Download - MK KKTM 01 ManualKualiti
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
1/42
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
2/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
SEKSYEN PERKARA HALAMAN
1 PENGENALAN
1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti 6
1.2 Tujuan 6
1.3 Kandungan Manual Kualiti 6
2 MAKLUMAT INSTITUSI
2.1 Latar Belakang Kolej Kemahiran Tinggi MARA 8
2.2 Fungsi Organisasi 9
2.3 Visi Organisasi 9
2.4 Misi Organisasi 9
2.5 Piagam Pelanggan 9
2.6 Struktur Organisasi 102.7 Perkhidmatan yang diberikan 10
2.8 Pelanggan Organisasi 10
3 STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1 Skop Pelaksanaan 11
3.2 Dasar Kualiti 11
3.3 Objektif Kualiti 11
3.4 Tanggungjawab 12
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
3/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
SEKSYEN PERKARA HALAMAN
4 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM
PENGURUSAN KUALITI
4.1 Keperluan Am 13
4.2 Keperluan Dokumentasi 14
4.2.1 Am 14
4.2.2 Manual Kualiti 14
4.2.3 Kawalan Dokumen 15
4.2.4 Kawalan Rekod 16
5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1 Komitmen Pengurusan 18
5.2 Fokus Kepada Pelanggan 185.3 Dasar Kualiti 19
5.4 Perancangan 19
5.4.1 Objektif Kualiti 19
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 20
5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 20
5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa 20
5.5.2 Wakil Pengurusan 20
5.5.3 Komunikasi Dalaman 21
5.6 Kajian Semula Pengurusan 21
5.6.1 Kajian Semula Pengurusan KKTM 21
5.6.2 Input Kepada Kajian Semula 22
5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan 22
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
4/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
SEKSYEN PERKARA HALAMAN
6 PENGURUSAN SUMBER
6.1 Bekalan Sumber 23
6.2 Sumber Manusia 23
6.2.1 Am 23
6.2.2 Kompetensi, Latihan Dan Kesedaran 23
6.3 Prasarana 24
6.4 Persekitaran Kerja 24
7 PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan
Kepada Pelanggan 25
7.2 Proses-proses yang Berkaitan Dengan Pelanggan 25
7.2.1 Penentuan Keperluan Perkhidmatan
yang Hendak Disampaikan 25
7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Perkhidmatan 26
7.2.3 Komunikasi Pelanggan 26
7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan 27
7.4 Perolehan 27
7.4.1 Proses Perolehan 27
7.4.2 Maklumat Perolehan 28
7.4.3 Verifikasi Ke Atas Bahan Yang Diperolehi 28
7.5 Penyediaan Dan Penyampaian Perkhidmatan 28
7.5.1 Kawalan ke atas Proses Penyediaan dan
Penyampaian Perkhidmatan 28
7.5.2 Pengesahan Proses Bagi Pengeluaran dan
Penyediaan Perkhidmatan 29
7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan 29
7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan 29
7.5.5 Pemuliharaan 30
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
5/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
SEKSYEN PERKARA
7.6 Kawalan Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
HALAMAN
30
8 PENGUKURAN, PENGANALISAAN DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1 Am 31
8.2 Pemantauan dan Pengukuran 31
8.2.1 Kepuasan Pelanggan 31
8.2.2 Audit Dalaman 32
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 33
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 33
8.3 Kawalan Ketakakuran Produk/Perkhidmatan 33
8.4 Analisis Data 34
8.5 Penambahbaikan 34
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 34
8.5.2 Tindakan Pembetulan 34
8.5.3 Tindakan Pencegahan 36
LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 Carta Organisasi 37
LAMPIRAN 2 Pemetaan 38
LAMPIRAN 3 Fungsi Unit Dan Objektif Kualiti 39
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
6/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
SEKSYEN 1PENGENALAN
1.1. Pengenalan Kepada Manual Kualiti
Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Kolej Kemahiran Tinggi MARA
(KKTM). Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif pengwujudan
KKTM selaras dengan kehendak dan keperluan MS ISO 9001:2008.
Dokumen ini mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti dan penerangan ringkas
mengenai Sistem Pengurusan Kualiti dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan
dalam memberi khidmat latihan kemahiran teknikal sepenuh masa. Manual ini
diperlengkapkan lagi dengan Prosedur Kualiti, serta Dokumen Sokongan seperti borang,
pekeliling, dan lain-lain.
1.2. Tujuan
Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk:
a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi KKTM.
b. Menerangkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dalam memberi khidmat
latihan kemahiran teknikal sepenuh masa selaras dengan kehendak dan
keperluan MS ISO 9001:2008; dan
c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam pemberian
khidmat latihan kemahiran teknikal sepenuh masa.
1.3. Kandungan Manual Kualiti
Manual ini mengandungi lapan (8) bahagian seperti berikut:
Bahagian 1 - Pengenalan
Bahagian 2 - Maklumat Institusi
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
7/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
Bahagian 3 - Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan KualitiBahagian 4 - Dasar dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti
Bahagian 5 - Tanggungjawab Pengurusan
Bahagian 6 - Pengurusan Sumber
Bahagian 7 - Proses Penyampaian Perkhidmatan
Bahagian 8 - Pengukuran, Penganalisaan dan Penambahbaikan
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
8/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
SEKSYEN 2MAKLUMAT INSTITUSI
2.1 Latar Belakang
Kolej Kemahiran Tinggi MARA (KKTM) merupakan institusi dibangunkan
dibawah Bahagian Kemahiran dan Teknikal (BKT) MARA untuk melahirkan bumiputera
lepasan diploma dalam pelbagai bidang teknikal bagi memenuhi pasaran industri
tempatan dan luar negara serta menjadi berpotensi menjadi teknousahawan yang
berpendapatan tinggi.
Pengambilan pelajar dibuka 2 kali setahun kepada lepasan SPM atau lepasan
yang setara, dimana yuran pengajian dan elaun sara hidup pelajar dibiayai
sepenunhya oleh MARA . Kemudahan asas seperti asrama , perpustakaan , bilik
kuliah dan makmal yang berkualiti serta kondusif juga turut disediakan untuk proses
pengajaran dan pembelajaran yang berkesan .
Organisasi KKTM dibahagikan kepada dua bahagian utama iaitu Bahagian
Khidmat Pengurusan & Hal Ehwal Pelajar yang terdiri daripada staf pentadbiran dan
Bahagian Hal Ehwal Akademik (HEA) yang terdiri daripada pensyarah teknikal,
pensyarah bukan teknikal dan Pegawai Unit Peperiksaan .
Dengan adanya pengiktirafan Malaysian Qualifications Agency (Agensi
Kelayakan Malaysia) MQA, kini pelajar lepasan KKTM bukan sahaja berpeluangmelanjutkan pelajaran di peringkat ijazah di universiti tempatan malah turut sama
mendapat tempat di universiti luar negara yang terpilih .
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
9/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
2.2 Fungsi
KKTM berfungsi sebagai satu institusi yang memberi latihan kemahiran teknikal
sepenuh masa kepada bumiputera di dalam bidang kemahiran. Dalam membentuk sahsiah
peribadi yang mantap di kalangan pelajar, mereka didedahkan dengan aktiviti ko-kurikulum
dan aktiviti khidmat masyarakat seperti program gotong-royong, projek kemasyarakatan dan
projek awam.
2.3 Visi
Menjadi organisasi pendidikan amanah yang unggul dan diberkati untuk mengangkat
martabat bangsa.
2.4 Misi
Meneraju Pendidikan Teknikal dan Vokasional dalam melahirkan modal insan global
yang berintegriti, kompeten dan berinovasi serta berpotensi untuk menjadi teknousahawan.
