praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk

7/24/2019 praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk

1/75

BAB I.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di zaman modern saat ini tidak dapat dipungkiri bahwa

perkembangan dunia teknologi dan informasi mengalami sebuah perubahan

yang sangat pesat dan penuh dengan inovasi-inovasi yang semakin membuat

kita terpesona dan seakan tak percaya. Hal ini sudah tentu berdampak basar

bagi kemajuan peradaban umat manusia yang sangat di untungkan dengan

adanya kemajuan teknologi tersebut. Di semua aspek kehidupan manusia

sekarang ini sudah tidak asing lagi dengan peralatan teknologi bahkan tanpa

disadari, kehidupan kita mungkin sudah sangat bergantung dengan peralatan-

peralatan teknologi. Apapun itu mulai dari peralatan rumah tangga,

transportasi, media komunikasi hingga sampai ke nstansi pemerintahan pun

tidak luput dari penggunaan teknologi dan informasi.

Demikian juga dengan dunia komputerisasi yang sudah mengalami

perkembangan yang sangat spectacular. !ungkin dahulu masih ada di

bayangan kita bagaimana "amanya proses pengolahan informasi saat

mengunakan komputer #entium , yang terkadang membuat kita jenuh untuk

menunggu. $amun seiring dengan berjalannya waktu saat ini komputer sudah

memilikiperformance,baik dari kecepatan proses, teknologigadgetmaupun

jaringan komputer yang menghubungkan komputer dengan user yang berada

dibelahan bumi yang berbeda sehingga bisa melakukan pertukaran informasi,

yang lebih dikenal saat ini sebagai sistem jaringan atau international

networking atau disingkat nternet.

1


2/75

2

%alah satu permasalahan yang dihadapi Dinas &operasi, 'saha !ikro,

&ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau, dimana

proses sistem pencatatan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan

proses manual akibatnya sulit menemukan kembali arsip yang diperlukan

untuk proses pelaksanaan kegiatan, sehingga terjadi dan terdapat duplikasi

arsip serta menumpuknya data yang memenuhi ruangan sub bagian

pemerintahan sehingga mengahambat kelancaran aktifitas kerja dan belum

adanya laporan surat masuk dan surat keluar serta surat tembusan keluar yang

akan diberikan kepada kepala dinas. %alah satu tugas bagian pengarsipan

surat masuk dan surat keluar pada Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau adalah pencatatan surat

masuk dan keluar masih secara manual. (leh karena itu komputer sangat di

perlukan untuk mengatasi masalah dalam hal pencatatan surat masuk dan

surat keluar, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar yang sudah

berkomputerisasi dapat menekan kesalahan atau kekeliruan yang terjadi,

sehingga tidak terjadi penumpukan data dan pencarian data-data yang di

perlukan akan sangat mudah di temukan apabila sudah terkomputerisasi.

%ehubungan dengan hal diatas, maka penulis membuat "aporan

#raktek &erja "apangan )#&"* yang membantu Dinas &operasi, 'saha

!ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau

mengelola surat keluar dan masuk yang ada dengan mengunakan bahasa

pemrograman #H# dan database !+%", dengan adanya aplikasi tersebut

diharapkan dapat membantu kegiatan atau pekerjaan yang ada dengan proses

yang cepat, tepat dan akurat di kantor tersebut. Adapun judul "aporan #raktek


3/75

3

&erja "apangan ini saya beri judul Perancangan Sistem Informasi

Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Website pada Dinas

Koperasi, Usaha Mikro, Kecil dan Menengah dan Pengelolaan Pasar Kota

ubuklinggau.

1.2 Ruang Lingkup Masalah

%esuai dengan judul laporan penelitian ini, maka penulis membatasi

ruang lingkup penelitian hanya pada

. !elakukan pendataan, pencarian, membuat laporan, menghapus,

mengubah, mengupdateserta pengarsipan data surat masuk dan surat

keluar.

/. !embuat laporan harian, mingguan, bulanan surat masuk dan surat

keluar pada Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan

#engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.

0. !enyediakan penyimpanan data surat masuk dalam bentuk format

file .jpeg )!oint Photographic for "#pert $roups*.

1. #endataan disposisi surat masuk dan laporan pembuatan disposisi surat

masuk.

1. !u"uan #an Man$aat

1..1 !u"uan

Adapun tujuan dari program kegiatan selama pelaksanaan

#raktek &erja "apangan )#&"* di &antor Dinas &operasi, 'saha


a. 'ntuk memenuhi tuntutan &urikulum pada %ekolah 2inggi

!anajemen dan lmu &omputer !usi 3awas )%2!&-!'3A*

"ubuklinggau.


4/75

4

b. !enggantikan sistem yang lama dengan cara manual ke sistem yang

terkomputerisasi sehingga mempermudahkan kita dalam

melakukkan pengolahanc. Dengan menggunakan sistem berbasis website, maka akan

mempermudahkan laporan baru

1..2 Man$aat

1..2.1 Bagi %ahasis&a

a. !eningkatkan wawasan dan ketajaman analisis terhadap

kondisi ekonomi yang ada pada suatu instansi pemerintah,

perusahaan swasta, 4'!$, dan 4'!D.b. !engaplikasikan teori dengan praktek dilapangan dan dapat

digunakan sebagai landasan dalam pembuatan laporan.

c. !emberikan keterampilan kepada mahasiswa untuk

melaksanakan program kerja.

d. 'ntuk menambahkan pengetahuan bagi mahasiswa dan

manerapkan teori-teori yang telah dipelajari dibangku kuliah

selama ini.

e. !emperluas wawasan dan pengetahuan mahasiswa 5

mahasiswa di %ekolah 2inggi !anajemen dan lmu

&omputer )%2!&-!'3A*.

1..2.2 Bagi !e%pat Praktek 'er"a Lapangan

a. Dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam proses

aktifitas yang di lakukan pada tempat praktek kerja lapangan.b. !enjalani hubungan baik dan kerja sama antara "embaga

#endidikan dengan nstansi lainnya.

1..2. Bagi Le%(aga

a. "embaga merasa bangga karena memberikan sesuatu

informasi bagi lembaga yang berfungsi sebagai bahan

evaluasi bagi lembaga.

b. !elihat relevansi kurikulum yang dikembangkan dengan

keadaaan dan kebutuhan lapangan kerja, usaha dan industri.


5/75

5

c. !enjalin informasi dan kerjasama dengan instansi

pemerintah, perusahaan swasta, 4'!$, maupun 4'!D.

