gp sema11 oficinaproyectosv08

7/24/2019 GP Sema11 OficinaProyectosV08

http://slidepdf.com/reader/full/gp-sema11-oficinaproyectosv08 1/53

Gestión de Proyectos

Semana 11: Organización y Funciones de laSemana 11: Organización y Funciones de la

Oficina de ProyectosOficina de Proyectos

Gestión de ProyectosIng. Dr. José A. Segura Cuyubamba



Oficina de Proyectos

Organización y Funciones

• Misión Ob!eti"os y #es$onsabi%idades de

%a Oficina de Proyectos. &actores c%a"e en

e% dise'o. (ariab%es a considerar. )ta$as en

e% Dise'o.

• )!em$%o de Puesta en Marc*a y

documentación de% P%an de% Proyecto




Preocu$ación inicia%

• +Cómo

im$%ementar

$royectos enmi

organi,ación

de% modo m-sefecti"o




#e/uerimientosCrecimiento de lapráctica de la


Necesidad de un métodosistemático deimplementación




0a Oficina de Proyectos

• Pro"eer ser"icios o

consu%tor1a interna

en todos %os as$ectos/ue %a Organi,ación

debe generar

a$titudes en %a

im$%ementación desus $royectos




)strategiaMode%o 2 fuer,as de M.Porter

Competen

cia

Mercado

Amenaza

Amenaza

Sustitutos

Poder de

Negociación

Nuevos Competidores

Proveedores ClientesPoder de

Negociación




Uso de Recursos / Costos

Tiempo

Concepción

Desarrollo

Implementación

Cierre

Cic%o de "ida de Proyectos




IniciaciónPlaneamiento

Control Ejecución

Cierre

Procesos en %a Gestión de Proyectos




RecursosHumanos

Comunicación AbastecimientoRiesgos

Gerenciamientode

Proectos

Alcance!isión

Integral

CalidadCostosTiempos

odelo P!odelo P!"reas de"reas de

ConocimientoConocimiento




ProcesosProcesos

Areas deAreas de

ConocimientoConocimiento !niciación!niciación PlaneamientoPlaneamiento #$ecución#$ecuciónSeguimientoSeguimiento

y Controly Control CierreCierre

1%& !ntegración1%& !ntegración

'%& "lcance'%& "lcance

(%& )iempos(%& )iempos

*%& Costos*%& Costos

+%& Calidad+%& Calidad

,%& -ecursos,%& -ecursos

.umanos.umanos

/%& Comuni&/%& Comuni&

cacióncación

0%& -iesgos0%& -iesgos

%& "pro2isio%& "pro2isio

namientonamiento





!S!ON

Pro2eer todo el apoyo necesario a los Gerentes deProyecto en el lanzamiento3 implementación y conclusióne4itosa de todos sus emprendimientos

"segurar 5ue los proyectos son e$ecutados alineados conlas estrategias de la organización

y respetando los procedimientos esta6lecidos

Pro2eer 2isión sistémica y metodolog7a




1%&ConcepciónGeneración

'%& 8esarrolloPreliminar

(%& Planeamiento

*%& Programación

+ % & # $ e c u c i ó n o n i t o r e o

,%& Cam6ios

/%& Cierre delProyecto

Generado internamente como iniciativa de la organización

Iniciado por un cliente a través de un requerimiento

La organización formaliza su intención

Se relevan los requerimientos

Project CharterSe construye la structura del Proyecto!"S

Se desarrolla el Cronograma del ProyectoSe definen los recursos y su organizaciónSe especifican materiales# equipos e instalacionesSe esta$lece el PresupuestoSe calculan los riesgosSe contratan los recursos

Se ejecuta el PlanSe monitorean los resultados

Se introducen loscam$ios y modificacionesy mejoras necesarias

Se cierran formalmente todos los documentos

Se registran las lecciones aprendidas

% & ' (

)

