-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
1/75
BAB I.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di zaman modern saat ini tidak dapat dipungkiri bahwa
perkembangan dunia teknologi dan informasi mengalami sebuah perubahan
yang sangat pesat dan penuh dengan inovasi-inovasi yang semakin membuat
kita terpesona dan seakan tak percaya. Hal ini sudah tentu berdampak basar
bagi kemajuan peradaban umat manusia yang sangat di untungkan dengan
adanya kemajuan teknologi tersebut. Di semua aspek kehidupan manusia
sekarang ini sudah tidak asing lagi dengan peralatan teknologi bahkan tanpa
disadari, kehidupan kita mungkin sudah sangat bergantung dengan peralatan-
peralatan teknologi. Apapun itu mulai dari peralatan rumah tangga,
transportasi, media komunikasi hingga sampai ke nstansi pemerintahan pun
tidak luput dari penggunaan teknologi dan informasi.
Demikian juga dengan dunia komputerisasi yang sudah mengalami
perkembangan yang sangat spectacular. !ungkin dahulu masih ada di
bayangan kita bagaimana "amanya proses pengolahan informasi saat
mengunakan komputer #entium , yang terkadang membuat kita jenuh untuk
menunggu. $amun seiring dengan berjalannya waktu saat ini komputer sudah
memilikiperformance,baik dari kecepatan proses, teknologigadgetmaupun
jaringan komputer yang menghubungkan komputer dengan user yang berada
dibelahan bumi yang berbeda sehingga bisa melakukan pertukaran informasi,
yang lebih dikenal saat ini sebagai sistem jaringan atau international
networking atau disingkat nternet.
1
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
2/75
2
%alah satu permasalahan yang dihadapi Dinas &operasi, 'saha !ikro,
&ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau, dimana
proses sistem pencatatan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan
proses manual akibatnya sulit menemukan kembali arsip yang diperlukan
untuk proses pelaksanaan kegiatan, sehingga terjadi dan terdapat duplikasi
arsip serta menumpuknya data yang memenuhi ruangan sub bagian
pemerintahan sehingga mengahambat kelancaran aktifitas kerja dan belum
adanya laporan surat masuk dan surat keluar serta surat tembusan keluar yang
akan diberikan kepada kepala dinas. %alah satu tugas bagian pengarsipan
surat masuk dan surat keluar pada Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau adalah pencatatan surat
masuk dan keluar masih secara manual. (leh karena itu komputer sangat di
perlukan untuk mengatasi masalah dalam hal pencatatan surat masuk dan
surat keluar, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar yang sudah
berkomputerisasi dapat menekan kesalahan atau kekeliruan yang terjadi,
sehingga tidak terjadi penumpukan data dan pencarian data-data yang di
perlukan akan sangat mudah di temukan apabila sudah terkomputerisasi.
%ehubungan dengan hal diatas, maka penulis membuat "aporan
#raktek &erja "apangan )#&"* yang membantu Dinas &operasi, 'saha
!ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau
mengelola surat keluar dan masuk yang ada dengan mengunakan bahasa
pemrograman #H# dan database !+%", dengan adanya aplikasi tersebut
diharapkan dapat membantu kegiatan atau pekerjaan yang ada dengan proses
yang cepat, tepat dan akurat di kantor tersebut. Adapun judul "aporan #raktek
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
3/75
3
&erja "apangan ini saya beri judul Perancangan Sistem Informasi
Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Website pada Dinas
Koperasi, Usaha Mikro, Kecil dan Menengah dan Pengelolaan Pasar Kota
ubuklinggau.
1.2 Ruang Lingkup Masalah
%esuai dengan judul laporan penelitian ini, maka penulis membatasi
ruang lingkup penelitian hanya pada
. !elakukan pendataan, pencarian, membuat laporan, menghapus,
mengubah, mengupdateserta pengarsipan data surat masuk dan surat
keluar.
/. !embuat laporan harian, mingguan, bulanan surat masuk dan surat
keluar pada Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan
#engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.
0. !enyediakan penyimpanan data surat masuk dalam bentuk format
file .jpeg )!oint Photographic for "#pert $roups*.
1. #endataan disposisi surat masuk dan laporan pembuatan disposisi surat
masuk.
1. !u"uan #an Man$aat
1..1 !u"uan
Adapun tujuan dari program kegiatan selama pelaksanaan
#raktek &erja "apangan )#&"* di &antor Dinas &operasi, 'saha
!ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau
a. 'ntuk memenuhi tuntutan &urikulum pada %ekolah 2inggi
!anajemen dan lmu &omputer !usi 3awas )%2!&-!'3A*
"ubuklinggau.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
4/75
4
b. !enggantikan sistem yang lama dengan cara manual ke sistem yang
terkomputerisasi sehingga mempermudahkan kita dalam
melakukkan pengolahanc. Dengan menggunakan sistem berbasis website, maka akan
mempermudahkan laporan baru
1..2 Man$aat
1..2.1 Bagi %ahasis&a
a. !eningkatkan wawasan dan ketajaman analisis terhadap
kondisi ekonomi yang ada pada suatu instansi pemerintah,
perusahaan swasta, 4'!$, dan 4'!D.b. !engaplikasikan teori dengan praktek dilapangan dan dapat
digunakan sebagai landasan dalam pembuatan laporan.
c. !emberikan keterampilan kepada mahasiswa untuk
melaksanakan program kerja.
d. 'ntuk menambahkan pengetahuan bagi mahasiswa dan
manerapkan teori-teori yang telah dipelajari dibangku kuliah
selama ini.
e. !emperluas wawasan dan pengetahuan mahasiswa 5
mahasiswa di %ekolah 2inggi !anajemen dan lmu
&omputer )%2!&-!'3A*.
1..2.2 Bagi !e%pat Praktek 'er"a Lapangan
a. Dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam proses
aktifitas yang di lakukan pada tempat praktek kerja lapangan.b. !enjalani hubungan baik dan kerja sama antara "embaga
#endidikan dengan nstansi lainnya.
1..2. Bagi Le%(aga
a. "embaga merasa bangga karena memberikan sesuatu
informasi bagi lembaga yang berfungsi sebagai bahan
evaluasi bagi lembaga.
b. !elihat relevansi kurikulum yang dikembangkan dengan
keadaaan dan kebutuhan lapangan kerja, usaha dan industri.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
5/75
5
c. !enjalin informasi dan kerjasama dengan instansi
pemerintah, perusahaan swasta, 4'!$, maupun 4'!D.
