petunjuk pelaksanaan tnd di lingkungan kementrian pan dan rb
TRANSCRIPT
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
1/80
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARTUR NEGRA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESI
PERATURAN
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARADAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIANOMOR 44 TAHUN 2013
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGANKEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARADAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang :
bahwa dalam rangka meningkatkan efisiensi dan tertibadministrasi di lingkungan Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi perlu menetapkanPeraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi tentang Petunjuk Pelaksanaan TataNaskah Dinas Di Lingkungan Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi;
Mengingat : 1.
Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera,Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5035);2.
Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang PembentukanPeraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan LembaranNegara Republik Indonesia Nomor 5234);
3.
Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentangPembentukan Organisasi Kementerian Negara sebagaimana
telah beberapa kali diubah, terakhir dengan PeraturanPresiden Nomor 55 Tahun 2013 (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2013 Nomor 125);
4.
Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentangKedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara SertaSusunan Organisasi Tugas dan Fungsi Eselon I KementerianNegara sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir
dengan Peraturan Presiden Nomor 56 Tahun 2013 (LembaranNegara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 126);
5.
Keputusan Presiden Nomor 59/P Tahun 2011;
6. Peraturan ...
SALINAN
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
2/80
-2-
6.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara danReformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang TataNaskah Dinas Instansi Pemerintah;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARADAN REFORMASI BIROKRASI TENTANG PETUNJUK
PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGANKEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DANREFORMASI BIROKRASI.
Pasal 1
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di LingkunganKementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan ReformasiBirokrasi dimaksudkan sebagai acuan dalam pengelolaan naskahdinas bagi setiap unit kerja di lingkungan KementerianPendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi;
Pasal 2
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas sebagaimanadimaksud dalam Pasal 1 tercantum dalam Lampiran danmerupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Menteriini.
Pasal 3
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkanpengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannyadalam Berita Negara Republik Indonesia
Ditetapkan di Jakartapada tanggal 28 Oktober 2013
MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARADAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA,
ttd
AZWAR ABUBAKAR
Ditetapkan di Jakartapada tanggal 6 Februari 2014
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,ttd
AMIR SYAMSUDIN
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2014 NOMOR 181Salinan sesuai dengan aslinya
KEMENTERIAN PANRBKepala Biro Hukum, Komunikasi dan Informasi Publik,
ttd
Herman Suryatman
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
3/80
LAMPIRAN
PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR
NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
NOMOR 44 TAHUN 2013
TENTANGPETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS
DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN
APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara
melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan
pemerintah di lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi (Kementerian PANRB).
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah
adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi
tata naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas,
penggunaan Bahasa Indonesia yang baik yang benar, pengurusan naskah
dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan
produk hukum dan ralat.Untuk meningkatkan tertib administrasi di lingkungan Kementerian
PANRB perlu menetapkan petunjuk pelaksanaan Tata Naskah Dinas
Kementerian PANRB.
Dengan adanya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Umum
Tata Naskah Dinas yang merupakan acuan bagi seluruh instansi pusat
dan daerah, maka perlu disusun Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah
Dinas Di Lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan
Reformasi Birokrasi.
B. Maksud ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
4/80
-2-
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian PANRB
dimaksudkan sebagai acuan pembuatan dan pengelolaan tata naskah dinas
setiap unit kerja di lingkungan Kementerian PANRB.
2. Tujuan
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian PANRB bertujuan
menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien antar unit
kerja di lingkungan Kementerian PANRB.
C. SasaranSasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian PANRB
adalah:
1. tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran penyelenggara
tata naskah dinas;
2. terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur
lainnya dalam lingkup administrasi umum;
3. lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam
pengendalian;
4. tercapainya efektifitas dan efisiensi penyelenggara tata naskah dinas;
5. berkurangnya tumpang tindih, salah tafsir dan pemborosan
penyelenggaraan tata naskah.
D. Asas
Asas yang harus diperhatikan dalam penyusunan naskah dinas adalah
sebagai berikut:
1. Asas Efektifitas dan Efisiensi
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan
efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,
spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik,
benar, dan lugas.
