polisi operasi unit farmasi

HOSPITAL GUA MUSANG

POLISI OPER AS I UNIT FARMASI

DAN BEKALAN

( EDISI KEDUA : 2012 )

Disemak dan disahkan oleh:

.....................................Dr. Ariffin bin NoorPengarah Hospital

Hospital Gua MusangKelantan

UN IT FAR M AS I DAN B EK ALAN

H OS P ITAL G U A M US AN G

H

KANDUNGAN

i Senarai Kandungan 1

1 Pengenalan Unit Farmasi dan Bekalan

3

2 Terminologi 5

3 Visi, Misi dan Objektif Unit Farmasi 9

4 Piagam Pelanggan 10

5 Struktur Organisasi 11

6 Fungsi dan skop perkhidmatan unit farmasi dan bekalan 11

7 Akta dan Peraturan 15

8 Sumber Manusia 16

9 Kursus, Latihan dan Pembelajaran Berterusan (CPD) 16

10 Orientasi Anggota 17

11 Jadual Giliran & Deployment 17

12 Komunikasi Anggota 17

13 Disiplin Anggota 18

14 Pencapaian Anggota (Staff Perfomance) 18

15 Fasiliti,Peralatan dan Lain-Lain Sumber 19

16 Penyelenggaraan dan Pembaikan (Repair and Maintenance) 20

17 Hubungan dan Komunikasi Inter & Intra -Jabatan 21

18 Keselamatan 22

19 Bekalan Kontigensi Bencana 24

20 Kebersihan & Housekeeping 24

21 Waktu Operasi 25

22 Preskripsi 26

23 Penulisan Preskripsi 27

28

POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page 1

21 Pindaan dan Pembatalan Atas Preskripsi 24

22 Pengendalian Preskripsi 25

23 Formulari 25

24 Pendispensan Ubat 26

25 Kaunseling Ubat-ubatan dan Pendidikan Pesakit 27

26 Pengurusan Penggunaan Ubat-Ubatan 29

27 Pengurusan Sumber Kewangan/Peruntukan 30

28 Perolehan, Penyimpanan, Distribusi dan Kawalan Ubat-Ubatan 31

29 Pelupusan dan Hapuskira ubat dan alatan perubatan 31

30 Initiatif, Kreativiti dan Inovasi & Penambahbaikan Perkhidmatan 34

31 Promosi Perkhidmatan dan Aktiviti Farmasi 35

32 Hak-hak pelanggan, waris dan pekerja 35

33 Rujukan 35

34 Lampiran 1 36

POLISI OPERASI UNIT FARMASI - Edisi 2: 2012 Page 2

1). PENGENALAN UNIT FARMASI DAN BEKALAN

Uni t Farmas i Hospi ta l Gua Musang memberikan perkhidmatan farmasi

yang komprehensif kepada pelanggan yang mendapat rawatan sebagai pesakit luar

di fasiliti Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM).

Unit Farmasi komited dalam memberikan

perkhidmatan

penjagaan farmaseutikal yang berkesan, selamat dan berkualiti dalam pelbagai

bidang farmakoterapi yang pelbagai seperti Medication Therapy Adherence Clinic

(MTAC), Rawatan Terapi Gantian (RTG) Methadone, pend id ikan kesiha tan

dan kaunse l ing ubat -ubatan.

Uni t Farmas i akan terus melaksanakan

transformasi

dalam sistem

penyampaian perkhidmatan melalui cetusan idea kreatif dan inovatif bagi

memudahkan akses pesakit kepada pengubatan. Di antara inovasi bagi

kemudahan pesakit ialah Sistem temujanji ubat-ubatan iaitu SMS dan Ambil, telefon dan

ambil, kad temujanji dan Ubat Melalui Pos 1Malaysia (UMP 1M) yang masih di

peringkat perancangan.

Pencapaian objektif farmakoterapi adalah berkait rapat dengan penggunaan

ubat secara berkesan, selamat dan berkualiti. Pesakit perlu diberi penghakupayaan

(empowerment) terhadap terapi pengubatan mereka. Objektif ini boleh dicapai

melalui pendidikan pesakit dan promosi penggunaan ubat berkualiti-konsumer

(QUM-C). Unit Farmasi juga perlu mempunyai sistem pengurusan dan

penyampaian maklumat ubat- ubatan kepada pesakit dan juga anggota kesihatan.

Bagi memastikan akses pesakit kepada pengubatan mereka, U n i t

F a r m a s i H o s p i t a l G u a M u s a n g sentiasa memastikan ketersediaan

(availability) ubat-ubatan secara optima berdasarkan formulari ubat-ubatan di

hospital ini. Di samping itu juga, pengurusan inventori ubat-ubatan di sub-stor

farmasi dan stor perubatan dibuat secara efisien bagi memastikan stok ubat

mencukupi untuk dibekalkan kepada pesakit.


Skop amalan pe rkh idma tan d i un i t f a rmas i adalah selaras dengan

halatuju yang digariskan oleh Bahagian Perkhidmatan Farmasi, KKM. Rujukan

utama amalan farmasi di Hospital Gua Musang adalah Dasar Ubat Nasional

(DUNAS), Akta dan Peraturan, Kawalan, Arahan Pentadbiran,

Dasar dan Polisi O p e r a s i y a n g d i k e l u a r k a n o l e h Bahagian

Perkhidmatan Farmasi dan Kementerian Kesihatan.

2) TERMINOLOGI

2.1 Amalan 5S (Budaya Kaizen): Adalah sistem housekeeping berdasarkan konsep kerja orang Jepun yang sentiasa mengamal strategy for perfomance excellence

bagi memastikan

penambahbaikan berterusan kepada semua proses, sistem dan sumber

manusia dalam organisasi bagi menghasilkan produk dan perkhidmatan yang

memenuhi keperluan pelanggan.

2.2 Clinical Care Plan & Pengurusan Ubat (Medication Management): Penglibatan pegawai farmasi dalam pembentukan dan pelaksanaan perancangan klinikal

berkaitan terapi ubat-ubatan dan protokol rawatan yang melibatkan pengiraan dos,

kesan advers ubat-ubatan dan kesilapan pengubatan (medication errors).

2.3 Farmasi Ambulatori (Ambulatory Pharmacy): Fasiliti farmasi menyediakan perkhidmatan penjagaan farmasi kepada pesakit luar di hospital dan kesihatan.

2.4 Fasiliti KKM: Hospital, Klinik Kesihatan, Institusi Kesihatan di bawah KementerianKesihatan Malaysia sahaja

2.5 Full Time Equivalent (FTE): Nisbah bilangan keseluruhan masa berbayar untuk satu tempoh (sepenuh masa, separuh masa) berbanding dengan bilangan jam

bekerja bagi tempoh waktu pejabat (Isnin- Jumaat /Ahad-Khamis = 40 Jam) . FTE adalah nombor dipakai bagi menunjukan bilangan anggota sepenuh masa bagi

satu tugas/aktivi/tempat kerja. Nombor ini tidak menggambarkan bilangan orang

sebenar, tetapi adalah bilangan masa kerja bagi pekerja sepenuh masa dan

separuh masa atau kontrak.

2.6 Formulari Ubat-ubatan KKM (FUKKM) : Senarai ubat yang lengkap dengan maklumat ubat seperti dos, kumpulan ubat, kategori preskriber dan lain-lain yang

digunapakai dalam fasiliti KKM. FUKKM ini dikeluarkan oleh Bahagian

Perkhidmatan Farmasi Kementerian Kesihatan Malaysia setelah dipersetujui dan

diluluskan melalui Mesyuarat Kajisemula Senarai Ubat KKM.

2.7 Intervensi: Aktiviti yang dilaksanakan oleh Pegawai Farmasi bagi menyelesaikan isu-isu yang berbangkit semasa saringan preskripsi.


2.8 Island Dispensing: Sistem pengurusan preskripsi dalam proses aliran kerja

pendispensan di mana tugas pengisian-penglabelan dilaksanakan oleh seorang

anggota farmasi dan hasilnya perlu disemak semula/semak silang oleh Pegawai

Farmasi / anggota farmasi yang lain sebelum didispens atau dibekalkan kepada

pengguna.

2.9 Kesihatan Awam (Public Health): Sebuah institusi, disiplin atau amalan sosial / kebajikan di mana aktiviti meliputi usaha sosial bagi melindungi, mempromosi dan

mengekalkan kesihatan dan kesejahteraan masyarakat.

2.10 Kaunter Terbuka: Merupakan sistem perkhidmatan kaunter berkonsepkan mesra pelanggan di mana tiada pemisah/pengadang antara anggota farmasi dan pesakit

semasa urusan pendispensan dilakukan.

2.11 Koordinator / Runner: Anggota farmasi yang dijadual untuk mengganti atau membantu tugasan anggota sedia ada diperlukan bagi memastikan perkhidmatan

kepada pelanggan tidak terjejas

2.12 Luar Waktu Bekerja : Aktiviti farmasi yang dilaksanakan diluar waktu bekerja biasa berdasarkan Perintah-Perintah Am Bab G.

