user manual si pengarsip surat bappeda pbg

7/24/2019 User Manual SI Pengarsip Surat Bappeda PBG

1/28

Jurusan Teknik Informatika Fakultas TeknikUNSOED

Jl. Mayjend. Sungkono m ! "later #ur$alingga

Tel%&'()* +,&+-+Fax%&'()* +,&+-+

teknikunsoed.a/.id

SI#S"0##ED0

#0NDU0N#EN11UN00N

Sistem Informasi Pengarsipan Surat (SIPS) BAPPEDA


2/28

SI#S "0##ED0

Kata Pengantar

Puji Syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan nikmat-Nya sehingga

penulis dapat menyelesaikan Buku Panduan berjudul Panduan Penggunaan SIPS

BAPPEDA! Penulis mengu"apkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah

membantu dalam penulisan buku panduan ini hingga dapat terselesaikan! Buku ini

dibuat sebagai panduan dalam menggunakan Sistem In#$rmasi Pengarsipan Surat

pada Badan Peren"anaan Pembangunan Daerah %abupaten Purbalingga! Dengan

adanya buku ini& penulis berharap agar pengguna dapat lebih mudah mempelajari dan

menggunakan sistem ini! Penulis sadari bah'a aplikasi dan buku panduan ini masih

jauh dari sempurna!

(leh karenanya& penulis dengan senang hati menerima kritik& saran&

dan pertanyaan yang membangun guna bisa lebih baik di masa mendatang! Akhir

kata& sem$ga aplikasi dan user manual ini bisa berman#aat dan dapat digunakan

sebaikbaiknya!

Purbalingga& )* +uli ,).

Edi Tri$n$

#age )


3/28

SI#S "0##ED0

Daftar Isi

Kata Pengantar22222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222

Daftar Isi22222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222

Panduan Penggunaan Sistem222222222222222222222222222222222222222222222222222222222

Tampilan Menu222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)

Menu #engguna2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)

Menu lasi3kasi Surat2222222222222222222222222222222222222222222222222222222)

Menu Jenis Surat2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)

Menu "idang2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)

Menu Surat Masuk22222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)

Menu Surat eluar22222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)

Menu 4a5oran Surat Masuk22222222222222222222222222222222222222222222222222)

Menu 4a5oran Surat eluar22222222222222222222222222222222222222222222222222)

Tampilan Menu Kanan222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)

Menu U$a6 0kun222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)

Menu eluar22222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222)

Hak Akses Pengguna2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222

Contact Information2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222

Company Information222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222

#age '


4/28

SI#S "0##ED0

Panduan Penggunaan Sistem

Sistem In#$rmasi Pengarsipan Surat adalah suatu sistem in#$rmasi yang digunakan

untuk menyimpan in#$rmasi arsip surat di Badan Peren"anaan Pembangunan Daerah!

Berikut halaman a'al SIPS!

/ntuk masuk ke dalam sistem& pilih 0AS/% %E SISTE0 untuk selanjutnya

masuk ke halaman l$gin!

#age ,

Isi form NI# dan

#ass7ord lalu klik tom$ol


5/28

SI#S "0##ED0

Setelah berhasil l$gin maka akan mun"ul k$tak dial$g

Apabila l$gin sebagai admin maka tulisannya Anda berhasil l$gin sebagai Admin&

apabila Pega'ai maka berhasil l$gin sebagai pega'ai& apabila %epala Bappeda maka

mun"ul berhasil l$gin sebagai kepala bappeda!

Pada saat menggunakan sistem ini nantinya akan mun"ul beberapa

alert1pemberitahuan apakah gagal atau berhasil! Berikut ini da#tar alert yang ada

dalam sistem ini!

1. Alert Sukses menama! data

Berarti data yang kita tambahkan berhasil disimpan

". Alert Sukses mengua! data

Alert ini mun"ul ketika data berhasil diubah

#. Alert Sukses meng!apus data

Berarti data berhasil dihapus

$. Alert %agal menama!kan data

Berarti data sudah ada dalam tabel! dan tidak bisa menambahkan data tersebut

#age 8


6/28

SI#S "0##ED0

&. Alert %agal mengua! data

2agal megubah data karena k$de unik data yang diubah sama dengan k$de unik data

yang ada pada tabel!

