cƠ hỘi toÀn cẦu vỚi ibt - sachvui.com · phải được hoàn thành nhiều hơn và...

CƠHỘITOÀNCẦUVỚIIBTEbookmiễnphítại:www.Sachvui.Com

ChươngtrìnhHiệuquảcánhân(PEP)đượchìnhthànhvàpháttriểnởThụyĐiểnnhằmgiúpcáccánhânvàtổchứccảithiệnkhảnăngquảnlýkhốilượngcôngviệccủahọ.

Họcviệncôngnghệkinhdoanh(IBT),vớirấtnhiềucơsởởHoaKỳ,đượcthànhlậpnăm1984nhằmmangchươngtrìnhPEPtớikhắpnơitrênthếgiới.Kểtừkhiđượcthànhlập,đãcógầnmộttriệungườitrênkhắpthếgiớiđượcđàotạovàhuấnluyệnthôngquatiếntrìnhPEP.

NhữngchuyênviêntưvấnđượccấpbằngPEPđãđưacácchươngtrìnhđàotạocủachúngtôitớihơn25quốcgiaởchâuÂu,khuvựcChâuÁTháiBìnhDươngvàmiềnNam,miềnBắcnướcMỹ.Cơhộichocácchuyêngiatưvấnởtấtcảnhữngkhuvựcnàyđềuđồngđềunhưnhau.

CàngngàycàngcónhiềutổchứcsửdụngPEPnhưmộtcôngcụđểđốiphóvớiáplựcvàcăngthẳngngàymộtnhiều,cũngnhưđểgópphầngiatănghiệuquảvànăngsuấtcánhân.

ThịtrườngPEPcủachúngtôirấtrộng.Chúngtôilàmviệcvớimộtloạtnhữnglolắngcủamọiđốitượng,từnhữngbộngànhchínhphủtớinhữngtậpđoànđaquốcgiahaynhữngngườibánbánhnhỏlẻ.

IBTcấpphépchoPEPcóquyềnchứngnhậnnhữngchuyêngiatưvấnđủnănglựcđãđượcchúngtôihuấnluyệnvàgiámsátbằngphươngpháphuấnluyệnPEPthànhcông.PhươngphápnàykhôngchỉdànhchonhữngdoanhnhânmuốngiớithiệuvàchuyểngiaoPEPmàcòndànhchonhữngtổchứcmuốnđưaPEPvàogiảngdạyvàđãcócácchuyêngiatưvấncủariênghọnhằmtriểnkhaiPEPtạichínhtổchứccủahọ.

Vàođầunăm2008,trênthếgiớicó350huấnluyệnviênPEPtíchcực.

Nếubạnđangtìmkiếmmộtcôngviệcmớivớinhiềucơhộituyệtvời,hãyliênlạcvớichúngtôitheođịachỉ:IBTInternationalInc.

IBTInternationalInc.

POBox1057

BocaRaton,Florida33429,USA

ĐT:(1)5613670467

Fax:(1)5613670469

Email:[email protected]

Website:www.ibt-pep.com

LỜINÓIĐẦUEbookmiễnphítại:www.Sachvui.Com

“Lụtviệc”đãtrởthànhtìnhtrạngphổbiếnởkhắpcácvănphòng.Vớisựsinhsôinảynởcủacáccôngnghệchophépchúngta“on”24h/ngày,điệnthoạidiđộng,thưđiệntử,mạngInternet,tinnhắnvănbản,fax(khôngđượcquêndạngin),tấtcảchúngtađềucảmthấymìnhcóquánhiềuthứphảixửlývàcóquáítthờigianđểthựchiệnđiềuđó.

Tôiđãlàmviệctronglĩnhvựclaođộngtríócđượchơnmộtphầntưthếkỷ.Tôithấyáplựcvàyêucầuđặtlênvainhữngngườimuốnhoànthànhcôngviệcngàycànggiatăng.Cólẽbạncầmcuốnsáchnàylêncũngvìbạnnhậnramìnhcầnphảilàmgìđó!

Đểgiảiquyếtvấnđềnày,tôiđãhọcđượcrằngtrởngạiduynhấtvàlớnnhấtmàhầuhếtmọingườicầnphảivượtqualạichẳngliênquangìtớikhốilượngthôngtinbạnphảixửlýhayyêucầuđượcđặtrachobạn,thậmchí,chẳngliênquangìtớilượngthờigianbạncó.Thửtháchcủabạnchỉđơngiảnlàlàmsaotậpđượcthóiquengạtnhữngđiềubạnkhôngthíchsanghẳnmộtbên.

Phầnlớnchúngtachưatừngđượcdạycáchlàmviệc.

Hầuhếtchúngtađềuđãhìnhthànhnhữngthóiquenlàmviệcxấuvànhữngthóiquenđóđềurấtkhóthayđổi.

Nóivềthayđổi–hầuhếtchúngtađềukhôngthíchthayđổi.

Tronglầntáibảnthứtưnày,cuốnsáchđềcậpđếnrấtnhiềuthayđổivềcôngnghệtrongnhữngnămqua.Bắtkịpnhữngthayđổivềcôngnghệlàcầnthiết,nhưngcómộtviệcquantrọnghơnrấtnhiềumàbạncũngnênlàm,đólàhìnhthànhnhữngthóiquenmớivàtốthơn,đồngthờiliêntụccảitiếnquytrìnhlàmviệccủabảnthân.Cáchđây25năm,điềuđóđãđúng;vàbâygiờ,điềuđócũngvẫncònđúng.

Thayđổithóiquenvàứngdụngnhữngnguyêntắclàmviệccánhânhiệuquảlàđiềumàcôngtychúngtôiđãthựchiệnthànhcông

trongnhiềunăm.Cuốnsáchnàylàsựđúckếthàngtrămkinhnghiệmcủarấtnhiềungườicónăngsuất(làmviệc)caomàchúngtôiđãđàotạovàhuấnluyệnởIBTsuốt25nămqua.Nhữngngười“năngsuấtcao”nàylàmgì?Họlàmđiềuđónhưthếnào?Hànhvilàmviệccủahọcóthểđúcrútthànhnguyêntắcđểtấtcảmọingườiđềucóthểápdụngđượckhông?Cuốnsáchnàytrìnhbàynhữngchiếnlượcđãquachứngminhđểgiúpkháchhàngcủachúngtôitiếpnhậnnhữngnguyêntắcđóvàbiếnchúngtrởthànhmộtphầnhànhvicủahọ.

Điềugìlàmnêntiếntrìnhlàmviệccánhâncủachúngta?Làmthếnàobạncóthểcảithiệnđượctổchứccủamình?Hệthốngnàolàhiệuquảnhất?Bạnphảibắtđầutừđâu?Làmcáchnàobạncóthểthiếtlậptrậttựnhanhđểlàmđượcnhiềuviệchơn?Tấtcảnhữngđiềuđósẽđượctrìnhbàytrongcuốnsáchnày.

Ngoàira,chúngtôicònhọcđượcrằngthưđiệntửvàhọphànhlàhaitrongsốnhữnghoạtđộnglãngphínhấtcủachúngta.Maymắnlàchúngtôiđãhọcđượccáchhayđểđốiphóvớihaivấnđềnày,vàtấtcảnhữngkinhnghiệmcũngnhưnhữngkiếnthứcđóđềuđượctrìnhbàythànhhaichươngtrongcuốnsáchnày.

Tôicũngđãthêmmộtchương“Tómlượcđắtgiá”,rútgọnquátrìnhcơbảnvàomộtvàitranggiấyđểgiúpnhữngngườiquábậnrộnnắmđượcnhữngnộidungcơbảnnhất.

CharlesDickensđãtừngnói:“Tôikhôngthểlàmđượcnhữnggìtôiđãlàmđượcnếukhôngcóthóiquenđúnggiờ,ngănnắpvàkiêntrì.”Tôihivọngnhữngthôngtintrongcuốnsáchnàycóthểđemlạikiếnthứcvàphươngphápluậnchobạnhìnhthànhnhữngthóiquenmớivàtốthơnđểtạorasự“ngănnắp”tốtnhấtcóthể,khuyếnkhíchsửdụngcáccôngcụđểcủngcốthóiquenđúnggiờvànuôidưỡngphẩmchấttuyệtvời,kiêntrì,chotớikhibạnđạtđượcthànhcông.

KERRYGLEESON

BocaRaton,Florida

CHƯƠNGTRÌNHHIỆUQUẢCÁNHÂNLÀGÌ?

Khinghethấytừ“hiệuquả”,ýnghĩđầutiênxuấthiệntrongtâmtrímọingườilà“Biếncáikhôngthểthànhcóthể”.Tôikhôngđịnhnghĩahiệuquảnhưthế.Hiệuquả,vớitôi,làlàmsaođểhoànthànhcôngviệcvớisựnỗlựcítnhấtcóthể.

Tôiđãchứngkiếnrấtnhiềusảnphẩmcôngnghệmớixuấthiệnởnơilàmviệcvàđãnhìnthấytácđộngtíchcựccủanhữngthiếtbịđó.Tôicũngđãchứngkiếnrấtnhiềutrongsốnhữngsảnphẩmcôngnghệđókhôngđượcnhưkỳvọngcủamọingười,vàtrongnhiềutrườnghợpcònkhiếnmọingườicăngthẳng,áplựchơn.

Khôngchỉmỗicôngnghệmàcảsựtoàncầuhóacủangànhkinhdoanhcũngcóảnhhưởngnghiêmtrọngtớicuộcsốngvàcôngviệccủaconngười.Ngàynay,nhữngmốiquanhệhợptácxuyênlụcđịađãtrởnênkháphổbiến,khiếnchươngtrìnhlàmviệcbịđẩytừ8tiếng/ngàylên16,đôikhi18tiếng/ngày.Môitrườngkinhdoanhtoàncầumớinày,cùngvớicácloạicôngnghệ,đãthêmmộtnhântốmới(vốnkhôngtồntạitronglựclượnglaođộng10nămtrước)chosựcăngthẳng.

Thờitrước,bạncóthểnhậnđượcmộtyêucầuthôngquabưuđiện(“thưtay”),đặtnótrênbànmộthoặchaingày,suynghĩvềnó,vàthậmchícòncóthểngụybiệnlà“Vẫnchưanhậnđược”(nếungườigửihỏisaochưatrảlời).Giờchúngtacónhữngphươngthứcliênlạcnhanhchóngnhưđiệnthoại,tinnhắn,thưđiệntử,vàthườngthìngườigửisẽtrôngchờchúngtahồiđápngaylậptứcđốivớihầunhưtấtcảmọiviệc.Dườngnhưtấtcảmọingườiđềuđòihỏicôngviệcphảiđượchoànthànhnhiềuhơnvànhanhhơn.

Điềunàycóảnhhưởngnhưthếnàotớiconngười?Vớitôi,chẳngcógìlạkhithấymọingườigầnnhưluônởtrongtrạngtháiquátảivớicôngviệc,dẫntớicảmgiáclolắng,căngthẳngvàmấtkiểmsoát.Nhữngcảmxúcnàykhôngthểgiúphoànthànhcôngviệcđược.

Tôiđãpháthiệnrarằngkhôngphảikhốilượngcôngviệc,mà

chínhcáicáchconngườihoànthànhcôngviệcvàphảnứngvớinóđãảnhhưởngtớicảmxúccủahọvềcôngviệc.Tôiđãđượcchứngkiếnnhữngngườicuốicùngcũnggiảiquyếtđượcvấnđềnàymộtcáchổnthỏavàthoảimái.Bằngcáchtìmhiểucáchhọlàmviệcvàcảithiệntiếntrìnhlàmviệc,cuốicùngmọingườicóthểkiểmsoáttốthơnvàđạtđượcthànhcônglớnhơn,giúpgiảmđángkểcảmgiáccăngthẳng.

NGUỒNGỐCCỦACHƯƠNGTRÌNHHIỆUQUẢCÁNHÂN

Vàođầunhữngnăm1980,tôiđangsốngởThụyĐiểnvàcómộtdoanhnghiệptưvấnmarketingvàkinhdoanhnhỏ.Đểthuhútthêmkháchhàngmới,tôiđãtạoramộtkếhoạchbồithườngđộcnhấtởThụyĐiểnlúcbấygiờ.Tôisẽkhôngnhậnphíchotớikhikháchhàngđạtđượckếtquảcụthểcóthểđođược.Điềuđótạoramộtsợidâyhấpdẫnkhiếncáccôngtyquantâmvàsẵnsànggặp,ítnhấtlàgặpvànghetôitrìnhbày.Nếumộtkháchhàngtiềmnăngchorằngtôicóđiềugìđóđểchàomời,thìkhókhănđầutiêncầnvượtqualàphảixácđịnhđượcđiềugìtạonênmộtkếtquảcóthểđolườngđược.Vìchuyênngànhcủatôilàmarketingvàkinhdoanh,nêntôicóthểđặtrađượcnhữngmụctiêucụthể,thườnglàtăngdoanhthuvàkháchhàng.

Tháchthứctiếptheomàtôiphảiđốimặtlàphảitạoramộtchiếndịchmarketingvàkinhdoanhsaochocóthểđạtđượckếtquảcóthểđolườngđượcđó.Điềunàydễhơntôitưởng:Tấtcảnhữnggìtôiphảilàmlàhỏinhữngngườithựchiệncôngviệcxemhọsẽlàmgìđểđạtđượckếtquảmongướcđó.Đaphầnnhữngngườinàyđềubiếthọcầnphảilàmgì.

Sauđótôichỉcầnpháttriểnmộtkếhoạchdựatrênthôngtinđầuvàocủahọvàđưakếhoạchđóchohọ.Điềuthúvịlà,trởlạisauvàituần,tôipháthiệnrakếhoạchđóvẫnchưađượcthựcthi.Cácnhânviênnóihọkhôngcóthờigian.Họcóquánhiềuviệckhácphảilàm;ngườithìốm,ngườithìđinghỉmát,ngườithìchỉđơngiảnlàkhôngnhớ.Đólàmộtvấnđềđốivớitôi.Tôicầnphảithúchọhoànthànhbảnkếhoạch,nếukhôngtôisẽkhôngđượctrảlương.Cóthểthấycác

nhânviênnàyvướngvàovôsốnhữngviệckhônghiệuquảthườngnhật,mấtthờigiantìmkiếmđồđạchoặcvôtổchứctheohàngtrămcáchkhácnhau.Cuốicùngtôicũngnhậnralànhiệmvụchínhcủamìnhchảcóliênquangìtớimarketingvàkinhdoanh.Thayvàođó,vaitròchínhcủatôitrởthành:Giámsátvàđốcthúchọthựchiệnnhữngviệcmàhọđãnghĩtớingaytừđầu.

Trướcđó,tôiđãthànhcôngtrongviệcxâydựngcộngđồngkháchhàng.MộttrongnhữngkháchhàngcủatôilàchinhánhSvenskaHandelsbanken,mộttrongnhữngngânhàngđemlạilợinhuậnlớnnhấtởScandinavia(1).Chinhánhđóthuêtôiđểtănglượngtiềntrongtàikhoảntiếtkiệm–mộtmụctiêucóthểđolườngđược.Cùngvớinhómquảnlývàcácnhânviên,tôiđãvạchrađượcmộtkếhoạchmarketingđểhoànthànhmụctiêuđócủahọ.Nhưngphầnkhónhấtlàthựchiện.

Cóvàivấnđềcảntrởviệcthựcthikếhoạch.Chẳnghạn,vềmặtchínhsách,nhânsựtrongngânhàngthườngthayđổicôngviệcvànơilàmviệctheođịnhkỳ.Vậylà,cứkhoảngvàitháng,mọingườilạithấymìnhởnơilàmviệcmớimàchẳngbiếtvịtríđồđạcởđâu.Phảimấtvàituầnđểtrởlạitrạngtháiổnđịnh.Trongkhiđó,thờigiancủamọingườilạibịlãngphí.Ngoàira,thayvìtiếnhànhgiaodịchngaylậptức,mộtsốnhânviênlạitạoramộtđốngviệctồnkhổnglồbằngcáchgạtnhữngnhiệmvụmàhọnghĩlàsẽmấtnhiềuthờigianhơnsangmộtbênvàquaytrởlạithựchiệnsau.Hơnnữa,dokhôngcóhộpđựngtàiliệutrênbàn,nênkhithưđến,nósẽđượcđặttrênbàn,thườnglàbêncạnhhoặclêntrênnhữnggiấytờvốnđãđượcđểsẵnởđó.Đôikhi,nhữngviệcquantrọngtrongbứcthưcủangàyhômđócóthểbịchônvùidướiđốngnhữnggiấytờkhácđượcđặttrênbàn,hoặcthậmchí,hoàntoànkhôngđượcđểý.

Ngườiquảnlýchinhánhngânhàngđólàmộtnhàquảnlýcónănglực,nhưngbàlạidànhphầnlớnthờigiancủamìnhđểgiảiquyếtnhữngvấnđềliênquantớikháchhàng.Điềuđókhiếnbàchẳngcònmấythờigianđểtổchứccôngviệccủatừngcánhân.

Tôiđãbắtđầumộthệthốnghồsơtiêuchuẩnởmỗibànlàmviệc,vàđãdọnsạchđốnghỗnđộn.Bằngcáchđó,nếuaiđócóphảisửdụngmộtchỗlàmviệckhôngquenthuộc,ítnhấtngườiđócũngbiếtcóthểtìmđồđạcởđâu.Tôiđãyêucầunhânviêncóthâmniênmôtảquátrìnhanhta/côtathựchiệncôngviệccủamình.Điềunàytrở

thànhmôhìnhxửlýcácgiaodịchcủachinhánhvànhữngnhânviênkhácchỉviệclàmtheomôhìnhđó.Chúngtôiđãhìnhthànhmộttrungtâmthưchung,mỗinhânviênđượcphátvàichiếchộp.Chẳngbaolâusau,cácnhânviênđãcóthểđềranhữnggiảiphápcủariênghọchonhữngvấnđềchungảnhhưởngtớinăngsuấtcủabảnthân.Cuốicùng,ngânhàngđóđãthuêtôitrìnhbàyviệctôiđãlàmđượcởchinhánhnàyvàđàotạo50họcviênnộibộđểđưaChươngtrìnhHiệuquảcánhân(PEP)tớimạnglưới500chinhánhcủacảngânhàng.

Tôiđãhọcđượctừkinhnghiệmnày,vàtừnhiềukháchhàngkháccủatôiởThụyĐiểncũngnhưởhàngchụcnướcởchâuÂuvàBắcMỹ,rằngdùphầnlớnmọingườiđềuhiểurõcôngviệccủamìnhvàcóthểứngdụngthànhthụccôngnghệđểlàmnhữngviệcđó,họvẫnkhônghiểunhữngnguyêntắctổchứccôngviệchaycáchứngdụngnhữngnguyêntắcđóvàocôngviệccủahọ.

Hầuhếtmọingườiđềuchorằngcảitiếnquytrìnhlàcảitiếnhệthốngmáytínhhaycảitiếnquátrìnhsảnxuất.Họcóthểchỉhiểumơhồvềquytrìnhlàmviệccánhâncủahọ,vàhiếmkhinghĩđếnviệccảitiếnquytrìnhnày.

Thànhcônglớnnhấtmàtôiđạtđượctrongviệcnângcaohiệusuấtnhómbắtnguồntừviệctậptrungvàonhữngđiềucơbảncủaquytrìnhlàmviệccánhân.Hầuhếtmọingườikhôngmấybậntâm,hoặckhôngmấycoitrọngquytrìnhlàmviệc.Nhưngmộtkhihọbắtđầusuynghĩvềcáchhọthựchiệncôngviệccủamình,họthườngtiếptụcmàkhôngcầnsựkhuyếnkhíchcủatôivìhọtrởnênnăngsuấthơnnhiều.WilliamJames,triếtgia,nhàtâmlýhọcnổitiếngthếkỷ19,đãnói:“Điềugìngườitađểtâmtớiđềusẽxảyra.”

LÀMVIỆCNHƯTHẾNÀO?Hầuhếtmọingườiđềuchưatừngđượcdạylàmviệcnhưthếnào.

Họtớitrườngđạihọcvàđượcđàotạovềchuyênngành;bướcchânvàonơilàmviệcvàđộtnhiênnhậnramìnhbịlụttrongđốnggiấytờ,thưtừ.Trườnghọckhôngdạybạncáchxửlývàđốiphóvớinhữnghoạtđộngthườngngàyvàquảnlýbảnthântrongcôngviệc.

Vậythìngườitalàmthếnào?Họphảitìmcách.Cáchhọquảnlýthôngtinvànhữngdựáncủahọcóthểlàcáchtốtnhất,màcũngcóthểkhông,nhưngđólàcáchcủahọ.Saunhiềunămthựchiệnđithựchiệnlạitheocáchcủahọ,nótrởthànhmộthànhvitheothóiquen.Theothờigian,côngnghệthayđổi,vànhữngthóiquenđãtrởnênvữngchắcđóthườngtrởthànhtrởngạitrongviệctiếpnhậnnhữngcáchthứclàmviệcmớihaytrongviệctậndụngnhữngphươngphápmớiđểhoànthànhcôngviệcmộtcáchhiệuquảhơn.

Nhiềungườitrongchúngtachorằngchúngtakhôngthểlàmđượcgìnhiềudonhữngđiềukiệnthịtrường,dotổchức,doôngchủkhótínhhaydonhữnggìhọmuốnchúngtalàm.Hoàntoàntựnhiênkhicoicănnguyênnhữngkhókhăncủachúngtanằmngoàitầmkiểmsoátcủachúngta.Hivọngduynhấtchothànhcônglàtậptrungnỗlựccủachúngtavàonhữngviệcchúngtacóthểlàmđượcchútgìđó.

Theokinhnghiệmcủatôi,mộttrongnhữngtrởngạilớnnhấtcủathànhcônglàsựtrìhoãn,lầnlữa.Phầnlớnnộidungcuốnsáchnàyđượcviếtranhằmgiúpbạnvượtquaxuhướngtrìhoãnmọiviệcđó.

Hầuhếtmọingườiđềuchỉhànhđộngkhiđólàđiềudễthựchiện.Càngtổchứctốt,bạncàngdễhànhđộng,vàcơhộithựchiệnđiềunênlàmvàothờiđiểmđánglàmcànglớn,dùbạncóthíchhaykhông.Việcbạnnênlàmlàxácđịnhxemkếhoạchvàcáchbạnsắpxếpthứtựưutiêntốtnhưthếnào.Cuốnsáchnàytrìnhbàynhữngquátrìnhbạncóthểápdụngđểthắtchặtkếhoạchcủabạnvàgiúpkếhoạchđóthànhcông.

Lờikhuyênbạntìmthấytrongcuốnsáchnàylàsựđúckếttừcôngviệccủahàngtrămhuấnluyệnviêncùngnhiềunămkinhnghiệmởkhắpnămchâu,họccáchhọlàmviệcvàhuấnluyệnmọingườivềnhữngthủthuậtgiúpmọingườilàmviệchiệuquảvànăngsuấthơn.

Bàihọcduynhất,quantrọngnhấttôihivọngmọingườithunhậnđượctừcuốnsáchnàylàcầnphảiliêntụccảitiếncáchthứcbạnlàmviệcvàbiếnthóiquennàytrởthànhmộtphầncôngviệcthườngngàycủabạn.

CHƯƠNG1Tómlượcđắtgiá

Làmộtđộcgiả,cólẽbạnchỉmuốnhiểucácbướcđểcóthểtuầntựápdụngnhữngnguyêntắcmàbạnsẽtìmthấytrongsuốtcuốnsáchnày.

Cáckháchhàngcủachúngtôiluôntìmcáchđểkhiếncácquytrìnhcủahọtrởnênvữngmạnhhơn.ChươngnàytươngđươngvớimộtbảnkháiquátchobạnnhữnggạchđầudòngvềcáchgiúpbạncóthểhấpthụnhữngnguyêntắccủaChươngtrìnhHiệuquảcánhân(PEP)vàkhiếnnólàmviệcchobạntrongkhoảngthờigiancầnthiếttốithiểu.

ĐểlàmquenvớiChươngtrìnhHiệuquảcánhân(PEP)màkhôngcầnphảinghiêncứuchitiếttoànbộnộidungcủacuốnsáchbạnhãyđọcchương“mởđầu”này.

Đểhiểuđượccănnguyênvàtriếtlýẩnsaunhữngbướcnày,bạncóthểtìmhiểuởcácchươngtiếptheotrongcuốnsách.

Nếubạntuântheonhữngbướcnày,tôiđảmbảocôngviệcsẽbớtbị“lụt”,bạnsẽsớmgiànhđượcquyềnkiểmsoátmỗingàylàmviệccủamình,làmđượcnhiềuviệchơnvàcảmthấythoảimáihơnvềcôngviệc.Cóthểbạncầnphảiđiềuchỉnhcácbướcđểphùhợpvớivănhóahaycôngnghệtrongtổchứccủabạn,hoặcphùhợpvớiphongcáchlàmviệccủacánhânbạn.Đólàđiềubìnhthường.Nhưngphảiđảmbảochắcchắnlàbạntuânthủcácnguyêntắccơbảncủamỗimộtthủthuậtđượcgợiý.

QuátrìnhPEPbắtđầuvớikháiniệmquảnlýbảnthân.Bạnluônphảithườngtrựcnhữngcâuhỏinàytrongđầu:“Mìnhlàmđiềumìnhlàmnhưthếnào?”và“Mìnhcóthểlàmnótốthơnbằngcáchnào?”

Sailầmthườngthấynhấttrongcôngviệcmàmọingườihaymắcphảilàgạtnhữngviệchọkhôngthíchlàmsangmộtbên–nghĩalàtrìhoãn,lầnlữa.Hầuhếtchúngtakhôngtrìhoãn,lầnlữamộtcáchcóýthức.Trìhoãnthườnglàmộtthóiquenxấu.Mộtlượnglớnthờigianđượcsửdụngđểgiảiquyết(vềmặttinhthầnhoặccácmặtkhác)tấtcảnhữngviệcđángraphảihoànthànhrồi,thayvìhànhđộngngaytừbanđầu.

Conngườithườnghànhđộngkhiđólàviệcdễthựchiện.MụctiêucủatiếntrìnhPEPlàgiúpbạncóthểdễdànghànhđộnghơnhaynóicáchkháclàgiúpbạntổchức,sắpxếpđểcóthểhànhđộngsớmhơn.

TỔCHỨC,SẮPXẾPĐểtổchức,sắpxếp,hãybắtđầubằngviệcdọndẹpcơcấutổchức

đangtồntạicủabạn.Hãydọnsạchđốngbừabộn–cảvềvậtchấtlẫntinhthần.

Hãydànhramộtkhoảngthờigiankhôngbịgiánđoạn.Vàitiếngcóthểđủđểbắtđầu.

Hãybắtđầubằngcáchdọnsạchngănkéosẽtrởthành“hồsơviệcđanglàm”hay“ngănkéochủđộng”củabạnđểbạncóthểtạoranhữngtậphồsơcótổchứcởđây.(Nhữngngàytiếptheo,bạncóthểsắpxếplịchđểtiếptụctiếntrìnhvớinhữngngănkéo“hồsơthamkhảo”).

Hãydọnsạchsẽmọithứtrongcácngănkéo,cáctủhồsơ,cáckhayđựnggiấytờ,cácbứctường,cáctúixáchcủabạn…–tấttầntậtcácmẩugiấy–vàđặttoànbộlênmặtbànlàmviệc.Hãytìmởkhắpmọinơi:dướichặngiấy,sautấmrèm,dướigầmbàn.Tậptrungtoànbộgiấytờcủabạn,vàxếpthànhchồng,khôngcầnphânbiệt,lênmặtbàn.Hãybắtđầuxemxétlầnlượttừngtờmộtđểphânloạichúng.Hãyxửlýchúngnhưsau:

Nhấctờgiấytrêncùngvàxửlýnóngaylậptứctheomộttrongnhữngcáchsau

Nếuđólàviệccầnlàmvàchỉmấtvàiphútthìhãyxửlýnó–ngaylậptức.

Nếuđólàviệccầnlàmvàtốncủabạnmộtchútthờigian,hãyviếthoặcđánhmáyvàodanhsáchcôngviệccủabạnnhưmộtviệccầnhoànthành.NếubạnsửdụngphầnmềmQuảnlýthôngtincánhân(PersonalInformationManager–PIM)nhưMicrosoftOutlookhayLotusNotes,hãysửdụngchứcnăngViệcCầnLàmđểghinhớnhiệmvụ.Mụctiêucủabạnlàviếtlạitấtcảnhữngviệccầnlàmvàocùngmộtchỗ.(Khiliệtkê,hãyxácđịnhxembướctiếptheođểhoànthànhnhiệmvụđócụthểlàgì,đểđếnkhithựcsựlàmviệcđóbạnsẽbiếtmìnhcầnthựchiệnnhữnggìtiếptheo.)

Mộtkhibạnđãhoànthànhhoặcđãxácđịnhđượcviệccầnlàmvớimẩugiấyđó,hãyphânloạinó.Nếutờgiấyđóliênquantớicôngviệcbạnsẽlàm,hãybắtđầuxếpthànhmộtchồngtrênmặtbàn,gọilà“Hồsơviệcđanglàm”.Nếugiấytờliênquantớinhữngviệcbạnsẽphảiđánhgiálại,hãytạomộtchồngthứhaigọilà“Tàiliệuthamkhảo”.

Nếugiấytờliênquantớiviệccóthểgiaophóchocấpdưới,hãychuyểnnótớiđúngngười.(Nếuđólàviệcbạnmuốntheodõi,hãyghichúđiềuđótrongdanhsáchviệccầnlàmcủabạn.)

Nếuđólàgiấytờcóthểtìmthấyởđâuđó,từInternethaytừnhữngnguồnkhác,vàbạnnghĩlàmìnhsẽkhôngcầntrongtươnglaithìhãynémnóđi,hoặchãytiêuhủynó.

Tiếptụcquátrìnhnày,từngtờ,từngtờmột,chotớikhimànhìnhmáytínhcủabạngọngàngvàtrênsànchỉcònhaichồnggiấytờmàbạnđịnhgiữ,mộtlàHồsơviệcđanglàmvàmộtlàTàiliệuthamkhảo.

TiếpđếnhãysắpxếpchồngHồsơviệcđanglàmcủabạn.Hãyphânloạivàxácđịnhcácmụcchínhtrongchồnghồsơ.Đócóthểlà“DựánX”,hoặccóthểlà“Tàichính”vàtrongđócómộttiểumụclà“Ngânquỹ”.Hãydùngmộtmẩugiấyđểviếtlạitêncủanhữngmụclớn.Chương3trìnhbàyvềquytrìnhmàchúngtôigọilà“Bảnđồtráchnhiệm”đểxácđịnhcácmụcchínhthểhiệnchứcnăngcôngviệcchínhcủabạn.Bạnkhôngnêncóquátámhoặcmườimụccấpđộcao,

nếukhôngbạnkhôngthểtạoramộtkiểudễnhớ.Chúngsẽtrởthànhmộtbảngchữcáithayvìchủđềđượcđịnhhướng.Mộtkhibạnđãphânloạiđượccácmục,hãytạoranhữngtậptinvànhữngmẩunhắcviệcchomỗimục,vàđặt“Hồsơviệcđanglàm”vàongănkéobàngầnchỗbạnngồinhất.

Hãyápdụngquytrìnhtươngtựchochồng“Tàiliệuthamkhảo”.

Bâygiờ,khitoànbộgiấytờđãđượcsắpxếp,hãychuyểnsangchiếcmáytínhcủabạn.Chươngtrìnhthưđiệntửcủabạnchắcchắncũngcókhảnăngtạoranhữngtậptinchophépbạnsắpxếpvàtìmkiếmnhữngthưđiệntửmàbạnmuốnlưugiữ.Nếubạnkhôngbiếtcáchlàmđiềuđó,hãytậplàmquenvớicáchtạoranhữngtậptinđểlưugiữthưđiệntử.Hãyphânloạihộpthưđếncủabạntheongàyvàbắtđầuvớinhữngthưcũnhất,tiếnhànhnhưsau:

Nếuthưcóthểhồiđápvàhoànthànhchỉtrongvàiphútthìhãyhồiđápngay.

Thưnàocóthểchuyểngiaođượcthìchuyểngiaongay.

Nếuthưđòihỏiphảicóthờigianmớitrảlờiđược,hãythêmnóvàodanhsáchnhữngviệccầnlàmcủabạn,ghichúcụthểviệcphảilàmtrongbướctiếptheo.Outlook,LotusNotesvànhữngphầnmềmQuảnlýthôngtincánhânkhácđềuchophépbạngắnthưvàomộtnhiệmvụ,trongtrườnghợpcóthể,hãylàmnhưvậy,vàhãyđiềnvàomụcgiámsátthựchiệnbaogồmbướccụthểtiếptheotrêndòngtiêuđề,vàmộtlờinhắcnhởtựđộngnếubạnmuốnthựchiệnđiềuđóvàomộtthờiđiểmnhấtđịnh.(Hãyphânloạinhiệmvụđểbạncóthểsắpxếpvàxemxétcácnhiệmvụmớitheochủđề.)

Nếuthưcầnphảigiữđểthamkhảotrongtươnglai,hãytạoramộtthưmụctronghộpthưđến(tênthưmụccầnnhấtquánvớinhữngthưmụcbạnđãtạoratrongHồsơviệcđanglàmcủabạn).Xếpthưvàocácthưmụcthíchhợp.(Chỉnêntạonhữngthưmụcnàytronghộpthưđếncủabạnnếutổchứccủabạnkhônggiớihạndunglượnghồsơbạncóthểlưutrữtronghòmthưđến.Ởnhiềutổchứccóquyđịnhgiớihạnnày,nêncấutrúcthưmụccầnđượctạoraởmộtnơikhác.Nếucầnbạnphảithamvấnbộphậncôngnghệthôngtinđểxácđịnhdunglượngtrốngcầnthiếthoặc

thiếtlậpquytrìnhkhôiphụcnếuổkhôngtựkhôiphụcđược)

Nếuthưkhôngcầngiữđểthamkhảotrongtươnglai,hãyxóanóđi.

Hãytuânthủcácbướcnàychotớikhihòmthưđếncủabạntrốngrỗng,danhsáchnhiệmvụcủabạnthểhiệnđượctấtcảnhữngviệcbạncầnphảihoànthànhdướidạngthưvàcâythưmụccủabạnđượctạorabởinhữngbứcthưbạnđịnhgiữđểthamkhảotrongtươnglai.

Ghichú:Nếubạncónhiềuhơn200bứcthư,bạnnênchọnmộtngày(cóthểlàtừhaitớibốnthángtrước)vàchuyểnmọithứcũhơnvàomộtthưmụccótênlà“Thưcũ”rồigiữnótrongmộtvàitháng.Bạncóthểxóabỏtoànbộthưmụckhibạntinrằngmìnhkhôngcònphảimởthưmụcđórađểtìmbấtcứthứgì.SauđóhãyápdụngquátrìnhthưPEPđãđượcmiêutảchonhữngbứcthưvẫncòntronghòmthưđến.Điềunàygiúpbạnxửlýnhữnggìcònlạimộtcáchdễdàngvànhanhchónghơn.

Tiếptheolàcáctàiliệutrongổcứng.NếubạnlàmộtngườibiếtsửdụngphầnmềmMicrosoft,hãyvàothưmục“Documents”(Tàiliệu)vàtạoranhữngthưmụctươngtựnhưhồsơgiấyvàcâythưmụcthưđiệntửcủabạn.Vớinhữngtàiliệubạnmuốngiữ,hãykéovàthảvàothưmụcthíchhợp.

Đếnlúcnàymọithứđềuphảiđượcsắpxếpgọngàng,ngănnắp.Hòmthưđiệntửcủabạnphảitrốngrỗng.Tấtcảnhữngviệcbạncầnhoànthànhphảiđượclênlịch.

Trạngtháingănnắpmàbạnvừathiếtlậpgiúpbạncóthểdễdànghànhđộnghơn.

THÓIQUENVÀLỊCHTRÌNHBíquyếtthànhcôngcủanhữngngườithànhcôngnằm

ởchỗhọhìnhthànhđượcthóiquenlàmnhữngviệcmàngườithấtbạikhôngthíchlàm.

―AlbertE.N.Gray,

tácgiảcuốnTheCommonDenominatorofSuccess

Nguyêntắcđơngiảnquantrọngnhấtcầntuânthủkhixửlýcôngviệclàthựchiệnnhiệmvụhoặccôngviệcngaykhibắttayvàohoặcngaykhibiết.“Thầnchú”củaPEPlàLàmliềntay.Tấtnhiên,khôngphảimọiviệcđềucóthểlàmngayđược,vàcólẽcũngkhôngnênlàmngaymọiviệc.Tuynhiên,mụctiêucủabạnlàlàmmộtviệcngaykhibạn“vấp”phảinó.Nếubạnkhôngđịnhlàmviệcgìđóthìđừngđểýtớinó.Nếubạnquantâmtớinóthìhãylàmngaylậptức.

Mộtthủthuậtcóthểứngdụngđểcủngcốquanđiểm“nhìnvàhànhđộngngay”nàyđượcgọilàphânnhóm.Đểhoànthànhnhữngnhiệmvụtươngtựtrongkhoảngthờigianngắnnhấtcóthể,hãysắpxếpđểlàmnhữngnhiệmvụtươngtựđóvàomộtthờiđiểmcụthểtrongngày.

Vídụđiểnhìnhnhấtlàthưđiệntử.Thưđiệntửkhôngphảilàhìnhthứcgiaotiếpcấpbách.Trựctiếptớivănphòng,thựchiệnmộtcuộcđiệnthoạihay,tùytheovănhóa,đểlạimộttinnhắnđềulàcáchcóthểsửdụngkhicóviệcgìđócầnhoànthànhngaylậptức.Phânnhómthưđiệntửnghĩalàlênlịchxửlýhếtthưhaihoặcbalầnmộtngày.Đừngđọcthưvàobấtkỳthờigiannàokhác.Hãytắtchếđộbáothưđếnđi,thayvàođó,hãylênlịch(cóthểlàviệcđầutiênphảilàmvàobuổisáng,tiếptheolàsaukhiăntrưavàcuốicùnglàtrướckhivềnhà)xemvàxửlýhếtthư.Nếuvănhóatổchứccủabạnyêucầuphảitrảlờithưgầnnhưngaylậptức,thìcầnphảiđưavấnđềnàyrabànthảotrongcáccuộchọpphòngbanvìđiềuđóđồngnghĩavớiviệcmọingườisẽbịgiánđoạnnhữngviệchọđanglàmkhicóthưngaycảkhibứcthưđóchẳngmấyquantrọng.

Khixửlýthư,hãytuânthủnguyêntắc:

1.Làmliềntay.Đọc,trảlờivàxửlýthưchotớikhihoànthành.

2.Chuyểngiaongay.Nếulàviệcngườikháccóthểlàmvànênlàm,hãychuyểnnóchohọ.

3.Địnhrõngày.Hãybiếnnóthànhmộtnhiệmvụnếuđólàviệckhiếnbạnphảimấtmộtthờigianđểthựchiện.Nhớdùnglịchđểghi

ngàylàmchonhiệmvụđó.

4.Hủybỏ(hoặclưugiữ).

Bằngcáchtuânthủbốnnguyêntắctrên,bạnsẽxửlýđượctừngbứcthưmộtvàcuốicùngsẽcómộthòmthưđếntrốngtrơn.

Thêmmộtghichúnữa:Hầuhếtcácứngdụngthưđiệntửđềucótínhnăngkiểmtrathưđến.TrongOutlookvàLotusNotes,bạncóthểđặtracác“quyđịnh”đểloạibỏnhữngthôngđiệpkémquantrọnghơn,hoặcnhómthôngđiệpvàocácthưmụccóthểchỉcầnkiểmtramộthoặchailầnmộttuần,hoặcđạiloạinhưvậy.Nếumộtngàybạnnhậnđượcvàitrămbứcthưđiệntửthìđâylàviệcvôcùnghữuích.

NHÓMVIỆCLẠIVỚINHAUHãyphântíchtấtcảcáccôngviệccủabạn.Hãyxácđịnhnhững

việcbạncóthểnhómlạivớinhaunhưcuộcgọithoại,thưđiệntử,hoạtđộngcầntheodõi,hóađơnthanhtoán,tàiliệucầnđọc,côngviệcgiấytờhàngngày,hồsơ,cuộchọpvớicácbáocáotrựctiếpvàcácnhiệmvụthôngthườngkhác.

Mộtkhibạnđãhoànthànhviệcphânloạicôngviệc,hãysắpxếpnhữngkhoảngthờigiancụthểtrongngàyđểgiảiquyếttừngnhómcôngviệcnày.

Lúcnàymọithứđềuđãđượcsắpxếpngănnắp,theotrậttự,nênsẽdễhơnrấtnhiềuđểhànhđộng,tìmkiếmđồvậthayhoànthànhcôngviệc.Bạnđãcómộtdanhsáchhoànchỉnhnhữnghoạtđộngcầnthựchiện.Bạnđãthiếtlậpđượccácnguyêntắcđểxửlýcôngviệctheocách(đãđượcnhómlạivớinhau)cótổchứchơn.Bướctiếptheolàquảnlýnhiệmvụhaylậpkếhoạch.

LẬPKẾHOẠCHConngườithườnghànhđộngkhihọcómộtbứctranh(ýtưởng)

rõràngvềnhữngviệcphảilàm.Mụcđíchcủaviệclậpkếhoạchlàcungcấpchobạnnhữngbứctranhrõràng.

Lậpkếhoạchbaogồmcácbước:

Xácđịnhmụctiêuvàmụcđíchrõràng;

Xácđịnhcácnhiệmvụcụthểvàcácbướcthựchiệncôngviệcđểđạtđượcmụctiêu/mụcđíchđó.

Quảnlýcácnhiệmvụ–thườngxuyêntổngkết,sắpxếpthứtựưutiên,theodõivàgiámsát;

Chỉnhsửacáckếhoạchkhiếnbạnkhôngđạtđượccácmụctiêuvàmụcđíchđềra,vàkiênđịnhchotớikhiđạtđượcchúng.

Lờikhuyêncủatôilàmỗituầnmộtlầnhãydànhramộtkhoảngthờigiannhấtđịnhlàmviệcvớiquyểnlịchcủabạnđểlướtquatấtcảnhữngnhiệmvụnổibậtvàxácđịnhnhiệmvụnàocầnhoànthành,nhiệmvụnàocóthểxửlývàotuầnsau.Tiếptheohãysosánhnhữngnhiệmvụnàyvớinhữngnhiệmvụđãđượcsắplịchtừtrước,cáchạncuốicầnphảiđảmbảotừđólậpdanhsáchnhữngviệcphảilàmchotuầntớivàkhoảngthờigianbạnsẽdànhđểlàmcácviệcđó.ChúngtôigọiđólàKếhoạchHànhđộngvàTổngkếttuần.

Nếubạnthấydodự,ngầnngạivớimộtnhiệmvụhoặcmộtdựán,cólẽlàbạnđãkhôngcóýtưởngrõràngvềnhữngviệcphảilàm.Hãychianhiệmvụđóthànhnhữngthànhtốnhỏnhấtcóthể.Hãychọnviệcđầutiênbạncầnhoànthànhvàghiviệcđóvàodanhsáchviệccầnlàmhàngtuầncủabạn.

Nếubạnủythácmộtnhiệmvụchoaiđó,hãynhớtheosáttiếnđộhoànthànhcôngviệccủahọvàkiểmtra,giámsát(nếucầnthiết)đểđảmbảonhiệmvụđósẽđượchoànthànhđúnghạn.Đâycũngcầnphảilàmộtmụctrongdanhsáchnhiệmvụtuầntớicủabạn.

Cuốicùng,hãymởrộngviệcsửdụngcuốnlịchcủabạn.Nếubạnmuốnhoànthànhviệcgìđó,hãylênlịchchonó.Đâylàmộtnguyêntắcquảnlýthờigiancũnhưngđãđượckiểmchứng.Thườngthìmụcđíchsửdụngquyểnlịchcủamọingườichỉgiớihạntrongviệclênlịchcáccuộchẹnhoặccácbuổihọp.Quyểnlịchcủabạnnêncócảcácghinhớ,cáchạnchótphảihoànthànhcôngviệcvàcáccộtmốccũngnhưthờigianđểhoànthànhnhữngnhiệmvụquantrọngnhất.

LIÊNTỤCCẢITIẾNQUÁTRÌNH(KAIZEN)

LiêntụccảitiếnlànềntảngtriếtlýcủaPEP.Cácbướcđãquakiểmnghiệmcủathờigiantrongchươngnàycóthểcảithiệncáchthứcthựchiệncôngviệccủabạn.Nhữngbướcnàycóthểkhôngphảnánhchínhxáctìnhhuốngcủabạn.Nhưngđiềuđókhôngquantrọng.Bạnkhôngcầnphảituânthủnhữngbướcnàymớicóthểđạtđượcthànhcôngtrongcôngviệc.KếtquảthựcsựcủaPEPkhôngnhấtthiếtphảibiếnbạnthànhmộtngườingănnắp,cótổchứchaylàmviệchiệuquảhơn.ĐiềuquantrọngnhấtmàviệcápdụngPEPcóthểmanglạichobạnlàbiếnviệcliêntụccảitiếncácquytrìnhlàmviệccánhântrởthànhmộtphầntrongnhữnghoạtđộngthườngngàycủabạn.

Chínhvìthế,nếubạngặpkhókhănhoặcvấnđềnàođótrongcôngviệc,hãytựhỏibằngcáchnàobạncóthểthựchiệnnódễdànghơntronglầntới,vàhãybắttayvàoviệclàmcâutrảlờichocâuhỏiđóngaylậptức.

Hầuhếtchúngtađềuxoayxởđểthựchiệncôngviệccủamìnhbằngcáchnàyhaycáchkhác.Liệuchúngtacóđangxoayxởvớinótheocáchhiệuquảnhấthaykhông?Đólàcâuhỏichúngtanêntựđặtrachobảnthân.Trongnhiềunămlàmviệcvớinhữngngườicónăngsuấtvàhiệuquảcao,tôiđãpháthiệnramộtnhântốchunggiữanhữngngườinàyđólà:Họluôntìmkiếmsựlãngphítronghoạtđộngcủahọvàtìmcáccáchđểloạibỏnó.

Nhữngbướcđượcmiêutảtrongchươngnàyđềurấtđơngiản,nhưngvẫncónhiềungườithấykhócóthểthựchiệnđượcnếukhôngcómộthuấnluyệnviênhướngdẫnvàthúcđẩyhọthựchiện.ĐàotạoPEPđãtrởnênphổbiếnvìnógiúpchoviệcđótrởnêndễdànghơn.Bạncóthểmôphỏngbằngcáchlậpnhómvớimộthoặcmộtvàinhânviên,dànhranửangàyhoặcmộtngàyđểbắtđầuquátrìnhnàyvàgiúpnhautậptrungcùngvượtquatừngbướcmột.Cácbạnthậmchícòncóthểthiđuagiànhdanhhiệu“Cótổchứcnhất”,“Cảitiếnnhất”và“Sángtạonhất”.Phảiđảmbảolênlịchchongàytiếptheovìchắcchắnbạnsẽcónhiềuviệcphảilàmhơnđểmởrộngquátrìnhsangnhữngthưmụccũhơn,hoặcởcấpđộsâuhơncủakếhoạch.HãynhớtừKaizenvàhãybắttayvàothựchiệnngaynào!

CHƯƠNG2Làmliềntay!

Mấtngàyhômnaylacà–ngàymaichuyệnvẫnvậy–vàtiếptheosẽcàngchầnchừhơn;Mỗilầnphânvânlàmỗilầnchậmtrễ,vàngàythángsẽchỉđểnuốitiếcnhữngngàyđãmất.Bạncónghiêmtúckhông?Hãychộplấytừngkhoảnhkhắc–tronglòngdũngcảmcósứcmạnh,trítuệvàcócảsựdiệukỳ.

Chỉcósuynghĩthìtâmtrímớiđượchâmnóng–Chỉcóbắtđầuthìcôngviệcmớiđượchoànthành!

―JohannWolfgangVonGoethe

TÓMLƯỢCCHƯƠNG2Trongchươngnày,bạnsẽhọcđượccách:

LàmđượcnhiềuviệchơnbằngcáchLàmliềntay.

Đánhbạisựtrìhoãnbằngcáchhìnhthànhthóiquenhànhđộng.

Giảmtảikhốilượngcôngviệcbằngcáchlàmlầnlượttừngviệcmột.

Trởnênquyếtđoánhơnbằngcáchxemxéthệquảtệnhấtcóthểxảyradohànhđộngcủabạn,vàsauđó“làmthân”vớinónếubạncóthểsốngvớihệquảđó.

Khôngsửdụngcácloạiquyềnưutiênđểngụybiệnchoviệckhônghoànthànhviệcgìđó.

Bắtđầusuynghĩ:Cóquantrọngtớimứcphảilàmhaykhông;

nếuquantrọngthìlàmngaylậptức;nếukhôngsẽkhônglàm.

Tháováttrongviệchoànthànhcôngviệccũngnhưtháováttrongviệcgạtbỏcôngviệc.

Tôinghevàtôiquên.Tôinhìnvàtôinhớ.Tôilàmvàtôihiểu.

―KhổngTử

Ngaylậptức!Hẳnlàbạnvẫnthườngxuyênđượcnghenhữnglờinày.Nếukhôngtừôngchủhayngườibạnđời,hoặcconcáibạn,thìcũngtừnhữngnhânviênquảngcáo,hoặcnhữngngườibánhàng.Cónhữngngàymàdườngnhưmọingườivàmọiviệcđềuđòihỏiđiềugìđóngaylậptức.Ngườiquảnlýnóivớibạnrằngaiđókhôngđilàm,vàbạncầnphảihoànthànhviệcngườiđóđanglàmdở,ngaylậptức.Hoặcaiđóởnhàgọiđiệnnóivớibạnđườngốngđangbịròrỉ,ngaylúcnày.Rồithìđiệnthoạiđổchuôngvàcầnphảinhấclên,ngaytứckhắc.Mộtquảngcáogợiýbạnmuanóngay.Ngườivàvậtđềuđòihỏisựquantâm,chúýcủachúngta,tạithờikhắcnày,ngaytứcthì.Vậynênchúngtathấymìnhchìmnghỉmtrongđốngcôngviệcbấtchấptấtcảnhữnghọcthuyếtvànhữngcôngcụquảnlýthờigianhiệuquả.

Mộtsốbậcthầyvềquảnlýthờigiankhuyênchúngtanênphớtlờtấtcảnhữngđiềuđòihỏisựchúýngaylậptức,baogồmcảđiệnthoại.Họnói,thayvìphảnứngvớihoàncảnhvàvớinhữngngườixungquanhchúngtanêntổchức,sắpxếp,nênxácđịnhưutiên,vànêngiànhquyềnkiểmsoátcuộcsốngcủamìnhbằngcáchbỏquamộtvàinhiệmvụvàtậptrungsựchúývàonhữnghoạtđộng“quantrọngnhất”,hoặc“việctrướcnhất”hoặc“việcưutiênhàngđầu”.

Lậpkếhoạch,đặtmụctiêuvàxácđịnhưutiênđềucóýnghĩa.Nhưngthườngthìkhixácđịnhưutiên,chúngtalạikhôngxemxéttớitấtcảnhữngviệccótrongdanhsáchcủamình.Nhữnghoạtđộng“kémquantrọnghơn”bịgạtsangmộtbênbởinhữnghoạtđộng“khẩncấphơn”.Cuốicùngnhữngviệc“kémquantrọnghơn”lại“mụcrữa”ởđó.Chẳngcógìđángngạcnhiênkhichúngbắtđầu“bốcmùi”,chúnglạitrởthànhnhữngviệcđượcưutiênrấtcao.Vàđoánxemaisẽlàngườiphảiđidọncáiđốnghỗnđộnđó?Bạn,tấtnhiênlàbạn,phảidọnngaylậptức!

TẠISAOCHƯƠNGTRÌNHHIỆUQUẢCÁNHÂNLẠICÓTÁCDỤNG?

Phươngphápduynhấtmàtôithấythựcsựđemlạikếtquảnhưmọingườimongmuốn(vàcũnglàphươngphápbạnsẽđượchọcởđây)làgiànhđượclợithếbằngcáchkéo“hiệntại”vềphíabạn.TôigọinólàcáchtiếpcậnLàmliềntayđốivớivấnđềhiệuquảcánhân.

BằngcáchchọnLàmliềntay,bạnsẽbiếnhiệntạithànhđồngminh,chứkhôngphảikẻthùcủamình.Vậythìbạnsẽlàmgìvớicáiđốnghỗnđộntíchtụtrênbànlàmviệc?BạnLàmliềntay!Làmngaylậptứcgiúpbạntổchức,sắpxếptốthơn;tậpkiểmsoáttốthơnviệcbạnđanglàmgì,ởđâu,khinàovànhưthếnào;vàcảmthấythoảimáihơnvớichínhbảnthân.ChẳngcógìngạcnhiênkhiLàmliềntaylànguyênlýđầutiêncủaChươngtrìnhHiệuquảcánhânPEP.

Bắtđầuđãlàhànhđộngđượcmộtnửarồi.

-NgạnngữHyLạp

Khungcảnhdướiđâycóquenthuộckhông?

Bạnđếnvănphòng,ngồixuống,bậtmáytínhlênvàmởhòmthưđiệntửcủabạnra.Hòmthưđếncủabạncó250bứcthư–rấtnhiềutrongsốđóđãởđóbangàyhoặccảtuầnliềnrồi.TiêuđềcủamộtbứcthưtừMarynhắcbạn:“Ồ,mìnhcầnphảigọichoMary.”Mộtcáchmiễncưỡng,bạnnhớtrongđầuđiềuđó,vàchuyểnsangbứcthưtiếptheo.Đâylàbứcthưthanphiềntừmộtkháchhàng.Bạnnghĩ:“Hômnaymìnhphảitrảlờibứcthưnày.”Bạnxembứcthưtiếptheovàthấynóđềcậpđếnmộtvấnđềnàođó“Mìnhcầnphảinóichuyệnvớisếpvềvấnđềnày”,bạnnghĩ.Bạnlướtquabứcthưtiếptheorồinói:“Việcnàykhôngquantrọng;mìnhcóthểlàmnósau.”Vàcứthế,cứthế…Cuốicùngbạncũngxemquađượchếtđốngthưdàilêthêđó,cùngvớiđốnggiấytờthểhiệnnhữngviệcbạncầnlàm.Đếnlúcbạnquaytrởlạibứcthưđầutiênvàtrảlờinhữngbứcthưbạnđịnhtrảlờithìbạnđãlãngphíthờigianđọcđếnhailần,tốngấpđôithờigianmàlạihoànthànhđượcítviệchơn.

Quátrìnhnàysẽchẳngcóvấnđềgìnếuchúngtachỉlướtquanóhailần.Nhưngquánhiềungườitrongchúngtalạiđọcthưba,bốn,

thậmchínămlầntrướckhitrảlời.Tốnthờigianhơnnhiềuđểlàmmộtviệcgìđónămlầnsovớichỉlàmmộtlần.

Nguyêntắcđầutiênđểtănghiệuquảcánhânlà:

Xửlýmộtviệcngaylầnđầutiênđọchoặcchạmtayvàonó.

Tôikhôngnóivềnhữngviệcmàbạnkhôngthểlàmngaylúcnày,haynhữngviệcbạnkhôngnênlàmlúcnày.Tôiđangnóivềtấtcảnhữngviệcbạncóthể,vàbạnnênlàm,nhưngbạnlạikhônglàm.Tôiđangnóivềcôngviệcgiấytờvàthưđiệntử,nhữngkiểuviệcbạnvẫnphảixửlýhàngngày.Hãyquantâmtớinhữngviệcnàyngaylầnđầutiênbạnchạmtayvàohoặcngaylầnđầutiênbạnđọcchúng,nhưthếbạnsẽtiếtkiệmđượcchomìnhrấtnhiềuthờigian.

HãygọichoMary.Hãytrảlờibứcthưthanphiềncủakháchhàng.Hãynóivớisếpvềvấnđềtrongbứcthưtiếptheo.Hãythựchiệnngaylậptức.Bạnsẽngạcnhiênlàthựcraviệcđóchỉtốnrấtítthờigian,vàbạnsẽthấyvôcùngthoảimáikhinóđượchoànthành.

Nếubạnkhôngđịnhxửlýđốngcôngviệcgiấytờthìđừnglãngphíthờigianđộngđếnnó.Nếubạnkhôngđịnhtrảlờitinnhắnthoại,đừnglãngphíthờigiannghenó.Nếubạnkhôngcóýđịnhtrảlờithưđiệntửthìđừnglãngphíthờigianđọcchúng.Đừngtróibuộcmộtngàycủabạnvớinhữngviệcbạnkhôngđịnhlàm.Thayvàođó,hãychuyểnsangđiềubạndựtínhthựchiện,vàhãythựchiệnngaylậptức.

HÃYBẮTĐẦUVỚIBÀNHOẶCNƠILÀMVIỆCCỦABẠN

Trìhoãnkhôngphảilàhànhđộngtốt.

―NgạnngữIreland

KhimọingườinhờtôigiúpđỡtổchứcvàđưaPEPvàocôngviệcvàcuộcsốngcủahọ,điềuđầutiêntôilàmlàyêucầuhọdọndẹpbàn

làmviệccủacánhânhọ.Tôithựcsựđếnbànlàmviệccủatừngngười,cùnghọxemtừngmẩugiấymột.Tôibắtđầuvớigiấydùhìnhthứcgiaotiếpbằngtàiliệuđiệntửđangthốngtrịcáchìnhthứcgiaotiếptrongkinhdoanh.Lýdolàvìmọingườicóthểdễdànghìnhthànhýtưởngvớigiấyhơnlàvớinhữngtàiliệumàhọkhôngthểchạmtayvàođược.Tôisẽnhặtmộttờgiấylênvàhỏinólàcáigì.Họtrảlời:“Ờ,thì,làmộtthứtôicầnphảitrảlời.”

“Đượcrồi,”tôinói.Tiếpđó,họrấtthảnnhiên,địnhđặtnóvàomộtnơinàođó,nhưngtôiđãngănhọlại.“Chờmộtchút.Saoanhlạiđặtnórađấy?”

Họnhìntôibằngánhmắtnghingại,vànói:“Thìtôiphảilàm,nêntôiđặtnórađấy.”

“Ồ,thếthìchúngtahãycùngLàmngayđi!”

“Ôngmuốntôilàmngay?Phảimấtmộtlúcđấy!”

“Tôikhôngquantâm.Tronglúcanhlàm,tôisẽngồiđâychờ.”

Vàhọlàm.Thườngthìtôiđềutínhgiờ.Vàtôihỏi:“Việcđómấtbaolâu?”

Họtrảlời:“Mộtphút,”hoặc:“Baphút,”hoặcđạiloạinhưvậy.

Tôilạinóivớihọ:“Đấy,thấykhông?”

“Ừ,”họnói,“Chẳngtốnmấythờigian.”

Vàtôiliềnnói:“Tôiđãhivọnganhnhậnrađiềuđó.”

Lầnđầutiênkhinhiệmvụnàyđượchoànthành,nókhiếnmọingườithấykhôngthoảimái.Họlàm,nhưngthườngthìhọchưanắmđượckháiniệm,dùchúngtôinóichuyệnvềnóvàbuộchọtựthừanhậnkháiniệmcũngnhưphongcáchlàmviệcđó.ĐiềuhọkhônghiểulàLàmliềntaycónghĩalàlâudàivàliêntục.

NgaycảkhiđãnhớnguyêntắcLàmliềntay,vàtinrằngmìnhtuântheonguyêntắcđóngaytừđầu,họcũngkhôngkiênđịnhtrongviệcứngdụngkháiniệmnày.Cóthểthấyrõđiềuđókhitôitrởlạivào

lầnsau.Thườngthìhọdọndẹpvănphònghoặcnơilàmviệcvìbiếttrướctôisẽđến,mọithứđượcxếpngănnắpthànhtừngchồng.Họrấttựhàovìhọđãthànhthạokháiniệmđó.SuychocùngthìnóivềviệcLàmliềntay,thậmchílàbắtmộtngườiđồngtìnhvớinó,làđiềukhádễdàng.NhưnghầuhếtmọingườinghĩhọLàmliềntaykhimàhọkhônghềlàmnhưvậy.Chỉbằngcáchlàmviệcvớikháiniệmnàyliêntụcmộtthờigian–nhưtôiđãnói–bạnmớinhìnthấynhiềuthậtnhiềubằngchứngchothấyngườitakhônglàmngaytừđầu,cùngvớitấtcảnhữnglýdongườitasửdụngđểgiảithíchtạisaohọkhôngthểhoặckhôngnênhànhđộngngaylúcnày.

Lầnghéthămđầutiênvớimộtkháchhàngbaogồmviệcdọndẹpsạchsẽ,tỉmẩnbànlàmviệc.Chúngtôinhặtnhạnhtừngthứtrênbàncủaôngtachotớikhimọiviệccầnlàmđềuđượchoànthành.Chúngtôinóichuyệnvớinhauvềviệcxửlýmọiviệcngaytừđầu–vềviệcLàmliềntay–vàôngtađãấntượngtớimứctựhứasẽcoiLàmliềntaylàtriếtlýlàmviệcmớicủamình.

Khitrởlạivàolầntiếptheo,tôichưabướcquacửavịkháchnàyđãbắtđầunóivớitôiLàmliềntayđúnglàđiềutuyệtvờinhấttừngxảyđếnvớiôngấy–thậtlàmộtđiềukỳdiệu.Ôngấyrấtphấnkhíchvớichươngtrìnhvàvớithayđổinóđãtạoratrongcuộcsốngcủamình.

Sauđó,tôinhấcmộtvàitờgiấytừgiỏchờxửlýcủaôngấylên.Đầutiênlàmộttinnhắnđiệnthoại.Tôigợiý:“Tạisaochúngtakhônggọichoôngtangaybâygiờ?”

Vịkháchhơinhướnmày,vàhỏi:“Ngaybâygiờsao?”

“Đúngvậy”,tôitrảlời.

Vậylàôngtanhấcđiệnthoạilênvàthựchiệncuộcgọi.Đếncuốibuổigặp,chúngtôiđãxửlýhếtmọigiấytờtronggiỏviệcchờxửlýcủaôngấy.

Tạisaotôicóthểgiảiquyếthếtgiỏviệcchờxửlýcủaôngấytrongkhiôngấykhôngthể?Vìđịnhnghĩachờxửlýcủaôngấylàđểhoànthànhsau,vàmộtlầntiếpxúcvớiPEPhiểnnhiênlàchưathểthayđổiđượcđiềuđó.

Hãyđểtôinhấnmạnhýcủamình:Làmliềntaycónghĩalàlàmngay,thườngxuyênvàliêntục,ngàynàyquangàykhác.KhôngLàmliềntaychínhlànguyênnhânđầutiêngâyrắcrốichobạn.Giỏviệcchờxửlýcủabạnchỉđểdànhchonhữngviệcbạnkhôngthểlàmngaylúcnày,chonhữngviệcnằmngoàitầmkiểmsoátcủabạn.Chẳnghạn,bạngọilạichoMaryvàothứHai,vìđólàngàycôấyđinghỉvềchứkhôngphảivìthứHaicóvẻlàngàytốtđểlàmviệcđó.Nhưthếmớithuộcdiệnchờxửlý.

HãyhiểuthậtrõkháiniệmLàmliềntayvàýnghĩađíchthựccủahànhđộngtrìhoãncôngviệc–vàápdụngtheohànhđộngtrìhoãncôngviệcmỗingày–rồinhữngtừđơngiảnnàysẽthayđổi,theođúngnghĩađen,cáchbạntiếpcậncôngviệccũngnhưcuộcsốngcủamình.Bạnsẽthấymìnhlàmđượcnhiềuviệchơnbaogiờhết.

ĐÁNHBẠISỰTRÌHOÃNSựtrìhoãnlàkẻcắpthờigian.

―EdwardYoung

Cólẽhơnbấtcứthứgìkhác,trìhoãnlàđốitượnggặmnhấmnhiềunhấtthờigianởnơilàmviệc.Nếubạnlàmộtngườihaytrìhoãn,bạnsẽthấyLàmliềntaylànhântốchínhgiúpbạnxácđịnhtrìhoãntrúngụởđâutrongthóiquenlàmviệccủamình,vàgiúpbạnđánhbạinó.

Hầuhếtmọingườiđềurấtthôngminh,thậmchílàsángtạo,trongviệcgạtcôngviệcsangmộtbên.“Tôikhôngcóthờigian”làcâugiảithíchthườngthấy.“Tôinhớhọđãnóihômnayhọkhôngcóởđấy,nêntôiđãkhônggọiđiện.”“Việcnàytốnnhiềuthờigianlắm,nêntốthơnhếtlàtôinênchờchotớikhicóhẳnmộtngàyrảnhrỗiđểbắtđầu.”“Việcđókhôngquantrọngđếnthế.”Danhsáchnhữnglýdotạisaonhiệmvụkhôngthểhoànthànhlàvôtận.

Cáchtiếpcậncủatôilàthếnày:Hãythôngminhtrongviệchoànthànhcôngviệcnhưthôngminhtrongviệcgạtbỏcôngviệc.Marykhôngởđó.Aicóthểcungcấpthôngtinchobạn?Trợlýcủacôấy?Bạncòncóthểlấyđượcthôngtinnàytừai?Nhiệmvụnàycóthể

đượcchuyểngiaochoai?Làmthếnàobạncóthểhoànthànhđượccôngviệcnày?Đómớilàvấnđề,phảikhông?–làmthếnàobứcthưđó,thưmụcđóhaybảnbáocáođócóthểnhảyrakhỏigiỏviệccủabạn,rakhỏicảbànlàmviệccủabạnđểbạnkhôngbaogiờphảinhìnlạinónữa?Đómớilànơibạnnêntậptrungtrínãocủamình–chứkhôngphảinhữnglờixinlỗithôngminh.

Khôngbâygiờsẽnhanhchóngbiếnthànhkhôngbaogiờ.

―MartinLuther

Điềunàynghethìcóvẻđơngiản,nhưnglạigiốngnhưmộtliềuthuốcđắngkhónuốt:thườngthìlýdobạnkhônghoànthànhviệclàbởivìbạnkhônglàm.Tuynhiên,bạncóthểđảongượcxuhướngđó,bắtđầubâygiờ–ngaybâygiờ–bằngcáchhọcđánhbạisựtrìhoãnvàtănghiệusuấtcánhân.Chíncáchđánhbạisựtrìhoãndướiđâycóthểđemlạilợiíchtolớnvàngaylậptứcchobạn.

1.Làmmộtlần.LọcquatấtcảnhữnggiấytờtrênbànvàtạochomìnhmộtchồngViệclàmngayvàmộtchồngViệclàmsaulàmộtthóiquenphổbiến.Bạnsẽcórấtnhiềubạnđồnghànhnếubạncũnglàmnhưvậy.Tôibiếtmộtngườithườngxuyênxếpgiấytờthànhchồngnhưthế.Lầnđầuđọccôấygọilà“Đọcđểlàmquen”.Lầnthứhaiđọccôấygọilàđọc“Hànhđộng”,trừnhữngviệccôđặtsangbên“Làmsau”.Vậyđó,đâylàmộtngườiphụnữhailầntốtnghiệptrườngđạihọcdanhtiếngvớibằngkhávàđangnắmgiữmộtvịtríquantrọngtrongkinhdoanh!BằngcáchtiếpnhậnvàápdụngnguyêntắcLàmliềntay,côấysẽcóthểngaylậptứctrảinghiệmnhữnglợiíchtứcthìcủaPEP:HãyLàmliềntayvàbạnsẽchỉphảilàmmộtlần.

Đọcđiđọclạimọithứtrênbànhaytronghòmthưtrướckhixửlýchẳngđemlạiđiềugì.Ngaytừlầnđầutiênđọcthưphànnàncủamộtkháchhàngbạnđãbiếtngườitađòihỏiđiềugìrồi.Đọcthưhailầnchỉmấtgấpđôithờigianđọccủabạn,màthưthìvẫnchưađượctrảlời.Hãytrảlờingaytừlầnđầutiênbạnđọcnó–Làmliềntay–vàbạnsẽtiếtkiệmđượcthờigian,tiếngầnhơntớisựhàilòngcủakháchhàng,vàhoànthànhđượcmộtnhiệmvụmànếukhôngđượchoànthànhsẽcảntrởbạnlàmnhữngviệcquantrọnghơn.

2.Giảitỏađầuóc.Cómộtkháchhàngđãtừngmiêutảvớitôivề

tâmtrạngcủaôngkhiláixetừcơquanvềnhàvàocuốingày.Khiđiquatrạmxăng,ôngtacóthểnghĩ:“Mìnhphảimuathêmmộtcáilốpdựphòngchoôtô.Đợttrướcmìnhbịnổlốpmộtlần,vàđãquênkhôngmuamộtcáidựphòngmới.”Tiếptụcđiquacửahàngthuốc,ôngấyđãnghĩ:“VitaminC.NhàmìnhcầnVitaminC.Mùađôngsắpđến,vàcầnphảicónónếubịsổmũi.”Điquasiêuthị,ôngtađãnghĩ:“Vợmìnhmuốnmìnhmuabánhmì.Oa,mìnhthấykhôngthích.”Khivềđếnnhà,ôngtamệtlả.Ôngtanóivớitôilàôngtathấykhóthở.Ôngtacầnmộtcốcnướcđểtrấntĩnhlại.Ôngtanói:“Mọithứtôinhìnđềunhắctôinhớtớinhữngviệcmìnhvẫnchưalàm!”Chobạnhaylàôngtakhôngdừnglạimộtlầnnàođểlàmnhữngviệcđó.Nhưngchắcchắnôngtacócảmgiácnhưmìnhđãdànhrấtnhiềutâmsứcchonhữngviệcđó.Ôngtakiệtsứcvìtrìhoãn.

Hãyxemcóbaonhiêunhiệmvụ,baonhiêudựángắnvớicôngviệccủabạn.Mộttrăm?Haitrăm?Giờhãyxemcóbaonhiêunhiệmvụ,baonhiêuhoạtđộngchưahoànthànhvàbaonhiêuđiều-muốn-làmgắnvớigiađìnhbạn?Bạncóthểliệtkêrabaonhiêunhiệmvụ,baonhiêuđiều-muốn-làmgắnliềnvớisởthích,bạnbècũngnhưvớinhàthờ,thànhphốhaynhữngnhómcộngđồngkhácmàbạnlàthànhviên?Khitínhhếttấtcảnhữngviệcnày,bạnsẽkhámpháralàsốlượngnhữngviệcquantrọng–nhữngviệcchiếmnhiềuchỗtrongđầubạn–cólẽlênđếnkhoảng500tới1000.

Chỉnghĩnhữngđiềuphảilàmởngayđây,ngaytrướcmũi.Đơngiảnvậythôi–nhưngđólạilàlýdotạisaomọi

ngườikhôngthểlàmđược.

―HenryMiller

Chúngtabịhạnchếvềsốlượngnhiệmvụhayhoạtđộngmànãocủachúngtacóthểxửlýtạimộtthờiđiểmcụthể.Điềunàyảnhhưởngtớicôngviệccủabạnnhưthếnào?Hãydùngmộtbứcthưtayhoặcmộtbứcthưđiệntửcủamộtngườikháchhànglàmvídụ.Bạnnhìndòngđầutiên:“Vuilònggửichotôimộtvàithôngtinvềsảnphẩmmới.”Ngaylậptứcsựchúýcủabạnhướngđếnnhữngthôngtinmàđánglẽbạnphảigửichomộtaiđókhácnhưngvẫnchưagửi.Bạnkéosựchúýcủamìnhtrởlạibứcthư,đọcthêmmộtchút:“Ông/Bàcóthểgặpmộtvàiđồngnghiệpcủatôiđểthảoluậnvềmộtdựáncụthểkhông?”Mộtlầnnữa,sựchúýcủabạnlạihướngđếnnhữngcuộchọpkhácmàbạncầnchuẩnbị,nhưnglạichưahềđộng

tới.Vàlạimộtlầnnữabạnphảikéosựchúýcủamìnhtrởlạinhiệmvụhiệntại.Khốilượngkhổnglồcủanhữnghoạtđộngchưađượchoànthànhtrongcuộcsốngcủabạnkhiếnbạnsaonhãng,mấttậptrungvàkhônghoànthànhđượcviệctrướcmắt.Đâychínhlàthờiđiểmthíchhợpđểnóiđếnvấnđềxácđịnhưutiên.

Rõràng,xácđịnhưutiêncóthểlàphầnquantrọngtrongviệckiểmsoátcôngviệccủabạn.Nhưngưutiêncũngcóthểtrởthànhlýdotốtnhấtđểngụybiệnchoviệckhônglàmgìđó.Xácđịnhưutiêncónghĩalànhữngnhiệmvụ“khôngquantrọng”sẽbịđẩylùixuốngdưới,vàcóthểkhôngbaogiờđượchoànthành.Hệquảcủaviệckhôngthựchiệnnhiệmvụđúnglúclàbạnkhôngcókhảnăngtậptrungvàocôngviệctrướcmắtvìtiếngnóitrongđầubạnnhắcbạnnhớđếnnhữngnhiệmvụchưađượchoànthànhkhác.

Đãbaogiờbạngiữmộtdanhsách10việccầnlàmmà5việccuốidanhsáchlạikhôngbaogiờthayđổichưa?Chúngtathườngtậptrungvàonhữngviệcưutiênhàngđầuvàsaolãngnhữngviệcưutiênthấphơn.Đóchínhlàlýdotạisaocúngtagọichúnglàviệcưutiênthấphơn,tuynhiên,chúngtavẫnphảicoinhữngviệcđólànhữngviệcquantrọng.

Quanđiểmcủatôilàchỉcóviệcnênhoặckhôngnênlàm.Nếugầnđếnhạnchót,đươngnhiênchúngphảiđượcxemxét,nhưngnếucóviệcgìđóquantrọngcầnlàmthìhãylàmngay.Nếukhôngthìthôi.

Cáchtốtnhấtđểloạibỏtìnhtrạngquátảicôngviệclàloạibỏnhữngđiềunhỏnhặtkhiếnbạncảmthấybịquátảivàmấttậptrungđốivớinhữngnhiệmvụquantrọng.Hãyxửlýnhữngnhiệmvụnhỏhơnvà“ítquantrọnghơn”này.Hãyliệtkêmộtdanhsáchtấtcảnhữngviệcđó,dànhmộtkhoảngthờigianyêntĩnhnàođóvàlầnlượtlàmtừngviệcmột.Hoặclàquyếtđịnhkhônglàmvàvứtnóđi.Nhưngtốthơnhết,hãytựmìnhtổchứcgọngàngbằngcáchsửdụngnhữngýtưởngtrongcuốnsáchnày,vàngaytừđầu,đừngđểnhiệmvụchấtđốnglên.

Khiloạibỏđượcsựquátảinày,bạnsẽkhôngbịsaonhãngnữa.Mứcđộtậptrungcủabạntănglên,vàhiểnnhiên,bạnkhôngchỉhoànthànhđượcnhiềunhiệmvụhơn,màbạncònhoànthànhtốthơnvànhanhhơntrước.NgườitanóiKomartừngcócâu:

Tậptrungởdạngthuầnkhiết,đíchthựcnhất,làkhảnănghướngtâmtrívàomộtđốitượngduynhất.