2.13 MTAC (Medication Therapy Adherence Clinic): Pengurusan terapi ubat-ubatan oleh pegawai farmasi bertauliah dan terlatih bagi pesakit dengan pelbagai jenis

penyakit yang mengambil/menggunakan pelbagai jenis ubat. Pesakit akan

diberikan informasi dan khidmat nasihat bagi mengurus terapi ubat-ubatan mereka

supaya taraf kesihatan dapat dikekalkan atau ditingkatkan serta mengelakkan

atau mengurangkan masalah berhubungkait dengan ubat-ubatan (drug-

related problems).

2.14 Maklumat Ubat (Drug Information): Maklumat yang diberikan kepada pesakit dan anggota keluarga pesakit dari segi penjagaan farmaseutikal.

2.15 Perkhidmatan Farmasi Ambulatori (Ambulatory Pharmacy Services):

perkhidmatan yang komprehensif yang disumbangkan oleh pegawai farmasi

bertauliah atau anggota farmasi terlatih

Perkhidmatan meliputi pengurusan


farmasi (Pharmacy Management) dan penjagaan farmasi (Pharmacy Care) di

sektor farmasi ambulatori.

2.16 Perkhidmatan Tambah Nilai (Value Added Services, VAS): Aktiviti amalan farmasi yang dicetuskan hasil kreativiti dan inovasi anggota farmasi dalam

meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan farmasi kepada pelanggan.

Contoh, Sistem Pendispensan Ubat Bersepadu (SPUB), Sistem Temujanji (SMS

&Take, Drive Thru, UMP 1 Malaysia) dalam aktiviti pendispensan ubat yang

melibatkan preskripsi bekalan separa. VAS adalah perkhidmatan pilihan kepada

pesakit berdasarkan kriteria yang ditetapkan sebelum perkhidmatan diberikan.

2.17 Penjagaan Farmaseutikal (Pharmaceutical Care): Peranan komprehensif dan proaktif pegawai farmasi dalam pengurusan rawatan dalam usaha membantu

pesakit memaksimakan objektif pengubatan mereka. Juga

meyelaras dan membantu dalam usaha meningkatkan komplian pesakit terhadap

farmakoterapi, mengehakupayaan penggunaan ubat berkualiti kepada

masyarakat melalui program wellness. Pegawai farmasi juga terlibat secara

terus dalam pengurusan dan pemonitoran penyakit bagi melestarikan kualiti

hidup pesakit yang dirawat (Improve on Quality of Life,QoL).

2.18 Penjagaan Ambulatori (Ambulatory Care): Rawatan perubatan yang diberikan kepada pelanggan sebagai pesakit

luar (non-hospitalized) seperti di klinik pesakit luar hospital (hospital

outpatient clinic), jabatan atau bilik kecemasan (ER/ Department), klinik pakar

hospital, klinik kesihatan dan rawatan ke rumah (Home Medication Review)

2.19 Preskripsi: Satu arahan bertulis di atas slip (Perubatan 6A Pindaan 3/96) yang sah dan lengkap daripada preskriber kepada pesakit untuk mendapat bekalan

ubat-ubatan dari unit farmasi atau dokumen permintaan atas talian (online

prescription).

2.20 Preskriber: Pegawai bertauliah yang diberi kuasa menulis preskripsi secara biasa atau online. Kelayakan preskriber untuk menulis atau memohon bagi

setiap kategori ubat adalah seperti yang tersenarai dalam Formulari Ubat-ubatan

KKM.

2.21 Pesakit Discaj untuk Meneruskan Rawatan di fasiliti KKM lain: Perkhidmatan ini adalah merujuk kepada pesakit yang telah stabil yang dirujuk ke Hospital

Daerah atau Klinik Kesihatan bagi meneruskan rawatan susulan.

2.22 Polisi Penggunaan Ubat: Keputusan penggunaan ubat oleh jawatankuasa yang dilantik. Keputusan dibuat berdasarkan faktor klinikal, QoL dan farmakoekonomik

yang bertujuan menghasil keputusan optima dalam rawatan pesakit (contoh-

melalui Jawatankuasa Ubat & Terapeutik (JKUT)

di hospital

atau kesihatan, Jawantankuasa Kawalan Infeksi).

2.23 Rawatan Terapi Gantian (RTG): Aktiviti klinikal yang diberikan oleh pegawai farmasi bertauliah dan terlatih kepada pesakit yang disahkan memerlukan RTG di

bawah program Harm-Reduction.

2.24 Saringan: Penelitian yang dibuat oleh pegawai farmasi keatas preskripsi/ permohonan dari preskriber bagi memastikan semua ubat yang ditulis adalah

menepati indikasi dan keperluan farmakoterapi pesakit preskripsi tersebut.

2.25 Semak silang: Proses semakan semula ubat-ubatan yang diisi berbanding preskripsi (cross checking) oleh pegawai farmasi atau penolong pegawai farmasi

bagi memastikan pengisian dan pelabelan yang tepat dan betul.

2.26 Sistem Temujanji: Kaedah penetapan tarikh pengambilan ubat

susulan menggunakan kad temujanji, SMS, telefon, faks, e-mel dan sebagainya.

Bekalan ubat tersebut telah tersedia untuk kutipan pada tarikh yang telah

dipersetujui pihak farmasi dan pesakit. Struktur ini mempunyai lapisan carta

yang pendek di mana anggota akan melapor terus kepada ketua Jabatan.

2.27 Struktur (Organisasi) Horizontal: Struktur Organisasi adalah petunjuk hiraki konstitusi di mana setiap pekerja/anggota mempunyai hubungan dan tanggung

jawab (whom he/she must report to). Organisasi kecil seperti hospital, klinik

kesihatan, sekolah, hotel selalunya akan adopt struktur ini.

2.28 Ubat Psikotropik: Ubat-ubat yang tersenarai di dalam Jadual Ketiga Akta Racun1952 (disemak 1989).

3) VISI, MISI DAN OBJEKTIF UNIT FARMASI DAN BEKALAN

3.1 VISI

3.2 MISI

3.3 OBJEKTIF


4) PIAGAM PELANGGAN


5) STRUKTUR ORGANISASI

5.1 Carta organisasi perkhidmatan farmasi berbentuk struktur melintang

(horizontal) dan menerangkan aliran hubungan serta tanggungjawab

setiap anggota, dipamerkan serta dikemaskini.

5.2 Tugas dan tanggungjawab setiap anggota perlu dijelaskan dan didokumenkan dalam Fail Meja.

5.3 Mekanisma komunikasi perlu diwujudkan bagi penyampaian maklumat serta penyelesaian isu dalam dan luar jabatan

6) FUNGSI DAN SKOP PERKHIDMATAN

3.1 FUNGSI

Unit Farmasi menyediakan perkhidmatan penjagaan farmaseutikal yang

optimum melalui pemberian ubat yang tepat, betul, efektif, selamat dalam

masa yang ditetapkan dengan kuantiti yang mencukupi. Ianya termasuk

penyaringan preskripsi, membuat intervensi terhadap sebarang masalah

preskripsi dengan preskriber bila perlu, pengisian ubat yang betul, semak

silang ubat dan pendispensan. Memberikan maklumat berkaitan ubat melalui

perkhidmatan kaunseling ubat-ubatan dan pendidikan kesihatan kepada

pelanggan dan penjaga untuk meningkatkan keberkesanan rawatan dalam

meningkatkan kualiti penggunaan ubat.

3.2 SKOP PERKHIDMATAN

3.2.1Menyediakan perkhidmatan farmasi ambulatori dan kepada semua pelanggan

ambulatori seperti Jabatan Kecemasan dan Trauma, Klinik Pakar Lawatan, Klinik

Kesihatan berdekatan, pesakit discaj dari wad dan pesakit rawatan harian.

3.2.1.1. Perkhidmatan Farmasi Ambulatori :

Semua farmasi perlu melaksanakan perkhidmatan farmasi ambulatori seperti di

bawah berdasarkan akta, peraturan, polisi, garispanduan atau protokol yang

ditetapkan.


a). Pendispendan Ubat.

b). Pendispensan Dadah Merbahaya & bahan psikotropik (Dangerous Drug, DD)-

contoh sediaan sirup bahan psikotropik.

c). Sediaan Ektemporanus

d). Pra-pembungkusan (pre-packing) ke bentuk pek pengguna (consumer pack).

e). kaunseling ubat-ubatan.

f). Medication Therapy Adherence Clinic (MTAC)

g). Perkhidmatan Maklumat Ubat (Drug Information Service)

h). Promosi Kesihatan dan Pendidikan Pesakit

I). Pemantauan Kesan Advers Ubat (ADR).

j). Pemantauan Kesilapan Pengubatan (Medication Error) yang berlaku

k). Perkhidmatan Tambah Nilai (Value Added Service) bagi pendispensan :

Sistem Pendispensan Secara Temujanji (Pharmacy Appoinment Service, PhAS)

seperti Sistem Pembekalan Ubat Bersepadu (SPUB), SMS dan Ambil, Pandu Lalu,

UMP 1 Malaysia, Kad Temujanji dan sebagainya.

