebuah daftar mengenai

    POS apa saja yang akan disempurnakan atau yang akan dibuatkan baru.

    5. Melakukan analisis terhadap POS yang telah ada berdasarkan daftar yang

    dikembangkan dalam tahapan nomor 4. Uraian yang lebih mendalam

    dilakukan dengan melihat kembali pada setiap POS yang ada, dan

    mengidentifikasi bagian-bagian mana saja yang perlu dikembangkan,

    direvisi, diganti, atau dihilangkan. POS yang berkaitan dengan hukum dan

    perundangan harus memiliki prioritas yang tinggi untuk dikembangkan.

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    17/30

    17

    6. Membuat dokumen penilaian kebutuhan POS.

    Sebagai sebuah tahap akhir dari penilaian kebutuhan POS, tim penilai

    kebutuhan harus membuat sebuah laporan atau dokumen penilaian

    kebutuhan POS.

    Dokumen memuat hasil kesimpulan semua temuan dan rekomendasi yang

    didapatkan dari proses penilaian kebutuhan ini. Berbagai prioritas yang harus

    dilakukan segera dijelaskan dengan mempertimbangkan kemampuan

    organisasi serta alasan yang rasional harus diberikan untuk setiap

    pengembangan, baik penambahan, perubahan, penggantian, maupun

    penghapusan berbagai POS yang telah ada. Jika organisasi belum memiliki

    POS harus diberikan alasan mengapa POS tersebut diperlukan.

    C. Penyusunan POS

    Setelah berbagai alternatif prosedur dipilih, langkah selanjutnya adalah

    menyusun POS. Pada proses penyusunan ini, untuk memperoleh prosedur yang

    baik, bahkan tim terkadang harus kembali mengumpulkan informasi yang

    dirasakan kurang, melakukan analisis, mengidentifikasi dan menetapkan

    alternatif.

    Aspek yang perlu diperhatikan dalam penyusunan POS, antara lain; tipe POS,

    apakah POS teknis atau POS administratif, dimana dalam penulisan POS ini

    perlu ditetapkan lebih dahulu tipe mana yang akan digunakan sesuai dengan

    kebutuhan organisasi. Juga perlu diperhatikan mengenai format POS yang akan

    dipakai apakah dengan hierarchical steps, graphic, flowchart atau kombinasi

    yang menggabungkan antara fomat narasi yang menggambarkan langkah-

    langkah urut kegiatan dengan format flowchart yang menggunakan simbol-

    simbol dan ditempatkan persis pada posisi setiap jabatan yang berwenang dan

    bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas tersebut.

    D. Pengembangan POS

    Sebagai sebuah standar yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan

    tugas keseharian organisasi, maka pengembangan POS tidak merupakan

    sebuah kegiatan yang dilakukan sekali jadi, tetapi memerlukan tinjau ulang/kaji

    ulang sebelum akhirnya menjadi POS yang valid dan reliable yang benar-benar

    menjadi acuan bagi setiap proses dalam organisasi.

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    18/30

    18

    Pengembangan POS pada dasarnya meliputi 7 (tujuh) tahapan proses

    kegiatan secara berurutan yang dapat dirinci sebagai berikut:

    1. Pembentukan Tim

    Untuk mengembangkan POS dengan berbagai kelengkapannya, organisasi

    tidak dapat selalu mengandalkan POS yang sudah dibuat tanpa melihat

    perubahan-perubahan yang terjadi, baik dari sisi lingkungan operasional,

    kebijakan pemerintah maupun kebutuhan internal organisasi. Oleh karena itu,

    POS perlu secara terus-menerus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

    organisasi dalam menjawab tantangan perubahan terutama yang berkaitan

    dengan peningkatan kualitas pelayanan.

    Tim sebaiknya independen, artinya tidak meliputi orang-orang yang berada

    dalam satuan-satuan kerja dalam organisasi, ataupun anggota tim yang

    diambil dari orang-orang yang berada dalam satuan kerja pada organisasi.

