mengelola pertemuan rapat.docx

Upload: rosa-sallata

Post on 22-Feb-2018

242 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    1/35

    MODUL

    Mata Pelajaran : Kompetensi Kejuruan

    Standar Kompetensi : Mengelola Pertemuan/Rapat

    Kompetensi Dasar : Mempersiapkan Pertemuan/Rapat

    Kode Kompetensi : 118

    I I!DIK"#OR P$!%"P"I"! KOMP$#$!SI

    Siswa dapat mendeskripsikan pengertian pertemuan/rapat

    Siswa dapat menunjukkan tujuan dan fungsi rapat

    Siswa dapat membedakan antara jenis rapat yang satu dengan rapat yang lain

    Siswa dapat menjelaskan syarat syarat rapat yang baik

    Siswa dapat mengidentifikasi persiapan rapat yang dibutuhkan

    Siswa dapat menggambarkan tata ruang rapat

    Siswa dapat menyebutkan etika pertemuan / rapat

    Siswa dapat menuliskan teknik menyusun agenda & acara rapat

    Siswa dapat menyusun undangan rapat

    II #U&U"! P$M'$L"&"R"!

    Siswa mampu melakukan pertemuan dan peserta yang hadir sesuai dengan kebutuhan

    Siswa mampu mengatur pertemuan berdasarkan kebutuhan dan merancang waktunya

    Siswa mampu mengatur ruang pertemuan berdasarkan kebutuhan

    Siswa mampu mendiskusikan informasi yang ada dalam agenda

    Siswa mampu menyiapkan dan mengirimkan bahan untuk pertemuan kepada peserta sesuai

    dengan waktu yang telah dibuat

    Siswa mampu membuat agenda pertemuan berdasarkan tujuan pertemuan yang telah

    ditetapkan

    III UR"I"! M"#$RI

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    2/35

    " PengertianRapat

    Salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan

    atau rapat yang diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan

    pertemuan/rapat maupun dalam jamuan kepada para tamunya (peserta rapat) !apat adalah

    pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik

    dalam situasi formal maupun informal untuk membicarakan, merundingkan dan memecahkan

    suatu masalah yang menyangkut kepentingan organisasi /perusahaan

    ' #ujuan dan (ungsi Rapat

    !apat perlu diselenggarakan, antara lain "

    # $ntuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

    % $ntuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan

    Sebagai forum silaturahim dan demokrasi, diharapkan peserta rapat dapat ikut berpartisipasi

    kepada masalah-masalah yang sedang dikemukakan

    ' Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dengan perusahaan /organisasi

    enampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta)

    * Sebagai sarana bernegosiasi

    + etentuan hukum

    % &enis)jenis Rapat

    !apat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangannya atau segi peninjauannya

    1 'erdasarkan #ujuan

    enurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu "

    a* Rapat penjelasan ( information conference )

    adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat

    dari pimpinan alam rapat ini, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari

    pemimpin rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukann pertanyaan

    +* Rapat peme,a-an masala- ( problem solving conference )

    adalah rapat yang dilaksanakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang

    sedang dihadapi .ada rapat ini peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan

    berupa saran atau pendapat yang akan disimpilkan bersama asil kesimpulan yang telah

    disepakati tersebut digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    3/35

    ,* Rapat perundingan ( negotiation conference )

    adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan,

    mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak

    . 'erdasarkan Si(at

    enurut sifatnya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu "

    a* Rapat resmi ( formal meeting )

    adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan

    aturan yang berlaku .eserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu

    melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat

    b) Rapat tidak resmi ( informal meeting )

    adalah rapat yang dilaksanakan tanpa suatu perencanaan yang bersifat resmi !apat ini tidak

    memerlukanpersiapan istimewa dan biasanya dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang

    terjadi secara tiba tiba dan harus diselesaikan segera .ara peserta rapat umumnya mendapat

    pemberitahuan secara langsung

    ,* Rapat ter+uka

    adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi dan materi yang dibahas

    merupakan masalah masalah yang tidak bersifat rahasia

    d* Rapat tertutup

    adalah rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas

    merupakan masalah yang bersifat rahasia

    'erdasarkan &angka 0aktuna

    enurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu "

    a* Rapat mingguan

    adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang

    bersifat rutin

    +* Rapat +ulanan

    adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi

    selama sebulan yang lalu

    ,* Rapat semester

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    4/35

    adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang

    terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan

    kedepan

    d* Rapat ta-unan

    adalah rapat yang diadakan setahun sekali

    2 'erdasarkan 3rekuensi

    enurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu "

    a* Rapat rutin

    adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan) !apat ini

    digunakan untuk masalah masalah rutin dalam suatu organisasi / perusahaan

    +* Rapat insidentil

    adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu dan tidak terjadwal 0iasanya

    rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diselesaikan bersama

    4 'erdasarkan !ama

    enurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu "

    a* Rapat kerja

    adalah rapat atau pertemuan para karyawan atau pimpinan guna membahas hal-hal yang

    berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi

    +* Rapat dinas

    adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau kerjaan (biasanya dilaksanakan oleh

    orang-orang yang bertugas di instansi pemerintahan)

    ,* Musa5ara- kerja

    adalahkata lain dari rapat kerja

    6 'erdasarkan Urgensina

    enurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu "

    a* Rapat +iasa

    adalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah masalah yang sudah dianggap biasa

    +* Rapat penting

    1dalah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-masalah yang dianggap penting

    karena akan menghasilkan keputusan yang membawa dampak penting bagi anggota

    organisasi /perusahaan itu sendiri

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    5/35

    7 'erdasarkan Pesertana

    enurut pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu "

    a* Rapat ertikal

    adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam rapat itu adalah bawahan dan atasan

    +* Rapat -ori9ontal

    1dalah rapat yang diadakan antar pejabat suatu organisasi / perusahaan yang sederajat

    D Sarat sarat Rapat ang 'aik

    1 Suasana #er+uka

    1rtinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun indari sikap

    saling mencurigai dan berprasangka negati2e diantara sesame peserta rapat

    . #idak "da Monopoli

    !apat yang baik adalah yang demokratis 1rtinya, tidak ada tindas menindas atau ingin

    menguasai sendiri Setiap peserta rapat mempunyai hak yang sama ( hak bicara, hak ambil

    bagian, dsb)

    Partisipasi "kti( dari Peserta Rapat

    1rtinya, tiap peserta rapat aktif ambil bagian dalamjalannya rapat, yaitu harus menjadi

    pendengar dan pembicara yang baik

    2 'im+ingan dan Penga5asan dari Pimpinan

    !apat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari ketua/pemimpin

    rapat .emimpin rapat juga harus dapat memonitor jalannya rapat sehingga pembahasan tidak

    menyimpang dari tujuan rapat

    4 Perde+atan 'erdasarkan "rgumentasi +ukan $mosi

    alam sebuah rapat yang dicari adalah suatu kebenaran bukan perselisihan atau saling

    menjatuhkan antara peserta rapat !apat yang baik adalah mengadu argumentasi bukan

    emosi

    6 Pertanaan Singkat dan &elas

    .ertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, menuju sasaran, dan

    tidak bertele tele, serta jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat

