panduan penggunaan aplikasi e-cuti

1EBOOKPANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI E-CUTI

OlehMohd. Shukri M0128345621

[email protected]

http://e-cuti.blogspot.com/

2PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI E-CUTI

Kandungan

Prakata

Rasional Setting Komputer

Buat Salinan/Install Aplikasi E-Cuti

Paparan Utama

Maklumat Biodata

Lengkapkan Maklumat Ahli Keluarga

BAHAGIAN I ( CUTI REHAT )

1.1 Pengisian Maklumat Cuti Rehat

1.2 Cetak Borangt Cuti Rehat

1.3 Pengisian Maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR)

1.4 Cetak Penyata Cuti Rehat

1.5 Cetak Penyata Cuti Rehat Tahunan

BAHAGIAN II ( SELAIN CUTI REHAT )

2.1 Pengisian Maklumat Selain Cuti Rehat

2.2 Cetak Penyata Selain Cuti Rehat

2.3 Cetak Penyata Tahunan Selain Cuti Rehat

BAHAGIAN III ( HOSPITAL )

3.1 Pengisian Maklumat Urusan Ke Hospital

3.2 Cetak Surat Ke Hospital

3.3 Cetak Penyata Hospitalhttp://e-cuti.blogspot.com/

3BAHAGIAN IV (MEMADAM REKOD)

4.1 Memadam Biodata

4.2 Memadam Rekod Cuti

BAHAGIAN V ( LAMPIRAN )

FAQ Soalan Lazim

Contoh Borang Dan Surat

BAHAGIAN VI ( MICROSOFT ACCESS 2007/2010)

6. 1 Masalah Tidak Login

6. 2 Paparan Utama


4PRAKATA

Aplikasi E-Cuti dibina dengan menggunakan Microsoft Office Access untuktujuan memudahkan penyimpanan data-data atau rekod-rekod cuti rehat.Aplikasi ini berkongsepkan sekali Key In semuanya selesai bermaksuddengan hanya memasukkan sekali sahaja data atau urusan cuti ke dalamaplikasi maka borang-borang yang berkaitan dapat sediakan dengan kadarsegera tanpa perlu menaip atau membuat salinan (copy paste) berulang kali.

Penyimpanan data cuti sangat penting untuk rujukan persaraan kelak terutamapembayaran Gantian Cuti Rehat (GCR). Menyimpan rekod secara manualadalah sukar untuk dibuat rujukan semula dimana pegawai berkenaan terpaksamembongkar fail-fail lama (fail manual) untuk mencari rekod-rekod tersebut danlebih sukar lagi jika pegawai tersebut sering bertukar tempat bertugas. Denganadanya aplikasi e-cuti ini maka memudahkan seseorang pegawai membuatrujukan dan cetakkan semula data-data atau dokumen tersebut jika diperlukanwalaupun data atau rekod tersebut telah berpuluh tahun berlalu.

Aplikasi E-Cuti ini khusus untuk penjawat awam di Kementerian/JabatanPelajaran Malaysia sahaja.

Admin Aplikasi E-CutiShuk M.


5RAGIONAL SETTING

Sebelum memulakan apa-apa tindakan (gerak kerja) ke atas aplikasi e-cuti,anda perlu mengubah Regional Setting Komputer anda seperti gambarajahberikut;

Beri tumpuan kepada Short Date dan Currency

Short Date => Hari/Bulan/Tahun (HH/BB/TTTT)Currency => RM123,456,789.00

BUAT SALINAN/INSTALL APLIKASI

Untuk Install aplikasi ke computer, anda hanya perlu membuat salinan copy andpaste aplikasi e-cuti dari induk aplikasi (master) ke fail yang anda hendakgunakan atau simpan di komputer anda.


6PAPARAN UTAMA

Paparan utama adalah muka hadapan aplikasi e-cuti. Paparan utama inimengandungi butang pautan dan menu pautan yang membawa ke paparanseterusnya jika diklik dengan tetikus pada butang tersebut seperti gambarajahberikut;

Bulatan bertanda warna merah bahagian atas adalah Menu Pautan danbulatan berttanda warna merah dan biru sebelah bawah adalah ButangPautan.

Namun bagi pengguna Microsoft Access 2007 atau 2010 sedikit berbeza daripaparan seperti gambarajah diatas, terutama bahagian Menu Pautan. Sila lihatdiakhir panduan ini untuk maklumat lengkap.


7MAKLUMAT BIODATA

Masukkan maklumat biodata anda ke dalam borang biodata dengan mengklikmenu pautan di paparan utama yang bertulis BIODATA PEGAWAI.

Pengisian biodata hanya SEKALI sahaja dalam borang ini kecuali adaperubahan pada maklumat berkaitan.

