Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan

Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan

Posted by Rahfan Mokoginta 26 Maret 2012 1 KomentarFiled Under Contoh Format Pengkajian Ulang RUP, Format Kaji Ulang RUP, Pengkajian Ulang RUPRate This

Penulis : Rahfan Mokoginta (Praktisi & Trainer PBJ; PNS Dinas Kesehatan Kota Kotamobagu)Keluaran (output)yang dihasilkan pada tahap pengkajian ulang Rencana Umum Pengadaan berupa rencana pengadaan. Tahap pengkajian ini tidak terlepas dari proses Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa yang telah dilakukan sebelum proses persiapan pelaksanaan pengadaan.

Secara umum proses pada pengkajian ulang rencana umum pengadaan ini digambarkan secara diagram yang dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar Proses Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa

Penanggung JawabBerdasarkan pasal 34, PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan melakukan pengkajian ulang rencana umum yang telah dibuat PA/KPA. Sesuai dengan hasil kajian, bila dipandang perlu PPK dapat mengusulkan perubahan rencana umum pengadaan kepada PA/KPA. Bila ada perubahan dan disetujui PA/KPA, maka PA/KPA menetapkan kembali rencana umum yang sudah diubah. ULP/Pejabat Pengadaan juga dapat membuat usulan perubahan rencana umum pengadaan, tetapi usulan ini harus diajukan melalui PPK.

Output Yang Dihasilkan Pada Tahap Pengkajian Ulang Rencana Umum PengadaanBerita Acara rapat koordinasi antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan dalam rangka mengkaji ulang rencana umum pengadaan. Isi berita acara memuat : a. Perubahan-perubahan rencana umum pengadaan yang disepakati dan b. Hal-hal yang tidak disepakati harus dituangkan secara jelas : 1). Perubahan yang diusulkan oleh PPK; dan 2). Perubahan yang diusulkan oleh ULP/Pejabat Pengadaan.

Usulan PPK kepada PA/KPA tentang perubahan terhadap Rencana Umum Pengadaan.

Ketetapan PA/KPA terhadap usulan perubahan Rencana Umum Pengadaan.

Langkah-Langkah Pengkajian Ulang Rencana Umum PengadaanPPK mengundang ULP/Pejabat Pengadaan dan tim teknis untuk melakukan pengkajian ulang (pembahasan) terhadap Rencana Umum Pengadaan.

Hal-hal yang dikaji ulang dan dibahas meliputi : a. Pengkajian ulang kebijakan umum pengadaan; b. Pengkajian ulang rencana penganggaran biaya pengadaan; dan c.Pengkajian ulang KAK

Penyusunan Berita Acara hasil rapat koordinasi tentang pengkajian ulang rencana umum pengadaan.

PPK mengajukan usulan perubahan rencana umum pengadaan kepada PA/KPAberdasarkan berita acara pengkajian ulang Rencana Umum Pengadaan,

PA/KPA menetapkan Rencana Umum Pengadaan yang sudah dikaji ulang sesuai dengan kewenangannya.

Ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan dalam melakukan rapat koordinasi tentang pengkajian ulang Rencana Umum Pengadaan adalah sebagai berikut :

A. Ketentuan Dalam Pengkajian Ulang Kebijakan Umum PengadaanMateri yang dikaji terbatas pada kebijakan umum tentang pemaketan pekerjaan.

Tujuannya meneliti dan memastikan apakah pemaketan yang ditetapkan telah mendorong persaingan sehat, efisien, meningkatkan peran usaha kecil dan memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri.

Hasil survei pasar dapat digunakan sebagai dasar pengkajian.

Berdasarkan hasil pengkajian ulang, PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan untuk menggabungkan atau memecah paket.

Penggabungan paket dapat dilakukan sejauh tidak menghalangi pengusaha kecil untuk ikut serta.

Pemecahan paket pekerjaan dapat dilakukan sejauh tidak untuk menghindari pelelangan/seleksi.

B. Ketentuan Dalam Pengkajian Ulang Rencana Penganggaran Biaya PengadaanMateri yang dikaji: a. Rencana biaya paket pekerjaan; dan b. Rencana biaya biaya pendukung pelaksanaan pengadaan.

