materi arsip

7/25/2019 materi arsip

1/24

Pengertian Arsip

Dilihat dari asal katanya, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani archeyang berarti

permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa hukum. Kemudian kata archeberubah

menjadi taarcheyang artinya dokumen, catatan. Terakhir berubah menjadi archevumyang

dalam bahasa Latin berarti balaikota. enurut istilah !nggris archivesberarti tempat ataudokumen "record#.

$eminar Dokumentasi%&rsip Kementerian'kementerian yang diselenggarakan di (akarta )*

+ebruari sampai ) aret -/ merumuskan pengertian arsip sebagai berikut0

. &rsip adalah kumpulan surat'menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak'

tanduk documenter (documentaire handeling)yang disimpan sehingga pada setiap saat

dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.

). &rsip adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan'

pengolahan tentang segala surat'surat baik dalam soal pemerintahan maupun soal umum, baik

ke dalam maupun ke luar dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggungja1abkan.

Lembaga &dministrasi 2egara "L&2# mengartikan arsip sebagai segala kertas naskah, buku,

foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen'dokumen lain

dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam

penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi%badan, sebagai bukti

dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena

pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

$edangkan Drs. The Liang 3ie, memberikan pengertian arsip sebagai kumpulan 1arkat yang

disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat

segera ditemukan kembali.

enurut 4ndang'undang 2o. / tahun -/ tentang ketentuan'ketentuan pokok kearsipan,5&5 ! pasal menegaskan bah1a yang dimaksudkan dengan arsip adalah0

. 2askah'naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga 2egara dan 5adan'badan

6emerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

). 2askah'naskah yang dibuat dan diterima oleh 5adan'badan $1asta dan%atau perorangan,

dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

B. Syarat Arsip

&rsip adalah himpunan lembaran tertulis, catatan'catatan tertulis yang disebut 1arkat, yang

harus memenuhi * syarat, yaitu0

. erupakan kumpulan 1arkat,

). empunyai nilai guna,

*. Disimpan menurut sistem tertentu,

7. &pabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.


2/24

C. Fungsi Arsip

enurut fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.

Arsip dinamisadalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan

perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayananketatausahaan.

5erdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai kriteria untuk arsip

dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi0

1. &rsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di

lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi%kantor.

2. &rsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

3. &rsip in'aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus'menerus, atau frekuensi

penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

Arsip statisadalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam

rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari'hari

administrasi negara. &rsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip

tersebut akan tetapi berada di &rsip 2asional 8epublik !ndonesia "&82&$#.

4ntuk menjalankan fungsi'fungsi tersebut dengan baik, maka petugas penata arsip

mempunyai ke1ajiban terhadap0

. 6enyimpanan berkas surat dinas.

). 6emeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas.

*. 6enyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi.

7. 6enemuan kembali berkas dinas yang disimpan.


3/24

D. Peranan Arsip

9leh karena pengertian inti arsip adalah kumpulan 1arkat yang disimpan secara sistematis,

maka peranan arsip adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. $ebagai

sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai

sesuatu masalah. $ebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinanorganisasi untuk membuat%mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang

sedang dihadapi.

E. Nilai Guna Arsip

2ilai guna arsip adalah nilai keguanaan yang terkandung di dalam arsip yang didasarkan

atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri.

5erikut ini ada beberapa pendapat mengenai nilai guna arsip antara lain sebagai berikut0

1. Menurut Vernoon B. Santen

5ah1a nilai guna arsip atau 1arkat tercakup dalam akronim &L+8:D0

A ; &dministratiukum#, misalnya &kta (ual

beli Tanah, surat kuasa dan sebagainya.

F ; +iscal =alue "nilai guna di bidang keuangan#, misalnya cek,

kuitansi, bilyet, giro, dan sebagainya.

R ; 8esearch =alue "nilai guna di bidang 6enelitian#, misalnya karya

tulis, skripsi, tesis, desertasi, dan sebagainya.

E ; :ducational =alue "nilai guna di bidang 6endidikan#, misalnya

ijasah, buku rapor, daftar nilai, dan sebagainya.D ; Documentary =alue "nilai guna di bidang Dokumentasi#,

misalnya naskah perjanjian asli dan sebagainya.