    2. Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Altematif

    Pekerjaan pertama yang harus dilakukan oleh tim dalam mengembangkan

    POS setelah mereka melalui proses penguatan internal adalah

    mengumpulkan berbagai informasi yang diperlukan untuk menyusun POS.

    Identifikasi informasi yang akan dicari, dapat dipisahkan mana informasi yang

    dicari dari sumber primer dan mana yang dicari dari sumber sekunder.

    Jika identifikasi berbagai informasi yang akan dikumpulkan sudah diperoleh,

    maka selanjutnya adalah memilih teknik pengumpulan datanya. Ada berbagai

    kernungkinan teknik pengumpulan informasi yang dapat digunakan untuk

    mengembangkan POS, seperti melalui brainstorming, focus group, wawancara,

    survey, benchmark, telaahan dokumen dan lainnya. Teknik mana yang akandigunakan, sangat terkait erat dengan instrumen pengumpul informasinya.

    3. Analisis dan Pemilihan Alternatif

    Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap alternatif-alternatif

    prosedur yang berhasil diidentifikasi untuk dibuatkan standarnya. Panduan

    umum dalam menentukan alternatif mana yang dipilih untuk distandarkan

    antara lain meliputi aspek-aspek sebagai berikut: kelayakan, implementasi,

    kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan, dan kelayakan politis.

    Dengan membandingkan berbagai alternatif melalui keuntungan dan kerugian

    yang kemungkinan terjadi jika diterapkan, selanjutnya dapat dipilih alternatif

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    19/30

    19

    mana yang dipandang dapat memenuhi kebutuhan organisasi.

    Proses analisis ini akan menghasilkan prosedur-prosedur yang telah dipilih,

    baik berupa penyempurnaan prosedur-prosedur yang sudah ada sebelumnya,

    pembuatan prosedur-prosedur yang sudah ada namun belum distandarkan,

    atau prosedur-prosedur yang belum ada atau sama sekali baru.

    4. Perumusan POS

    Aspek yang perlu diperhatikan dalam perumusan POS, antara lain: tipe POS,

    apakah POS teknis atau POS administratif, dimana dalam penulisan POS ini

    perlu ditetapkan lebih dahulu tipe mana yang akan digunakan sesuai dengan

    kebutuhan organisasi. Juga perlu diperhatikan mengenai format POS yang

    akan dipakai apakah dengan hierarchical steps, graphic, atau flowchart.

    5. Pengintegrasian POS

    POS yang telah disusun perlu diintegrasikan ke dalam sebuah dokumen yang

    nantinya akan menjadi panduan dalam pelaksanaan prosedur-prosedur

    pelaksanaan tugas pokok dan fungsi ataupun penyelenggaraan pelayanan.

    Pengintegrasian perlu dilakukan, karena satu prosedur dengan prosedur

    lainnya yang saling terkait dan harus diselaraskan sehingga tidak terjadi

    inkonsistensi, ketidakseragaman, dan saling bertentangan yang justru akan

    menghambat prosedur itu sendiri.

    Sebagai contoh seperti POS SLO dengan POS SIB harus terintegrasi karena

    memiliki keterkaitan satu sama lain.

    6. Pengujian dan Review

    Untuk memperoleh POS yang memenuhi aspek-aspek sebagaimana telah

    diuraikan diatas, POS yang dirumuskan oleh tim pengembangan POS harus

    melalui tahap pengujian dan review. Berbagai catatan mengenai pengujian

    harus dibuat oleh tim untuk jenis prosedur yang dibuatkan standarnya,

    sehingga proses penyempurnaan POS yang perlu disempurnakan dapat

    dilakukan dengan baik. Setelah proses ini diselesaikan, selanjutnya POS yang

    telah dirumuskan siap untuk disampaikan kepada pimpinan. Penyampaian

    kepada pimpinan, tidak hanya semata memberikan POS yang telah

    dirumuskan, tetapi sebaiknya tim membuat suatu pengantar atau semacam

    executive summary yang berisi antara lain penjelasan mengenai prosedur-

    prosedur apa saja yang distandarkan, mengapa prosedur tersebut perlu

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    20/30

    20

    distandarkan, sejauh mana prosedur yang telah distandarkan memenuhi

    harapan pimpinan, sejauh mana prosedur yang telah distandarkan telah

    memenuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku dan lain sebagainya.