* + , (




Uso de Recursos / Costos

Tiempo

Concepción

Desarrollo

Implementación

Cierre

1%&ConcepciónGeneración

'%& 8esarrollo

(%& Planeamiento

*%& Programación-iesgos

+ % &

# $ e c u c i ó n o n i t o r e o

,%& Cam6ios

/%& Cierre delProyecto




Soporte a losSoporte a lose5uipose5uipos

Consultor7aConsultor7a

étodos yétodos y#stándares#stándares

CapacitaciónCapacitación

Pro$ectPro$ectanagersanagers




3eneficios

Reconocimiento

Mejora Rentabilidad

Efectividad de Equipos

Mejora en la rganización

Cambio cultural

Profesionalismo

!erramientas "alidadas




So$orte Administrati"o

• Com$%e!idad en %os

cana%es de

comunicación

• 45mero de cana%es

6 n7n89: ; <

• Gru$o <= $ersonas

6 <=7<=89: ; < 6 9>=

So$orte a %osSo$orte a %os

e/ui$ose/ui$os

Consu%tor1aConsu%tor1a

Métodos yMétodos y

)st-ndares)st-ndares

Ca$acitaciónCa$acitación

Pro!ectPro!ect

ManagersManagers




''8!9!S!N#8;C"C!ONCON)!N;"

Administración de Proyectos Ing Pedro de% Cam$o

Ca%idadCa%idad

+Se identifican o$ortunidades de me!ora?.

+Se $onen en marc*a %as medidas correcti"as

cuando son re/ueridas

2.

+0os sistemas de obtención de información

de ca%idad son $recisos

@.

+Se cum$%en todas %as %eyes y regu%aciones.

+Bodos %os $roductos obtenidos son a$tos

$ara su uso $or e% c%iente

<.

+Se cum$%e e% P%an de Ca%idad de% Proyecto9.

2

m-

@<9

m1n

Com$robación 4

• Programación Proyectos

• Actua%i,ación diagramas

• #e$ortes de Progreso

• (isibi%idad Proyectos

• 3ase de datos

• Auditor1as

• #egistro modificaciones

• O$eración Soft

Pro!ect Management 8 Caso Productos Se%eccionados S.A.

<>

Id Nombre de tarea

1 # btener especificaciones de Equipos

2 2 Def inic ión de s toc k de P.T.