2. Menurut Ensiklopeia A!inistrasi

6ada pokoknya, sesuatu 1arkat mempunyai 7 "empat# keguanaan yaitu sebagai berikut0

a#. 3una !nformatoris, yakni memberikan suatu keterangan tentang suatu hal atau peristi1a.

b#. 3una Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan.

c#. 3una >istoris, yakni menggambarkan keadaan atau peristi1a pada masa lampau, agar tidak

terlupakan sepanjang masa sebagai peristi1a sejarah.

d#. 3una !lmiah, yakni sebagai catatan hasil'hasil pemikiran seorang sarjana%penemuan'

penemuan sesuatu :ksperimen !lmiah.

3. Menurut Arsip Nasional "epu#lik $nonesia

Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi0


4/24

a#. Nilai guna primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan

lembaga%instansi pencipta arsip. 2ilai guna primer meliputi0

2ilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada keguanaan bagi

pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga%instansi pencipta arsip.

2ilai guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti'bukti yang mempunyai kekuatanhukum atas hak dan ke1ajiban 1arga negara dan pemerintah.

2ilai guna keuangan, adalah arsip yang mempunyai nilai guna keuangan yang berisikan hal

ih1al lyang menyangkut transaksi dan pertanggungja1aban keuangan.

2ilai guna ilmiah dan teknologi, adalah nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan

teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b#. Nilai guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada keguanaan arsip bagi

kepentingan lembaga%instansi lain atau untuk kepentingan umum. &rsip nilai guna sekunder

meliputi0

2ilai guna kebutuhan, adalah jika dalam arsip itu terkandung fakta dan keterangan yang

digunakan untuk menjelaskan tentang lembaga%instansi tersebut diciptakan, dikembangkan

diatur fungsi dan kegiatannya.

2ilai guna informasional, adalah jika dalam arsip, isi dan informasi yang ada di dalamnya

mengandung berbagai kepentingan penelitian dan sejarah tanpa dikaitkan dengan

lembaga%instansi pencipta arsip kegiatannya.

Dari beberapa pendapat diatas jika diambil kesimpulan, maka nilai guna arsip atau 1arkat

yaitu administrative, legal, fiscal, research, dan documentary

F. %enis&'enis Arsip

(enis'jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang diantaranya sebagai berikut0. Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut

sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya. enurut :nsiklopedia &dministrasi,

arsip atau 1arkat jenis ini dapat dibedakan menjadi0

a#. =ital record "1arkat sangat penting#, yaitu 1arkat yang mempunyai nilai sangat penting bati

suatu organisasi atau instansi, untuk itu 1arkat jenis ini perlu disimpan secara terus menerus

"abadi# selama organisasi itu masih berdiri.

b#. !mportant record "1arkat penting#, yaitu 1arkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu

jangka 1aktu yang cukup lama "* tahun keatas# untuk itu 1arkat jenis ini perlu disimpan secara

tertib, misalnya $urat 6erjanjian $e1a'menye1a dan lain'lain.

c#. 4seful record "1arkat berguna#, yaitu 1arkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka

1aktu biasa, untuk itu 1arkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya "lama

penyimpanan#, biasanya di berbagai organisasi%instansi jenis 1arkat ini paling banyak

jumlahnya, contoh surat'surat kantor pada umumnya.

d#. 2on essential record "1arkat tidak penting#, yaitu 1arkat yang kegunaannya menjadi habis

setelah selesai dibaca. 4ntuk 1arkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat


5/24

langsung dimusnahkan atau cukup diingan isinya%dicatat dalam agenda harian. ?ontoh0

undangan rapat dan lain'lain.

). Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip%1arkat dari 1ujud benda arsip tersebut.

&rsip@1arkat jenis ini terdiri dari0

a#.

