tugas individu manajemen proyek.docx

7/23/2019 TUGAS INDIVIDU MANAJEMEN PROYEK.docx

http://slidepdf.com/reader/full/tugas-individu-manajemen-proyekdocx 1/12

TUGAS INDIVIDU MANAJEMEN PROYEK

Project Communication Management

Diajukan sebagai syarat untuk eenu!i "e#aksanaan tugas ata ku#ia!

Manajeen Pr$yek

Oleh :

Didin Bramastya 1101120047

S% TEKNIK TE&EKOMUNIKASI

'AKU&TAS TEKNIK E&EKTRO

UNIVERSITAS TE&KOM



(A( I PENDA)U&UAN

%*% &atar (e#akang

Ancaman terbesar bagibanyak proyekadalah kegagalan untukberkomunikasi. Budaya kita tidak

menggambarkan proesional !" sebagai komunikator yang baik. #enelitian menun$ukkan bah%a proesional

!" harus dapat berkomunikasi secara eekti untuk berhasil dalam posisi mereka kemampuan &erbal yang

kuat merupakan aktor kunci dalam ad&ance me karir.

'ana$emen (omunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki mana$er proyek dengan

tu$uan utama adalah agar adanya $aminan bah%a semua inormasi mengenai proyek akan sampai tepat pada

%aktunya) dibuat dengan tepat) dikumpulkan) dibagikan) disimpan dan diatur dengan tepat pula. Orang*

orang teknologi inormasi terkenal dengan memiliki kemampuan komunikasi yang rendah.

%*+ &ingku" Penugasan

* (etepatan dalam menggunakan tool untuk #lan +ommunication

* (etepatan dalam menggunakan tool untuk 'anage +ommunication

* (etepatan dalam menggunakan tool untuk +ontrol +ommunication



(A( II &ANDASAN TEORI

'ana$emen komunikasi proyek ,'(#- dibutuhkan untuk mensosialisasikan kebi$akan*kebi$akan

pengembangan proyek) hasil*hasil ker$a proyek) dan melakukan kooordinasi dan komunikasi dengan seluruh

pemangku kepentingan. '(# men$elaskan proses*proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar

inormasi proyek dapat dikumpulkan) disusun) disebar) dan disimpan.!erdiri dari perencanaan komunikasi)

distribusi inormasi) pelaporan kiner$a) dan penyelesaian administrati. Beberapa tools dan teknik dapat

dimanaatkan untuk komunikasi yang eekti) antara lain $e$aring sosial) template*template yang diperlukan

untuk komunikasi proyek) misalnya : template berita acara rapat) template untuk undangan) template untuk

progress report) dll. #erlu dibakukan $uga teknis dan ormat komunikasi) misalnya : cara melakukan rapat)

cara melaporkan perkembangan proyek) dll. elain itu perlu dilakukan $uga pengendalian dan e&aluasi

pelaksanaan komunikasi proyek.

(ompetensi komunikasi sama dengan kemampuan seseorang dalam berkomunikasi. 'eskipun

setiap hari orang berkomunikasi) tetapi $arang orang yang tahu se$auh mana eekti&itas komunikasi kita)

baik secara indi&idual) sosial) maupun secara proesional.(ompetensi sendiri memiliki pengertian

kemampuan seseorang yang meliputi keterampilan) pengetahuan) dan sikap dalam melakukan sesuatu

kegiatan atau peker$aan tertentu sesuai dengan standar*standar yang telah ditetapkan.(ata kunci dari

kompetensi adalah kemampuan yang sesuai standar.edangkan kompetensi komunikasi memiliki pengertian

kemampuan yang meliputi pengetahuan) keterampilan) dan sikap yang sesuai dalam mengelola pertukaran

pesan &erbal dan non*&erbal berdasarkan patokan*patokan tertentu.



