7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 1/15
I. TEKNIK DISKUSI
A. PENGERTIAN DISKUSI
Diskusi berasal dari kata “discum” (bahasa latin) dan “discussio” (bahasa inggris) yang
artinya adalah interaksi. Adapun menurut istilah adalah :
1. Interaksi yang satu dengan yang lainnya, dalam hal ini perilaku yang satu memberi
inormasi, merubah, memperbaiki, atau menerima suatu!sesuatu dari yang lain.
". #ebagai $ahan respon antara pribadi yang akhirnya menghasilkan kesepakatan bersama .
%. &ertemuan untuk bertukar pikiran tentang suatu masalah.
B. FUNGSI DISKUSI
Diskusi berungsi sebagai berikut:
1. &emecahan masalah, menetukan alternati, usaha pemecahan dan bertindak bersama
sesuai dengan alternati yang tidak direncanakan.
". 'engembangkan pribadi, harga diri, hormat kepada sesama, berani mengatakan pendapar
dan mendalami pengertian tentang suatu persoalan
C. TUJUAN DISKUSI
1. ntuk dapat menyadari , dan mengui bukti*bukti system nilai, pendapat dan respon dari
suatu gagasan sendiri atau orang lain.
". untuk mengui secara kolekti tentang suatu gagasan yang dikemukakan orang lain.
%. ntuk bertukar pikiran dan ide, belaar mengungkapkan serta menanggapi keterangan
yang rele+an.
. 'engaitkan data dan keadaan dari berbagai pandangan orang lain dan latar belakang nya
berbeda*beda.
D. MACAM-MACAM DISKUSI
1. -ersiat inormal
a. 'odel au Ikan
/aitu pembicaraan tidak resmi antar dua orang atau tiga orang dengan tempat atau$aktu
tidak tentu yang dapat menemukan beberapa alternati pemecahan setidaknya akan
mendapat kan untuk menurunkan ketegangan dari suatupersoalan, b. 'odel Dengung lebah
0erdiri dari beberapa kelompok kecil yang tidak ada keterkaitan biasanya dari duaatau
sampai empat orang.c. 'odel debat
Adu logika antara seseorang dengan yang lain tentang sesuatu persoalan yangdidalamnya
ada kelompok pro dan kontra dan disini ada semacam ego kolekti.
". -ersiat ormal
a. 'odel empar 2atak
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 2/15
0eradinya pengumpulan gagasan yang cukup singkat, lantaran gagasan
tersebutditampung oleh ketua diskusi dan umlah anggotanya sekitar 3 sampai 1" orang.
b. 'odel &anel/ang berbicara adalah pakar dari berbagai keahlian untuk meni au danmenganalisis
suatu permasalah yang diaukan. &ertanyaan*pertanyaan diaukanoleh moderator dan peserta diskusi hanya memantau alanya diskusi.
c. #imposium.
4ampir sama dengan diskusi panel, hanya dalam symposium para pakar dituntutuntuk
mengungkapkan dan menelaskan karya tulisnya dan peserta dapatmengaukan berbagai
sanggahan secara langsung atau saran yang diaukan parapakar, karena itu symposium
didalamnya berupa kaian dan pendapat tidak sampaipada keputusan adi ruang
lingkupnya cukup elas.
d. #eminar 0emu $icara untuk membahas suatu maslah tertentu (terbatas pada suatu
persoalan)melalui prasaran dan kaian yang dimaksudkan untuk mendapatkan
keputusanbersama.
e. 5ork #hop (oka 2arya)
0elaah terhadap persoalan yang diikuti oleh orang ahli dalam permasalahan itu untuk
mendapatkan suatu keputusan .
. 2on+ensi
4ampir sama dengan symposium, membahas persoalan yang cukup elas, parapakar dan
peserta diskusi berasal dari bidang keahlian yang sama $alaupun berasaldari lembagayang berbeda.
g. 6apat 2era&ertemuan $akil*$akil pemimpin suatu instansi untuk mengkai suati pekeraanyang
sesuai dengan pekeraan mereka.
h. Diskusi kelompok (7roup Discusion)
-eberapa orang yang mempunyai niat bersama terhadap suatu persoalan , bertemudan
bertukar pikiran, komunikasi yang lebih dekat dan langsung karena baik tempatatau pun
$aktu dapat ditukar sendiri oleh kelompok. 8umlah anggota kelompokantara 9 sampai 3orang. &emimpin dipilih oleh kelompok itu sendiri dan biasberganti*ganti.