Borang biodata adalah seperti gambarajah berikut;

Isi atau masukkan maklumat anda dalam ruangan-ruangan seperti contohgambarajah diatas. Wajib isi di semua ruangan.

Setelah selesai membuat pengisian maklumat sila klik butang pautan SELESAIuntuk kembali ke paparan utama.


8MAKLUMAT AHLI KELUARGA

Masukkan maklumat ahli keluarga anda ke dalam borang berkenaan denganmengklik menu pautan dipaparan utama yang bertulis AHLI KELUARGA jikaberkenaan.

Ini hanya urusan ke hospital atau untuk membawa surat ke hospital oleh ahlikeluarga yang layak sahaja.


9BAHAGIAN I (CUTI REHAT)

1.1 PENGISIAN MAKLUMAT CUTI REHAT/CUTI REHAT KHAS

Untuk tujuan pengisian borang cuti rehat atau cuti rehat khas (Guru) atau datacuti rehat, anda hendaklah mengklik butang pautan yang di terdapat di paparanutama bahagian tengah (Cuti Rehat) berwarna biru yang betulis BORANG DANREKOD.

Butang Pautan tersebut akan membawa anda ke borang cuti seperti gambarajahberikut;

Isikan maklumat-maklumat yang di kehendaki sahaja semasa mengisi data diruangan-ruangan kosong.


10

Lihat gambarajah diatas dan sila perhatikan tanda-tanda yang bernombor;

Ruangan Tanda Nombor 1

Hanya diisi kali pertama memohon cuti tahun semasa sahaja.Permohonan cuti kali kedua dan kali seterusnya tahun semasa TIDAKperlu diisi. Ini bermaksud hanya sekali setahun sahaja diisi diruangantersebut.

Ruangan Tanda Nombor 2

Ruangan ini perlu diisi setiap kali memohon cuti. Baki Cuti adalah bakiterkini cuti yang layak dalam tahun semasa berpandukan baki semasayang lalu.

Tanda Nombor 3

Pengisian di tanda nombor 2 berpandukan seperti anak panah tandanombor 3.

Tanda Nombor 4

Ruangan bertanda nombor 4 adalah baki diakhir tahun semasa dan perludiisi kali terakhir memohonn cuti tahun semasa. Ini bermaksud hanyasekali sethaun sahaja diisi diruangan ini.


11

1.2 CETAK BORANG CUTI REHAT/REHAT KHAS

Setelah mengisi data atau maklumat cuti diruangan diatas dan anda hendakmencetak borang cuti, anda perlu mengklik di tanda ruangan nombor 5 sebelummencetak.

Tanda klik adalah seperti gambarajah berikut;

Setelah mengklik seperti tanda gambarajah diatas, maka anda hendaklahmencetak borang cuti dengan mengklik Butang Cetak Borang Cuti dan hasilnyaadalah seperti gambarajah ini;


12

Proses mencetak borang cuti adalah sama seperti proses mencetakprogram-program lain seperti Mic. Excel, Word dan sebagainya.

Setelah selesai mencetak dan hendak kembali ke paparan borang pengisiandata cuti maka anda hendaklah mengklik tanda X sudut kanan atas sepertigambarajah diatas.

Dan pastikan anda klik semula tanda ini untuk menghilangkan tanda righttersebut sebelum meninggalkan ruangan ini. Apabila telah selesai hendaklahanda klik butang pautan SELESAI untuk kembali ke Paparan Utama.


13

1.3 PENGISIAN MAKLUMAT GANTIAN CUTI REHAT DAN CUTI REHATKHAS (CRK)

Untuk membuat Gantian Cuti Rehat atau (GCR), formatnya adalah sama sepertipengisian permohonan cuti rehat dan cara pengisian borang adalah sepertigambarajah berikut;

Lihat pada kotak yang berwarna merah dalam gambarajah diatas, hanyaruangan berkenaan yang perlu diisi apabila membuat gantian cuti rehat (GCR).


14

1.4 CETAK PENYATA CUTI REHAT

Apabila hendaklah melihat atau mencetak penyata cuti rehat sepanjang tempohperkhidmatan atau yang dikenali sebagai LAMPIRAN C, sila klik butang pautanPENYATA di paparan utama.

Contoh Borang adalah seperti gambarajah berikut;


15

1.5 CETAK PENYATA CUTI REHAT TAHUNAN

Apabila hendaklah melihat atau mencetak penyata cuti rehat tahunan semasaperkhidmatan, sila klik butang pautan PENYATA TAHUNAN di paparan utama.

Akan terpapar satu paparan meminta anda memasukkan tahun yang anda inginlihat atau cetak seperti gambarajah berikut;

Sila masukkan tahun yang anda inginkan dan kemudian klik butang pautan OKmaka akan terpapar hanya tahun semasa yang anda taip tadi di LAMPIRAN C.


