sistem dan jenis-jenis fail

7/23/2019 Sistem Dan Jenis-jenis Fail

http://slidepdf.com/reader/full/sistem-dan-jenis-jenis-fail 1/45

Pengurusan Kokurikulu

WAJ 3081

Nama : Gun Yong JingNo kad pengenalan : 950516-07-5409No angka giliran : 2014272340015Kumpulan akademik : P!"P #m$ilan Jun2014

Nama : %i&'ard a(l !an)iago

No kad pengenalan : 950916-0*-6545No angka giliran : 2014272340010Kumpulan akademik : P!"P #m$ilan Jun2014

INSTITUT PENDIDIKAN GURU

KAMPUS PULAU PINANG



!i+)em ,aildan

penguru+an



Apa itu fail?

• Berasal dari perkataan fllum( Latin)

• Merupakan satu dokumen di manadalamnya mengandungi surat-suratanrekod, kertas kerja dan dokumen yangdisusun dengan cermat dan teratur, dlabel, didatar dan diindekskan



• Dinomborkan dan didatarkan mengikaedah tertentu (abjad, perkara, angtempat)

• Dokumen yang berkaitan dengan satsatu perkara atau subjek akan disimpdalam kategori yang sama



Apa itu sistem pengurusan fa

• roses menyimpan segala dokumen supayadokumen ini dapat disimpan secara selamat

• !atu proses yang melibatkan klasifkasi,

penyusunan, penyimpanan dan penutupanrekod"

• Mudah diperolehi dengan cepat apabiladekehendaki



Mengandungi dokumen,

surat dan catatan minit

Meliputi pembukaan,, pergerakan,

penyimpanan, pemindahan dan

penutupan

,ail !P



Tujuan

• Membantu melaksanakan urusan pentadbirapejabat dengan lebih cepat, teratur dan berk

• Me#ujudkan sistem pengurusan rekod yang

sistematik, cekap dan berkesan• Maklumat dan rekod mudah dicari apabiladiperlukan tanpa membuang masa



• Maklumat dan rekod tidak hilang,mudah disediakan dan disimpan

• Mendapatkan pengiktiraan kerajaadalam $nugerah M! %!&



Kenapa fail diperlukan

• $lat perhubungan

• Menguruskan maklumat jabatan'age

• Membantu membuat keputusan

• Mengambil tindakan



• Mengekalkan ingatan

• Bahan rujukan utama

•

Bahan bukti• Bahan penyelidikan



Ciri-ciri sistem fail

• Dokumen mudah dicari dan diperolehdengan cepat

• !istem ail yang digunakan tidak kompl

mudah dikendali dan diahami• erlu sesuai dengan keperluan organisa



Kepentingan sistem pengurusan

• Boleh diubahsuai jike perlu mengikutkehendak dan keadaan organisasi

• Melibatkan kos dan ruang yang seminmungkin

• erlu mendapat perlindungan keselamdaripada kebakaran, kekotoran, bencaalam dan kebocoran rahsia organisasi



Prinsip-prinsip Sistem Fa

• ail manila kad )idak $an.ak menggunakan ru• "uda' di+edia dan muda' di+impan/

• "ura' dan muda' diperole'i/

• ara muda' diperlua+ dan dipakai $er)eru+an

•

%ekod muda' di&ari $ila diperlukan/• Cross reference makluma) $erkai)an dima+u

dalam ,ail $erkenaan



KATEGORI FAIL

•Housekeeping

Pen)ad$iran dalaman +e+e$ua' Ja$a)an(#gen+i Keraa.ang melipu)i perkara-perkara +eper)i pen)ad$iranperk'idma)an keangan perole'an dan pem$anguna

• Functional

iuudkan ole' +e+e$ua' Ja$a)an ( #gen+i Keraaanmelak+anakan ,ung+i dan )anggungaa$n.a



PENKE!ASAN FA"!

Fail Urusan Am!ouse kee"ing #le $

mengandungi +ura) dan dokumen lamp$erkai)an 'al pen)ad$iran $angunan da

'ar)a kelengkapan dan $ekalan keandan per+onal



PENKE!ASAN FA"!