1.) Met*#*l*gi Penelitian

Dalam mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian, penulis

menggunakan metode sebagai berikut

a. (bservasi )#engamatan*

(bservasi adalah metode yang dilakukan penulis untuk

mengumpulkan data dan mendapatkan hal-hal yang diperlukan untuk

proses penelitian dengan cara mendatangi objek penelitian secara

langsung ke kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah

dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.

b. nterview )6awancara*

#engumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan 2anya

jawab langsung dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah

disiapkan yang sesuai dengan kegiatan yang dilakukan.

c. %tudi #ustaka

!etode untuk mendapatkan data dengan mempelajari unsur-unsur

objek yang berhubungan dengan skripsi, yaitu dengan mencari bahan-

bahan referensi dari beberapa sumber seperti internet,artikel ilmiah dalam

bentukpapermaupun jurnal dan membaca buku-buku perpustakaan yang

berkaitan dengan sistem yang berjalan.


6/75

6


7/75

BAB II

LANDA+AN !E,RI

2.1 Pengertian Peren-anaan +iste%

#erancangan sistem )design system* merupakan tahap selanjutnya

setelah analisa sistem agar mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa

yang akan dikerjakan pada tahap analisa sistem, maka dilanjutkan dengan

memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.

#erancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah analisa

sistem, mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang dikerjakan pada analisa

sistem dan dilajutkan dengan memikirkan bagaimana bentuk sistem tersebut7

)&ristanto,2h /88, h8*.

9adi perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu

keahlian perancangan untuk elemen komputer yang akan menggunakan

sistem tersebut yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem

yang baru.

2.2 Pengertian +iste%

%istem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan

komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai

kumpulan dariprosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Dengan

pendekatan komponen,sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari

komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk

satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. )9ogiyanto,2h /88:, h01*

7


8/75

8

2. Pengertian In$*r%asi

nformasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih

berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. nformasi sangat penting

keberadaannya di dalam suatu organisasi. nformasi harus tepat dan akurat

sehingga dapat menjamin kelangsungan hidup sebuah perusahaan. %uatu

sistem tanpa informasi tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya

berakhir. )9ogiyanto, 2h /88:, h;*

2.) +iste% In$*r%asi

%istem informasi adalah pengaturan orang, data proses dan teknologi

informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan

dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan

untukmendukung sebuah organisasi. )6hitten, 2h /88


9/75

9

!enurut 4arthos )/800


10/75

10

. &artu pos.

/. 6arkat pos.

0. %urat bersampul.

1. !emorandum dan nota.

:. 2elegram.


11/75

11

c. !enurut sifat isi surat dan asalnya

. %urat dinas.

/. %urat niaga.

0. %urat pribadi.

1. %urat yang isinya masalah sosial.

d. !enurut jumlah penerima

. %urat biasa.

/. %urat edaran.

0. %urat pengumuman.

e. !enurut keamanan isinya

. %urats angat rahasia.

/. %urat rahasia.

0. %urat biasa.

f. !enurut prosedur pengurusannya

. %urat masuk./. %urat keluar.

.

2./. Pengertian +urat Masuk

12.

0. !enurut 4arthos )/800;*, =surat masuk adalah suatu

alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi

dari satu pihak kepada pihak yang lain7.

1. %urat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua

tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain


12/75

12

untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum pada alamat, baik

yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. 'ntuk

memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya,penerimaan surat

masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang

diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut )buku ekspedisi*.

:.

2./.) Pengertian +urat 'eluar

.#ada surat biasanya berisikan berupa

pemberitahuan,undangan pertemuan atau rapat,undangan kerjasama

ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah dikirim

sebelumnya. #ada surat itu juga ada yang berisikan surat perintah

tugas.

2. Internet

;. nternet berasal dari kata interconnection networkingyang

mempunyai arti hubungan komputer dengan berbagai tipe yang membentuk

sistem jaringan yang mencakup seluruh dunia dengan melalui jalur

komunikasi seperti telepon, radio, satelit dan lainnya. ) $ugroho, 4unafit,

2h/8/*

2.3 Br*&ser

?. Browser adalah program aplikasi yang menerjemahkan

kode H2!"


13/75

13

24. mempresentasikan halaman website% Aplikasi inilah yang paling

sering digunakan untuk melakukan browsing di dunia maya, macam

browser sekarang semakin banyak, diantaranya internet e#ploler, mo&ila,

chromedan masih banyak lagi. )Andi, 2h /8/, hal1*

21.

2.5 M6+7L 8My Structured Query Language)

//. M'S( adalah aplikasi yang digunakan untuk

membuat )uer'dalam pembuatan database, table maupun manipulasi data.

)Andi, 2h /8/, hal0*

/0. M'S( adalah multi user database yang menggunakan

bahasa %" dengan kemampuan yang cukup reliabel. %ebagai database

ser*er yang memiliki konsep database modern, M'S( memiliki banyak

sekali keistimewaaan, diantaranya yaitu portabilit', open source,multiuser,

performance tuning%)%yafii, 2h /88:, h


14/75

14

memanipulasi data-data yang ada dalam database ser*er open+source

sepertiM'S(. )#eranginangin, 2h /88


15/75

15

0/.

00. 2abel /. %imbollowchart

01. %imbol 0:. $ama 0.0;. 2ermi

nator

0?. #ermulaanCak

hir program

18.1. aris

alir

)flowline*

1/. Arah aliran

program

10.

11. #repar

ation

1:. #roses

inisialisasi

atau

pemberian

harga awal

1. #roses

1;. #rosesperhitu

nganCproses

pengolahan

dat

1?.

:8. nputC

output

data

:. #roses

inputCoutput

data,

parameter

informasi

:/.

:0. Decision

:1. #erbandingan

pernyataan,

penyeleksian

data yangmemberikan

pilihan untuk

langkah

selanjutnya

::.

:. (n

page

connec

tor

:;. #enghubung

bagian-bagian

flowchart

yang berada

pada satu


16/75

16

halaman

:?.


17/75

17


18/75

18

>0. !erupakan bagian yang memperjelas

model 'nified !odeling "anguage )'!"* dan dapat

berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi

serta ciri-ciri setiap elemen dalam model 'nified

!odeling "anguage )'!"*.

b. 3elasi )3elationship*

>1. Ada 1 )empat* macam relationship dalam

'nified !odeling "anguage )'!"*, yaitu

>:.

. &ebergantungan

>>. !erupakan apa yang menghubungkan

antara objek satu denganobjek lainnya, bagaimana

hubungan suatu objek dengan objek lainnya. %uatu

bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan

hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.