2. Asas Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang
telah dibakukan.
3. Asas Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi
isi, format, prosedur kewenangan dan keabsahan.
4. Asas ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
5/80
-3-
4. Asas Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan
sistem administrasi umum.
5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu dan tepat
sasaran dalam redaksional, prosedural dan distribusi.
6. Asas Keamanan
Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian
kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
E. Ruang LingkupRuang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian PANRB meliputi
berbagai kegiatan yang mencakup pengaturan tentang jenis dan format naskah
dinas, penyusunan naskah dinas, pengurusan naskah dinas korespondensi,
penandatanganan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dalam
naskah dinas, tata persuratan dan penggunaan media surat-menyurat.
F. Pengertian Umum
Pengertian umum dalam petunjuk pelaksanaan ini meliputi hal berikut:
1. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di
lingkungan Kementerian PANRB dalam rangka menyelenggarakan tugas
sesuai tugas dan fungsi Kementerian PANRB.
2. Administrasi Umum adalah pekerjaan, kegiatan, usaha dan tata cara tulis-
menulis, catat-mencatat keterangan dalam suatu organisasi yang dilakukan
secara sistematis, teratur dan bertujuan.
3. Komunikasi internal, adalah hubungan kedinasan yang dilakukan antar unit
kerja dalam struktur organisasi Kementerian PANRB, baik antar unit kerja
secara vertikal maupun horizontal.
4. Komunikasi eksternal adalah hubungan kedinasan yang dilakukan oleh
Kementerian PANRB dengan pihak lain di luar lingkungan Kementerian
PANRB.
5. Format adalah susunan dan bentuk naskah dinas yang menggambarkan
tata letak, termasuk penggunaan lambang negara,
6. penulisan nama instansi, boks tanda tangan dan cap dinas dan bentuk
redaksional.
7. Kewenangan ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
6/80
-4-
7. Kewenangan penandatangan naskah dinas adalah hak dan kewajiban
seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas
dan tanggungjawab kedinasan pada jabatan yang diembannya.
8. Naskah dinas khusus adalah naskah dinas dengan format dan keabsahan
yang diatur secara khusus untuk memenuhi persyaratan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
9. Kode klasifikasi naskah dinas adalah tanda pengenal isi informasi dalam
naskah dinas berdasarkan sistem tata berkas yang berlaku di lingkungan
Kementerian PANRB.
10. Lambang Negara adalah Lambang Garuda sesuai dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.11. Logo Kementerian PANRB adalah gambar dan huruf sebagai indentitas
Kementerian PANRB yang dituangkan dalam bentuk ouval yang bersisi
gambar stir kendali kapal dan buku yang dibawahnya bertuliskan melayani
masyarakat terletak vertikal di tengah yang dikelilingi tulisan Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.
BAB II ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
7/80
-5-
BAB II
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
A. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok
atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam
penyelenggaraan tugas dan kegiatan di Kementerian PANRB yang berupa produk
hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
1. Naskah Dinas Pengaturan
Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri
atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan dan surat edaran.
a. Peraturan
Ketentuan tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara
penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang-undangan.
b. Pedoman
1) Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat
umum yang perlu dijabarkan kedalam petunjuk operasional dan
penerapannya disesuaikan dengan karakteristik Kementerian
PANRB.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang
lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan
Menteri PANRB.
3) Susunan
a) Lampiran
Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis
di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan
nama Menteri PANRB yang diletakkan secara simetris di
atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor,
tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf
kapital serta ditempatkan secara simetris.b) Kepala
Bagian kepala pedoman terdiri dari:
(1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital
dan dicantumkan di tengah atas;
(2) rumusan ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
8/80
-6-
(2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris
dengan huruf kapital.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari:
(1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan
tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian
umum;
(2) materi pedoman;
(3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan
dan penjabaran lebih lanjut.
d) KakiBagian kaki pedoman terdiri dari:
(1) nama Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Republik Indonesia, yang ditulis
dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma
(,);
(2) tanda tangan;
(3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital,
tanpa mencantumkan gelar.