    7. Pengesahan POS

    Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan keputusan oleh

    pimpinan. Proses pengesahan akan meliputi penelitian dan evaluasi oleh

    pimpinan terhadap prosedur yang distandarkan. Oleh karena itu, jika tim

    menyusun executive summary, akan sangat membantu pimpinan dalam

    memahami hasil rumusan sebelum melakukan pengesahan. Meskipun POS

    telah disahkan oleh pimpinan, tetapi POS harus dilakukan review secara

    terus-menerus agar diperoleh POS yang benar-benar efisien dan efektif,

    sehingga masih dimungkinkan adanya perubahan.

    Agar POS yang telah disusun dapat lebih bermanfaat dalam rangka peningkatan

    pelayanan untuk memenuhi harapan pengguna jasa, maka perlu diperhatikan hal-hal

    sebagai berikut:

    a. Standar mutu output

    POS yang telah disusun perlu dilengkapi dengan standar-standar mutu, baik

    dilihat dari sisi output yang dihasilkan, waktu penyelesaian, kelengkapan,

    ketepatan, dan kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan yang

    berlaku, dan kriteria lainnya. Untuk setiap aktivitas yang dimuat dalam POS,

    pemuatan standar-standar mutu ini sangat penting, mengingat setiap prosedur

    harus memiliki kepastian dalam penyelesaian outputnya dilihat dari kriteria-

    kriteria sebagaimana disebutkan di atas.

    b. Standar sarana dan prasarana

    POS yang telah disusun juga harus dilengkapi dengan standar sarana dan

    prasarana yang akan digunakan dalam melaksanakan prosedur-prosedur yang

    distandarkan. Jika ternyata prosedur-prosedur yang telah distandarkan tidak

    didukung dengan sarana dan prasarana yang tidak memenuhi persyaratan,

    konsistensi prosedur tersebut akan terganggu, dan secara keseluruhan akan

    mengganggu proses pelayanan.

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    21/30

    21

    E. PenerapanPOS

    Penerapan POS dalam praktek penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi

    merupakan langkah selanjutnya dari siklus POS setelah pengembangan POS

    yang menghasilkan rumusan POS di mana secara formal ditetapkan oleh

    pimpinan organisasi. Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa tujuan-

    tujuan berikut dapat tercapai:

    1. Setiap pelaksana mengetahui POS yang baru/diubah dan mengetahui

    alasan perubahannya.

    2. Salinan/kopi POS disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh

    semua pelaksana.

    3. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam POS dan dapat

    menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untukmenerapkan POS secara aman dan efektif (termasuk pemahaman akan

    akibat yang akan terjadi bila gagal dalam melaksanakan POS).

    4. Perubahan POS pada tahap penerapan dapat berupa penambahan atau

    pengurangan langkah kegiatan yang disebabkan adanya perubahan

    kebijakan, kebutuhan konsumen, maupun adanya kebutuhan organisasi

    yang didasarkan pada alasan yang dapat dipertanggungjawabkan

    F. Perubahan POS

    Terhadap POS yang telah dilaksanakan dan memerlukan adanya perubahan

    dikarenakan adanya perubahan kebijakan, kebutuhan konsumen, kebutuhan

    organisasi, maka hal tersebut dimungkinkan yang tentunya disertai dengan

    alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Perubahan terhadap POS dapat

    berupa penambahan atau pengurangan.

    G. Monitoring dan Evaluasi

    Pelaksanaan penerapan POS harus secara terus-menerus dipantau sehingga

    proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Masukan-masukan dalam

    setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang berharga dalam evaluasi

    sehingga penyempurnaan-penyempurnaan terhadap POS dapat dilakukan

    dengan cepat sesuai dengan kebutuhan.