0. eneralisasi>;. !erupakan hubungan dimana objek anak

)descendent* berbagi perilaku dan struktur data dari

objek yang ada diatasnya objek induk )ancestor*. Arah

dari atas kebawah dari objek induk ke objek anak

dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan


19/75

19

sebaliknya dari arah bawah keatas dinamakan

generalisasi.

1. 3ealisasi

>?. !erupakan operasi yang benar-benar

dilakukan oleh suatu objek.

;8.

;.

;/.

;0.

c. Diagram

;1. Ada 8 macam diagram dalam 'nified

!odeling "anguage )'!"*, namun yang peneliti gunakan

dalam penulisan dan penelitian skripsi ini hanya

menggunakan 1 )empat* macam diagram yaitu

a. 'se Ease Diagram

;:.

ambar /. Use case diagram

;


20/75

20

;>.

;;.

;?.

b. Elass Diagram

?8. ?.

/.% ambar /./ 0lass Diagram

?0.Diagram ini memperlihatkan himpunan

kelas-kelas, antarmuka-antarmuka,kolaborasi-

kolaborasi dan relasi-relasi antar objek.

c. %eFuence Diagram


21/75

21

?1.

?:. ambar /.0 Se)uence Diagram

?.

?;.

//% ambar /.11cti*it' Diagram

88. Diagram ini memperlihatkan aliran

dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu

sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan


22/75

22

fungsi-fungsi dalam suatu sistem dan memberi tekanan

pada aliran kendali antar objek.

141.

2.1 Data(ase

8/. Database merupakan kumpulan data-data dalam bentuk tableyang

saling berhubungan yang disimpan dalam media perangkat keras

)contohnyaHarddisk* yang dapat diambil lagi sebagai informasi )3oy

3arry.h?:*. Glemen-elemen penyusun databaseantara lain adalah

2 3abel

80. 2abel merupakan kumpulan record dengan format field

yang sama, satu tabel biasanya mempresentasikan data satu objek

maupun satu kejadian yang terjadi dalam sebuah sistem.

/ ield )kolom*

81. ield yaitu merupakan bagian terkecil dari table yang

digunakan untuk

8:. menimpan informasi item.

4 5ecord )baris*

8. Primer' Ke' merupakan suatu field yang nilainya unik dan

digunakan sebagai kunci yang membedakan recordlainya.

7 5elationship8;. 5elationshipmerupakan hubungan antar satu tabledengan

tablelainya.

- (uer'

8?. (uer'digunakan untuk menyaring dan menampilkan data

yang memenuhi kriteria tertentu dalam satu tableatau lebih.


23/75

114. BAB III

IL DAN

MENEN tahun /88 tanggal / 9uni /88

yang mengubah status dari &ota Administratif menjadi &ota setingkat

&abupaten.

1. %ecara rinci sejarah terbentuknya "ubuklinggau

menjadi kota hingga saat ini adalah sebagai berikut

. 2ahun ?/?, status &ota "ubuklinggau adalah sebagai &ota

!arga %indang &elingi, dibawah (nder District !usi 'lu )ibu

kotanya !uara 4eliti*.

/. 2ahun ?00, ibu &ota (nder District !usi 'lu dipindahkan

dari !uara 4eliti

"ubuklinggau.

23


24/75

24

0. 2ahun ?1/-?1:, "ubuklinggau menjadi &ota &ewedanan

!usi 'lu dan dilanjutkan setelah kemerdekaan.

1. #ada waktu 0lash tahun ?1>, "ubuklinggau dijadikan

bu &ota pemerintahan #ropinsi %umatera %elatan.

:. 2ahun ?1;, "ubuklinggau menjadi bu &ota &abupaten

!usi 'lu 3awas dan tetap sebagai bu &ota &aresidenan #alembang.

2ahun /88 tanggal / 9uni /88 "ubuklinggau statusnya

ditingkatkan menjadi &ota.

:. "etak eografis &ota "ubuklinggau terletak antara 08o

18 sampai 0o//08 "intang %elatan dan 8/o1888 sampai

80o888 4ujur 2imur, dengan luas wilayah 18,:8 km. %edangkan

#asar yang ada di &ota "ubuklinggau pertama kali hanya ada / )dua*

buah, yang terdiri dari #asar npres dan #asar %atelit. #asar npres terbagi

menjadi pasar 4lok A dan pasar 4lok 4,dengan jumlah kios secara

keseluruhan sebanyak ;8: lokal, kaki lima 888 meja dan hamparan 1?8

hamparan. %erta beberapa pasar pagi di kecamatan di wilayah &ota

"ubuklinggau, hal ini sangat menunjang perputaran ekonomi yang ada di

&ota "ubuklinggau.


25/75

25

.2 ?isi #an Misi Dinas '*perasi Usaha Mikr*= 'e-il #an Menengah #an

Pengel*laan Pasar '*ta Lu(uklinggau

.2.1 ?I+I

.Dalam &onteks &ehidupan bernegara Iisi memainkan

peran serta yang penting dan menentukan dalam Dinamika

#erubahan "ingkungan #emerintah pada umumnya dari nstansi

terkait, pada khususnya bergerak maju menuju masa depan yang

lebih baik.

;. Iisi Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah dan #engelolaan pasar &ota "ubuklinggau yaitu

=2erwujutnya &operasi yang !andiri, 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah yang tangguh dan sehat serta #engelolaan #asar yang

tertib dan kondusif )nyaman* guna terwujudnya &ota "ubuklinggau

sebagai kota pendidikan, kesehatan, perdagangan dan jasa.

?.#ernyataan Iisi tersebut di atas mengandung makna

sebagai berikut

. %etiap penyelenggara pemerintahan senantiasa mengedepankan

asas keterbukaan, transparansi, selalu berorientasi pada kinerja

dan fungsi pelayanan.


26/75

26

/. #rinsip akuntabilitas mengandung makna bahwasemua

penyelenggara kegiatan pemerintahan harus dapat

dipertanggung jawabkan secara moral dan terbuka kepada

masyarakat.

0. 2ransparansi diartikan bahwa semua bentuk penyelenggaraan

pemerintahan bersifat terbuka, dan semua informasi dapat

diakses oleh pihak yang berkepentingan.

.2.2 MI+I

/8. %edangkan !isi Dinas &operasi 'saha !ikro, &ecil

dan !enengah dan pengelolaan pasar &ota "ubuklinggau adalah . #eningkatan %D! Aparat dan '&!&.

/. #eningkatan dan pegembangan koperasi serta pemberdayaan

ekonomi kerakyatan.