Nếubạncóthểtậptrung–hướngtâmtrí–vàođiềubạncốgắnghoànthành,bạnsẽsửdụngđếnmộttrongnhữngnhântốquantrọngnhấtcủathànhcôngđểthựchiệncôngviệcđó.

3.Giảiquyếtvấnđềkhichúngcònnhỏ.Khibạncóthêmkinhnghiệmtrongcôngviệc,bạnsẽhọcđượccáchpháthiệnnhữngdấuhiệuchothấycóviệcgìđókhôngổnvàvấnđềsẽcàngtệhơnnếubạnkhônghànhđộng.Câuhỏiđặtralà:Khinàovàlàmcáchnàocóthểxửlýnhữngdấuhiệunhỏđó?Đángbuồnlàchúngtathườngbỏquanhữngdấuhiệubáonguyđókhiđốimặtvớinhữngvấnđềcấpbáchhơn.

Thithoảngtôichỉvàomộtđốnggiấytờđángngờởgócbànlàmviệccủaaiđó.Họbốirốithừanhận:“Đólàchồngvấnđềcủatôi.Tôipháthiệnralànếuchúngnằmđóđủlâu,chúngsẽtựbiếnmất.”Vàđôikhiđúnglànhưvậy.

BạnhẳnđãnghetớiĐịnhluậtMurphy(1):Việcgìcóthểhỏngsẽhỏng.ĐịnhluậtnàycủaMurphycómộthệquả:Nếu10việccóthểgặpvấnđềởđâuđó,bạncóthểchắcchắnviệcgâyhậuquảnhiềunhấtsẽchínhlàviệcgặpvấnđề!Cóthểhầuhếtnhữngviệctrongchồngvấnđềnàycủabạnsẽbiếnmấtnếubạnđểchúngnằmđóđủlâu.Nhưngbạncóthểchắcchắnvấnđềbạnkhôngmuốnxảyranhấtlạisẽxảyra.Vàxửlýmộtcuộckhủnghoảngsẽtốnthờigianhơnthếnàosovớixửlýmộtdấuhiệucảnhbáo?

Hãyhìnhthànhthóiquenxửlýmọiviệcngaylậptức,vàbạnsẽgiảiquyếtđượccácvấnđềtrướckhichúngtrởthànhnhữngkhủnghoảnglớn,mấtnhiềuthờigian.Kếtquảlàbạnsẽcónhiềuthờigianhơnđểtậptrungvàonhữngviệcquantrọng.

4.Giảmbớtsựgiánđoạn.Hầuhếtmọingườiđềuthừanhậnhọkhótránhhoặckhóngănchặnđượchiệntượngngắtquãng.

Sựgiánđoạnđượccoilànằmngoàitầmkiểmsoátcủaconngườivàlànguyênnhâncủagầnnhưmọivấnđề.Bạncóthườngnghethấyhaythườngnóicâu:“Đánglẽtôiđãcóthểhoànthànhnónếukhôngbịngắtquãngmỗilầnđộngđếnnó!”không?Tôinhớlầntôilàmmột

vàiviệcchomộtngânhàngởLuxembourg.Tôiđãthựchiệnmộtkhóahuấnluyệnvàgửimộthóađơn.Haithángsautôivẫnchưađượcthanhtoán.Tôiđãgọichogiámđốcđiềuhành,vàcâutrảlờicủaôngtalà:“Tôigửingayđây!”–ôngtakhẽcười–“Tôiđãkýhóađơn,vàđãchuyểnchobộphậnkếtoánthanhtoán.”Cảhaichúngtôiđềucườiphálênvìviệcđó,vàtôinóitôisẽlàmviệcvớibộphậnđó.Tiếpđó,tôiđượcnóichuyệnvớimộtcôgáitrẻởbộphậnchuyểnkhoản.Quađiệnthoại,vớiphongcáchMỹđặctrưngcủamình,tôihỏi:“Tiềncủatôiđâu?”Côấynói:“Tôixinlỗivìôngvẫnchưađượcthanhtoán.Nhưngtôiquábậnvớiviệcgiảithíchchomọingườitạisaohọvẫnchưađượctrảtiền,tớimứctôichẳngcònthờigianđểthanhtoánhóađơnnữa.”

Thôngthường,nhữngsựgiánđoạnmàmọingườivẫnphànnànlàkếtquảcủaviệchọđãkhônglàmviệcgìđóngaytừđầu.Hệquảlàhọkhôngchỉphảihoànthànhchínhcáicôngviệcđó,màcònphảiđốiphóvớinhữngngườiphụthuộcvàoviệcviệcđócóđượchoànthànhhaykhông,nghĩalàchỉtạothêmcàngnhiềuviệcmàthôi.Hơnnữa,hầuhếtchúngtađềukhôngthíchthúvớiviệcphảigiảithíchtạisaochúngtakhônghoànthànhviệcgìđó.Ngaycảkhibạncómộtlýdohoànhảo,vàngườiởđầudâybênkiathôngcảmvớibạn,bạnvẫnthấyđắngmiệngchỉvìbạnđãphảicáolỗithêmmộtlầnnữavớimộtlờixinlỗivàmộtlờigiảithích.

Nếubạnmuốntránhlúcbịgiánđoạn,hãythựchiệnnhữngnhiệmvụliênquantớichúng.Sauđóbạncóthểdànhnhiềuthờigianhơnchocôngviệccủamìnhvàtốnítthờigianhơnđểgiảithíchtạisaobạnchưahoànthànhnó.Hãyhìnhthànhtiếngthơmlàngườihoànthànhcôngviệcđúngthờihạn,vàbạnsẽgiảmthiểuđượcnhữngviệcgâyngắtquãngvìkhôngcònbịyêucầuchuẩnbịnhữngbảnbáocáophiềnhàvềhiệntrạngcủadựán.

Nhắcbạnnhớ,cũngcónhữngsựgiánđoạnlàđiềuđángmơước.Nếumộtvụbuônbánphụthuộcvàophảnhồingaylậptức,tấtnhiênngườigiámđốckinhdoanhsẽmuốnbịngắtquãng.Điềutôimuốnđềcậpđếnởđâylàgiảmthiểunhữnggiánđoạnvôíchvàđừngkhiếntìnhhìnhtệhơnbằngcáchtạoranhữnglýdochongườikhácngắtquãngbạn.Lợiíchkháccủaviệcgiảmthiểunhữnggiánđoạntựtạonàylàchấtlượngcôngviệccủabạnđượccảithiệnkhibạnđượctựdotậptrunghoàntoànvàonó,vàbạncókhảnănghoànthànhnhiềuviệchơntrongcùngmộtkhoảngthờigianvìbạncóthểlàmviệcmàkhông

bịlàmphiền,ngắtquãng.

5.Giảiquyếtviệctồnđọng.Nếubạnphảitheođuổimộtluồngcôngviệc(workflow)liêntụcdàyđặc,đồngthờilạicómộtđốngviệctồnđọng,bạncầnphảixửlýđốngviệctồnđọngnếumuốnluồngcôngviệcđónằmtrongtầmkiểmsoátcủabạn.Hãynhớ,việctồnđọngtựnótạothêmviệc,vậynêngiảmthiểuviệctồnđọnglàgiảmthiểukhốilượngcôngviệcnhiềuhơnmứcbạncóthểtưởngtượng.Dướiđâylànămbướccầnthiếtđểxửlýđốngviệctồnđọng.

1.Xácđịnhnhữngviệctồnđọng.

2.Xácđịnhviệctồnđọngnàocầngiảiquyếttrước.

3.Sắpxếpthờigianđểmỗingàygiảiquyếtmộtphầnviệctồnđọng.

4.Xácđịnhnguyênnhângâytồnđọng.

5.Thựchiệncácbướcđểđiềuchỉnhnguyênnhân,nhằmngănchặntồnđọngxảyralầnnữa,cũngnhưngănchặnhiệntượngtồnđọngthêm.

Mộtkhiđãgiảiquyếthếtđốngviệctồnđọng,vàngănchặnhiệntượngdồnviệcxảyra,chúngtacóthểnhìnrõtươnglaihơn.

6.BắtđầuhoạtđộnghướngtớiTươnglai,thayvìnhìnlạiQuákhứ.Hình2.1minhhọachođiềudiễnratrongđầukhibạncórấtnhiềunhiệmvụquáhạn,dởdanghoặctồnđọngtừquákhứchưahoànthành.CácdấuXtrêntrụcnằmngangtượngtrưngchotấtcảcácnhiệmvụđángraphảihoànthànhtạimộtthờiđiểmnàođótrongquákhứ.Tầmnhìncủabạnbịchemờvìbịkéongượctrởlạiquákhứ.Cácnhàtâmlýhọcnóirằngmộttrongnhữngthướcđosứckhỏetinhthầncủamộtngườichínhlàmứcđộhọhoạtđộngtrongquákhứchứkhôngphảimứcđộhọhoạtđộngtronghiệntạivàtươnglai.Hoạtđộngtừhiệntạihướngđếntươnglaiđượcxemlàlànhmạnh.Vậynên,chẳngcógìđángngạcnhiênkhichúngtacảmthấyhơiđiênkhùngvìbịchoángngợpbởiquánhiềunhiệmvụquáhạnvẫnchưahoànthành.

Hình2.1.Sựchúýtậptrungvàoquákhứ,khôngphảitươnglai,vớimộtđốngnhiệmvụtồnđọngchứkhôngphảitươnglai.

Khônggìnhàmchánhơnviệclàmmãikhôngxongmộtnhiệmvụ.

―WilliamJames

Khihoạtđộngtrongquákhứ,bạncóxuhướngtậptrungvàođiềuđángrađãxảyra,vàonhữngcơhộiđãđểvuộtmất.Bấtcứthứgìhướngbạntừhiệntạitớitươnglaiđềulànhmạnhhơnthứkéobạnngượctrởlạiquákhứ.

GiảsửbạnđangchạytrênmộtđườngđuamàvạchxuấtphátlàHiệntạivàđíchđếnlàTươnglai.NếuthayvìchạytừvạchHiệntại,bạnlạibắtđầutừvạchQuákhứ,vậythìbạnsẽphảichạyrấtxachỉđểtớiđượcvạchxuấtphát.

Hình2.2minhhọaviệcloạibỏnhữngnhiệmvụthuhútsựchúýcủachúngtavềquákhứgiúpgiảiphóngkhảnăngchúýtớihiệntạicủachúngtanhưthếnào.Điềunàyrấtquantrọngvìkhảnăngchúýcủatấtcảchúngtađềuchỉcógiớihạn–íthơnchúngtatưởngnhiều.Sựchúýlàđiềurấtquantrọngđểcóthểnắmbắtđượccốtlõicủavấnđềvàthúcđẩymọiviệcđạttớimứcđộhoànthành.

Thiếusựchútâm,dùlàvớiviệclaucửasổ,hayviếtnênmộtkiệttác,thìsốngcũngchẳngcóýnghĩagì.

―NadiaBoulanger

7.Thôilolắng.Lãngphíthờigianlàmđilàmlạimộtviệchayđốiphóvớinhữngsựgiánđoạnhaynhữngđámcháylớnhơnchỉlàmộtviệc,táchạithậtsựcủatrìhoãnnằmởcáchnótácđộngtớibạn,cảvềmặttinhthầnlẫncảmxúc.

Hầunhưtấtcảmọingườiđềucóxuhướngtrìhoãnnhữngnhiệmvụkhóchịu.Đốimặtvớinhữngnhiệmvụkhóchịuvàhoànthànhchúngkhôngphảiđiềudễdàng,nhưnghậuquảcủaviệckhônghoànthànhchúngcóthểcòntệhơnrấtnhiềusovớiviệcđốimặtvớisựkhóchịuđóngaytừđầu.

Lượngthờigianlãngphílớnnhấtchínhlàthờigiankhôngbắtđầu.

―DawsonTrotman

Đểkhiếnvấnđềcàngthêmtrầmtrọng,hầuhếtmọingườikhông

chỉtrìhoãnthựchiệnnhiệmvụ,màcòncóxuhướngdaydứtmãivớinhữngnhiệmvụchưahoànthànhhoặcchưađụngtớivàlolắngvềviệcchưalàmxongviệcđó.Nỗilolắngnàylạitiêutốnnhiềuthờigianhơnmứcmọingườicóthểnhậnra.Vànócũngkhiếnviệcđưarahànhđộngthíchhợpđểgiảiquyếtvấnđềtrởnênkhókhănhơn.

Hãynghĩtớimộtvàivấnđềbạnđãphảiđốimặttrongquákhứ.Cứdaydứtvềnhữngvấnđềđócóđưabạnđếnđâukhông?Không.Chỉkhibạnbắtđầuhànhđộngthìvấnđềmớibắtđầuđượcgiảiquyết.Nếubạnđốimặtvớinhữngvấnđềlớnvànhữngnhiệmvụkhóchịu,vàbạnlàmgìđóvớichúngthìchúngthườngsẽbiếnmấtnhanhhơn.

Nỗisợphảithựchiệnmộtnhiệmvụnàođóthườngngốnnhiềuthờigianvàcôngsứchơnsovớiviệcthựchiện

nhiệmvụđó.

―RitaEmmett

Mộtlần,tôiđãlàmviệcvớimộtnhómkỹthuậtviêndịchvụđượcđàotạo,thôngminhvàtrẻtrungcủamộtcôngtylớnởĐanMạch.Tôiđểýthấycómộtchiếcmáyrấtlớnởgócbàncủamộttrongsốnhữngngườiđó,vàđãhỏiđólàcáigì.Ngườikỹthuậtviêntrảlời:“Thậtxấuhổ.Mộtthángtrướccómộtkháchhànggửinóchotôiđểsửa,màtôivẫnchưasửađược.”

Tôiđãthốtlên“Thậtkinhkhủng!”

Anhtanói:“Tôibiết.Tôiđãnghĩvềnórấtnhiều,nhưngtôibậntớimứcchẳngcóthờigianđểsửanó.Phảimấthaingàytôimớicóthểsửaxong,màlịchcủatôithìkínđặc,nêntôikhôngthểdànhthờigianchonóđược”.Anhtatiếptụcnói:“Thậtrathìôngcóthểgiúptôi.”

Tôiliềnhỏi:“Bằngcáchnào?”

Anhtakhôngngầnngạitrảlời:“Ôngcóthểnóichosếpcủatôibiếttôibậnnhưthếnào.”

Tôiđồngýgiúpnhưngsựgiúpđỡcủatôilạihướngtheocáchhơikhácmộtchút.“Làmngayđi!”,tôinói.

“Tôikhôngthểlàmngayđược,”anhtacựlại,“Tôicómộtcuộchọpvàolúchaigiờ,và…”

“Đượcrồi.Cứlàmluônđi,vàhãyxemanhcóthểlàmtớiđâu,”tôigợiý.

Vậylàanhtabướcvàokhuvựcsửachữavớichiếcmáy,lầmbầmgìđóchochínhmìnhnghe.15phútsauanhtaquaylại.

“Ôikhông,”tôinghĩ,“Cóthểrắcrốiđây.”

Anhtanhìntôivànói“Xongrồi.”

“Xongrồi?”,tôilặplại.

“Đúng,xongrồi,”anhtanói.“Nhưngbiếtđâucóthểphảimấthaingày.”

Tấtnhiên,khôngphảilúcnàochúngtacũngmaymắnnhưthế.Rấtcóthểphảimấthaingàymớisửađược.Nhưngnhữngchuyệntươngtựvẫnxảyravớichúngtathườngxuyêntớimứcnào?Khicuốicùngbạncũngbắttayvàothựchiệnviệcmàbạnđãtrìhoãn,bạnsẽthấynócũngkhôngđếnmứctệnhưbạnđãnghĩ.

Câutrảlờingắnnhấtlàhànhđộng.

―GeorgeHerbert

Hầuhếtchúngtađềucóxuhướngcườngđiệuhóathờigianthựchiệnvàmứcđộkhóchịucủanhữngviệcmàmìnhkhôngthích.Chúngtasợphảilàmviệcđónênchúngtatrìhoãnnó.Vừarồilàvídụvềmộtngườiđãtrìhoãnmộtviệchàngthángtrời,cáimáycứnằmtrênbànlàmviệccủaanhtanhưmộtvậtnhắcnhớđếnđiềuanhtasợ.Anhtabiếnnóthànhmộtđiểmnhạycảmcủabảnthân,vàlàmộtđiểmnhứcnhốigiữaanhtavàsếpcủamình.Vàthayvìdànhrakhoảngthờigianthựcsựcầnthiếtlà15phútchonhiệmvụđó,anhtalạithanphiềnvớisếplàanhtaquábận.Trênthựctế,anhtađangtrìhoãn,nhưngbấtkểlýdolàgìthìngườikháchhàngkiacũngchưađượcphụcvụvàđãphảixoayxởvớiviệckhôngcócáimáyđótrongcảthángliền.

Mẹoư?Hãyđốimặtvớinhữngnhiệmvụkhóchịuvàhãyxửlýchúngngaylậptức.

M.ScottttPeck,trongcuốnConđườngítngườiqualại(Theroadlestraveled)củaông,đãgọiviệcxửlýnhữngnhiệmvụkhóchịulà“trìhoãnsựhưởngthụ”.Peckđãchỉrarằngcuộcsốngvốnkhókhăn.Ngườitrìhoãnlàngườimuốnhưởngthụngaylậptức.Pecknói:

Trìhoãnsựhưởngthụlàquátrìnhsắpxếpnỗiđauvàniềmvuitrongcuộcsốngtheocáchtăngcườngniềmvuibằngcáchtrảinghiệmnỗiđautrướcrồivượtquanó.Đólàmộtcáchsốngtaonhã.

Bạnxửlýnhữngnhiệmvụnàotrongcôngviệccủamìnhtheothứtự“tệnhấttrước”?ViệccamkếtLàmliềntaysẽgiúpbạnvượtquacảmgiácchầnchừ,dodựkhiphảigiảiquyếtnhữngnhiệmvụkhôngdễchịu.Nósẽgiúpbạngiảiquyếtnhữngviệcbạnkhôngmuốnlàmvớimộtquyếttâmvượtquavàhoànthànhchúng.Mộtsốngườitựhàomộtcáchgầnnhưtráikhoáyvìcókhảnăngđốiphóvớinhữngviệckhókhănnhất,xươngxẩunhấttrướctiên.Hầuhếtchúngtađềucóthểcảithiệnđượckhảnăngxửlýviệckhótrước.HãynhớđiềunhàvănMarkTwainđãtừngnói:“Nếubạnphảinuốthaiconcóc,hãynuốtconlớntrước,vàđừngnhìnnóquálâu”.Vìthế,nếubạncóthểchọnthứtựcôngviệccủamìnhmỗingày,hãychọnnhiệmvụbạnítthíchthúnhấtvàhoànthànhnótrướctiên.Hoànthànhviệckhókhănnhấttrướctiênkhôngchỉkhiếnnhiệmvụthứhaitrongngàykhôngquátệsovớinhiệmvụthứnhất,màcòncủngcốsựtựtincủabạn.

8.Bâygiờ,hãycảmthấyhàilònghơnvềbảnthân.TiếnsỹLindaSapadintrongcuốnsáchCũngđếnlúcrồi(It’sabouttime)đãnói:

Trìhoãnlàmgiảmlòngtựtôncủamộtngười,hệquảlàngườiđósẽmấtđisựlạcquan,niềmvuivànănglượngsángtạo.Ngườicótínhtrìhoãnthườngthấycànglúccàngkhóđểđạtđượccácmụctiêucánhân,hoặcthậmchíthườngkhócóthểđặtracácmụctiêuđó.

Tínhtrìhoãnvàthóichegiấuđikèmvớinóhìnhthànhnênnhữngcảmxúctiêucựckhôngphảilúcnàocũngcóthểnhìnthấyrõràng.TrongmộtkhóaPEP,mộtcôgáitrẻmớikếthônbắtđầucườinghiêngngả,cườikhôngsaongănđượckhichủđềtrìhoãnđượcđưara.Khiđượchỏiđiềugìkhiếncôấycườinhưvậy,côấyđãnói:

Ồ,tôiđangnghĩtớichiếcáosơmixếpnếpcủachồngtôi.Ôngkhôngbiếtđấythôi,tôighétlàquầnáolắm,đặcbiệtlàchiếcáosơmixếpnếpcủachồng.Tôisẽlôitấtcảnhữngquầnáokhácbêndướichiếcáođótronggiỏquầnáocầnlàravàlàchúngtrước.

Khiđượchỏi“Thếchuyệngìxảyrakhichỉcònlạichiếcáođó?”,câutrảlờicủacôấylà:“Tôilạinémnóvàomáygiặt!Chồngtôichẳngbaogiờbiếtchiếcáoyêuthíchcủaanhấyđãbiếnđiđâu.”Mộtlượngcảmxúckhổnglồsẽtíchtụcùngvớithóiquentrìhoãnnày.Nócótácđộngmạnhtớisựcảmnhậnvềbảnthânconngười.

BằngcáchcamkếtLàmliềntay,xửlýphầnviệckhótrước,vàgiảiquyếtnhữngviệclớntừngchút,từngchútmột,bạnsẽgiảmthiểuđượcmộtlượnglớnlolắngvàcăngthẳngtừcôngviệccủamình.Bạnsẽthấytựtinvàtôntrọngbảnthânhơn.ThậmchísaukhihoànthànhchỉmộtngàytrongchươngtrìnhPEP,nhữngngườithamgiacũngđãcótiếnbộvàđãdọnsạchtàiliệu,giấytờtrênvàtrongbànlàmviệc,ngănđựnghồsơvàmáytínhcủahọ.Họpháthiệnralàmìnhhoànthànhđượcnhiềuviệchơnmứchọcóthểnhậnratrướcđây.Họkhôngcòncảmgiácáynáynữa.Gầnnhưtấtcảnhữngngườithamgiathườngxuyênđềucảmthấytốthơnvềbảnthân.

KHÔNGPHẢIMỌIVIỆCĐỀUCÓTHỂHOẶCĐỀUNÊNLÀMNGAY

Biếtkhinàokhôngnênlàmviệcchămchỉcũngquantrọngnhưbiếtkhinàonênlàmviệcchămchỉ.

―HarveyMackay,tácgiảcuốnsách

Bơicùngcámậpmàkhôngbịănthịt

(Swimwiththesharkswithoutbeingeaten)

DùđãnóirấtnhiềuvềviệcLàmliềntay,làmngaytậptức,nhưnghãyđểtôichỉrarằngkhôngphảilúcnàocũngcóthểlàmmọiviệcđượcluôn.BạncốgọichoMary,nhưngtớithứHaicôấymớiquayvề.Bạnđangđilấycàphêthìcómộtkháchhànggọiđiệnđếnbàncôngviệc.Rõràngxácđịnhưutiênchiếmmộtvịtríquantrọngtronghiệuquảcôngviệccũngnhưtrongnhữngkếtquảđạtđược.Tuynhiên,thànhcôngcuốicùnglạibắtnguồntừviệchoànthànhviệc.Vàchuyệnmọingườikhônghoànthànhviệcvìhọkhônglàmlàchuyệnquáthườngthấy!Họkhônglàmngay.

Trênthựctế,ưutiêncóthểlàlýdongườitadùngđểngụybiệnchoviệckhônglàmgìđó.Đúngvậy,sẽcónhữnglúcbạnkhôngthểLàmliềntayđược.SẽcónhữnglúcbạnkhôngnênLàmliềntay.Lẽthôngthườnglàđiềucầnthiếtcầnxemxéttrước.CáchđểtănghiệusuấtcánhâncủabạnkhôngphảilàLàmđiềungungốcgìđóngay.Tuynhiên,nếucáchtiếpcậncủabạnđốivớicôngviệclàluônluônchọnlựa,luônluônxácđịnhưutiên,luôndànhthờigianđểnóchínmuồi,luôncólýdođểxemnósau,luôndòquađốnggiấytờhoặcluônlướtquađốngthưđiệntử,cónghĩalàbạnđangkhônghànhđộng.Thựctế,nhưthếlàbạnđangcủngcốchothóiquenkhônghànhđộng.VớinguyêntắcLàmliềntayvàkhôngcóthêmcáicớnàođểtrìhoãn,sảnphẩmcuốicùnglàxuhướnghànhđộng.

MANGSỰQUYẾTĐOÁNVÀOTHÓIQUENLÀMVIỆCCỦABẠN

Trongkhoảnhkhắcquyếtđịnh,điềutốtnhấtbạncóthểlàmchínhlàđiềuđúngđắnđểlàm.Điềutệnhấtbạncóthể

làmlàchẳnglàmgì.

―TheodoreRoosevelt

Nhìnchung,ngườithànhcôngmấtítthờigianđểđưaraquyếtđịnhnhưnglạimấtrấtnhiềuthờigianđểthayđổiquyếtđịnhmộtkhinóđãđượcđưara.

Nhiềungườisợphảiquyếtđoán.Suychocùng,nếubạnđưaramộtquyếtđịnh,bạnphải“sống”vớinhữnghệquảcủanó.Nếutínhquyếtđoánlàmộtđiểmyếucủabạn,cómộtcáchdễdàngcóthểgiúpbạngiảiquyếttìnhtrạngphânvân.Chỉcầnhìnhdungranhữnghệquảtệnhấtcóthểcócủabấtcứquyếtđịnhnàobạnđưara,vàhãytựhỏibảnthânxembạncóthểsốngvớinhữnghệquảđókhông.Nếucâutrảlờilà“có”thìhãymạnhdạnquyếtđịnh.

Bạnkhôngthểmongrằngmìnhchắcchắn100%hànhđộngcủabạn.Tuynhiên,tôihiểurằngGeorgeS.Patton(2),vịtướngngườiMỹnổitiếngtrongChiếntranhthếgiớithứhai,đãlàmviệcvớicôngthứcthànhcôngsau:“Nếubạncómộtkếhoạchchắcthắngtới80%thìhãykiênquyếtthựchiệnnó.”

9.Pháttriểntínhquyếtđoántrongquátrìnhraquyếtđịnh.Hãynhậnthứcđượclàkhivượtquámộtđiểmnhấtđịnh,thờigianbạndànhđểsuynghĩnhằmđưaraquyếtđịnhkhônglàmtăngkhảnăngquyếtđịnhđósẽlàquyếtđịnhđúng.Hãychấpnhậnsựthậtlàbấtchấpnhữngnỗlựccủabạn,vẫncómộtphầntrămnhấtđịnhtrongnhữngquyếtđịnhcủabạnsẽhóasailầm.Chỉnêndànhmộtthờilượngvừađủchocácquyếtđịnh.Hãynhậnthứcrằngtrìhoãnđưaraquyếtđịnhnênđượcmặcđịnhlàmộtquyếtđịnh.“Quyếtđịnhđólà:Khôngquyếtđịnh”.

NgoàiracòncóthủthuậtcủaBenFranklin–Nhàsángchế,chínhtrịgiavàtriếthọcgianổitiếngthếkỷ18Bencómộtphươngpháphữuhiệugiúpđưaraquyếtđịnhđólà:Lấymộttờgiấy,gậpđôinólạiđểtạothànhhaicột.Mộtcột,liệtkêtấtcảnhữnglýdodẫntớiviệcđưaraquyếtđịnh.Cộtcònlại,liệtkêtấtcảnhữnglýdochốnglạiviệcđưaraquyếtđịnh.Bằngcáchsosánhhaidanhsáchnày,bạnthườngcóthểnhìnrõhướngbạnnênđi.

Nếuphảitổngkếtđiềulàmnênmộtnhàquảnlýtốttrongmộttừ,tôisẽchọntừquyếtđoán.Bạncóthểsử

dụngnhữngchiếcmáytínhtốitânnhấtđểtậphợpcácconsố,nhưngcuốicùngbạnvẫnphảiđặtrathờigianbiểuvà

hànhđộng.

―LeeLaccoca

Tôiđãtừngchứngkiếnnhữngngườiquyếtđoánđãđưaraquyết

địnhsai.Điềuthúvịlàdùthếnàohọvẫnluônkhiếnmụctiêucủanhữngquyếtđịnhđóxảyra.Tôitinrằngcómộtquyluậttựnhiêngắnliềnvớihiệntượngnày.Quảthật,hànhđộngquyếtđịnhcólẽcònquantrọnghơntínhđúngsaicủachínhhànhđộngđóvàcóảnhhưởngnhiềuhơntớicáchệquả.Hãyquyếtđoán,hãyhànhđộngvàhãytiếptụcdấnbướccuộcsốngcũngnhưcôngviệccủabạn.

Mộtkếhoạchtốtđượcthựchiệnquyếtliệtngaybâygiờcòntốthơnmộtkếhoạchhoànhảođượcthựchiệnvào

tuầntới.

―ĐạitướngGeorgeS.Patton

HÌNHTHÀNHTHÓIQUENLÀMVIỆCLIỀNTAY

Trìhoãnmộtviệcdễbiếnnóthànhmộtviệckhó,vàtrìhoãnmộtviệckhóbiếnnóthànhmộtviệckhôngthểlàm

được.

―GeorgeH.Lorimer

Dùthíchhaykhôngthìtấtcảchúngtađềulànhữngtạovậtcủathóiquen.Hầuhếtchúngtađềurấtdễdàngsavàonhữngnềnếpđãđượcthiếtlập.Bạnthườngláixetrêncùngmộtconđườngđểđilàm,tớicùngmộtcửahàngđểăntrưa,haybắtđầumộtngàylàmviệctheocùngmộtcách?Mộtvàitrongsốnhữngthóiquenvànềnếpđólàtốt;sốkháccóthểchốnglạichúngta,vàsốnghoàntoànbằngthóiquencóthểrấtnguyhiểm.

Cóthóiquennàođánghìnhthànhvànuôidưỡngkhông?Tấtnhiênlàcó.Nhữngthóiquennhưláixeantoànhayquantâmtớibạnbè,đồngnghiệpđángđượcpháttriển,vàhiểnnhiênlàchúngcólợi.ViệcnuôidưỡngthóiquenLàmliềntaycómụcđíchcủngcốphongcáchsốngđịnh-hướng-hành-động:đểtrởnênquyếtđoánhơn,đểbắtđầuvàsauđóduytrìsựnăngđộng.Mụctiêuđọccuốnsáchnàycủabạnlàphávỡthóiquenlàmviệccũvàtrởnênhiệuquảhơn,từđótrởnênnăngsuấthơn.Cáchtiếpcậnquyếtđoánvàchủđộngđốivới

côngviệcsẽgiúpbạnđạtđượcchínhđiềuđó.

Bảnthânsựtrìhoãnthườngchỉlàmộtthóiquenxấu.

TrongcuốnsáchHoànthànhcôngviệc:NhậpmônvềQuảnlýthờigian(GettingThingsDone:TheABC’sofTimeManagement)tácgiảEdwinBlissđãmiêutảtrìhoãnnhưmộtthóiquentheocáchnày:

Khichúngtakhôngnhanhchónghànhđộngnhưchúngtacầnphảithế,thườngthìkhôngphảivìnhiệmvụđóđặcbiệtkhó,màvìchúngtađãhìnhthànhthóiquentrìhoãnbấtcứkhinàocóthể.Trìhoãnhiếmkhiliênquantớimộtviệccụthểnào;nóthườnglàkiểuhànhvithâmcăncốđế.

Tôihoàntoànđồngý.HãyhọcLàmliềntayvàbạnsẽxóasổđượcthóiquentrìhoãn.Làmliềntaythaythếhànhviđể-làm-saubằnghànhviđịnh-hướng-hành-động.Bạnhànhđộngtrướckhiràocảntinhthầntrỗidậy,vậynênbạnchẳngcóthờigianđểnghĩ“Nóquákhó;cólẽnósẽbiếnmất;biếtđâusẽcóaiđóđểýđếnnó;mìnhkhôngthấyhứngthú;mìnhchẳngthấythíchnó.”

SỰHOÀNHẢOMộtsốngườicóthểtinrằngcómâuthuẫncơbảngiữaLàmliền

tayvàlàmđúng.Thậttốt,vàthậtlànhmạnhkhitrôngchờhiệuquảhoạtđộngđạttiêuchuẩncao.Nhưngmộtsốngườilạinhầmlẫn“thểhiệntốtnhấtcóthể”vớithờiđiểmhànhđộng.

Ngườitheochủnghĩahoànhảothườngtrìhoãn.Suychocùng,nếubạntinbạnkhôngthểthựchiệncôngviệcmộtcáchhoànhảo,vậythìsaolạiphảilàm?VàLàmliềntaycóthểđồngnghĩavớiviệcbạnkhôngthểlàmviệcđótốtđượcnhưbạnmuốn.

TiếnsỹSapadinnóitheocáchnày:

Ngườitheochủnghĩahoànhảosuynghĩrấtcựcđoan:Nếuhọđịnhlàmgìđó,họlậpluận,họnênlàmviệctốtnhấtcóthể.Khôngcókiểu“lửnglơởgiữa”chấpnhậnđược…Khiđốimặt

vớimộtnhiệmvụcấpbách,nhữngngườitheochủnghĩahoànhảothườngbịgiằngxégiữahaitháicực:cốnghiếntấtcảnhữnggìhọcó,hoặctừbỏtấtcảmọithứ.

Làmthếnàocóthểđịnhnghĩachínhxácđượccái“lửnglơởgiữa”đó?ChúngtacónênlàmviệcđểsảnxuấtramộtchiếcRolls-Roycegầnnhưchiếcôtôhoànhảomàmộtngườicóthểcókhông?HaymộtchiếcMercedes?HaymộtchiếcFord?ChiếcRollscógiá250.000đôla,chiếcMercedeslà80.000đôla,vàchiếcFord25.000đôla.Chiếcnàocũngcóthểđưabạntớinơibạnmuốnđến.Mỗimộtnhàsảnxuấtôtôlạiphụcvụmộtthịtrườngkháchhàngriêng.Thịtrườngđócómộtngưỡnggiámàkháchhàngcủanósẵnsàngtrảchoviệcsởhữumộtchiếcxe.Nhàsảnxuấtsảnxuấtrachiếcôtôđápứngđượckỳvọngcủakháchhàngcủahọ.

Khixửlýcôngviệc,đừngtựhỏimìnhcâu:“Việctốtnhấtmàmìnhcóthểlàmđốivớinhiệmvụnàylàgì?”Thayvàođó,hãyhỏibảnthân:“Kháchhàngkỳvọngởchúngtacấpđộ,haymứcđộchấtlượngnào?”Nếubạncóxuhướnggiốngngườitheochủnghĩahoànhảo,bạnsẽtìmcáchtrìhoãn;thườngthìkháchhàngcủabạnmuốnbạnphảnhồi.

Tấtnhiênlàhãylàmđiềuđúng,nhưngphảixácđịnhđúnglàthếnào,vàLàmliềntay!

KỶLUẬTKhithảoluậnchủđềthayđổihànhvi,từthườnghaynghethấy

nhấtlàkỷluật.“Đólàvấnđềkỷluật.Nếucókỷluậthơn,tôiđãcóthểluyệntập,…bỏthuốc,…ănkiêng”.Dùkỷluậtđóngmộtvaitrònhấtđịnh,tôitinrằngnómớichỉlàphầnnổi.Nếubạnsửdụngđủkỷluậtđểhìnhthànhmộtnếplàmviệc,bạnđãtạoramộtthóiquenmới.Thóiquenlạigiúpbạnduytrìnềnếpmới.Hãybuộcbảnthânhànhđộngngaylậptức,vànósẽnhanhchóngtrởthànhthóiquen.Sauđó,chínhthóiquensẽgiảmbớtnhucầucầnphảicókỷluật.WilliamJames,ngườinổitiếngvớinhữngcôngtrìnhnghiêncứuhànhvicủaconngườichorằng:Nếubạnliêntụclàmmộtviệcgìđótrong30ngày,nósẽtrởthànhthóiquencủabạn.HãythửđiềunàyvớinguyêntắcLàmliềntay.

Thànhthậtmànói,điềunàycònhơncảđốiphóvớitínhchầnchừ.Đólàmộttriếtlývềcôngviệcvàcuộcsống.Đólàquanđiểm:Tôilàmộtngườichủđộng;tôihướngtớihànhđộng;tôivĩđạihơnvấnđềmàtôiphảiđốimặt.Nhữngtínhcáchnàybắtđầu(vàkếtthúc)vớicáchbạnđốimặtvàthóiquenxửlýnhữngchitiếtnhỏnhấttrongcuộcsốngvàcôngviệccủamình.

Vậythìđiềuđầutiênbạnnênlàmlúcnàylàgì?Hãytiếptục–hãyviếtnóra.Tậptrungvàođiềuđầutiên.Hãytựtổchức,sắpxếpđểLàmliềntay,vàlàmtốthơn!

THỰCHÀNHCHƯƠNG21. Hãykhởiđộng.Bướctớibànlàmviệccủabạn–nếucần,hãycầmtheocuốnsáchnày–vàsànglọctừngmẩugiấytrênbànhoặcởbấtcứchỗnàogầnnơilàmviệccủabạn.Hãynhặttờgiấyđầutiênlên,xácđịnhxemnólàgì,cầnphảilàmgìđểxửlýnóchotớikhihoànthành.Hãylàmbấtcứviệcgìcầnthiếtđểhoànthànhnhiệmvụđóvànémtờgiấyđórakhỏibànlàmviệccủabạnđểkhôngbaogiờphảinhìnlạinómộtlầnnữa.Nếunhiệmvụđòihỏibạnphảimấtvàitiếngđểhoànthành,hãylênlịchđểdànhthờigianxửlýnó.

2. Lầnlượtxembấtcứbứcthưđiệntử,thưthoại,haybứcfaxđãđượclưutrữnàovàbắtđầuxửlýtừngthứmộtchotớikhihoànthành.Mộtlầnnữa,nếuviệcnàophảimấtvàigiờlàmviệc,hãylênlịchxửlývàomộtthờiđiểmthíchhợphơn.

3. Xácđịnhnhiệmvụnàophảiđượchoànthànhvàquyếtđịnhnhữngviệccầnlàmđểxửlýtừngnhiệmvụchotớikhihoànthành.Xửlýnhiệmvụtốiđacóthể.Nếubạnvấpphảimộtvậtcản,hãythôngminh.Hãyđặtracâuhỏi:“Mìnhcóthểhoànthànhviệcnàybằngcáchnàokhác?”Nếubạnquyếtđịnhbàngiaonhiệmvụhoặcchuyểngiaonóchomộtngườikhác,hãynhắcbảnthântheodõitiếnđộhoànthànhcôngviệcđó.

CHƯƠNG3Sắpxếpngaybâygiờ!

TÓMLƯỢCCHƯƠNG3Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược

cách:

Hànhđộnggọngàngvàtiếtkiệmthờigianchochínhbạn.

Thôilãngphíthờigiantìmkiếmđồđạc.Hìnhthànhcáchệthốnghồsơriêngbiệtchocácgiấytờviệcđanglàm,giấytờthamkhảovàgiấytờlưutrữcủabạn.

Sắpxếphồsơmáytínhcủabạnvàthiếtlậpcácthưmụchợplýchocáctệptàiliệucũngnhưthưđiệntử.

Chúýtớichitiếtnhỏnhặtvềcáchbạnchuẩnbịchocôngviệcgiốngnhưchúýtớichínhcôngviệcđó.

Bạnphảibiếttổchức,sắpxếpđểhìnhthànhnhữngnếplàmviệcgiúpbạnpháttriểnthóiquenLàmliềntay.Bạnsẽngạcnhiênvớilượngthờigianbạntiếtkiệmđượcchỉnhờviệctổchứckhuvựclàmviệccủabạnsaochođạthiệuquảtốiđa.

CÂUCHUYỆNCỦAMỘTNGƯỜILÍNHNgườilínhlàmộtđiểnhìnhchosựtậptrungchúývàochitiết.

Khitânbinhđếntrạilínhđểhuấnluyệncơbản,họđượcrènluyệnnhữngkỹnăngvôcùngcơbản.Ngoàichếđộănuốnghàkhắc,ngườilínhcònđượcđàotạotheocáchbạolựcnhấtvềcáchdọngiường,cáchđánhgiày,cáchsắpxếpcácvậtdụngcánhân,cáchlauchùivàbảodưỡngvũkhícùngrấtnhiềunhữngđiềucơbảnkhác.Sĩquan

huấnluyệnchắcchắnmuốnhọấntượngvớiviệcphảituânthủmệnhlệnh.Nhưngthựcrathìcònhơnthế.Huấnluyệncơbảntrongcáclựclượngvũtrangchỉlàthế–cơbản.Sựquantâm,chúýtớinhữngđiềucơbảntạonềntảngchomộtquânnhânthànhcông.

Chẳngnghềnàonghiêmngặthơnnghềcủanhữngngườilính,đặcbiệtlàtrongchiếntranh,khimàsựsốngcủahọởthếngàncântreosợitóc.Phảicẩntrọngsuynghĩnêngiữvũkhíởđâutrêncơthể.Ngườilínhđượcđàotạotỉmỉ,kỹcàngđểgiữvũkhítrongmọiđiềukiện.Khikẻthùđếngần,cáigiángườilínhphảitrảsẽlàquálớnnếusúngcủahọbịkẹtvìnókhôngđượclauchùisạchsẽ.Nhữngngườilínhvôtổchức,vôkỷluậtkhôngbiếtvũkhícủamìnhởđâu,cũngkhôngquantâmtớinó,sẽsớmlànhữngngườilínhtửtrận.Đóchínhlàlýdotạisaosĩquanhuấnluyệnlạivôcùngnghiêmkhắckhidạynhữngđiềucơbảnđóchotânbinh.

Hầuhếtmọingườichưađánhgiáđúngtầmquantrọngcủaviệcchuẩnbịvàtổchứccôngviệccủamìnhthậttốt.Lộnxộncóthểlàkẻgiếtngười.

Lộnxộnvàbốirốilàthấtbạicủathiếtkế,chứkhôngphảilàdothôngtin.Khôngcócáigọilàthôngtinquátải.

―EdwardTufte

DỌNĐỐNGLỘNXỘNLộnxộnlàđiềubạnphảiđốimặtmỗingàykhibạnbướcvàovăn

phòng.Làchiếcáokhoáccủabạnvắttrênthànhghếdànhchokháchchứkhôngphảitrêncâytreoáokhoác.Làhàngchụcbảnbáocáoxếpởgóctủhồsơcủabạn,nằmbêndướiphầncònsótlạicủabữatrưaăn-tại-văn-phòngcủabạnngàyhômqua.Làchồngtạpchíbạnthậmchícònchưabắtđầuđọc.Lànúithưđến,thưđirảiráctrênbànlàmviệccủabạn.Lànhữngbứcthưtaybạnvẫnchưahoànthành.LàchiếcđĩaCDbạnđịnhđemvềnhànghevàodịpcuốituầngiờđangbịchônvùidướiđốngdựthảongânsáchhàngquý.

Lộnxộnlàđốnghỗnđộncựckỳvôtổchứcmàbạnkhôngcầnđếntrongmôitrườnglàmviệc.Ngàynàochúngtacũngquáttháoconcái,

bắtchúngphảidọnphòngsạchsẽ,sauđólạibướcchânvàomộtvănphòngbừabãimàchẳngbaogiờnhậnthấybấtcứđiềubấtổnnàotrongđó.Vănphòngvàbànlàmviệcbừabãi,lộnxộnkhiếnchúngtakhôngthểlàmviệchiệuquả.

LỘNXỘNĐẾNTỪĐÂU?Thủphạmđầutiênlàgiấytờ.Chuyệngìsẽxảyravớiýtưởngvề

mộtvănphòngkhôngcógiấytờ?Cómộtthời,ngườitachorằngcôngnghệsẽsảnsinhramộtvănphòngkhôngcóđốnggiấytờlộnxộnvìmọithứđềuởdạngđiệntử.Điềuđócóthểsẽxảyra,nhưnghiệntạivẫnchưaxảyra.Máytínhchỉinthêmnhiềugiấytờhơnmứcchúngtacóthểbỏđi,vàmáyphotocopylạisaochụpgiấytờrấthiệuquả.Trênthựctế,lượnggiấytờcólẽcònnhiềuhơncảtrướcđây.

Thưđiệntửthậmchícòncóthểkinhkhủnghơncảđốnggiấytờ.Dùthưđiệntửlàmộtphátminhtuyệtvời,nólạitạoramộtđốnghỗnđộndữliệuđiệntử.Giờbạncóthểgửimộtthôngbáocho150ngườichỉvớimộtlầnnhấnphím.Mộtsốngườicóthểnhậnđược200bứcthưmộtngày.Bạncóthểtưởngtượngđượckhông?Hoặccólẽ,bạncònkhôngcầnphảitưởngtượng.

Rồicòncảnhữngđồlặtvặtnữa.Mộtanhchàngvừamớidọntủquầnáocủaanhta.Vợanhtabắtanhtaphảidọn,vìcôấynghingờchuộtđãlàmtổtrongđó.Vănphòngcũnggiốngnhưtủquầnáo–nơichúngtatíchrấtnhiềuthứ.Haivợchồngngườiđànôngvừakểđãchuyểnsangcănnhàmớiởbênkiađườngcùngvớitoànbộđồđạctrongnhà.Phầnlớnnhữnggìhọchuyểnđiđềulànhữngthứhọđãgiữhàngtháng,thậmchíhàngnămtrời,vớiýnghĩmộtngàynàođóhọsẽcầnđếnchúng.Vàhọđónggóitấtcảnhữngthứđóvàochiếctủđựngđồtrongngôinhàmớicủahọvàlạivứtnóởđónhiềuthángliền.

Chúngtacườinhữngcâuchuyệnnhưvậy,nhưngchúnglạiphảnánhđúnghànhvithôngthường.Hầuhếtmọingườiđềunghĩcóthểhọsẽcầnđếntấtcảnhữngthứmàhọgiữ.MọingườiđềugiữchomìnhnhữngtờtạpchíĐịalýquốcgia,nhưngchẳngaibuồngiởlạichúngmộtlần.Vậythìgiữđểlàmgì?Saolạiphảigiữchúngngănnắp,gọngàng?Thếcũnggiốngnhưmộtngườilínhthíchmangxe

tăngvàochiếntrường,nhưngđólàđiềukhôngthể.Mộtlúcnàođó,bạnsẽphảinhìnnhậnmộtcáchthựctếnhữngthứbạnđangmangtheobênmình,vàphảichắcchắnbạnchỉmangtheonhữngthứthựcsựcầnthiết.Nếukhông,hãybỏchúngđi!

SAOMẤYĐỐNGLỘNXỘNLẠIỞĐÓ?Sựlộnxộnthểhiệncáchconngườitiếpcậncôngviệcvàcuộc

sống.Nóchobiếtđôichútvềnhữngngườiđó–cóthểcảsuynghĩcủahọcũnglộnxộnnữa.Nhiềungườibiệnhộchosựlộnxộnbằngcáchnóirằngnónuôidưỡngsuynghĩvàphụtrợchoquátrìnhsángtạo.Nhữngngườikháctinrằngnhữngngườilàmcôngviệcsángtạohoặcliênquantớinghệthuậtsinhrađã(lộnxộn,bừabãi)nhưvậyrồi.Mộtngườiđồngnghiệpcủatôitừngkểmộtcâuchuyệnrấtthúvị.CôấymiêutảlầnđầutiêntớithămnhàcủamộtnghệsĩnổitiếngởNewYork.Trướckhiđến,côấyđãtưởngtượngtrongđầunhàcủamộtnghệsĩthựcsựtrôngnhưthếnào:kỳquái,cựckỳlộnxộn,tranhvẽchấtđầycácgóc,phòngtranhtoànnhữngthứkíchthíchtrísángtạo.

Nhưngkhibướcchânvàonhàngườinghệsĩđóvànhìnquamộtlượt,côthấycănnhàrấtgọngàngvàsạchsẽ.Côấyđãnghĩcólẽôngtađãdọndẹplạivìbiếtsắpđónkhách,nhưngtốihômđó,khivàophòngtranh,côthấyphòngtranhcũngngănnắpđếnhoànhảo.Tấtcảcáccâychổivẽđềuđượcsắpxếptheothứtự,cáchộpmàuđềuđượcdánnhãnvàđượcxếphàngngayngắn.Côgầnnhưkhôngthểtinđiềumìnhđangnhìnthấy–nóngượchoàntoànvớinhữnggìcônghĩvềcáchlàmviệccủamộtngườinghệsĩ.

Khicôhỏingườinghệsĩvềsựngănnắp,gọngàngcủaông,ôngnóiđãhọcđượcđiềuđóởtrườngđạihọc,khiôngtheohọcmỹthuật.Ôngđãđượcdạycáchgiữdụngcụtheotrậttựlàmviệc.Ôngbiếtchổivẽsẽbịhỏngnếukhôngđượcrửasạchsaumỗilầnsửdụng.Ôngdánnhãnghitênchotấtcảcácloạimàuvẽvìnếukhôngghi,ôngbiếtmìnhsẽquêncácloạimàuôngđãpha.

Nếubạnmuốnhoạtđộnghiệuquả,giốngnhưngườinghệsĩnày,bạncầnphảitổchức,sắpxếpmọiviệc.

Hoạtđộngtrongmôitrườnggọngàngthìđơngiảnvàdễdàng

hơnrấtnhiều.TrongcuốnsáchSựhỗnđộnhoànhảo(Aperfectmess),haitácgiảEricAbrahamsonvàDavidH.Freedmanđãnói“nhữngngười,nhữngthểchếvànhữnghệthốngvôtổchứcvừaphảithườnglạihiệuquả,sôinổi,sángtạovànhìnchunglànăngsuấthơnsovớinhữngngười,nhữngthểchếvànhữnghệthốngcótổchứccựckỳchặtchẽ.”Tôichorằngtừquantrọngnhấtởđâylà“vừaphải”.Khiđềcậpđếnđốnghỗnđộn,mụctiêulàphảiloạibỏsựlộnxộnkhôngcầnthiếtkhiếnbạnsaonhãngvàngănbạnnhanhchónghànhđộngkhicầnthiết.Mụctiêukhôngphảilà“một”bànlàmviệc“sạchbong”.Nếunhữngthứlinhtinh,vớvẩnởvănphòngtruyềncảmhứngchobạn,thìbằngmọicáchhãygiữchúnglại.Nhưngcôngviệccứchồngđốnglênnhauđểrồibiếnmấthút,haykhiếnbạnnhớtớinhữngviệcbạnsẽkhônglàm,thìchắcchắnkhôngthểlàmộtnguồncảmhứng.Lờikhuyêncủatôilàhãytránhhaitháicựcởcảhaihướng.

XAMẶT?Tôibiếtcónhữngngườisợrằngxamặtcónghĩalàcáchlòng.Họ

sợhọsẽquênmộtnhiệmvụhoặcmộtcôngviệcnếukhôngcómộtmónđồcụthểnàođóđặttrênbànnhắchọnhớhaymộtvàitờgiấynhớ“Phảilàm”ngaytrongtầmmắt.Giữmọithứtrongtầmnhìnlàgiảiphápcủahọ.

Tôiđồngtình.Xamặtđúnglàthườngxuyêncũngđồngnghĩavớicáchlòng.Khimọingườinóivớitôihọcóvấnđềvềtrínhớ,tôicungcấpchohọmộthệthốngđểnhắchọ.Hơnnữa,họkhôngcầnđượcnhắcvềtấtcảnhữngthứcótrênbànlàmviệccủamình,nhữngthứmàhọchẳngthểlàmđượcgì.ĐượcnhắcvềđiềubạnkhôngthểlàmchỉcủngcốchothóiquenxấuĐểlàmsau.

Dùhầuhếtnhữngngườirảitờgiấynhớđủloạiởkhắpnơitrênbànlàmviệccũngnhưtrongvănphòngthườngtinrằngnhữngtờgiấyấyrấthữuích,thựctếchúnglạichỉlànhữngthứgâysaonhãngvàtạothêmcăngthẳng.

Lờikhuyêncủatôilàhãytìmnơiđểcấtmọithứ.Chỉđểnhữngthứbạnđangxửlýởtrênbànlàmviệc,vàhãysửdụngmộthệthốnglịchhiệuquảđểtựnhắcbảnthânlàmnhữngviệcmàbạnthựcsựsẽlàm.

ĐỪNGCOITHƯỜNGĐIỀUHIỂNNHIÊN

Chúngtathườngxemnhẹnhữngđiềuhiểnnhiêntrongkhicốgắngcảitiếnquytrìnhlàmviệc.Chúngtacốgiảiquyếtnhữngvấnđềphứctạphơnvàbỏquanhữngđiềucơbản.Nhữngđiềucơbảnmàmộtnhânviênvănphòngvẫnđốiphóhàngngàybaogồmbànlàmviệc,dậpghim,bút,băngdính,kẹpgiấy,đèn,cácloạihồsơ,túiđựnghồsơ,ghế,máytính,đĩamáytínhvàrấtnhiềunhữngthứkhácnữa.Chẳngcógìbấtthườngkhibướcchânvàovănphòngvàthấynhữngthứnàybừabãi,lộnxộnkhắpnơi–kéothìbiếnđâumất,dậpghimthìbịkẹt,hộpbăngdínhthìtrốngrỗng,giấytờthìchỗnàymộtít,chỗkiamộtít.Ấyvậymàchúngtavẫnkỳvọngcóthểlàmviệchiệuquảđượctrongđiềukiệnnày.

Nhiềungườikhôngbaogiờnhậnralàvìkhôngsắpxếpngănnắpnhữngvậtdụngcơbảnởnơilàmviệccủahọ,họđãtựtróitaymìnhtrongviệcxửlýhiệuquảnhữngvấnđềhàngngàycủahọ.

Vớvẩnư?Nhỏnhặtư?Cóthể,nhưngtờWallStreetJournalđãcólầnđăngtảithôngtintrungbìnhmộtnăm,nhânviênvănphòngsửdụngtrungbình6tuầnđểtìmkiếmđồđạctrongvănphòngcủahọ.Khôngtưởngphảikhông?Đúngthế,nhưngtheokinhnghiệmtừbảnthântôithìđúnglànhưvậyđấy.

Cómộtlầntôitớithămmộtgiámđốcđiềuhànhcủamộtngânhàngdanhtiếng,ngườichịutráchnhiệmvề2.500nhânviênkhuvực.Đólàmộtdoanhnhânthôngminh,tháovát,từngđilênnhờkhảnănglãnhđạovàcảmquankinhdoanh.Nhưngôngbịquátảitrầmtrọngvàmuốntôigiúpgiảiquyếtvấnđề.Mộthôm,tôiđểýthấymộtchồnggiấytrênbànlàmviệccủaôngvàhỏiđólàcáigì.Ôngnóicầnphảidậplỗchonó,nhưngôngvẫnchưalàmđược.TôiquyếtđịnhdạyôngmộtbàihọcvềLàmliềntay,vìthếtôiđãyêucầuôngdậplỗngaylậptức.Ôngnói“Được”,vàbắtđầubướcrakhỏiphòng.Tôiđitheoôngquanhữngngườitrợlýxuốnghànhlang,quamộtcánhcửa,xuốngcầuthangvàvàophòngvậttư.Ôngcầmchiếcmáydậplỗvàđingượctrởlạivănphòng,sauđódậplỗchođốnggiấyđó.Mỗilầncầndậplỗchogiấytờgì,ônglạithựchiệnđúngquytrìnhđó.Tôihỏi:“Tạisaoônglạikhôngcómộtcáimáydậplỗriêng?”Ôngnhìntôivànói:“Ýtưởnghayđấy!”Đơngiảnlàôngchưabaogiờnghĩtớiđiều

đó.

Sựhiểnnhiênkhôngphảicáchtiếpcậnduynhấtđốivớinhữngcôngcụmàbạnsửdụng.Hãylùilạivànhìnquanhmôitrườngvănphòngcủabạn.Bànlàmviệccủabạnđãđượcsắpxếphợplýnhấtchưa?Vănphòngcủabạncóđủấmvàomùađôngvàcóđủmátvàomùahèkhông?Ghếngồicủabạncóthoảimáikhông?

TôiđãcólầnthựchiệnChươngtrìnhHiệuquảcánhânPEPchoCôngtyđiệntửPhilips.Tronglúcthamquanvănphòngcủamộtngườithamgia,tôiđãđểýthấyôngtarấtkhôngthoảimái,ôngngồiđóvànhănnhó.Tôiđãhỏicóchuyệngìthế,vàôngnói:“Tôibịđaulưng.”

Tôikiểmtrachiếcghếcủaôngtavàthấynóđãbịhỏng.Vìthế,tôihỏi:“Saoôngkhôngmuamộtchiếcghếmới?”

Khitôitrởlạitrongchuyếnthămquanlầnsau,ôngtađãcómộtchiếcghếmới.Ôngtanói:“Thậtngạcnhiên.Tôiđãmuamộtchiếcghếmới,vàbệnhđaulưngcủatôiđãbiếnmất.Tôiđãlàmviệctốthơnrấtnhiềuchỉvìtôicóchiếcghếmới.”

Mộtngườikháclạităngnăngsuấtlàmviệccủamìnhđếnchóngmặtchỉđơngiảnbởianhxếpbànquaymặtracửasổthayvìquaymặtracửaravào.Vìcửaravàolúcnàocũngmở,nhữngngườiđiquađilạithườnglàmanhmấttậptrung.Nếuanhnhìn,mọingườiliềncảmthấyhọcóthểdừnglại,bướcvào,hỏihanvàtròchuyện.Kếtquảlàanhthườngxuyênbịngắtquãng.Khichuyểnbànlàmviệcvàxoayghếúpvàobứctườngđốidiện,mọingườiđãthôigiánđoạncôngviệccủaanh.

HÃYBẮTĐẦUVỚINHỮNGĐIỀUCƠBẢN

Nếubạnmuốntựtổchức,sắpxếpđểđạthiệuquảtốthơn,bạncầnxemxétmộtvàiýtưởngvôcùngđơngiảnmàhầuhếtmọingườikhôngbaogiờlàmchủđược.Cáccôngcụcủabạncótácdụngkhông?Sảnphẩmcủabạncódễsảnxuấtkhông?Đâylàhaicâuhỏimànhân

viênvănphòngcầnphảitựhỏibảnthân,dùhọhiếmkhilàmvậy.

Trongmộtdâychuyềnsảnxuất,nếumộtcôngnhânphảicúixuốngđểnhặtmộtcôngcụnặngmỗilầnanhtalắpmộtchiếclốpvàoxeôtô,thìcầnphảithiếtkếlạiquytrìnhđó.Cóthểngườicôngnhânđócầnmộtdạngthiếtbịnângnàođóđểgiảmthờigiancũngnhưcôngsứccầnđểlắpđượcmộtchiếclốp.Tươngtựnhưvậy,nếubạnphảilụctungvàichồnggiấyhoặcvàicuốndanhbạmỗilầnbạncầnthựchiệnmộtcuộcgọithìbạncầnphảithiếtkếlạiquytrình.ÝtưởnglàphảilàmsaođểcóthểdễdàngLàmliềntay.

HỘPCÔNGCỤVĂNPHÒNGCỦABẠNChúngtahãycùngbànchitiếtvềnhữngcôngcụbạnsửdụng

trongcôngviệccủamình.Nếubạnđọcchươngnàykhiđangkhôngngồiởbànlàmviệcthìhãytưởngtượngnhưbạnđangởđó.Hãynghĩtớibốcụcthựcsựcủakhônggianlàmviệccủabạn.Ởđócónhữngvậtgì?

1.Bacáikhay.Đầutiênlàphảicónhữngchiếcgiỏhoặcchiếckhaycôngvănđến,đangxửlývàcôngvănđiđểđựngcácgiấytờhàngngày(khôngphảilàđểlưutrữ!).HệthốngkhaycủabạnnêngiốngnhưminhhọaởHình3.1.

2.Vănphòngphẩmtiêuchuẩn.Tiếptheolànhữngvậtdụngbạncóthểsửdụnghàngngày:dậpghim,bút,bútchì,kéo,băngdính,đĩaCDtrắng,thiếtbịkỹthuậtsốhỗtrợcánhânPDA,giấynhớ,kẹpgiấy,giấyfax,cùngnhiềuthứkhácnữa–tấtcảnhữngcôngcụcủanhânviênvănphòng.

Thỉnhthoảngtôilạigặpnhữngngườicóhaihoặcbachiếcdậpghimcoi-như-hỏngtrênbànlàmviệc.Tấtnhiên,khôngphảilàchúnghỏngthật,chỉlàchúngbịkẹt,thườnglàvìghimbịkẹtvàchẳngailấychiếcghimbịkẹtđóracả.Tệhơnnữa,mỗilầncầndùngdậpghim,ngườitalạiđimượncủangườikhác!Dùchochiếcdậpghimcóvẻkhôngquantrọngđếnmấy,nhưngvẫnlàmộtcôngcụcơbảnđốivớinhânviênvănphòng,vàviệcsắpxếpngănnắpcôngcụnàycùngvớinhữngcôngcụcơbảnkhácsẽgiúpbạnlàmviệchiệuquảvànăngsuấtnhất.

Hãyđảmbảolàbạncótấtcảnhữngcôngcụcầnthiếtvàtấtcảcáccôngcụđóđềuđanghoạtđộngtốt–đểkhôngphảiđimượnkéohaydậpghimmỗikhibạncầnnữa.Hãydànhthờigianđểnhìnquatấtcảnhữngcôngcụbạncầnhoặcnêncó.Saubàitậpnhỏnày,bạnsẽcómộtchiếcdậpghim,vàichiếcbút,vàicâybútchì,mộtcáigọtbútchì,thướckẻ,lọmực,mựcin,kéo,giấy,băngdính,hộpđựngdanhthiếp,kẹpgiấy,dụngcụtháoghim,máytính,đĩaCDtrắng,hồsơ,nhãnhồsơvàbấtcứthứgìbạnthườngdùngtrongngày,vàtấtcảnhữngthứđóđềuởtrongtìnhtrạngsửdụngtốt.Nênđểtấtcảnhữngvậtnàyởngănkéogiữabànlàmviệccủabạn,hoặcởngănkéobêncạnhphíadướimặtbàn–khôngphảiđểchìnhìnhtrênmặtbàn.

Đồngthời,phảicảnhgiácvớilãngphí.Tôithườngphảinghebộphậnkếtoáncủacáccôngtykêucavềnhữngchuyệnlãngphíkinhkhủng.Họnóirằng:“Đếnkhichúngtôitổchứcgọngànglại,chúngtôimớipháthiệnranhữngthứchúngtôiđanglưukho,thứgìchúngtôiđangsửdụngvàthứgìbịlãngphí”.Khitínhtoán,lượnglãngphíthườngkhiếnngườitaphảichóngmặt.

Hình3.1.Hệthốngkhay

TôiđãtừngdạyPEPchomộtcôngtymôigiớitầmtrung.Tôibắtđầuxemxétbànlàmviệccủatừngngười,từngngườimột.Tôiđãnóivớimọingườirằng:“Hãytậphợpbấtcứvănphòngphẩmthừanàomàbạncóđểtrảlạikhotrungtâm”.Tôilàmviệcnàyvìmọingườithườngthanphiềnrằnghọtớikhotrungtâmnhưngkhôngthểtìmthấythứhọcần,hoặcnhưởcáccôngtynhỏ,ngânsáchchovănphòngphẩmđãbịtiêuhếtchoquýđóhoặcnămđó,vàchẳngcòntiềnđểmuathêmvănphòngphẩmgìkhác.KhithựchiệnchươngtrìnhPEPvới120ngườitrongcôngty,tôiđãthuthậptấtcảnhữngvănphòngphẩmdưthừamàmọingườiđểtrênbànlàmviệccủahọ.Kếtquảlàcóđủvănphòngphẩmđểdùngchocảnămmàkhôngcầnphảimuathêmbấtcứthứgì!Tấtcảnhữnggìcầnlàmlà,sắpxếplạinhữnggìchúngtôiđãthuthậpđượctừbànlàmviệccủamọingười.Vàđólàviệcđiểnhình.Nếubạngặpphảitháchthứcnày,hãytìmtrong,trênvàquanhbànlàmviệccủabạn.Tôicábạnsẽtìmthấyhàngchụcchiếc

bútvànhữngvănphòngphẩmkhácmàbạnthậmchícònkhôngbiếtlàmìnhcó.

Nguyêntắcápdụngchovănphòngphẩmtrênbànlàmviệccũngđượcápdụngchothôngtintrongcáctậphồsơcủabạn:Bạnkhôngsửdụngthứbạnkhôngnhậnralàmìnhcó.Vànếukhôngsắpxếp,khôngduytrì,bảodưỡng,bạnsẽkhôngnhậnrađiềubạnsởhữu.Bạnđanglãngphínguồnlực.Hãynghĩtớinhữngngườisốngsótsauvụđắmtàu,lênhđênhtrênđạidươngvớimộtcáibècaosu.Điềuđầutiênhọcầnphảilàmlàđếm,từngthứ,từngthứmột,đểkhôngthứgìhọcólúcđóbịsửdụnglãngphí.Lãngphítrongtìnhhuốngnhưvậycóthểkhiếnhọphảitrảgiábằngcảtínhmạngcủamình.

LÀMQUENVỚICÁCCÔNGCỤNGAYKHICHÚNGXUẤTHIỆNTRÊNTHỊ

TRƯỜNGHãycậpnhậtcáccôngcụvàcáchệthốngquảnlýthờigiantốt

nhất.Hãytạothóiquenlướtquacataloghaycửahàngbánvănphòngphẩmtheođịnhkỳđểkhámphánhữngcôngcụvànguồnlựcmới.Bạncóthểsẽngạcnhiênvớiđiềubạntìmthấy.

Tôinhớlạimộtngườiphụnữlàmviệcchomộtcôngtybảohiểm.Côấyrấtbừabãi,lộnxộn,vàkhôngmuốnlàmtheogợiýcủatôi.Cóvẻnhưcôấycómộtcôngviệcđặcthù,vàgiảiphápcủatôikhônghoàntoànphùhợpvớihoàncảnhcủacôấy.Nhưngmộthôm,mộtngườiđồngnghiệpmangđếnmộthệthốngquảnlýthờigiansửdụngnhữngchiếcthẻ7x10cmvàmộtchiếcbìadacónhữngngănnhỏđểđựngthẻ.Hệthốngyêucầungườisửdụngviếtmỗimộtnhiệmvụlênmộttấmthẻvàđútthẻghibấtcứnhiệmvụchưahoànthànhnàovàongănchongàytiếptheo.Ngườiđồngnghiệpnàythấyhệthốngđóchẳngđượctíchsựgì,nhưngthayvìvứtđilạiđemnóchongườiphụnữkia–ngườirấtthíchnóvàđãdùngnóđểgiảiquyếtđượcrấtnhiềuvấnđề.

Cóthểsửdụngrấtnhiềucôngcụtuyệtvờiđểgiatăngcảhiệuquảvànăngsuấtcủabạn.Ngườinàycóthểthấycôngcụnàychẳnghiệuquả,nhưngngườikháclạithấykhôngthểsốngđượcnếuthiếunó.

Hãytậndụngnhữngcôngcụđangcóvàtìmkiếmnhữngcôngcụphùhợpvớiphongcáchvàcátínhcủabạn.

SẮPXẾPHỒSƠ–BẮTĐẦUVỚIGIẤYTỜ

Dùnhiềungườitrongchúngtađangdầnpháttriểntừmộthệthốngdựatrêngiấytờsangmộthệthốngđiệntử,nhưnghầuhếtchúngtavẫnphảiđốiphóvớimộtlượnglớngiấytờ.Dùbạncónhiềuhaycóít,chúngtôicũngpháthiệnrarằngbằngcáchxửlýgiấytờtrướctiên,phầncònlạicủaquátrìnhtổchức,sắpxếpsẽtrởnêndễdàngvànhanhhơnrấtnhiều.Nếubạnkhôngcónhiềugiấytờđểxửlý,bạncóthểbỏquaphầnnàyvàchuyểnsangphầnSắpxếphồsơđiệntử.

Đểxửlýtốthơncôngviệcgiấytờ,hãysắpxếpgiấytờvàhồsơcủabạntheotầnsuấtsửdụng.Nhữngthứbạnthườngxuyênsửdụngnhấtcầnđểgầntầmtaynhất.Bànlàmviệccủabạnchínhlàbềmặtcủacôngviệc,vàgiấytờduynhấttrênđólànhữnggiấytờmàhiệntạibạnđangxửlý.

Hình3.2.Nhữngđiểmkiểmsoátgiấytờ

Bạnnêncómộthệthốnggồmbachiếcgiỏđểxửlýgiấytờ.Hình3.1thểhiệnhìnhảnhhệthốngcáckhayđựngtàiliệucũngnhưcáchthứcsửdụngchúngtốtnhất.Giỏ(hoặckhay)đựngtàiliệuđến,đangxửlývàđilàđểdànhchonhữngnhiệmvụphảimấttốiđavàingàyđểhoànthành.Tiếpđóhãyhìnhthànhbaloạihồsơ:Hồsơviệcđanglàm,hồsơthamkhảovàhồsơlưutrữ.Baloạihồsơnàylàbađiểmkiểmsoátgiấytờquantrọngđểquảnlýluồngcôngviệc.

1.Hồsơviệcđanglàmđểdànhchonhữngdựánhiệntạivànhữngnhiệmvụthườnglệ.Thôngthường80%côngviệccủabạnliênquantới20%hồsơcủabạn,dođó,hãygiữnhữnghồsơnàytrongtầmtay,thườnglàtrongngănkéobànlàmviệcnhưnhữngbìatreo.Hồsơviệcđanglàmlànhữngthứbạnphảiquantâmthườngxuyêntrongvàituầnhoặcvàithángvàlànhữngdựánđangdiễnramàbạnphảichịutráchnhiệm.

2.Hồsơthamkhảobaogồmmộtlượnglớnnhữnghồsơtrongvănphòngcủabạn.Vìbạnthườngxuyênphảisửdụnghồsơthamkhảonênchúngcầnđượcđểởgầnbạn,nhưngkhôngcầnthiếtphảiđểtrongtầmvới.

3.Hồsơlưutrữđượcgiữvìnhữnglýdopháplývàcóthểhiếmkhicầnđến.Nhữnghồsơnàythểhiệnlượngcôngviệctíchlũytrongcácnămtrướcvàcóthểđượccấtgiữởbênngoàivănphòng.

Hồsơviệcđanglàm

Mộtlần,cómộtngườiđànôngcó5chồnggiấytờcaongấtngưởngtrênbànlàmviệcđãnóithẳngvàomặttôirằngôngtabiếtchínhxácmọithứởđâu.Tôiđãhỏi:“Vậynghĩalàôngchorằnghệthốngkhôngcótígiátrịnàosao?”Ôngtachỉcáiđốnghỗnđộntrênbànlàmviệccủamìnhvàtrảlời:“Tôicómộthệthống.Đâylàhệthốngcủatôi.”

Vừalúcđóđiệnthoạiđổchuông.Ngườigọiyêucầuôngtatìmmộtmẩuthôngbáođượcgửitớivàingàytrước.“Đượcrồi,chờmộtgiâythôi,”ôngtatrảlờingườikia.Ôngtatiếntớimộtchồnggiấy,bớitungnólên;rồitớimộtchồnggiấykhácvàcũngbớitungnólên;sauđóôngtabốirốinhìntôi,mặtđỏdừlên,rồiôngtabướctớimộtchồnggiấytờkhác.Ôngtaxấuhổnóivớingườigọi:“Tôisẽgọilạichoôngsau.”

Tôichỉngồiđóvànhìnôngta.Sauđóôngtanói:“Ehèm,cólẽcầnphảicómộthệthốnghồsơthật,nhưngthànhthậtmànói,tờgiấybịmấtđónằmngaybêncạnhtờgiấymàuxanhởtrongtậphồsơkiakìa.”

Mọingườithườngnghĩhọbiếtvịtrícácđồvật,nhưnghọlãngphíthờigianquýbáucủamìnhđểtìmkiếmchỉbởivìhọthựcsựkhôngbiếtchúngởđâu.Thậtphilýkhikỳvọnghọnhớđượcvịtrícủamọimẩugiấy.

Hình3.3.Hồsơviệcđanglàm

Đólàmụcđíchsửdụngcủahồsơviệcđanglàm.NhưđượcthểhiệnởHình3.3,hồsơviệcđanglàmthườngbaogồmmộtvàikiểuthôngtin:

1.Thôngtinthườngdùng.Nhữnghồsơnàybaogồmdanhbạđiệnthoại,danhsáchđịachỉ,mãmáytính,cácchínhsáchcủacôngtycùngnhữngthôngtinkhácmàbạnthườngxuyêncầnđến,vàmuốnchúngởngaysátbênmìnhkhicần.

2.Nhữngviệc“đểthảoluận”.Tạomộthồsơchonhữngcuộchọpthườnglệvàmộthồsơchomỗinhânviênbạnlàmviệccùng.

3.Nhữngnhiệmvụthườnglệ.Nhữnghồsơnàychứacácthôngtinbạncầnchonhữngnhiệmvụmàbạnthựchiệnhàngngày,hàngtuầnhayhàngtháng.

4.Nhữngdựánhiệntại.Đâylànhữngdựánbạnđangthựchiệnvàothờiđiểmhiệntại.Hãytạoramộtbìatreochomỗidựánvàthêmbấtcứthôngtincầnthiếtnàochocôngviệchiệntạicủabạn.Hãydọnnhữnghồsơnàyngay,sauđóchuyểnnhữngviệcítcấpbáchhơnsanghồsơthamkhảo.

5.Hồsơtheodõi.Loạihồsơnàythườngđượcchiathànhhaiphần:Mộtphầnđượcđánhsốtừ1đến12theocácthángtrongnăm;mộtphầnđượcđánhsốtừ1đến31theocácngàytrongtháng.Hồsơtheodõiđượcdùngchonhữngviệccầntheodõihoặcthờigianchờxửlýlâuhơn.

Hệthốngtheodõi

Bằngcáchtạoramộthệthốnghồsơtheodõivàkiểmtranóhàngngày,bạnđãcómộthệthốngnhắcnhớhiệuquả.Hồsơtheodõicóthểsửdụngđểlưutrữtheocáchtránhnghẽngiỏviệcđangxửlýcủabạn.Chẳnghạn,bạncầnphảisoạnmộthợpđồngvàbạnbiếtsẽphảimấtvàigiờchonó.Vậylà,bạncótấtcảcácloạigiấytờ–cóthểlàbảnnhápđầutiênphảiđượcviếtlạivàohạnchótđãđượcđềrachẳnghạn.BạnvẫnchưahoànthànhviệcviếtlạinàyvìkinhnghiệmchobạnbiếtphảimấtítnhấthaitiếngmàbạnkhôngthểcóhaitiếngchoviệcđóchotớitậnthứNăm.VậythìhãyđánhdấuhaitiếngtrêntờlịchcủangàythứNăm,vàđặtbảnbáocáothôvàohồsơtheodõichongàythứNăm,sốthứtự11dướisố11,nơibạnbiếtbạnsẽtìmthấynókhinàobạnsẵnsàngbắtđầulàmviệc.Sauđó,vìthóiquencủabạnlàkiểmtrahồsơtheodõivàomỗibuổisáng,ởmụcthứ11bạnnhìnthấybảnsơthảotronghồsơcủamìnhvàkiểmtraquyểnlịch.Chắcchắn,bạnđãđánhdấulàdànhrahaitiếngtừ9giờđến11giờđểhoànthànhbảnbáocáođó.Vàkhiđãhoànthành,hãyđặtnóvàogiỏcôngviệcgửiđiđểchuyểnnóchongườicóliênquantiếptheo.