&rsip tertulis, yaitu 1ujud arsip berupa tulisan%tertulis misalnya surat dinas, akta, dan lainsebagainya.

b#. &rsip arga barang'barang tersebut,

Lokasi%tempat barang tersebut,

Keadaan fisik barang.

c#. "ersonnelrecord, adalah catatan'catatan yang berhubungan dengan masalah kepega1aian,

seperti catatan ri1ayat hidup, pengalaman kerja, konduite absensi pega1ai.

d#. #alesrecord, adalah catatan'catatan yang berisi informasi mengenai penjualan, misalnya0 utu penjualan,

(umlah persediaan,

>arga barang,

Daerah pemasaran,

>asil penjualan,

6rosedur penjualan.

e#. "roductionrecord, adalah catatan'catatan yang berhubungan dengan masalah produksi,

misalnya0

(umlah barang yang dihasilkan,

(enis barang yang dihasilkan,

Kualitas barang yang dihasilkan,

(enis bahan baku yang dipergunakan,

(enis bahan baku pembantu atau tambahan yang diperlukan,

(enis alat "mesin proses produksi#,

Laporan produksi.


6/24

7. Ditinjau dari pemiliknya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip

tersebut bagi organisasi atau lembaga%kantor tersebut, antara lain sebagai berikut0

a#. 5erasal dari lembaga pemerintahan, antara lain0

&rsip 2asional 8! sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan 2asional yang selanjutnya disebut

dengan &rsip 2asional 6usat "&rnaspus#.&rsip 2asional 8! yang berada di masing'masing Daerah Tingkat !, yang selanjutnya disebut

dengan &rsip 2asional Daerah "&rnasda#

b#. 5erasal dari instansi pemerintah%s1asta0

Arsipprimermerupakan arsip asli, bukan merupakan salinan copy atau tembusan%tindasan,

Arsipsekunder, adalah arsip yang berupa salinan, copy tembusan%tindasan,

Arsipsentraladalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan

penyimpanannya "sentralisasi#,

Arsipunitadalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing'masing unit di mana arsip

tersebut dibuat "tersebat%desentralisasi#.

. Ditinjau dari fungsinya arsip dapat dibedakan atas0

a#. &rsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan

dilingkungan unti pengolahan suatu organisasi.

b#. &rsip inaktifatau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan

pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi%instansi.

c#. &rsip statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus bagi

organisasi%instansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum%negara karena

bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

"(ANG )$NG*(P *EA"S$PAN

A. Pengertian *earsipan

Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan, antara lain sebagai berikut0

. R.#oe$roto, menyatakan bah1a yang dimaksud dengan kearsipan adalah akti


7/24

apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam 1aktu yang

singkat.

B. +u'uan *earsipan

Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungja1aban nasionaltentan perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk

menyediakan bahan pertanggungja1aban tersebut bagi kegiatan pemerintah. &dapun tujuan

kearsipan adalah sebagai berikut0

. enyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.

). enyiapkan surat setiap saat diperlukan.

*. engumpulkan bahan'bahan yang mempunyai sangkut'paut dengan suatu masalah yang

diperlukan sebagai pelengkap.

C. *egiatan *earsipan

enurutDrs.E.&arso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut0

1. *egiatan Pen,iptaanMerupakan suatu proses pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk

maupun surat keluar (mail handling), baik menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu

kendali (sistem pola baru). Untuk surat dimulai dari penerimaan surat, pemrosesan ke unit pengolah

sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk disimpan. Untuk surat keluar dimulai dengan perintah

pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat tersebut dikirim dan tindakanya siap untuk

disimpan.

2. *egiatan Penyi!panan -Filing an Pene!uan *e!#alia. Kegiatanpenyimpanan(filing), adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang

ditandai dengan tanda disposisidep (deponeren/simpan), pemberian kode-kode penyimpanan sampai

penempatan arsip tersebut disimpan ke dalam folder dan dimasukan kedalam filing kabinet.b. Kegiatanpenemuankembali(finding), adalah kegiatan yang dimulai dari peermintaan arsip oleh pihak

lain, mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada daftar Klasifikasi,

hingga menemukan kembali arsip di tempat penyimpananya sesuai dengan kode simpanan.