1.) Met*#*l*gi Penelitian
Dalam mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian, penulis
menggunakan metode sebagai berikut
a. (bservasi )#engamatan*
(bservasi adalah metode yang dilakukan penulis untuk
mengumpulkan data dan mendapatkan hal-hal yang diperlukan untuk
proses penelitian dengan cara mendatangi objek penelitian secara
langsung ke kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah
dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.
b. nterview )6awancara*
#engumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan 2anya
jawab langsung dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah
disiapkan yang sesuai dengan kegiatan yang dilakukan.
c. %tudi #ustaka
!etode untuk mendapatkan data dengan mempelajari unsur-unsur
objek yang berhubungan dengan skripsi, yaitu dengan mencari bahan-
bahan referensi dari beberapa sumber seperti internet,artikel ilmiah dalam
bentukpapermaupun jurnal dan membaca buku-buku perpustakaan yang
berkaitan dengan sistem yang berjalan.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
6/75
6
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
7/75
BAB II
LANDA+AN !E,RI
2.1 Pengertian Peren-anaan +iste%
#erancangan sistem )design system* merupakan tahap selanjutnya
setelah analisa sistem agar mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa
yang akan dikerjakan pada tahap analisa sistem, maka dilanjutkan dengan
memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.
#erancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah analisa
sistem, mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang dikerjakan pada analisa
sistem dan dilajutkan dengan memikirkan bagaimana bentuk sistem tersebut7
)&ristanto,2h /88, h8*.
9adi perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu
keahlian perancangan untuk elemen komputer yang akan menggunakan
sistem tersebut yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem
yang baru.
2.2 Pengertian +iste%
%istem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan
komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai
kumpulan dariprosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Dengan
pendekatan komponen,sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari
komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk
satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. )9ogiyanto,2h /88:, h01*
7
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
8/75
8
2. Pengertian In$*r%asi
nformasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. nformasi sangat penting
keberadaannya di dalam suatu organisasi. nformasi harus tepat dan akurat
sehingga dapat menjamin kelangsungan hidup sebuah perusahaan. %uatu
sistem tanpa informasi tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya
berakhir. )9ogiyanto, 2h /88:, h;*
2.) +iste% In$*r%asi
%istem informasi adalah pengaturan orang, data proses dan teknologi
informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan
dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan
untukmendukung sebuah organisasi. )6hitten, 2h /88
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
9/75
9
!enurut 4arthos )/800
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
10/75
10
. &artu pos.
/. 6arkat pos.
0. %urat bersampul.
1. !emorandum dan nota.
:. 2elegram.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
11/75
11
c. !enurut sifat isi surat dan asalnya
. %urat dinas.
/. %urat niaga.
0. %urat pribadi.
1. %urat yang isinya masalah sosial.
d. !enurut jumlah penerima
. %urat biasa.
/. %urat edaran.
0. %urat pengumuman.
e. !enurut keamanan isinya
. %urats angat rahasia.
/. %urat rahasia.
0. %urat biasa.
f. !enurut prosedur pengurusannya
. %urat masuk./. %urat keluar.
.
2./. Pengertian +urat Masuk
12.
0. !enurut 4arthos )/800;*, =surat masuk adalah suatu
alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi
dari satu pihak kepada pihak yang lain7.
1. %urat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua
tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
12/75
12
untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum pada alamat, baik
yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. 'ntuk
memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya,penerimaan surat
masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang
diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut )buku ekspedisi*.
:.
2./.) Pengertian +urat 'eluar
.#ada surat biasanya berisikan berupa
pemberitahuan,undangan pertemuan atau rapat,undangan kerjasama
ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah dikirim
sebelumnya. #ada surat itu juga ada yang berisikan surat perintah
tugas.
2. Internet
;. nternet berasal dari kata interconnection networkingyang
mempunyai arti hubungan komputer dengan berbagai tipe yang membentuk
sistem jaringan yang mencakup seluruh dunia dengan melalui jalur
komunikasi seperti telepon, radio, satelit dan lainnya. ) $ugroho, 4unafit,
2h/8/*
2.3 Br*&ser
?. Browser adalah program aplikasi yang menerjemahkan
kode H2!"
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
13/75
13
24. mempresentasikan halaman website% Aplikasi inilah yang paling
sering digunakan untuk melakukan browsing di dunia maya, macam
browser sekarang semakin banyak, diantaranya internet e#ploler, mo&ila,
chromedan masih banyak lagi. )Andi, 2h /8/, hal1*
21.
2.5 M6+7L 8My Structured Query Language)
//. M'S( adalah aplikasi yang digunakan untuk
membuat )uer'dalam pembuatan database, table maupun manipulasi data.
)Andi, 2h /8/, hal0*
/0. M'S( adalah multi user database yang menggunakan
bahasa %" dengan kemampuan yang cukup reliabel. %ebagai database
ser*er yang memiliki konsep database modern, M'S( memiliki banyak
sekali keistimewaaan, diantaranya yaitu portabilit', open source,multiuser,
performance tuning%)%yafii, 2h /88:, h
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
14/75
14
memanipulasi data-data yang ada dalam database ser*er open+source
sepertiM'S(. )#eranginangin, 2h /88
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
15/75
15
0/.
00. 2abel /. %imbollowchart
01. %imbol 0:. $ama 0.0;. 2ermi
nator
0?. #ermulaanCak
hir program
18.1. aris
alir
)flowline*
1/. Arah aliran
program
10.
11. #repar
ation
1:. #roses
inisialisasi
atau
pemberian
harga awal
1. #roses
1;. #rosesperhitu
nganCproses
pengolahan
dat
1?.
:8. nputC
output
data
:. #roses
inputCoutput
data,
parameter
informasi
:/.
:0. Decision
:1. #erbandingan
pernyataan,
penyeleksian
data yangmemberikan
pilihan untuk
langkah
selanjutnya
::.
:. (n
page
connec
tor
:;. #enghubung
bagian-bagian
flowchart
yang berada
pada satu
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
16/75
16
halaman
:?.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
17/75
17
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
18/75
18
>0. !erupakan bagian yang memperjelas
model 'nified !odeling "anguage )'!"* dan dapat
berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi
serta ciri-ciri setiap elemen dalam model 'nified
!odeling "anguage )'!"*.
b. 3elasi )3elationship*
>1. Ada 1 )empat* macam relationship dalam
'nified !odeling "anguage )'!"*, yaitu
>:.
. &ebergantungan
>>. !erupakan apa yang menghubungkan
antara objek satu denganobjek lainnya, bagaimana
hubungan suatu objek dengan objek lainnya. %uatu
bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan
hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.
