Panduan Untuk Membuat Proposal

Download Panduan Untuk Membuat Proposal

Post on 11-Oct-2015

12 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

<ul><li><p>Menyusun Proposal</p></li><li><p>Sebelum Kumpulkan informasi tentang kebutuhan yang akan diutarakanTengarai kebutuhan proyek Staffing Peralatan BahanGaris besar anggaranTentukan siapa yang akan menulis proposal</p></li><li><p>BAGAIMANA MEMULAINYAMulailah lebih awalAlasan harus jelasRencanakan: jangan mengejar uangBentuk kelompok kerjaIkuti panduanSertakan surat pengantarSurat terpisahJangan lupa, nama, alamat, lembagaIngat batas akhir</p></li><li><p>Kiat menulis proposalBuatlah argumen yang terpaduSelalu mengingat rencanaHindari jargon yang berlebihanPikirkan Penilai (reviewer) Tidak ada informasi yang tidak pentingRevisiMinta orang lain membacaEditTunjukkan antusiasme</p></li><li><p>Bagian-bagian proposalRencanaKebutuhanEvaluasiMetodaRingkasanAnggaran</p></li><li><p>Pernyataan RingkasanMulai dengan ringkasan proposal.Jawab: Siapa, Apa, Bagaimana, Berapa?Mengapa ada kebutuhan?Bagaimana kita mengatasi kebutuhan ini?Ringkasan ini dikenal sebagai ringkasan eksekutif</p></li><li><p>Menengarai kebutuhanBagaimana kita tahu adanya kebutuhan?Cari tahu usaha organisasi lain?Apakah berjalan?Apa yang tleah dilakukan pada masa lalu? Apakah proyek anda berbeda?Bagaimana proyek itu mengutarakan kebutuhan?</p></li><li><p>Tujuan dan sasaranApa yang akan anda capai?Daftarlah sasaran dan tujuan untuk mencapai tujuan:Sasaran: Meningkatkan jumlah remaja mengunjungi Perpustakaan UmumTujuan:Menerbitkan profil perpustakaan umum di Majalah RemajaMelaksanakan persentasi di SMA/SMK Melaksanakan training penelusuran di Perpustakaan Umum Gunakan kata-kata aksi: Meningkatkan, mengurangi, mengembangkan</p></li><li><p>Tujuan Proyek</p><p>Tujuan proyek berdasarkan hasil akhir proyek Perubahan apa yang kita inginkan dengan proyek kita?Siapa yang akan terpengaruh oleh perubahan ini?Batasi secara jelas kelompok target dan penerima.Ingat, apa yang akan kita capai harus spesifik.Pilihlah tujuan yang realistik sehingga kita mampu mencapai dan mengukurnya misalnya meningkatkan pelayanan perpustakaan umum terlalu luas, juga tujuan yang banyak akan sulit diukur.</p></li><li><p>Hasil yang diharapkan dan indikator pencapaian </p><p>Hasil adalah perubahan yang akan dicapai proyek. Hasil harus fokus pada apa yang akan dilakukan proyek bukan pada proses untuk mencapainya. Tengariailah hasil yang diharapkan sebagai akibat dari kegiatan proyek. Contoh tujuan proyek: Meningkatkan jumlah remaja mengunjungi Perpustakaan Umum"</p></li><li><p>Gambaran kebutuhan atau kendala Dalam mengembangkan proposal proyek, gambarkan dengan jelas kebutuhan proyek dengan menggunakan data yang relevan dan terpercaya (Misalnya, laporan dan statistik terkini) dan gambarkan bagaimana proyek kita akan merespon kebutuhan atau kendala yang telah ditengarai. Termasuk garis besar lingkungan dan faktor-faktor yang mengarah pada kebutuhan proyek anda ajukan (Mis. Sosial ekonomi, politis dls.).</p></li><li><p>Rencana kegiatan</p><p>Rencana kegiatan harus mencakup: Daftar semua kegiatan dan bahaimana masing masing kegiatan mendukung tujuan proyek , termasuk jadwal kegiatan proyek dan siapa yang bertanggunjawab melaksanakannya.Berapa lama penyelesaian proyek (tanggal dimulai dan selesai)Sumberdaya manusia, ketrampilan, sumberdaya keuangan setiap kegiatan. Bagaimana kita memantau dan mengevaluasi hasil dan keefektifan proyek. Realistislah berkaitan dengan waktu yang diperlukan untuk penerapan proyek. Pastikan rekan kita setuju dengan garis waktu yang sesuai dengan kebutuhan dan keadaan.