3. *egiatan Penyela!atanKegiatan penyelamatan yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak

berhak, rusak atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari

kegiatan :

a. Pengamanan, yaitu kegiatan untuk menaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui

oleh orang-orang tidak berhak(terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).

b. Pemeliharaan, adalah kegiatan menaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak dengan kata lain

kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum teradi kerusakan arsip (pre!entif), misalnya selama

dalam kegiatan pemeliharaan ini benda-benda arsip perludisemprot dengan obat anti hama, atau sebelumdisimpan dipersiapkan terlebih dahulu tempat yang aman dari kerusakan.

c. Perawatan, adalah kegiatan kemampuan untuk memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat

dipergunakan kembali, dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan setelah teradi kerusakan pada

arsip yang bertalian (represif), misalnya ika diketahui sesuatu benda arsip dalam keadaan rusak/benar-

benar rusak, sedangkan arsip tersebut masih diperlukan/dipergunakan, sebagai tindakan represifnya

tersebut dilaminasi (diberi lapisan plastik), kemudian dimikro filmkan. "pabila ada pihak yang

membutuhkan arsip tersebut cukup ditunukan mikro filmnya saa, sedangkan arsip yang aslinya masihdisimpan.


8/24

/. *egiatan PenyusutanKegiatan penyusutan, adalah kegiatan mengurangi umlah arsip yang disimpan, terutama arsip-arsip

yang telah hilang nilai kguna arsipnya, sehingga arsip yang tersimpan benar-benar arsip yang memiliki

nilai guna tinggi. Kegiatan penyusutan arsip ini meliputi :

a. Penilaian atau pemindahan, adalah kegiatan penentuan bah#a arsip tersebut masih sering atau sudah

arang atau bahkan ktidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpananya ke

unit sentral.

b. Pemusnahan, adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya, dengan

harapan agar arsip yang tersimpan hanyalan arsip yang benar-benar masih dipergunakan.

"dapun cara pemusnahan tersebut bisa, dilakukan dengan cara dibakar, dimusnahkan dengan cairan kimiaatau dimusnahkan dengan mesin penghancur dokumen (paper schreder)

c. Penyerahan, adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan (arsip statis)

ke "rsip $asional %usat/"rsip $asional &aerah atau kepada pemerintah daerah tingkat ' masing-masing

propinsi.

Dengan demikian, ruang lingkup kegiatan kearsipan tersebut dimulai dari kegiatan

penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan, dan berakhir dengan

penyusutan. 2amun demikian, sebagai !nti dari kegiatan semua itu adalah Kegiatan

6enyimpanan dan 6enemuan Kembali.

D. Masala0 Pokok ala! *earsipan an Pe!e,a0annya

&kti


9/24

6ega1ai di bidang penyimpanan 1arkat kurang terlatih.

c. Drs %oekiat, mengemukakan bah1a masalah yang sering dijumpai di bidang kearsipan

adalah sebagai beriku0

6enggunaan system 6enggolongan "Klasifikasi# yang salah.

9rganisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung ja1ab dan kekuasaan yang tidak jelas.

6ega1ai yang tidak terlatih.

Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.

Tidak ada penentuan 1aktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan menghapuskan

1arkat'1arkat.

8uang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.

Kurang adanya penga1asan terhadap 1arkat'1arkat%surat'surat yang dipinjam atau

pengembaliannya.

Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bah1a masalah pokok atau masalah'

masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut0

a. 6enerapan system penyimpanan yang kurang cepat.

b. $arana dan tempat kegiatan kearsipan kurang%tidak memadai.

c. 6ega1ai 6engelolaan &rsip tidak%kurang terlatih dan kurang%tidak adanya bimbingan dari

pimpinan dalam menjalankan tugasnya.

d. Kahilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.

e. (umlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip.

f. Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya pera1atan, maupun oleh kerusakan yang

disebabkan oleh hal'hal di luar kemampuan manusia untuk mencegahnya "+orce ajeure#,

seperti bencana alam, kerusakan, dan sebagainya.


10/24

2. Pe!e,a0annya

Dari kesimpulan tentang masalah'masalah pokok dalam kearsipan maka pemecahan

masalahnya adalah sebagai berikut0

a. enggunakan system penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu

sendiri. Terdapat sistem penyimpanan arsip antara lain0 $istem &bjad "&lphabetical#

$istem asalah "$ubject#

$istem 2omor "2umeric#

$istem Tanggal "?hronologic#

$istem Ailayah "3eographic#

asing'masing system pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi tersendiri.

b. anyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti

perkembangan teknologi.

c. enyeleksi pega1ai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun

mental serta etos kerjanya.

d. enciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengna

menggunakan bon peminjaman arsip yang laBim disebut sebagai 9ut $lip.