0. eneralisasi>;. !erupakan hubungan dimana objek anak
)descendent* berbagi perilaku dan struktur data dari
objek yang ada diatasnya objek induk )ancestor*. Arah
dari atas kebawah dari objek induk ke objek anak
dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
19/75
19
sebaliknya dari arah bawah keatas dinamakan
generalisasi.
1. 3ealisasi
>?. !erupakan operasi yang benar-benar
dilakukan oleh suatu objek.
;8.
;.
;/.
;0.
c. Diagram
;1. Ada 8 macam diagram dalam 'nified
!odeling "anguage )'!"*, namun yang peneliti gunakan
dalam penulisan dan penelitian skripsi ini hanya
menggunakan 1 )empat* macam diagram yaitu
a. 'se Ease Diagram
;:.
ambar /. Use case diagram
;
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
20/75
20
;>.
;;.
;?.
b. Elass Diagram
?8. ?.
/.% ambar /./ 0lass Diagram
?0.Diagram ini memperlihatkan himpunan
kelas-kelas, antarmuka-antarmuka,kolaborasi-
kolaborasi dan relasi-relasi antar objek.
c. %eFuence Diagram
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
21/75
21
?1.
?:. ambar /.0 Se)uence Diagram
?.
?;.
//% ambar /.11cti*it' Diagram
88. Diagram ini memperlihatkan aliran
dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu
sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
22/75
22
fungsi-fungsi dalam suatu sistem dan memberi tekanan
pada aliran kendali antar objek.
141.
2.1 Data(ase
8/. Database merupakan kumpulan data-data dalam bentuk tableyang
saling berhubungan yang disimpan dalam media perangkat keras
)contohnyaHarddisk* yang dapat diambil lagi sebagai informasi )3oy
3arry.h?:*. Glemen-elemen penyusun databaseantara lain adalah
2 3abel
80. 2abel merupakan kumpulan record dengan format field
yang sama, satu tabel biasanya mempresentasikan data satu objek
maupun satu kejadian yang terjadi dalam sebuah sistem.
/ ield )kolom*
81. ield yaitu merupakan bagian terkecil dari table yang
digunakan untuk
8:. menimpan informasi item.
4 5ecord )baris*
8. Primer' Ke' merupakan suatu field yang nilainya unik dan
digunakan sebagai kunci yang membedakan recordlainya.
7 5elationship8;. 5elationshipmerupakan hubungan antar satu tabledengan
tablelainya.
- (uer'
8?. (uer'digunakan untuk menyaring dan menampilkan data
yang memenuhi kriteria tertentu dalam satu tableatau lebih.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
23/75
114. BAB III
IL DAN
MENEN tahun /88 tanggal / 9uni /88
yang mengubah status dari &ota Administratif menjadi &ota setingkat
&abupaten.
1. %ecara rinci sejarah terbentuknya "ubuklinggau
menjadi kota hingga saat ini adalah sebagai berikut
. 2ahun ?/?, status &ota "ubuklinggau adalah sebagai &ota
!arga %indang &elingi, dibawah (nder District !usi 'lu )ibu
kotanya !uara 4eliti*.
/. 2ahun ?00, ibu &ota (nder District !usi 'lu dipindahkan
dari !uara 4eliti
"ubuklinggau.
23
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
24/75
24
0. 2ahun ?1/-?1:, "ubuklinggau menjadi &ota &ewedanan
!usi 'lu dan dilanjutkan setelah kemerdekaan.
1. #ada waktu 0lash tahun ?1>, "ubuklinggau dijadikan
bu &ota pemerintahan #ropinsi %umatera %elatan.
:. 2ahun ?1;, "ubuklinggau menjadi bu &ota &abupaten
!usi 'lu 3awas dan tetap sebagai bu &ota &aresidenan #alembang.
2ahun /88 tanggal / 9uni /88 "ubuklinggau statusnya
ditingkatkan menjadi &ota.
:. "etak eografis &ota "ubuklinggau terletak antara 08o
18 sampai 0o//08 "intang %elatan dan 8/o1888 sampai
80o888 4ujur 2imur, dengan luas wilayah 18,:8 km. %edangkan
#asar yang ada di &ota "ubuklinggau pertama kali hanya ada / )dua*
buah, yang terdiri dari #asar npres dan #asar %atelit. #asar npres terbagi
menjadi pasar 4lok A dan pasar 4lok 4,dengan jumlah kios secara
keseluruhan sebanyak ;8: lokal, kaki lima 888 meja dan hamparan 1?8
hamparan. %erta beberapa pasar pagi di kecamatan di wilayah &ota
"ubuklinggau, hal ini sangat menunjang perputaran ekonomi yang ada di
&ota "ubuklinggau.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
25/75
25
.2 ?isi #an Misi Dinas '*perasi Usaha Mikr*= 'e-il #an Menengah #an
Pengel*laan Pasar '*ta Lu(uklinggau
.2.1 ?I+I
.Dalam &onteks &ehidupan bernegara Iisi memainkan
peran serta yang penting dan menentukan dalam Dinamika
#erubahan "ingkungan #emerintah pada umumnya dari nstansi
terkait, pada khususnya bergerak maju menuju masa depan yang
lebih baik.
;. Iisi Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah dan #engelolaan pasar &ota "ubuklinggau yaitu
=2erwujutnya &operasi yang !andiri, 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah yang tangguh dan sehat serta #engelolaan #asar yang
tertib dan kondusif )nyaman* guna terwujudnya &ota "ubuklinggau
sebagai kota pendidikan, kesehatan, perdagangan dan jasa.
?.#ernyataan Iisi tersebut di atas mengandung makna
sebagai berikut
. %etiap penyelenggara pemerintahan senantiasa mengedepankan
asas keterbukaan, transparansi, selalu berorientasi pada kinerja
dan fungsi pelayanan.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
26/75
26
/. #rinsip akuntabilitas mengandung makna bahwasemua
penyelenggara kegiatan pemerintahan harus dapat
dipertanggung jawabkan secara moral dan terbuka kepada
masyarakat.
0. 2ransparansi diartikan bahwa semua bentuk penyelenggaraan
pemerintahan bersifat terbuka, dan semua informasi dapat
diakses oleh pihak yang berkepentingan.
.2.2 MI+I
/8. %edangkan !isi Dinas &operasi 'saha !ikro, &ecil
dan !enengah dan pengelolaan pasar &ota "ubuklinggau adalah . #eningkatan %D! Aparat dan '&!&.
