managing information technology chapter 9

7/24/2019 managing information technology chapter 9

1/9

Page | 1

CH 09. METHODOLOGIES FOR CUSTOM SOFTWARE DEVELOPMENT

Jika organisasi memiliki ahli sistem informasi, mereka cenderung mengembangkan

custom application nya sendiri. Jika organisasi tidak memiliki ahli SI, mereka cenderung

bekerja sama dengan pemasok dari luar untuk menyediakan personel SI secara temporer atau

untuk mengembangkan custom software bagi organisasi.

Pada bagian ini disajikan dua pendekatan untuk mengembangkan customized

application yaitu pendekatan system development life cycle (SDLC) tradisional dan problem-

oriented analytical and query enviroment serta dua pendekatan terbaru yaitu rapid

application development (RAD) dan agile development approach.

SYSTEMS DEVELOPMENT LIFE CYCLE METHODOLOGY

Ada tiga fase dalam system life cycle yaitu definition, construction dan implementation.

SDLC merupakan pendekatan yang sangat terstruktur. SDLC memberi titik awal untuk

memahami apa saja yang terkait dalam pengembangan sistem aplikasi.

The SDLC Steps

SDLC mencakup tiga fase

dan delapan tahap, namun

jumlah ini juga bergantung pada

kondisi organisasi.Fase

definition merupakan fase

penting karena

menggambarkan

pengembangan sistem dan

mendefinisikan secara rinci apa yang harus dilakukan sistem. Dalam fase construction, ahli SI

menghasilkan working system berdasarkan spesifikasi yang ditetapkan di awal. Fase ini

mencakup penggunaan teknik terstruktur seperti data flow diagram, E-R models dan

structure charts.

Karakteristik utama pendekatan SDLC adalah review formal secara luas oleh anggota

project team dan manajemen di akhir tiap tahap utama. Review ini bertujuan memastikan

apakah kebutuhan seluruh pihak yang terpengaruh oleh sistem telah terpenuhi, isu telah

dipertimbangkan serta dampak sistem yang sedang dikembangkan terhadap sistem lain yang

sudah ada harus dipertimbangkan. Tanpa persetujuan formal, project team tidak dapat

memulai tahap selanjutnya.

Dalam fase implementation, sistem baru akan dijalankan dalam organisasi dan akan

terus dipertahankan atau diubah ketika diperlukan sehingga akan senantiasa mencerminkan

apa yang diperlukan organisasi. Dua tahapan terakhir (operations and maintenance)

dimasukkan dalam life cycle untuk mengakui bahwa pengembangan custom application


2/9

Page | 2

merupakan investasi utama persahaan yang akan memiliki biaya operasional dan

pemeliharaan secara terus-menerus.

Figure 2 merinci biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk mengembangkan

sistem, terlihat bahwa tahap requirement definition memakan biaya paling besar karena

penentuan kebutuhan bisnis secara matang dapat mencegah banyaknya biaya yang

dikeluarkan pada tahap selanjutnya karena definisi kebutuhan yang kurang memadai.

Pendekatan SDLC tradisional disebut juga watefall modelkarena output satu tahapan akan

menjadi input tahapan selanjutnya namun juga dapat dikatakan sebagai pendekatan spir al

karena perubahan kebutuhan atau desain menyebabkan kita kembali ke tahap awal.

Initiating New Systems Projects

Ada beberapa pendekatan yang dilakukan untuk memutuskan aplikasi baru. Proses ini

dimulai dari pengajuan proposal secara formal oleh departemen bisnis. Proposal ini akan

direview dan disusun prioritasnya oleh komite pada tingkat departemen atau divisi. Ketika

memerlukan investasi dan sumber daya dalam jumlah besar, departemen mungkin diminta

menunggu karena memerlukan persetujuan manajemen puncak dan dewan komisaris.

Setelah proposal disetujui dan sumber daya ditetapkan ke suatu proyek, proses formal SDLC

dimulai.

Bagi beberapa proyek, persetujuan awal hanya berfungsi sebagai dukungan untuk

melanjutkan ke tahap analisis kelayakan (feasibility analysis). Setelah itu, diperlukan

persetujuan tambahan. Dokumen hasil analisis kelayakan dijadikan dasar pengambilan

keputusan apakah akan investasi pada suatu custom application.