(A( III PEM(A)ASAN

,*% Project Communication Management

Dalam Project Communication Management agar mana$emen komunikasi dapat ber$alan lancar) sebagai

manager proyek harus memperhatikan parameter parameter berikut ini :

Plan Communication Management

#erencanaan komunikasi melibatkan dan menentukan inormasi dan kebutuhan komunikasi

para pemangku kepentingan: yang membutuhkan inormasi apa) kapan mereka akan

membutuhkannya) bagaimana akan diberikan kepada mereka) dan oleh siapa. ementara

semua proyek berbagi kebutuhan untuk mengkomunikasikan inormasi proyek) kebutuhan

inormasi dan metode distribusi sangat ber&ariasi. 'engidentiikasi kebutuhan inormasi



para pemangku kepentingan dan menentukan sarana yang cocok untuk memenuhi

kebutuhan tersebut merupakan aktor penting bagi keberhasilan proyek.

In"ut Peren-anaan K$unikasi

1. #ersyaratan komunikasi. #ersyaratan (omunikasi adalah $umlah dari kebutuhan inormasi

dari para stakeholder proyek. #ersyaratan dideinisikan dengan menggabungkan $enis dan

ormat inormasi yang diperlukan dengan analisis nilai inormasi tersebut. umber daya

proyek harus dikeluarkan hanya pada berkomunikasi inormasi yang memberikan kontribusi

untuk keberhasilan atau dimana kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan.

"normasi biasanya diperlukan untuk menentukan persyaratan komunikasi proyek meliputi:

/ubungan antara organisasi proyek dengan tanggung $a%ab pemangku kepentingan

Disiplin) departemen) dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek.

(eperluan logistik) berapa banyak orang akan terlibat dengan proyek dan di lokasi

mana. (ebutuhan inormasi eksternal ,misalnya) berkomunikasi dengan media-.

2. !eknologi (omunikasi. !eknologi atau metode yang digunakan untuk mentranser inormasi

bolak*balik antara stakeholder proyek dapat ber&ariasi secara signiikan: dari percakapan

singkat sampai pertemuan yang diperpan$ang) dari dokumen tertulis sederhana sampai $ad%al

online dan database yang diakses dengan segera.

aktor teknologi komunikasi yang dapat mempengaruhi proyek ini

meliputi:

• "normasi yang dibutuhkan dengan segera) adalah keberhasilan proyek tergantung pada

ketersediaani inormasi yang sering diperbarui setiap saat) atau secara teratur akan

menghasilkan laporan tertulis cukup

• (etersediaan teknologi tersedianya sistem yang sudah ada di tempat yang sesuai

• #ara sta yang diharapkan proyek sistem komunikasi diusulkan yang sesuai dengan

pengalaman dan keahlian peserta proyek • 3amanya proyek * teknologi yang tersedia kemungkinan akan berubah sebelum proyek

berakhir.



. (endala. (endala adalah aktor yang akan membatasi pilihan tim mana$emen proyek.

'isalnya) $ika sumber daya proyek besar akan diperoleh) harus ada pertimbangan lebih untukmenangani kontrak inormasi.

4. Asumsi.

A#at .an Teknik untuk Peren-anaan K$unikasi

Analisis takeholder. (ebutuhan inormasi dari berbagai pemangku kepentingan harus

dianalisis untuk mengembangkan pandangan metodis dan logis dari kebutuhan inormasi

mereka

dan sumber*sumber untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Analisis ini harus mempertimbangkan

metode dan teknologi sesuai dengan proyek yang akan memberikan inormasi yang dibutuhkan.

#era%atan harus diambil untuk menghindari pemborosan sumber daya pada inormasi yang

tidak perlu atau teknologi tidak tepat.

Out"ut .ari K$unikasi Peren-anaan

5encana pengelolaan komunikasi. ebuah rencana mana$emen komunikasi adalah dokumen

yang menyediakan:

• (umpulan dan struktur arsip yang merinci metode apa yang akan digunakan untuk

mengumpulkan dan menyimpan berbagai $enis inormasi. #rosedur $uga harus

mencakup mengumpulkan dan menyebarkan pembaruan dan koreksi inormasi sebelum

didistribusikan.

• ebuah struktur distribusi yang merinci kepada siapa inormasi ,status laporan) data)

$ad%al) dokumentasi teknis) dll- akan mengalir) dan metode apa ,laporan tertulis) rapat)

dll- yang akan digunakan untuk mendistribusikan berbagai $enis inormasi.

• truktur ini harus sesuai dengan tanggung $a%ab dan hubungan pelaporan yang di$elaskan olehstruktur organisasi proyek.