    7 Disiplin 5aktu

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    6/35

    embiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat

    peserta rapatmenjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib

    8 Selalu ada kesimpulan

    !apat yang baik adalah yang mampu dibuat kesimpulan atau keputusan bersama Sedangkan

    rapat yang tidak baik adalah rapat yang bertele- tele, tanpa ada keputusan

    $ Identi(ikasi Persiapan Rapat

    Secara garis besar persiapan rapat mencakup tiga hal, yaitu"

    1. Persiapan Administrasi

    3ang perlu diperhatikan menyangkut persiapan administrasi, antara lain "

    a 4otula yang merupakan hasil rapat sebelumnya

    a akalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapat

    b 0eberapa peraturan yang dibutuhkan

    c empersiapkan materi rapat ateri rapat antara lain" bahan-bahan acuan berupa buku,

    majalah/media cetak atau elektronik yang sesuai dengan materi rapat

    d embuat surat undangan

    e enyusun acara dan daftar hadir peserta

    2. Persiapan Peralatan & Perlengkapan

    1lat yang dipersiapkan antara lain sebagai berikut5

    a) flip chartdan spidol

    b) whiteboard, alat tulis dan penghapusnya

    c) LCD Projectoratau 6.

    d) Sound system

    e) Handy cam

    f) amera

    g) Tape recorder

    h) ap atau tas yang digunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat

    i) Block note dengan ballpoint

    j) Name taguntuk peserta rapat

    k) omputer, internet

    3. Persiapan Ruangan

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    7/35

    1komodasi, rapat yang dihadiri oleh peserta dari luar kota dan berlangsung berhari-

    hari tentunya harus disiapkan akomodasi atau penginapan

    al-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah

    sebagai berikut"

    1 Cahaya penerangan

    0ila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan

    penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah

    datangnya sinar matahari tersebut engan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh

    beberapa keuntungan, di antaranya "

    a) asil pekerjaan atau produkti2itas bertambah

    b) ualitas pekerjaan lebih baik

    c) esalahan-kesalahan berkurang

    d) Semangat kerja pegawai lebih baik

    e) engurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)

    f) .restise lebih baik untuk perusahaan

    ! Perencanaan warna

    7arna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran) .ara ahli

    membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru

    " #entila$i %dara

    $sahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu

    dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang

    & Pengat%ran tempat d%d%k,

    .engaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat

    3 #ata Ruang Rapat

    1da beberapa macam pengaturan tata ruang rapat yaitu sebagai berikut"

    1. Gaa klasikal!kelas

    8aya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak 0erikut ini pengaturan tempat

    duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    8/35

    MODUL .

    M$R$!%"!"K"! D"! M$MP$RSI"PK"! P$R#$MU"!

    " Pengertian Rapat

    # enurut 009, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang,

    majelis Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu

    masalah

    % alam buku :tika omunikasi karangan Samsir !ambe" !apat adalah kumpulan beberapa

    orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama

    untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan

    perundingan demi memperoleh suatu hash yang disepakati/disetujui bersama

    alam buku Surat enyurat dan omunikasi penyusun ;ut !o

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    9/35

    ' #ujuan Rapat

    0eberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu"

    # $ntuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

    % $ntuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan

    Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern

    ' 1gar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi empersiapkan suatu acara atau kegiatan

    * enampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)

    + dan lain-lain

    $ntuk menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan beberapa

    pertanyaan sebagai berikut

    # 1pakah tujuan tersebut realistik>

    % 1pakah waktunya tepat>

    1pakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat>

    ' 1pakah tujuan sesuai dengan 1 (1nggaran asar) dan 1!? (1nggaran !umah ?angga)

    organisasi atau perusahaan

    % &enis)&enis Rapat Dan Sarat saratna# =enis-jenis rapat

    a 0erdasarkan tujuan

    #) !apat penjelasan

    !apat penjelasan ialah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan

    kepada para peserta rapat dari pimpinan

    Sebagai contoh"

    !apat penjelasan kepala sekolah dihadapan guru untuk menjelaskan perihal pelaksanaan

    magang bagi peserta diklat di S

    !apat penjelasan seorang direktur dihadapan para staf mengenai keadaan perusahaan secara

    umum !apat penjelasan yang dilakukan seorang ketua kelompok agar para anggota kelompok

    mulai melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku

    %) !apat pemecahan masalah

    !apat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu

    masalah yang sedang terjadi atau dihadapi

    ) !apat perundingan

    !apat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya

    suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak

    b 0erdasarkan sifat

    #) !apat formal (formal meeting)

    !apat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuaidengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan

    %) !apat informal (informal meeting)

    !apat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu

    rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja,

    kapan saja

    ) !apat terbuka

    !apat terbuka ialah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi ateri rapat

    yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia

    ') !apat tertutup

    !apat tertutup ialah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu

    organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia

    (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum)

    https://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/null
  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    10/35

    c 0erdasarkan jangka waktu

    #) !apat mingguan

    %) !apat bulanan

    ) !apat semester

    ') !apat tahunan

    d 0erdasarkan frekuensi#) !apat rutin

    !apat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan

    %) !apat incidental

    !apat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya

    masalah yang memerlukan penanganan dengan segera

    e 0erdasarkan nama

    #) !apat kerja

    !apat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membabas hal-

    hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi

    %) !apat dinas

    !apat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanyadilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah)

    ) usyawarah kerja

    usyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja

    % Syarat-syarat rapat

    a embicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi

    pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah

    b .ada saat rapat seluruh peserta hams berperan aktif

    c Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang di-

    sembunyikan serta prasangka)

    d 1danya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang

    dibahas

    $ntuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat hams mengetahui

    syaratsyarat rapat yang baik Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain"

    a .ersiapan rapat

    Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan, yaitu"

    #) penentuan tujuan rapat dan acara rapat

    %) penentuan waktu, tanggal, hari, tahun

    ) penentuan tempat

    ') 1komodasi

    ) onsumsi*) media/peralatan

    engenai persiapan rapat secara terperinci akan dibahas dalam materi berikutnya

    b .elaksanaan rapat

    #) Suasana rapat berlangsung terbuka

    %) .ara peserta rapat berpartisipasi aktif

    ) 1danya kendali dari ketua rapat

    ') indarkan debat kusir

    ) 0ahasa harus komunikatif

    *) indarkan monopoli ketika berbicara

    +) ?erdapat keputusan dan kesimpulan rapat

    @) 1danya notulenA) 1cara rapat

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    11/35

    #B) edia rapat

    ##) 7aktu

    D Unsur)Unsur Rapat!apat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, di antaranya"

