nabila ngetes doang sih sebenernya lol

7/25/2019 Nabila ngetes doang sih sebenernya lol

1/17

12

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

Etiket berasal dari bahasa perancis (etiquette) yaitu tata cara pergaulan

yang baik antar sesama manusia. Istilah etiket lebih menitik beratkan pada

caracara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara duduk, cara menerima

tamu di rumah maupun dikantor, dan sopan santun lainnya. Dalam

pergaulan hidup, etiket itu merupakan tata krama yang baik dalam

menggunakan bahasa maupun dalam tingkah laku.

Adapun Berbagai macam nilai yang mendukung etiket diantaranya :

Nilai-nilai kepentingan umum. Nilai-nilai kejujuran, keterbukaan, kebaikan.

Nilai-nilai kesejahteraan. Nilai-nilai kesopanan, harga-menghargai. Nilia

diskersi (discretion = pertimbangan) penuh pikir, mampu membedakan suatu

rahasia yang boleh dikatakan atau tidak rahasia. Kita berada dalam medan

kehidupan yang ditandai dengan derasnya arus moderenisasi dan pesatnya

teknologi serta informasi. Kondisi ini tentu saja membawa berbagai

perubahan sosial, budaya dan tak terkecuali perubahan moral. Sekarang ini

kita juga berada dalam pluralisme etis dan keragaman agama. Dalam situasi

dunia seperti saat ini, seharusnya semakin memberi peran bagi etiket.

Dengan demikian, kita tetap bisa bersikap dan bertindak dengan tepat sesuai

dengan budaya setempat. Kita tidak tercabut dari nilai nilai dan akar

budaya setempat. Ada 3 kesadaran yang diperlukan dari kita, yakni sadar

akan jati diri sendiri (tahu diri) sadar pada tempat dimana kita berpijak (tahu

tempat), dan sadar akan sistem nilai atau norma norma yang berlaku (tahu

adat).

Bertamu adalah aktivitas yang sering dan lumrah kita lakukan, begitujuga dalam kehidupan berorganisasi. Ada berbagai kepentingan/keperluan

saat kita bertamu di suatu kantor, antara lain sekedar berkunjung untuk

melihat-melihat dan meminta informasi berkaitan dengan produk, baik

barang maupun jasa, dan sebagainya.

Pada saat kita bertamu dikantor, banyak hal yang perlu kita perhatikan.

Kita harus selalu menjaga sikap dan perilaku, mulai saat memasuki parkir

sampai meninggalkan parkir. Hal itu penting kita perhatikan karena tujuan

baik yang kita bawa, jika tanpa disertai sikap, tutur kata, cara komunikasi,dan perilaku yang baik dan sopan, tidak tertutup kemungkinan akan gagal


2/17

12

karena orang yang kita temui tidak tertarik, tidak mau menaruh perhatian,

atau tidak mau mendengarkan kita. Bila kita pernah berkunjung di kantor,

berarti kita bertindak sebagai tamu. Artinya kita harus menghargai semua

yang ada dalam kantor tersebut. Agar orang yang kita temui merasa nyaman

dengan kehadiran kita dan menimbulkan kesan yang baik di depan orangyang kita temui.

1.2 RUMUSAN MAKALAH

Berdasarkan dari latar belakang tersebut penulis mencoba merumuskan

beberapa rumusan masalah dalam makalah ini, antara lain:

1.Apa yang dimaksud dengan tamu kantor ?

2.Siapa saja tamu menurut kepentingannya?

3.Peran dan tanggung jawab sekretaris dalam menerima tamu di kantor ?

4.Bagaimana Etika Bertamu yang baik dan benar di kantor ?

5.Bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benar di kantor ?

6.Bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor ?

7.Apa fungsi dan manfaat Form kedatangan tamu ?

1.3 TUJUAN MAKALAH

Dari uraian rumusan masalah di atas tujuan pembuatan makalah ini dapat

dirangkum sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan tamu kantor.

2. Untuk mengetahui siapa saja tamu menurut kepentingannya.

3. Untuk mengetahui sejauh mana peran dan tanggung jawab sekretaris

dalam menerima tamu di kantor.

4. Untuk mengetahui bagaimana Etika bertamu yang baik dan benar di

kantor.