0. #egembangan pola kemitraan antara usaha kecil, menengah dan

koperasi dengan pihak swastaCpengusaha besar, 4'!$ dan

lembaga perbankan.

1. 2erciptanya iklim usaha yang tertib dan kondusif.

:. #emberdayaan usaha kecil, menengah dan koperasi sebagai

sumber daya perekonomian.

. 2erciptanya tingginya arus barang ke kota "ubuklingggau guna

meningkatkan jumlah transaksi jual beli.

;. #embangunan sarana dan prasarana pasar yang memadai serta

dapat memenuhi kebutuhan para pedagang dan konsumen.


27/75

27

?. #eningkatan dan pengembangan pasar secara fisik serta

perluasan area #asar.

8. #eningkatan #AD melalui intensifikasi dan ekstensifikasi

retribusi yang berasal dari koperasi dan pegelolaan pasar.

/.

//. #ernyataan !isi tersebut di atas mengandung makna

sebagai berikut

- 2erwujutnya kinerja penyelenggaraan pemerintahan yang efektif

dan efisien melalui penataan &elembagaan, &etatalaksanaan,

!anajemen &epegawaian, sesuai perubahan lingkungan, baik

lingkungan regional maupun nasional.

- 2erwujudnya pelayanan prima.

- !ewujudkan kinerja pegawai secara efektif dan efisien melalui

pendayagunaan aparatur pemerintah daerah.

/0.

. +truktur ,rganisasi 'ant*r Dinas '*perasi Usaha Mikr*= 'e-il #an

Menengah #an Pengel*laan Pasar '*ta Lu(uklinggau

/1. %truktur (rganisasi &antor Dinas &operasi 'saha


&abupaten !usi 3awas #ropinsi %umatera %elatan terdiri dari

a. &epala Dinas

b. %ekretariat, membawahi

. %ub 4agian 'mum

/. %ub 4agian &euangan


28/75

28

c. 4idang &elembagaan &operasi, membawahi

. %eksi (rganisasi, 2ata "aksana dan #enyuluhan J

/. %eksi Hukum dan Advokasi

0. %eksi #engendalian dan #engawasan

d. 4idang 4ina 'saha &operasi 'saha !ikro, kecil,

menengah membawahi

. %eksi #ertanian dan $on #ertanian

/. %eksi #egembangan dan

&ewirausahaan &operasi dan 'saha !ikro, kecil dan !enengah.

/:. e. 4idang Basilitasi #embiayaan, membawahi

/. /. %eksi #embiayaan dan 9asa &euangan

f. 4idang #engelolaan #asar, membawahi

. %eksi #emeliharaan dan &ebersihan

/. %eksi &etertiban dan &eamananJ dan

0. %eksi pendapatan

/;. g. 'nit #elaksanaan 2eknis Dinas ) '#2D *dan

/?. h. &elompok 9abatan Bungsional

08. ) 4agan %truktur (rganisasi pada &antor Dinas &operasi

'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota

"ubuklinggau dapat dilihat pada lampiran *.

.) @a(atan #an Uraian !ugas


29/75

29

0. Dinas koperasi 'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan

#engelolaan #asar &ota "ubuklinggau memiliki uraian tugas sebagai

berikut

a. &epala Dinas mempunyai tugas memimpin,

mengawasi, membina dan melaksanakan koordinasi serta kegiatan

dibidang koperasi 'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan

#engelolaan #asar.

b. %ekretariat, mempunyai tugas mengkoordinasikan

rencana dan melaksanakan urusan kesekretariatan meliputi

kepegawaian, mengelola urusan keuangan, rumah tanggga,

mengumpulkan data dan pelaporan serta mengkoordinir bahan

penyusunan perencanaan program.

0/. 'ntuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana di atas

%ekretariat mempunyai fungsi

- !elaksanakan koordinasi penyusunan rencana program, anggaran

dan laporan dinasJ mengkoordinasikan tugas kepala 4idang

dilingkungan Dinas &operasi 'saha !ikro, &ecil dan !enengah

dan pengelolaan #asarJ

- !elaksanakan pembinaan organisasi dan ketatalaksanaan.- !engelola administrasi kepegawaian, pengelolaan surat menyurat,

perlengkapanCperalatan kantor, kearsipan perpustakaan dan

rumah tangga dinasJ

- !elaksanakan hubungan masyarakat dan keprotokolanJ

melaksanakan pengawasan dan pengendalian dibidang

kesekretariatan.

- !elaksanakan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugasJ


30/75

30

- !elaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh atasan

sesuai tugas dan fungsinya

c. 4idang &elembagaan &operasi

00. 4idang kelembagaan koperasi mempunyai tugas pokok

merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis, pengembangan

sumber daya manusia ) %D! * &operasi, pengendalian dan

pengawasan koperasi dibidang kelembagaan koperasi

01. 'ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud

bidang kelembagaan koperasi menyelenggarakan fungsi

- #enyusunan program dan kegiatan dibidang kelembagaan

koperasiJ

- #erumusan kebijakan teknis dibidang kelembagaan koperasi.

- #elaksanaan koordinasi dengan instansi dalam rangka kegiatan

pembinaan dibidang kelembagaan koperasi.

- #elaksanaan monitoring dan evaluasi, pelaksanaan tugas #embina

dibidang kelembagaan koperasi.

- #elaksanaan pembelaan dan pembinaan hukumCadvokasi dibidang

kelembagaan koperasi.

- #elaksanaan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai

tugas dan fungsinya.

d. 4idang 4ina 'saha &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah

0:. 4idang 4ina 'saha &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah mempunyai tugas pokok merumuskan, merencanakan,


31/75

31

melaksanakan kebijakan teknis, pembinaan, pegembangan dibidang

usaha koperasi, 'saha !ikro, &ecil dan menengah.

0. 4idang Basilitasi #embiayaan mempunyai tugas pokok

merumuskan, dan melaksanakan kebijakan teknis bidang fasilitasi

pembiayaan.

0;. 'ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud

dalam 4idang Basilitasi #embiayaan menyelenggarakan fungsi

- !enyusun program dan kegiatan dibidang fasilitasi pembiayaan.

- !erumuskan kebijakan teknis proporsional dibidang fasilitasi

pembiayaan.

- !elaksanakan koordinasi dan pengendalian dibidang fasilitasi

pembiayaan.

- !elakukan &oordinasi dengan instansi terkait dibidang fasilitasi

pembiayaan.