/. #eningkatan dan pegembangan koperasi serta pemberdayaan
ekonomi kerakyatan.
0. #egembangan pola kemitraan antara usaha kecil, menengah dan
koperasi dengan pihak swastaCpengusaha besar, 4'!$ dan
lembaga perbankan.
1. 2erciptanya iklim usaha yang tertib dan kondusif.
:. #emberdayaan usaha kecil, menengah dan koperasi sebagai
sumber daya perekonomian.
. 2erciptanya tingginya arus barang ke kota "ubuklingggau guna
meningkatkan jumlah transaksi jual beli.
;. #embangunan sarana dan prasarana pasar yang memadai serta
dapat memenuhi kebutuhan para pedagang dan konsumen.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
27/75
27
?. #eningkatan dan pengembangan pasar secara fisik serta
perluasan area #asar.
8. #eningkatan #AD melalui intensifikasi dan ekstensifikasi
retribusi yang berasal dari koperasi dan pegelolaan pasar.
/.
//. #ernyataan !isi tersebut di atas mengandung makna
sebagai berikut
- 2erwujutnya kinerja penyelenggaraan pemerintahan yang efektif
dan efisien melalui penataan &elembagaan, &etatalaksanaan,
!anajemen &epegawaian, sesuai perubahan lingkungan, baik
lingkungan regional maupun nasional.
- 2erwujudnya pelayanan prima.
- !ewujudkan kinerja pegawai secara efektif dan efisien melalui
pendayagunaan aparatur pemerintah daerah.
/0.
. +truktur ,rganisasi 'ant*r Dinas '*perasi Usaha Mikr*= 'e-il #an
Menengah #an Pengel*laan Pasar '*ta Lu(uklinggau
/1. %truktur (rganisasi &antor Dinas &operasi 'saha
!ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau
&abupaten !usi 3awas #ropinsi %umatera %elatan terdiri dari
a. &epala Dinas
b. %ekretariat, membawahi
. %ub 4agian 'mum
/. %ub 4agian &euangan
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
28/75
28
c. 4idang &elembagaan &operasi, membawahi
. %eksi (rganisasi, 2ata "aksana dan #enyuluhan J
/. %eksi Hukum dan Advokasi
0. %eksi #engendalian dan #engawasan
d. 4idang 4ina 'saha &operasi 'saha !ikro, kecil,
menengah membawahi
. %eksi #ertanian dan $on #ertanian
/. %eksi #egembangan dan
&ewirausahaan &operasi dan 'saha !ikro, kecil dan !enengah.
/:. e. 4idang Basilitasi #embiayaan, membawahi
/. /. %eksi #embiayaan dan 9asa &euangan
f. 4idang #engelolaan #asar, membawahi
. %eksi #emeliharaan dan &ebersihan
/. %eksi &etertiban dan &eamananJ dan
0. %eksi pendapatan
/;. g. 'nit #elaksanaan 2eknis Dinas ) '#2D *dan
/?. h. &elompok 9abatan Bungsional
08. ) 4agan %truktur (rganisasi pada &antor Dinas &operasi
'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota
"ubuklinggau dapat dilihat pada lampiran *.
.) @a(atan #an Uraian !ugas
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
29/75
29
0. Dinas koperasi 'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan
#engelolaan #asar &ota "ubuklinggau memiliki uraian tugas sebagai
berikut
a. &epala Dinas mempunyai tugas memimpin,
mengawasi, membina dan melaksanakan koordinasi serta kegiatan
dibidang koperasi 'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan
#engelolaan #asar.
b. %ekretariat, mempunyai tugas mengkoordinasikan
rencana dan melaksanakan urusan kesekretariatan meliputi
kepegawaian, mengelola urusan keuangan, rumah tanggga,
mengumpulkan data dan pelaporan serta mengkoordinir bahan
penyusunan perencanaan program.
0/. 'ntuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana di atas
%ekretariat mempunyai fungsi
- !elaksanakan koordinasi penyusunan rencana program, anggaran
dan laporan dinasJ mengkoordinasikan tugas kepala 4idang
dilingkungan Dinas &operasi 'saha !ikro, &ecil dan !enengah
dan pengelolaan #asarJ
- !elaksanakan pembinaan organisasi dan ketatalaksanaan.- !engelola administrasi kepegawaian, pengelolaan surat menyurat,
perlengkapanCperalatan kantor, kearsipan perpustakaan dan
rumah tangga dinasJ
- !elaksanakan hubungan masyarakat dan keprotokolanJ
melaksanakan pengawasan dan pengendalian dibidang
kesekretariatan.
- !elaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugasJ
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
30/75
30
- !elaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh atasan
sesuai tugas dan fungsinya
c. 4idang &elembagaan &operasi
00. 4idang kelembagaan koperasi mempunyai tugas pokok
merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis, pengembangan
sumber daya manusia ) %D! * &operasi, pengendalian dan
pengawasan koperasi dibidang kelembagaan koperasi
01. 'ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud
bidang kelembagaan koperasi menyelenggarakan fungsi
- #enyusunan program dan kegiatan dibidang kelembagaan
koperasiJ
- #erumusan kebijakan teknis dibidang kelembagaan koperasi.
- #elaksanaan koordinasi dengan instansi dalam rangka kegiatan
pembinaan dibidang kelembagaan koperasi.
- #elaksanaan monitoring dan evaluasi, pelaksanaan tugas #embina
dibidang kelembagaan koperasi.
- #elaksanaan pembelaan dan pembinaan hukumCadvokasi dibidang
kelembagaan koperasi.
- #elaksanaan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai
tugas dan fungsinya.
d. 4idang 4ina 'saha &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah
0:. 4idang 4ina 'saha &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah mempunyai tugas pokok merumuskan, merencanakan,
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
31/75
31
melaksanakan kebijakan teknis, pembinaan, pegembangan dibidang
usaha koperasi, 'saha !ikro, &ecil dan menengah.
0. 4idang Basilitasi #embiayaan mempunyai tugas pokok
merumuskan, dan melaksanakan kebijakan teknis bidang fasilitasi
pembiayaan.
0;. 'ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud
dalam 4idang Basilitasi #embiayaan menyelenggarakan fungsi
- !enyusun program dan kegiatan dibidang fasilitasi pembiayaan.
- !erumuskan kebijakan teknis proporsional dibidang fasilitasi
pembiayaan.
- !elaksanakan koordinasi dan pengendalian dibidang fasilitasi
pembiayaan.
- !elakukan &oordinasi dengan instansi terkait dibidang fasilitasi
pembiayaan.