5. Untuk mengetahui bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benardi kantor.

6. Untuk mengetahui bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor.

7. Untuk mengetahui fungsi dan manfaat Formulir kedatangan tamu.

1.4 MANFAAT MAKALAH

Adapun manfaat dari makalah Etika Bertamu dan Menerima Tamu, yaitu:

1. Menambah pemahaman tentang Etika Bertamu dan Menerima Tamu dikantor.


3/17

12

2. Sebagai sumber ilmu dalam proses belajar.

3. Menambah wawasan mengenai Etika Bertamu dan Menerima Tamu di

kantor.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. TAMU KANTOR

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang ingin

mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan

kepentingan dinas maupun pribadi. Tamu kantor adalah seseorang atau

kelompok yang datang ke suatu perusahaan untuk kepentingan tertentu.

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara pimpinan

dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mulai dari

membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu di kantor.

Dalam menerima tamu, ada aturan dan etiket yang harus diketahui, untuk

menciptakan suasana aman dan nyaman kepada tamu dan menimbulkan

kesan baik ketika melakukan kerja sama.

2.2. TAMU MENURUT KEPENTINGANNYA

2.2.1 Tamu Yang Datang Untuk Minta Dana/Sumbangan


4/17

12

Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan biasanya ingin

bertemu langsung dengan pimpinan. Berbagai macam alasan dikemukakan

bahwa sumbangan yang diminta itu untuk kegiatan sosial, untuk HUT,

untuk bantuan kemanusiaan dan lain sebagainya. Tamu tipe ini biasanyatidak mau perduli apakah pimpinan punya waktu untuk menemuinya atau

tidak, pokoknya harus bertemu.

Cara terbaik untuk menghadapi tamu bertipe demikian, sekretaris melayani

dengan sabar dan ramah, sambil menyodorkan formulir isian yang harus

diisi oleh tamu tersebut. Formulir itu memuat nama, alamat, dari instansi

mana, atau maksud sumbangan yang diminta, untuk kepentingan apa.

Beritahukan bahwa pengisian formulir bagi para tamu adalah merupakan

peraturan. Jadi sang tamu harus mengisinya.

Apabila tamu memang minta sumbangan, maka tamu tersebut di

persilahkan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus

menangani dana (sumbangan). Jadi harus bertemu dengan pimpinan.

2.2.2 Tamu Yang Datang Untuk Menawarkan Barang Atau Jasa

Pada umumnya tamu semacam ini sangat sopan dan menyenangkan.

Mereka telah mendapat pelatihan keterampilan sebagai penjual barang atau

jasa. Namun demikian tak jarang para penjual(salesman dan salesgirl) ini

meminta untuk bertemu muka dengan pimpinan. Mereka ingin bicara

langsung dengan orang yang mempunyai wewenang membuat keputusan

dalam tawar menawar.

Sering kali mereka sendiri menawarkan "komisi khusus" yang hanya pantas

dibicarakan empat mata dengan pimpinan. Biasanya dalam hal pembelian di


5/17

12

suatu perusahaan ada unit khusus yang manangani, sehingga tidak akan

menemui kesulitan. Setelah mereka mengetahui mengenai hal tersebut,

mereka tidak akan mendesak untuk bertemu dengan pimpinan. Sebagai

sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu

beraneka ragam perilakunya.

2.2.3 Tamu Yang Ingin Membeli Barang

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah.

Mereka minta diperhatikan, diistimewakan, minta ingin dipertemukan

dangan pimpinan dan sebagainya. Umumnya pembelian barang di tangani

oleh bagian penjualan atau pemasaran. Untuk hal tersebut bawalah tamu

kebagian pembelian. Jangan lupa, sebagai sekretaris perlu menawarkan

minuman kepada tamu yang demikian.

2.2.4Tamu Aparat Pemerintah

2.2.4.1 Yang Bersifat Kunjungan Rutin

Biasanya mereka tidak minta bertemu dengan pimpinan, karena sifatbekerja rutin kepada siapa mereka menghubunginya untuk mendapatkan


6/17

12

informasi. Akan lebih baik bila sekretaris memberi laporan kepada

pimpinan, mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan sesuatu

hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Mungkin sekedar

bertemu dan bersalaman sebentar agar pejabat yang berkunjung merasa

senang karena di perhatikan. Hal ini akan membawa dampak positifdikemudian hari, bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

2.2.4.2 Yang Bersifat Kunjungan Khusus

Biasanya pejabat atau aparat pemerintah yang datang ini dalam

bentuk rombongan dengan protokol. Sifat kunjungan tersebut, mungkin

berupa kunjungan resmi dalam rangka peninjauan. Bahkan kedatangan

rombongan mereka atas dasar undangan perusahaan. Dalam hal ini

pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri. Bahkan harussudah siap di pinti masuk dalam pakaian lengkap artinya pakaian formal

yaitu jas lengkap, sebelum para tamu turun dari kendaraan.