    # tujuan rapat

    % masalah yang dirapatkan pemimpin rapat

    peserta rapat

    ' media rapat

    notulis atau sekretaris

    # ?ujuan rapat

    % asalah yang dirapatkan

    .emimpin rapat

    ?ipe-tipe pemimpin rapat"

    a ?ipe otoriter?ipe otoriter maksudnya ialah seorang pemimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang

    yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan hanya

    ditentukan dirinya

    b ?ipe demokratis

    ?ipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan

    kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau

    saran-saran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk

    membimbing dan mengarahkan peserta rapat, memberi petunjuk, memberikan bantuan

    kepada para peserta kelompok

    c ?ipe laisse< faire

    ?ipe laisse< faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada

    para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan

    masalah .eserta rapat

    a Sifat atau karakter peserta rapci

    0eberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut"

    #) ?ipe pemersatu

    penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran

    %) ?ipe perantara

    0ertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain,

    baik perorangan maupun kelompok

    ) ?ipe pendengar

    .eserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut berperan

    serta secara aktif dalam rapat ?ipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang

    berbicara)

    ') ?ipe pemberi semangat

    .eserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan

    kemampuan bekerja yang cukup tinggi apat mempengaruhi orang lain karena pandai

    membaca situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai pengaruh baik di kalangan

    kelompok sendiri maupun di luar kelompok

    ) ?ipe inisiatif

    erupakan orang yang rajin, tekun, kreati2itas yang tinggi serta mempunyai keinginan yangbaik, untuk turut memikirkan pemecahan keadaan atau masalah

    https://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/null
  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    12/35

    *) ?ipe pemberi informasi

    .ada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu mernberikan

    informasi karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah

    bergaul, dan dapat dipercaya

    +) ?ipe penyerang

    .eserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang sedang dibahas,pendapat, dan sikap orang lain Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan

    b Cungsi peserta rapat

    #) Sebagai penyumbang pendapat

    %) Sebagai penyimpul

    ) Sebagai penyumbang data

    ') Sebagai penerima basil keputusan

    ) Sebagai pembantu pemimpin

    ' edia rapat

    edia rapat adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam suatu rapat balk rapat

    dengan peserta yang sedikit maupun peserta rapat yang berjumlah banyak 0eberapa contoh

    media rapat, antara lain"a ruangan, meja, dan kursi5

    b lampu penerangan5

    c papan tulis/white board5

    d flip chart5

    e sound system5

    f ballpoint5

    g buku5

    h kertas5

    i pensil5

    j 6. (o2er head projector)5

    k komputer5

    l dan lain-lain

    4otulis atau sekretaris

    =alannya rapat ditulis oleh seorang petugas khusus yaitu notulis atau sekretaris .erihal

    notulis ini dibahas lebih terperinci dalam bab bagian

    $ #eknik Penelenggaraan Rapat

    ?eknik-teknik penyelenggaraan rapat terdiri atas kegiatan sebagai berikut

    # .ersiapan rapat

    a 7hy (engapa>)

    Datar belakang diadakannya rapat .ara peserta rapat perlu mengetahui mengapa rapat perlu

    diselenggarakanb 7hat (1pa>)

    ateri atau masalah harus dirumuskan dengan tepat =angan sampai permasalahan

    dirumuskan terlalu luas

    c 7ho (Siapa>)

    6rang-orang yang akan terlibat dan diundang dalam rapat harus disesuaikan dengan latar

    belakang diadakannya rapat dan masalah yang akan dirapatkan

    d 7here (imana)

    .enentuan tempat diselenggarakannya rapat harus turut diperhitungkan dengan sebaik-

    baiknya

    e 7hen (kapan)

    .enentuan waktu, tanggal, jam, hari, harus diperhitungkan dengan melihat kondisi atausituasi perkembangan organisasi atau perusahaan

    https://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/null
  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    13/35

    f ow (bagaimana)

    yang akan diselenggarakan (tertutup, terbuka ataukah yang lain)

    hal-hal lain yang perlu dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat, yaitu sebagai berikut"

    a .ersiapan administrasi

    al-hal yang berkaitan dengan persiapan administrasi, antara lain sebagai berikut"

    #) mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada para peserta rapat%) mengisyaratkan kebutuhan akan rapat selanjutnya

    ) mengumpulkan bermacam keterangan atau data dan butir-butir acara rapat

    ') memperhatikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat terdahulu

    ) membuat usulan acara rapat dan mendiskusikannya

    *) menyusun secara sistematis setiap acara

    +) menentukan peserta rapat

    @) membuat surat undangan rapat atau kon2okasi

    A) menyusun acara rapat dan daftar hadir peserta rapat

    #B) memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat seperti ruangan rapat, tempat

    duduk, bentuk tempat rapat, pengeras suara, 6., lampu penerangan, penempatan tempat

    duduk peserta rapat, D; projector, layar, flip chart, sound system, kertas, ballpoint, buku,pensil, tip eE, komputer

    ##) menyusulkan materi diskusi yang belum sempat dikirim

    #%) menyiapkan notulen

    b .ersiapan ruangan

    al-hal yang harus diperhatikan dalam aturan ruang rapat, antara lain"

    #) cahaya penerangan

    %) 2entilasi udara

    ) pengaturan tempat duduk

    ') penempatan peralatan

    c .ersiapan akomodasi konsumsi

    d esehatan dan keamanan

    e .enyusunan proposal

    egiatan yang memerlukan proposal sebelum pelaksanaan, antara lain"

    #) al-hal yang berkaitan dengan pekerjaan urusan dinas, organisasi, perusahaan

    %) al-hal yang berkaitan dengan hiburan isal, pentas seni, pasar amal, ba

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    14/35

    % .enyelenggaraan rapat atau pelaksanaan rapat

    a .embukaan rapat

    b .embagian tugas

    .ada saat rapat berlangsung, adakalanya pembahasan masalah harus dilakukan dengan cara

    6rang-orang yang harus mempromosikan barang

    ;ara mempromosikan barang, media cetak/elektronik

    .mebagian wilayah pemasaran

    .eningkatan kualitas barang

    an lain-lain

    c !apat kelompok

    ?opik yang telah dibagi-bagi oleh pemimpin rapat dibahas dalam rapat kelompok 1pabila

    dipandang perlu setiap topik dapat dibahas lagi dalam setiap subkelompok (kelompok yang

    telah dibentuk dibagi lagi menjadi subkelompok)

    d !apat pleno

    !apat pleno merupakan rapat para peserta rapat secara keseluruhan

    e .erumusan.erumusan hasil rapat dapat dilakukan oleh tim perumus rapat (biasanya tim perumus rapat

    telah ditentukan sebelum rapat dimulai)

    f !eproduksi

    asil perumusan rapat atau kesimpulan rapat diserahkan kepada pemimpin rapat 4askah

    basil rapat disahkan oleh pemimpin rapat sebagai hasil keputusan bersama dalam rapat