3 3 Selec ción de equipos

4 4 ompra de equipos

! ! In st alac ión de equipo s

" " Selección

# # $ condic ionamiento

% $ btener especificac% de Prod& M%P%'M ateriales

& & De f in ic ió n d e Sto ckp a ra ma te ria p rima

1 ' 1 ' (o cal i)a r * +o de sa rr ol la r pr o,e ed or es

1 1 1 1 Se le cc io na r p ro ,e edo re s

12 1 2 $ pr obar pro, eedor es

13 1 3 -i rma de c ont rat os

14 #( btener especificaciones de procesos

1 ! 1 ! De fi ni ci ón d e p er fi le s

1" 1 " / squeda de per so nal

1# 1 # Se lec ción de per so nal

1% 1% apacitac ión

Recursos !umanos

D ( 0 0 S D ( 0 0 S D ( 0 0 S

ma* 2! '3 un 1 '3 un % '3

So$orte Administrati"oSo$orte Administrati"o


e/ui$ose/ui$os





Pro!ectPro!ect

ManagersManagers




Acti"idades semana%es

" realizar" realizar

Con "trasoCon "traso

Cr7ticas




Consu%tor1a

• So$orte desarro%%o de $ro$uestas $rocedimientos

desarro%%o $arare/uerimientos de $ro$uestas de traba!o

re"isiones de $ro$uestas re"isión desde e%

$unto de "istaeterno

forta%e,as ydebi%idades


e/ui$ose/ui$os





Pro!ectPro!ect

ManagersManagers




Consu%tor1a

• Asistencia en e% %an,amiento

• Dis$onibi%idad ante e"entua%idades

• )"a%uación de riesgos

• #ecu$eración de Proyectos




Consu%tores

)st-ndar

• M-s de cinco a'os de

e$eriencia• )$ertos en

$rogramación

$resu$uestos

asignación de

recursos

Senior

• De die, a /uince a'os

de e$eriencia

• Certificado Pro!ect

ManagementProfessiona%




Consu%tores

)inanzas

Suministros

Mar*eting

Sólida

"isión

+eneral

Relaciones

!umanas




Métodos y )st-ndares

• Pre$aración

$rocedimientos

res$onsab%e

e/ui$o a$oyo

$rogramación tareas

a$robación

di"u%gación


e/ui$ose/ui$os





Pro!ectPro!ect

ManagersManagers




Procedimientos

• Se%ección de Proyectos

• Construcción )structura de Braba!o

• Cambios

• Camino Cr1tico

• )"a%uación de #iesgos

• Documentación a$oyo




RecursosHumanos

Comunicación AbastecimientoRiesgos

MODELO

Areas de Conocimiento Gerenciamiento

deProectos

Alcance!isiónIntegral

CalidadCostosTiempos

Me!ores Pr-cticas

• Im$%ementación y monitoreo

• Actua%i,ado en %os 5%timosdesarro%%osPMI

Eni"ersidades0iteratura

Sim$osios




Ca$acitación

• 3-sico

• A"an,ado

• Pre$aración $ara e%

eamen de

certificación PMI

• SoftFare• (isión Genera% de

4egocios


e/ui$ose/ui$os





Pro!ectPro!ectManagersManagers




Pro!ect Managers

• !dentificar competencias re5ueridas

• !dentificar personas competentes

• "signar personas a proyectos

• !ncorporación de l7deres de proyecto

• #2aluar las capacidades pro$ect

%%%%%%managers


e/ui$ose/ui$os


Métodos yMétodos y)st-ndares)st-ndares


Pro!ectPro!ect

ManagersManagers




Proyectos (irtua%es

Proyecto "Proyecto "

<ase8atos

Proyecto "

Pro$ectanager

OficinaProyectos

<ase8atos

Of Proyectos

Otros8epartamentos

Sistemas!nformación

étodos#stándares

#5uipo"

#5uipo<

#5uipoC

Sitios -emotos Sitio CentralSitios -emotos Sitio Central




• F"C)O-#S C="9# #N #= 8!S#>O

)ama?o de la Organización

-esultados esperados

<arreras a su implementación

Caracter7sticas de la Organización 5ue serán

potenciadas con la creación de la oficina de

proyectos





• 9"-!"<=#S " )#N#- #N C;#N)"

Conte4to 3 tipo de organización y antecedentes

;6icación dentro de la OrganizaciónCo6ertura de responsa6ilidades

Origen del personal

)ama?o del área





• 9"-!"<=#S " )#N#- #N C;#N)""lcance de las funciones de soporte

desarrollo

implementación

Sistema de !nformación a mantener

"lcance de la #$ecuciónCarácter de la Gestión de Cam6io



Ing. Dr. José A. Segura Cuyubamba



Documentación de% Proyecto

ProyectoP.M.O.






Im$ortancia de%Proyecto

Pro"eer todo e% a$oyo necesario a %os Gerentes de Proyecto en e%%an,amiento im$%ementación y conc%usión eitosa de todos susem$rendimientos

Asegurar /ue %os $royectos son e!ecutados a%ineados con %as estrategiasde %a organi,ación y res$etando %os $rocedimientos estab%ecidos

