solusi jitu membuat formulir bisnis dgn infopath

7/22/2019 Solusi Jitu Membuat Formulir Bisnis Dgn INFOPATH

1/32

Spesifikasi:

Ukuran:14x21 cm

Tebal:444 hlm

Harga:Rp 74.800Terbit pertama:Januari 2006

Sinopsis singkat:

Buku ini membahas secara lengkap penggunaan aplikasi Microsoft InfoPath 2003 yang terdapat dalamMicrosoft Office System 2003 untuk menghasilkan sebuah sistem aplikasi solusi formulir bisnis dinamis yangpowerful. Microsoft InfoPath 2003 memberikan tingkat fleksibilitas yang tinggi dalam pengumpulan informasi

di mana informasi yang terkumpul dapat dengan mudah digunakan untuk aplikasi Office lainnya karenadukungan aplikasi tersebut terhadap teknologi XML. Microsoft InfoPath 2003 juga menawarkan design tools

yang sangat baik untuk desain grafis tampilan formulir dinamis.

Disertai dengan contoh dan studi kasus berupa pengembangan dan implementasi aplikasi sistem formulir

bisnis dinamis menggunakan Microsoft InfoPath 2003 sebagai salah satu alternatif solusi atas permasalahanyang dihadapi oleh perusahaan. Buku ini ditujukan untuk pembaca baik dari kalangan business solutiondeveloper, konsultan bisnis, karyawan, mahasiswa, maupun pemula. Dapat juga dijadikan referensi bagi paradosen dan guru IT untuk topik bahasan tentang pembuatan formulir dinamis berbasis Office 2003 maupun

tentang XML (Extensible Markup Language).


2/32

vii

Daftar Isi

Kata Pengantar ............................................................................. vDaftar Isi ..................................................................................... vii

BAGIAN I MICROSOFT OFFICE SYSTEM 2003................... 1

Bab 1 Pengantar Microsoft Office System 2003.................... 3

1.1 Komponen Microsoft Office System 2003 .......................4

1.1.1 Programs..........................................................51.1.2 Servers ...........................................................12

1.1.3 Services..........................................................13

1.1.4 Solutions.........................................................131.2 Konfigurasi Komputer yang Dibutuhkan .......................13

1.3 Instalasi Microsoft Office System 2003..........................14

1.4 Mulai Bekerja dengan Aplikasi Microsoft Office System2003.............................................................................17

BAGIAN II MICROSOFT OFFICE INFOPATH 2003 ............. 21Bab 2 Pengantar Formulir................................................... 23

2.1 Pengertian Formulir ......................................................23

2.2 Bentuk Formulir............................................................24

2.3 Kelebihan Penggunaan Formulir Softcopy ....................27

Bab 3 Pengantar Microsoft Office InfoPath 2003................. 29

3.1 Apa Itu Microsoft Office InfoPath 2003? ........................293.2 Kelebihan Microsoft Office InfoPath 2003......................31

3.2.1 InfoPath 2003 vs Paper Forms ........................32

3.2.2 InfoPath 2003 vs Traditional Text Documents.33

3.2.3 InfoPath 2003 vs Web Forms ..........................343.2.4 InfoPath 2003 vs Custom-Built Solutions ........36

3.3 Fitur pada Microsoft Office InfoPath 2003 .....................383.4 Ruang Kerja Microsoft Office InfoPath 2003 ..................40

3.4.1 Menu Bar ........................................................41

3.4.2 Toolbar ...........................................................49


3/32

viii

3.4.3 Status Bar.......................................................50

3.4.4 Form Area ......................................................503.4.5 Task Pane.......................................................51

Bab 4 Bekerja dengan Microsoft Office InfoPath 2003......... 57

4.1 Operasi File Formulir ....................................................57

4.1.1 Membuat File Formulir....................................57

4.1.2 Membuka File Formulir...................................74

4.1.3 Menyimpan File Formulir................................78

4.1.4 Publikasi File Formulir ....................................844.2 Format Dokumen Formulir ...........................................86

4.2.1 Pemilihan Jenis Tulisan (Font Type)...............874.2.2 Pemilihan Ukuran Tulisan (Font Size) .............88

4.2.3 Pemilihan Warna Tulisan (Font Color) ............89

4.2.4 Pemilihan Perataan Tulisan (Font Alignment) .894.2.5 Pemilihan Corak Tulisan (Font Style) .............91

4.3 Penggunaan Gambar dan Foto......................................91

4.4 Pencetakan File Formulir ..............................................93

BAGIAN III PEMBUATAN FORMULIR ................................. 97

Bab 5 Desain Layout pada Formulir .................................... 99

5.1 Pengantar Desain Layout pada Formulir .......................995.2 Task Pane Desain Layout pada Formulir.....................100

5.3 Pembuatan Layout pada Formulir ...............................1015.3.1 Penambahan Layout Table ...........................101