    Setelah hasil rapat disetujui dan disahkan

    g Selingan atau istirahat

    1cara rapat yang padat bukan berarti tanpa istirahat .enyusun acara rapat harus menyelipkan

    waktu untuk istirahat makan, seperti makanan ringan, makan berat, dan waktu untuk istirahat

    serta waktu untuk sembahyang (salat)

    .elaporana 0uku 1dministrasi .erkantoran odern karya ?he Diang 8ie, ialah suatu dokumen sebagai

    hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu

    b 0uku 0ahasa yang lugas dalam laporan teknik karangan Faenal 1rifin, adalah bentuk

    penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan

    c alam 009, adalah segala sesuatu yang dilaporkan, berita Sedangkanpelaporan ialah

    proses, cara, perbuatan melaporkan

    Secara garis besar, laporan terbagi atas dua macam, yaitu laporan hasil penelitian ilmiah dan

    laporan bukan hasil penelitian ilmiah

    $nsur-unsur laporan hasil rapat, yaitu"

    a .elapor

    b .enerima laporan

    c 0ahan yang dilaporkan

    ' Sarana komunikasi (bahasa)

    9alah bahasa yang digunakan pelapor 0ahasa dalam laporan basil rapat hendaknya sederhana

    dan lugas agar mudah dipahami Selain itu, bahasa harus komunikatif artinya bahasa yang

    digunakan harus bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku

    0ahasa yang baik dan benar berarti memperhatikan hal-hal"

    a .aragraf yang runtut

    .aragraf yang baik ialah semua kalimat yang membentuk paragraf menguraikan satu gagasan

    dan kalimat-kalimatnya saling berkaitan/padu

    b

    alimat yang efektif

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    15/35

    alimat yang efektif adalah kalimat yang berisi gagasan secara jelas, singkat, dan tepat sesuai

    dengan kaidah bahasa yang berlaku

    1gar kalimat yang kita susun dalam laporan rapat mudah dipahami, perhatikan petunjuk gut

    ini

    #) 8unakanlah kalimat-kalimat pendek

    %) 8unakanlah bahasa yang sederhana dan rnudah dipahami orang lain) 8unakan kalimat luas tanpa kalimat majemuk kalimat tunggal yang diperluas disebut kalimat

    luas)

    ;ontoh"

    Saya pergi G kalimat tunggal

    Saya pergi ke 0andung G kalimat luas

    ') 8unakan kalimat aktif

    ) >ilihlah kata-kata yang tepat (jangan berHuakna Ianda)

    *) 8unakan buku pedoman umum :jaan yang isempurnakan

    Selain keempat macam teknik penyelenggara-at tersebut di atas, masih diperlukan langkahah

    selanjutnya, yaitu alat pengganda dan cara "nstribusian atau pengiriman engenai hal ini

    dibahas secara khusus dalam bab '3 Identi(ikasi Keperluan Rapat

    Secara garis besar keperluan rapat mencakup hal, yaitu"

    # 0ahan

    % 1lat

    akomodasi

    0erikut ini kita bahas satu per satu ketiga keperluan rapat tersebut

    # 0ahan

    3ang dimaksud bahan di sini ialah materi atau

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    16/35

    o an disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan rapat

    1komodasi

    ; Ma,am)Ma,am #ata Ruang Rapat

    .engertian tata ruang menurut para ahli adalah sebagai berikut

    # ?he Diang 8ie dalam bukunya yang berjudul 1dministrasi .erkantoran odern

    dikemukakan bahwa K.enyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturantempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang

    perkantoranK

    % enurut Ditlefield & .etterson, dalam bukunya Kodern 6ffice anagementK, mengatakan"

    K6ffice lay out may be defined as the arrangement of furniture and eLuipment within

    a2aileble flour spaceK (?ata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan

    alat perlengkapan pada luas yang tersedia)

    1dapun tujuan penataan ruang kantor adalah sebagai berikut"

    # memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja

    % memberikan kondisi keij a yang baik bagi setiap orang, sehingga timbul kepuasan bekerja

    para karyawan

    memudahkan pengawasan sehingga manager dapat melihat staf yang sedang bekerja' memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja

    menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dengan

    karyawan yang lainnya

    * mempergunakan segenap ruangan dengan aik, sehingga setiap meter persegi, sudut atau

    -engah ruangan dapat dimanfaatkan untuk aerbagai aktifitas pekerjaan kantor

    + memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, aduh dan mengganggu dari pekerjaan yang

    sunyi

    @ terciptanya kesan yang baik tentang organi-:"asi tersebut dari para relasi dan tamu yang

    5atang

    A pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak -erpendek

    enurut rs ?he 8ie mengatakan bahwa tata ruang yang baik mempunyai beberapa

    keuntungan, di antaranya"

    # mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar mandir yang

    seharusnya tidak perlu5

    % menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan5

    mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui satu bagian

    tertentu5

    ' memungkinkan pemakaian ruangan secara Ifisien5

    pengawasan mudah dilaksanakan5

    * Ierciptanya suasana kerja yang menyenang-Iian

    Selanjutnya rs oekijat dalam bukunya ?ata sana antor, mengatakan tata ruang yang baikmemberikan manfaat sebagai berikut

    # merencanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan

    % penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat

    pengawasan dapat dipermudah

    ' hubungan dapat dipercaya

    perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik

    * jalannya pekerjaan lebih lancer

    + menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan

    faktor yang harus diperhatikan dalam tata ruang rapat di antaranya"

    pengembangan kantor pada masa yang akan datang5

    gambaran perkembangan wilayah di masa yang akan datang5 sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor5

    https://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/nullhttps://www.blogger.com/null
  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    17/35

    udara yang bersih dan segar5

    ongkos pemeliharaan yang rendah5

    fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah

    alam merancang dan menyusun tata ruang kantor perlu 1nda perhatikan juga faktor-faktor

    lain yang dapat mempengaruhi terhadap penataan ruang kantor, yaitu cahaya, warna, udara,

    dan suara

    # .erencanaan cahaya

    engan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya"

    a hasil pekerjaan atau produkti2itas bertambah

    b kualitas pekerjaan lebih baik

    c kesalahan-kesalahan berkurang

    d semangat kerja pegawai lebih baik

    e mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)

    f prestise lebih baik untuk perusahaan1da empat cahaya buatan manusia, yaitu"

    a ;ahaya langsung

    b ;ahaya setengah langsung

    c ;ahaya tidak langsung

    d ;ahaya setengah tidak langsung

    ibawah ini merupakan daftar tentang banyaknya cahaya yang mesti digunakan di dalam

    menerangi sebuah kantor menurut para ahli penerangan di 1merika Serikat

    acam .ekerjaan Saran-saran

    besarnya cahaya

    (menurutperhitungan

    dengan

    Coot;andleM)

