manajemenmutuvisirenstra 150214015402 conversion gate01

7/23/2019 Manajemenmutuvisirenstra 150214015402 Conversion Gate01

http://slidepdf.com/reader/full/manajemenmutuvisirenstra-150214015402-conversion-gate01 1/45

LOGO

“ Add your company slogan ”

MUH. RIDWAN, S.Ag, MM

Meningkatkan Mutu

Administrasi Lembaga

(Tata Kella! Kursusdan "elati#an



www.themegallery.com


Perencanaan mutulembaga kursus



Defnisi Mutu

Mutu adalah suatu terminologi subjektif dan relatif

yang dapat diartikan dengan berbagai cara

dimana setiap definisi bisa didukung oleh

argumentasi yang sama baiknya.

Secara luas mutu dapat diartikan sebagai agregat

karakteristik dari produk atau jasa yang

memuaskan kebutuhan konsumen/pelanggan.Mutu dalam suatu lembaga adalah jasa pelayanan

atau produk yang menyamai atau melebihi

kebutuhan dan harapan pelanggannya.



Defnisi Mutu

Karakteristik mutu dapat diukur secara kuantitatifdan kualitatif.

Dalam pendidikan, mutu adalah suatu

keberhasilan proses belajar yang

menyenangkan dan memberikan kenikmatanberupa kemampuan yang dimiliki oleh peserta

didik.

Pelanggan bisa berupa mereka yang langsungmenjadi penerima produk dan jasa tersebut atau

mereka yang nantinya akan merasakan manfaat

produk dan jasa tersebut.



Defnisi Perencanaan Mutu

Serangkaian aktiitas yang direncanakan padaawal program yang membantu pencapaian mutu

dalam program yang dilaksanakan.

Dengan kata lain perencanaan mutu adalah proses

pengidentifikasian standar mutu yang pentingbagi program dan menentukan langkah untuk

mencapai standar yang relean.

!ujuan dari perencanaan mutu adalah untukmendeskripsikan aktiitas atau kerja yang

dimaksudkan untuk menghasilkan produk/jasa

sambil berfokus pada pencapaian mutu yang

diharapkan oleh stakeholders.



Defnisi Perencanaan Mutu

"ktiitas#aktiitas ini didefinisikan dalam standar

mutu dasar yang ditetapkan oleh lembaga yang

menghasilkan produk pendidikan.

Perencanaan mutu mengidentifikasikan manastandar kualitas yang relean dengan program

dan menentukan bagaimana hal tersebut dapat

terlaksana. Dalam penerapan perencanaan mutu

dapat menggunakan !$M %!otal $uality

Management&


http://slidepdf.com/reader/full/manajemenmutuvisirenstra-150214015402-conversion-gate01 7/45MUH. RIDWAN, S.Ag, MM

"eren$anaan Mutu Lembaga Kursus

Visi



De%inisi &isi

Definisi isi menurut Kotler'

adalah pernyataan tentang tujuan

organisasi yang diekspresikan dalamproduk dan pelayanan yang ditawarkan,

kebutuhan yang dapat ditanggulangi,

kelompok masyarakat yang dilayani, nilai#nilai yang diperoleh serta aspirasi dan

cita#cita masa depan.



De%inisi &isi

(isi adalah' suatu pernyataan tentang gambaran

keadaan dan karakteristik yang ingin

dicapai oleh suatu lembaga pada jauh dimasa yang akan datang. (isi itu sendiri

tidak dapat ditulis secara lebih jelas

menerangkan detail gambaran sistem

yang ditujunya oleh karena ada

kemungkinan perubahan situasi yang sulit

diprediksi selama masa panjang tersebut.



