analisis struktur...

7/23/2019 Analisis Struktur PengendBab+2Bab+2Bab+2Bab+2Bab+2Bab+2Bab+2Bab+2Bab+2Bab+2Bab+2Bab+2Bab+2B

http:///reader/full/analisis-struktur-pengendbab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2b 1/48

2.1.2. Pengendalian Intern

2.1.2.1. Pengertian Pengendalian Intern

Pengendalian intern mempunyai arti sempit dan luas. Pengendalian intern

dalam arti sempit sama dengan internal checkyaitu merupakan suatu sistem dan

prosedur yang secara otomatis dapat saling memeriksa pencatatan akuntansi yang

dilakukan oleh suatu bagian atau fungsi lainnya di dalam suatu organisasi

pemerintah.

Menurut Krismiaji (2010:21!" #Pengendalian intern adalah rencanaorganisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi akti$a"menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya" memperbaiki efisiensi"dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.%

Menurut &asaratha '. ama ) *rederick +. ,ones (2011:1!" #Pengendalian

intern adalah aturan" kebijakan" prosedur" dan sistem informasi yang digunakanuntuk memastikan bah-a data keuangan perusahaan adalah akurat dan dapatdipercaya serta untuk melindungi asetaset perusahaan dari kerugian atau

pencurian. /stilah tersebut banyak diterapkan untuk memberikan keyakinanmemadai bah-a suatu organisasi dapat mencapai tujuannya.%

edangkan menurut Mulyadi (201:13!" #Pengendalian intern meliputistruktur organisasi" metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untukmenjaga kekayaan organisasi" mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi"mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen"%

4erdasarkan beberapa pengertian di atas" maka dapat disimpulkan bah-a

pengendalian intern merupakan usaha atau tindakan yang dilakukan oleh

pihak manajemen perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan akti$itas

akti$itas perusahaan serta mengendalikan semua pelaksanaan rencana yang

telah ditetapkan agar tujuan dapat tercapai dengan baik.

2.1.2.2. Tujuan Pengendalian Intern

Pengendalian intern yang memadai diperlukan oleh pimpinan dalam

menjalankan tugasnya sehingga dapat memberikan informasi yang teliti" tepat

-aktu" jelas dan dapat dijadikan dasar untuk melaksanakan fungsi pega-asan dan

pengendalian. Pengendalian intern yang memadai akan mendukung tercapainya

tujuan pengendalian intern tersebut.

5dapun tujuan pengendalian intern menurut Mulyadi (201:1! yaitu :

a. Menjaga kekayaan organisasi

b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

c. Mendorong efisiensi

d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen



Menurut tujuannya" sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi

menjadi dua macam yaitu :

1. Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control!

Merupakan bagian dari sistem pengendalian akuntansi" meliputi struksturorganisasi" metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan terutamauntuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dankeandalan data akuntansi. Pengendalian akuntansi yang baik akanmenjamin keamanan kekayaan para in$estor dan kreditur yang dipercaya.

2. Pengendalian intern admisnistratif (internal administrati$e control!

Meliputi struktur organisasi" metode dan ukuranukuran yang

dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinyakebijakan manajemen.

2.1.2.3. Unsur-Unsur Pengendalian

Pengendalian intern yang baik mengandung beberapa unsur yang dapat

meningkatkan kemungkinan dipercayainya datadata akuntansi serta

tindakan pengamanan terhadap akti$a dan catatan pemerintah. etiap unsur

mempunyai

kaitan langsung dengan tujuan struktur pengendalian intern serta langkahlangkah

yang ditempuh pemerintah untuk memenuhinya.

Menurut Mulyadi (201:1!" unsur pokok sistem pengendalian intern

adalah :

1. truktur organisasi yang memisahkan tanggung ja-ab fungsional secara

tegas.

truktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung ja-abfungsional kepada unitunit organisasi yang dibentuk untukmelaksanakan kegiatankegiatan pokok perusahaan.

2. istem -e-enang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan" utang" pendapatan dan

biaya.

&alam organisasi" setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi daripejabat yang memiliki -e-enang untuk menyetujui terjadinya transaksitersebut. 6leh karena itu" dalam organisasi harus dibuat sistem yangmengatur pembagian -e-enang untuk otorisasi atas terlaksananya setiaptransaksi.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

Pembagian tanggung ja-ab fungsional dan sistem -e-enang danprosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana denganbaik jika tidak diciptakan caracara untuk menjamin ditempuh oleh



perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat dalampelaksanaannya.

. Karya-an yang mutunya sesuai dengan tanggung ja-ab.

4agaimana pun baiknya stuktur organisasi" sistem otorisasi dan prosedurpencatatan" serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktikyang sehat" semuanya sangat tergantung kepada manusia yangmelaksanakannya.

2.1.2.4. Unsur-Unsur Struktur Pengendalian Intern

Pengendalian intern terdiri atas beberapa unsurunsur" namun hendaknya

tetap diingat bah-a unsurunsur tersebut saling berhubungan dalam suatu sistem.