    # .ekerjaan yang

    membutuhkan penglihatan

    tajamini meliputi

    pekerjaan mengenai huru-

    uruf atau angka-angka

    yang lembut, perbedaan

    warna yang samat atau

    untuk jangka waktu lamasecara terus menerus

    ;ontoh" memeriksa

    perhitungan, melakukan

    pembukuan dan

    menggambar

    B watt

    % .ekerjaan yang

    membutuhkan

    pengliahatan biasa

    ;ontoh" membuat surat,

    mengurus arsip,

    melakukan rapat, bagian

    pembukuan dan

    B watt

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    18/35

    menggambar

    .ekerjaan yang

    membutuhkan penglihatan

    sepintas lalu

    ;ontoh" ruang akti2itas,

    resepsi, tangga gedungatau kamar mandi

    #B watt

    ' .ekerjaan yang

    membutuhkan penglihatan

    sederhana

    ;ontoh" lorong atau jalan

    lalu lintas dalam gedung

    watt

    % .erencanaan warna

    enurut arul 1min =emmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja,

    diantaranya" abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang

    memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan

    acam-macam warna"

    7arna primer" merah, biru, kuning

    7arna sekunder" warna yang dihasilkan dari campuran warna primer

    7arna tersier" campuran dari warna primer dan sekunder

    1rti warna dan efek psikologis"

    erah"berani, sensual, merah

    uning" kehangatan, bercahaya dan cerah

    ijau" alami

    0iru" harmonis, tenang, lapang

    .utih" orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang erah muda" ceria, romantis

    6ranye" bersahabat, hampir sama dengan merah, dll

    .ertimbangan dalam memilih warna ruang"

    $kuran ruang

    Dokasi bangunan

    Dokasi ruangan

    ?ipe ruang

    0entuk ruang

    ?inggi ruang

    engan menggunakan warna yang tepat dan baik, akan diperoleh keuntungan, di antaranyaa kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan

    b mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produkti2itas pegawai

    c mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan

    d memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat kerja pegawai

    e mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas

    enurut 4adine ?odd dalam bukunya K6ffice .ractice and Secretarial 1dministrationK

    mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang atau kepada

    orang yang harus dilayani, di antaranya"

    a epercayaan terhadap kantor

    b :fisiensi atau produkti2itas

    c oral .erencanaan udara

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    19/35

    enurut .rof Soetarman, bahwa Kbeban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi

    kerjaK $ntuk itu maka yang paling mendekati derajat celcius

    $ntuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal berikut"

    a mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat 1; (1ir ;onditioning)

    b membuat lubang-lubang udara (2entilasi)

    c mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerjaengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan,

    di antaranya"

    a kenyamanan bekerja pegawai terjamin

    b produkti2itas kerja yang lebih tinggi

    c kualitas pekerjaan yang lebih baik

    d semangat kerja yang lebih tinggi

    e kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

    f kesan yang lebih baik dari para tamu

    ' .enataan suara

    ebisingan/gaduh berakibat pada"

    a gangguan mental dan saraf bagi pegawaib esulitan mengadakan konsentrasi

    c esalahan yang lebih banyakahan yang bertambah

    d Semangat kerja pegawai berkurang

    0anyak suara terdapat dalam kantor yaitu" aan, geseran kursi-kursi, suara mesin kantor dan

    suara di luar kantor

    $ntuk mengatasi faktor suara yang sering yang sering mengurangi efisiensi kerja para

    pegawai, hendak-memperhatikan berikut"

    a Dangit-langit atau dinding ruangan dipakai an penyadap suara

    b esin-mesin tik di bawahnya diberi alas karet rI a tipis

    c .esawat telepon dibuatkan bilik kecil yang -r-rtup rapat

    d Dantai-lantai ruangan sebaiknya diberi alas N-G-Het atau semacam tegel dari bahan yang tidak

    Ia 2 ak meneruskan suara

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    20/35

    9si surat dirumuskan secara singkat di bagian surat yang dikenal dengan K1D atau

    .:!91DK !umusan tersebut harus menegaskan seluruh isi surat

    ' 1gar tidak terjadi salah penafsiran dari pembaca terhadap maksud dan tujuan isi surat, maka

    dalam penulisan surat harus jelas maknanya, untuk itu"

    a hindari pemakaian kata atau istilah yang kurang la

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    21/35

    b cara (kepandaian dan sebagainya) membuat sesuatu atau melakukan sesuatu yang ber-

    hubungan dengan seni

    c cara sistematis mengerjakan sesuatu

    % 1genda ialah"

    a buku catatan yang bertanggal, untuk satu tahun5

    b acara (yang akan dibicarakan dalam rapat) 1cara ialah"

    a hal atau pokok yang akan dibicarakar (dalam rapat, perundingan, dan sebagainya)5 agenda5

    b hal atau pokok isi karangan5

    c perkara pemeriksaan dalam pengadilan

    ' !apat adalah

    a pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu5 sidang5 majelis5

    b sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi5

    c pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu

    instansi

    0erdasarkan arti harfiah istilah agenda rapat dengan acara rapat mempunyai arti yang sama

    namun dalam hal rapat terdapat perbedaan antara agenda rapat dengan acara rapat alam halrapat, agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan

    dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih

    lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat

    ?eknik menyusun agenda dan acara rapat adalah cara sistematis menyusun pokok masalah

    yang akan dibicarakan dalam pertemuan atau rapat

    1dapun hal-hal yang hams diperhatikan dalam menyusun agenda rapat, yaitu"

    # mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat

    % mengetahui tema dan tujuan rapat

    mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi"

    a peserta rapat dari luar organisasi (ekstern)

    b peserta rapat dari dalam organisasi (intern)

    c peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran)

    d jenis kelamin, usia, jabatan, status sosial, pendidikan (secara umum)

    ' mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, pelaksanaan rapat

    mengetahui peralatan yang akan digunakan

    * mengetahui keadaan calon pemimpin rapat

    + mengetahui keadaan ruang rapat

    @ mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan dihidangkan serta waktu istirahat

    A mengetahui tata tertib rapat$ntuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikan sama dengan menyusun agenda

    rapat (sebanyak sembilan unsur) ditambah dengan"

    # acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan

    % secara umum urutan acara rapat terdiri atas"

    a pembukaan

    b pengarahan dari pemimpin rapat atau ada pejabat tertentu yang memberikan pengarahan

    c pelaksanaan rapat (disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi), sebagai contoh"

    #) penjelasan atau pengarahan dari pemimpin rapat

    %) pembagian tugas berdasarkan kriteria/ ukuran tertentu yang dilakukan pemimpin rap at

    ) setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima

    ') mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap ketua kelompok) mengkaji permasalahan yang timbul

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    22/35

    *) melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi

    +) tahap mengambil keputusan

    @) tahap menyimpulkan

    d pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat atau kesimpulan rapat dan

    diakhiri dengan penutupan

    .ada saat menyusun acara rapat, penyusun harus memperhatikan waktu 7aktu untukpelaksanaan rapat dibagi-bagi untuk selingan istirahat #B menit untuk snack/kudapan dan

    minum (coffee break), untuk makan siang dan istirahat/shalat, untuk coffee break lagi apabila

    acara berlangsung sampai sore 0ila acara sampai malam hari tentunya ditambah lagi dengan

    makan malam

    TAHAP PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT

    Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapatdijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagaiberikut

    # !"y# $engapa rapat perlu diselenggarakan# Hal ini untuk menentukanurgensi dari rapat tersebut%

    % !"at# Apa masala" yang akan dibi&arakan dalam rapat# Hal ini untukmempersiapkan agenda rapat%

    !"o# Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut# Hal ini untukmenentukan peserta rapat yang diundang%

    ' !"ere# Di mana rapat akan diselenggarakan# Hal ini untuk menentukantempat penyelenggaraan rapat%

    !"en# 'apan rapat akan diselenggarakan# Hal ini untuk menentukan "ari,tanggal dan (aktu rapat akan diselenggarakan%

    * Ho(# )agaimana rapat akan diselenggarakan # "al ini untuk menentukanapaka" rapat tersebut akan diselenggarakan se&ara berkala atau "anya satu

    kali, tertutup atau terbuka, dengan ba"an rapat yang dibagikan terlebi"da"ulu, atau dengan menggunakan *CD proje&tor, tape, +ideo dan alatlainnya%

    $eren&anakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lan&ar bukanla"suatu pekerjaan yang muda", karena seorang sekretaris "arus ber"ubungan denganberbagai pi"ak dengan penyelenggaraan suatu rapat% Hal ini menjadi tanggungja(ab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adala" sebagai berikut

    A% $embuat agenda rapat dan susunan a&ara rapatAgenda rapat adala" datar yang berisi pokok-pokok permasala"an yang akan

    dibi&arakan dalam suatu rapat% Sedangkan susunan a&ara rapat adala" rin&ian ataupenjabaran lebi" lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat% Sekretaris "arus

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    23/35

    memastikan terlebi" da"ulu a&ara yang akan diadakan atau dilaksanakan padasuatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebi" da"ulu kepada pimpinan rapat%A&ara tersebut "arus disusun se&ara sistematis dengan membuat pokok-pokoka&ara se&ara garis besar%

    )% $enentukan peserta rapatDari agenda rapat yang tela" dibuat ditentukan siap saja peserta yang akandiundang% Setela" sekretaris menyusun datar para peserta rapat yang akandiundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apaka" adapenamba"an atau pengurangan peserta rapat%

    C% $embuat undangan rapatSurat undangan merupakan surat pemberita"uan yang siatnya meng"arapkanke"adiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu a&ara tertentu di tempat danpada (aktu tertentu% .ndangan yang dibuat "endakla" memenu"i beberapa syarat,yaitu sebagai berikut

    # $enggunakan kop surat atau kepala surat%

    % $en&antumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan%

    $en&antumkan peri"al undangan rapat%

    ' $en&antumkan nama-nama orang yang diundang rapat%

    $en&antumkan "ari, tanggal, (aktu dan tempat rapat tersebut

    diselenggarakan%

    * Ditandatangani ole" pejabat yang bertanggung ja(ab atas surat undangantersebut%

    !aktu pengiriman undangan, "endaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraanatau pelaksanaan rapat% !aktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseoranguntuk lupa% Seorang sekretaris "arus dapat memperkirakan (aktu pengirimanundangan agar para peserta rapat mempunyai &ukup kesempatan untukmempersiapkan ke"adirannya pada pertemuan atau rapat tersebut% Sekretris "arusjuga memper"itungkan (aktu untuk men&etak undangan, memprosesnya "ingga

    mengirimnya%

    D% $embuat datar "adir rapatAda dua ma&am datar "adir, yaitu buku tamu dan datar "adir biasa /yang dibuat diatas selembar kertas0% Datar "adir digunakan untuk mengeta"ui jumla" pesertayang datang pada suatu rapat, untuk mengeta"ui jumla" sistem yang "arusdipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai ba"an penyusunannotula rapat dan sebagai dokumentasi%

    E% $empersiapkan ba"an rapat)a"an-ba"an rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut

    # Agenda rapat%

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    24/35

    % Notula1"asil rapat yang lalu /apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan darirapat sebelumnya0%

    )a"an-ba"an yang akan dibi&arakan dalam rapat /makala", laporan-laporandan sebagainya0%

    )a"an-ba"an tersebut disatukan dalam sebua" map dan "arus tela" tersedia untukmasing-masing peserta pada (aktu rapat dimulai% Apabila ba"an-ba"an tersebutmemerlukan pemikiran yang panjang, maka "arus tela" dikirimkan bersama denganpemberita"uan rapat1surat undangan, agar dapat dipelajari terlebi" da"ulu%

    2% $empersiapkan peralatan dan perlengkapan rapatPeralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagaiberikut

    # !"ile board lengkap dengan spidol dan peng"apus%

    % 2lip &"art lengkap dengan spidolnya%

    *CD Proje&tor atau 3HP /3+er Head Proje&tor0 lengkap dengan layarnya%

    ' Sound system lengkap dengan mikroponnya%

    $ap atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan ba"an-ba"an rapat%

    * )lo&k note denagn bolpointnya%

    + Name tag untuk peserta%

    @ *aptop atau &omputer%

    Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat da"uludatar kebutu"an peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapajumla" barang yang dibutu"kan%

    4%$empersiapkan ruang rapatSekretaris "arus memastikan terlebi" da"ulu jumla" peserta yang akan "adir dalam

    rapat% Apabila jumla" peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yangsuda" tersedia di kantor% Namun apabila jumla" peserta &ukup banyak melebi"ikapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di "otel atau gedungpertemuan% )ila rapat diselenggakan di "otel atau gedung pertemuan, sekretaris"arus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi% Hal-"alyang "arus dipersiapkan se"ubungan dengan pengaturan ruang rapat adala"sebagai berikut

    5% Ca"aya penerangan)ila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan /lampu0 tetapi menggunakanpenerangan &a"aya sinar mata"ari, pengaturan tempat duduk "arus disesuaikan

    dengan ara" datangnya sinar mata"ari tersebut%

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    25/35

    6% 7entilasi udara.sa"akan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atauterlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang%

    8% Pengaturan tempat duduk

    Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumla" peserta rapat dan luas ruang rapat%Ada beberapa ma&am pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagaiberikut

    a% 4aya klasikal1kelas4aya klasikal1kelas &o&ok untuk jumla" peserta yang banyak% )erikut ini pengaturantempat duduk gaya klasikal1kelas

    b% 4aya konerensi4aya konerensi dimaksudkan agar semua peserta merasa di"argai dan untukmenimbulkan semangat team (ork% )erikut ini pengaturan tempat duduk gaya

    konerensi

    &% 4aya "uru .Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya "ur . &o&ok untuk rapat inormal%)erikut ini pengaturan tempat duduk gaya "uru .

    d% 4aya (orks"opPengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya (orks"op &o&ok untuk diskusikelompok% )erikut ini pengaturan tempat duduk gaya(orks"op %