E. *ea'i#an *earsipan

. &rsip 2asional 6usat 1ajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip statis dari

Lembaga'Lembaga 2egara dan 5adan'5adan 6emerintah 6usat.

). &rsip 2asional Daerah 1ajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip statis dari

Lembaga'Lembaga dan 5adan'5adan 6emerintah Daerah serta 5adan'5adan 6emerintah 6usat

di tingkat Daerah.*. &rsip 2asional 6usat maupun &rsip 2asional Daerah 1ajib menyimpan, memelihara, dan

menyelamatkan arsip yang berasal dari 5adan'5adan $1asta dan%atau perorangan.

7. Lembaga'Lembaga 2egara dan 5adan'5adan 6emerintahan 6usat maupun Daerah 1ajib

mengatur, menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip dinamis.

. Lembaga'Lembaga 2egara dan 5adan'5adan 6emerintahan 6usat 1ajib menyerahkan naskah'

naskah arsip statis kepada &rsip 2asional 6usat.

C. Lembaga'Lembaga dan 5adan'5adan 6emerintahan Daerah, serta 5adan'5adan 6emerintahan

6usat di tingkat Daerah, 1ajib menyerahkan arsip statis kepada &rsip 2asional Daerah.

F. *etentuan Piana

. 5arang siapa dengan sengaja mela1an hukum memiliki arsip sebagaimana diatur dalam 44 ini

dapat dipidana dengan pidana penjara selama'lamanya tahun. terhadap sesuatu barang

yakni sikap perbuatan menguasai barang itu seolah'olah. !stilah memiliki ialah sikap

perbuatan sebagai pemilik yang sah ia pemiliknya, yang dengan demikian ia dapat berbuat

sekehendak hatinya atas barang tersebut. Dalam hal ini tidak dipersoalkan perbuatan'


11/24

perbuatan yang mendahului pemilikan tersebut. >al'hal ini telah ditampung dalam ketentuan

Kitab 4ndang'4ndang >ukum 6idana.

). 5arang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana diatur dalam 44 ini yang sengaja

memberitahukan hal'hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak

mengetahuinya sedang ia di1ajibkan merahasiakan hal'hal tersebut dapat dipidana denganpidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama'lamanya ) tahun.

*. Tindak pidana tersebut adalah kejahatan.

G. Faktor&Faktor *earsipan yang Baik

5eberapa faktor'faktor kearsipan yang baik antara lain0

1. Penggunaan siste! penyi!panan se,ara tetap.

$istem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system adalah suatu rangkaian

tata'cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun%menyimpan

1arkat'1arkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat. ?epat

atau lambatnya penemuan kembli dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau

tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda syarat.

2. Fasilitas kearsipan !e!enu0i syarat.

Dalam kamus administrasi, fasilitas diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk

menyelesaikan pekerjaaan'pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama manusia. +asilitas

kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 7 golongan, yaitu0

&lat'alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dan

sebagainya.

&lat'alat penerimaan surat seperti bak%kotak surat meja tulis, rak dan sebagainya.

&lat'penyimpanan surat "setelah diarsipkan# seperti map ordner, folder cabinet dan seterusnya.

&lat'alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan sebagainya.

3. Petugas kearsipan yang !e!enu0i syarat.

$eorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat'

syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha, umumnya yaitu0

emiliki pengetahuan di bidang,

6engetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat'menyurat dan arsip,

6engetahuan tentang seluk'beluk instansinya yakni organisasi beserta tugas'tugasnya dan

penjabat'penjabatnya,

6engetahuan khusus tentang tata kearsipan,

emiliki keterampilan untul melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan,

5erkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan,

kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.


12/24

%EN$S&%EN$S PE"A)A+AN *EA"S$PAN

6eralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.

6eralatan ini pada umumnya tahan lama "dapat digunakan bertahun'tahun# karena dibuatdengan bahan'bahan yang kuar seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.