3/9

Page | 3

Defini ti on Phase

Feasibility Analysis

Project manager dan analis sistem ditugaskan untuk bekerja bersama manajer bisnis

dalam menyusun analisis kelayakan sistem yang diajukan secara rinci. Ada tiga jenis

kelayakan yang akan dinilai yaitu dari segi ekonomi, operasional dan teknis. Analis sistem

informasi bekerja bersama sponsoring manager (manajer yang mengusulkan sistem) dan ataumanajer bisnis yang lain untuk mendefinisikan apa yang diharapkan dapat dilakukan sistem

yang baru, output yang akan dihasilkan, input yang akan diterima, bagaimana input diperoleh

dan database yang diperlukan.

Aktivitas penting dalam tahap ini adalah mendefinisikan lingkup atau batasan sistem,

terkait siapa yang akan dilayani sistem, apa yang akan dilakukan dan tidak dilakukan sistem

serta pemrosesan data yang dimasukkan dan tidak dimasukkan. Analis SI bertanggung jawab

menilai kelayakan teknis sistem berdasarkan pengetahuan teknologi terkini, keahlianpersonel internal dan infrastruktur yang diperlukan untuk mengembangkan dan mendukung

sistem yang diajukan.

Manajer bisnis bertanggung jawab untuk menilai kelayakan ekonomi dan operasional

sistem yang diajukan. Operational feasibility terkait menilai sejauh mana sistem yang

diajukan dapat mengatasi isu bisnis atau menimbulkan peluang. Manajer bisnis dan analis SI

bekerja sama untuk menyusun cost-benefit analysis dari sistem yang diajukan untuk

menentukan economic feasibility. Manfaat dapat berwujud contohnya biaya yang dapat

dihindari, seperti penghematan karena berkurangnya personel, ruang dan persediaan;

pendapatan baru yang akan muncul karena pengambilan keputusan dan perencanaan yang

lebih cepat atau membuka peluang penjualan maupun manfaat tak berwujud (intangible

benefit) contohnya layanan pelanggan yang lebih baik, informasi yang lebih akurat atau

komprehensif untuk pengambilan keputusan.

Analis SI bertanggung jawab menetapkan biaya pengembangan proyek sehingga ia

harus menyusun project plan mencakup estimasi waktu (dalam minggu atau bulan) tiap tahap

dalam proses pengembangan sistem dan estimasi anggaran sampai penerapan sistem.

Organisasi juga perlu mempertimbangkan risiko yang menghambat pencapaian manfaat

sistem baru misal hambatan dari pemain kunci (political feasibility) atau perbedaan opini

mengenai spesifikasi sistem baru, ketidakpastian estimasi, staf pengembangan yang tidak

berpengalaman.

Hasil analisis kelayakan adalah system proposal atau business case yaitu dokumen

10-20 halaman yang berisi gambaran singkat dari pihak eksekutif dan ringkasan

rekomendasi, deskripsi apa yang akan dilakukan sistem dan bagaimana sistem dijalankan,

analisis biaya, manfaat dan risiko sistem dan proyek yang diajukan serta rencana

pengembangan sistem. Dokumen ini akan dibahas dan disetujui oleh sponsor dan IS project


4/9

Page | 4

manager lalu direview oleh pihak yang berwenang menyusun prioritas dan menyetujui

sistem.

Requirements Definition

Tahap ini dimulai jika dokumen yang dihasilkan dari feasibility analysis telah disetujui.

Tahap ini menentukan ketepatan pengembangan sistem dan memerlukan partisipasi dari

manajemen pengguna. Jika tahap ini tidak dilakukan dengan baik, akan tercipta sistem yangsalah dan biaya perubahan yang besar. Requirement definition disebut juga system analysis

atau logical design, yaitu definisi proses, arus data dan hubungan antar data. Analis sistem

bertanggung jawab memastikan bahwa persyaratan digambarkan secara rinci untuk

diberikan pada pihak yang membangun sistem.