Ka)egori 1:

- ail ru+an #m 8house keeping les

- entadbiran $m **

- Bangunan + arta ($set etap)

- /elengkapan + Bekalan ($set $lih)

- /e#angan 1**

- ersonel 2**



PENKE!ASAN FA"! #$

• Ka)egori 2

- ail ru+an ung+ian 8,un&)ion le

- Penguru+an Kurikulum : 600

- Penguru+an Kokurikulum : 700



PENKE!ASAN FA"! #$

Fail Urusan Fungsian %un&'ion #le $

- mengandungi +ura) dan dokumen lampiran $erkai)an,ung+i dan ak)ii)i a+a+ a$a)an



K! S"F"K S" F "!

;ara, Ke+elama)an

1 ;er$uka

2 ;erperingka):

ikela+kan mengiku) peringka) ke+elama)an +elara+ deng#ra'an Ke+elama)an

( Ra!sia )esar ( Ra!sia

( *uli'

( Ter!a+



Fail Terperingkat #

•%a'+ia <e+ar:<ole' men.e$a$kan kero+akan $e+ar kepada negara

• %a'+ia:<ole' mem$a'a.akan ke+elama)an negara

• !uli):<ole' memudara)kan kepen)ingan a)au mar)a$a) ne

• ;er'ad:<ole' meng'alang keli&inan pro+e+ pen)ad$iran



Pengenalan Fail

• Ra!sia )esar - Kuning dan <erpalang "era' +er)a)er&a)a) =%#>!# <?!#%@

• Ra!sia - "era' Jam$u <erpalang "era' dan )er&a)=%#>!#@

•

*uli' - >iau )er&a)a) perka)aan =!A;@• Ter!a+ - Pu)i' )er&a)a) perka)aan =;?%>#@

• Ter,uka - Pu)i'



%AKS&' C"(" -C"("

KESE!A%ATAN

• ;?%<K# - ;iada 'ad

• ;?%># - Pegaai .ang menalankan )uga+

• !A; - ndiidu

• %#>!# - "arua' Negara

• RA-*IA )E*AR - Ke+elama)an Negara



PENKE!ASAN FA"!

•1 %a'+ia <e+ar:• "akluma) )en)ang uru+an keraaan .a

ma+i' dalam pro+e+ peran&angan adamerupakan an)ara ra'+ia $e+ar keraa

• "akluma) ini dimua)kan di dalam ,ail$erarna kuning dan $erpalang 8Bmera' memenu'i kuli) 'adapan ,ail



• okumen ini iala' 'ak milik keraaan"ala.+ia(negeriCdan dimak+udkan $ag

maklumanCC+endiri dan lain-lain pega.ang perlu menge)a'ui kandungan.a dma+a menalankan )uga+-)uga+ ra+mimereka "akluma) .ang )erkandung da

dokumen ini )idak $ole' di$eri)a'u +e&alang+ung a)au )idak lang+ung kepadaak'$ar a)au +e+iapa .ang )idak di$enar



PENKE!ASAN FA"!

2 %a'+ia:• ru+an $erkai)an dengan program

pem$angunan keraaan dianggap +e$agmakluma) $erkela+ D%a'+iaE

•

ail .ang men.impan makluma) pengelara'+ia $erarna mera' am$u dan $erpa8B mera' memenu'i kuli) 'adapan ,ail



• okumen ini iala' 'ak milik KeraaaF"ala.+ia(NegeriCdan dimak+udkan

makluman orang-orang .ang perlumenge)a'ui kandungann.a dalam mmenalankan )uga+-)uga+ ra+mi mere"akluma) .ang )erkandung dalam

dokumen ini )idak $ole' di$eri)a'u+e&ara lan+ung a)au )idak kepada aka)au +e+iapa .ang )idak di$enarkan



PENKE!ASAN FA"!

•3 !uli):• ru+an .ang $erkai)an dengan +e+ua)u

kepu)u+an keraaan dianggap +uli) alaup)ela' diumumkan ole' "en)eri $egi)u ugauru+an )a)akelakuan pegaai aam

• "akluma) $erkenaan di+impan dalam ,ailarna 'iau muda dan di&a)a) +e$agai =!



PENKE!ASAN FA"!

•4 ;er'ad:• <ia+an.a +e+e$ua' a$a)an mempun,ail .ang edarann.a )er'ad di+e$a$kmakluma) .ang )erkandong di dalam

"akluma) +eper)i $u)iran peri$adi +)adianggap +e$agai makluma) )er'ad

• ail eni+ ini $erarna pu)i'



PENKE!ASAN FA"!

