ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ«КОЛЛЕДЖ СОВРЕМЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

имени Героя Советского Союза М.Ф. Панова»

ПРОЕКТ

Тема: «Информационная система по учёту оборудования

учебных кабинетов на платформе Access, технология

разработки и особенности эксплуатации»

Выполнил студент: Минин Илья Сергеевич

Руководитель: Павлов Александр Викторович

Москва

2019

ВведениеНеобходимость создания и использования автоматизированных

информационных систем вытекает из принципиальных недостатков

традиционных методов обработки информации:

1) низкая оперативность и несвоевременность поступления информации;

2) низкая точность и недостаточная полнота информации, несовершенство

методов фиксации;

3) высокая трудоемкость и стоимость преобразования информации, и как

следствие увеличение материальных затрат;

4) низкая полезность информации. Получаемая информация по

содержанию и форме не соответствует решаемым задачам управления. Имеются

избыточные данные и отсутствуют необходимые.

Внедрение информационных систем имеет своей целью снизить и

полностью устранить указанные недостатки. При этом повышается

эффективность управления технологическими, производственными,

экономическими и организационными процессами.

В наше время, существует множественное количество информации, которые

мы не можем запомнить. Во благо этому, нам очень сильно помогают базы

данных. Самой популярной является MS Access. Многие её рекомендуют для

освоения, но сторонятся её из-за некоторых проблем. Меня это не испугало, и я

начал пользоваться MS Access, после чего я начал её рекомендовать. Стоит ли ей

пользоваться?

В качестве примера можно привести известную компании Facebook, которые

используют свои базы данных для хранения важной информации пользователей.

Имена, номера и т.д. Однако, размеры их баз данных были преувеличены до 21

петабайт, что является очень огромным результатом, а к 2014 году они достигли

отметку в 300 петабайт. В отличии от Facebook, компания Google к 2014 году

хранила на своих серверах более 10-15 эксабайт данных. Многие компании-

миллионщики (и не только) используют MS Access зная, насколько он продвинут.

MS Access применяется во многих бизнесах, управление кадрами. Его

используют такие компании, как: МИРАТОРГ, Coca-Cola, Яндекс, EA и т.д.

Объект работы: Система учета оргтехники и оборудования

образовательных учреждений

Предмет исследования: Программное обеспечение по учету материальных

ресурсов.

Задачи: объект и предмет исследования определили его задачи:

1. Рассмотреть теоретические аспекты системы учета оборудования

образовательной организации.

2. Проанализировать особенности учета

3. Рассмотреть имеющиеся системы учета, а также достоинства и

недостатки выбранной платформы для разработки информационной системы.

3. Разработать информационную систему по учету материальных ресурсов

аудиторий образовательных организаций

Теоретическая основа: Информационной базой исследования стали

работы отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области

информационных систем и баз данных.

Практическая значимость: Организация удобства учета материальных

ресурсов учебных кабинетов и легкое взаимодействия пользователей с системой.

БД "Информационная системы по учету оргтехники и компьютерного

оборудования", должна позволять вводить, изменять, удалять и выводить в виде

отчетов на экран, печать и в файл результаты.

Теоретические основы

Во время долгого использования MS Access, я замечал маленькие, но всё же

много эффективные преимущества, которые можно обозначить как:

1. Контроль избыточности данных. При использовании базы данных, в

отличие от традиционных файловых систем, предпринимается попытка

исключить избыточность данных за счет интеграции файлов, чтобы избежать

хранения нескольких копий одного и того же элемента информации.

2. Непротиворечивость данных. Устранение избыточности данных или

контроль над ней позволяет сократить риск возникновения противоречивых

состояний. Если элемент данных хранится в базе только в одном экземпляре, то

для изменения его значения требуется выполнить только одну операцию

обновления, причем новое значение станет доступным сразу всем пользователям

базы данных.

3. Совместное использование данных. База данных может совместно

использоваться всеми зарегистрированными пользователями. При такой

организации большее количество пользователей может работать с большим

объемом информации.

4. Поддержка целостности данных. Целостность базы данных означает

корректность хранимых в ней данных. Целостность обычно описывается с

помощью ограничений, т.е. правил поддержки корректности, которые не должны

нарушаться в базе данных. Так, ограничение может гласить, что зарплата

сотрудников не должна превышать 10000$ в год или же, что в записи данных о

сотруднике номер отделения, в котором он работает, должен соответствовать

реально соответствующему отделению компании.

5. Повышенная безопасность. Безопасность базы данных заключается в

защите данных от несанкционированного доступа со стороны пользователей. Без

привлечения соответствующих мер безопасности, интегрированные данные

становятся более уязвимыми, чем данные в файловой системе. Система

обеспечения безопасности может быть выражена в форме учетных имен и

паролей для идентификации пользователей.

6. Повышение эффективности с ростом масштабов системы.