Sering terjadi ketidaksepakatan antar manajer bisnis mengenai dalam menentukan

spesifikasi aplikasi. IS Project manager dan analis sistem bertanggung jawab membantu

pengguna mencapai kesepakatan. Konsultan juga dapat digunakan untuk memfasilitasi prosesini. Contoh metode yang dapat dilakukan untuk memperoleh gambaran spesifikasi sistem

adalah wawancara personel kunci baik secara individu maupun kelompok yang disebut Joint

Application Design (JAD) atau review dokumen terkait aplikasi (rencana bisnis, kritik

terhadap sistem saat ini, deskripsi pekerjaan, deskripsi aplikasi atau hasil penelitian terhadap

sistem serupa). Terkadang analis sistem mengobservasi pelaksanaan pekerjaan pihak yang

akan didukung oleh sistem baru atau perubahan sistem sehingga hambatan, kesalahan dan

kebingungan karena sistem lama dapat diketahui.

Hasil tahap ini adalah system requirement document yang berisi gambaran rinci

input, output sistem dan proses yang dilakukan untuk mengubah input menjadi output serta

revisi terhadap cost-benefit analysis dan revisi rencana untuk sisa tahapan pengembangan

proyek. Analis SI bertanggung jawab merumuskan dan mengubah dokumen spesifikasi sistem

sementara manajer bisnis bertanggung jawab memastikan bahwa spesifikasi tertulis telah

lengkap dan tepat. Hasil tahapan ini akan dimintakan persetujuan oleh manajer bisnis dimana

sistem dibangun dan manajer SI yang tepat. Setelah dokumen tsb disetujui, artinya spesifikasi

sistem telah bersifat tetap dan ketika terjadi perubahan, harus dilakukan proses persetujuan

formal kembali.

Constr ucti on Phase

System Design

Ahli SI merancang sistem secara teknis atau fisik berdasarkan dokumen yang dihasilkan

pada fase definition. Dalam tahap ini, dilakukan pemilihan hardware dan software apa yang

digunakan untuk menjalankan sistem, merancang struktur dan isi database serta

mendefinisikan processing module (program) yang terkandung dalam sistem dan keterkaitan

antar program.


5/9

Page | 5

System Building

Ada dua aktivitas yang dilakukan dalam tahap ini yaitu menghasilkan program dan

mengembangkan atau meningkatkan database dan file yang akan digunakan oleh sistem.

Pekerjaan ini dilakukan oleh ahli SI. Pengguna diminta menjawab pertanyaan apakah terdapat

spesifikasi yang belum tercata dan membantu menafsirkan dokumen spesifikasi dan desain.

Pada tahap ini juga dilakukan pembelian hardware baru dan software pendukung, yang

mengharuskan konsultasi dengan personel SI dan operasi.

System Testing

Meliputi pengujian oleh ahli SI dan pengguna. Tiap modul harus diuji lalu modul-modul

akan disusun menjadi sub sistem dan diuji. Subsistem lalu digabungkan menjadi suatu sistem

lalu diuji. Ahli SI bertanggung jawab untuk menghasilkan sistem berkualitas tinggi dan

menjalankan sistem secara efisien. Pengujian dilakukan untuk memastikan spesifikasi telah

terpenuhi, kinerja memadai bahkan saat lalu lintas sistem padat dan sistem cukup aman.Pengguna sistem juga bertanggung jawab melakukan pengujian disebut user

acceptance testing untuk memastikan sistem berjalan dengan handal dan melakukan apa

yang diharapkan dapat dilakukan. Keterlibatan pengguna akhir dalam tahap pengujian akan

meningkatkan komitmen terhadap sistem baru serta menjadi awal pelatihan penggunaan

sistem baru.

Implementati on Phase

Kesuksesan fase ini bergantung pada peran manajer bisnis. Proyek sistem sering

melibatkan perubahan besar pada pekerjaan pihak yang akan menggunakan sistem sehingga

perubahan ini harus diantisipasi dan direncanakan sebelum impelementasi aktual dilakukan.

Installation

Ahli SI dan pengguna berperan dalam tahap ini mencakup merumuskan file dan

database serta mengubah data yang relevan dari satu atau lebih sistem lama ke sistem baru.

Terkadang data pada sistem lama mungkin tidak akurat dan tidak lengkap sehingga pengguna

perlu merapikannya. Proses ini mencakup memasukkan data yang telah direvisi sehingga

memerlukan upaya dari departemen pengguna. Aktivitas penting lainnya dalam tahap

instalasi adalah melatih pengguna akhir sistem serta pihak lain yang terpengaruh oleh sistem

baru.