TAMPI'A( M)(*

/ntuk dapat melihat menu se"ara penuh "aranya dengan mengarahkan p$inter ke arah

menu& atau dengan klik lingkaran bulat yang ada di atas menu!

#age !


7/28

SI#S "0##ED0

%etika lingkaran tersebut diklik maka tampilan halaman akan terlihat seperti gambar

di berikut ini

#age +


8/28

SI#S "0##ED0

Berikut ini menu 3 menu yang terdapat dalam sistem in#$rmasi ini!

Menu Pengguna

0enu Pengguna ini berisi data - data pengguna yang ada dalam sistem! 0asuk

ke menu sebelah kiri& kemudian klik menu Pengguna! 0enu Pengguna hanya ada

untuk pengguna le4el admin!

Dalam halaman data pengguna terdapat beberapa #ungsi 5

9 Tambah pengguna

#age :


9/28

SI#S "0##ED0

Ber#ungsi untuk menambahkan pengguna sistem! %etika klik Tama! Pengguna

maka akan mun"ul tampilan seperti gambar di ba'ah ini

%lik Simpanuntuk menyimpan data pengguna! Apabila berhasil disimpan maka

akan mun"ul tulisan Data +er!asil Disimpan.

9 /bah pengguna

/ntuk dapat mengubah data pengguna& pertama yang kita lakukan adalah klik

ik$n pencil pada baris data yang akan diubah! Sebagai "$nt$h kita akan

mengubah data dengan nip 67))*686)9))7!

#age (


10/28

SI#S "0##ED0

0aka akan mun"ul halaman ubah pengguna seperti pada gambar di berikut ini!

Apabila berhasil diubah maka akan mun"ul tulisan Data +er!asil Diua!.

9 :apus pengguna

/ntuk menghapus data pengguna dengan klik ik$n tempat sampa! pada data

yang akan dihapus!

0aka akan mun"ul k$tak dial$g k$n#irmasi seperti gambar berikut ini!

Tekan ,K untuk menghapus data& tekan Cancel untuk membatalkan

penghapusan!

Apabila berhasil dihapus maka akan mun"ul tulisan Data +er!asil Di!apus.

9 ;ari pengguna

/ntuk melakukan pen"arian "aranya dengan memasukan kata kun"i yang di"ari

pada k$l$m Searchseperti pada gambar berikut ini!

#age -


11/28

SI#S "0##ED0

9 S$rting


12/28

SI#S "0##ED0

%lik Ara! Pana!ke kanan atau ke kiri untuk menuju ke data halaman berikutnya

atau sebelumnya! Angka yang berada diantara panah menunjukan l$kasi halaman!

Menu Klasifkasi Surat

0enu %lasi#ikasi Surat ini berisi data - data klasi#ikasi surat yang ada dalam sistem!

0asuk ke menu sebelah kiri& kemudian klik menu Kode Surat- kemudian pilih sub-

menuKlasifikasi Surat! 0enu Kode Surathanya ada untuk pengguna le4el admin!

>ungsi 3 #ungsi yang dapat dilakukan pada halaman data klasi#ikasi surat

sama seperti #ungsi 3 #ungsi yang ada pada halaman data pengguna!

9 Tambah Data %lasi#ikasi

#age ))


13/28

SI#S "0##ED0

Ber#ungsi untuk menambahkan data klasi#ikasi surat! %etika klik Tama!

Klasifikasi Suratmaka akan mun"ul tampilan seperti gambar berikut ini!

%lik Simpanuntuk menyimpan data pengguna!

9 /bah %lasi#ikasi Surat

/ntuk dapat mengubah data klasi#ikasi surat& pertama yang kita lakukan adalahklik ik$n pencil pada baris data yang akan diubah! 0aka akan tampil halaman

ua! klasifikasi surat!

%lik Simpanuntuk menyimpan perubahan data!

9 :apus %lasi#ikasi Surat

/ntuk menghapus data klasi#ikasi surat dengan klik ik$n tempat sampa! pada

data yang akan dihapus! 0aka akan mun"ul k$tak dial$g k$n#irmasi seperti

gambar berikut ini!

Tekan ,K untuk menghapus data& tekan Cancel untuk membatalkan

penghapusan!

9 ;ari %lasi#ikasi

#age )'


14/28

SI#S "0##ED0


pada k$l$m Searchseperti pada gambar berikut ini!