Menurut /katan 5kuntan /ndonesia (2011:317.2! ada lima unsur

(komponen! pengendalian yang saling terkait berikut ini:

a. +ingkungan pengendalian

b. Penaksiran resiko

c. 5ktifitas pengendalian

d. /nformasi dan komunikasi

e. Pemantauan

8ntuk lebih jelasnya akan diuraikan satu persatu dari unsur (komponen!

pengendalian" adalah sebagai berikut :

5d.a. +ingkungan Pengendalian

Menetapkan corak organisasi" mempengaruhi kesadaran enendalian orang

orangnya. +ingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua

komponen pengendalian intern" menyediakan disiplin dan struktur.

+ingkungan pengendalian mencangkup lahhal berikut ini:

1. /ntegritas dan nilai etika.

2. Komitmen terhadap kompetensi.

3. Partisipasi de-an komisaris atau komite audit.

. truktur organisasi.

9. Pemberian -e-enang dan tanggung ja-ab.

5d.b. Penaksiran esiko



/dentifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang rele$an untuk

mencapai tujuannya" membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana

resiko harus dikelola.

5d.c. 5ktifitas pengendalian

Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bah-a arahan

manajemen dilaksanakan. 5ktifitas pengendalian dapat dikategorikan dalam

berbagai aktifitas diantarannya:

1. Pemisahan tugas yang cukup.

2. 6torisasi yang pantas atas transaksi dan aktifitas.

3. &okumen dan catatan yang memadai.

. Pengendalian fisik atas aktifa dan catatan.

5d.d. /nformasi dan komunikasi

Pengindentifikasian" penangkapan" dan pertukaran informasi dalam suatu

bentuk dan -aktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung

ja-ab mereka.

5d.e. Pemantauan

Proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang

-aktu%.

Menurut (Mulyadi" 2001:1! 8nsurunsur pokok pegendalian intern

adalah:

1. truktur organisasi yang memisahkan tanggung ja-ab fungsional secarategas.

2. istem -e-enang dan prosedur pencatatan yang memberikanperlindungan yang cukup terhadap kekayaan" utang" pendapatan" danbiaya.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unitorganisasi.

. Karya-an yang mutunya sesuai dengan tanggung ja-ab.

2.1.2.5. Struktur Pengendalian Intern



Menurut Krismiaji (2010:217! truktur pengendalian intern (internal

control structure! adalah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk

memberikan jaminan yang layak bah-a tujuan khusus organisasi akan dicapai.

truktur pengendalian intern ini meliliki tiga elemen" yaitu:

8ntuk lebih jelasnya akan diuraikan satu persatu dari truktur pengendalian

intern" adalah sebagai berikut :

13



1. +ingkungan pengendalian.

2. istem akuntansi.

3. Prosedur pengendalian

5d. 1. +ingkungan Pengendalian

/alah menggambarkan efek kolektif dari berbagai faktor pada penetapan"

peningkatan atau penurunan efektifitas prosedur dan kebijakan khusus.

5d. 2. istem 5kuntansi

/alah terdiri atas metode dan catatan yang ditetapkan untuk

mengidentifikasi" merangkai" menganalisis" menggolongkan" mencatat dan

melaporkan transaksitransaksi perusahaan dan untuk memelihara

akuntabilitas akti$a dan ke-ajiban yang terkait.

5d. 3. Prosedur Pengendalian

/alah kebijakan dan prosedur yang di tambahkan ke lingkungan

pengendalian dan sistem akuntansi yang telah ditetapkan oleh manajemen

untuk memberikan jaminan yang layak bah-a tujuan khusus organisasi

akan dicapai.

Maka peneliti menarik kesimpulan bah-a suatu sistem yang terdiri dari

berbagai unsur dan tidak terbatas pada metode pengendalian yang di atur oleh

bagian akuntansi dan keuangan" tetapi meliputi pengendalian anggaran.



Gambar 2.1

Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern

6rganisasi yang

memisahkan

tanggung ja-ab dan

-e-enang secara

tegas

8nsur pokok sistem

pengendalian intern8nsur pokok sistem

pengendalian intern Praktik yang sehat

Karya-an yang

mutunya sesuai

umber: Mulyadi" 2001 dengan tanggung

2.1.2.6. eterbatasan Pengendalian Intern

idak ada satu sistempun yang dapat mencegah secara sempurna semua

pemborosan dan penyele-engan yang terjadi pada suatu perusahaan" karena

pengendalian intern setiap perusahaan memiliki keterbatasan ba-aan.

Keterbatasan pengendalian intern (Mulyadi" 2001:1! adalah sebagai

berikut:

1. Kesalahan dalam pertimbangan

2. ;angguan

3. Kolusi

. Pengabaian oleh manajemen

9. 4iaya la-an manfaat

8ntuk lebih jelasnya akan diuraikan satu persatu dari keterbatasan

pengendalian intern" adalah sebagai berikut :



5d. 1. Kesalahan dalam pertimbangan

manajemen dan personil lain seringkali melakukan kesalahan dalam

pengambilan keputusan bisnis atau dalam melaksanakan tugas rutin yang

disebabkan karena kekurangan informasi" keterbatasan -aktu atau tekanan

lain.