5.3.1 Modifikasi Layout Table ................................108

5.3.2 Penambahan Borders dan Shading ...............111

5.4 Penggunaan Skema Warna pada Formulir ..................1115.5 Pengaturan Tampilan Formulir....................................112

5.5.1 Penambahan dan Modifikasi Properti

Tampilan ......................................................1125.5.2 Penghapusan Tampilan ................................120

5.5.3 Penggantian Tampilan ..................................121

Bab 6 Penggunaan Objek Kontrol pada Formulir................ 123

6.1 Pengantar Objek Kontrol pada Formulir......................123

6.2 Task Pane Objek Kontrol pada Formulir .....................1236.3 Jenis Objek Kontrol pada Formulir .............................124

6.3.1 Kontrol Standar ............................................125


4/32

ix

6.3.2 Kontrol Pengulangan dan Opsional...............129

6.3.3 Kontrol Hyperlink dan Gambar .....................1356.3.4 Tombol dan Kotak Ekspresi..........................139

6.4 Properti Objek Kontrol pada Formulir .........................141

6.5 Penggunaan Objek Kontrol pada Formulir ..................145

Bab 7 Koneksi Data pada Formulir ................................... 165

7.1 Pengantar Sumber Data pada Formulir .......................165

7.2 Task Pane Sumber Data pada Formulir.......................166

7.3 Koneksi Database pada Formulir ................................1697.3.1 XML Schema atau XML Document yang

Ada...............................................................1697.3.2 Database dari Microsoft SQL Server atau

Microsoft Office Access ................................179

7.3.3 Web Services ................................................185

Bab 8 Validasi dan Format Data pada Formulir ................. 187

8.1 Validasi Data pada Formulir........................................1878.1.1 Jenis Validasi Data .......................................188

8.1.2 Jenis Error Alerts..........................................203

8.2 Format Data pada Formulir ........................................205

8.3 Format Kondisional pada Formulir..............................211Bab 9 Penggunaan Formula pada Formulir ........................ 217

9.1 Pengantar Formula pada Formulir ..............................217

9.2 Pembuatan Formula pada Formulir.............................218

9.2.1 Kalkulasi Dasar Matematika .........................2199.2.2 Kalkulasi Penjumlahan Nilai Sebuah Kolom..223

9.2.3 Kalkulasi Perhitungan Jumlah Data ..............234

9.2.4 Kalkulasi Nilai Rata-Rata ..............................244

BAGIAN IV PENGGUNAAN FORMULIR............................. 257

Bab 10 Pengisian Formulir ............................................... 259

10.1 Pembukaan File Formulir untuk Diisi........................25910.2 Penyimpanan File Formulir yang Telah Diisi.............261

10.3 Pengiriman Informasi Formulir ke Sumber Data .......263

10.4 Penggabungan Beberapa Formulir............................26710.5 Ekspor Hasil Pengisian Formulir ke Microsoft Excel..273


5/32

x

BAGIAN V SOLUSI PENGEMBANGAN FORMULIRBERBASIS MICROSOFT OFFICE SYSTEM2003............................................................... 281

Bab 11 Studi Kasus ......................................................... 283

11.1 Permasalahan...........................................................284

11.2 Perumusan Masalah..................................................286

11.3 Metodologi Penyelesaian Masalah.............................28611.4 Pembahasan.............................................................288

11.4.1 Pembuatan Tabel .......................................28811.4.2 Pembuatan Formulir Survey .......................31311.5 Kesimpulan ..............................................................424

Lampiran

A Cara Menggunakan CD ............................................427B Keyboard Shortcuts ..................................................429


6/32

29

BAB 3

Pengantar Microsoft OfficeInfoPath 2003

3.1 Apa Itu Microsoft Office InfoPath 2003?

Microsoft Office InfoPath 2003 yang selanjutnya disebut InfoPathmerupakan sebuah aplikasi baru dari Microsoft Corporation yang

memungkinkan tim dan organisasi dalam sebuah perusahaan untuk

memperoleh informasi yang diperlukan secara efisien melalui peng-

gunaan formulir dinamis. InfoPath menyediakan serangkaian toolyang memungkinkan user melakukan pembuatan formulir dinamis

untuk mengumpulkan informasi melalui formulir dinamis dan berbagi

pakai (sharing) informasi tersebut untuk proses bisnis sehari-hari dimana user tidak perlu memiliki pengetahuan pemrograman yang

rumit untuk menghasilkan sebuah formulir dinamis berbasis Microsoft

Office 2003.

InfoPath memberikan tingkat fleksibilitas yang tinggi dalam pe-ngumpulan informasi di mana informasi yang terkumpul dapat

dengan mudah digunakan untuk aplikasi Microsoft Office lainnya

karena InfoPath mendukung penggunaan skema standar industri

Extensible Markup Language (XML).