• #en$elasan mengenai inormasi yang akan didistribusikan) termasuk ormat) isi) tingkat detail)

dan kon&ensi 6 deinisi yang akan digunakan.

• ad%al #roduksi yang menampilkan kapan dan $enis komunikasi apa yang akan diproduksi.

• 'etode untuk mengakses inormasi diantara komunikasi yang di$ad%alkan.



• Manage Communications

adalah proses menciptakan) mengumpulkan) mendistribusikan) menyimpan) mengambil)

dan disposisi akhir dari inormasi proyek sesuai dengan communications management

plan.'ana$er #royek pada perusahan telekomunikasi harus mengatur dan membagikan

segala bentuk inormasi untuk para pemangku seluruh kegiatan proyek agar tidak ter$adi

miss saat proyek sudah ber$alan.

In"ut untuk Distribusi In/$rasi

1. /asil (er$a.

2. 5encana pengelolaan komunikasi.

. 5encana #royek.

A#at .an Teknik untuk Distribusi In/$rasi1. (eterampilan (omunikasi. (eterampilan komunikasi yang digunakan untuk bertukar inormasi.

#engirim inormasi bertanggung $a%ab untuk membuat inormasi yang $elas) tidak

membingungkan) dan lengkap) sehingga penerima dapat menerima dengan benar) dan untuk

menegaskan bah%a itu adalah benar dipahami. #enerima bertanggung $a%ab untuk memastikan

bah%a inormasi yang diterima secara keseluruhan dan dipahami dengan benar. Berkomunikasi

memiliki banyak dimensi:

Ditulis dan diucapkan) mendengar dan berbicara.

"nternal ,dalam proyek- dan eksternal ,dengan pelanggan) media) masyarakat)dll-. ormal ,laporan) brieing) dll- dan inormal ,memo) ad hoc percakapan) dll-.

8ertikal ,atas dan ba%ah organisasi- dan hori9ontal ,dengan sesama-.

2. istem #engambilan inormasi. "normasi dapat digunakan bersama oleh anggota tim dan

stakeholder melalui berbagai metode termasuk sistem pengarsipan manual) database

elektronik) perangkat lunak mana$emen proyek) dan sistem yang memungkinkan akses ke

dokumentasi teknis seperti gambar teknik) spesiikasi desain) rencana u$i) dll

. 'etode Distribusi inormasi . "normasi proyek boleh didistribusikan dengan menggunakan

berbagai metode termasuk pertemuan*pertemuan proyek) hard copy distribusi dokumen)



berbagi akses ke database elektronik $aringan) a) surat elektronik) &oice mail) konerensi

&ideo) dan proyek intranet.

Out"ut .ari Distribusi In/$rasi

1. +atatan proyek. +atatan proyek dapat mencakup korespondensi) memo) dan dokumen

yang menggambarkan proyek. "normasi ini harus) se$auh mungkin dan

sesuai) dipertahankan dalam cara yang terorganisir. Anggota tim mungkin sering

menyimpan catatan pribadi dalam buku catatan proyek.

2. 3aporan #royek. 3aporan ormal proyek atas status proyek dan 6 atau masalah proyek.

. #resentasi #royek. !im proyek memberikan inormasi secara ormal) maupun

inormal) kepada setiap atau semua stakeholder proyek.

0$ntr$# 0$uni-ati$n merupakan proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk

memastikan kebutuhan inormasi dari para stakeholder proyek terpenuhi.etelah segala

kebutuhan inormasi untuk stakeholder terpenuhi maka proyek akan ber$alan lancar .

%* In"ut untuk Pe#a"$ran Kinerja

1. 5encana #royek. 5encana proyek berisi berbagai acuan dasar yang akan digunakan untuk

menilai kiner$a proyek.

2. /asil ker$a. (er$a hasil hasil ker$a yang mana yang telah sepenuhnya atau sebagian selesai)

biaya ,dan 6 atau sumber daya- mana yang dikeluarkan) dll * adalah output dari eksekusi

rencana proyek ,dibahas dalam Bagian 4.2..1-.