5d. 2. ;angguan

Pada pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personil

salah memahami perintah atau melakukan kesalahan karena kecerobohan"

kebinggungan" atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau

permanen dalam personel atau sistem dan prosedur dapat pula

mengakibatkan gangguan.

5d. 3. Kolusi

Persekongkolan dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian intern yang

dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya

ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian

intern yang dirancang.

5d. . Pengabaian oleh manajemen

Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah

ditetapkan untuk tujuan yang baik sah seperti keuntungan pribadi"

penyajian kondisi keuangan yng berlebihan" atau kepatuhan semu.

5d. 9. 4iaya

&iperlukan mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi

manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut.



kualitatif dalam mengecaluasi hubungan biaya dan manfaat suatu

pengendalian intern%.

Pengendalian intern hanya merupakan alat bantu untuk manajemen dalam

mengendalikan perusahaan yang di pimpinnya. etiap perusahan harus punya

pengendalian intern yang memadai" tujuannya agar pengendalian intern benar

benar berjalan.

Gambar 2.4

erangka !er"ikir

P. =5>/&5 /


http:///reader/full/analisis-struktur-pengendbab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2bab2 10/48

33

!#! III

$%T&'% P%(%)ITI#(

3.1. Tem*at dan +aktu Penelitian

&alam penyusunan skripsi ini" penelitian dilakukan pada P. =5>/&5

/



1. Kuesioner

Merupakan daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden.

,a-aban responden atas semua pertanyaan kuesioner kemudian dicatat

atau direkam.

2. =a-ancara

@ara pengumpulan data dengan mengadakan pembicaraan dan tanya

ja-ab secara langsung kepada pimpinan perusahaan atau karya-an yang

dianggap dapat memberikan informasi tentang data yang diperlukan

dalam penelitian ini.

3. 6bser$asiPengamatan melibatkan semua indera. Pencatatan hasil dapat dilakukandengan bantuan alat rekam elektronik.

. &okumentasi

Caitu mengumpulkan datadata tertulis berupa kartu jam hadir dan daftargaji karya-an yang berguna dalam penelitian ini.

&alam pembuatan skripsi ini" penulis menggunakan metode -a-ancara dan

dokumentasi. Penulis menggunakan metode -a-ancara yaitu dengan

mengadakan pembicaraan dan tanya ja-ab pada pimpinan atau pega-ai

yang dianggap memberikan informasi.

3.3. Po*ulasi. Sam*el dan Sam*ling

3.3.1. Po*ulasi

Menurut ,ohn =. @res-ell (2010:22!" #Populasi adalah -ilayah

generalisasi yang terdiri dari obyek atau subyek yang mempunyai kualitas dan

karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian

ditarik kesimpulannya.%

34



Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh struktur pengendalian intern

yang ada diperusahaan tersebut sejak berdiri samapai dengan 201.

3.3.2. Sam*el

Menurut ugiyono (201:1!" #ampel adalah bagian dari jumlah dan

karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut.D

ampel dalam penelitian ini adalah truktur pengendalian atas prosedur

pembelian P. =5>/&5 /



3.5. ariabel dan 'e"inisi &*erasional

Menurut ugiyono (201:3!" #'ariabel penelitian adalah segala sesuatu

yang berbentuk apa saja yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari sehingga

diperoleh informasi tentang hal tersebut" kemudian ditarik kesimpulannya.

5dapun $ariabel dalam penelitian ini adalah sistem informasi akuntansi

prosedur pembelian dan pengendalian intern pada P. =5>/&5 /



pemilihan pemasok.

Prosedur orderpembelian. Prosedur

penerimaan barang.

Prosedur pencatatan

utang.

Prosedur distribusi

pembelian.

3.6. Instrumen Penelitian

Menurut ofyan iregar (2010:11! #/nstrumen penelitian adalah alat yang

digunakan oleh peneliti untuk mengumpulkan" memperoleh dan

menginterprestasikan informasi yang diperoleh dari para responden%.

/nstrumen penelitian adalah alat yang digunakan oleh peneliti untuk

mengukur $ariabel yang diteliti. &alam penelitian ini penulis mengumpulkan data

dengan mempelajari data yang ada di perusahaan" mempelajari bukubuku" catatan

perusahaan yang berhubugan dengan penelitian ini serta melakukan -a-ancara

langsung ke bagian operasional dan keuangan pada P. =5>/&5 /



oleh peneliti dan kehadiran peneliti tidak mempengaruhi dinamika padaobyek tersebut.

2. Metode Kuantitatif

Metode penelitian kuantitatif dapat diartikan sebagai metode penelitianyang berlandaskan filsafat positi$isme" digunakan untuk meneliti pada

populasi atau sampel tertentu" pengumpulan data menggunakaninstrumen penelitian" analisis data bersifat kuantitatif atau statistik"dengan tujuan untuk menguji hipotesis yang telah ditetapkan.