"ers'aratan "ern'ataan isi

)erorientasi masa depan !idak dibuat berdasarkan kondisi dan tren

masa kini

Mengekspresikan kreatiitas )erdasar pada prinsip nilai yng

mengandung penghargaan bagi

masyarakat Memperhatikan sejarah, kultur,nilai

organisasi meskipun ada perubahan

terduga



"ers'aratan "ern'ataan isi

Mempunyai standar yang tinggi,ideal serta

harapan bagi anggota lembaga

Memberikan klarifikasi bagi manfaat

lembaga serta tujuan#tujuannya

Memberikan semangat dan mendorong

dedikasi bagi lembaga

Menggambarkan keunikan lembaga

dalam kompetisi serta citranya

)ersifat ambisius serta menantang

segenap anggota lembaga %*ewis + Smith

--&.


http://slidepdf.com/reader/full/manajemenmutuvisirenstra-150214015402-conversion-gate01 12/45www.themegallery.com



Misi



De%inisi Misi

Misi adalah pernyataan tentang apa yang harusdikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan

isi. Dalam operasionalnya lembaga berpedoman pada

pernyataan misi yang merupakan hasil kompromi

interpretasi isi. Misi merupakan sesuatu yang nyata

yang dituju serta dapat pula memberikan petunjuk garisbesar cara pencapaian isi.

Pernyataan misi memberikan keterangan yang jelas

tentang apa yang ingin dituju serta kadangkala

memberikan keterangan tentang bagaimana caralembaga bekerja. Mengingat pentingnya pernyataan misi

maka selama pembentukannya perlu diperhatikan

masukan#masukan dari anggota lembaga serta sumber#

sumber lain yang dianggap penting.





RencanaStrategis

Drs.Dadang Hidayat M., M.Pd.



De%inisi Ren$ana Strategis

encana strategis adalah rencana langkah demilangkah yang setelah lengkap pada akhirnya

akan membawa lembaga mencapai tujuan akhir

sesuai dengan tujuan yang tersirat dalam

pernyataan isi dan misi. Suatu rencanastrategis hendaknya bersifat fleksibel secara

rasional sehingga dapat menampung

kemungkinan adanya hal#hal yang tidak terduga.

Dilain pihak rencana strategis bersifat dinamis,dapat berubah setiap saat sesuai dengan

kebutuhan saat itu tanpa mengubah tujuan

akhir.



