mk kktm 01 manualkualiti

7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti

1/42


2/42

MK-KKTM/01MANUAL KUALITI

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0

Tarikh : 1 Julai 2015

SEKSYEN PERKARA HALAMAN

1 PENGENALAN

1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti 6

1.2 Tujuan 6

1.3 Kandungan Manual Kualiti 6

2 MAKLUMAT INSTITUSI

2.1 Latar Belakang Kolej Kemahiran Tinggi MARA 8

2.2 Fungsi Organisasi 9

2.3 Visi Organisasi 9

2.4 Misi Organisasi 9

2.5 Piagam Pelanggan 9

2.6 Struktur Organisasi 102.7 Perkhidmatan yang diberikan 10

2.8 Pelanggan Organisasi 10

3 STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

3.1 Skop Pelaksanaan 11

3.2 Dasar Kualiti 11

3.3 Objektif Kualiti 11

3.4 Tanggungjawab 12


3/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0



4 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM

PENGURUSAN KUALITI

4.1 Keperluan Am 13

4.2 Keperluan Dokumentasi 14

4.2.1 Am 14

4.2.2 Manual Kualiti 14

4.2.3 Kawalan Dokumen 15

4.2.4 Kawalan Rekod 16

5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 Komitmen Pengurusan 18

5.2 Fokus Kepada Pelanggan 185.3 Dasar Kualiti 19

5.4 Perancangan 19

5.4.1 Objektif Kualiti 19

5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 20

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 20

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa 20

5.5.2 Wakil Pengurusan 20

5.5.3 Komunikasi Dalaman 21

5.6 Kajian Semula Pengurusan 21

5.6.1 Kajian Semula Pengurusan KKTM 21

5.6.2 Input Kepada Kajian Semula 22

5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan 22


4/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0



6 PENGURUSAN SUMBER

6.1 Bekalan Sumber 23

6.2 Sumber Manusia 23

6.2.1 Am 23

6.2.2 Kompetensi, Latihan Dan Kesedaran 23

6.3 Prasarana 24

6.4 Persekitaran Kerja 24

7 PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan

Kepada Pelanggan 25

7.2 Proses-proses yang Berkaitan Dengan Pelanggan 25

7.2.1 Penentuan Keperluan Perkhidmatan

yang Hendak Disampaikan 25

7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Perkhidmatan 26

7.2.3 Komunikasi Pelanggan 26

7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan 27

7.4 Perolehan 27

7.4.1 Proses Perolehan 27

7.4.2 Maklumat Perolehan 28

7.4.3 Verifikasi Ke Atas Bahan Yang Diperolehi 28

7.5 Penyediaan Dan Penyampaian Perkhidmatan 28

7.5.1 Kawalan ke atas Proses Penyediaan dan

Penyampaian Perkhidmatan 28

7.5.2 Pengesahan Proses Bagi Pengeluaran dan

Penyediaan Perkhidmatan 29

7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan 29

7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan 29

7.5.5 Pemuliharaan 30


5/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


SEKSYEN PERKARA

7.6 Kawalan Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

HALAMAN

30

8 PENGUKURAN, PENGANALISAAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1 Am 31

8.2 Pemantauan dan Pengukuran 31

8.2.1 Kepuasan Pelanggan 31

8.2.2 Audit Dalaman 32

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 33

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 33

8.3 Kawalan Ketakakuran Produk/Perkhidmatan 33

8.4 Analisis Data 34

8.5 Penambahbaikan 34

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 34

8.5.2 Tindakan Pembetulan 34

8.5.3 Tindakan Pencegahan 36

LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 Carta Organisasi 37

LAMPIRAN 2 Pemetaan 38

LAMPIRAN 3 Fungsi Unit Dan Objektif Kualiti 39


6/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


SEKSYEN 1PENGENALAN

1.1. Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Kolej Kemahiran Tinggi MARA

(KKTM). Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif pengwujudan

KKTM selaras dengan kehendak dan keperluan MS ISO 9001:2008.

Dokumen ini mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti dan penerangan ringkas

mengenai Sistem Pengurusan Kualiti dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan

dalam memberi khidmat latihan kemahiran teknikal sepenuh masa. Manual ini

diperlengkapkan lagi dengan Prosedur Kualiti, serta Dokumen Sokongan seperti borang,

pekeliling, dan lain-lain.

1.2. Tujuan

Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk:

a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi KKTM.

b. Menerangkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dalam memberi khidmat

latihan kemahiran teknikal sepenuh masa selaras dengan kehendak dan

keperluan MS ISO 9001:2008; dan

c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam pemberian

khidmat latihan kemahiran teknikal sepenuh masa.

1.3. Kandungan Manual Kualiti

Manual ini mengandungi lapan (8) bahagian seperti berikut:

Bahagian 1 - Pengenalan

Bahagian 2 - Maklumat Institusi


7/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


Bahagian 3 - Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan KualitiBahagian 4 - Dasar dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti

Bahagian 5 - Tanggungjawab Pengurusan

Bahagian 6 - Pengurusan Sumber

Bahagian 7 - Proses Penyampaian Perkhidmatan

Bahagian 8 - Pengukuran, Penganalisaan dan Penambahbaikan


8/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


SEKSYEN 2MAKLUMAT INSTITUSI

2.1 Latar Belakang

Kolej Kemahiran Tinggi MARA (KKTM) merupakan institusi dibangunkan

dibawah Bahagian Kemahiran dan Teknikal (BKT) MARA untuk melahirkan bumiputera

lepasan diploma dalam pelbagai bidang teknikal bagi memenuhi pasaran industri

tempatan dan luar negara serta menjadi berpotensi menjadi teknousahawan yang

berpendapatan tinggi.

Pengambilan pelajar dibuka 2 kali setahun kepada lepasan SPM atau lepasan

yang setara, dimana yuran pengajian dan elaun sara hidup pelajar dibiayai

sepenunhya oleh MARA . Kemudahan asas seperti asrama , perpustakaan , bilik

kuliah dan makmal yang berkualiti serta kondusif juga turut disediakan untuk proses

pengajaran dan pembelajaran yang berkesan .

Organisasi KKTM dibahagikan kepada dua bahagian utama iaitu Bahagian

Khidmat Pengurusan & Hal Ehwal Pelajar yang terdiri daripada staf pentadbiran dan

Bahagian Hal Ehwal Akademik (HEA) yang terdiri daripada pensyarah teknikal,

pensyarah bukan teknikal dan Pegawai Unit Peperiksaan .

Dengan adanya pengiktirafan Malaysian Qualifications Agency (Agensi

Kelayakan Malaysia) MQA, kini pelajar lepasan KKTM bukan sahaja berpeluangmelanjutkan pelajaran di peringkat ijazah di universiti tempatan malah turut sama

mendapat tempat di universiti luar negara yang terpilih .


9/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


2.2 Fungsi

KKTM berfungsi sebagai satu institusi yang memberi latihan kemahiran teknikal

sepenuh masa kepada bumiputera di dalam bidang kemahiran. Dalam membentuk sahsiah

peribadi yang mantap di kalangan pelajar, mereka didedahkan dengan aktiviti ko-kurikulum

dan aktiviti khidmat masyarakat seperti program gotong-royong, projek kemasyarakatan dan

projek awam.

2.3 Visi

Menjadi organisasi pendidikan amanah yang unggul dan diberkati untuk mengangkat

martabat bangsa.

2.4 Misi

Meneraju Pendidikan Teknikal dan Vokasional dalam melahirkan modal insan global

yang berintegriti, kompeten dan berinovasi serta berpotensi untuk menjadi teknousahawan.