Metode analisis yang digunakan pada penulisan skripsi ini adalah metode

analisis kualitatif" yaitu menggambarkan dengan jelas dan tepat mengenai masalah

yang akan dibahas dengan menggunakan teoriteori yang berkaitan dengan

masalah sistem informasi akuntansi perosedur pembelian pada P. =5>/&5

/



39

!#! I

0#SI) P%(%)ITI#( '#( P%$!#0#S#(

4.1 0asil Penelitian

4.1.1. Sejara Singkat Perusaaan

P. =5>/&5 /



5dapun 'isi dan Misi P. =ahida /ndonesia cabang Palembang sebagai

berikut:

isi

Menjadi perusahaan yang bermanfaat dan terdepan bagi seluruh masyarakat

/ndonesia.

$isi

ebagai penggerak terciptanya perekonomian dan potensi umat serta memberikan

kesejahteraan bersama.

?kspansi bisnis >erba =ahida terus dilakukan ke seluruh penjuru nusantara

dengan tujuan agar produk >erba =ahida tersebut merata di seluruh penjuru

nusantara.

4.1.2. Struktur &rganisasi dan Pembagian Tugas

4.1.2.1. Struktur &rganisasi

truktur orgnisasi dapat dikatakan baik dan jelas" apabila struktur organisasi

tersebut mencerminkan kegiatan perusahaan dan terdapatnya hubungan antara

organisasiorganisasi tersebut. &ari hubungan itu akan terlihat sampai mana

pengendalian -e-enang dan tanggung ja-ab yang dimiliki oleh seorang tenaga

kerja dalam menjalankan tugas serta hubungan dengan karya-ankarya-an

40



lainnya. ecara umum bentuk struktur organisasi" dari segi -e-enang" tanggung

ja-ab" serta hubungan kerja dalam bentuk organisasi yang bersangkutan.

maka tipetipe organisasi yang dikenal ada empat tipe yaitu:

4agan organisasi merupakan diagram fungsifungsi dan departemen " atau

jabatan dalam organisasi dan menunjukkan hubungan mereka satu sama lainnya.

&ari pengertian diatas dapat disimpulkan bah-a unsurunsur dari organisasi

adalah sebagai berikut:

1. 5danya dua orang atau lebih.

2. 5danya maksud untuk bekerjasama.

3. 5danya pengaturan hubungan.

. 5danya hubungan yang hendak dicapai.

ecara umum bentuk struktur organisasi" berdasarkan atas tinjauan dari segi

-e-enang" tanggung ja-ab" serta hubungan kerja dalam bentuk organisasi

yang bersangkutan" maka tipetipe organisasi yang di kenal ada empat

bentuk" yaitu:

1. 6rganisasi garis (Line organization)

2. 6rganisasi garis dan staf (Line and staff organization)

3. 6rganisasi panitia (Commite organization)

. 6rganisasi fungsional (Funcitonal organization)

8ntuk lebih jelasnya akan diuraikan satu persatu dari tipetipe organisasi" adalah

sebagai berikut :

41



1 &rganisasi Garis (Line Organization)

/ni merupakan organisasi yang paling tua dan paling sederhana" akan

tetapi sampai saat ini jenis organisasi ini masih sangat populer dan luas

penggunaannya dikalangan praktek. 6rganisasi ini terpopuler

dilaksanakan oleh kemiliteran" misalnya lingkungan 5ngkatan 4ersenjata

epublik /ndonesia (54/!.

Kebaikan dari organisasi garis adalah sebagai berikut:

a. Kesatuan komando terjamin sepenuhnya dalam organisasi ini karena

pempinan berada dalam satu tangan.

b. ;aris komando berjalan sangat tegas" tidak mungkin terjadi

kesimpangsiuran karena dalam hal ini pemimpin langsung

berhubungan dengan karya-an atau ba-ahan.

c. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena dalam

hal ini jumlah yang diajak berkonsultasi dalam pengambilan

keputusan tidak sama sekali hanya pemimpin itu sendiri yang harus

melakukannya.

d. Kerya-an yang memiliki kecakapan tinggi serta yang rendah dapat

segera diketahui" begitupula karya-an yang rajin dan yang malas

bekerja.

e. asa solidaritas dari karya-an umumnya tinggi karena mereka dapat

saling mengenal antara satu sama lain.

edangkan keburukankeburukannya dari organisasi garis adalah:



a. eluruh organisasi selalu tergantung kepada satu orang saja" sehingga

apabila seseorang tersebut tidak mampu melaksanakan tugasnya maka

seluruh organisasi akan terancam kehancurannya.

b. Kecenderungan pimpinan untuk bertindak secara otoritas sangaat besar

karena dia sendiri sajalah yang membuat rencana tersebut dalam

melaksanakan penga-asannya.

2 &rganisasi Garis 'an Sta" (Line And Staff Organization)

5pabila organisasi telah berkembang dengan pesat" maka bertambah luas juga

tugastugas" -e-enang dan tanggung ja-ab yang ada dan akan timbul

kesulitankesulitan bagi pemimpin untuk mengambil keputusan sendiri. &alam

keadaan tersebut diperlukan bantuan orang lain yang ahli dalam bidang

tersebut. 8ntuk keperluan tersebut terciptalah suatu staf yang pada umumnya

terdiri dari orangorang yang ahli dalam bidang masingmasing. Pada

umumnya organisasi garis dan staf" garis memberikan dan malakukan

penga-asan kapada para pelaksana

sedangkan staf khusus memberikan petunjukpetunjuk teknik menurut

bidangnya masingmasing.