- !elaksanakan monitoring dan evaluasi serta melaporkan

pelaksanakan kegiatan dibidang fasilitasi pembiayaan.


sesuai tugas dan fungsinya.

f. 4idang #engelolaan #asar

0?. 4idang #engelolaan #asar mempunyai tugas pokok

merumuskan, dan melaksanakan kebijakan teknis pengelolaan pasar


32/75

32

memberikan pelayanan dibidang pemeriharaan, kebersihan,

ketertiban dan keamanan di pasar, serta mengkoordinir pendapat

dibidang pengelolaan pasar.

18. 'ntuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud

dalam 4idang #engelolaan #asar menyelenggarakan fungsi

- #enyusunan program dan kegiatan dibidang pengelolaan pasar.

- #erumusan kebijakan teknis pembinaan %umber Daya !anusia

)%D!* dibidang pengelolaan pasar.

- !elaksanakan penataan tempat-tempat usaha bagi para pedagang,

#&" dan usaha lainnya.

- !elakukan &oordinasi pembinaan dengan instansi terkait dibidang

pengelolaan pasar.

- !elaksanakan kebersihan, meningkatkan keamanan, ketertiban

dalam pengelolaan pasar serta mengkoordinir pendapatan pasar.

- !elakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas dibidang

pengelolaan pasar.


sesuai tugas dan fungsinya.

1)1.

. Ren-anaRen-ana 'ant*r Dinas '*perasi Usaha Mikr*= 'e-il #an

Menengah #an Pengel*laan Pasar '*ta Lu(uklinggau

a. !endorong Dinas &operasi 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah dan pengelolaan pasar dapat menyelenggarakan tugas

#emerintahan dan pembangunan secara baik dan benar, yang di

dasarkan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku, kebijakan

yang transparan dan dapat dipertanggung jawabkan kepada

masyarakat.

b. !enjadikan Dinas &operasi 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah dan pengelolaan pasar yang akuntabel, sehingga dapat


33/75

33

beroperasi secara efisien, efektif dan responsive terhadap aspirasi

masyarakat dan linhkungan.

c. !enjadikan masukan dan umpan balik dari pihak-pihak

yang berkepentingan dalam rangka meningkatkan kinerja pemerintah

&ota.


34/75

1)2. BAB I?

PEMABAHA+AN

).1 Analisa +iste% ang Ber"alan

10. 'ntuk menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian

ini digunakan program 'nified !odelling "anguage )'!"* untuk

menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, sebagai

berikut

).1.1 Pr*se#ur +iste% ang Ber"alan

11. %aat ini sistem pendataan surat masuk dan surat

keluar pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau melalui

beberapa tahapan antara lain

. #etugas tata usaha menerima surat dari instansi atau peusahaan

lain.

/. #etugas tata usaha memberikan bukti tanda terima surat

0. %urat disorting untuk dilakukan disposisi

1. !emberikan lembar disposisi surat kepada kepala bagian dan

kepala sub bagian untuk ditandatangani.

:. %etelah surat dilakukan disposisi petugas tata usaha melakukan

pendataan surat dengan mencatat surat masuk kedalam buku besar

atau buku agenda.

34


35/75


36/75

36

1:. %edangkan proses pendataan surat keluar yang

berjalan pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau adalah sebagai

berikut

. #etugas tata usaha menerima surat keluar dari petugas yang ada

yang telah di AEE oleh kepala bagian.

/. #etugas tata usaha memberikan nomor surat keluar pada surat

yang telah jadi kemudian surat dicatat dalam buku besar atau buku

agenda.

0. %etelah dicatat surat dikeluarkan menjadi / file yaitu surat keluar

dan salinan surat keluar.

1. %alinan surat keluar disimpan sebagai arsip oleh petugas tata usaha

dan surat keluar diserahkan kepada instansiCperusahaan lain.

).1.2 Ran-angan Pr*se#ur +iste% ang Ber"alan

1)/.

1../. 'se Ease Diagram

1>. 4erikut ini use case diagram yang digunakan

untuk proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada

Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan

#engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.


37/75

37

1;.

1?. 4erdasarkan gambar 1. diatas terdapat komponen-

komponen berikut

. )satu* %istem.

/. 0 )empat* actor yaitu #etugas 2',#engantar %urat dan &epala

4agian )&abag*.

0. 1 )tiga belas* use case yaitu buat tanda terima surat, catat surat

masuk, memberi nomor surat keluar, kirim surat,kelola jenis surat,

pencarian surat, disposisi )surat perintah* surat, buat laporan, input

pengarsipan, laporan surat masuk, laporan surat keluar, terima

bukti tanda terima surat, sorting surat, terima surat.

:8.


38/75

38

:.

1.././ Activity Diagram %urat !asuk

:/. 4erikut ini adalah gambar Activity diagram

yang digunakan untuk proses pendataan surat masuk pada

&antor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah

dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau

:0. $ambar 6%. 1cti*it' Diagram Surat masuk

:1. 4erdasarkan ambar 1./ diatas terdapat

. )satu* initial node, digunakan untuk awal kegiatan.

/. ; )delapan* action, yaitu !engantar surat, memberikan

tanda terima, mengagendakan surat dan memberikan


39/75

39

lembaran disposisi, membaca dan mempelajari, menulis

disposisi dan memberikan surat yang telah didisposisi,

mencatat disposisi dan menggandakan surat, memberikan

surat yang telah didsposisi, menanggapi sesuai disposisi.

0. )satu* final nod digunakan untuk mengakhiri kegiatan.

1. 1 )empat* vertical swimlane.

::.a. 4erikut ini adalah activity diagram surat keluar yang

berjalan pada Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.

:.$ambar 6%4 1cti*it' Diagram Surat Keluar

:;.

:?. 4erdasarkan ambar 1.0 diatas terdapat

. )satu* initial node, digunakan untuk awal kegiatan.

/. ? )sembilan* action,yaitu #erintah atau disposisi

pembuatan surat, surat dibuat, memberikan draft surat, acc


40/75

40

atau paraf, tanda tangan surat, memberikan surat yang

telah ditandatangani, pengagen daan dan penandatanganan

surat, ekspedisi surat, pengarsipan.

0. )satu* final nod digunakan untuk mengakhiri kegiatan.

1. 1 )empat* vertical swimlane.

b. 4erikut ini adalah activity diagram laporan surat masuk

surat keluar yang berjalan pada Dinas &operasi, 'saha

!ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota

"ubuklinggau.