Sebagai sekretari wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar

segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangan makanan kecil dan

minuman bahkan kenang-kenangan atau cendera mata perlu dipersiapkan.

Kenang-kenangan di berikan bukan hanya bagi pejabat yang datang, tetapi

semua anggota rombongan perlu di beri .

Selanjutnya bila tamu-tamu tersebut harus menginap maka sekretaris

harus secepatnya pesan (booking) hotel. Untuk tamu-tamu khusus

pesanlah hotel yang berbintang kelas satu supaya kalau sampai terjadi

sesuatu di luar dungaan maka perusahaan tidak dapat disalahkan.

2.2.4.3 Tamu-Tamu Teman Pimpinan


7/17

12

Bagaimanapun juga sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh

temanya atau kenalan baik. Mungkin tamu tersebut teman bisnis, relasi

mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris harus cukup

menegenal tamu-tamu tersebut. Meskipun mereka sudah cukup kenal baik

denghan pimpinan tetapi sebagai sekretaris harus perlu bertanya dulu

kepada pimpinan apakah tamu tersebut boleh menemui sekarang.

Mungkin pimpinan sedang sibuk, sang tamu harus manunggu. Biasanya

tamu yang demikian cukup baik dan sopan. Yang perlu diperhatikan

adalah perilakunya yaitu akan menghambat tugas-tugas pimpinan ataukah

sekedar kangen atau ada urusan bisnis penting.

Sekretaris merupakan penyaring para tamu yang akan bertemu dengan

pimpinan. Bersikaplah ramah kepada semua tamu yang datang. Tugas

sekretaris adalah sebagai penghubung para tamu yang datang. Tugas

pelayanan penerima tamu bagi seorang sekretaris adalah untuk membantu

pimpinan dalam menggunakan waktu secara efektif dan efisien.

2.3. SEKRETARIS DALAM MENERIMA TAMU DI KANTOR

Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam

menerima tamu bos di kantor :

A. Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya

tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa

tamu sudah datang segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya.

Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah

tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

B. Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara

melantur. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan

pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah namun bijak.


8/17

12

C. Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat,

sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan

pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga bicarakan secara

lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan

padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

D. Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku

tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika

sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.

E. Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang

tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.

F. Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang

lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak

bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada

tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus

menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga

maupun kewibawaan bos.

G.Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos

ingin bertemu.

Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan

bos. Karena sebagai tamu tentunya ia belum familiar dengan kantoranda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.

Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali

mencerminkan image perusahaan dan mencerminkan profesionalisme

anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap

tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang berkepentingan dengan

perusahaan.

2.4. ETIKA BERTAMU DI KANTOR

Bertamu adalah seseorang yang berkunjung dan menyengaja datang

ketempat yang dituju dengan maksud dan tujuan tertentu, tergantung orang

yang akan detemui dan orang yangAmenemui. Beberapa hal yang perlu

diperhatikan apabila kita akan berkunjung ke kantor :


9/17

12

A.Sebelum kita berkunjung ke kantor, ada baiknya kita membuat janji

dengan pihak yang akan kita datangi terlebih dahulu agar pihak yang

akan kita datangi dapat mempersiapkan diri, baik untuk mengatur

jadwal maupun untuk mempersiapkan materi pembicaraan.

B.Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita lebih memperhatikan

cara kita berpenampilan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah

:

a)Menggunakan kemeja, bersepatu, dan menggunakan celana bukan

jeans.

b)Menggunakan pakaian yang cocok dengan suasana.

c)Pakaian harus bersih, rapi, wangi, menarik, dan sopan.Penampilan

yang baik dan sopan merupakan suatu ungkapan penghormatan kita

kepada pihak yang akan kita temui.

C.Pada saat berkunjung ke kantor, ada baiknya kita memperhatikan etiket

waktu. Sebaiknya hadir tepat waktu sesuai dengan janji yang telah

disepakati dan mempergunakan waktu berkunjung dengan efektif sesuai

kebutuhan. Kita juga perlu memperhatikan jam istirahat kantor, jadi

sebaiknya kita jangan berkunjung pada jam istirahat kantor.

D.Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita memperhatikan parkiran

kendaraan. Jangan parkir di sembarangan tempat.