+ungsi peralatan kearsipan antara lain0

$ebagai saran penyimpanan arsip,

. $ebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang

kearsipan,

). $ebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama,

$ebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan

perlengkapan kearsipan, ada * istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu

sebagai berikut0

. 6engarsipan horiBontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip%dokumen%map dilakukan

secara mendatar "horiBontal#, di mana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci

yang tidak terlalu dalam.

). 6engarsipan


13/24

Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang ga1ang yang dipasang di kiri dan

kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. 3a1ang tersebut digunakan

untuk menyangkutkan hanging folder. +illing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam,

tetapi yang paling baik adalah dari logam, karena lebih kuar.

2. "otary -Alat Penyi!panan Berputar

8otary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.

&lat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali

arsip tidak banyak memakan tenaga. &lat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau

besi. &rsip disimpan pada alat ini secara lateral.

3. )e!ari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari

ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang

menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca.

6enyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping "lateral# dengan

terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar

"horiBontal# dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map.

/. "ak Arsip

8ak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral

"menyamping#. &rsip'arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam

ordner atau kotak arsip. 9rdner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak

punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label%judul dariarsip yang ada di dalamnya. 8ak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

. Map Arsip

ap arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton%kertas tebal atau plastik yang digunakan

untuk menyimpan arsip%surat'surat. &rsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar '

lembar. $ebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.

ap arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut0

a. $topmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini

berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. 6ada umumnya,

stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga

untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan

dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

b. ap snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. ap ini tidak

mempunyai daun penutup. 4ntuk menopang arsip%surat yang ada di dalamnya digunakan

penjepit. &rsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk


14/24

menyimpan arsip aktif. &rsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi

dengan menggunakan perforator.

c. +older, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. ap ini berupa lipatan kertas

tebal%plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk

menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara


15/24


16/24

6. Stapler

$tapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. $tapler digerakkan

dengan menggunakan tenaga manusia. ?ara kerja dan komponennya mekanik, serta baru

berfungsi apabila diisi dengan staples. $tapler dan stapler berbuat dari bahan logam sehingga

cukup kuat.(angan memasukkan isi staples melebihi kamampuannya, supaya daya lentur per tetap

kuar. (ika terjadi kemacetan di bagian mulut, usahakan tidak memukul'mukulkan stapler.

$tapler sangat popular sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang

dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan.

enurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi0

a. $tapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum lembar

kertas.

b. $tapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel ') lembar

kertas.

c. $tapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari ) lembar

kertas.

7. Per8orator

6erforator adalah alat untuk melubangi kertas%kartu. 6erforator dibedakan antara lain

sebagai berikut0

a. 6erforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi karti perpustakaan, papan

nama, plastik, dan lain'lain.

b. 6erforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam

map snelhecter atau ordner.c. 6erforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke

dalam ordner.

6erforator digerakkan dengan tenaga manusia. ?ara kerja dan komponennya mekanis.

6erforator membuat lubang dengan diameter mm. perforator terbuat dari logam. ?ara

menggunakan perforator adalah sebagai berikut0

a. $iapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum lembar. Lembar paling atas dilipat

sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi

perforator.

c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

19. Nu!erator

2umerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. enurut

bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut0

a. 2umerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 7'C digit.


17/24

b. 2umerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari C digit.

2umerator digerakkan dengan tangan. ?ara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat

pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. (ika

tidak digunakan, numerator harus disimpan di tampat tertutup dan kering. &dapun cara kerja

numerator adalah sebagai berikut0

a. 5eri tinta pada bantalan huruf.

b. &tur nomor a1al.

c. ?etak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11. *otak:#o;

Kotak%boF adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.

5iasanya terbuat dari karton tebal. &rsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu

disimpan ke dalam folder. $elanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip "lateral

berderet ke samping#.

12.AlatSortir

&lat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat%1arkat yang diterima,

diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing'masing. &lat sortir mempunyai

beragam bentuk dan bahan. &da yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. &lat

sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton "kertas

tebal#.