2.5 Piagam Pelanggan

Kolej Kemahiran Tinggi MARA berusaha untuk memberi perkhidmatan yang cekap

dan berkesan dengan tumpuan terhadap perkara-perkara berikut :-

i. Menguruskan pendaftaran setiap pelajar baru dalam tempoh masa dua (2)

jam.

ii. Memastikan pembayaran elaun pelajar disempurnakan dalam tempoh tiga (3)

bulan selepas dokumen pendaftaran lengkap diterima.

iii. Mengedarkan slip keputusan peperiksaan pelajar pada setiap semester

dalam masa dua (2) minggu selepas Mesyuarat Senat BKT yang terakhir.

iv. Memastikan setiap pelanggan yang berurusan di kaunter akan dilayan dalam

tempoh masa lima belas (15) minit.

v. Menjawab setiap panggilan telefon dalam tempoh masa tiga (3) deringan.

vi. Membuat pembayaran kepada pembekal dalam tempoh masa empat belas

(14) hari bermula dari tarikh penerimaan dokumen tuntutan yang lengkap.


10/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


vii. Membuat pembayaran tuntutan perjalanan kepada warga kerja dalam tempohmasa empat belas (14) hari bermula dari tarikh penerimaan dokumen yang

lengkap.

viii. Memberi maklum balas kepada pertanyaan bertulis pelanggan dalam masa

lima (5) hari bekerja dari tarikh penerimaan pertanyaan.

ix. Memberi maklum balas aduan dalam tempoh lima (5) hari bekerja selepas

tarikh penerimaan surat atau aduan pelanggan.

2.6 Struktur Organisasi

Seperti dilampiran 1

2.7 Perkhidmatan yang diberikan

Memberi khidmat latihan kemahiran teknikal sepenuh masa.

2.8 Pelanggan Organisasi

i. Pelajar.

ii. Ibu bapa / Penjaga Pelajar.

iii. Pengajar dan Warga kerja.

iv. Bahagian Kemahiran dan Teknikal (BKT) MARA dan MARA.

v. Pembekal-pembekal perolehan dan perkhidmatan.

vi. AgensiAgensi Kerajaan

vii. Badan bukan kerajaan (NGO)

viii. Pihak Industri/ badan-badan swasta

ix. Pemegang taruh (stakeholder)


11/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


SEKSYEN 3STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

3.1 Skop Pelaksanaan

KKTM melaksanakan SPK bagi proses yang merangkumi aktiviti pengajaran dan

pembelajaran peringkat Diploma.

Pengecualian

KKTM tidak melaksanakan proses yang melibatkan Reka Bentuk dan Pembangunan

(Klausa 7.3)

3.2 Dasar Kualiti

Kami beriltizam untuk menjadi peneraju Pendidikan Teknikal dan Vokasional dalam

melahirkan modal insan global yang berintegriti, kompeten dan berinovasi serta berpotensi

menjadi teknousahawan dengan mematuhi dan berterusan meningkatkan keberkesanan

sistem pengurusan kualiti.

3.3 Objektif Kualiti

Bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai, objektif-objektif kualiti ditetapkan bagi

setiap peringkat yang terlibat dalam SPK iaitu:

i. Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada jumlah keseluruhan pelajar

semester akhir lulus dan dianugerahkan dengan Diploma.

ii. Memastikan sekurang-kurangnya 98% daripada pelajar mencapai Purata Mata Nilai

Gred Kumulatif (CGPA) 2.0 dan ke atas bagi setiap semester.

iii. Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada jumlah keseluruhan pelajar

mendapat kategori baik dalam penilaian sahsiah pelajar pada setiap semester.

iv. Memastikan warga kerja menghadiri sekurang-kurangnya tujuh (7) hari Kursus

Peningkatan Profesionalisma dalam masa satu (1) tahun.


12/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


v. Memastikan sekurang-kurangnya 95% pensyarah mendapat markah 80% dan ke

atas dalam penilaian pengajaran oleh pelajar di akhir setiap semester.

vi. Melaksanakan program keusahawanan pelajar sekurang-kurangnya tiga (3) kali

setahun.

vii. Menyertai pertandingan/program inovasi dan kemahiran sekurang-kurangnya tiga (3)

kali setahun.

3.4 Tanggungjawab

Pengawal pusat bertanggungjawab untuk mengawal sistem pengurusan kualiti

KKTM. Pelaksanaan sistem pengurusan kualiti diselaraskan oleh Jawatankuasa ISO yang

mempunyai kuasa dan akauntabiliti serta bertanggungjawab terus kepada pengawal pusat.


13/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


SEKSYEN 4DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4.1 Keperluan Am

KKTM mewujud, mendokumen, melaksana dan menyelenggara sistem pengurusan

kualiti selaras dengan kehendak standard MS ISO 9001:2008. KKTM telah:

a. Menentukan proses yang diperlukan untuk SPK dan aplikasinya melalui Carta

Organisasi (KKTM) dan proses pemetaan (Rujuk Lampiran 1 dan 2).

b. Menentukan hubungkait dan turutan proses melalui proses pemetaan dan

perancangan sistem pengurusan kualiti.

c. Kriteria dan kaedah yang ditetapkan bagi mengawal dan menjamin kualiti

pelaksanaan proses-proses dalam SPK menggunakan prosedur, panduan

dan arahan kerja yang ditetapkan.

d. Sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan pemantauan

terdiri daripada sumber manusia, infrastruktur dan persekitaran kerja.

e. Memantau, mengukur di mana perlu dan menganalisa SPK dilaksanakan

melalui Audit Dalam, Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP), aduan

dan maklum balas daripada pelanggan serta pemantauan oleh pegawai-

pegawai yang dipertanggungjawabkan.

f. Pelaksanaan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian

matlamat yang dirancang dan usaha peningkatan kualiti yang berterusan ke

atas SPK mengikut keperluan-keperluan Standard.

KKTM mengawal proses yang diperolehi dari sumber lain seperti penyelenggaraan

kenderaan dan bangunan, keselamatan dan kafeteria dengan melaksanakan proses

pemilihan dan penilaian pembekal. Pemantauan terhadap sumber luar tersebut dilakukan

oleh pihak pentadbiran KKTM berdasarkan instrumen penilaian yang disediakan.


14/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


4.2 Keperluan Dokumentasi

4.2.1 Am

Pelaksanaan SPK KKTM berasaskan kepada dokumen berikut:

a. Penyataan dasar dan objektif kualiti yang didokumenkan.

b. Manual Kualiti.

c. Prosedur dan rekod yang diperlukan oleh Standard Antarabangsa ini.

d. Dokumen termasuk rekod yang ditentukan oleh KKTM sebagai perlu bagi

memastikan perancangan, operasi dan kawalan yang berkesan (prosedur

kualiti, fail meja dan dokumen sokongan).

4.2.2 Manual Kualiti

Manual Kualiti mengandungi:

a. Skop SPK, pengecualian dan justifikasi sekiranya berkaitan (Rujuk Manual)

juga menjelaskan perkara-perkara berhubung organisasi, hubungkait antara

proses-proses SPK (Rujuk Lampiran 1 dan 2).

b. Rujukan prosedur-prosedur yang dibangunkan dalam SPK KKTM (Rujuk

Dokumen Induk).


15/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


4.2.3 Kawalan Dokumen

KKTM telah membangunkan dokumen kualiti untuk mengawal prosesproses yang

terlibat di KKTM. Hierarki dokumen terdiri daripada Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan

Dokumen Sokongan seperti rajah 4.1.

Dokumentasi tertinggi dalamSPK yang menyatakankomitmen pengurusan melaluiDasar dan Objektif Kualiti,Struktur Organisasi,

Tanggungjawab dan Kuasa bagimemastikan kualitiperkhidmatan

Menghuraikan secara lengkapaliran proses penyampaianperkhidmatan, tindakan sertatanggungjawab individu

Membuktikan perkhidmatanatau operasi telah berlakumengikut prosedur danpiawaian SPK

Rajah 4.1 : Hirarki Dokumen Kualiti

ManualKualiti

ProsedurKualiti

Rekod/Dokumen Sokongan


16/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


KKTM telah mewujudkan prosedur kawalan dokumen bagi menyatakan kawalan

yang diperlukan untuk:

a. Meluluskan dokumen sebelum diedarkan.

b. Menyemak serta mengemaskini mengikut keperluan dan meluluskan semula.