3.2.2Menyediakan perkhidmatan farmasi pesakit dalam (bekalan wad) kepada semua

pelanggan bekalan wad seperti Jabatan Kecemasan dan Trauma, Wad, Unit

Haemodialisis, Klinik Pakar, Dewan Bersalin dan Dewan Bedah.

3.2.2.1. Perkhidmatan Farmasi Bekalan Wad

Membekal ubat-ubatan kepada unit pengguna di Hospital Gua Musang secara:

Unit of Use (UoU) dan Tradisional.

Menguatkuasakan kaedah penyimpanan ubat-ubatan yang betul di wad/ unit

dengan melakukan pemeriksaan ke wad-wad atau unit pengguna. Pemeriksaan

wad dilakukan setiap 3 bulan oleh Pegawai Farmasi.

Memberi perkhidmatan kaunseling dan pendidikan kesihatan berkumpulan da

kaunseling individu kepada pesakit-pesakit di dalam wad.

Menyediakan perkhidmatan pendispensan di katil pesakit (bedside dispensing)

apabila di minta oleh kakitangan wad.

Memantapkan sistem bekalan ubat kepada unit pesakit dalam melalui Program

CDS ( Computerised Dispensing System).


Pemantauan Kesan Advers Ubat (ADR) dan Medication Error yang berlaku pada

preskripsi pesakit dalam.

3.2.3Menyediakan perkhidmatan farmakokinetik iaitu Pemantauan Kesan Terapeutik

Ubat (TDM) di Hospital Gua Musang bagi memastikan masa persampelan yang

betul, ketepatan keputusan ujian, kebolehkesanan keputusan ujian (traceability)

dan pemantauan pesakit TDM di dalam wad.

3.2.4.Menyedikan perkhidmatan farmakoterapi wad yang ada di Hospital Gua Musang

seperti Perubatan dan Paediatrik bagi memastikan penjagaan farmaseutikal untuk

pesakit di dalam wad dapat dilaksanakan. Di samping itu, perkhidmatan

pendispensan dan kaunseling untuk pesakit discaj berjalan dengan lancar dan

menyeluruh. Pegawai Farmasi Wad akan mengadakan aktiviti rondaan

(Pharmacists' Round) di dalam wad secara berkala dan melibatkan diri secara aktif

dalam perbincangan semasa rondaan wad bersama pegawai perubatan.

3.2.5.Menyediakan perkhidmatan perolehan dan bekalan farmaseutikal kepada unit-unit

pengguna seperti Jabatan Kecemasan dan Trauma, wad, dewan bersalin, dewan

dewan bedah, unit haemodialisis, unit forensik, unit fisioterapi, unit patologi, unit

pengimejan dan diagnostik dan unit sajian.

Melakukan perolehan secara terancang dan perbelanjaan berhemah dengan

mengaplikasi konsep ABC/VEN analisis dalam perancangan pembelian.

Memastikan kawalan ke atas stok ubat-ubatan dan perkakas perubatan pakai buang

di laksanakan dengan terperinci dengan menetapkan kadar buffer stok untuk 2 bulan

penggunaan dan 1 bulan untuk sub-stor. Memastikan kadar pusingan stok tahunan

antara 4 6 dan mengoptimakan penggunaan ruang stor untuk penyimpanan.

Pengurusan dan pemeriksaan stok: mewujudkan sistem pemantauan ubat lambat

bergerak yang bertarikh luput dengan colour tagging, penyeragaman penggunaan

kad petak merah jambu untuk item bertarikh luput dan hijau untuk item tidak

bertarikh luput, menjalankan stok taking (pengiraan stok) dan verifikasi stok setiap

akhir tahun.

Memastikan suhu penstoran di patuhi untuk semua vaksin dan ubat dengan

mewujudkan mekanisma pengawasan terhadap operasi rangkaian sejuk (2-8C) dan

memantau dengan cepat sebarang kegagalan operasi rangkaian sejuk.

Memastikan kaedah penyimpanan barang-barang yang diterima mengikut kaedah

FEFO ( First Expired, First Out) atau MDKD ( masuk dahulu keluar dahulu) serta

mengikut kaedah penyimpanan yang bersesuaian.

Pembekalan stok ubat dan perkakas perubatan pakai buang di buat mengikut jadual

pembekalan kecuali bagi kes kecemasan. Bagi item bukan standard, unit pengguna

perlu membuat permohonan terlebih dahulu melalu Borang Permohonan Pembelian

dan perolehan akan dilakukan bergantung kepada peruntukan yang ada.

Memastikan Nota Terimaan barang (DO) disemak dengan teliti berdasarkan fizikal

barangan yang diterima bagi memastikan barangan yang diterima adalah berkualiti,

tidak rosak dan belum luput.

Memastikan kaedah perolehan yang dilaksanakan adalah mengikut arahan atau

pekeliling terkini daripada KKM. Sistem perolehan item APPL adalah menggunakan

sistem Integrasi Web Portal Pharmaniaga (PIWP) dan HIS , manakala penyediaan

Pesanan Tempatan adalah melalui sistem ePerolehan (eP).

POLISI OPERASI UNIT FARMASI- Edisi 2: 2012 Page

14

4) AKTA DAN PERATURAN

Perkhidmatan Farmasi di Hospital Gua Musang perlu memastikan semua

akta, peraturan, kawalan, arahan pentadbiran, polisi, garispanduan dan

protokol dipatuhi.

4.1 Akta Racun 1952 & Peraturan-Peraturan

4.2 Akta Dadah Merbahaya 1952 & Peraturan-Peraturan

4.3 Akta Jualan Dadah 1952 & Peraturan-Peraturan

4.4 Akta Pendaftaran Ahli Farmasi 1951 & Peraturan-Peraturan

4.5 Akta Ubat (Iklan & Jualan) 1956 & Peraturan-Peraturan

4.6 Arahan Pentadbiran, Polisi & Garispanduan seperti :

4.6.1 Arahan Pentadbiran dan Surat-Surat Pekeliling KKM.

4.6.2 Polisi Ubat Kebangsaan (National Medicines Policy)

4.6.3 Senarai Ubat Asas Kebangsaan (National Essential Drug List)

4.6.4 Formulari Ubat KKM (MOH Drug Formulary)

4.6.5 Kod Ubat Malaysia (Malaysian Drug Codes)

4.6.6 Garispanduan Sistem Pendispensan Ubat Bersepadu ( SPUB)

4.6.7 Requirement for the Development of Pharmacy Facilities , BPF KKM

4.6.8Lain-lain garispanduan, prosedur dan protokol Perkhidmatan Farmasi dan Kementerian Kesihatan Malaysia

5) SUMBER MANUSIA

5.1 Keperluan Anggota

5.1.1 Agihan keperluan sumber manusia hendaklah berdasarkan kepada

Full Time-Equivalent (FTE).

5.1.2 Seorang pegawai farmasi bertindak sebagai ketua

bagi setiap perkhidmatan farmasi di sesebuah hospital.

5.1.3 Bilangan anggota farmasi mestilah mencukupi sepanjang masa

beroperasi

5.1.4 Seorang runner perlu diwujudkan mengikut keperluan fasiliti pada

setiap masa.

5.1.5 Anggota farmasi yang bertugas di unit farmasi dan bekalan mestilah

mempunyai kelayakan yang diiktiraf. Anggota pelatih mesti bekerja

di bawah penyeliaan anggota terlatih.

5.1.6 Anggota farmasi perlu mematuhi Perintah Am dan Pekeliling

Perkhidmatan terkini serta Akta dan Peraturan.

6) KURSUS, LATIHAN DAN PEMBELAJARAN BERTERUSAN (CPD)

6.1 Semua pegawai farmasi perlu mencapai mata CPD minimum sebanyak 40 dan

penolong pegawai farmasi sebanyak 30. Semua anggota perlu mencapaitempoh latihan berstruktur berjumlah 7 hari.

6.2 Semua anggota perlu diberi peluang untuk menghadiri kursus atau latihan

berkaitan kompetensi / penambahbaikan dalam bidang tugas yang dilaksanakan

6.3 Semua anggota perlu digalakkan menghadiri program atau aktiviti pembelajaran

berterusan yang dianjurkan oleh fasiliti atau agensi masing-masing.

6.4 Latihan adalah diperlukan bagi anggota yang akan melaksanakan perkhidmatan


khusus seperti MTAC, Rawatan Gantian Methadone dan Smoking Cessation.

6.5 Semua latihan perlu direkodkan dan dikemaskini di dalam buku log atau MyCPD

online.