    Agar monitoring dan evaluasi dapat berjalan dengan baik, maka perlu dibentuk

    tim monitoring dan evaluasi. Tim akan dapat bekerja secara efektif bila dipilih

    dari anggota tim yang sebelumnya terlibat dalam tim pengembangan POS dan

    tim supervisi. Namun demikian tim ini perlu pula dibantu oleh tim yang berasal

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    22/30

    22

    dari masing-masing unit kerja yang secara langsung dapat memantau jalannya

    penerapan POS pada proses penyelenggaraan organisasi khususnya yang

    berkaitan dengan unit kerjanya sebagai bagian dari proses secara keseluruhan

    dari organisasi.

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    23/30

    H. Contoh- contoh Format POS

    Form 1

    POS Tahap sederhana (Simple Steps)

    Nomor POS :

    Tanggal Pembuatan:

    Tanggal Revisi:

    Nama Unit Kerja ..

    Tanggal Efektif:

    Prosedur Operasional Standar

    Penanganan Surat Masuk

    Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan:

    1. 1.

    2. 2.

    .

    Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

    1. 1.

    2. 2.

    .

    Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

    1. 1.

    2. 2. .

    Uraian Prosedur:

    1. Subbag TU menerima, memilah, mengagendakan, memberi lembar disposisi dan menyampaikan surat masukkepada Subbag TU

    2. Subbag TU meneliti dan menyampaikan surat masuk kepada Pimpinan Unit Kerja melalui Pengadminisrasi Umummasing-masing

    3. Pimpinan Unit Kerja memeriksa, membaca dan memberi disposisi kepada pejabat dibawahnya melalui Subbag TU

    untuk di proses lebih lanjut

    4. Subbag TU mencatat, mengagendakan dan mendistribusikan kepada pejabat yang dituju dalam lembar disposisi

    5. Pejabat penerima disposisi menerima surat untuk diproses lebih lanjut.

    Disahkan oleh:

    Kepala

    23

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    24/30

    Form 2

    POSTahap Hirarki (Hierarchical Steps)

    Nomor POS :

    Tanggal Pembuatan :Tanggal Revisi :

    Nama Unit Kerja ..

    Tanggal Efektif :

    Prosedur Operasional Standar

    Pengajuan Cuti Tahunan

    Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan:

    1. 1.

    2. 2.

    . .

    Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

    1. 1.

    2. 2.

    . .

    Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

    1. 1.

    2. 2.

    . .

    Uraian Prosedur:

    1. Mengisi formulir cuti tahunan

    a. Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian;

    b. Isi Formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa;

    c. Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian Kepegawaianmemberikan pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia;

    d. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangani formulir pengajuan cuti dan menyampaikan kepada atasanlangsung yang bersangkutan.

    2. Persetujuan atasan langsung dan pejabat yang berwenang memberi cutia. Atasan langsung yang bersangkutan memberi persetujuan dengan memberikan tanda tangan pada formulir

    pengajuan cuti dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberi cuti;

    b. Pejabat yang berwenang memberi cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuancuti, menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan.

    3. Pelaksanaan Cutia. Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian,

    menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untukdokumentasi;

    b. Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cutimelaporkan kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;

    c. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.

    Disahkan oleh:

    Pimpinan Unit Kerja

    24

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    25/30

    Form 3POS Graphic

    Nama Unit Kerja

    Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksanaan:

    1. 1.

    2. 2.

    Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:

    1. 1.

    2. 2.

    Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

    1. 1.

    2. 2.