Dukungan Extensible Markup Language (XML) pada aplikasiInfoPath memungkinkan tim dan organisasi dalam sebuah per-

usahaan untuk berbagi informasi secara mudah untuk memperoleh

dampak bisnis yang lebih besar. Sebagai contoh, informasi yangdiperoleh pada aplikasi InfoPath dapat disimpan secara langsung


7/32

30

pada sebuah database, web server, file sharing atau server yang

menjalankan Windows SharePoint Services. Dengan demikian infor-masi dapat dianalisa atau digunakan kembali untuk tujuan yang

berbeda di mana user tidak harus menginput ulang data yang sama

untuk tujuan yang berbeda.

Sebagai contoh, InfoPath dapat membantu perusahaan untuk me-

ningkatkan efisiensi dan produktivitas tenaga penjual (salesperson)dan informasi penjualan perusahaan. Sebelum menggunakan Info-

Path, seorang tenaga penjual yang kembali dari perjalanan bisnisnya

harus membuat laporan perjalanan bisnisnya dengan menggunakanaplikasi Word, memasukkan data baru mengenai tingkat penjualan

dan harga ke dalam aplikasi Customer Relationship Management

(CRM) dan menyelesaikan laporan pengeluaran biaya yang dibuatmenggunakan aplikasi Excel.

Dalam hal ini tenaga penjual perlu menginput informasi yang samaseperti informasi klien, data penjualan, dan harga penjualan pada

aplikasi perusahaan yang berbeda dan tidak saling berhubungan. Hal

ini mengakibatkan informasi sebuah proses bisnis pada perusahaanakan menjadi sulit untuk digunakan kembali oleh unit proses bisnis

lainnya tanpa harus melakukan penginputan ulang data (re-entering

data).Aplikasi InfoPath dapat menghilangkan inefisiensi proses bisnis

tersebut di atas. Penggunaan aplikasi ini memungkinkan perusahaanuntuk membuat formulir laporan perjalanan bisnis secara cepat dan

mudah, serta dengan desain visual yang menarik untuk tenaga

penjualnya. Formulir tersebut dapat di-download oleh tenaga penjualsebelum melakukan perjalanan bisnis dan menyimpannya di note-

book. Tenaga penjual tersebut dapat melakukan pengisian formulir

tersebut setelah melakukan kunjungan bisnis ke kliennya.

Formulir yang dibuat menggunakan aplikasi InfoPath memungkinkan

tenaga penjualnya bekerja secara offline sehingga tenaga penjual

tersebut dapat bekerja selama dalam perjalanan. Ia dapat segeramelakukan pengiriman data yang telah diperolehnya apabila telah

terhubung dengan jaringan perusahaan.

Lebih dari itu, informasi yang dikumpulkan menggunakan aplikasiInfoPath lebih mudah untuk digunakan kembali pada semua proses

bisnis perusahaan seperti laporan perjalanan bisnis, laporan penge-


8/32

31

luaran biaya, aplikasi Customer Relationship Management (CRM),

pembuatan daftar pesanan pembelian, dan pengangkutan walaupunproses bisnis tersebut menggunakan sistem yang berbeda-beda

antara satu dengan lainnya.

Disamping itu, InfoPath menawarkan desain tools yang sangat baik

untuk desain grafis tampilan formulir dinamis. Contoh tampilan

formulir yang dikembangkan menggunakan aplikasi ini dapat dilihatpada gambar berikut ini.

Gambar 3.1

3.2 Kelebihan Microsoft Office InfoPath 2003

Pada subbab ini akan dibahas beberapa kelebihan penggunaanaplikasi Microsoft InfoPath dibandingkan penggunaan formulir di atas

kertas (Paper Forms), dokumen teks tradisional (Traditional Text

Documents), formulir berbasis web (Web Forms), dan solusi formuliryang dibuat tersendiri menggunakan development tools (Custom-

Built Solutions) untuk mengumpulkan informasi dan meng-

integrasikan informasi tersebut dalam proses bisnis perusahaan.


9/32

32

3.2.1 InfoPath 2003 vs Paper Forms

Beberapa kelebihan penggunaan formulir pada InfoPath 2003 di-

bandingkan penggunaan formulir di atas kertas (Paper Forms) diper-lihatkan pada tabel berikut:

InfoPath 2003 Paper Forms

Meningkatkan

Efisiensi

Informasi yang

dikumpulkan meng-

gunakan aplikasiInfoPath dapat dikirim

secara langsung melalui

web service, URL,

maupun database di

mana user tidak perlu

melakukan pengetikan

ulang atas informasi

tersebut.

Informasi yang

dikumpulkan meng-

gunakan formulir di ataskertas harus diketik

ulang ke dalam sistem

di mana proses tersebut

membutuhkan waktu

dan meningkatkan

kemungkinan adanya

human error.

Kemampuan

Penggunaan

Kembali

Informasi yang

dikumpulkan meng-

gunakan aplikasi

InfoPath dapat diguna-

kan oleh sistem atauproses bisnis yang

berbeda karena

informasi tersebut

disimpan dalam format

skema XML.