7) ORIENTASI ANGGOTA

7.1 Semua anggota baru unit farmasi dan bekalan perlu menghadiri

program orientasi yang diuruskan oleh institusi masing-masing.

7.2 Semua pegawai penyelia unit farmasi dan bekalan perlu memastikan

anggota baru termasuk pegawai farmasi provisional (PRP) diberikan orientasi

tentang perkhidmatan farmaseutikal yang disediakan, akta dan peraturan

serta Pekeliling Perkhidmatan terkini.

7.3 Catatan dan tandatangan penyelia perlu direkodkan dalam buku

log atau diberikan surat/ sijil pengesahan perlaksanaan dan kehadiran

bagi program orientasi anggota.

8) JADUAL GILIRAN & DEPLOYMENT

8.1 Sistem giliran perlu diwujud dan didokumentasikan bagi semua

anggota Farmasi Ambulatori berdasarkan persetujuan KPF atau pegawai

penyelia.

8.2 Sistem backup/ pooling atau deployment perlu dijadual dan dilaksanakan

secara sistematik bagi menangani situasi bottle neck dan down time.

9) KOMUNIKASI ANGGOTA

9.1 Mesyuarat Unit Farmasi dan Bekalan perlu diadakan secara

berjadual dan didokumentasikan.

9.2 Mesyuarat secara ad-hoc diadakan bagi menangani isu-isu yang memerlukan

tindakan segera.


9.3 Aktiviti-aktiviti berkaitan kekeluargaan dan kerja berpasukan di unit farmasi amat

digalakkan seperti perlaksanaan hari keluarga, Team Building dan gotong-

royong.

9.4 Pegawai y/m bagi setiap skop perkhidmatan farmasi perlu dari masa ke masa

memberi penerangan (Convey all relevant messages) kepada semua anggota dibawah

seliaannya.

10) DISIPLIN ANGGOTA

10.1 Semua anggota unit farmasi dan bekalan perlu mematuhi etika berpakaian

penjawat awam dan mempraktikan nilai-nilai murni perkhidmatan awam.

11) PENCAPAIAN ANGGOTA (STAFF PERFORMANCE)

11.1 Setiap anggota perlu memiliki Fail Meja yang lengkap dan terkini.

11.2 Setiap kerja perlu mempunyai dokumen Standard Operating Procedure (SOP) /

protokol, Manual Prosedur Kerja (MPK) atau arahan kerja yang lengkap dan terkini.

11.3 Setiap Pegawai Penilai Pertama (PPP) dan Pegawai Penilai Kedua

(PPK ) perlu memastikan Pegawai Yang Dinilai (PYD) menyediakan Sasaran

Kerja Tahunan (SKT) dan persetujuan dibuat ke atas SKT berdasarkan

sasaran umum dan sasaran spesifik. Semakan (review) perlu dibuat dalam

tempoh 6 bulan jika ada perubahan SKT.

11.4 Penilaian pencapaian SKT perlu dilaksanakan

berdasarkan sasaran

dan pemarkahan yang dipersetujui antara PPP dan PYD.

11.5 Pengiktirafan kepada anggota perlu berdasarkan objektif dan polisi yang jelas dan

saksama.


12) FASILITI, PERALATAN DAN LAIN-LAIN SUMBER

12.1 Infrastruktur yang bersesuaian dan mencukupi perlu disediakan bagi

kemudahan:

12.1.1 Pelanggan

12.1.2 Perlaksanaan Perkhidmatan

12.1.3 Anggota

12.2 Bagi memastikan pencapaian optima dan penjagaan pesakit yang berkualiti,

ruang, peralatan dan lain-lain sumber perlu bersesuaian, memenuhi skop

perkhidmatan serta menepati keperluan aktiviti farmaseutikal.

12.3 Lokasi un i t f a rmas i perlu berhampiran klinik bagi memudahkan pesakit

berurusan.

12.4 Fasiliti yang dilengkapi Teknologi Maklumat (ICT) perlu

menggunakan kemudahan ini secara optima, contohnya aplikasi PHIS,CDS, HIS,

PIWP dan SDPF.

12.5 Pusat Maklumat Ubat (DIS) perlu kemudahan komputer yang dilengkapi

dengan internet serta perisian maklumat seperti Micromedex, Lexicomp dan

sentiasa dikemas kini.

12.6 Penyediaan ubat perlu mematuhi Good Preparation Practice (GPP). Penstoran

dan edaran (distribution) ubat perlu mematuhi Good Distribution Practice (GDP).

Pemantauan berkala perlu dilakukan ke atas semua lokasi penyimpanan

termasuk luar kawasan farmasi (unit pengguna).

12.7 Kaunter pendispensan hendaklah berkonsepkan kaunter terbuka (open counter).

Perkhidmatan kaunter khas seperti kaunter ekspres (item mudah), kaunter untuk

pesakit kurang upaya, kanak- kanak dan ibu mengandung serta kaunter untuk

warga emas perlu diadakan.

12.8 Ruang yang sesuai, bersih, kemas dan bersistematik bagi aktiviti penyebatian /

pencampuran (compounding) dan pra- pembungkusan perlu diadakan. Fasiliti

dan peralatan perlu penyenggaraan berjadual dan direkodkan.


12.9 Kemudahan Ruang Penilaian Pesakit, Khidmat Nasihat (Kaunseling), MTAC dan

RTG perlu disediakan bagi pegawai farmasi membuat penilaian, memberikan

kaunseling ubat-ubatan dan pendispensan kepada pesakit bagi

mempertingkatkan pengetahuan, kefahaman serta kepatuhan kepada rancangan

pemonitoran dan regimen pengubatan mereka.

12.10 Perlu ada polisi dan prosedur bagi penilaian, pemilihan, penggunaan, kalibrasi,

pengawasan dan penyenggaraan sistem automasi farmasi.

12.11 Penyenggaraan peralatan dan rekod kemudahan yang bersesuaian diperlukan

bagi pengawasan dan penyimpanan rekod-rekod berdasarkan keperluan undang-

undang dan peraturan yang berkaitan secara berintegriti.

12.12 Kemudahan ruang pejabat dan mesyuarat yang bersesuaian adalah diperlukan

bagi pengurusan, pembelajaran dan latihan anggota.

12.13 Maklumat lanjut berkaitan keperluan fasiliti boleh didapati daripada

`Requirement For The Development Of Pharmacy Facilities In Hospitals,

Health Clinics And Other Health Facilities, Ministry Of Health Malaysia, Edisi 3,

2009.

13) PENYENGGARAAN DAN PEMBAIKAN ( REPAIR AND MAINTENANCE)

13.1 Pegawai Farmasi y/m atau anggota yang diberi kuasa perlu memastikan

penyelenggaraan peralatan dilaksanakan melalui syarikat konsesi yang dilantik

oleh KKM mengikut jadual yang ditetapkan.

13.2 Penyenggaraan fasiliti dan peralatan termasuk validasi dan kalibrasi perlu dibuat

oleh vendor yang bertauliah dan dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan

dalam manual pengendalian fasiliti atau peralatan tersebut.

13.3 Anggota yang diberi kuasa dan tanggung jawab perlu memastikan semua aset

yang disenaraikan di bawah farmasi ambulatori sentiasa dikemaskini dan

disenggara berterusan mengikut jadual.


14) HUBUNGAN & KOMUNIKASI INTER- DAN INTRA- JABATAN

14.1 Unit Farmasi dan Bekalan hendaklah memupuk hubungan harmoni inter- dan

intra- jabatan di mana perkhidmatan ini ditempatkan.

14.2 Kerjasama dengan semua ketua jabatan klinikal perlu diwujudkan bagi

memastikan perolehan ubat dapat dibuat secara kos-efektif dan penggunaan ubat

secara rasional dan berkualiti dapat direalisasikan berdasarkan keputusan yang

dibuat melalui mesyuarat Jawatan Kuasa Ubat danTerapeutik (JKUT) yang

efisien dan efektif.

14.3 Bekerjasama dengan Jabatan Patologi bagi membantu melicinkan aktiviti

farmakokinetik klinikal.

14.4 Bekerjasama dengan pihak pentadbiran dan kewangan untuk perkhidmatan dan

pengurusan seperti perolehan, latihan dan pembangunan.

14.5 Melibatkan diri dalam jawatankuasa yang ada kepentingan kepada aktiviti dan

perkhidmatan farmasi.

14.6 Ketua Pegawai Farmasi / Pegawai yang diberi kuasa penyeliaan perlu

bekerjasama atau berkolaborasi dengan bahagian / sekyen / cawangan farmasi,

agensi kerajaan dan fasiliti kesihatan yang lain di peringkat daerah, negeri dan

nasional seperti Biro Pengawalan Farmaseutikal Kebangsaan (BPFK) dan Pusat

Racun Negara (PRN) bagi kes keracunan atau aduan produk.

