user manual e-sub_ver_04 (agency)

7/25/2019 User Manual E-Sub_Ver_04 (Agency)

1/22

PANDUAN PENGGUNAANSPAJ PIA Elektronik(PIA Electronic Submission/E-sub)

Versi: 4.0

Dipersiapkan Oleh:New Business Life AdministrationPT Prudential Life Assurance2013


2/22

Satu lagi persembahan dari PT Prudential Life Assurance kepada para Tenaga Pemasaranyang kami hargai, sebuah aplikasi yang dapat membantu Anda dalam melakukan penjualan,yaitu aplikasi Electronic Submission (e-Sub).

e-Subadalah suatu aplikasi di mana Anda dapat mengisi dan mengirimkan data SPAJ secaraelektronik yang memungkinkan untuk langsung dapat diterima dan diproses oleh bagian NewBusiness danUnderwriting.

Kami akan meluncurkan e-Subdalam beberapa fase dan untuk fase pertama ini, produk yangtersedia melalui e-Subadalah PRUlink investor account (PIA) dan PRUlink syariah investoraccount (PSIA).

Berikut ini adalah panduan yang kami sediakan untuk Anda dalam menggunakan aplikasi e-Sub.Selamat mencoba.

1 : Mengakses internet ke SFA dan kemudian ke aplikasi e-Sub

Untuk dapat mengakses aplikasi e-Sub, pastikan Anda sudah memiliki akses ke dalamaplikasi Sales Force Automation (SFA). Selanjutnya pastikan komputer Anda terkoneksi ke

jaringan internet, kemudian buka program browser Internet Explorer (untuk tampilanterbaik, kami merekomendasikan Internet Explorerversi 8.0 ke atas) dan ketik alamatwebsiteberikut: https://sfa.prudential.co.id/

Setelah halaman website SFA terbuka klikicon eSUB (seperti contoh gambar dibawah ini)


3/22

2 : Mengakses SQS melalui aplikasi e-Sub

Hal yang perlu diingat adalah Anda diharuskan mengakses Sales Quotation System(SQS) melalui aplikasi e-Sub sehingga Anda tidak perlu mengisi ulang data e-Sub yangsebelumnya sudah di-input ke dalam SQS. Untuk itu Anda diharapkan mengisi data padaSQS dengan lengkap dan benar untuk kelancaran pengisian data e-Sub.

Jika sebelumnya data di SQS belum pernah dibuat, maka pengisian data SQS dapatdilakukan dengan memilih tombol New Quotationseperti gambar di bawah ini.Jika sebelumnya data SQS sudah pernah dibuat, Anda dapat mencari dan mengakseskembali data tersebut dengan mengisi fieldNama Nasabah kemudian klik tombol Search.

3 : Proses Pembuatan QuotationMelalui e-Sub

Halaman untuk membuat data quotation seperti di bawah ini akan muncul setelah tombolNew Quotationdi-klik. Lengkapi data yang wajib diisi kemudian klik Berikut.

Lakukan pembuatan quotation untuk e-Sub seperti biasa, tidak ada perbedaan atauperubahan dari proses dengan pembuatan quotation saat ini, namun karena data yang Andainput di SQS akan otomatis digunakan untuk data di e-Sub, hal yang perlu diperhatikanadalah:

Pencantuman nama Calon Tertanggung harus sesuai dengan nama yang tertera padakartu identitas yang dilampirkan, karena nama tersebut akan dapat otomatis terisi padaformulir e-Sub. Bila nama Calon Tertanggung pada kartu identitas memiliki lebih dari 28karakter, isikan nama pada quotationsecara disingkat maksimum menjadi 28 karakterdengan sebisanya menyingkat nama tengah. Anda dapat melakukan perubahan bagi

nama Calon Tertanggung, yang otomatis terisi dalam formulir e-Sub,untuk disesuaikandengan nama yang tertera pada kartu identitas.

Pengajuan Premi Backdatesaat ini belum dapat dilakukan melalui aplikasi e-Sub.

Saat ini e-Subhanya tersedia bagi produk:PRUlink insurance account(PIA)PRUlink syariah insurance account (PSIA)


4/22

Pilih produk yang akan ditawarkan kemudian isi persentase alokasi dana dengan total 100%lalu klik Berikut


5/22

Masukkan jumlah premi/kontribusi yang diinginkan. Jika ingin menambahkan proses Top UpTunggal klik tombol Top Up/Penarikan.