    Nomor POS :

    Tanggal ditetapkan :

    Tanggal Revisi :

    Tanggal Efektif :

    Prosedur Operasional StandarPengajuan Cuti Tahunan

    Isi Formuli r Persetujuan Cuti

    a. Pegawai yang mengajukan cuti,mengisi formulir cuti tahunan

    a Pegawai mengajukan kepada atasanlangsung untuk mendapatkanpersetujuan

    a. Pegawai yang mengajukan cutimenyampaikan formulir kepadaBagian Kepegawaian, copy untukunit kerjanya dan copy untuk yang

    bersangkutan.

    b. Serahkan formulir ke Bagian yangmenangani kepegawaian

    b Atasan langsung menandatangani danmenyampaikan kepada pejabat yangberwenang memberikan cuti

    b. Pegawai yang mengajukan cutiwajib melaporkan kemajuanpekerjaannya sebelum cuti.

    c. Bagian yang menangani kepegawaianmeneliti ketersediaan cuti bagipegawai yang mengajukan danmenyerahkan kepada yangbersangkutan.

    c Pejabat yang berwenang memberikancuti menandatangani pengajuan danmenyampaikan kembali kepada atasanlangsung pegawai yang bersangkutan

    c. Pelaksanaan cuti oleh yangbersangkutan

    d. Pegawai menandatangani formulir danmenyerahkan kepada atasan langsung

    d Atasan langsung menyampaikankepada yang bersangkutan

    Disahkan oleh:Pimpinan Unit Kerja

    25

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    26/30

    Form 4

    POS Diagram Ali r (Flowchart)

    Nama Unit Kerja ..

    Prosedur Operasional StandarPembelian/Pengadaan Jasa Kalibrasi dan Perbaikan Alat

    Nomor POS :

    Tanggal ditetapkan :

    Tanggal Revisi :

    Tanggal Efektif :

    Dasar Hukum Kualif ikasi Pelaksanaan

    1. 1.

    2. 2.

    . . . . . . .

    Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan:

    1. 1.

    2. 2.

    . . . . . . .

    Peringatan Pencatatan dan Pendataan:

    1. 1.

    2. 2.

    . . . . . . .

    Uraian Prosedur :

    1.

    2.

    3.

    . .

    26

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    27/30

    Diagram Alir (Flow Chart) Kegiatan:

    Disahkan oleh:Pimpinan Unit Kerja

    27

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    28/30

    Form 5

    POS Kombinasi/ Gabungan

    Nama Unit Kerja ..

    Prosedur Operasional StandarPengajuan dan Pertanggungjawaban Uang Muka

    Nomor POS :

    Tanggal ditetapkan :

    Tanggal Revisi :

    Tanggal Efektif :

    Dasar Hukum Kualif ikasi Pelaksanaan

    1. 1.

    2. 2.

    . . . . . . .

    Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan:

    1. 1.

    2. 2.

    . . . . . . .

    Peringatan Pencatatan dan Pendataan:

    1. 1.

    2. 2.

    . . . . . . .

    Uraian Prosedur :

    No. Uraian PUMKKasubag/

    BagPPK

    VersSPM

    Penand.SPM

    Bendahara

    1 Berdasarkan Rencana Operasional Kegiatan,Pemegang Uang Muka(PUMK) menyusun rincian kebutuhan Bagian untuk bulan tertentu,membuat usul pengajuan uang muka, meneliti,menandatangani, memintaparaf kepada Kasubbag yang bersangkutan dan mengajukan kepadaKepala Bagian selaku PPK untuk mendapatkan persetujuan. ApabilaKabag bukan PPK, maka usulan pengajuan uang muka wajibditandatangani oleh Kabag sebagai penanggung jawab kegiatansebelum diajukan kepada PPK.

    2 PPK menerima usul pengajuan uang muka dari PUMK, meneliti,mengoreksi/menandatangani dan meneruskan kepada PUMK untukdiproses lebih lanjut.

    3 PUMK menerima usul pengajuan uang muka yang sudah ditandatanganiPPK, meneliti kemudian mengajukan kepada Bendahara.

    2

    4 Bendahara menerima usul pengajuan uang muka, meneliti, membayaruang muka kepada PUMK. Apabila uang belum tersedia, Bendaharamemberi catatan kapan uang muka akan dibayarkan.