Kebaikan dari organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut:

a. &apat digunakan dalam organisasi besar maupun kecil serta apapun tujuan

organisasi tersebut.

b. erdapat pembagian tugas antara pimpinan dan pelaksana akibat adanya ataf

ahli dan organisasi.

c. 4akat berbeda yang dimiliki oleh masingmasing karya-an dapat

dikembangkan menjadi spesialis tertentu.



d. Pengambilan keputusan yang lebih sehat dapat diiciptakan karena tersediany

staf dan yang ahli dalam bidangnya masingmasing.

e. Koordinasi juga dapat lebih baik" karena terdapat dan adanya pembagian

tugas yang lebih rinci.

edangkan keburukankeburukannya dari organisasi garis dan staf adalah:

a. asa solidaritas antara karya-an akan menjadi berkurang disebabkan oleh

para karya-an menjadi tidak saling mengenal antara satu dengan yang

lainnya.

b. Koordinasi kurang baik pada tingkat yang akan mengakibatkan adanya

hambatan dalam pelaksanaan tugas bagi para karya-an.

c. Perintahperintah akan menjadi kabur karena dapat dibedakan antara

perintah dan nasehat yang datangnya dari staf. >al ini karena antara atasan

dan staf terdapat perintah masingmasing padahal -e-enangnya berbeda.

3 &rganisasi Panitia (Commite Organization)

6rganisasi ini hanya berbentuk sementara -aktu saja dalam -aktu terbatas"

dalam melaksanakan tugas yang sementara -aktu saja. etelah

itu tugas tersebut selesai maka organisasi itupun di bubarkan.

Kebaikan dari organisasi panitia adalah sebagai berikut:

a. Keputusankeputusan selalu dipertimbangkan dengan matang dalam suatu

pembahasan yang mendalam karena itu keputusan akan lebih cepat.

b. Kemungkinan seorang pemimpin untuk bertindak secara otoriter sangat

kecil.

c. Koordinasi kerja juga dibahas oleh suatu tim.

4 &rganisasi ungsional (Funcitonal Organization)

6rganisasi fungsional adalah organisasi yang berdasarkan sifat dan macam

macam fungsi yang harus dilaksanakan. &alam hal ini pembagian tugastugas

didasarkan pada fungsi yang harus dilakukannya. 6rganisasi fungsional pada



umumnya dipergunakan bagi perusahaanperusahaan yang pembagian tugasnya

dibedakan secara tegas" misalkan bidang produksi" bidang keuangan dan

sebagainya. Meskipun semua bidang tersebut sebenarnya saling berkaitan akan

tetapi masingmasing bidang mempunyai tugas yang berbeda antara yang satu

dengan yang lainnya.

6leh karena itu maka organisasi dapat disusun berdasarkan organisasi

fungsional.

Kebaikan dari organisasi fungsional adalah sebagai berikut:

a. Pembagian tugas dapat menjadi lebih jelas.

b. pesialis bidang para karya-an dapat lebih efektif dijalankan dan

dikembangkan.

c. olidaritas kerja dan semangat kerja pada karya-an umumnya tinggi.

edangkan keburukankeburukannya dari organisasi fungsional adalah:

a. Koordinasi yang menyeluruh sukar dilakukan kara para karya-an

hanya memikirkan bidangnya masingmasing saja.

b. &apat menimbulkan adanya rasa kelompok dari bagian yang sama"

sehingga bisa menimbulkan adanya konflikkonflik yang tidak

teratasi.

&emikian pula halnya dengan P. =5>/&5 /



Gambar 4.5

ST,UTU, &,G#(IS#SI

P! #A$I%A I&%'&()IA

P*)A!

K(PALA +A,A&-

%e.artemen %e.artemen %e.artemen$umasresour/es

administrasi dan o.rasional dan marketing dananddeelo.ment

keuangan stok 1arang een organier$R% danumum

umber: P. =5>/&5 /



47



b. 'e*artemen #dministrasi

1. Melakukan kegiatan administrasi untuk proses pelayanan barang

pesanan.

2. Menginput pesanan barang.

3. Melakukan kegiatan administrasi untuk proses pelayanan pendaftaran

kemitraan.

. Menginput pendaftaran.

9. Mendistribusikan kartu.

. 4erkoordinasi dengan again gudang untuk pesanan yang telah selesai

proses administrasi.

B. Mencatat" membukukan pesanan.

. Membuat laporan bulanan pesanan.

7. Melakukan koordinasi dengan kantor pusat.

10. Melakukan komunikasi dengan leader apabila ada kesulitan dalam teknis

pekerjaan.

11. Menerima dan membukukan setoran dari mitrasalur.

12. Memberikan persetujuan terhadap pesanan barang yang akan diproses

dalam hal keuangan.