Комбинируя все рабочие данные в одной базе данных и создавая набор

приложений, которые работают с одним источником данных, можно добиться

существенной экономии средств.

7. Повышение доступности данных и их готовности к работе. Данные,

которые пересекают границы отделов, в результате интеграции становятся

непосредственно доступными конечным пользователям. Во многих СУБД

предусмотрены языки запросов, которые позволяют пользователям задавать

непредусмотренные ранее запросы и почти немедленно получать требуемую

информацию на своих терминалах, не прибегая к помощи программиста, который

для извлечения этой информации из базы данных должен был бы создать

специальное программное обеспечение.

8. Улучшение показателей производительности. На базовом уровне

СУБД обеспечивает все низкоуровневые процедуры работы с файлами, которую

обычно выполняют приложения. Наличие этих процедур позволяет программисту

сконцентрироваться на разработке более специальных, необходимых

пользователям функций, не заботясь о подробностях их воплощения на более

низком уровне.

9. Улучшенное управление параллельностью. В файловых системах при

одновременном доступе к одному и тому же файлу двух пользователей может

возникнуть конфликт двух запросов, результатом которого будет потеря

информации или утрата ее целостности. В свою очередь в СУБД предусмотрена

возможность параллельного доступа к базе и гарантируется отсутствие подобных

проблем.

10. Развитые службы резервного копирования и восстановления.

Ответственность за обеспечение защиты данных от сбоев аппаратного и

программного обеспечения в файловых системах возлагается на пользователя. В

современных СУБД предусмотрены средства сокращения объема потерь от

возникновения различных сбоев.

Однако, в ней присутствуют и определённые недостатки, которые

затрудняют использование:

1. Сложность эксплуатации

2. Размер

3. Стоимость

4. Затраты на преобразование. В некоторых ситуациях стоимость

СУБД и дополнительного программного обеспечения может оказаться

несущественной по сравнению со стоимостью преобразования существующих

приложений для работы с новой СУБД.

5. Производительность. Обычно файловая система создается для

некоторых специализированных приложений, а потому ее производительность

может быть весьма высока. Однако СУБД предназначены для решения более

общих задач и обслуживания сразу нескольких приложений. В результате

многие приложения будут работать в новой среде не так быстро, как прежде.

6. Более серьезные последствия при выходе системы из строя.

Централизация ресурсов повышает уязвимость системы.

Многие задумываются о том, стоит ли начинать работу вместе с ней.

Некоторые бросают сразу же, когда кто-то говорит о том, что её освоение

трудное. Дело в том, что для освоения нужно время, которое для вас быстро

пролетит. MS Access требует лишь вашего внимания, и вы поймёте суть всего

происходящего. Но есть ещё причины почему вам стоит начать пользоваться

этим:

1. ОБЩЕДОСТУПНОСТЬ. Несмотря на то, что Excel не базы данных,

часто используется для хранения данных и часто используется для устранения

неполадок простой базы данных. Однако Excel — плоской файл базы данных не

реляционной базы данных. Без простых таблиц развиваться в нескольких

таблицах связанных данных, Access — Выбор первой информационных

работников, чтобы быстро создать приложение базы данных. Access всегда был

отлично «панель данных целевая» для сбора и объединение данных в

организации, какая часть которого располагается внутри книг Excel. После

переноса данных в Access, вы можно добавить дополнительные таблицы и

объединить их, создавать запросы (или представления данных), структуры

данных и определять типы данных для обеспечения целостности данных, общий

доступ и обновление данных нескольким пользователям и создание полезных

отчетов и форм.

2. ПОДДЕРЖКА РАЗРАБОТЧИКОВ. Как ни трудно догадаться, что MS

Access принадлежит компании Microsoft. В этом случае, мы остаёмся в плюсе. Во-

первых, её распространенность, которая обусловлена тем, что Access является

продуктом компании Microsoft, постоянные обновления производителем,

поддержка множество языков. Большая справочная система по эксплуатации, и

возможность использовать VBA (Visual Basic for Applications), благодаря

которому доступна разработка приложений. И не стоит забывать про

макрокоманды.

3. ИНТЕГРАЦИЯ EXCEL. Многие не начинают использовать MS

Access, поскольку дня проще всего использовать MS Excel. Те же таблицы, зачем

переходить туда, если есть это. На самом деле, благодаря вашим таблицам MS

Excel, вы можете успешно их воссоздать в MS Access. Достаточно всего

скопировать нужно, и перенести. Можно сделать таблицы создания такими

основными задачами, определения типа данных, имя поля или новое поле, вправо

в режиме таблицы. Например, при вводе даты в пустое поле для этого поля

введите MS Access наборов данных даты и времени.

4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАКЛЕЕК. Допустим, в вашей компании начался

наём сотрудников, и их количество возросло, из-за чего вы не можете отследить

некоторых из них. Не проблема. Можно использовать Access таблицы или запроса

в качестве источника данных слияния и создание операции слияние с помощью

мастера слияния Word для букв, карты, сообщений электронной почты и

конвертов. Если необходимо создать почтовые наклейки, для создания и печати

наклеек из отчета, созданный с помощью мастера наклеек в Access. Можно даже

автоматически добавить штрих-код, соответствующий адрес каждого клиента.