Masukkan jumlah premi/kontribusi dan klik tombol Validasi untuk menyimpan data top-up disistem. Kemudian klik Sebelum untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Klik tombol Proses Quotation untuk membentuk quotationdalam format pdf. Kemudian kliktombol Simpan Quotation agar data tersimpan di sistem untuk selanjutnya diproses melaluie-Sub.

Pastikan setelah klik tombol Simpan Quotation muncul keterangan Data berhasil disimpanseperti di bawah ini, lalu klik iconeSUB kembali


6/22

4 : Proses Pembuatan e-Sub

Setelah kembali ke halaman utama e-Sub, cari data quotation yang sudah dibuatsebelumnya. Akan tampil daftar data quotation yang sudah ada dan pernah dibuat sesuaidengan pencarian yang dilakukan, seperti tampilan di bawah ini.

Pilih dan klik tombol eSUB pada daftar quotation (pada kolom Create eSub) yang akan

digunakan untuk memulai pengisian formulir e-Sub.

Akan tampil message box untuk menanyakan apakah akan melakukan pengisian NewProposaldengan data quotationyang dipilih. Jika ya, klik tombol OK.

Setelah itu terdapat fielddata Nomor PRUflyers yang bisa dilengkapi jika ada.

Pengisian formulir e-Subdilakukan dalam 7 step (tahap) seperti dijelaskan berikut ini;

Step1

Anda akan memasuki halaman bagi data Calon Tertanggung/Peserta. Beberapa data padahalaman ini sudah otomatis terisi sesuai data pada quotationyang dibuat sebelumnya, danbagi data berikut ini tidak dapat dilakukan perubahan:

Jenis Kelamin

Tanggal Lahir

Pekerjaan

Bila secara tidak sengaja telah terjadi kesalahan dalam memasukkan tiga data di atas kedalam quotation, untuk proses koreksinya Anda perlu membuat quotation baru dengan datayang benar.


7/22

Khusus bagi data nama Calon Tertanggung/Peserta, jika jumlah karakternya lebih dari 28karakter, sehingga tidak dapat diisi secara lengkap pada quotation, maka Anda dapatmelakukan perubahan atau penyesuaian nama sesuai kartu identitas yang diberikan hinggamaksimal 60 karakter.

Untuk membantu mempercepat pemrosesan, pastikan nama Calon Tertanggung/Pesertaselalu diisi sesuai dengan nama yang tercantum pada kartu identitas yang digunakan.

Masukkan data Calon Tertanggung/Peserta ke dalam tab Calon Tertanggung/Peserta.Berikut adalah contoh tampilan jika data Calon Tertanggung/Peserta telah diisi denganlengkap. Kemudian lanjutkan pengisian data untuk Calon Pemegang Polis dengan melakukanklik pada tabCalon Pemegang Polis.

Jika pilihan Hubungan Dengan Calon Pemegang Polis adalah Diri Sendiri, maka data yangsebelumnya sudah diisi pada halaman data Calon Tertanggung/Peserta akan otomatis terisipada halaman Calon Pemegang Polis. Hal ini memudahkan Anda karena tidak perlumelakukan pengulangan pengisian informasi yang sama.

Jika pilihan Hubungan Dengan Calon Pemegang Polis bukan Diri Sendiri, maka isi danlengkapi fieldyang tersedia dengan data yang sesuai.


8/22

Berikut tampilan jika data calon Pemegang Polis telah diisi dengan lengkap,

Jika data pada tab Calon Pemegang Polis sudah lengkap diisi, lanjutkan dengan klik Step-2.

Step2

Pada tahap ini Anda akan mengisi data Calon Pembayar Premi/Kontributor dan CalonPenerima Manfaat. Lakukan pengisian data bagi setiap fieldyang tersedia.


9/22

Bagi pengisian data Calon Penerima Manfaat dapat dilakukan hingga maksimal 6 orangdengan total persentase 100%. Lakukan pengisian nama sesuai dengan kartu identitas yangdimiliki atau dokumen lainnya seperti akte lahir (bagi anak-anak).