Tấtcảnhữngviệcmàtôinhắcđếntronghệthốngtheodõibằnggiấyđềucóthểápdụngchohệthốngghinhớđiệntử.Nhữnghệthốngghinhớđiệntửnàythườngtồntạinhưmộtphầncủahệthốngthưđiệntử.Đốivớinhữngngườikhôngcótrợlý,nhữnghệthống

điệntửthườnghiệuquảvàdễdàngsửdụnghơnsovớinhữnghệthốngdựatrêngiấytờ.

Bạncóthểhiểutạisaolạicầnphảikiểmtrahồsơtheodõihàngngày.ĐâychínhlàcốtlõicủatriếtlýLàmliềntay.Saukhikiểmtrahồsơtheodõichomộtngày,bạnbiếtchínhxáccầnphảilàmgìđểđảmbảolịchtrìnhvàhoànthànhnhữngnhiệmvụgiúpcôngviệccủabạnđượctiếntriển.

Hìnhthànhhồsơviệcđanglàmcánhân

Pháttriểnmộtcấutrúchồsơbaoquátđượcmọicôngviệccủabạn,tạođiềukiệnthuậnlợichoviệctìmkiếmthôngtinbạncầnlàvôcùngcầnthiết.Khicótrongtayhồsơbaoquátnày,bạncóthểdễdàngquyếtđịnhlưumộttàiliệu–dùlàtàiliệuđểlàmviệc,đểthamkhảohayđểlưutrữ–ởđâuvàphảitìmnóởđâukhicần.Bạncầntạoranhữnghồsơcụthểđểcómộthệthốnghiệuquả.Bạncóthểlàmđượcviệcnàybằngcáchvạchrõranhữngtrọngtráchchínhcủabạncũngnhưnhữnghoạtđộngvànhữngthôngtincầnthiếtđểhoànthànhnhữngtrọngtráchđó.HãyxemHình3.4đểcóýtưởngvềnhữngtrọngtráchmàmộtngườiquảnlýnhàmáycóthểliệtkêra.

Đâylàquátrìnhphântíchcôngviệcđãđượcđơngiảnhóa.Hãyliệtkêmộtloạtnhữngphạmtrùtráchnhiệmlớnbạncầncódướidạngnhữngtừkhóa.Thôngthường,cótừ6đến8tráchnhiệmchínhtạonêncôngviệccủabạn.Sauđóhãyliệtkênhữngphạmtrùconcủamỗitráchnhiệmlớnđó.SửdụngmẫuởHình3.5đểxácđịnhvàghitêncáchồsơthểhiệncácphầnquantrọngtrongcôngviệccủabạn.

Hình3.4.Vídụvềsơđồtráchnhiệmđểcơcấuhồsơ

Hình3.5.Mẫusơđồtráchnhiệm

Khihìnhthànhhồsơviệcđanglàmcủariêngbạn,hãytheocácchỉdẫnsau:

1.Chọnngănkéohồsơviệcđanglàmcủabạn,thườnglàmộttrongnhữngngănkéolớnnhấttrongbànlàmviệccủabạn.Hãynhớ,đâylànhữngthôngtinbạnmuốngầntầmvớinhất.Hãyghitênngănkéothíchhợpvàrõràngbằngkiểuchữto,inđậm.

2.Loạibỏtấtcảnhữnghồsơkhôngliênquantớiviệcđanglàm.Hãychuyểnchúngtớihồsơthamkhảohoặchồsơlưutrữ.

3.Đảmbảobạncótúiđựnghồsơchomỗimộtdựánvàhoạtđộng.Dánnhãnvàghitênhồsơthíchhợp,rõràng.

4.Hìnhthànhhồsơtheodõi.Mộtphầnđánhsốtừ1đến12theocácthángtrongnăm,phầncònlạicủahồsơđánhsốtừ1đến31theocácngàytrongtháng.

5.Loạibỏcáchồsơkhôngcònhoạtđộngnữa.Chuyểnchúngsanghồsơthamkhảohoặchồsơlưutrữ.

Hồsơthamkhảocánhâncủabạn:Ghichúnhữngviệccầnlàmkhithấychúng

Khithựchiệnquátrìnhphânloại,thanhlọc,tổchứcnày,bạnchắchẳnsẽnhậnthấymộtvàinhiệmvụbạncầnphảithựchiện.Bạnnênviếtngaynhữngnhiệmvụđóra.DavidAllen,trongcuốnsáchtuyệtvờicủamìnhHoànthànhmọiviệc(Gettingthingsdone),gọiquátrìnhnàylà“tómgọn”mọiviệccầnhoànthành:“Bấtcứviệcgìmàbạncoilàchưahoànthành,dùtheobấtcứcáchnào,đềuphảiđượcđưavàomộthệthốngđángtincậybênngoàibộnãocủabạn,vàocáimàtôigọilà“thùngthuthập”,vàbạnbiếtbạnsẽthườngxuyênquaylạivàxửlýnó.”

Bạncầnphảiquyếtđịnhsẽghichúnhữngnhiệmvụnàyởchỗnào–màbạnsẽsửdụngđểquảnlýnhữngviệccầnhoànthànhcủamình.DùkhôngphảilàmộttínđồcủaMicrosoftOutlook,tôivẫnphảithừanhậnlàhầuhếtcáccôngtyđềusửdụngnó(hoặcLotusNotes)đểquảnlýthưđiệntử.Hợpnhấtmọibứcthưđiệntử,mọiliênlạc,mọinhiệmvụ,lịchtrìnhvàghichúvàomộtnơilàcáchtốtnhấtđểquảnlýcôngviệccủabạn.VớiMicrosoftOutlookhoặcLotusNotesbạncóthểphânloạivàtổchứcnhữngviệccầnlàmcủamình,kéonhữngviệccầnlàmvàophầnlịchđểlênkếhoạch,đồngthờiđặtchếđộnhắcnhớđiệntử.Nhắclạimộtlầnnữa,tôikhônghềcổđộngchobấtkỳứngdụngphầnmềmphổthôngnào.Nhưngtôitinrằngnếubạnđangsửdụnghệthốngdựatrêngiấytờ,bạncóthểtiếnmộtbướcdàivềmặthiệusuấtcánhânbằngcáchchuyểnđổihệthốngđósanghệthốngđiệntửtươngứng.

Mộtđiểmquantrọnghơnnữa:Việccầnlàmmàbạnviếtraphảithểhiệnđượcbướccụthểtiếptheo.Khôngnênviếtchungchungkiểu“Muanhà”.Nhưthếlàquárộng.Khinhìnthấymộtviệccầnlàmkiểunhưvậy,bạnlạiphảixácđịnhhànhđộngcầnthựchiện.Mộtmụchànhđộngtốthơncóthểlà:“GọichoJohn(nhânviênchovaythếchấpcủabạn)vàđặtcuộchẹnbànvềvấnđềtàichínhnhàở,xácđịnhgóithếchấpmìnhcóthểvayđược.”Hãyxácđịnhhànhđộng(bướctiếptheo)ngaylậptức,mỗilầnmộthànhđộng.Hãyghichúbướctiếptheotrongcôngcụlậpkếhoạchcủabạn,đểkhibạnsẵnsànghànhđộng,bạnsẽbiếtchínhxácphảilàmgì.

Lúcnàybạnđangtạohồsơthamkhảocủariêngbạn.Hồsơtham

khảocủabạnbaogồmnhữngthứsau:

Nghiêncứuchonhữngdựántươnglai

Nhữngdựántrướcđómàbạncóthểcầnđểthamkhảo

Thôngtinvềnguồnlực

Thôngtinnhânsự

Dữliệuhànhchính

Thôngtinngânquỹ

Hồsơtàikhoảnkháchhàng

Khihìnhthànhhồsơthamkhảo,bạnnênxemxéthaiviệcsau:

1.Bạncầnphảigiữthôngtinnào?

2.Bạncóthểsắpxếphồsơthamkhảocủabạntốtnhấtnhưthếnàođểcóthểdễdàngtracứu?

Hình3.6.Cơcấuhồsơthamkhảo

Nhữngýtưởngdướiđâycóthểgiúpbạncơcấuđượchồsơthamkhảocủamình(xemHình3.6):

1.Liệtkênhữngthànhtốquantrọngtrongcôngviệccủabạn(vídụ:hợpđồng,việcgiaodịch,pháttriểnsảnphẩm,ngânquỹ,nhânsự).Nhữngthànhtốnàysẽtrởthànhcácmụctronghồsơthamkhảocủabạn.

2.Dánnhãncácthưmụcrõràngvàthíchhợpdựatrênnhữngmụcmàbạnđãxácđịnhởtrên.

3.Chọnlọccáchồsơhiệncóvàloạibỏnhữnggiấytờkhôngcầnthiết.

4.Sửdụngbìatreo,sắpxếpcácngănkéosaochomỗingăncóítnhấtmộtmục.

5.Sắpxếpcáchồsơtrongcùngmộtmụchoặctrongcùngmộttiểumụctheobảngchữcái.

6.Dánnhãnchocácngăntủhồsơvàcácthưmụchồsơbằngkiểuchữto,rõràngđểtiệntìmkiếmmàcóthểsắpxếplạihồsơnhanhvàdễdànghơn.

Hồsơlưutrữ

Hồsơlưutrữthườngđượchìnhthànhvìmụcđíchsửdụngthôngthường,vậynêncáchsắpxếpvàphânloạichúngcóthểkhácsovớicáchbạnchọnsắpxếphồsơcánhân.Trênthựctế,cólẽcầncóhaihệthống:Mộthệthốngcánhânởvănphòngcủabạnđểlưunhữngtàiliệuliênquanmậtthiếttớicôngviệccủabạn,vàmộthệthốngthứhailưuởngoàivănphòngđểdùngchung.

Trongngănkéohồsơởmộtcôngtynọ,tôitìmthấymộtmẩuthôngbáotừnăm1906.Khôngaixửlýđốnghồsơđótừnăm1906!Mẩuthôngbáonóivềviệcdọnvănphòng.Thậtđấy!MộttrongnhữngchuyênviêntưvấnPEPcủachúngtôithườngmangtheomộtchiếctuốc-nơ-vítvàmộtchiếcbúanhỏvìcónhữngtủhồsơthậmchícònchưađượcmởrabaogiờ.

Nhânviênthườngngạisửdụnghồsơlưutrữvìhọcócảmgiáckhôngthểtinnóđược.Tráchnhiệmcủacấpquảnlýlàphảicungcấpmộthệthốnglưutrữhiệuquả,còntráchnhiệmcủanhânviênlàphảihiểuhệthốnglưutrữvàsửdụngnóđúngcách.

Nhữngcâuhỏidướiđâysẽgiúpbạncómộtdấuhiệunhậnbiếtvềtìnhtrạnghệthốnghồsơlưutrữcủamình:

Bạncólưutrữchungchocảphòng,bankhông?Thếcònlưutrữcủacôngtythìsao?

Chínhsáchgiữtàiliệucủacôngtybạnlàgì?

Ailàngườichịutráchnhiệmduytrìvàbảoquảntàiliệulưutrữ?

Cóhệthốngchúdẫnkhông?

Cácthủtụclấytàiliệutừhồsơlưutrữnhưthếnào?

Bạncóthểtinlàcáctàiliệucóthểđượckhôiphụclạinếucầnkhông?

Gầnđâybạncókiểmtrahệthốngnàykhông?

Cócầntriểnkhaihồsơlưutrữkhông?Nếucó,ailàngườinênlàmviệcnày?

Tôipháthiệnrarằngbấtkểhệthốnglưutrữcủamộtphòng,bancóhoànthiệntớiđâuthìvẫnluôncầncómộtdạnghệthốnglưutrữcánhânnàođótrongphònglàmviệc.Hồsơlưutrữcánhâncóthểđượcsắpxếptrongmộtchiếctủởxabànlàmviệcnhấtvìđólànhữnghồsơítthamkhảonhất.

MẸO–GIỮCÁIGÌ,GIỮỞĐÂUVÀBỎCÁIGÌĐI?

Vớinhiềungười,việcphảibỏthứgìđithậtlàkhókhăn.Bạnnêngiữlạibaonhiêuthôngtin?Hãycânnhắcnhữngđiềusau:

Bạncóxuhướnggiữnhữngthứđể“phòngtrườnghợp”?

Bạncógiữquánhiềuthứtronghồsơthamkhảokhông?

Khiquyếtđịnhcónêngiữthứgìđókhông,hãynhớtớilờikhuyêncủaStephanieWinstontrongcuốnsáchSắpxếp(Gettingorganized)củabà:“Nếulạicầnnó,tôicóthểtìmnóởđâu?”

Cómộtbảntồntạidướidạngđiệntửchưa?

Cònaikháctrongtổchứccóthểcungcấpthôngtinđókhông?Nếucó,đừngsaolạisốhồsơcủaanhta/côtatrừkhibạnthườngxuyênsửdụngthôngtinđó.

Liệucóhồsơviệcđanglàm,hồsơthamkhảovàhồsơlưutrữnàonênđượcgiữtronghệthốnghồsơthamkhảochungcủacảphòng,bankhông?

Bạncócầnhợptácvớiaiđểxácđịnhaisẽlàngườilưunhữngmẩuthôngtincụthểđókhông?

Bạncócầnhợptácvớingườicùngsửdụnghồsơthamkhảovớibạnvềcáchsắpxếp,tổchứcnhữnghồsơđókhông?

MẸOĐỂCẢITHIỆNHỆTHỐNGHỒSƠGIẤY

Nhữnggợiýdướiđây(xemthêmHình3.7)sẽgiúphệthốnglưutrữhồsơcủabạnhiệuquảhơn:

Hãysửdụngbìatreo.Bìatreohỗtrợtốthơnchocácthưmục,vàtạođiềukiệnthuậnlợichoviệcxếplạihồsơvàođúngchỗ.Bìatreocóđáyhộpcóthểchứađượcvàithưmụcthuộccùngchủđề.

Dánnhãncáchồsơbằngkiểuchữto,rõràng.Điềunàygiúpviệctìmkiếmthôngtinvàsắpxếplạihồsơđượcdễdàng.

Sắpthẳnghàngnhãncácmụcvàtiểumục.Việcsắpxếpnhãnghitêntheocácmụcvàtiểumụcgiúpmắtcóthểtìmhồsơnhanhvàhiệuquảhơn.Cóthểsửdụngcácnhãndánmàuđểhỗtrợthêmchoviệctìmkiếm.(Chỉlàmkhibướcnàycầnthiếtvàhữudụng.Tôiđãđượcnghekểvềmộtngườithưkýđãmấtcảngàyđểdánnhãnmàuchosốhồsơcủangườiquảnlýcủamìnhđểrồipháthiệnraôngtamùmàu.)

Tạobảngchúdẫnchocáchồsơthamkhảolớn.Bảngchúdẫnnàycóthểgiúpmọingườitìmkiếmhồsơdễdàngtrongtrườnghợpvắngmặtngườithưký.Nócũnggiúpgiảmthiểuviệcsaolạihồsơvàhỗtrợchoviệcchiasẻhồsơ.

Hình3.7.Mẹosắpxếphồsơ

SẮPXẾPVÀDÁNNHÃNMụctiêuchínhcủaviệcsắpxếpbấtcứthứgìlàđểcóthểdễdàng

tìmlạinó.Cáchdễnhấtđểlàmđượcviệcnàylàtạoracácmụclớn,tổngquát,đặcbiệthữudụngmànguyêntắcquantrọngnhấtlàphảitạorahệthốnghồsơkhôngchỉgiúpbạntìmthấythứmuốntìm,màbấtcứaicũngcóthểtìmđược.Cóhailýdo:(1)thithoảngcũngcóngườicầntìmthứgìđótrongsốhồsơcủabạn,và(2)nếungườikháccóthểdễdàngsửdụngthìtấtnhiênlàbạncàngcóthểdễdàngsửdụngđược.Bạnluôncóthểchiamộtmụclớnthànhcácmụcnhỏbêntrong,tuynhiênsẽtốthơnnếubạntạoramộthệthốngvớinhiềumụclớn.Hãydánnhãncácngănkéocủabạncũngnhưcáchồsơbêntrongnhữngngănkéođó,sửdụngkiểuchữto,inđậmvàdễđọc.

***

Mẹohay:Nếubạntạoramộthệthốngmới,cóthểsauđóbạnsẽmấtmộtthờigiangặpkhókhăntrongviệcnhớxembạnđãđểmộttàiliệuởđâu.Cóthểbạnchưaquenvớivịtríhoặccácmụchồsơmớimàbạnvừatạora.Vìhầuhếtcácgiấytờđềuthểhiệnviệcgìđómàbạnphảilàmtrongtươnglai,bạnnênghichúvàonhiệmvụđểtựnhắcmìnhbạnđãđặtgiấytờđóởđâuđểthamkhảovềsau.

***

SẮPXẾPHỒSƠĐIỆNTỬCáchđâykhônglâubạnchỉphảilolắngvềgiấytờ(cứnhưthểthế

làchưađủấy!).Ngàynay,chúngtakhôngchỉphụthuộcvàogiấytờtrênbànlàmviệcmàcòncảrấtnhiềutàiliệutrongmáytínhnữa.Tàiliệukỹthuậtsốcóthểbaogồmthưbáo,thưđiệntử,cổngthôngtinđiệntử,bảngtính,…Vìtạoravàlưugiữtàiliệukỹthuậtsốlàviệcdễdànghơnnhiều,vàphầnlớnsốtàiliệuđólàvôhình,nênchúngcóxuhướng“sinhsôinảynở”nhanhvànhiềuhơntàiliệugiấy.Nhưngvấnđềkhôngphảilàlưugiữvàlưutrữtàiliệu,màlàtìmlạichúng.

Maymắnlà,nhữngtiếnbộcôngnghệđanggiúpchoviệctìmkiếmtàiliệu,hồsơtrởnêndễdànghơn.Nhưngkhôngphảilúcnàocũngnhưvậy.Trongsốchúngta,ngườinàođãtừngsửdụngmáy

tínhvớihệđiềuhànhMS-DOSđềunhớviệcsắpxếptàiliệutrênổcứngkhókhănnhưthếnào.Ràocảnvàlớnnhấtcólẽlàquyđịnhđặttêntốiđa8chữcái.Kếtquảcủaviệchạnchếsốchữđểđặttêntàiliệu,hồsơởconsố8củaDOSlàbạnsẽtìmthấynhữnghồsơcótênlà4Q99btdt.wk3(cónghĩalà:Bảngtínhdòngtiềnmặtquý4)–thậtkhóđểgiảimã,vàcũngthậtkhóđểcóthểnhớđược.

Côngnghệđãgiúpchoviệctìmtàiliệutrởnêndễdànghơnbằngcáchcungcấpnhiềuhơnmộtchỗvànhiềuhơnmộtcáchđểcóthểsắpxếp(hoặcsaochép)cùngmộttàiliệu.

Khisắpxếptàiliệumáytínhcủabạn,nhớnhữngđiểmsautrongđầuđểtránhlãngphíthờigiankhitìmkiếmthứbạncầnđểhoànthànhcôngviệc.

Máytínhgiốngnhưmộtchiếctủhồsơtrống.Bạncóthểnémhồsơdữliệuthànhmộtchồngtrongđó,hoặcbạncóthểnhómcácứngdụngvàhồsơcủabạnlại,tạothànhnhữngmụcchung,chiachúngvàocácngănkéo,vàchiasốhồsơtrongngănkéođóthànhnhữngmụcnhỏ,baonhiêutùythích,nhưbạnđãlàmvớisốhồsơgiấy.

Hãythửápdụngquátrìnhsắpxếpmáytínhvàcáctậptinđiệntửtrongmáysau:

1.Tạoramộthệthốngtậptinchonhữngtậptintàiliệutrongmáytính.

2.Tạoramộthệthốngtậptinchonhữngthôngđiệpđiệntửđượclưugiữ.

3.Cóhệthốngphảnánhcáchsắpxếpphầnthôngtincònlại(giấytờvàđiệntử).

4.Chuyểnnhữngtàiliệubạnmuốngiữvàonhữngthưmụcđiệntửthíchhợp.

5.Tạomànhìnhmáytínhsaochocóthểdễdàngtiếpcậncáctậptinvàcácứngdụng.

HãybắtđầutừHệđiềuhànhcủamáytính

Thôngquahệđiềuhànhmáytính(dùlàbấtcứphiênbảnnàocủaWindows,Machaymộthệđiềuhànhnàokhác)cóthểtìmthấycácứngdụngvàcáctậptin.Mỗihệđiềuhànhđềucómộtbộbiểutượnghoặcbộlệnhgiúpbạnquảnlýcáctậptinvàsắpxếpchúngđểcóthểdễdàngsửdụng.Bướcđầutiêntrongquátrìnhsắpxếpcácthôngtintrongmáytínhcủabạnlàphảitìmhiểuvềhệthốngquảnlýtậptintronghệđiềuhành.Hãychochạyphầnhướngdẫn,tìmcáchquảnlýtậptintrongmục“trợgiúp”(Help)vànghiêncứu.Nếubạngiốngtôi–cũngchậmhiểu,họcchậmvàsởhữunhữngkỹnăngkhiêmnhườngchỉvớimộtngônngữduynhất–thìbạnnêntìmmộtchuyêngiamáytính(ngườicókỹnăngchuyênmônvàcókinhnghiệmlàmviệcvớihệđiềuhànhcủabạn)huấnluyệnbạntrongquátrìnhsắpxếp.Trongnhữngtổchứclớn,hãytìmkiếmsựgiúpđỡtừbộphậnhệthốngthôngtincủatổchức,hoặctừngườihỗtrợhànhchínhcókiếnthức,cóhiểubiết.Nguyêntắclà:Trướckhibạnbắtđầulàmchonhữngtậptinmáytínhcủabạnrốitunglên,hãybiếtbạnđanglàmgìhoặchãytìmngườinàođóbiết.

Saochépổcứngcủabạn

Dùbạncóthànhthạoviệcquảnlýtậptintớimứcnào,bạnvẫnnênsaochéptoànbộ(lưugiữmộtbản)ổcứngcủabạntrướckhibắtđầuxóavàsắpxếpcáctậptincủamình.TrongnhữngphiênbảnsaunàycủaWindows,rấtđơngiản,chỉcầnvàomụcMicrosoftToolsởbiểutượngStartvàdanhmụcchươngtrình(programsmenu),chọnBackupvàlàmtheohướngdẫn.Chắcchắnbạnsẽcómộtphươngphápsaolưucáctậptintrongmáytínhcủamình.Hãythườngxuyênthựchiệnviệcnàynếukhôngmuốntựđẩymìnhvàonhữngvấnđềlớntrongtươnglai.Dùthếnào,hãychắcchắnsaolưudữliệutrướckhibạntiếptụcvớinhữngviệcsau.

***

Mẹohay:Nếucóthể,hãyxemxétviệcsaolưutoànbộổcứng,baogồmcảcácứngdụng,vàomộtổphụ.Lúcnàoviệcsaolưudữliệucũnglàviệctốicầnthiết.Nhưngtrongtrườnghợpổcứngbịhỏngvàkhôngkhôiphụcđược,việccàiđặtlạicácchươngtrìnhcóthểlàmộtnhiệmvụvôcùngkhókhăn.

***

Đặttêncáctậptinđiệntử

Thiếtkếhệthốngdữliệutrongmáytínhcủabạnphảithểhiệnđượchệthốnghồsơgiấycủabạn.

Mộtngườisửdụngmáytínhthôngthườngcóthểcónhữngtàiliệusaucầnsắpxếp:

Tàiliệuvănbản

Tàiliệubảngtính(fileexcel)

Thôngđiệptrongthưđiệntửđượclưugiữ

Tàiliệutảivềtừmạngvàlưugiữ

Cơsởdữliệuphầnmềmnhóm

Tậptintàichínhcánhân

TậptinKếhoạchdựán

Ảnh

TậptinthuyếttrìnhPowerpoint

Hãysửdụngnhữngtênđãdùngtronghệthốnghồsơgiấycủabạnđểtạoracácmụctinđiệntử.Cáchđơngiảnnhấtlàtạoramộtdanhsáchnhữngcáitênđãsửdụngchosốhồsơgiấycủabạntrongtủ/ngănkéohồsơviệcđanglàm,hồsơthamkhảovàhồsơlưutrữ.Cáchtạotêntậptintrênmáytínhvàcáchquảnlýnhữngtậptinnày(chuyểnchúngtừvịvínàytớivịtríkhác)phụthuộcvàohệđiềuhànhmàbạnsửdụng.

Sửdụngcáclệnhđiềuhànhhệthốngthíchhợp,vàthựchiệnnhữngviệcsau:

1. TạothưmụcMyDocuments(Tàiliệucủatôi)nếunóchưacótrongổCcủabạn.Sauđó,tạorabathưmụcnhỏtrongthưmụcMyDocuments.Hãyđặttênchochúnglà1Đanglàm(Danglam),2Thamkhảo(Thamkhao),3Lưutrữ(Luutru).Cácthưmụcnhỏ

nàygiúpbạnlưugiữcáctậptintươngtựnhưhồsơgiấycủabạn.Việcđặtthêmsố“1”bêncạnhtêncủathưmụcconquantrọngnhấtcủabạn(Đanglàm)sẽgiúpnóluônđứngởvịtrítrêncùngcủathưmụcMyDocuments.Số“2”đặtthưmụcconThamkhảoxuốngdướithưmụcconĐanglàm,vàsố“3”lạiđặtthưmụcconLưutrữxuốngdướithưmụcconThamkhảo.

2. Sửdụngdanhsáchtêncáchồsơgiấyđãchuẩnbịsẵnđểtạoramộtbộthưmụcconphùhợptrongcácthưmụcchỉdẫnđiệntử1Đanglam2Thamkhaovà3Luutru.(XemHình3.8.)KếtquảcuốicùngcủaviệctạoranhữngdanhmụcvàtiểudanhmụcnàycóthểgiốngnhưnhìnthấyởHình3.9.

3. Saukhiđãđặttênchodanhmụctậptinđiệntử,bạncóthểlọcquanhữngtậptintàiliệuđiệntửtrongmỗimộtứngdụngphầnmềmcủamìnhvàchuyểnnhữngtàiliệuđóvàonhữngthưmục(hoặcdanhmục)thíchhợp.Khilọccáctậptintrongmáytínhbạncầnđạtđượcbamụctiêuchính,đólà:

4. Loạibỏnhữngtậptinkhôngcầnthiết.(Nếubạnkhôngchắccóthểxóamộttàiliệunàođó,thìđừngxóa.Giữnósẽtốthơnlàxóanóđểrồisaulạipháthiệnralàbạncầnnó.)

5. Nếucần,hãyđặtlạitênbấtcứtậptinnàomàbạngiữ.

6. Đặtcáctậptintàiliệuvàođúngthưmụcnhỏthíchhợp1Danglamhay2Thamkhaohay3Luutru.

|Tầng1|Tầng2|Tầng3|Tầng4||-||

Cấutrúcdanhmục/ThưmụcchínhNhữngthưmụchoặcdanhmụcnàyđượchìnhthànhbằngcáchsửdụngcácconsốnhưđặcđiểmđầutiênđểđảmbảovịtrítrêncùngcủacấutrúccâyổcứng.|

Vaitrò/TráchnhiệmTầngthưmụchoặcdanhmụcnàynênđượcđặttênchungchungtheosơđồtráchnhiệmvàkhôngnênchứanhữngtậptincụthể.|

TêncụthểcủadanhmụcnhỏTênchọnchonhữngdanhmụcnhỏcầnphảimangtínhchungchung,cungcấpđượcnhiềuthôngtinhơnvềnhữngtậptintrong

nhóm.Khisốlượngtậptintrongnhómquánhiều,hãynghĩtớiviệctạothêmnhữngmụcnhỏtrongnhữngnhómhiệncó.|

TậptinSuynghĩcẩntrọnglàđiềucầnthiếtkhichọntênchotậptin.Chỉsửdụngkýtựviếttắtcónghĩavớibạnvàbạncóthểnhậnrangaylậptứckhinhìnlại.Nhớnhấtquántrongcácmẫuvàcáctêntậptinđểbạncóthểbiếtnólàcáigìnếubạnnhìnthấynótừthưmục/danhmụcchính.||Tậptinviệcđanglàm(thưmụchaythưmục/danhmục)1Danglam|

KháchhàngĐốitácTàichínhBiểumẫuConngười(Nhânsự)Dựánđangchờ(…)

|Tênkháchhàng/đốitácthựcsựBáocáothuchi,ngânsáchMẫutênhoặcconsốHồsơtênnhânsựthựcViệcchờhoànthànhDựánhiệnđangtriểnkhai

|||Tậptinthamkhảo(thưmụchoặcdanhmục)2Thamkhao|

Bảngbiểu/BiểuđồBảngtínhDựánđãhoànthànhBáocáochitiêuCácbáocáokhácĐịnhgiá(…)

||||Tậptinlưutrữ(thưmụchoặcdanhmục)3Luutru|Khoảnhoànthuếcủanămtrước“cầnlưu”|||

Hình3.8.SắpxếpổcứngcủabạnbằngWindowsExplorer

Hình3.9.Hìnhảnhdanhmụctrongmáytínhcủabạn

ĐỂMÁYTÍNHTÌMTÀILIỆUCHOBẠNTôiđãcungcấpchobạnmộtcáchkhádàiđểsắpxếptàiliệuđiện

tửcủabạnsaochoviệctìmkiếmlạiđượcdễdànghơn.Tôitinlàdànhthờigianchoquátrìnhđólàviệcđánglàm.Quátrìnhđóđặtracácquytắcchobạntrongviệcđặttênchocáchệthống,loạibỏnhữngtậptincũvàvôdụng,đồngthờigiúpbạnxácđịnhnhữngnguồnthôngtinmàcóthểbạnđãquên.

Lúcnàybạnđãcómộtnguồnthôngtinvànếubạndànhthờigianđểtìmhiểunó,bạnsẽthấyviệctìmkiếmtàiliệuchỉlàviệctrongnháymắt.Đóchínhlàchứcnăng“Search”(Tìmkiếm)trongmáytínhcủabạn.Nhữngđiểmcộngcủanguồnphầnmềmcóthểgiúpchoviệctìmkiếmtàiliệutrởnêndễdànghơn.HãyxemphầnSửdụngchứcnăngtìmkiếmởcuốichươngnàyđểcóthêmthôngtinvềcôngcụ

tìmkiếm.

SẮPXẾPTHƯĐIỆNTỬKhôngkhóđểtìmđượcnhữngngườicóthểnhậnđượctới200

bứcthưđiệntửmộtngày.Hiểnnhiênlàđiềunàythậtkinhkhủng.Cáchxửlýhiệuquảvànăngsuấtđốngthưnàylàchủđềcủachươngsau.Cáchsắpxếpnhữngbứcthưbạngiữđểcóthểdễdàngtìmlạichúnglàchủđềcủaphầnnày.

Giốngnhưnhữnggiấytờtronggiỏ,hòmthưđiệntửcủabạncũngcóthểnhanhchóngbịđầy.Việclưutrữquánhiềuthưtronghòmthưđếncóthểdẫnđếntìnhtrạngkhôngkiểmsoátđượcvàìạch.Mộttrongnhữngnútquantrọngnhấttrênbànphímlànútxóa.Rõrànglàbạncàngxóanhiều,bạncàngítphảisắpxếpcáctậptin.Tuynhiên,cũngcónhữngbứcthưđiệntửbạnsẽcầnphảigiữlại.Hãylưuchúngtrongdanhmụcmáytínhhoặctrongmộtthưmụcđiệntửthíchhợp.

Nhiềuứngdụngthưđiệntửchophépbạntạoracácthưmụcđiệntửđểchứanhữngthôngđiệpbạncầngiữnhưngkhôngmuốnđểcùngởmộtvịtrívớinhữngbứcthưđến.Bạnmuốngiữhaymuốnxóathôngđiệpnàolàtùythuộcvàochínhsáchcủacôngtyvềviệclưugiữthưđiệntử.Việcgầnđâycáccôngtylớnbịchìmtrongcơnácmộngvềpháplývìhọđãgiữ(hoặcđãkhônggiữ)nhữngbứcthưđiệntửđãđủnóichobạnbiếtchủđềnàyrấtquantrọng.90%cáctậpđoànlớnđềucócácchínhsáchliênquanđếnlưugiữtàiliệuvàthưđiệntử.Đángtiếclàhầunhưtấtcảcácnhânviênlạichưabaogiờđượcđàotạovàkhôngcóchútýniệmnàovềnhữngchínhsáchđóđểcóthểtuântheo.Trướckhiquyếtđịnhxóabấtcứcáigì,hãychắcchắnbạnđangtuânthủcácchínhsáchcủatậpđoàn.

Mộtkhibạnđãxácđịnhđượccầnphảigiữgìvàkhôngcầnphảigiữgìthìvấnđềđặtralàphảihìnhthànhmộtcơcấutổchứcchophépbạndễdàngtìmkiếmthôngđiệpđiệntửmàbạnđãlưutrữ.

Cáchđơngiảnnhấtđểbắtđầuquátrìnhnàylàsửdụngbảnđồtráchnhiệmđượcthiếtkếchohệthốngdựatrêngiấytờcủabạnđểtạoranhữngthưmụccócùngtêntrongứngdụngthưđiệntửcủabạn.

Ngoàinhữngthưmụcchứathưđiệntửmàbạnmuốntạora,tôikhuyênbạnnêntạothêmmộtthưmục“Chờxửlý/CầnTheodõi”đểchứanhữngbứcthưvẫncầnđượctheodõimàkhônglàmùnứmụcthưđến.Điềuquantrọngnhấtcầnphảinhớvềthưmục“Chờxửlý/Cầntheodõi”nàylàphảithườngxuyênkiểmtranóđểchắcchắnbạnthựcsựtheodõi,xửlýnhữngthôngđiệpbạnđãđặtvàođó.

Cácbướcđểsắpxếpthưđiệntử

1.Hãybắtđầubằngcáchxácđịnhđặctínhcủatừngtậptinthưđiệntử.Sửdụngchứcnăngtrợgiúp(help)đểxácđịnhcáchhìnhthànhhệthốngthưmụcngaytrongứngdụngthưđiệntửcụthểcủabạn.

2.Sửdụngbảnđồtráchnhiệmvàcácmụcđãtạoratronghệthốnghồsơgiấycủabạn,hìnhthànhmộthệthốngcácmụctươngtựtrongứngdụngthưđiệntử.

3.Trongquátrìnhxửlýlầnlượttừngbứcthưđiệntửcủabạn,hãyxácđịnhbạnnên:

Xóanó.

LưunóvàoổC,ổđĩacánhân(nêncóổđĩanày),hoặcchiasẻnótrênserver.

4.Nếuchuyểntậptintớiổchiasẻ,phảichắcchắntêncủatậptindễhiểuvàbạncóthểdễdàngtìmlạinó.

5.Xửlýlầnlượttừngbứcthưđiệntửmột,tiếptụcquátrìnhnàychotớikhihoànthành.

6.Nếubạnbắtđầuquátrìnhnàyvớimộtđốngthưđiệntửtồnđọngchưađượcsắpxếp,hãyhìnhthànhngaymộtbộcơcấuthưmục,chọnmộtngàylàmmốcchonhữngtàiliệucótrước(chẳnghạnnhưcótừđầunăm),tạomộtthưmụclưutrữ,chuyểntấtcảnhữngtàiliệunàyvàothưmụcđóvàquênluônchúng.Nếubạncầntìmlạinhữngthôngđiệpcũhơn,bạncóthểlàmnhưvậybằngcáchvàothưmụclưutrữvàphânloạilạichúngtrongcấutrúcthưmụcmới.(XemHình3.10.)

TẠOVÀSẮPXẾPSỔĐỊACHỈTHƯĐIỆNTỬ

Ứngdụngthưđiệntửcủabạnnhớđượcđịachỉthư,vànhữngđịachỉnàycóthểđặtvàosổđịachỉthưđiệntử.Hầuhếtcácứngdụngthưđiệntửđềusắpxếpđịachỉthưtheothứtựbảngchữcái,nhưngcũngcóthểtạoranhữngmục(nhóm)lớntrongchínhdanhsáchsổđịachỉvàxếpđặtnhữngđịachỉđóvàonhữngnhómlớnnày.

Hình3.10.Sắpxếpthưmụcthưđiệntử

Chẳnghạn,tôisắpxếpsổđịachỉcủatôithànhcácnhóm:đồngnghiệp,kháchhàngvàgiađình/bạnbè.Sốlượngđịachỉthưđiệntử

giúptôixácđịnhtôimuốncụthểtớimứcnàotrongcảviệcsắpxếpvàphânnhómđịachỉ.Tôisẽkhôngchiathànhnhiềunhómnếutôichỉcóvàiđịachỉthưđiệntử.

Việcsắpxếpđịachỉthưđiệntửtheonhómkhiếnmọithứtrởnêndễdànghơnkhitôimuốntìmkiếmđịachỉhaygửicácbứcthưcụthểtớicácthànhviêntrongnhóm.

SẮPXẾPTHẺĐÁNHDẤU–TRANGWEBBẠNMUỐNTRUYCẬPTRONG

TƯƠNGLAINếuthườngxuyênsửdụngmạngInternet,bạncóthểsẽmuốn

truycậplạinhữngtrangwebhữuíchtrongtươnglai.Mộtcôngcụđơngiảnmàgầnnhưtấtcảcáctrìnhduyệtwebđềucólàthẻđánhdấuhoặcdấusaoyêuthích.HãyđưatrangđóvàomụcTrangđượcyêuthích.Bạncóthểphânloạivàsắpxếptrangwebđểthamkhảotrongtươnglai,mộtquátrìnhđơngiảnmàbạnnênthựchiện.

Nếumuốnđẩyviệcnàytiếnxahơnmộtbước,hãyđăngkýdịchvụcủaDelicious(http://delecious.com)và“đánhdấu”trangweb.Dấutaglànhữngnhãnbạncóthểdánvàocáctrang,ảnh,video,bàibáo…trênmạngInternet.Đểsửdụngdấutag,bạnđánhdấu“tag”(tên)vàlưuđườngdẫntớimộtkhuvựccánhâncủaDelicious.Deliciousthêmđườngdẫnvớicùngtagởnơingườikháccóthểnhìnthấynó.Aicũngcóthểtìmkiếmtagđóvànhìnthấytấtcảcácbàiviết.Ngườikháccóthểmuốnthêmmộttêntagkhác,vànếuthế,Deliciouslạithêmcáctagđểtấtcảmọingườiđềucóthểnhìnthấy.

Đólàmộtcáchkhácđểsắpxếpvàtìmkiếmthôngtintrựctuyến.Cáchnàychophépbạnnhìnthấynhiềuhơnnhữngtrangwebyêuthíchmàmọingườiđãtậphợptrongcùngmộtchủđề.

SẮPXẾPMÀNHÌNHMÁYTÍNHĐỂDỄDÀNGTRUYCẬPTẬPTINVÀỨNG

DỤNGMànhìnhmáytínhlànơiđầutiênbạnnhìnthấykhibậtmáy

tính.Nótươngđươngvớimặtbànlàmviệctrongvănphòngcủabạn.Mànhìnhmáytínhcũngcóthểsắpxếpgiốngnhưcáchbạnsắpxếpvàtậndụngbànlàmviệccủamình.Tàiliệu,cáctậptinđiệntửvàcácdựánđangtriểnkhaimàbạnthườngxuyênsửdụngcóthểđặtvàsắpxếptrênmànhìnhmáytính.

Chẳnghạn,hầuhếtcácchươngtrìnhWindowsđềuchophépbạntạoracácmụchoặccácnhómứngdụngphầnmềmđểcóthểdễdàngtruycậpnhữngứngdụngnàytừmànhìnhmáytínhcủabạn.Mộtnhóm“Cácchươngtrìnhtàichính”cóthểbaogồmchươngtrìnhQuickenchotàichínhcánhân,Lotus1-2-3chocôngviệcbảngtínhvàQuickbookschocáctàikhoảnkinhdoanh.

Nhữngtàiliệuthườngxuyêntruycậpcóthểnhómthànhmộtnhómvàđặttênchungrồiđặtmộtbiểutượngtrênmànhình.Bạnchỉcầnkíchvàobiểutượng,chươngtrìnhphầnmềmsẽđượckhởiđộngvàcáctàiliệusẽhiệnra.

Hãybỏcôngsứcnghiêncứucáchsắpxếpcáctậptinvàcácứngdụngtrênmànhìnhmáytínhcủabạnđểcóthểtruycậpmộtcáchdễdàngvànhanhchóng.

SỬDỤNGCHỨCNĂNGTÌMKIẾMBạncóthểtránhtoànbộquátrìnhtáisắpxếpnàyvàsửdụng

chứcnăngtìmkiếmnângcaocótrongnhữngphiênbảnmớinhấtcủacáchệđiềuhànhcũngnhưnhữngứngdụngkhác.GooglevàYahoocócácứngdụngtìmkiếmmànhìnhmôphỏngnhữngcỗmáytìmkiếmthôngdụng.Nếubạnkhôngcóthờigianhoặckhôngcóýđịnhlọcquacáctậptinđiệntửcủamình,đâycóthểđượcxemlàmộtlựachọntốt.Tự“làmquenlại”vớinhữngtàiliệutrongmáytínhcủabạnlàmộtcáchluyệntậplànhmạnh.Chẳngcógìbấtthườngkhikhámphárarằngbạncórấtnhiềunguồntàiliệumàbạnđãquên.Nếubiếtthứgìởđâuvàcóthểtìmthấynóbằngcáchđitheomộtconđườnghợplý,bạnsẽkhôngcầnphảitìmkiếmthôngquamộtdanhsáchdàinhữngtàiliệutươngtự.Và,dùnhữngứngdụngTìmkiếmmớinhấtđều

nhanhvàchínhxác,vẫncónhữnghạnchếnếuphụthuộchoàntoànvàochúng.

Mộtđiểmcuốicùng.Dùbạncóthựchiệnquátrìnhsắpxếptàiliệuđiệntửcủabạnhaykhông,hãychọnlộtrình“tìmkiếm”,hoặcsửdụngmộtcáchkếthợpcảhai;hãycảnhgiácvớinhữngcạmbẫyvàhãynhớcàngchianhỏhệthốngcủabạnrabạncàngdễhàngđộng.Đóchínhlàkếtquảmàbạnthựcsựmuốn.

SẮPXẾPNHỮNGTIỆNNGHIKHÁCNhữngthứkháccũngcầnphảisắpxếpbaogồmsách,kệ,cặptài

liệu,sổđịachỉ,danhthiếpvàđĩamềm.HãyxemHình3.11đểđượcchỉdẫn.

Hình3.11.Ápdụngcácnguyêntắcsắpxếpchonhữngtiệnnghikhác

Nguyêntắcchínhđểsắpxếpnhữngtiệnnghikháclà:

Nhómnhữngthứtươngtựlạivớinhau.

Đặtchúngvàokhônggianhoặchộpđựngriêng.

Dánnhãnrõràngchochúng.

Nhữngvậtdụngnhưkẹpghim,bút,giấynhớ,đinhbấmvàtemthưcóthểxếpvàocácngănkéobànlàmviệcvàsửdụngcáckhaynhựađượcthiếtkếđặcbiệtđểgiữcũngnhưđểngăncáchnhữngvậtđóvớinhau.

Ngaycảxeôtôcũngcầnphảisắpxếpnếubạndànhnhiềuthờigianđilạigiaodịchvớikháchhàng!

TỔNGKẾTTổchức,sắpxếpkhôngphảiviệcdễdàng.Suychocùng,đócóthể

làcôngviệctẻnhạt,nhàmchán.Vàgiốngnhưhầuhếtnhữngnhiệmvụnhàmchánkhác,bạncóthểsẽmuốntrìhoãnnóđểlàmvàomộtdịpkhác.

KhichuyểngiaodịchvụhuấnluyệnPEP,chúngtôithườngthấymìnhhoạtđộngnhưnhữngchấtxúctác–khuyếnkhíchngườithamgialàmquenvớinó.Nhưngchúngtôithườngkhôngởđókhicácbạnsẵnsàngbắtđầu;thờiđiểmbắtđầuhoàntoànphụthuộcvàobạn.Hãycốkhắccốtghitâmrằngkếtquảbạnsẽnhậnđượclàthờigianbạnhoànthànhcôngviệcsẽnhanhhơnnhiều.

Bạncàngnghiêmtúcthựchiệnchươngtrìnhbaonhiêu,bạncàngđượchưởnglợitừnóbấynhiêu.Tôithườnghỏinhữngngườithamgiakhóahọccủamìnhlàhọchúýtớichitiếthọđưavàomộtbàithuyếttrình,vídụnhưvậy,tớimứcnào.“Ồ,nhiềulắm!”,họtrảlời.Tôikhuyênhọnênchúýtớicáchtựtổchức,sắpxếpnhưhọvẫnchúýtớimộtbàithuyếttrìnhđặcbiệtnàođó.Hãylàmgiốngnhưvậy!

Bạnsẽkhôngphảithấtvọngđâu.

THỰCHÀNHCHƯƠNG31.Dọndẹpđốngtồnđọngvàsắpxếpkhuvựclàmviệccủabạn.

Chắcchắnbạnsẽmấtítnhấtmộtngàyđểlàmviệcnày.Nếucóthể,hãylênlịchđểlàmviệcnàyđểkhôngbịgiánđoạn.

2.Chuẩnbịítnhấtbachiếckhayvàđánhdấuchúnglà:“Đầuvào”,“Chờxửlý”và“Đầura”.Giỏ“đầuvào”củabạnsẽnhậntấtcảcácloạitàiliệumới.Giỏ“Chờxửlý”củabạndànhchonhữngviệcbạnkhôngthểgiảiquyếtngaylậptức,haychonhữngviệcnằmngoàitầmkiểmsoátcủabạn.Giỏ“đầura”củabạnlàđểdànhchonhữnggiấytờbạnđãhoànthành.

3.Bắtđầubằngcáchdọndẹpngănkéosẽtrởthành“ngănhoạtđộng”hoặcngăn“hồsơviệcđanglàm”đểbạncóthểđựngnhữnghồsơđãđượcsắpxếpởđây.(Nhữngngàytiếptheo,bạncóthểghichútrongquyểnlịchlàmviệccủabạnđểtiếptụcquátrìnhvớingănhồsơthamkhảo.)Hãytiếptụcquátrìnhdọndẹpmọithứtrongcácngănkéocủabạn,cáctủđựnghồsơ,cáckhayđựnggiấy,cáccặptàiliệu,…dọndẹp,thugommọigiấytờvàđặtchúnglênbànlàmviệc.Hãytậphợptấtcảgiấytờvàxếpchúngthànhchồngkhôngphânbiệtlênmặtbànlàmviệccủabạn.

4.Nhấcmộttờgiấytrêncùnglênvàxửlýnóngaylậptứctheomộttrongcáccáchsau:

Xửlýnóchotớikhihoànthành.

Hoànthànhnóởmứcbạncóthểvàsauđóđặtnóvàogiỏviệcchờxửlýnếuđólàviệcngắnhạnhoặcđặthồsơghinhớdướimộtngàythíchhợptronglúcchờđợiphảnhồi.

Chuyểngiaonó.

Tạothànhmộtchồngnhữnggiấytờcầnthiếtchocôngviệchoặcdựánđangdiễnrađểlưuvàohồsơviệcđanglàm.

Tạomộtchồngkhácchonhữnggiấytờcầnlưutronghồsơthamkhảonếuđólànhữngthôngtinbạncầnnhưnglạikhôngđòihỏibạnphảixửlýngaylúcđó.

Tạomộtchồngchonhữnggiấytờcầnxếpvàohồsơlưutrữ.

Némnóđi!Hãylàmnhưvậynếuđólàthứvớvẩn,khôngcótácdụnggì,đãxửlýhoặctồntạiởđâuđó.

5.Sửdụngbảnđồtráchnhiệm(xemHình3.4),bắtđầuxácđịnhtàiliệuđãlưugiữđặtởđâu.

6.Saukhilàmtấtcảnhữngviệcnày,hãyhìnhthànhhồsơviệcđanglàm.Tạobìatreovànhãndánchomỗimộtdựánvàmỗimộtmụclớn.Hãytạohồsơvànhãndánchohồsơthamkhảovàhồsơlưutrữ.

7.Tạohồsơtheodõicánhânchomỗimộtnhânviêndướiquyền,đồngnghiệphoặcôngchủcủabạn–nhữngngườibạnthườngxuyênliênlạc.Mỗimộthồsơlạidánnhãnbằngtênngườiđóvàđặtvàohồsơđóghichúvềnhữngviệcbạncầnkiểmtraliênquantớinhữngdựánđangtiếpdiễn,lâudài.

8.Nếubạnvẫnphảisửdụngnhiềugiấytờtrongcôngviệccủamình,hãycânnhắctớiviệctạorahồsơghinhớđểsắpxếptổchứcnhữnggiấytờbạncầnkiểmtravàomộtthờiđiểmhoặcmộtngàycụthểnàođó.Nếubạnchủyếulàmviệctrongmôitrườngđiệntử,hãysuynghĩtớiviệchìnhthànhnhữngvậtnhắcnhởtronghệthốngbạnsửdụngđểtheodõicácnhiệmvụ,hoặcsửdụnglịchđểcàiđặtghinhớ.Hãysửdụnghệthốngđểhỗtrợbạntrongviệcghinhớ,khôngphảiphụthuộcvàomỗitrínhớcủabạn.

9.Hãytổchức,sắpxếphòmthưđếncủabạnđểtấtcảnhữngbứcthưbạngiữlạiđềuđượcsắpxếpvàothưmụcthíchhợptrongcâythưmụccủahòmthưđến.Việcdọndẹpthưđiệntửhiệuquảnhấtkhibạnlàmviệctừdướilêntrên,bắtđầuvớinhữngbứcthưđiệntửcũnhấttrước.Đầutiên,hãytìmhiểunhữngtínhnăngtrongứngdụngthưđiệntửcủabạn.Hãysửdụngbảnđồtráchnhiệmcủabạnđểxácđịnhnhữngloạithưmục.Lọcmộtlượttấtcảnhữngbứcthưcủabạntronghòmthưđiệntửvàhoặctrảlời,hoặcchuyểngiaohoặctask(nếuđólàviệcphảilàmtrongtươnglai)hoặcxóabỏnó–lầnlượt

từngbứcthưmột,hoặcxếpnóvàomộtthưmục,hoặcxóanó.

10.NếutàiliệucủabạnởổC,hãytạobathưmục1Danglam2Thamkhao3Luutruchonhữngtàiliệuđiệntửđượclưugiữcủabạn.

11.Sửdụngbảnđồtráchnhiệmđểtạoramộtloạtnhữngthưmụcnhỏtươngtựnhưhệthốnghồsơgiấyvàthểhiệnđượcnhữngmụcchínhbạnsẽhìnhthànhtronghệthốnghồsơđiệntửcủabạn.

12.Bắtđầuquátrìnhxemxéttấtcảnhữngtậptinđiệntửđãđượclưutrữcủabạn.Hãyquyếtđịnh:

Đâycóphảilàtàiliệubạnđangsửdụnghoặcsẽsửdụngtrongtươnglaikhông?

Cóthểtiếpcậnnóởnơinàođókháckhông?

Nếubạnđịnhgiữnó,cóthểđểnóởđâu?

Cónênđổitêntậptinkhông?

Cónênxóatậptinkhông?

Hànhđộngtheoquyếtđịnhcủabạn.

13.Nếubạnkhôngcóthờigianhoặckhôngcóýđịnhxửlýnhữngtậptinđiệntửcủabạnnhưcácbướctừ9đến12thìlờikhuyêncủatôidànhchobạnlàhãytìmhiểuvềchứcnăngtìmkiếmcủaMicrosoftOutlookhoặcLotusNotes,xemxétnhữngứngdụngcóchứcnăngtìmkiếmđượccảitiếnnhưGoogleDestop,YahooX1ProfessionalClient,hoặcmộtứngdụngbênthứbakhác,sauđókiểmtravàthànhthạovớichúngđủđểbạncóthểnhanhchóngtìmnhữngtàiliệuđiệntửcủamình.

14.Nếubạnkhôngcóthờigianđểdànhramộthoặchaingàychoquátrìnhnày,hãylàmtheolờikhuyêncủaJulieMorgensterntrongcuốnKhôngbaogiờkiểmtrathưđiệntửvàobuổisáng(NevercheckE-mailintheMorning),vànhắmtớinhữngkhuvựccầnsửachữa.Hãychianhỏdựánsắpxếptheođiềuhiểnnhiêncầnvàmỗilầndọndẹpmộtkhuvực.Khihoànthànhmộtkhuvực,bạncóthểquaytrởlạicôngviệcbìnhthườngcủamình,chọnthêmmộtkhuvựcvàomột

thờiđiểmthuậntiệnchobạn.

15.Lậpmộtdanhsáchnhữngvănphòngphẩmbịmấtvànhữngcôngcụcầnthiếtchobạnhoànthànhcôngviệc:Bút,băngdính,ghim,kéo,phongbì,tem,kẹphồsơ,nhãndán,đĩađịnhdạngvàbấtcứthứgìkhácbạncóthểcần.Phảilàmsaođểđảmbảobạncótấtcảnhữngthứđótrongtầmtayvàtấtcảđềuphảisửdụngđược.

Chỉvậythôi!BắttayvàoThựchiệnngaynào!

CHƯƠNG4Thựchiệnđềuđặn

Chúngtalàhìnhảnhcủaviệcchúngtathựchiệnlặpđilặplại.

Dođó,sựxuấtsắckhôngphảilàmộthànhđộngmàlàmộtthóiquen.

―Aristotle

TÓMLƯỢCCHƯƠNG4Trongchươngnày,bạnsẽhọcđượccách:

Sắpxếp,tổchứclịchtrìnhvàcôngviệccủabạnđểhoạtđộngtrongkhoảngthờigianlớn.

Phatrộncôngviệccủabạn.Sắpxếpthờigianđểxửlýthưvàthưbáocùngmộtlúc.Xửlýnhữngcuộcđiệnthoại,thưđiệntử…theocáchtươngtự.

Giảmthiểunhữngthôngtinítgiátrịvàchặnnóđếnvớibạnngaytừđầu.

Loạibỏnhữngviệcngắtquãngkhôngcầnthiếtvàtốnthờigian.

Tổchứcnhữngcuộchọpmột-đối-mộthàngtuầnvớinhữngbáocáotrựctiếpcủabạnđểcảithiệngiaotiếpvàxửlýcôngviệchiệuquả.

Bạntănghiệuquảcôngviệcbằngcáchlàmviệcthôngminhhơn?Chìakhóađơngiảnđểlàmviệcthôngminhhơnlànhómcáchoạtđộngcóliênquantớicôngviệclạivớinhauvàđềuđặnlàmnhữngviệcđó.Bạnchỉmấtmộtlượngthờigiantốithiểuchonhữngviệcchẳngquantrọngđểbạncóthểdànhmộtlượngthờigiantốiđa

chonhữngviệcquantrọng.

Trướctiên,bạncầnđánhgiágầnđâybạn“tiêudùng”thờigiannhưthếnào.Tiếptheo,hãytựhỏibảnthân:“Liệukếtquảcótốthơnkhôngnếumìnhdànhthờigianlàmmộtviệckhác?”Sauđóhãytiếptụctựvấn:“Làmsaomìnhcóthểthựchiệncôngviệcvớimứccaonăngsuấtcaovàhiệuquảhơn?”

Thỉnhthoảngtấtcảchúngtađềucầnmộtcúđánhmạnhvàođầuđểlôimìnhrakhỏinhữngkhuônmẫuđềuđặn,buộcchúngtaphảixemxétlạinhữngvấnđềcủa

mình,vàkíchthíchchúngtađặtranhữngcâuhỏimớicóthểdẫntớinhữngcâutrảlờiđúng.

―RogerVonOech,Đậpmạnhvàođầu:Cáchđểbạnsángtạohơn(AWhackontheSideoftheHead:HowYoucanbeMore

Creative)

GIỮBẢNGQUẢNLÝTHỜIGIANĐểxácđịnhchínhxáccáchbạnsửdụngthờigian,hãygiữlạimột

bảngquảnlýthờigian.TrongcuốnsáchđểđờiNhàquảnlýhiệuquả(TheEffectiveExecutive),PeterDruckerđãnóirằngchúngtakhôngthểkỳvọngcóthểquảnlýđượcthờigiancủamìnhchotớikhichúngtabiếtthờigiancủachúngtađãđiđâu.Chắcchắnchúngtađềuchorằngchúngtabiếtthờigiancủamìnhđãđiđâu,nhưngthựctếlàhầuhếtchúngtađềukhôngbiết.Druckerđãviết:

Thỉnhthoảng,tôilạihỏinhữngngườiquảnlýcấpcaovẫnthườngtựhàovềtrínhớcủahọđểlàmbẽmặtnhữngphỏngđoáncủahọvềcáchhọsửdụngthờigian.Sauđó,tôigạtnhữngphỏngđoánnàysangmộtbêntrongvàituầnhoặcvàitháng.Trongkhiđó,nhữngngườiquảnlýcấpcaothựchiệnghichépchitiếtthờigiancủabảnthân.Khôngcónhiềutươngđồnggiữacáchnhữngngườiđónghĩhọsửdụngthờigianvớibảngghichépsửdụngthờigianthựcsựcủahọ.

Chỉbằngcáchghichépbảngquảnlýthờigian,bạnmớicóýniệm

chínhxácvềviệcthờigiancủabạnđãđiđâu.Tôithườngsửdụngkỹthuậtnàyvớinhữngkháchhàngđặcbiệtbậnrộn.Khốilượngcôngviệccủahọlớntớimứchọkhôngcómộtbứctranhrõràngvềtổngkhốilượngcôngviệccủahọđểcóthểgiảiquyếtnómộtcáchhiệuquả.Việcghichéplạikhôngchỉchohọbiếthọdànhthờigianvàoviệcgì,màcònchohọbiếtailàngườiđãmắclỗigâythiệthạichonhữngviệctrongphạmvitráchnhiệmcủahọ,nhữngchứcnăngnàovẫnchưađượcthựchiện,vàcóthểhọđãlãngphíthờigiancủangườikhácnhưthếnào.

Đểbảngquảnlýthờigiannàykhôngtrởthànhmộtgánhnặnghànhchính,bạnchỉcầngiữmộtmẩugiấytrênbànlàmviệccủamình.Khibạnxửlýcácviệc,hãyghichúlạiđólàviệcgì,mấtbaolâuđểxửlýnóvàngườinàoliênquantớinó.Hình4.1làmộtbảngquảnlýthờigianmẫu.Chẳngbaolâusau,mọiviệcsẽbắtđầutrởnênrõràng,cóthểnhìnthấyđược.

Saukhoảnghaituầnghichépbảngquảnlýthờigian,hãyghéptấtcảchúnglạivớinhau.Bạnsẽcómộtýniệmrõràngvềviệcthờigiancủabạnđãđiđâu.Sauđóbạncóthểbắtđầuxửlýnhữngkhuvựclãngphíthờigianvàkhônghiệuquả.

Hình4.1.Bảngquảnlýthờigianmẫu

BẢNGQUẢNLÝTHỜIGIANĐIỆNTỬMáytínhvàcácphầnmềmhiệnđạigiúptăngtínhchínhxáccủa

việcquảnlýthờigianvàgiúpchoviệclậpbảngcũngnhưđánhgiákếtquảtrởnêndễdànghơn.Bạnkhôngchỉquảnlýthờigiancủamìnhtốthơn,màcòncóthểlàmnhưvậytrênphạmvimộtphòngbanhoặcmộtcôngty.CómộtứngdụngphầnmềmnhưthếlàTimeTiger(www.timetiger.com).

Phầnmềmkhôngchỉhữudụngnhưmộtcôngcụchẩnđoán.Chẳnghạn,vớimụcđíchghichépthờigianđểthanhtoánhóađơncủakếtoánhoặcluậtsư,TimeTigergiúptoànbộquátrìnhtrởnênđơngiảnvàchínhxáchơn.

Nhưmộtcôngcụlậpkếhoạch(xemChương5,phần“Kếhoạchthựcthidựán”),phầnmềmnàytíchhợptốtvớiphầmmềmtriểnkhaidựánnhưMicrosoftProject,chophéplậpkếhoạchchínhxácvềthờigianchotừngnhiệmvụ.

Mộtlầnnữaxinđượcnhắclạinguyêntắclànếubạnmuốnquảnlýthờigianbạncầnphảikêkhainó.

KHẮCPHỤCTÌNHTRẠNGQUÁTẢITHÔNGTIN

Chắcchắntấtcảchúngtađềuđãmộtlầncảmthấybịlụtthôngtin.Thôngtincủabạncóthểquátảivàkhiếnbạnkhôngnhìnthấyđiềuđángranêntậptrungvào.Côngnghệđãgiatăngđángkểsốlượngcácthôngtinvàcôngviệcđếnvớichúngta.Đãtừngcóthờibạnchỉcầnphảiđốiphóvớitiếngchuôngđiệnthoạitrongphònglàmviệcvàvớimộtlầnnhậnthưtrongngày.Hiệnnaybạncóthưđiệntử,fax,thiếtbịhỗtrợkỹthuậtsốcánhânPDA,diđộng,tinnhắnnhanh,giấytờvàvàvôsốthưtừtừnhiềudịchvụbưuđiệnvàchuyểnphát.Trongthờiđạithôngtinnày,chúngtacầnbiếtchúngtacầnvàkhông

cầnthôngtinnào.

Cáchtốtnhấtđểkhắcphụctìnhtrạngquátảithôngtinlàchặnkhôngchonhữngthôngtinvànhữngnhiệmvụítcógiátrịxâmnhậpvàohệthốngcủabạn.Hình4.2thểhiệnnhữngcáchkhácnhauđểchặnthôngtin.Khôngchặn,nghĩalàchophéptấtcảcácthôngtinvàomàkhôngquakhâulọcvàphânloại,làcáchkiểmsoátdòngthôngtinkémhiệuquảnhấtđốivớibạn.Cáchquảnlýthôngtintốthơnlàlọcthôngtintrướckhinóđếnvớibạn.Hãyđểnhânviênhỗtrợbạnlàmviệcnàythìtốthơn.Giảipháplýtưởnglàphântíchcẩnthậntấtcảnhữngnguồnthôngtinvàloạibỏngaytừđầunhữngthôngtinkhôngcầnthiếtbằngcáchtựloạimìnhrakhỏidanhsáchngườinhận,hủyđăngkýnhậnthư,…

Hình4.2.Bacáchchặnthôngtin

Bạntôi,IraChaleff,miêutảnótheocáchnày.Bạnđangngồibênmộtbờhồvàomộtchiềumùahè,ngắmcảnhhoànghôn,thìlạinghethấytiếngvove,vove…–muỗi!Bạnđốiphóvớichúngthếnào?Bạncóthểchờchotớikhichúngđậuxuốngngườibạn,sauđóthìđậpchochúngmộtphát,nhưngsauvàiphútbạnsẽthấyđau.Nguyêntắcđócũngcóthểápdụngchonhữngthôngtinmàbạnnhậnđược,dùlàthưđiệntửhaynhữngvậtlàmgiánđoạncôngviệccủabạn–bạncóđểchúngđậuvàobạntrướckhiđậpchúngkhông?Mộtvàilựachọnchongôinhàbênhồcủabạnlàgì?Vớinhữngtấmchắn–dùlàsinhhọc,điệntửhayhóahọc–bạncóthểchặnđượcrấtnhiềuthứmàbạnkhôngmuốn.

Kháchhàngnóivớichúngtôirằnghọquantâmtớiviệctìmkiếm

nhữngcáchđểcắtgiảmlượngthưđiệntửmàhọphảinhậnhơnlànhữngcáchđểxửlýthưđiệntửhiệuquảhơn.Việcxửlý250bứcthưđiệntửmộtngày,khôngcầnbiếthiệuquảtớiđâu,cũngtốnquánhiềuthờigian!Chínhvìthế,việcchọnlọc,ngănchặntrởnênquantrọnghơnbaogiờhết.

Câutrảlờihiểnnhiênđầutiênlàcầnphảixemlạimộtlượtnhữngthưbạnđãnhậnđược,vànếucóthể,truyvềtậnnguồncủanhữngbứcthưkhôngquantrọng,khôngcầnthiếtvàyêucầuhọkhôngđượcgửithêmnữa!Điềunàycóthểpháthuyhoặckhôngpháthuytácdụng.

Tuynhiên,bạncũngcóthểsửdụngcôngnghệ.Mọichươngtrìnhthưđiệntửđềucóthểlọcthưbạnnhận.Nhiềungườitrongchúngtađãbiếtchứcnăngnàyvàđãkíchhoạtnóđểchặnthưráccũngnhưnhữngbứcthưđiệntửkhácmàchúngtamuốnlọc.Bằngcáchsuynghĩtươngđốitíchcực,sángtạovềvấnđềđó,bạncóthểnghĩranhữngcáchkhácđểngănchặntìnhtrạngtrànngậpthưđiệntử.

Giámđốcmộtcôngtydượcnọnhậnđượcvàibảntinliênquanđếnyhọctrongmộtngày,vàthỉnhthoảngbàmớicóthờigianđểđọcchúng.Bàđãtạomột“luật”đểchuyểntấtcảnhữngbảntinbáohàngngàyđóvàomộtthưmụcriêngcótênlà“Tinbáoyhọc”,sauđólênlịchđểmộttuầnchỉphảidànhramộtbuổiđểxemlạitấtcảnhữngmẩutinbáođócùngmộtlúc.

ChuyệnmọingườilạmdụnglựachọnCc(đồnggửi)mộtbứcthưđiệntửlàchuyệnquáthườngxuyênxảyra.Vìnhiềulýdokhácnhau(nhạycảmvănhóalàmộttrongnhữnglýdođó),khócóthểphávỡđượcthóiquennày.CómộtgiảipháplàcóthểđặtramộtquyđịnhbấtcứbứcthưđượcCctừmộtngườicụthểnàođóvềmộtvấnđềcụthểnàođóđềuphảiđượcchuyểnvàomộtthưmụctronghộpthưđếnđểxemxétlúcbạnchọnđểmắttớichúng.

Tôicómộtkháchhàngmàtậpđoàncủacôấycómộtchínhsáchyêucầulưugiữmọibứcthưđiệntửgửiđivàgửiđếnnhằmphụcvụchonhữngmụcđíchpháplý.Côấyphảidànhthờigianđểchuyểnnhữngbứcthưnhậnđượcvànhữngbứcthưđãgửiđivàomộtthưmục“Pháplý”.Côấyđặtramộtquyluậtđểmỗibứcthưđượcgửiđếnvàgửiđicủacôấyđềucómộtbảnsaođượcgửithẳngvàothưmục“Pháplý”,côấykhôngphảithaotácbằngtaynữa.

Bạncómộtdựánphảihoànthànhtrongvàitháng.Dựánđócóthểbắtđầubằngmộtkhảosát.Hãygửibảnkhảosátvàhãyđặtraquyđịnhđểmọiphảnhồiđềuđượcgửivàomộtthưmụcriêng–thưmụcnhỏtronghòmthưđến.Khibạnđãsẵnsàngtrìnhbàycáckếtquảkhảosátthànhbảng,hãyvàothưmụcđóđểtìmkếtquả.

Hãyphântíchthưđiệntửđặctrưngcủabạn.Nócóquantrọngkhông?Bạncóthểchặnnhữngthưđiệntửkhôngcầnthiếtngaytừnguồnkhông?Bạncóthểchuyểnnósangmộtnơikháchoặcchomộtngườikháckhông?Thưnàobạnkhôngchovàohòmthưđếnbạnkhôngcầnphảiđọchoặcxửlý.(HãyxemChương6đểbiếtthêmvềchủđềnày.)

CHIANHÓMCÔNGVIỆCTHƯỜNGNGÀY

Việcphânloạivànhómcôngviệccủabạncóthểgọilà“chianhóm”.Mỗitờgiấy,mỗithôngđiệptrongmộtbứcthưđiệntử,mỗicuộcđiệnthoại,mỗivậtgiánđoạnvàmỗithứbạngửiđiđềulàmộtdạngthứccủagiaotiếp.Hãyxửlýnhữnggiaotiếpvànhữngnhiệmvụtươngtựtheonhóm,đểhạnchếsựđilạivàsựlãngphí.Bạnsẽhoànthànhnhiệmvụmộtcáchhiệuquảhơn.

Nhiềuthànhtốtrongcôngviệccủabạncóthểgiảmthànhnhữnglịchtrìnhđơngiảnđểbạncóthểhoànthànhnhữngnhiệmvụtươngtựtrongkhoảngthờigianngắnnhấtcóthể.Bảnthânnhữngnhiệmvụnàycũngsẵnsàngđểđượcnhómlạivớinhau.Tiếpcậncôngviệctheocáchnàycórấtnhiềulợiích.

Sẽhiệuquảhơnkhixửlýthưđiệntửcủabạnhaihoặcbalầnmộtngày,vàonhữnggiờnhấtđịnh.Bạntránhđểkhôngbịsaolãngbởinhữngthứmàdùthếnàobạncũngkhôngđịnhxửlý,vàbạnhọcđượccáchđặtragiớihạnthờigianvàhoànthànhđúngnhữnggiớihạnthờigianđãđặtrađó.

Mỗingàyhãydànhramộtchútthờigianđểkiểmtrahộpthưthoạivàtrảlờitấtcảnhữngcuộcđiệnthoạivàocùngmộtgiờ.Mộtlầnnữa,việcnàytránhđượcnhữnggiánđoạnkhôngcần

thiếtvàkhuyếnkhíchbạnlàmviệcnăngsuấtvàhiệuquảhơnkhitrảlờinhữngtinnhắnđiệnthoạicủabạn.

Mỗingàyhãydànhramộtchútthờigianđểđọc.Cóthểnósẽcầnthiếthoặccógiátrịvớibạntrongviệccậpnhậtnhữngấnphẩmxuấtbảnđịnhkỳvàtàiliệuđọcquantrọngkhác.Việcnàythườngđượcấnđịnhởmứcưutiênthấphơnsovớinhữngyêucầukhẩncấp.Nhưngnếubạndànhramộtkhoảngthờigiannàođó,chẳnghạnvàogiờăntrưa,vàmangtheotàiliệuđọc,bạncóthểxửlýtráchnhiệmcủamìnhhiệuquảhơn.

Thậtdễdàngđểlấymộtnhómviệcđãhoànthànhtừgiỏviệcđầuracủabạnvàsắpxếpphânloạitấtcảcùngmộtlúchơnlàmỗilầnlạilôitừbànlàmviệccủabạnramộtmẩucôngviệcđãđượchoànthành.

Sẽtốnítcôngsứchơnđểsắpxếp,lưugiữtấtcảcùngmộtlúcsovớiviệcmỗilầnlạisắpxếp,lưugiữmộttờgiấy.

Bạnsẽthấyviệcnhómnhữngviệctươngtựlạivớinhaugiúpbạntựmìnhchuẩnbịvàsắpxếpchocôngviệcmộtlầnthayvìphảichuẩnbịvàsắpxếpnhiềulầnnếucôngviệcđượchoànthànhmộtcáchngẫunhiên.

Việcgìcóthểhoànthànhvàobấtkỳlúcnàosẽchẳngbaogiờđượchoànthành.

―NgạnngữScotland

XẾPLỊCHVÀTRÁNHPHẢIQUYẾTĐỊNH

Quantrọnglàphảiphânbiệtđượcviệcxửlýmọiviệckhinóxuấthiệnvớiviệcluôntrìhoãnmọiviệcđểlàmsau.Cómộtcáchđểgiảiquyếtvấnđềnày.TôigọinólàLàmliềntay,Khôngtrìhoãn.Hãysắplịchđểlàmmộtviệccụthểnàođó(chẳnghạnmởvàđọcthưđiệntử,xửlýthưđiệntử,trảlờicáccuộcgọi,…)vàkhiđếnthờiđiểmđó,hãyLàmliềntay!Đừngxemxétnóchotớikhibạnđãđượcchuẩnbịđể

hànhđộng.Khibạnxemxétnó,hãyhànhđộngngay.Làmliềntay,Khôngtrìhoãn.

Nếubạnmuốnhoànthànhviệcgìđó,hãysắplịchchonó.Vìnhữngnhiệmvụtronghộpthưđếnthườngkhôngthểhiệnđượcphầnquantrọngnhấttrongcôngviệccủabạn,chúnghiếmkhiđượcxemlàviệcưutiênhàngđầunênchúngthườngkhôngđượchoànthành.Bạncóđểýkhinàobạnlậpmộtdanhsáchkhônghạnchếnhữngviệccầnlàmthìnhữngnhiệmvụởcuốidanhsáchdườngnhưkhôngbaogiờđượchoànthành?Nhữngnhiệmvụcấpbáchdườngnhưluônkhiếnnhữngnhiệmvụquantrọngbịtrìhoãnvàcảnhiệmvụquantrọnglẫnnhiệmvụcấpbáchđềubịcanthiệpbởiđốngcôngviệcgiấytờvàthưđiệntử.Nếubạnthườngxuyênxácđịnhthứtựưutiênbạnsẽkhôngbaogiờđộngđếnnhữngnhiệmvụgiấytờvàthưđiệntửkémcầnthiếtnày.Nhưngnếubạnkhônggiảiquyếtđốnggiấytờvàthưđiệntửthìbạnsẽbịquátải.

Hệquảkhónhậnbiếtcủatìnhtrạnghỗnđộnvàquátảithôngtinnàylànósẽlàmchậmtoànbộquátrìnhxửlýcôngviệcquantrọngcủabạn.Nếubạnphảichọngiữaviệcgọiđiệnchokháchhàngvàlọcquagiỏviệcđầuvàocủabạn,bạnsẽlàmgì?Nếubạngiốngnhưhầuhếtmọingười,bạnsẽchọngọichokháchhàng,đúngkhông?Nhưngnhữngviệckháclạikhôngđượchoànthành!Điềubạnmuốnlàmlàtránhđặtmìnhvàovịtríphảithườngxuyênđưaralựachọngiữacácviệc.Việclựachọnkhiếncuộcsốngcủabạntrởnênkhókhănhơn.Thayvàođó,hãysắplịchđểlọcquamộtlượtgiỏviệcđầuvàocủabạn,vàthựchiệnnhữngnhiệmvụthườngnhậtcóthểnhómlạivớinhau.Khiđếnthờiđiểmthựchiệnmộtnhiệmvụcụthểnàođó,hãythựchiệnnótrongkhoảngthờigianđượcphânbổvàhãychuyểnsangviệcquantrọng.