5. ЗАЩИЩЁННОСТЬ. Ваша компания хранить очень ценные для вас

данные в своих базах данных, и вам, как минимум, стоит задумываться об их

защите. На этот случай Access позволяет вам обезопасить свою базу данных. В

качестве примера, мы можем представить вам свою, защищённую, базу данных.

Разработка информационной системыРазработанная нами информационная система позволяет контролировать

обрудование учебной аудитории, создавать описи учебных кабинетов,

фильтровать данные по категориям материальных ресурсов и проводить

распечатку описей по пределенной форме. Но, для того, чтобы защитить нашу

базу данных мы исполоьзовали внедренный макрос, который позволяет

защитить нашу базу от несанкционированного доступа.

Мы используем обычную защиту для себя: логин и пароль. Можно

настроить так, чтобы при 3-х допустимых ошибках, база данных попросту

закрывала свой доступ к ней. Или же создать иерархию пользователей, допусти

администратор и обычные пользователи. Для администратора доступно

редактирование определённых таблиц, которые недоступны для обычных

пользователей, редактировать доступ пользователям к таблицам м т.д. Вы

можете создать свою систему защиты, в пределах вашей фантазии.

Мы не стали исключением, и также используем базу данных для своих

нужд. В нашем случае, это учёт всей техники и компьютерного оборудования.

Для ориентации у собственного удобства и безопасности, мы создали меню

входе, где необходимо ввести логин и пароль (рис. 1). Его имеют администратор

и пользователи этой базы. Так что, тот, кто ни имеет отношения к этой базе, не

сможет открыть её.

Рисунок 1 Меню входа

Рисунок 2 Главное меню

Далее, после входа нам открывается меню, где расставлены кнопки (рис. 2).

Каждая из них открывает собственную таблицу, где собраны нужные данные,

описи и выход. Если возникнут проблемы с использованием, то есть справка по

этой базе. Так, в «Оборудование» представлена ниже таблица с данными (рис. 3).

Доступна сортировка, благодаря которой, можно искать нужные данные по

определённым критериям, и так во всех остальных таблицах нашей базы. Если у

нас будет огромное количество данных, мы без проблем найдём их по типу,

категории и т.д.

Рисунок 3 Страница отчета

В нашей базе данных присутствует схема данных, с помощью которой нам не

требуется водить одни и те же данные по несколько раз.

Рисунок

4 Схема

данных

Схема

данных создаёт

связи между

всеми нашими

таблицами, тем самым одна из таблиц берёт информацию из другой и наоборот. У

каждой информации есть собственный уникальный ключ, с помощью которого у

нас и привязывается информация.

Для администратора базы данных предоставляется личное меню

пользования, или «панель администратора» (рис. 5). Здесь предоставляется доступ

к редактированию данных о персонале и оборудования, а также добавлению

новых типов данных или категорию. Администратор может предоставлять доступ

другим пользователям и редактировать уровень их доступа к данным (рис. 6).

Рисунок 5 Панель администратора

Рисунок 6 Данные доступа

В базе данных, мы можем создать отчёт по любой аудитории или

оборудованию, достаточно лишь ввести нужную информацию по ней (рис. 7).

Рисунок 7 Опись имущества

Из всего вышеперечисленного, можно сделать вывод, что данная система

имеет множество превосходств, которые ставят ос и позволит пользователям

сократить большое количество времени и упростит всю работу, особенно для

работников компаний, преподавателям школьных учреждений и т.д.

Список используемой литературы Основная литература

1. Аткинсон, Леон MySQL. Библиотека профессионала; М.:

Вильямс, 2010. ISBN 5 8459 0291 6.

2. MicrosoftAccess 2010. Разработка приложений на реальном примере /

Г. Гурвиц. - М.: БХВ-Петербург, 2010. Страниц 497.

3. «Проектирование баз данных. СУБД MicrosoftAccess. Учебное

пособие» Н. Н. Гринченко, Е. В. Гусев, Н. П. Макаров - М.: Горячая Линия –

Телеком, 2004. ISBN 5-93517-193-7.

4. Туманов, В.Е. Основы проектирования реляционных баз данных;

Бином, 2012. ISBN: 9785955601113.

Интернет источники1. Сайт URL: http://www.lessons-tva.info/edu/inf-access/access_2.html (Дата

обращения 11.01.2019)

2. http://books.ifmo.ru/file/pdf/1705.pdf (Дата обращения 13.01.2019)

3. http://www.cyberforum.ru/ms-access/ (Дата обращения 14.01.2019)

4. http://www.1001soft.com/soft/skladskoy_uchet_access-26234.html (Дата

обращения 15.01.2019)