Beralih ke sistem baru mungkin merupakan proses yang sulit bagi pengguna karena

sistem baru harus diintegrasikan dengan aktivitas organisasi. Pengguna tidak hanya harus

mempelajari bagaimana menggunakan sistem baru namun juga perubahan cara melakukan

pekerjaan. Sistem baru akan gagal jika pengguna tidak mau atau tidak mengetahui cara

menggunakannya. Beberapa strategi untuk beralih ke sistem baru yaitu:


6/9

Page | 6

1. Parallel strategy : organisasi terus beroperasi dengan sistem lama bersamaan dengan

sistem baru sampai sistem baru dirasa sudah memadai dan sistem lama dapat

dihentikan

2. Pilot strategy : sistem baru hanya diperkenalkan pada satu bagian organisasi sebelum

diterapkan pada keseluruhan organisasi

3. Phased conversion : diterapkan pada satu subsistem

4. Cutover : organisasi akan langsung menghapus sistem yang lama ketika menerapkan

sistem yang baru.

Operations

Sistem baru akan dijalankan dalam production mode. Sistem akan memperoleh status

produksi jika dokumentasi yang memadai telah disediakan bagi staf operasi

Maintenance

Maintenance dilakukan untuk memperbaiki kesalahan pada software yang tidakditemukan dan diperbaiki sebelum penerapan awal. Maintenance juga memerlukan adaptasi

sistem terhadap perubahan lingkungan.

PROTOTYPING METHODOLOGY

Protoyping memungkinkan pembangunan sistem lebih cepat dan berkali-kali

merevisinya setelah pengguna melakukan uji coba dan memberikan umpan balik pada

pengembang sistem.

NEWER APPROACHES

Rapid Appli cation Development (RAD)

RAD merupakan metode hibrid yang mengkombinasikan aspek metode SDLC dan

prototyping sehingga sistem dapat dihasilkan dengan lebih cepat.


7/9

Page | 7

Agile Methodologies

Agile method serupa dengan metode prototyping dan RAD namun siklus penghantaran

kode produk baru lebih singkat dan mengharuskan kolaborasi antar anggota tim. Fowler

(2003) merekomendasikan bahwa agile methodologies cocok untuk situasi yang dinamis,

anggota tim yang memiliki motivasi kuat dan pelanggan bersedia menjadi anggota tim inti dan

tim inti yang mengembangkan sistem relatif berukuran kecil. Agile methodologies meliputi

berbagai teknik dan metode contohnya extreme programming dan scrum.

STUDI KASUS: PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN TUNAI BERBASIS WEB SEBAGAISARANA INFORMASI PRODUK BAGI KONSUMEN PADA PT. WARNA AC

Oleh YUWANDITO WIHARJANTO (Jurnal Nominal volume 1 nomor 1, 2012)

Perusahaan Warna AC adalah UKM yang bergerak dibidang penjualan berbagai macam,

alat pendingin terutama AC bekas maupun baru. Produk perusahaan pada awalnya

dipasarkan kepada semua instansi pemerintah maupun swasta yang ada di Yogyakakarta.

Perusahaan merasa pelanggan mengalami kesulitan untuk memperoleh informasi mengenai

jenis barang, gambar, ketersediaan, deskripsi produk, dan informasi harga produk

Penelitian bertujuan (1) mengetahui sistem penjualan tunai pada perusahaan Warna AC,

dan (2) merancang sistem penjualan tunai berbasis web yang sesuai untuk perusahaan Warna

AC guna memberikan sarana informasi produk bagi konsumen.

Pengembangan sistem penjualan tunai berbasis web menggunakan metode SDLC

sebagai berikut; (a) Definisi sistem terdiri dari analisis kelemahan sistem lama,analisis

kebutuhan sistem, dan analisis kelayakan sistem; (b) Desain sistem penjualan tunai berbasis

web meliputi desain sistem , desain program, desain fisik,dan desain interace program; (c)

Implementasi sistem penjualan tunai berbasis web.