Informasi yang

dikumpulkan meng-

gunakan formulir di atas

kertas, hanya dapat

digunakan kembali olehsistem lainnya apabila

user melakukan

pengetikan ulang

informasi tersebut ke

sistem tersebut.

Rich Authoring

Environment

Aplikasi InfoPath

mendukung macam-

macam format data

seperti font italic, bold,

underline, format

informasi dalam daftar

tabel, informasi berupa

grafik maupun gambar

yang semuanya dapat

di-bound dengan skema

XML.

Formulir di atas kertas

tidak mendukung

macam-macam format

data karena data pada

formulir ini perlu diinput

atau di-scan ke dalam

sebuah sistem.


10/32

33

Respons

Perubahan

Informasi

Formulir yang dibuat

menggunakan aplikasi

InfoPath dapat di-update

dan direvisi setiap saat.

Formulir di atas kertas

membutuhkan proses

pencetakan ulang untuk

mengakomodasi setiap

perubahan yang terjadi.

Proses tersebut mem-

butuhkan biaya yang

cukup tinggi.

3.2.2 InfoPath 2003 vs Traditional Text Documents

Adapun beberapa kelebihan penggunaan formulir pada Microsoft

Office InfoPath 2003 dibandingkan dengan penggunaan dokumenteks tradisional (Traditional Text Documents) yaitu sebagai berikut:

InfoPath 2003Traditional Text

Documents

Koneksi ke

Proses Bisnis

Dukungan aplikasi

InfoPath terhadap skema

XML memungkinkan

informasi yang

dikumpulkan dapatdikenal oleh macam-

macam sistem dan

proses bisnis.

Dokumen teks

tradisional umumnya

dibuat untuk satu sistem

atau proses bisnis

tertentu.

Kemampuan

Penggunaan

Kembali

Informasi yang dikum-

pulkan menggunakan

aplikasi InfoPath dapat

digunakan oleh sistem

dan proses bisnis yang

berbeda karena informasi

tersebut disimpan dalam

format skema XML.

Disamping itu aplikasiInfoPath juga memiliki

kemampuan untuk

berkomunikasi dengan

ADO database dan XML

Web service.


pulkan menggunakan

dokumen teks

tradisional didesain

untuk sistem atau

proses bisnis tertentu.

Informasi yang diperoleh

hanya dapat digunakan

untuk sistem lainnya

hanya jika usermelakukan cut-paste

informasi tersebut ke

format dokumen teks

yang dikenal oleh sistem

lainnya.


11/32

34

Dokumen teks

tradisional ini tidak

mendukung komunikasi

data ADO database dan

XML Web service

sehingga user perlu

melakukan penginputan

ulang atas informasi

tersebut.

3.2.3 InfoPath 2003 vs Web Forms

Beberapa kelebihan penggunaan formulir pada InfoPath 2003 di-

bandingkan penggunaan formulir berbasis web (Web Forms) yaitu

sebagai berikut:

Gambar 3.2


12/32

35

InfoPath 2003 Web Forms

Kemampuan

Penggunaan

Kembali


pulkan menggunakan

aplikasi InfoPath dapat

digunakan oleh sistem

atau proses bisnis yang

berbeda karena informasi

tersebut disimpan dalam

format skema XML.


pulkan menggunakan

formulir berbasis web

hanya dapat digunakan

untuk sistem dan proses

bisnis lainnya apabila

formulir tersebut

melakukan

penyimpanan dalamformat XML yang

banyak didukung oleh

sistem lainnya.

Tidak semua formulir

berbasis web melakukan

penyimpanan informasi

dalam format XML.

Rich Authoring

Environment

Aplikasi InfoPath men-

dukung macam-macam

format data seperti font

italic, bold, underline,

format informasi dalam

daftar tabel, informasi

berupa grafik maupun

gambar yang semuanya

dapat di-bound dengan

skema XML.

Aplikasi InfoPath juga

menyediakan dukungan

terhadap built-in spelling

checker.

Umumnya formulir

berbasis web hanya

mendukung format data

teks saja dan tidak

mendukung macam-

macam format data.

Validasi Aplikasi InfoPath

melakukan validasi atas

form secara real time

berdasarkan rule yangdibuat pada Form

Designer.

Formulir berbasis web

tidak menawarkan

fasilitas validasi data

secara real time. Dalamhal ini validasi data

hanya akan dilakukan

pada saat user

melakukan pengiriman

data.


13/32

36

Fleksibilitas

Penyelesaian

Pengisian

Formulir

Aplikasi InfoPath me-

mungkinkan user untuk

melengkapi formulir

tersebut secara offline.

Dan baru mengirimkan

informasi tersebut yang

tersimpan pada formulir

pada saat terhubung

dengan jaringan data

perusahaan secara

online.