Pengkajian ulang rencana pembiayaan pengadaan dilakukan untuk memastikan: a. Kode akun yang tercantum dalam dokumen anggaran sesuai dengan peruntukan dan jenis pengeluaran; b. Perkiraan jumlah anggaran yang tersedia untuk paket pekerjaan dalam dokumen anggaran mencukupi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan atau biaya paket pekerjaan; dan c.Tersedia biaya pendukung pelaksanaan pekerjaan

Apabila kurang dianggarkan dan atau terdapat kesalahan administrasi dalam dokumen anggaran, maka PPK dan/atau ULP/Pejabat Pengadaan mengusulkan revisi dokumen anggaran.

C. Ketentuan Dalam Pengkajian Ulang Kerangka Acuan KerjaTujuan pengkajian ulang kerangka acuan kerja adalah untuk memastikan hal-hal sebagai berikut :

Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan sudah jelas yang meliputi : a. Latar belakang; b. Maksud dan tujuan; c. Sumber pendanaan; d. Ruang lingkup dan keluaran yang diinginkan (khusus jasa konsultansi); dan e. Hal-hal lain yang diperlukan.

Jenis, isi dan jumlah laporan yang harus dibuat (apabila diperlukan) cukup jelas.

Jadwal pelaksanaan pengadaan barang/jasa (bukan jadwal pemilihan penyedia barang/jasa) cukup jelas yang meliputi : a. Kapan Barang/Jasa harus tersedia; b. Lokasi dimana barang/jasa harus tersedia/dilaksanakan; dan c. Batas akhir tahun anggaran harus diperhatikan.

Spesifikasi teknis barang/jasa cukup jelas yang meliputi : a. Kesesuaian dengan kebutuhan pengguna/penerima akhir; b. Tidak mengarah kepada merek/produk tertentu, kecuali untuk pengadaan suku cadang; c. Memaksimalkan penggunaan produksi dalam negeri; dan d. Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia (SNI).

Total perkiraan biaya pekerjaan cukup jelas;

Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan;

Pencantuman syarat-syarat bahan yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan;

Pencantuman syarat-syarat pengujian bahan dan hasil produk;

Pencantuman kriteria kinerja produk yang diinginkan; dan

Bila diperlukan dilengkapi dengan gambar-gambar brosur barang.

Persyaratan penyedia dan kualifikasi tenaga ahli serta jumlah personil inti agar tidak mengarah kepada individu tertentu.

Kejelasan analisa kebutuhan tenaga ahli (hubungan antara ruang lingkup, keluaran yang diinginkan,kualifikasi dan jumlah tenaga ahli, jenis dan jumlah laporan, serta jangka waktu pelaksanaan pekerjaan). Perkecualian untuk pekerjaan yang bersifat rahasia, tidak perlu analisis tersebut;

D. Ketentuan Dalam Penetapan Rencana Umum Pengadaan Setelah Dikaji UlangApabila PPK dan ULP/Pejabat Pengadaan sepakat untuk merubah Rencana Umum Pengadaan maka perubahan tersebut diusulkan oleh PPK kepada PA/KPA untuk ditetapkan kembali;

Apabila ada perbedaan pendapat antara PPK dengan ULP/Pejabat Pengadaan terkait Rencana Umum Pengadaan maka PPK mengajukan permasalahan ini kepada PA/KPA untuk diputuskan;

Putusan PA/KPA bersifat final.

Sumber : Modul 2 Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Tingkat Dasar/Pertama: Persiapan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Bagian I, LKPP RI Tahun 2010.Contoh FormatContoh format Pengkajian Ulang Rencana Umum Pengadaan (RUP) dibuat berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Lampiran II Bagian A Angka 2 (Pengadaan Barang), Lampiran III Bagian A Angka 2 (Pekerjaan Konstruksi), Lampiran IV-A Bagian A Angka 2 (Jasa Konsultansi), dan Lampiran V Bagian A Angka 2 (Jasa Lainnya).