    H% Akomodasi1penginapanPada rapat yang dilakukan lebi" dari satu "ari, biasanya para peserta rapat akanmenginap di suatu tempat% .ntuk itu sekretaris "arus mengatur pemili"an tempatyang &o&ok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat,pembagian kamar, "ingga penge&ekan terak"ir akan kesiapan penginapan untukpeserta rapat%

    I% Transportasi9ika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi parapeserta rapat ke tempat rapat "arus dipersiapkan% 9ika "arus menye(a mobil ataubus, maka sekretaris "arus menyiapkannya%

    9% 'onsumsi'onsumsi rapat berupa makanan ringan /sna&k0 atau makanan berat untuk parapeserta rapat "arus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikutikegiatan rapat% 9ika pelaksanaan rapat lebi" dari satu "ari, +ariasi makanan juga"arus diper"atikan% Hal ini akan berdampak pada moti+asi peserta dalam mengikutirapat% 'onsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan &arasebagai berikut

    # Disajikan sebelum peserta rapat dududk%

    % Disajikan selama rapat berlangsung%

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    26/35

    Disajikan pada (aktu istira"at dengan &ara mengambil sendiri%

    ' Disajikan se&ara kombinasi% Pada a(al rapat tela" tersedia minuman dansaat istira"at para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman ditempat yang tela" tersedia%

    '% 'ese"atan.ntuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebi" dari satu "ari, "endaknyadisediakan unit kese"atan untuk menjaga kondisi kese"atan para peserta rapat%

    *% Penge&ekan persiapan terak"ir Sebelum rapat dimulai atau pada H - 5, sekretaris "arus memeriksa segalapersiapan untuk meyakinkan apaka" segala sesuatunya tela" siap untukdipergunakan% Hal-"al yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut

    # Apaka" kursi tela" &ukup sesuai dengan jumla" peserta rapat#

    % Apaka" letak tempat duduk sesuai dengan ungsi dari setiap peserta rapat#

    Apaka" semua alat perlengkapan rapat tela" tersedia dalam ruang rapat danberungsi dengan baik#

    ' Apaka" ba"an-ba"an atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapattela" disiapkan dalam suatu map#

    Apaka" datar "adir, agenda rapat dan susunan a&ara tela" disiapkan#

    * Apaka" konsumsi rapat tela" dipesan1disiapkan#

    $enyelenggaraan Rapat

    Dalam penyelenggaraan rapat, pemimpin rapat merupakan pi"ak yang bertanggungja(ab atas kelan&aran proses penyelenggaraan rapat mulai dari rapat "ingga ak"ir%Rapat biasanya langsung dibuka ole" pemimpin rapat, tetapi ada juga pembukaanrapat ang dilakukan ole" pemba(a a&ara, seseorang yang menduduki posisitertinggi pada suatu perusa"aan1organisasi atau seseorang yang disegani%

    5% $embuka rapatHal-"al yang "arus dikemukakan dalam membuka subua" rapat adala" sebagaiberikut

    # A&ara rapat%

    % Tata tertb rapat /bersiat leksibel0%

    $oti+asi /pentingnya masala" yang akan diba"as0%

    ' Pengenalan masala" atau persoalan masala" yang akan diba"as%

    Tujuan diadakannya rapat%

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    27/35

    * Tanggapan-tanggapan atau saran%

    6% )erlangsungnya rapatSelama rapat berlangsung pemimpin rapat "arus dapat mengatur jalannya rapatagar tertib% $asala" yang di"adapi dalam rapat "arus dapat diatasi, seperti

    terjadinya perdebatan yang berkepanjangan, adanya monopoli pembi&araan ole"sala" seorang peserta rapat, tidak konsentrasinya peserta rapat dan sebagainya%

    Selama rapat berlangsung sekretaris bertanggung ja(ab untuk membuat &atatanpelaksanaan rapat% )entuk &atatannya disesuaikan dengan keinginan pimpinanrapat% Ada dua bentuk &atatan rapat, yaitu sebagai berikut

    # 7erbatim, yaitu &atatan lengkap semua pembi&araan dalam rapat tandaditamba"i ataupun dikurangi%

    % Notula, yaitu &atatan yang berisi pokok-pokok pembi&araan yang diba"as

    dalam rapat%

    8% $enutup rapatRapat yang tela" berlangsung beberapa (aktu, pada ak"irnya akan ditutup% Apabiladalam rapat belum ditemukan keputusan, maka pemimpin rapat dapat memunjuk timk"usus untuk menyelesaikan masala" tersebut% Akan tetapi, bila dalam rapattersebut tidak ditemukan "ambatan dan tela" meng"asilkan keputusan maka diak"irrapat, pemimpin rapat dapat memba&akan "asil dari pertemua1 rapat tersebut danmemberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk mengemukakan "al-"al yangsekiranya belum ter&akup dalam "asil keputusan rapat% Setela" tidak ada lagipermasala"an, maka pemimpin rapat dapat menutup rapat%

    Syarat - syarat RapatRapat akan meng"asilkan tujuan yang di"arapkan, jika pelaksanaannya memenu"isyarat-syarat sebagai berikut

    /50 Suasana terbukaSuasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerimainormasi dari siapa pun% Hindari sikap saling men&urigai atau berprasangka negatidiantara sesama peserta rapat% Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkanrasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para peserta rapat%

    /60 Tidak ada monopoliDalam suatu rapat, monopoli pembi&araan ole" seorang peserta rapat atau ole"pimpinan rapat "arus di"indari% Hal ini akan meng"ambat jalannya rapat karenarapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasi /tidak berpartisipasi0% Dalamrapat semua pi"ak yang terlibat mempunyai "ak yang sama dalam mengeluarkanpendapat%

    /80 Partisipasi akti dari peserta rapatRapat yang baik apabila para peserta rapat turut akti dalam meme&a"kanpermasala"an yang diba"as dalam rapat% Peserta rapat "endaknya menjadi

    pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan "arus dapatmemberikan sumbangan saran atau pendapat yang positi saat kegiatan tanya

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    28/35

    ja(ab atau diskusi%

    /:0 )imbingan dan penga(asan dari pimpinan%Pimpinan rapat "arus dapat memberikan bimbingan kepada seluru" peserta rapatagar mau berperan akti dalam pelaksanaan rapat% Seorang pemimpin rapat juga

    "arus dapat memonitori jalannya rapat se"ingga pemba"asan tidak menyimpangdari tujuan rapat%

    /;0 Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosiDalam sebua" rapat terjadi perdebatan adala" "al yag biasa, namun jika perdebatanmenjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akanmengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan ak"irnya rapat akandimonopoli ole" peserta yang saling berdebat% 3le" karena itu "indari perdebatanyang berkepanjangan% Perdebatan "endaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuatatas dasar akta bukan emosi%

    /

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    29/35

    Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan,

    instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk

    membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan

    hasil kesepakatan bersama.

    B. Tujuan diadakannya rapat :

    1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

    2. untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan

    3. sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern

    4. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah

    yang sedang terjadi

    5. mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

    6. menampung semua permasalahan dari arus bawah para peserta rapat!

