manual e-office.pdf

7/24/2019 Manual e-office.pdf

1/10

Manual Book


2/10

1

PENDAHULUAN

Alfresco, Document Management Open Source

Alfresco memungkinkan sebuah perusahaan untuk memiliki sistem pengarsipan data terpusat. Danyang menjadi keunggulan Alfresco, dimungkinkan terjadi integrasi antara drive hard disk dengan

sistem ini. Jadi dapat dikatakan para userfile ke drive O atau P misalnya, yang sebenarnya dia

menyimpannya dalam file folder dalam Alfresco. Security Alfresco juga termasuk canggih,

memungkinkan sebuah folder diberi hak akses khusus, berdasarkan user atau role yang diinginkan.

Implementasi drive akses (SMB/CIFS) dengan hak akses, memungkinakn drive O dari user A dah user

B adalah berbeda. Keunggulan lainnya, Alfresco mendukung aspect programming, sehingga

memungkinkan penambahan sebuah fitur ke dalam folder di dalam Alfresco yang disebut dengan

'Space'. Space tersebut memungkinkan file diarsipkan secara otomatis ataupun melakukan notifikasi.

Bilamana merasa kurang dengan fitur aspect default-nya, kita dapat menambahkan sendiri

menggunakan Alfresco SDK. Tentu saja untuk melakukan ini, keahlian seorang programmer Javadiperlukan. Alfresco itu sendiri dapat di-download di http://www.alfresco.com. Secara teknis

Alfresco adalah sebuah teknologi yang dapat disebut sebagai sebuah platform canggih. Alfresco

merupakan sebuah sistem digital library dengan berbasiskan teknologi Java Open Source yang

populer di dunia, seperti Spring Framework, Hibernate, JSF/MyFaces, Lucene dan Freemarker.

Alfresco pada mulanya datang dengan 2 versi yaitu versi komunitas (download) dan enterprise

(komersial). Tetapi sejak versi 1.2.1 diluncurkan, kedua versi tersebut mengalami penggabungan.

Perbedaan antara Alfresco versi download dan komersial adalah pada footernya. Versi komersial

logo Alfresco diganti dengan logo mitranya. Selain itu team Alfresco membuat model baru dalam

bisnisnya. Mereka melakukan customer services yang sangat prima. Walaupun kita tidak membeli

produk tersebut ataupun tidak juga sebagai mitranya, tim pengembangan inti Alfresco dengan

senang hati akan menjawab hampir semua pertanyaan yang pernah penulis tanyakan

Paperless office

Paperless merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk mengelola sistem administrasi. Ide

paperless office mulai mencuat pada akhir tahun 90-an. Filosofinya adalah menggunakan sesedikit

mungkin kertas dan digitalisasi dokumen. Manfaatnya adalah meningkatkan produktivitas, hemat

biaya, efisien tempat dan mengurangi dampak lingkungan.

Jargon paperless office memang sudah menggema beberapa tahun lalu. Sejak kemajuan di bidang

teknologi informasi dan komputer, manusia mendapatkan alternatif lain dalam mengolah dan

membaca berbagai dokumen. Paperless office merupakan suatu cita-cita untuk membiasakan diri

mengolah dan membaca dokumen dalam bentuk digital, dengan kata lain mengurangi pemakaian

kertas sebagai bahan pokok penulisan dokumen seperti sekarang.

Ada beberapa manfaat yang di tawarkan oleh penggunan paperless antara lain:

1. Efisien waktu

2. Manajemen Dokumentasi lebih baik.

3. Kenyamanan kerja lebih baik.

4. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik.

5. Manajemen lebih terkendali.6. Membaiknya citra organisasi.


3/10

2

Namun dalam perkembangannya ide ini kurang meluas. Manusia masih suka yang berbau analog

walaupun dimana-mana dimanjakan dengan produk digital. Hal ini mungkin dikarenakan oleh

beberapa hal sebagai berikut:

1. Penggunaan kertas sebagai media tulis lebih praktis dan dalam jumlah kecil hemat biaya.

2. Proses digitalisasi membutuhkan skill tertentu.

3. Tingkat kepercayaan publik kepada dokumen kertas lebih besar.

Tapi pada dasarnya paperless office memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak

menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja kerja. Ditambah

lagi dengan format digital itu penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat.