Bạncóđánhrăngvàobuổisángkhông?“Có”,chắcchắnbạnsẽtrảlờithế.Bạncónghĩtớiviệcđánhrăngkhông?Bạncóưutiênnókhông?Bạncóbănkhoăn:“Mìnhsẽđánhrăngngaybâygiờ,haymìnhsẽuốngmộttáchcàphênhỉ?”không?Cólẽlàkhông.Nólàmộtphầnlịchtrìnhkhôngphảiđắnđosuynghĩmàbạnđãhìnhthànhnhưmộtphầncuộcsốngcủabạn.Bạnchẳngđặtgánhnặnglênvaimìnhvớiquánhiềusuynghĩvềnó.Trênthựctế,bạncònhiếmkhidànhchonóbấtkỳmộtsuynghĩnào.Thôngquasứcmạnhcủathóiquen,bạnđãloạibỏđượccácbướccủaviệcđưaraquyếtđịnhcóýthức.Đơngiảnlàbạnlàmnómộtcáchđềuđặn.Vàđóchínhlàcách

bạnmuốnxửlýnhữngnhiệmvụđơngiảnđượcnhómlạivớinhaunày.

QUYLUẬTPARKINSON(1)VÀVIỆCPHÂNBỔTHỜIGIAN

QuyluậtParkinsonnóicôngviệcluôntựmởrộng(hoặcđiềuchỉnh)đểchiếmđủthờigiansẵncóhoặcđượcphânbổchonó.Nếubạnchỉphânbổmộtgiờđểhoànthànhmộtnhiệmvụnàođó,khảnăngbạnhoànthànhđượcviệcđósẽcaohơn.Nếubạnđặtrahạnđịnhđểhoànthànhmộtdựánvàomộtngàycụthểnàođó,bạnsẽxácđịnhđượccáchthựchiệnnótrongkhoảngthờigianbạnđãđặtrađểhoànthànhđúnghạn.

Bạnnhìnthấyhiệntượngnàyởnhữngngườithườngđilàmvềmuộn,vềsaugiờvềquyđịnh.Thậtbìnhthườngkhithấynhữngngườirờivănphòngvàolúc6giờđểvềnhàvớigiađình,sauđólạibậtmáytínhlênvàolúc10giờđểđọcthưđiệntửcủahọ.KhichuyểngiaochươngtrìnhPEP,gợiýđầutiêncủatôidànhchonhữngngườithamgialàhãykếtthúcngàylàmviệctheođúnggiờquyđịnhvàkhôngmangviệcvềnhàhoặckhôngđọcthưđiệntửởnhà.Tạisao?Chúngtacầnmộtcuộcsốngngoàicôngviệc.Cuộcsốngvốnđãcómộthạncuốiđượcđặtsẵnrồi!Chỉcó24tiếngtrongmộtngày.Chúngtasẽlàmviệchiệuquảhơnnếuchúngtađượcngủđủgiấc,luyệntậpvàbồidưỡngnhữngquyềnlợikhác.Tôinghĩtấtcảchúngtađềubiếtđiềunày.Quantrọnghơn,nếubạnkhôngthiếtlậpđượcmột“điểmcuốichongàylàmviệc”bạnsẽkhôngbịáplựcphảixácđịnhđượccáchđểhoànthànhcôngviệccủabạntrongkhoảngthờigianquyđịnh!Vậynên,hãybiếnnóthànhmộtnguyêntắccủachínhbạn.Tấtnhiênsẽluôncónhữngngoạilệ.Bạnkhôngnênsốngtheokỳvọng,thayvàođó,hãysốngtheonguyêntắc!Nhữngnhiệmvụquantrọngnhấttrongcôngviệccủabạnlàgì?Bạncóthểcắtbớtcáigìrakhỏimộtngàycủabạn?Hãyhoànthànhcôngviệcbạncầnphảihoànthành,hiệuquảvànăngsuấtnhấtmàbạncóthể,trongkhoảngthờigianbạnđãđặtra.

KHOẢNGTHỜIGIANLàmviệctrongnhữngkhoảngthờigianxácđịnhsẽhiệuquảvà

năngsuấthơnlàmviệcdầndần,từngcáimột.Điềunàykhôngchỉđượcápdụngchonhữngnhómcôngviệctươngtựnhưgọiđiệnthoạihayxửlýthưđến,màcònchonhữngdựán,nhữngcuộcgọikinhdoanhhaychonhữngchiếndịchmarketing.PeterDruckergợiýnhịpthờigianlýtưởngđểlàmviệclà90phút.Bạnsẽhoànthànhđượcnhiềuviệchơngấpđôitrongkhoảng90phúttậptrungsovớithờigianởtrongmộtmôitrườngthườngxuyênbịngắtquãng,giánđoạn.Việcdànhramộtkhoảngthờigiankhôngbịlàmphiềnsẽgiatăngđángkểnăngsuấtcủabạn.Nếubạncóthểxoayxởđểloạibỏnhữngnhiệmvụnhỏnhặttrước,bạnsẽcóthểtậptrungtốthơntrongsuốtkhoảngthờigiankhôngbịgiánđoạnđócủamình.

NHÓMCÁCCUỘCGỌIĐIỆNTHOẠIĐiệnthoạidiđộngđãgiúpchúngtagiữliênlạcdễdànghơn

nhiều.Nhưngđócũnglạichínhlàvấnđềcủachúng!Trongquákhứ,ítnhấtbạncũngcóthểtránhđượcnhữngcuộcgọikhiđãvềnhàhoặcsaugiờlàmviệc.Nhưnghiệnnaythìkhôngthế.Làmcáchnàobạnbắtcôngcụnàylàmviệcchobạnthayvìbạnphảilàmviệcchonó?

Nếubảnchấtcôngviệccủabạnchophép,hãyquyếtđịnhlàbạnsẽkhôngnhậnnhữngcuộcgọimộtcáchbừabãi,lungtungtrongsuốtngàylàmviệc;thayvàođó,bạnsẽchỉgọiđiệnbahoặcbốnlầntrongngày.Hãychấpnhậnnhữngcuộcgọivàonhữngkhoảngthờigianấnđịnhtrongngày–từ9:00tới9:30,từ11:30tớigiữatrưavàtừ16:00đến17:00.Nếubạncómộtngườitrợlýhànhchính,hãyđểanhtahoặccôtalọccáccuộcgọichobạnvàtrảlờicáctinnhắn.Điềunàykhôngcónghĩalàbạnmuốntrợlýxửlýcáccuộcđiệnthoại–màchỉcónghĩalàbạnđãtạoramộtthônglệ:Bạnchỉnhậncáccuộcgọivàomộtvàithờiđiểmnhấtđịnh,trừnhữngtrườnghợpđặcbiệt.Tấtnhiên,khiđóbạnlạiphảiđịnhnghĩathếnàolànhữngtrườnghợpđặcbiệt.Cóthểbạnsẽtiếpnhậncuộcgọitừmộtkháchhàngquantrọnghoặctừcấptrêntrựctiếpcủabạn,vàbạnsẽmuốntạoramộtthướcđorõràngchonhữngcuộcgọikhẩncấp.

Phảiđảmbảomỗinhânviênvănphòngđềuhiểurõthủtụcmới

đó,aivàcáigìđượccoilàngoạilệvàtinnhắnnhưthếnàobạnmớixửlý.Đểthựchiệncuộcgọilại,bạncầnphảihiểuđượcnộidungtinnhắn.

“Billgọi”làmộttinnhắnkhôngchấpnhậnđược.Hãyyêucầutrợlýghilạitinnhắnđầyđủ,chínhxác.HãyhuấnluyệnchotrợlýcủabạncáchtìmhiểuxemBillmuốngìvàkhinàoBillcóthểthảoluậnđượcvấnđề:“BillgọiđểđặtlịchhẹnvớiđộikinhdoanhởNewYork.Cóthểgọichoôngvàotấtcảcácbuổichiềutheosốnày,sốnày.”Nhưthếbạnmớicóthểchuẩnbịđượcchocuộcgọi.Bạnbiếtcuộcgọiđónóivềvấnđềgì,vàbạnbiếtkhinàocóthểliênlạcđượcvớiBill.KhiliênlạcđượcvớiBill,bạncóthểmởsẵnmộtquyểnlịchvàgợiýmộtvàithờiđiểmhoặcmộtvàingàyhaingườicóthểgặpmặtđược.BạnsẽgâyấntượngvớiBillvàsẽhoànthànhcuộcgọitrongkhoảngthờigiantốithiểu.

Nếubạnkhôngcómộtngườitrợlýđểlọccáccuộcgọichobạn,hãysửdụngdịchvụthưthoạihoặctrảlờitựđộng.Hãytạoramộtmẩuthưthoạitruyềnđạtđượcthôngtintươngtự:

“Xinchào,tôilàFrank.Hiệntạitôikhôngthểnhậnđượccuộcgọicủabạn.Xinbạnđểlạimộttinnhắnđầyđủ,tôisẽgọilạingaychobạnkhicóthể.Thôngthường,tôisẽgọilạivàokhoảngtừ11h30tới12h.Hãychotôibiếtthờigianđócóthuậntiệnvớibạnhaykhông?Nếukhông,xinvuilòngchobiếtthờiđiểmnàothuậntiệnđốivớibạn.”

Bâygiờbạnphảigắnvớimộtthủtụcmới.Gắnvớithônglệgọilạitrảlờitấtcảcáccuộcgọivàomộtthờiđiểmđãđượcđịnhsẵntrongngày,vàgắnvớithônglệtừchốicáccuộcgọivàobấtcứkhoảngthờigiannàokhác(theonhữnghướngdẫnbạnđặtra).

Bằngcáchnày,bạnđãđượcchuẩnbịđểthựchiệncuộcgọilại,vàbạncóthểtựtổchứcsắpxếpđể“đốiphó”vớinhữngcuộcgọiđó.Bạncóthểthamkhảocáctàiliệuhoặccáchồsơtrướckhithựchiệncuộcgọilại.Bạncóthểcótấtcảnhữngtàiliệucầnthiếttrướcmặtđểbạnkhôngphảilãngphíthờigian.Hãy“đốixử”vớinhữngcuộcgọiđúngnhưbạn“đốixử”vớinhữngthứcótronggiỏviệcđầuvàocủabạn–lầnlượttừngcuộcmộtchotớikhihoànthành.Việcsắplịch,lênthờigianchonhữngcuộcgọinàychophépbạnlinhđộngđểxửlýnhững

cuộcgọiphụthuộcvàovùngthờigiankhácnhau,vàotìnhtrạngkhẩncấpvàvàonhữngtìnhhuốngđặcbiệtkhác.

Mộtđiềunữa!

Bạnnêntắtđiệnthoạisau5giờchiềukhibạnrờivănphònglàmviệcvàđừngbậtnólênchotớikhibạnđếnphònglàmviệcvàosánghômsau.Tôibiếtlàmộtvàingườitrongsốcácbạnsẽkịchliệtphảnđốichuyệnkhôngliênlạcđượcnày.Tôihiểulàtrongmộtsốngànhcôngnghiệp,điềunàylàkhôngthể.Bácsỹphảiluônđểđiệnthoạitrongtìnhtrạngliênlạcđược.Mộtchuyênviênmôigiớibấtđộngsảnphảiluônđểđiệnthoạitrongtìnhtrạngliênlạcđược.Nhưngphầnlớnchúngtađềucómộtcôngviệcmàthườngkếtthúcvàomộtthờiđiểmcụthểtrongngày.Việcbậtđiệnthoạichophépmọingườicóthểliênlạcvớibạnvàobấtcứthờigiannào,kểcảnhữngkhiđángrabạnnênquantâm,chămsócchocuộcsốngriêngcủabạn.Bạnsẽngạcnhiênkhibiếtnếubạntắtđiệnthoạivàocuốingàylàmviệc,bạnsẽbắtđầuxácđịnhlàmthếnàođểhoànthànhcôngviệctrongkhoảngthờigianbạnđượcphânbổđểhoànthànhcôngviệcđó.Nhữngngườinàomuốnliênlạcvớibạncũngsẽsớmkhámpháralàhọcầnphảithôngminh,nhanhnhạyhơnđểliênlạcvớibạnvàogiờlàmviệc.Cáchtốtnhấtđểquảnlýđiệnthoạilàtắtnóđi.

NHÓMTHƯĐIỆNTỬÁpdụngnguyêntắcLàmliềntaylàđiềucầnthiếtkhixửlýthư

điệntử(cũngnhưthưgiấy,faxvàtinnhắnthoại).Rấtnhiềuvấnđềtrongsốnhữngvấnđềbạnphảitrảiquakhixửlýcácloạithưtừmàbạnnhậnđượccóthểđượcgiảiquyếtbằngcáchđơngiảnlàlàmnóngày.Nhưnglàmngaykhinàolàđiềurấtquantrọng.

Mộtsốứngdụngthưđiệntửcócàithêmtiếngpíphoặcchứcnăngcảnhbáohìnhảnhđểmỗilầnbạnnhậnđượcthưmớimáytínhsẽbáochobạnbiết.Cảnhbáonhắcbạnxemthưmớinhậnvàvìbạnđangtrongquátrìnhlàmgìđóhoặckhôngđượcchuẩnbịđểdànhthờigiantrảlời,nênxuhướngcủabạnsẽlàđểxửlýnósau.Đâykhôngphảilàcáchxửlýthưđiệntửcủabạn.Tôiđềnghịbạnnêntắtchứcnăngcảnhbáovàthayvàođó,hãysắplịchtronglịchtrìnhcủabạnđểxửlýthưđiệntử.Việcxửlýthưđiệntửcầnđượcthựchiện

nhiềuhơnmộtlầnmộtngày.Ởmộtchừngmựcnàođó,thưđiệntửđãtrởthànhvậtthaythếchođiệnthoạivànhữngcuộcgặpmặtđốimặt,vàcầnphảiđượcxửlýnhanhchóng,dùrằng,tronghầuhếtcácmôitrường,đángranókhôngnênđượctrảlờingaylậptứcnhưđiệnthoại.

Bạnxửlýviệcnàynhưthếnào?Tôichorằngbạnnênxửlýthưđiệntửcủabạnbahoặcbốnlầntrongmộtngày.Hiếmcóngườinàolạikỳvọngnhậnđượcphảnhồingaylậptứcchomộtbứcthưđiệntử.Nếubạnđềuđặnxửlýthưđiệntửcủabạn,chẳnghạnđólàviệcđầutiênvàobuổisáng,trướcbữatrưavàtrướckhirờivănphòng,nhưvậyđãlàquáđủrồi.Hãysắpxếpthờigianđểxửlýthưđiệntửcủabạn.Hãytạoramộtmáyđothờigianvàhãylàmviệcđểhoànthànhcôngviệctrảlờithưđiệntửtrongkhoảngthờigianđãđịnhsẵnđónếucóthể.Còntrongtrườnghợpkhôngthể,thìhãytìmcáchđểgiảmbớtsốlượngthưnhậnđược.

Hãynhớ,khitôinóixửlýtôikhôngcóýlànhìnvàquyếtđịnhtrảlờisau.Ýtôilàhoànthànhnóngaylậptức.Nếukhôngthểhoànthànhnó,hãygiảiquyếtnóởmứctốiđacóthểvàhãyviếtmộtghinhớđểtheodõibấtcứhànhđộngcầnthiếtnào.Nếuthưđiệntửđòihỏimộtkhoảngthờigianlớn,hãysắplịchchonóvà“cất”nóđi.

Khixửlýthưđiệntử,hãytuânthủbốnnguyêntắcsau:

1.Làmliềntay.Đọc,trảlờivàxửlýthưchotớikhihoànthành.

2.Chuyểngiaongay.Nếulàviệcngườikháccóthểlàmvànênlàm,hãychuyểnnóchohọ.

3.Địnhrõngày.Hãybiếnnóthànhmộtnhiệmvụnếuđólàviệckhiếnbạnphảimấtmộtthờigianđểthựchiện.Nhớdùnglịchđểghingàylàmchonhiệmvụđó.

4.Hủybỏ(hoặclưugiữ).

Bằngcáchtuânthủbốnnguyêntắctrên,bạnsẽxửlýđượctừngbứcthưmộtvàcuốicùngbạnsẽcómộthòmthưđếntrốngtrơn.

***

Mẹohay:VănphòngIBTCanadacủachúngtôikhuyênmọingườikhôngnênbắtđầumộtngàylàmviệcbằngcáchmởthưđiệntử.Thayvàođó,hãybắtđầungàylàmviệcvớinhiệmvụquantrọngnhất.Khiviệcđóđãđượchoànthành(hoặcđãtiếntriểnnhưmongmuốn)thìmớimởhòmthưđếncủabạn.Thưđiệntửcóthểlàđiềukhiếnbạnsaolãngnhữngnhiệmvụquantrọngnhất.Vậynên,hãyhoànthànhnhữngnhiệmvụđótrước!

***

THƯGIẤY/THƯBÁOHãyxửlýthưgiấyvànhữngthưbáonộibộvănphòngcủabạn

mỗingàymộtlầnvàomộtthờiđiểmđãđượcđịnhsẵn,cóthểlàngayđầubuổisángtrướckhibắtđầunhữngcuộchọpvànhữnghoạtđộngthôngthường.Tùythuộcvàobảnchấtcôngviệccủabạn,hãydànhra30đến60phútđểxửlýtấtcảnhữnggiấytờtíchlũytronggiỏviệcđầuvàocủabạntrongsuốtmộtngày.Nếubạncómộtngườitrợlýhànhchính,hãyđểanhta/côtagiữtấtcảnhữnggiấytờđếnđósaukhibạnđãhoànthànhphầnviệccủamìnhtronggiỏviệcđầuvào.Hãyyêucầutrợlýphânloạicáctàiliệuđếnthànhnhữngmụclôgícvàsửdụnghệthốngphânloạiđểtổchức,sắpxếpnhữngtàiliệuđếnsaochobạncóthểdễdàngxửlýchúng.Saukhilọcsốthưráckhôngthểtránhđược,hãyyêucầutrợlýcủabạnđặtsốgiấytờcôngvănđếnvàogiỏviệcđầuvàocủabạnvàocuốingàyvàđặtnhữngviệcđểngườikhácgiảiquyếtvàogiỏviệcđầuvàocủahọ.Nhưvậybạnkhôngcầnphảixemquatàiliệucủanhữngngườikhác.Trongsốnhữnggiấytờ,côngvănđếncủabạncóthểcóbấtcứgiấytờnàotừhồsơghinhớđượclênlịchchobạnxửlývàongàyhômsau.

Mộtsốnhàquảnlýyêucầutrợlýhànhchínhngồicùngvớihọkhihọxửlýgiỏviệcđầuvàocủahọ.Trongtrườnghợpnày,ngườitrợlýsắpxếpkhihọlọcqua,ghilạinhữnghướngdẫn,vàthườnggiúpngườiquảnlýxửlýcôngviệcnhanhhơn.Nhântiện,đâycũnglàcáchtôikhuyênnhữngngườiquảnlýnênhuấnluyệntrợlýcủamình.Ngườiquảnlýnênnóitokhixửlýcôngviệc,đểngườitrợlýnắmbắtđượccáchngườiquảnlýxửlýcôngviệc,nắmbắtđượcđiềugìlàquantrọngđốivớingườiquảnlý,vàngườiquảnlýmuốnnhìnthấygìhaykhôngmuốnnhìnthấygì.Tôipháthiệnrarằnghaituầnhuấn

luyệnnhưthếnàytươngđươngvớihainămlàmviệccùngnhau.

Dùbạncólàmviệcvớimộtngườitrợlýhaykhông,cũngđừngchỉmỗiphânloạigiấytờ.Hãyxửlýlầnlượttừngviệcmột,đọc,chọnlọc,trảlời,vàchuyểnđểlưukhibạnxửlý.Nếugiấytờđólàmộtphầndựánbạnsẽphảixửlývàomộtthờiđiểmđãđượclênlịchsẵntrongtươnglai,hãychuyểnnóngaylậptứcsanghồsơviệcđanglàm.Nếugiấytờkhơigợimộtphátminhtừbạn,hãybắtđầungay.Nếuđólàviệcbạncầnphảithảoluậnvớicấpdướihoặccấptrêncủabạn,vàđókhôngphảivấnđềcấpbách,thìhãychuyểnnóvàochồnghồsơviệcđanglàmđểởmụccótêncủangườiđóvớighichúlàsẽthảoluậnvàomộtthờiđiểmđãđượclênlịchsẵn.Nếuđólàtàiliệucầnđọc,hãyđọcluôn.Nếugiấytờthểhiệnnhiệmvụcầnhoànthànhtrongtươnglai,hãyviếtnóvàodanhsáchnhiệmvụcủabạn.Hãyghichúcảbướccụthểtiếptheo.

Làmsaođểkhôngcóngoạilệđốivớinguyêntắcđó.Đâylàkhoảnhkhắccủasựthật.Nếumộtloạigiấytờnàođóthểhiệnmộtcôngviệccóthểtiêutốnhaihoặcbagiờđồnghồ,hãylênlịchđểxửlýnó,vàchuyểntờgiấyđóvàođúngchỗcủanótrongtậphồsơviệcđanglàmhoặcdánlịchđãđịnhsẵntronghồsơghinhớcủabạn.Hãyghichúnhiệmvụtrongdanhsáchnhiệmvụcầnhoànthànhcủabạn.NhưngđiềuchínhyếulàhãyLàmliềntayvàhãydọndẹpsạchsẽtấtcảnhữnggiấytờcótronghòmthưđếncủabạn.

Mộtsốngườicóthểnóichỉđểýtớiđốnggiấytờmộtlầntrongmộtngàylàkhôngđủ.Ha,tôithìlạikhôngnghĩthế.Nhữngvấnđềrấtquantrọngthườngtựtìmđếnvớibạndướidạngthứcnhưnhữngcuộcđiệnthoại,nhữngchuyếnthămtrựctiếphoặcthưđiệntử.Vìhầuhếtmọingườithườngkhôngxửlýngayđốnggiấytờcủahọ,họkhôngphụthuộcvàonóđểxửlýnhữngvấnđềnóngtrongkhoảngthờigiantínhbằngphút.Nếubạnthựcsựxửlýgiấytờcủabạnmỗingàybạnsẽkhiếncácđồngnghiệpphảingạcnhiêntrướcsựnhanhnhạycủamình!

ĐỌCViệcđọccủabạncũngnênxửlýtheocáchtươngtự.Hãydànhra

mộtkhoảngthờigianvàhãyxửlýnósaochohiệuquảnhấtđốivới

bạn.Mộtsốviệcđọccủabạncóthểđượchoànthànhkhibạnxửlýthưtừ,thưđiệntửvàthưbáo.Hãynhớkhibạnnhấcmộtmẩugiấylênbạnsẽxửlýnóngaylúcđó,ngaylậptức.Mộtsốngườicầntheosáchđểđọckhiđibằngxebuýthoặctàuhỏavàobuổisáng,mộtsốngườilàmviệcđókhiđimáybay;cónhữngngườilạidànhravàiphútcuốingàylàmviệcđểđọcvàsắpxếpcôngviệcngàyhômsau.Tôithườngđọctronggiờnghỉăntrưa.Điềuquantrọnglàphảitìmrathờigianđểlàmviệcđó,vàbiếnnóthànhmộtthônglệ.Hãytựấnđịnhchomìnhmộtthờigian,sắplịchchonóvàthựchiện.

Khinàobạnđọcchỉlàmộtchuyện;bạnđọcnhưthếnàolạilàchuyệnkhác.Đọcnhanh,đọc“chụp”mộttàiliệutừýchính,câuđoạnhaytoànbộtranggiấythayvìđọctừngtừmột,cóthểgiảmthờigianđọccủabạnxuốngcònmộtnửabằngcáchbạntậpchomìnhcáchđọc“chụp”mộttàiliệutừýchính,câu,đoạnhaytoànbộtranggiấythayvìđọctừngtừmột–cáchđọcmàhầuhếtchúngtađềuđượcdạy.Đọcnhanhkhônglàmgiảmkhảnănghiểunộidung.Ngượclại,bạncóthểhiểunhiềuhơn,nhanhhơn!

HỌPRIÊNGHÀNGTUẦNNhữngcuộchọptrựctiếphàngtuầngiữasếpvàcácnhânviên

phảibáocáotrựctiếpđãtrởthànhthônglệkhôngthểthiếu.

Nhữngcuộchọpriêngđãtrởthànhkhoảngthờigianliênhệhiệuquảgiữanhữngngườiđồngnghiệpbậnrộnphảiduytrìquanhệthânthiếttrongcôngviệccủahọ.

Nếucáchduynhấtnhữngngườiđồngnghiệpcóthểnhìnthấybạnlàbấtthìnhlìnhngóđầunhìnvàophòngbạnbấtcứlúcnàotrongngày,thìbạnsẽthườngxuyênbịgiánđoạn.Họsẽcảmthấycólỗivìlàmphiềnbạn,nhưnghọbiếthọcầnphảilàmnhưvậynếuhọmuốnhoànthànhcôngviệc.Bạnkhôngđượcchuẩnbịđểthảoluậnvềvấnđềmàhọphảilàmphiềnbạnđểtrìnhbày.Điềungượclạicũngđúngnếubạnlàngười“đilàmphiền”.

Bạncóthểlậpluậnrằngbạnkhôngthểxửlýmộtcuộchọpkhác.Tuynhiên,nhiềungườiquảnlýchỉlàngườiđeocáimácquảnlýmà

thôi.Vớiviệccắtgiảm,cáccôngtybuộcnhữngngườiquảnlýphảigánhnhiềutrọngtráchhơnlàchỉđơnthuầnlàmcôngtácquảnlý.Bạncầnmộtcáchhiệuquảđểgiữliênlạcvớinhữngngườichịutráchnhiệmvềbạncũngnhưnhữngngườithựchiệncôngviệc.

Đâykhôngphảilàmộtcuộchọpnhómhaycuộchọpcủamộtđội.Màlàhọpriêng.Hãychuẩnbịhồsơchomỗingườimàbạngặpriêng,vàtrongsuốtkhoảngthờigianmộttuần,hãythuthậpbấtcứđiềugìmàbạncầnthảoluận.Đồngthời,mỗingườiphảibáocáovớibạncũngnênchuẩnbịmộthồsơtươngtự,baogồmtấtcảnhữngviệchọcầnphảitrìnhbàyvớibạn.

Hãyxếplịchhọpriêngvàothờiđiểmcốđịnhmỗituần.Nếunókhôngđượcxếplịch,mọingườikhôngthểcăncứvàonó,vàhọsẽlạiđếngặpbạnvàobấtcứthờiđiểmkỳcụcnào.Nếubạnthườngxuyênđicôngtác,hoặcmộtkỳnghỉcóthểlàmchoviệcduytrìlịchhọpriêngtrởnênkhókhăn,hãyđịnhrõthờigianchocuộchọpriêngtiếptheovàocuốibuổihọpriêngđó,nhớtínhđếncảkỳnghỉđó.

Hãynhớ,nhữngcuộchọpnàybànvềnhữngviệckhôngưutiên,nhữngviệcxuấthiệnnhưngcóthểchờvàingàyđểcóthểđượcgiảiđáphoặcgiảiquyết,chứkhôngphảinhữngviệcđòihỏiphảicógiảiphápcấpbách,ngaylậptức.

Thờigianlàtiềnbạctrongcuộcsốngcủabạn.Đólàđồngxuduynhấtbạncóvàchỉbạnmớiquyếtđịnhđượcsẽxửdụngnónhưthếnào.Hãycẩnthậnđểngườikhác

khôngtiêunóhộbạn.

―CarlSandburg

ĐỐIPHÓVỚINHỮNGVIỆCGÂYGIÁNĐOẠN

Tấtnhiênkhôngphảitấtcảnhữngviệcgâygiánđoạnđềulàxấu.Cũngcónhữngviệcgâygiánđoạntốt.Nếumộtcộngsựcủabạnthòđầuvàocửavàonói:“Nghenày,tôinảyramộtýtưởngtuyệtvờiđểcóđượcmộthợpđồng,vàtôicầngọinhờmộtcuộcđiệnthoại”thìđó

chínhlàviệcgâygiánđoạntốtmàtôivừanóitới.

Tuynhiên,vẫncónhiềucáchđểgiảmsốlượngnhữngviệcgâygiánđoạnkhôngmongmuốn.Dướiđâylàmộtvàicáchthử-mới-biếtcóvẻquenthuộcvớibạn:

Làmliềntay!

Dọnsạchđốngviệctồnđọngmàbạnvẫnchưagiảiquyếtcùngvớinhữnghậuquảcủachúng.

Giảiquyếtcácviệctheođúnghạnđểgiảmyêucầubáocáohiệntrạng.

Làm“ngay”lậptức

Giảiquyếtcácviệctrọnvẹnvàchínhxácđểtránhphảilàmlại.

Hướngdẫncấpdướiđầyđủ,rõràngđểtránhphảigiảithích,cũngnhưgiảmbớtsựkhóchịucủachínhbạnkhiviệckhôngđượchoànthànhđúngnhưvậyngaytừđầu.

Phảinhớcôngviệccủabạnlàđàotạonhânviênlàmsaođểhoànthànhcảnhữngnhiệmvụđãthànhthônglệvànhữngcôngviệclớnhơn.

Giaotiếp“ngay”tứcthì

Cungcấpđầyđủthôngtinkhichuyểntinnhắnđểgiảmcuộcgọirườmrà.

Yêucầughichéptinnhắnđầyđủkhingườikhácgọichobạn.

Sửdụngcácphươngphápgiaotiếpnhậntinnhắnđầyđủvàkhônggiánđoạncôngviệchiệntạicủabạn,chẳnghạnnhưthưđiệntửhaythưthoại.

“Đứngim”ngaylậptức

Đốiphóvớinhữngviệcgâygiánđoạnbằngcáchtuyênbốtìnhtrạngcăngthẳngthờigiancủabạn:“Jimnày,tôicó20phútđể

hoànthànhbảnbáocáochocuộchọpnày.Tôisẽghévănphòngcủaanhsaucuộchọpđóvàchúngtasẽthảoluậnchuyệnnàyvàolúc2:30cóđượckhông?”

Củngcốviệcnàybằngcáchđứnglêngiảiquyếtnhữngviệcgâygiánđoạnxuấthiện.

Hỗtrợđểtạoramộtvănhóa(doanhnghiệp)ítgiánđoạnhơn.

Bắtđầunhómnhữnggiaotiếpliênlạccủabạn.

Bằngcáchnhómviệc,bạncóthểgiảmnhữngviệcgâygiánđoạn(xemHình4.3),giúpbạntậptrungtốthơnvàonhữngviệcđangthựchiện.

TÔNTRỌNGTHỜIGIANCỦANGƯỜIKHÁC

Mộtsốngườirấtquyếttâmhoànthànhcôngviệccủamình,nhưnglạimắcphảithóiquenđếnvănphòngcủangườikhácvàngắtquãnghọ.Họmuốnhoànthànhviệchọđanglàm.Họchẳngmảymayquantâmtớinhữngngườiđồngnghiệpcủamình.Điềunàycóthểđặcbiệtkhóchịunếunóxuấtpháttừ“sếp”.Vớisựkiêungạocủamình,họchorằngbấtcứviệcgìhọlàmcũngđềuquantrọnghơnviệccấpdướiđanglàm.Điềukhiếnchoviệcnàytrởnênđặcbiệtkhóchịulàhànhviđókhôngphảicóchủý.Nóđãthànhthóiquen.Tấtnhiên,cũngcónhữngtrườnghợpmàngắtquãngaiđóđểgiảiquyếtmộtviệcquantrọnglàviệccóthểbiệnhộđược.

Hình4.3.Nhómcácgiaotiếpgiúpgiảmviệcgâygiánđoạn

Nhưngchuyệngặpnhữngngười(ôngchủhoặckhôngphảiôngchủ)thườngxuyênlàmviệcnàyđốivớitôilàchuyệnquáthườngthấy.Hãynhớ,thóiquennàycũngmấthiệuquảnhấtchocảbạnnữa!Nếubạncóxuhướngnhưvậy,hãyngừngngaylại.Hãybiếttôntrọngthờigiancủangườikhác.Hãysửdụngkênhkhácđểnhiệmvụcủabạnđượctiếntriểnhoặcđượchoànthành.Nhưvậysẽtạothànhmộtmôitrườnghiệuquảvàvuivẻhơn.

THỰCHÀNHCHƯƠNG41. Hãylàmviệcthôngminhhơn.Bạncóthểtăngnăngsuấtvàhiệuquảcủabạnbằngcáchlàmviệcthôngminhhơn.Chỉbạnmớicóthểquyếtđịnhđiềugìcầnvàxứngđángvớisựquantâm,chúýcủabạn.Bấtkểnhữngviệcđócólàgìđichăngnữa,bạncũngcóthểdànhnhiềuthờigianhơnchochúngbằngcáchlàmmọiviệcthôngminhhơn.Nhữnglịchtrìnhđơngiảnđểgiảiquyếtnhữngnhiệmvụthôngthườngcóthểgiúpbạnlàmđượcchínhxácđiềuđó.

2. Hãyphântíchthờigiancủabạn.Nếubạnchưabaogiờphântíchthờigiancủabạnđãđiđâuvàđinhưthếnào,việcnàycóthểrấthữuích.Hãysửdụngbảngquảnlýthờigianđểtheodõiviệcbạnlàmvàthờigiandànhchoviệcđó.Bạnsẽngạcnhiênvớiviệcdànhquánhiềuthờigianchomộtvàiviệcvàquáítthờigianchonhữngviệckhác.Khibạnbiếtbạnđanglàmgì,bạncóthểtìmracáchđểlàmviệcđó.

3. Đừngđểchonhữngnhiệmvụcógiátrịthấphoặcnhữngthôngtinítcógiátrịxâmnhậpvàohệthốngcủabạn.Cảhaiđềucảntrởnăngsuấtlàmviệccủabạn.Hãylọcchúngthậtkỹ.Hãychuyểngiaonhiệmvụmộtcáchthíchhợp.Hãyhướngnhữngthôngtinbạnkhôngsửdụngtớisựchúýcủangườikhác.Hãydànhthờigiantốithiểuchocôngviệcthườnglệ,chẳnghạnnhưthưtừ,côngvănđến.Hãynhanhchóngquantâmtớinó,vàtạothànhthônglệ,rồichuyểnquaviệcnàocógiátrịhơn.

4. Hãyhọccáchnhómcácviệclạivớinhau.Hãythựchiệncáccuộcgọilạivàovàilầnnhấtđịnhtrongngày,thayvìđểchúngliêntụcngắtquãngcôngviệccủabạn.Hãylàmđúngnhưvậyvớinhữngbứcthưbạnnhậnđược.Mỗingàyhãydànhramộtkhoảngthờigianđểxửlýtừngviệcchotớikhihoànthành,hoặcsắplịchđểxửlýnhữngviệckhácvàonhữngkhoảngthờigianthíchhợptrongtươnglaingắnhạn.Nếubạnnhómcácviệclạivớinhauthayvìđểchonhữngnhiệmvụkhôngquantrọngchiếmlĩnhcảngàycủabạn,bạnsẽthấymìnhcóthêm25%thờigianđểdànhchocôngviệcquantrọng.Việctrảlờitinnhắnthoạivàxửlýthưđiệntửđềulànhữngnhiệmvụbạnnênnhómlạiđểgiảiquyết.

5. Làmliềntaylàghinhớvàomộtlịchtrình.Nếubạnđangtrongquátrìnhlàmmộtbảnbáocáomàlạinhậnđượcthư,hãytiếptụccôngviệcviếtbáocáocủabạn.Hãysắpxếp30phútmỗingàyđểgiảiquyếtsốthưtừcủabạn,vàchỉgiảiquyếtchúngvàolúcđó.Đừngdừnggiữachừngmộtnhiệmvụđểgiảiquyếtmộtnhiệmvụkhác.Nếubạnlàmnhưvậy,nhiềukhảnănglàcảhainhiệmvụđềukhôngthểhoànthànhđượcvìnhiệmvụthứhailạibịgiánđoạnbởimộtnhiệmvụthứbanàođó.

6. Hãylênlịchchocácnhiệmvụ(vàbạnsẽchẳngphảilolắngnhiềunữa).Nếuđãđượclênlịch,bạnchỉcầnthựchiệnđúngtheolịchvàcứthếthẳngtiến.Nếubạnđịnhramộttiếngđểthựchiệnmộtnhiệmvụcụthểnàođó,nhiềukhảnăngbạnsẽhoànthànhnótrongvòngđúngmộttiếng.Nếubạnđịnhdànhramộtngàyđểthựchiệnnhiệmvụđó,chắcchắnbạnsẽmấtcảngàyđểhoànthànhnó.

7. Hãysắplịchhàngtuầnchonhữngcuộchọpriênghaingườibànvềnhữngvấnđềnằmtrongbáocáotrựctiếpcủabạn.Việcnàysẽgiảmthiểuhầuhếtnhữngviệcgâygiánđoạn,vàsẽgiúpbạncónhữngkhoảngthờigianđềuđặnđểgiữliênlạcvớinhaubấtchấpnhữngdựánđangdiễnrahaynhữngviệccánhân.Vớimỗimộtnhânsựcủabạn,bạnnêngiữmộttậphồsơ,vàhãyhìnhthànhthóiquenthảnhữngvậtghinhớvàođóđểnhắcnhớcácbuổihọpcủabạn(vớingườiđó).Nhữngngườimàbạnphảibáocáotrựctiếpcũngnêngiữmộthồsơtươngtựvềbạn,đểthúcđẩycuộcthảoluậncủahọtrongnhữngcuộchọpnày.Hãynhớ,nhữngcuộchọpnàylàđểbànvềnhữngviệckhôngưutiên–nhữngviệccóthểchờcảtuầnđểđượcgiảiquyết,chứkhôngphảilànhững

việccấpbách.

8. Hãyxemlạinhữngbướcbạncóthểsửdụngđểgiảmthiểunhữngviệcgâygiánđoạnvàsauđóhãyápdụngchúng.

CHƯƠNG5Lậpkếhoạchngay!

Trongtâmlýhọccómộtquyluậtthếnày:Nếubạnhìnhthànhtrongnãomộtbứctranhvềhìnhảnhconngườibạnmuốntrởthànhvàgiữbứctranhđóđủlâu,bạnsẽsớmtrởthànhconngườiđúngnhưhìnhảnh

bạnđãnghĩ.

―WilliamJames

Điềuquantrọnglàbắtđầutạoramộtkếhoạchvàsauđótheonótừngbước,từngbướcmộtbấtkểmỗibướcđó

cónhỏhoặclớnthếnàođinữa.

―CharlesLindbergh

TÓMLƯỢCCHƯƠNG5Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:

Thờigianvẫncứtrôiđikhibạnđangtrongtìnhtrạnglơđãng.Nghĩvềviệcbạnphảilàmthayvìlậpmộtkếhoạchrõrànglànguyênnhânchínhcủaviệclãngphíthờigian.

Hànhđộnglàkếtquảcủamộtbứctranhrõràng.Nếubạncómộtbứctranhrõràngvềđiềubạnphảilàm,bạnsẽhànhđộngtheonó.Nếubứctranhmờnhạt,bạnsẽchầnchừ.Việclậpkếhoạchcóthểđemlạisựrõràngchobứctranh.

Cáchxácđịnhđiềuquantrọngvớibạn.

Cáchviếtlạimụctiêucủabạn(điềuđịnhnghĩagiátrịconngườibạn).

Cáchhìnhthànhmộtquátrìnhlậpkếhoạchhiệuquảbằngviệcmỗituầndànhramộtkhoảngthờigianđểtựsắpxếp,xemxétlạimụctiêuvàkếhoạchcủabảnthân,đồngthờilênkếhoạchchotuầnkếtiếp.

Điềunàycóthểkhiếnbạnngạcnhiên,nhưngphươngchâmchobướclậpkếhoạchcủaChươngtrìnhHiệuquảcánhânPEPlàLậpkếhoạchngay!

Mộttrongnhữngmụcđíchcủaviệclậpkếhoạchlàđểcóđượcsựrõràng,đểbiếtbạnnênlàmgìhàngngày,cũngnhưvềlâu,vềdài.Rấtnhiềungườikhônglậpkếhoạch,đặcbiệtlàkhicóliênquantớicôngviệccủachínhhọ.Mộttrongnhữnglýdokhiếnnhữngcuốnlịch,nhữngcôngcụlậpkếhoạch(Day-Timer,Franklin/CoveyPlanner,…)trởnênphổbiếnnhưvậylàvìmọingườixemchúngnhưmộtcôngcụgiúphọtổchức,sắpxếp,lậpkếhoạchchomọiviệcvàtheodõichúnghoànthành.

Mộtsốngườisailầmkhichorằngnhữngdựđịnhtrongđầukhihọláixehoặckhihọtắmchínhlà“lậpkếhoạch”chocôngviệc.Dùbạncóthểnghĩtớicôngviệc,tôicũngkhócóthểgọiđólàlậpkếhoạch.Ngượclại,đóchỉlàmộtdạngsuynghĩkhônghiệuquảhoặcđemlạirấtítsựrõràng.

Mộtsốngườilạichorằngviệclậpkếhoạchchỉlãngphíthờigian.Họlýluậnrằngthờigiandànhchoviệclậpkếhoạchkhôngđemlạinhiềulợiíchđếnthế.Nếubạnlậpkếhoạchkhônghiệuquảthìcóthểđúngnhưvậy.Mộtkếhoạchđượcđặtrachỉtốtkhinóđượcthựcthivàđượchoànthành.Nếuđiềubạnlàmlàđiềubạnlậpkếhoạch,thìviệclậpkếhoạchthậtýnghĩa.

Nếubạncảmthấymìnhđangcăngthẳngtrongcôngviệc,rằngbạncóquánhiềuviệcphảilàm,vàcóquáítthờigianđểlàm,rằngbạnmấtkiểmsoát,haychỉđơngiảnrằngbạnkhônghoànthànhđượcnhữngviệcquantrọngnhấtđốivớibạn,thìnguyênnhânthườnglàdobạnkhôngcómộtkếhoạchrõrànghoặcdobạnkhôngthựchiệnđúngkếhoạchđó.

Đólàvìmọingườithườngkhôngkếtnốiviệclậpkếhoạchvớinhữnggìcánhânhọlàm.Họxemviệclậpkếhoạchnhưmộtdựán

lớnmàphònghọphảithựchiệntrongsuốtquýtàichínhnày–mộtdựánlớnmàtấtcảmọingườiphảitậphợptrongmộtcuộchọpvàxácđịnhđiềuphảithựchiện.Nhưngvớicôngviệchàngngàycủahọ,họlạikhônggắntầmquantrọngthíchhợpchoviệclậpkếhoạch.

MỤCĐÍCHCỦAVIỆCLẬPKẾHOẠCHMụcđíchcủaviệclậpkếhoạchlàđểcómộtýtưởngrõràng–

mộtbứctranhtinhthầnrõràng–vềđiềubạncầnphảilàm.Quátrìnhlậpkếhoạchđượccoilàhiệuquảchỉkhinóđemlạichobạnmộtbứctranhrõràngvìbạnkhôngthểhànhđộngnếukhôngcóbứctranhđó.TrongcuốnsáchQuảnlýthờigian(TheManagementofTime)củaJamesT.McCay,ôngđãviết:

Bứctranhtrongtâmtríbạnkiểmsoáthànhđộngcủabạn.Nếubạnkhôngcóbứctranhnào,nghĩalànếubạnkhôngthểxácđịnhviệcgìđangdiễnra,bạnsẽkhônghànhđộng.Nếubứctranhcủabạnuám,mùmờ,bạnsẽhànhđộngmộtcáchchầnchừ,dodự.Nếubứctranhcủabạnrõràngvàchínhxác,bạnsẽhànhđộnghiệuquảvàdứtkhoát.

Việclậpkếhoạchgiúpbạncóđượcbứctranhrõràngđó.Lậpkếhoạchmàkhôngđemlạihìnhảnhđólàthấtbạivàkhôngphảilàlậpkếhoạchtheođúngnghĩacủanó.

KhitriểnkhaiPEPvớimộtnhómlớn,chúngtôibắtđầubằngphầnđịnhhướng,thườnglàmọingườingồiquanhmộtchiếcbàntrongphònghọp.Tôithườnghỏi:“Ởđâycóbaonhiêungườingàynàocũnglậpkếhoạchhànhđộng?”Cólẽkhoảngnửasốngườigiơtay.Sốcònlạithậmchícònkhôngnghĩtớikếhoạchhànhđộnghàngngày.Cólẽchuyệndanhsáchnhữngviệccầnlàmhàngngàycủahọthấtbạilàchuyệnquáthườngxuyêntrongquákhứ,dođó,họngạiphảithửlạilầnnữa.

Đãbaogiờbạnbắtđầumộtngàyvớimộtdanhsáchnhữngviệccầnlàmvàkếtthúcngàyhômđómàchẳngviệcnàođượchoànthànhkhông?Nếucó,bạnsẽhiểunhữngngườinàycảmthấynhưthếnào.Cónhiềulýdogiảithíchchobảndanhsáchkhôngđượchoànthành

đó.Cóthểlàvìbạncốlàmquánhiều.Cóthểbạnđãkhôngcânnhắctớinhữngviệcbấtngờnảysinhvàthờigianbịtiêutốn.Danhsáchviệcthườngnhậtcóthểquáchungchung.Việclậpkếhoạchđúngcóthểgiảiquyếtổnthỏanhữngvấnđềnày.Nhưngthếnàolàlậpkếhoạchđúng?

Đểcómộtvídụ,hãycùngtìmhiểuphảilàmgìđểtạorađượcmộtbộphim.Cóbabướcliênquantớiviệcsảnxuấtmộtbộphim:Tiềnsảnxuất,sảnxuấtvàhậukỳ.Trongbabướcđó,bướctiêutốnthờigiannhấtcủaviệclàmphimlàbướctiềnsảnxuất.Kịchbảnchỉlàđiểmkhởiđầu.Tàiliệuquantrọngnhấttrongkhâutiềnsảnxuấtlàkịchbảnphâncảnh,bảnmiêutảchitiếtchotừngcảnhtạonênbộphim.

Hãyhìnhdungramộttờgiấychỉcóvàichiếchộprỗng,thithoảngbạncòncóthểtìmthấychúngdướidạngmànhìnhtivi.Nhữngchiếchộpnàytạothànhkhungchomỗimộtcảnh.Nghệsĩphácthảođườngnétthôđểthểhiệnđiềuđượcnhìnthấyởmỗithờiđiểmcủabộphim:ngườinàoxuấthiệnởphâncảnhcụthểnào;họnóigì;quaycậncảnhhayquayxa;bốtríánhsángởđâu;tiếntrìnhtừngbướcmộttừlầnbấmmáynàytớilầnbấmmáykhác;sựkếthợpcủacáclầnbấmmáytạothànhmộtcảnhquay.Tấtcảnhữngđiềuđótạothànhtổngthểlớnhơn–mộtbộphim.

Tạisaolạiphảidànhnhiềuthờigianvàcôngsứcchokịchbảnphâncảnh?Vìmộttrongnhữngphầntốnkémnhấtcủaviệclàmphimlàquaytạitrườngquay.Khitiếnhànhsảnxuất,với200ngườicủađoànlàmphimđứngxungquanh,bạnchỉmuốnlãngphíthậtítthờigianvàcôngsức,tiềnbạc,chỉchomọingườibiếtđứngởđâu,làmgìtiếptheo.Tiềnsảnxuấtlàđểlàmviệcđó,chứkhôngphảisảnxuất.Vớihàngtriệuđôlatiềnđầutư,khicókếhoạchvàsựchuẩnbịthíchđángđểtiếtkiệmthờigianvàcôngsức,bạnkhôngthểlãngphíthờigian.

Trongngànhcôngnghiệpđiệnảnh,nhucầulậpkếhoạchlànhucầucầnthiết,vàthủthuậtlậpkếhoạchđãđược“địnhnghĩalại”đểđápứngcácnhucầuđặcbiệtcủangànhcôngnghiệpđó.Tuynhiên,trongkinhdoanhcũngnhưtrongcácngànhcôngnghiệpnóichung,vẫncókiểulậpkếhoạchhơichiếulệ,đặcbiệtlàviệclậpkếhoạchchocáchoạtđộngthườngngày.

Hãylùimộtbướcđểnhìnlạitừchínhcôngtycủabạn,bạnsẽthấyhầuhếtmọingườiđềulàmviệchàngngàymàkhôngcóbấtcứbảnkếhoạchchínhthứcnàochocôngviệccủamình.Chúngtathấymọingườivẫnlàmviệcmàchẳngcóbấtkỳkịchbảnhaykếhoạchtiềnsảnxuấtnào,chỉvớimộthivọngduynhấtlàđốiphóvớinhữngtìnhhuốngtồitệtrongsuốttámtiếnghoặcnhiềuhơnthếnữa.Theothuậtngữcủađiệnảnh,họ“chạymáy”suốtcácngàytrongtuần,máyquaylúcnàocũngbật,nhưnghọkhôngbiếtphảinóigì,phảiđứngđâuhayphảilàmgì.

NHỮNGNGUYÊNTẮCLẬPKẾHOẠCHLậpkếhoạchbaogồmbathànhtố:Xácđịnhthứtựưutiêncho

cácnhiệmvụ,quảnlýthờigianvàtổchức,sắpxếptốtđểdễdàngthựcthikếhoạch.Khibạnđãđọcđếnchươngnày,bạnđãphảitổchức,sắpxếpđủtốtđểtriểnkhaicáckếhoạchmộtcáchdễdàng.Hãycùngnghiêncứunhữngthànhtốkhác.

Xácđịnhthứtựưutiên–Quảnlýnhiệmvụ

Bạnkhôngthểnóivềviệclậpkếhoạchmàkhôngbànluậnvềviệcxácđịnhthứtựưutiên.Chắcchắnbạnđãnhậnthấysựthậntrọngcủatôiđốivớivấnđềxácđịnhưutiên.Chuyệnxácđịnhthứtựưutiênđượcsửdụngđểlàmlýdongụybiệnchoviệckhônghànhđộngđãtrởthànhchuyệnquáthườngxuyên.Vàviệcxácđịnhthứtựưutiêncóthểtạothànhđốnghỗnđộnkhibạnphảiđốimặtgiữanhữngvấnđềquantrọngvànhữngvấnđềcấpbách.Tuynhiên,nếubạnxaonhãngviệcxácđịnhthứtựưutiên,đặcbiệtlàvớikhốilượngcôngviệcnhưcủachúngtavàáplựcthờigiancăngthẳngmàchúngtađangphảigánhchịu,bạnsẽcónhiềukhảnăngthấtbại.

MộtngườibạnđếntừđấtnướcHàLancủatôiđãmiêutảnónhưthếnày:Lậpkếhoạchlàhoạtđộngxácđịnhthứtựưutiêncủabạnvàsauđóquảnlýthờigianđểxửlýnhữngviệcưutiênđó.Đểxácđịnhđượcthứtựưutiên,mộtngườicầncóbứctranhrõràngvềnhữngmụctiêuhaymụcđíchcủahọ,đểsauđósosánhnhữngnhiệmvụvớinhữngmụctiêu,mụcđíchđó.Bạncầnphảixácđịnhxemnhữngnhiệmvụcủabạncóthẳnghàngvớinhữngbướccầnthiếtđểđạtđượcmụctiêu/mụcđíchbạnđặtrakhông.Hãyxácđịnhxembạncó

phảilàngườithựchiệnnhữngnhiệmvụưutiênnàykhônghaychúngcóthể,hoặcnênđượcchuyểngiaochongườikhác.Nếubạnchuyểngiaochúng,hãytheodõiđểbiếtchúngcóđượchoànthànhhaykhông.

Quảnlýnhiệmvụcóthểlàmộtcôngcụđặcbiệthữuíchđốivớinhữngngườiítcóthờigianlàmtheoýmình.Dịchvụchămsóckháchhànghaynhânviêntưvấnvàgiaodịchviênngânhànglànhữngvídụvềnhữngngườimànhiệmvụcủahọđược“địnhhình”bởinhữngngườiliênlạcvớihọ.Quyềnkiểmsoátthờigiancủariêngbạncàngít,bạncàngcầnphânbiệtgiữanhữngvấnđềrấtgiátrịvớinhữngvấnđềítgiátrịhơn.

Quảnlýthờigian

Quảnlýthờigiancóthểđượcmiêutảnhưnghệthuậtsửdụngthờigianhiệuquảnhất.Khibạnđãbiếtcầnphảilàmgìvàlàmnhưthếnàolàtốtnhất(quảnlýnhiệmvụ),bạncầnsửdụngthờigiantốtnhấtđểhoànthànhnó.Khilậpkếhoạchmộtngày,mộttuần,mộtthánghoặcmộtnăm,bạnnênxemxéttớinhữngnhiệmvụcầnhoànthànhvànhântốthờigianliênquantớichúng.Quảnlýthờigianthíchhợpbaogồm:

Cầnthiếtlậpvàsắpxếpnhữnglịchtrìnhvàonhữngkhoảngthờigiankhácnhautrongngày(côngviệchàngngàyđượcnhómlạivớinhaunhưtrảlờithưđiệntử,lịchtuầnnhưnhữngcuộchọpđãđượcnhómlạivớicấptrêntrựctiếpcủabạn,lịchthángchoquytrìnhkhóasổcuốitháng,…)

Sắplịchchochínhsáchmởcửavàđóngcửatrongngày.Khinàobạncầnthờigiankhôngbịgiánđoạn,ngắtquãngđểtậptrung?

Cânnhắctớinhịpsinhhọccủabạnkhisắplịchchonhữngviệcđòihỏisángtạo.Thờiđiểmnàotrongngàylàthờiđiểmbạntrànđầysinhlựcnhất(tốtchocôngviệcđòihỏitínhsángtạo)?Thờiđiểmnàotrongngàybạnítsinhlựcnhất(phùhợpvớinhữngnhiệmvụnhàmcháncầntậptrungsuynghĩíthơn,nhưsắpxếphồsơchẳnghạn)?

Dànhthờigianđểlậpkếhoạch,cảngắnhạnvàdàihạn.Việclậpkếhoạchhàngngàycóthểmấtvàiphút,lậpKếhoạchtuầnvà

thángcóthểphảimấthàngtiếng,vàlậpkếhoạchdàihạnchocảnămcóthểphảimấtvàingàyđểhoànthành.

Hệthốnglịchbạnsửdụng–lịchgiấyhaylịchđiệntử,loạilịchngườikháccóthểtruycậpvàchỉnhsửađược.Mọingườicàngdễdàngtruycậpkếhoạchthờigiancủabạn,bạncàngcầndànhnhiềuthờigianhơnđểxácđịnhthứtựưutiêncủamình.Thưkýcủabạncólênlịchcáccuộchọpchobạnkhông?Anhta/Côtacóbiếtrõưutiêndànhchoviệclậpkếhoạchhọp,thờigianimlặng,cácnhiệmvụthônglệ,vànhiềuviệckháckhông?Kiểulịch(xemhàngngày,hàngtuầnhayhàngtháng)cũngquyếtđịnhcáchbạnnắmbắtthờigian.

Cuốicùng,mộtphầnquantrọng,khôngthểthiếutrongquảnlýthờigianlàphảibảovệthờigiancủabạn!

Nếubạndànhmộtnửathờigiancủabạnđểlậpkếhoạch,bạnsẽlàmnhanhgấpđôi.

―NgạnngữĐức

Thờigiandànhchoviệclậpkếhoạch:Cóđángkhông?

Nếubạntăngthờigianlậpkếhoạchcủamình,cóthểbạnsẽgiảmđượcthờigiandànhchonhữngviệcmangtính“thủtục”vàchạyvòngquanhchơitrò“đuổibắt”.

Hầuhếtchúngtađềuphảilàmviệcnhiềugiờliềnvàlàmviệcvấtvả.Tạisaochúngtalạithanphiềnvềviệcbịlạctrong“nhữngcôngviệcthủtụchànhchính”chỉchiếmtừ10%đến25%thờigianlàmviệccủabạn(tùytheocôngviệccủabạn).Mộtngườibìnhthườnghoạtđộngtrongngànhcôngnghiệp,trướckhithamgiakhóahọcPEP,thườngdànhkhôngtớihaitiếngmộttuầnđểlậpkếhoạchchocôngviệcriêngcủaanhta/côta.Nếulàmphéptính,bạnsẽthấynhưvậytươngđươngvới18phútmộtngày–chỉbằngthờigianbạntắmmộtlần!Thếcũngđược;đừngdừngbàitậplậpkếhoạchhàngngàyđó(cũngđừngdừngtắmchỉvìthế!).Nhưnghãytiếnthêmmộtbướcđểgiảmthờigiandànhchonhữngviệc“thủtụchànhchính”vànhữngviệcgâygiánđoạn.Hãydànhnhiềuthờigianhơnchoviệclậpkếhoạch!

QUÁTRÌNHLẬPKẾHOẠCHPEPCósáumụclớnvềlậpkếhoạchđượcdạytrongchươngtrình

PEP:

1.Kếhoạchngày

2.Kếhoạchtuần

3.Kếhoạchthựcthidựán

4.Kếhoạchchiếnlược

5.Đặtmụctiêu

6.Giátrị.

KẾHOẠCHNGÀYTôivừamớinhắctớilờithanphiềnvềnhữngbảnkếhoạchhàng

ngày.Thườngthì,donhữngviệcbấtngờphátsinh,Kếhoạchngàychỉđượchoànthànhmộtphầntrướckhitrởthànhnỗithấtvọnglớn.Vớinhiềungười,dườngnhưKếhoạchngàychỉlàmộtvậtđángghétnhắchọnhớtớiviệcvẫnchưađượchoànthành.

Trongkhiđó,việcdànhmộtchútthờigianmỗingàyđểlậpkếhoạchchocáchoạtđộngcủamìnhlàrấtcầnthiết.Mộtsốngườithíchlàmviệcnàyvàocuốingàylàmviệc,trướckhivềnhà;mộtsốngườilạithíchlàmviệcđóvàobuổisáng,khichưacóviệcgìchenvào.Dùbạnchọnbấtkỳthờiđiểmnàođểlậpkếhoạch,bạncũngcóthểsửdụngcuốnlịchcủamình(“nhậtký”theocáchgọicủangườiAnh)đểviếtlạinhữngnhiệmvụtrongngàycủabạn.

ĐểviệclậpKếhoạchngàytrởthànhmộtquátrìnhnhanhchóngvàhiệuquả,tôikhuyênbạnnêntạorabảnKếhoạchngàytừbảnKếhoạchtuần.Vớimộttàiliệulớnhơntrướcmặt,bạncóthểchiacôngviệctrongtuầnthànhnhữngphầndễquảnlýcóthểhoànthànhmỗingàyvàmỗingàylàmviệclàmỗibướcbạnhoànthànhKếhoạchtuần,tháng,nămcủamình.

KẾHOẠCHTUẦNMỗituầnbạnnênkiểmtratấtcảnhữngnguồncôngviệccủabạn

(xemHình5.1).Vớitừ“nguồncôngviệc”ýtôilàtấtcảnhữnghồsơcôngviệcđanglàmcủabạn,baogồmcácdựán;lịchghingàyđếnhạncùngnhữnghoạtđộngđãđượcsắplịchvànhữngvậtnhắcnhớcủabạn;hệthốnghồsơghinhớcủabạndànhchonhữngviệcsẽxuấthiệntrongsuốttuầnkếtiếp;nhữngviệcđangchờxửlý(giỏviệcchờxửlývànhữnghồsơchờxửlý–baogồmcảnhữnghồsơđiệntửnhưthưmụcthưđiệntửchobấtkỳbứcthưđiệntửnàođangchờtrảlờitrướckhibạncóthểhoànthànhnó);vàbấtcứcuốnsổghichépnàobạnsửdụngđểghinhữngviệccầnphảilàm.

Chẳnghạn,giảsửbạnđangđảmnhiệmtámdựán.Cóthểhaitrongsốnhữngdựánnàychiếmphầnlớnthờigiancủabạn,vàsáudựánkhácđangtiếntriểnvớimộtchừngmựcnhấtđịnh.Bạncòncónhiềuviệckháctronghộpchờxửlý,baogồmcảkếhoạchchochuyếncôngtác,rồilịchcủabạncònthểhiệnsáucuộchọptrongtuầnnàyvớinhữngngườiđứngđầunhữngphòngbankhácvàvớikháchhàng.Hồsơghinhớcủabạngồmnhữngviệcbạncầnphảikiểmtravàonhữngngàykhácnhauđểđảmbảochúngsẽđượchoànthànhđúngthờihạn.Bạncònbịbủavâybởirấtnhiềumẩugiấynhắcbạnnhớnhữngviệcbạncầnphảilàm.(Tốthơn,bạnnêncómộtchươngtrìnhmáytínhhoặcnêndùngmộtcuốnsổđểtậphợptấtcảnhữngmẩugiấynhớnàyvàocùngmộtchỗ,thaychovôsốnhữngmẩugiấynhắcviệcnhỏ).Nóicáchkhác,đểnắmbắtđượcmọiviệcbạnphảilàm,bạnthựcsựphảicầntớisựtrợgiúpcủahàngtánguồnkhácnhau.Tôikhuyênbạnnênlọcquatấtcảnhữngnguồnnàymỗituầnmộtlần.Trongkhoảngthờigianđó,hãyxácđịnhthứtựưutiênchonhữngviệcnàyvàhãyvạchraKếhoạchtuầncủabạn.

TẠISAOLẠILÀKẾHOẠCHTUẦN?Cácsựkiệnthườngthayđổinhanhchóngvàthậtkhôngkhảthi

nếuhầuhếtmọingườiđềucóthểlậphếhoạchchitiếttừtrướcchomộttháng.Ngượclại,nếumộtngườichỉlậpkếhoạchtrướcchomộtngàythìkhôngđủthờigianđểhoànthànhviệcquantrọng.Vìthế,vớihầuhếtmọingười,kếhoạchtuầnlàkếhoạchhiệuquảnhất.

Hình5.1.Tạokếhoạchtheotuần

Hãydànhthờigiannhìnlạimộtlượtquyểnlịchcủabạnđểxácđịnhxemnhữngviệcđộtxuất,nhữngviệckhôngnằmtrongkếhoạchchiếmbaonhiêuthờigiancủabạn.Trongđócóthểcóviệcdosếpgiaophóvàothờiđiểmkhôngthíchhợpmộtchútnàotrongngày(hoặctuần,hoặctháng).Cũngcóthểđóđơngiảnchỉlàviệckhônglườngtrướcđượcđòihỏisựquantâm,chúýcủabạn,ngốnthờigianbạnđịnhdànhchocôngviệckhác.Dùthếnào,dùlàtừđâu,từaithìcũngkhôngthểphủnhậnđượclàítnhấtmộtphầnthờigiantrongngàyvàtrongtuầncủabạn–cóthểlà25%,màcũngcóthểlà50%–đãđượcdànhchonhữngcôngviệckiểunày.

Bấtkểthờilượngcóthếnào,hãylậpkếhoạchchocáccôngviệctrongtuầncủabạndựatrênlượngthờigiantrungbìnhcònlạicủabạn.Nếumộtnửathờigiancủabạnđượcsửdụngchonhữngviệcphátsinh,hiểnnhiênbạnchỉcóthểlậpkếhoạchcho50%thờigiancònlạicủamình.Bằngcáchdànhthờigianchonhữngviệcbấtngờ

phátsinh–nhữngviệcthựcsựkhôngthểxácđịnhđược–bạncóthểduytrìđượctínhlinhđộngcủamình,nghĩalàbạndànhthờigianchonhữngviệcmàbạnbiếtlàsẽxuấthiện(ngaycảkhibạnkhôngbiếttrướcđólàviệcgì),vàbạnkhôngbịrơivàotìnhtrạngquátảivìbạnthựcsựđãsắplịchmộttuầnchonhữngviệcđángraphảimấtmộttuầnrưỡi.Bạnđãlậpkếhoạchchonhữngviệckhôngnằmtrongkếhoạch,vàbạncóthểxácđịnhphầnthờigiancònlạitrongtuầncủabạnmộtcáchrõràng,cóchủđích.

Bằngcáchxácđịnhvàxếpthứtựưutiênchonhữngcôngviệccầnhoànthànhtrongtuầntới,bạncóthểđơngiảnhóakếhoạchhàngngàycủamình.Xácđịnhthứtựưutiêncũngdễdànghơn.Nếuviệcquantrọng,nósẽnằmtrongKếhoạchtuầncủabạn.Nếukhông,nósẽkhôngxuấthiệnởđó.Bạnchỉcầnphảixácđịnhthứtựưutiênmộtlần,trongsuốtquátrìnhlậpKếhoạchtuầncủabạn.Lợiíchcủaviệclậpkếhoạchnàylàbạncóthểnhìnthấymọiviệctrongmộtbốicảnhlớnhơn,dođó,bạncóthểđưaranhậnđịnhthựctếvềlượngthờigianbạncóthểdànhchonhữngdựánkhácnhau.Bạnkhôngcầnphảithựchiệntoànbộquátrìnhđưaraquyếtđịnhmỗilầnbạnhoànthànhmộtnhiệmvụ,vàviệcđótựnócũngloạibỏrấtnhiềucăngthẳngtrongcôngviệccủabạn.Việcchọnlàmgìvàongàycụthểnàođócũngtrởnênđơngiảnhơn.Tấtcảnhữnggìbạncầnlàmlànhìnvàoquyểnlịchcủabạnvàghichúnhữngcâunhắcnhớbạnđãviếtlại,nhữngcuộchọpbạnđãlênlịch,vàcôngviệcbạndựđịnhthựchiệntrongtuầntiếptheo.BạncóthểlấytừdanhsáchKếhoạchtuầncủabạnnhữngnhiệmvụbạnsẽlàmngàyhômđó.Hình5.2thểhiệnmộtbảnmẫuKếhoạchtuần.

Thêmmộtlýdođểlậpkếhoạchhànhđộngvàtổngkếttuần(WRAP–WeeklyReviewandActionPlan)

Khiđốimặtvớicuộctấncôngkéodàivàáplựctriềnmiên,hãylùilại–hãyđánhgiálạivàhãynhómlại.

―TônTử

Hầuhếtchúngtađềuthườngxuyênchịuáplựcphảihoànthànhcôngviệc.Chuyệncóquánhiềuviệccầnlàmhơnmứccóthểlàmtrongmộtngàyhoặcmộttuầnlàchuyệnquáthườngthấy.Chuyệnđóchẳngbaogiờkếtthúc.

Việcdànhthờigiancuốituầnđểlậpkếhoạchchotuầnmớikhôngchỉkhiếnthờigianđượclậpkếhoạchhiệuquả,màcònchophépbạnthoátkhỏinhữngáplựcvàcócáinhìnmớivềtìnhhuốngcủamình.

Hình5.2.MẫubảngKếhoạchtuầntronglịch

Chúngtathườngkhôngdànhthờigianđểnghiêmtúcđánhgiálạicôngviệcvàcuộcsốngcủamình,nhưngchúngtanênlàmnhưvậy.Kếhoạchhànhđộngvàtổngkếthàngtuầncủabạnkhôngchỉgiúpbạnxácđịnhđiềubạnnênlàmmàcònxácđịnhcáchthựchiệnđiềuđó–thờigianđểbạnsuynghĩvềtổngthể,đểnhìnthấybứctranhlớnhơn.Suychocùng,hầuhếtcácnhiệmvụđềuđượchoànthànhvớimộtkếtquảcuốicùnglớnhơntrongtâmtrí.Vớisuynghĩvềkếtquảcuốicùngđó,bạncóthểphântíchđiềubạncầnlàm(cầncó,hoặccầnbiết)đểhoànthànhnhiệmvụ.

Chỉmấtmộtlúcđểxácđịnhđiềugìnênlàmtrướcnhất,thứhaihoặcthứba.Nếubạnsắplịchcácnhiệmvụtheotuần,vàlậpkếhoạch

hàngngàycủamìnhdựatrênbứctranhlớnhơnmàbạnđãtạorađó,bạnkhôngcầnphảidànhthờigianđểnghĩvềviệcbạncầnlàmngàynàyquangàykhác,hoặcvềviệcbạnsẽlàmviệcđónhưthếnào.Bạnđãlàmviệcđónhưmộtphầnkếhoạchhàngtuầncủabạn.Thayvàođó,bạncóthểtậptrungvàocôngviệccầnhoànthành,vàkhibạnhoànthành,nhiệmvụnàysẽkéotheonhiệmvụkhácđượchoànthành(màkhôngcầnphảinghĩtớinó).

Dùbạnthíchlịchhaycôngcụsắplịchnào,hãytìmmộtthứcóchứcnăngnhìn-tổng-quan-cả-tuần.Đểkểtênmộtvàilựachọnhiệncóhiệnnay,bạncóthểsửdụnghệthốnglịchgiấy;nếubạnlàmộttậpđoàn,hẳnbạnsẽcóWindowsOutlook,hoặcLotusNotes,bấtcứloạiphầnmềmnàochomànhìnhmáytính,hoặcmộtthiếtbịsắpxếpđiệntử.NếutấtcảnhữngnhiệmvụtrongKếhoạchtuầncủabạncóthểvừakhíttrongphầnhiểnthịlịchtuầncủabạn,thìsẽgiảmkhảnăngcóviệcquantrọngnàođóbịbỏsót.Hình5.3thểhiệnbảngKếhoạchtuầnmẫu.

Hình5.3.MẫubảngKếhoạchtuần

Sẽrấthữudụngkhisửdụnglịchđiệntửtheođúngchứcnăngcủanóđểnhìncôngviệccủabạntừmộtkhungthờigianlớnhơnđơnvịtuần.VớinhữngcôngcụnhưMicrosoftOutlookvàLotusNotes,bạncóthểdễdàngchuyểntừlịchnàysanglịchkhác,điềuđógiúpbạnđưaraquyếtđịnhtốtnhấtcóthểtrongquátrìnhlậpkếhoạchcũngnhưthựcthikếhoạchcủabạn.

ThườngthìnhữngquyếtđịnhliênquantớiKếhoạchtuầncũngcóthểbịảnhhưởngbởicáinhìntổngquantheotháng,hoặccóthểlàcáinhìntổngquantheongày.Nhìnvàonhữngloạilịchkhácnhaunàybạncóthểđưaranhữngquyếtđịnhhoạchđịnhtốtnhất.Tínhlinhđộngcủanhững“hìnhchiếukếhoạch”,vớibấtkỳmứcđộchitiếtnào

mộtngườicầnđểđưaranhữngquyếtđịnhhoạchđịnhtốtnhấtbằngcáchdichuyểnnhữngbảnkếhoạchđó,cầnđượccủngcốbấtkểđólàKếhoạchngày,KếhoạchtuầnhayKếhoạchtháng.Hình5.4làmẫuKếhoạchtháng.

Hình5.4.MẫuKếhoạchtháng

VậyđiểmmấuchốtcủatoànbộquátrìnhlậpKếhoạchtuầnlàgì?Đólàthờiđiểmđểbạncócáinhìntổngquanvềcôngviệccủamình.Đólàthờigianđểbạntựtổchức,sắpxếpvàchuẩnbịchotuầnmới.Đólàthờiđiểmđểbạnduytrìtìnhtrạngcótổchứcsắpxếpcủamình.Đólàkhoảngthờigianđểbạnlùilại,đánhgiálạivànhómcácviệclạivớinhau.Đólàthờigianđểbạnxácđịnhmụctiêu,mụcđíchvàgiấcmơ,đồngthờiđặtchúngvàotiếntrìnhhànhđộng.

TrongcuốnsáchLậpkếhoạchdựán(ProjectPlanning),tácgiảFrankBettger,mộttrongnhữngnhàkinhdoanhcóảnhhưởngnhấtthếkỷ20,đãgọikhoảngthờigianlậpKếhoạchtuầncủaônglà“ngàytựtổchứcsắpxếp”.Ôngđãnói:

Thậtngạcnhiênvớikhốilượngcôngviệctôicóthểhoànthànhkhitôidànhthờigianchoviệclậpkếhoạch,vàchẳngcógì

đángngạcnhiênkhitôichỉhoànthànhđượcrấtítviệckhikhônglậpkếhoạch.Tôithíchlàmviệctheođúnglịchtrìnhtrongbốnngàyrưỡiđểđạtđượcđiềugìđóhơnlàlúcnàocũnglàmviệcmàchẳngđạtđượcđiềugì.

ĐỊNHHÌNHNHẬTKÝ–QUÁTRÌNHLẬPKẾHOẠCHTHÁNGCHONHỮNG

NGƯỜIQUẢNLÝCẤPCAOBạncủatôicùngvớingườicộngsựtừnướcAnh,JayHurtwitz,

đãlàmviệcvớinhữngngườiquảnlýcấpcaonhấtcủanhữngtậpđoànlớnnhấtnướcAnhvàđãthiếtkếramộtquytrìnhlậpkếhoạchđạttỉlệthànhcôngcaomàônggọilàĐịnhhìnhnhậtký.Nhưmộtphầncủaquytrìnhlậpkếhoạch,Jayyêucầunhữngngườiquảnlýcấpcaosắpxếplịchcủahọmỗithángmộtlần,thườnglàvàogiữathángchothángtiếptheo.LậpKếhoạchthángthíchhợphơnvớinhữngngườiquảnlýcấpcaovìhọthườngđặttrướcnhữngcuộchẹnquantrọngtronglịchvàkhôngquantâmtớinhữngvấnđềvềhoạtđộngthườngngàybấtngờxuấthiện.

Đâylàđiềuôngđãyêucầucácquảnlýcấpcaothựchiện:

1. Lấymộttờgiấytrắngvàtạomẫunhưsau:

2. Liệtkêkhôngquá8hoạtđộnglớnchiếm100%thờigiancủabạn.Chẳnghạn:

3. Quảnlýcuộchọpnhóm

4. Quảnlýnhữngngườibáocáotrựctiếp

5. Vấnđềnhânsự

6. Ngânquỹ

7. Nhữngchuyến“viếngthăm”bấtthường,thamquanchinhánh,

thămkháchhàng

8. Khayđựngcôngvănđến

9. Côngviệcdựán

10. Nhữngviệckhác.

11. Khicáchoạtđộngđãđượcliệtkê,hãyướclượnglượngthờigianhiệntạibạndànhchomỗiloạihoạtđộng.Hãyghilạicácconsốphầntrăm(thờigian)đóvàocộtHiệntại.Đừnglolắngnếucácconsốướclượngcủabạnlêntới100%tronglầnđầu.Chỉcầnbạncanđảm.Saukhibạnđãghilạicácconsốphầntrămchânthựcbêncạnhmỗihoạtđộng,hãyđiềuchỉnhchúngnếucộngchúnglạivớinhaukhôngbằng100%.

12. Hãytựhỏibảnthânnếucókhíacạnhnàotrongcôngviệccủabạnmàbạncảmthấycầnphảithựchiện,nhưnglạikhôngcótrongdanhsáchcủabạn(chẳnghạnnhưthờigiansuynghĩ,thờigiantổngkếthaythờigianlậpkếhoạch).Hãythêmnóvàodanhsách.

13. Hãyxembạncóthểsửdụngthờigiancủamìnhtrongtươnglainhưthếnàolàlýtưởngnhất.Chẳnghạn:

14. Nếucómộtviệcđượcbổsungtrongbướcthứ4,hãybắtđầuvớiviệcđó.Bạnmuốndànhbaonhiêuthờigiancủamìnhchohoạtđộngđó?HãyghilạiconsốphầntrămđóvàocộtTươnglai.

15. HãyxemxétcáchoạtđộngkhácvàthờigiandànhchohoạtđộngđórồiviếtnhữngconsốđóvàocộtTươnglai.

16. Hãythựctế.Nếuhiệntạibạnđangdành25%thờigiancủamìnhchoviệcquảnlýcáccuộchọpnhóm,nhưnglạiviết0%choviệcđótrongcộtTươnglai,nghĩalàbạnđangkhôngthựctế.Hiệndiệnởnhữngcuộchọpquảnlýnhómcólẽnằmngoàitầmkiểmsoátcủabạn.