41/75

41


42/75

42


43/75

43


44/75

44

0. )sebelas* message, yaitu mengantar surat dan memberikan

tanda terima, menerima surat dan tanda terima, mengagendakan

dan memberikan lembar disposisi, menerima surat,

mempelajari dan membaca, menulis disposisi dan memberikan

surat yang telah di disposisi, menerima surat yang telah di

disposisi, mencatat disposisi dan menggandakan surat,

memberikan surat yang telah di disposisi, menerima dan

menanggapi sesuai dengan disposisi,mengarsipkan surat.

>0. 4erikut ini adalah seFuence diagram surat keluar

yang berjalan pada Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau

>1.

>:.

>>. 4erdasarkan ambar 1.> diatas terdapat


45/75

45

. 1 )empat*actor, yaitu pengantar surat,petugas tata usaha, &epala

dinas dan kabid atau kasubid.

/. : )lima* lifeline, yaitu surat, acc atau paraf,mengagendakan surat,

arsip dan ekspedisi.

0. )sebelas* message, yaitu menerima disposisi pembuatan surat,

membuat surat, memberikan draft surat, memberikan acc atau

paraf,menandatangani surat, memberikan surat yang telah

ditandatangani, mengagendakan surat, menggandakan surat,

mengekspedisikan atau mengirim surat, mengarsipkan surat.

).2 Analisa Masukan= 'eluaran= #an Pr*ses

).2.1 Analisa Masukan

>;.4erdasarkan analisis yang dilakukan oleh peneliti, sistem

informasi surat masuk dan surat keluar yang berjalan di dapat bahwa

proses dalam sistem pengolahan data surat menyurat yang sedang

berjalan belum terintegrasi dan sebagian proses masih dikerjakan secara

manual dengan melakukan pencatatan atau pendataan menggunakan

buku besar, sehingga pengolahan data belum optimal dalam pencarian

data yang telah diarsipkan. %istem yang berjalan belum dapat

diimplementasikan secara optimal maka penulis mengusulkan poin-

poin berikut

. #roses pendataan surat masuk dan surat keluar dilakukan secara

komputerisasi dengan basis data, sehingga pengontrolannya

relatif mudah dan akurat, sehingga memperkecil terjadi


46/75

46

kesalahan pada data yang terulang dan dalam merekap data untuk

membuat laporan serta untuk pencarian data.

/. %istem komputerisasi sangat mendukung proses kerja seperti

kejelasan data, kecepatan proses yang dilaksanakan dan

keakuratan data yang disimpan sehingga dengan mudah dapat

memberikan informasi yang dibutuhkan.

).2.2 Analisa Pr*ses

>?. #roses dalam sistem pengolahan pendataan surat

masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini masih manual yaitu

pendataan atau pencatatan yang dilakukan masih menggunakan buku

besar atau buku agenda, sehingga belum optimalnya proses

pendataan. Adapun penjelasan lebih rinci mengenai sistem yang

sedang berjalan terdapat pada 'nified !odelling "anguage )'!"*.

).2. Analisa 'eluaran

;8. #ada pendataan surat masukdan surat keluar pada

Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan

#asar &ota "ubuklinggau sistem yang berjalan masih melakukan

pelayanan dan pengolahan data.

;. 'ntuk itu penulis mengusulkan sebuah sistem

informasi manajemen dan pengelolaan surat masuk dan keluar yang

digunakan untuk mempermudah petugas tata usaha dalam

pengambilan keputusan serta menghasilkan informasi yang kredibel

dan akurat.


47/75

47

). '*n$igurasi +iste%

132.

)..1 Perangkat 'eras 8Har#&are;

a. Processor : Intel Atom

b. Monitor : SAMSUNG 14c. AM : 1 G!d. "#r$is% : 500 G!

183&)..2 Perangkat Lunak 8+*$t&are;

#& 'in$o(s 7 Ultim#te Ser)ice P#c% 1 32*!it

+& ,is-#l P#r#$i.m 6&4 /nterrise /$ition

c& Microsot ce 'or$ 2007

$& re#m(e#)er S 5

e& #m ,ersion 2&5

& !ro(ser Moill# ireo 29&0&1

;1.

).) Ran-angan +iste%

13.

).).1 Pr*se#ur +iste%

;.'sulan yang diajukan pada penulisan laporan praktek kerja

lapangan )#&"* adalah merancang dan membuat sebuah sistem

pendataan surat masuk dan surat keluar dapat menampilkan data-data


48/75

48

surat yang masuk maupun yang keluar, menampilkan halaman form

pendataan yang dapat digunakan untuk menyimpan, merubah,

menghapus data surat masuk, melakukan proses upload dan juga

menampilkan scan dokumen surat. Dalam sistem pendataan surat

masuk dan surat keluar ini terdapat juga fasilitas rekap yang dilakukan

oleh admin atau petugas dalam pembuatan laporan perperiode.

).).2 Diagra% Ran-angan +iste%

;;.'ntuk menganalisa sistem yang diusulkan, pada penelitian

ini digunakan software Iisual #aradigm for '!"


49/75

49

?8.

?.$ambar 6%9 Use case Diagram Sistem

?/.

?0. 4erdasarkan ambar 1.; 'se case Diagram

terdapat

. system yang mencakup seluruh kegiatan pengelolaan surat

pada bagian tata usaha.

/. 0 actor yang melakukan kegiatan, actor pertama petugas tata

usaha yang melakukan login, menu utama, input )include surat

masuk, surat keluar,disposisi*, pencarian data surat dan

disposisi )include edit, view,hapus, print laporan surat masuk*,

rekap surat )include surat masuk, surat keluar*, laporan )include


50/75

50

surat masuk, surat keluar, disposisi*, backup surat. Actor kedua

kasubag yang melakukan laporan )include surat masuk, surat

keluar, disposisi*. Actor ketiga kurir yang melakukan

pengiriman surat.

1.1././ Activity Diagram %istem

?1. 4erikut ini adalah activity diagram yang

digunakan untuk melakukan proses pendataan surat masuk dan

surat keluar pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil

dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.

?:.

?


51/75

51

?;. 4erdasarkan ambar 1.? Activity Diagram

yang diusulkan terdapat

. initial node, sebagai awal objek.

/. /? action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu

aksi diantaranya yaitu "ogin admin, verifikasi username

dan password, menampilkan menu utama,menu input data

didalamnya terdapat menu input surat masuk, input surat

keluar, jenis surat, petugas 2'. Daftar data termasuk data

surat masuk, surat keluar, surat masuk hari ini,disposisi

surat masuk, jenis surat, petugas 2', dan didalam menu ini

petugas 2' dapat melakukan edit, view, hapus serta cari

surat. #encarian data terdapat menu surat yang belum di

disposisi, dan didalam menu ini petugas 2' dapat

melakukan view serta melakukan disposisi surat. "aporan

data didalamnya terdapat menu surat masuk,surat keluar,

disposisi surat masuk dan didalam menu ini petugas 2'

dapat melakukan view surat serta cetak surat . 2erakhir

terdapat action untuk logout.