Aplikasi InfoPath me-

nyediakan fleksibilitas

penyelesaian pengisian

formulir secara offline

sehingga user tidak perlu

khawatir akan ke-

hilangan informasi yang

diinput secara offline dan

bebas bekerja di mana

dan kapan saja.

Pada penggunaan

formulir berbasis web,

user harus melengkapi

formulir tersebut secara

real time. Semua

informasi yang diinput

oleh user akan hilang

apabila user tidak dapat

melengkapi formulir

tersebut pada saat itu

juga (online).

3.2.4 InfoPath 2003 vs Custom-Built Solutions

Berikut ini beberapa kelebihan penggunaan formulir pada InfoPath

2003 dibandingkan dengan penggunaan solusi formulir yang dibuat

tersendiri menggunakan development tools (Custom-Built Solutions):

InfoPath 2003 Custom-Built Solutions

Investasi

Penyebaran

Formulir

Aplikasi InfoPath

menyediakan dua

lingkungan sekaligus

yaitu lingkungan desain

formulir dan lingkungan

pengisian formulir yangdapat dengan cepat

memenuhi kebutuhan

perusahaan.

Sebagai salah satu

anggota Microsoft Office

Custom-built solution

membutuhkan investasi

waktu dan sumber daya

yang cukup besar untuk

menghasilkan solusi

formulir bisnis dinamisyang powerful.

Perusahaan juga harus

mengalokasikan dana

untuk mengembangkan

program training untuk


14/32

37

System, InfoPath di-

bangun dengan interface

yang mirip dengan

aplikasi Microsoft Office

lainnya seperti Access,

Word, dan lainnya

sehingga dapat dipelajari

dengan mudah.

Disamping itu Microsoft

Corporation juga mem-

berikan dukungan teknisbaik melalui tanya jawab

secara online melalui

email maupun pe-

nyediaan service pack

untuk penyempurnaan

aplikasi Microsoft

InfoPath di mana

perusahaan pengguna

aplikasi ini dapat

memperolehnya secara

gratis.

pihak developer hingga

end user yang tentunya

membutuhkan dana

yang tidak sedikit.

Disamping itu

perusahaan juga harus

melakukan indentifikasi

dan melakukan

perbaikan terhadap

setiap bug-bug yang

terdapat pada aplikasisolusi yang dikembang-

kan sendiri dengan

menyediakan service

pack atau update untuk

perbaikan aplikasi

tersebut.

Rich, FlexibleAuthoring

Environment

Aplikasi InfoPath men-

dukung macam-macam

format data seperti font

italic, bold, underline,

format informasi dalam

daftar tabel, informasi

berupa grafik maupun

gambar yang semuanya

dapat di-bound dengan

skema XML. Aplikasi

InfoPath juga menyedia-

kan dukungan terhadap

built-in spelling checker.

Custom-built solution

mungkin tidak men-

dukung macam-macam

format data.

Produktivitas Aplikasi InfoPath me-nyediakan lingkungan

desain pembuatan

formulir yang sesuai

dengan keinginan pihak

manajemen perusahaan

secara cepat dalam

Custom-built solutionmungkin tidak

menyediakan

lingkungan desain yang

memungkinkan para

developer atau user

untuk membuat formulir


15/32

38

rangka pengumpulan

dan pengolahan

informasi secara efisien

dan efektif.

yang sesuai dengan

keinginan perusahaan

secara cepat dalam

rangka pengumpulan

dan pengolahan

informasi secara efisien

dan efektif.

3.3 Fitur pada Microsoft Office InfoPath 2003

Beberapa fitur yang terdapat pada Microsoft Office InfoPath 2003

yaitu sebagai berikut:

a. What You See Is What You Get (WYSIWYG)Penggunaan aplikasi InfoPath untuk membuat formulir baru dari

awal maupun mengatur formulir yang sudah ada sebelumnya

atau dari suatu sumber data yang ada menjadi lebih mudah.InfoPath menyediakan objek kontrol formulir yang dapat di drag-

drop menggunakan mouse, validasi data, tampilan yang men-

dasari skema dan preview interaktif yang representatif. Dengandemikian user dapat mengetahui secara tepat bagaimana tam-

pilan dan cara kerja formulir tersebut pada saat selesai di-kembangkan, serta panduan selangkah demi selangkah dalamwizard untuk menyederhanakan proses publikasi atau penye-

baran formulir ke user.

b. Familiar environment for filling out formsSebagai bagian dari Microsoft Office System, aplikasi InfoPath

menyediakan sebuah lingkungan kerja yang umumnya dikenal di

mana para pemakai dapat mengisi formulir dan pada saat yangbersamaan XML dibuat di belakang layar. InfoPath mengombi-

nasikan pengalaman mengedit formulir dengan apa yang ada

pada aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word, misalnya

dukungan macam-macam format data (font italic, bold, under-line, format informasi dalam daftar tabel, informasi berupa grafik

maupun gambar yang semuanya dapat di-bound dengan skema

XML) termasuk di dalamnya spelling checker dan auto-correct.


