api belanja hemat
TRANSCRIPT
-
7/25/2019 API Belanja hemat
1/7
1
MEMO PERHUBUNGAN
BAHAGIAN PENGURUSANINSTITUT LATIHAN KEHAKIMAN DAN PERUNDANGAN (ILKAP)
JABATAN PERDANA MENTERI
Ruj. Fail: ILKAP/ 01/PUP/53 (22) Tarikh: 23 Februari2010
TAJUK ARAHAN PENTADBIRAN KETUA PENGARAH BIL 2/2010
KEPADA SEMUA PEGAWAI DAN KAKITANGAN
DARIPADA PENDAFTAR
S.K.
- YBRS. PUAN KETUA
PENGARAH
Tuan/Puan,
Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara tersebut di atas.
2. Bersama-sama ini disertakan Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah Bil2/2010- Garis Panduan Langkah Perbelanjaan Berhemat Institut LatihanKehakiman dan Perundangan (ILKAP) untuk makluman dan tindakansemua. Kerjasama tuan/puan dipohon untuk mematuhi arahan yang telahdikeluarkan bagi memastikan ILKAP dapat menjalankan fungsinya seperti biasawalaupun dalam keadaan kekurangan peruntukan bagi tahun 2010 ini.
Sekian, terima kasih.
t.t(HASLINDA BT ALIAS)
-
7/25/2019 API Belanja hemat
2/7
2
ARAHAN PENTADBIRAN KETUA PENGARAH BILANGAN 2/2010
GARIS PANDUAN LANGKAH PERBELANJAAN BERHEMAT
INSTITUT LATIHAN KEHAKIMAN DAN PERUNDANGAN (ILKAP)
LATAR BELAKANG
1. Arahan pentadbiran ini adalah bertujuan untuk memberi garis panduan kepada
semua pegawai dan kakitangan Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan (ILKAP)
mengenai langkah-langkah perbelanjaan berhemat yang perlu dilaksanakan bagi
menampung pengurangan Kerajaan ke atas peruntukan kewangan ILKAP bagi tahun
2010 sebanyak 30 peratus.
2. Penyediaan garis panduan ini adalah berdasarkan kepada pekeliling, surat
arahan dan surat edaran seperti berikut:
2.1 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2008;
2.2 Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 15 Julai 2009;
2.3 Surat Arahan Perbendaharaan bertarikh 17 Disember 2009;
2.4 Surat Edaran Jabatan Perdana Menteri, Ruj: JPM 400-6/1 Jld.6 (14)
bertarikh 30 Disember 2009; dan
2.5 Surat Edaran Jabatan Perdana Menteri, Ruj: JPM 400-6/9 ( ) bertarikh
30 Disember 2009.
STRATEGI LANGKAH PERBELANJAAN BERHEMAT
3. Penjimatan Utiliti dan Bahan Bakar
(a) Memastikan semua lampu di ruang terbuka seperti ruang koridor dan
tangga ditutup pada waktu pagi.
(b) Memastikan semua lampu dan penghawa dingin dipadamkan dalam
keadaan berikut:
Setiap kali tamat kuliah/aktiviti bagi semua bilik kuliah/kemudahan
yang digunakan;
Setiap kali pegawai meninggalkan bilik untuk tugas rasmi di luarpejabat/mesyuarat atau tamat waktu bekerja;
Pada waktu rehat bagi ruang pejabat gunasama sekiranya tiada tugas
mendesak untuk dilaksanakan.
(c) Memastikan semua paip air ditutup dengan rapi selepas digunakan.
-
7/25/2019 API Belanja hemat
3/7
3
(d) Melaporkan sebarang kerosakan elektrikal atau kebocoran paip di
kawasan kampus ILKAP dengan kadar segera kepada Unit
Penyelenggaraan, Bahagian Pengurusan.
(e) Memastikan penggunaan kemudahan telefon pejabat adalah bagi tujuan
tugas rasmi sahaja. Pemantauan menerusi bil terperinci bagi setiap talian
sambungan akan dilaksanakan dan penggunaan bagi panggilan peribadi
akan dikenakan bayaran.
(f) Memastikan penggunaan kemudahan telefon bimbit rasmi (bagi pegawai
kanan) digunakan bagi tujuan tugas rasmi sahaja. Panggilan ke luar
negara adalah tidak dibenarkan melainkan bagi urusan pelaksanaan
kursus yang melibatkan penceramah jemputan luar negara. Pegawai
perlu mengesahkan panggilan-panggilan rasmi yang dibuat untuk tujuan
pembayaran oleh ILKAP.