Borang pindaan dokumen akan digunakan untuk tujuan ini.

c. Memastikan perubahan dan status semakan terkini dokumen dapat

dikenalpasti. Senarai dokumen induk akan menyenaraikan dokumen kualiti

terkini KKTM.

d. Memastikan dokumen yang digunapakai tersedia ditempat ianya digunakan.

Semua warga KKTM boleh mengakses dokumen melalui internet dan laman

web.

e. Memastikan dokumen sentiasa boleh dibaca dan mudah dikenalpasti.

f. Memastikan dokumen luar dan yang ditentukan oleh organisai sebagai perlu

untuk perancangan dan operasi SPK dikenalpasti dan edarannya dikawal.

Senarai dokumen luar diwujudkan untuk tujuan ini. (Rujuk Senarai Dokumen

Luar).

g. Mencegah penggunaan dokumen yang sudah usang secara tidak sengaja.Dokumen yang tidak digunapakai yang disimpan akan ditanda dengan cop

BATAL di muka hadapan. Dokumen soft copy yang tidak digunapakai

hanya boleh dipaparkan sahaja tetapi tidak boleh dimuat turun.

Dokumen Berkaitan:

PK-KKTM/01 Kawalan Dokumen

4.2.4 Kawalan Rekod

Rekod yang diwujudkan sebagai bukti keakuran kepada keperluan dan pelaksanaan

kepada keperluan dan pelaksanaan berkesan SPK dikawal. Rekod merupakan penyataan

fakta pada sesuatu masa dan tidak boleh diubah. Semua rekod dikawal selaras dengan

Akta, Peraturan Dan Arahan Keselamatan Kerajaan yang berkaitan.


17/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


Kawalan rekod termasuk pengenalan, penyimpanan, perlindungan, mendapatkan

semula, tempoh penyimpanan dan pelupusan rekod. Rekod sentiasa boleh dibaca, mudah

dikenalpasti dan didapatkan semula.

Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am

Arkib Negara Malaysia Tahun 2012.

Dokumen Berkaitan :

PK KKTM/02 Kawalan Rekod


18/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


SEKSYEN 5TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5.1 Komitmen Pengurusan

Pihak Pengurusan KKTM komited dan aktif dalam membangunkan dan

melaksanakan SPK serta terus menambahbaik keberkesanannya dengan melaksanakan

tindakan berikut:

a. Berkomunikasi kepada semua warga kerja mengenai pentingnya KKTM

memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi kepada peraturan dan

perundangan.

b. Mewujudkan dasar kualiti KKTM.

c. Memastikan Visi, Misi, Objektif Kualiti dan Piagam Pelanggan adalah selaras

dengan tujuan penubuhan KKTM.

d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan (KSP) dan Penambahbaikan.

e. Menyediakan sumber yang diperlukan bagi menyokong pelaksanaan

perancangan strategi KKTM.

5.2 Fokus Kepada Pelanggan

Pihak Pengurusan KKTM bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan

KKTM dikenalpasti dan dipenuhi. Pihak Pengurusan KKTM menyediakan piagam pelanggan

bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan.

Prestasi SPK KKTM diukur melalui penilaian ke atas kepuasan hati pelanggan. Bagi

memastikan kehendak dan ekpektasi pelanggan yang dikenalpasti dapat dipenuhi secara

berterusan, usaha-usaha penambahbaikan kepada proses dan penyampaian perkhidmatan

yang proaktif perlu dijalankan.


19/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


5.3 Dasar Kualiti

Pihak Pengurusan KKTM menyediakan dasar kualiti sebagai cara meningkatkan

prestasi KKTM menjadi lebih cekap, berkesan, tepat dan menepati masa. Dasar kualiti

tersebut diselaraskan dan menyokong misi dan visi institusi serta memenuhi keperluan

pelanggan. KKTM haruslah sentiasa memastikan dasar kualiti bersesuaian dengan

matlamat KKTM,

a. termasuk komitmen untuk mematuhi keperluan dan secara berterusan

menambah baik keberkesanan SPK,

b. menyediakan satu rangka kerja bagi mewujudkan dan menyemak objektif

kualiti,

c. disampaikan dan difahami oleh semua warga KKTM,

d. disemak supaya sentiasa sesuai.

5.4 Perancangan

5.4.1 Objektif Kualiti

Pihak Pengurusan KKTM menetapkan objektif kualiti bagi mengukur pencapaian

matlamat yang ditetapkan dalam dasar kualiti di semua peringkat institusi. Objektif kualiti

diwujudkan dalam bentuk kuantitatif dan kualitatif yang merangkumi ciri-ciri kualiti

perkhidmatan dan ciri-ciri keupayaan proses.

Pihak Pengurusan KKTM mengumpul dan menganalisis data yang berkaitan dengan

objektif kualiti bagi menilai pencapaian dasar dan perlaksanaan proses dan seterusnya

dilaporkan dalam kajian semula pengurusan.

Dokumen Berkaitan :

PK-KKTM/05 Pengendalian Kajian Semula Pengurusan


20/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

Pihak Pengurusan KKTM mengambilkira perkara-perkara berikut dalam membuat

perancangan SPK:

a. Perancangan kepada SPK diwujudkan dan dilaksanakan untuk mencapai

Objektif Kualiti yang telah ditetapkan, dan

b. Integriti SPK dikekalkan apabila perubahan kepada SPK dirancang dan

dilaksanakan.

5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa

Pihak pengurusan KKTM bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab dan

kuasa semua warga kerja yang terlibat dalam mengurus dan melaksana aktiviti-aktiviti yang

mempunyai kesan ke atas SPK melalui carta organisasi, senarai tugas dan piagam

pelanggan.

5.5.2 Wakil Pengurusan

Pengarah KKTM melantik Timbalan Pengarah Hal Ehwal Akademik (TP HEA)

sebagai Wakil Pengurusan (WP). WP mempunyai peranan dan tanggungjawab seperti

berikut:

a. Memastikan proses-proses yang diperlukan untuk SPK MS ISO 9001:2008

diwujudkan, dilaksanakan dan diselenggara.

b. Melaporkan kepada Pengurusan KKTM prestasi SPK dan sebarang

keperluan untuk penambahbaikan.

c. Memastikan peningkatan kesedaran terhadap keperluan pelanggan dan

keseluruhan organisasi.

d. Berurusan dengan pihak luar mengenai perkara-perkara yang berkaitan

dengan SPK KKTM.


21/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


5.5.3 Komunikasi Dalaman

Pihak pengurusan KKTM memastikan proses komunikasi dalam organisasi melalui

mesyuarat, perhimpunan bulanan, sistem peti cadangan, dialog, taklimat, papan kenyataan,

capaian laman web dan sebaran elektronik dijalankan di KKTM bagi memastikan

keberkesanan SPK.

5.6 Kajian Semula Pengurusan (KSP)

5.6.1 KSP KKTM

Pihak pengurusan KKTM bertanggungjawab mengadakan MKSP mengikut

kesesuaian, kemampuan dan keberkesanan yang berterusan sekurang-kurangnya satu (1)

kali setiap semester. Kajian semula ini termasuk pentaksiran peluang bagi penambahbaikan

serta keperluan perubahan pada sistem pengurusan kualiti yang merangkumi dasar kualiti

dan objektif kualiti. Keputusan yang dibuat dalam mesyuarat diminitkan dan pihak

pengurusan KKTM bertanggungjawab untuk mengambil tindakan susulan ke atas keputusan

mesyuarat. Mesyuarat ini juga akan disokong dengan Mesyuarat Pengurusan, Mesyuarat

Mingguan dan Mesyuarat Pengajaran dan Pembelajaran.