    ". #enis-jenis rapat

    $. berdasarkan tujuan

    a. rapat penjelasan

    b. rapat pemecahan masalah

    c. rapat perundingan

    %. berdasarkan sifat

    a. rapat formal

    b. rapat informal

    c. rapat terbuka

    d. rapat tertutup

    &. berdasarkan waktu

    a. rapat mingguan

    b. rapat bulanan

    c. rapat semester

    d. rapat tahunan

    '. berdasarkan frekuensi

    a. rapat rutin

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    30/35

    b. rapat insidental

    (. berdasarkan nama

    a. rapat kerja

    b. rapat dinas

    c. musyawarah kerja

    ). kriteria rapat :

    a. membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi,

    perusahaan *, instansi pemerintah, dll yang harus dirundingkan+didiskusikan

    secara musyawarah.

    b. pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif

    c. setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka tidak ada

    yang disembunyikan serta prasangka!

    d. adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat,

    masalah yang dibahas.

    syarat-syarat rapat yang baik

    $. persipan rapat

    a. penentuan tujuan rapat dan acara rapat

    b. penentuan waktu, tanggal, hari, tahun

    c. penentuan tempat

    d. akomodasi

    e. konsumsi

    f. media+peralatan

    %. pelaksanaan rapat

    a. suasana rapat berlangsung tebuka

    b. para peserta rapat berperan aktif

    c. adanya kendali dari ketua rapat

    d. hindarka debat kusir

    e. bahasa harus komunikatif

    f. hindarkan monopoli ketika bicara

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    31/35

    g. terdapat keputusan dan kesimpulan rapat

    h. adanya notulen

    i. acara rapat

    j. media rapat

    k. waktu

    /-/ 012 R34 )5 6RT5K1 )/7 610/122R1 R6T

    89R7/ :

    A. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapatgenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang

    akan dibicarakan dalam suatu rapat. 4edangkan susunan acara rapat adalah

    rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.

    4ekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan ataudilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu

    kepada pimpinan rapat. cara tersebut harus disusun secara sistematis dengan

    membuat pokok-pokok acara secara garis besar.B. Menentukan peserta rapat

    )ari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan

    diundang. 4etelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan

    diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada

    penambahan atau pengurangan peserta rapat.

    C. Membuat undangan rapat

    4urat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnyamengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara

    tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. 3ndangan yang dibuat hendaklah

    memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

    $.

    7enggunakan kop surat atau kepala surat.

    %. 7encantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

    &. 7encantumkan perihal undangan rapat.'. 7encantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

    (. 7encantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut

    diselenggarakan.

    . )itandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan

    tersebut.

    ;aktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari

    penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. ;aktu yang terlalu lama akan

    memungkinkan seseorang untuk lupa. 4eorang sekretaris harus dapat

    memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat

    mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    32/35

    pertemuan atau rapat tersebut. 4ekretris harus juga memperhitungkan waktu

    untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

    D. Membuat daftar hadir rapat

    da dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa yang

    dibuat di atas selembar kertas!. )aftar hadir digunakan untuk mengetahuijumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem

    yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan

    penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

    E. Mempersiapkan bahan rapat

    Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :a. genda rapat.

    b. 1otula+hasil rapat yang lalu apabila rapat tersebut merupakan

    kelanjutan dari rapat sebelumnya!.

    c.

    Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat makalah, laporan-laporan dan

    sebagainya!.

    Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah

    tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. pabila bahan-

    bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah

    dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat+surat undangan, agar dapat

    dipelajari terlebih dahulu.

    F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

    6eralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain

    sebagai berikut :1. While boardlengkap dengan spidol dan penghapus.

    2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.3. LCD Projector atau 96(Over Head Projector)lengkap dengan layarnya.

    4. So!d "#"te$ lengkap dengan mikroponnya.%. 7ap atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

    &. 'loc !ote denagn bolpointnya.

    . *a$e ta+ untuk peserta.,. Laptop atau computer.

    )alam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat

    dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan

    beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

    G. Mempersiapkan ruang rapat

    4ekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir

    dalam rapat. pabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruangrapat yang sudah tersedia di kantor. 1amun apabila jumlah peserta cukup

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    33/35

    banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di

    hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung

    pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi

    dan akomodasi. al-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan

    pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut :

    1. Caha#a pe!era!+a!

    Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan lampu! tetapi

    menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk

    harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

    2. -e!tila"i dara3sahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu

    panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat

    berkurang.3. Pe!+atra! te$pat dd

    6engaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luasruang rapat. da beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat,

    yaitu sebagai berikut :

    a. a#a la"ial/ela"2aya klasikal+kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini

    pengaturan tempat duduk gaya klasikal+kelas :

    b. a#a o!0ere!"i2aya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan

    untuk menimbulkan semangattea$ or. Berikut ini pengaturan tempat duduk

    gaya konferensi :c. a#a hr0

    6engaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf 3 cocok untuk rapat

    informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf 3:d. a#a or"hop

    6engaturan tempat duduk di ruang rapat gaya or"hopcocok untuk

    diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya or"hop .

    H. Akomodasi/penginapan

    6ada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan

    menginap di suatu tempat. 3ntuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan

    tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan

    tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan

    penginapan untuk peserta rapat.

    . !ransportasi

    #ika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi

    para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. #ika harus menyewa

    mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

    ". #onsumsi

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    34/35

    Konsumsi rapat berupa makanan ringan snack! atau makanan berat untuk

    para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam

    mengikuti kegiatan rapat. #ika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari,

  • 7/24/2019 MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT.docx

    35/35

    -en"elola &ertem(an apat

    -en"etik

    -en"elola data Informasi di tempat kera

    &en""andaan Dok(men

    -enan"ani (ratDok(men Kantor

    +plikasi &eran"kat '(nak

    D++ K+ KI'

    K+I&+

    #emplate &ict(re indow. 7ambar template oleh fpm. Diberda/akan oleh

    !lo""er.

    http://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/mengelola-pertemuan-rapat.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/mengetik.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/mengelola-data-informasi-di-tempat-kerja.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/penggandaan-dokumen.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/menangani-suratdokumen-kantor.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/aplikasi-perangkat-lunak.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/dana-kas-kecil.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/kearsipan.htmlhttp://www.istockphoto.com/googleimages.php?id=2849344&platform=blogger&langregion=inhttps://www.blogger.com/http://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/mengelola-pertemuan-rapat.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/mengetik.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/mengelola-data-informasi-di-tempat-kerja.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/penggandaan-dokumen.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/menangani-suratdokumen-kantor.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/aplikasi-perangkat-lunak.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/dana-kas-kecil.htmlhttp://kikixiapk.blogspot.co.id/2013/02/kearsipan.htmlhttp://www.istockphoto.com/googleimages.php?id=2849344&platform=blogger&langregion=inhttps://www.blogger.com/