(g) Memastikan penggunaan kenderaan jabatan mengikut peraturan yang
ditetapkan khusus untuk tujuan tugas rasmi sahaja. Setiap penggunaankereta jabatan perlu mendapat kelulusan dari Ketua Pengarah/Pendaftar.
(h) Mengurangkan penggunaan kiriman pos bagi tujuan penghantaran sijil
kehadiran/gambar kursus/resit bayaran kursus kepada peserta. Adalah
wajar supaya dokumen-dokumen berkenaan diserahkan kepada peserta
kursus sebelum kursus berakhir.
4. Penjimatan Bekalan Peralatan Pejabat
(a) Mengurangkan penggunaan kertas dan toner/dakwat pencetak melalui
kaedah berikut:
Mencetak sesuatu dokumen setelah semakan ke atas paparan
komputer dibuat sepenuhnya;
Menggunakan kemudahan e-mel rasmi untuk mengemukakan draf
dokumen semakan kepada pegawai atasan bagi persetujuan sebelum
dicetak;
Memanfaatkan kertas kitar semula untuk mencetak dokumen
kegunaan dalaman;
Melaksanakan kemudahan perkongsian pencetak (shared-printer) di
kalangan kakitangan sokongan;
Menggalakkan penggunaan soft copy bagi edaran nota kursus kepada
peserta-peserta kursus.
(b) Memastikan penggunaan peralatan pejabat terhad kepada urusan tugas
rasmi sahaja.
(c) Memantapkan keberkesanan pengurusan stor bekalan di ILKAP, termasuk
melaksanakan sistem pengawalan dan penjadualan pengambilan stok.
-
7/25/2019 API Belanja hemat
4/7
4
5. Pengurusan Mesyuarat
(a) Memastikan supaya pengurusan mesyuarat adalah ringkas, padat dan
tepat. Ini adalah bagi mengelakkan tempoh mesyuarat diadakan terlalu
panjang.
(b) Menghadkan makan minum untuk mesyuarat seperti berikut:
Mesyuarat pada sebelah pagi
yang melibatkan penyertaan
pegawai dari luar ILKAP
: Nasi Lemak/Mee/Bihun
ATAU
Kuih (2 jenis)
Air teh/kopi
Mesyuarat pada sebelah
petang yang melibatkan
penyertaan pegawai dari luar
ILKAP
: Air teh/kopi
Air mineral
Mesyuarat pada sebelah pagi
yang melibatkan pegawai
ILKAP sahaja
: Kuih (2 jenis)
Air teh/kopi
Mesyuarat pada sebelah
petang yang melibatkan
pegawai ILKAP sahaja
: Air mineral
Makan tengah hari : TIDAK DIBENARKAN (melainkan
bagi program yang berterusan
sehingga petang dan tiada minum
petang disediakan)
6. Pengurusan Acara
(a) Memastikan majlis atau upacara keraian diadakan terhad kepada urusan
yang benar-benar penting sahaja dan diadakan secara sederhana.
(b) Memastikan tiada pemberian cenderamata atau door gift.
(c) Memastikan kos persediaan majlis seperti hiasan pentas dan persiapan
tempat adalah minima dan tidak berlebihan.
7. Penganjuran Persidangan, Seminar, Kursus, Latihan, Bengkel, Retreat, Lawatan
Kerja
-
7/25/2019 API Belanja hemat
5/7
5
(a) Penganjuran persidangan/seminar/kursus/bengkel/mesyuarat/retreat
perlu dihadkan kepada yang benar-benar perlu sahaja dan diadakan
(dengan keutamaan) di premis kerajaan, melainkan bagi program
peringkat antarabangsa.
(b) Sebarang cadangan penganjuran latihan, kursus, seminar, simposium
dan bengkel di luar pejabat perlu dikemukakan permohonan kepada
Seksyen Pembangunan Sumber Manusia, Bahagian Pengurusan Sumber
Manusia, Pentadbiran Am JPM untuk pertimbangan dan kelulusan.
(c) Sebarang cadangan yang melibatkan persidangan, mesyuarat, retreat
dan lawatan kerja di luar pejabat pula perlu dikemukakan kepada
Seksyen Kewangan, Bahagian Kewangan dan Pembangunan, Pentadbiran
Am JPM untuk pertimbangan dan kelulusan.
8. Pemberian Cenderamata
(a) Pemberian cenderamata (goodies atau gift) kepadapeserta/pegawai/tetamu yang menghadiri program adalah tidak
dibenarkan.