. +atatan proyek lainnya. elain rencana proyek dan hasil peker$aan proyek) dokumen

proyek lainnya sering mengandung inormasi yang berkaitan dengan konteks proyek yang

harus dipertimbangkan ketika menilai kiner$a proyek.

+* A#at .an Teknik untuk Pe#a"$ran Kinerja



1. !in$auan (iner$a. #enilaian kiner$a adalah rapat yang dilakukan untuk menilai status proyek dan

6 atau kema$uan. #enilaian kiner$a biasanya digunakan bersama dengan satu atau lebih teknik

pelaporan kiner$a.

2. Analisis 8arians. Analisis &arians berupa kegiatan membandingkan hasil proyek yang

sebenarnya dengan hasil yang direncanakan atau diharapkan. 8arians biaya dan $ad%al adalah

yang paling sering dianalisis) tetapi &arians dari rencana di bidang ruang lingkup) sumber daya)

kualitas) dan risiko sering sama pentingnya atau mungkinlebih.

. analisis !rend. Analisis kecenderungan berupa kegiatan memeriksa hasil proyek dari %aktu

ke %aktu untuk menentukan apakah kiner$a membaik atau memburuk.

4. Analisis nilai yang diperoleh. 'emperoleh nilai analisis dalam berbagai bentuk adalah metode

yang paling umum digunakan dalam pengukuran kiner$a. "ni mengintegrasikan ruang lingkup)

biaya ,atau sumber daya-) dan pengukuran $ad%al adalah langkah*langkah untuk membantu

tim

mana$emen proyek dalam menilai kiner$a proyek. ;arned &alue ,;8- dilakukan dengan cara

menghitung tiga kunci utama bagi setiap kegiatan:

<ilai 5encana ,the #lanned 8alue 6#8-) sebelumnya disebut biaya dianggarkan atas

peker$aan yang di$ad%alkan ,Budgeted +ost o =ork cheduled 6 B+=-) adalah bah%a

sebagian dari perkiraan biaya disetu$ui rencananya akan dihabiskan untuk kegiatan selama

suatu periode tertentu.

Biaya Aktual ,the Actual +ost-) sebelumnya disebut biaya yang sebenarnya dari

peker$aan yang dilakukan ,Actual +ost O =ork #erormed6 A+=#-) adalah total biaya

yang dikeluarkan dalam menyelesaikan peker$aan pada akti&itas selama suatu periode

tertentu. Biaya yang ebenarnya ini harus sesuai dengan apa pun yang dianggarkan untuk

#8 dan ;8

;arned &alue atau ;8 ini) sebelumnya disebut biaya dianggarkan dari peker$aan yang

dilakukan ,B+=#-) adalah nilai peker$aan yang benar*benar selesai.

(etiga nilai ini digunakan untuk mengetahui apakah peker$aan yang sedang dilakukan sesuai

dengan yang direncanakan. 3angkah yang paling sering digunakan adalah &arians biaya ,+8-



dengan rumus,+8 > ;8 * A+-) dan &arians $ad%al ,8- dengabn rumus ,8 > ;8 * #8-. (edua

nilai) +8 dan 8) dapat diubah men$adi indikator eisiensi untuk mencerminkan biaya dan

kiner$a $ad%al dari setiap proyek. "ndeks kiner$a biaya ,+#" > ;8 6 A+- adalah indikator

eisiensi biaya paling umum digunakan. +#" kumulati ,$umlah semua anggaran ;8 indi&idu

dibagi dengan $umlah dari semua penderita A+ indi&idu- secara luas digunakan untukmemperkirakan biaya proyek di penyelesaian.

uga) kiner$a $ad%al inde ,#" > ;8 6 #8- kadang*kadang digunakan dalam hubungannya

dengan "/( untuk meramalkan perkiraan penyelesaian proyek tersebut.

, Out"ut .ari Pe#a"$ran Kinerja

1. 3aporan (iner$a. 3aporan kiner$a mengatur dan meringkas inormasi yang dikumpulkan dan

menya$ikan hasil analisis apapun. 3aporan harus menyediakan $enis inormasi dan tingkat detail

yang dibutuhkan oleh berbagai pihak) seperti yang didokumentasikan dalam rencana

mana$emen komunikasi.

ormat umum untuk laporan kiner$a dapat berupa bar chart ,$uga disebut ?antt +hart-) kur&a*)

histogram) dan tabel. ?ambar 10*2 menggunakan *kur&a untuk menampilkan data ;8

analisis kumulati) sedangkan ?ambar 10* menampilkan satu set data yang berbeda ;8

dalam bentuk tabel.