2.5 Piagam Pelanggan
Kolej Kemahiran Tinggi MARA berusaha untuk memberi perkhidmatan yang cekap
dan berkesan dengan tumpuan terhadap perkara-perkara berikut :-
i. Menguruskan pendaftaran setiap pelajar baru dalam tempoh masa dua (2)
jam.
ii. Memastikan pembayaran elaun pelajar disempurnakan dalam tempoh tiga (3)
bulan selepas dokumen pendaftaran lengkap diterima.
iii. Mengedarkan slip keputusan peperiksaan pelajar pada setiap semester
dalam masa dua (2) minggu selepas Mesyuarat Senat BKT yang terakhir.
iv. Memastikan setiap pelanggan yang berurusan di kaunter akan dilayan dalam
tempoh masa lima belas (15) minit.
v. Menjawab setiap panggilan telefon dalam tempoh masa tiga (3) deringan.
vi. Membuat pembayaran kepada pembekal dalam tempoh masa empat belas
(14) hari bermula dari tarikh penerimaan dokumen tuntutan yang lengkap.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
10/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
vii. Membuat pembayaran tuntutan perjalanan kepada warga kerja dalam tempohmasa empat belas (14) hari bermula dari tarikh penerimaan dokumen yang
lengkap.
viii. Memberi maklum balas kepada pertanyaan bertulis pelanggan dalam masa
lima (5) hari bekerja dari tarikh penerimaan pertanyaan.
ix. Memberi maklum balas aduan dalam tempoh lima (5) hari bekerja selepas
tarikh penerimaan surat atau aduan pelanggan.
2.6 Struktur Organisasi
Seperti dilampiran 1
2.7 Perkhidmatan yang diberikan
Memberi khidmat latihan kemahiran teknikal sepenuh masa.
2.8 Pelanggan Organisasi
i. Pelajar.
ii. Ibu bapa / Penjaga Pelajar.
iii. Pengajar dan Warga kerja.
iv. Bahagian Kemahiran dan Teknikal (BKT) MARA dan MARA.
v. Pembekal-pembekal perolehan dan perkhidmatan.
vi. AgensiAgensi Kerajaan
vii. Badan bukan kerajaan (NGO)
viii. Pihak Industri/ badan-badan swasta
ix. Pemegang taruh (stakeholder)
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
11/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
SEKSYEN 3STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1 Skop Pelaksanaan
KKTM melaksanakan SPK bagi proses yang merangkumi aktiviti pengajaran dan
pembelajaran peringkat Diploma.
Pengecualian
KKTM tidak melaksanakan proses yang melibatkan Reka Bentuk dan Pembangunan
(Klausa 7.3)
3.2 Dasar Kualiti
Kami beriltizam untuk menjadi peneraju Pendidikan Teknikal dan Vokasional dalam
melahirkan modal insan global yang berintegriti, kompeten dan berinovasi serta berpotensi
menjadi teknousahawan dengan mematuhi dan berterusan meningkatkan keberkesanan
sistem pengurusan kualiti.
3.3 Objektif Kualiti
Bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai, objektif-objektif kualiti ditetapkan bagi
setiap peringkat yang terlibat dalam SPK iaitu:
i. Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada jumlah keseluruhan pelajar
semester akhir lulus dan dianugerahkan dengan Diploma.
ii. Memastikan sekurang-kurangnya 98% daripada pelajar mencapai Purata Mata Nilai
Gred Kumulatif (CGPA) 2.0 dan ke atas bagi setiap semester.
iii. Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada jumlah keseluruhan pelajar
mendapat kategori baik dalam penilaian sahsiah pelajar pada setiap semester.
iv. Memastikan warga kerja menghadiri sekurang-kurangnya tujuh (7) hari Kursus
Peningkatan Profesionalisma dalam masa satu (1) tahun.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
12/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
v. Memastikan sekurang-kurangnya 95% pensyarah mendapat markah 80% dan ke
atas dalam penilaian pengajaran oleh pelajar di akhir setiap semester.
vi. Melaksanakan program keusahawanan pelajar sekurang-kurangnya tiga (3) kali
setahun.
vii. Menyertai pertandingan/program inovasi dan kemahiran sekurang-kurangnya tiga (3)
kali setahun.
3.4 Tanggungjawab
Pengawal pusat bertanggungjawab untuk mengawal sistem pengurusan kualiti
KKTM. Pelaksanaan sistem pengurusan kualiti diselaraskan oleh Jawatankuasa ISO yang
mempunyai kuasa dan akauntabiliti serta bertanggungjawab terus kepada pengawal pusat.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
13/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
SEKSYEN 4DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1 Keperluan Am
KKTM mewujud, mendokumen, melaksana dan menyelenggara sistem pengurusan
kualiti selaras dengan kehendak standard MS ISO 9001:2008. KKTM telah:
a. Menentukan proses yang diperlukan untuk SPK dan aplikasinya melalui Carta
Organisasi (KKTM) dan proses pemetaan (Rujuk Lampiran 1 dan 2).
b. Menentukan hubungkait dan turutan proses melalui proses pemetaan dan
perancangan sistem pengurusan kualiti.
c. Kriteria dan kaedah yang ditetapkan bagi mengawal dan menjamin kualiti
pelaksanaan proses-proses dalam SPK menggunakan prosedur, panduan
dan arahan kerja yang ditetapkan.
d. Sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan pemantauan
terdiri daripada sumber manusia, infrastruktur dan persekitaran kerja.
e. Memantau, mengukur di mana perlu dan menganalisa SPK dilaksanakan
melalui Audit Dalam, Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP), aduan
dan maklum balas daripada pelanggan serta pemantauan oleh pegawai-
pegawai yang dipertanggungjawabkan.
f. Pelaksanaan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian
matlamat yang dirancang dan usaha peningkatan kualiti yang berterusan ke
atas SPK mengikut keperluan-keperluan Standard.
KKTM mengawal proses yang diperolehi dari sumber lain seperti penyelenggaraan
kenderaan dan bangunan, keselamatan dan kafeteria dengan melaksanakan proses
pemilihan dan penilaian pembekal. Pemantauan terhadap sumber luar tersebut dilakukan
oleh pihak pentadbiran KKTM berdasarkan instrumen penilaian yang disediakan.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
14/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
4.2 Keperluan Dokumentasi
4.2.1 Am
Pelaksanaan SPK KKTM berasaskan kepada dokumen berikut:
a. Penyataan dasar dan objektif kualiti yang didokumenkan.
b. Manual Kualiti.
c. Prosedur dan rekod yang diperlukan oleh Standard Antarabangsa ini.
d. Dokumen termasuk rekod yang ditentukan oleh KKTM sebagai perlu bagi
memastikan perancangan, operasi dan kawalan yang berkesan (prosedur
kualiti, fail meja dan dokumen sokongan).
4.2.2 Manual Kualiti
Manual Kualiti mengandungi:
a. Skop SPK, pengecualian dan justifikasi sekiranya berkaitan (Rujuk Manual)
juga menjelaskan perkara-perkara berhubung organisasi, hubungkait antara
proses-proses SPK (Rujuk Lampiran 1 dan 2).
b. Rujukan prosedur-prosedur yang dibangunkan dalam SPK KKTM (Rujuk
Dokumen Induk).
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
15/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
4.2.3 Kawalan Dokumen
KKTM telah membangunkan dokumen kualiti untuk mengawal prosesproses yang
terlibat di KKTM. Hierarki dokumen terdiri daripada Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan
Dokumen Sokongan seperti rajah 4.1.
Dokumentasi tertinggi dalamSPK yang menyatakankomitmen pengurusan melaluiDasar dan Objektif Kualiti,Struktur Organisasi,
Tanggungjawab dan Kuasa bagimemastikan kualitiperkhidmatan
Menghuraikan secara lengkapaliran proses penyampaianperkhidmatan, tindakan sertatanggungjawab individu
Membuktikan perkhidmatanatau operasi telah berlakumengikut prosedur danpiawaian SPK
Rajah 4.1 : Hirarki Dokumen Kualiti
ManualKualiti
ProsedurKualiti
Rekod/Dokumen Sokongan
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
16/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
KKTM telah mewujudkan prosedur kawalan dokumen bagi menyatakan kawalan
yang diperlukan untuk:
a. Meluluskan dokumen sebelum diedarkan.
b. Menyemak serta mengemaskini mengikut keperluan dan meluluskan semula.