E-Office Inaport 4

E-Office inaport4 adalah aplikasi yang kembangkan dari Enterprice Content Management (ECM)

Alfresco. Aplikasi ini merupakan aplikasi paperless sebagai wujud ICT inaport 4 mendukung green

technology. Dengan adanya E-Office Inaport 4 maka di harapkan penggunaan kertas di lingkungan PT

Pelabuhan Indonesia IV (Persero) dapat ditekan serta manajemen persuratan dapat lebih baik.

Ruang Lingkup aplikasi alfresco yang disediakan oleh ICT inaport4 terbagi menjadi dua fungsi, yaitu

fungsi pengarsipan dan pembuatan konsep surat.

Fungsi pengarsipan akan digunakan sebagai digital document dengan struktur tertentu sehingga

akan memudahkan dalam pencarian dokumen. Fungsi pembuatan konsep digunakan dalam proses

pembuatan surat atau nota dinas sehingga penggunakan print out akan dilakukan apabila surat atau

nota dinas telah nett.


4/10

3

Berikut ini adalah peta aplikasi e-office inaport4

Peta Aplikasi e-office inaport4


5/10

4

Log in

Tampilan Login

Untuk masuk ke halaman user dashboard silahkan masukkan username dan password anda.

Username dan password sama dengan username dan password yang di gunakan pada email

corporate.

User Dashboard

Halaman Dashboard User

1

2

3 4


6/10

5

Halaman Dashboard User Terbagi empat

1. My Sites

My Sites adalah daftar site yang dimiliki user. Site berfungsi seperti grup dimana setiap konten

yang ada dalam site hanya dapat diakses oleh member site tersebut. Setiap pegawai PT Pelindo

IV (Persero) yang bertindak sebagai user memiliki paling tidak satu site dengan nama direktorat

masing-masing. Setiap subdit, tim, panitia atau kelompok tertentu yang bekerja dalam lingkungan

PT Pelindo IV (Persero) dapat membuat site sendiri yang berfungsi sebagai site kolaborasi. Untuk

masuk ke site dashboard, silahkan klik nama site yang pada My Task

2. My Activities

My Activities adalah daftar aktivitas user yang berfungsi sebagai history user.

3. My Tasks

My Tasks adalah notifikasi tugas-tugas yang dimiliki user. Tugas user dapat berupa tugas yang

user buat sendiri ataupun tugas yang diterima dari user lain. Untuk melihat detail tugas, silahkan

klik judul tugas.

4. My Documents

My Documents adalah daftar dokumen yang berhubungan dengan user.

User akan bekerja pada dua bagian yaitu My Sites dan My Tasks sedangkan 2 bagian lain adalah

sebagai papan informasi user.

Site Dashboard

Halaman Dashboard Site

1

2

3

Here we go


7/10

6

Site Dashboard terbagi 3 yaitu :

1. Site Members

Site Members adalah user-user yang terdaftar dalam site.

2. Site Content

Site Content adalah update terbaru yang terjadi dalam site yang berhubungan dengan konten site

3. Site Activities

Site Activities adalah update terbaru yang terjadi dalam site yang berhubungan dengan aktivitas

user.

Namun pada site user akan bekerja di bagian Document Library, sedangkan ketiga bagian di atas

hanya befungsi sebagai papan informasi untuk user.

Document Library

Halaman Document Library

Dalamdocument libraryterdapat 2 folder yaitu

1. Arsip

Arsip merupakan folder tempat menyimpan dokumen baik hasil scan ataupun file lain yang

berbentuk video, text atau gambar.

2. Konsep

Konsep adalah tempat user memulai pembuatan surat atau nota dinas.

Nota dinas atau surat yang sudah nett diprint out kemudian hasil print out yang telah ditandatangani

discan dan disimpan pada folder Arsip.

User yang ingin membuat konsep dapat menggunakan dokumen yang ada dalam folder konsepmeskipun dokumen tersebut telah nett selama dokumen tersebut sudah diprint out.


8/10

7

Struktur Folder (Document Library)

Isi Map Document Library

User dapat mengisi Map dengan membuat dokumen baru ataupun meng-upload dokumen yang

sudah ada.

Tampilan Dokumen

1. Setiap dokumen dapat di modifikasi secara offline ataupun melalui Google Docs.


9/10

8

2. User dapat mengatur hak akses dokumen untuk orang tertentu dengan Manage

Permissions

3. User dapat mengirim dokumen ke user lain sebagai proses birokrasi pekerjaan kantor

dengan menggunakan fungsi Start Workflow

Tampilan Google Docs

Tampilan Manage Permissions


10/10

9

Tampilan Halaman Workflow