17. Hãykhoanhnhữngkhoảngthờigiantronglịchcủabạnchothángtiếptheo(hoặcthángsauđónữanếubạnđãlênlịchchocảthángtiếptheorồi)đốivớinhữnghoạtđộngcólượngphầntrămthờigianởcộtTươnglailớnhơnởcộtHiệntại.Điềunàygiúpđảm

bảobạnchắcchắndànhthờigianchonhữngviệcnàyvàchắcchắnsẽtạorakhácbiệt.

Đừngkhoanhthờigianchotấtcảcáchoạtđộngcủabạn.Điềuđóchỉlàmchocuốnnhậtkýcủabạnquácứngnhắc,vàkhôngtạotínhlinhhoạt,nhanhnhạychonhữngsựkiệnđangpháttriển.

Bímậtcủaviệctiếnvềphíatrướcnằmởviệcbắtđầu.Bímậtcủaviệcbắtđầunằmởviệcchianhữngnhiệmvụphứctạpvàrốirắmthànhnhữngnhiệmvụnhỏcóthể

quảnlýđược,sauđóbắtđầuviệcnhỏtrước.

―MarkTwain

KẾHOẠCHTHỰCTHIDỰÁNCùngvớiquátrìnhlậpKếhoạchtuầnmàchúngtavừamớithảo

luận,chúngtahãycùngtìmhiểukỹhơnvềmộtloạikếhoạchkhácđượcgọilàKếhoạchdựán.

Chúngtađãchạmtớivấnđềtạoratậphồsơviệcđanglàmcủabạnvàcáchnhữnghồsơnàycóthểthểhiệnđượcnhữngmụctiêucơbảncũngnhưnhữngdựánbạnđangtriểnkhai.Mỗihồsơcóthểthểhiệnhàngtrămgiờlàmviệctrongmộtkhoảngthờigiandài,vàcóthểkháphứctạp.

Đãbaogiờbạnnghethấycâuhỏi:“Ănthịtmộtconvoinhưthếnào?”chưa?Mộtngườibạnđãtừngnóivớitôi:“Thìănvớinướcxốtcàchuanấm.”Tuynhiêncâutrảlờilàăntừngmiếngmột,vàđâychínhlàmộtbímậtđểtăngnăngsuất.Nếubạndànhthờigianđểchianhỏnhữnghoạtđộnglớnhơn,phứctạphơnthànhnhữngnhiệmvụchitiết,cóthểxửlýđược–bằngcáchlậpkếhoạchchiếnlượcvàchiếnthuật–bạnsẽtăngđượcnăngsuấtcánhân,dùbạnđangnóitớinhữngmụctiêu,mụcđíchđanhiệmngắnhạnhaydàihạn.Tôikhôngthểquánhấnmạnhtầmquantrọngcủakháiniệmnàykhinóitớivấnđềnăngsuấtvàviệchoànthànhcôngviệccũngnhưmụctiêutrongđời.

Gỡrốitừngchút,từngchútmột.

―Aesop

Nhìnchunghầuhếtchúngtađềubiếtmìnhcầnphảilàmgì.Quảthực,theokinhnghiệmcủatôi,chúngtadànhquánhiềuthờigiancủamìnhđểxemxétđiềuchúngtacầnlàm,suynghĩvềcáchlàmđiềuđó,vàtrởnênbậnrộnvớinhữngchitiếtcủacôngviệcliênquan–chẳngviệcnàotrongsốnhữngviệcđócóthểgiúpbạnhoànthànhcôngviệc.

Tuynhiên,lậpKếhoạchdựánlàquátrìnhtạorakịchbảnphâncảnhchotừngmụctiêutrongcôngviệcvàcuộcsốngcủachúngta.TấtcảchúngtađềuđãquenthuộcvớikháiniệmlậpKếhoạchdựánnóichung.Cóthểkểramộtvídụlàngânsáchhàngnămchomộtcôngtyhoặcmộtbộphận,vànhữngmụctiêuđặtrađểđạtđượcngânsáchđó.GiaiđoạntiềnsảnxuấttrongquátrìnhlàmmộtbộphimcóthểxemlàmộtKếhoạchdựán.Trênthựctế,giaiđoạntiềnsảnxuất,hayquátrìnhtạongânsách,đượchìnhthànhtừrấtnhiềuKếhoạchdựáncánhân.Tấtcảnhữngmụctiêuvàmụcđích,cảcánhânvàtổchức,màchúngtavẫnnỗlựchàngngày,cũngnhưnhữnghànhđộngcánhânđểhoànthànhnhữngmụctiêuđóđềucóthểgọilàKếhoạchdựán.Địnhnghĩayêuthíchcủatôi(từmộtngườiđồngnghiệpcủatôiởnướcAnh,RonHopkins)vềdựánlà:

Mộtloạtnhữngđiểmhànhđộngđượckếtnốivớinhau,khinàocácđiểmđượchoànthành,sẽđemlạimộtkếtquảhoặcmộtmụctiêucụthể,rõràng.

Mỗimụctiêu,mụcđíchcủabạnđềunêncómộtKếhoạchdựáncủariêngnó.

Kịchbảnphâncảnh(Kếhoạchdựán)làmộtbộnhữngbứctranhtinhthầnrõràngcủamỗihànhđộngcụthểcầnthiếtđểđưabạntừngbướchướngtớihoànthànhmụctiêuđãđềra.ViệcchianhỏKếhoạchdựángiúpbạnxácđịnhcáchthựchiệnnótốtnhất,vớinguồnlựcnào,hệquảrasao,phảitốnbaonhiêuthờigian,phảithựchiệnvớiai,vàcóliênquanvớinhữngdựánhoặcnhữnghoạtđộngcũngcầnhoànthànhkhácnhưthếnào.

Nếuhoànthành,hồsơcôngviệcđanglàmcủabạnsẽthểhiệntừngmụctiêucôngviệccủabạn.MộtKếhoạchdựáncóthểđược

vạchravàđặtvàomỗihồsơtrongsốhồsơviệcđanglàmcủabạn.Hạnchótchonhữngnhiệmvụcầnphảiđượcghilại,cùngvớitênngườichịutráchnhiệmchonhiệmvụđó.Kếhoạchdựánthúcđẩybạnlàmnhữngviệccầnthiếtđểhoànthànhmụctiêucủamìnhvìbạnđãmườngtượngrachúngmộtcáchrõràngvàđãphântíchnhữngviệccầnthiếtđểhoànthànhchúng.Nếuđượcxácđịnhchitiếtthìcácnhiệmvụđềucóthểđượchoànthànhtrongkhoảngthờigianngắn,vàviệchoànthànhmỗinhiệmvụđósẽlàmộtchuỗitiếntriểnliêntiếptớimụctiêulớnhơn.

KhilậpKếhoạchtuầncủamình,bạntổngkếtlạimỗimộtKếhoạchdựánhồsơviệcđanglàmcủabạnvàlựachọnnhữngnhiệmvụcầnlàmtrongtuầntới.Bạnkhôngcầnphảixácđịnhđixácđịnhlạicầnhoànthànhviệcnàotrongdựánđó,vìphầnviệcđótrongquátrìnhlậpkếhoạchđãđượchoànthànhrồi.BạnsẽbiếnKếhoạchtuầncủamìnhthànhmộtquátrìnhhiệuquả,tốcđộthựcsựhoànthànhđượcđiềubạndựđịnhthựchiện.

MộtbảnKếhoạchdựánmẫuđượcthểhiệntrongHình5.5.

TIÊUCHÍCHOVIỆCLẬPKẾHOẠCHDỰÁN

BạncóthểsửdụngmộtvàitiêuchísauđểxácđịnhcôngviệcbạncầnhoànthànhcócầnlậpKếhoạchdựánkhông:

Nóphứctạp

Nócóvẻkhó

Nóliênquantớivàinhânviên

Nólàmộthoạtđộngmới

Cóvàihạnchótquantrọng

Bạnđangđốimặtvớinhữngthayđổi.

BẢNĐỒTHỰCTHIĐôikhibạncũngcầnphảidànhthờigiansuynghĩtớithiếtkếcủa

mộtbảnKếhoạchdựánvìbạncóthểtìmracácbướcthựcthi.Bảnđồthựcthi(Hình5.6)giúpxácđịnhnhữngnhântốquantrọngtrongKếhoạchdựán,tạoranhữngýtưởngliênquantrongquátrìnhchảy-tự-do,làmbậtranhữngsuynghĩcóthểnằmẩnmìnhđâuđó.

Hình5.5.Mẫukếhoạchthựcthidựán

Nhữngthànhtốchínhcủabảnđồthựcthilà:

Độngnãovềtấtcảnhữngthànhtốcủanhiệmvụ

Xácđịnhnhữngthànhtốquantrọngđểthànhcông

Nhómcácýtưởngvàocácnhóm

Tíchhợpnhữngthànhtốnàyvàokếhoạchthựcthi.

Hình5.6.Bảnđồthựcthi

LậpkếhoạchtrongMicrosoftOutlook/LotusNotes

CảOutlookvàLotusNotesđềucungcấptínhnănglậpKếhoạchdựán.BạncóthểdễdàngtạoramộtdanhsáchnhiệmvụtrongchínhOutlookhoặcLotusNotestíchhợpvớilịch.Bằngcáchtạoramộtmụcmớivớitêncủadựánvàvớimộtdanhsáchnhữngnhiệmvụcóhạnchótđượcghilạitronglịch,bạnđãcómộtcôngcụtuyệtvờiđểtheodõicácKếhoạchdựáncủamình.

Bạncũngcóthểxemnhữngnhiệmvụnàythôngqualịchnếuđượcsắpxếp,cũngnhưxemtấtcảnhữngnhiệmvụmởbằngcáchnhìnquamộtmục.

Thuậnlợilàđiềuhiểnnhiênnhìnthấy.Tíchhợpvớilịchvàcóthểkếtnốivớitinnhắnthưđiệntửcũngnhưnhữngtàiliệucóliênquantớikếhoạchvàonhữngnhiệmvụcụthểkhiếnviệcthựcthinhiệmvụtrởnênđơngiảnhơn.

LẬPKẾHOẠCHTRÊNMÁYTÍNHTôilậpkếhoạchtrênmáytính.Tôisửdụngứngdụngphầnmềm

thôngtincánhânđểviệclậpKếhoạchdựánđượcđơngiản.

TôicóthểthêmmộtnhiệmvụvàobảnKếhoạchdựán,cùngvớingàycầnhoànthànhvàtêncủangườichịutráchnhiệmhoànthànhnhiệmvụ.Bằngcáchnàytôichỉcầnphảiviếtthôngtinmộtlần,nhưngvẫncóthểtìmkiếmnóbằngnhiềucách–tìmkiếmtheongày,theotênKếhoạchdựán,theotênngườichịutráchnhiệm,hoặcbấtcứcáchnàothuậntiệnnhấtchotôivàothờiđiểmđó.

TôicóthểlậpKếhoạchtuầncủamìnhmộtcáchnhanhchóngbằngcáchkéolênkéoxuốngdanhsáchnhiệmvụhoànthànhcủamìnhvàchuyểnnhữngnhiệmvụtôisẽthựchiệntrongtuầntớivàomục“Kếhoạchtuần”.ChínhmụcKếhoạchtuầnnàylàmụctôixemthườngxuyênnhất.Chẳnghạn,khitôiviếtđiềunày,máytínhcủatôiđangtheodõi1.568nhiệmvụmàtôiphảilàm.Tôibiếtđiềuđóvìmáytínhcủatôinóichotôibiếttôicóbaonhiêunhiệmvụcầnphảihoàn

thành.

Xinđượcnhắclạicâuhỏimộtlầnnữa,tạisaotấtcảnhữngđiềunàylạirắcrối?Làvìtấtcảchúngtađềumuốnthànhcông?TrongcuốnsáchThinkandGrowRich(1),tácgiảNapoleonHillđãnghiêncứuAndrewCarnegie,HenryFordvànhữngngườikhác.Mộttrongnhữngđiểmchungcủanhữngngườithànhcôngnàylàhọđềulànhữngngườilậpkếhoạchtỉmẩn.Tấtcảnhữngngườiđóđềubiếtđiềuhọmuốnhoànthành,đềudànhthờigianđểxácđịnhcáchhoànthànhmụctiêucủahọvàđềulàmviệcchotớikhihọthựcsựđạtđượcđiềuđó.Đólàhìnhmẫumàtấtcảchúngtađềucầnnoitheo.

SắpxếplịchMicrosoftOutlook/LotusNotes

ChứcnăngsắpxếplịchcủaMicrosoftOutlookvàLotusNotesrấttiệndụng.Chứcnăngxếplịchchophépsắpxếpcácnhiệmvụthônglệ,nhữngcôngviệclặpđilặplại,đemlạicáinhìntổngquantốthơnvềkếhoạchnhờkhảnăngxemlạikếhoạchtheonhiềucáchkhácnhau.Nhữngứngdụngnàycócảchứcnăngnhắccuộchẹnbằngtiếngnói.

Bạncũngcóthểgắnkếtnhữngnhiệmvụcũngnhưnhữngtàiliệuđínhkèmvàolịch.Hơnnữa,ởnhiềucôngty,còncóthểnhìnthấylịchcủangườikhácthôngquacảhaiứngdụng,điềunàyrõràngkhôngthểthựchiệnđốivớihệthốnglịchbằnggiấy.Nóđặcbiệthữudụngkhibạntổchứccáccuộchọp.

LẬPKẾHOẠCHCHIẾNLƯỢCVớiKếhoạchngày,KếhoạchtuầnvàKếhoạchdựánchúngtađã

xácđịnhđượccácbướcchiếnthuậtcầnthiếtđểhoànthànhcôngviệc.Nhưngcâuhỏicònlạilàbạncóhoànthànhviệcđángrabạnphảihoànthànhkhông?Bạncóchọnđúngdựánđểthựchiệnhaykhông?Bạncócáinhìndàihạntrongđầukhông?Cácdựáncódựatrênnhữngđánhgiáhợplývềnơibạnnênhướngtớikhông?Đócóphảilànhữngnỗlựcsẽđưabạntớinơibạnmuốntheocáchhiệuquảvànăngsuấtnhấtkhông?Bạncónguồnlựcđểthựchiệnnhữngkếhoạchấntượngnàykhông,haycóthểsửdụngnhữngnguồnlựcđóthôngminhhơnkhông?

Chiếnlượcđượcgóigọntrongcácmụctiêu,vàcuốicùngđiềugìlàquantrọngđốivớicôngtyhayvớibạn.Nếukhôngcótầmnhìndàihạnrõràng,thìbấtkểviệcgìbạncóthểhoànthànhđượctrongngàyhaytrongtuần,trongnămhaytrongsuốtmộtđờicũngkhôngthểđưabạntiếnđủxahoặcđemlạigiátrịđủlớnchobạn.

Bạnpháttriểnmộtchiếnlượcnhưthếnào?Đâyđơngiảnlàmộtchủđềcủamộtcuốnsách.Trướctiênbạncầnphảiđềrađượccácmụctiêubạnmuốnđạtđược.Nhữngmụctiêunàyphảiđượcđịnhhướngbởitầmnhìncũngnhưnhữngnhucầucủakháchhàng.(Chúngtasẽbànthêmvềđiềunàytrongphầnsaucủachươngnày,phần“Mụctiêu”và“Giátrị”).Bạnđangởđâusovớinhữngmụctiêunày?Làmthếnàođểbạnđitừnơibạnđangđứngtớinơibạnmuốnđứng?Bạncầnphảilàmviệcvớinhữngnguồnlựcnào(tàichính,nhânsự,thờigian,hiểubiết,kinhnghiệm,nhữngngườiđãtừnggiảiquyếtnhữngvấnđềbạnphảiđốimặtkhihoànthànhmụctiêucủamình,…)?Cáchtậndụngnhữngnguồnlựchiệncótốtnhấtđểtớiđượcnơibạnmuốntớilàgì?Hãychobảnthânmộtđịnhhướng.Hãyxemxétnhữngbiếnsố.Hãynghĩtớichiếnlượccủabạncàngsâuxacàngtốt.

Lậpkếhoạchchiếnlược,nhưtôitổngkết,làmộtcôngcụchobấtcứcấpđộcôngviệcnào.Bấtcứmụctiêunàocũngnêncómộtchiếnlượcriêngđểhoànthànhnó.Chiếnlượctổngquancủamộthoạtđộngnênđượcsửdụngđểđịnhhướngchocánhântrongquátrìnhpháttriểnchiếnlượcriêngcủaanhta/côta.Vớimộtchiếnlượcđúngđắn,việcxácđịnhthứtựưutiênđểthựchiệnlàviệcdễdàng.Việctạolậpcácthànhphần–lýdohồsơviệcđanglàmcầnđượctạoravàlýdonhữnghồsơviệcđanglàmnàycầnmộtdựán–cũngtrởnêndễdànghơnnhiều.Câuhỏiđặtralúcnàylàlậpchiếnlượcgì?

Nếubạnkhôngbiếtbạnđangđiđâu,thìkhôngcóconđườngnàocóthểđưabạntớiđượcđó.

―Vôdanh

MỤCTIÊUChiếnlượcđượcxâydựngdựatrêncácmụctiêu.Nếubạnvẫn

chưađặtracácmụctiêucuốicùng,saobạncóthểbiếtđượcđâulàchiếnlượcthíchhợp?

Cóthểđịnhnghĩamụctiêulàmụcđíchhoặcchủđíchlớn–lànơihướngtớicủamọihànhđộng,mọinỗlực.

Khithiếtlậpmụctiêuquantrọng,chúngtasẽtậptrungsựchúývàođó.Sựquantâm,tậptrungcótrọngđiểmsẽgiúptăngnăngsuất–nghĩalànhiềuviệcquantrọnghơnsẽđượchoànthành.

Mụctiêucầnđượcxácđịnhrõràng,tốthơnhếtlàđượcviếtra.Viếtbuộcbạnphảilàmrõsuynghĩcủamình.

XácđịnhvàđặtramụctiêulàmộtphầnquantrọngcủaquátrìnhlậpkếhoạchPEP.Làmộtnhânviênkinhdoanh,cóthểbạnsẽcónhữngmụctiêuliênquantớitàichínhnhưđạtđượcmộtkhoảnhoahồngnhấtđịnhtrongnăm.Cóthểbạncòncónhữngmụctiêukhácnhư:Trởthànhgiámđốckinhdoanh,lọtvàotop10ngườikinhdoanhgiỏinhất,…Mỗimộtmụctiêucầnphảixácđịnhcụthể,cómộtchiếnlượcđượcthiếtkếriêng,cómộtKếhoạchdựánđượcviếtracụthểvàphảiđượctheodõichitiếttừngngày,từngtuần.

Chắcchắnbạnsẽnắmgiữnhiềuvaitròkhácnhautrongcôngviệccủamình.GiámđốcMarketing,trưởngbantíndụng,thànhviênhộiđồngXYZ,trưởngnhóm–tấtcảnhữngviệcnàyđềuđượcxemlàvaitròbạnnắmgiữ.Mỗivaitròlạicónhữngmụctiêucụthểriêng.Hãyxácđịnhnhữngvaitròkhácnhaumàbạnnắmgiữtrongcôngviệccủamìnhvàhãyxácđịnhnhữngmụctiêubạndànhchomỗimộtvaitròđó(hãyxácđịnhrõnhữngmụctiêunàyvớinhữngngườibạnlàmviệccùnghoặcvớinhữngngườibạnlàmviệcchohọ).

Điềunguyhiểmhơnđốivớihầuhếtchúngtakhôngphảilàmụctiêuchúngtađặtraquácaovàchúngtakhôngđạtđược,màlànóquáthấpvàchúngtacóthểđạtđược.

―Michelangelo

MỤCTIÊUCÁNHÂN

Chúngtaaicũngquenmộtngườilúcnàocũngnóivềnhữngđiềuviểnvông,chẳnghạnnhưtừbỏtấtcảvàchuyểntớiTahiti(2).GiảsửcómộtngườiđãhuyênthuyênnhiềunămliềnvềviệcchuyểntớiTahitinhưnglạikhônghềcóýđịnhđó.Việcđóquátốnkém,ngườiđóchẳngbaogiờcóthờigianhaytiềnbạc,hoặccôngviệc/nhữngtráchnhiệmcánhâncủangườiđóngốnhếtmọikhoảnhkhắctrongcuộcsốngcủaanhta/côta.Thậtbuồnlàcóquánhiềungườisốngmàkhôngnhậnragiấcmơcủamình.

Ítnhấtlàtrongvídụnày,ngườiđượckểcũngcómộtgiấcmơ,nhưngngườisởhữugiấcmơđólạikhôngbiếtlàmthếnàođểđạtđượcnó.Cóthểnóquákhókhăn.Cóthểgiấcmơquáviểnvông–nókhôngbaogiờcóthểtrởthànhmộtmụctiêuđượcxácđịnhcụthểvớinhữngmốcthờigianthựctế.

Hạnhphúccánhânlàmộtphầnkhôngnhỏliênquantớiviệcvạchravànỗlựcđểđạtđượcnhữngmụctiêucánhân.

Trongcôngviệccủatôi,tôinhậnthấymọingườithườngđặtracácmụctiêunghềnghiệp,hoặcvìhọbịsếpbắtbuộc,hoặcvìcuộcsốngđãdạychohọmộtbàihọclànếunọkhôngcómộtýtưởngkhárõràngvềđiềuhọcầnhoànthànhtrongcôngviệccủahọthìhọsẽkhôngthểhiệnđượcmìnhxứngđángvớiđồnglươngnhậnđược.Nguyêntắcđóápdụngvớicuộcsốngcánhâncủamộtngườikhônghẳnđãđúng.Hiểnnhiênđólàmộtđiềuđángxấuhổvìcuộcsốngquantrọnghơncôngviệcnhiều.

Đểđạtđượcsựrõràngtrongcácmụctiêucánhâncủabạn,hãysửdụnggợiýcủaStephenCoveytrongcuốnBảythóiquencủangườithànhđạt(ThesevenHabitsofHighlyEffectivePeople)vàxácđịnhcácvaitròriêngcủabạn:Vaitròlàmmẹ,làmchị,làmvợ,làmhộitrưởnghộiphụhuynh,vaitrònghệsỹ,vaitròbạnthânnhất,…Chắcchắnlàmỗimộtvaitrònàyđềucónhữngmụctiêukhácnhau.Cómụctiêungắnhạn,cómụctiêucảđời.Khibạnbắtđầuquátrìnhnày,bạnsẽthấycuộcsốngkháphứctạp.Chỉriêngviệcghilạinhữngmụctiêucủabạnđãlàmộtthànhtíchquantrọngrồi!Chúngtathậmchícònkhôngbàntớihàngtrămnhữngchitiếtliênquantớiviệcđạtđượcnhữngmụctiêuđó.

Dùlàriêngtưhaycôngviệcthìmụctiêucũngcóchứcnăngnhưnhữngngọnđènđịnhhướng,chỉđường.Chúngchiếuánhsánglên

nhữngđíchđếnquantrọngnhấtvàcungcấpchochúngtamộtlýdođểpháttriểnnhữngchiếnlược.Tuynhiên,chúngtavẫncầnphảibiếtrằngmụctiêucủachúngtacũngquantrọngvàýnghĩa.Mụctiêucủabạnlàgìphụthuộcvàogiátrịbạncoitrọng.

GIÁTRỊThànhcônglâudàicủamộtdoanhnghiệpkhôngchỉnằmởlợi

nhuậntrướcmắt.Chẳnghạn,bạncóthểcảithiệnđượclợinhuậnhiệntạibằngcáchgiảmđầutưtrongtươnglaihoặccắtgiảmchiphíliênquantớidịchvụchămsóckháchhàng,nhưngchẳnghànhđộngnàotrongsốđógiúpcôngtypháttriểnlâudài.

Tráchnhiệmcủanhữngngườiquảnlýcấpcaolàphảixácđịnhđượcđiềugìmớithựcsựlàđiềuquantrọngđốivớidoanhnghiệp.Đâykhôngphảilàmộtkiểubàitậpquanhệcôngchúng(PR),màlàmộtbướcchiếnlượcquantrọng.Đâulàlýdochosựtồntạicủadoanhnghiệpcủabạn?Doanhnghiệpcủabạnsốngnhờnhữngnguyêntắcnào?Tầmnhìntổchứccủabạnlàgì?Giátrịcốtlõicủadoanhnghiệplàgì?

Thôngthườngmộtcôngtyxácđịnhmụcđíchvànguyêntắccủahọtrongmộtbảntuyênbốsứmệnhcóđộdàimộttranggiấy,vàkhuyếnkhíchnhânviênpháttriểnmụctiêuphùhợpvớinó.

Làmộtngườiquảnlý,bạncóthểgọitấtcảnhómquảnlýcủabạnđểmiêutảnhữngvấnđềquantrọngnhấtmàbộphận,phòngban,nhómhoặcdoanhnghiệpcủabạnđangphảiđốimặt,bạnmuốncôngtyởđâutrongvàinămtới,vàđiềugìcóthểcảntrởbạnđếnđó.Bạncóthểchotấtcảcácnhânviêncủamìnhthamgiavàoquátrìnhđó.Kếtquảcuốicùngphảilàsựđồngthuậnvềnhữngvấnđềquantrọngnhấtđểcóthểđạtđượcnhữngmụctiêunghềnghiệpvàdoanhnghiệp.

GIÁTRỊỞCẤPĐỘCÁNHÂNMộttrongnhữngcâuhỏiquantrọngnhấtbạncầnphảitrảlờicho

bảnthânlà:“Điềugìthựcsựcóýnghĩađốivớitôi?”Nếubạnkhông

xácđịnhđượcnhữngnguyêntắcbạncoitrọngvàđịnhsốngvớichúng,sẽrấtkhóđểvạchrađượcmụcđíchcuộcđờibạn.Nhưngnếubạnxácđịnhđượcnhữngnguyêntắcđólàgì–nhữnglýtưởngbạncoitrọnghơnbấtcứthứgìkhác–mụcđíchhoặcsứmệnhtrongcuộcsốngcủabạnsẽtrởnênrõrànghơnbaogiờhết.Nếubạnbiếtđiềugìquantrọngvớibạn,bạncóthểđặtranhữngmụctiêuđểnhậnranó.Nhữngmụctiêunàysẽrấtýnghĩavìđạtđượcchúngđồngnghĩavớiviệcbạnsẽđạtđượcđiềubạnthựcsựcoitrọng.

Việcthiếtlậpgiátrịcủabạnkhôngphảilàbàitậpkhéoléo.Bạnđọccuốnsáchnàyvìbạnđánhgiáđượcgiátrịcủathờigian.Chắcchắnbạnmuốnquảnlýnótốthơn.Bạnmuốnsửdụngnótốthơn.Thậtđángxấuhổkhiđiđếncuốicuộcđờibạnnhậnrarằngmìnhđãkhônghoànthànhđượcviệcbạnđịnhhoànthànhvàkhôngtrởthànhngườimàbạnmuốntrởthành.

BácsỹWayneDyer,tronghàngloạtsáchtiếngPhépthuậtthựcsự(RealMagic)đãkểvềkinhnghiệmlàmviệctrongbệnhviệncủaôngvớinhữngbệnhnhânbệnhnặngkhóquakhỏi.Ôngnhậnralàkhôngcóaihốitiếcvìđãkhôngdànhthêmthờigianởvănphònglàmviệc.Họthườnghốitiếcvìđãkhôngtậptrungvàogiảiquyếtcácmốiquanhệhayvàothờigiandànhchonhữngngườihọyêuthương.

Đừngchờtớikhiquámuộnđểnhậnrabạnđãdànhtoànbộthờigiantrongđờimìnhchonhữngviệckhôngphảilàquantrọngnhấtđốivớibạn.Sẽtốthơnnhiềunếubạnphântíchnhữngmụctiêucủabạn,niềmtincủabạncũngnhưnhữngnguyêntắcđịnhhướngcủabạnvàđảmbảocôngviệccủabạnsongsongvớichúng.

Hầuhếtchúngtađềumuốnhạnhphúctrongcuộcsống.Nhưngđiềugìđemlạihạnhphúc?Hạnhphúcchỉlàmột“sảnphẩmphụ”củaviệcsốngvàlàmviệccóýnghĩa,cómụcđích.Việcđặtracácmụctiêudựatrêncácgiátrịcủamộtngườiđemlạiýnghĩa,mụcđíchđóchocuộcsống.Ngaycảnhữnghànhđộngtrầntụcnhấtcũngtrởnêndễchịu,thậmchíthíchthúvìbạnbiếtnóđưabạntiếngầnhơntớiviệchoànthànhmụctiêucủamình.

Nếubạnphảilàmnhữngviệcquantrọngnhấtđốivớimìnhtrongcuộcsống,bạncầnphảiquảnlýthờigiancủamìnhmộtcáchthôngminh:

Xácđịnhbạncoitrọngđiềugìhơntấtcảnhữngđiềukhác.

Xácđịnhnhữngnguyêntắcbạnmuốnsốngcùng.

Xácđịnhsứmệnhtrongđờicủabạn.

Mụcđíchsốnglàsốngcómụcđích.

―RobertByrne

MƯỜNGTƯỢNG–ĐIỀUBẠNNHÌNTHẤYLÀĐIỀUBẠNĐẠTĐƯỢC

Hẳnbạnrấtquenthuộcvớikháiniệmhìnhdungranhữngkếtquảmongướctrướckhithựcsựđạtđược.Vậnđộngviênđãápdụngthủthuậtnàynhiềunăm.Mọithứđềuchậmlại,vàbạncóthểnhậnthứcđượctấtcảnhữnggìđangdiễnra.CharlesGarfield,mộtnhàtâmlýhọcnghiêncứu,đãdànhnhiềunămnghiêncứuhàngtrămvậnđộngviênđẳngcấpquốctế.Trongcuốnsáchcủaông,Biểuhiệnđỉnhcao:Thủthuậthuấnluyệntinhthầncủanhữngvậnđộngviênvĩđạinhấtthếgiới(PeakPerformance:MentalTrainingTechniquesoftheWorld’sGreatestAthletes),ôngđãnói:

Tấtcảnhữngvậnđộngviênđỉnhcaomàtôiđãphỏngvấnđềunóirằnghọsửdụngmộtdạngthứcnghethửvềmặttinhthầncảtronghuấnluyệnvàthiđấu.

Tầmnhìntổchứcquantrọngnhưthếnào?JimClemmer,trongcuốnsáchcủaôngĐốtcháytoànbộnănglượng(FiringonAllCylinders),đãviết:

Tầmnhìntổchứccủabạnhoạtđộngnhưmộtthỏinamchâm.Nóhútngười,sựviệcvàtìnhhuốngvềphíanó.Mộtcáchkhácđểnhìnnhậntầmnhìnlàxemnónhưmộtnhàtiêntritựlàmmìnhhàilòng.Điềugìngườitatinlàsẽxảyra,ngườitasẽlàmchonóxảyra,thườnglàtheocáchvôthức.

Chúngtavừanóivềhànhđộngtheosausựrõràngcủabứctranh.Quátrìnhlậpkếhoạchđượcmiêutảtrongchươngnàygiúpbạnđạtđượcsựrõràngđócủabứctranh.Cósựkhácbiệtgiữaviệcmơvềviệccómộtđiềugìđótrongtươnglaivớiviệchìnhdungraviệccónótrongtươnglai.Hìnhdungámchỉcáinhìncónguyêntắc,cócấutrúchơnđốivớiviệcbạnđangnỗlựchoànthành.Bằngcáchhìnhdung,bạncóthểxemxétmụctiêucủamìnhtừnhiềugócđộkhácnhau.Bằngcáchkiểmtracôngviệccủabạntừtấtcảnhữnggócđộđượcmiêutảởđây,bạnsẽcóđượcsựrõràng,vàsẽbắttayvàothựchiệnnhữngviệcquantrọngnhấtvàcũnglànhữngviệcsẽđemlạikếtquảtuyệtvờinhất.

Bằngcáchmơướcvàhìnhdung(đượcthúcđẩybằngmộtquátrìnhlậpkếhoạchtốt),bạncóthểtạoranhiềulýdohơnđểđạtđượcđiềubạnđangtìmkiếmvàthúcđẩyniềmkhaokhátcủabạnđốivớinó.Mongmuốnvàkhaokhátchínhlànhântốquyếtđịnhbạncóhoànthànhđượcđiềubạndựđịnhhoànthànhkhông.

NgườiNhậtnổitiếngvớitốcđộhọcóthểđemmộtsảnphẩmmớitớithịtrường.Nhưnghọcũngnổitiếngvớiviệcmấtrấtnhiềuthờigianmớiđưarađượcquyếtđịnh.ĐiềunàyvốnđượcgắnmáckhôngđúnglàquátrìnhxâydựngsựđồngthuậncủangườiNhật.Đúnglàhọxâydựngsựđồngthuận.Nhưnghọcũngđảmbảolàmọigócđộđềuđượcxemxétkỹlưỡngtrướckhihọbắtđầu.Mộtkhiđãbắtđầu,họhànhđộngvớivậntốcchớpnhoáng.

Bạncầnphảituânthủtoànbộquátrìnhnàynếubạnmuốnhànhđộngtheocáchhiệuquảnhất.Quátrìnhlậpkếhoạchgiúpbạnkiểmtracôngviệctheonhiềugócđộ,quanđiểm.Bạnxácđịnhcácmụcđíchhợpthànhmụctiêu–côngviệc.Côngviệcđượcchiamụctheonhiềucáchphụtrợmànếubạnbỏbêviệclậpkếhoạchchitiếtnàybạnsẽkhôngthểthựchiệnđược.

Bạncầnphảicótổchức,sắpxếpđểcóthểtriểnkhaiquátrìnhlậpkếhoạchchotấtcảnhữngviệccầnthiếtnàymộtcáchhiệuquả.Bạnkhôngnhấtthiếtphảidànhthậtnhiềuthờigianchonó.Bạnmuốndànhphầnlớnthờigianthựchiệncáchànhđộng.Nhưngthờigian,côngsứcdànhchonó(choviệclậpkếhoạch)đềuxứngđáng.Khibạnhọclậpkếhoạchhiệuquảnhất,bạnsẽkhámpháralàbạnđangdànhmộtphầnthờigianhàngngàycủabạnđểhìnhdung,vàthậmchítốthơn,hiệnthựchóamụctiêucủabạnbằngquátrìnhnày.

THỰCHÀNHCHƯƠNG51.Camkếtlậpkếhoạchhànhđộnghàngngàyvàhàngtuần.Có

luyệntập,mộtbảnphântíchcôngviệcchotuầntớicủabạncóthểchỉcầntừ2đến4tiếngngàythứSáucủabạn,thậmchícóthểíthơnnếubạnvitínhhóaquátrìnhđó.Hãydànhra10phút,đểlậpkếhoạchhànhđộngngàyvàomỗibuổisángtrongtuầnlàmviệc,vàtheodõitiếntrìnhtrongsuốtcảngày.CôngviệclậpKếhoạchngàycủabạnsẽđơngiảnhơnnếubạnvạchratừmộtbứctranhlớnhơnlàKếhoạchtuần,vàlấydanhsáchviệccầnlàmhàngngàycủabạntừloạtnhiệmvụđượcphâncôngđểđưabạntiếngầnhơntớimụctiêulớn.

2.Hãylọcquatấtcảnhữngnguồncôngviệccủabạnnhưmộtphầnkếhoạchhànhđộnghàngtuầncủabạn.Hãyxácđịnhthứtựưutiênchonhữngviệckhácnhauđó,vàhãyvạchKếhoạchtuầncủabạn.Hãygiảmsốlượngnguồnbằngcáchkếthợpcácghichú“lạcloài”vàocùngmộtdanhsách.Hãysửdụnghệthốngkýhiệuhiệntạicùngvớinhữngvậttronghộpviệcchờxửlýcủabạnvàhồsơghinhớđểtạoradanhsáchhàngtuầncủabạn.

3.Hãynhớdànhmộtkhoảngthờigiannhấtđịnhtrongbảnkếhoạchcủabạnchonhữngcôngviệcphátsinh,khôngnằmtrongkếhoạchcủabạn.

4.Cầnxácđịnhcácmụctiêuquantrọngcầnphảihoànthành.Hãychianhỏcácmụctiêunàythànhcácnhiệmvụnhỏhơn.Mỗituầnmộtlần,hãytổngkếtnhữnghoạtđộngnày,vàhãysửdụngchúngđểtạobảnkếhoạchhànhđộngtuầnchobảnthân.Nêntínhnhữngdựánnàyvàonguồncôngviệcđượcđịnhnghĩaởbước2.

5.Hãyxácđịnhđiềugìquantrọngvớidoanhnghiệpvềlâu,vềdài.Bạnmuốndoanhnghiệp(hayphạmvihoặcmứcđộtráchnhiệm)củabạnởđâutrongnhữngnămtới?Bạncóthểmờinhânviêncủabạnthamgiavàoquátrìnhxácđịnhnày.Từquátrìnhnàyhãyxácđịnhcụthể(vàhãyviếtlại)bạnsẽlàmviệcvớinhữngmụctiêunàotrongmộtkhoảngthờigianxácđịnh.

6.Tạohồsơviệcđanglàmchomỗimộtmụctiêu.

7.Vạchrachiếnlượcđểhoànthànhmỗimụctiêuđó.

8.ViếtKếhoạchdựánbaogồmnhữngbướcchiếnthuậtcầnthiếtđểđạtđượcchiếnlượcđãđềra.

9.Hãythựchiệncuộctìmkiếmtinhthần.Hãyxemnhữnggiátrịbạnnắmgiữlàquantrọngnhấtđốivớibạn.StephenCoveygợiýbạntưởngtượngrằngbạnthamdựđámtangcủachínhbạn.Bạnhivọngngườitasẽnóigìvềbạntrongđiếuvăn?Trongcuộcđờibạn,điềugìbạnđãlàmmàbạncảmthấytựhàonhất?Vàvàocuốiđời,bạnhivọnglàmđượcgìvớicuộcđờicủabạn?

10.Hãynhớ,cómụcđíchtrongđờiđemlạiýnghĩasống.Mụcđíchsốngcủabạnlàgì?Nếubạnkhôngbiết,hoặcnếunókhôngrõràng,hãytìmcáchxácđịnhnó.Mộtsốngườicoiviệcxácđịnhđiềuđólàtuyênbốsứmệnhcủahọ.

11.Hãyxácđịnhnhữngmụctiêutrướcmắtđónggópphầnlớnchomụctiêuhoặcsứmệnhcủabạntrongđời.

12.HãyápdụngquátrìnhlậpkếhoạchPEPchonhữngmụctiêunày:

Chiếnlược

Kếhoạchdựán

ThờigianlậpKếhoạchtuần/tháng

Kếhoạchtuần

Chúcmaymắn!

CHƯƠNG6Xửlýthưđiệntửngay!Thách

thứclớnnhấtđốivớihầuhếtmọingười

TÓMLƯỢCCHƯƠNG6Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:

Cáchtốtnhấtđểxửlýlượngthưđiệntửvàthôngtinkhổnglồlàkhôngnhậnnóngaytừđầu!

Đặtranhữngtiêuchuẩnchocácloạithôngtinliênlạcbạnnhậnvàgửi.

Cáchxửlýthôngtinhiệuquảhơn.

Dựatrênkinhnghiệmtừchínhkháchhàngcủachúngtôi,tôicóthểnóinguồncăngthẳng,quátảiduynhấtvàlớnnhấtmàmọingườiphảitrảiquatrongcôngviệcbắtnguồntừlượngthôngtinmàhọcầnxửlý.Lượngthôngtinkhổnglồđóđếntừnhiềunguồnkhácnhau.Nguồnlớnnhấttrongsốđólàthưđiệntử–vàkhôngchỉlàthưđiệntửnộibộtrongtậpđoàn.Hiệnnaycòncóthưđiệntửtừnhiềunguồnkhác,trongđócóthưđiệntửtừcácdoanhnghiệpvàcácmạngxãhộinhưLinkedInhayFacebook.Vàcũngđừngquênnhữngtinnhắnvănbảnđượcchuyểntiếptừđiệnthoạivàdịchvụtinnhắnnhanh.

Vàinămtrước,hãngReutersđãtiếnhànhmộtnghiêncứu(phỏngvấn1.300nhàquảnlýởnướcAnh,Mỹ,HồngKôngvàSingapore)đểxácđịnhxemviệcquátảithôngtincó“đónggóp”nhưthếnàotrongcăngthẳng.Haiphầnbasốngườiđượchỏichorằngquátảithôngtingắnliềnvớicăngthẳngvớiđồngnghiệpvàgắnliềnvớicảmgiáckhônghàilòngvềcôngviệc;42%chorằngsựcăngthẳng

nàydẫnđếntìnhtrạngsứckhỏeyếu;61%chiasẻrằnghọđãhủycáchoạtđộngxãhộivìquátảithôngtin,và60%nóirằnghọthườngquámệtmỏivớinhữnghoạtđộnggiảitrí.

Vậynên,cũngkhôngquákhinóimọingườidườngnhưđangởtrongtìnhtrạngquátảitinhthầnkéodài.Nhiềunguồnthôngtindễgâymấttậptrungkhiếnmọingườikhócóthểvượtquahoặckhócóthểlàmviệcđược.TheomộtnghiêncứugầnđâycủatậpđoànRadicati,mộtcôngtynghiêncứuthịtrườngởPaloAlto,mộtngườisửdụngthưđiệntửbìnhthườngnhậnđược127bứcthưmỗingày,tăng51%sovớinăm2003.

TạpchíTâmlýhọcthựcnghiệmpháthiệnralàkhibạncứnhảyquanhảylạigiữacácnhiệmvụthìnãobạnphảimấtquãngthờigiandàigấpbốnlầnđểnhậnravàxửlý

đượcmỗiviệcmàbạnđanglàm.

―JulieMorgenstern,Khôngbaogiờkiểmtrathưđiệntửvàobuổisáng(NeverCheckE-mailintheMorning)

CarlHonore,nhàbáo,tácgiảcuốnsáchĐềcaosựchậmrãi(InPraiseofSlowness),nóimọingườichỉcóthểkỳvọng3phútkhôngbịngắtquãngtrướckhibịngắtquãng!Nhưngtrungbìnhphảimấttừ8đến11phútđểquaytrởlạivớiviệcbạnđanglàmkhibạnbịsaolãngbởimộtviệckhác.8đến11phútcóthểlàquáít.GiáosưGeorgescủaViệnnghiêncứuN.E.T,mộttácgiảchuyênviếtvềmôitrườnglàmviệc,đãnói:“Phảimấtkhoảng20phúttậptrungsứcmạnhtinhthầntrướckhinãolạicóthểsửdụngtốtnhấtthùytrước.”

Ngoàira,nhữngnhànghiêncứuởtrườngĐạihọcKing,ĐạihọcLuânĐôn,đãchỉrarằngchỉsốthôngminhIQcủanhữngngườiđượckiểmtratronglúcbịsaolãnghoặcbịquátảiđãgiảmkhoảng10điểm.Thêmnữa,khicáccôngtycấmgửivànhậnthưđiệntửvàocácngàythứSáu,họghinhậnnăngsuấttăngvàthưđiệntửgiảmtới75%,kểcảtrongnhữngngàykhôngphảilàthứSáu.

Chẳngnghingờgìkhihầuhếtchúngtađềuphảichịucảnhquátảithôngtin:Quánhiềuthưđiệntử,quánhiềuyêucầudànhchochúngtatừquánhiềunơi.Hệquảlàmôitrườnglàmviệcsẽcàngkhókhănhơn.

Dùthưđiệntửcóvẻnhưlàthủphạmchính,nhưngđiệnthoạidiđộng,thiếtbịkỹthuậtsốhỗtrợcánhânPDAvàlốikiếntrúcvănphòngmởđềutạoramộtmôitrườngdễbịsaolãng,khiếnmọingườikhócóthểtậptrungvàocôngviệc.

Chươngnàyđượcchiathànhhaiphầnchính.Phầnđầucungcấpnhữngmẹohayvànhữngýtưởngvềcáchgiúpbạnkhôngphảinhậnquánhiềuthôngtinngaytừđầu.Phầnthứhaitrìnhbàyvềcáchxửlý,theocáchnăngsuấtvàhiệuquảhơn,tấtcảnhữngthưđiệntửvànhữngthôngtinkhácxuấthiệntrênbàncũngnhưtrongmáytínhcủabạn.

PHẦN1:KIỂMSOÁTNHỮNGGÌBẠNNHẬNĐƯỢC

Trướctiên,cầnphảihiểulàchẳngcócáchđơngiảnnàođểgiảiquyếtvấnđềđặcbiệtnày.Chúngtathườngkhôngkiểmsoátđượcnhữngngườilàmviệcxungquanhmình.Ngaycảkhibạncóthamvọnglớnlàkiểmsoátsốlượngthưđiệntửvàkhốilượngthôngtinbạnnhậnđược,chắcchắnbạnsẽnhậnthấylànhữngngườilàmviệccùngvớibạnkhôngsẵnlònghợptácvớibạnđểthựchiệnýtưởngđó.

Hơnnữa,bấtkểbạncóchuyêntâmvớiviệctổchứcsắpxếpcácquytrìnhvàphươngpháplàmviệccủabạntớiđâu,bạncũngsẽvấpphảimộtngọnnúicảnđường.Luôncónhữngviệcgâyngắtquãng.Sẽcónhữngngàymàhòmthưđiệntửcủabạnđầyứ.Sẽluôncónhữngtrườnghợpkhẩncấpphávỡkếhoạchcủabạn.Đừnghốthoảng.Đừngđểnhữngkhókhănlàmbạnđichệchđường.Hãytiếptụcnắmgiữcáctrậttựvànắmquyềnkiểmsoát,vàdầndầnbạnsẽlàmđược.

Hànhđộngđầutiênbạncóthểlàmlàgiảiquyếtnhữngbứcthưquáhạnvàthiếtlậpmộtcơcấutổchứcđiệntửgiúpbạncóthểdễdàngtìmđượccácvật,cácviệcvàxửlýkịpthời.(HãyxemlạiChương3,phần“Cácbướcđểtổchức,sắpxếpthưđiệntử).Khibạnđãtổchức,sắpxếpvàđãxửlýhết,hãythửquanhữngýtưởngdướiđâyvàxembạncóthể“thuầnhóa”được“conquáivật”nàykhông.

Gửicàngnhiềuthưđiệntử,bạnsẽcàngnhậnđược

nhiềuthưđiệntử

Nếubạngửinhiềuthưđiệntử,bạnsẽnhậnđượcrấtnhiềuthưđiệntử.Nếubạnmuốncắtgiảmsốlượngthưđiệntửbạnnhậnđược,hãycắtgiảmsốlượngthưđiệntửbạntạora.Hãylựachọnkỹhơnkhigửithưđiệntửcũngnhưnộidungtrongthư,vàbạnsẽpháthiệnralàbạncóthểkiểmsoátđược,ởmộtchừngmựcnàođó,khốilượngthưđiệntửbạnnhậnđược.MộttrongnhữngvănphòngIBTcủachúngtôiởchâuÂuđãkhuyênkháchhànglàchỉnênchophépmạchthưđiệntửtrảiquabacấpđộ:tạora,trảlời,trảlờivàdừng.Nếuviệcgìđóphứctạptớimứccầnphảitraođổithôngtinnhiềuhơnhoặccầnphảiđịnhnghĩarõrànghơnmớiđưarađượcquyếtđịnh,thìcólẽđólàviệcthíchhợpnhấtđểnhấcđiệnthoạilên,thựchiệnmộtcuộcgọiđơngiản,hoặccólẽ,phùhợpvớimộtcuộcgặpriênghaingười.

Đẩyđểkéo

Nhiềucôngtyđãcắtgiảmđượcđángkểlượngthưđiệntửbằngcáchtạoramộtcổngthôngtin,chungchocảcôngty,nơiđăngtảinhữngthôngtinmàđángrađượcchuyểntảibởithưđiệntử,chophépmọingườitựdotruycậpvàođóthayvìphảixửlýtừngbứcthưđiệntửmột.

Nhữngcôngtynàyđãpháthiệnralàđăngtảinhữngbiênbảnhọp,nhữngđiểmhànhđộnglênmộttrangnộibộcóthểgiảmđángkểviệcsửdụngthưđiệntửđểtriểnkhaimộtdựán,mộtcuộchọphaymộthoạtđộng.

Nếubạnđượchỗtrợhànhchính

Trongnhữngngàyxưayêudấu(cáchđâykhônglâulắm),nhiềungườichúngtamaymắncótrợlýhoặcthưkýriêng.Trợlýthườngtậphợptấtcảcácloạithư,phânloạivàlọcnhữngthôngtinkhôngcầnthiết,rồichiathànhcácmụcđểngườiquảnlýxửlý.Nếubạncómộtnhânviênhànhchính,ngườiđónêntiếptụcthựchiệnviệcnày,nhưngbạnvẫncóthểyêucầungườitrợlýgiúpbạnnhữngviệcliênquantớithôngtinđiệntử.Hiểnnhiênlàviệcchuyểncáccuộcđiệnthoạitớitrợlýhoặcthưký,thayvìchuyểntớibạn,làmộtcáchgiảmtải.

Tôibiếtcónhữngngườiquảnlýcóngườihỗtrợxửlýthôngtin

xuấthiệntrênbànlàmviệccủahọtheocáchhiệuquảhơnnhiều.Ngườiquảnlýcóthểdànhthờigianngồicùngtrợlýcủamìnhđểcóthểxửlýsốthưđiệntửbằnglờinói,trongkhitrợlýghichéplạinhữngviệccôtacóthểtheodõi,hoặccóthểtựgiảiquyết.Ngườiquảnlýcóthểhướngdẫncôtrợlýxửlýnhanhhơnnhiều.Vàcôtasẽnhanhchóngnhậnrađượclàkiểuviệcnàongườiquảnlýkhôngmuốnhoặckhôngcầnxem,vàcóthểlọcnhữngviệcđóra,dùnhữngviệcđóxuấthiệndướidạngthưđiệntửhaythưthoại.

Đángtiếclàkhôngphảiaitrongchúngtacũngmaymắncómộttrợlýnhưthế.Nhưngbạncóthểlàmnhữngviệckhácđểlọccácthôngtinmàbạnnhậnđược.

Cácgiảiphápcôngnghệ

ChuyệnnhữngnhàcungcấpdịchvụInternet,nhữngnhàxuấtbảntrựctuyếnvànhữngcổngthôngtinđiệntửbánthôngtincánhâncủabạnchonhữngngườilàmthịtrườnglàrấtbìnhthường.Bạnbiếtđiềunàythôngquanhữngbứcthưrácbạnnhậnđược.Hầuhếtcáccôngtyđềucómộtphầnmềmlọcthưráckháhiệuquả.Bạncũngcóthểmuanhiềuứngdụngchomáytínhcánhânđểgiúpbạnkhôngphảinhậnthưrác.HầuhếtnhữngnhàcungcấpdịchvụInternetđềucảitiếncôngnghệlọcthưráccủahọvàthưráckhôngcònlàvấnđềlớntrongnhữngnămgầnđây.Tuynhiên,việcnhậnnhữngtàiliệuquảngcáobạnkhônghềmuốnvẫnrấtkhóchịu,lãngphíthờigian.

Cómộtphươngphápđểgiảmsốlượngthưrácbạnnhậnđượclàkhôngđăngkývàodanhsáchnhậnthưkhibạntruycậpvàocáctrangweb.Nếubạnđãđăngkýrồi,hãyhủyđăngkýđi.

Mộtpháttriển(vôvị)mớiđâyởnhiềucôngtylàlịchrác.Nhữngngườigửithưrácgửi“lờimờihọp”hiểnthịtrựctiếptrongphầnlịchcủabạn.Lịchráckhôngxuấthiệndướidạngthưđiệntử,vàkhônghiểnthịtronghòmthưđếncủabạnmàhiểnthịtrênphầnlịchcủabạn.Trongmộtsốtrườnghợp,vìnhữnghạnchếkỹthuật,chẳngcócáchđơngiảnnàođểngănchặnloạihìnhthưrácnày.Nếunótrởthànhmộtvấnđềthựcsựđốivớibạn,hãyđểnhânviênhànhchínhcủabạncàiđặtbộlọcđểgạttấtcảnhữnglờimờihọpđórakhỏitênmiềncôngtycủabạn.

Cuốicùng,đừngquêntinnhắnrác.Càngngàycàngcónhiều

ngườitrởthànhnạnnhâncủanó.Mộtlầnnữa,xinđượcnhắclại,cóvàigiảiphápkỹthuậtđểkiểmsoátítnhấtmộtphầncủanó.Nếuchuyệnđóxảyravớibạn,hãycânnhắc:

Hãyvàotàikhoảntrựctuyếncủabạn,truycậpvàothưđiệntửvàtùychỉnhtinnhắncủabạn,kíchhoạtcáccàiđặtđểchặntinnhắnquamạngInternet.

Hãyđăngkýđểđiệnthoạicủabạnchặnnhữngngườibánhàngquađiệnthoại.(ỞMỹ,hãysửdụngdịchvụĐừnggọitạitrangwww.donotcall.gov.)

Hãythậntrọngvớinhữngphầntảixuốngmiễnphí.Đừngbaogiờtảibấtcứthứgìtừmộtnguồnbạnkhôngbiếtvềđiệnthoạicủabạn.

Bạnquyếtđịnhkhinàoxửlýthưđiệntử

Chứcnăng“luậtlệvàcảnhbáo”củanhữngchươngtrìnhthưđiệntửthôngdụngnhấtcóthểlàmđượcnhiềuviệcchứkhôngchỉmỗichặnthưrác.BạncóthểđặtranhữngluậtlệvàcảnhbáođểnhữngbứcthưCc(gửicảchongườikhác)sẽvàothẳngthưmụcthưCcđểcóthểđọcvàomộtlúckhác.Nếucôngtycủabạngửibáocáongàyvềnhữngdựán,nhữngsảnphẩm,nhữnghoạtđộnghoặcnhữngthôngtinkhácmàbạnkhôngcầnphảiđọchàngngày,bạncóthểđặtramộtquyluậtđểtấtcảnhữngthưđóđượcgửiđếnvàomộtthưmụcvàhãydùnglịchcủabạnđểđặtchếđộnhắcnhởbạnkiểmtrathưmụcđónếucóbấtcứđiềugìmới.Nhưvậy,luậtlệvàcảnhbáokhôngchỉgiúpchặnnhữngthứbạnkhôngmuốnnhìnthấy,màcòncóthểđượccàiđặtđểbạncóthểchọnxửlýnhữnggìxuấthiệntronghòmthưđếncủabạnvàomộtthờiđiểmcụthểvàtrongnhữngtìnhhuốngmàbạnmuốn.

Thưđiệntửkhiếncôngviệccủachúngtatănggấp10lầnvàgiảmkhảnăngchúýcủachúngta100lần.

―ArtKleiner,tácgiảcuốnAithựcsựquantrọng(WhoReallyMatters)

Đồnggửi(Cc)và“Trảlờitấtcả”

Thậthữudụngkhilọcquatấtcảnhữngbứcthưđồnggửi(Cc)màbạnnhậnđược.Bạncócầnphảixembứcthưnàykhông?Bạncóthểyêucầungườigửichobạnrakhỏidanhsáchnhữngngườiđồngnhậnkhông?Bạncóthểđặtranhữngluậtlệvàcảnhbáođểchuyểnnhữngthưđồnggửicụthểvàomộtthưmụcđểcóthểxemvàomộtthờiđiểmthíchhợphơnkhông?Hãychọnlựakỹcàngtrướckhiquyếtđịnhđưaaivàodanhsáchđồngnhậnthưđiệntửcủabạn,vàhãykiênquyếttheođuổicáccáchđểloạibạnrakhỏidanhsáchđồnggửicủamọingười.

Giốngnhưmộtnguyêntắctổngquát,hãyhạnchếsửdụngchứcnăng“trảlờitấtcả”đốivớinhữngbứcthưmàbạnnhậnđược,trừkhitấtcảnhữngngườitrongdanhsáchđóđềucầnnhìnthấycâutrảlờicủabạn.Thayvàođó,hãychọnlựakỹcàngngườinàonênđưavàodanhsáchtrảlờicủabạn.

PHẦN2:QUẢNLÝVÀXỬLÝTHÔNGTINHIỆUQUẢ

Lúcnàybạnđãcắtgiảmđượcnhữngliênlạckhôngcầnthiết,bướctiếptheocủabạnlàxửlýhiệuquảnhữngthôngtinbạnnhậnđược.

Nhữngứngdụngbổsungchocácchươngtrìnhthưđiệntử–Sắpxếpthôngtin

CóvôsốphầnmềmbổsungcóthểcảithiệnMicrosoftOutlookvàLotusNotes,cũngnhưthưcủaGooglevàYahoovềmặtchứcnăng.SửdụngnhữngphầnmềmnhưBoxbe(www.boxbe.com),bạncóthểđặtramộtdanhsáchnhữngngườiđãđượcthôngquatrongsốnhữngliênlạccủabạncùngvớinhữngthưmụccụthểmàbạnchọn,đểquétlấyđịachỉ(chúngxemđâynhưlàdanhsáchkháchcủabạn).Sauđó,chươngtrìnhsẽphânloạivàlọcthưđiệntửcủabạnđểđảmbảobạnchỉnhậnđượcthưtừnhữngngườimàbạnđãđịnhrõ.Boxbetạoramộtthưmục“DanhsáchchờBoxbe”chonhữngtinnhắntừnhữngngườikháchkhôngđượcthôngqua.

Xobni(www.xobni.com)làmộtchươngtrìnhbổsungkhácgiúp

bạntìmkiếmthưdễdànghơn.Khimộtthưmớiđến,toànbộlịchsửliênlạccủangườigửixuấthiệnởthanhbêncạnh,baogồmcảnhữngphầnthoại,nhữngtàiliệuđínhkèmtrongquákhứvàcảchitiếtliênlạc.Xobnicóchứcnăngtìmkiếmnhanhgiúpthưvàngườibạntìmkiếmxuấthiệnngaylậptứckhibạngõ.

ClearContext(www.clearcontext.com)làchươngtrìnhbổsungmởrộngkhảnăngcủaMicrosoftOutlookđểnótựxácđịnhthứtựưutiên,tựsắpxếpvàquảnlýthưđiệntử,nhiệmvụcùngvớicáccuộchẹn.Chươngtrìnhtựđộngphântíchthưđiệntửđến,vàđánhdấunhữngthưđiệntửmớiquantrọngnhấttronghộpthưđến,đồngthờisànglọcnhữngtinnhắnkhôngmongmuốnđểgạtrakhỏihòmthưđến.Ứngdụngnàycòncókhảnănghủyđăngkýtừnhữnghộithoạilàkếtquảcủaviệcgửithưtheonhómhaytheodanhsách,chặnnhữngphảnhồicóthểlàmrốiloạnhòmthưđến.Chỉvớimộtcúnhấpchuột,ClearContextcóthểchuyểnđổithưđiệntửthànhnhữngnhiệmvụhoặcnhữngcuộchẹncóliênquan.Nhữngviệcnàyđượcgắnkếtvớinhauđểtạoramộtbốicảnhchotấtcảnhữnghoạtđộngtrongcuộchộithoạicủamộtthưđiệntử.ClearContextcòncóthểtrìhoãntinnhắnđểxửlývàomộtthờiđiểmsauđó,kiểunhưmộtnútlùigiờhẹnchothưđiệntửvậy.Sauđóbạncóthểchọnnhómcácthưlạiđểxửlý.Ứngdụngbổsungtựđộngphânloạivànhómcácthưđiệntửhộithoạicóliênquan,giữnhữngtinnhắntừcùngmộtmạchthưlạivớinhau.Tấtcảnhữngtinnhắncóliênquantớimộtdựánnàođó,cảthưđếnvàcảthưtrảlời,đềuđượctựđộngxếpvàonhữngthưmụcthíchhợp.ClearContextlàmộtcáinhìntổnghợptấtcảnhữngthưđiệntử,tàiliệuđínhkèm,nhữngliênlạc,nhiệmvụvànhữngcuộchẹnliênquantớimỗimộtdựán.

Thiếtlậptiêuchuẩn

NgoàibiệnphápĐẩyđểkéovàCấmthưđiệntửvàongàythứSáu,nhữngsángkiếnđượcápdụngphổbiếntrongnhiềucôngtykháccũngcóthểtạorakhácbiệtlớntrongkhốilượngcũngnhưcáchxửlýthôngtinvàgiaotiếp.Đầutiênlàtạoranhữngtiêuchuẩn:Khinàosửdụngthưđiệntử?Khinàosửdụngđiệnthoại?

Thưđiệntửnênđượctrảlờitrongvòng24giờ.Thưđiệntửkhôngphảilàphươngtiệnđượcchọnđểhìnhthànhnênmộtcuộchẹntrongvòng5phút.Nếuaicũnghiểuđượclàchỉcóthểtrôngchờthưtrảlờichothưđiệntửtrongvòng24giờ,thìhọsẽhiểulànếucó

việcgìcầnhoànthànhtrongvòngvàiphúttới,hoặchọsẽgọiđiệnthoại,hoặchọsẽgiảiquyếtnótrựcdiệnbằngcáchgặpmặt.Nênsửdụngđiệnthoạiđểnhậnđượcphảnhồinhanhhơn.Việcgìchỉmấtmộthoặchaiphútxửlýquađiệnthoạicóthểphảimất15hoặc20phútsoạnthư.

Bằngcáchthiếtlậpnhữngtiêuchíđượcápdụngrộngrãitrongkhắpcôngtyvềthờiđiểmsửdụngmộtphươngtiệngiaotiếpcụthể,lượngthưđiệntửsẽđượcgiảmvàmọingườicóthểhoànthànhviệchọcầnphảihoànthànhtrongkhoảngthờigianđãđịnh.

Vànhưđãnhắclúctrước,cũngcầnphảiđặtracáctiêuchuẩnchoviệckhinàothìgửiCcchongườikhácvàkhinàothìsửdụngchứcnăng“trảlờitấtcả”(rấthiếmkhi!).

Nhữngtiêuchuẩnkhác:

Tiêuđềcủathưphảiđượcghirõràngởdòngtiêuđề.

Mỗithưchỉnêncómộttiêuđềduynhất.

Vớinhữngchủđềđòihỏiphảihànhđộng,hãysửdụngchữviếttắtPHĐchoPhảiHànhĐộng.

Vớinhữngthưchỉcầnphảiđọc,hãyghichúPĐ.

Vớinhữngthôngtinchungchung,hãyghichúởdòngtiêuđềlàLTT(đểLấyThôngTin).

Xửlýthôngtin

Cáchtốtnhấtđểlàmviệclàlàmviệcnhưthểnhữngnhiệmvụđượclàmtrongmôitrườngtĩnhlặng,khôngbịquấyrầy,làmphiền.Cóvẻđiềunàyhơikhó,nhưnghãycốđểđạtđượcđiềuđó.

ThậtcầnthiếtkhiápdụngnguyêntắcLàmliềntayvàoxửlýthưđiệntử,cũngnhưvớigiấytờ,thưthoại,fax,tinnhắnnhanh,vànhiềuviệckhácnữa.Phầnđatrongsốnhữngvấnđềbạngặpphảikhixửlýkhốilượngthôngtinbạnnhậnđượccóthểđượcgiảiquyếtchỉbằngcáchđơngiảnlàlàmnóliềntay.Nhưnglàmliềntaykhinàomớilàquantrọng.

Gợiýđầutiêncủatôilàchỉnênkiểmtravàxửlýthưđiệntửhaihoặcbalầntrongmộtngày.Nếubạncảmthấycầnphảikiểmtranhiềuhơnthìcũngkhôngsao.Nhưngcầnphảinhớkỹhainguyêntắc.Quyđịnhlịchtrìnhthờigianbạnsẽkiểmtrathưđiệntử,vàkhikiểmtra,hãyhoànthànhtấtcảcácbứcthưtheophươngphápbốnnguyêntắcbêndưới.Khibạnkiểmtratrongkhoảngthờigianđãđượclênlịchcủamình,bạnkhôngđượcphépchỉnhìn,màcầnphảixửlýnóchotớikhihoànthànhvàlàmtrốnghòmthưđếncủabạn.Đểbắtđầu,hãysắpxếpthờigiantrongquyểnlịchcủabạnđểxửlýsốthưđiệntửcủabạn.Cóthểbạncầnphảiđiềuchỉnhthờigiandànhchoviệcđó,vàcóthểbạncũngcầnphảiđiềuchỉnhlượngthờigianphânbổchonó,dựatrênkinhnghiệmcủabạn.

Ngaycảkhivănhóadoanhnghiệpcủabạnyêucầuphảitrảlờithườngxuyênhơn,cũngđừngkiểmtratừngbứcthưmộtkhinóđến.Nếubạnđangtrongquátrìnhlàmviệcgìđó,chẳnghạnnhưđangcậpnhậtbảngtínhhayđangviếtbáocáo,hãyhoànthànhviệcbạnđanglàmdởrồisauđómớiđọcvàxửlýnhữngbứcthưgầnđây.

Đểgiúpbạnkiểmsoátđượctốthơn,hãytắttấtcảnhữngtiếngchuôngbáothưmớiđi.Kíchhoạtchứcnăngtinnhắnnhanhcủabạnmộtcáchcólựachọn.Hãysửdụnghộpthưthoại.Bạnlàngườiquyếtđịnhkhinàohoànthànhviệcgì.Nhưnghãynhớ,nếubạnquyếtđịnhphảihoànthànhviệcgìvàothờiđiểmnào,thìphảihoànthànhvàođúngthờiđiểmđó!

Bốnnguyêntắc

Hãynhớkhitôinóixửlý,tôikhôngcóýnóilànhìnđốngthưđiệntửvàquyếtđịnhxửlýchúngsau.Ýtôilàhoànthànhchúngngaylậptức.Nếukhôngthểhoànthànhđượcngay,hãyhoànthànhtớichừngnàocóthể,vàhãyghinhớđểtiếptụchoànthành.Nếumộtbứcthưđiệntửthểhiệnmộtcôngviệcđòihỏimộtkhốilượngthờigianlớn,hãysắplịchchonótrongcuốnlịchcủabạn,vàhãylưugiữlạithôngđiệpcủanó.NhữngchươngtrìnhnhưMicrosoftOutlookgiúpbạnthựchiệncôngviệcđómộtcáchđơngiảnbằngcáchnhấpchuộtvàkéothưvàochứcnănglịchcủabạn,vàấnđịnhngày,giờ.

Bạnchỉcóthểlàmbốnviệcvớimộtbứcthưđiệntử:

1.Làmliềntay.

2.Chuyểngiaongay.Chuyểnnóchođúngngườiđểthựchiện.

3.Hãyviếtgiấynhắcnhởbảnthântheodõinếubạnkhôngngheđượcphảnhồinàotrongmộtkhoảngthờigianhợplý.

4.Địnhrõngày.Nếuđólàbứcthưchỉmất30phúthoặcnhiềuhơnđểtrảlời,hãykéonóvàodanhsáchnhiệmvụhoặcvàolịchlàmviệccủabạn,vàviếtgiấynhớnhắcbạnthựchiệnnókhibạncầnphảithựchiện.

5.Hủybỏ(hoặclưugiữ).Hãyxóathưnếubạnkhôngcầnphảigiữ.Lưugiữnónếubạncầnphảilưugiữ.

Bằngcáchthiếtlậpbốnnguyêntắctrêntrongquátrìnhxửlýthưđiệntử,bạnsẽpháthiệnramìnhcóthểkiểmsoáttốthơnthờigiandànhchothưđiệntử.

Tắtthôngbáo

Hầuhếtcácứngdụngđềucólựachọnthôngbáobằngâmthanhhoặchìnhảnhkhibạnnhậnđượcmộtbứcthưđiệntử.Bạnnênhủykíchhoạthệthốngthôngbáođó.Bạnkhôngcầnđượcnhắcnhởnhữngviệcmàbạnkhôngcóýđịnhlàm.Hãytắtngaynhữngthôngbáokhóchịuđó.

Thưmụcviệcchờxửlý

Tôitinrằngtấtcảmọingười,kểcảnhữngngườisửdụngchứcnăngtìmkiếm,đềunêntạoramộtthưmục“việcchờxửlý”tronghộpthưđến.Chờxửlý,theođịnhnghĩa,làviệcđòihỏimộtphảnứnghoặcmộthànhđộngtừmộtngườinàođótrướckhibạncóthểhànhđộng.Bạnkhôngcầnphảithườngxuyênđượcnhắcnhởvềviệcbạnkhôngthểlàmđược.Thayvìđểbứcthưđótronghòmthưđếnnhưmộtvậtnhắcnhở,hãykéonóvàothưmụcviệcchờxửlý.Nếubạngửiđimộtbứcthưmàbạncũngcầnphảitheodõi,bạncóthểlựachọnhoặcđánhdấubằngcờtronghầuhếtcácứngdụngthưđiệntử,hoặcvàomụcthưđãgửicủabạnvàkéobứcthưđóvàothưmụcchờxửlý.Nếubạndựđịnhkiểmtrathưmụcviệcchờxửlýcủabạnhàngngày,bạnsẽcótấtcảnhữngviệcbạncầntheodõiởcùngmộtchỗ.

Càiđặtnhắcnhở

Nếutrongquátrìnhxửlýthưđiệntử,giấytờhoặcthôngtinkhác,bạncầnphảinhắcnhởlàmmộtviệcgìđóvàomộtthờiđiểmcụthểnàođó,tôicómộtvàinguyêntắccơbảnmàtôinghĩlàbạncóthểsẽthấyhữudụng.Đừngcàiđặtnhắcnhởchomộtnhiệmvụvàomộtthờiđiểmhoặcmộtngàybấtkỳtrongtươnglai.Bằngcáchsửdụngchứcnăngnhắcnhởtùytiện,bạncóthểmắcsailầmtrongviệccàiđặtnhắcnhởvàokhoảngthờigianmàbạnsẽkhôngthựchiện.Nhưvậylàbạnsẽnhanhchóngđánhmấtmụcđíchcủachứcnăngnày.Lờikhuyêncủatôilàkhibạncónhiệmvụcầnphảihoànthànhvàomộtngàyhoặcmộtgiờcụthểnàođó,hãyghinhớchongàythứSáutrướctuầnbạndựđịnhthựchiệnnhiệmvụđó.BằngcáchđặtnóvàongàythứSáu,bạncóthểđánhgiánhiệmvụsovớitấtcảnhữngưutiêndànhchotuầnkếtiếpkhibạnthựchiệncôngviệclậpkếhoạchhànhđộngvàtổngkếttuần.KhinhắcnhởxuấthiệnvàongàythứSáu,bạncóthểquyếtđịnhthờiđiểmnàotrongtuầntớibạnmuốnhoànthànhnhiệmvụđó.BạncũngcóthểấnđịnhnótrongmụcKếhoạchtuầnhoặcấnđịnhngàybắtđầuvàkếtthúchợplý.Dùlàcáchnàothìcuốicùngbạncũngsẽcómộtdanhsáchnhữnghoạtđộngtrongtuầntới,baogồmnhữngnhiệmvụmàbạndựđịnhhànhđộngtrongtươnglai.Tấtcảnhữngnhiệmvụđóđềusẽđượcxácđịnhthứtựưutiênvàđượclậpkếhoạch,vànhiềukhảnănglàsẽđượchoànthành!

KINHNGHIỆMTHỰCTẾXỬLÝTHƯĐIỆNTỬ

Mộttrongnhữngkháchhàngcủachúngtôi,GlaxoSmithKline(trướcđâylàSmithKlineBeecham)đãrấttửtếkhichiasẻmộtvàikinhnghiệmthôngminhtrongviệcxửlýthưđiệntửcủahọvớichúngtôi.Tôiđãtổngkếtnhữngýtưởngcủahọvàthêmvàomộtvàiýtưởngcủachúngtôi.Bằngcáchsửdụngnhữngýtưởngnày,bạncóthểtránhchobảnthânkhỏibịđauđầuvàkhỏiphảithêmviệc:

Khisoạnthảomộtbứcthưđiệntử,đảmbảodòngtiêuđềphảiđượcviếtrõràng.Hãyghichúnólàđểhànhđộng,đểlấythôngtin,đểđọchayđểlàmgìkhác.

Tựgiớihạnbảnthânlàmỗithưchỉcómộtchủđềthôi.

Hãytránhxanút“trảlờitấtcả”.

Sửdụngcácđoạnvănvàngữphápthíchhợp.

Mọingườithườngcoithưđiệntửmộtcáchtiêucựchơnsovớimộtcuộcđiệnthoạihoặcmộtcuộcgặpmặttrựctiếp.Đểtránhhiểulầm,hãytránhchếnhạo,châmbiếmtrongthư.

Hãysoạnthảonhữngthôngđiệptốthơn.Hãysửdụngnhữnglờigiảithích.Hãygạchchânnhữngviệcbạnmuốnnhấnmạnh.

Đừngtrảlờithưkhibạnđangcótâmtrạngkhôngtốt.

Khigửiđịachỉmộttrangwebtrongthưđiệntử,luônphảigõđầyđủđịachỉ,baogồmcảwww.

Hãyliệtkêtấtcảnhữngngườinhậntheohànhđộngyêucầuvàomục“Ngườinhận”(“To”)vànhữngngườikhácvàomục“Ngườiđồngnhận”(“Cc”).

Nếubạnlàmộtthànhviêntrongmộtmạngnộibộnàođó,hãytạomộtđườngdẫnchotàiliệuthayvìđưanóvàothưnhưmộtvậtđínhkèm.

Tránhnhữngbứcthưdài.Nếucầnphảiviếtdài,hãytạoramộttàiliệuriêngbiệtvàđínhkèmvàothư.

Hầuhếtcácứngdụngthưđiệntửđềuchophépchữkýđầyđủxuấthiệnởcuốithư.Hãytạochomìnhmộtchữkýriêng.

Hãykíchhoạtchứcnăngkiểmtralỗichínhtảtựđộngđểthưgửiđikhôngcólỗi.

Nếubạnthấymìnhviếtvàtrảlờithưvớicùngmộtđoạnvănbản,hãytạothànhmộtmẫutrongMicrosoftWord,sauđócắtvàdánđoạnvănbảnđóđểtiếtkiệmthờigian.

Khigửimộtbứcthưđểlấythôngtin(LTT)chomộtngườikhác,hãythêmmộtphầntómlượcởđầunóichongườiđóbiếthọcó

thểtìmthấyđiềugìtrongbứcthưđểhọkhôngcầnphảiđọctoànbộbứcthư.

Hãylậpdanhsáchngườinhậntrongsổđịachỉcủabạnđểđơngiảnhóaquátrìnhgửithư.

Tránhgửinhữngbứcthưkhôngcóliênquantớicôngviệc.

Nếubạnnhậnđượcmộttàiliệuđínhkèmtrongmộtbứcthưmàbạncầnphảigiữ,hãylưunóvàoổcứnghoặcổmáychủcủabạn.

Nhưmộthệquảcủaviệctoàncầuhóa,tốtnhấtlàhãytránhsửdụngnhữngtừviếttắt,từcấutạobằngnhữngchữđầucủamộtnhómtừhaybiệtngữđốivớitiếngAnh.