2. #ermintaan #erubahan. Analisis kiner$a proyek sering menghasilkan permintaan untuk

perubahan ke beberapa aspek dari proyek.



(A( 1* PENUTUP

1*% KESIMPU&AN

'ana$emen (omunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki mana$er proyek dengan

tu$uan utama adalah agar adanya $aminan bah%a semua inormasi mengenai proyek akan sampai tepat pada

%aktunya) dibuat dengan tepat) dikumpulkan) dibagikan) disimpan dan diatur dengan tepat pula. Ancaman

terbesar bagi banyak proyek adalah kegagalan untuk berkomunikasi.

Dalam pro$ect communication management terdiri atas tiga bagian yakni : #lan +ommunication

'anagement) 'anage +ommunication) dan +ontrol +ommunication.#ro$ect +ommunications 'anagement

meliputi proses yang sesuai dengan %aktu dan sesuai rencana) pengumpulan) kreasi) distribusi)

penyimpanan) eedback) mana$emen) control) monitoring) dan susunan dari inormasi proyek. (omunikasi

yang eekti dapat membuat suatu $embatan antara stakeholder yang berbeda dari segi budaya dan

background organisasi) perbedaan keahlian) perbedaan sudut pandang dan kegemaran yang berpengaruh

pada output saat proyek tersebut di$alani.

1*+* SARAN

#erlunya pemahan dalam setiap tahapan) karena setiap tahapan atau akti&itas saling berkaitan

dengan tahapan atau akti&itas lainnya.



mana$emen proyek dalam menilai kiner$a proyek. ;arned &alue ,;8- dilakukan dengan

cara menghitung tiga kunci utama bagi setiap kegiatan:

<ilai 5encana ,the #lanned 8alue 6#8-) sebelumnya disebut biaya dianggarkan atas

peker$aan yang di$ad%alkan ,Budgeted +ost o =ork cheduled 6 B+=-) adalah bah%a sebagian dari perkiraan biaya disetu$ui rencananya akan dihabiskan untuk

kegiatan selama suatu periode tertentu.

Biaya Aktual ,the Actual +ost-) sebelumnya disebut biaya yang sebenarnya dari

peker$aan yang dilakukan ,Actual +ost O =ork #erormed6 A+=#-) adalah total

biaya yang dikeluarkan dalam menyelesaikan peker$aan pada akti&itas selama suatu

periode tertentu. Biaya yang ebenarnya ini harus sesuai dengan apa pun yang

dianggarkan untuk #8 dan ;8

;arned &alue atau ;8 ini) sebelumnya disebut biaya dianggarkan dari peker$aanyang dilakukan ,B+=#-) adalah nilai peker$aan yang benar*benar selesai.

(etiga nilai ini digunakan untuk mengetahui apakah peker$aan yang sedang dilakukan

sesuai dengan yang direncanakan. 3angkah yang paling sering digunakan adalah &arians

biaya ,+8- dengan rumus,+8 > ;8 * A+-) dan &arians $ad%al ,8- dengabn rumus ,8 >

;8 * #8-. (edua nilai) +8 dan 8) dapat diubah men$adi indikator eisiensi untuk

mencerminkan biaya dan kiner$a $ad%al dari setiap proyek. "ndeks kiner$a biaya ,+#" >

;8 6 A+- adalah indikator eisiensi biaya paling umum digunakan. +#" kumulati ,$umlah

semua anggaran ;8 indi&idu dibagi dengan $umlah dari semua penderita A+ indi&idu-

secara luas digunakan untuk memperkirakan biaya proyek di penyelesaian.

uga) kiner$a $ad%al inde ,#" > ;8 6 #8- kadang*kadang digunakan dalam

hubungannya dengan "/( untuk meramalkan perkiraan penyelesaian proyek tersebut.

tugas individu manajemen proyek.docx

Documents