</p></li><li><p>Resiko dan kesempatan</p><p>Tengarailah resiko dan peluang yang dapat diakibatkan oleh penyelesaian proyek yang berhasil. Termasuk faktor internal dan eksternal yang dapat meningkatkan atau memelihara pencapaian proyek dalam mencapai tujuan. Rincilah tindakan-tindakan yang diambil untuk menghindari resiko.</p></li><li><p>Keberalanjutan</p><p>Taksirlah keberalanjutan jaka panjang dampak terhadap kelompok target dan penerima akhir, termasuk untuk pengulangan dan perpanjangan hasil dari kegiatan dan penyebaran informasiApakah hasil yang diharapkan proyek itu berkelanjutan:Secara finansial: Bagaimana kegiatan akan dibiayai jika pendanaan berakhir? Secara kelembagan: Apakah struktur membolehkan kegiatan untuk berlanjut di tempat itu apa akhir tindakah kegiatan? Apakah akan ada kepemilikan lokal dari hasil kegiatan?Pada tingkat kebijkan (Bila dapat diterapkan): Apa dampak struktural dari kegiatan itu, misalnya akan mengarah pada legislasi, metoda, etika dll?Lingkungan (jika dapat diterapkan): Apakah kegiatan mempunyai dampak negatif/positif terhadap lingkungan?</p></li><li><p>Populasi/kawasan geografis Identifikasi kelompok target Identifasi kawasan geografisGunakan data (contoh statistik) Usahakan spesifik:DemografiData sosioekonomiInformasi sensus- penduduk Pernyataan kebutuhan Kita sangat memerlukan </p></li><li><p>Metodologi / PendekatanSediakan rasional untuk menyatakan tujuan dan rencana kerja dalam mencapainya.Masukkan pula pengalaman dengan metodologi, mengantisipasi kesulitan dan kejadian luarbiasa.</p><p>Jadwal/ timeline: Berikan kegiatan sesuai dengan waktu untuk mencapai tujuan.</p></li><li><p>Publikasi / PromosiApa rencana kita untuk publikasi?Publikasi, Lieflets, Koran, Radio?Situs Web?Pameran?Membubuhkan pada program yang ada?</p></li><li><p>PersonnelMengidentifikasi semua personil proyekMemasukkan kualifikasi mereka yang terkait dengan pernyataan tanggungjawab dalam proyek</p></li><li><p>Menentukan data dasarBagaimana kita menentukan titik awal?Data dasar memungkinkan kita menentukan keberhasilan atau kegagalan proyek</p></li><li><p>Fasilitas / dukungan lembagaGambarkan lembaga kitaApa yang membuat lembaga kita unik?Gambarkan pelayanan atau fasilitasnya Rinci dukungan dari mitra kerja misalnya perpustakaan lain, universitas, LSM dll.Sumber dana lainSUrat dukungan</p></li><li><p>Anggaran</p></li><li><p>AnggaranLangkah 1Kontak kantor pemberi dana</p></li><li><p>Anggaran (cont.)Langkah 2Tekankan item dalam anggaran dengan naratifDengan kata lain, masing-masing item yang muncul dalam anggaran harus dijabarkan dalam naratifBagi anggaran menjadi beberapa bagian</p><p>PO</p><p>PeralatanRp. 15.000.000</p><p>PeralatanKomputer personal #Rp. 14.500.000Remote MouseRp. 500.000</p></li><li><p>Anggaran (cont.)Langkah 3Pastikan bahwa donor setuju untuk membiayai item yang anda sebutkan. Bersiap-siap untuk wawancara.</p></li><li><p>Anggaran (cont.)Langkah 4In kind (sumbangan tidak dalam bentuk uang) harus disebutklan dalam proposal Nyatakan dengan jelas bentuknya apa.