14.7 Berurusan dengan syarikat pengedar, pembekal, konsesi atau agensi yang

mengendalikan produk farmaseutikal bagi mendapatkan informasi

terkini berkaitan produk yang digunakan di fasiliti masing-masing. Urusan

ini perlu dilaksanakan dengan penuh berintegriti dan beretika.

14.8 Berurusan dengan semua jabatan/agensi yang berkaitan bagi melaksanakan

program perkhidmatan farmasi.


15) KESELAMATAN

15.1 Langkah - langkah yang bersesuaian perlu diambil bagi menjamin keselamatan

pesakit, anggota farmasi dan ubat-ubatan.

15.2 Akses ke farmasi hanya untuk anggota farmasi dan akses adalah terhad kepada

anggota lain yang berurusan rasmi dengan farmasi sahaja.

15.3 Semua pintu ke farmasi perlu dilengkapkan dengan ciri-ciri keselamatan yang

bersesuaian dengan situasi dan teknologi semasa.

15.4 Hanya pegawai farmasi/anggota farmasi yang diberi kuasa boleh memiliki kunci

ke farmasi. Sistem pengurusan kunci unit farmasidilaksanakan dengan

menyediakan buku rekod Penyerahan Kunci.

15.5 Akses kepada ubat terkawal, psikotropik dan DD perlu dihadkan kepada anggota

yang diberi kuasa oleh KPF/pegawai y/m farmasi.

15.6 Akses ke Stor Unit (sub-stor) dan Stor Utama perlu dihadkan dalam waktu

pejabat sahaja atau polisi bagi keperluan kecemasan.

15.7 Hanya anggota yang diberi kuasa boleh mengeluarkan stok dari stor unit atau

membuat pesanan bekalan ke stor utama.

15.8 CCTV digalakkan dipasang di stor unit farmasi dan stor utama dan diaktifkan

selepas waktu pejabat, hujung minggu dan cuti umum. Setiap triggered

alarm perlu disiasat dan dilaporkan dalam tempoh yang ditetapkan (bergantung

kepada peruntukan jabatan).

15.9 Semua anggota farmasi hendaklah mengamalkan langkah-langkah keselamatan

semasa menjalankan tugas. Semua anggota farmasi perlu menghayati General

Safety Rules yang dipamerkan oleh institusi atau fasiliti yang menempatkan

farmasi. Polisi Keselamatan yang berkaitan farmasi perlu diberi perhatian sewajarnya.

15.10 Semua anggota terutama anggota baru farmasi perlu diberi pendedahan atau

orientasi berkaitan polisi keselamatan. Setiap anggota perlu memahami ciri-cirikeselamatan yang berkait rapat dengan tugasan mereka.


15.11 Semua anggota yang terlibat dalam sediaan dan bekalan Aseptic seperti CDR di

ACC/ Day Care Pharmacy perlu memahami dan mematuhi polisi mengendali

fasiliti dan peralatan bilik bersih serta produk yang dihasilkan.

15.12 Semua peralatan kecemasan seperti pemadam api dan Spill Kits mestilah

dikedudukan yang mudah dicapai, tiada halangan dan dalam keadaan sedia

diguna. Semua anggota perlu dilatih cara penggunaannya.

15.13 Semua anggota perlu dilatih berkaitan keselamatan dan pencegahan kebakaran

dan kesiapsiagaan menghadapi bencana (Disaster Preparedness) dan bersedia

dengan plan kontigensi.

15.14 Pelan tindakan kebakaran Fasiliti perlu dipamirkan dan dipatuhi oleh farmasi

semasa kebakaran berlaku.

15.15 Pastikan ada prosedur keselamatan kebakaran dari Jabatan Bomba &

Penyelamat dan pastikan prosedur dipatuhi bila berlaku kebakaran

15.16 Semua stor kimia, mudah terbakar atau corrosive jika ada perlu

dilabelkan dengan sempurna. Kawasan pengendalian bahan ini perlu

dilengkapi bekalan air. Kit pembersih atau Spill Kits perlu ditempatkan di mana

bahan ini dikendali. Begitu juga ruang dimana ubat sitotoksik dikendalikan

15.17 Semua anggota farmasi yang mengendali bahan ini perlu dilatih teknik

menangani situasi kecemasan dengan betul. Semua anggota farmasi yang

mengendalikan bahan kimia perlu diberi latihan penggunan PPE.

15.18 Bahan-bahan mudah terbakar perlu ditempatkan dalam stor atau ruang khas

bersesuaian dengan spesifikasi penyimpanannya. Fume cabinet atau

chemical hoods perlu digunakan jika mengendali bahan mudah meruap.


16) BEKALAN KONTIGENSI BENCANA

16.1 Unit Farmasi dan Bekalan perlu melaksanakan pengurusan bekalan, distribusi

ubat dan bekerjasama dengan semua pihak berdasarkan polisi pentadbiran

setempat ketika berlaku bencana.

16.2 Pegawai Farmasi /anggota farmasi yang diarah melaksanakan tugas oleh

KPF/ PF y/m perlu memastikan peranan farmasi dijalankan secara berintergriti.

16.3 Memastikan senarai ubat-ubatan yang dipersetujui untuk kegunaan semasa

bencana dalam kedudukan siap siaga dan sedia dibekal seperti yang

dirancangkan.

17) KEBERSIHAN &HOUSEKEEPING

17.1 Persekitaran farmasi ambulatori perlu sentiasa bersih, tersusun, kemas dan

kondusif bagi memastikan perkhidmatan dapat diberikan secara efektif, berkualiti

serta selamat.

17.2 KPF/ Pegawai Farmasi y/m atau anggota farmasi yang diberi amanah perlu

mempunyai inisiatif dalam membudayakan konsep 5S/ konsep Kaizen di semua

fasiliti farmasi ambulatori di bawah seliaan. Rujuk garis panduan 5S di fasiliti

Farmasi KKM Edisi Pertama, Oktober 2010.

17.2 Memastikan pelan pencegahan makhluk perosak (pest Control) dilaksanakan

berdasarkan jadual yang ditetapkan.

17.3 Memastikan pematuhan kepada Amalan Farmasi Baik (GPP) semasa

membuat penyediaan, distribusi dan penggunaan inventori / produk

farmaseutikal.


18) WAKTU OPERASI

18.1 Perkhidmatan Farmasi di Hospital Gua Musang hendaklah dilaksanakan

seiring dengan waktu perkhidmatan perubatan lain.

18.2 Waktu operasi perkhidmatan perolehan dan bekalan adalah pada waktu pejabat

sahaja iaitu bermula 8.00 pagi 5.00 petang kecuali pada hari khamis sehingga

3.30 petang.

18.3 Operasi semua perkhidmatan farmasi ambulatori dan pesakit dalam di luar waktu

kerja perlu merujuk kepada Garis Panduan Perkhidmatan Farmasi Selepas

Waktu Pejabat Di Klinik Kesihatan, Kementerian Kesihatan Malaysia.

18.4 Perkhidmatan farmasi atas panggilan dilaksanakan mengikut jadual bagi

memastikan perkhidmatan farmasi 24 jam dapat dilaksanakan iaitu panggilan

aktif dan panggilan pasif. Pegawai farmasi diberikan time-off selepas bertugas

di luar waktu pejabat.


19) PRESKRIPSI

19.1 Permohonan Ubat / Penulisan Preskripsi (Prescribing / Ordering Medication)

19.1.1 Senarai ubat-ubatan atau formulari setempat perlu disediakan dan

dirujuk bagi memastikan penggunaan ubat secara berhemah dan

berkualiti. Pemilihan ubat-ubatan untuk formulari perlu dibuat

berdasarkan analisis ABC dan VEN dari senarai Formulari Ubat

Kementerian Kesihatan Malaysia (FUKKM).

19.1.2 Semua preskripsi ubat secara manual atau atas talian (computerized)

perlumenggunakan senarai/formulari ubat di institusi masing-masing.

19.1.3 Abbreviation- Penulisan preskripsi ubat perlu menggunakan nama

generik sahaja. Penggunaan singkatan/ abbreviation yang tidak

diluluskan perlu dielakkan.

19.1.4 Unit ukuran metrik Permohonan dan penulisan preskripsi perlulah menggunakan unit metrik dan leading decimal serta trailing zero perlu

dielakkan bagi mengatasi risiko kesilapan pengubatan.

19.1.5 PRN Semua permohonan dan penulisan preskripsi untuk ubat bila perlu @ PRN hendaklah menyatakan indikasi/ tujuan, dos dan

frekuensi maksima penggunaan/pengambilan.

19.1.6 Prinsip 5B penggunaan ubat berkualiti perlu diterapkan bagi semua

proses pengendalian preskripsi.

19.2 Keperluan Maklumat Atas Preskripsi

19.2.1 Adalah menjadi keperluan anggota farmasi untuk memastikan setiap

preskripsi yang dibawa/ permohonan atas talian (computerized)

dilengkapi dengan maklumat berikut sebelum ubat disediakan dan

didispen. Ini bagi memastikan keselamatan pesakit dan keberkesananubat-ubat yang diberikan.