Borang pindaan dokumen akan digunakan untuk tujuan ini.
c. Memastikan perubahan dan status semakan terkini dokumen dapat
dikenalpasti. Senarai dokumen induk akan menyenaraikan dokumen kualiti
terkini KKTM.
d. Memastikan dokumen yang digunapakai tersedia ditempat ianya digunakan.
Semua warga KKTM boleh mengakses dokumen melalui internet dan laman
web.
e. Memastikan dokumen sentiasa boleh dibaca dan mudah dikenalpasti.
f. Memastikan dokumen luar dan yang ditentukan oleh organisai sebagai perlu
untuk perancangan dan operasi SPK dikenalpasti dan edarannya dikawal.
Senarai dokumen luar diwujudkan untuk tujuan ini. (Rujuk Senarai Dokumen
Luar).
g. Mencegah penggunaan dokumen yang sudah usang secara tidak sengaja.Dokumen yang tidak digunapakai yang disimpan akan ditanda dengan cop
BATAL di muka hadapan. Dokumen soft copy yang tidak digunapakai
hanya boleh dipaparkan sahaja tetapi tidak boleh dimuat turun.
Dokumen Berkaitan:
PK-KKTM/01 Kawalan Dokumen
4.2.4 Kawalan Rekod
Rekod yang diwujudkan sebagai bukti keakuran kepada keperluan dan pelaksanaan
kepada keperluan dan pelaksanaan berkesan SPK dikawal. Rekod merupakan penyataan
fakta pada sesuatu masa dan tidak boleh diubah. Semua rekod dikawal selaras dengan
Akta, Peraturan Dan Arahan Keselamatan Kerajaan yang berkaitan.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
17/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
Kawalan rekod termasuk pengenalan, penyimpanan, perlindungan, mendapatkan
semula, tempoh penyimpanan dan pelupusan rekod. Rekod sentiasa boleh dibaca, mudah
dikenalpasti dan didapatkan semula.
Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am
Arkib Negara Malaysia Tahun 2012.
Dokumen Berkaitan :
PK KKTM/02 Kawalan Rekod
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
18/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
SEKSYEN 5TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1 Komitmen Pengurusan
Pihak Pengurusan KKTM komited dan aktif dalam membangunkan dan
melaksanakan SPK serta terus menambahbaik keberkesanannya dengan melaksanakan
tindakan berikut:
a. Berkomunikasi kepada semua warga kerja mengenai pentingnya KKTM
memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi kepada peraturan dan
perundangan.
b. Mewujudkan dasar kualiti KKTM.
c. Memastikan Visi, Misi, Objektif Kualiti dan Piagam Pelanggan adalah selaras
dengan tujuan penubuhan KKTM.
d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan (KSP) dan Penambahbaikan.
e. Menyediakan sumber yang diperlukan bagi menyokong pelaksanaan
perancangan strategi KKTM.
5.2 Fokus Kepada Pelanggan
Pihak Pengurusan KKTM bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan
KKTM dikenalpasti dan dipenuhi. Pihak Pengurusan KKTM menyediakan piagam pelanggan
bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan.
Prestasi SPK KKTM diukur melalui penilaian ke atas kepuasan hati pelanggan. Bagi
memastikan kehendak dan ekpektasi pelanggan yang dikenalpasti dapat dipenuhi secara
berterusan, usaha-usaha penambahbaikan kepada proses dan penyampaian perkhidmatan
yang proaktif perlu dijalankan.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
19/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
5.3 Dasar Kualiti
Pihak Pengurusan KKTM menyediakan dasar kualiti sebagai cara meningkatkan
prestasi KKTM menjadi lebih cekap, berkesan, tepat dan menepati masa. Dasar kualiti
tersebut diselaraskan dan menyokong misi dan visi institusi serta memenuhi keperluan
pelanggan. KKTM haruslah sentiasa memastikan dasar kualiti bersesuaian dengan
matlamat KKTM,
a. termasuk komitmen untuk mematuhi keperluan dan secara berterusan
menambah baik keberkesanan SPK,
b. menyediakan satu rangka kerja bagi mewujudkan dan menyemak objektif
kualiti,
c. disampaikan dan difahami oleh semua warga KKTM,
d. disemak supaya sentiasa sesuai.
5.4 Perancangan
5.4.1 Objektif Kualiti
Pihak Pengurusan KKTM menetapkan objektif kualiti bagi mengukur pencapaian
matlamat yang ditetapkan dalam dasar kualiti di semua peringkat institusi. Objektif kualiti
diwujudkan dalam bentuk kuantitatif dan kualitatif yang merangkumi ciri-ciri kualiti
perkhidmatan dan ciri-ciri keupayaan proses.
Pihak Pengurusan KKTM mengumpul dan menganalisis data yang berkaitan dengan
objektif kualiti bagi menilai pencapaian dasar dan perlaksanaan proses dan seterusnya
dilaporkan dalam kajian semula pengurusan.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/05 Pengendalian Kajian Semula Pengurusan
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
20/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
Pihak Pengurusan KKTM mengambilkira perkara-perkara berikut dalam membuat
perancangan SPK:
a. Perancangan kepada SPK diwujudkan dan dilaksanakan untuk mencapai
Objektif Kualiti yang telah ditetapkan, dan
b. Integriti SPK dikekalkan apabila perubahan kepada SPK dirancang dan
dilaksanakan.
5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi
5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa
Pihak pengurusan KKTM bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab dan
kuasa semua warga kerja yang terlibat dalam mengurus dan melaksana aktiviti-aktiviti yang
mempunyai kesan ke atas SPK melalui carta organisasi, senarai tugas dan piagam
pelanggan.
5.5.2 Wakil Pengurusan
Pengarah KKTM melantik Timbalan Pengarah Hal Ehwal Akademik (TP HEA)
sebagai Wakil Pengurusan (WP). WP mempunyai peranan dan tanggungjawab seperti
berikut:
a. Memastikan proses-proses yang diperlukan untuk SPK MS ISO 9001:2008
diwujudkan, dilaksanakan dan diselenggara.
b. Melaporkan kepada Pengurusan KKTM prestasi SPK dan sebarang
keperluan untuk penambahbaikan.
c. Memastikan peningkatan kesedaran terhadap keperluan pelanggan dan
keseluruhan organisasi.
d. Berurusan dengan pihak luar mengenai perkara-perkara yang berkaitan
dengan SPK KKTM.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
21/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
5.5.3 Komunikasi Dalaman
Pihak pengurusan KKTM memastikan proses komunikasi dalam organisasi melalui
mesyuarat, perhimpunan bulanan, sistem peti cadangan, dialog, taklimat, papan kenyataan,
capaian laman web dan sebaran elektronik dijalankan di KKTM bagi memastikan
keberkesanan SPK.
5.6 Kajian Semula Pengurusan (KSP)
5.6.1 KSP KKTM
Pihak pengurusan KKTM bertanggungjawab mengadakan MKSP mengikut
kesesuaian, kemampuan dan keberkesanan yang berterusan sekurang-kurangnya satu (1)
kali setiap semester. Kajian semula ini termasuk pentaksiran peluang bagi penambahbaikan
serta keperluan perubahan pada sistem pengurusan kualiti yang merangkumi dasar kualiti
dan objektif kualiti. Keputusan yang dibuat dalam mesyuarat diminitkan dan pihak
pengurusan KKTM bertanggungjawab untuk mengambil tindakan susulan ke atas keputusan
mesyuarat. Mesyuarat ini juga akan disokong dengan Mesyuarat Pengurusan, Mesyuarat
Mingguan dan Mesyuarat Pengajaran dan Pembelajaran.