</p></li><li><p>Anggaran (cont.)Langkah 5SpesifikasiQuotesUpah per jamRincian upahPerjalananKendaraanPer diem</p></li><li><p>Anggaran (cont.)Langkah 6Apakah anggaran realistik?Tip: Perimbangkan waktu kinerja proyek sehubungan dengan jumlah pengeluaran misalnya biaya produksi, komunikasi, perjalanan dls. </p></li><li><p>Anggaran(cont.)Langkah 7Pastkan apakah angka yang dijumlahkan benarPastikan anggaran yang kita ajukan tidak melebihi apa yang akan diberikan</p></li><li><p>Menyatupadukan:Judul: Buatlah deskriptifMasukkan daftar isiJangan dijilidLampiran: Grafik, peta dll Formulir evaluasi DRH masing-masing anggota Surat-surat pendukung</p></li><li><p>Latihan: Merencanakan Program</p></li><li><p>Proposal Kegiatan Perpustakaan UmumPanjang 5-7 halamanProposal: Cover Ringkasan Executive pernyataan kebutuhan Deskripsi Proyek AnggaranKesimpulanSertakan Surat pengantar</p></li><li><p>Ingat: Semua berawal dari gagasan</p></li><li><p>Pertanyaan?</p><p>**** ****Buatlah argumen yang terpadu. Pastikanlah tujuan proyek selalu sama dalam keseluruhan proposal dan saling berkaitan. Utarakan kebutuhan yang telah ditetapkan. Janganlah menyimpang dari rencana yang telah dituliskan. Setelah menyerahkan proposal, dan akan dinilai, penilai mungkin tidak mengerti jargon** **Bagian pertama proposal adalah ringkasan, yang sebenarnya merupakan ringkasan proposal. Dalam ringkasan ini kita menjabarkan secara rindkas mengapa ada kebutuhan dan dan bagaimana proyek dapat menyelesaikan kebutuhan itu. Tulislah sinopsis ringkas dari tujuan proyek kita. Banyak orang menuliskan rindakasan eksekutif setelah keseluruhan proposal selesai ditulis.</p><p>****** ********What exactly is baseline data?</p><p>What is the significance of baseline data?upon completion of the project, we will need to determine if we have met our objectives; to do this we need baseline datameasure of where you are at; important for evaluationnote: we could do a whole class on evaluationin fact the OERC may do a class at NAHSL next yearIs anyone familiar with the OERC?</p><p>Baseline data does not need to be completed prior to submission of proposal, but it can be helpful for the need statement. Be sure to include a description of the data collection process in your proposal.</p><p>Talk about needs assessment show Public Libraries and Community Partners site?****Dont chase the money!**</p><p>**Be detailed.But, do not need to list number of pens!</p><p>There should be no surprises in the budget. If it is not mentioned in the text of the proposal, it should not be in the budget.</p><p>Show sample projects:Show comparison between the HCHL and Franklin Medical Center budget. The Franklin Medical Center budget is more common. It is unusual for us to fund majority of the project for salary.</p><p>************</p><p>Dont bind the proposalUse a black binder clip.</p><p>SHOW PROPOSAL WRITING PREPARATION CHECKLIST HERE.</p><p>Dont stress if you send out your proposal Federal Express the night before. That is the norm!</p><p>For NN/LM-NER provide everything in electronic form.</p><p>**** **Keep a small notebook handy to jot down your creative ideas when they arise.</p><p>Dont feel intimitated by funders. Calling your funder to inquire if your idea matches up with their mission will save you lots of time and energy. Plus, you will get many helpful tips for the process.</p><p>It all starts with an idea**</p></li></ul>