Keanggotaan MKSP KKTM ini adalah seperti berikut:

Pengerusi - Pengarah KKTM

Wakil Pengurusan - TP (HEA) / TP (KPHP)

Setiausaha - Ahli Jawatankuasa Sistem Pengurusan Kualiti

Ahli - Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Pengurusan KKTM


22/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


5.6.2 Input Kepada Kajian Semula

Input kepada kajian semula pengurusan merangkumi:

a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti.

b. Keputusan Audit Dalaman dan Luaran.

c. Maklumbalas Pelanggan.

d. Prestasi proses dan keakuran produk.

e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan.

f. Laporan penilaian status pembekal.

g. Tindakan susulan ke atas MKSP yang lepas.h. Prestasi Pemantauan Proses Pengajaran dan Pembelajaran.

i. Cadangan-cadangan penambahbaikan.

Dokumen berkaitan :

PK-KKTM/03 Prosedur Kawalan Ketakakuran Produk / Perkhidmatan

PK-KKTM/04 Pengendalian Audit Kualiti Dalaman


PK-KKTM/16 Aduan Pelanggan

5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan

Pihak pengurusan KKTM bertanggungjawab membuat mesyuarat kajian semula

pengurusan secara tetap bagi memastikan SPK masih sesuai, berkesan dan mencukupi.

Keputusan MKSP KKTM dimaklumkan kepada warga kerja dan direkodkan meliputi:

a. Penambahbaikan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan prosesnya.

b. Penambahbaikan produk yang berkaitan dengan keperluan pelanggan.

c. Keperluan sumber.

Dokumen Berkaitan:



23/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


SEKSYEN 6PENGURUSAN SUMBER

6.1 Bekalan Sumber

KKTM memastikan sumber mencukupi untuk penyelenggaraan dan

penambahbaikan secara berterusan dalam melaksanakan SPK serta memenuhi keperluan

pelanggan. Sumber-sumber adalah meliputi sumber manusia, sumber kewangan,

kemudahan-kemudahan fizikal dan infrastruktur, peralatan, persekitaran kerja dan

penyebaran maklumat. KKTM akan mengkaji semula terhadap sumber-sumber ini secara

berkala dalam memastikan ianya mencukupi.

Dokumen berkaitan :

PK-KKTM/09 Belanjawan Tahunan

6.2 Sumber Manusia

6.2.1 Am

Anggota kerja KKTM yang melaksanakan kerja yang memberi kesan kepada

keakuran produk hendaklah kompeten berdasarkan pendidikan, latihan dan kemahiran yang

bersesuaian.

6.2.2 Kompetensi, Latihan Dan Kesedaran

KKTM melalui KJ/KP bertanggungjawab:

a. Menentukan kompetensi yang diperlukan oleh anggota kerja yang

melaksanakan kerja yang mempengaruhi keakuran terhadap keperluan

produk.

b. Menyediakan latihan atau mengambil tindakan lain demi mencapai

kompetensi yang diperlukan jika berkenaan.

c. Menilai keberkesanan tindakan yang diambil melalui ujian atau pemerhatian

kerja oleh penyelia dan membuat laporan selepas menghadiri latihan.

d. Memastikan setiap anggota kerja sedar tentang hubungkait dan kepentingan

aktiviti mereka serta bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian

objektif-objektif kualiti.

e. Menyelenggara rekod yang bersesuaian mengenai pendidikan, latihan,

kemahiran serta pengalaman.


24/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


Dokumen Berkaitan :

PK-KKTM/10 Pengurusan Latihan Staf

6.3 Prasarana

KKTM menentukan, menyediakan dan menyelenggarakan prasarana yang

diperlukan bagi mencapai keakuran terhadap keperluan produk. Prasarana

termasuklah:

a. Ruang-ruang pejabat, perpustakaan, pusat komputer, bilik-bilik pensyarah,

bilik-bilik kuliah, kolej kediaman pelajar, makmal-makmal dan kafeteria.

b. Perkhidmatan pembersihan bangunan, perkhidmatan utiliti seperti bekalan air

dan elektrik serta kemudahan komunikasi seperti telefon, faks, kemudahan

internet dan intranet.

c. Kemudahan pengangkutan untuk staf dan pelajar.

Dokumen Berkaitan :

PK-KKTM/11 Pengurusan Asrama

PK-KKTM/14 Penyelenggaraan Prasarana

PK-KKTM/15 Pengurusan Perpustakaan

6.4 Persekitaran Kerja

KKTM mewujud, mengurus dan memastikan persekitaran kerja dari aspek mesra,

ceria, bermotivasi, dan pengiktirafan serta suasana kerja yang kondusif yang

menyokong kepada penghasilan perkhidmatan yang berkualiti. Persekitaran kerja

juga merujuk kepada faktor-faktor lain yang mempengaruhi keadaan sekeliling

seperti bunyi bising, suhu, pencahayaan atau cuaca.


25/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


SEKSYEN 7PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan

KKTM merancang dan menyediakan proses-proses yang diperlukan bagi

memastikan sesuatu perkhidmatan yang disampaikan itu mencapai keperluan pelanggan

melalui perancangan tahunan.

Perancangan ini merangkumi:

a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan-keperluan perkhidmatan.

b. Pembangunan proses-proses, dokumen-dokumen dan peruntukan sumber

bagi perkhidmatan adalah mencukupi.

c. Keperluan aktiviti verifikasi, validitasi, pemantauan, pengukuran, pemeriksaan

dan pengujian yang khusus untuk produk tersebut dan kriteria-kriteria

penerimaan dan kelulusannya.

d. Penyenggaraan rekod-rekod yang diperlukan sebagai bukti pelaksanaan SPK

dan kepatuhan kepada piawaian yang ditetapkan.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTM-08 Perancangan Tahunan

7.2 Proses-Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan

7.2.1 Menentukan KeperluanKeperluan Perkhidmatan yang Hendak Disampaikan

KKTM menentukan keperluan pelanggan termasuk aktiviti semasa dan selepas

pemberian perkhidmatan. BKT menentukan kelayakan pelajar yang diterima masuk dan

meneruskan pengajian di KKTM. KKTM menentukan keperluan-keperluan berikut:

a. Hanya program-program yang telah diluluskan oleh MQA akan ditawarkan.

b. Pelajar yang menerima tawaran kemasukan mestilah mendaftar semasa

tempoh pendaftaran.

c. Setiap pelajar adalah dimestikan untuk mendaftar program semasa

kemasukan dan mendaftar kursus pada setiap semester.

d. Setiap pelajar juga adalah wajib menduduki peperiksaan akhir.

e. Keperluan undang-undang dan peraturan berdasarkan kepada Buku

Peraturan Akademik Kolej Kemahiran Tinggi MARA dan Institut Kemahiran

MARA.


26/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


7.2.2 Semakan Semula Keperluan-Keperluan Perkhidmatan

KKTM akan menyemak semula keperluan berkaitan perkhidmatan yang diberikan.

Semakan dibuat sebelum pihak kolej komited untuk memberikan perkhidmatan. Di antara

semakan yang berlaku:

a. Sekiranya pelajar ingin menarik diri dari pengajian maka ianya perlu dilakukan

mengikut prosedur penarikan diri dari pengajian.

b. Pelajar-pelajar yang tidak mencapai tahap minimum CGPA akan ditamatkan

pengajian.

c. Pelajar hanya akan dianugerahkan Diploma sekiranya memenuhi syarat-

syarat yang ditetapkan.

d. Borang-borang pendaftaran dipastikan lengkap semasa pendaftaran pelajar.