0. 8 fork node, menjelaskan adanya beberapa aliran.

1. decision node, untuk membuat keputusan.

:. final node, objek yang diakhiri.

1.1./.0 %eFuence Diagram %istem


52/75

52

??. 4erikut ini adalah seFuence diagram yang

diusulkan untuk proses pendataan surat masuk dan surat keluar

pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.

/88.

/8.$ambar 6%2: Se)uence Diagram Sistem

/8/.

/80. 4edasarkan gambar 1.8 %eFuence diagram

terdapat

. > life line antar muka yang saling berinteraksi.

/. actor yang melakukan kegiatan yaitu petugas tata usaha.


53/75

53

0. ; message hubungan antar objek yang satu dengan objek

lainnya yang mempunyai nilai.

/81.

/8:.

1.1./.1 Elass Diagram %istem

/8


54/75

54

/8?. 4erdasarkan gambar 1. class diagram sistem

terdapat

. : class, himpunan dari objek-objek yang memiliki atribut-

atribut serta operasi atau fungsi-fungsi.

/. 1 association, digunakan untuk memodelkan relasi antara

masing-masing class.

/8.

).). Ran-angan Basis Data

/.%pesifikasi basis data merupakan desain basis data yang

dianggap telah memenuhi bentuk normal ke-0 )0 rd normal form*.

Desain basis data menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi

yang disimpan, primary key, dan panjang record.%pesifikasi basis data

yang digunakan dalam sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut

//. $ama Bile suratKmasuk

/0. !edia Hardisk

/1. si idKsuratKmasuk @ noKsurat@ tglKsurat @

tglKinputKsurat

@ perihal @ idKjenisKsurat @ pengirim @ ditujukan@

deskripsi @ idKpetugas @ berkasKsurat @ sifatKsurat @

statusKdisposisi

/:. #rimary &ey idKsuratKmasuk

/.%truktur


55/75

55

/;.

/?.

//8.

//.

///.

//0.

//1.

//:.

//. 3abel 6%2 basis data Surat Masuk

//;.

//?. $ama Bile suratKkeluar


56/75

56

/08. !edia Hardisk

/0. si idKsuratKkeluar @noKsurat @ tglKsurat @

perihal @

pengirim @ kepada @ idKjenisKsurat @sifatKsurat @

idKpetugas @ deskripsi

/0/. #rimary &ey idKsuratKkeluar

/00. #anjang 3ecord ?;

/01. %truktur

.47%

.4-%

.48%

.49%

/0?.3abel 6%. basis data Surat keluar

/18.

/1.

/1/. $ama Bile jenisKsurat


57/75

57

/10. !edia Hardisk

/11. si idKjenisKsurat @jenisKsurat

/1:. #rimary &ey idKjenisKsurat

/1. %truktur

/1;.3abel 6%4 basis data !enis Surat

/1?.

/:8.

/:. $ama Bile petugas

/:/. !edia Hardisk

/:0. si idKpetugas @namaKpetugas @ username @

password @ level @ jenisKkelamin @ ttl @ alamat @

telepon

/:1. #rimary &ey idKpetugas

/::. #anjang 3ecord >1

/:.3abel 6%6 basis data Petugas


58/75

58

/:;.

/:?.

/


59/75

59

).).) Ran-angan Pr*t*t6pe atau Ran-angan

/


60/75

60

/>0.

/>1.$ambar 6%24 5ancangan 3ampilan Menu 1dmin

/>:.

/>>.3ancangan prototype ini digunakan untuk mendata

atau menginput surat masuk pada kantor Dinas &operasi, 'saha

!ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota

"ubuklinggau yang dilakukan oleh petugas tata usaha. Di dalam

menu ini terdapat kolom yang harus diisi oleh petugas

diantaranya $omor surat, tanggal surat, perihal, jenis surat,

pengirim, ditujukan, petugas 2', deskripsi surat, sifat surat,

upload file surat dalam format jpeg.


61/75

61

/>;.

/>?.$ambar 6%26 5ancangan 3ampilan ;alaman Input Surat Masuk

/;8.

1.1.1.1 3ancangan 2ampilan nput %urat &eluar

/;.3ancangan ini digunakan untuk mendata atau

menginput surat keluar yang dilakukan oleh petugas tata usaha

pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah

dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau.


62/75

62

/;/.

/;0.$ambar 6%27 5ancangan 3ampilan ;alaman Input Surat Keluar

/;1.

1.1.1.: 3ancangan 2ampilan nput 9enis %urat

/;:.3ancangan ini digunakan untuk mendata atau

menginput jenis-jenis surat yang terdapat pada kantor Dinas

&operasi, 'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan

#asar &ota "ubuklinggau. Di dalamnya terdapat / kolom yang

harus di isi untuk memasukan jenis surat diantaranya d jenis

surat, 9enis surat


63/75

63

/;.$ambar 6%2- 5ancangan 3ampilan Input !enis Surat

/;;.

1.1.1.< 3ancangan 2ampilan nput #etugas 2'

/;?. 3ancangan ini digunakan untuk menginputdata

petugas 2' pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil

dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau,

didalam menu input petugas 2' ini terdapat beberapa kolom

yang harus diisi diantaranya d petugas, nama petugas,

username, password, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat dan

nomor telepon.


64/75

64

/?8.

/?.$ambar 6%28 5ancangan 3ampilan Input Petugas 3U

1.1.1.> 3ancangan 2ampilan Daftar Data %urat !asuk

/?/. 3ancangan ini digunakan untuk melihat data seluruh

surat masuk yang telah di input oleh petugas tata usaha, didalam

menu ini petugas tata usaha dapat melakukan pencarian surat

berdasarkan tanggal surat di input dan berdasarkan sifat surat

)rahasia, penting, segera,biasa*.


65/75

65

/?0.

./6%$ambar 6%29 5ancangan 3ampilan Daftar Data Surat Masuk

/?:.

1.1.1.; 3ancangan Daftar Data %urat &eluar

/?.

/?;.$ambar 6%2/ 5ancangan 3ampilan Daftar Data Surat Keluar


66/75

66

1.1.1.? 3ancangan Daftar Data %urat !asuk Hari ni

/??.3ancangan ini digunakan untuk melihat daftar data

surat masuk yang sudah di input hari ini, pada menu ini dapat

melakukan pencarian surat berdasarkan sifat surat )rahasia,

penting, segera, biasa*.