- !elaksanakan monitoring dan evaluasi serta melaporkan
pelaksanakan kegiatan dibidang fasilitasi pembiayaan.
- !elaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh atasan
sesuai tugas dan fungsinya.
f. 4idang #engelolaan #asar
0?. 4idang #engelolaan #asar mempunyai tugas pokok
merumuskan, dan melaksanakan kebijakan teknis pengelolaan pasar
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
32/75
32
memberikan pelayanan dibidang pemeriharaan, kebersihan,
ketertiban dan keamanan di pasar, serta mengkoordinir pendapat
dibidang pengelolaan pasar.
18. 'ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud
dalam 4idang #engelolaan #asar menyelenggarakan fungsi
- #enyusunan program dan kegiatan dibidang pengelolaan pasar.
- #erumusan kebijakan teknis pembinaan %umber Daya !anusia
)%D!* dibidang pengelolaan pasar.
- !elaksanakan penataan tempat-tempat usaha bagi para pedagang,
#&" dan usaha lainnya.
- !elakukan &oordinasi pembinaan dengan instansi terkait dibidang
pengelolaan pasar.
- !elaksanakan kebersihan, meningkatkan keamanan, ketertiban
dalam pengelolaan pasar serta mengkoordinir pendapatan pasar.
- !elakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas dibidang
pengelolaan pasar.
- !elaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh atasan
sesuai tugas dan fungsinya.
1)1.
. Ren-anaRen-ana 'ant*r Dinas '*perasi Usaha Mikr*= 'e-il #an
Menengah #an Pengel*laan Pasar '*ta Lu(uklinggau
a. !endorong Dinas &operasi 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah dan pengelolaan pasar dapat menyelenggarakan tugas
#emerintahan dan pembangunan secara baik dan benar, yang di
dasarkan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku, kebijakan
yang transparan dan dapat dipertanggung jawabkan kepada
masyarakat.
b. !enjadikan Dinas &operasi 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah dan pengelolaan pasar yang akuntabel, sehingga dapat
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
33/75
33
beroperasi secara efisien, efektif dan responsive terhadap aspirasi
masyarakat dan linhkungan.
c. !enjadikan masukan dan umpan balik dari pihak-pihak
yang berkepentingan dalam rangka meningkatkan kinerja pemerintah
&ota.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
34/75
1)2. BAB I?
PEMABAHA+AN
).1 Analisa +iste% ang Ber"alan
10. 'ntuk menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian
ini digunakan program 'nified !odelling "anguage )'!"* untuk
menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, sebagai
berikut
).1.1 Pr*se#ur +iste% ang Ber"alan
11. %aat ini sistem pendataan surat masuk dan surat
keluar pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau melalui
beberapa tahapan antara lain
. #etugas tata usaha menerima surat dari instansi atau peusahaan
lain.
/. #etugas tata usaha memberikan bukti tanda terima surat
0. %urat disorting untuk dilakukan disposisi
1. !emberikan lembar disposisi surat kepada kepala bagian dan
kepala sub bagian untuk ditandatangani.
:. %etelah surat dilakukan disposisi petugas tata usaha melakukan
pendataan surat dengan mencatat surat masuk kedalam buku besar
atau buku agenda.
34
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
35/75
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
36/75
36
1:. %edangkan proses pendataan surat keluar yang
berjalan pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau adalah sebagai
berikut
. #etugas tata usaha menerima surat keluar dari petugas yang ada
yang telah di AEE oleh kepala bagian.
/. #etugas tata usaha memberikan nomor surat keluar pada surat
yang telah jadi kemudian surat dicatat dalam buku besar atau buku
agenda.
0. %etelah dicatat surat dikeluarkan menjadi / file yaitu surat keluar
dan salinan surat keluar.
1. %alinan surat keluar disimpan sebagai arsip oleh petugas tata usaha
dan surat keluar diserahkan kepada instansiCperusahaan lain.
).1.2 Ran-angan Pr*se#ur +iste% ang Ber"alan
1)/.
1../. 'se Ease Diagram
1>. 4erikut ini use case diagram yang digunakan
untuk proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada
Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan
#engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
37/75
37
1;.
1?. 4erdasarkan gambar 1. diatas terdapat komponen-
komponen berikut
. )satu* %istem.
/. 0 )empat* actor yaitu #etugas 2',#engantar %urat dan &epala
4agian )&abag*.
0. 1 )tiga belas* use case yaitu buat tanda terima surat, catat surat
masuk, memberi nomor surat keluar, kirim surat,kelola jenis surat,
pencarian surat, disposisi )surat perintah* surat, buat laporan, input
pengarsipan, laporan surat masuk, laporan surat keluar, terima
bukti tanda terima surat, sorting surat, terima surat.
:8.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
38/75
38
:.
1.././ Activity Diagram %urat !asuk
:/. 4erikut ini adalah gambar Activity diagram
yang digunakan untuk proses pendataan surat masuk pada
&antor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah
dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau
:0. $ambar 6%. 1cti*it' Diagram Surat masuk
:1. 4erdasarkan ambar 1./ diatas terdapat
. )satu* initial node, digunakan untuk awal kegiatan.
/. ; )delapan* action, yaitu !engantar surat, memberikan
tanda terima, mengagendakan surat dan memberikan
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
39/75
39
lembaran disposisi, membaca dan mempelajari, menulis
disposisi dan memberikan surat yang telah didisposisi,
mencatat disposisi dan menggandakan surat, memberikan
surat yang telah didsposisi, menanggapi sesuai disposisi.
0. )satu* final nod digunakan untuk mengakhiri kegiatan.
1. 1 )empat* vertical swimlane.
::.a. 4erikut ini adalah activity diagram surat keluar yang
berjalan pada Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.
:.$ambar 6%4 1cti*it' Diagram Surat Keluar
:;.
:?. 4erdasarkan ambar 1.0 diatas terdapat
. )satu* initial node, digunakan untuk awal kegiatan.
/. ? )sembilan* action,yaitu #erintah atau disposisi
pembuatan surat, surat dibuat, memberikan draft surat, acc
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
40/75
40
atau paraf, tanda tangan surat, memberikan surat yang
telah ditandatangani, pengagen daan dan penandatanganan
surat, ekspedisi surat, pengarsipan.
0. )satu* final nod digunakan untuk mengakhiri kegiatan.