Pedoman merupakan lampiran dan tidak terpisahkan dari Peraturan
Menteri PANRB, dalam gambar ini hanya dicantumkan contoh pedoman.
Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 1.
CONTOH 1 ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
9/80
-7-
CONTOH 1
FORMAT PEDOMAN
LAMPIRAN
PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN
APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
PEDOMAN
PEDOMAN
.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Umum
.
B. Maksud dan Tujuan
.
C.Sasaran
.
D. Asas
.
E. Ruang Lingkup
F. Pengertian Umum.
.
BAB II
A. ...
..
B. dan seterusnya
..
BAB III
A..
B. dan seterusnya
..
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARADAN REFORMASI BIROKRASIREPUBLIK INDONESIA,
(tanda tangan dan cap jabatan)
NAMA LENGKAP
Penulisan
lampiran
Judul
pedomanyang ditulisdenganhuruf kapital
Memuatalasantentangditatapkanny
a pedoman,maksud dantujuansasaran, asas,ruanglingkup dan
pengertian
umum
Terdiridarikonsepsidasar/pokok-pokok/isi
pedoman
Nama
abatan dannamalengkap
yang ditulis
denganhurufcapitaldiakhiritanda bacakoma
c. Petunjuk ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
10/80
-8-
c. Petunjuk Pelaksanaan
1) Pengertian
Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang
memuat cara penyelesaian kegiatan, termasuk urutan
pelaksanaannya.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
petunjuk pelaksanaan adalah Menteri PANRB.
3) Susunan
a) Lampiran
Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiranperaturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan
nama jabatan Menteri PANRB.
b) Kepala
Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari:
(1) Tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital
dicantumkan di tengah atas;
(2) Rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan
huruf kapital dan dicantumkan secara simetris.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari:
(1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud
dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup,
pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu;
(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan
jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian,
koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain
yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.
d) Kaki
Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari:
(1) nama Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Republik Indonesia yang menetapkan
petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital,
dan diakhiri dengan tanda baca koma (,);
(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(3) nama ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
11/80
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
12/80
-10-
CONTOH 2
FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN
LAMPIRAN
PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAANAPARATUR NEGARA DAN REFORMASI
BIROKRASI
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN
PETUNJUK PELAKSANAAN
.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
.
B. Maksud dan Tujuan
.
C. Ruang Lingkup
D. Pengertian Umum
.
.
BAB II
A. ...
..
B. dan seterusnya
..
BAB III
A.
..
B. dan seterusnya
..
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARADAN REFORMASI BIROKRASIREPUBLIK INDONESIA,
(tanda tangan dan cap jabatan)
NAMA LENGKAP
Penulisan
lampiran
Judulpedoman
yang ditulisdengan huruf
kapital
Memuat alasantentangditetapkannya
petunjukpelaksanaan,maksud dantujuan sasaran,
asas, ruanglingkup danpengertian
umum
Menunjukan
urutantindakanpengorganisaian,
koordinasi,pengawasan
pengendalian
Nama
abatan dannamalengkap
yang ditulisdengan
hurufkapitaldiakhiritanda baca
koma
d. Standar ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
13/80
-11-
d. Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan
oleh siapa dilakukan. SOP di lingkungan instansi pemerintah adalah
SOP administrasi pemerintahan yang secara umum diatur di dalam
peraturan Menteri PANRB.
SOP di lingkungan Kementerian PANRB di atur lebih lanjut dalam
petunjuk pelaksanaan yang ditetapkan dengan peraturan Menteri.
e. Surat Edaran
1) PengertianSurat edaran adalah naskah dinas yang memuat penetapan dan
pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan
mendesak serta ditujukan kepada lingkungan tertentu.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat
edaran di lingkungan Kementerian PANRB oleh Menteri dan yang
dilimpahkan kepada Sekretaris Kementerian.