Nếuchỉnhsửahoặcthêmthắtvàotàiliệuthưđiệntửhiệncó,hãyviếtnhữngchỉnhsửađóbằngchữmàuđểngườinhậncóthểthấyrõràng.

Nếuthôngđiệptrongthưđiệntửlàtinxấu,đừnggửinó.Thayvàođó,hãygọiđiệnthoạihoặctiếnhànhmộtcuộchọp.

Thôngthuộcchínhsáchlưugiữthưđiệntửcủacôngtybạn.Hãytuânthủnhữngnguyêntắcvàluậtlệdocôngtybạnđặtra.

THỰCHÀNHCHƯƠNG61. Nếubạnvẫnchưahoànthành,hãyhoànthànhcôngviệc“thanhlọc”hòmthưđiệntửcủabạn,ápdụngBốnnguyêntắcchotớikhinóhoàntoàntrốngtrơn.Hãyhìnhthànhhệthốngthưmụcđểtấtcảnhữngbứcthưđiệntửquantrọngcủabạnđềuđượcsắpxếpsaukhiđãđượctrảlời.

2. Hãyxửlýthưđiệntửvàonhữngkhoảngthờigiannhấtđịnhtrongngày.Vớihầuhếtmọingười,haihoặcbalầntrongmộtngàylànhiềuhơnmứccầnthiết.Khibạnkiểmtranótrongkhoảngthờigianđãđượclênlịchcủabạn,đừngchỉnhìnmàhãyxửlýtừngbứcmộtchotớikhibạnhoànthànhvàdọnsạchhòm

thưđếncủabạn.Đểbắtđầu,hãysắpxếpthờigiantrongquyểnlịchcủabạnđểxửlýthưđiệntử.Bạncóthểcầnphảiđiềuchỉnhsốlầndànhchonó,cũngcóthểbạncầnđiềuchỉnhlượngthờigianbạnphânđịnhchonó,tùythuộcvàokinhnghiệmcủabạn.

3. Hãytắtthôngbáovàcảnhbáothưđiệntử.Kíchhoạtchứcnăngtinnhắnnhanhcủabạnmộtcáchcólựachọn.Hãysửdụnghộpthưthoại.Bạnquyếtđịnhcầnhoànthànhviệcgìvàkhinào.Nhưnghãynhớ,nếubạnquyếtđịnhviệcgìcầnhoànthànhvàothờiđiểmcụthểnàođó,thìphảihoànthànhviệcđóvàođúngthờiđiểmđó!

4. Hãylựachọnkhinàonêngửimộtbứcthư.Nếubạnmuốngiảmsốlượngthưđiệntửbạnnhậnđược,hãygiảmsốthưđiệntửbạngửiđi.

5. Hãyhọccáchsửdụngchứcnăngđặtquytắcchoứngdụngthưđiệntửcủabạn,vàkhôngchỉđặtquytắcchothưrác.Hãysửdụngchứcnăngđóđểcủngcốviệcxửlýnhómthưđiệntử,điệnthoại,giấytờ,…Hãynhớmáytínhlàmộtchuỗikýtự.Khithiếtlậpmộtquytắc,phảinhớcẩnthậnvàviếtchínhxáctừtạoquytắc.

6. Hãytìmkiếmtrongcácứngdụngbổsunghỗtrợchươngtrìnhthưđiệntửcủabạnnhữngtínhnănggiúpchoviệcsànglọc,tìmkiếmvàsắpxếpthôngtincủabạntrởnêndễquảnlýhơn.

7. Khibạncónhữngnhiệmvụcầnhoànthànhvàomộtngàyhoặcmộtgiờcụthểnàođó,hãyđặtnhắcnhởvàongàythứSáutrướctuầnbạnđịnhthựchiệnnhiệmvụ.Bằngcáchđó,bạncóthểđánhgiánhiệmvụsovớitấtcảnhữngưutiênbạnđịnhdànhchotuầnkếtiếpkhibạnthựchiệnlậpkếhoạchvàtổngkếttuần.

8. Lầnlượttừngbướcmột,hãyxemlại“Kinhnghiệmthựctếkhixửlýthưđiệntử”đểbiếtnhữngcáchcảithiệnquátrìnhxửlýthưđiệntửcủabạn.

CHƯƠNG7Theođuổivàhoànthành

Khibạnhiểuđượcýnghĩasâuxacủatừthànhcông,bạnsẽpháthiệnra

nóchỉđơngiảnlàhoànthành.

―F.W.Nichol

TÓMLƯỢCCHƯƠNG7Trongchươngnày,bạnsẽhọcđượccách:

Kiêntrì;kiêntrìlàyếutốquantrọngnhấtcủathànhcôngtrongcôngviệcvàcuộcsống.

Đặtcáchệthốngvàođúngchỗđểgiúpbạnnhớđượccácchitiết.

Sửdụnglịchvàcáccôngcụkhácđểtheođuổivàhoànthành.

Tậpủyquyềnhiệuquả.Pháttriểnkhônggiớihạnchỉcóthểxảyrakhicósựhỗtrợcủangườikhác.

Lậpkếhoạchđemđếnsựrõràng,vàvớisựrõràng,bạncóthểhànhđộng.Bằnghànhđộng,bạnđãđiđượcnửađường.Nhưngviệcbạnthànhcôngvàhiệuquảđếnđâulạiphụthuộcchủyếuvàomứcđộgắnkếtcủabạnvớiđiềubạnđangcốhoànthành.Bạnsẽphảiđốimặtvớihaitrởngạilớn:bảnthânbạn–bạncólàmviệchướngtớimộtmụctiêu,vượtquanhữngtháchthức,nhữngbướclùi,nhữngthấtbạivànhữngthấtvọngchotớikhibạnđạtđượcmụctiêuđókhông;vànhữngngườikhác–việckhiếnngườikháclàmviệcbạnmuốnhọlàmhiệuquảđếnđâu?Đểthànhcông,bạncầnkiêntrì,vàcầnmộthệthốnggiúpbạncủngcốsựkiêntrìđó.Maymắnlàviệcnàycóthểdễdànghoànthànhhơnsovớibạntưởngtượngbanđầu.

Hãyđểtôinóichobạnbiếtbímậtđãdẫntôitớimục

tiêucủamình:Sứcmạnhcủatôichủyếunằmởsựdẻodai,kiêntrì.

―LouisPasteur

KIÊNTRÌKhitôinóigắnliềnvớinó,ýtôilàhoàntoàntheonghĩađencủa

nó.Việcđượchoànthành,mụctiêu,mụcđíchđạtđượcphầnlớnlàvìngườimuốnchúngsởhữutính-bám-dínhđểbuộcchúngphảixảyra.CalvinCoolidge,tổngthốngthứ30củaHoaKỳ,đãnói:

Khônggìtrênthếgiớicóthểthaythếđượcsựkiêntrì.Tàinăngkhông;chẳngthiếugìnhữngngườitàinăngnhưngkhôngthànhcông.Thiêntàicũngkhông;thiêntàikhôngđượctặngthưởnglàcâucửamiệng.Giáodụccũngkhông;thếgiớiđầyrẫynhữngngườivôdanhcógiáodục.Kiêntrìvàquyếttâmlàhaithứquyềnnăngnhất.

Trảinghiệmcủabạnsẽnóivớibạnlàđiềunàyđúng.Mọiviệcxảyravìbạnkhiếnchúngxảyra,và/hoặc(bạn)kiêntrìchotớikhichúngxảyra.QuanhệgiữaviệclậpkếhoạchvớisựkiêntrìđượctổngkếtrõnhấttrongtríchdẫncủaNapoleonHilltrongcuốnThinkandGrowRich.Ôngđãnói:

Phầnlớnmọingườithấtbạivìhọthiếukiêntrìtrongviệctạoranhữngkếhoạchmớiđểthaythếnhữngkếhoạchđãthấtbại.

Đâylànềntảngcơbảncủaquátrìnhlàmviệc.Phảibiếtđiềubạnmuốn.Phảilậpkếhoạchđểđạtđượcnó.Phảihànhđộngtheokếhoạch.Phảitheođuổichođếnkhinóxảyra,hoặcpháttriểnnhữngkếhoạchmớiđểnóxảyra.Theođuổihếtkếhoạchmớinàytớikếhoạchmớikhácchotớikhiđạtđượcđiềubạnmuốn.Bạnlàmtốtnhưthếnàophụthuộcvàoviệcbạntổchứcsắpxếptốtrasao.

BằngcáchtuântheocácbướccủaPEP,bạnsẽtrởthànhmột

ngườicóđịnhhướnghànhđộng.Bạnđãsắpxếpkhônggianlàmviệccủabạn,vàbạnđãcónhữnghệthốngởđúngchỗđểgiữnótheocáchđó.Bạnbiếtcáchđặtcácmụctiêuvàlậpkếhoạchđểđạtđượcnhữngmụctiêuđó.Nhữngnguyêntắcnàycũngcóthểápdụngđểbạncóthểtheođuổivàhoànthành.

Khichúngtakiêntrìtheođuổithìmọiviệctrởnêndễdànghơn–khôngphảibảnchấtcủamọiviệcđãthayđổi,

màkhảnăngcủachúngtađãđượctăngcường.

―RalphWaldoEmerson

KIÊNTRÌ–TẬPCHOMÌNHTHÓIQUENLÀMNHỮNGĐIỀUKHÔNG

THÍCHLÀMKiêntrìlàhệquảtrựctiếpcủathóiquen.

Tâmtríhấpthụvàtrởthànhmộtphầncủanhữngkinhnghiệmhàngngàymànónuôidưỡng.

―NapoleonHill

Tôilàmộtngườichạybộ.Tôiđãchạyđượchơn20nămrồi.Tôicómộtlịchtrình.Tôithứcdậyvàobuổisángvàtôimặcquầnáothểthaovào.Tôirakhỏinhàvàchạychotớikhitôitỉnhhẳnvàquayvềnhà!Gầnnhưkhôngcóngoạilệ,ngàynàotôicũngchạy.Tạisao?Vìtôithấyviệcchạyrấtkhó!Thậmchílàsau20năm.Tấtnhiên,tôithíchchạy–khiđãchạyxong!Nếubênngoàitrờimưahoặclạnh,tôisẽtựhỏi:“Mìnhcóthíchchạykhông?”Cólẽtôikhôngthích.Vậylàtôikhôngchomìnhlựachọn.Tôisửdụnglịchtrìnhvàthóiquencủamìnhđểvượtquabấtcứxuhướngnàomàtôicóthểkhôngthựchiệnnó.

Thóiquentốtlàchìakhóacủamọithànhcông.

―Mandino,TácgiảcuốnsáchNgườibánhàngvĩđạinhấttrênthếgiới(TheGreatestSalesmanintheWorld)

Tôithấythậtthúvịkhipháthiệnranhữngngườixuấthiệnởphòngtậpthểdụcngàynàocũngđếnvàođúngmộtgiờ,đềunhưvòngquayđồnghồvậy.Tậpthểhìnhvớihọcũngkhôngdễdànghơnsovớinhữngngườikhác.Tôibiếtvìtôithườngnghethấyhọnóikhitập:“Việcnàychẳngbaogiờtrởnêndễdànghơn!”Họcómộtlịchtrình–cùngmộtthờiđiểm,cùngmộtchỗvàrấtnhiềubàitập.Đâychínhxáclàđiềubạnmuốnnếubạnđangnỗlựctậpthểdục!

Bíquyếtcủanhữngngườithànhcôngnằmởchỗngườiđóđãhìnhthànhđượcthóiquenlàmnhữngviệc

mànhữngkẻthấtbạikhôngthíchlàm.

―AlbertE.N.GraytácgiảbàibáoMẫusốchungcủathànhcông(TheCommonDenominatorofSuccess)

Việchìnhthànhcácthóiquenvàlịchtrìnhgiúpbạncủngcốtínhkiêntrì.Tôiquantâmtớithểdụcvìnhiềungườitrongchúngtathíchtậpthểdụcthườngxuyên.Chúngtathíchkếtquả,nhưnglạithấykhócóthểbắtđầuhayduytrì.

Trongbàidiễnthuyếtđầycảmhứngcủamìnhchocáchãngbảohiểmnăm1940,sauđóinthànhbàibáoMẫusốchungcủathànhcông,AlbertGrayđãnói:

Cólẽbạnđãnảnlòngbởicảmgiácbạnkhôngthíchmộtsốtínhcáchcủachínhmình,điềumàngườithànhcôngthườngkhôngbịảnhhưởng.Cólẽbạnđãtựhỏitạisaonhữngnhàsảnxuấtlớnnhấtlạithíchlàmnhữngviệcmàbạnkhôngthíchlàm.

Họkhôngthích!Vàtôinghĩđâylànhậnđịnhmangtínhkhuyếnkhíchnhấtmàtôitừngchiasẻvớimộtnhómngườibánbảohiểmnhânthọ.

Nhưngnếuhọkhôngthíchlàmnhữngviệcnàythìtạisaohọlạilàm?Vìbằngcáchlàmnhữngviệchọkhôngthíchlàm,họcóthểhoànthànhnhữngviệchọmuốnhoànthành.Ngườithànhcôngbịảnhhưởngbởikhaokhátđạtđượcnhữngkếtquảđemlạisựhàilòng.Ngườithấtbạibịảnhhưởngbởinhữngphươngphápđemlạisựhàilòngvàcóxuhướnghài

lòngvớinhữngkếtquảđạtđượcbằngcáchlàmnhữngviệchọthíchlàm.

Mỗithànhcôngnhỏđạtđượcđềuphảithôngquathóiquen.Conngườihìnhthànhthóiquenvàthóiquenhìnhthànhtươnglai.Nếubạnkhôngchủđịnhtạolậpthóiquentốt,thìbạnsẽhìnhthànhnhữngthóiquenxấumộtcáchvôthức.Bạnlàconngườihiệntạicủabạnvìbạnđãhìnhthànhthóiquentrởthànhconngườiđó,vàcáchduynhấtđểbạncóthểthayđổiđượcđiềuđólàthôngquathóiquen.

Vậynên,bímậtlàhìnhthànhnhữngthóiquentốt.Hãytạolậpmộtlịchtrình,vànósẽhìnhthànhmộtthóiquen.Thóiquengiúpviệckiêntrìtrởnêndễdànghơn.

Chỉcómộtthóiquenmớicóthểxóabỏđượcmộtthóiquen.

-Ogmandino

Hình7.1.Chúngtacótrínhớtruycậpngẫunhiêngiớihạn

QUÊNVIỆCPHẢINHỚHầuhếtnhữngngườitôinóichuyệnđềutựhào,ởmộtchừng

mựcnàođóvềkhảnăngnhớ“mọiviệc”họcầnphảihoànthành.Đólàmộttròchơitinhthầnmàhọthamgia.Dùmộtlúcnàođó,điềunàycóthểkhôngsao,nhưngnhịpđộcôngviệcvàcuộcsốnghiệnnayđãgiatăng,khốilượnghoạtđộngmàchúngtaphảithựchiệncũngtăngnhiềutớimứckhócóthểtrôngchờgiữđược1.000việccầnlàmtrongđầu.

Tôikhôngtinlàbạnthựcsựmuốncủngcốkhảnăngnhớhàngtrămchitiếttạonêncôngviệcnàycủabạn.Nhữngnhàquảnlývànhữngngườiđiềuhànhlạiquantâmhơntớiviệcquêntấtcảnhữngviệchọcầnphảilàm.Đúng,tôivừamớinhắctớitừquên.Điềumọingườicầnlàmộthệthốngđúngđắn,đặtđúngvịtrí,chophéphọnhớchitiếtnàykhi,vàchỉkhi,họcầnphảinhớ.

Nghecóvẻđiênkhùng,phảikhông?Khônghẳn.

NgườitanóirằngAlbertEinsteinkhôngthểđọcđượcsốđiệnthoạicủachínhmình.Khiđượchỏitạisao,ôngthườngtrảlờilà:“Tạisaotôilạiphảinhớchứ?Lúcnàotôicũngcóthểtìmthấynótrongdanhbạcơmà.”

SỰÁMẢNHVÀTHỜIGIANBạncóbaogiờđểýlàlầnđầubạnláixetớimộtnơixalạsẽlâu

hơnlầnthứhaihoặclầnthứbakhông?Cóbaogiờbạnthắcmắctạisaokhông?Lầnđầutiênbạnláixetớinơinàođóbạnthườngcảnhgiácxembạnđangởđâuvàbạnsẽđiđâu.Bạncònmảitìmkiếmcáccộtmốcchỉđường.“BadãynhàquacửahàngbánthuốctrênđườngHilton”buộcbạnphảiđểmắttìmkiếmcửahàngbánthuốcvàđếmnhữngdãynhà.Khibạnđãđếnđóvàilần,bạncóthểláixemàgầnnhưkhôngđểýtớinhữngcộtmốcquenthuộc.Bạnbướcvàoôtôvàđiềutiếptheobạnbiếtlàbạnđãởđó!Cảmgiácvềthờigiankhôngliênquangìtớiviệcbạnláinhanhthếnàomàliênquannhiềuhơntới

nơibạnhướngsựtậptrungcủamìnhvào.Bấtcứngườiláixenàongàyhômnaycũngcóthểđồngývớibạnlàcóquánhiềungườiđangláixetrongthếgiớitinhthầncủariênghọ.Họbịámảnh.

Khibạnbịámảnh,bạnsẽthấythờigianvùnvụttrôiđi.Bạnsẽcókinhnghiệmbắtđầumộtngàylàmviệcchỉđểpháthiệnrađãđếngiờăntrưa,bạnbănkhoănkhôngbiếtbuổisángcủabạnđãđiđâumất,vàbạnđãhoànthànhđượcviệcgì.Thôngthường,nguyênnhâncủasựámảnhnàylànỗlựchiểuvàduytrìhàngnghìnviệcchúngtacầnphảihoànthành.Đólàhệquảcủaquátrìnhlậpkếhoạchkém.Đólànỗlựcghinhớ,bằngtinhthần,tấtcảnhữngviệcchúngtacầnphảitheodõivàthựchiện.

Tôitinrằngviệcámảnhthườngxuyên,vớitấtcảnhữngviệcchúngtaphảilàmlàviệcngốnthờigianvànănglượngnhiềunhất,làràocảnlớnnhấtđốivớihiệusuấtcánhân,vàlàđiềumàtấtcảchúngtađềucóthểlàmgìđóđểchúngtacóthểkiểmsoátđượcthờigian,côngviệcvàcảcuộcsốngcủachúngta.

Bấtcứkhoảnhkhắcnàobạnbậnrộn,bạnbịámảnhthìđócũngchínhlàkhoảnhkhắcbạnkhôngrảnhrỗiđểquản

lýthờigiancủamình.

―JamesMcCay,TácgiảcuốnsáchQuảnlýthờigian(TheManagement)

TỔCHỨC,SẮPXẾPCÁCHỆTHỐNGTHEODÕIHIỆUQUẢ

Khitôiđếnbànlàmviệccủamộtngườinàođó,tôithườngthấynó“ngậpngụa”nhữngtờnhắcnhởviệccầnlàm,dướidạngnhữngtờgiấynhớdánkhắpmànhìnhmáytínhvàởkhắpcácbềmặtcóthểhìnhdungrađược.NgaycảkhibạncóthóiquenLàmliềntay,thìvẫncònrấtnhiềuviệcbạnkhôngthểhoànthànhvàothờiđiểmđóvìlýdonàyhoặclýdokhác.Cũngdễhiểukhimọingườiđểlạinhữngtờgiấynhắcviệcchomình.

Tuynhiên,việcdánnhữngtờgiấynhớchìnhìnhtrướcmắtbạn

khôngđồngnghĩavớiviệcbạnsẽlàmviệctậptrung,chuyêntâmvàhiệuquả.Nếunhữngmẩugiấynhớnhỏbénàykéodàiquálâuthìcuốicùngngườitasẽđuimùtrướcnó.ThườngxuyênnhìntấtcảnhữngtờgiấynhớnàyvàliêntụcquyếtđịnhkhônglàmbấtcứviệcgìtrongsốđóchỉcủngcốthóiquenKhônglàmliềntaymàthôi.

Nhữngcôngcụđơngiảnvàdễdàngởđúngchỗtạođiềukiệnchobạnvượtquanhữngvấnđềnàyvàchuyểnsangcôngviệcquantrọngnhấtcủabạn.

Theodõigiấytờ

Vìgiấytờthườngrấtnhiềuvàlàmộttrongnhữngđiềugâyphiềnhàlớnnhất,nênchúngtahãybắtđầubằngcáchthảoluậnsẽxửlýgiấytờnhưthếnào.Bạnbiếtcóthểdọndẹpgiấytờrakhỏibànlàmviệccủamìnhvà“chuyểntiếp”sangmộtthờiđiểmthíchhợpđểxửlýchúng.Bạncóthểlàmviệcnàyvớihệthốnghồsơghinhớgiúpbạnsắplịchchocácviệctheotừngngàytrongtháng(từngày1tớingày31),hoặctheotháng(từthángMộttớithángMườihai)tùytheongàyđếnhạn.

Nhưchúngtađãthảoluậntrongchương3,chỉcầntạomộtmẩugiấynhớđơngiảnchochínhbạntrongquyểnlịch,sauđóhãydànhthờigianđểlàmviệcđó.Hãyđặttờgiấynhớ–mẩugiấybạnthựcsựlàmviệc–vàohệthốnghồsơghinhớvàođúngngàybạnđãsắpxếptronglịchcủamình,đểnósẽxuấthiệnvàođúngngàybạnđãđịnhsẵnchonó.Hãyđặtnhữnggiấytờphảichờthôngtin,ýkiếnbổsungcủangườikhácvàohệthốngghinhớ.Chẳnghạn,nếubạngửithưchomộtkháchhàngvàhivọngsẽnhậnđượcphảnhồitrongvòngmộttuần,hãyđặtmộtbảnsaocủabứcthưđóvàohệthốngghinhớcủabạn.Saumộttuần,bảnsaobứcthưcủabạnsẽhiệnra,nhắcbạnnhớliênlạclạivớikháchhàngđóđểtheodõisátsaohơn.Nếunhậnđượcphảnhồi,phảnhồiđósẽchobạnbiếtbướctiếptheocầnlàmlàgì.Dùthếnàothìtờgiấynhớcũngnhắcbạntheodõivàhoànthànhcôngviệc.

Mộtôngchủthôngminhvàthànhcôngđiềuhànhmộtngânhàngcỡtrungcũngsửdụnghệthốngnày.Ôngcómộthệthốngghinhớđượcđánhsốtừ1đến31vàtừ1đến12.Ôngsửdụngcôngcụtheodõinàyđểghilạitoànbộhoạtđộngcủangânhàng.Ôngcóthểấnđịnhnhiệmvụvàcôngviệcchomọingườihoặcviếtlạinhữngviệccần

hoànthànhvàsửdụnghệthốngghinhớđểướclượngkhinàoôngnghĩmộtnhiệmvụhoặcmộtdựáncóthểđượchoànthànhmộtcáchhợplývàhiệuquả.Khigiấyghinhớxuấthiệnvàomộtngàytrongtươnglai,ôngtheodõivàhoànthành.

Nhữngviệctuyệtvờiđượchoànthành,khôngphảibởisứcmạnh,màbởisựkiêntrì.

―SamuelJohnson

Sổghichép

Tậphợptấtcảnhữngnhiệmvụnhỏbạncầnlàmtrongmộtcuốnsổgiúpbạnloạibỏnhữngmẩugiấyghichúvứtbừabãitrênbànlàmviệccủamình.Mộtcuốnsổghichéptrởthànhcôngcụnhắcnhởhiệuquảđốivớinhữngviệckhôngtênvốnlàmộtphầnviệctấtyếutrongngàycủamọingười.Bạncóthểsửdụngnókhibạnđộtnhiênnhớramộtviệcgìđómàbạncầnlàmvàmuốncómộtchỗđểviếtlạiviệcđó.Đồngnghiệpcóthểtạtquavàbảobạnkiểmtramộtviệcgìđó,rồisẽquaylạihỏisau,sổghichéplànơibạncóthểviếtlạiyêucầuđóvàlàphươngtiệnđểbạntiệntheodõi.

Tôikhuyênbạnnêndùngmộtcuốnsổghichépcókíchthướctừ15đến25cm.Hãysửdụngmộtcuốnsổghimhoặckhâu,đừngsửdụngsổgáyđóng,đểcóthểdễdàngxécáctranggiấy.Trongcuốnsổđó,hãyduytrìnhậtkýcáchoạtđộngtheothờigian.Bạnnênghingàychomỗimụctrongsổ.Viếtchữto,vàkẻnhữngđườngthẳngrõrànggiữacácmục,đểbạncóthểdễdàngphânbiệtcácnhiệmvụ.Khibạnhoànthànhmộtnhiệmvụ,hãygạchchéovàonhiệmvụđó(xemHình7.2).Điềuđógiúpbạnnắmđượcviệcgìđãđượchoànthànhvàviệcgìvẫncòntồnđọng.

Hình7.2.Cácmụcghichéptrongmộtcuốnsổghichépmẫu

Mộtnhàquảnlýđiềuhànhtoànbộmộtdoanhnghiệpcũngsửdụngcôngcụnày.Mọiviệcôngtacầnnhớđềuđượcghilạitrongsổghichépcánhân.Điđâuôngcũngmangtheocuốnsổđó.

Sửdụngsổghichépđểtổchức,sắpxếpvàghinhớnhữngviệccầnlàmcóthểlàmộtcôngcụhiệuquả,đặcbiệtlàđốivớinhữngngườilàmthưký.Trênthựctế,gầnnhưtấtcảnhữngthưkýchuyênnghiệptôiđãlàmviệccũngđềucómộtcuốnsổghichépkiểunày.

Chotớikhibạnthànhthạovớiviệcviếtlạimọithứtrongcuốnsổđó,tôikhuyênbạnhãyluônđểnómởsẵntrênbànlàmviệccủamình.Nếukhôngbạnsẽlấybấtcứthứgìgầnnhấtđểviếtvàbạnsẽkhông

hìnhthànhđượcthóiquensửdụngsổghichép.

Cácgiảiphápđiệntửchosổghichép

Nếubạnsửdụngsổghichépbằnggiấy,bạnbiếtgiớihạncủanó.Làmthếnàođểchiasẻthôngtintrongsổghichépcủabạnvớingườikhác?Làmthếnàobạncóthểtìmkiếmthôngtinmộtcáchdễdàng?

MộttrongnhữngkháchhàngngườichâuÂucủatôiđãpháthiệnramộtứngdụngphầnmềmthaythếrấttốtchomộtcuốnsổghichépbằnggiấy.HọsửdụngphầnmềmMicrosoftOneNote.Từkhảnăngtìmkiếmnhanhhơntớikhảnăngchiasẻthôngtindễdànghơn,OneNotegiúpviệcquảnlýthôngtintrởnêndễdànghơn.Nócóthểtậphợpvàsắpxếpvănbản,hìnhảnh,chữviếttaykỹthuậtsố,ghiâmhìnhvàtiếng,tấtcảtrongmộtcuốnsổghichépkỹthuậtsốtrênmáytínhcủabạn.Bạncóthểtìmkiếmvàsắpxếpthôngtinkhôngchỉthôngquatínhnăngtìmkiếmhoặcsửdụngtừkhóatrongvănbảnmàcòncóthểtìmkiếmvănbảntrongtranhảnhhoặctừcâu,từphátngôntrongghiâmhìnhvàtiếng.Nhữngghichéptrongcuộchọp,nhữngbiênbảnghinhớ,nhữngquyếtđịnhnhómvànhữngkếtquảđộngnãođềucóthểđăngtảiđểtấtcảmọingườicóthểthấyvàtheodõiđược.Nếubạnlàmộtngườithíchgiữnhữngghichép,bạncóthểcânnhắcsửdụngphầnmềmnày.

Cáchệthốnglịch

Ngaycảkhibạnsửdụngmộtcuốnsổghichép,bạnvẫncầnmộthệthốnglịch.Trênthịtrườngcórấtnhiềuhệthốnglịch.Mỗihệthốngđềucómột“triếtlý”tíchhợpvềquảnlýthờigian.Tấtcảnhữngcôngcụlậpkếhoạchnàyđềulànhữngcôngcụdễtheodõi.Suychocùng,chắcchắnbạnsẽkiểmtralịchcủamìnhhàngngày,nênđólàmộtnơilýtưởngđểviếtlạinhữngviệcbạnmuốnnhớ.Vìlịchđượcchiathànhcácngày,nênnócóthểdựđoánnhucầutươnglai,vàbạncóthểsửdụngnónhưmộtkiểuhồsơghinhớ.

Mộtlưuýchobạnlà:Dùbạnchọnhệthốnglịchtođểbàngiấyvớinhiềukhuvựcvàtínhnănghoặcmộthệthốnglịchđơngiảncóthểđútvàotúihoặcví,bạnhãysửdụngloạinàocótínhnănghiểnthịlịchcảtuần.Điềunàysẽcủngcốkhảnănglậpkếhoạchtheotuầncủabạnvàtăngkhảnăngthànhcôngcủabạncảtronghoạtđộnglậpkếhoạch,lẫnthựcthicôngviệc.

Nếumuốnsửdụngmộthệthốnglớnvàphứctạphơn,bạncóthểgộpnhữngmụcnhỏnhưmụcsổđịachỉ,mụcKếhoạchdựánhoặcmụcdànhchonhữngghichépbạnthựchiệntrongsuốtcáccuộchọp.Hãyhọccáchsửdụngđểkhaithácđượctốiđahệthốnglịchcủabạn.Mộtchúttưởngtượngkếthợpvớihuấnluyệncơbản,phươngphápthửvàsaisẽđemlạichobạnkhảnăngtheodõivàhoànthành.

Mộthệthốnglịchhiệuquảsẽgiúpbạn:

Nhắcbạnnhớvềnhữngnhiệmvụtrongtươnglai

Ghichúcáccuộchẹn

Viếtdanhsáchnhữngviệccầnlàmhoặclậpkếhoạchchotuầnkếtiếp

Ghichúcáchạnchótquantrọng

Làmviệcdựatrêncáchạnchótvàghichúcácdấumốc

Nhắcbảnthânvềnhữngsựkiệnthườngniênnhưsinhnhật,ngàynghỉ,ngàykỉniệmvànhữngngàyđặcbiệtkháctrongcuộcsống

Viếtlạicácghichútrongcáccuộchọp

Giữthôngtinvềđịachỉvàsốđiệnthoại

Cungcấpthôngtinchungnhưvùngthờigian,mãvùngđiệnthoại

Dànhthờigianchonhữngviệcbạnđãlênlịch

Sắpxếpthờigianchonhữnghoạtđộngtáidiễnnhưgặpgỡnhânviênhàngtuần,xửlýthưđiệntửhaycôngviệcgiấytờ

Lưutrữcácthôngtincánhânnhưsốbảohiểmchínhsách,sốgiấyphépláixe,sốđăngkýxe,v.v…

Sắpxếpcáchoạtđộngdựatrênmụctiêuvàmụcđíchcủabạn.

Mộthệthốnglịchđượcsửdụngtốtđểlênlịchvàhoànthànhcác

hoạtđộngcóthểgiốngnhưHình7.3.

Cácgiảiphápđiệntửđểtheodõivàhoànthành

Vớitôi,việcchuyểnsanghệthốnglịchđiệntửrấtcóýnghĩa.Hầuhếtcácmáytínhđềucómộtứngdụnglịch,khôngdạngnàythìdạngkhác.Nếukhông,trênthịtrườngcóhàngchụcứngdụngquảnlýthôngtincánhân,vàtùythuộcvàobảnchấtcôngviệccủabạn,bạncóthểtìmđượcmộtứngdụngphùhợpvớinhucầucủamình.Việctựsắpxếpbằngmộttrongnhữngứngdụngnàyrấtnhanhvàlinhđộng.Thaychonhữngnỗlựcchánngắtvàđôikhingốnrấtnhiềuthờigiandànhchoviệcsắpxếpvàlậpkếhoạchbằnggiấy,mộtchươngtrìnhlịchtốtcóthểgiúpbạnsửdụngmáytínhđểghilạihoặctìmkiếmmọiviệcmộtcáchnhanhchóng.Bạncóthểviếtcácmẩughinhớchonhữngngàytrongtươnglaiđểchúngtựđộngxuấthiệnvàothờiđiểmthíchhợp.

Hình7.3.Mẫulịchsắpxếpvàtheodõicôngviệc

Phầnlớncôngviệccủachúngtaxuấthiệndướidạngthưđiệntử.Đólàmộtquátrìnhđơngiảnvànhanhchóngđểkéovàthảthưđiệntửvàodanhsáchviệccầnlàmhoặcvàophầnlịchcủabạnvàviếtghinhớđểxửlýchúngvàothờiđiểmbạndựđịnhxửlý.

Nếubạngửithưđiệntửhướngdẫn,bạncóthể“đánhdấu”mộtbứcthư“bằngcờ”,vànósẽnhắcbạnvàođúngthờiđiểmđểtheodõinếubạnvẫnchưacóphảnhồinào.

Nhữngthiếtbịcầmtayhiệnnaykếthợprấtnhiềuchứcnăng,baogồmcảchứcnăngđiệnthoại,gửithưđiệntử,gửitinnhắnvănbản,lịchvàquảnlýnhiệmvụ.Cómộtlợiíchrấtlớnkhisửdụngnhữngthiếtbịnàylàchúngthườngđồngbộhóavớimáytínhđểbànhoặcmáytínhxáchtay.Việclưugiữtấtcảnhữngthôngtinquantrọngcủabạntrongmộtthiếtbịđơngiảnđemlạirấtnhiềuthuậnlợi.Nhữngnhắcnhởđượcbạncàiđặttheobạntớibấtcứnơinàobạnđi,vàbạncóthểnhanhchónghànhđộngđểtheodõinhữngvấnđềquantrọng.(Chương9trìnhbàychitiếthơnvềcáchsửdụngnhữngthiếtbịnày.)

Kếthợphệthốnglịchgiấyvàlịchđiệntử

Dùtôithườngkhuyếnkhíchmọingườitiếpthucôngnghệvàvitínhhóahệthốnglịchcủahọ,nhưngcóthểmộtsốngườinhậnthấyvitínhhóakhônghợpvớikiểucôngviệccủahọ.Chẳnghạn,đếnmộtcuộchẹnăntrưavớimộtchiếcmáytínhxáchtaythìcóvẻhơi“cồngkềnh”.Nhiềungườiđãkếthợpthànhcônghệthốnglịchđiệntửvàhệthốnglịchgiấy,tậndụngđượclợithếcủacảhai.HầuhếtcácgóiphầnmềmQuảnlýthôngtincánhân(PIM)đềucóthểinlịchrathànhcáckíchcỡ.Khiđếncáccuộchẹn,bạncóthểsửdụngbảninđó.

CÁCNHÓMLÀMVIỆCVớisựxuấthiệncủahệthốngmạnglưới,điềunàyhoàntoàncó

thể,thậmchíchúngtacóthểhìnhthànhmạnglướivớibấtcứnhómnàotrongmộttổchức.Việctrướckiacầnkhoảnđầutưhàngtriệuđôlagiờcóthểtrởthànhphươngtiệncủahầuhếtcácnhómnhỏ.

Phầncứngvàphầnmềmcầnthiếtchomạnglướivàgiaotiếpgiữacáccánhânvớinhauđãnằmtrongkhảnăngchitrảcủagầnnhưtấtcảmọidoanhnghiệp.

Việctheodõivàhoànthànhđượcnângcaođángkểtrongnhómvìcácnhómcóthểpháttriểnnhữngkếhoạchcụthểchocácdựánliênquanđếnnhiềungườikhácnhau.Cáckếhoạchnàycóthểđượcthựcthiđồngthờivớinhau,đượctheodõi,đượcgiámsát,haychỉđơngiảnlàđượcnhìnthấybởibấtcứthànhviênnàotrongnhóm.

Từgócđộngườiquảnlý,bạncóthểdễdàngtheodõinhiềudựán.Bạncóthểxembấtcứdựánnàohoặctấtcảcácdựánthuộctráchnhiệmcủanhữngngườiphảibáocáotrựctiếpvớibạn.Bạncũngcóthểxemcácnhiệmvụriêngbiệtvànhữnghạnchóthoànthànhcủabấtcứdựánnào,hoặcxemcácnhiệmvụriêngbiệt(vàhỗnhợp)củanhiềudựáncùngmộtlúc,tùythuộcvàophầncứngvàphầnmềmcủabạn.Tínhnăngnàygiúpbạntheodõiđượcnhiềuhạnchót.

Bạncóthểthấyđượctriểnvọngcủacôngviệcđanglàmtừquanđiểmcủabấtcứngườinàocóliênquanvàtheodõicôngviệccầnhoànthànhcùnglúchoặctrướckhihoànthànhnhữngnhiệmvụkhác.Bạncóthểxácđịnhnhữngvấnđềmàbạncóthểkhôngýthứcđược,hayđơngiảnlàkhôngngờtới.Chẳnghạn,nếubạnxemdanhsáchviệccầnlàmcủavàingườitrongcáccộtởcùngmộtmànhìnhvàbạnthấymộtngườicólượngcôngviệcquánhiềuhoặcquábấtcông,cóthểbạnmuốnxemlạicáchvănphòngcủabạngiaophónhiệmvụ.

Khicóthayđổi,điềuchỉnhhoặccậpnhật,tấtcảmọingườitrongmạnglướiđềunhậnđượcluôn.Thôngtincóthểđốichiếuvớithờigianvàhạnchót.Nếumộtcánhânnàođóbịốm,cóthểdễdàngxácđịnhđượctráchnhiệmvànhiệmvụcủaanhta/côta,sauđóphânbổđồngđềucôngviệcđóchonhữngthànhviênkháctrongnhóm.Nhucầugặptrựctiếpđểbànvềcácvấnđềhoặccáckếhoạchgiảmđángkể,từđó,tăngthờigianchocôngviệcthựcsự.

THEODÕIVÀỦYTHÁCGiaophó,ủytháclàyếutốquyếtđịnhphầnlớnhiệuquảcủabạn

trêncươngvịngườiquảnlý,giámsáthayđiềuhành.Chấtlượngcông

việccủabạncũngphụthuộcvàokhảnăngbạncóthểgiaophónhiệmvụcóthíchhợphaykhông.Giaophóđúngngườigiúpbạntheodõivàhoànthànhcôngviệchiệuquả.Nếubạngiaođúngviệcchođúngngười,năngsuấtlàmviệccủabạnsẽtăngtheocấpsốnhân.

Trongquátrìnhlậpkếhoạch,pháthiệnramìnhhayngườikhácbịquátảicàngsớmthìbạnsẽgiảiquyếtvấnđềcànghiệuquả.Bạnkhôngthểkỳvọngtựmìnhlàmhếtmọiviệcđược.

Hãytiếtkiệmthờigianchonhữngviệcbạnlàmtốtnhất,vàgiaophónhữngviệccònlại.

―JulieMorgenstern,tácgiảcuốnsáchKhôngbaogiờkiểmtrathưđiệntửvàobuổisáng(NevercheckE-mailintheMorning)

Bạncóthểlãngphírấtnhiềuthờigiankhicốgắngthànhthạoviệcgìđómàbạnkhônggiỏi.Giaophóđúngngười,đúngviệcbằngnhữngkỹnăngđúngđắnlàmộttrongnhữngkỹnăngquantrọngnhấtcủangườiđiềuhành.Khibạngiaophócôngviệclàbạnđangấnđịnhnhiệmvụchomộtngườikhácthựchiện,ấnđịnhchongườiđóquyềnthựchiệnnó,dùbạnkhôngchuyểngiaotráchnhiệmcánhâncủamình.Tráchnhiệmvẫnphảithuộcvềbạn.

Mộttrongnhữngnguồnthôngtintốtnhấtvềchủđềgiaophó,ủytháclàcuốnsáchĐừnglàm,hãygiaochongườikhác!(Don’tdoDelegate)củatácgiảJamesJenksvàJohnKelly.Haidanhsáchbêndưới,đượcđúcrúttừcuốnsáchnàyvànhữngcuốnsáchkhác,đốichiếucáchchuyểngiaohiệuquảvàkhônghiệuquả:

Cómộtlýdoquantrọnghơnđểcảithiệnkỹnăng“nhờ”ngườikháclàmviệcchobạn.Khaithácsựhỗtrợcủangườikháclàcáchduynhấtgiúpbạnđạtđượcthànhcôngtrêndiệnrộng,cảtrongcôngviệclẫntrongđờitư.Chỉbằngcáchtậndụngsựhỗtrợcủangườikhácbạnmớicóthểtăngkếtquảđầuracủamìnhtheocấpsốnhân.Hiểubiết,thờigian,khảnănglàmviệchiệuquảcủamỗicánhânđềucóhạn.Chuyểngiaokhéoléođồngnghĩavớitiềmnănglàmviệcvôhạn.

CHUYỂNGIAO–SỬDỤNGCÔNGCỤĐIỆNTỬ

Trongmộtsốnềnvănhóa,cáchbạnchuyểngiaocóthểlàmộtđềtàinhạycảm.Kháchhàngcủachúngtôi,mộtcôngtyđiệnlựclớnởHàLan,đãtrảiquađiềuđó.Cáchmộtsốngườichuyểngiaocôngviệccóthểgâyphảnứngtiêucực.Mộtsốnhânviêncóthểphảnứnglạivớicáchhọđượcyêucầuphảilàmgì.

VănphòngIBTcủachúngtôiđãgiảiquyếtvấnđềnàytheocáchsau:SửdụngphầnmềmMicrosoftOutlook.HọquyếtđịnhdạychotấtcảnhânviêncáchsửdụngdanhsáchnhiệmvụtrongOutlookđểtheodõicáchoạtđộngmàkhôngcầnphảithườngxuyênhỏihannhânviênvềtiếnđộcôngviệc.HànhđộngđầutiêncủaIBTlàđểngườiquảnlýcóliênquanđimộtvòngvàgặptấtcảnhânviên,rồithôngbáochohọvềphươngphápmớiđểtheodõinhiệmvụđượcchuyểngiaothôngquaOutlook.Ôngnhấnmạnhkhiứngdụngcôngcụđiệntửnày,mọinhânviênsẽdễdàngquảnlýnhiệmvụcủamình.

CácmụctráchnhiệmcánhânđượctạoratrongchínhphầnquảnlýnhiệmvụcủaOutlook.Tấtcảcácnhiệmvụđềuđượcấnđịnhchongườicótráchnhiệm.

Thêmmộtcộtvàobảngdanhsáchnhữngviệccầnlàmđểthểhiệnlượngphầntrămcôngviệcđượchoànthành.Bằngcáchnày,ngườiquảnlýcóthểnhìndanhsáchnhiệmvụtổngthể,cònngườichịutráchnhiệmthựchiệncóthểghichúhọđãhoànthànhhoặcxửlýnhiệmvụđượctớiđâurồi,25%,50%hay75%,…

Nhữngngườiquảnlývẫncầnphảiápdụngcácnguyêntắcđãđượcnhắcđếnkhitrước,nhưngvớicôngcụnàyhọcóthểtheodõiphầnlớnnhữngviệcbênngoàiphòngbancủahọmàkhôngcầnquantâmtháiquátớinhânviên.

Nhânviênđánhgiácaoviệcngườiquảnlýđếngặphọvànỗlựccảitiếnquytrìnhchuyểngiaotrongphòngban.Chỉriêngviệcđócũnglàmộtnỗlựcđángtrântrọngrồi.

NHỮNGNGOẠILỆCỦANGUYÊNTẮCCóthểrấtkhóchịukhibạnphảitheodõinhữnggìngườikhác

làm.Tuynhiên,nếubạnkhôngtheodõicôngviệccủacấpdưới,thìbạndễgặpthấtbại.Cáchbạngiaonhiệmvụchongườikháccóthểảnhhưởngtớikếtquảcủabạn.Giaoviệchiệuquảgiatăngđángkểthànhcôngcủabạn.Cónhữngngườichắcchắnsẽkhôngthựchiện,nênđừnggiaoviệcchohọ.Hãygiaoviệcchongườikhác,hoặctìmcáchkhácđểhoànthànhcôngviệc.

Tôisửdụngmộtphươngphápcũ.Khiphảihoànthànhviệcgìđó,hãygiaonóchomộtngườibậnrộn.Ngườinhànrỗithườngvẫnduytrìtìnhtrạngnhànrỗikhiđượcgiaoviệcđểlàm.Ngườibậnrộn–nếuhọlàmviệchiệuquả–bậnrộnvìhọlàmviệcthườngxuyên,liêntụcvàđóchínhlàngườibạnmuốngiaonhiệmvụcho.

THIẾTLẬPPHẦNTHEODÕICỦAQUÁTRÌNHLÀMVIỆC

Hãytậptrungvàophầnkhởiđầu,kếtthúctựnóchămsócnó.

―NeilFiore,tácgiảcuốnThóiquenhiệntại(TheNowHabit)

QuátrìnhlậpKếhoạchtuầncủabạntrởthànhkhoảngthờigianchínhthứcchobạnxemxétlạicôngviệccủamình,đánhgiácácmụctiêuvàkếhoạch,xácđịnhthứtựưutiênchocácviệctrongtuầntớivànhắcbạnviệcbạncầnphảitheodõi.ViệclậpKếhoạchtuầnvàthựchiệntheokếhoạchsẽđảmbảokhôngviệcquantrọngnàobịxemthườnghoặcbỏlỡ.

Làmộtngườigiámsát,quảnlýhayđiềuhành,bạnnêntậndụnghìnhthứchọpriênghaingườihàngtuầnvớinhữngngườiphảibáocáotrựctiếpvớibạnnhưquãngthờigianđểtheodõinhữngviệcbạncầnđểmắttớichotớikhihoànthành.Bằngcáchsắplịchvàduytrìnhữngcuộchọpnàythườngxuyên,cấpdướicủabạnsẽbiếtbạnđangtrôngchờđiềugì.Nóhủybỏviệckiểmtrangẫuhứngvàlàmphiềncấpdướicủabạngiữaquátrình.Ngượclại,nhânviêncủabạncócơ

hộitheodõinhữngviệcđầuvàomàbạncótráchnhiệmcungcấp.Họbiếtcuộchọplàthờigianhữuích,giúphọhoànthànhcôngviệccủahọtốtvànhanhhơn.

Nếubạnhọccáchnhậnbiếtđượcnhữngcôngcụtồntạiđểdễdànghóaquátrìnhtheodõi,hoànthànhvàbiếnnhữngcôngcụđóthànhmộtphầnhiệuquảtrongtiếntrìnhlàmviệccủabạn,bạnsẽthấydễdànghơnnhiềuđểkiêntrìtheođuổithànhcông.

THỰCHÀNHCHƯƠNG71. Bạnđạtđượcthànhcôngvàhiệuquảtớiđâuphụthuộcchủyếuvàomứcđộgắnkếtcủabạnvớiđiềubạnđangnỗlựchoànthành–nóicáchkhác,theodõivàhoànthành.Mọiviệcxảyravìbạnkhiếnchúngxảyra,hoặcbạnphảikiêntrìtheođuổichotớikhibạn“đuổikịp”.

2. Sửdụngcáchệthốngnhắcnhởđơngiản,dễdànggiúpbạnkhắcphụcđượccácvấnđềvàchuyểnsangnhiệmvụquantrọngnhấtcủabạn.Nếubạncómộtchồnggiấytrênbànlàmviệcvớinhữngnhiệmvụchitiếtcầnhoànthành,hãyđánhbayđốnghỗnloạnbằngcáchđịnhngàygiảiquyếtcôngviệcnàytrongmộtcuốnlịch,vàlưugiấytờvàotronghồsơghinhớ.Sauđó,vàođúngngàythíchhợp,sốgiấytờđósẽxuấthiệnđểnhắcbạnnhớtớinhiệmvụcầnhoànthành,vàbạnsẽdànhthờigianđểhoànthànhnhiệmvụđó.

3. Loạibỏđốnggiấynhớbừabộnbằngcáchtậphợptấtcảvàomộtcuốnsổghichép.Hãysửdụngnóhàngngàyđểcủngcốthóiquen,đồngthời,đểgiữbànlàmviệccủabạnđượcsạchsẽ.Hãysửdụngsổghichépkhibạnđộtnhiênnhớramộtviệcgìđóbạncầnlàmvàmuốncómộtchỗđểviếtlạiviệcđó.Hãysửdụngnóđểtheodõinhữngyêucầubằnglờinói.Hãyghingàychomỗinhiệmvụcầnhoànthành,vàgạchchéokhinhiệmvụđóđãđượchoànthành.Mộtcuốnsổghichépcungcấpmộthệthốngnhắcnhởvàmộthệthốngtheodõi,tấtcảtrongmột,bằngcáchkhuyếnkhíchbạnlàmviệcvàxácđịnhcácnhiệmvụcầnhoànthành.

4. Hãysửdụnghệthốnglịchchophépbạnlậpkếhoạchcảtuầnmột

lúc.ĐiềunàysẽcủngcốthóiquenlậpKếhoạchtuầnvàtăngkhảnăngthànhcôngcủabạncảtrongviệclậpkếhoạchvàviệchoànthànhcôngviệccủabạn.

5. Hầuhếtmọingườiđềukhôngbaogiờsửdụngđượchếtcáctínhnăngcủahệthốnglịch.Mộtchúttưởngtượngkếthợpvớiphépthửvàsaicầnthiếtsẽchobạnthấykhảnăngtheodõivàhoànthànhcôngviệcmàbạnkhôngbaogiờcóthểđoánđịnhđược.

6. Khôngđượcxemthườngnhữnggiảiphápđiệntử.NếucôngtycủabạnsửdụngOutlookhoặcmộtứngdụngnhómkhác,hãycânnhắctớiviệcsửdụngnónhưmộtcôngcụquảnlýnhiệmvụhoặclênlịchcủabạn.HầuhếtcácthiếtbịkỹthuậtsốhỗtrợcánhânPDAvàmáytínhbỏtúiđềuhỗtrợOutlook(vànhữngứngdụngthôngdụngkhác)lànhữngcôngcụhữudụngchonhữngngườithườngxuyênphảidichuyển.

7. Giaoviệclànhântốchínhquyếtđịnhhiệuquảcôngviệccủabạn.Chấtlượngcôngviệccủabạnphụthuộcvàokhảnănggiaoviệccủabạn.Hãygiaoviệcchođúngngườivàbạnsẽtăngnăngsuấtlaođộngcủamìnhtheocấpsốnhân.Hãynhớ,khibạngiaoviệc,bạnđangchỉđịnhmộtngườikhácthựchiệnmộtcôngviệcvàtraoquyềnchohọlàmviệcđó.Tuynhiên,bạnkhôngchuyểngiaotráchnhiệmhaytrọngtrách.Tráchnhiệmhaytrọngtráchvẫnphảilàcủabạn.

8. Hãybiếnviệctheodõivàhoànthànhthànhmộtphầnquátrìnhcôngviệccủabạn.Bạncóthểlàmviệcnàybằngcáchxemnónhưmộtphầnquátrìnhtổngkếthàngtuầnkhibạnthườngxuyêngặpnhữngngườiphảibáocáotrựctiếpvớibạn.Hãynhớrằngnhữngcuộchọphàngtuầnnàycũnglàthờigianchonhânviêncủabạntheođuổinhữngkếtquảmàbạnkỳvọngnhậnđược.Nếutheodõivàhoànthànhcótácdụnghaichiềuthìnhữngcuộchọpnàysẽtrởthànhkhoảngthờigianhữuích,đángtingiúpmọingườilàmviệctốtvàhiệuquảhơn.

9. Cuốicùng,hãynhớnhữngchìakhóacủathànhcông:Kiêntrì,lịchtrìnhvàthóiquentốt.Đừngtừbỏ!Hãysửdụngcáccôngcụcủabạn(lịch,thiếtbịcầmtay,chứcnăngtìmkiếm…)đểbạnđượcnhắcnhởđúnglúclàphảitheodõicácviệc,vàkhibạnđượcnhắcnhở,hãyhànhđộngngay!Hãytạoracáclịchtrìnhđể

củngcốviệchoànthànhcủamình–chẳnghạn,kiểmtramụcthưđượcđánhdấubằngcờcủabạnhàngngày,dànhthờigianlậpkếhoạch,tổngkếttuầnvàbámvàođó,lênlịchhọpriênghaingười,mặtđốimặthàngtuầnvớitừngcấpdướitrựctiếpcủabạnvàxemxétnhữngvấnđềmở.Hãybiếntấtcảnhữngviệcnàythànhthóiquen!Hãybiếnsựkiêntrìthànhmộtthóiquen.

CHƯƠNG8Làmđúngngay!

Bạnkhôngthểtrốnchạykhỏitráchnhiệmcủangàymaibằngcáchtrốntránhnóhômnay.

―AbrahamLincoln

TÓMLƯỢCCHƯƠNG8Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:

Làmđiềubạnnghĩlàquantrọngvẫnchưađủ.Hãykiểmtraxemkỳvọngcủakháchhànglàgìvàhãyđápứngnhữngnhucầuđó.

Đểcảithiệnquátrìnhlàmviệcnhómcủabạn,bạnnênbắtđầuvớiquátrìnhlàmviệccánhâncủamình.

Đểtạoratiếnbộvượtbậc,bạncầnphải“cấmvận”nhữngcáchxửlýcôngviệccũvàbắtđầusửdụngnhữngphươngphápmớiđểgiớithiệucáccáchlàmviệchiệuquảhơn.

HÃYÁPDỤNGNGUYÊNTẮCNÀYVÀĐÓLÀTẤTCẢNHỮNGGÌBẠNCẦN

LÀMNếucómộtnềntảngtriếtlýchochươngtrìnhPEP,thìcóthể

địnhnghĩanónhưứngdụngcảitiếngiatăngliêntụcchocácquátrìnhcơbảntrongcôngviệccủamộtngười.Đólàcáchtôithiếtkếchươngtrình(dùtôiphảithừanhậnrằngmìnhđãkhôngthựchiệnnómộtcáchcóýthức!).Tôisẽtrìnhbàycụthểhơnvềvấnđềnàytrongchương10.

CómộttừtiếngNhậtđượcbiếtđếnrộngrãiđểchỉquátrìnhnàylàtừKaizen.DùKaizenđượcsửdụngphổbiếntrongcáctậpđoàn,nhưngbảnchấtcủanólàgiảiquyếtnhữngquátrìnhlớncủadoanhnghiệp.Vìcuốnsáchnàygiảiquyếtkhíacạnhcánhân,nêntrọngtâmcủachươngnàylàứngdụngKaizenvàoquảnlýcánhân.

Hiểnnhiên,thựchiệnnhiệmvụđúngngaytừđầulàtốtnhất.Nótiếtkiệmthờigian.Nómanglạikếtquảnhưmongmuốn.Làmđúngnghĩalàbạnbiếtđiểmmấuchốttrongcôngviệccủabạn.Nhưnglàmđúngcũngcónhiềuviệccầnbànliênquantớicáchbạnxửlýcôngviệccủamình.

(Làmthếnàođể)gấpbộiđầuracủachúngta:Tựquảnlý–đólàcáchtốtđốivớibấtkỳngườinàomuốnpháttriểnnhanhchóngthôngquanỗlựccánhâncóhệthống.

―JamesMcCay,tácgiảcuốnsáchQuảnlýthờigian(TheManagementofTime)

Quakinhnghiệmcủacáckháchhàngởnhiềunướckhácnhau,tôiđãhọcđượcmộtđiềulàhầuhếtmọingườiđềuthànhthạovàcóchuyênmônđểthựchiệncôngviệccủahọ,nhưnghọkhônghiểunhữngnguyêntắctổchứclàmviệchoặckhôngbiếtứngdụngnhữngnguyêntắcđóvàocôngviệccủamình.

Hầuhếtmọingườiđềuhiểucảitiếnquátrìnhlàmviệclàcảitiếnhệthốngmáytínhhoặccảitiếnquytrìnhsảnxuất.Hầuhếtcáccánhânđềuchỉcóýniệmmơhồvềquytrìnhlàmviệccánhân,vàhiếmkhi,nếucó,họchútâmtớiquátrìnhlàmviệccánhânnày.

CảitiếnquátrìnhrơivàokháiniệmChấtLượng.Sángkiếnchấtlượng,Quảnlýchấtlượngtoàndiện,6S,…tấtcảđềugiảiquyếtcùngmộtvấnđề:Cảitiếnquátrình.Cảitiếnquátrìnhgiảmthiểulãngphí.Nhiềuviệcđượchoànthànhhơnvớithờigian,côngsứcvànỗlựcíthơn.

Bằngcáchứngdụngnhữngnguyêntắcvàthủthuậtkhóđạtđượcnhưnglạiđượctìmthấytronghầuhếtcácchươngtrìnhchấtlượngvàoquátrìnhlàmviệccánhâncủabạn,bạncóthểthuđượcnhữnglợiíchmàcáccôngtyđãđượchưởngnhiềuthậpkỷqua.ChươngnàysẽbànchitiếtvềnhữngýtưởngbạncóthểápdụngvàHãylàmđúng

ngay!

TẠISAOLẠILÀCHẤTLƯỢNG?TổchứcAmericanSocietyforQuality(www.asq.org)đãchophép

xuấtbảnnhữnglậpluậncủahọvềChấtlượng:

Chấtlượngkhôngphảilàmộtchươngtrình;đólàmộtcáchtiếpcậnkinhdoanh.

Chấtlượnglàtậphợpnhữngcôngcụvàkháiniệmđãđượcchứngminhlàcóhiệuquả.

Chấtlượngđượckháchhàngđịnhnghĩathôngquasựhàilòngcủahọ.

Chấtlượngbaogồmsựcảitiếnliêntụcvànhữngsựkiệnđộtphá.

Cáccôngcụvàthủthuậtchấtlượngphảiứngdụngđượctrongtấtcảcáckhíacạnhcủadoanhnghiệp.

Chấtlượngphảihướngtớibiểuhiệnxuấtsắc;bấtcứthứgìkémxuấtsắcđềucầncảitiến.

Chấtlượngtăngsựhàilòngcủakháchhàng,giảmvòngthờigianvàchiphí,loạibỏlỗisaivàviệclàmlại.

Chấtlượngkhôngphảichỉdànhchocácdoanhnghiệp.Nócũngpháthuytácdụngtrongnhữngtổchứcphilợinhuậnnhưtrườnghọc,trungtâmchămsócsứckhỏevàdịchvụxãhộihaycáccơquanchínhphủ.

Kếtquả(biểuhiệnvàtàichính)làhệquảtựnhiêncủaquảnlýchấtlượnghiệuquả.(BảnquyềnthuộcAmericanSocietyforQuality.)

NếumộtngườilãnhđạohaymộtngườiquảnlýthựcsựmuốncảitiếnbiểuhiệnnhómcủamìnhthìsángkiếnChấtlượngchínhlàcâutrảlời.Chúngđơngiảnnhưnghiệuquả.

KAIZENKaizenlàkháiniệmquảnlýquantrọngnhấtđượcápdụngcho

ngànhsảnxuấttrongsuốt50nămqua.KaizenlàtừtiếngNhậtcónghĩalà“liêntụccảitiến”.Tôithíchthêmtừ“giatăng”vàođó–tôithấycầnphảiduytrìnhữngcảitiếnnhonhỏtăngdầnđểđảmbảochúngkéodàimãi.Nhữngcảitiếnnàychủyếuđượcápdụngchocácquátrìnhliênquantớicôngviệc.Dođó,tôicóthểđịnhnghĩaKaizenlà“liêntụcgiatăngcảitiếnquátrình”.

ÁpdụngKaizenvàomôitrườnglàmviệccủanhânviênvănphòngrắcrốihơnmộtchútsovớivàoquátrìnhsảnxuấthữuhình.Ngườiquảnlývànhữngngườilàmdịchvụcónhữngquátrìnhmangtínhngẫuhứngvàkhóđịnhnghĩahơn.Điềunàyđặcbiệtđúngkhinóivềquytrìnhlàmviệccánhâncủahọ.

Năngsuấtlàmviệccủagiớiviênchứcthườngrấtthấp.CácchuyêngiahuấnluyệnIBTcủachúngtôiđãpháthiệnratrungbìnhnhữngngườichuyênnghiệplãngphí50%thờigiancủahọ.Nhưthếkhôngcónghĩalànóinhữngngườichuyênnghiệpkhônglàmviệcchămchỉ.Hầuhếthọlàmviệclàchămchỉ.Chỉđơngiảnlàhọkhônghoànthànhđượcnhiềuviệcnhưhọcóthể!Baonhiêulầnbạnvềnhàvàocuốingàyrồinhìnvàodanhsáchnhữngviệccầnlàmcủabạnvàpháthiệnramớichỉcóvàiviệcđượchoànthành,vàbănkhoănkhôngbiếtngàyhômđócủamìnhđãđiđâu?

Tôiđãhỏinhữngngườithamgiatrongcáchộithảocủatôi,họthườngđưanhữngnhiệmvụmànếuđượchoànthànhcóthểcảithiệncáchhọxửlýcôngviệccánhânvàodanhsáchviệccầnlàmhàngngàycủahọtớimứcnào.Hiếmkhingườitadànhthờigianchonhữngviệccóthểcảithiệnquátrìnhlàmviệccủamình!Nhưngkhinóitớivấnđềcảithiệnnăngsuấttiềmnăng,khônggìtiềmnănghơnkiểmtrahànhvicủachínhbạntrongcáchthựcthicôngviệc.

Nếubạnchỉchấpnhậnduynhấtkháiniệmnàytừcuốnsáchnày,vàchỉápdụngduynhấtkháiniệmnàychobảnthân,bạncóthểnémphầncònlạicủacuốnsáchđivànhưvậytôiđãthànhcôngtrongviệcgiúpbạntrởnêncótổchứcvàcóhiệuquảhơn.

PEP–CÔNGCỤTHỰCTẾĐỂCẢITHIỆNCHẤTLƯỢNG

ỞmộtchinhánhcủahãngôtôGeneralMotors,mộtkháchhàngđãnói:

Cácbậcthầyvềchấtlượngđãxâydựngnhậnthứcởđây,nhưngPEPđãbiếnquảnlýthờigianvàhiệuquảtổchứctrởnênkhảthivìnó“đánh”vàocôngviệc,bànlàmviệcvànóthựctế.

Cảithiệncáchbạnxửlýcôngviệcsẽđemlạichobạnkếtquảhữuhìnhvàngaylậptức.Kếtquảđạtđượcsẽkhuyếnkhíchbạnmởrộngphươngphápsangcácquytrìnhkhácvàđemlạichobạnsựkiêntrìđểtiếptụccảithiệnquytrìnhlàmviệcnàychotớikhibạnđạtđượcthànhcông.Nócũngđemlạichobạnthờigiantậptrungvàocảithiệnnhữngquytrìnhlàmviệcrộnghơn.

6SCómộtcáchtiếpcậncủangườiNhậtđốivớivấnđềchấtlượng

hiệnđangrấtđượcưachuộng,đólà6S.6Slàchữviếttắtcủa:

Seiri-Tổchức,sắpxếp

Seiton-Ngănnắp,gọngàng

Seiso-Sạchsẽ

Seiketsu-Tiêuchuẩnhóa

Shitsuke-Kỷluật

Sukam-Thóiquen

6ScónguồngốctừTrungQuốc,đãđượcngườiNhậtBảnsaochépvàápdụngthànhcông.6Slàquytrìnhchấtlượngphùhợphơn

vớinhữngứngdụnglàmviệccánhân.

TheoLeanAffiliates6Sđượcđịnhnghĩalà“bộnguyêntắctổchứckhảthiđượcthiếtkếđểtăngtínhhiệuquả,đượcxácđịnhlà:Sort–Phânloại:Táchriêngvàphânmụccáctàiliệucũngnhưcáccôngcụcầnhoặckhôngcần;Setinorder–Sắpxếpthứtự:Sắpxếpcáccôngcụvàcácvậtkhácđểdễsửdụng;Shine–Đánhbóng(hoặccọsạch):Duytrìtìnhtrạngsạchsẽsángbóng;Standardize–Tiêuchuẩnhóa:Tạoramộtkếhoạchcótínhhệthốngđểthựchiệnbabướcđầutiên;Sustain–Duytrì:Đưarabiệnphápthựchiệncácbướcđóđểbiếnchúngthànhmộtthóiquen.”

“Seiri”(tổchức,sắpxếp)cóthểđượcđịnhnghĩalàhànhđộngphânloạinhữngnộidungtrongvănphòngvàkhônggianlàmviệccủabạn,sauđóxácđịnhbạndùngcáigìchoviệcgì,bạncầngìvàkhôngcầngì.Hãybỏnhữngthứbạnkhôngcầnđi.Hãydọnsạchđốngbừabộn.Cáchnàycóthểápdụngchocảcôngviệcgiấytờvàđiệntử.

“Seiton”(ngănnắp,gọngàng)cónghĩalàđểcáccôngcụcủabạnởđúngnơithuộcvềchúng,giúpbạncóthểdễdàngtiếpcậnthứbạncầnkhilàmviệc.Cóthểlấyvídụlànhữngtàiliệuđiệntửđượcsắpxếpsaochocóthểdễdàngtruycậpđược.

“Seiso”(sạchsẽ)cónghĩalàgiữchomôitrườnglàmviệccủabạngọngàng,sạchsẽ.

“Seiketsu”(cáctiêuchuẩn)liênquantớicảviệclàmrõmọiviệcởđâuđểngườikháccóthểsửdụngnóbằngtrựcgiácvàtạoracáctiêuchuẩnchoviệcsắpxếpvănphòng(hồsơgiấyvàhồsơđiệntử;cácmụcđãđượcđồngtình;cácnhãndán;thờigianvàcáchthứcsửdụngthưđiệntử,điệnthoại,vàcáccuộchọp;khinàothìgâygiánđoạnbằngmộtcuộcgặptrựctiếp…).

“Shitsuke”(kỷluật)cónghĩalàtiếptụchoànthànhnhiệmvụbấtkểtìnhhuốnghaylýdogì,chotớikhinóhoànthành.

“Sukam”(thóiquen)–biếnchữ“S”đượcliệtkêđầutiênthànhmộtthóiquen!

Hãytưởngtượngnótheocáchnày:Đãbaogiờbạnnhìnthấy

ngườiđầubếpchuẩnbịmộtbữaănchưa?Tháirau,gọtkhoaitây,tìmkiếmcácthànhphầncònthiếu,chuẩnbịmónrautrộn,tháithịt,chotấtcảnhữngthứđóvàonấu,vàkhibữaănđãđượchoànthành,trônggianbếpnhưthểvừabịmộtcơnbãoquétqua.Bữaănrấtngon.Nhưngdọndẹplàcảmộtvấnđề!

HãysosánhcảnhtượngđóvớichuyếnviếngthămmộtnhàhàngcủangườiNhật.ThườngthìbạnsẽthấyvịđầubếpngườiNhậtchuẩnbịvàchếbiếncácmónănvớicảmộtnghệthuậttrongđó.Khihọchuẩnbị,họdọndẹpbềmặt,xoongchảovàcảdao.Tấtcảcácthànhphầnđềucóchỗriêng,cóthểdễdàngtiếpcậnvàlạiđượcđặtvềchỗcũsaukhiđãđượcsửdụng.Khibữaănđượcbàyra,gianbếpsạchbóngkhôngmộtvếtbẩn.Cũngkhôngphảimấtnhiềuthờigianhơnđểchuẩnbịbữaănđó.Nguyêntắcnàycóthểvànênápdụngchokhônggianlàmviệccủabạn.

Hãythiếtkếnơilàmviệccủabạntheocácnguyêntắc6S.Hãyđặtcáccôngcụtrởlạivịtrícũsaukhibạnđãdùngxong.Hãydọndẹpsạchsẽkhibạnthựchiện.

6Slàcáchsuynghĩvàlàmviệc.6Slànhậnbiếtnhucầucầnhiệuquả,ýthứcvềsựlãngphívànhucầucầnphảigiảmthiểusựlãngphíđó,dànhthờigianđểsắpđặtmọithứtheotrậttự,tìmcáchđểhoànthànhcôngviệctốthơnvàhànhđộngđểđạtđượcđiềuđó,đồngthờidọndẹpsaukhixongviệc.

Làmviệcgìđóđúngsẽtốnítthờigianhơnlàgiảithíchtạisaobạnlạilàmsai.

―Khuyếtdanh

KAIZENTẠINƠILÀMVIỆCTrongphầnnày,tôisẽtrìnhbàykỹlưỡnghơnvềcáchbạncóthể

sửdụngKaizentrongcôngviệchàngngàycủamình.

Bướcđầutiênrấthiểnnhiên:Nếutrongquátrìnhlàmviệc,kếtquảkhôngđượctốtcholắm,hãynhìnlạixemtạisaonókhônghiệuquảvàhãyđiềuchỉnh!

Tôicómộtphươngphápthựctếmàtôithấycóthểkhuyếnkhíchbảnthânnỗlựccảitiếnliêntục:Nếutôilàmviệcgìđócóvẻkhôngkhókhănhoặckhôngcórắcrốigì,tôiluôntựhỏibảnthân:“Lầntớimìnhcóthểlàmviệcnàydễdànghơnnhưthếnào?”vàsauđó,tôixửlýđiềutôiđãtìmra!

Chẳnghạn,giảsửtôicầngặpMattđểbànvềdựántôiđangthựchiện.Khitôigọiđiệnchoanhta,tôigặprắcrốivớiviệctìmsốđiệnthoạicủaanh.Vậynên,khitôitìmthấysố,ngaylậptứctôiđưanóvàothôngtinliênlạccủaanhta.TôinhớlàtôicầngọilạichoMattvàothứSáuđểbànvềtàiliệuchúngtôiđanggiảiquyết.Nếutôitạoramộtnhiệmvụchoviệcnày,tôicóthểđínhkèmtàiliệucầnthảoluậnđócùngvớithôngtinliênlạccủaanhta,đểkhithựchiệnnhiệmvụ,tôikhôngcầnphảitìmkiếmlạithôngtinnày.Tôighivàodòngtiêuđềcủanhiệmvụchínhxácđiềutôiđịnhnhắctớikhigọiđiện.Khicầnthựchiện(trongtrườnghợpnàylàgọiđiệnthoại),tôibiếtchínhxácđiềumìnhcầnlàmlàgìvàtôiđãcómọithứtôicầnđểcóthểlàmđượcviệcđó.

Hãynhớ,ngườitathườnghànhđộngkhiviệcđódễdàngđốivớihọ.Hãybiếnlàmviệc–lầntới–thànhviệcdễlàm.Đaphầnchúngtađềuthấyrõlợiíchcủaviệccảitiếnquytrình,nhưngchúngtathườngbiệnhộchoviệckhônghànhđộngcủamìnhbằngcáchnóirằngchúngtaquábậnrộnđểlàmbấtcứviệcgì.Hoặcchúngtanghĩ:“Khinàocóthờigianmìnhsẽ…”Điềutrớtrêulàchúngtakhôngcóthờigianđểkhônghànhđộng!

Bằngcáchliêntụccảitiếnphươngthứcchúngtalàmviệc,chúngtacóthểgiảmthiểulãngphí,loạibỏlỗisai,tănghiệuquảvàtheothờigian,càngngàychúngtacàngnắmđượcquyềnkiểmsoátcôngviệctốthơn.

ĐIỂMCHUẨNĐiểmchuẩn,haysosánhviệcbạnlàmvớiviệctốtnhấtcủamột

nhóm,làmộtcôngcụquantrọngđểcảitiếnchấtlượng.Việcsosánhnóichobạnbiếtbạnđãlàmviệctốtnhưthếnàovàchỉchobạnbiếtcáchđểcảitiến.QuytrìnhPEPđầutiênxácđịnhnhữnghệthốngvànhữngtổchứclàmviệccánhânxuấtsắc,sauđó,cungcấpđiểm

chuẩnchocáccánhânđểhọcóthểsosánhcáchhọxửlýcôngviệccủariêngmình.

Bạncóthểthấymộtsốthànhviêntrongnhómđãcócáchthứclàmviệcnăngsuấtvàhiệuquảđểhoànthànhcôngviệccủamình.Hãylấynhữngngườiđólàmgương.Nếucókhoảngcáchgiữanhữngngườithựchiệnxuấtsắcvàthựchiệntrungbình,hãyxácđịnhnhữngngườixuấtsắcđóđãthựchiệncôngviệccủahọrasaovàhànhvigìchophéphọthựchiệntốthơnsovớinhữngngườiđồngnghiệptrungbình.

TẬPTRUNGVÀONGĂNCHẶNPEPchuyểntừtrạngtháibịđộngsangtrạngtháichủđộng.Việc

đặtnhữngquytrìnhlậpkếhoạchtốtvàođúngchỗ,chophépbạnnhìnthấytươnglaivàngănchặnvấnđề.Nógiúpbạnnhậnranhữngdấuhiệubáonguyvànhữngđốmlửacóthểbùngcháytrongtươnglai.Bạnkhôngchỉýthứcđượcchúng,màvớitưduyLàmliềntay,bạnxửlýnhữngviệcnàykhichúngcòncóthểquảnlýđượcvàbạncóthểngănchặnnhữngvấnđềnghiêmtrọngxảyra.

THAYĐỔILIÊNTỤCMọingườithườnggặpkhókhănkhiđốiphóvớisựthayđổi.Tuy

nhiên,cảitiếnliêntụcđồngnghĩavớithayđổiliêntục.Nhữngnhàđiềuhànhđứngđầucóthểralệnh,nhưnghầuhếtnhữngngườiquảnlýhiệuquảđềuthíchthamgiacùngnhânviêncủamình.

Thayđổiliêntụckhócóthểxửlý,nếumụctiêucánhânvàkếtquảmongmuốnkhôngđượctuyênbốrõràngvàkhôngđượctổngkếtthườngxuyên.Quảnlýdựán,quảnlýthờigian,tổchứckhônggianlàmviệc,theodõivàhoànthànhlàtấtcảcácthànhtốcủacảitiếnliêntục.

TừgócđộcủamộtchươngtrìnhPEP,cảitiếnchấtlượngcóbathànhtốchính:

1.Xácđịnhđiềucầnphảicảitiến.

2.Lậpkếhoạchhànhđộngđểcảitiếnnó.

3.Triểnkhaikếhoạchđó.

THỰCHÀNHCHƯƠNG81. PEPcótiềmnăngtrởthànhnhântốthànhcôngquantrọngnhấtđốivớicánhânbạnvàcôngtycủabạn.PEPgiúpbạncócáchxửlýcôngviệctốthơn.Chỉchuyênnghiệpvàthànhthạovềmặtkỹthuậtđểthựchiệncôngviệccủabạnlàchưađủ;bạncầnphảihiểunhữngnguyêntắctổchứcsắpxếpcôngviệcvàứngdụngnhữngnguyêntắcđóvàocôngviệccủamình.

2. HãybiếnKaizenthànhmộtphầnquytrìnhlàmviệccủabạn.Hãytìmcáchđểcảitiếncácquytrìnhlàmviệc.Nếumộtcôngviệcchẳngcógìkhókhănhaychẳngcórắcrối,hãytựhỏibảnthân:“Lầntớitôicóthểlàmviệcnàydễdànghơnthếnào?”vàhànhđộngtheođiềubạnđãtìmrađược!

3. Hãyápdụng6Svàonơilàmviệccủabạn.Hãydọnsạchđốnghỗnđộnvàđặtcácthứtrởlạivịtrícũvốnthuộcvềchúng;dánnhãnmọithứđểbạncóthểdễdàngtìmđượcđồ;dọndẹpvàsắpxếpcôngviệccủabạn;thiếtlậplịchtrìnhđểgiữtấtcảtrongmộttrậttựhoànhảo.