16/32

39

Hal ini memungkinkan user bekerja dengan dokumen terstruktur

tanpa harus mengetahui segala sesuatu tentang XML sehinggadapat mengurangi jumlah pelatihan yang dibutuhkan untuk men-

jadi lebih produktif dengan aplikasi tersebut yang pada akhirnya

akan menekan biaya pelatihan.

c. Sample formsAplikasi InfoPath menyediakan banyak contoh formulir yang

dapat dengan mudah dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan

bisnis. InfoPath juga menyediakan contoh yang dapat digunakanuntuk melakukan otomatisasi pekerjaan ke beberapa proses

bisnis yang berbeda-beda.

d. ProgrammabilityDi dalam aplikasi InfoPath terdapat script editor, model objek,

objek kontrol, dan format pembersihan teks XML untuk berbagai

file format yang memberikan developer kemampuan untuk me-nambahkan sendiri kode pemrograman dan objek kontrol, serta

mengintegrasikan formulir yang dibuat dengan server atau Web

service.

e. Integration with Microsoft Office System and other Microsoftproducts

Aplikasi InfoPath terintegrasi secara penuh dengan aplikasiperkantoran yang terdapat di dalam Microsoft Office System dan

produk lainnya dari Microsoft Corporation untuk menyediakan

kemampuan tambahan. Sebagai contoh, aplikasi InfoPath dapatdigunakan dalam kaitannya dengan Windows SharePoint

Services sebagai jalan untuk meningkatkan kolaborasi tim

dengan menyediakan sebuah lokasi untuk file formulir InfoPathyang di-sharing. Informasi pada formulir aplikasi InfoPath dapat

diekspor ke Microsoft Excel dan di-sharing menggunakan

aplikasi Outlook 2003 dan Internet Explorer.


17/32

40

3.4 Ruang Kerja Microsoft Office InfoPath

2003

Microsoft InfoPath mempunyai dua model tampilan terpisah yang

dirancang untuk dua tugas yang berbeda, yaitu tampilan untuk

desain pembuatan formulir (Design a Form) dan tampilan untukpengisian formulir (Fill Out a Form). Khusus pada tampilan desain

pembuatan formulir akan terlihat awalan kata (Design) pada judul

aplikasi InfoPath yang terdapat di bagian kanan layar monitor sepertiterlihat pada Gambar 3.3.

Gambar 3.3

Pada bagian ini akan dijelaskan secara lengkap komponen utamayang terdapat pada ruang kerja InfoPath untuk kedua model tampilan

tersebut di atas. Pada dasarnya ruang kerja (workspace) InfoPath

terdiri dari lima bagian utama yaitu menu bar, toolbar, status bar,

form area, dan task pane.

Ruang kerja yang terdapat pada InfoPath tidak berbeda jauh denganaplikasi Microsoft Office lainnya. Hal ini tentunya memberikan ke-

mudahan bagi user untuk mengoperasikan aplikasi ini secara opti-

mal.


18/32

41

Adapun tampilan keseluruhan aplikasi InfoPath terlihat seperti pada

Gambar 3.3 untuk model tampilan desain pembuatan formulir(Design a Form) dan Gambar 3.4 untuk model tampilan pengisian

formulir (Fill Out a Form).

Gambar 3.4

Berikut ini akan dijelaskan secara lengkap komponen-komponenyang terdapat pada ruang kerja Microsoft InfoPath.

3.4.1 Menu Bar

Menu bar merupakan baris daftar nama menu perintah yang terdapat

dalam InfoPath. Secara default menu bar pada InfoPath terdiri daridelapan kelompok menu yaitu File, Edit, View, Insert, Format, Tools,

Table, dan Help. Pada menu bar tersebut dapat dilakukan pe-

nambahan atau pengurangan kelompok menu sesuai dengan ke-

inginan pengguna atau user.

1. Kelompok menu File terdiri dari submenu yang berisi perintahyang berhubungan dengan pemeliharaan file formulir pada

Aplikasi InfoPath baik untuk tampilan desain pembuatan formulir

maupun tampilan untuk pengisian formulir. Adapun perintah


19/32

42

yang berhubungan dengan pemeliharaan file formulir dimaksud

seperti membuka (Open) dan menutup (Close) file formulir,menyimpan file formulir (Save dan Save As), mencetak file

formulir (Page Setup, Print Preview dan Print), serta menu Exit

untuk menonaktifkan aplikasi InfoPath.

Namun terdapat beberapa perbedaan submenu yang mendasar

pada kelompok menu File untuk kedua tampilan tersebut yaituseperti berikut ini:

Menu File pada tampilan untuk desain pembuatan formulir(Design a Form) terdiri dari submenu Preview Form, Openfrom SharePoint Site, Publish, Extract From Files.

Menu File pada tampilan untuk pengisian formulir (Fill Out aForm) terdiri dari submenu Export To.