3) Susunan
a) Kepala Surat Edaran
Bagian kepala surat edaran terdiri dari:
(1) Kepala naskah dinas berisi logo Kementerian PANRB
yang diletakan secara simetris dan ditulis dengan huruf
kapital;
(2) Tulisan surat edaran yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris diikuti dengan nomor surat edaran yang
ditulis secara simetris di bawahnya;
(3) Kata tentang diletakan di bawah nomor surat edaran,
ditulis dengan huruf kapital;
(4) Judul surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara
simetris di bawah kata tentang.
b) Batang Tubuh Surat Edaran
Alasan tentang perlunya dibuat surat edaran terdiri dari:
(1) Peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;
dan
(2) Uraian materi yang dianggap penting dan mendesak.
c) Kaki ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
14/80
-12-
c) Kaki
Bagian kaki surat edaran terdiri dari:
(1) Tempat dan tanggal penetapan;
(2) Nomenklatur jabatan yang menetapkan, ditulis dengan
huruf dan diakhiri dengan tanda baca koma (,);
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani di tulis
dengan huruf kapital serta tanpa mencantumkan gelar;
(5) Cap dinas;
(6) Tembusan apabila diperlukan.
Format surat edaran tertuang pada Contoh 3A dan 3B.
CONTOH 3A ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
15/80
-13-
CONTOH 3AFORMAT SURAT EDARAN MENTERI
MENTERIPENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASIREPUBLIK INDONESIA
SURAT EDARAN
NOMOR TAHUN
TENTANG
.........................................................................
A. Umum
.
B. Maksud dan Tujuan
.
C. Ruang Lingkup
.
D. Dasar
.
E.
..
F. dan seterusnya
..
.
Ditetapkan di .....................................
Pada tanggal .....................................
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARADAN REFORMASI BIROKRASIREPUBLIK INDONESIA,
(tanda tangan dan cap jabatan)
NAMA LENGKAP
Tembusan :1. .................................2. .................................3. dan seterusnya
Kop
surat
yangberupalambang
negaradan
nama
jabatan
yangtelah
dicetak
Penomoranyang berurutanseusai nomorersuratan
Memuat alasantentangperlunya
ditetapkansurat edaran
Memuatpemberitahuantentang haltertentu yangdianggap
penting danmendesak
Judul suratedaran ditulis
dengan hurufkapital
Memuatperaturan yangmenjadi dasar
ditetapakanya
surat edaran
Kota sesuaialamat instansi
dan tanggalpenandatangan
an
Nama jabatandan nama
lengkap ditulisdengan hurufkapital diakhiritanda baca
koma
Daftar pejabatyang menerima
tembusan
CONTOH 3B ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
16/80
-14-
CONTOH 3BFORMAT SURAT EDARAN ATAS NAMA MENTERI PANRB
Kop kantor yang
sudah tercetak
Penomoran yang
berurutan seusai
nomor persuratan
Memuat alasan
tentang perlunyaditetapkan surat
edaran
Memuat
pemberitahuan
tentang haltertentu yang
dianggap pentik
dan mendesak
Judul surat edaran
ditulis dengan
huruf kapital
Memuat peraturan
yang menjadi dasar
ditetapakanya surat
edaran
Kota Jakarta, dan
tanggalpenandatanganan
Nama jabatan dan
nama lengkap
ditulis dengan
huruf kapital
Daftar pejabat
yang menerima
tembusan
SURAT EDARAN
NOMOR TAHUN
TENTANG
.........................................................................
A. Umum
.
B. Maksud dan Tujuan
.
C. Ruang Lingkup
.
D. Dasar
.
E.
..
F. dan seterusnya
..
.
Ditetapkan di .....................................
Pada tanggal .....................................
SEKRETARIS KEMENTERIANPENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI,
(tanda tangan dan cap jabatan)
NAMA LENGKAP
Tembusan :
1. .................................2. .................................3. dan seterusnya
2. Naskah ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
17/80
-15-
A. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
B. Naskah Dinas Penugasan
Surat Tugas
1) Pengertian
Surat tugas adalah naskah dinas dari Menteri PANRB, Sesmen, Deputi,
Kepala Biro dan Inspektur yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai
lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan tugas dan fungsi.