•5 ;er$uka:• Ke$an.akan ,ail di +e+e$ua' a$a)anadala' eni+ )er$uka iai)u ,ail-,ail$erkai)an dengan penguru+an 'arian

+e+e$ua' a$a)an ail-,ail pen)ad$iradala' )ergulung dalam ka)egori ini

• ail eni+ ini $erarna pu)i'



Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tboleh diberitahu secara lansung atau tidak lansuntidak kepada akhbar atau sesiapa yang tidak diben



PENKE!ASAN FA"!

6 !ampul Ke&il:• !ampul ke&il iala' ,ail +emen)aradiuudkan $erlanda+kan ,ailu)aman.a

• arna ,ail iala' kuning a)au &okla



PENKE!ASAN FA"!

7 ail ;im$ul: ail )im$ul mengandungi$a'an-$a'an .ang $elum

diedarkan kepada pegaai-pegaai a)au un)uk per'a)iapegaai a)a+an



PE%)&KAAN FA"!

•

A#NGK#>-A#NGK#> !?<?A" "?"<K#A

• !emak +e)iap DmemoE .ang di)erima

• !emak perkara u)ama dalam +ura)

• !emak panduan-panduan(doke) a$ad(+enarai ,ail($uda,)ar

• Pa+)ikan ,ail $elum di$uka a)a+ perkara )er+e$u)



P(*SE'&( PE%)&KAAN FA

;N#K#N N;K "?"<K# #A

• P#!;K#N !%#; ( A#PH%#N ( P?%"H>HN#N #;# A#NHK"?N "?"PNY# NH"<H% %JK#N #A

• JK# ;#K ## !?"#K HK?; #>#%#!#; <A#NG#N P#!;K#N #A-#A "?NG?N# P?%K#%# !#"# ;?A#>

#;#%K#N

• JK# ## K#NNG#N !%#; JK# <?A" ## <K# ##;#%K#N ?NG#N "?"<?% NH"<H% %JK#N



T +&K ' N N*%)*( F "

I*I *URAT .E/E/TUKA/ TAJUK

JELA* RI/GKA* 2A/ PA2AT

TI2AK GU/A *I/GKATA/ *EPERTI )PR

• A/.PPR ./I ).W 2LL

ELAK GU/A PERKATAA/EJAA/ *A.A

• 4A/G .E.PU/4AI .AK/A )ERLAI/A/

• O.OGRAP-*$ 5O/TO-/4A KA)I/ET

• )A-AGIA/ KA)I/ET 2LL

)ER2A*ARKA/ FU/G*I JA)ATA/

• AGE/*I

/O.)OR FAIL IKUT KO2 *I*TE. FAIL

• *E2IA A2A



Perkara dan Nom,or fail

• +i +ura) menen)ukan perkara()auk

• Jela+ ringka+ dan pada)

• ;idak guna +ingka)an

• ?lak guna perka)aan(eaan +ama .ang mempun.ai m

$erlainan• <erda+arkan ,ung+i a$a)an(uni)

• Nom$or ,ail iku) +i+)em ,ail +edia ada

• ida,)arkan di $aa' perkara



P(*SE'&( PEN&(&S N F

• 1 PE/ERI.AA/ 2A/ PE/2AFTARA/ *URAT

• 6 PE/2AFTARA/ 2A/ PE.)UKAA/ FAIL

• 3 PE/4I.PA/A/ 2A/ PERGERAKA/ FAIL

•

7 PE.I/2A-A/ 2A/ PELUPU*A/



PE(E(AKAN FA"!

• #A K?A#% "#!K "?A#A K?%#N P?N#;#%#N

• P?NG>#N;#%#N #N;#%# P?G## P?%A ## !AP

;%#N!#K!

• P?%A ## !!;?" !"P#N #A#" P?%>#;#N



*LIP TRA/*•/epada•3nit 4ail dan 5ekod

•4ail 6o" •elah saya serahkan•/epada """"""""""""""""""""""""""""• 6ama aga#ai

•3nit ' Bahagian """""""""""""""""""""""""""""""""""""•ari %ni•!ekian"•andatangan """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""•6ama """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""•3nit """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""



Terima kasih

sistem dan jenis-jenis fail

Documents