(b) Permohonan pemberian cenderamata kepada tetamu bertaraf VIP perlu
dikemukakan secara berasingan untuk pertimbangan kelulusan di
peringkat JPM atau Kementerian Kewangan.
9. Tuntutan Kerja Lebih Masa
(a) Memastikan arahan kerja lebih masa dikeluarkan bagi setiap tugas yang
mendesak yang memerlukan kerja lebih masa dilaksanakan. Surat arahan
bertugas secara blanket tidak dibenarkan.
(b) Semua Pengarah/Ketua Unit perlu memastikan bilangan kakitangan yang
diarahkan adalah memadai dengan tugas yang akan dilaksanakan.
(c) Bagi tujuan kerja lebih masa, penyediaan makan dan minum adalah tidak
dibenarkan.
(d) Semua tuntutan kerja lebih masa adalah terhad kepada jumlah tidak
melebihi sepertiga (1/3) daripada jumlah gaji kakitangan. Tuntutan yang
melebihi had yang ditetapkan akan dipertimbangkan imbuhan cuti
gantian(bagi amaun yang melebihi had).
10. Tuntutan Perjalanan
(a) Semua pegawai/kakitangan adalah digalakkan menggunakan kemudahan
kenderaan jabatan bagi tugas rasmi di sekitar Bandar Baru Bangi,
Putrajaya dan Kuala Lumpur. Dalam keadaan kenderaan jabatan adalah
tidak mencukupi, pegawai/kakitangan dibenarkan membawa kenderaan
sendiri dengan kebenaran Ketua Pengarah/Pendaftar.
-
7/25/2019 API Belanja hemat
6/7
6
(b) Bagi pegawai/kakitangan yang diarahkan bertugas di luar stesyen,
penentuan kaedah perjalanan akan ditentukan/diluluskan oleh Ketua
Pengarah berdasarkan kaedah perjalanan yang paling menjimatkan (iaitu
sama ada menggunakan kenderaan jabatan, kenderaan sendiri, gantian
tiket penerbangan atau pengangkutan awam yang lain).
11. Perolehan Kerajaan
(a) Memastikan setiap urusan perolehan dibuat kajian pasaran terlebih
dahulu bagi mengenal pasti anggaran harga jabatan yang wajar.
(b) Memastikan setiap urusan perolehan dilaksanakan mengikut arahan dan
peraturan kewangan yang berkuat kuasa.
(c) Membuat rundingan dengan pihak pengguna (end user) mengenai
keperluan/spesifikasi sesuatu perolehan bagi mengelakkan pembaziran
untuk jangka pendek dan jangka panjang.
12. Bayaran Bil
(a) Memastikan semua bil/invois yang diterima diproses dan dibayar kepada
pembekal/kontraktor dalam tempoh 14 hari dari tarikh diterima oleh
pusat kos yang berkenaan.
(b) Memastikan urusan bayaran tuntutan penceramah tempatan disusuli dan
diselesaikan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perkhidmatan
diberikan.
(c) Membuat semakan dari semasa ke semasa ke atas kontrak dan komitmen
bayaran yang perlu dibuat bagi mengelakkan tunggakan bayaran bil atautuntutan ke atas bekalan atau perkidmatan yang telah diberikan oleh
pembekal, kontraktor atau penceramah.
(d) Memastikan semua bil dan tuntutan diselesaikan dalam tahun kewangan
semasa bagi mengelakkan implikasi AP58(a) yang akan menjejaskan
peruntukan tahun berikut dan AP59.
13. Pemantauan Projek Pembangunan
(a) Memastikan pelaksanaan projek pembangunan adalah mematuhi skop
dan siling peruntukan yang diluluskan oleh Unit Perancang Ekonomi
(UPE), JPM.
(b) Membuat pemantauan dari semasa ke semasa dan menghadiri setiap
Mesyuarat Tapak bagi mengikuti perkembangan semasa projek dan
mengenal pasti sebarang permasalahan yang timbul untuk diselesaikan
dengan semua pihak yang berkenaan.
-
7/25/2019 API Belanja hemat
7/7
7
(c) Mengadakan rundingan dengan pihak JKR, kontraktor dan sub-kontraktor
dari semasa ke semasa untuk menyampaikan keperluan ILKAP dalam
aspek penyempurnaan projek.
TARIKH KUAT KUASA
Pelaksanaan strategi langkah perbelanjaan berhemat ini akan berkuat kuasa serta merta
sehingga satu arahan baru mengenainya dikeluarkan.
22 Februari 2010
t.t
(ANNA NG FUI CHOO)