13. Melakukan kegiatan pengeluaran uang setelah disetujuin pemimpin

1. Memberikan usulan untuk pengembangan sumber keuangan perusahaan.

19. Membuat laporan keuangan.

4



. 'e*artemen o*rasional dan gudang

1. Menerima barang masuk dan membukukan serta membuat

pencatatannya.

2. Memberikan informasi mengenai barang yang habis tejual" barang yang

belum terjual" barang yang kosong dan halhal berkaitan dengan barang

yang menjadi catatan.

3. Menyiapkan pesanan barang dan bertanggung ja-ab terhadap keakuratan

jumlah barang sesuai pesanan.

. Mengepak barang.

9. Melakukan koordinasi dengan bagian ekspedisi untuk barangbarang

yang sudah siap kirim.

. Mencatat rangkaian kegiatan peyiapan sampai dengan pengiriman barang

untuk kepentingan data sebagai fungsi kontrol.

B. Menciptakan sistem kerja yang sesuai untuk bagian gudang.

. Melakukan komunikasi dengan leader apabila kesulitan dalam teknis

pekerjaan

7. Melakukan seluruh pekerjaan dengan bertanggung ja-ab dan sistematis.

d. 'e*artemen $arketing

1. &okumentasi data mitrasalur.

2. Membuat dan mengusulkan perencanaan dan pengembangan mitrasalur

3. istem informasi: syaratsyarat yang harus di lengkapi" alamat mitrasalur"

produk baru.

49



. upport data: jumlah dam alamat mitrasalur" penjualan jumlah kantor

cabang.

9. Mengusulkan program promosi yang harus dibuat untuk pengembangan.

. Membuat jad-al training di kantor cabang.

B. Melaksanakan dan memantai pelaksanaan training di kantor cabang.

. Menerima dan melaporkan undangan mitrasalur untuk marketing.

7. 5nalisis data penjualan dan pertubuhan.

e. 0umas ,esoures and 'eelo*ment 0,'7 dan Umum

1. Menyelenggarakan seluruh kegiatan mitrakarya yang berkaitan dengan

perusahaan.

2. Melakukan proses pengajian.

3. Melakukan proses perekrutan dan pemberhentian karya-an.

. Mengusulkan proyek pengembangan karya-an (pelatihan!.

9. Meminta pena-aran hrg barang yang akan diadakan.

. Melakukan proses pembelian barang (perlengkapan kantor dan alat tulis

kantor!.

4.1.3.Perosedur Pembelian 'i PT. +#0I'# I('&(%SI#

1. Prosedur permintaan pembelian

*ungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat

permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.

50



2. Prosedur permintaan pena-aran harga dan pemilihan pemasok

*ungsi pembelian mengirimkan surat permintaan pena-aran harga kepada

para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan

berbagai syarat pembelian yang lain.

3. Prosedur order pembelian

*ungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang

dipilih dan memberitahukan kepada unitunit organisasi lain dalam

perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan perusahaan.

Prosedur penerimaan barang

*ungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis" kuantitas" dan

mutu barang yang diterima lalu membuat laporan penerimaan barang.

9. Prosedur pencatatan utang

*ungsi akuntansi memeriksa dokumendokumen yang berhubungan dengan

pembelian dan faktur dari pemasok dan mengarsipkan dokumen dan

mencatatnya sebagai utng.

. Prosedur distribusi pembelian

Meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk

kepentingan pembuatan laporan manajemen.

51



ecara garis besar transaksi bembelian mencakup beberapa prosedur antara

lain:

1. *ungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian"

dasar dari permintaannya adalah saldo persediaan suatu barang dan bila

saldo mendekati jumlah minimum maka bagian gudang segera membuat

permintaan pembelian.

2. *ungsi pembelian meminta pena-aran harga dari berbagai pemasok dan

melakukan pemilihan pemasok kemudian membuat order pembelian

kepada pemasok yang dipilih" order pembelian dibuat rangkap empat"

lembar pertama untuk pemasok" lembar kedua untuk gudang" lembar

ketiga untuk $oucher" lembar keempat untuk asrip.

3. *ungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh

pemasok lalu menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang

untuk disimpan dan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi

akuntansi.

. *ungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar

faktur dari pemasok tersebut maka fungsi akuntansi mencatat ke-ajiban

yang timbul dari transaksi pembelian.

P. =5>/&5 /



1. Pengadaan barang

&alam siklus pembelian bahan" bagian ini berfungsi menentukan

pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang lalu mengeluarkan surat

pesanan dan melakukan pemeriksaan terhadap jenis" kualitas" kuantitas

barang yang diterima dari pemasok untuk menentukan dapat atau

tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

2. Pengorderan barang

&alam bagian ini" bagian pembelian akan membuat surat pesanan kepada

pemasok yang telah ditunjuk atau dipilih untuk mamasok barang yang

diperlukan oleh bagian yang memerlukan barang.

3. Penerimaan barang

4agian penerimaan barang harus menerima barang yang dikirim oleh

pemasok sesuai dengan surat pemasok yang telah dibuat oleh bagian

pembelian.