Kelompok menu File yang berhubungan dengan pemeliharaan

file formulir pada aplikasi InfoPath diperlihatkan pada Gambar3.5 berikut ini.

DESIGN A FORM FILL OUT A FORM

Gambar 3.5


20/32

43

2. Kelompok menu Edit terdiri dari submenu yang berisi perintahyang berhubungan dengan proses editing file formulir padaAplikasi InfoPath baik untuk tampilan desain pembuatan formulir

maupun tampilan untuk pengisian formulir. Adapun perintah

yang berhubungan dengan pemeliharaan file formulir dimaksud

seperti perintah Undo, Redo, Cut, Copy, Paste, Select All, Find,dan Replace. Khusus pada tampilan untuk desain pembuatan

formulir (Design a Form) terdapat dua submenu tambahan

seperti Change Binding dan Change To.

Adapun kelompok menu Edit yang berhubungan dengan prosesediting file formulir pada Aplikasi InfoPath seperti terlihat pada

Gambar 3.6.


Gambar 3.6

3. Kelompok menu View terdiri dari submenu yang berisi perintahyang berhubungan dengan pengaturan tampilan pada aplikasi

InfoPath seperti menampilkan atau menyembunyikan Task Panedan pengaturan tampilan toolbar. Khusus pada tampilan untuk

desain pembuatan formulir (Design a Form) terdapat empat

submenu tambahan seperti Design Tasks, Data Source, ManageViews, dan Sample Data.


21/32

44

Adapun kelompok menu View yang berhubungan dengan peng-

aturan tampilan pada Aplikasi InfoPath seperti terlihat padaGambar 3.7.


Gambar 3.7

4. Kelompok menu Insert terdiri dari submenu yang berisi perintahyang berhubungan dengan penyisipan objek tabel, garis hori-

zontal, gambar, dan hyperlink.

Namun terdapat beberapa perbedaan submenu yang mendasarpada kelompok menu Insert untuk kedua tampilan tersebut yaituseperti berikut ini:

a. Menu Insert pada tampilan untuk desain pembuatan formulir(Design a Form) terdiri dari submenu tambahan objek

kontrol formulir seperti penyisipan Text Box, Drop-Down ListBox, Repeating Table, dan kontrol lainnya yang akan dibahas

secara lengkap pada bab berikutnya.

b. Menu Insert pada tampilan untuk pengisian formulir (Fill Outa Form) terdiri dari submenu tambahan berupa penyisipan

section repeating pada formulir. Section repeating dimaksud

merupakan bagian yang dapat ditambah pada formulirtersebut, misalnya pada formulir laporan perjalanan bisnis

yang memungkinkan user untuk menginput beberapa tujuanperjalanan bisnis dalam formulir tersebut.


22/32

45

Adapun kelompok menu Insert pada Aplikasi InfoPath seperti

terlihat pada Gambar 3.8.


Gambar 3.8

5. Kelompok menu Format terdiri dari submenu yang berisi perintahyang berhubungan dengan format file formulir seperti penentuan

jenis tulisan pada formulir, penomoran, border, dan shading.Namun, terdapat beberapa perbedaan submenu yang mendasar

pada kelompok menu Format untuk kedua tampilan tersebut

seperti berikut ini:

a. Menu Format pada tampilan untuk desain pembuatanformulir (Design a Form) terdiri dari submenu tambahan

seperti penggunaan jenis tulisan pada objek kontrol formulir

seperti Text Box dan objek kontrol lainnya, penentuan jenisformat layout, warna latar belakang, skema warna, format

data, format kondisional, validasi data, properti tampilan dan

properti objek kontrol yang sedang aktif pada formulir.

b. Menu Format pada tampilan untuk pengisian formulir (FillOut a Form) terdiri dari submenu tambahan berupa peng-aturan format objek pada formulir.

Kelompok menu Format pada aplikasi InfoPath terlihat sepertipada Gambar 3.9.


23/32

46


Gambar 3.9

6. Kelompok menu Tools terdiri dari submenu yang berisi perintahyang berhubungan dengan beberapa hal seperti berikut ini:a. Tools untuk pengecekan ejaan kata (Spelling) dan pemilihan

jenis dukungan bahasa (Set Language) pada file formulirtersebut.

b. Tools untuk melakukan perubahan setting sesuai dengankeinginan user pada file formulirnya menggunakan submenu

Customize dan Options.

Namun terdapat beberapa perbedaan submenu yang mendasar

pada kelompok menu Tools untuk kedua tampilan tersebut yaituseperti berikut ini:

a.

Menu Format pada tampilan untuk desain pembuatan for-mulir (Design a Form) terdiri dari submenu tambahan seperti

Submitting Forms, Secondary Data Sources, Resource

Manager, Script, dan Form Options.

b. Menu Format pada tampilan untuk pengisian formulir (FillOut a Form) terdiri dari submenu tambahan seperti Go to


24/32

47

Next Error, Show Error Message, Digital Signatures, dan

Design This Form.