Keanggotaan MKSP KKTM ini adalah seperti berikut:
Pengerusi - Pengarah KKTM
Wakil Pengurusan - TP (HEA) / TP (KPHP)
Setiausaha - Ahli Jawatankuasa Sistem Pengurusan Kualiti
Ahli - Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Pengurusan KKTM
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
22/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
5.6.2 Input Kepada Kajian Semula
Input kepada kajian semula pengurusan merangkumi:
a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti.
b. Keputusan Audit Dalaman dan Luaran.
c. Maklumbalas Pelanggan.
d. Prestasi proses dan keakuran produk.
e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan.
f. Laporan penilaian status pembekal.
g. Tindakan susulan ke atas MKSP yang lepas.h. Prestasi Pemantauan Proses Pengajaran dan Pembelajaran.
i. Cadangan-cadangan penambahbaikan.
Dokumen berkaitan :
PK-KKTM/03 Prosedur Kawalan Ketakakuran Produk / Perkhidmatan
PK-KKTM/04 Pengendalian Audit Kualiti Dalaman
PK-KKTM/05 Pengendalian Kajian Semula Pengurusan
PK-KKTM/16 Aduan Pelanggan
5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan
Pihak pengurusan KKTM bertanggungjawab membuat mesyuarat kajian semula
pengurusan secara tetap bagi memastikan SPK masih sesuai, berkesan dan mencukupi.
Keputusan MKSP KKTM dimaklumkan kepada warga kerja dan direkodkan meliputi:
a. Penambahbaikan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan prosesnya.
b. Penambahbaikan produk yang berkaitan dengan keperluan pelanggan.
c. Keperluan sumber.
Dokumen Berkaitan:
PK-KKTM/05 Pengendalian Kajian Semula Pengurusan
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
23/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
SEKSYEN 6PENGURUSAN SUMBER
6.1 Bekalan Sumber
KKTM memastikan sumber mencukupi untuk penyelenggaraan dan
penambahbaikan secara berterusan dalam melaksanakan SPK serta memenuhi keperluan
pelanggan. Sumber-sumber adalah meliputi sumber manusia, sumber kewangan,
kemudahan-kemudahan fizikal dan infrastruktur, peralatan, persekitaran kerja dan
penyebaran maklumat. KKTM akan mengkaji semula terhadap sumber-sumber ini secara
berkala dalam memastikan ianya mencukupi.
Dokumen berkaitan :
PK-KKTM/09 Belanjawan Tahunan
6.2 Sumber Manusia
6.2.1 Am
Anggota kerja KKTM yang melaksanakan kerja yang memberi kesan kepada
keakuran produk hendaklah kompeten berdasarkan pendidikan, latihan dan kemahiran yang
bersesuaian.
6.2.2 Kompetensi, Latihan Dan Kesedaran
KKTM melalui KJ/KP bertanggungjawab:
a. Menentukan kompetensi yang diperlukan oleh anggota kerja yang
melaksanakan kerja yang mempengaruhi keakuran terhadap keperluan
produk.
b. Menyediakan latihan atau mengambil tindakan lain demi mencapai
kompetensi yang diperlukan jika berkenaan.
c. Menilai keberkesanan tindakan yang diambil melalui ujian atau pemerhatian
kerja oleh penyelia dan membuat laporan selepas menghadiri latihan.
d. Memastikan setiap anggota kerja sedar tentang hubungkait dan kepentingan
aktiviti mereka serta bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian
objektif-objektif kualiti.
e. Menyelenggara rekod yang bersesuaian mengenai pendidikan, latihan,
kemahiran serta pengalaman.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
24/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/10 Pengurusan Latihan Staf
6.3 Prasarana
KKTM menentukan, menyediakan dan menyelenggarakan prasarana yang
diperlukan bagi mencapai keakuran terhadap keperluan produk. Prasarana
termasuklah:
a. Ruang-ruang pejabat, perpustakaan, pusat komputer, bilik-bilik pensyarah,
bilik-bilik kuliah, kolej kediaman pelajar, makmal-makmal dan kafeteria.
b. Perkhidmatan pembersihan bangunan, perkhidmatan utiliti seperti bekalan air
dan elektrik serta kemudahan komunikasi seperti telefon, faks, kemudahan
internet dan intranet.
c. Kemudahan pengangkutan untuk staf dan pelajar.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/11 Pengurusan Asrama
PK-KKTM/14 Penyelenggaraan Prasarana
PK-KKTM/15 Pengurusan Perpustakaan
6.4 Persekitaran Kerja
KKTM mewujud, mengurus dan memastikan persekitaran kerja dari aspek mesra,
ceria, bermotivasi, dan pengiktirafan serta suasana kerja yang kondusif yang
menyokong kepada penghasilan perkhidmatan yang berkualiti. Persekitaran kerja
juga merujuk kepada faktor-faktor lain yang mempengaruhi keadaan sekeliling
seperti bunyi bising, suhu, pencahayaan atau cuaca.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
25/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
SEKSYEN 7PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan
KKTM merancang dan menyediakan proses-proses yang diperlukan bagi
memastikan sesuatu perkhidmatan yang disampaikan itu mencapai keperluan pelanggan
melalui perancangan tahunan.
Perancangan ini merangkumi:
a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan-keperluan perkhidmatan.
b. Pembangunan proses-proses, dokumen-dokumen dan peruntukan sumber
bagi perkhidmatan adalah mencukupi.
c. Keperluan aktiviti verifikasi, validitasi, pemantauan, pengukuran, pemeriksaan
dan pengujian yang khusus untuk produk tersebut dan kriteria-kriteria
penerimaan dan kelulusannya.
d. Penyenggaraan rekod-rekod yang diperlukan sebagai bukti pelaksanaan SPK
dan kepatuhan kepada piawaian yang ditetapkan.
Dokumen Berkaitan
PK-KKTM-08 Perancangan Tahunan
7.2 Proses-Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan
7.2.1 Menentukan KeperluanKeperluan Perkhidmatan yang Hendak Disampaikan
KKTM menentukan keperluan pelanggan termasuk aktiviti semasa dan selepas
pemberian perkhidmatan. BKT menentukan kelayakan pelajar yang diterima masuk dan
meneruskan pengajian di KKTM. KKTM menentukan keperluan-keperluan berikut:
a. Hanya program-program yang telah diluluskan oleh MQA akan ditawarkan.
b. Pelajar yang menerima tawaran kemasukan mestilah mendaftar semasa
tempoh pendaftaran.
c. Setiap pelajar adalah dimestikan untuk mendaftar program semasa
kemasukan dan mendaftar kursus pada setiap semester.
d. Setiap pelajar juga adalah wajib menduduki peperiksaan akhir.
e. Keperluan undang-undang dan peraturan berdasarkan kepada Buku
Peraturan Akademik Kolej Kemahiran Tinggi MARA dan Institut Kemahiran
MARA.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
26/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
7.2.2 Semakan Semula Keperluan-Keperluan Perkhidmatan
KKTM akan menyemak semula keperluan berkaitan perkhidmatan yang diberikan.
Semakan dibuat sebelum pihak kolej komited untuk memberikan perkhidmatan. Di antara
semakan yang berlaku:
a. Sekiranya pelajar ingin menarik diri dari pengajian maka ianya perlu dilakukan
mengikut prosedur penarikan diri dari pengajian.
b. Pelajar-pelajar yang tidak mencapai tahap minimum CGPA akan ditamatkan
pengajian.
c. Pelajar hanya akan dianugerahkan Diploma sekiranya memenuhi syarat-
syarat yang ditetapkan.
d. Borang-borang pendaftaran dipastikan lengkap semasa pendaftaran pelajar.