. Penyimpanan barang

4agian gudang harus menerima barang yang telah dipesan dan menyusun

kedalam gudang serta membuat kartu stok barang untuk keperluan

administrasi.

53



4.1.4. Penera*an Struktur Pengendalian Intern

4.1.4.1. )ingkungan Pengendalian

a. /ntegritas dan nilai etika.

&alam melakukan suatu usaha P. =5>/&5 /&6



e. Pemberian -e-enang dan tanggung ja-ab.

&alam pemberian -e-enang dan tanggung di P. =5>/&5 /&6



b. 6torisasi transaksi yang pantas atas transaksi dan akti$itas

&i dalam P. =5>/&5 /&6



4.1.4.4. In"ormasi dan omunikasi

istem informasi dan komunikasi yang dilakukan di P. =5>/&5

/



belum taat mengikuti prosedur yang seharusnya" ini memungkinkan timbulnya

masalah yang dapat berisiko tinggi terhadap perusahaan.

&alam setiap tugas dan tanggung ja-ab yang dilakukan oleh bagian

pembelian" penulis menemukan bah-a prosedur pembelian P. =5>/&5

/



pembelian dapat terjamin dan terlaksana denga baik. &alam prosedur pembelian

ini tugastugas karya-an harus dibagi sedemikian rupa sehingga tidak boleh

seorangpun petugas pun mengerjakan sendiri semua tahap transaksi secara

lengkap dari a-al sampai akhir. 8ntuk menghasilkan suatu prosedur yang baik"

maka pada fungsi pemblian harus melibatkan beberapa bagian" yaitu bagian yang

meminta barang" bagian gudang" bagian penerimaan barang" bagian pembelian

dan bagian pembukuan.

&idalam prosedur pembelian harus terdapat struktur pengendalian yang baik

dan dapat mengendalikan pelaksanaannya" mengukur dan menilaai lalu

memberikan saransaran perbaikan dan komentar yang diperlukan manajemen"

khususnya untuk menilai sejauh mana sistem pengendalian terhadap objek yang

diperiksa" penulis mencoba mengadakan penelitian terhadap prosedur pembelian

pada P. =5>/&5 /



. laporan nota pembelian barang.

9. transfer data untuk bagian pembayaran hutang.

4.2.2. #nalisis Struktur Pengendalian Intern Prosedur Pembelian

4.2.2.1. )ingkungan Pengendalian

+ingkungan pengendalian merupakan keseluruhan dari tindakan" kebijakan

dan prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen punjak" direktur

dan komisaris serta pemilik suatu satuan usaha terhadap pengendalian serta arti

pentingnya terhadap satuan usaha tersebut. ?lemen struktur pengendalian intern

ini menunjukan bah-a faktor manajemen merupakan hal yang sangat menentukan

dalam terciptanya lingkungan pengendalian yang efektif. >al ini dikerenakan

kecenderungan setiap karya-an yang menjalankan tugasnya dengan

memperhatikan sikap pihak manajemen dalam menerangkan kebijakan yang telah

ditentukan" dalam hal ini manajemen lebih menekanka pada pentingnya

pengendalian" sehingga setiap karya-an melaksanakan tugas sebaikbaiknya.

Penerapan struktur pengendalian intern khususnya lingkungan pengendalian pada

entitas kecil dan menengah berbeda dengan entitas yang lebih besar. ?ntitas kecil

dan menengah lebih menekankan kepada integeritas dan perilaku etika melalui

pengarahan dan contohcontoh yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan.

Pada umumnya" hal ini tergantung dari gaya kepemimpinan pihak manajemen

dalam memimpin perusahaan.

60



a. /ntegeritas dan nilai etika

/ntegeritas dan nilai etika merupakan hasil dari struktur etika" perilaku

entitas dan komunitas serta implementasi dari nilainilai tersebut di dalam

oprasional perusahaan" setiap perusahaan mempunyai integeritas dan nilai

nilai etika yang diterapkan" -alaupun terkadang aturanaturan tersebut tidak

tertulis di atas kertas" tetapi melalui komunikasi langsung yang berupa

pengarahanpengarahan dan contoh yang dilakukan oleh pihak manajemen

perusahaan. &e-an direksi dan seluruh karya-an pada P. =5>/&5

/



penulis menyimpulkan bah-a nilai integeritas dan etika telah dilakukan

secara memadai oleh pihak manajemen P. =5>/&5 /



kepala unit dan terus ke karya-an yang ada di ba-ahnya. Model struktur

organisasi ini yaitu pemimpin atau kepala bagian yang masingmasing

berdiri sendiri dan melakukan penga-asan terhadap unitunit yang berada

diba-ahnya.

>al ini menunjukan bah-a pada P. =5>/&5 //&5 /



dalam melakukan penga-asan terhadap pembelian produk obatobatan.