File terdiri dari :

Format Undangan Rapat Pengkajian Ulang RUP;

Format Daftar Hadir Rapat

Format Berita Acara Pengkajian Ulang RUP; dan

Surat Usulan Perubahan RUP.

Format ini hanya merupakan contoh, isinya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Silahkan diunduh melalui melalui 4shared.com atau ziddu.com pada gambar di bawah ini.

Contoh Format Berita Acara Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)

Posted by Rahfan Mokoginta 6 April 2012 9 KomentarFiled Under berita acara aanwijzing, berita acara pemberian penjelasan, format BAPP, format berita acara aanwijzing8 Votes

Rapat penjelasan merupakan forum yang diadakan untuk memberikan penjelasan selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya kepada peserta tentang :

Tatacara dan aturan main dalam proses pemilihan penyedia.

Spesifikasi teknis barang/jasa yang harus disediakan oleh penyedia.

Disamping memberikan penjelasan, harus dibuka seluas-luasnya untuk melakukan tanya jawab antara penyedia dengan ULP/Pejabat Pengadaan sehingga peserta pemilihan penyedia mempunyai kesempatan untuk memahami dan mengerti tentang tata cara pemilihan dan spesifikasi teknis.

Prinsip-prinsip aturan main dalam pemberian penjelasan ini adalah :

Peserta boleh tidak hadir dalam tahap ini, walaupun demikian peserta yang tidak hadir harus mengikuti tambahan atau perubahan dokumen pengadaan yang disampaikan pada saat tahap ini.

Seluruh acara pada pemberian penjelasan harus dituangkan dalam Berita Acara dan Berita Acara ini WAJIB disampaikan oleh ULP/Pejabat Pengadaan kepada SELURUH peserta baik yang hadir maupun yang tidak hadir.

Berita Acara tersebut merupakan acuan yang juga harus diikuti oleh seluruh peserta dalam proses pelaksanaan pemilihan penyedia.

Langkah-langkah dan ketentuan selengkapnya dalam pemberian penjelasan adalah sebagai berikut :

Dilakukan pada tempat dan waktu yang ditentukan, serta dihadiri oleh para peserta yang terdaftar.

Ketidakhadiran peserta tidak menggugurkan penawaran.

Perwakilan peserta yang hadir harus menunjukkan tanda pengenal dan surat tugas kepada ULP.

Peserta perorangan tidak boleh diwakilkan dan pada saat hadir menunjukkan tanda pengenal kepada ULP.

Dalam pemberian penjelasan, harus dijelaskan kepada peserta mengenai:

Metode pemilihan;

Cara penyampaian dokumen penawaran;

Kelengkapan yang harus dilampirkan bersama dokumen penawaran;

Pembukaan dokumen penawaran;

Metode evaluasi;

Hal-hal yang menggugurkan penawaran;

Jenis kontrak yang akan digunakan;

Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan produksi dalam negeri;

Ketentuan tentang penyesuaian harga;

Ketentuan dan cara sub kontrak sebagian pekerjaan kepada usaha mikro dan usaha kecil serta koperasi kecil; dan

Besaran jaminan, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan.

Apabila dipandang perlu, dapat melakukan peninjauan lapangan.

Hasil pemberian penjelasan dituangkan dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan yang isinya :

Hal-hal yang dijelaskan

Tanya jawab

Perubahan dokumen pengadaan

Hasil peninjauan lapangan

Keterangan lain yang dipandang perlu BAPP ditandatangani oleh semua anggota pokja ULP yang hadir dan minimal 1 (satu) wakil dari peserta yang hadir.

BAPP merupakan bagian tidak terpisahkan dari dokumen pengadaan.

Apabila tidak ada peserta yang hadir atau tidak ada yang bersedia menandatangani BAPP, maka BAPP cukup ditandatangani oleh anggota pokja ULP yang hadir.

Apabila dalam BAPP sebagaimana dimaksud pada angka 7) terdapat hal-hal/ketentuan baru atau perubahan penting yang perlu ditampung, makaULP menuangkan ke dalam Adendum Dokumen Pengadaan yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari Dokumen Pengadaan.