7.2.3 Komunikasi Pelanggan
KKTM telah mewujudkan saluran komunikasi dengan pelanggan. Komunikasi
dengan pihak pelanggan mestilah menepati aspek-aspek yang dinyatakan berikut :
a. Segala maklumat yang perlu diketahui oleh pelanggan tentang perkhidmatan
yang disediakan mestilah diadakan dengan tepat serta jelas;
b. Mewujudkan mekanisme untuk pelanggan berkomunikasi dengan pihak
institut bagi tujuan pertanyaan, pengendalian tempahan atau kontrak serta
pindaan yang mungkin berlaku dari semasa ke semasa.
c. Menerima dan merekodkan maklum balas yang diterima termasuk aduan
pelanggan.
Maklumat-maklumat tersebut disalurkan melalui:
a. Buku Peraturan Akademik Kolej Kemahiran Tinggi MARA dan Institut
Kemahiran MARA Brosur, Surat, Notis dan Memo.
b. Laman web KKTM
c. Peti cadangan.
d. Perhimpunan bulanan.
e. Program Promosi Pendidikan.
f. Komunikasi Elektronik
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
27/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
Pelanggan juga boleh memaklumkan kepada KKTM akan keperluan dan penilaian ke
atas perkhidmatan melalui maklum balas atau membuat cadangan pembaikan.
Dokumen berkaitan :
PK-KKTM/16 Aduan Pelanggan
7.3 Rekabentuk dan Pembangunan
Aktiviti rekabentuk dan pembangunan tidak berkaitan dengan proses utama KKTM.
Perkhidmatan memberi Pendidikan dan Latihan Teknikal sepenuh masa tidak melibatkan
aktiviti rekabentuk kerana diuruskan oleh Bahagian Kemahiran dan Teknikal (BKT) MARA.
7.4 Perolehan
7.4.1 Proses Perolehan
KKTM memastikan setiap perolehan bekalan yang meliputi bahan dan peralatan
memenuhi serta menepati spesifikasi perolehan yang ditetapkan tertakluk kepada:
a. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan;
b. Tatacara Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
c. Lain-lain peraturan perolehan;
KKTM menyenggara satu senarai pembekal yang diluluskan. Pemantauan dan
penilaian ke atas prestasi pembekal dibuat dari semasa ke semasa dan direkodkan.
Dokumen Berkaitan
PK-KKTM/12 Perolehan Bekalan & PerkhidmatanPK-KKTM-13 Prosedur Pendaftaran Penilaian Dan Pengawasan Pembekal
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
28/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
7.4.2 Maklumat Perolehan
KKTM menyediakan maklumat spesifikasi secara terperinci bagi bekalan dan
perkhidmatan dalam dokumen perolehan iaitu pembelian terus dan sebutharga untuk
rujukan pembekal.
Bagi perolehan yang melibatkan perkhidmatan kepakaran luar, KKTM akan
mengenalpasti kelayakan personel yang dibekalkan, sekiranya berkaitan. Rekod perolehan
akan disimpan dan diselenggara.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/12Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
7.4.3 Verifikasi ke atas Bahan Yang Diperolehi
KKTM memastikan bahan atau perkhidmatan yang diperoleh memenuhi keperluan
perolehan yang ditetapkan. Pihak KKTM melaksanakan verifikasi ke atas bahan atauperkhidmatan samada di peringkat penerimaan bahan atau perkhidmatan, ataupun di premis
pembekal sekalipun. Bekalan dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa
bagi memastikan ianya memenuhi spesifikasi dan keperluan yang dinyatakan dalam
dokumen perolehan. Pengesahan ke atas proses verifikasi dilakukan oleh Pegawai Latihan
Vokasional (PLV) atau warga kerja KKTM yang diberi kuasa oleh Pengawal Pusat.
7.5 Proses Penyediaan Dan Penyampaian Perkhidmatan
7.5.1 Kawalan Proses Penyediaan dan Penyampaian Perkhidmatan
KKTM akan melaksanakan penyampaian perkhidmatan dalam keadaan yang
terkawal dengan menyediakan maklumat berkaitan dengan perkhidmatan seperti silibus
mata pelajaran, manual kualiti dan prosedur kualiti. KKTM juga menyediakan peralatan
bantuan mengajar yang mencukupi dan melaksanakan pemantauan dan penilaian
perkhidmatan yang bersesuaian.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
29/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
Dokumen berkaitan :PK-KKTM-17 Penyediaan Jadual Waktu
PK-KKTM-18 Pendaftaran Pelajar dan Minggu SilaturrahimPK-KKTM-19 Pendaftaran kursusPK-KKTM-20 Pelaksanaan Pengajaran Dan PembelajaranPK-KKTM-21 Pelaksanaan Kursus KokurikulumPK-KKTM-22 Pelaksanaan Projek Tahun AkhirPK-KKTM-23 Pengendalian tatatertibPK-KKTM-24 Prosedur Penggubalan Soalan Peperiksaan AkhirPK-KKTM-25 Proses Perkhidmatan Peperiksaan AkhirPK-KKTM-27 Prosedur Latihan Industri
7.5.2 Pengesahan Proses Bagi Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan
KKTM mengesahkan proses pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan melalui
tindakan berikut:
a. Memastikan hanya peralatan yang mematuhi standard (sekiranya berkenaan)
sahaja digunakan.
b. Memastikan kelayakan kakitangan akademik dan bukan akademik menepati
syarat lantikan dan menerima latihan peningkatan.
c. Menyedia dan menyelenggara rekod-rekod.d. Melaksana kaedah dan prosedur pengesahan proses.
7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan
Pengenalpastian diberi bagi tujuan mengenalpasti perkhidmatan atau produk yang
diberi kepada pelanggan. Pengenalpastian tersebut dibezakan dengan penggunaan nombor
kod, nombor kawalan, nama, label, nombor siri, kod warna atau kod bar.
7.5.4. Harta Hakmilik Pelanggan
KKTM hendaklah memelihara harta pelanggan semasa harta itu di bawah kawalan
organisasi atau digunakan oleh KKTM. KKTM hendaklah mengenalpasti, dan
menentusahkan, menjaga serta melindungi harta pelanggan yang disediakan untuk
kegunaan atau untuk dimasukkan ke dalam perkhidmatan. Jika mana-mana harta
pelanggan hilang, rosak atau selainnya didapati tidak sesuai untuk digunakan, KKTM
hendaklah melaporkan hal ini kepada pelanggan dan menyelenggarakan rekodnya.
Dokumen berkaitan :
PK-KKTM/02 Kawalan Rekod
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
30/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
7.5.5 Pemuliharaan
KKTM memastikan proses penyediaan dan pemberian perkhidmatan kepada
pelanggan terpelihara.
Pengendalian:
Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP) bertanggungjawab menguruskan rekod pelajar. Ianya
diurus sebaik mungkin kerana ianya mengandungi maklumat peribadi dan akademik setiap
pelajar.
Penyimpanan:
Semua skrip peperiksaan akhir disimpan di tempat yang dikhaskan oleh pihak kolej.
Pembungkusan:
Semua kertas soalan peperiksaan akhir dibungkus untuk memastikan ianya selamat dari
sebarang kebocoran, kecurian dan juga memastikan ianya berada dalam keadaan baik.
Dokumen berkaitan :
PK-KKTM-25 Proses Perkhidmatan Peperiksaan Akhir
7.6. Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
KKTM menentukan pemantauan dan penilaian dilaksanakan untuk menilai perkhidmatan
yang disampaikan kepada pelanggan memenuhi piawaian yang ditetapkan.