Pro"eer "isión sistémica y metodo%og1a

4ecesidades de% 4egocio

Concentrar %os esfuer,os

Aumentar %a eficacia de %a Gestión de Proyectos

)strategias

Poner en marc*a %a Oficina de Proyectos en forma $rogresi"a

sin afectar %os $royectos en curso





Ob!eti"o de% Proyecto

Producto Poner en marc*a PMO Oficina de Proyectos

Caracter1sticas de%Producto de% Proyecto

A%cance

Pro"eer ser"icio o consu%tor1a interna en

P%aneamiento y $rogramación

Monitoreo

Pre$aración y administración de contratos

Administración de Cambios

erramientas y métricas

Gestión de documentación

Monitoreo de acti"os

Auditor1as de Proyectos





#e/uerimientosser"icio de a$oyo a% $roducto

Sistema Inform-tico

SoftFare HPMO

01mites Boda %a Organi,ación

Productos

)ntregab%es P%an de Comunicaciones Documentación de Proyectos

Procedimientos de Gestión

Procedimientos so%icitud de ser"icios de PMO





Criterios deAce$tación Po%1ticas de %a Organi,ación

Asunciones o

i$ótesis )ficacia de %a 4ue"a &unción

Ace$tación $or $arte de todas %as -reas /ue inter"ienen

#estricciones

4o interferir %a o$eración y contro%es actua%es





#o%es yres$onsabi%idades (er Matri, de #es$onsabi%idades

)/ui$o de traba!o de% $royecto Integrado $or





)/ui$amiento einsta%acionesasignadas

8 )/ui$amiento en o$eración

8 Oficina de Proyectos sector

Comunicaciones ;

Documentación ;

Informes

8 P%an de Comunicación

8 Documento Start u$

8 Procedimientos 8 Informes de A"ance





#iesgos de% Proyecto

• &a%ta de c%aridad en %a Bransición

• &a%ta de coordinación en e% Start u$

• &a%%as en e% &uncionamiento





Procesamiento





In"estigación 9>>> PM4etForK Ag <==9Eni"ersity of Management and Bec*no%ogy in Ar%ington

4ro de res$uestas en L Personas fu%% time OP

? = a 2<9.? ? a 9=

.9 9= a <=

<.N <=






,N-.S/R,AS

onstrucción

Transportes

Productos -armac5uticos

onsultor6a

omunicaciones

Se7uros

8obierno

0anufactura

.ancos + Ser,icios -inancieros

Información9 Tecnolo76a' ! 1' 1! 2' 2! 3'






S:;II<S <-IIN$ P;<=:T<S

0antener un lu7ar para P0>s

0antenimiento ?erramientas P0

0antenimiento Proect @eb site

Proect Portfolio 0ana7ement

Soporte $dministrati,o

Trackin7 Pro*ectos

:ntrenamiento

0entorin7

onsultor6a

:stablecer 05todos * :stAndares

' 1' 2' 3' 4' !' "' #' %'






<NT;I.BI<N:S P$;$ :( CIT< D: <P

=2E

;equerimiento de lientes

:ntrenamiento

(ecciones $prendidas

alidación * ne7ociación Proect 0ana7ers

0eorar resultados de Pro*ectos

Satisfacer los requerimientos de la ompaF6a

Soporte a $lta 8erencia

Profesionales competentes en la <ficina Pro*ectos

' 1' 2' 3' 4' !' "'





(isión &utura

Presiones de% Mercado

Competencia )ecnolog7a

#stándares Calidad Factores Pol7ticos Sociales

-esultados Financieros Presiones #conómicas

Cuestiones =egales Preocupaciones Stoc@Aolders





(isión &utura)nfo/ues Organi,aciona%es

Bradiciona%

•Pocos Proyectos

•#entabi%idad de%a Producción

•0argos cic%os de

"ida

•Organi,ación funciona% $or is%as

Orientada a Producto

Pro!ect Management

•Proyectos generadores

•de Ingresos

•PM res$onsab%e de %a

rentabi%idad

•PM reconocido como

$rofesión

Orientada a Proyectos





0os ? com$onentes de %a )ce%encia

#ducación B#ducación B#ntrenamiento#ntrenamiento

CulturaCultura

!ntegración!ntegraciónProcesosProcesos

ComportamientoComportamiento

PP"poyo de"poyo dela Gerenciala Gerencia






OportunidadesOportunidadese$orae$ora

"ctualización"ctualizaciónetodolog7aetodolog7a

GestiónGestión

"ceptación"ceptaciónOrganizaciónOrganización

!ntegración!ntegración

ProcesosProcesos

<encAmar@ing<encAmar@ing

e$orae$oraSoftareSoftare

•0ea%tad Esuarios

•Atraer nue"os ade$tos•Desa%entar métodos $ara%e%os

•mostrar beneficios•mostrar costos

•Integrar $rocesos actua%es•Integrar nue"os $rocesos

•Industrias simi%ares•Industrias no simi%ares

•nue"as ideas

•nue"as a$%icaciones

•Actua%i,ación Interna•Ad/uisición


gp sema11 oficinaproyectosv08

Documents