19.2.1.1 Biodata Pesakit ( seperti nama, umur, jantina, berat, nombor pendaftaran /Kad Pengenalan)

19.2.1.2 Diagnosis

19.2.1.3 Nama generik ubat

19.2.1.4 Dos yang dipreskrib/pohon

19.2.1.5 Frekuensi

19.2.1.6 Tempoh preskripsi

19.2.1.7 Route

19.2.1.8 Sejarah Alahan dan ADR

19.2.1.9 Sejarah Pengubatan

19.1.10 Nama, tandatangan dan cop bagi preskripsi manual atau pengesahan preskriber bagi preskripsi atas talian (computerized).

19.1.11 Tarikh preskripsi dikeluarkan / permohonan dibuat (atas talian/ online)

20) PENULISAN PRESKRIPSI (AUTHORIZATION OF PRESCRIBING)

20.1 Semua preskripsi Farmasi Ambulatori dan pesakit dalam perlu

ditulis/dimohon dan ditandatangani / diverifikasi oleh pakar/pegawai perubatan /

anggota perubatan yang diberi kuasa sebagaimana termaktub dalam FUKKM.

20.2 Anggota farmasi perlu memastikan kesahihan preskriber melalui contoh

tandatangan / verifikasi (atas talian) sebelum meneruskan proses pendispensan.

20.3 Ubat-ubatan pakar (kategori A*, A dan A/KK) hanya boleh dimulakan oleh pakar

berkaitan seperti dinyatakan dalam FUKKM. Pegawai perubatan hanya boleh

meneruskan rawatan sahaja dan sebarang perubahan perlu dirujuk kepada pakar

berkaitan.

20.4 Tempoh Sah Preskripsi (Validity of prescription) bagi preskripsi ambulatori adalah untuk tempoh bermula dari tarikh preskripsi dimohon/ditulis.


21) PINDAAN DAN PEMBATALAN ATAS PRESKRIPSI (MODIFICATION/ CHANGING / CANCELLATION OF MEDICATION ORDERS) OLEH PEGAWAI FARMASI

21.1 Pegawai farmasi boleh membuat pindaan ke atas preskripsi selepas mendapat

persetujuan preskriber dan membuat verifikasi terhadap pindaan tersebut

dengan jelas.

22) PENGENDALIAN PRESKRIPSI

22.1 Semua preskripsi yang melebihi tempoh satu (1) bulan akan dibekalkan secara

separa dan bekalan susulan akan diberikan sehingga tempoh preskripsi tamat.

22.2 Bekalan susulan perlu diberikan melalui SPUB atau PerkhidmatanTambah Nilai

Pendispensan (Value Added Service) iaitu melalui pelbagai Sistem Temu Janji

Farmasi (PhAS) seperti SPUB, SMS & Ambil, Kad Temu Janji, Farmasi Pandu

Lalu& UMP 1 Malaysia.

Maklumat lanjut berkenaan pelaksanaan PhAS boleh merujuk kepada garis

panduan berkaitan.

22.3 Seiring dengan konsep 1Malaysia, Rakyat Didahulukan, Pencapaian

Diutamakan setiap fasiliti ambulatori perlu menawarkan PhAS

berdasarkan keperluan pelanggan dan kemudahan setempat.

22.4 PhAS juga adalah KPI YBMK yang perlu dilaksanakan dan dipantau secara berkala.

22.5 Pengendalian preskripsi ubat psikotropik dan DD hendaklah mematuhi akta

dan peraturan yang berkaitan.

22.6 Semua preskripsi bagi pesakit discaj untuk rujukan rawatan lanjut di fasiliti KKM

lain perlu dikendali dan diurus mengikut Garispanduan Pengendalian

Surat Rujukan (Salinan Kedua) Jun 2009.

22.7 Pengendalian preskripsi KKM Tanpa Rujukan SPUB (Walk-in) perlu dibuat

berdasarkan justifikasi profesional dan polisi setempat. Kesahihan preskriber

perlu ditentukan.


22.8 Preskripsi selain dari KKM hendaklah dirujuk dan disahkan oleh pegawai

perubatan.

22.9 Preskripsi yang telah habis dibekal hendaklah disimpan secara sistematik

untuk memudahkan pengesanan. Preskripsi dan salinannya perlu disimpan

mengikut tempoh yang ditetapkan dalam Jadual Pelupusan oleh pihak

Arkib Negara sebelum dilupuskan mengikut tatacara pelupusan.

23) FORMULARI

23.1 Senarai formulari ubat perlu disediakan dan dipersetujui dalam mesyuarat JKTU

institusi atau jabatan masing-masing

23.2 Senarai ini perlu dikaji secara berkala bagi memastikan penggunaan ubat

secara rasional dan kos efektif berdasarkan pola keperluan semasa.

23.3 Formulari untuk semua kategori perlu berasaskan FUKKM. Penyenaraian

semua ubat dalam formulari institusi perlu mengikut keperluan setempat

berdasarkan analisis ABC dan VEN.

23.4 Ubat yang digunapakai oleh semua aktiviti dalam rawatan perubatan dan

kesihatan perlu didasarkan kepada senarai NEDL dan keperluan setempat.

23.5 Penggunaan Ubat Kepakaran yang tiada dalam formulari setempat, namun

dalam senarai FUKKM dan berada dalam pasaran Malaysia untuk

rawatan/ indikasi spesifik perlu dipohon secara bertulis dan disahkan oleh

ketua jabatan kepakaran berkaitan. Permohonan tersebut perlu dibentangkan

dalam mesyuarat JKTU dan disenaraikan sebagai Ubat Formulari Khas/

Kawalan jika mesyuarat meluluskannya. Ubat-ubat ini hanya boleh dimulakan

penggunaan oleh pakar/ konsultan yang memohon sahaja. Ubat ini perlu

dipantau bagi memastikan tidak luput dalam simpanan.

23.6 KPF / Pegawai Farmasi y/m perlu memastikan peruntukan mencukupi bagi

penambahan dan pembelian sebarang ubat-ubat baru ke dalam formulari

di institusi masing-masing.


23.7 Ubat di luar FUKKM dan tidak disimpan untuk penggunaan harian (not

available for regular use) perlu diperolehi secara case-to-case basis melalui

prosedur perolehan seperti ubat-ubat kepakaran. Ubat-ubat ini tidak disenaraikan

dalam formulari institusi. Pembelian adalah berdasarkan setiap kes yang

dipohon.

23.8 Ubat yang tidak terdapat dalam senarai FUKKM perlu mendapatkan

kelulusan Ketua Pengarah Kesihatan berdasarkan prosedur yang ditetapkan di

dalam FUKKM.

23.9 Ubat yang tiada dalam Farmakopeia Piawai (Non-Establish Formulation) Bagi

sediaan ekstemporaneous yang tiada dalam mana-mana farmakopeia piawai

seperti BP, penyediaan dan penggunaannya adalah berdasarkan polisi

setempat dan justifikasi profesional dari pegawai farmasi adalah diperlukan.

23.10 Penggunaan untuk indikasi yang tidak didaftarkan atau tidak tersenarai dalam

FUKKM (Off label Drug Indication & Not Listed in FUKKM) perlu mendapat

kelulusan KPK.

23.11 Permohonan untuk menyenaraikan ubat baru/ indikasi baru yang diluluskan Pihak

Berkuasa Kawalan Dadah (PBKD) atau pemansuhan ubat dari senarai FUKKM

perlu dibuat melalui proforma yang telah ditetapkan.

24) PENDISPENSAN UBAT

24.1 Proses pendispensan

24.1.1 Penerimaan Preskripsi

24.1.2 Penyaringan / Allocation Quantity Supply (online prescription)

24.1.3 Pelabelan /Print label (online prescription)

24.1.4 Pengisian

24.1.5 Semak silang/Counter Checking


24.1.6 Beri dan jelaskan kaedah pengambilan ubat secara secara selamat

dan berkualiti kepada pesakit

24.2 Polisi Pendispensan

24.2.1 Pendispensan ubat kepada pesakit / proksi perlu dilaksanakan

dalam tempoh 30 minit dari masa penerimaan preskripsi.

24.2.2 Semua Preskripsi perlu disaring dan diverifikasi oleh

Pegawai Farmasi.

24.2.3 Pendispensan DD (contuh- Larutan/Sirup morfin) dan Psikotropik perlu

mematuhi akta, peraturan dan protokol yang ditetapkan

24.2.4 Penyedian dan pendispensan ubat-ubat ekstemporanus perlu

mematuhi Amalan Penyediaan Baik dan Amalan Farmasi Baik.

24.2.5 Melaksanakan sistem island dispensing dengan penyaringan

sebelum pengisian dan semak silang sebelum pendispensan.

24.2.6 Semua ubat perlu disemak silang dan diverifikasi oleh Pegawai

Farmasi sebelum didispen.