E. ORGANISASI DISKUSI.
Demi kelancaran alanya diskusi biasanya disusun organisasi sebagai berikut:
1. 2etua atau pemimpin diskusi adalah sebagai berikut:
a. 0ugas pemimpin diskusi adalah sebagai berikut:
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 3/15
• 'emimpin alanya diskusi, membuka diskusi, mengatur pembicaraan
danmenutup diskusi
• 'erumuskan maslah, sehingga diskusi memperoleh hasil yang positi.
• 'emberi keputusan bila teradi perdebatan dalam diskusi
b. 2etua diskusi harus pandai dan biaksana dan berpengetahuan luas
c. ;iri*ciri pemimpin diskusi yang baik adalah :• &emimpin diskusi dengan sabar dan tidak berat sebelah
• 'enghargai setiap pendapat
• 'engetahui aturan permainan
d. #iap pemimpin diskusi :
• 'empersiapkan garis besar diskusi
• 'embuka diskusi dengan pengarahan!saran
• 'emimpin alannya diskusi dengan tidak menyimpang dari pokok permasalahan
". #ekretaris diskusi!otulen
#ekretais diskusi harus mampu mencatat inti permasalahan dan pokok gagasan sehingga
tersusunlah hasil diskusi yang rapih.!sistematis.
%. &embicara
&embicara adalah yang menyampaikan! menyaikan suatu masalah atau meninau
,menganalisa suatun permasalahan yang diaukan moderator atau peserta diskusi. #eorang
pembicara harus dapat menyaikan masalah dan dapat membangkitan semangat atau merangsang
peserta diskusi serta gaya dan suara dalam menyaikan maslah harus mendatar (monoton).
. &eserta
&eserta diskusi harus :
a. 'empunyai kesiapan mental sebelum diskusi
b. Dapat berperan akti atau berpartisiasi dalam kegiatan diskusi tersebut
c. 0idak perlu takut berbuat salah dalam mengungkapkan masalahd. 'enghindari ketegangan, emosi, dan ego pribadi .
F. LANGKAH-LANGKAH DISKUSI
1. &ersiapan
Dalam hal ini dim ulai dengan munculnya suatu persoalan sebagai bahan kaian diskusi.
2emudian kegiatan berikutnya pembentukan panitia diskusi yang mempersiapkan segala hal
yang berkenaan dengan diskusi yang meliputi : Administrasi, akomodasi, dan material.
". &elaksanaan
&ada tahap ini dimulai dengan pembukaan ( dalam diskusi yang ruang lingkupnya besar,
biasanya dibuka oleh peabat yang ber$enang). 2emudian pelaksanaan diatur oleh
pemimpin!moderator dan sampai saat penutupan.
%. &enyelasaian
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 4/15
&ada bagian ini panitia!tim yang telah dipercaya mereka kembali dan mengumpulkan hasil
< hasil diskusi, kemudian disusun dan dilaporkan kepada pihak < pihak yang terkait.
. 0indak lanut
-erakhirnya diskusi bukan berakhir segalanya namun harus mengadakan tengok
balik!terhadap hasil diskusi tersebut. #ampai berapa auh hasil diskusi yang dicapai!rele+ansinya
dengan apa yang dipersoalkan, karena mungkin saa dari diskusi tersebut dapat menimbulkan
persoalan baru yang belum terpikirkan.
G. MANFAAT DISKUSI
a. 0erangsang untuk lebih memahami masalah dilingkungannya, keluarga,
masyarakat,organisasi, dan lingkungan lainnya.
b. 'enumbuhkan bakat, siat dan sikap kepemimpinan
c. atihan merumuskan buah pikiran yang elas dan singkat.d. 'elatih i$a sabar
e. 'enubuhkan i$a toleransi. 'embina dan melatih i$a terbuka
g. 'engembangkan kemantapan pikiran, kestabilan emosi, dan kede$asaan berpikir.