Perubahan rancangan kontrak, spesifikasi teknis, gambar dan/atau nilai total HPS, harus mendapatkan persetujuan PPK sebelum dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan.

Apabila PPK tidak sependapat dengan usulan perubahan dokumen pengadaan, maka ULP menyampaikannya kepada PA/KPA untuk diputuskan, maka:

Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK, tidak dilakukan perubahan; atau

Apabila PA/KPA sependapat dengan ULP, PA/KPA memutuskan perubahan dan bersifat final.

Apabila ketentuan baru atau perubahan penting tersebut tidak dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan, maka ketentuan baru atau perubahan tersebut dianggap tidak ada.

Dalam Adendum Dokumen Pengadaan, ULP dapat memberikan tambahan waktu untuk memasukkan Dokumen Penawaran.

ULP memberitahukan kepada semua peserta untuk mengambil salinan Adendum Dokumen Pengadaan.

ULP diwajibkan untuk menyediakan salinan BAPP dan Adendum Dokumen Pengadaan (apabila ada) dan mengunggah dokumen tersebut melalui website K/L/D/I masing-masing yang dapat diunduh oleh peserta.

Sumber : Modul 4 Pelaksanaan Pengadaan Barang (LKPP RI)Format ini hanya merupakan contoh, isinya dapat disesuaikan. Silahkan diunduh melalui 4shared.com atau ziddu.com pada gambar di bawah ini.

Unduh melalui 4shared.com:

Unduh melalui ziddu.com:Contoh Dokumen Dan Format Pengadaan Langsung Barang

Posted by Rahfan Mokoginta 1 Agustus 2012 174 KomentarFiled Under contoh format evaluasi, download format evaluasi, evaluasi pengadaan langsung, format evaluasi, kontrak pengadaan barang, pengadaan langsung barang, proses pengadaan langsung, spk barang33 Votes

PengertianPasal 1 angka 32 : Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/Seleksi/Penunjukan Langsung.

KetentuanPasal 39

Ayat (1): Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dengan ketentuan sebagai berikut:

merupakan kebutuhan operasional K/L/D/I;

teknologi sederhana;

risiko kecil; dan/atau

dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa usaha orangperseorangan dan/atau badan usaha kecil serta koperasi kecil, kecuali untuk paket pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro, Usaha Kecil dan koperasi kecil.

Ayat (2): Pengadaan Langsung dilaksanakan berdasarkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya.

Ayat (3): Pengadaan Langsung dilaksanakan oleh 1 (satu) Pejabat Pengadaan.

Ayat (4): PA/KPA dilarang menggunakan metode Pengadaan Langsung sebagai alasan untuk memecah paket Pengadaan menjadi beberapa paket dengan maksud untuk menghindari pelelangan.

Proses PelaksanaanLampiran II Bagian B;5;c.

Pelaksanaan Pengadaan Barang Melalui Pengadaan Langsung :

Pengadaan Langsung dilaksanakan untuk pengadaan Barang yang nilainya sampai dengan Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah).

Proses Pengadaan Langsung dilakukan sebagai berikut :

Pejabat Pengadaan mencari informasi barang dan harga melalui media elektronik maupun non-elektronik;

Pejabat Pengadaan membandingkan harga dan kualitas paling sedikit dari 2 (dua) sumber informasi yang berbeda;

Pejabat Pengadaan melakukan klarifikasi dan negosiasi teknis serta untuk mendapatkan harga yang wajar serta dapat dipertanggungjawabkan; (bila diperlukan)

Pejabat Pengadaan melakukan transaksi; dan

Pejabat Pengadaan mendapatkan bukti transaksi dengan ketentuan:

untuk Pengadaan Langsung yang bernilai sampai dengan Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah) berupa bukti pembelian;

untuk Pengadaan Langsung yang bernilai sampai dengan Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) berupa kuitansi; dan

untuk Pengadaan Langsung yang bernilai sampai dengan Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah) berupa Surat Perintah Kerja (SPK).