7.2.3 Komunikasi Pelanggan

KKTM telah mewujudkan saluran komunikasi dengan pelanggan. Komunikasi

dengan pihak pelanggan mestilah menepati aspek-aspek yang dinyatakan berikut :

a. Segala maklumat yang perlu diketahui oleh pelanggan tentang perkhidmatan

yang disediakan mestilah diadakan dengan tepat serta jelas;

b. Mewujudkan mekanisme untuk pelanggan berkomunikasi dengan pihak

institut bagi tujuan pertanyaan, pengendalian tempahan atau kontrak serta

pindaan yang mungkin berlaku dari semasa ke semasa.

c. Menerima dan merekodkan maklum balas yang diterima termasuk aduan

pelanggan.

Maklumat-maklumat tersebut disalurkan melalui:

a. Buku Peraturan Akademik Kolej Kemahiran Tinggi MARA dan Institut

Kemahiran MARA Brosur, Surat, Notis dan Memo.

b. Laman web KKTM

c. Peti cadangan.

d. Perhimpunan bulanan.

e. Program Promosi Pendidikan.

f. Komunikasi Elektronik


27/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


Pelanggan juga boleh memaklumkan kepada KKTM akan keperluan dan penilaian ke

atas perkhidmatan melalui maklum balas atau membuat cadangan pembaikan.

Dokumen berkaitan :

PK-KKTM/16 Aduan Pelanggan

7.3 Rekabentuk dan Pembangunan

Aktiviti rekabentuk dan pembangunan tidak berkaitan dengan proses utama KKTM.

Perkhidmatan memberi Pendidikan dan Latihan Teknikal sepenuh masa tidak melibatkan

aktiviti rekabentuk kerana diuruskan oleh Bahagian Kemahiran dan Teknikal (BKT) MARA.

7.4 Perolehan

7.4.1 Proses Perolehan

KKTM memastikan setiap perolehan bekalan yang meliputi bahan dan peralatan

memenuhi serta menepati spesifikasi perolehan yang ditetapkan tertakluk kepada:

a. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan;

b. Tatacara Perolehan Bekalan & Perkhidmatan

c. Lain-lain peraturan perolehan;

KKTM menyenggara satu senarai pembekal yang diluluskan. Pemantauan dan

penilaian ke atas prestasi pembekal dibuat dari semasa ke semasa dan direkodkan.

Dokumen Berkaitan

PK-KKTM/12 Perolehan Bekalan & PerkhidmatanPK-KKTM-13 Prosedur Pendaftaran Penilaian Dan Pengawasan Pembekal


28/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


7.4.2 Maklumat Perolehan

KKTM menyediakan maklumat spesifikasi secara terperinci bagi bekalan dan

perkhidmatan dalam dokumen perolehan iaitu pembelian terus dan sebutharga untuk

rujukan pembekal.

Bagi perolehan yang melibatkan perkhidmatan kepakaran luar, KKTM akan

mengenalpasti kelayakan personel yang dibekalkan, sekiranya berkaitan. Rekod perolehan

akan disimpan dan diselenggara.

Dokumen Berkaitan :

PK-KKTM/12Perolehan Bekalan & Perkhidmatan

7.4.3 Verifikasi ke atas Bahan Yang Diperolehi

KKTM memastikan bahan atau perkhidmatan yang diperoleh memenuhi keperluan

perolehan yang ditetapkan. Pihak KKTM melaksanakan verifikasi ke atas bahan atauperkhidmatan samada di peringkat penerimaan bahan atau perkhidmatan, ataupun di premis

pembekal sekalipun. Bekalan dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa

bagi memastikan ianya memenuhi spesifikasi dan keperluan yang dinyatakan dalam

dokumen perolehan. Pengesahan ke atas proses verifikasi dilakukan oleh Pegawai Latihan

Vokasional (PLV) atau warga kerja KKTM yang diberi kuasa oleh Pengawal Pusat.

7.5 Proses Penyediaan Dan Penyampaian Perkhidmatan

7.5.1 Kawalan Proses Penyediaan dan Penyampaian Perkhidmatan

KKTM akan melaksanakan penyampaian perkhidmatan dalam keadaan yang

terkawal dengan menyediakan maklumat berkaitan dengan perkhidmatan seperti silibus

mata pelajaran, manual kualiti dan prosedur kualiti. KKTM juga menyediakan peralatan

bantuan mengajar yang mencukupi dan melaksanakan pemantauan dan penilaian

perkhidmatan yang bersesuaian.


29/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


Dokumen berkaitan :PK-KKTM-17 Penyediaan Jadual Waktu

PK-KKTM-18 Pendaftaran Pelajar dan Minggu SilaturrahimPK-KKTM-19 Pendaftaran kursusPK-KKTM-20 Pelaksanaan Pengajaran Dan PembelajaranPK-KKTM-21 Pelaksanaan Kursus KokurikulumPK-KKTM-22 Pelaksanaan Projek Tahun AkhirPK-KKTM-23 Pengendalian tatatertibPK-KKTM-24 Prosedur Penggubalan Soalan Peperiksaan AkhirPK-KKTM-25 Proses Perkhidmatan Peperiksaan AkhirPK-KKTM-27 Prosedur Latihan Industri

7.5.2 Pengesahan Proses Bagi Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan

KKTM mengesahkan proses pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan melalui

tindakan berikut:

a. Memastikan hanya peralatan yang mematuhi standard (sekiranya berkenaan)

sahaja digunakan.

b. Memastikan kelayakan kakitangan akademik dan bukan akademik menepati

syarat lantikan dan menerima latihan peningkatan.

c. Menyedia dan menyelenggara rekod-rekod.d. Melaksana kaedah dan prosedur pengesahan proses.

7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan

Pengenalpastian diberi bagi tujuan mengenalpasti perkhidmatan atau produk yang

diberi kepada pelanggan. Pengenalpastian tersebut dibezakan dengan penggunaan nombor

kod, nombor kawalan, nama, label, nombor siri, kod warna atau kod bar.

7.5.4. Harta Hakmilik Pelanggan

KKTM hendaklah memelihara harta pelanggan semasa harta itu di bawah kawalan

organisasi atau digunakan oleh KKTM. KKTM hendaklah mengenalpasti, dan

menentusahkan, menjaga serta melindungi harta pelanggan yang disediakan untuk

kegunaan atau untuk dimasukkan ke dalam perkhidmatan. Jika mana-mana harta

pelanggan hilang, rosak atau selainnya didapati tidak sesuai untuk digunakan, KKTM

hendaklah melaporkan hal ini kepada pelanggan dan menyelenggarakan rekodnya.

Dokumen berkaitan :

PK-KKTM/02 Kawalan Rekod


30/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


7.5.5 Pemuliharaan

KKTM memastikan proses penyediaan dan pemberian perkhidmatan kepada

pelanggan terpelihara.

Pengendalian:

Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP) bertanggungjawab menguruskan rekod pelajar. Ianya

diurus sebaik mungkin kerana ianya mengandungi maklumat peribadi dan akademik setiap

pelajar.

Penyimpanan:

Semua skrip peperiksaan akhir disimpan di tempat yang dikhaskan oleh pihak kolej.

Pembungkusan:

Semua kertas soalan peperiksaan akhir dibungkus untuk memastikan ianya selamat dari

sebarang kebocoran, kecurian dan juga memastikan ianya berada dalam keadaan baik.

Dokumen berkaitan :

PK-KKTM-25 Proses Perkhidmatan Peperiksaan Akhir

7.6. Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

KKTM menentukan pemantauan dan penilaian dilaksanakan untuk menilai perkhidmatan

yang disampaikan kepada pelanggan memenuhi piawaian yang ditetapkan.