Pemantauan dan penilaian yang dilaksanakan mestilah:
a. Ditentukan (kalibrasi) atau disahkan (diverifikasi) di dalam tempoh yangditetapkan berdasarkan piawaian peringkat antarabangsa mahupun
kebangsaan. Bilamana tiada piawaian wujud untuk sesuatu peralatan, maka
asas tentukur atau pengesahan perlu direkodkan;
b. Diperbetul atau diperbetulkan semula mengikut keperluan;
c. Dikenalpasti supaya status tentukur dapat diperolehi dan ditentukan;
Mempunyai ciri-ciri yang dikenalpasti bagi menentukan proses tentu ukur;
d. Dipelihara dari pengubahsuaian yang akan menghilangkan ketepatan hasil
pemantauan dan penilaian; dan
e. Dijaga dari sebarang kerosakan dan kesusut nilaian semasa pengendalian,
penyenggaraan dan penyimpanan.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
31/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
SEKSYEN 8PENGUKURAN, PENGANALISAAN DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1 Am
KKTM merancang dan melaksanakan pemantauan, pengukuran, penganalisaan dan
proses-proses penambahbaikan terhadap produk atau perkhidmatan seperti mana yang
diperlukan.
Antara proses-proses perkhidmatan kualiti yang dipantau adalah untuk:
a. menunjukkan keakuran terhadap keperluan perkhidmatan atau produk,
b. memastikan keakuran terhadap sistem pengurusan kualiti, dan
c. menambahbaik keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara berterusan.
Hal ini hendaklah termasuk penentuan kaedah yang diguna pakai, yang merangkumi
teknik statistik, dan takat penggunaannya.
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
KKTM melaksanakan pemantauan maklumat berhubung dengan persepsi pelanggan
bagi menentukan samada pihak KKTM dapat memenuhi kehendak pelanggan.
Kaedah untuk mendapat dan menggunakan maklumat diperolehi melalui:
a. Borang Penilaian Pensyarah.
b. Maklumbalas Pelanggan ke atas Kualiti Perkhidmatan.
Kaji selidik penilaian pengajaran dan pembelajaran serta kepuasan pelanggan akan
dijalankan sekali dalam setiap semester. Maklumat yang diperoleh dari usaha di atas akan
dianalisis untuk membantu mengambil tindakan yang sesuai bagi memastikan kepuasan
pelanggan tercapai.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
32/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
8.2.2 Audit Dalaman
KKTM menjalankan audit dalaman bagi memastikan SPK dipatuhi mengikut
standard yang ditetapkan sekurang-kurangnya satu (1) kali setiap semester.
Hasil daripada audit dalaman didokumenkan dan dilaporkan kepada WP. Audit
Dalaman ini bagi menentukan SPK:
a. Akur dengan perancangan, keperluan Standard Antarabangsa ISO 9001
serta SPK yang telah diwujudkan oleh organisasi.
b. Dilaksanakan dan disenggarakan dengan berkesan.
Program audit dirancang dengan mengambil kira status dan kepentingan proses dan
bidang yang hendak diaudit dan juga keputusan dari audit terdahulu. Kriteria, skop, dan
kaedah audit yang digunakan hendaklah merujuk kepada Prosedur Audit Dalaman.
Pemilihan juruaudit dan pelaksanaan audit mestilah dapat menentukan matlamat dan
ketelusan proses audit. Juruaudit yang dilantik terdiri daripada staf yang terlatih dalam audit
dalaman dan KKTM akan memastikan setiap aktiviti atau proses dalam SPK akan diaudit
oleh juruaudit yang berkecuali atau tidak mempunyai tanggungjawab ke atas proses
tersebut.
Prosedur yang didokumenkan diwujudkan bagi menentukan tanggungjawab dan
keperluan untuk perancangan, perlaksanaan audit, pewujudan rekod dan laporan keputusan
audit. Rekod audit dan keputusannya hendaklah diselenggarakan.
Pihak pengurusan bidang yang diaudit hendaklah memastikan pembetulan dan
tindakan pembetulan yang diperlukan dibuat tanpa berlengah bagi menghapuskan
ketakakuran yang dikesan serta puncanya. Aktiviti susulan termasuk penentusahan tindakan
yang diambil serta pelaporan keputusan penentusahan itu.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/04 Pengendalian Audit Kualiti Dalaman
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
33/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
KKTM mengguna pakai objektif kualiti bagi pemantauan dan pengukuran proses
dalam SPK. Sekiranya objektif tidak tercapai pembetulan dan tindakan pembetulan
hendaklah diambil.
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk
KKTM memantau dan mengukur ciri-ciri perkhidmatan atau produk bagi memastikan
keperluan produk telah dicapai. Perkara ini dilaksanakan pada tahap yang bersesuaiandalam proses penghasilan perkhidmatan atau produk selaras dengan perancangan. Semua
rekod dan bukti pematuhan terhadap kriteria yang diterima pakai hendaklah disenggara.
Proses pengajaran dan pembelajaran yang dilaksanakan akan dipantau melalui:
a. Memantau kehadiran pelajar secara berterusan.
b. Menilai prestasi pelajar melalui kuiz, tugasan, amali, projek teknologi, amali
ujian dan peperiksaan akhir.
c. Timbalan Pengarah HEA/ Ketua Program/ Ketua Jabatan memastikan
perancangan mengajar dilaksanakan.
8.3 Kawalan Ketakakuran Produk / Perkhidmatan
KKTM memastikan produk / perkhidmatan yang tak akur dikenalpasti dan dikawal
bagi menghalang daripada digunakan atau disampaikan kepada pelanggan. Kawalan
berkaitan dengan tanggungjawab untuk urusan kawalan ketakakuran produk / perkhidmatan
adalah dinyatakan di dalam prosedur Kawalan Ketakakuran Produk / Perkhidmatan.
Ketakakuran perkhidmatan dan barangan yang didapatkan dari pembekal pula
diuruskan mengikut Prosedur Perolehan. Penentuan ketakakurannya ditentukan
berdasarkan spesifikasi yang digunakan semasa membuat pesanan. Barangan yang
memberi kesan kepada pengajaran dan pembelajaran hendaklah dikembalikan atau
dimaklumkan kepada pembekal.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
34/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
Ketakakuran perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran antaranya adalah:
a. Dewan kuliah tidak dapat digunakan.b. Pensyarah tidak hadir bertugas tanpa notis.
c. Peralatan bilik kuliah atau makmal tidak dapat digunakan.
d. Pensyarah tidak melaksanakan pengajaran dan pembelajaran mengikut pelan
yang disediakan.
KKTM hendaklah mengurus produk / perkhidmatan tak akur dengan satu atau lebih
daripada cara yang berikut dengan
a. Sesi bimbingan dan motivasi.
b. Kem Pengukuhan/ Intensif.
c. Sesi kaunseling.
d. Surat peringatan.
e. Menggantikan sesi kuliah atau makmal yang tidak dilaksanakan dengan
persetujuan pelajar.
Apabila produk / perkhidmatan tak akur dibetulkan, ia hendaklah tertakluk kepada
penentusahan semula bagi menunjukkan keakuran terhadap keperluan.
Rekod mengenai perihal ketakakuran serta apa-apa tindakan seterusnya yang
diambil, termasuk konsesi yang diperoleh, hendaklah diselenggarakan.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/03 Kawalan Ketakakuran Produk / Perkhidmatan
8.4 Analisis Data
KKTM melalui WP menentu, mengumpul dan menganalisis data-data yang sesuai
bagi menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan menilai
jika penambahbaikan keberkesanan sistem pengurusan kualiti yang berterusan dapat
dilaksakan. Ini hendaklah termasuk data yang dijana hasil daripada pemantauan dan
pengukuran serta daripada sumber lain yang berkaitan.
Hasil analisis akan dibentangkan kepada mesyuarat pengurusan yang bersesuaian
untuk semakan dan tindakan.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
35/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
Analisis data hendaklah memberi maklumat berkaitan dengan:
a. Kepuasan pelanggan.b. Ketakakuran terhadap keperluan produk/perkhidmatan.
c. Aliran proses dan produk, termasuk peluang bagi tindakan pencegahan.
d. Prestasi pembekal.