    4

    3

    28

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    29/30

    No. UraianPUMK Kasubag/

    BagPPK

    Ver.SPM

    Penand.SPM

    Bendahara

    5 PUMK menerima pembayaran uang muka, mencatat, menyampaikaninformasi kepada Kasubbag yang bersangkutan bahwa telah tersedia uangmuka untuk pekerjaan yang telah direncanakan

    6 Kasubbag menerima informasi dari PUMK, mempersiapkan danmelaksanakan pekerjaan, menyelesaikan berkas pertanggungjawaban danmenyampaikan kepada PUMK. Untuk kegiatanyang memerlukan pembayaran dimuka, Kasubbag dapat meminta panjarterlebih dahulu kepada PUMK sejumlah yang diperlukan denganmenandatangani tanda terima panjar.

    5

    7 PUMK menerima berkas pertanggungjawaban dari Kasubbag, meneliti,mencatat, kemudian mengajukan kepada Kabag selaku PPK untukmendapatkan pengesahan pertanggungjawaban Apabila Kabag bukansebagai PPK, sebelum berkas pertanggungjawaban diajukan kepada PPK,terlebih dahulu dimintakan pengesahan dari Kabag yang bersangkutan.

    8 PPK menerima berkas pertanggungjawaban, meneliti, menandatanganiberkas pertanggung-jawaban, meneruskan kepada PUMK untuk diproseslebih lanjut.

    6

    7

    9 PUMK menerima berkas pertanggungjawaban dari PPK, meneliti, danmenyampaikan kepada Bendahara

    10 Bendahara menerima berkas pertanggung jawaban dari PUMK, meneliti,dan apabila berkas pertanggungjawaban belum lengkap maka berkas tsbdikembalikan kepada PUMK, tetapi bila berkas lengkap bendaharamenyiapkan dan mengajukan SPP kepada PPK

    11 PPK menerima berkas SPP dari Bendahara, meneliti, menandatangani,dan meneruskan kepada Bendahara

    12 Bendahara menerima SPP yang sudah ditandatangani, meneliti, dan

    meneruskan kepada Verifikator SPP.

    8

    9

    10

    11

    13 Verifikator SPP menerima berkas SPP, mencatat, memverifikasi, kemudianmenyampaikan kepada Pejabat Penandatangan SPM.

    14 Pejabat penandatangan SPM menerima berkas SPP dari Verifikator SPP,meneliti mencatat,membuat,menandatangani SPM, dan menyampaikankepada KPPN.

    12

    13

    Disahkan oleh:Pimpinan Unit Kerja

    29

  • 7/25/2019 KEP.47 MEN 2009 TTG PENYUSUNAN SOP DI KKP.pdf

    30/30

    BAB V

    PENUTUP

    Di Iingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan saat ini sudah mengenal adanya

    prosedur kerja yang sudah dapat dijadikan acuan dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.Berpijak dari prosedur kerja yang telah ada, dan untuk menyesuaikan dengan

    perkembangan kebutuhan pelaksanaan tugas dalam rangka peningkatan efisiensi,

    efektifitas, transparansi dan akuntabilitas maka prosedur kerja yang telah ada dapat

    dikembangkan menjadi POS.

    Untuk kesamaan persepsi dan memudahkan pelaksanaan pengembangan POS, maka

    diharapkan uraian-uraian pada bab-bab sebelumnya dapat dijadikan acuan dalam

    mengembangkan POS. Selanjutnya POS dimaksud merupakan acuan dalam menyusun

    standar pelayanan.

    Demikian pedoman ini dibuat untuk dapat dilaksanakan, sehingga dengan adanya POS

    dan standar pelayanan pada unit-unit organisasi di Lingkungan Departemen Kelautan dan

    Perikanan, diharapkan pelaksanaan pekerjaan dapat lebih efisien, efektif, transparan dan

    akuntabel serta terciptanya pelayanan prima kepada para pengguna jasa kantor-kantor

    pelayanan di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan.

    MENTERl KELAUTAN DAN PERIKANANREPUBLIK INDONESIA,

    ttd.

    FREDDY NUMBERI