9 S$rting


15/28

SI#S "0##ED0

>ungsi 3 #ungsi yang dapat dilakukan pada halaman data jenis surat sama

seperti #ungsi 3 #ungsi yang ada pada halaman halaman 3 halaman sebelumnya!

9 Tambah Data +enis Surat

Ber#ungsi untuk menambahkan data jenis surat! %etika klik Tama! enis Surat

9 /bah +enis Surat

/ntuk dapat mengubah data jenis surat& pertama yang kita lakukan adalah klik

ik$n pencil pada baris data yang akan diubah!

9 :apus +enis Surat

/ntuk menghapus data jenis surat dengan klik ik$n tempat sampa! pada data

yang akan dihapus!

9 ;ari +enis Surat


pada k$l$m Search!

9 S$rting


16/28

SI#S "0##ED0

>ungsi 3 #ungsi yang dapat dilakukan pada halaman data bidang sama seperti#ungsi 3 #ungsi yang ada pada halaman halaman 3 halaman sebelumnya!

9 Tambah Data Bidang

Ber#ungsi untuk menambahkan data bidang! %etika klik Tama! enis Surat

9 /bah Bidang

/ntuk dapat mengubah data bidang& pertama yang kita lakukan adalah klik ik$n

pencil pada baris data yang akan diubah!

9 :apus Bidang

/ntuk menghapus data bidang dengan klik ik$n tempat sampa! pada data

yang akan dihapus!

9 ;ari Bidang


pada k$l$m Search!

9 S$rting


17/28

SI#S "0##ED0

Menu Surat Masuk0enu surat masuk ini berisi data - data surat masuk yang ada dalam sistem!

0asuk ke menu sebelah kiri& kemudian klik menu Data Surat- kemudian pilih sub-

menuSurat Masuk! 0enu Data Suratada untuk semua le4el pengguna! >ungsi 3

#ungsi yang dapat dilakukan pada halaman data surat masuk sama seperti #ungsi 3

#ungsi yang ada pada halaman1menu sebelumnya! :anya saja terdapat perbedaan

antara pengguna le4el admindengan pengguna le4el pega/aidan kepala appeda!

/ntuk pengguna yang masuk dengan hak akses sebagai pega/ai dan kepala

appeda tidak terdapat #itur ubah dan hapus pada tampilan halaman surat masuk&

hanya terdapat #ungsi lihat surat!

9 Tambah Data Surat 0asuk

Ber#ungsi untuk menambahkan data surat masuk! %etika klik Tama! Surat

Masuk9 /bah Surat 0asuk

/ntuk dapat mengubah data surat masuk& pertama yang kita lakukan adalah klik


9 :apus Surat 0asuk

#age )+


18/28

SI#S "0##ED0

/ntuk menghapus data surat masuk dengan klik ik$n tempat sampa! pada

data yang akan dihapus!

9 Buka >ile Surat 0asuk

%ita juga dapat membuka 1 melihatfilesurat masuk dengan "ara klik ik$n mata

pada baris data yang akan dibukafilenya

9 ;ari Surat 0asuk


pada k$l$m Search!

9 S$rting


19/28

SI#S "0##ED0

9 Tambah Data Surat %eluar

Ber#ungsi untuk menambahkan data surat keluar! %etika klik Tama! Surat

Keluar

9 /bah Surat %eluar

/ntuk dapat mengubah data surat keluar& pertama yang kita lakukan adalah klik


9 :apus Surat %eluar

/ntuk menghapus data surat keluar dengan klik ik$n tempat sampa! pada

data yang akan dihapus!

9 Buka >ile Surat %eluar

%ita juga dapat membuka 1 melihatfilesurat keluar dengan "ara klik ik$n mata

pada baris data yang akan dibukafilenya

9 ;ari Surat 0asuk


pada k$l$m Search!

9 S$rting


20/28

SI#S "0##ED0

Data yang ditampilkan perhalaman hanya sepuluh data sehingga apabila data

yang ada lebih dari sepuluh maka data setelahnya akan ditampilkan pada halaman

berikutnya! %lik Ara! Pana! ke kanan atau ke kiri untuk menuju ke data

halaman berikutnya atau sebelumnya! Angka yang berada diantara panah

menunjukan l$kasi halaman!

Menu Laporan Surat Masuk

0enu ?ap$ran Surat 0asuk :anya terdapat pada halaman pengguna le4el Kepala

+appeda! %lik 0enu ?ap$ran Surat kemudian pilih sub 3 menu 'aporan Surat

Masuk!