8.5 Penambahbaikan
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
KKTM berterusan menambahbaik keberkesanan sistem pengurusan kualiti melalui
penggunaan dasar kualiti, objektif kualiti, keputusan audit, analisis data, tindakan
pembetulan dan pencegahan serta kajian semula pengurusan.
8.5.2 Tindakan Pembetulan
KKTM mengambil tindakan menghapuskan punca ketakakuran bagi mencegah ia
berulang. Tindakan pembetulan mestilah bersesuaian dengan kesan keakakuran yang
dihadapi.
Prosedur tindakan pembetulan diwujudkan meliputi keperluan berikut:
a. menyemak ketakakuran (termasuk aduan pelanggan),
b. menentukan punca ketakakuran,
c. menilai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketakakuran
tidak berulang,
d. menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan,
e. merekod bagi keputusan tindakan yang diambil, dan
f. menyemak keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/06 Tindakan Pembetulan
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
36/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
8.5.3 Tindakan Pencegahan
KKTM menentukan tindakan untuk menghapuskan punca ketakakuran yang mungkin
timbul bagi mencegahnya daripada berlaku. Tindakan pencegahan mestilah bersesuaian
dengan kesan masalah yang mungkin timbul. Prosedur tindakan pencegahan diwujud
meliputi perkara berikut:
a. menentukan ketakakuran yang mungkin timbul dan puncanya,
b. menilai keperluan untuk mengambil tindakan bagi mencegah berlakunya
ketakakuran,
c. menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan,
d. rekod hasil daripada tindakan yang diambil, dan
e. menyemak keberkesanan tindakan pencegahan yang telah diambil.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/07 Tindakan Pencegahan
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
37/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
LAMPIRAN 1CARTA ORGANISASI KOLEJ KEMAHIRAN TINGGI MARA
PENGAJIANTEKNIKAL
PENGAJIANAM
PEPERIKSAAN&PERSIJILAN
HALIMAHTON BINTIDEWA
Ketua Program Kej.ElektronikJ44
MAZURA BINTI MOHDIDRISGASPAR
Ketua Jab.Pengajian AmDG44
ROHANIBINTI MOHAMEDSALLEHPen.Peg.LatihanVokasional(K)
J36
HAL EHWALAKADEMIK
KHIDMATPENGURUSAN&HAL EHWAL PELAJAR
MARZUKIBIN MAHAMAD RADZI
Pengarah
J52
AHMADZURIATBIN DATO AHMADTEJUDDIN
Timb.Pengarah(KPHP)E48
NOR SHAM BINTI OBAIDULLAHTimb.Pengarah (HEA)
J48
BAHASAINGGERIS
PENDIDIKAN ISLAM
KEUSAHAWANAN
MATEMATIK
PENGAJIANMALAYSIA
APLIKASI KOMPUTER
MOHD HANIEZBIN MDAKHAIR
Peg.Perkhidmatan SiswazahDG41
MOHD FAIZAL BIN RAJAB
Peg.Perkhidmatan Siswazah
DG41
NOORHISYAMBIN RAZALI
Peg.Perkhidmatan Siswazah
DG44
NORHAYATIBINTI ABDULRAHMAN
Peg.Perkhidmatan Siswazah
DG44
HASMAH BINTI SETIA
Peg.Perkhidmatan Siswazah
DG41
NUR ANA BINTIYUSOFF
Pen.Peg .La tihanVokasiona l
J29
ROZITAHBINTI AHMAD ZAINALARIFFI NPeg.Perk hidmatan Siswazah
DG44
MOHD NAZRI BIN MOHD NOOR
Peg.Perkhidmatan Siswazah
DG44
NOOR HASHIMAH BINTI IBRAHIM
Pen.Peg. Ehwal Ekonomi(KUP)
E32
NORMA BINTI MAHMOOD
Peg.Perkhidmatan Siswazah
DG44
ZULIANA BINTI MOHDZABIDI
Peg.Perkhidmatan Siswazah
DG44
SITI ADILA BINTI MD YATIM
Peg.Perkhidmatan SiswazahDG44
SITI FATIMAH BINTI CHE NYATPeg.Perkhidmatan Siswazah
DG44
ALINORDIN BIN ISMAIL
Peg.Latihan Vokasional
J42
HABLILLAH BIN MOHD HAZIM
Peg.Latiha nVokasional
J42
KHAIRUL FADZLI BIN PATHIL
Peg.Latihan Vokasional
J42
SITI NOORAZIZAH BINTIMANSOOR
Peg.Latiha nVokasional
J42
ABD MUTALIBBINMOHAMED YUSOFFPeg.LatihanVokasional
J41
ANWAR BIN MOHD ABDMAHI
Peg.Latiha nVokasionalJ41
HASRULNIZAMBIN HASHIMPeg.Latihan Vokasional
J41
MOHAMAD FAUZI BIN MOHD LAZIMPeg.Latiha nVokasional
J41
MOHD ESTA-HUSNA BIN ZAINAL
Peg.Latihan Vokasional
J41
MOHD ZAINIBIN ABDUL MAJID
Peg.Latiha nVokasional
J41
MUHAMMADHAFIFBIN ABDUL HAMIDPeg.LatihanVokasional
J41
NORAN ZAHRINEBIN ZAINAL
Peg.Latiha nVokasionalJ41
NORAZUIN BINTI MD AYOBPeg.Latihan Vokasional
J41
NUR AKMAL BINTISAARYPeg.Latiha nVokasional
J41
SUHAIMIBIN ZAKARIA
Peg.Latihan Vokasional
J41
BENGKEL KEMAHIRAN
FATHIAHNOOR BINTI HASSANPem.Peg. LatihanVo kasional
J17
MOHD KASWADIBIN SHAMSUDINPem.Peg. LatihanVokasional
J17
MOHD TAUFIK BIN SAIDINPem.Peg. LatihanVokasional
J17
MOHD HAMDI BIN SHAFAWIPem.Peg. LatihanVo kasional(K)
J22
ROZANABINTI AZEMANPem.Tadbir (P/O) KUP
N17
KAUNSELING &KERJAYA
PUSAT SUMBER
RAHMAT BIN AJIPen.Peg. Tadbir (K)
N32
PERHUBUNGAN AWAM
WANYUSLAINI BINTI WAN ABDULLAHPeg.Kaunse ling &Kerjaya
E44
JUNIHASLIZABINTI JUSOHPem.Tadbir (P/O) (K) Asrama
N22
Peg.Perhubungan Industri
E41
MUHAMMAD RAZAKBIN HAMZAH
Pen.Peg. SistemMaklumat
F29
WANFAIZAH BINTIWAN ABDULLAH
Pen.Peg .La tihanVokasiona l
J29
RUSNAH BINTI IJAIPem.Tadbir (P/O) (K)
N22
MOHAMAD AZIZUL BIN IBRAHIMJuruteknikKomputer
FT17
MOHD ARIFBIN AHMAD
Pen.Jurutera
JA29
MOHD SAIFUL ANISBIN BUSUPenjaga Jentera Elektrik
J17
SITI KHAJAR BINTIISMAILPem.Tadbir (P/O)
N17
MUHAMADAZIMBIN MOHAMEDRADZIPem.Operasi
N11
OMAR BINHARUN
Pemandu KenderaanH11
ABD JALIL BINTAHIR @ JAMHARI
Pemandu KenderaanH11
MEGATMOHD MUEIZBIN MEGATMOHD NAZRIPemanduKenderaan
H11
CHEAB MANAFBINCHEMAT
Pem.OperasiN11
MOHSIN BIN MOHAMEDPem.Tadbir (Kew.) KUP
W22
NAJWA BINTI MOHAMAD YUSOF
Pem.Tadbir (Kew.)