1. 1 )empat* vertical swimlane.
b. 4erikut ini adalah activity diagram laporan surat masuk
surat keluar yang berjalan pada Dinas &operasi, 'saha
!ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota
"ubuklinggau.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
41/75
41
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
42/75
42
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
43/75
43
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
44/75
44
0. )sebelas* message, yaitu mengantar surat dan memberikan
tanda terima, menerima surat dan tanda terima, mengagendakan
dan memberikan lembar disposisi, menerima surat,
mempelajari dan membaca, menulis disposisi dan memberikan
surat yang telah di disposisi, menerima surat yang telah di
disposisi, mencatat disposisi dan menggandakan surat,
memberikan surat yang telah di disposisi, menerima dan
menanggapi sesuai dengan disposisi,mengarsipkan surat.
>0. 4erikut ini adalah seFuence diagram surat keluar
yang berjalan pada Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau
>1.
>:.
>>. 4erdasarkan ambar 1.> diatas terdapat
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
45/75
45
. 1 )empat*actor, yaitu pengantar surat,petugas tata usaha, &epala
dinas dan kabid atau kasubid.
/. : )lima* lifeline, yaitu surat, acc atau paraf,mengagendakan surat,
arsip dan ekspedisi.
0. )sebelas* message, yaitu menerima disposisi pembuatan surat,
membuat surat, memberikan draft surat, memberikan acc atau
paraf,menandatangani surat, memberikan surat yang telah
ditandatangani, mengagendakan surat, menggandakan surat,
mengekspedisikan atau mengirim surat, mengarsipkan surat.
).2 Analisa Masukan= 'eluaran= #an Pr*ses
).2.1 Analisa Masukan
>;.4erdasarkan analisis yang dilakukan oleh peneliti, sistem
informasi surat masuk dan surat keluar yang berjalan di dapat bahwa
proses dalam sistem pengolahan data surat menyurat yang sedang
berjalan belum terintegrasi dan sebagian proses masih dikerjakan secara
manual dengan melakukan pencatatan atau pendataan menggunakan
buku besar, sehingga pengolahan data belum optimal dalam pencarian
data yang telah diarsipkan. %istem yang berjalan belum dapat
diimplementasikan secara optimal maka penulis mengusulkan poin-
poin berikut
. #roses pendataan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara
komputerisasi dengan basis data, sehingga pengontrolannya
relatif mudah dan akurat, sehingga memperkecil terjadi
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
46/75
46
kesalahan pada data yang terulang dan dalam merekap data untuk
membuat laporan serta untuk pencarian data.
/. %istem komputerisasi sangat mendukung proses kerja seperti
kejelasan data, kecepatan proses yang dilaksanakan dan
keakuratan data yang disimpan sehingga dengan mudah dapat
memberikan informasi yang dibutuhkan.
).2.2 Analisa Pr*ses
>?. #roses dalam sistem pengolahan pendataan surat
masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini masih manual yaitu
pendataan atau pencatatan yang dilakukan masih menggunakan buku
besar atau buku agenda, sehingga belum optimalnya proses
pendataan. Adapun penjelasan lebih rinci mengenai sistem yang
sedang berjalan terdapat pada 'nified !odelling "anguage )'!"*.
).2. Analisa 'eluaran
;8. #ada pendataan surat masukdan surat keluar pada
Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan
#asar &ota "ubuklinggau sistem yang berjalan masih melakukan
pelayanan dan pengolahan data.
;. 'ntuk itu penulis mengusulkan sebuah sistem
informasi manajemen dan pengelolaan surat masuk dan keluar yang
digunakan untuk mempermudah petugas tata usaha dalam
pengambilan keputusan serta menghasilkan informasi yang kredibel
dan akurat.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
47/75
47
). '*n$igurasi +iste%
132.
)..1 Perangkat 'eras 8Har#&are;
a. Processor : Intel Atom
b. Monitor : SAMSUNG 14c. AM : 1 G!d. "#r$is% : 500 G!
183&)..2 Perangkat Lunak 8+*$t&are;
#& 'in$o(s 7 Ultim#te Ser)ice P#c% 1 32*!it
+& ,is-#l P#r#$i.m 6&4 /nterrise /$ition
c& Microsot ce 'or$ 2007
$& re#m(e#)er S 5
e& #m ,ersion 2&5
& !ro(ser Moill# ireo 29&0&1
;1.
).) Ran-angan +iste%
13.
).).1 Pr*se#ur +iste%
;.'sulan yang diajukan pada penulisan laporan praktek kerja
lapangan )#&"* adalah merancang dan membuat sebuah sistem
pendataan surat masuk dan surat keluar dapat menampilkan data-data
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
48/75
48
surat yang masuk maupun yang keluar, menampilkan halaman form
pendataan yang dapat digunakan untuk menyimpan, merubah,
menghapus data surat masuk, melakukan proses upload dan juga
menampilkan scan dokumen surat. Dalam sistem pendataan surat
masuk dan surat keluar ini terdapat juga fasilitas rekap yang dilakukan
oleh admin atau petugas dalam pembuatan laporan perperiode.
).).2 Diagra% Ran-angan +iste%
;;.'ntuk menganalisa sistem yang diusulkan, pada penelitian
ini digunakan software Iisual #aradigm for '!"
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
49/75
49
?8.
?.$ambar 6%9 Use case Diagram Sistem
?/.
?0. 4erdasarkan ambar 1.; 'se case Diagram
terdapat
. system yang mencakup seluruh kegiatan pengelolaan surat
pada bagian tata usaha.
/. 0 actor yang melakukan kegiatan, actor pertama petugas tata
usaha yang melakukan login, menu utama, input )include surat
masuk, surat keluar,disposisi*, pencarian data surat dan
disposisi )include edit, view,hapus, print laporan surat masuk*,
rekap surat )include surat masuk, surat keluar*, laporan )include
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
50/75
50
surat masuk, surat keluar, disposisi*, backup surat. Actor kedua
kasubag yang melakukan laporan )include surat masuk, surat
keluar, disposisi*. Actor ketiga kurir yang melakukan
pengiriman surat.
1.1././ Activity Diagram %istem
?1. 4erikut ini adalah activity diagram yang
digunakan untuk melakukan proses pendataan surat masuk dan
surat keluar pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil
dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.
?:.
?
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
51/75
51
?;. 4erdasarkan ambar 1.? Activity Diagram
yang diusulkan terdapat
. initial node, sebagai awal objek.