4. Hãychọnmộtmôhìnhmàbạncóthểsửdụngnhưmộtđiểmchuẩntrongcảitiếnnăngsuấtvàhiệuquảcủabạn.

CHƯƠNG9Làmliềntay!Từbấtcứnơinào!Hiệuquảtrongmôitrườnglàm

việcdiđộng(MWE)

Vănphònglànơibạnđứng–chứkhôngphảinơinóđứng.

Việclàđiềubạnlàm–khôngphảinơibạnđến.

TÓMLƯỢCCHƯƠNG9Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:

ĐịnhnghĩavềmôitrườnglàmviệcdiđộngMWE.

NhữngxuhướngchínhcủaMWE.

Nhữngvấnđềkhókhănvàcáchgiảiquyếtkhilàmviệctrongmôitrườnglàmviệcdiđộng.

Mẹohayđểlàmviệchiệuquảtrongmôitrườnglàmviệcdiđộng.

PHÁTTRIỂNMÔITRƯỜNGLÀMVIỆCTạisaolạilàbâygiờ?

Nhiềukháchhàngnóivớichúngtôirằngtừnhiềunămnayhọđãbiếtkhônggianphònglàmviệccủahọthườngchỉđượcnhânviênsửdụngmộtphầnnhỏtrongkhiđóhọvẫnphảithanhtoánnhữngkhoảnchiphícaongấtngưởngchomộtvănphòngrộngrãilàmcạnkiệtlợinhuận.Kháchhàngcũngchiasẻvớichúngtôivềviệcnhânviêncủahọthườnghaynổicáu,ảnhhưởngtớibầukhôngkhígiao

tiếpvàlàmviệccủamọingười.

Hiệnnay,cóvẻnhưbấtcứnơinàobạnbiếnthànhcộngđồnglàmviệcthìcácvănphòng“đanxen”đềuđượckhámphá,tiếpnhậnvàthíchnghi.Tạisaobâygiờ,thếkỷ21,việcnàylạitiếptụcdiễnra?Chỉmộttừthôi–côngnghệ.

Côngnghệđãmanglạichochúngtamáytính,thiếtbịquảnlýthôngtin,điệnthoạidiđộng,máynhắntin,thưđiệntử,dịchvụgửivànhậnthưđiệntửtrênđiệnthoạidiđộng,tinnhắnnhanh,điệnthoạivệtinh,mạngInternet,mạngnộibộtổchứcvàcáccổngthôngtin,Skype,BlackBerry,tinnhắnvănbản,máyquétcùngnhiềuthiếtbịđachứcnăngkhác.Mỗithiếtbịcôngnghệnàyđềugópphầntạonênđặctrưngcủavănhóavănphònghay“sinhtháihọcnơilàmviệc”nhưcáchgọicủaFrankBecker(ĐạihọcCornell)trongcuốnsáchNơilàmviệctheothiếtkế(WorkplacebyDesign)ôngviếtcùngFritzvàSteele.

Nhữngphươngtiệnliênlạcdiđộngngàynayđemlạichochúngtakhảnănglưutrữvàtìmkiếmthôngtin(vớiđiềukiệnlàchúngtaápdụngđúngnhữngnguyêntắctổchứcsắpxếphiệuquả)từbấtcứnơinàochúngtađangđứng,từbấtcứnơinàochúngtamuốn.Côngnghệkhôngdây,băngthôngrộngvàtốcđộcaogiúpchúngtatruycậpvàkếtnốiliêntụcvớibấtcứđiềugìchúngtamuốn,từbấtcứnơinào.Hiệnnay,vấnđềnàycócảđiểmcộngvàđiểmtrừ.Ăntrưaởhầuhếtcácnhàhàng(mộtsốngườigầnđâyđã“đủthôngminh”đểgiảiquyếtvấnđềnày),bạnđềucóthểnghethấy“tiếngchuông”:Điểmtrừ.Ngượclại,thậtlàmộtdịchvụkháchhàngtuyệtvờinếubạncóthểtrảlờicuộcgọikhẩncấpcủamộtkháchhàngtừôtôcủabạn,từsânbay,hoặcthậmchínếucần,bạncòncóthểtrảlờingaycảkhiđangđibộ:Điểmcộng.Ngàynay,vănphònglànơibạnđứng,chứkhôngphảinơinóđứng.

Sựxâmnhậpcủagiaotiếpkhôngdâyvàovănphòngtạođiềukiệnchosựtruycậptoàncầuvàobấtkỳlúcnàovớibấtkỳaivàởbấtkỳđâu.Kếtnốinhanhchóng,xácthựctớithưđiệntử,thưđiệntửgửinhậnquađiệnthoạidiđộngvàmáychủcủacôngtyđãkhiếnchoviệcnhânviênphải“cắmrễ”ởmộtđịađiểmcốđịnhnàođótrởnênkhôngcầnthiết.NhântốtrongmạngInternet/mạngnộibộ,cùngvớitinnhắnnhanhđãkhiếnchúngtathấyrõrànghơnlànhữngtiếnbộcôngnghệđãthayđổivĩnhviễnnhucầuvềkhônggianlàmviệccủahômnayvàngàymai.Vìcócôngnghệ,chúngtacóthểởbấtcứnơi

đâuchúngtamuốnmàvẫncóthểhoànthànhđượccôngviệccủamình.Xinđượcnhắclạimộtlầnnữa,“vănphònglànơibạnđứng,chứkhôngphảinơinóđứng”.

“Môitrườnglàmviệcdiđộng”làgì?

Dùthayđổilàmộthằngsố,thìtốcđộcủasựthayđổitrongmôitrườnglàmviệc,docôngnghệmanglại,đãnạpnănglượngchovănhóavớitốcđộmạng24/7.Chúngtôichorằngthuậtngữtốtnhấtđểmiêutảmôitrườnglàmviệcmớinàylà“Môitrườnglàmviệcdiđộng”.

Cáctổchứcđãđịnhnghĩaquátrìnhnàybằngmộtloạtcáctêngọikhácnhau–chẳnghạnnhưdựán“Biếnđổinơilàmviệc”củaHewlett-Packard,dựán“Chiếnlượcnơilàmviệc”củaJonesLangLaSalle.Ngoàiracòncónhữngthuậtngữđượcsửdụngrộngrãinhưvănphòngdiđộng,vănphòngảo,vănphòngkháchsạnvàvănphòngkhônggiantựdo.

Tôithíchgọinhữngthayđổiởnơilàmviệcnàylànhữngbướccảicáchliêntục,dođó,tôiđãchọnthuậtngữ“Môitrườnglàmviệcdiđộng”đểmiêutảđúngnhấtnhữngthayđổiởnơilàmviệc.Dùmôitrườnglàmviệcdiđộngđượcgọilàgìthìchắcchắnnóvẫnlà,vàsẽmãilà“côngviệcđangtiếntriển”.Chắcchắn,5nămsau,cácquytrìnhvàcôngcụlàmviệcsẽrấtkhácsovớinhữngquytrìnhvàcôngcụlàmviệchiệnnay.

Vănphònglàmviệctạinhà

Dùlàmviệcchongườikháchaychochínhbảnthân,“vănphòng”gầnnhấtmànhiềungườitrongchúngtacóthểtìmthấychínhlàngôinhà.Vănphòngtạigiacóthểđượcchiathànhbaloạicơbản:

Côngtynhỏđặttạigiađình(Dễnhất)

Nếucóthìcũngrấtítnhânviên

Tấtcảcácthôngtinvàquyếtđịnhđềudiễnraởcùngmộtchỗ

Doanhnhân(Khóhơn)

Chuyênviêntưvấn,nhânviênbánhàngđộclập,nhàvăn,…

Làmviệcvớivàingườimộtlúc

Thuthậpthôngtintừnhiềunguồnkhácnhau

Đượcsửdụngnhưcơsởđểdichuyển

Nhânviêntậpđoàn(Khónhất)

Quảnlý,nhânviênhànhchính,tưvấnnhânviên,nhânviênbánhàng

Tiếpxúcvớinhữngnhómđôngngười

Lượngthôngtinlớnthườngđượctraođổivớinhiềungười

Nhiềunguồnthôngtinkhácnhau

Nhucầukếtnốivớingườikháclớn

MẪUSỐCHUNGCảbaloạivănphòngtạigiađềucóhaimẫusốchungcầnphảigiải

quyếtđểchúngcóthểhoạtđộnghiệuquả.Đólà:

1.Đưaralựachọnđốivớinhữngvấnđềcánhân.Vềưuđiểmbạnkhôngcầnphảiănmặcchỉnhtề,trangđiểmhaycạorâuhaymấtthờigianđilại.Chẳngainhìnthấybạnrasaokhibạnởnhàbạn.Nhưngkhôngphảilúcnàocũngvậy(mứcđộsửdụngvideongàycàngtăngsẽđemlạimộtloạtnhữngvấnđềcầngiảiquyếttrongvàinămtới).Vấnđềcốtlõiđốivớicảngườilàmviệctrongmôitrườngtạigiavàcảngườigiámsátnhânviênlàmviệctạigialàkếtquảcôngviệc,chứkhôngphảisốgiờlàmviệc.

Vìhầuhếtcáccộngsựcủatôivàcảtôiđềulànhữngngườilàmviệctạigia,nêntôicóthểnóichobạntừchínhkinhnghiệmcủatôilàhầuhếtnhữngngườilàmviệctạigiađềulàmquánhiềugiờ,chứkhôngphảiquáít.“Đánhgiábằngkếtquả”vớicảnhânviênvàngười

quảnlý,làđiềuđúngđắnduynhất.Theoquansátthẳngtưng,thìngườiquảnlýsợmấtquyềnkiểmsoát,vàngườilãnhđạođánhgiácôngviệctheokếtquả.

Nếumộtnhânviênlàmviệctạigiatớiđượctrậnthiđấubóngđácủacongáitrongkhoảngmộthoặchaigiờđồnghồthìđólàmộtsựcảithiệnchấtlượngcuộcsốngtuyệtvời,điềuchắcchắncóthểđemlạikếtquảcaohơnchotổchứccủabạn.Hãyđếnxemtrậnđấuđó.Nhưngbạnphảichắcchắnlàđãđặtranhữnggiờlàmviệcđểcóthểbướcrakhỏivănphòngđúngthờiđiểm.Tôiđãlàmthế,vànhậnrarằngbằngcáchápdụngliêntụcnhữngthóiquencũngnhưnhữngnguyêntắclậpkếhoạchcủachươngtrìnhPEPđãđượcthảoluậntrongchương2vàchương5củacuốnsáchnày,nhữngngườilàmviệctạigiakháccũngcóthểcómộtngàylàmviệchoàntoànhiệuquả,hợplý.

2.Phảihiểurằnghệthốngtổchứcvàviệckiểmsoátthôngtinlànhữngvấnđềquantrọng.Nếubạnlànhânviêncủamộttậpđoànnàođó,nhưnglạilàmviệctạigia,vàcáchkháxatrụsởcủacôngty,bạnkhôngcóđiềukiệnđểcótấtcảnhữngthôngtinbạncầnđểhoànthànhcôngviệc.Việckiểmsoátvàsắpxếpcácthôngtin,cảtrêngiấytờvàđiệntử,trởthànhvấnđềquantrọngđốivớisựhoànthànhhiệuquảcôngviệccủabạn.DùkhảnăngchuyểntàiliệuvàhồsơthôngquamạngInternetnhưđườngdẫnhoặctàiliệuđínhkèmlàviệcthườnglệ,nhưngbạnvẫnkhôngdễdàngnhậnđượcsựchiasẻthôngtintừngườikhác.Cóthểngườibạntìmkiếmsựhỗtrợcũnglàmviệctrongmôitrườnglàmviệcdiđộngvàkhôngdễgìcómặtvàothờiđiểmbạncầnhọ.Quantrọnghơn,chúngtacầndànhthờigianđểlậpkếhoạch,xácđịnhthứtựưutiênvàdựđoánnhucầucôngviệctrongtươnglai.

Côngcụlàmviệcthíchhợpdànhchomôitrườnglàmviệcdiđộng

Bấtcứngườinàolàmviệctrongmôitrườnglàmviệcdiđộngđềucầncótrangthiếtbịthíchhợpđểlàmviệcnăngsuấtvàhiệuquả.Tronghầuhếtcáctìnhhuống,thiếtbịthíchhợpcónghĩalàmộtchiếcmáytính,hiệnđạivớinhữngphầnmềmtổchứcphiênbảnmớinhấtnhưMicrosoftOutlookhayLotusNotes,cùngvớicáccôngcụthíchhợpchocôngviệcdiđộngnhưđầuđọcđĩaCD,DVD,đầuđọcthẻnhớ,máyquét,máyin,máyfax,điệnthoạidiđộng,phầnmềmquản

lýthôngtincánhânPIM,vàcóthểcảhệthốngnhắntinnhanh.Nhữngcôngcụnàythườngđượcxemlà“chiphíthôngdụng”củamộtvănphòng.Chuyểnsangmôitrườnglàmviệcdiđộngđòihỏiphảicănchỉnhvànângcấpnhữngcôngcụlàmviệcnàylêntầmhỗtrợtốtnhấtchophươngthứclàmviệcmớicủabạn.

Mộttrongnhữngbìnhluậnthườngthấynhấttừnhữngngườichúngtôiđãlàmviệccùnglà:“Tôiphảigiữtàiliệu/thôngtinnàytrongsốhồsơgiấytờcủamìnhvìnókhôngcódạngđiệntử.”Chúngtôiliềnhỏihọcómáyscankhông.Thôngthường,mọingườikhôngsửdụnghếttínhnăngcủamáyscanđểhỗtrợmôitrườnglàmviệcdiđộng.Mộtchiếcmáyscanlàcáchtốtnhấtđểkiểmsoátkhốilượngcôngviệcgiấytờtrênbànlàmviệccủabạn.Vớimộtvănphòngtạigia,nhiềukhảnănglàbạnkhôngcóđủkhônggianchonhữngvậtdụngcầnthiết,huốnghồlàsốgiấytờtíchlũykhôngngừng.

Mộtchiếcmáyscanlàthiếtbịquantrọngđểgiảiquyếtvấnđềgiấytờ.Tấtcảcácthôngtin,baogồmcảnhữngláthưđượcđánhmáycũ,nhữngbứcảnh,nhữngbàibáotạpchívàcảnhữngghichépbằngtayđềucóthểchuyểnthànhdữliệuđiệntử.

Bạncầnnhớrằngvớinhữngtàiliệuđượcscanlại,cũngnhưtấtcảnhữngtàiliệuđiệntửkhác,vấnđềcốtlõivẫnlàsắpxếpvàlưutrữthôngtinthếnàođểcóthểnhanhchóngtracứuđượckhicần.

Vấnđềcôngviệctrongmôitrườnglàmviệcdiđộngtạigia

Mộtvănphòngtạigiahiệuquảlàmộtvănphòngtạoramôitrườnghiệuquảđểkiểmsoát,duytrìvàtracứucácthôngtinđượcsửdụngđểlậpkếhoạchvàhoànthànhcôngviệc.Cácnhântốđểcóđượchiệuquảlà:

1.Khônggianlàmviệctậptrung.Điềunàybắtbuộc.Phòngkháchhaybànănkhônghiệuquả.Trongmộtphòngnhỏ,khônggiantậptrungcólẽlàkhuvựckhôngnhìnthấytivitrongphòng.Trongmộtngôinhàkhiêmtốnhoặctrongmộtcănhộlớnhơn,khônggianvănphòngtạigiacóthểlàmộtphầncủamộtcănphòng.Vàtấtnhiên,trongmộtngôinhàlớn,thườngthìcảmộtphòngsẽđượcsửdụngđể

làmvănphòngtạigia.

2.Nộithấtcóchấtlượngcao.Điềunàykhôngcónghĩalàbạnnêntiêutốnthậtnhiềutiềnbạc.Bạncóthểlựachọnmuađồđạctừmộtnhàsảnxuấtlớncóthiếtkếnhữngsảnphẩmchongườilàmviệctạigia.Hầuhếtcácdoanhnghiệpđềuthươnglượngđượcmứcgiáchiếtkhấucao,rấthấpdẫnvớinhữngnhàsảnxuấtnộithấtvănphònglớn.Nộithấtvănphòngcủamộttrongnhữngdoanhnghiệpnàycógiágiảmnhiềuhơnhoặcbằng50%sovớigiániêmyếtthìcónghĩalàbạnđãmuađượcvớigiáhời.

3.Tiếngđộnghoặclàmbạnsaonhãnghoặcgiúpbạntậptrung.Mỗingườicócáchphảnứngkhácnhauđốivớiâmthanh,vànhữngkhácbiệtmangtínhnhânvănnàycầnphảiđượcxemxétkhiđưaranhữngquyếtđịnhlàmviệctạigia.Bạncótậptrungtốthơnvớitiếngnhạcnềnkhông?Bạnhoặckháchhàngcủabạnsẽphảnứngnhưthếnàovớitiếngchósủahoặctiếngtrẻconnôđùaởngoàisân?Hầuhếtmọingườiđềuhiểuvàhơighentịvớikhảnănglàmviệctạigiacủabạn.

4.Nhữnggiờlàmviệcđãđượclênkếhoạch.Vănphòngchínhlànơibạnở.Vìthế,chúngtacầntậptrungvàhoạtđộngtheocáchgiốngnhưdoanhnghiệp.Tốtnhấtbạnnênquyđịnhnhữnggiờlàmviệcthôngthường.Tấtcảmọingườitronggiađìnhtôiđềubiếtvàtôntrọngmộtđiềulàtrongsuốtnhữnggiờlàmviệc,dùtôichỉởngayphòngbên,nhưngtôiđanglàmviệc,vàtôikhôngbịlàmphiềntrừkhiđólàmộtlýdovôcùng,vôcùngcầnthiết.

5.Hỗtrợnhucầu–thuêngoàihoặcnhữnglựachọnkhác.Khilàmviệcởnhà,chúngtathườngphảichủđộngxácđịnhcácnguồnlựccóthểgiúpchúngtahoặcsắpxếpmọiviệc.Tôigiữmộtdanhsách“Cácdịchvụsửachữavàgiúpđỡ”,vớisốđiệnthoạicủatấtcảnhữngcánhânvàtổchứctôicóthểnhờgiúpđỡhoặcsửachữa.Tôicómột“bậcthầy”máytínhmàtôicóthểgọivàxinlờikhuyên,hoặcsẽđếnnhàvàsửamáytínhhoặcthayđổiphầnmềmchotôibấtcứlúcnào.Tôicómộtngườisửamáyincóthểđếntậnnhàsửatrongvòngchưatớihaitiếng.

6.Ởnhàmộtmìnhvàcôđơn.Ngườitacóthểcảmthấybịcôlậpkhiởlàmviệcởnhàmộtmình.Tôikiênquyếtrakhỏivănphòngtạigiahàngngàyvàobữatrưa.Mộtvàinơi(chẳnghạncửahàngcủa

Starbucks)cóthểkhuyếnkhíchnhữngngườicótưtưởng”xêdịch”vànhữngngườilàmviệcđộclậprakhỏinhà,tụtậplạivớinhau.

Ngoàira,làmviệctạinhàkhôngcónghĩalàbạnkhôngcóvănphòngtậpđoàn.Nếuđiềukiệnđịalýchophép,hãylậpkếhoạchđểdànhmộtphầnthờigianlàmviệctrongtuầntạivănphòngcủatậpđoàn.NhữngnhànghiêncứuởIBMđãhọcđượcmộtđiềulànếucácđộikhôngtậphợpkhoảngbangày,năngsuấtvàniềmvuicủahọsẽbịảnhhưởng.Lờikhuyêncủachúngtôilà:Hãydànhítnhấtmộtngàymộttuầnđểlàmviệcởvănphòngcôngty.Chúngtôicũngnghekháchhàngcủamìnhnóitốtnhấtlàthayđổingàytrongtuầnbạnđếnvănphòngcôngty.

Nhữngvấnđềthườnggặpphảikhilàmviệctrongmôitrườnglàmviệcdiđộng

SửdụngphầnmềmquảnlýthôngtincánhânPIM(PersonalInformationManager).

ChúngtasẽsửdụngthuậtngữPIM,cónghĩalà“phầnmềmquảnlýthôngtincánhân”,trongsuốtphầncònlạicủamụcnày.

PIMlànhữngthiếtbịđiệntửcầmtay,nhỏ,cókíchthướcbằnglòngbàntay,cóthểlàmđượcmọiviệcmàbạnvẫnlàmvớiMicrosoftOutlookhayLotusNotestrênthiếtbịmáytínhthôngthườngcủabạn,cũngnhưnhữngchứcnăngcủađiệnthoạithôngthường.

ChúngtôimuốngiớithiệumộtvàinguyêntắckhisửdụngPIM:

A.Hãytrởthànhmộtchuyêngiakhisửdụngbànphímthiếtbịcủabạn.

B.Nắmbắtvàlàmchủlựachọngõchữcótrênthiếtbịcủabạn.

C.Hãylàmquenvớinhữngphímtắtvàphímnhanhtrênthiếtbị.

D.CàiđặtPIMđểnótựđộngđồngbộhóavớimáytínhxáchtayhoặcmáytínhđểbàn.

E.Hãytắtchứcnăngbáothức/cảnhbáoởPIMcủabạnđểbạnkhôngnhậnđượcthôngbáomỗikhibạnnhậnđượcmộtbứcthư.

F.CàimậtkhẩuđểbảovệPIMtrongtrườnghợpbịmất.

G.Xácđịnhxemmộtbứcthưbạnxóatrênthiếtbịcóxuấthiệntrênhệthốngthưđiệntửởmáytínhcủabạnkhông.

H.BảodưỡngPIM.Thườngxuyênkhôiphụcthôngtin,địnhkỳdọndẹpbộnhớ,tăngtốcđộxửlýbằngcáchxóalịchsửcuộcgọi,…,đểgiữchothiếtbịvậnhànhtrơntru.

I.Hãygửiđườngdẫnvớithưđiệntửbấtcứkhinàobạncóthể.VấnđềsứcchứacủaPIMkhiếnnókhócóthểđọcđượccáctàiliệuđínhkèmdài.

J.Viếtdòngtiêuđềrõràngđểngườinhậnhiểuđượcthưviếtvềvấnđềgìtrướckhihọmởnó.

K.ChủđộngquyếtđịnhkhinàobạnsẽkiểmtrathưđiệntửtrênPIMcủabạnvàbámlấyquyếtđịnhđó.Đừngđểthưđiệntửkiểmsoátbạn.

L.Khixửlýthưđiệntử,thưthoại,giấytờ,…,hãytuântheonguyêntắc4D.

M.Hãytừbỏthóiquenđuổitheothưđiệntửvàlàmviệcsaukhiđãhếtgiờlàmviệc.Hãytắtđiệnthoại/PIMcủabạnvàobuổitốivàcuốituần,vàhãychongườikhácbiếtbạnlàmnhưvậy.Hãyxácđịnhlàmthếnàođểhoànthànhcôngviệccủabạntrongkhoảngthờigianbạndựđịnhdànhchonó.

Vấnđềcôngviệctrongmôitrườnglàmviệcdiđộng

1.Kháchhàng,kháchsạnhaysânbay.Vănphònglànơibạnở,vàcôngviệclàviệcgìđóbạnlàm–bấtkểbạnđangởđâutrongmôitrườnglàmviệcdiđộng.Tôidichuyểnkhắpthếgiớiđểhỗtrợchocáccôngtykhácnhaucủamình.Tôipháthiệnralậpkếhoạchhiệuquảlàchìakhóađạtđượcmọithứtôicần,bấtkểtôiđangởđâuhaytôiđanglàmgì.

Trướcbấtkỳchuyếnđinào,bấtkỳcuộchọphaycuộchẹnnào,hãydànhthờigiantrongquyểnlịchđiệntửcủabạnđểlậpkếhoạchchitiếtnơibạnsẽđếnvàviệcbạncầnthựchiệnđểđạtđượcmụctiêu

củamình.Hãylậpkếhoạchngay!Điềunàychắcchắnsẽđemlạithànhcôngmàbạncầnđểđánhbạiđượcthếgiớikinhdoanh.

2.Nhucầuthiếtbị/hỗtrợthíchhợp.Bạncònnhớdanhsáchliênlạc“Cácdịchvụgiúpđỡvàsửachữa”màtôiđãđềcậpđếnởphầnlàmviệctạigiakhông?Tôigiữdanhsáchnàybênmìnhmọilúcmọinơinêntôicóthểgiữliênlạcvớihệthốnghỗtrợcủamìnhnếutôithấycầnhọ.

Tôicũngpháthiệnralàtốtnhấtnêngiữmộtsốvănphòngphẩm,tàiliệucôngty,danhthiếpvàtemthưtrongcặpđựngtàiliệucủamình.Bạnkhôngbaogiờbiếtkhinàobạncóthểphảigửimộttờgiấycámơnđượcviếtbằngtayhaymộtquyểngiớithiệucôngtychoaiđóbạnvừamớigặphoặcvừamớinóichuyệncùng.Trongthếgiớiđiệntửmàchúngtađangsống,mộttấmthiệpcámơnđượcviếtbằngtaysẽđểlạiấntượnglớnhơnnhiềumộtbứcthưđiệntửvớicùngnộidung.

3.Hoànthànhmọiviệcđúngthờihạn.Nhữngngườilàmviệctrongmôitrườngdiđộngvẫncầnsắpxếpthờigianởvănphòngcôngtyhoặcởvănphòngtạigiađểgiảiquyếtnhữngviệcnảysinhtừchínhsựdichuyểnđó.Chúngtôinghiệmthấyrằngmỗicuộchọpmộttiếngđồnghồthườngtạorathêmhaigiờlàmviệcnữa.Mộtphầncôngviệcnàylàchuẩnbịchocuộchọp,vàphầncònlạilàhànhđộng,nhiệmvụnảysinhsaucuộchọp.Tronglúcdichuyển,tôibắtđầutínhtoánchitiếtlịchtrìnhcholúctôitrởlạivănphòngtạigia.“Lậpkếhoạchngay”đảmbảotôigiữlờihứavớikháchhàngvàcộngsựcủamình.

THỰCHÀNHCHƯƠNG91. Xácđịnhloạimôitrườnglàmviệcdiđộngphùhợpvớibạn.

2. Nhữngngườisửdụngsổghichépcóthểphảithiếtlậphệthốngkhôiphụcdữliệuhiệuquảđểtránhmấtdữliệuđiệntử.Hãyquyếtđịnh,dựatrênhoạtđộngdữliệumớicủabạn,cầnphảithườngxuyêncậpnhậtsổghichépcủabạnnhưthếnào,bạnsẽsửdụngquytrìnhlưugiữmạnghoặcngoạituyếnnào,vàbạnsẽkhôiphụcdữliệucủamìnhthườngxuyênnhưthếnào.Việckhôiphụcdữliệu,nếucầnthiết,nênlàmítnhấtmộtlầnmộttuần.

3. Nếubạnchủyếulàmviệcởnhà,hãyxácđịnh“giờgiấcvănphòng”củabạn,vàthôngbáochocácthànhviêngiađình,bạnbècũngnhưcộngsựcủabạnbiết.Hãyxácđịnhcáchhoànthànhcôngviệctrongthờigianđãđượcấnđịnhđó.

4. Khilàmviệctạinhàbạncầntạoramôitrườngtốtnhấtđểcóthểhoànthànhcôngviệchiệuquả.Nếubạnlàmviệcởnhà,hãyxemxétlạitìnhhìnhhiệntạicủabạn(cảsinhlývàtâmlý),nhữngđiểmyếucủamôitrườngnàyvànhữngbướcbạncầnthựchiệnđểtạoramôitrườnggiátrịgiatăngđảmbảonăngsuất.

5. Phảisửdụngthànhthạonhữngphímtắt,phímnhanhvànhữngchứcnăngtrongPIMcủabạn.

6. Nếubạnlàmộtnhânviêndiđộngcủamộtcôngtylớnhơn,hãyđếnvănphòngítnhấtmộtlầnmỗituần.

7. Nếubạnlàmộtngườilàmviệctạigia,vàbạncócảmgiácbịcôlập,hãycânnhắctớiviệcmỗituầndànhramộtchútthờigianởmộtquáncàphêhoặcmộtnhàhàngđịaphươnglàtụđiểmcủanhữngngườilàmviệctạigia.

Cuốicùng,nhưngkhôngphảikhôngquantrọng,hãytắtđiệnthoạidiđộng/PIMcủabạnkhihếtgiờlàmhoặcvàocuốituần.

CHƯƠNG10Hãylàngườiquảnlý

Làmliềntay!Nếubạnđợingườikhácđếntìm

mình,bạnsẽchỉnhậnđượcnhữngvấnđềnhỏ.Bạncầnphảiđivàtìmhọ.Hầuhếtmọingườiđềukhôngnhậnranhữngvấnđềlớncủa

mình.

―W.EdwardsDeming

TÓMLƯỢCCHƯƠNG10Trongchươngnày,bạnsẽhọcđượccách:

Giúpngườikháccótổchức,sắpxếp.

Sửdụngtốtnhấtthờigianmớipháthiệncủabạn.

Tậndụngmộttrongnhữngphươngtiệnhiệuquảnhấtcủagiaoviệc.

Thựchànhnguyêntắcquảnlýhiệuquảvớinguyêntắc“vihành”.

CólầntôiđãchuyểngiaoChươngtrìnhPEPchomộtnhàmáysảnxuấttạiAnh.Nhữngngườithamgiagồmcóngườiquảnlý,nhânviênhànhchínhvànhữngngườigiámsátcửahàng.CóvàihuấnluyệnviênPEPcùngthamgiavớitôiđểtạođiềukiệnthuậnlợichochươngtrình;trênthựctế,sựthamgiacủatôichỉgiớihạnởviệcgiớithiệukháiniệmvàgiúpmộtsốngườithamgiathựchành.Mộtgiámsátviênđặcbiệtphấnkhíchkhinghĩmọiviệcsẽtrởnêncótổchức,sắpxếphơn.AnhtamuốnbiếttấtcảvềPEPvàlàmthếnàoanhtacóthểsửdụngđượcnó.Tôiđãnóivớianhtarằng:“NếubạnnghĩPEP

tốtchobạn,hãyđợichotớikhibạnthấynócóthểlàmgìchonhữngngườilàmviệccùngbạn.”

Tôiđãgợiýrằngcáchsửdụnghiệuquảnhấtkhoảngthờigiantựdomớiđượctìmthấyđócủaanhtalàđikhắpcáccửahàngvàgặpgỡnhữngngườilàmviệcchoanhtahàngngày,trựctiếptìmhiểuhọcầngìđểkhuyếnkhíchbảnthânhọcóthểsắpxếptốthơn.

Vàithángsau,khitôitrởlạinhàmáysảnxuấtđó,tôiđãgặplạiđúngngườigiámsátđó.AnhtahàohứngkểlạinhữngtrảinghiệmcủamìnhvớiPEP.Anhtahỏitôicóbiếtcuộcbãicôngxảyraởnhàmáyvàothángtrướckhông.Tôinóivớianhtalàtôicónghenói,nhưngkhôngbiếtchitiết.Anhtađãhỏi:“Ôngcóbiếtlàcảnhàmáybãicôngchỉtrừkhuvựctôiquảnlýkhông?”Anhtanóirằngkhinhữngngườiquảnlýcấpcaotìmhiểulýdotạisaokhuvựccủaanhtalàkhuvựcduynhấtkhôngthamgiabãicông,họđãpháthiệnralànhữngnhânviêntrongkhuvựccủaanhtakhôngcóphànnàn,thanphiềngì.Họnóirằngtấtcảnhữngviệchọcảmthấykhôngổnđềuđãđượcngườigiámsátgiảiquyếtvàxửlýổnthỏavàithángtrước.

Nhữngviệcmàngườiquảnlýnàyđãlàmsẽđượcmiêutảcụthểtrongchươngnày.

QUẢNLÝBẰNGCÁCHVIHÀNHMộttrongnhữngcôngcụquantrọngnhấtmàmộtngườiquảnlý

cóthểsửdụngđểhoànthànhcôngviệchiệuquảvànăngsuấtlàquảnlýbằngcáchvihành,haynhưmộtsốngườigọilàquảnlýtrongtầmmắthayquảnlýbằngcáchđitìmhiểuthựctế.

Thôngquaquátrìnhquảnlýbằngcáchvihành,tiếpxúcvớinhữngnhânviêncủamìnhvàxemhọphảixửlýviệcgì,phảiđốimặtvớinhữngvấnđềgì,tôiđãtạoraPEP.

Nhiềunămtrướctôilàmquảnlýtrongmộtcôngtymànhânviênphảichịuáplựckhủngkhiếpđểcungcấpcácdịchvụ,sảnxuấtsảnphẩmvàbánsảnphẩm.Tôiphảichịutráchnhiệmchokhoảng200người.Mộtngàythôngthườngbaogồmcáccôngviệchọpvớinhómquảnlýcấpcaođểthảoluậnvềnhữngvấnđềnộibộ,gặpgỡkhách

hàng,sauđólàmrấtnhiềucôngviệcgiấytờ,chủyếuđểđápứngyêucầubáocáocủacấpquảnlýcaohơn.Côngviệccủatôilàmộtbàihọcvềquảnlýkhủnghoảng.Tôihiếmkhicóthểrờivănphòng.

Nhưngcóhaiđiềuđãgiúptôithayđổiđiềuđó.Thứnhất,tôitựsắpxếplạicôngviệccủamình.Tôithiếtlậpnhữngthônglệvớitrợlýcủamìnhvàtôibắtđầugiảiquyếtđốnggiấytờmàtôiphảichịutráchnhiệmmộtcáchhiệuquảhơn.Thứhai,tôiđãsửdụngkhoảngthờigiancóđượctừviệctựsắpxếplạibảnthânđểrakhỏivănphòngvàthựchànhquảnlýbằngcáchvihành.Gầnnhưngàynàotôicũngdànhranửangàyđểrangoàivàgặpgỡnhữngngườimàtôiphảichịutráchnhiệm.Tôicóthểdừngởbànlàmviệccủahọ,ngồixuốngvànóichuyệnvớihọđểtìmhiểumọiviệcđangdiễnranhưthếnào.Tôinhanhchóngnhậnralàhầuhếtmọingườiđanglàmviệccựckỳchămchỉ,nhưnglạikhônghiệuquả,khôngnăngsuấttrongcôngviệc.Tìnhhìnhchunglàhỗnđộn.

Lúcđầukhitôiquảnlýbằngcáchvihành,mọingườicònnghingại.Họbănkhoănsaotôilạiởđóvàtôiđangtìmkiếmđiềugì.Nhưngsựnghingạinàynhanhchóngbịxóatankhihọthấytôithườngxuyênquaylạivàtôithểhiệnsựquantâmchânthànhtớiviệchọđanglàm.Họbắtđầucởimởvàđềcậptớinhữngvấnđềnăngsuấtdàihạn.Tôichămchúlắngnghenhữnggìhọnóivàcốgắngđápứngnhữngnhucầumàhọđãgiãibày.

Nếutôikhôngđápứngnhucầucủaaiđó,tôicảmthấyrấtbứtrứtkhigặplạihọ.Quảnlýbằngcáchvihànhbuộctôiphảigiảiquyếthiệuquảnhữngvấnđềhọđãnêura,đặcbiệtlànhữngvấnđềmàcánhântôihoàntoànđồngtìnhlànêngiảiquyết.

Tôipháthiệnrahầuhếtnhữngngườimàtôiquảnlýđềukhôngbiếtlàmviệcthếnàochohiệuquả.Khôngphảilàhọkhônglàmviệcchămchỉ;ngượclại,họcònlàmviệcchămchỉhơnmứcthựcsựcầnthiết.Đóchínhlàlúctôipháthiệnranếutôicóthểlàmgìđóđểgiúphọcảithiệncáchhọlàmviệc,tôicóthểđạtđượckếtquảtốtnhấtchonhữngnỗlựccủamìnhtrêncươngvịmộtngườiquảnlý.

Đâylàsựpháttriểncủaquảnlýbằngcáchvihành.Đúng,tôiđãlắngnghe;đúng,tôiđãquansátcôngviệcđượchọhoànthànhnhưthếnào;đúng,tôiđãphảnhồi,nhưngtôicònhuấnluyệnhọcáchtốtnhấtđểtựtổchức,sắpxếpbảnthânvàđểhoànthànhnhữngviệc

quantrọnghàngđầumàhọcầnhoànthành.Tôiđãhuấnluyệnhọcáchtổchứcvàcảitiếnquytrìnhlàmviệccủahọ.Đâykhôngphảilàviệcchỉnóimồm:tôiđãchỉdẫnvàgiúpchoquátrìnhtrởnêndễdànghơn.Tôikhôngchỉlắngnghe,tôicònquansát.Saukhinhậnratìnhtrạnglộnxộn,tôiđãcốgắngtìmhiểunhữngnguyênnhânsâuxa.Điềutôithườngpháthiệnralàmọingườicóthểkhôngnhìnthấyđiềukiệnlàmviệcthựcsựcủahọ.

Chẳnghạn,tôicóthểyêucầumộtnhânviênlaudọnbànlàmviệccủaanhta.Khianhtađãhoànthànhnhiệmvụdọndẹpđó,tôisẽnhìnvàobàncủaanhta.Vàthôngthường,tôisẽthấynhữngthứbịbỏquahoặcnhữngthứmàbảnthânanhtacũngkhôngnhìnthấyngaytừđầu.

Tôiđãtinrằngvàonhữnglỗđen,hoặcítnhấtvàohiệntượnglỗđentrongtổchức,nơibạngửithứgìvàothìthứđódườngnhưbiếnmất,khôngbaogiờnhìnthấylầnnữa.Nhữnglỗđenđóthườnglànhữngngănkéobànhoặcnhữngtậphồsơ.Chỉđơngiảnlàviệccứbịgạtđimàchẳngđượcxửlýgì.

Tạisaonhiềuviệcquantrọnglạikhôngđượcxửlý?Córấtnhiềulýdo:Thóiquenlàmviệcxấu,trìhoãn,khôngbiếtchínhxácphảilàmgì,lậpkếhoạchkém,tổchứckém,khủnghoảngquảnlý,vàrấtnhiềulýdokhácnữa.Điềuthúvịlàhiếmkhinàotôipháthiệnraýđịnhxấuhoặcthiếunỗlựclànguyênnhâncủanhữngkhókhăntrongsảnxuất.Thườngthìmọingườikhôngcóquyềnxửlýnhữngvấnđềhọgặpphải.Hoặchọthấyviệckhógiảiquyết,mặcdùcũngviệcấy,vớingườikhác,cóthểlàviệcdễdàngxửlýđược.Hoặchọcảmthấyhọrẽvàobấtcứhướngnào,họcũngvấpphảimộtbứctường,vậynênhọkhôngnỗlựcnữa.

Chínhnguyêntắctùytiện,nhữngchínhsáchyếukémvànhữngquytrìnhlàmviệckhônghiệuquảlànguyênnhângâyranhữngcảmxúctiêucựcởmọingười.Loạibỏnhữngnguyêntắcnàyvàtạoranhữngtiêuchuẩnmớiluôncảithiệnđượctinhthầnvànăngsuấtcủamọingười.Trongnhiềutrườnghợp,nhữngvấnđềcứngđầucứngcổ,dườngnhưkhôngthểvượtquađượcđốivớihọđềulànhữngvấnđềnằmtrongkhảnăngcóthểgiảiquyếtđượccủangườigiámsát.Chẳnghạn,nếumộtnhânviênnàođócầnmộtchiếcmáytínhđểxửlýcôngviệctốthơn,tôicóthểủyquyềnmuangaylậptức,nhanhchóngvàđểngườiđóthuầnthụccôngviệcvớinhữnggìngườiđócần.

Thôngquaquảnlýbằngcáchvihành,hayphươngphápđượcmiêutảnhưChuyếnđibộPEPcủatôiđãgiúptôikhámpháracáchhuấnluyệnmọingườitrongcôngviệccủahọ.Tôithựchiệnviệcnàybằngcáchngồixửlýđốnghồsơcùnghọ.Chúngtôisẽxửlýlầnlượttừngviệc,từngviệcmột,vàthithoảngtôiđểhọtựxửlý.Trongnhữnghồsơchờxửlý,tôinhậnthấythóitrìhoãn,việchiểusaivànhữngnguyêntắctùytiệnđãngăncảnmọingười,khiếnhọkhôngthựchiệnnhữngviệccầnphảihoànthành.Tôikhôngthểtìmranhữngvấnđềnàychỉbằngcáchđơngiảnlàhỏi,vìnếungườitabiếtvấnđềlàgì,ngườitađãcóthểgiảiquyếtđượcvấnđềđórồi.Tôiquansátquátrìnhvàcáchthứchọlàmviệcđểnhậnrahọđãkhôngcónhữngcôngcụcầnthiết,hoặchọđãphảihứngchịuquánhiềuviệcgâygiánđoạn,hoặcđiềugìđãkhiếncôngviệccủahọtrởnênkhóthựchiện.

Chỉtrongmộtkhoảngthờigianrấtngắntrêncươngvịquảnlýnày,tôiđãđượctrảinghiệmđiềumàtôichưabaogiờtrảinghiệmtrướcđó–nhữngkếtquảhữuhình,rõràngkhôngchỉvớitôimàvớitấtcảmọingười.

Nếubạnđikhắpnơi,bạnsẽbiếtnhữngvấnđềthựcsựvàcóthểgiúpđưaragiảipháp.

GIÁMÀTÔIBIẾT!Tôibiếtthậtkhóđểcóthểnghĩramộtýtưởng.30nămtrướctôi

đãngạcnhiênkhinhìnthấynhữngkếtquảcủaviệcquảnlýthôngquanhữnggìmìnhnhìnthấy.Tôichưabaogiờthấyngườinàolàmnhưthế.Tôiđãvấpphảinókhitôinỗlựcquảnlýmọingười.Nhưngtôiđãnhanhchóngnhìnthấykháiniệmđượcthừanhậnvàứngdụngrộngrãi.LiênhệđầutiêncủatôivớinólàtrongcuốnsáchTìmkiếmsựxuấtsắc(InSearchofExcellence)củahaitácgiảTomPetersvàRobertWaterman.Họgọinólà“sựquảnlýtrongtầmmắt”.Tôirấtphấnkhíchkhithấynhữngngườikhácpháthiệnraphươngphápquảnlýnàyưuviệthơnbấtcứphươngphápnàomàtôitừngchứngkiến.

MốiquantâmdànhchochủđềđóđãkhiếntôimàymòvàpháthiệnralàngườiNhậtBản,ítnhấtlàtrongngànhsảnxuất,đãphát

triểnnóthànhmộtmônkhoahọc.HệthốngsảnxuấtToyota(sảnxuấtLean)vàQuảnlýchấtlượngtoàndiện(TotalQualityManagement–TQM)làhaivídụ.

TheoLean,nóliênquantớinguyêntắc“3gen”:Banguyêntắcđólà(1)nơicôngviệcđượchoànthành(gemba),(2)sảnphẩmthậtsự(đồvậthoặcdịchvụ)vàtìnhtrạngcủacácvậtởnơilàmviệc(gembutsu)và(3)thựctế,điềuđangdiễnra–khôngphảinónênlàgì,màlànólàgì(genjitsu).Genchigembutsucónghĩalà“tựđivàtựnhìnthấy”.

Nguyênnhânsâuxacủabấtcứvấnđềnàochínhlàchìakhóachomộtgiảipháplâudài.“Dữliệu”tấtnhiênlàquantrọngtrongsảnxuấtrồi,nhưngtôiđặcbiệtnhấn

mạnhvào“thựctế”.

―TaichiOhno

NormanBodek(tácgiảcuốnsáchKaikaku:SứcmạnhvàsựkỳdiệucủaLean)đãgọiđólà“GembaWalk”.GembaWalk,cũnggiốngnhưquảnlýbằngcáchvihànhvàquảnlýtrongtầmmắt,cónghĩalàđếnnơilàmviệcvàthôngquaquansát,hỏivàlắngnghe,thuthậpthôngtinđểcóthểđềragiảiphápkhắcphục.ChủđềquantrọngnhấtcủaGembaWalklàKaizen.

Cómộtvàikhácbiệtkhónhậnthấytồntạigiữanhữngthủthuật“đếnnơicôngviệcđượchoànthành”này.Quảnlýbằngcáchvihànhcóvẻthiênvềcảithiệnmốiquanhệvớinhânviênhơn.GembaWalkvừalàthủthuậtgiảiquyếtvấnđề,vừalàKaizenđốivớinhữngquytrìnhchínhcủavấnđề.Thậttrớtrêulàcórấtítvídụvềviệcsửdụngnhữngthủthuậtnàytrongcôngviệccủamọingười.Quảthực,khighéthămNhậtBảnvàinămtrước,tôiđãpháthiệnravănphòngcủahọgầnnhưlàmộtđốnghỗnđộn!Chẳngcóhệthốnghồsơlưutrữnào.NhữngquảnlýngườiNhậtkhôngnghĩkỹvềviệcđithămcửahàng,nhưngcóthểkhôngnhìnthấyhọởsauvănphòng.

Vậynên,cầnđápứngnhiềunhucầuhơnnữađểthựcthiphươngphápquảnlýnày.Nóđánhtrựcdiệnvàovấnđềcốtlõi.Ngườigiỏinhấttrongsốnhữngngườigiỏiđãsửdụngnó.Kếtquảsẽkhiếnbạngiậtmìnhđấy!

GIAOTIẾPMẶTĐỐIMẶTThóikiêucăngcủachúngtakhiếnchúngtakhócóthểnóivề

nhữngthấtbạicủamình,đặcbiệtkhinóichuyệnvớisếp.Điềuhiểnnhiênvớingườikháccóthểkhônghiểnnhiênvớichúngta.Nhữngđiểmmùnàytạorakhoảngcáchhoặchốsâungăncáchgiữangườiquảnlývànhânviên.Cáchtốtnhấtđểnốiliềnkhoảngcáchlàgiaotiếpmộtđốimột,mặtđốimặt.Khibạnnóivềcùngvấnđềởcùngmứcđộtạicùngmộtkhônggian,bạnsẽtruyềnđạthiệuquảhơn.Bạnkhuyếnkhíchgiaotiếpcởimởkhibạnhỏimọingườihọlàmviệcnhưthếnào,họđanglàmviệcgì,vàđiềugìsẽgiúpchocôngviệcvàcuộcsốngcủahọtrởnêndễdànghơn.ĐibộPEPcónghĩalàtìmđếnvớimọingười,đặtranhữngcâuhỏi,vàtiếnhànhquansátđểcóthểhiểuđược,lắngngheđượcvàhọchỏiđược.

Khitôiđikhắpnơilàmviệccủamình,tôithườngyêucầunhữngngườithamgiachươngtrìnhPEPchotôimộtcâukhẳngđịnhngắngọnvềchiếnlượchoạtđộngcủahọ.MộtngườiquảnlýcấpcaocủamộtnhómthamgiachươngtrìnhPEPđãsốckhipháthiệnralàchảcóngườinàotrongnhóm,trừôngta,cóthểkhẳngđịnhchiếnlượchoạtđộnglàgì.Khitôivàôngtathảoluậnvấnđềnày,ôngtađãnóivớitôilàôngtanghĩtấtcảmọingườiđềubiếtđiềuđó.Côngtyđãcôngbốbảnbáocáohàngnămvềvấnđềđóchocảthếgiớiđọcvàtronghaicuộchọpnhânviên,ôngđềuđãtrìnhbàychitiếtvềđiềuđó.

Tôikhôngthấyngạcnhiênchútnào.Trongngầnấynămlàmviệccùngcáccôngty,chỉcómộthayhailầntôithấynhânviênthựcsựhiểuchiếnlượchoạtđộngcủacôngtyhọ.Chuyệncáccôngtychảcóchiếnlượcgìlàchuyệnquáthườngthấy.Vàởnhữngcôngtycóchiếnlượcthìviệctruyềntảinóđếnnhânviênlạichánvôcùng.

Nếubạncómộtthôngđiệpcầntruyềnđi,nếubạncómộtkếhoạchcầnthựchiện,nếubạnđangnỗlựctriểnkhaimộtchiếnlược,hoặcnếubạnmuốngiảithíchtầmnhìntrongtươnglaicủabạn,tôinghĩkhôngcóphươngphápnàohiệuquảhơnlàgặptrựctiếpmọingười.

TrongmộtchuyếnvihànhPEP,ngườiquảnlýliêntụctruyềnđitầmnhìnvàchiếnlượccủacôngtythôngquahànhđộngcũngnhưlờinóicủamình.Nếuchiếnlượccủamộtcôngtylàđạtđượclợithế

cạnhtranhthôngquacảitiếnđángkểchấtlượngdịchvụkháchhàng,ngườiquảnlýcầnphảithểhiệnđiềuđóbằnghànhđộng,làmgươngchonhữngngườiphảitiếpxúcvớikháchhàngvàvớichínhbảnthânkháchhàng.MọikhíacạnhcủagiaotiếpđềucóthểđượcgiatăngđángkểthôngquachuyếnvihànhPEP.

PHƯƠNGPHÁPTHEODÕIChương7đãthảoluậnvềtầmquantrọngcủaviệctheodõivà

hoànthành.VớichuyếnvihànhPEP,bạncóthểđưatheodõivàhoànthànhvàoquytrìnhlàmviệccủabạn.Gặpgỡ,tiếpxúcvớimọingườilàcáchtựnhiênđểtheodõivàhoànthànhnhữngviệcbạnmuốnhoànthành.

GIAOVIỆCKhitôinóichuyệnvớinhữngngườiđiềuhànhvềthấtbạicủahọ

trongviệcgiaoviệc,lýdothườngthấynhấtmàtôinghehọgiảithíchlànhânviêncủahọbậnnhưthếnàovàhọsẽquátảirasaonếuđượcgiaothêmbấtcứviệcgìnữa.Nhậnthứcnàythườngđượchìnhthànhkhinhìnthấybànlàmviệcvớihàngđốnggiấytờ,hoặcbằngcáchnghehọnóihọphảiởlạivănphòngmuộnnhưthếnào.MộtchuyếnvihànhPEPcóthểchobạncảmnhậnchínhxáchơnnhiềuvềkhốilượngcôngviệcmànhânviêncủabạnphảilàm.Hơnnữa,bạncòncóthểbiếtcôngviệcđượclantruyềnkhácnhaunhưthếnào.Kinhnghiệmcủatôichorằngkhingườiquảnlýđiđâyđiđó,ôngta/bàtacóthểgiaoviệcnhiềuvàhiệuquảhơn.

NGƯỜIQUẢNLÝLÀMLIỀNTAYLÀMGÌ?

NgườiquảnlýLàmliềntayđemlạinhữngnguồnlực,sựkhuyếnkhích,màmọingườicầnđểtạorađiềuhọcầntạora,theocáchnăngsuấtvàhiệuquảnhấtcóthể.NgườiquảnlýLàmliềntaythựchiệnđiềunàybằngcáchđiđâyđiđó,xôngxáotrongdoanhnghiệp.

TẬPTRUNGVÀOQUYTRÌNHLÀMVIỆC

Đểtrởthànhmộtngườiquảnlýhiệuquả,trướctiênvàquantrọngnhấthãytậptrungvàoquytrìnhcủacôngviệc.Theokinhnghiệmcủatôi,áplựcđặtlênnhânviênbuộchọphảisảnxuấtthườngrấtlớn,nhưnghiếmkhiáplựcđặtlêncáchthứctạoracôngviệclớnnhưthế.Nếubạngiúpmọingườichuyêntâmvàtậptrungvàoquátrìnhcủacôngviệc,bạnsẽđảmbảocôngviệccủahọliêntụcđượccảithiệnvàmọiviệcsẽtrởnêndễdànghơnvớihọ.Sựtậptrungnàygiúphọgiảiquyếtđượcnhữngvấnđềcốtlõiđồngthờicảitiếnchấtlượngsảnphẩmđượctạora.

Đâylàđiềubạnphảitìmhiểu:Mọingườicótổchứctốtkhông?Họcósắpxếphồsơsaochocóthểdễdàngsửdụng,chochínhbảnthânhọvàchocảnhữngngườixungquanhkhông?Họcónhữngcôngcụcầnthiếtchosảnxuấtkhông,vànhữngcôngcụnàycóhoạtđộngtốtkhông?Họcóápdụngnhữngthônglệlàmviệctốtkhông?Họcólậpkếhoạchkhông?Họcótránhtrìhoãnkhông?

Nếubắtđầuquảnlýbằngcáchvihành,hãytậptrungvào6S.

Seiri-Tổchức,sắpxếp

Seiton-Ngănnắp,gọngàng

Seiso-Sạchsẽ

Seiketsu-Tiêuchuẩnhóa

Shitsuke-Kỷluật

Sukam-Thóiquen

(VềgiảithíchchomỗichữS,hãyxemchương8.)

Hãynhớ,nguồnlựcquantrọngnhấtcủabạnchínhlàconngườivàkhônggiancũngnhưthóiquenlàmviệccóảnhhưởngrấtlớntớihiệuquảlàmviệccủahọ.Họcũngkhôngcókỹnănghoặckhôngđượcđàotạovềcáchthứccảitiếnquytrìnhcủamình.Hầuhếthọđềulàm

việcchămchỉhơnmứccầnthiết.Bằngcáchgiảiquyết6chữSmộtcáchcóhệthốngởnơilàmviệc,trongkhicôngviệcđượchoànthành,bằngcáchđặtranhữngcâuhỏi(Tạisao?),quansát,lắngnghe,xácđịnhnhữngđiềubấtthườnghoặcnhữngsailệchsovớitiêuchuẩn,bạncóthểtạođiềukiệnchocảitiếnliêntục.Bằngcáchliêntụcghéthăm,họsẽbiếtbạnnghiêmtúcvàthànhtâm.Bằngcáchxuấthiệnởđóvàhoànthành,bạncóthểkhuyếnkhíchhìnhthànhvàápdụngnhữngthóiquentốtmới.

Cáchhiệuquảnhấtđểtạorathayđổilàthôngquanhữngbướcgiatăngnhỏ.Ngườiquảnlýkhôngcầnphảiápđảonhânsựcủamìnhvớiquánhiềuviệcmộtlúc.Yêucầuhọxửlývàgiảiquyếttừngmiếngghépnhỏcủatròxếphình,theodõixemnócóđượchoànthànhkhônglàtấtcảnhữnggìcầnthiết.Mộtlầnnữa,xinđượcnhắclại,rấtkhóđốimặtvớiaiđóthêmmộtlầnsaukhibạnhứagiảiquyếtvấnđềgìđónhưnglạikhônggiữlờihứa.Giảiphápư?Hãygiảiquyếtnó.Hãyxửlývấnđề.Vàchotớikhinóđượcxửlý,hãytiếptụcghéthămngườicủabạnvàchohọbiếtbạnđangnỗlựclàmgìvàbạnđangvấpphảivấnđềgì.

Sauvàithánglàmnhưvậy,bạnsẽthấytrongcôngtychỉtoànnhữngnhânviêncótổchứctốtgiốngnhưnhữngcỗmáyđượctradầuđầyđủvậy.Bạnsẽpháthiệnranhữngvấnđềchungvàsẽgiảiquyếtchúng.Khiđãcótổchức,hãyđểnhữngchuyếnvihànhPEPcủabạngiảiquyếtnhữngvấnđềchungđó.HãysửdụngnhữngthủthuậtLeanvàTQM.Hãynhớđiềugìmangbạntớiđó.NgườiquảnlýLàmliềntaybiếnchuyếnvihànhPEPthànhmộthoạtđộngthườngnhật.

ĐỪNGGẮNCHẶTVỚIBÀNLÀMVIỆCMộtngườiquảnlýcấpcao,phụtráchbộphậnvớihơn900người

trongmộtcôngtysảnxuấtlớn,chorằngquảnlýbằngcáchđivihànhlàmộttrongnhữngđiềuquantrọngnhấtmàôngtacầnthựchiện.Nhưngôngtanóirằngôngtakhôngcóthờigianđểlàmviệcđó.Ôngtathườngxuyênbịkéovàonhữngvấnđềkhác,nhữngcuộchọpvànhữngcuộckhủnghoảng.

Giảiphápmàtôivàôngtatìmrakháđơngiản.Ôngtasẽdànhcả

buổisángđểđiđếntấtcảcácđiểmcóngườicủaôngđangđóngởđó,vàkhôngđượctrởlạivănphòngcôngtychotới1giờchiều.Điềuthúvịlàchỉcầnsắpxếpmộtchút,sànglọcthôngtinđượcgửitớichoông,tănggiaoviệcvàloạibỏthờigianlãngphí,ôngđãcóthểrakhỏivănphòngsớmhơnmỗingày,vàcòndànhthêmbốnhoặcnămtiếngđểđigặpmọingười.

“Dínhlấybànlàmviệc”làlờithanphiềnthườngthấytừnhữngnhàđiềuhành.Chỉđơngiảnsắplịchchochuyếnvihànhquảnlýtrướckhingồivàobànlàmviệccóthểpháthuytácdụngđốivớimộtsốngười.Mộtgiảipháplâudàihơnlàtừbỏhoàntoànbànlàmviệc.Mộtngườiquảnlýđãlàmnhưvậyvàđãđiềuhànhdoanhnghiệpcủaôngtabằngmộttấmbảngkẹp.Khôngcóbànlàmviệcbuộcôngtaphảirangoàivàtiếpxúcvớimọingườigầnnhưtoànbộthờigian.Khicócuộchọpquantrọng,ôngcóthểtiếnhànhởphònghộithảocủacôngty.

HÃYBẮTĐẦUTỪCHÍNHBẠNHoàntoànbìnhthườngkhibạnnhìnthấykhókhăncủangười

khác“ởkia”.Nhưngnhiềucảitiếncóthểđượctạoratrongkhuvựccủabạnmàkhôngmấthoặcmấtrấtítchiphí.Đâylàkinhnghiệmphổbiếnkhiápdụngnhữngquytrìnhcảitiếnchấtlượngtrongcáccôngty.Nếubạntheođuổiđiềuphùphiếm–mộthệthốngmáytínhmớitrịgiá9triệuđôlakhibạnkhôngcótiền,hoặcphảimất2nămđểcàiđặtđượchệthốngđó–bạnsẽbỏlỡhàngtrămcảitiếnmàbạncóthểtạoratrongkhoảngthờigianchuyểntiếp.

CÔNGCỤĐIỆNTỬGIÚPNÂNGCAONHỮNGCUỘCVIHÀNHPEPCỦA

BẠNCómộtcáchđểthựchiệnchuyếnvihànhPEPlàsửdụngcáccông

cụđiệntử.Nếubạnkhôngthểthườngxuyênghéthămnhânviêncủamình,cáccôngcụđiệntửcóthểgiúpbạn.

Thưđiệntửlàmộtcôngcụnhưvậy.Nókêugọinhânviênởmọicấpbậctrựctiếptrìnhbàyvấnđềvàgợiýmởramộtkênhgiaotiếpkhác.Sựhiệndiệncủabạnởkhuvựccủahọtheođịnhkỳkhiếnchokênhgiaotiếpthưđiệntửtrởnênhiệuquảhơn.

Vớinhữngdoanhnghiệpnhỏhơn,phầnmềmmạnglướichophépbạntraođổitrựctiếpquamáytínhmàkhôngcầnphảiđầutưnhiềutiền.LotusNotes,mộtứngdụngphầnmềmnhưvậy,rấtdễđiềuchỉnhđốivớidoanhnghiệpcủabạn.Cơsởdữliệuđãđượcđiềuchỉnhcóthểđượctruycậpbởibấtkỳngườinàođượcủyquyềntrongbấtkỳvịtríđịalýnàovớimộtchiếcđiệnthoại.Bấtkỳngườinàotrongtổchứccũngcóthểthamgiavàđónggópchonhữngvấnđềquantrọngvànhữngcâuhỏiđượcnêura.

Dùvậy,khônggìcóthểthaythếđượcviệcbạnđíchthânđếnnơicôngviệcđangđượcthựchiện.

TỔNGKẾTNếubạnlàmộtngườiquảnlýcấpcao,bạncóthểnghĩrằngmình

cómộtlịchtrìnhgầnnhưkhôngthểthayđổiđược.Vậythìlấyđâurathờigiantrongngàyđểđilạinữachứ?SamWalton,bộócvĩđạigâydựngnênđếchếWal-Mart–chuỗicửahàngbánlẻlớnnhấtthếgiới,dành80%thờigiancủamìnhđểđikhắpcáccửahàng.Theoghinhận,ôngdànhbốnngàyđểđithămcáccửahàng,cònmộtngàyởvănphòng.Vớidoanhthu370tỉđôla,bạncóthểđoánchắcSamhẳnphảirấtbậnrộn,vùiđầuởvănphòng.Nhưngôngđãchọncáchngượclại.Bằngcáchđilại,ôngđãtrựctiếpgiảiquyếtđượcrấtnhiềuvấnđềquảnlývàgiảmđượcđángkểlượngcôngviệcgiấytờcũngnhưnhữnghoạtđộngtiêutốnthờigiankhácnhưđềrachínhsách,vạchrachiếnlược,xửlývấnđềngânsáchvàliênlạcvớikháchhàng.Samđãpháthiệnralànhữngvaitrònàyđượcthựchiệnhiệuquảhơnvớiđầuvàocủanhữngngườiphảithựchiệncôngviệc.

Câuhỏilúcđókhôngphảilàbạncóbaonhiêuthờigian,màlàbạnsửdụngthờigianđónhưthếnào.Vớibạn,thựchiệnquảnlýhữuhình,trongtầmmắtcóquantrọngkhông?Biếtchuyệngìđangdiễnraở“tiềntuyến”vớibạncóquantrọngkhông?

Cáchsửdụng,quảnlýthờigianhiệuquảnhấtlàđilạivàgặpgỡmọingườihàngngày.Nếubạntậptrungvàoquátrìnhlàmviệcvàkhiếnnódễdànghơnvớinhânviêncủamìnhthìbạnsẽdễđạtđượcchiếnlược,tầmnhìn,mụctiêucủamìnhhơn.

THỰCHÀNHCHƯƠNG101. Dànhthờigiantrongngàycủabạnđểđilạivàgặpgỡmọingườitrongkhuvựcthuộctráchnhiệmcủabạn.Thờigianhiệuquảnhấtcóthểlàđầubuổisáng.Nếuthế,đừngkhóchịukhiquaylạivănphòngsaukhiđãđihếtmộtvòng.

2. Hãytậptrungvàoquátrìnhcủacôngviệcvàcáchnócóthểđượccảitiến.

3. Hãytruyềnđạttầmnhìn.Phảinắmbắtđượcchiếnlượchoạtđộngcủabạnvàchuyểntảichiếnlượcđóbằngcảlờinóivàhànhđộng.Hãygiúpnhânviêncủabạnhìnhdungrahoạtđộngcủabạnđangởđâu.

4. Hãythựchiệnđiềubạnđãhứa.Nếubạnnóibạnsẽlàmgìđóchomộtnhânviênnàođó,hãylàmđúngnhưthế.Nếubạnthấykhóhoặckhôngthểlàmđược,hãyquaylạigặpngườiđóvàchongườiđóbiếtnơibạnđứng.Hãylàmmọiviệctrongkhảnăngcóthểcủabạnđểgiữlờibạnđãhứa.

CHƯƠNG11Tổchứchọphiệuquả

Họplàmộtsựkiệntiêutốnnhiềuphútvàlãngphínhiềugiờ.

―JamesT.Kirk

TÓMLƯỢCCHƯƠNG11

Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:

Cuộchọptốtnhấtcóthểlàcuộchọpbạnkhôngtổchức.

Lựachọnthaythếchonhữngcuộchọp.

Nếubạnphảihọpmặtđểgiảiquyếtmộtvấnđề,hãytổchứchọpởnơicóvấnđề.

Nếubạnphảihọpmặt,hãyhọpchođúng!

Côngtychúngtôiđãchuyểngiaothànhcôngchươngtrìnhhọphiệuquảtrongnhiềunămqua.MộttrongnhữngvănphòngởchâuÂucủachúngtôiđãkýkếthợpđồngvớimộtcôngtyđaquốcgiathiếtkếmộtkếhoạchđểcáccuộchọpcủahọtrởnênnăngsuấtvàhiệuquảhơn,vớimụctiêulàphổbiếnnórộngrãikhắpthếgiới.Nhiềungườicủachúngtôiđãcùngtraođổivớikháchhàngđểthảoluậnchúngtôicóthểthựcthisángkiếnđónhưthếnào.

Saukhithiếtkếđượcmộtchươngtrình,chúngtôibắtđầuquátrìnhchuyểnhóabằngcáchgiáodụcnhânviên.Ngaylậptứcchúngtôivấpphảimộttrởngại.Khichúngtôibắtđầukhóađàotạocủamình,nhữngngườithamgiathểhiệnrõtháiđộhọkhôngmấyquantâmtớiviệclàmthếnàođểcáccuộchọptrởnênnăngsuấtvàhiệu

quảhơnvìhọđangtrongquátrìnhcắtgiảmnhữngcuộchọpmàhọtổchức.Dànhhầuhếtthờigianchonhữngcuộchọp,chẳngcònmấythờigianchocôngviệcthựcsự,nhữngnhânviênnàymongmuốncómộtgiảiphápgiúphọgiảmsốlượngcáccuộchọpmàhọphảithamdự.Điềunàyhiểnnhiêntácđộngtớisángkiếncủachúngtôi.Nhiềulờithôngtháithểhiệntầmquantrọngcủaviệcgiúpchocáccuộchọptrởnênnăngsuấtvàhiệuquảhơn,nhưngnếungaytừđầubạnđãkhôngcầnmộtcuộchọpthìaibuồnquantâmnóđượctổchứctốtnhưthếnàochứ?

Tôicũngvấpphảimộtcâuhỏihócbúatươngtựvớimộtkháchhànglàmộtcôngtyôtôlớn.Ngườiđiềuhànhcaocấpnhờtôitưvấnchoôngvềcáchlàmviệcđểôngthựchiệncôngviệccủamìnhnăngsuấtvàhiệuquảhơn.Chúngtôitiếnhànhphântíchthờigiancủaôngvàpháthiệnramỗituầnôngcókhoảng50tiếngdànhchonhữngcuộchọpđãđượclênlịch.Điềunàyhiểnnhiênkhiếnôngchẳngcònchútthờigiannàođểlàmviệckhác.Vậylà,vấnđềnằmởchỗôngcầnphảigiảmthờigianhọphànhđểdànhthờigianlàmnhữngviệcôngtathựcsựđượctrảlương.

Họphànhlàđiềukhôngthểtránhkhibạnkhôngmuốnlàmbấtcứviệcgì.

―JohnKennethGalbraith

Vấnđềtệđếnmứcnào?Mộtnghiêncứuchỉrarằngtrungbìnhcácchuyêngiathamdự71cuộchọphàngtháng(MCIConferencingWhitePaper,“NhữngcuộchọpởMỹ”).Trongcuốnsáchcủahọ,Họpkinhdoanhtốthơn(BetterBusinessMeetings),RobertB.NelsonvàPeterEconomyđãpháthiệnrahơn50%thờigianhọplàlãngphí.

Trongchươngnày,tôitrìnhbàyvềhaichủđềcơbản:Làmthếnàođểtránhphảitổchứchọpngaytừđầuvàcáchtổchứctốtmộtcuộchọp.

Họplàdấuhiệucủatổchứckém.Họpcàngítcàngtốt.

―PeterF.Drucker

Họptrởthànhphươngphápquảnlýđượcyêuthíchcủanhữngngườichuyênnghiệp.Vấnđềởchỗhọpkhôngphảilàdiễnđànđể

giảiquyếtvấnđềvàđưaraquyếtđịnhđúngđắn.Vậymàphầnđôngnhữngngườichuyênnghiệpvẫndànhrấtnhiềuthờigianchoviệchọp.Tạisaohọplạilàlãngphíthờigian?Nếunóđượctổchứckém,sẽchẳngcómấyviệcđượchoànthành.Tuynhiên,đàotạomọingườicáchtổchứctốtmộtcuộchọpcũngkhônghẳnđãđemlạikếtquảtíchcực.

Mộtlýdokhiếnnhữngcuộchọpthườngkémhiệuquả,ngaycảkhichúngđượctổchứcrấttốt,làdokhoảngcáchgiữanhữngngườithamgiacuộchọpvànơicôngviệcđangthựcsựđượchoànthành.Nếubạnmuốngiảiquyếthiệuquảmộtvấnđề,bạncầntrựctiếptrảinghiệmtìnhhuốngđó.Cácvấnđềxuấthiệntrongcuộchọpđượcgửiđếntừthưđiệntử,điệnthoạihoặcnhữngthôngbáokháclàchuyệnquáthườngthấy.Vâylàmộtcuộchọpđượctổchứctừmộtđịađiểmởxa,mộtgiảiphápđượcđưaradựatrênnhữngthôngtincóhạn,khiếnnhữngngườithamgiaphảiphụthuộcvàothôngtinđượcchuyểntừnơicôngviệcđangdiễnra.Thôngtinđóthườngđượcđơngiảnhóavàrútgọntừbốicảnhcủanókhiđượcbáocáo(chủyếulàđểtómlượcvàgiữchocuộchọpkhôngdiễnraquálâu).Kếtquảlànhữngngườithamgiakhôngcócácchitiết,màchỉcóphiênbảnchọnlọccủanhữngchitiết.Bấtcứkếtluậnnàomàhọđưaracũngkhôngdựatrênsựphảnánhchínhxáccủatìnhhuốngthựcsự.

Hình11.1.Tổchứccuộchọpgiảiquyếtvấnđềtạinơicôngviệcđangđượcthựchiện

Nếubạntổchứcmộtcuộchọpđểgiảiquyếtmộtvấnđề,hãyquênnóđi.Thayvàođó,hãyđitớinơitồntạivấnđề,hãyquansát,hãyđặtranhữngcâuhỏivàhãyxemcôngviệcđangđượcthựchiệnnhưthếnào.Chẳngmấychốcbạnsẽbắtđầupháthiệnratìnhhìnhthựcsự.(Chúngtasẽnóithêmvềvấnđềnàyởphầnsaucủachươngnày).

PHẦN1:GIẢMSỐLƯỢNGCUỘCHỌPPhântíchcuộchọp

Đểgiảmsốlượngcuộchọp,hãybắtđầubằngcáchxemxétlạicáccuộchọpbạnđãthamdựgầnđâyđểđánhgiámốitươngquan,tầmquantrọngvàmụctiêucủachúng.Hãylậtquyểnlịchcủabạnlùivềhaithángtrướcvàdùngconmắtphântíchđểkiểmtracáccuộchọpmàbạnđãthamdự.

Hãytínhsốgiờtrungbìnhmỗingàybạndànhđểthamdựcáccuộchọp.Hãytựhỏibảnthân:

Mụcđíchcủacuộchọpnàylàgì?

Liệumụcđíchđócóthểđượchoànthànhtheonhữngcáchkháckhông?

Cuộchọpnàotrongsốnhữngcuộchọpđócóthểxemlà“thônglệ”?

Cuộchọpmangtínhthônglệđócóthựcsựcầnthiếtkhông?

Nếuđólàmộtcuộchọpgiảiquyếtvấnđềthìvấnđềcóđượcgiảiquyếtkhông?

Cólựachọnthaythếnàokhácchomộtcuộchọpkhông?Gọiđiệnthoại?Hộithảo?

Bấtcứvấnđềđơngiảnnàocũngcóthểkhônggiảiquyếtđượcnếucóquánhiềucuộchọpđượctổchứcđể

thảoluậnvềnó.

―Khuyếtdanh

Thủthuậtchẳngcóýnghĩagìnếubạnkhôngđịnhtổchứcmộtcuộchọp.Giốngnhưthưđiệntử,việcgiảmsốlượngcuộchọpcóthểlàmộtnhiệmvụkhókhănvàphứctạp.Vănhóadoanhnghiệpthườngquyđịnhphảitổchứccáccuộchọp.Tuynhiên,vìcóquánhiềungườithanphiềnlàcáccuộchọpchỉlãngphíthờigian,khiếnhọchẳngcóthờigianđểlàmviệccủamình,nênchúngtacầnnỗlựcgiảmsốlượngcuộchọpmàmọingườithamdự.

***

Mẹohay:Mộtlãnhđạotrongngànhdượcđãxoayxởđểgiảmsốlượngcuộchọpchỉđơngiảnbằngcáchdànhthờigiantronglịchcủabàđểlàmviệc.Khiaiđómuốnhọpcùngbà,ngườiđóphảitìmthấythờigiantrốngtrongquyểnlịchcủabà.Vìlịchcủabàđượcsắpxếpsẵnchonhữngviệcquantrọng,nênnóđãhạnchếtốiđasốgiờdànhchocáccuộchọp.

***

Đánhgiánhucầuxemcócầnphảihọpkhông.

Tìmnhữnglựachọnthaythếchocáccuộchọp.

Nếucómộtvấnđề,hãyđừngnghĩđếnviệctổchứcmộtcuộchọpđi,màhãyđithẳngtớinơixảyravấnđề.

Đi.Nhìn.Khẳngđịnh

Cáchduynhấtđểthựcsựhiểuđượcbảnchấtcủavấnđềlàđitớinơilàmviệc,quansáttìnhhìnhthựctếvàthuthậpdữliệu.Điềunàygiúpbạnhiểurõhơnvềthựctế.Nếukhông,bấtcứgiảiphápnàomàchúngtađưaratrongphònghọpcũngkhôngphùhợpvớicôngviệcđangxảyra.Quátrìnhnàyđượcnhữngngườigiámsát,quảnlývànhữngngườichịutráchnhiệmgiảiquyếtvấnđềtrongcôngtycủaToyotaápdụng.ChủtịchcủaToyota,ôngKatsuakiWanatabe,đãmiêutảquátrìnhđónhưsau:

Điđếnnơi

Trựctiếpquansát

Nóichuyệnvớinhữngngườicóliênquan

Thuthậpdữliệu

Xácđịnhvấnđềdựatrêncácdữliệuđó.

ÔngWanatabenóirằnggiảiquyếtvấnđềcầnphảithựchiệnởđúngnơicôngviệcđangđượctiếnhành,thayvìởnhữngcuộchọphaytrongnhữngphònghộithảo.Phầnlớnthủthuậtnàyvànhữngthôngtincầnthiếtđểhiểuđượckháiniệm“cuộcvihànhPEP”đãđượctrìnhbàyởchương10.Nếugiảiquyếtvấnđềđượcthựchiệntheocáchnày,thìnhucầuvàsốlượngcuộchọpsẽgiảmxuống.

Nếubạnphảitổchứcmộtcuộchọp,hãycânnhắctổchứcnóởnơicôngviệcđangđượcthựchiện.Nhữngngườithamdựcuộchọpcóthểtrựctiếpquansátvàlắngnghebằngchínhđôitaicủahọđốivớinhữngvấnđềđangxảyra.Khiđó,cuộchọpcủabạncóthểsẽ

ngắnhơn,hiệuquảhơnvàquyếtđịnhcủabạnchắcchắnsẽthựctếhơn.