W17
NULYANIBINTI MAHATPem.Operasi (P/O)
N17
SITI NORBAIZURABINTI SHAHRIMAN
Pem.Tadbir (P/O) KUP
N17
SUWAYDAH BINTI MASUNGUTPem.Tadbir (P/O)
N17
SYAHRUL AZHAN BIN SAIDIN
Pem.Tadbir (P/O)
N17
UMI KHURSYIAHBINTI KAMARUDDINPem.Tadbir (P/O)
N17
ASRAMA
PERPUSTAKAAN
PENTADBIRAN
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
38/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
KOLEJ KEMAHIRAN TINGGI MARA SRI GADING SEMAKAN 0
LAMPIRAN 2
PEMETAAN PROSES UNTUK PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN
K
E
P
E
R
L
U
A
N
P
E
L
A
N
G
GA
N
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
39/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
LAMPIRAN 3
FUNGSI UNIT DAN HURAIAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT FUNGSI OBJEKTIF KUALITI
Hal Ehwal
Akademik
Menyediakan
panduan dan
menyelaraskeperluan serta
kemudahan untuk
melaksanakan
proses
Pengajaran dan
Pembelajaran
dengan berkesan.
1. Memastikan Perancangan Proses Pengajaran
dan Pembelajaran dilaksanakan mengikut
perancangan.
2. Membantu melaksanakan Pemantauan
Pengajaran dan Pembelajaran untuk
memastikan kualiti pengajaran dan
pembelajaran mengikut standard yang
ditetapkan.3. Memastikan Penilaian Pengajaran dan
Pembelajaran melibatkan kerja kursus pelajar
dan penilaian pengajaran pensyarah
dilaksanakan mengikut masa yang ditetapkan.
4. Memastikan sekurang-kurangnya 80%
daripada jumlah keseluruhan pelajar semester
akhir lulus dan dianugerahkan dengan
Diploma.
5. Memastikan sekurang-kurangnya 98%
daripada pelajar mencapai Purata Mata Nilai
Gred Kumulatif (CGPA) 2.0 dan ke atas bagi
setiap semester.
Khidmat
Pengurusan (Am)
Merancang dan
mengurus sistem
pentadbiran di
KKTM.
1. Memastikan penyelenggaraan sistem fail dan
rekod jabatan, buku perkhidmatan dan rekod
cuti kakitangan mencapai ke tahap 90%
sepanjang masa.
2. Memastikan system urus tadbir organisasi
dipraktikkan dengan cepat dan profesional.
3. Memastikan pembayaran bagi perolehan
perkhidmatan akan dibayar dalam tempohempat belas (14) hari dari tarikh penerimaan
dokumen yang lengkap.
4. Memastikan perkhidmatan kebajikan dan
kemudahan serta mewujudkan rangkaian
hubungan yang baik di antara warga melalui
program hari keluarga, lawatan dan rekreasi.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
40/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
Khidmat
Pengurusan (HEP)
Menyediakan
perkhidmatan
kepada pelajar
dengan cepat,
efisyien dan
mesra pelanggan.
1. Memberi perkhidmatan dan kemudahan yangmenyeluruh dan sempurna bagi mewujudkan
persekitaran pembelajaran dan tempat tinggal
yang selesa, ceria dan selamat.
2. Merangka dan melaksanakan program
pembangunan pelajar yang bersepadu dan
berterusan.
3. Memastikan pemberian elaun kepada pelajar
baharu akan dijelaskan dalam tempoh masa
tiga (3) bulan dengan syarat semua dokumen
memenuhi syarat yang ditetapkan.
Penilaian dan
Persijilan
Menyelaras dan
melaksanakan
semua urusan
yang berkaitan
dengan penilaian
dan persijilan
pelajar.
1. Menjalankan proses pendaftaran kursus
pelajar pada minggu pertama setiap
semester.
2. Mengeluarkan jadual waktu peperiksaan akhir
satu (1) minggu sebelum peperiksaan akhir
bermula.
3. Mengurus keperluan logistik dan keperluan
peperiksaan sebelum peperiksaan akhir
bermula.
4. Menyerahkan slip keputusan peperiksaan
pelajar dalam minggu pertama pada setiap
semester berikutnya.
Latihan Industri
Merancang,
mengurus,
menyelia dan
menilai hal-hal
berkaitan dengan
latihan industri di
KKTM.
Unit ini juga
bertanggungjawab
untuk memastikan
aktiviti berkaitan
dengan latihan
industri berjalan
dengan baik dan
sempurna.
1. Mewujudkan hubungan strategik dengan pihak
Industri
2. Menyokong dan meningkatkan pengalaman
pembelajaran dan latihan Industri3. Menjadi penghubung antara warga akademik
dan pihak Industri.
4. Memastikan 100% pelajar mendapat tempat
bagi menjalani latihan industri.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
41/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
Pusat Sumber
Menguruskan
pembangunan
koleksi,
prosesan bahan
dan
perkhidmatan.
1. Memastikan setiap transaksi peminjaman dan
pemulangan bahan dilakukan dalam tempoh
tidak melebihi 3 minit.
2. Menjadikan perpustakaan ini terunggul dari
segi aspek perkhidmatan, pelbagai koleksi,
teknologi dan sumber maklumat terkini dan
matang.
3. Mewujudkan tenaga kerja terlatih, mahir,
penuh tanggungjawab, beriltizam, bermotivasi,
beretika tinggi, proaktif dan cemerlang melalui
latihan dan pendidikan.
Kaunseling dan
Kerjaya
1. Menyedia dan
memberi
perkhidmatan
kaunseling,
bimbingan,
konsultasi dan
rujukan secara
Individu dan
kelompok.2. Melaksanakan
Program
Perkembanga
n Sahsiah
pelajar iaitu
mentor
mentee
serta motivasi/
kepimpinan /
jati diri.3. Mengendali
dan
menganalisa
Keputusan
Kemahiran
Insaniah
Pelajar KKTM.
1. Mewujudkan suasana yang kondusif, teraputik
dan efektif berteraskan konsep perkhidmatan
bimbingan dan kaunseling demi
kecemerlangan pelajar.2. Menguruskan program dan aktiviti kaunseling
dengan cekap dan berkesan.
3. Membantu pelajar supaya berkembang ke
arah kesedaran emosi dan berakhlak mulia.
4. Menggalakkan dan membentuk pemahaman
kendiri serta memupuk perkembangan
tingkahlaku pelajar.
5. Memastikan sekurang-kurangnya 80%
daripada jumlah keseluruhan pelajar
mendapat markah baik dalam penilaiansahsiah pelajar pada setiap semester.
-
7/24/2019 MK KKTM 01 ManualKualiti
42/42
MK-KKTM/01MANUAL KUALITI
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
Asrama
Merancang,
mengurus,
mengawal dan
menyelia asrama
bagi mencapai
kepuasan dan
keselesaan
pelajar.
1. Mewujudkan suasana yang selesa dan bersih
di sekitar asrama.
2. Memastikan persekitaran asrama termasuk
surau dan dewan makan / kafeteria dalam
keadaan selamat dan terkawal.
3. Melaksanakan aktiviti berkaitan
penguatkuasaan peraturan pelajar di Kolej
Kediaman pada setiap semester.
Teknologi
Maklumat (ICT)
Menyelaras dan
melaksanakan
semua urusan
yang berkaitan
dengan ICT.
1. Memastikan segala kemudahan alat bantu
mengajar ICT berada dalam keadaan
sempurna dan dapat digunakan dengan
berkesan.
2. Memudahkan penyimpanan dan penyebaran
maklumat dilaksanakan secara lebih teratur
dan berkesan.
3. Memberi khidmat nasihat dan bantuan teknikal
berkaitan hal-hal ICT kepada pengguna.
4. Menyelenggara dan memantau keselamatan
sistem maklumat, sistem rangkaian dan laman
web.
5. Mengenalpasti keperluan, merancang,
merekabentuk, mentadbir serta menyelaras
sistem pengurusan maklumat serta
memajukan cadangan pelaksanaan kepada
pihak atasan.