24.2.7 Pendispensan dibuat oleh Pegawai Farmasi atau oleh anggota yang

diberi kuasa melaksana pendispendan.

24.2.8 Permohonan untuk privilege Penolong Pegawai Farmasi bagi

Pendispensan methadone perlu mengikut prosedur yang ditetapkan.

24.2.9 Ubat yang tidak dituntut hendaklah dikendalikan berdasarkan

prosedur yang ditetapkan.

24.2.10 Pemulangan ubat oleh pelanggan perlu dilaksanakan secara

Bersistematik mengikut prosedur yang ditetapkan. Rujuk Garis

Panduan Pemulangan Ubat.


24.2.11 Semua proses pendispensan perlu mematuhi prosedur dan

protokol yang ditetapkan.

25) KAUNSELING UBAT-UBATAN DAN PENDIDIKAN KEPADA PESAKIT

25.1 Kaunseling Ubat-Ubatan Dan Pendidikan Kepada Pesakit adalah komponen

utama penjagaan farmaseutikal yang perlu diberi penekanan oleh semua

Pegawai Farmasi Hospital Gua Musang.

25.2 Pegawai Farmasi bertanggungjawab menyampaikan perkhidmatan penjagaan

farmaseutikal yang berkesan serta penggunaan ubat berkualiti melalui

perkhidmatan kaunseling ubat-ubatan dan pendidikan pesakit.

25.3 Semua pegawai farmasi perlu memastikan informasi tambahan secara

bertulis perlu disertakan bagi memperkukuhkan lagi komunikasi secara lisan

(oral communication)

25.4 Pegawai Farmasi Hospital perlu memastikan pesakit atau penjaga benar-benar

memahami:

25.4.2 Mengapa ubat tersebut perlu diambil

25.4.3 Bagaimana kaedah penggunaan/pengambilannya

25.4.4 Apa faedah atau kesan pengubatan yang di harapkan dari ubat tersebut

25.4.5 Apa kesan sampingan atau kesan advers yang perlu diperhatikan

25.4.6 Apakah tindakan yang perlu dibuat jika berlaku kesan sampingan/advers(ADR)

25.5 Pegawai Farmasi Hospital perlu melaksanakan pengehakupayaan

(empowerment) pesakit bagi meningkatkan pengetahuan dan kefahaman

terhadap keperluan mematuhi (adherence) regimen pengubatan. Membuat

pemantauan outcomes melalui perkhidmatan kaunseling ubat-ubatan, kaunseling

MTAC dan kaunseling Rawatan Gantian Metadon (jika pesakit dirujuk ke

Hospital).


25.6 Kaunseling, MTAC dan Rawatan Gantian Metadon perlu dikendalikan oleh

Pegawai Farmasi dengan merujuk kepada prosedur dan protokol yang berkaitan.

25.7 Semua pegawai farmasi perlu menjalani latihan program MTAC dan Rawatan

Terapi Gantian berdasarkan modul latihan sebelum menawarkan perkhidmatan

tersebut.

25.8 Pegawai farmasi ambulatori perlu melibatkan diri menghasilkan polisi dan

prosedur administrasi ubat dalam Ambulatory Care Setting dari masa ke semasa.

26) PENGURUSAN PENGGUNAAN UBAT-UBATAN

26.1 Rasional penggunaan ubat dalam unit farmasi perlu berdasarkan justifikasi faktor

klinikal, Kualiti Sepanjang Hayat (Quality of Life) dan farmakoekonomik bagi

menghasilkan kesan rawatan optima.

26.2 Pegawai Farmasi Hospital Gua Musang perlu terlibat secara aktif dalam

jawatankuasa yang membuat keputusan berkaitan penggunaan ubat serta

membentangkan laporan penilaian produk yang menekankan aspek

keselamatan, keberkesanan dan kos.

26.3 Pegawai Farmasi Ambulatori perlu terlibat bersama disiplin Ambulatori lain dalam

membentuk dan melaksanakan pelan penjagaan klinikal (clinical care plan) yang

melibatkan penggunaan terapi ubat-ubatan.

26.4 Pegawai farmasi perlu menyediakan Perkhidmatan Maklumat Ubat dengan

sumber yang bersesuaian serta memberikan maklumat yang tepat, komprehensif

dan terkini kepada pesakit dan semua pemberi perkhidmatan iaitu care-givers

termasuk pegawai perubatan, pegawai farmasi dan lain lain anggota kesihatan

dalam tempoh yang bersesuaian.

26.5 Pegawai Farmasi Hospital juga perlu terlibat secara aktif dalam program

pencegahan dan pasca-pendedahan (post exposure) yang melibatkan

penggunaan ubat-ubatan seperti Program Imunisasi (Vaksin), HIV (HAART),

Perancang Keluarga (OCP), Program Berhenti Merokok (Champix dan NRT)


dan substance abuse / harm reduction(Methadone) apabila diperlukan.

Pegawai Farmasi Y/M Stor bertanggungjawab ke atas pengurusan stok dan

memastikan ianya mematuhi Tatacara Pengurusan Stor dan Arahan

Perbendaharaan. Rujuk Garis Panduan Pengurusan Stor Farmasi Hospital &

Kesihatan.

27) PENGURUSAN SUMBER KEWANGAN /PERUNTUKAN

27.1 KPF/ Pegawai Farmasi y/m stor perlu pastikan peruntukan mencukupi

selaras dengan skop perkhidmatan dan aktiviti yang ditawarkan.

27.2 Dalam pengurusan perkhidmatan farmaseutikal, K P F / Pegawai Farmasi ym

perlu terlibat dalam Jawatankuasa Pengurusan Kewangan, Sumber Manusia,

Pembangunan, Peralatan, Aset dan Inventori Farmasi.

27.3 Pastikan perkhidmatan seperti rawatan pengubatan, Perkhidmatan Farmasi

klinikal dan lain-lain perkhidmatan yang diberi mempunyai parameter penilaian

kos dan justifikasi impak .

28) PEROLEHAN, PENYIMPANAN, DISTRIBUSI DAN KAWALAN UBAT-UBATAN

28.1 Perolehan & Kebolehsediaan Ubat (purchasing and

maintaining the availability of pharmaceutical products)

28.1.1 Prosedur perolehan ubat-ubatan perlu berdasarkan kepada pola

penggunaan semasa (Uitization review), pengurusan inventori (ABC

dan VEN Analysis) dan kos efektif kepada pesakit.

28.1.2 Kebolehsediaan Ubat: KPF/ Pegawai Farmasi y/m bertanggungjawab

memastikan ubat tersenarai dalam formulari Hospital Gua Musang

diperolehi, disimpan, dipantau dan sentiasa tersedia untuk memenuhi

keperluan rawatan pesakit ambulatori.


28.1.3 Perolehan & penggunaan ubat-ubatan bukan FUKKM jika tidak dapat

dielakkan perlu dibuat berdasarkan polisi dan prosedur yang telah

ditetapkan.

28.1.4 Pembungkusan dan pelabelan ubat perlu mengambil kira ciri

keselamatan bagi mengurangkan risiko kesilapan pengubatan

(Medication Error).

28.1.5 Prosedur berkaitan aktiviti syarikat pengeluar produk farmaseutikal

ambulatori perlu diwujudkan. Aktiviti dan bahan promosi dari syarikat

perlu dikaji, diulas dan diluluskan oleh pegawai farmasi terlebih dahulu.

Wakil syarikat/pengeluar tidak boleh memasuki ruang penyimpanan dan

kawasan penjagaan pesakit (Patient care area).

28.1.6 Penggunaan sampel ubat di luar formulari perlu dielakkan.

28.2 Pemeriksaan Ruang / Kawasan Penyimpanan Ubat

28.2.1 Stok ubat di semua lokasi (di dalam/ luar kawasan farmasi) perlu

diperiksa secara berkala. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan oleh

pihak farmasi dan pemilik lokasi di mana ubat-ubat ditempatkan bagi

memastikan:-

tiada ubat luput,

tiada lambat bergerak

tiada produk panggil balik (recalled products)

tiada label tidak bersesuaian (mislabelled).

keadaan penyimpanan mematuhi GSP

Juga memastikan susunan ubat yang sistematik (5S) bagi mengatasi

kesilapan pengubatan. Sistem keselamatan perlu memastikan anggota

yang tidak berkaitan (non-authorized) dan lain-lain (pesakit, care-

givers, housekeeping, other healthcare providers) TIDAK dapat

mengakses stok/ simpanan ubat-ubatan.


28.2.2 Pegawai farmasi perlu membuat penilaian, laporan serta cadangan

penambahbaikan dan tindakan susulan

28.2.3 Pegawai farmasi perlu memastikan polisi penyusunan dibuat secara

sistematik dengan melaksanakan sistem 5S dalam usaha menangani isu

kesilapan pengubatan.