Adapun kelompok menu Format pada InfoPath terlihat seperti

pada Gambar 3.10.


Gambar 3.10

7. Kelompok menu Table terdiri dari submenu yang berisi perintahyang berhubungan dengan beberapa hal seperti berikut:

a. Penyisipan tabel baru pada file formulir dan penyisipan tabelyang sudah ada pada file formulir.

b. Penghapusan komponen tabel seperti penghapusan barisdan kolom maupun tabel secara keseluruhan.

c. Pemilihan komponen tertentu pada tabel seperti pemilihanbaris atau kolom tabel.

d. Penggabungan (Merge Cells) dan pemecahan (Split Cells)komponen sel pada tabel.

e. Pengaturan properti tabel, border dan shading pada tabelyang sedang dipilih di dalam file formulir.

Khusus pada tampilan untuk desain pembuatan formulir (Design

a Form) terdapat dua submenu tambahan seperti Hide Gridlinesdan Repeating Table Properties.


25/32

48

Adapun perintah yang terdapat pada menu ini terlihat seperti

pada Gambar 3.11.


Gambar 3.11

8. Kelompok menu Help terdiri dari submenu yang berisi informasisecara online maupun offline yang digunakan untuk memper-

mudah pengguna atau user dalam memperoleh bantuan.Disamping itu menu ini juga menyediakan fasilitas Detect andRepair pada aplikasi InfoPath untuk melakukan diagnosa ter-

hadap kesalahan (error) yang muncul dan secara otomatis

melakukan perbaikan (Gambar 3.12).

Gambar 3.12

Adapun perintah yang terdapat pada menu ini terlihat seperti

pada Gambar 3.13.


26/32

49

Gambar 3.13

3.4.2 Toolbar

Toolbar adalah serangkaian tombol bergambar dengan fungsi pe-

rintah yang sama dengan fungsi perintah pada menu bar. Secara

default toolbar berada di bawah menu bar. Tombol bergambar yangterdapat pada toolbar merupakan tombol shortcut untuk men-

jalankan perintah tertentu seperti perintah Cut, Copy, Paste, Save,

dan Open.

Secara default, tampilan toolbar pada InfoPath tidak berbeda jauh

antara tampilan untuk desain pembuatan formulir (Design a Form)dengan tampilan untuk pengisian formulir (Fill Out a Form) yang

masing-masing terlihat seperti pada Gambar 3.14 dan Gambar 3.15.

Gambar 3.14

Gambar 3.15


27/32

50

3.4.3 Status Bar

Status bar terdapat pada bagian bawah window yang menampilkan

informasi yang cukup berguna bagi pengguna atau user aplikasiInfoPath seperti informasi mengenai lokasi penyimpanan formulir

pada komputer.

Bentuk status bar diperlihatkan seperti pada Gambar 3.16.

Gambar 3.16

3.4.4 Form Area

Form area atau area formulir merupakan sebuah jendela (window)

yang terdapat pada bagian kiri layar monitor komputer di manasetiap file formulir yang akan dibuka akan terlihat di sini. Form area

merupakan area di mana para user melakukan penginputan infor-

masi ke dalam file formulir atau para developer melakukan desainpembuatan formulir.

Pada bagian ini juga user akan melihat setiap hasil atas aksi yangdilakukan baik dari menu bar, toolbar maupun task pane. Adapun

bentuk form area terlihat seperti pada Gambar 3.17.

Status Bar


28/32

51

3.4.5 Task Pane

Task Pane merupakan sebuah jendela (window) yang terdapat didalam aplikasi InfoPath yang menyediakan perintah-perintah yang

sering digunakan seperti perintah untuk melakukan pencarian dan

penggantian topik tertentu, menu bantu, clip art, spelling checker,dan perintah membuka file formulir yang sudah ada atau membuat

file formulir baru. Bentuk task pane yang kecil dan berada di bagian

kanan layar monitor memungkinkan pengguna atau user untukmenggunakan task pane secara bersamaan pada saat bekerja

dengan InfoPath. Task Pane tersebut dapat diatur kembali posisi,

ukuran dan ditutup sesuai dengan keinginan user.

Adapun bentuk task pane terlihat seperti pada Gambar 3.18. Task

pane terdiri dari beberapa jenis di antaranya task pane untuk Fill Outa Form, Design a new Form, Search Results (Gambar 3.19), InfoPath

Help, Clip Art, Find (Gambar 3.20), Replace, Design Tasks, Layout

(Gambar 3.21), Controls, Data Source, Views (Gambar 3.22), Font,Bullets and Numbering, Color Schemes (Gambar 3.23), dan Spelling

(Gambar 3.24).

Gambar 3.17

Form Area


29/32

52

Gambar 3.18

Gambar 3.19

Task Pane


30/32

53

Gambar 3.20

Gambar 3.21


31/32

54

Gambar 3.22

Gambar 3.23


32/32

55

Gambar 3.24