16

BAHAGIAN II ( SELAIN CUTI REHAT )

2.1 PENGISIAN MAKLUMAT SELAIN CUTI REHAT

Bahagian ini adalah rekod-rekod selain cuti rehat/cuti rehat khas iaitu seperti cutisakit, cuti bersalin, cuti mengerjakan haji dan sebagainya.

Untuk memasukkan data-data, anda perlu mengklik butang pautan BORANGDAN REKOD di Paparan Utama.

Paparan seperti gambarajah berikut akan muncul;


17

2.2 CETAK PENYATA / PENYATA TAHUNAN SELAIN CUTI REHAT

Untuk mencetak penyata cuti selain cuti rehat atau lampiran C1, anda perlumengklik butang pautan PENYATA ATAU PENYATA TAHUNAN di PaparanUtama.

Seterusnya satu paparan Lampiran C1 akan muncul seperti gambarajah berkut;


18

BAHAGIAN III ( HOSPITAL )

3.1 Pengisian Maklumat Urusan Ke Hospital

Bahagian ini adalah rekod-rekod ke hospital anda dan ahli keluarga yang layakmembawa surat dari Majikan atau Ketua Jabatan.

Untuk memasukkan data-data, anda perlu mengklik butang pautan BORANGDAN REKOD di Paparan Utama.

Paparan seperti gambarajah berikut akan muncul;

Dipaparan ini terdapat dua bahagian iaitu yang pertama adalah rekod diri andadan bahagian yang kedua adalah rekod bagi ahli keluarga anda.

Masukkan data-data di ruangan yang berkenaan jika ingin membuat cetakkansurat ke hospital.

3.2 CETAK SURAT KE HOSPIAL

Untuk mencetak surat ke hospital caranya sama dengan perkara bahagian 1.2diatas dan contoh surat tersebut adalah seperti gambarajah berikut (LAMPIRAND ) yang mempunyai muka surat;


19

Contoh mukasurat 1 (Lampiran D);

Contoh muka surat 2 (Lampiran D);

20

3.3 Cetak Penyata Hospital

Penyata rekod ke hospital terletak di Paparan Utama dan terdiri dari dua bahagaiiaitu penyata nagi diri anda dan yang kedua adalah penyata untuk ahli keluarga.

Contoh Penyata tersebut adalah seperti berikut;

Diri pegawai;

Ahli Keluarga;

21

BAHAGIAN IV (MEMADAM / KEMASKINI REKOD)

4.1 Memadam Biodata

Untuk memadam atau mengemaskini data-data pribadi anda ianya hanya bolehdilakukan di menu pautan Biodata Pegawai yang terletak Paparan Utama.

4.2 Memadam Rekod

Untuk memadam rekod rekod cuti, rekod cuti selain cuti rehat dan rekodhospital, anda hanya perlu klik tools sebelah kiri data yang hendak dipadamseperti gambarajah berikut;

Selepas itu anda perlu tekan butang delete di papan kekunci komputer anda.

Data atau maklumat yang dipadam tidak dapat dikesan semula, oleh itu pastikandata yang dipadam benar-benar adalah data yang hendak dipadam.


22

FAQ

Soalan Lazim

Soalan 1. Saya ingin mencetak borang cuti tapi data yang tertera dalam borangcuti tersebut adalah maklumat lain, bukan sepert yang saya hendak cetak ?

Jawapan : Perkara ini berlaku kerana anda tidak memadam tanda padarekod-rekod sebelumnya. Sila padam tanda tersebut dengan mengklikmana-mana tanda tersebut pada rekod yang lalu.

Soalan 2. Tarikh-tarikh dalam data dan laporan saya tidak seperti format tarikhdi Negara Malaysia iaitu HH/BB/TTTT ?

Jawapan : Perkara ini berlaku kerana anda tidak mengubah Ragional Sittingpada komputer anda. Sila ubah seperti tarikh format yang dikehendaki.

Soalan 3. Saya ingin mencetak borang cuti atau penyata cuti tapi ruangan mukasurat terlalu besar sehingga melebihi muka surat ?

Jawapan : Perkara ini berlaku kerana anda tidak mengubah margin di pagesetup. Sila ubah margin yang bersesuaian.

Soalan 4. Saya sudah bertugas 11 tahun dan saya hendak memasukkan dataatau rekod-rekod cuti saya selama 11 tahun yang lalu ke dalam aplikasi e-cuti,Bagaimana ?

Jawapan : Tiada masalah, sebab aplikasi ini akan menyusun rekod atau datayang anda masukkan secara sistematik, sistem akan menyusun tarik tersebutberdasarkan urutan tarikh cuti. Anda boleh masukkan secaraberperingkat-peringat jika ada kekangan masa, katalah pada bulan ini andamasukkan rekod cuti tahun 2011 dan bulan depan pula tahun 2010, bulanberikutnya pula tahun 2009 dan seterusnya sehinggalah rekod cuti anda selesaidimasukkan semuanya.