Pemantauan dan penilaian yang dilaksanakan mestilah:

a. Ditentukan (kalibrasi) atau disahkan (diverifikasi) di dalam tempoh yangditetapkan berdasarkan piawaian peringkat antarabangsa mahupun

kebangsaan. Bilamana tiada piawaian wujud untuk sesuatu peralatan, maka

asas tentukur atau pengesahan perlu direkodkan;

b. Diperbetul atau diperbetulkan semula mengikut keperluan;

c. Dikenalpasti supaya status tentukur dapat diperolehi dan ditentukan;

Mempunyai ciri-ciri yang dikenalpasti bagi menentukan proses tentu ukur;

d. Dipelihara dari pengubahsuaian yang akan menghilangkan ketepatan hasil

pemantauan dan penilaian; dan

e. Dijaga dari sebarang kerosakan dan kesusut nilaian semasa pengendalian,

penyenggaraan dan penyimpanan.


31/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


SEKSYEN 8PENGUKURAN, PENGANALISAAN DAN PENAMBAHBAIKAN

8.1 Am

KKTM merancang dan melaksanakan pemantauan, pengukuran, penganalisaan dan

proses-proses penambahbaikan terhadap produk atau perkhidmatan seperti mana yang

diperlukan.

Antara proses-proses perkhidmatan kualiti yang dipantau adalah untuk:

a. menunjukkan keakuran terhadap keperluan perkhidmatan atau produk,

b. memastikan keakuran terhadap sistem pengurusan kualiti, dan

c. menambahbaik keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara berterusan.

Hal ini hendaklah termasuk penentuan kaedah yang diguna pakai, yang merangkumi

teknik statistik, dan takat penggunaannya.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

KKTM melaksanakan pemantauan maklumat berhubung dengan persepsi pelanggan

bagi menentukan samada pihak KKTM dapat memenuhi kehendak pelanggan.

Kaedah untuk mendapat dan menggunakan maklumat diperolehi melalui:

a. Borang Penilaian Pensyarah.

b. Maklumbalas Pelanggan ke atas Kualiti Perkhidmatan.

Kaji selidik penilaian pengajaran dan pembelajaran serta kepuasan pelanggan akan

dijalankan sekali dalam setiap semester. Maklumat yang diperoleh dari usaha di atas akan

dianalisis untuk membantu mengambil tindakan yang sesuai bagi memastikan kepuasan

pelanggan tercapai.


32/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


8.2.2 Audit Dalaman

KKTM menjalankan audit dalaman bagi memastikan SPK dipatuhi mengikut

standard yang ditetapkan sekurang-kurangnya satu (1) kali setiap semester.

Hasil daripada audit dalaman didokumenkan dan dilaporkan kepada WP. Audit

Dalaman ini bagi menentukan SPK:

a. Akur dengan perancangan, keperluan Standard Antarabangsa ISO 9001

serta SPK yang telah diwujudkan oleh organisasi.

b. Dilaksanakan dan disenggarakan dengan berkesan.

Program audit dirancang dengan mengambil kira status dan kepentingan proses dan

bidang yang hendak diaudit dan juga keputusan dari audit terdahulu. Kriteria, skop, dan

kaedah audit yang digunakan hendaklah merujuk kepada Prosedur Audit Dalaman.

Pemilihan juruaudit dan pelaksanaan audit mestilah dapat menentukan matlamat dan

ketelusan proses audit. Juruaudit yang dilantik terdiri daripada staf yang terlatih dalam audit

dalaman dan KKTM akan memastikan setiap aktiviti atau proses dalam SPK akan diaudit

oleh juruaudit yang berkecuali atau tidak mempunyai tanggungjawab ke atas proses

tersebut.

Prosedur yang didokumenkan diwujudkan bagi menentukan tanggungjawab dan

keperluan untuk perancangan, perlaksanaan audit, pewujudan rekod dan laporan keputusan

audit. Rekod audit dan keputusannya hendaklah diselenggarakan.

Pihak pengurusan bidang yang diaudit hendaklah memastikan pembetulan dan

tindakan pembetulan yang diperlukan dibuat tanpa berlengah bagi menghapuskan

ketakakuran yang dikesan serta puncanya. Aktiviti susulan termasuk penentusahan tindakan

yang diambil serta pelaporan keputusan penentusahan itu.

Dokumen Berkaitan :

PK-KKTM/04 Pengendalian Audit Kualiti Dalaman


33/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

KKTM mengguna pakai objektif kualiti bagi pemantauan dan pengukuran proses

dalam SPK. Sekiranya objektif tidak tercapai pembetulan dan tindakan pembetulan

hendaklah diambil.

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

KKTM memantau dan mengukur ciri-ciri perkhidmatan atau produk bagi memastikan

keperluan produk telah dicapai. Perkara ini dilaksanakan pada tahap yang bersesuaiandalam proses penghasilan perkhidmatan atau produk selaras dengan perancangan. Semua

rekod dan bukti pematuhan terhadap kriteria yang diterima pakai hendaklah disenggara.

Proses pengajaran dan pembelajaran yang dilaksanakan akan dipantau melalui:

a. Memantau kehadiran pelajar secara berterusan.

b. Menilai prestasi pelajar melalui kuiz, tugasan, amali, projek teknologi, amali

ujian dan peperiksaan akhir.

c. Timbalan Pengarah HEA/ Ketua Program/ Ketua Jabatan memastikan

perancangan mengajar dilaksanakan.

8.3 Kawalan Ketakakuran Produk / Perkhidmatan

KKTM memastikan produk / perkhidmatan yang tak akur dikenalpasti dan dikawal

bagi menghalang daripada digunakan atau disampaikan kepada pelanggan. Kawalan

berkaitan dengan tanggungjawab untuk urusan kawalan ketakakuran produk / perkhidmatan

adalah dinyatakan di dalam prosedur Kawalan Ketakakuran Produk / Perkhidmatan.

Ketakakuran perkhidmatan dan barangan yang didapatkan dari pembekal pula

diuruskan mengikut Prosedur Perolehan. Penentuan ketakakurannya ditentukan

berdasarkan spesifikasi yang digunakan semasa membuat pesanan. Barangan yang

memberi kesan kepada pengajaran dan pembelajaran hendaklah dikembalikan atau

dimaklumkan kepada pembekal.


34/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


Ketakakuran perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran antaranya adalah:

a. Dewan kuliah tidak dapat digunakan.b. Pensyarah tidak hadir bertugas tanpa notis.

c. Peralatan bilik kuliah atau makmal tidak dapat digunakan.

d. Pensyarah tidak melaksanakan pengajaran dan pembelajaran mengikut pelan

yang disediakan.

KKTM hendaklah mengurus produk / perkhidmatan tak akur dengan satu atau lebih

daripada cara yang berikut dengan

a. Sesi bimbingan dan motivasi.

b. Kem Pengukuhan/ Intensif.

c. Sesi kaunseling.

d. Surat peringatan.

e. Menggantikan sesi kuliah atau makmal yang tidak dilaksanakan dengan

persetujuan pelajar.

Apabila produk / perkhidmatan tak akur dibetulkan, ia hendaklah tertakluk kepada

penentusahan semula bagi menunjukkan keakuran terhadap keperluan.

Rekod mengenai perihal ketakakuran serta apa-apa tindakan seterusnya yang

diambil, termasuk konsesi yang diperoleh, hendaklah diselenggarakan.

Dokumen Berkaitan :

PK-KKTM/03 Kawalan Ketakakuran Produk / Perkhidmatan

8.4 Analisis Data

KKTM melalui WP menentu, mengumpul dan menganalisis data-data yang sesuai

bagi menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan menilai

jika penambahbaikan keberkesanan sistem pengurusan kualiti yang berterusan dapat

dilaksakan. Ini hendaklah termasuk data yang dijana hasil daripada pemantauan dan

pengukuran serta daripada sumber lain yang berkaitan.

Hasil analisis akan dibentangkan kepada mesyuarat pengurusan yang bersesuaian

untuk semakan dan tindakan.