Kebutu#an utama dari )embentukan suatu

ren$ana strategis

Suatu pernyataan dan diskusi tentang isidan misi lembaga0

Penilaian skenario sekarang, yang

hendaknya mengandung faktor#faktorinternal maupun eksternal0

"lasan perubahan kondisi sekarang

dengan kondisi pada 1 atau 2 tahunyang akan datang, misalnya mengapa

bertambah atau mengapa tetap0



Kebutu#an utama dari )embentukan suatu

ren$ana strategis

3dentifikasi serta penilaian oleh adanyagap antara saat sekarang dan saat akhir

yang diinginkan0

Suatu %beberapa& rencana disusundengan obyektif untuk menutup gap

tersebut dalam suatu waktu tertentu0

)ermacam#macam rencana dikaji untuk

memperoleh keterangan

keluaran/kebutuhan financial ataupun non

financial0



Hubungan ren$ana strategis dengan ren$ana taktis dalam

rangka melaksanakan misi untuk men$a)ai &isi lembaga





MerumuskanVisi, Misi dan

Strategi



Karakteristik isi

•

Imagible %dapat dibayangkan&• Desirable %menarik&

• Feasible %realistis dan dapat dicapai&

• Focused %jelas&

• Flexible %aspiratif dan responsif terhadap

perubahan lingkungan&

• Communicable %mudah dipahami&



Karakteristik Misi

Keberadaan lembaga adalah untuk berbuat apa4

"pa produk atau jasa yang utama dari lembaga4

"pa yang bersifat unik dari lembaga4

Siapa konsumen dari lembaga4

Mengapa mereka merupakan konsumen utama4

Pihak lain mana yang berkepentingan dengan lembaga dan mengapa4

"pa 5core alues6/nilai dasar lembaga4

"pa yang berbeda pada lembaga 1 tahun yang lalu dan sekarang4

Mengapa berbeda4

"pa yang berbeda pada lembaga saat sekarang dan 1 tahun dari sekarang4

Mengapa hal itu menjadi berbeda4

"pa produk atau jasa yang diberikan lembaga dimasa depan4

"pa yang harus dikerjakan lembaga untuk menyiapkan produk baru

tersebut4

"pakah jawaban pertanyaan#pertanyaan di atas merefleksikan isi

lembaga4 "pabila tidak, pertanyaan mana yang harus ada dan apa

jawabannya4




"embuatan Ren$ana Ker*a+"rgram Ker*a Ta#unan


Pengembang

an

PerencanaanMutu



Struktur rganisasi Lembaga

DIREKTURPE!"E#$#%

%dministrasi umum

1. Persuratan2. Keuangan

3. Sarana dan prasaran

&idangDik'at

Pers(na'ia

SDM

&idangHumas

Pemasaran






Pembuatan

RencanaKer)aPr(gra

m Ker)aTa*unan



Hakikat Ren$ana Ker*a

encana kerja adalah'sebuah perangkat untuk

perencanaan selama periode

waktu yang spesifik yang

mengidentifikasikan masalah

yang harus dipecahkan danlangkah untuk menyelesaikannya.



Hakikat Ren$ana Ker*a

encana kerja adalah' sebuah uraian atau penjelasan yang

ditulis untuk merencanakan aktiitas untuk

periode waktu tertentu, pertama untukmeyakinkan para pembuat keputusan

untuk memberikan persetujuannya,

selanjutnya digunakan sebagai dokumen

acuan untuk pelaksanaan aktiitas yang

dilaksanakan pada periode waktu

tersebut.



Tu*uan ren$ana ker*a

Tu*uan utama ren$ana ker*a adala#-sebagai sebua# )erangkat

)eren$anaan dan mana*emen 'ang

men'ediakan sebua# kerangka ker*a

untuk meren$anakan )eker*aan, dan

meru)akan )anduan selama )eride

ker*a dalam )elaksanaan )eker*aan

tersebut, ren$ana ker*a *uga digunakansebagai sebua# dkumen untuk

memastikan )engeluaran uang.



Tu*uan ren$ana ker*a

Ren$ana ker*a *uga berman%aat

sebagai alat trans)aransi, dimana

salinan ren$ana ker*a da)atdiberikan ke)ada rangrang atau

rganisasi 'ang mem)un'ai

kebutu#an dan #ak untukmengeta#ui a)a 'ang dilakukan

dan kena)a #al itu dilakukan.



"rinsi))rinsi) Ren$ana Ker*a

Ren$ana ker*a #am)ir sama dengan)r)sal,)erbedaann'a ren$ana ker*a

dibuat berdasarkan sebua# )r'ek

'ang tela# disetu*ui, dan

mengidenti%ikasikan )embagian /aktu

'ang s)esi%ik.

RK. mengidenti%ikasikan masala# untuk

di)e$a#kan, sumber dan #ambatan

'ang dimiliki, )en*elasan strategi dan

tindakan 'ang akan diambil guna

men$a)ai tu*uan dan memberikan



Langka# Men'usun Ren$ana Ker*a

Abstraksi "enda#uluan (latar belakang

masala#!

Tu*uan (ut)ut!

Sumber (in)ut!

Strategi dan tindakan (dari in)ut keut)ut!

Lam)iran (bia'a, *ad/al, dsb.!






RencanaKer)a

Ta*unan

Man%aat Ren$ana Ker*a Lembaga K rs s



Man%aat Ren$ana Ker*a Lembaga Kursus

(RKLK!

K*K dan K"! %rencana kerja anggarantahunan& penting dimiliki untuk memberi arah

dan bimbingan para pelaku kursus sebagai

pedoman pengelolaan lembaga dalam kurun

waktu tahun yang akan datang dengan resikoyang kecil dan untuk mengurangi ketidakpastian

dalam pengelolaan *embaga Kursus.

Dengan adanya K"! diharapkan dapat

dijadikan sebagai ' %& pedoman kerja satutahun yang datang %7& saran untuk melakukan

monitoring dan ealuasi pelaksanaan

pengembangan lembaga kursus.