Tahapan Pengadaan Langsung:PPK menetapkan Rencana Pelaksanaan yang terdiri dari :HPS, spesifikasi teknis dan rancangan SPK. Rencana Pelaksanaan tersebut diserahkan kepada Pejabat Pengadaan;

Pejabat Pengadaan menyusun dokumen pengadaan;

Pejabat Pengadaan tidak diharuskan menyusun dokumen pengadaan untuk Pengadaan Langsung sebagaimana Standar Dokumen Pengadaan untuk Pelelangan/Seleksi. Dokumen Pengadaan untuk pekerjaan yang bernilai sampai dengan Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah) lebih sederhana, dimana sekurang-kurangnya terdiri dari HPS, spesifikasi teknis dan jadwal waktu pengiriman/ penyelesaian pekerjaan;

Pejabat Pengadaan membuat Surat Permintaan Informasi Harga sekurang-kurangya kepada 2 (dua) calon penyedia (apabila diperlukan) atau melakukan survei untuk mendapatkan sekurang-kurangnya 2 (dua) informasi harga;

Pejabat Pengadaan membandingkan informasi harga yang diperoleh dengan HPS yang ditetapkan oleh PPK. Bilamana penawaran (informasi) harga yang diperoleh melebihi HPS, maka Pejabat Pengadaan mencari penyedia lain;

Setelah diperoleh Penyedia yang memenuhi persyaratan, maka Pejabat Pengadaan melakukan evaluasi, klarifikasi dan negosiasi penawaran kepada calon Penyedia yang dituangkan dalam Berita Acara Klarifikasi & Negosiasi Harga;

Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung kepada PPK;

Pejabat Pengadaan membuat surat Penetapan Penyedia;

PPK dan Penyedia menandatangani SPK (bila menggunakan SPK).

Berdasarkan pasal 16 ayat (3), Pengadaan Langsung dapat dilakukan oleh 1 (satu) orang pejabat pengadaan. Dalam hal dilakukan oleh ULP, maka pemilihan tersebut dilakukan melalui pelelangan umum/sederhana atau penunjukan langsung.

Contoh Dokumen, Format Evaluasi, Dan Kontrak Pengadaan Langsung BarangContoh format berikut terdiri dari Dokumen Pengadaan Langsung Dengan Menggunakan SPK (word), SPK Pengadaan Langsung Barang (tempalet excel) dan Format Evaluasi (tempalet excel).

1. Dokumen Pengadaan Langsung Barang Dengan SPK (Word)2. Format Evaluasi terdiri dari :Terbilang;

Menu;

Data Kualifikasi Penyedia;

Tentang Pengadaan Langsung;

Jadwal Pengadaan Langsung;

Surat Permintaan Informasi Harga;

Lampiran Surat Surat Permintaan Informasi Harga;

Data Survey Harga;

Laporan Hasil Permintaan Informasi Harga/Survey Harga Barang;

Berita Acara Evaluasi Penawaran;

Lampiran Berita Acara Evaluasi Penawaran;

Berita Acara Klarifikasi Teknis Dan Negosiasi Harga/Biaya;

Lampiran Klarifikasi Teknis Dan Negosiasi Harga/Biaya;

Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung (BAHPL);

Penetapan Penyedia;

Pengumuman Penyedia;

Laporan Proses Dan Hasil Pengadaan;

Berita Acara Serah Terima Dokumen Dan Hasil Pengadaan; dan

Lampiran BA Serah Terima Dokumen Dan Hasil Pengadaan.

3. SPK terdiri dari :Terbilang;

Surat Perintah Kerja (SPK);

Surat Pesanan (SP) dan

Syarat Umum SPK.

Berikut contoh format yang berhubungan dengan Pengadaan Langsung Barang yang diunggah melalui 4shared.com :

No.DokumenKlik

1Dokumen Pengadaan Langsung Barang (word)Unduh

2Contoh Format Evaluasi Pengadaan Langsung Barang (Template excel)Unduh

3Contoh Format Kontrak Pengadaan Langsung Barang (Template excel)Unduh

Mohon masukannya melalui kolom Komentar/Diskusi di bawah ini atau melalui email rahfan@pengadaan.org. Semoga bermanfaat dan Salam Torang Samua Basudara