H.BENTUK TEMPAT DISKUSI
1. 0A&A 2DA
". I72A6A
%. 46&
. &=6#=7I ='&A0
;ontoh aporan Diskusi :LAPORAN DISKUSI KELOMPOK
……………………………………..
HARI/TANGGAL : ……………….
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 5/15
>7>
2etua : ???????????????????.
otulen : ???????????????????.
Anggota :
1. ??????????????????.
". ??????????????????.(dilengkapi identitas)%. ??????????????????.
'asalah Diskusi :
?????????????????????????????????????
?????????????????????????????????????
??????????????????????????????????
II. TATA CARA BERSIDANG (TCB)
A. Penge!"#n Pe$"%#ng#n
#idang : Adalah suatu pertemuan yang bersiat ormal untuk mencapai suatu tuuan.
&ersidangan : Adalah suatu ormal dimana berumpanya beberapa orang atau lebih yang
membicarakan suatu masalah.
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 6/15
B. Ben!&'-en!&' Pe$"%#ng#n
1. Diskusi
". okakarya
%. #eminar
. #aresehan
@. #imposium
9. 2onerensi
• Diskusi : -ertukar pikiran seumlah orang untuk membahas suatu masalah secara teratur
guna memperoleh nilai*nilai kebenaran masalah.
• okakarya : #eumlah orang ahli yang membahas suatu masalah sesuai dengan
keahliannya.
• #eminar : 'erupakan aang pembicaraan atau masalah yang ditinau dari berbagai ahli
atau disiplin ilmu.
• #aresehan : -ertukar pikiran yang biasa dilakukan orang a$am yang bersiat sederhana
dan tidak ada keputusan tertulis yang berlaku pada masyarakat paguyuban.• #imposium : -entuk bertukar pikiran diantara orang*orang ahli yang bersiat proesional,
seperti budaya$an, ilsaat, seniman, dll.
• 2onerensi : -ertukar pikiran yang bersiat ormal yang dilakukan antar organisasiyang
harus menghasilkan suatu keputusan seperti pembentukan pengurus baru, dll.
• okakarya!#eminar!Diskusi!symposium!2onerensi :#uatu pertemuan yang bersiat
ormal yang dilaksanakan oleh cendekia$an untuk merumuskan masalah yang bersiat
ilmiah
C. Un$&-&n$& Pe$"%#ng#n
a. 0empat!6uang
b. &esertac. 0ata 0ertib
d. #ekertaris!otulene. 5aktu &ersidangan
. &erlengkapan
g. &impinan #idang atau 'oderator h. 2eputusan
D. Un$&-&n$& Pe#'$#n# Pe$"%#ng#n
a. Diskusi :
• &eserta
• &enceramah
• &impinan #idang!'oderator
• otulen
b. okakarya :
• &eserta para Ahli dalam masalah yang dibahas
• &emrasaran
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 7/15
• 0im pengaruh
c. #eminar :
• &impinan #idang
• otulen
• &rasaran
• 0im pembanding
E. T&g#$ Pe#'$#n# Pe$"%#ng#n
a. &impinan sidang!'oderator :
• #ebagai polisi lalulintas pembicaraan atau yang mengatur alan lalulintas
pembicaraan
• 'enelaskan tuuan daripada sidang
• 'embuka dan menutup alannya sidang
• 'erangkum dan membicarakan serta membacakan hasil sidang
b. &eserta #idang :
• Diundang oleh penyelenggara sidang
• &eserta berbicara pemecahan masalah ( &roblem #ol+ing )
• otulen!#ekretaris :
• 'encatat yang penting dari isi pembicaraan
• 'embuat laporan hasil persidangan
F. Pengg&n##n P#&
a. 2etuk palu satu kali :
• 'emindahkan pimpinan sudang
• #korsing kurang dari 1@ menit
• &utusan point demi point
b. 2etuk &alu dua kali :
• 'enutup Acara
• #korsing lebih dari 1@ menit
c. 2etuk &alu tiga kali :
• 'embuka dan menutup siding
• 'emutuskan ketetapan
G. S*##!-$*##! Pe$"%#ng#n1. 'empunyai i$a kepemimpinan (eader#hip)
". 'empunyai pengetahuan yang luas
%. -erpengalaman, biaksana, dan bertanggung a$ab
. 'emiliki keseimbangan emosi dan sabar
H. I$!"#+-"$!"#+ %##, ,e,!ng e,"###n
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 8/15
1. &oint o >rder : 'emotong pembicaraan yang menyimpang dari topik
". &oint o Inormation : 'emotong pembicaraan untuk memberi inormasi
%. &oint o &ri+ilage : 'emotong pembicaraan yang bersiat pribadi
. &oint o ;lariication : 'emotong untuk meluruskan
@. #corsing : 'enghentikan alannya persidangan
9. Intrupsi : 'emotong pembicaraan untuk meluruskan!menyampaikan argumentasi
. obbiying : ntuk menyelesaikan maslah secara langsung.