E.Saat ingin berkunjung ke kantor, ada baiknya kita melapor kepada

petugas, sesuai dengan aturan dan petunjuk yang ada di kantor

tersebut.

F.Saat menjumpai siapa saja di kantor, ada baiknya kita memberi hormat

dengan menyapa dan tersenyum serta bersikap sopan. Hal ini kita

lakukan agar kehadiran kita dapat diterima dengan baik.

G.Sebaiknya kita ungkapkan dengan jelas identitas diri dan maksudkedatangan. Ucapkan salam dengan sopan kepada orang yang menerima

kita.

H.Jika kita harus antre, jangan sekali-kali mendahului tamu lain yang

sudah duluan datang dan membuat janji. Perbuatan itu mencerminkan

sikap tidak sopan dan tidak sabaran dan dapat memicu keributan.

I.Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat berbicara dengan orang pada

saat kita berkunjung ke kantor :

a)Jangan menggerakkan kedua tangan saat berbicara.


10/17

12

b)Kedua mata memperhatikan orang yang sedang berbicara.

c)Menjaga tutur kata dan emosi.

d)Tidak memotong pembicaraan.

e)Volume suara diatur.

f)Hindari ungkapan-ungkapan yang bernada sombong atau

meremehkan orang yang menerima kita.

g)Bila kita datang untuk complaint, sebaiknya tidak perlu marah-

marah cukup tegas tetapi sopan.

h)Hindari perdebatan, percekcokan/pertengkaran dengan alasan

apapun.

J.Saat kita berada didalam ruangan, ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan :

a)Jangan sembarangan duduk saat belum dipersilahkan untuk duduk.

b)Ucapkan terima kasih, setelah dipersilahkan duduk.

c)Posisi tubuh tegak.

d)Tidak boleh terlihat loyo/tidak bersemangat.

e)Jika disediakan minuman atau makanan kecil, jangan terburu-buru

diminun atau disantap.

f)Jagalah selalu kebersihan di dalam ruangan dengan tidak

meninggalkan sampah dalam bentuk apapun, dan hal ini juga

penting diterapkan dimana saja kita berada.

2.5. ETIKA MENERIMA TAMU DI KANTOR

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam

menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk

menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar

tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan

kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu ataubertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau

lainnya.

Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari

tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita,

tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik.

Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah

etika menerima tamu dalam kantor

a.Sambut Dengan Tulus


11/17

12

a)Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara

tulus, buang semua kepura puraan, karena umumnya tamu akan

mengetahui jika kita hanya berpura pura tulus.

b)Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan

pintu untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda

penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung.

c)Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi

akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian

memberikan salam dan berjabat tangan.

b.Cara Duduk

a)Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu,

segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan

duduk.

b)Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di

sebelah kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas

dan maksud tujuan tamu tersebut.

c.Janji Temu

a)Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah

memiliki janji temu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.

b)Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu

kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan

yang dituju.

c)Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya

hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu

masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk

menerima tamu.

d)Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki

beberapa pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik

dan sopan.

d.Perlakuan Baik

a)Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat

sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan

complaint terhadap perusahaan kita.

b)Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkan,

berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau

makanan ringan.

e.Mengantar Tamu


12/17

12

Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah

berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga

ke pintu keluar.

2.6. ETIKA MENOLAK TAMU KANTOR

Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti

ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang

menambah kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu

adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang

penting.

Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak

diundang dan bagaimana cara menghadapinya :

a.Titip Pesan Pada Orang Lain

Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa

Anda tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian

sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang

datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya,

keperluannya apa, dan sebagainya.

b.Selesaikan Via Telepon

Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon. Ya,

selesaikan saja lewat alat komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia

tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan

jadi terbuang.

c.Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh

Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan

tertentu. Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda

bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk

atau menawarkan segelas air minum. Melirik arloji atau mencobamenekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan

kalau Anda sedang dikejar waktu.

d.Berbohong Demi Kebaikan

Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal

Katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan

harus segera mempersiapkan bahan-bahannya. Apa boleh buat, toh

Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan?


13/17

12

e.Jangan Ajak ke Ruangan

Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby

atau ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus

'meladeninya'.

Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas. Sebaiknyalakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi

berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda.

Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak

dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat

penting untuk menangani tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir

lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu

bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara

penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi.

2.7. FORMULIR KEDATANGAN TAMU

Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan

dan panggilan telepon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat

lengkap untuk kepentingan data dan informasi selanjutnya. Secara garis

besar, form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung

ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form kedatangan tamu juga harus

di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang bersangkutan.