PHẦN2:NẾUBẠNPHẢIHỌP,HÃYHỌPCHOĐÚNG

Bạnđãphântíchnhữngcuộchọpmàbạnthamdựgầnđâyvàđãtìmracáccáchgiảmbớtnhữngcuộchọpđó.Bạnđãtiếpnhậnkháiniệmđiđếnnguồngốccủavấnđềvàquansát,lắngnghe,thuthậpthôngtin,rồiđưaragiảipháp.Kếtquảlàbạnsẽítphảithamdựcáccuộchọphơn.Dùvậy,vẫnluôncónhữngcuộchọpkhácmàbạncầnphảigópmặt.

Chúngtahãybắtđầubằngcáchxácđịnhnhữngloạicuộchọpkhácnhau.Kiểucuộchọpsẽquyếtđịnhthànhphầnthamgiavàsựchuẩnbịcầnthiết.

Họptómlược.Nhữngcuộchọpnàythườngđượctổchứcnhưhoạtđộngchiasẻthôngtin,vàthườngđượctổchứcđềuđặn.CóthểlãnhđạotậptrungmọingườivàosángthứHaiđểthôngbáosơlượcchomọingườivềnhữnghoạtđộngtrongtuầntới.Đócóthểlàmộtbàithuyếttrìnhtrướctoànbộcôngtycủachủtịchcôngty.Thựcsựkhôngcógiớihạnvềsốlượngngườithamdựmộtcuộchọptómlược.Sựchuẩnbịthườngchỉgiớihạncho“diễngiả”củacuộchọp.

Họplậpkếhoạch.Nhữngngườiđiềuhànhcóthểcầnthảoluậnmụctiêuvàsángkiếnchiếnlượcchonămtớihoặcquýtới,hoặctíchhợpquátrìnhlậpngânsáchvàolậpkếhoạchchiếnlược.Họplậpkếhoạchcóthểđượctổchứcgiữanhữngthànhviênnhómdựánđểvừaxácđịnhbướctiếptheocầnthựchiệnvừagiámsáttiếntrìnhcủamộtdựán.

Họpđịnhkỳ.Nhữngcuộchọpthườnglệgiữagiámđốcdựánvànhữngngườiphảibáocáotrựctiếpchoôngta/bàta(họpriêng2người)cóthểlàvídụvềnhữngcuộchọpđịnhkỳ.Cácđộidựáncóthểtiếnhànhhọpđịnhkỳđểgiámsáttriếntrìnhcủamộtdựán.Nhữngcuộchọpđịnhkỳcầnxemxétkhimuốncắtgiảmsố

lượngcáccuộchọp.Thôngthường,nhữngcuộchọpmangtínhthônglệnàythườngtrởthànhthônglệtớimứcchúngtachẳngbaogiờthắcmắctạisaochúngtalạiphảicónhữngcuộchọpđó.

Họpgiảiquyếtvấnđề.Đâycóthểxemlànhữngcuộchọpcóchủđề.Chúngcómộtvấnđềcụthể,vànảysinhnhưkếtquảcủamộttìnhhuốngđãxảyra.Nhưđãthảoluậnởphầntrướccủachươngnày,nhiềucuộchọpcóthểthaythếbằngcácchuyếnvihànhPEP.Tớinơicôngviệcđangxảyra,quansátvàthuthậpdữliệu,thảoluậnvớinhữngngườiliênquansẽgiúpnhữngngườichịutráchnhiệmcóthểxácđịnhchínhxácvấnđềvàđưaragiảipháphữuích.Nếumộtcuộchọpcóthểgiảiquyếtđượcmộtvấnđề,cuộchọpđónênđượctổchứcởchínhnơivấnđềđangdiễnra.

Họptổngkết.Họplà“tổngkếtkinhnghiệm”đượctổchứcđểxácđịnhnhữngbàihọcchúngtađãrútrađược:Việcgìlàmtốtchúngtamuốnpháthuy?Việcgìchúngtacóthểlàmtốthơntrongnhữngtìnhhuốngtươngtự?

Họpđưaraquyếtđịnh.Nhữngcuộchọpnàythườngđượctổchứcởcấpđộlãnhđạocấpcaohoặcbanquảntrị.Trongmộtthểchếtàichính,chúngcóthểbaogồmcuộchọpủybantíndụngđểthôngquagiaodịchtíndụng,hoặctrongtrườnghợphọpbanquảntrị,chúngcóthểbaogồmnhữngquyếtđịnhđiềuhànhnhưthuêngười,sathảinhânviênhaytăng/giảmlương.

Họptrìnhbàyvàbáocáo.Nhữngcuộchọpnàyđượctổchứcđểtrìnhbàymộtbảnbáocáohoặcmộtbàithuyếttrìnhchonhữngbộphậnởcấpđộcaohơntrongchínhtổchức.

“Bakẻthùcủahọp:

1.Họpnhưngkhôngthảoluận

2.Thảoluậnnhưngkhôngquyếtđịnh

3.Quyếtđịnhnhưngkhônghànhđộng

―TakeshiKawabe

Nhữngcuộchọpđượctổchứctốt

Nếubạnđãtậntâmphântíchlịchhọphiệncócủamình,giảmnhữngcuộchọpbạnkhôngcần,sửdụngchuyếnvihànhPEPđểgiảiquyếtvấnđề,vàđãgiảmsốlượngcuộchọpbạnthamdự,thìbướctiếptheolàhọccáchđiềuhànhmộtcuộchọpđúngđắnkhibạncầnphảihọp.

Đểhọpđượctổchứchiệuquảvànăngsuất,nócầnphảiđượcchuẩnbịthíchhợpđể:

Xácđịnhngaytừđầulàbạncầnmộtcuộchọp.Liệuvấnđềcóđượcgiảiquyếtquamộtcuộcgọingắnhaymộtbứcthưrõràng,đơngiảnkhông?Nếubạnquyếtđịnhmộtcuộchọplàcáchtốtnhấtđểgiảiquyếtvấnđề,thì:

Hãyxácđịnhmụctiêuvàmụcđíchchínhxáccủacuộchọp.Hãypháttriểnmộtbứctranhrõràngvềviệcbạndựđịnhhoànthànhtrongcuộchọp,baogồmbấtcứquyếtđịnhnàođượctrôngchờđưara,haybấtcứvấnđềnàocầngiảiquyết.

Hãyxácđịnhailàngườinênthamdựcuộchọpđểhoànthànhđượckếtquảdựkiếncủabạn.Sẽcóbaonhiêungườiliênquantớicuộchọp?(Ghichú:Nhữngcuộchọpđưaraquyếtđịnhnênhạnchếsốngườithamgia.Thôngthườngbấtcứcuộchọpnàocóquá6hoặc7ngườithamdựđềukhiếnchoviệcđưaraquyếtđịnhtrởnênkhókhănhơn.Nếulàhọptómlượcthìkhôngnhấtthiếtphảigiớihạnsốlượngngườithamgia.)

Hãyquyếtđịnhthờigian,địađiểmvàthờilượngdựkiếncủacuộchọp.

Hãychuẩnbịchươngtrìnhnghịsựchocuộchọptừtrước.

Hãygửibấtcứtàiliệutómlượccóliênquannàochonhữngngườithamdựcuộchọptừtrước,đểhọcóthểlàmquenvớinhữngtàiliệuđótrướckhicuộchọpdiễnra.

Hãyxácđịnhvaitròcủanhânsựthamgiacuộchọp.(Cócầnngườigiúpcuộchọpdễdànghơnkhông?Nếunhữngngườithamdựcuộchọpcóxuhướngkhóchịuhoặccóýgâykhókhănchoviệcđưaramộtkếtquảtốt,hãycânnhắctớiviệccómộtngườiduytrìcuộchọptheođúng“kịchbản”.Ngoàira,cũngnênxem

xéttớiviệcphâncôngmộtngườilàmthưkýghichép,vàmộtngườiquảnlýthờigian.Ngườithưkýsẽxâuchuỗicácýkiếncủabuổihọpvàtổnghợpthànhmộtbiênbảnvàocuốibuổihọp,cònngườiquảnlýthờigiancónhiệmvụgiữchocuộchọpdiễntiếntheođúnglịch.)

Nếucầnđưaraquyếtđịnh,hãyxácđịnhquytrìnhquyếtđịnh.Mộtvàilựachọnhữuíchbaogồm:dânchủ(nhữngnguyêntắcsốđông),đồngthuận(tấtcảmọingườiđềuđồngý)hoặcđộiđềxuấtvàôngchủquyếtđịnh.

Nếuđólàmộtcuộchọpđặcbiệtquantrọng,cóthểcânnhắcmờichủtịchthamdựcùng.Chủtịchcóthểtổchứctốthơnnộidungcuộchọp,mụcđíchdựkiếnvàkếtquả,đểkếtquảcuốicùnglàcuộchọpkhôngthảoluậnnhiềumàquyếtđịnhnhiềuhơn.

Trongsuốtcuộchọp

Hãybắtđầucuộchọpđúnggiờ,bấtkểngườinàovắngmặt.

Nêurõmụctiêu,mụcđíchcủacuộchọpvớinhữngthànhphầnthamdựđểtấtcảđềunhấttrívớikếtquảđượcmongđợi.

Nhấttrívớiquátrìnhđưaraquyếtđịnh.Liệunócóthựcsựđượcđồngthuận(tấtcảmọingườiđềuđượclêntiếngvàđềuđồngtâmnhấttrí)?Liệunócóthựcsựdânchủ(phầnđôngđồngtìnhvớiquyếtđịnh)?Haynócóthểlàquyếtđịnhcủamộtngười–đượcôngchủđưara–dựatrênnhữngkếtquảcủacuộchọpvànhữngđềxuấtđượcđộiđưara?

Giữchocuộchọpdiễnrađúnglịchtrình.Hãythườngxuyênghilạitiếntrình.Ngườiquảnlýthờigiancầnđảmbảochocuộchọpkếtthúcđúnggiờ.Đểcáccuộchọpngắngọn,hãycânnhắctớiviệctổchứctronglúcăntrưa,haynhưmộttrongnhữngvănphòngởchâuÂucủachúngtôiđãápdụng,trướckhivănphòngmởcửa,hoặcsaukhivănphòngđóngcửa.Hoặcbạncóthểtổchứcnhữngcuộchọp“đứng”,nghĩalàhọpkhôngcầnghế.

Hình11.2.Giữcuộchọpđúngtiếntrình

Cáccuộchọpthườngngốntoànbộthờigianđãđượclênlịchdànhchochúng.Hãycânnhắctớiviệclênlịchchonhữngcuộchọptrongkhoảng20hoặc50phút.MộtchinhánhcủaToyotayêucầutấtcảcáccuộchọpcủachinhánhkhôngđượckéodàihơn50phútvàhọthườngdànhra10phútthôngbáochomọingườibiếtnộidungcuộchọptiếptheo.Bằngcáchsắplịchchocáccuộchọpmộtcáchchặtchẽ,vàđảmbảobắtđầuvàkếtthúcđúnggiờ,cáccuộchọpsẽtrởnênhiệuquảhơn.

Hãytổchứcnhữngcuộchọp“khôngđỉnh”–nghĩalà,khôngsửdụngmáytínhxáchtay,điệnthoạidiđộng,haybấtcứcôngcụkỹthuậtsốnàokháctrongsuốtcuộchọp.

Hãysửdụngcôngnghệđểcáccuộchọphiệuquảhơn.ViệcsửdụngánhsángrộngvàmànhìnhLCDgiúpmọingườinhìnthấymọiviệcrõrànghơn.

***

Mẹohay:Cómộtcáchđểgiảmthờigiandichuyểntớicáccuộchọplàsửdụngcôngnghệ.

***

Nếusốngườithamgiacuộchọpnhiềuhơnsáuhoặcbảy,màcầnphảiđưaraquyếtđịnhtrongnhóm,hãychianhómthànhnhữngnhómnhỏhơn,vàchomỗinhómnhỏđógiảiquyếtmộtkhíacạnhkhácnhaucủavấnđềđangcầnđưaraquyếtđịnh.

Nếumộtcuộchọpcầntạoranhữngýtưởngchung,hãycânnhắctớiviệcsửdụngthủthuậtđộngnão.Độngnãopháthuytácdụngtốtnhấtbằngcáchtậptrungvàovấnđềđãđượcxácđịnhvàkhuyếnkhíchnhữngngườithamgianghĩracàngnhiềugiảipháp,đềxuấtvàýtưởngcàngtốt,sauđótriểnkhainhữngýtưởngnàycàngxacàngtốt.Hãyviếtlạitấtcảnhữngýtưởngđó.Đừngngắtquãng,đừngchỉtrích,đừngđánhgiánhữnggợiýchotớikhitấtcảmọingườiđãphátbiểuvàbạnđãsẵnsàngđánhgiádanhsáchnhữngýtưởngvàquyếtđịnhbướctiếptheocầnthựchiện.

Khikếtthúccuộchọpnhưlịchtrình,ngườichủtrìcuộchọpnêntổngkếtnhữngkếtquảcủacuộchọp.Trongphầntổngkếtnày,cầnliệtkêtấtcảnhữngquyếtđịnhđãđượcđưara.

Vàocuốibuổihọp,nênxácđịnhvàliệtkêdanhsách“nhữngbướctiếptheo”.Hãyápdụngcâuhỏiai,cáigì,ởđâuvàkhinàochotừngnhiệmvụ.(Chúý:ThôngthườngCáigìcóthểkhôngrõràng,cònkhinàođôikhilạibịbỏquahoàntoàn.Hãyđảmbảophảicóchúng.)

Tổngkếtcuộchọpvớimộtkếtquảnhấttrívềcáchnhữngbướctiếptheosẽđượcgiámsát.

Saukhihọp

Tấtcảcácbiênbảnphảiđượchoànthànhvàocùngngàydiễnracuộchọp,baogồmtấtcảcácbướchànhđộngcầnthựchiện.Cácbiênbảnphảiđượcchuyểntớitấtcảcácthànhphầnthamdự.

Hãyquyếtđịnhcácbiênbảnsẽđượcgửiđinhưthếnào.Quathư

điệntử?Hoặccóthểđăngtảibiênbảnvàcácbướchànhđộnglênmạngnộibộđểnhữngngườithamgiahọpđềucóthểtruycậpvàtheodõitiếnđộkhông?Hãynhớ,càngítthưđiệntửcàngtốt!

Kiênquyếthoànthànhcácquyếtđịnhtừcuộchọpđểchúngcóthểđượchoànthànhtrênthựctế.

TỔNGKẾTCáchhiệuquảnhấtđểgiúpcáccuộchọptrởnênhiệuquảlàđừng

tổchứchọpkhikhôngcầnthiết.Cốgắnggiảmthiểunhữngcuộchọpkhôngcầnthiết,khôngnăngsuấtvàkhônghiệuquảrakhỏilịchtrìnhcủabạn.

Nếuchủđềhọplàgiảiquyếtmộtvấnđề,đầutiênhãyđếnnơixảyravấnđề,trướckhitổchứcmộtcuộchọp.Nếubạnthấycầnphảitổchứcmộtcuộchọpđểgiảiquyếtmộtvấnđề,hãytiếnhànhhọpởchínhnơivấnđềđangxảyra.

Nếubạntổchứcmộtcuộchọp,hãychuẩnbị,tiếnhành,quyếtđịnh,lậpkếhoạch,phâncôngnhiệmvụvàhoànthànhcácquyếtđịnhtrongcuộchọpmộtcáchthíchhợp.

THỰCHÀNHCHƯƠNG111. Cuộchọptốtnhấtlàcuộchọpkhôngbaogiờđượctổchức.Thôngthường,nhữngcuộchọpđịnhkỳthườnghaychệchkhỏimụcđíchvànhucầucủachúng.Hãybắtđầubằngcáchphântíchnhữngcuộchọpbạnđãthamdựtrongsuốthaithángqua.Bằngconmắtphêbình,hãyđánhgiámứcđộliênquan,tầmquantrọngvàmụcđíchcủachúng.Hãytiếtgiảmcàngnhiềucàngtốt.

2. Khiđốimặtvớimộtvấnđề,hãyđếnnơivấnđềđangdiễnra,vàhãyquansát,lắngnghe,thuthậpthôngtinvàquyếtđịnhxemmộtgiảiphápcóđượcápdụngtrựctiếpkhông.

3. Nếubạnphảitổchứcmộtcuộchọpgiảiquyếtvấnđề,hãytiến

hànhngaytạinơicôngviệcđangdiễnravàtồntạivấnđề.

4. Khitriệutậpmộtcuộchọp,hãychuẩnbị.Hãythêmvàophầnchuẩnbịcủabạnmụctiêu,mụcđích,chươngtrìnhnghịsự,vaitrò,thờigian,địađiểm,thờilượngvàtàiliệudựkiến.

5. Hãytổchứchọphiệuquả.Hãybắtđầuvàkếtthúcđúnggiờ.Hãytạothuậnlợichothảoluậnđểgiữcuộchọpđúnglịchtrình.Hãyđạtđượccácmụctiêu.Hãyđưaranhữngquyếtđịnh.Hãyghilạinhữngđiểmhànhđộng(bướctiếptheo),ai,cáigì,khinào!Hãygửibiênbảnchonhữngngườiliênquancùngtheodõi.

6. Hãyđểquytrìnhtheodõivàođúngchỗ.Hãytheođuổinhiệmvụchotớikhichúngđượchoànthành.

CHƯƠNG12Duytrìngay

Thờigianđểchuẩnbịbằngchứnglàkhimặttrờichiếusáng.

―JohnF.Kennedy

TÓMLƯỢCCHƯƠNG12

Trongchươngnày,bạnsẽhọcđược:

Mộtnhiệmvụđượchoànthànhlàkhibạnđặtmọithứvàotìnhtrạngtốthơnsovớikhibạnnhấcnólên.Cànggiữít,bạncàngđỡphảiduytrì.

Mụcđíchcủaviệcduytrì,bảodưỡngtốtlàđểlầntớicóthểsảnxuấtdễdànghơn.

Bạnnênthêmcácnhiệmvụvàokếhoạchhàngtuầnđểtạocácbướccảithiệntrongcôngviệccủamình.

Mộtcộngsựcólầnkểchotôinghevềmộtcậubéđượcbốmẹchomộtchiếcôtômớikhicậubướcsangtuổi18,vừalàđểmừngcậutốtnghiệpcấpba,vừalàđểmừngcậucócôngviệcthựcsựđầutiên.Dùcậuthanhniênthựchiệnchếđộmỗituầnrửaxemộtlần,nhưngcậulạikhôngbaogiờthaydầuxe.Hiểnnhiênlàkhibướcbảodưỡngđơngiản,mangtínhthônglệnàybịbỏquanhiềulần,cácbộphậnđầumáycủachiếcxebắtđầumàivànghiếnlênnhau.Cuốicùng,toànbộđầumáysẽbịrít.Kếtquảlàđầumáybịhỏng,cònôtôtrởthànhđốngsắtvôdụng,tấtcảchỉvìkhôngtiếnhànhbảodưỡngthôngthường.

Ngoàimấtmátvềmặttiềnbạc,điềukhiếntôi“ấntượng”chínhlàsựngớngẩnvàsựviệcđánglẽkhôngxảyranhưthế.Cóngườiđãchốibỏnhữngthủtụcbảodưỡngxecơbảnvàthựctếnhất,phớtlờnhữngthônglệcóthểđảmbảosựvậnhànhêmrucủaxetrongnhiềunămliền.

Khitôisuyngẫmvềcâuchuyệnnày,tôinghĩ,cólẽchamẹcậuthanhniênchưabaogiờdạychocontraivềtầmquantrọngcủaviệcthaydầu.Tuynhiên,linhcảmcủatôilàcólẽhọmặcđịnhlàcontraihọđãbiếtđiềuđóquantrọngnhưthếnào,vàanhtavẫnthaydầuthườngxuyên.Đólàmộtphầncơbản,khôngthểthiếutrongquytrìnhbảodưỡngxe,họkhôngmảymaysuynghĩlàanhcontraikhônghềthaydầu.

Chúngtabiếthệquảdànhchocậuthanhniêntrẻđó.Hệquảdànhchobạnkhikhônghìnhthànhvàduytrìchobảnthâncũngnhưnhữngngườikhácthóiquencótổchứccònnghiêmtrọnghơnnhiềusovớimộtđầumáychết.

CHỈSỐNHIỄULOẠNChỉsốnhiễuloạncóthểđịnhnghĩalàphạmvihoặcmứcđộlộn

xộnđốivớisựsụpđổcủabấtkỳhệthốngnào.Trongvậtlý,đâylàquyluậtthứhaicủanhiệtđộnglực.Quyluậttựnhiêncủavũtrụlàcáchệthốngsẽcóxuhướngtiếntriểntừtrậttựsanglộnxộnvàsựlộnxộnđóngàycànggiatăngtínhphứctạp.Muốncómộtcuộcsốngđơngiảnư?Hãybiếnngănnắp,trậttựthànhmộtphầncôngviệchàngngàycủabạn!

Nếubạntrôngmongvàkỳvọnglàmviệctrongmộtmôitrườngcótrậttự,bạncầnphảinhậnraxuhướngtựnhiêncủamôitrườnglàsẽchuyểndịchvềhướngmấttrậttự,vàbạncầnphảilàmviệcđểduytrìđượctìnhtrạngcótrậttựđó.

Hãythửbỏbêkhuvườncủabạnmộtlúcvàbạnsẽnhanhchóngthấytácđộngcủasựnhiễuloạn.

Bạncóbaogiờthắcmắctạisaomọithứlạitiếptụctrởnênlộnxộnsaukhibạnđãdọndẹpvàsắpxếpkhông?Đó

làmộtquyluậtcủavũtrụ,vàbạnkhôngthểphávỡquyluậtđó.Nếubạnkhônglàmgì,bạnsẽlạcđường.Lộnxộnsẽlênngôi.Bạnkhôngthểthắngđượcsựnhiễuloạn.Bạnchỉcóthểđấutranhchốnglạinó.Nhiễuloạnsẽtiếptụcgiatăng.Bạncầnphảibổsungnănglượngđểsắpxếplạimọithứ.Dòngnănglượngsẽgiúpduytrìtrậttự.Bằngcáchbổsungnănglượngvàomộthệthốngbạncóthểtạoratổ

chức.

―JonMiller,5Sbànlàmviệccủabạncùngnhữngmẹokhácđểtăngnăngsuấtvănphòng

HivọnglàđếnthờiđiểmnàybạnđãtạorađượcnhiềuthayđổinhờcuốnsáchnàyvàChươngtrìnhHiệuquảcánhânPEP.Cólẽbànlàmviệccủabạnđãgọngàng,hồsơcủabạnđãđượcsắpxếptốthơnmộtchút,vàđồvậtđãởđúngchỗchúngcầnở.Bạnđãcómộthệthốngtốthơnởđúngchỗ.Bạncóthểquảquyết,vìcóluậtđộngnhiệthọc,bấtcứhệthốngnàobạnđặtvàođúngchỗđềucóxuhướngbịpháhủytrừkhibạnliêntụclàmviệchướngtớiduytrìtrậttựcủahệthống.

Vậythì“mánhkhóe”làgì?Hãybiếnduytrìthànhmộtphầnchutrìnhlàmviệccủabạn.

BẢODƯỠNGVÀCHUTRÌNHLÀMVIỆC

TôiđãhọcđượcmộtbàihọcvềbảodưỡngtừmộtnhânviênkỳcựucủaIBM.Ôngthườngtớiđịachỉcủakháchhàngvàsửachữamáytínhmàmìnhđãbánchohọ.Ôngthườngđưanhữngkỹthuậtviêntrẻđicùngmìnhtrongnhữnglầnsửachữađó.Ônglàchủđềbàntángâycườivìôngcónhữngbộquầnáovànhữngthóiquenlàmviệc“lạkỳ”.Ôngthườngmặcnhữngbộđồáoliềnquầncórấtnhiềutúi.Trongnhữngchiếctúiđócótấtcảcácloạicôngcụkhácnhaumàôngcần.Nếuôngthấycógìđócầnsửa,ngaycảkhinókhôngphảiphầnviệcđượcyêucầu,ôngcũngsửa.Nếuôngnhìnthấymộtgiọtdầutrênsànnhà,ôngsẽlấygiẻravàlausạch.Khisửdụngcôngcụxong,ôngthườnglausạchsẽvàđặtlạiđúngtúiđựng.Nếucôngcụbịhỏng,ông

lấyngaymẫumuatrongtúivàđiềnvàođểthaythếcôngcụđó.Nhữngđồngnghiệpcủaôngthựchiệncôngviệcmàchẳngbuồndọndẹpsaukhihọđivàhiểnnhiênlàcuốingày,ôngluônhoànthànhcôngviệcvàsẵnsàngvềtrướcnhữngngườikhác.Đólàcáchlàmviệccủaông.Ôngduytrìtìnhtrạngcótổchức.

Nóimộtcáchngắngọn,duytrìlàmộtphầncủachutrìnhlàmviệc.Hãynghĩvềnótheocáchnày:Mỗimộtphầnviệc,mỗinhiệmvụđềucóbaphần,phầnđầu,phầngiữavàphầncuối.Phầnđầunhiệmvụphảibaogồmtổchứcsắpxếp(lậpkếhoạch,chuẩnbị,càiđặt)chonhiệmvụ.Phầngiữalàhànhđộngthựchiệnnhiệmvụ.Cùngvớiviệchoànthànhnhiệmvụ,phầncuốiphảibaogồmcảviệcduytrì,nghĩalà“đặtvậttrởlạinơinóthuộcvề”,và“cảithiệntìnhtrạngcủamọithứbạnchạmvào”(baogồmcảhồsơ,côngcụ,cùngnhiềuthứkhác).

Thônglệbảodưỡng,duytrìcũngcầnđượcnhìnnhậntheocáchtươngtự.Cáchđơngiảnnhấtđểlàmđiềunàylàtíchhợpcácthônglệbảodưỡngcơbảnvàochutrìnhlàmviệccủabạn,theocáchđãđượclênkếhoạchchínhxácgiốngnhưbạnthaydầuchoxeôtô.Theocáchtựđộngtươngtựmàbạnngồivàosautaylái,cắmchìakhóaxevào,khởiđộngmáy,bạnbiếtdầuxehẳnđượcthayđềuđặnnếuxeởtrạngtháihoànhảo.Saobạnnghĩcôngviệclạikhácthếchứ?

ĐƠNGIẢNHÓAMụcđíchcủaduytrìlàluônbiếncôngviệcthànhđơngiảnđểmọi

ngườikhônggặptrởngạinàokhithựchiện.Nếumáyphotocopyhếtgiấykhibạnđangsaochụptàiliệu,hãythêmgiấyđểmáythựchiệnđúngchứcnăngcủanó.Đừngchỉđặtkhoảngchụctờgiấyvàokhayđểbạncóthểhoànthànhcôngviệccủamình,bỏmặcngườitiếptheophảichịucảnhhếtgiấy.Đừngđểhồsơcủabạntrongtìnhtrạngvôvọngmàkhôngai,kểcảchínhbạn,cóthểhivọnghiểuđượcchúng.Thayvàođó,hãybiếnmọithứbạnchạmvàothànhcôngcụđểtăngnăngsuấtvàhiệuquả.

Châmngôncủabạnnênlà“Hãylàmvàsắpxếpmọiviệckhibạnlàm!”Duytrìcónghĩalàtựsắpxếptheocáchgiúphoạtđộngtiếptheodễdànghơn.Nếubạndùnghếtghimtrongmáydậpghim,hãychoghimvào.Nếubạnthòtayvàongănkéovàthấymìnhđãhết

ghim,hãytớichỗvănthưvàlấymộthộpghimvề.Hãychoghimvàomáydậpghimvàtiếptụccôngviệccủabạn.Đừngđểnhữngchitiếtnhỏởđó,khônggiảiquyết,đểnólạicảntrởcôngviệccủabạnsaunày.Rấtítviệckhóchịunhưkhitìmbútđểghilạimộttinnhắnđiệnthoạimàkhôngtìmthấychiếcnào,hoặcphảithửtớicảchụcchiếcmớitìmđượcchiếcbútcóthểviếtramực.Nếubútđãhếtmực,hãynémnóđi;ngàynay,bútviếtcóvaitròtolớntrongcôngviệc.

DUYTRÌPHÒNGNGỪAMộtthuậtngữđượcsửdụngởLeanvàcácchươngtrìnhchất

lượnglà“Duytrìphòngngừa”.Duytrìphòngngừađượcđịnhnghĩalàhànhđộngđượcthựchiệntrêncơsởđượclênlịchtrướchoặcđượcgiámsátđểngănchặnnhữngđổvỡtrongtươnglai.Cónhiềucơhộiđểápdụngkháiniệmnàyvàomôitrườngvănphòng.

Hãykiểmkêthiếtbịvănphòngcủabạn.Hãytìmtronghướngdẫnsửdụngthiếtbịcủabạnđểbiếtlịchtrìnhduytrìbảodưỡngcầncóvàghilạivàolịchcủabạn.

Khônggìkhóchịubằngmáytínhhỏngvàbạnkhôngthểtruycậpvàocáchồsơcủamình.Giảipháplàphảikhôiphụcổcứngcủabạn.Dùphảitốnmộtchútthờigian,tiềnbạcvàcôngsứcđểkhôiphụcphầnmềmvàthiếtbị,nhưngđólàđiềuđánglàm.Hãykhôiphụcổcứng,càiđặtphầnmềm,vàcàiđặtkhôiphụcđịnhkỳtựđộnghàngngàyhoặchàngtuần,vàbạncóthểtránhđượcthảmhọa.

Hãyxácđịnhđiềugìcầnduytrìphòngngừavàhãyghinóvàocuốnlịchcủabạn.

DUYTRÌVÀLÀMLIỀNTAYNếubạnđãthuộclòngkháiniệmLàmliềntay,bạnsẽcónhiềucơ

hộiđểcủngcốnóvớiviệcduytrì.Tạisao?Vìduytrìkhôngphảilúcnàocũnglàviệc“quantrọng”nhấthay“cấpbách”nhấtcầnlàm.Luôncónhữnglýdođểtrìhoãnhànhđộngduytrì.NhưngnếucụmtừLàmliềntayxuấthiệntrongđầubạnkhibạnnhậnrahànhđộngduytrìnàođó,bạnsẽhànhđộng.Nếubạnthấycôngcụnàođócầnsửachữa,

bạnsẽLàmliềntay.Nếunguồncunghết,bạnsẽlàmđầynóngaylậptức.Làmliềntaytrởthànhmộtthóiquenvàtựmởrộngthànhsựduytrì.

BIẾNDUYTRÌTHÀNHTHÓIQUENGiốngnhưbạntựđộngđánhrăngrửamặtvàobuổisáng,tốtnhất

vàdễdàngnhấtlàhãythiếtlậpnhữngthônglệduytrìhiệuquả,khôngphảisuynghĩgìtrongcôngviệccủabạn.Nhưđãtrìnhbàytrongchương4,nhómcácviệcvàsắplịchxửlýcôngviệcgiấytờcũngnhưthưđiệntửcủabạnhàngngàygiữchodòngchảycôngviệcngàyquangàycủabạnnằmtrongtầmkiểmsoát.Thờigiandànhchoviệcsắpxếphàngtuầncóthểghépvàoquytrìnhlậpkếhoạchhàngtuầncủabạnđểbạncóthểduytrìtìnhtrạngcótổchức.Hãycậpnhậthồsơ.Hãykhôiphụcdữliệutrongổcứng.Hãykiểmtrahàngcungcấp.

Giốngnhưbạndànhthờigianmỗingàyđểdọnsạchgiỏviệcđầuvàocủabạn,bạnnêndànhthờigianchonhữngviệclớnmàbạnrấtmuốntrìhoãn,chẳnghạnnhưsànglọchồsơcủanhữngđốnghỗnđộnkhôngcầnthiếtđãtíchlũyởđó.Tôithấymọingườithườnglàmcôngviệcdọndẹpsạchsẽvănphòngnàyvàocuốinăm,thườnglàgiữaGiángsinhvàTếtdươnglịchkhimọiviệccóvẻchậmlạitạivănphòng.Họsửdụngthờigianđóđểloạibỏnhữnggiấytờcủanămcũ,tạolậphồsơchonămtới,sànglọcnhữngthứhọkhôngsửdụnggầnđây,loạibỏnhữngchồngtạpchímàhọđãgiữđểđọc,vàdọndẹp.Dùlàmthếvẫntốthơnlàkhônglàmgì,nhưngtheokinhnghiệmcủatôi,thếvẫnlàchưađủ.Việcdọndẹpvàsànglọctheoquýcóvẻhiệuquảnhất.Hãysắpxếpthờigiandànhchonó,cóthểlànửangày,chẳnghạnthế.Hãyđóngcửalạivàbắttayvàosắpxếplại,sànglọc,xửlýtấtcảnhữngcuốnsáchcủabạn,nhữnghồsơthamkhảo,hồsơlưutrữvànhữngthứtươngtựnhưvậy.Hình12.1thểhiệnlịchtrìnhduytrìhệthốngcủabạn.

21NGÀYTHỬTHÁCHMộtđồngnghiệpngườiAustralia,SharonMcGann,đãtậnhưởng

thànhcôngtuyệtvờivớicácsinhviênkhibàchoápdụngđiềumàbàgọilàThửthách21ngày.NgaytừlúcbắtđầuchươngtrìnhPEP,

Sharonđãyêucầumỗisinhviêncủabàchọnmộtthóiquenđểphântíchvàthayđổichotốthơn.Thửtháchlàphảithựchiệnthóiquenđómỗingàytrongsuốt21ngày.Vấnđềlànếubạnlỡmộtngày,bạnsẽphảiquaylạitừđầu;bạnphảigiữthóiquenđótrong21ngàyliêntục!

Sharonvànhữngsinhviênkhácsẽgiámsátcácbướcthựchiện(cóthểkéodàitrongvàitháng).Quátrìnhthayđổithóiquennàytrởthànhmôhìnhcánhâncủasinhviênkhipháttriểnmộtthóiquenmới.Sựchiêmnghiệmnàysauđósẽđượcsửdụngđểlàmnềntảngchonhữngkếhoạchhànhđộngxahơnvànhữngthayđổithóiquenkhác.

Bạncóphụthuộcvàothửtháchkhông?Bạnmuốnthayđổithóiquenlàmviệcnàonhất?Hãynghĩramộtchiếnlượcđểthayđổithóiquenđó,vìbạnchỉcóthểthaythếthóiquenkhôngmongmuốnnàybằngmộtthóiquenmới.Vàmỗingàytrongsuốt21ngày,hãymangtheobảnkếhoạchthayđổithóiquencủabạn.Nếubạnkhôngthựchiệnđượckếhoạchtrongmộtngàynàođó,hãybắtđầulạitừngàyđầutiên.Hãytheodõinhữngkinhnghiệmvàcảmxúccủabạntrongsuốtquátrìnhnày.Việchiểurõhơncáchbạnphảnứngvớithửtháchnàysẽkhiếnchothửtháchtiếptheotrởnêndễdànghơnnhiều.

Hình12.1.Lênlịchđểduytrìhệthốngtổchức,sắpxếpcủabạn

DUYTRÌHỒSƠCHUNGMộtbàihọckhôngdễchấpnhậnnhưnglạigiúpkháchhàngduy

trìđượctínhtổchứccủahồsơchunglànếutấtcảmọingườiđềuchịutráchnhiệmchocáchồsơthìsẽchẳngaichịutráchnhiệmcả.

Làmộttrưởngnhóm,bạncótráchnhiệmphânrõtráchnhiệmvềhồsơchungcủabộphận/phòngbanchocánhân.Tráchnhiệmcóthểđượcchiachotừngngười–ngườinàyphụtráchhồsơđượcchiasẻtrongổứng,ngườikiaphụtráchhồsơgiấytờchiasẻ,…Tấtcảcácthànhviêntrongnhómđềuphảibiếtaichịutráchnhiệmchoviệcgì.

Điềutươngtựcũngđúngđốivớicáccôngcụchungkhác.Bạncũngcóthểcầnđếnmộtcuốnlịchchungtheodõilịchtrìnhcủacảnhómcũngnhưtheodõimọingườiđangởđâu,quantrọnglàphảicómộtngườichịutráchnhiệmduytrìcuốnlịchchungđó.

DUYTRÌVÀDICHUYỂNNhiềungườitrongchúngtaphảidichuyểntrongcôngviệc.Trong

trườnghợpcủatôi,tôithườngphảiđinướcngoài,đôikhiđicảtuần.Điềunàyrấtdễkhiếncôngviệccủabạntrởnênlộnxộn.Hơnnữa,bảnthânviệcđilạicũngrấttốnthờigian.

Hãyxemxéthaivấnđềnày:

1.Đểchuyếnđicủabạnnăngsuấtvàhiệuquả

2.Xửlýnhữnggìtíchlũylạitronglúcbạnđivắng

1.Đểchuyếnđicủabạnnăngsuấtvàhiệuquả.Trướctiên,tôitinrằngdichuyểnrấtquantrọngđểquảnlýhiệuquả.Nếucôngviệcđượcthựchiệnởmộtnơicáchxa,ngườiquảnlýcầnphảiđếnđó.

Nếubạndichuyểnchỉđểđiềuhànhnhữngcuộchọp,bạnnênđặt

câuhỏi:Họpđểlàmgì?Vìtôitinrằngnhữngcuộchọptruyềnthốngsẽvôcùnglãngphíthờigian,tôisẽnghiêmtúcchấtvấnliệuđiềubạnmuốnđạtđượctrongnhữngcuộchọpđócóthểđạtđượctốthơnthôngquamộtcuộcđiệnthoạihaymộtcuộchộithảotruyềnhìnhkhông.

Trongkhidichuyểnbạncóthểtậndụng,sắpxếpthờigianđểlàmviệchiệuquảnhất.

Nếucóthể,hãydichuyểnbằngtàuhỏa.Hãymangtheomáytínhxáchtayvàlàmviệctrongkhidichuyển.

Hãynhómnhữngngàyphảidichuyểnđócủabạnlạiđểtấtcảnhữngchuyếnđicầnthiếtcóthểđượcthựchiệnvàomộtkhoảngthờigiannhấtđịnhtrongtuần.

Hãynhómnhữngcuộchọpcủabạntheođịađiểm,đểbạncóthểhoànthànhnhiềuviệchơntrongkhoảngthờigianíthơn.

2.Xửlýkịpnhữnggìtíchlũylạitronglúcbạnđivắng.Côngnghệchophépbạnvừađivừalàmbấtcứviệcgìbạnvẫnthườnglàmởvănphòng.Vớimộtchiếcmáytínhxáchtayhoặcmộtchiếcđiệnthoạithôngminh,bạncóthểtruycậpthưđiệntử,lướtweb,truycậpvàchỉnhsửatàiliệugiúpbạnhoànthànhcôngviệcdùbạnởbấtcứđâu.

Tấtnhiêncóthểcónhữngrắcrối.Khiranướcngoài,bạncóthểpháthiệnrachiếcđiệnthoạithôngminhcủabạnkhônghoạtđộngởmộtvàiquốcgia.Mộtsốcôngtycóthểcónhữngchínhsáchhoặcnhữngvấnđềkỹthuậtkhôngchophépbạnđăngnhậpvàomáychủcủacôngty.Nhưngtrongnhiềutrườnghợp,nhữngvấnđềnàycóthểđượcgiảiquyết.Vấnđềlàlàmsaođểtruycậpđượcvàomáychủcủabạn,xửlýđốngviệcbạnnhậnđượchàngngàyvàđừngđểtớitậnkhibạnquayvềmớixửlý.

Hãytạothànhthóiquengọiđiệnthoạivềvănphònghàngngàyvàxửlýbấtcứviệcgìđượcchuyểnđến.Nếubạncóthưký,hãytạomộtthônglệgọiđiệnđểanhta/côtađượcchuẩnbị,vàbạncóthểnhanhchóngxửlýtấtcảnhữnggìxảyravàgiữchovănphòngvậnhànhtrơntru.

Đừngbaogiờsắplịchchomộtcuộchọpngaysaukhibạntrởvềtừmộtchuyếncôngtác.Hãychophépbạncóvàitiếngthưthảđểtổngkếtmọithứtừchuyếnđi(tổngkếtcáchoạtđộng,hóađơncuốicùng,lờiđềnghị/đềxuất,…)vàxửlýbấtcứviệcgìcòntồnđọngtrongkhibạnđivắngmàbạnkhôngthểhoànthànhhoặcxửlýtrongchuyếnđi.

Dầndần,bạnsẽthấymìnhxửlýcôngviệchiệuquảhơntheocáchnàykhidichuyển.Hãythửxem.

DUYTRÌVÀCẢITIẾNLIÊNTỤCBạnduytrìcôngviệctốtthôichưađủ.Bạncònphảilàmviệcđể

cảitiếnmọiviệctốthơn.Bạnnênlàmviệcchuyêntâmvàtậntụyđểcảithiệncáchlàmviệccủamình.Trongmôitrườngcạnhtranh,thayđổvớitốcđộchóngmặtnhưhiệnnay,làmtốthơnvàduytrìtheocáchđócũngvẫnlàchưađủ.Bạncầnphảitiếptụcxuấtsắc.Ngaycảkhibạnvừamớiđạtđượctiếnbộđángkể,mụcđíchthựcsựcủabạncũngnênlàliêntụccảithiệnmọiviệcbạnlàm.

Tuầnnàotôicũngtựhỏimình:“Tuầntớimìnhsẽlàmgìđểcảithiệntìnhhìnhcôngviệc?”CómộtvàinhiệmvụtrongKếhoạchtuầncóthểkhiếncôngviệccủatôiđơngiảnhơn,hiệuquảhơn,giúptôihiểubiếthơnvàcảithiệncáchlàmviệctốthơn.

Tôicóthểthêmnhiệmvụđọchaichươngtừmộtứngdụngphầnmềmtôiquantâmđểtăngmứcđộsửdụngphầnmềmđó.Tôithấycónhữngngườichọnnhữngnhiệmvụtừmụctiêucảithiệncánhânvàsắplịchchochúngvàolịchtrìnhlàmviệc.Tôikhuyếnkhíchmọingườithêmnhữngýtưởngbộtphátbấtchợtnảyravàthựchiệnchúng.“Họccáchsửdụngmáyinmới”cóthểlàmộtýtưởngnhưvậy.Chúngtacó1.001điềumàchúngtamuốnlàmhoặcmuốnlàmtốthơn.Vậythì,hãylàmđi!

Hãytạothóiquenđịnhkỳxemlạicuốnsáchnàyvànhữngtàiliệuvềtổchứcsắpxếpkhácđểlàmmớicácýtưởng.IBTcómộtứngdụnghọctrựctuyến(E-PEP)màbạncóthểdễdàngtruycậptừmáytínhcủabạncóthểlàmnảysinhmộtsốýtưởngvàcáchthứcđểđưabạnlênmộtmứcđộhiệuquảmới.Họcliêntụcsẽđemlạikếtquảcảitiến

liêntục.

Hãythêmnhữngmụctiêunàyvàokếhoạchhàngtuầncủabạn.Hãysắplịchchochúng.Bạnsẽpháthiệnralàbạncóxuhướngtìmracáchhoànthànhnhữngmụctiêuđótrongkhoảngthờigianítnhất.Vìnhiệmvụđãcósẵn,bạnchỉviệchànhđộng.Dầndầnvàliêntụcsắpxếpvănphòngcủabạnkhôngchỉgiữđượchìnhảnhvàtínhhiệuquảmớichonó,màcòncảitiếnnó.

Bạnđangbiếnthayđổitrởthànhmộtphầncuộcsốnghàngngàycủabạn.Vàbạnchínhlàngườiđịnhhướngthayđổi.

THEOĐUỔIĐỊNHKỲMộtsốngườikhôngcảmthấycầnphảiduytrìtổchứccủahọ

từngphútmột.Họcóthểkhôngquantâm.Họcóthểtheokịptốcđộkhốilượngcôngviệccủahọbằngcáchthảoluậnđịnhkỳvềtổchứccủahọ.Nếutronggiaiđoạngiữacủamộtdựánhoặcthờikỳđỉnhcao,họcóthểtheođượcởmứcđộtốtnhấtmàhọcóthể,sauđóhọcóthểdànhthờigianhọcầnđểtựtrởvềtrậttựcũ.Đâylàmộtvàiđiềuquantrọngcầnxemxétnếubạnquyếtđịnhlàmviệctheocáchnày:Đừngđểquáhaituầntrướckhibạntổchứcsắpxếplại.Bạnnênrấtnghiêmtúcvềviệcdọndẹpcủamình.Hãygiữchocáchệthốngnhắcnhởởđúngchỗđểnhữngviệcquantrọngkhôngbịchìmnghỉm.

DUYTRÌTỐITHIỂUMộtkhibạnđãtổchức,sắpxếp,duytrìtốithiểumàbạnnênthực

hiện(vẫncònhơnlàkhông)làdọndẹpvănphòngcủabạnhàngngàytrướckhibạnvềnhà.

PHẢILÀMGÌKHIMỌITHỨĐỀUHỎNG?

Đượcrồi,bạnphảidọndẹpbànlàmviệccũngnhưvănphòngcủabạn.Cuốicùngbạngiữđượcgiấytờ,thôngtin,tinnhắn,thưđiệntử

vànhiềuthứkhácnữatrongngàycủabạntrongtầmkiểmsoát.BạnlậpkếhoạchcôngviệccủabạnvàomỗingàythứSáu.Bạnmuamộtchiếcmáytínhxáchtayvàbắtđầuhọcmộtphầnmềmsắpxếp,vàbạncảmthấykháhàilòngvềbảnthân.Bạnđangbăngbăngvàrầm–bạnđâmvàotường!BạnđượcđiềutớiTokyođểthaythếchomộtđồngnghiệptrongsáutuần.Hoặcmộtkháchhànglớnyêucầukiểmtratàikhoảncủabạn,vàbạncầnphảichuẩnbịbàithuyếttrìnhđểcứuvãntìnhhình,dođó,trongsuốthaituầnliền,16tiếngmỗingày,bạnphảigiảiquyếtviệcđó.Hoặcbạnđinghỉ,vàlạiphảitrởvềvớiđốngviệctồnđọngvàtấtcảđốnglộnxộnđó.Điềugìđótươngtựnhưvậycũngcóthểxảyđếnvớibạn.Vàhãyđểtôinóichobạnbiết,tốthơnhếtlàbạnnênthôngminhvớicáchứngxửcủabạn.

Theokinhnghiệmcủatôi,mọingườikhôngquaylạivớinhữngcáchmớicủahọ.Không,nhiềukhảnănglàhọlạitrượtlạinhữngthóiquencũ.Vàhãyđốimặtvớinó,bạnđãxoayxởđểđốiphóbằngcáchsửdụngcáchcũcủabạn,đúngkhông?Cólẽtổchức,sắpxếplàmộtcuộcchiếnthậtsự.PhảiliêntụcthựchiệnPEP!Đólàmộtnỗlựctốt,nhưngbạnkhôngphảikiểungườicótổchức.Hãytintôi,tôiđãnghequahếtnhữngchuyệnnàyrồi.Đừnghoảnghốthaybỏcuộc.Cómộtcáchđơngiản,khôngđauđớngìđểgiảiquyếtvấnđềnày.HãydànhramộtngàyLàmliềntay.Hãytreomộttấmbảngtrêncửaphòngbạnnóirằngbạnnghỉngàyhômđó,dọndẹpgiấytờtrênbànlàmviệccủabạn–đặtchúngvàođúngnơichúngthuộcvề–giảiquyếthếtsốthưđiệntửtronghòmthưđếncủabạn,cậpnhậtdanhsáchviệccầnlàmcủabạn,dọndẹptàiliệutrongmáytínhcủabạn(nóicáchkhác,thựchiệnlạitoànbộquátrình!).Nódễdànghơnnhiều,vàlàmđượcnhiềuhơnvớiítthờigianhơnsovớilầnđầubạnthựchiện:Cólẽchỉvàitiếngvàtấtcảlạinằmtrongtầmkiểmsoát.

ĐểngàyLàmliềntaytrởnênđơngiảnhơn,dùthếnàocũnghãycốduytrìdòngthôngtinhàngngàycủabạn.Nếubạnphảidànhvàingàyđểchuẩnbịbàithuyếttrình,hãydànhramộttiếngtrongkhoảngthờigianđóđểxửlýhếtnhữnggìđếnvàongàyhômtrước.Thithoảnghãygiaoviệc.Phảiquyếtđoán(thậmchílàtànnhẫn)vềđiềubạnsẽphảilàm.Hãytậndụnghoàncảnhđểthấybạncóthểhiệuquảtớimứcnào,vàkhibạnquaylạivớihoàncảnhthôngthường,hãygiữđúngtốcđộđó!

Cóthểđiềunàykhôngbaogiờxấuđốivớibạn.Nhưngdòngchảycôngviệcthườngthayđổivàbạncóthểthấymìnhbắtđầubịnhấn

chìm.Mộtkháchhàngnọ,giámđốccủamộttrongnhữngnhàmáycôngnghiệplớnnhấtthếgiới,đãmiêutảnónhưthếnày:

Khicôngviệcdồnđống,vàđổụpxuốngđầutôi,tôibiếtphảilàmgìđểxửlývìtôiđãhọcđượcnhữngthủtụccầnthiết.

Giờbạncũngđãhọcđượcnhữngthủtụcđórồi.

Duytrìcónghĩalànhậnrachutrìnhhiểnnhiêntrongmọicôngviệcbạnlàm,từviệcchuẩnbịthựchiệncôngviệctớiviệcđặtmọithứtrởlạiđúngnơinóvốnthuộcvềsaukhicôngviệcđượchoànthành,vàđảmbảomọithứđềutrongtìnhtrạngtốthoặctốthơnsovớikhibạnnhấcnólên.Duytrìcónghĩalàtựsắpxếpkhibạnlàmviệc.

Điềuquantrọngnhấtđểduytrìlàthayđổiđểtốthơn.

THỰCHÀNHCHƯƠNG121. Hãynhậnraduytrìlàđiềucơbảnvàthựctếnhấtcủachutrìnhlàmviệc,vàbạnchắcchắnsẽcómộthệthốngvậnhànhtrơntrutrongnhiềunăm.Hãyđảmbảoluyệntậpnhữngthônglệduytrìcơbảnvàthựctếđảmbảonỗlựcbạndànhvàoviệc“thựchiệnPEP”sẽđượcđềnđáptrongnhữngnămsaunày.

2. Hãybiếnnhữngthônglệduytrìthànhtựđộng,chínhxácnhưcáchbạnthaydầuchoxeôtôcủabạn.Tạoranhữngthônglệđểduytrìbảnthânvàtìnhtrạngcótổchứclàviệcđángđểbạndànhthờigianvàcôngsức.Khôngduytrìđượchệthốngsẽdẫntớikếtquảlàkhôngcókhảnănglàmbấtcứviệcgì.

3. Hãyđặtcáchệthốngvàođúngchỗsẽgiúpbạnkhôngquaytrởlạivớinhữngthóiquen,cáchthứccũ.Hãytạoranhữngthônglệcóthểkhuyếnkhíchcảithiệncánhânliêntụcvàgiúpbạnduytrìnhữnghệthốngnàynhưđiềuđúngđắncầnlàm.Hãysắpxếpcôngviệcduytrìnàyvàolịchtrìnhtrongtuầncủabạn.

4. Hãynghĩtớiviệccầnhoànthànhnhưmộtchutrìnhlàmviệc.Mỗimộtcôngviệcđềucóphầnmởđầu,phầngiữavàphầncuối.

Phầnmởđầunhiệmvụbaogồmviệcchuẩnbịvàcàiđặtchonhiệmvụ.Phầngiữalàhànhđộngthựchiệnnhiệmvụ.Cùngvớiviệchoànthànhnhiệmvụ,phầncuốibaogồmviệcduytrì,nghĩalàđặtmọithứtrởlạinơichúngthuộcvề,cảithiệntìnhtrạngcủamọithứbạnchạmtayvào,baogồmcáchồsơ,cáccôngcụ,…

5. Hãynhậnralàsựxuấthiệncủamáytínhđồngnghĩavớiviệchồsơgiấykhôngphảilàthứduynhấtcầnphảibảodưỡng.Hiệnnaychúngtacòncóhồsơmáytínhvàthưđiệntửnữa.Duytrìổcứngcủabạncónghĩalàkhôiphụccáchệthốngvàsửdụngchúngthườngxuyên,đểcácdữliệuđượclưutrữdướidạngđiệntửcủabạnkhôngbịphómặcchohiệntượngmấtnguồnđiện.

6. Dànhthờigiansắpxếphàngtuầnđểgiữchodòngchảycôngviệclâudàicủabạnnằmtrongtầmkiểmsoát.Mỗituầnhãydànhthờigianđểlậpkếhoạchchotuầnkếtiếpvàduytrìtìnhtrạngcótổchứccủabạn.Giữchohồsơcủabạnđượccậpnhật.Saolưuổcứngcủabạn.Hãykiểmtranguồncungcủabạn.Hãysửdụnglịchtrìnhduytrìtheoquýhoặctheonămđểtheodõivàcậpnhậtcôngviệcduytrìcủabạn.

7. Nếubạnpháthiệnrabạnđangdànhthờigianduytrìthứgìmàbạnhiếmkhisửdụng,hãynghiêmtúchỏixemnócógiátrịvớibạnkhông.Nếulýdobạnduytrìthứgìđókhôngcóýnghĩavớibạn,hãyxemđónhưmộtlờicảnhbáodànhchobạn.Nếuthứgìđólàthứbạncóthểlàmviệcmàkhôngcầnnó,thìhãylàmviệcmàkhôngcầncónó!

8. Hãytựsắpxếptronglúcbạnlàmviệc.Hãybiếnviệcduytrìthànhmộtphầnquytrìnhlậpkếhoạchcủabạn,vàbạnsẽtínhgộpcảnótừbướcđầutiêntớibướchoànthành.Hãylậpkếhoạchđểthànhcông.Hãytạoranhữngthóiquentốt.Hãybiếnduytrìthànhmộtthóiquenkhôngcầnphảinghĩ,vàbạnsẽthấyđólàmộtbướcđơngiảntrênconđườngtiếntớithànhcôngcủabạn.

9. Đừngtựthỏamãn!Mụctiêuthựcsựcủabạnlàcảitiếnliêntụctrongmọiviệcbạnlàm.PEPlàmộtcôngcụ,haymộtkhuônkhổ,đểgiúpbạnhoànthànhmụctiêuđó.

LỜIBẠTChỉmộtthóiquenmới

Điểmđặctrưngcủamộtngườithíchnghitốtkhôngphảilànhữngthóiquenđặcbiệtngườiđócó,màlàsựkhéoléongườiđósửdụngđểthayđổinhữngthóiquencủabảnthânhayphảnứngtrướcsựthayđổicủahoàn

cảnh.

―WendelJohnson

Bạncóthểtìmthấysuynghĩkhôngmấyuyênthâmởnhữngtrangsáchnày,nhưngtrongđóẩnchứarấtnhiềukinhnghiệm.

Vềcơbản,chúngtađãthảoluậncáchbạnquyđịnhbảnthântiếpcậncôngviệccủamình:nhữngthóiquencủabạn.Hầuhếtmọingườisẽnóivớibạn(vàtôidámcálàcóquánhiềungườitrongchúngtatin)rằngrấtkhóđểthayđổithóiquen.Nókhôngđơngiản.Nhưngnócóthểtrởnêntốthơn.Hoàntoàncóthểtiếpnhậnnhữngcáchlàmviệcmới,pháttriểnnhữngthóiquenmớitrongcuộcsốngcủabạn.Bạncóthểbướcvàomộtnhàhàngmớidotòmòhoặcdotìnhcờ,vàpháthiệnralàbạnthíchnó,bạncóthểmuốntrởlạithêmnhiềulầnnữa.

Tấtcảđiềuđóbắtđầuvớiviệctiếpnhậnmộtthóiquenmới–hànhđộng.Làmliềntaykhiýtưởngthoángquađầubạnđểkiểmtramộtphươngpháplàmviệcmớicủabạn.

Thóiquenxấukhôngnhấtthiếtđồngnghĩavớiviệclộnxộn.Thóiquenxấubaohàmcảviệcthườngxuyênsaonhãngviệcđiềuchỉnhthóiquen–khôngbaogiờlàmgìvềnó.Hãyphávỡchutrìnhđóvàhãyxửlýnóngaybâygiờchứđừngtrìhoãn.Bạnsẽpháthiệnralàbạnsẽnhanhchóngthànhthạonó.Bạncóxửlýnhữngýtưởngcủabạnkhichúngxuấthiệnhaykhônglàđiềuhoàntoànphụthuộcvàobạn.Bạnsẽpháthiệnralàbạncóthểlàbậcthầycủanhữngthóiquencủachínhbạn.

SÁCHCÙNGĐỀTÀITUẦNLÀMVIỆC4GIỜ

Nếubạnbiếtcáchquảnlíthờigian,cácmụctiêucũngnhưthứtựưutiêncáccôngviệcmộtcáchhợplíthìbạnhoàntoàncókhảnăngtạoranguồnthunhậpđầyđủdùchỉlàmviệc4giờmỗituần.VớicuốnsáchTuầnlàmviệc4giờ,TimothyFerrisssẽgiúpbạntậnhưởngcuộcsống,thayđổithunhập,gianhậpnhómNewRichvàđặcbiệtlàtạmbiệtnhé-nhữngngàylàmviệc8tiếngđồnghồnặngnhọc!Nhậnxétvềcuốnsách-MarcAndreesen-chuyêngiavềtốiưuhoánăngsuấtlàmviệccánhânđồngthờilàmộttrongnhữngdoanhnhân

nổitiếngnhấtởtrungtâmcôngnghệcaocủathếgiớitrongmộtbàiphỏngvấnđãnóirằng:“Vềcơbản,việcTimothyFerrissđãlàmlàtậphợpvàchắtlọcnhữnghọcthuyếtvềquảnlýthờigiancùngnăngsuấtlaođộngtrongvòng2,3thậpkỷvừaqua,sauđótốiưuhoánóvàđưaranhữngkháiniệmmới,rấthữudụng.”

1.DùngđểchỉtầnglớptrêntrongxãhộiMỹ.1.QuyểnđầukinhCựuướcChúasángtạorathếgiới.2.Nhữngvịthánhcủacácquốcgiahaycủamộtgiaiđoạnlịchsử.1.MộttậpđoànkinhtếcaocấpcủanướcAnh.1.1inch=2,54cm.2.FTSE-100(FinancialTimesStockExchange):Chỉsốchứngkhoáncủa100côngtylớntiêubiểutrênthịtrườngchứngkhoánLondon.1.Cóvídụởphíadưới.1.SWOT:Phântíchđộmạnh,yếu,cơhộivànguycơ.2.MộtcôngtybánlẻcũcủaMỹ.(1)Thiệnchung:Chếtbìnhthường,khôngđauđớn,“chếttốtđẹp”theocáchnóicủangườiđờixưa,đólàcáichếtnhẹnhàng,yênlànhhay“khẻochungmệnh”(2)Hoài:ChỉvùngAnHuy-GiangTôTrungQuốc.QuânHoài:ChỉlựclượngquânsựđịaphươngAnHuy-GiangTô(1)TửVũ:HọctròKhổngTử(2)TểDư:HọctròKhổngTử,còngọilàTểNgã,tênchữlàTửNgã,giỏiănnóisonghayngủngàynênKhổngTửđánhgiáthấp(3)Khílàmộtkháiniệmtrongtriếthọcvàyhọccổđại,nghĩacụthểlàchấtkhí,luồngkhí,nghĩatrừutượnglàsinhkhí,sứcsống.(1)Thước:ChỉthướcTrungQuốc=33cm.(2)Tấc:ChỉđơnvịđochiềudàiTrungQuốc=3,3cm.(3)LýLăng:Tướngtrẻ,rấtcótàinhàHán.Khôngcóquântiếpviện,bịvâykhốnnhiềungàyđãhàngquânHungNô.1.VùngngoạiôLuânĐôn1.MộtthànhphốởAnh,lấytêncủasôngHull.1.MộtnướccộnghòaởẤnĐộDương.2.EuropeanBankforReconstructionandDevelopment–NgânhàngTáithiếtvàPháttriểnchâuÂu.3.FederalReserve–CụcDựtrữliênbangMỹ.4.MarketResearchSocietyofAustralia–HiệphộiNghiêncứuThịtrườngAustralia.5.HiệuứngđượcđặttheotênôngChristianDoppler,nhàvậtlýngườiÁo.1.Viếttắtcủa“Picture”(ảnh).1.Vàkhihọđangngồichờởphònglễtân,họcóthểcócảmxúcviếtramộtvàibìnhluậnngắnvềnhữngđồnộithấtcũkĩcủavănphòng.1.NhânvậttrongdângiancủaAnh,ngườiđãthoátcảnhnghèokhóvàtrởnêngiàucó.2.Âmthanhlớnphátrakhihaivậtvachạmvàonhau.1.Chuyệngìđếnsẽđến.2.MuellercủaxứBorneo.

3.NhânvậttrongmộtchuỗiphimcủaGeorgeLucas.4.PacificAsiaTravelAssociation(HiệphộiDulịchchâuÁTháiBìnhDương),làmviệcvớisứmệnhthúcđẩysựpháttriểncótráchnhiệmcủangànhdulịchtrongkhuvựcchâuÁTháiBìnhDương.1.Làmộtbuổihòanhạcđượctổchứcởhaiđịađiểmcùngvàongày13tháng7năm1985.SựkiệnnàyđượctổchứcbởiBobGeldofvàMidgeUređểgâyquỹcứutrợchonạnđóiởEthiopia.2.LàmộtEnteroviruscókhảnăngsinhsôitrongđườngtiêuhóa,ổnđịnhtrongmôitrườngacid,kểcảaciddịchdạdày.1.ĐơnvịtiềntệcủaMalaysia.1.OECD(OrganisationforEconomicCo-operationandDevelopment):TổchứcHợptácvàPháttriểnKinhtế.2.TỉphúngườiAnh,sánglậptậpđoànVirginbaogồmhơn400côngty.3.DoanhnhânngườiAnhgốcMalaysia,làngườisánglậpTuneAirSdn,AirAsiavớikhẩuhiệu“Tấtcảmọingườiđềucóthểbay”.1.BandunglàthànhphốlớnthứbacủaIndonesia.2.LàmộthoàngtộcchâuÂucónguồngốctừxứWales,Anh.3.Giốngchóđốm.4.TờbáotiếngAnhpháthànhtạiMalaysia.1.LyndonBainesJohnson:TổngthốngHoaKỳthứ36,nắmcươngvịtừnăm1963đến1969.1.S.W.R.D.Bandaranaike:ThủtướngthứtưcủaSriLankavàonăm1956,bịámsátbởimộttusĩPhậtgiáovàonăm1959.2.MộtđạilộlớnvànổitiếngcủathànhphốParis.3.CâulạcbộđêmnổitiếngởParis,đượcsánglậpnăm1889bởiJosephOllervàCharlesZidler.4.MộtthànhphốởmiềnNamnướcÝ.5.LàmộttrongnhữngcôngviênlớnnhấtởLondon.1.Mãcầu(polo):Mônthểthaogồmnhiềungườichơi,chiathànhhaiđội,mỗiđộisẽcốgắngdùnggậyđánhbóngvàocầumôncủapheđốiphương.2.Xìdách:Làmộtdạngchơibàitrongđóngườichơichiếnthắngkhiđược21điểm.3.NhómhátnữcủaMỹ,mộttrongnhữngnhómnghệsĩchủđạocủaMotownRecordstrongsuốtthậpniên1960.1.TênmộtloạibiacủahãngCastleLarger.2.Haycòngọilàpecco,mộtloạitràđen.3.Tênmộtbộphim,ởđâyýtácgiảmuốnnóitớilàđiệunhảyđặctrưngtrongbộphimđó.4.ĐộibóngbầudụcquốcgiaNewZealand.5.MộtvậnđộngviênđiềnkinhngườiJamaica,ngườiđanggiữkỷlụcthếvậnhộivàthếgiớiởcácnộidungchạy100métvới9,58giây,200métvới

19,19giây.6.VậnđộngviênnhảysàongườiNga,hailầnđoạthuychươngvàngOlympic(2004và2008),balầnvôđịchthếgiới(2005,2007và2013),ngườiđượccoilànữvậnđộngviênnhảysàotàinăngnhấtmọithờiđại.7.CònđượcgọilàđáAyers,làmộtkhốikiếntạosathạchởphíaNamcủaNorthernTerritory,miềnTrungnướcÚc,cáchAliceSpringsvềphíaNam335km.1.Nhàbáo,phátthanhviênvàmộttácgiảngườiAnh.2.TheSpecialAirServicelàmộttrungđoàncủaquânđộiAnhđượcthànhlậpvàongày31thángnăm1950,mộtphầncủalựclượngđặcbiệtAnh(UKSF).3.MộtkínhngữẢRậpcónghĩađenlà“đànanh”vàmangýnghĩa“nhàlãnhđạovà/hoặcthốngđốc”.4.TênmộtbứctượngtrongBlueEarth,Minnesota.LàbiểutượngcủacôngtyTheMinnesotaValley.5.MộtnhânvậtđượcsửdụngtrongquảngcáothuốcláMarlboro.6.LàtrangphụctruyềnthốngcónguồngốctừIndonesiavàđượcphụnữởIndonesia,Malaysia,Brunei,Myanmar,Singapore,miềnnamTháiLan,CampuchiavàmộtphầnphíanamcủaPhilippinessửdụng.1.DanhhàingườiMỹ.2.Bạncóthểtìmhiểukỹhơnởchương9củacuốnsách.1.Cricket:Mônthểthaochơitrênsâncỏgồmhaiđội,mộtđộisẽnémbóngvàocọcgônvàcómộtngườicủađộicònlạisẽdùnggậyđánhquảbóngđó.2.MadisonđượcmệnhdanhlàđạilộthờitrangcủaNewYork.3.TênmộtloạibánhởMalaysia.(*)MộthồnướcngọtcáchthànhphốTôChâubakilômétvềphíaĐôngBắc,tỉnhGiangTô,TrungQuốc.HồnàynổitiếngvìcóloạicuaTrungQuốc,thứcuađượcxemnhưđồcaolươngmỹvị.(**)Đâylàcakhúcnổitiếngtrênmạngtừnhữngnăm2009đếnnay,doHàTânsángtác,đượccasĩMộDungHiểuHiểutrìnhbày,vớithôngđiệp“Tìnhyêukhôngphảilàthứanhmuốnbán,muốnmualàcó”.(*)MBAlàcụmtừviếttắtcủaMasterofBusinessAdministration,thạcsĩquảntrịkinhdoanh.(*)LàmộttrongbảytậpcủabộtruyệnĐitìmthờigianđãmấtcủanhàvănPhápMarcelProust,đượcviếttừ1908-1909đến1922vàxuấtbảntừ1913đến1927,trongđóbatậpcuốichỉđượcxuấtbảnsaukhitácgiảquađời.TiểuthuyếtnàyđượcxếptrongmườicuốntiểuthuyếtđượcthanhniênPhápưathíchnhấttrongthếkỷhaimươi.TạpchíTimecũngbìnhchọnĐitìmthờigianđãmấtnằmtrongsốmườicuốnsáchvĩđạinhấtmọithờiđại.(1)JupiterResearch:HãngkhảosáttrựctuyếnnổitiếngcủaMỹ(ND)(2)Làloạithẻkháchhàngthânthiết,dùngđểtíchđiểmthưởngsaumỗilần

giaodịchmuahàngcủakhách.“Điểm”đượctíchlũycóthểđượckhấutrừhoặcđổilấyhànghóa,dịchvụởnhữngđiểmgiaodịchthuộcđơnvịchấpnhậnthẻ(ND)(1)Nguyênvăn:problem(ND).(2)Mộthợpchấthóahọccóđộctínhrấtcao(BảngA)(ND).(3)ThươnghiệuthuốcgiảmđaucủaJohnson&Johnson,khôngchứaaspirinnênhiệuquảđiềutrịkhátốtvàđượctiêuthụrấtmạnh(ND).(4)Nguyênvăn:FifthAmendment:Khôngaicóthểbịtướcđoạtsinhmệnh,tựdohaytàisảnmàkhôngthôngquathủtụccôngchínhcủaluậtphápngaycảkhingườiấylàmộttộinhân(ND).(1)WesternElectric:MộtcôngtyviễnthônglớncủaMỹ(ND).(1)Thứtượngtrưngchotiềnkhichơibài,cóthểquyđổithànhtiềnsaukhikếtthúcvánbài(ND).1.CựuchủtịchkiêmTổnggiámđốctậpđoànGeneralElectric.1.Thánhnhânlàngườihoànhảo,thôngthiênlý.Thiệnnhânlàngườikhônglàmác,đầylòngnhân.Hailoạingườinàychẳngcóởđời,chonênKhổngTửchẳngthấy.Kémhaihạngngườitrên,cóhạngquântửvàhạnghữubằnglàbậcbềnchítheođườnglành.(1)Nguyênvăn:Happen(ND).(1)Cụmtừ“Occam’srazor”đượcđưaratừnăm1852dựatrênnguyêntắccủanhàthầnhọc,tusĩvàluậtsưngườiAnh–ChaWilliamOckham(d’Okham)(ND).(1)TháiHàBooksliênkếtvớiNhàxuấtbảnĐạihọcKinhtếQuốcdânxuấtbảnvàpháthànhnăm2010(ND).(2)Nghiêncứucáctìnhhuốngchiếnthuậttrongđócácđốithủlựachọnhànhđộngkhácnhauđểcóthểtốiđahóakếtquảnhậnđược.(ND)(1)Adrenalinlà1loạihoóc-môndotuyếnthượngthậntiếtra,cótácdụnglàmcomạch(nhưnglạilàmgiãnmạchởnão),tăngnhịptim,làmcocơ,tănglưulượngmáu.Ngoàiranócũnglàchấtlàmtăngsứcmạnhvàsứcchịuđựngcủacáccơ(ND).(1)Nguyênvăn:DebtPsychology(ND).(2)Trongtâmlýhọc,tâmlýđộnghọcnghiêncứuvềmốiquanhệcủanhiềukhíacạnhkhácnhauvềýthức(mind),nhâncách(personality)vàlinhhồn(psyche),nhữngvấnđềnàycóquanhệchặtchẽvớinhữngvấnđềvềtinhthần,xúccảm,hoặcđộngcơ,đặcbiệtlàởcấpđộvôthức(ND).(3)Thunhậpcònlạisaukhitrảthuế(ND).(4)Nguyênvăn:FourHorsemenoftheApocalypse(ND).1.ĐịnhluậtMurphy:CònđượcgọilàĐịnhluậtĐầuđộchayĐịnhluậtBánhbơdomộtsĩquankhôngquânMỹtênEdwardA.MurphysángtạorasauhàngloạtvấnđềvàrắcrốixảyratạimộtsânbayquânsựtạiCalifornia.2.GeorgeS.Patton(1885–1945):LànhàchỉhuyquânsựnổitiếngcủaLục

quânHoaKỳtrongChiếntranhthếgiớithứhaivớicácchiếndịchởBắcPhi,Sicily,PhápvàĐức.1.QuyluậtParkinsonđượcNorthcoteParkinson,nhàvănvànhàsửhọcngườiAnh,pháttriểnnhiềunămtrướcđây.Làmộtnhàvăn,Parkinsonđưarađịnhluậtnàykhôngphảibằngcácthínghiệmhaychứngminh,nóchỉđơngiảnmôtảmộtphầnthóiquensửdụngthờigiancủaconngườimộtcáchchânthậtvàhàihước.1.ThinkandGrowRich,13nguyêntắcnghĩgiàu,làmgiàucủaNapoleonHillđãđượcTháiHàBooksmuabảnquyềnvàxuấtbảntạiViệtNam.2.Tahiti:CòncótêngọikháclàHònđảoThiênđường,làhònđảotuyệtđẹpnằmởkhuvựcNamTháiBìnhDương.1.Scandinavia:Làbánđảogồm3nướcĐanMạch,NaUy,ThụyĐiểnởBắcÂu.Báocáo“CreatingaDevelopmentDynamic”năm2001củaAccenture,MarkleFoundationvàUNDP.Suyluậnđơngiản,khôngdựavàokinhnghiệm,thựctế.Thiếuánhsáng.TạpchíNghiêncứulậpphápsốtháng1/2003.Presskithaymediakit:Nhữngtàiliệuthườngđínhkèmthôngcáobáochíđểhỗtrợthôngtinchothôngcáobáochí,dànhđểgửichophóngviên.Baogồmtiểusửcôngty,giớithiệuvềsảnphẩm,hìnhảnhhoạtđộng,hìnhảnhsảnphẩm...Ngườitacũngcóthểđưamediakitlênwebsitecủacôngtychophóngviêntiệntruycậpvàsửdụng.PaulLazarsfeldvàElihuKatzlànhữngngườiđầutiênnghiêncứuvềlýthuyếthaibướctrongtruyềnthôngtừnăm1940.CôngtrìnhnghiêncứunàyđãđượcxuấtbảntrongcuốnPersonalInfluencyvàonăm1955.1.JunichiroTanizaki(1886-1965):NhàvănNhậtnổitiếng(tấtcảcácchúthíchđềulàcủangườidịch).2.JacquesPrévert(1900-1977):NhàthơPhápnổitiếng.Nhàthơnàycómộtbàithơmangtựađề“Inventaire”,trongđóliệtkêrấtnhiềuđồvậtchẳngcóliênquangìvớinhau.3.ThànhphốnằmtrênđảoHonshu,từnglàthủđôcốđịnhđầutiêncủaNhậttừnăm710đếnnăm784.4.VùngnằmtrênđảoHonshu,gồm6tỉnh,trongđócótỉnhNaravớithủphủlàthànhphốNara.5.GeishatrongtiếngNhậtchỉnhữngcôgáiđượctậpmúa,hátvàtròchuyệntừbéđểlàmtiếpviêntrongcácquántràhoặctrongcácbuổitiệctùng.1.MộtnhânvậttrongthầnthoạiHyLạp,bịcácthầnphạtphảivầnmộttảngđálênđỉnhđồi,nhưngmỗilầngầnđếnđích,tảngđálạilănxuống.Đâylàmộthìnhphạtkhủngkhiếpvìnóvôíchvàvôvọng.2.TổngtrấnxứJudéecủaLaMã,ngườiđãgiaoChúaJesuschocácthẩm

phántôngiáoxétxử.1.TênhaithànhphốNhậtbịnémbomnguyêntửtrongĐạichiếnThếgiớilầnthứhai.2.TênhaithànhphốNhậtbịnémbomnguyêntửtrongĐạichiếnThếgiớilầnthứhai.1.Hãynhớngươirồicũngcólúcphảichết.2.GeorgesBernanos(1888-1948):nhàvănPháp,ngườiđãthểhiệnnỗiámảnhtộilỗicủanhânloạitrongtácphẩmđầutaycủamình.3.Dòngtuthiênvềnhậpđịnh,GeorgesBernanoscómộttácphẩmmangtênDialoguesdesCarmélites(ĐốithoạigiữacácnữtusĩdòngCarmen).4.FriedrichNietzsche(1844-1900):TriếtgiaĐức.5.AndréMaurois(1885-1967):NhàvănPháp.*Sốcửahàngbaogồmcảcáctrungtâmthiếtkếtriểnlãm*Làthunhậpcủatoànbộcôngty,baogồmTarget,MarshallField's,Mervyns,...