Tu*uan Ren$ana Ker*a Lembaga Kursus



Tu*uan Ren$ana Ker*a Lembaga Kursus

(RKLK!

Menjamin agar program telah ditetapkan dapat dicapai

dengan tingkat kepastian yang tinggi dan resiko yang kecil0

Mendukung koordinasi antar pelaku lembaga kursus dan

pelatihan

Menjamin terciptanya integrasi, sinkronisasi, dan sinergi baik

antar pelaku lembaga kursus dan pelatihan, antar lembagakursus dan pelatihan dan Dinas pendidikan0

Menjamin keterkaitan antara perencanaan, penganggaran,

pelaksanaan, dan pengawasan0

Mengoptimalkan partisipasi warga belajar/kursus/pelatihan

dan masyarakat0

Menjamin tercapainya pengunaan sumber daya secara

efisien, efektif, berkeadilan dan berkelanjutan

ang a ang a )en'usunan en$ana



ang a ang a )en'usunan en$anaKer*a Anggaran Ta#unan (RKAT!

Melihat kembali Dokumen K*K ' jadwal kegiatan

lembaga kursus, dengan memberi tanda cek % &

semua program kegiatan yang dijadwalkan pada tahun

ajaran yang akan disusun encana Kerja !ahunannya.

Menyusun Program/ Kegiatan utin

Program kegiatan yang rutin dilakukan lembaga kursus

kemudian dibuat sasaran dan indikatornya agar dapat

dimonitor pelaksanaannya.

Menyusun jadwal program / kegiatan lembaga kursus

tahunan

Setelah semua program/ kegiatan yang akan

dilaksanakan dalam waktu tahun tersusun, maka

langkah selanjutnya adalah menyusun jadwal

pelakanaan.

0NTH 1RMAT



0NTH 1RMAT

R2N0ANA K2R3A TAHUNAN

RKAT Lembaga Kursus dan "elati#an

4anes#a Ma*u Ta#un 56765677"rgram Kegiatan

No Bidang/Bagia

n

Uraian

Kegiatan

Indikator

kegiatan

Waktu

kegiatan

Target

kegiatan

Capaian

kegiatan

Anggaran

kegiatan

Ket

1 Humas dan

Pemasaran

1.

2.

.

dst

1.

2.

dst

1.

2.

.

dst

1.

2.

.

dst

1.

2.

.

dst

1.

2.

.

dst

2 Pendidikan

dan !ati"an

1.

dst

1.

dst

1.

dst

1.

dst

1.

dst

1.

dst

Persona!ia

dan S#$

1.

dst

1.

dst

1.

#st

1.

dst

1.

dst

1.

dst






Menyusu

n S$P



De%inisi S"

S8P %Standard 8perating Procedure& adalah penetapan

tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana,

oleh siapa, bagaimana cara melakukan, apa saja yang

diperlukan, dan lain#lain yang semuanya itu merupakan

prosedur kerja yang harus ditaati dan dilakukan.

Ketiadaan S8P, dapat mengakibatkan banyak pekerjaan yangtidak terlaksana dengan baik, penghindaran tanggung jawab,

ada kelalaian kerja, kesimpangsiuran, kesalahan, yang

mengakibatkan resiko kerugian besar bagi perusahaan/org.

S8P bukan hanya merupakan pedoman prosedur kerja rutin

yang harus dilaksanakan, tetapi S8P juga berfungsi untukmengealuasi pekerjaan yang telah dilakukan, apakah

pekerjaan tersebut telah dikerjakan dengan baik atau tidak,

kendala yang dihadapi dan mengapa kendala tersebut terjadi.

Ta#a) )enting dalam )en'usunan Standar



Ta#a) )enting dalam )en'usunan Standar

)erasinal )rsedur

"nalisis sistem dan prosedur kerja

"nalisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan

mengidentifikasikan fungsi#fungsi utama dalam suatu pekerjaan,

dan langkah#langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi

sistem dan prosedur kerja.