Soalan 5. Borang Cuti Jabatan/Sekolah kami berbeza seperti Borang CutiLampiran B (Surat Pekeliling Am Bil. 3/1990) yang terdapat di AE-C ?

Jawapan : Tiada masalah. Apapun jenis borang yang digunakan tidakmengapa sebab yang utama adalah, adanya dokumentasi yang direkodkan dandibuat rujukan (rujukan itu sendiri yang utama).

Soalan 6. Saya sering bertukar-tukar tempat bertugas/berkhidmat, bolehkahsaya menyediakan penyata tahun semasa bagi setiap sekolah/negeri yangberbeza?

23

JawapanBoleh. Anda hanya perlu menukar nama tempat bertugas semasa sahajasebelum mencetak penyata tahun semasa tersebut.

Soalan 7. Rakan saya juga berminat untuk menggunakan aplikasi ini, bolehkahsaya copy paste milik saya ini

Jawapan : TIDAK BOLEH !!! Anda atau rakan anda boleh menghubungi sayauntuk mendapatkan aplikasi yang lain jika berminat menggunakan aplikasi e-cutiini.

BORANG DAN SURAT BEKAITAN CUTI

Aplikasi E-Cuti ini juga menyediakan borang dan surat yang boleh di cetak.Borang dan surat adalah seperti berikut;

1. Surat Jual Cuti (GCR) bagi pilihan pencen (Lampiran A).

2. Surat Jual Cuti (GCR) bagi pilihan kwsp (Lampiran A).

3. Surat Jual Cuti ((GCRK) bagi guru.

4. Surat Cuti Bersalin (Lampiran A).

5. Borang Penyata Tahunan (Lampiran A3).

6. Surat Ke Hospital (Lampiran D).

7. Borang CR/CRK (Lampiran D.

24

VI. MASALAH PENGGUNA MICROSOFT ACCESS 2007/2010

1. MASALAH TIDAK DAPAT LOGIN

A). LANGKAH PERTMA

Oleh kerana Aplikasi E-Cuti ini dibina dengan menggunakan Mic. Access 2003maka untuk pengguna Mic. Access 2007/2010 kemungkinan besar tidak dapatlogin ke Aplikasi ini.

Jika ini berlaku anda perlu mengubah Setting PC anda. Lihat Gambarajahberikut untuk panduan mengubah setting PC/Laktop anda.

Apa yang perlu anda lakukan, adalah;

1. Masukkan Password dan kemudian klik butang pautan MASUK. Jikatidak dapat login, ikut langkah seterusnya.

2. Klik tanda X seperti gambarajah diatas yang bernombor 1.3. Klik Options seperti gambarajah diatas yang bernombor 2.

25

4. Dan kemudian keluar dari program Access dengan mengklik Nombor 3seperti gambarajah diatas.

5. Kemudian cuba login semula ke Aplikasi E-Cuti dan masukkan password.

B). LANGKAH KEDUA

Setelah anda login semula Aplikasi E-Cuti dan menghadapi masalah yang samatidak dapat login, anda perlu teruskan langkah berikut;

1. Klik semula Nombor 1 dalam gambarajah diatas dan klik juga Nombor 2.

2. Seterusnya satu paparan seperti gambarajah dibawah akan terpapar.

i) Klik butang Enableii) Klik butang OK.

3. Satu paparan lagi akan muncul seperti dibawah;

26

i) Klik menu Macro Settings nombor 1 seperti gambarajahdiatas.

ii) Klik butang seperti nombor 2 gambarajah diatas,iii) Klik butang Ok seperti gambar nombor 3 diatas.

Selesai. Kini bolehlah anda login Aplikasi E-Cuti semula dan masukkanpassword.

2. PAPAPARAN UTAMA

Memandangkan Aplikasi E-Cuti Ini dibina menggunakan Microsoft Access 2003maka Paparan di Muka Utama/Hadapan adalah berbeza seperti gambarajahdiatas (mukasurat 3) bagi pengguna Microsoft Access 2007 dan 2010.

Gambarajah berikut adalah Paparan Muka Depan untuk Mic. Access 2007/2010;

27

Perbezaan yang nyata adalah Menu Pautan, Menu Pautan TERSEMBUNYIdan untuk melihat atau mengemaskini/mencetak atau mana-mana yang perlu,anda hendaklah klik Add Ins seperti gambarajah diatas. Pilih mana-mana menupautan yang anda hendak klik seperti hendak mengemaskini biodata anda.

HAK CIPTA TERPELIHARA 2012TIDAK BOLEH DISALIN SEMULA DENGAN APA CARA SEKALIPUN


panduan penggunaan aplikasi e-cuti

Documents