13. )a#elLabel adalah alat yang digunakan untuk member judul pada map%folder yang biasanya

diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder%guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan

berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem

lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

1/. +i,klerFile

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk

menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam

arsip, atau kartu'kartu lain yang memiliki jatuh tempo. 2amun demikian, tickler file bisa saja

digunakan tunuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagain dalam tickler file

dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi

petugas arsip.

1. Care;-Car $ne; Ca#inet


18/24

?ardeF "?ard !ndeF# ?abinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks

dengan menggunakan laci'laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardes terdapat

semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. &lat ini terbuat dari bahan besi

baja.


19/24

1. "ak:)a,i *artu

8ak%laci kartu adalah laci'laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan

kartu'kartu ukuran kecil yang disusun secara al surat

d. Tanggal surat

e. Kode surat

f. Kode kartu indeks

Karti indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system penyimpanan

subjek, tanggal, 1ilayah, dan nomor. Karti indeks tidak digunakan jika arsip%dokuman

disimpan dengan menggunakan system abjad. >al ini disebabkan karti indeks dibuat untuk

membantu menemuikan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang


20/24

judul%caption%perusahaan. 9leh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama

orang%perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

isalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan system masalah%subjek. $ebelum

arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. 4ntuk mencari%menemukan arsip

tersebut, petugas%peminjam harus mengetahui tentang masalah dari arsip yang akan dipinjam.(ika petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika

tidak mengetahui "tidak ingat#, maka sebelum mencari surat di tempat penyimpanannya,

terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardeF untuk mengetahui lokasi penyimpanan

arsip tersebut.

(adi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih

dapat dicari dari pintu yang lain dengan system penyimpanan yang berbeda, yaitu dengan

bantuan kartu indeks. Kartu indeks disimpan pada laci cardeF dengan menggunakan system

abjad "alfabetis#.

2. *artu+un'ukSilang

$alah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu

indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu

petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat

"map# dari suatu dokumen%arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk

silang dapat dibuat dengan ukuran ), cm F /, cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang

memang benar'benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya. >al ini disebabkan pembuatan

kartu tunjuk silang yang berlebihan justru menambah keru1etan penyimpanan.

5eberapa criteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain0a. (ika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul caption nama.

b. (ika surat%arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lain

yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet,

misalnya berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.

6enyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan ) cara, antara lain sebagai berikut0

Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis. >al

ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.

Disimpan di bagian paling belakang laci filling cabinet, di belakang guide 6$ "6etunjuk $ilang#.

!ni dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.

3. )e!#ar Pin'a! Arsip -5ut Slip

Lembar pinjam arsip "out slip# adalah lembaran%formulir yang digunakan untuk mencatat

setiap peminjaman arsip.

&dapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut0

a. $ebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.


21/24

b. $ebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas 1aktu pengembalian arsip

yang dipinjam.

c. $ebagai tanda bah1a arsip yang dimaksud sedang dipinjam.

d. encegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap *, antara lain sebagai berikut0

a. Lembar ke' untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai

tanda bah1a arsip tersebut sedang dipinjam.

b. Lembar ke') untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.

c. Lembar ke'* untuk petugas arsip "arsiparis# yang disimpan pada tickler file sebagai

bahan ingatan.

/. Map Pengganti -5ut Foler

(ika surat dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat'

surat, maka perlu dibuat satu map pengganti "out folder# dan menempatkannya di tempat map

yang dipinjam tadi.

. BukuArsip

5uku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

?ontoh buku arsip0

No.

(ru

t

+anggal

Penyi!pana

n

%uul

Surat

No!o

r

Surat

+angga

l Surat


22/24

). 6eralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga

keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi,

arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya.

*. 6eralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip,

apakan jumlah arsip terus bertambah setiap tahun dan berapa banyak rata'ratapertambahannya.

7. 6eralatan yang akan digunakan juga harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan

mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.

. 6eralatan yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan

untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.

C. 5entuk organisasi, apakah organisasinya besar atau kecil.

/. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.

G. 5iaya yang tersedia.

6eralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai pengaruh besar dalam

keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan tersebut, maka tujuan

kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan menemukan

arsip dalam 1aktu yang cepat dan tepat akan lebih mudan tercapai. 9leh karena itu, peralatan

kearsipan harus benar'benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan.