Jika calon pembayar premi/kontributor adalah Perusahaan, maka isi dan lengkapi data-data berikut:

- * Nama Perusahaan - * Alamat Perusahaan- * Kota - * Provinsi- * Kode Pos - * No. Tel. Perusahaan- * No. Faksimili - * Bidang Usaha

Jika calon pembayar premi/kontributor adalah Orang Tua atau Suami/Istri atau Anak,maka lengkapi data-data berikut:

- * Nama Sesuai ID - * Jenis Kelamin- * Jenis ID - * Nomor Kartu Identitas Diri- * Berlaku s/d - * Tanggal Lahir

- * Tempat Lahir - * Bidang Usaha

- * Jabatan/Pangkat/Golongan - * Kewarganegaraan- * Bidang Pekerjaan - * Agama- * Instansi / Departemen - * NPWP- * Status Tempat Tinggal - * Alamat Tempat Tinggal Terkini- * Kota - * Provinsi- * Kode Pos - * No. Tel Rumah- * No. HP GSM - * No. Faksimili- * No. HP CDMA

Khusus pengisian data pada Step-2 ini akan terlihat perbedaan dalam hal tampilan fieldsesuai dengan calon pembayar premi/kontributor yang dipilih.

Berikut adalah tampilan dari setiap halaman sesuai dengan pemilihan calon pembayarpremi/kontributor yang dilakukan.

Jika Calon Tertanggung/Peserta atau Calon Pemegang Polis Perorangan adalah sebagaiCalon Pembayar Premi/Kontributor.


10/22


11/22

Jika Orang Tua atau Suami/Istri atau Anak Calon Pemegang Polis adalah sebagai CalonPembayar Premi/Kontributor.


12/22

Jika Perusahaan tempat calon Pemegang Polis bekerja adalah sebagai CalonPembayar Premi/Kontributor.


13/22

Berikut tampilan layar jika data calon pembayar premi/kontributor telah diisi lengkapdengan contoh Pemegang Polis Perorangan.

Jika data pada Step2 telah diisi dengan lengkap, lanjutkan dengan melakukan klik Step3.


14/22

Step3

Pada tahap ini akan tampil beberapa data yang otomatis diambil dari quotation yangsebelumnya diisi, yang meliputi:

Jenis Produk

Jumlah Pertanggungan

Jenis Mata Uang

Jumlah Premi/Kontribusi Jenis Dana Investasi

Data tersebut tidak dapat Anda ubah karena data pada formulir e-Sub harus sama atausesuai dengan data pada quotation.

Yang perlu Anda lakukan adalah mengisi pertanyaan mengenai kepemilikan polissebelumnya.



15/22

Step4

Pada tahap ini Anda diminta untuk mengisikan informasi mengenai Data Kesehatan danGaya Hidup Calon Tertanggung/Peserta. Isilah data dengan lengkap dan sesuai pada fieldyang tersedia.


Step5

Pada tahap ini akan tampil data bagi pengajuan Top Up Tunggal. Bila pada saat pengisianquotation terdapat pengajuan Top Up Tunggal maka data yang diisi akan otomatis tampil

pada layar di tahap ini. Jika tidak, maka tampilan layar akan blankatau kosong datanya.

Anda dapat melakukan perubahan data atau pengisian data Top Up Tunggal pada tahap inisesuai dengan kebutuhan.


16/22

Berikut tampilan layar bila tidak mengajukan Top Up Tunggal pada saat mengisiquotation.


17/22

Berikut tampilan bila mengajukan Top Up Tunggal pada saat membuat quotation.


18/22

Step6

Pada tahap ini akan menampilkan Pernyataan Calon Pemegang Polis dalam hal memahamiketentuan dan prosedur pengajuan Asuransi Jiwa dan pernyataan perihal pemahamanmengenai pembentukan Unit Premi Tunggal


19/22

Step 7

Pada tahap ini akan menampilkan pernyataan Tenaga Pemasaran perihal kondisi calonPemegang Polis, calon Tertanggung/Peserta dan calon Pembayar Premi/Kontribusi sertapenjelasan yang disampaikan perihal produk asuransi dan manfaatnya.

Setelah selesai mengisi seluruh data pada e-Sub, bila Anda ingin memeriksa kembali isianAnda, Anda dapat melakukannya dengan mundur satu per satu ke step sebelumnya.Contohnya, bila Anda sedang berada pada step 7, maka Anda harus mundur ke step 6terlebih dulu dilanjutkan dengan step5 dan seterusnya.