I. Le!#' Te,#! S"%#ng
1. 4uru
". ingkaran
%. 0apal 2uda
. &ersegi =mpat
III. ADMINISTRASI DAN KESEKTARIATAN
0.PENDAHULUAN.
#etiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti mempunyai rumusan tuuan yang ingin
dicapai.>rganisasi yang mempunyai rumusan tuuan yang elas akan mendapatkan kesulitan
kearah mana organisasi iti akan diba$a. &erumusan tuuan organisasi yang elas akan
memudahkan organisasi dalam menentukan kebiakan organisasi. 'elalui tuuan tersebut, sebuah
organisasi mendapat gambaran kearah mana orgaisasi tersebut akan diba$a, mendapatkan
landasan bagi organisasi, memudahkan menentukan macamnya tugas, dan akan mudah
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 9/15
menentukan &6>D=6 2I## '= (program, prosedur, koordinasi, integrasi,
simplikasi,sinkronisasi dan mekanisme ).
&erumusan tuuan meski menadi syarat mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah merupakan
satu*satunya syarat. 6umusan tuuan perlu ditopang oleh syarat*syarat lain yang tidak kalah
pentingnya diantaranya (anggota), kelompok, kera sama, dan perangkat lainnya seperti
kesektariatan dan administrasi.
Diantara sederetan piranti organisasi yang akan penulis uraikan lebih panang adalah
2esektariatan dan administrasi.kedua piranti organisasi tersebut penulis uraikan karena penulis
berpendapat bah$a kegiatan kesektariatan dan administrasi mempunyai peran yang signiikan
dalam kegiatan organisasi.
II. ADMINISTRASI
#eperti telah diuraikan diatas bah$a sebuah organisasi yang baik adalah organisasi yangtelah menetapkan rumusan organisasi yang elas. ntuk mencapai tuuan tersebut, organisasi
sudah barang tentu akan melakukan segala usaha! kegiatan organisasi, dari mulai merencanakan
tuuan sampai dengan kegiatan e+aluasi kegiatan.usaha!kegiatan tersebut disebut dengan
administrasi.
#ecara umum, administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekera
secara teratur untuk mencapaisuatu tuuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.usaha*usaha atau
kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatan yang laBim dilakukan oleh organisasi, seperti
penetapan rencana program, pengorganisasian, penaaman dan penyelenggaraan program,
kegiatan penga$asan, kegiatan e+aluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dan lainlain. #edangkansecara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical $ork (kegitan catat
mencatat!tulis <menulis ) atau sectretrial $ork (pekeraan sekertaris), yaitu keseluruhan kegiatan
mencatat segala keadian bagi pimpinan suatu organisasi. 2eseluruhan rumusan pengertian
administrasi secara sempit tersebut disebut uga kesektariatan. Dari batasan*batasan di atas
dapatlah diambil kesimpulan bah$a pengetian administrasi meliputi hal*hal sebagai berikut.