/ntuk 0elihat atau men"etak lap$ran surat masuk di'ajibkan untuk

menentukan tanggal surat masuk tersebut masuk& dari tanggal berapa sampai tanggal

berapa! Berikut ini tampilan halaman lap$ran surat masuk!

#age )-


21/28

SI#S "0##ED0

Setelah menentukan kapan peri$de tanggal lap$ran surat& sistem akan

menampilkan hasil peng$lahan data surat masuk 1 lap$ran surat masuk& seperti pada

gambar berikut ini!

Menu Laporan Surat Keluar

0enu ?ap$ran Surat %eluar :anya terdapat pada halaman pengguna le4el Kepala

+appeda! %lik 0enu ?ap$ran Surat kemudian pilih sub 3 menu 'aporan Surat

Keluar!

/ntuk 0elihat atau men"etak lap$ran surat keluar di'ajibkan untuk

menentukan tanggal surat keluarnya dari tanggal berapa sampai tanggal berapa!

Berikut ini tampilan halaman lap$ran surat keluar!

#age '&


22/28

SI#S "0##ED0

Setelah menentukan kapan peri$de tanggal lap$ran surat& sistem akan

menampilkan hasil peng$lahan data surat keluar 1 lap$ran surat keluar& seperti pada

gambar berikut ini!

TAMPI'A( M)(* KA(A(

Sebelah kanan terdapat menu untuk ubah akun dan juga menu untuk keluar 1 l$g$ut

#age ')


23/28

SI#S "0##ED0

Menu Ubah Akun

Semua pengguna dapat mengubah data akun miliknya! ;aranya dengan

klik tanda panah yang berada di samping Selamat Datang&nip pengguna! %emudian

pilih menu /bah Akun! Setelah mengklik menu ubah akun maka akan tampil halaman

ubah akun seperti pada gambar berikut ini!

Menu Keluar

Pengguna juga dapat keluar dari sistem dengan "ara klik Keluarpada menu bagian

kanan!

#age ''


24/28

SI#S "0##ED0

#age ',


25/28

SI#S "0##ED0

Hak Akses Pengguna

:A% A%SES PEN22/NA

>ungsi admin pega'ai kepala

bappeda

Menu +eranda Ada Ada Ada

Menu Pengguna Tidak

ada

Tidak ada

9 Tambah ata Pengguna

9 Ubah ata Pengguna

9 !apus ata Pengguna

9 "ari ata penggunaMenu Kode Surat #$ Klasifkasi

Surat

9 Tambah ata Klasifkasi

Surat

9 Ubah ata Klasifkasi Surat

9 !apus ata Klasifkasi

Surat

9 "ari ata Klasifkasi Surat

Menu Kode Surat #$ Jenis Surat Tidak Tidak ada

9 Tambah ata Jenis Surat9 Ubah ata Jenis Surat

9 !apus ata Jenis Surat

9 "ari ata Jenis Surat

Menu Bidang

9 Tambah ata Bidang

9 Ubah ata Bidang

9 !apus ata Bidang

9 "ari ata Bidang

Menu ata Surat #$ Surat Masuk Ada Ada

9 Tambah ata Surat Masuk9 Ubah ata Surat Masuk

9 !apus ata Surat Masuk

9 "ari ata Surat Masuk @a

9 Buka File Surat Masuk @a

Menu ata Surat #$ Surat Keluar Ada Ada

9 Tambah ata Surat Keluar

#age '8


26/28

SI#S "0##ED0

9 Ubah ata Surat Keluar

9 !apus ata Surat Keluar

9 "ari ata Surat Keluar @a9 Buka File Surat Masuk @a

Menu Laporan Surat#$ Laporan

Surat Masuk

Tidak Tidak

ada

Ada

Menu Laporan Surat#$ Laporan

Surat Keluar

Tidak Tidakada

Ada

#age '!


27/28

SI#S "0##ED0

Contact Information

EDI TI(N(

:?),),)

Tel)898-797,-8.6C

editri$n$)9gmail!"$m

#age '+
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]


28/28

SI#S "0##ED0

Company Information

+urusan Teknik In#$rmatika 3 >akultas Teknik /NS(ED

+l! 0ayjend! Sungk$n$ %m . Blater Purbalingga

Tel

user manual si pengarsip surat bappeda pbg

Documents