/. /? action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu
aksi diantaranya yaitu "ogin admin, verifikasi username
dan password, menampilkan menu utama,menu input data
didalamnya terdapat menu input surat masuk, input surat
keluar, jenis surat, petugas 2'. Daftar data termasuk data
surat masuk, surat keluar, surat masuk hari ini,disposisi
surat masuk, jenis surat, petugas 2', dan didalam menu ini
petugas 2' dapat melakukan edit, view, hapus serta cari
surat. #encarian data terdapat menu surat yang belum di
disposisi, dan didalam menu ini petugas 2' dapat
melakukan view serta melakukan disposisi surat. "aporan
data didalamnya terdapat menu surat masuk,surat keluar,
disposisi surat masuk dan didalam menu ini petugas 2'
dapat melakukan view surat serta cetak surat . 2erakhir
terdapat action untuk logout.
0. 8 fork node, menjelaskan adanya beberapa aliran.
1. decision node, untuk membuat keputusan.
:. final node, objek yang diakhiri.
1.1./.0 %eFuence Diagram %istem
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
52/75
52
??. 4erikut ini adalah seFuence diagram yang
diusulkan untuk proses pendataan surat masuk dan surat keluar
pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.
/88.
/8.$ambar 6%2: Se)uence Diagram Sistem
/8/.
/80. 4edasarkan gambar 1.8 %eFuence diagram
terdapat
. > life line antar muka yang saling berinteraksi.
/. actor yang melakukan kegiatan yaitu petugas tata usaha.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
53/75
53
0. ; message hubungan antar objek yang satu dengan objek
lainnya yang mempunyai nilai.
/81.
/8:.
1.1./.1 Elass Diagram %istem
/8
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
54/75
54
/8?. 4erdasarkan gambar 1. class diagram sistem
terdapat
. : class, himpunan dari objek-objek yang memiliki atribut-
atribut serta operasi atau fungsi-fungsi.
/. 1 association, digunakan untuk memodelkan relasi antara
masing-masing class.
/8.
).). Ran-angan Basis Data
/.%pesifikasi basis data merupakan desain basis data yang
dianggap telah memenuhi bentuk normal ke-0 )0 rd normal form*.
Desain basis data menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi
yang disimpan, primary key, dan panjang record.%pesifikasi basis data
yang digunakan dalam sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut
//. $ama Bile suratKmasuk
/0. !edia Hardisk
/1. si idKsuratKmasuk @ noKsurat@ tglKsurat @
tglKinputKsurat
@ perihal @ idKjenisKsurat @ pengirim @ ditujukan@
deskripsi @ idKpetugas @ berkasKsurat @ sifatKsurat @
statusKdisposisi
/:. #rimary &ey idKsuratKmasuk
/.%truktur
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
55/75
55
/;.
/?.
//8.
//.
///.
//0.
//1.
//:.
//. 3abel 6%2 basis data Surat Masuk
//;.
//?. $ama Bile suratKkeluar
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
56/75
56
/08. !edia Hardisk
/0. si idKsuratKkeluar @noKsurat @ tglKsurat @
perihal @
pengirim @ kepada @ idKjenisKsurat @sifatKsurat @
idKpetugas @ deskripsi
/0/. #rimary &ey idKsuratKkeluar
/00. #anjang 3ecord ?;
/01. %truktur
.47%
.4-%
.48%
.49%
/0?.3abel 6%. basis data Surat keluar
/18.
/1.
/1/. $ama Bile jenisKsurat
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
57/75
57
/10. !edia Hardisk
/11. si idKjenisKsurat @jenisKsurat
/1:. #rimary &ey idKjenisKsurat
/1. %truktur
/1;.3abel 6%4 basis data !enis Surat
/1?.
/:8.
/:. $ama Bile petugas
/:/. !edia Hardisk
/:0. si idKpetugas @namaKpetugas @ username @
password @ level @ jenisKkelamin @ ttl @ alamat @
telepon
/:1. #rimary &ey idKpetugas
/::. #anjang 3ecord >1
/:.3abel 6%6 basis data Petugas
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
58/75
58
/:;.
/:?.
/
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
59/75
59
).).) Ran-angan Pr*t*t6pe atau Ran-angan
/
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
60/75
60
/>0.
/>1.$ambar 6%24 5ancangan 3ampilan Menu 1dmin
/>:.
/>>.3ancangan prototype ini digunakan untuk mendata
atau menginput surat masuk pada kantor Dinas &operasi, 'saha
!ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota
"ubuklinggau yang dilakukan oleh petugas tata usaha. Di dalam
menu ini terdapat kolom yang harus diisi oleh petugas
diantaranya $omor surat, tanggal surat, perihal, jenis surat,
pengirim, ditujukan, petugas 2', deskripsi surat, sifat surat,
upload file surat dalam format jpeg.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
61/75
61
/>;.
/>?.$ambar 6%26 5ancangan 3ampilan ;alaman Input Surat Masuk
/;8.
1.1.1.1 3ancangan 2ampilan nput %urat &eluar
/;.3ancangan ini digunakan untuk mendata atau
menginput surat keluar yang dilakukan oleh petugas tata usaha
pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah
dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
62/75
62
/;/.
/;0.$ambar 6%27 5ancangan 3ampilan ;alaman Input Surat Keluar
/;1.
1.1.1.: 3ancangan 2ampilan nput 9enis %urat
/;:.3ancangan ini digunakan untuk mendata atau
menginput jenis-jenis surat yang terdapat pada kantor Dinas
&operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan
#asar &ota "ubuklinggau. Di dalamnya terdapat / kolom yang
harus di isi untuk memasukan jenis surat diantaranya d jenis
surat, 9enis surat
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
63/75
63
/;.$ambar 6%2- 5ancangan 3ampilan Input !enis Surat
/;;.
1.1.1.< 3ancangan 2ampilan nput #etugas 2'
/;?. 3ancangan ini digunakan untuk menginputdata
petugas 2' pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil
dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau,
didalam menu input petugas 2' ini terdapat beberapa kolom
yang harus diisi diantaranya d petugas, nama petugas,
username, password, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat dan
nomor telepon.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
64/75
64
/?8.
/?.$ambar 6%28 5ancangan 3ampilan Input Petugas 3U
1.1.1.> 3ancangan 2ampilan Daftar Data %urat !asuk
/?/. 3ancangan ini digunakan untuk melihat data seluruh
surat masuk yang telah di input oleh petugas tata usaha, didalam
menu ini petugas tata usaha dapat melakukan pencarian surat
berdasarkan tanggal surat di input dan berdasarkan sifat surat
)rahasia, penting, segera,biasa*.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
65/75
65
/?0.
./6%$ambar 6%29 5ancangan 3ampilan Daftar Data Surat Masuk
/?:.
1.1.1.; 3ancangan Daftar Data %urat &eluar
/?.