088.

08.$ambar 6%.: 5ancangan 3ampilan Daftar Data Surat Masuk ;ari

Ini

08/.

1.1.1.8 3ancangan Daftar Data Disposisi %urat !asuk

080.3ancangan ini digunakan untuk melihat serta

pencarian hasil surat berdasarkan tanggal surat yang telah

dilakukan disposisi oleh kasubag atau kabag tata usaha.


67/75

67

081.

4:7%$ambar 6%.2 5ancangan 3ampilan Daftar Data Disposisi Surat

Masuk

1.1.1. 3ancangan Daftar Data 9enis %urat

08


68/75

68

08>.

08;.$ambar 6%.. 5ancangan 3ampilan Daftar Data !enis Surat

08?.

1.1.1./ 3ancangan 2ampilan Daftar #etugas 2'

08.3ancangan ini digunakan untuk melihat daftar

petugas tata usaha yang bertugas pada kantor Dinas &operasi,

'saha !ikro, &ecil dan !enengah dan #engelolaan #asar &ota

"ubuklinggau, dalam menu aksi ini petugas tata usaha dapat

melakukan aksi update data petugas atau menghapus data

petugas.


69/75

69

0.

0/.$ambar 6%.4 5ancangan 3ampilan Daftar Petugas 3U

00.

1.1.1.0 3ancangan #encarian Data %urat !asuk +ang 4elum Disposisi

01. 4erikut ini adalah tampilan dari rancangan

pencarian surat masuk yang belum dilakukan disposisi, dalam

menu ini petugas tata usaha dapat melakukan pencarian data

menggunakan tanggal surat yang sudah di input.


70/75

70

0:.

0.

1.1.1.1 3ancangan 2ampilan "aporan %urat !asuk

0;. 4erikut ini adalah tampilan dari laporan surat masuk

yang telah dilakukan proses disposisi oleh petugas 2',didalam

menu ini petugas tata usaha dapat melakukan cetak laporan surat

berdasarkan pencarian menurut tanggal surat masuk yang akan

dicetak.


71/75

71

0?.

0/8.$ambar 6%.7 5ancangan 3ampilan aporan Surat Masuk

0/.

1.1.1.: 3ancangan 2ampilan "aporan %urat &eluar

0//. 4erikut ini adalah tampilan dari laporan surat keluar

yang telah diinput oleh petugas 2', didalam menu ini petugas

tata usaha dapat melakukan lihat surat keluar.

0/0.

0/1. $ambar 6%.- 5ancangan 3ampilan aporan Surat Keluar


72/75

72

0/:.

1.1.1.< 3ancangan 2ampilan "aporan Data Disposisi %urat !asuk

0/.

0/;.$ambar 6%.8 5ancangan 3ampilan aporan Data Disposisi Surat

Masuk

0/?.

330&

00.

00/.

000.

001.

00:.

00.


73/75

3. BAB I?

PENU!UP

).1 'esi%pulan

00?. 4erdasarkan penjabaran masalah yang ada, maka penulis

mengambil kesimpulan

. #roses pendataan dan pencarian surat masuk dan surat keluar yang sedang

berjalan saat ini pada kantor Dinas &operasi, 'saha !ikro, &ecil dan

!enengah dan #engelolaan #asar &ota "ubuklinggau masih berjalan

secara manual yaitu proses pencatatannya masih menggunakan buku besar

atau buku agenda, pembuatan laporannya dilakukan dengan menggunakan

microsoft eLcel yang terpisah-pisah, hal ini menyebabkan informasi yang

dilaporkan serta yang dibutuhkan menjadi terlambat dan seringkali terjadi

kesalahan pencatatan,/. %istem pendataan yang berjalan pada kantor Dinas &operasi, 'saha


belum optimal, hal ini dikarenakan pada sistem yang sedang berjalan saat

ini prosesnya belum menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga data-

data laporan surat masuk serta proses pendataan surat yang dihasilkan

belum berjalan dengan baik.0. %istem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini perlu

dirubah menjadi sistem informasi komputerisasi,sehingga tidak

menggunakan buku agenda agar data yang ada tidak mudah hilang,

73


74/75

74

1. paperless dan memudahkan petugas tata usaha dalam hal proses

pendataan, pencarian, serta pembuatan laporan surat masuk dan surat

keluar.

).2 +aran

018. %etelah memberikan kesimpulan mengenai sistem

pendataan surat masuk surat keluar yang sedang berjalan dan sistem yang

dibangun, maka beberapa saran yang bisa dilakukan untuk menjadikan sistem

pendataan surat masuk dan surat keluar menjadi lebih baik lagi, yaitu

. 'ntuk pengembangan sistem dan penelitian lebih lanjut diharapkan

aplikasi pendataan surat masuk dan surat keluar dapat menggunakan data-

data yang bisa diimport dari data-data dalam format lain seperti format

!%. GLcel atau !%. Access.

/. #erlu adanya dokumentasi atau manual mengenai petunjuk penggunaan

aplikasi pendataan surat masuk dan surat keluar.

0. #erlu diadakan pelatihan dan juga sosialisasi kepada pengguna atau )user*

yang akan menggunakan sistem tersebut sebagai administrator, agar dapat

dimanfaatkan dengan baik.

01.

01/.

010.

011.01:.

)/. DA0!AR PU+!A'A

).

01;. 9ogianto H!, !4A, #hD, /88. =Analisis dan Disain %istem

nformasi7. +ogyakarta Andi +ogyakarta.


75/75

75

01?. 4imo %#, !eliana &. /88;.7 Analisis dan perancangan sistem informasi

Akademik pada %!A2 &rida $usantara7. 4andung

0:8. Eonnolly, 2homas !., 4egg, Earolyn G. /88/.7 Database %ystems,

A #ractical Approach to design, implementation and management7.Addison, 6esley.

0:. Hill, !c raw. /88;.7 #emasaran Dasar Gdisi < #endekatan

!anajerial lobal7. 9akarta, %alemba Gmpat.

0:/.Hartono, 9ogiyanto. /88:.7,Analisis M Desain7. Andi (ffset,

+ogyakarta

0:0. $ugroho, 4unafit. /8/.7 #H# dan !y%" dengan Gditor

Dreamweaver7., +ogyakarta,

0:1. #eranginangin. /88

praktek kerja lapangan - surat keluar dan masuk

Documents