35/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


Analisis data hendaklah memberi maklumat berkaitan dengan:

a. Kepuasan pelanggan.b. Ketakakuran terhadap keperluan produk/perkhidmatan.

c. Aliran proses dan produk, termasuk peluang bagi tindakan pencegahan.

d. Prestasi pembekal.

8.5 Penambahbaikan

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

KKTM berterusan menambahbaik keberkesanan sistem pengurusan kualiti melalui

penggunaan dasar kualiti, objektif kualiti, keputusan audit, analisis data, tindakan

pembetulan dan pencegahan serta kajian semula pengurusan.

8.5.2 Tindakan Pembetulan

KKTM mengambil tindakan menghapuskan punca ketakakuran bagi mencegah ia

berulang. Tindakan pembetulan mestilah bersesuaian dengan kesan keakakuran yang

dihadapi.

Prosedur tindakan pembetulan diwujudkan meliputi keperluan berikut:

a. menyemak ketakakuran (termasuk aduan pelanggan),

b. menentukan punca ketakakuran,

c. menilai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketakakuran

tidak berulang,

d. menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan,

e. merekod bagi keputusan tindakan yang diambil, dan

f. menyemak keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil.

Dokumen Berkaitan :

PK-KKTM/06 Tindakan Pembetulan


36/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


8.5.3 Tindakan Pencegahan

KKTM menentukan tindakan untuk menghapuskan punca ketakakuran yang mungkin

timbul bagi mencegahnya daripada berlaku. Tindakan pencegahan mestilah bersesuaian

dengan kesan masalah yang mungkin timbul. Prosedur tindakan pencegahan diwujud

meliputi perkara berikut:

a. menentukan ketakakuran yang mungkin timbul dan puncanya,

b. menilai keperluan untuk mengambil tindakan bagi mencegah berlakunya

ketakakuran,

c. menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan,

d. rekod hasil daripada tindakan yang diambil, dan

e. menyemak keberkesanan tindakan pencegahan yang telah diambil.

Dokumen Berkaitan :

PK-KKTM/07 Tindakan Pencegahan


37/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


LAMPIRAN 1CARTA ORGANISASI KOLEJ KEMAHIRAN TINGGI MARA

PENGAJIANTEKNIKAL

PENGAJIANAM

PEPERIKSAAN&PERSIJILAN

HALIMAHTON BINTIDEWA

Ketua Program Kej.ElektronikJ44

MAZURA BINTI MOHDIDRISGASPAR

Ketua Jab.Pengajian AmDG44

ROHANIBINTI MOHAMEDSALLEHPen.Peg.LatihanVokasional(K)

J36

HAL EHWALAKADEMIK

KHIDMATPENGURUSAN&HAL EHWAL PELAJAR

MARZUKIBIN MAHAMAD RADZI

Pengarah

J52

AHMADZURIATBIN DATO AHMADTEJUDDIN

Timb.Pengarah(KPHP)E48

NOR SHAM BINTI OBAIDULLAHTimb.Pengarah (HEA)

J48

BAHASAINGGERIS

PENDIDIKAN ISLAM

KEUSAHAWANAN

MATEMATIK

PENGAJIANMALAYSIA

APLIKASI KOMPUTER

MOHD HANIEZBIN MDAKHAIR

Peg.Perkhidmatan SiswazahDG41

MOHD FAIZAL BIN RAJAB

Peg.Perkhidmatan Siswazah

DG41

NOORHISYAMBIN RAZALI


DG44

NORHAYATIBINTI ABDULRAHMAN


DG44

HASMAH BINTI SETIA


DG41

NUR ANA BINTIYUSOFF

Pen.Peg .La tihanVokasiona l

J29

ROZITAHBINTI AHMAD ZAINALARIFFI NPeg.Perk hidmatan Siswazah

DG44

MOHD NAZRI BIN MOHD NOOR


DG44

NOOR HASHIMAH BINTI IBRAHIM

Pen.Peg. Ehwal Ekonomi(KUP)

E32

NORMA BINTI MAHMOOD


DG44

ZULIANA BINTI MOHDZABIDI


DG44

SITI ADILA BINTI MD YATIM

Peg.Perkhidmatan SiswazahDG44

SITI FATIMAH BINTI CHE NYATPeg.Perkhidmatan Siswazah

DG44

ALINORDIN BIN ISMAIL

Peg.Latihan Vokasional

J42

HABLILLAH BIN MOHD HAZIM

Peg.Latiha nVokasional

J42

KHAIRUL FADZLI BIN PATHIL


J42

SITI NOORAZIZAH BINTIMANSOOR


J42

ABD MUTALIBBINMOHAMED YUSOFFPeg.LatihanVokasional

J41

ANWAR BIN MOHD ABDMAHI

Peg.Latiha nVokasionalJ41

HASRULNIZAMBIN HASHIMPeg.Latihan Vokasional

J41

MOHAMAD FAUZI BIN MOHD LAZIMPeg.Latiha nVokasional

J41

MOHD ESTA-HUSNA BIN ZAINAL


J41

MOHD ZAINIBIN ABDUL MAJID


J41

MUHAMMADHAFIFBIN ABDUL HAMIDPeg.LatihanVokasional

J41

NORAN ZAHRINEBIN ZAINAL

Peg.Latiha nVokasionalJ41

NORAZUIN BINTI MD AYOBPeg.Latihan Vokasional

J41

NUR AKMAL BINTISAARYPeg.Latiha nVokasional

J41

SUHAIMIBIN ZAKARIA


J41

BENGKEL KEMAHIRAN

FATHIAHNOOR BINTI HASSANPem.Peg. LatihanVo kasional

J17

MOHD KASWADIBIN SHAMSUDINPem.Peg. LatihanVokasional

J17

MOHD TAUFIK BIN SAIDINPem.Peg. LatihanVokasional

J17

MOHD HAMDI BIN SHAFAWIPem.Peg. LatihanVo kasional(K)

J22

ROZANABINTI AZEMANPem.Tadbir (P/O) KUP

N17

KAUNSELING &KERJAYA

PUSAT SUMBER

RAHMAT BIN AJIPen.Peg. Tadbir (K)

N32

PERHUBUNGAN AWAM

WANYUSLAINI BINTI WAN ABDULLAHPeg.Kaunse ling &Kerjaya

E44

JUNIHASLIZABINTI JUSOHPem.Tadbir (P/O) (K) Asrama

N22

Peg.Perhubungan Industri

E41

MUHAMMAD RAZAKBIN HAMZAH

Pen.Peg. SistemMaklumat

F29

WANFAIZAH BINTIWAN ABDULLAH

Pen.Peg .La tihanVokasiona l

J29

RUSNAH BINTI IJAIPem.Tadbir (P/O) (K)

N22

MOHAMAD AZIZUL BIN IBRAHIMJuruteknikKomputer

FT17

MOHD ARIFBIN AHMAD

Pen.Jurutera

JA29

MOHD SAIFUL ANISBIN BUSUPenjaga Jentera Elektrik

J17

SITI KHAJAR BINTIISMAILPem.Tadbir (P/O)

N17

MUHAMADAZIMBIN MOHAMEDRADZIPem.Operasi

N11

OMAR BINHARUN

Pemandu KenderaanH11

ABD JALIL BINTAHIR @ JAMHARI

Pemandu KenderaanH11

MEGATMOHD MUEIZBIN MEGATMOHD NAZRIPemanduKenderaan

H11

CHEAB MANAFBINCHEMAT

Pem.OperasiN11

MOHSIN BIN MOHAMEDPem.Tadbir (Kew.) KUP

W22

NAJWA BINTI MOHAMAD YUSOF

Pem.Tadbir (Kew.)