1. Definisi

Hasil analisis terhadap sistem penjualan tunai yang saat ini diterapkan pada PT. Warna

AC yaitu:


8/9

Page | 8

Dokumen dan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai pada

Perusahaan Warna AC meliputi Laporan Penjualan,Laporan Penerimaan Kas,Laporan

barang keluar, sedangkan dokumen yang digunakan satu satunya adalah nota

penjualan,

Prosedur sistem penjualan tunai yang diterapkan di Perusahaan Warna AC meliputi

prosedur booking mobil, prosedur penjualan, prosedur pencatatan dan prosedur

gudang dan pengiriman.

Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai yang diterapkan pada Perusahaan

Warna AC meliputi fungsi penjualan,administrasi dan fungsi teknisi/ gudang/

pengiriman.

Gambaran di atas menunjukkan bahwa sistem lama memiliki beberapa yaitu:

Proses pencatatan dan perhitungan transaksi pelanggan yang dilakukan secara

manual, sehingga waktu untuk melakukan tersebut menjadi lama.

Pencatatan transaksi ditulis pada media kertas, sehingga membutuhkan banyak

kertas dan biaya untuk melakukan pencatatan transaksi menjadi lebih besar.

Kurang lengkapnya dokumen dan catatan akuntansi maupun sistem otorisasi

menyebabkan ketidak sesuaian informasi penjualan yang dihasilkan pada sistem

yang berjalan saat ini.

Sistem yang akan dirancang harus dapat melakukan input dan edit data pelanggan, dan

data barang dagang. Sistem harus dapat melakukan penyimpanan data transaksi. Sistem

harus dapat menampilkan laporan transaksi penjualan kepada pemilik perusahaan.

Analisis kelayakan sistem dilakukan dengan melakukan analisis ekonomi yang meliputi

analisis PP (Payback Period), dalam perhitungan analisis PP didapatkan hasil 0,90 artinya

nilai investasi akan kembali dalam waktu 10 bulan 29 hari. Waktu pengembalian tersebut

kurang dari 3 tahun, sehingga proyek ini layak untuk dijalankan.

Berdasarkan hasil analisis dengan metode ROI (Return On Investment) didapatkan hasil

sebesar 134,59 %. Hasil ini lebih besar dari 0 (nol) sehingga proyek ini layak untuk

dikembangkan. Berdasarkan hasil analisis dengan metode NPV (Net Present Value) dengan

tingkat suku bunga sebesar 6,75% didapatkan nilai sebesar Rp. 2.936.850. Hasil tersebut

bernilai positif sehingga proyek ini layak untuk dijalankan.

2. Desain

Perancangan/desain sistem Penjualan Tunai Berbasis Web dibuat dengan program

Macromedia Dreamweaver dan database PHPMySQL. Pemodelan proses meliputi beberapa

proses yaitu input data produk, input data pelanggan, tampilkan laporan data pelanggan,

tampilkan laporan data produk, tampilkan data order, tampilkan laporan penjualan perbulan,

tampilkan laporan penjualan per barang,dan laporan penjualan secara keseluruhan..


9/9

Page | 9

Pemodelan interface terdiri dari beberapa tampilan program, meliputi menu utama,

form login, form tambah produk, form pelanggan, form pembayaran.

3. Impelementasi

Bagian yang dipilih sebagai operator sistem adalah bagian administrasi. Pada kegiatan

konversi sistem, dipilih model paralel yaitu dengan melakukan implementasi sistem Penjualan

Tunai Berbasis Web secara bersamaan dengan pemakaian sistem penjualan tunai manual selama

jangka waktu 3 hari.

Kendala yang dihadapi dalam proses konversi, yaitu pada awal-awal dilakukan konversi

sistem pengguna sistem masih bingung tentang prosedur-prosedur input data serta jumlah karyawan

yang kurang. Tindaklanjut implementasi dilakukan dengan evaluasi, yaitu evaluasi kinerja sistem

dan evaluasi sumberdaya. Kinerja sistem dinilai sukses, karena telah tersimpannya data-data yang

telah di input pada saat pengujian sistem. Sumber daya perusahaan dinilai mampu menjalankan

sistem karena bagian resepsionis telah mampu mengoperasionalkan sistem.

managing information technology chapter 9

Documents