5pabila satu bagian saja yang diberi tugas atau -e-enang akan

memudahkan pihak manajemen dalam malakukan penga-asan" berdasarkan

penellitian penulis terlihat bah-a pelimpahan -e-enang dan tanggung

ja-abbagia pembelian yang di terapkan pada P. =5>/&5 /



4.2.2.3.akti"itas *engendalian

5ktifitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu

memastikan bah-a tindakan yang perlu telah diambil untuk mengatasi

resiko dalam entitas itu. 5da banyak potensi aktifitas pengendalian

demikian entitas apapun" termasuk pengendalian manual dan otomatis.

a. Pemisahan tugas

Pemisahan tugas kepada orang yang berbeda untuk memberikan otorisasi

transaksi" pencatatan transaksi dan menyelenggarakan penyimpangan

akti$a. >al ini digunakan untuk mengurangi kesempatan bagi sesorang

untuk melakukan kecurangan dan sekaligus menyembunyikan kekeliruan

dan ketidak beresan dalam manjalankan tugasnya secara normal.

b. 6torisasi yang pantas atas transaksi dan akti$itas

1. Pada tiap bulannya" bagian marketing mengotorisasi bukti alokasi

permintaan pembelian obatobatan" bah-a obatobatan yang diajukan

merupakan unit yang benarbenar dibutuhkan oleh perusahaan.

2. etelah alokasi permintaan pembelian obatobatan telah disetujui oleh

manager marketing dan direktur utama" maka giro pembayaran dibuka

yang ditunjukkan kepada P. =5>/&5 /



2. urat jalan yang bibuat oleh bagian logistik.

3. *aktur penjualan yang diterbitkan oleh bagian logistik.

d. Pengendalian fisik atas aktifa dan catatan

Pada P. =5>/&5 /



4.2.2.5. Pemantauan

Pada P. =5>/&5 /



6

!#!

%SI$PU)#(

5.1. esim*ulan

5dapun kesimpulannya adalah berdasarkan analisa yang diberikan penulis

dengan melihat datadata yang ada di perusahaan. Kesimpulan ini meliputi analisa

terhadap unsurunsur pengendalian intern berdasarkan pelaksanaan dan

peranannya pada perusahaan:

1. indakan dan kebijakan pada lingkungan pengendalian" penerapan

resiko" aktifitas pengendalian" informasi dan komunikasi" serta

pemantauan yang diterapkan oleh P. =5>/&5 /



5.2. Saran

4erdasarkan kesimpulan di atas" maka peneliti dapat memberikan saran

kepada perusahaan yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan adalah:

1. ebaiknya dokumendokumen yang di gunakan di dalam sistem pembelian

diotorisasi oleh orang yang memiliki -e-enang terhadap suatu prosedur

transaksi pembelian dan untuk dokumen order pembelian sebaiknya

diotorisasi oleh kepala seksi pembelian" dokumen surat penyediaan

pembiayaan harus diotorisasi oleh kepala bagian perancangan dan

penga-asan dan dokumen laporan penerimaan barang seharusnya

diotorisasi oleh kepala seksi penerimaan.

2. ebaiknya perusahaan membentuk seksiseksi penerimaan barang yang

independen dimana seksi penerimaan barang ini harus terpisah dari fungsi

pembelian " fungsi gudang dan fungsi akuntansi. >al ini di maksudkan

untuk menekan semaksimal mugkin penyele-engan yang akan terjadi di

dalam operasional perusahaan.

3. ebaiknya diadakan re$ie- kinerja pada perusahaan agar bisa mengetahui

jika terjadi penyimpanganpenyimpangan atas pembelian" serta setiap

fungsi harus bekerja sesuai tanggung ja-ab masingmasing. &an

sebaiknya perusahaan juga membuat surat permintaan pena-aran harga

agar tidak terjadi halhal yang dapat merugikan perusahaan" seperti

kesalahankesalahan dalam penyampaian pembelian.

69



'#T#, PUST##

5kmal" 200"Pemeriksaan Manajemen Internal Audit" /ndeks: ,akarta

4arid-an" Faki 2001"Sistem Akuntansi(Penyusunan Prosedur dan Metode!Penerbit CKP. G >op-ood" 2010"Sistem Informasi Akuntansi" alemba?mpat : ,akarta

@res-ell" ,ohn=. 2010"Pendekatan Kualitatif Kuantitatif dan Mied" PustakaPelajar : ,akarta

;elinass" 8lric G &ull" ichard" 2010" Accounting Information S!stem"

;ramedia : ,akarta

>all" ,ames 5" 2011"Sistem Informasi Akuntansi" ?disi Kelima" alemba?mpat : ,akarta

/katan 5kuntansi /ndonesia. 2011.Standar Akuntansi Keuangan. ,akarta:

alemba ?mpat

Kotler" Keller" 200B"Manajemen Pemsaran" edisi keduabelas. epository

Krismiaji" 2010"Sistem Informasi Akuntansi" ?disi Ketiga" Penerbit 8PP 5MP

CKP



ugiyono" 201"Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan % & $"@etakanKe20" 5lfabeta : 4andung

usanto" 5Ahar" 200"Sistem Informasi Akuntansi" +embaga /nformasi

5kuntansi

risna-ati" ?mi dan Kurnia-an aefullah" 2009"Pengantar Manajemen"Kencana: ,akarta

8mi

analisis struktur...

Documents