W17

NULYANIBINTI MAHATPem.Operasi (P/O)

N17

SITI NORBAIZURABINTI SHAHRIMAN

Pem.Tadbir (P/O) KUP

N17

SUWAYDAH BINTI MASUNGUTPem.Tadbir (P/O)

N17

SYAHRUL AZHAN BIN SAIDIN

Pem.Tadbir (P/O)

N17

UMI KHURSYIAHBINTI KAMARUDDINPem.Tadbir (P/O)

N17

ASRAMA

PERPUSTAKAAN

PENTADBIRAN


38/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


KOLEJ KEMAHIRAN TINGGI MARA SRI GADING SEMAKAN 0

LAMPIRAN 2

PEMETAAN PROSES UNTUK PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN

K

E

P

E

R

L

U

A

N

P

E

L

A

N

G

GA

N


39/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


LAMPIRAN 3

FUNGSI UNIT DAN HURAIAN OBJEKTIF KUALITI

UNIT FUNGSI OBJEKTIF KUALITI

Hal Ehwal

Akademik

Menyediakan

panduan dan

menyelaraskeperluan serta

kemudahan untuk

melaksanakan

proses

Pengajaran dan

Pembelajaran

dengan berkesan.

1. Memastikan Perancangan Proses Pengajaran

dan Pembelajaran dilaksanakan mengikut

perancangan.

2. Membantu melaksanakan Pemantauan

Pengajaran dan Pembelajaran untuk

memastikan kualiti pengajaran dan

pembelajaran mengikut standard yang

ditetapkan.3. Memastikan Penilaian Pengajaran dan

Pembelajaran melibatkan kerja kursus pelajar

dan penilaian pengajaran pensyarah

dilaksanakan mengikut masa yang ditetapkan.

4. Memastikan sekurang-kurangnya 80%

daripada jumlah keseluruhan pelajar semester

akhir lulus dan dianugerahkan dengan

Diploma.


daripada pelajar mencapai Purata Mata Nilai

Gred Kumulatif (CGPA) 2.0 dan ke atas bagi

setiap semester.

Khidmat

Pengurusan (Am)

Merancang dan

mengurus sistem

pentadbiran di

KKTM.

1. Memastikan penyelenggaraan sistem fail dan

rekod jabatan, buku perkhidmatan dan rekod

cuti kakitangan mencapai ke tahap 90%

sepanjang masa.

2. Memastikan system urus tadbir organisasi

dipraktikkan dengan cepat dan profesional.

3. Memastikan pembayaran bagi perolehan

perkhidmatan akan dibayar dalam tempohempat belas (14) hari dari tarikh penerimaan

dokumen yang lengkap.

4. Memastikan perkhidmatan kebajikan dan

kemudahan serta mewujudkan rangkaian

hubungan yang baik di antara warga melalui

program hari keluarga, lawatan dan rekreasi.


40/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


Khidmat

Pengurusan (HEP)

Menyediakan

perkhidmatan

kepada pelajar

dengan cepat,

efisyien dan

mesra pelanggan.

1. Memberi perkhidmatan dan kemudahan yangmenyeluruh dan sempurna bagi mewujudkan

persekitaran pembelajaran dan tempat tinggal

yang selesa, ceria dan selamat.

2. Merangka dan melaksanakan program

pembangunan pelajar yang bersepadu dan

berterusan.

3. Memastikan pemberian elaun kepada pelajar

baharu akan dijelaskan dalam tempoh masa

tiga (3) bulan dengan syarat semua dokumen

memenuhi syarat yang ditetapkan.

Penilaian dan

Persijilan

Menyelaras dan

melaksanakan

semua urusan

yang berkaitan

dengan penilaian

dan persijilan

pelajar.

1. Menjalankan proses pendaftaran kursus

pelajar pada minggu pertama setiap

semester.

2. Mengeluarkan jadual waktu peperiksaan akhir

satu (1) minggu sebelum peperiksaan akhir

bermula.

3. Mengurus keperluan logistik dan keperluan

peperiksaan sebelum peperiksaan akhir

bermula.

4. Menyerahkan slip keputusan peperiksaan

pelajar dalam minggu pertama pada setiap

semester berikutnya.

Latihan Industri

Merancang,

mengurus,

menyelia dan

menilai hal-hal

berkaitan dengan

latihan industri di

KKTM.

Unit ini juga

bertanggungjawab

untuk memastikan

aktiviti berkaitan

dengan latihan

industri berjalan

dengan baik dan

sempurna.

1. Mewujudkan hubungan strategik dengan pihak

Industri

2. Menyokong dan meningkatkan pengalaman

pembelajaran dan latihan Industri3. Menjadi penghubung antara warga akademik

dan pihak Industri.

4. Memastikan 100% pelajar mendapat tempat

bagi menjalani latihan industri.


41/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


Pusat Sumber

Menguruskan

pembangunan

koleksi,

prosesan bahan

dan

perkhidmatan.

1. Memastikan setiap transaksi peminjaman dan

pemulangan bahan dilakukan dalam tempoh

tidak melebihi 3 minit.

2. Menjadikan perpustakaan ini terunggul dari

segi aspek perkhidmatan, pelbagai koleksi,

teknologi dan sumber maklumat terkini dan

matang.

3. Mewujudkan tenaga kerja terlatih, mahir,

penuh tanggungjawab, beriltizam, bermotivasi,

beretika tinggi, proaktif dan cemerlang melalui

latihan dan pendidikan.

Kaunseling dan

Kerjaya

1. Menyedia dan

memberi

perkhidmatan

kaunseling,

bimbingan,

konsultasi dan

rujukan secara

Individu dan

kelompok.2. Melaksanakan

Program

Perkembanga

n Sahsiah

pelajar iaitu

mentor

mentee

serta motivasi/

kepimpinan /

jati diri.3. Mengendali

dan

menganalisa

Keputusan

Kemahiran

Insaniah

Pelajar KKTM.

1. Mewujudkan suasana yang kondusif, teraputik

dan efektif berteraskan konsep perkhidmatan

bimbingan dan kaunseling demi

kecemerlangan pelajar.2. Menguruskan program dan aktiviti kaunseling

dengan cekap dan berkesan.

3. Membantu pelajar supaya berkembang ke

arah kesedaran emosi dan berakhlak mulia.

4. Menggalakkan dan membentuk pemahaman

kendiri serta memupuk perkembangan

tingkahlaku pelajar.


daripada jumlah keseluruhan pelajar

mendapat markah baik dalam penilaiansahsiah pelajar pada setiap semester.


42/42


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


Asrama

Merancang,

mengurus,

mengawal dan

menyelia asrama

bagi mencapai

kepuasan dan

keselesaan

pelajar.

1. Mewujudkan suasana yang selesa dan bersih

di sekitar asrama.

2. Memastikan persekitaran asrama termasuk

surau dan dewan makan / kafeteria dalam

keadaan selamat dan terkawal.

3. Melaksanakan aktiviti berkaitan

penguatkuasaan peraturan pelajar di Kolej

Kediaman pada setiap semester.

Teknologi

Maklumat (ICT)

Menyelaras dan

melaksanakan

semua urusan

yang berkaitan

dengan ICT.

1. Memastikan segala kemudahan alat bantu

mengajar ICT berada dalam keadaan

sempurna dan dapat digunakan dengan

berkesan.

2. Memudahkan penyimpanan dan penyebaran

maklumat dilaksanakan secara lebih teratur

dan berkesan.

3. Memberi khidmat nasihat dan bantuan teknikal

berkaitan hal-hal ICT kepada pengguna.

4. Menyelenggara dan memantau keselamatan

sistem maklumat, sistem rangkaian dan laman

web.

5. Mengenalpasti keperluan, merancang,

merekabentuk, mentadbir serta menyelaras

sistem pengurusan maklumat serta

memajukan cadangan pelaksanaan kepada

pihak atasan.

mk kktm 01 manualkualiti

Documents