1. 6angkaian kegiatan! perbuatan, termasuk kegiatan kesekretaritanC
". Adanya kelompok orangC
%. Adanya kerasamaC
. Adanya unsur*unsur untuk mencapai tuuanC
III. KESEKRETARIATAN
2esekretariatan disebut uga kegiatan tata usaha. #eperti telah disinggung diatas, bah$a
tatausaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 10/15
menunang tercapainya tuuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau
keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi.
1. 0ulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai e+aluasi ).
". #urat menyuratC
%. 2egiatan kearsipan dan agendaC
. &emilikan dan pemeliharaan buku induk organisasiC
@. pengiriman dan penerimaan suratC dan
9. data*data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tilis menulis
Dari uraian diatas dapat menyimpulkan bah$a 0ata saha adalah menghimpun keterangan
keterangan tertulis yang dapat digunakan untuk menunang kelancaran kegiatan administrasi.
Dengan demikian, dapat dikatakan bah$a sipat 0ata saha adalah sebagai “pelayanan terhadap
kegiatan pokok administrasi”. -erikut ini penulis uraikan beberapa kegiatan 0ata saha yang
memiliki aturan*aturan (baku) tertentu, yaitu: surat menyurat, kearsipan, agenda, buku induk, dan buku agrnda kegiatan.
A. S&#! Men*&#!
Diantara kegiatan 0ata saha yang paling menonol adalah kegiatan surat menyarat
(korespondensi). #urat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
inormasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. 4ubungan yang teradi antara pihak*pihak
tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi. #elain sebagai sarana komunikasi,
surat uga berungsi sebagai:
1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan buah pikiran!gagasan.
". Alat bukti tertulis, misalnya surat peranian.%. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan.
. -ukti searah, misalnya surat*surat yang bersearah.
@. &edoman kera, misalnya surat keputusan dan surat perintah.
8ika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas % (tiga) enis, yaitu:
1. surat pribadi,
". surat dinas (resmi), dan
%. surat niaga.
#elain ketiga enis surat tersebut, terdapat uga enis surat yang lain, misalnya : surat
edaran, surat pengumuman, surat peranian, dan surat keputusan. Ada beberapa bentuk penulisan
surat. /ang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola surat menurut susunan, letak, dan bagian*
bagian surat. #etiap bagian surat itu sangat penting peranannya sebagai identiikasi atau petunuk
pengelolaan surat. 'enurut pola umum yang berlaku dalam surat menyurat, bentuk surat
dikelompokan menadi9(enam) dan macam bentuk surat, yaitu : (a) bentuk lurus penuh (ull
block style), (b) bentuk lurus (block style), (c) bentuk setengah lurus (semi block style), (d)
bentuk bertekuk(idented style), (e) bentuk resmi Indonesia lama, dan () bentuk Indonesia baru.
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 11/15
(contoh lengkap bentuk*bentuk surat tersebut dapat dilihat pada buku seri penyuluhan bahasa
Indonesia bagian surat menyurat. #ekedar memberikan gambaran untuk memudahkan
pemahaman pembaca, berikut penulis berikan contoh bagian*bagian surat dalam bentuk lurus
(block style)
B. Ke#$"#n1 Agen%# %#n E'$e%"$
0). A$"
2egiatan 2earsipan terdiri atas pengelolaan arsip itu sendiri dan agenda. Arsip adalah
suatutempat penyimpanan dan pengolahan data*data tertulis, seperti surat*surat dan
dokumendokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis
( #urat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara
ditempat khusus untuk reerensi. >rang (ahli) yang bias mengurus bagian penyimpanan dan
pemeliharaan surat*surat disebut arsiper Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
1. (seolah*olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan
bila diperlukan.". #ebagai sarana pembuktian dalam peristi$a hokum
%. Arsip mempunyai nilai searah yang menggambarkan peristi$a*peristi$a lampau.
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 12/15
. Arsip memberikan asa dalam kemauan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lain*
lain.