28.3 Stok/ Penyimpanan Ubat Di Kawasan Penjagaan Pesaki (Patient Care AreaStock)

28.3.1 Stok ubat yang disimpan di luar farmasi untuk kegunaan terus kepada

pesakit hendaklah disimpan dalam kuantiti minima mengikut senarai dan

kuantiti yang dipersetujui (contoh klinik dan bilik rawatan).

28.3.2 Antara ubat yang perlu disimpan ialah Ubat kategori kecemasan,

antidote-antivenom dan rawatan rutin sahaja.

28.3.3 Pertimbangan sewajarnya perlu dibuat terhadap kemungkinan berlakunya

kesilapan pengubatan dan kesan advers bagi ubat yang disimpan di luar

farmasi.

28.3.4 Pemantauan ke atas stok ubat-ubatan di luar premis farmasi perlu dibuat

secara berkala bagi memastikan penggunaan ubat berintegriti serta

menghindari berlakunya pemesongan dan kehilangan.

28.3.5 Sekiranya bekalan ubat terputus, tindakan yang sewajarnya perlulah

diambil untuk memastikan bekalan ubat pesakit tidak terputus

(continuous supply).

28.4 Ubat Kecemasan (Life Saving Drug)

28.4.1 Pegawai Farmasi perlu memastikan keselamatan dan ketersediaan bagi

ubat kategori kecemasan. Pegawai Farmasi Klinikal perlu memainkan

peranan dalam pengubatan kes kecemasan.


28.5 Informasi Ubat Terkini dan Panggil Balik Ubat

28.5.1 Mekanisme atau program secara berterusan (ongoing) perlu tersedia bagi

keperluan intervensi dan penyebaran maklumat berkaitan ubat panggil

balik (recall product), ubat keluaran baru dan kesan advers ubat

28.5.2 Unit Farmasi perlu mempunyai prosedur tersedia (contoh identifikasi

pengguna, preskriber dan kaedah intervensi) bagi mengurangkan risiko

kesan advers.

28.5.3 Unit Farmasi dan Bekalan perlu ada prosedur atau protokol yang jelas

dalam menguruskan produk panggil balik dan juga pesakit.

28.6 Pemantauan Kesan Advers Ubat (ADR)

28.6.1 Semua kes Adverse Drug Reaction (ADR) termasuk vaksin (AEFI)

mestilah disiasat, dilapor dan didokumentasikan oleh Pegawai Farmasi

dengan menggunakan Borang Laporan Kesan Advers Ubat atau secara

online. Semua laporan hendaklah dikompilasi dan dilaporkan kepada

Malaysian Adverse Drug Reaction Committee (MADRAC)

28.7 Keselamatan Pengubatan (Medication Error)

28.7.1 Pegawai farmasi klinikal perlu memastikan semua kesilapan pengubatan

perlu dilaporkan berdasarkan garispanduan Medication Error Reporting

Guideline, Kementerian Kesihatan Malaysia.

29) PELUPUSAN & HAPUSKIRA

29.1 Semua ubat /peralatan yang luput dan rosak di farmasi ambulatori perlu dilupuskan

dengan kadar segera.

29.2 Pegawai Farmasi y/m perlu memastikan semua prosedur pelupusan ubat/

peralatan di farmasi klinikal dan stor dilaksanakan mengikut Tatacara Pengurusan Stor.


29.3 KPF/ Pegawai Farmasi y/m perlu pastikan semua prosedur hapus kira

dilaksanakan mengikut Arahan Pembendaharaan.

30) INISIATIF, KREATIVITI, INOVASI SERTA PENAMBAHBAIKAN KUALITI PERKHIDMATAN.

30.1 Semua anggota Farmasi H o s p i t a l G u a M u s a n g perlu bersedia

menerima, melaksana dan merentasi perubahan (transformasi) bagi memastikan

perkhidmatan yang diberikan menepati keperluan pelanggan dan

perkhidmatan yang disediakan sentiasa relevan.

30.2 Semua anggota Unit farmasi dan bekalan perlu secara berterusan

meningkatkan kualiti perkhidmatan dengan mengamalkan pelbagai kaedah

pengurusan kualiti seperti 5S, KIK, Failure Mode and Cause Effects Analysis, MS

ISO, Akreditasi dan lain-lain.

30.3 Semua anggota Farmasi perlu memastikan Perkhidmatan Farmasi yang

diberikan mencapai piawaian yang ditetapkan. Pemantauan pencapaian

dibuat berdasarkan indikator (QAP Indikator), KPI dan pencapaian

perkhidmatan dilaporkan melalui borang PF mengikut jadual yang ditetapkan.

31) PROMOSI PERKHIDMATAN DAN AKTIVITI FARMASI

Setiap pegawai farmasi Hospital Gua Musang perlu mengambil langkah proaktif

bagi mempromosikan perkhidmatan baru atau tambah nilai kepada pelanggan

serta membuat pemantauan kepuasan pelanggan.

LAIN-LAIN

Maklumat lanjut yang diperlukan oleh pegawai farmasi Hospital gua Musang

berkaitan Amalan & Perkembangan Farmasi serta Cawangan Perkhidmatan

Farmasi yang lain boleh dirujuk kepada BPF Negeri Kelantan.

(Lampiran 1- Carta Organisasi Unit Farmasi, Hospital Gua Musang)


33) RUJUKAN

1 Akta Racun 1952 (disemak 1989)

2 Akta Dadah Berbahaya 1952 (disemak 1980).

3 Peraturan-peraturan Racun (Bahan-bahan Psikotropik)1989

4 Garis Panduan Sistem Pendispensan Ubat-ubatan Bersepadu (SPUB), BahagianPerkhidmatan Farmasi, KKM

5 Polisi dan Prosedur Farmasi, KKM

6 Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran -2004

7 Prosedur Operasi Piawai Farmasi Kesihatan 2005.

8 Dasar Operasi dan Polisi untuk Hospital Farmasi di Malaysia oleh BahagianPerkhidmatan Farmasi Kementerian Kesihatan Malaysia

9 Buku Panduan Kaunseling Ubat-ubatan Bahagian Perkhidmatan FarmasiKementerian Kesihatan Malaysia.

10 National Medicines Policy of Malaysia

11 Occupational Safety & Health Management in Hospitals

12 Polisi Operasi Ambulatori Farmasi, ed 1:2011, BPF KKM

13 Requirement for development of pharmacy facilities, ed 3: 2009, BPF KKM


Lampiran 1

CARTA ORGANISASI

UNIT FARMASI DAN BEKALAN

HOSPITAL GUA MUSANG


32) HAK-HAK PESAKIT DI UNIT FARMASI

32.1 Pesakit kurang upaya, kanak-kanak yang berumur kurang daripada 1 tahun,

wanita mengandung dan warga emas akan diberi keutamaan untuk

mendapatkan bekalan ubat di farmasi.

32.2 Pesakit akan diberikan ubat mengikut konsep 5B : Ubat yang betul, pada

masa yang betul kepada pesakit yang betul, dengan dos dan cara

pengambilan yang betul.

32.3 Setiap pesakit akan diberi kaunseling ubat-ubatan sekurang-kurangnya

sekali sepanjang mendapat perkhidmatan di unit farmasi.

32.4 Pesakit mempunyai hak untuk bertanya kepada setiap Pegawai Farmasi

semua masalah berkaitan terapi pengubatan dan ubat-ubatan.

32.5 Pesakit yang mendapat bekalan susulan secara temujanji mempunyai hak

untuk memilih system tambah nilai yang disediakan seperti Kad Temujanji,

Telefon dan Ambil dan SMS dan Ambil.

32.6 Pesakit atau keluarga boleh menyuarakan sebarang aduan, komen dan

mencadangkan sebarang perubahan mengenai penjagaan, perkhidmatan

atau berlaku diskriminasi mengenai perkhidmatan farmasi dan pesakit akan

diberitahu mengenai tindakan yang diambil untuk menjamin kualiti

perkhidmatan tidak akan terjejas pada masa akan datang. Ia boleh

dilakukan secara bertulis atau menelefon terus kepada Pegawai Farmasi

bertugas.

32.7 Pesakit bertanggungjawab keatas kesan sampingan yang didapati jika

mereka tidak mengikut arahan dan rawatan yang diberi.

32.8 Pesakit haruslah menghormati anggota hospital, pesakit lain, ahli ahli

keluarga dan harta benda Hospital Gua Musang.

32.9 Pesakit harus mengikuti peraturan peraturan hospital misalnya, tidak

merokok di kawasan larangan merokok.


32.10 Pesakit haruslah mengikuti tarikh temujanji bekalan susulan yang diberi untuk

mendapatkan ubat-ubatan, jika tidak dapat mengikut tarikh temujanji yang

ditetapkan, pesakit harus menelefon pihak farmasi hospital untuk mendapat

tarikh temujanji bekalan susulan yang baru atau memaklumkan tarikh yang

dipersetujui.


polisi operasi unit farmasi

Documents