Contoh formulir kedatangan tamu :


14/17

12

Formulir Kedatangan Tamu

(Guest Form)

No :..................................................................

Hari/Tanggal :..................................................................Pukul :..................................................................

Nama :..................................................................

Alamat :..................................................................

Telepon :..................................................................

Intansi/Perusahaan :..................................................................

Telepon :..................................................................

Jabatan :..................................................................

Tujuan Kedatangan :..................................................................

Penerima Tamu / Sekretaris Tamu

( ) ( )

Membuat dan Membatalkan Perjanjian / Afspraak / Appointment

Perjanjian/Afspraak (bahasa Belanda)/Appointment (bahasa Inggris),

perlu dicatat pada buku khusus oleh sekretaris untuk membantu

mengingatkan pimpinan. Buatlah perjanjian, maka sampaikanlah

secepatnya melalui telepon/kurir, sesuai dengan keadaan.

Oleh sebab itu jangan lupa mencatat nomor telepon tamu

bersangkutan. Pembatalan perjanjian yang mungkin diadakan jangan

sampai terlambat untuk dikomunikasikan, agar dapat memberi kesan yang

baik. Sekretaris perlu membuat catatan memgenai perjanjian yang dibuat


15/17

12

untuk pimpinan. Catatan termaksud dapat ditulis pada kartu atau agenda

perjanjian.

AGENDA PERJANJIAN

(Appointment Form)

1. Nama :

(Name)2. Pekerjaan :

(Occupation)

. A!amat "antor#Ruma$ :

(O%ce#&ome A''re)

. *e!epon :

(*e!ep$one)

+. ,aktu Perjanjian :

(Appointment time)

-. *empat :

(P!ace)

. Peri$a! :(/u0ject)

. "eteranan#3ain4!ain :

(Note)

55..6 555555 27..

(55555555555555)


16/17

12

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dalam materi yang kita bahas dapat disimpulkan bahwa, yang pertama

tata cara dalam menerima dan melayani tamu sangatlah penting bagi suatu

perusahaan/instansi, karena banyak yang menilai jika suatu perusahaan itu baik

dilihat dari cara pelayanannya. Yang kedua dengan banyaknya kegiatan yang

dilakukan, hal tersebut berarti turut menentukan banyaknya tamu yang datang.

Pada dasarnya tamu pimpinan itu berbeda-beda misalkan kita harus menghadapi

tamu yang belum membuat janji terlebih dahulu dengan pimpinan, seorang

sekretaris hendaknya segera memperlakukan tamu dengan bijaksana atau

menanyakan kepada pimpinan dengan menyerahkan buku tamu. Bila pimpinan

bersedia menerima tamunya kembali pada waktu yang ditentukan, dan tamu

menyetujuinya maka perlu dibuat perjanjian. Contoh lain tamu yang belum

membuat janji terlebih dahulu seperti tamu salesman dan tamu meminta

sumbangan. Yang ketiga bagaimana seorang sekretaris bisa menyampaikan dengan

baik tanpa harus menyinggung perasaan tamu tersebut jika perjanjian yang telah

dibuat dibatalkan.

3.2 Saran

Bagi siswa/i, makalah ini penting untuk dibaca karena jika nanti kita

bekerja di sebuah perusahaan pasti akan menghadapi masalah dalam menerima

tamu. Bagi guru pembimbing, makalah ini penting sebagai bahan untuk

penyampaian materi mengenai kesekretarisan. Bagi peneliti selanjutnya

diharapkan bisa membuat makalah tentang materi ini lebih baik lagi.


17/17

12

DAFTAR PUSTAKA

Google.co.id

http://nuanggun.blogspot.co.id/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-

menerima-tamu_4242.html

https://www.academia.edu/9784985/PENTINGNYA_SOPAN_SANTUN_DALAM_

MENERIMA_DAN_MELAYANI_TAMU_DI_PERUSAHAAN_ATAU_ORGANISASI
http://nuanggun.blogspot.co.id/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-tamu_4242.htmlhttp://nuanggun.blogspot.co.id/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-tamu_4242.htmlhttp://nuanggun.blogspot.co.id/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-tamu_4242.htmlhttp://nuanggun.blogspot.co.id/2012/12/makalah-etika-bertamu-dan-menerima-tamu_4242.html

nabila ngetes doang sih sebenernya lol

Documents