#ystem penyimpanan (pengarsipan) ada @ (lima) macam, yaitu :
1) #istem penyimpanan menurut abad (Alabetic illing), yaitu penyusunan arsip
berdasarkan nama orang atau organisasi utama.") #istem penyimpanan menurut pkok soal (#ubect illing), yaitu penyusunan
arsipdidasarkan pada enis dan isi surat..%) #istem penyimpanan menurut $ilayah (7eograic illing), yaitu penyusunan arsip
didasarkan pada asal daerah surat..) #istem penyimpanan menurut nomor (umeric illing), yaitu penyusunan arsip
didasarkan angka nomor pada surat.@) #istem penyimpanan menurut tanggal (;hronological illing), yaitu penyusunan
arsipberdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut.
2) Agen%#-uku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang
berungsi untuk mencatat surat*surat, baik surat masuk maupun surat keluar. >rang yang
bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. -uku
agenda, dapat dibagi atas " (dua) macam, yaitu :
1) Agenda 0unggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. embaran sebelah kiri
untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.") Agenda anda, yaitu agenda yang terdiri dari " (dua). #atu buku khusus untuk mencatat
surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar.
;ontoh ormat buku agenda surat masuk :
> 0anggal
&engiriman
#urat 8umlah Isi
surat
0uuan &ara
0anggal omor #urat amp
;ontoh ormat buku agenda surat keluar :
>'>6 0A77A
0A77A AA'A0
08A
Isi surat keterangan
60 #6A0
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 13/15
3. E'$e%"$"kegiatan kesekretariatan lain yang berhubungan dengan surat menyurat adalah ekspedisi
=kspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim!mengantarkan) surat*surat atau barangbarang.
>rang yang bertugas untuk mengirim!mengantar surat*surat atau barang*barang disebut
ekspeditur. ntuk memudahkan surat*surat, sebuah organisasi memerlukn buku ekspedisi. -uku
ini sangat penting sebagai alat bukti bah$a surat yang dibuat telah dikirim dan diterima oleh
alamat tuuan surat tersebut. -erikut ini contoh ormat buku ekspedisi.
o0anggal
pengirim
#urat umlah Isi
surat
Alamat
tuuan para
0anggal omor #urat ampiran
C. B&'& In%&' %#n Agen%# Keg"#!#n
-uku induk merupakan buku*buku yang memuat data*data identitas pengurus!anggota
organisasi yang bersangkutan. -uku ini berisi data*data atau identitas baik pengurus maupun
anggota organisasi. ungsi dari buku ini adalah untuk mengin+entarisasi data seluruh personal
pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.
;ontoh ormat buku induk sebagai berikut :
omor 0empat,tanggal
lahir Alamat 8abatan 2etarangan
rut Induk
-uku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data*datarang kaian kegiatan
organisasi selama periode tertentu. -uku ini digunakan setiap organisasi, a$atan, instansi, dan
badanbadan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan*laporan.
;ontoh ormat buku agenda kegiatan :
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 14/15
o 4ari,tanggal8enis
kegiatan peserta
0uuan
2egiatanain*lain 2etarangan
2eterangan :) dapat diisi dengan ormat lain sesuai dengan kebutuhan.
I4. P E N U T U P
Administrasi dan kesekretariatan bukan merupan bagian disiplin ilmu eksakta. Ini
berarti bah$a teori tentang kedua topik tersebut adalah terus mengalami perubahan, pergeseran
dan penambahan*penambahan sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi.
&erkembangan kebutuhan organisasi tidak terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra
organisasi tersebut. >leh karena itu inisiati*inisiati dengan ide*ide cerdas menadi sangat
penting, termasuk ide*ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti penting
dalam menalankan roda organisasi.
TATACARA
BERDISKUSI1 SIDANG DANPENGELOALAAN ADMINISTRASI
7/23/2019 Materi Teknik Persidangan Dan Tatacara Administrasi
http://slidepdf.com/reader/full/materi-teknik-persidangan-dan-tatacara-administrasi 15/15
DISUSUN OLEH5A5AN KURNIA5AN RIPASA
MATERI PELATIHAN DASAR KEPEMINPINAN
BADAN EKSEKUTIF MAHASIS5A PERIKANAN
2607