/?;.$ambar 6%2/ 5ancangan 3ampilan Daftar Data Surat Keluar
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
66/75
66
1.1.1.? 3ancangan Daftar Data %urat !asuk Hari ni
/??.3ancangan ini digunakan untuk melihat daftar data
surat masuk yang sudah di input hari ini, pada menu ini dapat
melakukan pencarian surat berdasarkan sifat surat )rahasia,
penting, segera, biasa*.
088.
08.$ambar 6%.: 5ancangan 3ampilan Daftar Data Surat Masuk ;ari
Ini
08/.
1.1.1.8 3ancangan Daftar Data Disposisi %urat !asuk
080.3ancangan ini digunakan untuk melihat serta
pencarian hasil surat berdasarkan tanggal surat yang telah
dilakukan disposisi oleh kasubag atau kabag tata usaha.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
67/75
67
081.
4:7%$ambar 6%.2 5ancangan 3ampilan Daftar Data Disposisi Surat
Masuk
1.1.1. 3ancangan Daftar Data 9enis %urat
08
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
68/75
68
08>.
08;.$ambar 6%.. 5ancangan 3ampilan Daftar Data !enis Surat
08?.
1.1.1./ 3ancangan 2ampilan Daftar #etugas 2'
08.3ancangan ini digunakan untuk melihat daftar
petugas tata usaha yang bertugas pada kantor Dinas &operasi,
'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota
"ubuklinggau, dalam menu aksi ini petugas tata usaha dapat
melakukan aksi update data petugas atau menghapus data
petugas.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
69/75
69
0.
0/.$ambar 6%.4 5ancangan 3ampilan Daftar Petugas 3U
00.
1.1.1.0 3ancangan #encarian Data %urat !asuk +ang 4elum Disposisi
01. 4erikut ini adalah tampilan dari rancangan
pencarian surat masuk yang belum dilakukan disposisi, dalam
menu ini petugas tata usaha dapat melakukan pencarian data
menggunakan tanggal surat yang sudah di input.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
70/75
70
0:.
0.
1.1.1.1 3ancangan 2ampilan "aporan %urat !asuk
0;. 4erikut ini adalah tampilan dari laporan surat masuk
yang telah dilakukan proses disposisi oleh petugas 2',didalam
menu ini petugas tata usaha dapat melakukan cetak laporan surat
berdasarkan pencarian menurut tanggal surat masuk yang akan
dicetak.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
71/75
71
0?.
0/8.$ambar 6%.7 5ancangan 3ampilan aporan Surat Masuk
0/.
1.1.1.: 3ancangan 2ampilan "aporan %urat &eluar
0//. 4erikut ini adalah tampilan dari laporan surat keluar
yang telah diinput oleh petugas 2', didalam menu ini petugas
tata usaha dapat melakukan lihat surat keluar.
0/0.
0/1. $ambar 6%.- 5ancangan 3ampilan aporan Surat Keluar
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
72/75
72
0/:.
1.1.1.< 3ancangan 2ampilan "aporan Data Disposisi %urat !asuk
0/.
0/;.$ambar 6%.8 5ancangan 3ampilan aporan Data Disposisi Surat
Masuk
0/?.
330&
00.
00/.
000.
001.
00:.
00.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
73/75
3. BAB I?
PENU!UP
).1 'esi%pulan
00?. 4erdasarkan penjabaran masalah yang ada, maka penulis
mengambil kesimpulan
. #roses pendataan dan pencarian surat masuk dan surat keluar yang sedang
berjalan saat ini pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan
!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau masih berjalan
secara manual yaitu proses pencatatannya masih menggunakan buku besar
atau buku agenda, pembuatan laporannya dilakukan dengan menggunakan
microsoft eLcel yang terpisah-pisah, hal ini menyebabkan informasi yang
dilaporkan serta yang dibutuhkan menjadi terlambat dan seringkali terjadi
kesalahan pencatatan,/. %istem pendataan yang berjalan pada kantor Dinas &operasi, 'saha
!ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau
belum optimal, hal ini dikarenakan pada sistem yang sedang berjalan saat
ini prosesnya belum menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga data-
data laporan surat masuk serta proses pendataan surat yang dihasilkan
belum berjalan dengan baik.0. %istem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini perlu
dirubah menjadi sistem informasi komputerisasi,sehingga tidak
menggunakan buku agenda agar data yang ada tidak mudah hilang,
73
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
74/75
74
1. paperless dan memudahkan petugas tata usaha dalam hal proses
pendataan, pencarian, serta pembuatan laporan surat masuk dan surat
keluar.
).2 +aran
018. %etelah memberikan kesimpulan mengenai sistem
pendataan surat masuk surat keluar yang sedang berjalan dan sistem yang
dibangun, maka beberapa saran yang bisa dilakukan untuk menjadikan sistem
pendataan surat masuk dan surat keluar menjadi lebih baik lagi, yaitu
. 'ntuk pengembangan sistem dan penelitian lebih lanjut diharapkan
aplikasi pendataan surat masuk dan surat keluar dapat menggunakan data-
data yang bisa diimport dari data-data dalam format lain seperti format
!%. GLcel atau !%. Access.
/. #erlu adanya dokumentasi atau manual mengenai petunjuk penggunaan
aplikasi pendataan surat masuk dan surat keluar.
0. #erlu diadakan pelatihan dan juga sosialisasi kepada pengguna atau )user*
yang akan menggunakan sistem tersebut sebagai administrator, agar dapat
dimanfaatkan dengan baik.
01.
01/.
010.
011.01:.
)/. DA0!AR PU+!A'A
).
01;. 9ogianto H!, !4A, #hD, /88. =Analisis dan Disain %istem
nformasi7. +ogyakarta Andi +ogyakarta.
-
7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk
75/75
75
01?. 4imo %#, !eliana &. /88;.7 Analisis dan perancangan sistem informasi
Akademik pada %!A2 &rida $usantara7. 4andung
0:8. Eonnolly, 2homas !., 4egg, Earolyn G. /88/.7 Database %ystems,
A #ractical Approach to design, implementation and management7.Addison, 6esley.
0:. Hill, !c raw. /88;.7 #emasaran Dasar Gdisi < #endekatan
!anajerial lobal7. 9akarta, %alemba Gmpat.
0:/.Hartono, 9ogiyanto. /88:.7,Analisis M Desain7. Andi (ffset,
+ogyakarta
0:0. $ugroho, 4unafit. /8/.7 #H# dan !y%" dengan Gditor
Dreamweaver7., +ogyakarta,
0:1. #eranginangin. /88