20/22

Setelah Anda yakin telah mengisi seluruh data dengan lengkap, klik tombol Submit Proposaldan pada layar akan tampil nomor SPAJ elektronik bagi proposal e-Sub yang dibuat.Kemudian e-Subakan mengenali proposal tersebut sebagai proposal final yang siap untukdikirimkan dan Anda tidak lagi dapat melakukan editatau perubahan terhadap data proposal.

Selanjutnya pada layar akan muncul tampilan untuk Summary Page seperti di bawah ini.

Bila Anda klik View pada dokumen SPAJ, maka akan tampil pada layar formulir SPAJdalam bentuk PDF dengan data-data yang telah Anda masukkan. Anda dapat menyimpansoft copy SPAJ dalam bentuk PDF ini ke dalam hard disk yang ada padaPC/Notebook/NetbookAnda.


21/22

Bila Anda klik View pada dokumen Top Up (jika mengambil Top Up Tunggal) maka akantampil pada layar Formulir top Up dalam format PDF.

Bila Anda klik View pada dokumen Summary Page maka akan tampil pada layarRingkasan Pernyataan dan Konfirmasi Surat Pengajuan Asuransi Jiwa (SPAJ) Elektronikdalam format PDF. Selanjutnya dokumen Ringkasan Pernyataan dan Konfirmasi SuratPengajuan Asuransi Jiwa (SPAJ) Elektronik ini wajib Anda cetak untuk kemudianditandatangani oleh Calon Tertanggung/Peserta, Calon Pemegang Polis, Calon PembayarPremi/Kontributor dan Anda sendiri. Cantumkan tanggal penandatanganan RingkasanPernyataan dan Konfirmasi Surat Pengajuan Asuransi Jiwa (SPAJ) Elektronik pada saatditandatangani.


22/22

Setelah ditandatangani, dokumen hard copySummary Pageharus dikirimkan ke PrudentialDocument Management Center(PRU-DMC).

Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang harus Anda kirimkan ke PRU-DMC agar proposale Subyang Anda ajukan dapat kami lanjutkan prosesnya sampai Polis diterbitkan:1. Ringkasan Pernyataan dan Konfirmasi Surat Pengajuan Asuransi Jiwa (SPAJ) Elektronik

yang sudah ditandatangani dengan lengkap dan benar2. Ilustrasi/quotationyang sesuai3. Foto copy identitas calon Pemegang Polis, calon Tertanggung/Peserta dan calon

Pembayar Premi/Kontributor

Catatan Penting:1. Aplikasi browser yang direkomendasikan untuk mengakses website aplikasi e-Sub

adalah Internet Explorer versi 8 ke atas.2. PastikanPC/Notebook/Netbook Anda telah memiliki aplikasi Adobe Acrobat Reader

untuk dapat menampilkan dokumen SPAJ dan Ringkasan Pernyataan dan KonfirmasiSurat Pengajuan Asuransi Jiwa (SPAJ) Elektronik dalam format PDF.

3. Setelah melakukan proses Submit Proposale-Sub, pastikan Anda melakukan klik Viewpada Summary Page dan mencetak Ringkasan Pernyataan dan Konfirmasi SuratPengajuan Asuransi Jiwa (SPAJ) Elektronik tersebut untuk ditandatangani oleh CalonPemegang Polis, Calon Tertanggung/Peserta dan Calon Pembayar Premi/Kontributorserta Anda.

4. Pastikan Ilustrasi yang Anda kirimkan ke PRU-DMC adalah Ilustrasi yang sesuai denganProposal yang Anda submit melalui e-Subdan sudah ditandatangani setiap halamannyaoleh Calon Pemegang Polis.

5. Aplikasi e-Sub sudah dilengkapi dengan fitur Simpan, untuk dapat melakukanpenyimpanan data, Anda perlu melengkapi pengisian informasi dalam Langkah di manaAnda sedang berada.Contoh: Anda sedang berada di Langkah 2, Anda tidak dapat melakukan penyimpanandata bila Langkah 2 belum dilengkapi.Selain itu juga terdapat fitur Simpan Otomatis setiap Anda telah melengkapi suatuLangkah, saat Anda klik tabke Langkah selanjutnya, maka e-Sub akan secara otomatismenyimpan data yang sudah dilengkapi pada Langkah sebelumnya.

user manual e-sub_ver_04 (agency)

Documents