5erbagai macam peralatan kearsipan dapat dicari di toko'toko keperluan kantor, dengan

berbagai macam model, harga, bahan, dan sebagainya. 2amun demikian, peralatan tersebut

dapat dipesan khusus jika menginginkan peralatan yang lebih spesifik, baik bahan, model,

maupun ukurannya.

$ebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan, sebaiknya didataterlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan%perlengkapat yang dibutuhkan.

5erikut ini contoh daftar dari kebutuhan peralatan dan perlengkapat arsip suatu kantor.

Daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapan arsip suatu kantor0

No

.

*oe Na!a

Barang

+ipe Spesi8ikas

i

Merek %u!la0

+? )*7 +illing ?abinet =ertikal 7 laci :lite ) buah

) + )*7 +older >anggin

g

5er'tab 2e1

+ujian

7 Lb

* 9r )*7 9rdner ' ' 3ungyu

7

Kg

7 ?a )*7 ?ardeF ' G laci 6residen

t

buah


23/24

6engisian kode mengikuti aturan yang berlaku dalam suatu kantor. 6engajuan suatu

perlengkapan juga mengikuti aturan yang berlaku di suatu kantor, tetapi pada umumnya

diajukan atau dibuat untuk tahun.

MENG=$%Duplikator

b. 4kuran kartu deskripsi cm F cm atau seperempat kertas >=$%duplicator ukuran folio.

c. $etiap kartu deskripse digunakan untuk mendeskripsikan arsip rata'rata setebal ,) cm.

4ntuk menangani arsip setebal meter dibutuhkan kartu deskripsi sebanyak0

Tebal arsip 0 ketebalan pendeskripsian ; 0 ,) ; kartu deskripsi.

Kebutuhan kertas >=$%duplicator ; " 0 7# F lembar ; ) lembar kertas >=$%duplicator.

). Kertas 6embungkus

a. Kertas pembungkus terbuat dari kertas yang bebas asam atau kertas $amson.

b. 4kuran kertas pembungkus adalah - cm F 7 cm atau sepertiga ukuran kertas $amson.

c. $etiap satu kertas pembungkus digunakan untuk membungkus arsip rata'rata setebal

,) cm.

4ntuk menangani arsip setebal meter dibutuhkan kertas pembungkus sebanyak0

Tebal arsip 0 ketebalan pembungkusan ; 0 ,) ; kertas pembungkus.

Kebutuhan kertas $amson ; " 0 *# F lembar ; CC,C/ ; C/ kertas $amson.


24/24

*. Kotak &rsip

a. Kotak arsip terbuat dari kertas karton yang bebas asam.

b. 4kuran kotak arsip, yaitu panjang ; *G cm, lebar ; cm, dan tinggi ; )/ cm.

4ntuk menangani arsip setebal meter dibutuhkan kotak arsip sebanyak0

(umlah arsip 0 lebar kotak ; 0 ; kotak arsip.(adi, kebutuhan kotak arsip sebanyak buah.

7. 8ak &rsip

a. 8ak arsip atau roll oHpack terbuat dari metal.

b. 6anjang rak arsip ; / cm.

c. $etiap rak arsip terdiri dari trap%shelf.

d. $etiap trap berisi kotak arsip ukuran cm.

4ntuk menangani arsip setebal meter dibutuhkan rak sebanyak trap.

. &lat Tulis Kantor dan $aran Lain

Kertas >=$, spidol, marker, cutter, tali rapia, dan sebagainya, penyediaannya disesuaikan.

Daftar 6ustaka0

* A+ +idaa *-. Administrasi &earsipan #uatu "engantar /akarta0 "ener$it 12

Raa3ali

4 #utarto *-. #ekretaris dan 'ata3arkat 5ogyakarta0 adah %ada 6niversity "ress

7

8888888888888 499: #istem &earsipan 6ntuk %enamin !ntegritas: De3i Anggra3ati 499: %engelola dan %enaga #istem &earsipan ;andung0 Armico

http://phymiszenter.blogspot.co.id/2010/12/mengelola-dan-menjaga-sistem-

kearsipan.html

materi arsip

Documents