"nalisis !ugas

"nalisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan

penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan,

karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan

perbaikan organisasi.

"nalisis prosedur kerja

Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam

pelaksanaan tujuan. "nalisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk

mengidentifikasi urutan langkah#langkah pekerjaan yang

berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut

dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut

dilakukan, dan siapa yang melakukannya.

8 as)ek 'ang berkaitan langsung dengan



8 as)ek 'ang berkaitan langsung dengan

analisis tugas

"nalisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan

penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari

analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan

dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun

berdasarkan fungsi atau posisi, bukan indiidual0 merupakan dokumen umum

apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama0 dan

mengidentifikasikan indiidual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka sertaharus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap

wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.

Spesifikasi tugas berisi catatan#catatan terperinci mengenai kemampuan

pekerja untuk tugas spesifik

Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas

untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalamhubungannya dengan tugas lain.

Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur

penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan

menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan

pekerjaan. Melalui analisa tugas ini tugas#tugas dapat dibakukan, sehingga

dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku.



"rinsi) )en'usunan "rsedur Ker*a

Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan0

Spesialisasi harus dipergunakan sebaik#baiknya0 Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu0

)erusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik#baiknya0

Mencegah kekembaran %duplikasi& pekerjaan0

9arus ada pengecualian yang seminimun#minimunya terhadap peraturan0

Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu0 Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang

berubah0

Pembagian tugas tepat0

Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang

dilakukan0 Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik#baiknya0

!iap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan

memperhatikan tujuan0

Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum0

Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik#baiknya



buku )edman rganisasi9 atau :da%tar tugas9'ang memuat

•

:aris#garis besar organisasi %tugas#tugastiap jabatan&0

• Sistem#sistem atau metode#metode yang

berhubungan dengan pekerjaan0

• ;ormulir#formulir yang dipergunakan danbagaimana menggunakannya0

• !anggal dikeluarkannya dan di bawah

kekuasaan siapa buku pedoman tersebut

diterbitkan0

• 3nformasi tentang bagaimana

menggunakan buku pedoman tersebut.



"en'usunan Standar )erasinal "rsedur t

Requirement discovery berupa teknik yangdigunakan oleh sistem tersebut untuk

mengidentifikasi permasalahan sistem dan

pemecahannya dari pengguna sistem0

Data modeling berupa teknik untukmengorganisasikan dan mendokumentasikan

system data.

Process modeling berupa teknik untuk

mengorganisasikan dan mendokumentasikan

struktur dan data yang ada pada seluruh sistem

proses atau logis, kebijakan prosedur yang akan

diimplementasikan dalam suatu proses sistem.



"rinsi) dasar "en'usunan S"

Penyusunan S8P harus mengacu pada S8!K, !<P8KS3,

serta alur dokumen0

Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota

organisasi0

;ungsi dan aktiitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga

perlu dikembangkan diagram alur dari kegiatan organisasi. S8P didasarkan atas kebijakan yang berlaku0

S8P dikoordinasikan untuk mengurangi

kemungkinan terjadinya kesalahan/penyimpangan

S8P tidak terlalu rinci0

S8P dibuat sesederhana mungkin0

S8P tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi

dengan prosedur lain0

S8P ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai

kebutuhan.




#%TIH%!

Kurikulum SMKDadang Hida'at M

Diskusikan da'am ke'(m+(k % & -.

/. #akukan ana'isis 0isi dan misi sebua*'embaga dengan mem+er*atikan kaida*1kaida* da'am merumuskan 0isi dan misisuatu 'embaga yang baik,

2. Rumuskan 0isi dan misi sa'a* satu'embaga kursus dan +e'ati*an dariangg(ta ke'(m+(k diskusi, kemudian

kembangkan +r(gram ta*unan dari'embaga tersebut ,diskusikan dan+resentasikan.



LOGO

“ Add your company slogan ”

Terima Kasi


manajemenmutuvisirenstra 150214015402 conversion gate01

Documents