2) Wewenang Pembuatan dan PenandatanganSurat tugas dibuat dan ditandatangani oleh Menteri PANRB, Sesmen,
Deputi, Kepala Biro dan Inspektur sesuai lingkup tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat tugas terdiri dari:
(1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan
Menteri PANRB atau logo Kementerian PANRB dan Sesmen,
Deputi, Kepala Biro dan Inspektur, ditulis dengan huruf awal
kapital secara simetris;
(2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari:
(1) Konsideran meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan
memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat
ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas
tersebut;
(2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan
huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di
tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas.
Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugas
yang harus dilaksanakan.
c) Kaki ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
18/80
-16-
c) Kaki
Bagian kaki surat tugas terdiri dari:
(1) tempat dan tanggal surat tugas;
(2) nama Menteri PANRB, Sesmen, Deputi, Kepala Biro dan Inspektur
yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital pada
setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,);
(3) tanda tangan pejabat yang menugasi;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, ditulis
dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;
(5) cap dinas.
4) Distribusi dan Tembusana) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.
b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat yang terkait.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Bagian konsideran memuat pertimbangan atau dasar.
b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugaskan
dicantumkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut,
nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.
c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai
dilaksanakan.
Format surat edaran tertuang pada Contoh 4A dan 4B.
CONTOH 4A ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
19/80
-17-
CONTOH 4AFORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDATANGANI MENTERI
MENTERIPENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASIREPUBLIK INDONESIA
SURAT TUGAS
NOMOR ST/Nomor/M.PAN-RB/Bulan/Tahun
Menimbang : a. bahwa ..................................................................................................................................................
b. bahwa ..................................................................................................................................................
Dasar : 1. .............................................................................................................................................................
2. .............................................................................................................................................................
Memberi Tugas
Kepada : 1. .............................................................................................................................................................
2. .............................................................................................................................................................
3. .............................................................................................................................................................
4. dan seterusnya.
Untuk : 1. .............................................................................................................................................................
2. .............................................................................................................................................................
3. .............................................................................................................................................................
4. dan seterusnya.
Kota, Tanggal
Menteri Pendayagunaan Aparatur NegaraDan Reformasi Birokrasi,
(tanda tangan dan cap jabatan)
Nama Lengkap
Tembusan :1. .................................2. .................................3. dan seterusnya
Kopsuratyang
berupalambang
negara
dan
namajabatanyang
telahdicetak
Nama Jabatanyang
menandatangani
Memuat Peraturan
/ dasar ditetapkan
surat tugas
Memuatsubstansi arahan
yang ditugaskan
Daftar Pejabatyang menerima
tu as
Kota, dan tanggal
penandatanganan
Nama jabatan
dengan huruf awal
kapital
Daftar pejabatyang menerima
tembusan bila
diperlukan
Penomoran yang
berurutan seusai
nomor persuratan
CONTOH 4B ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
20/80
-18-
CONTOH 4BFORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDATANGANI SELAIN MENTERI
Nama Jabatan
yang
menandatangani
Memuat Peraturan
/ dasar ditetapkan
surat tugas
Daftar Pejabat
yang menerimatu as
Kota, dan tanggal
penandatanganan
Nama jabatan
dengan huruf awal
kapital
Daftar pejabat
yang menerimatembusan bila
diperlukan
Penomoran yangberurutan seusai
nomor persuratanSURAT TUGAS
NOMOR ST/Nomor/Kode Unit Kerja.PAN-RB/Bulan/Tahun
Menimbang : a. bahwa ..................................................................................................................................................
b. bahwa ..................................................................................................................................................
Dasar : 1. .............................................................................................................................................................
2. .............................................................................................................................................................
Memberi Tugas
Kepada : 1. .............................................................................................................................................................
2. .............................................................................................................................................................
3. .............................................................................................................................................................
4. dan seterusnya.
Untuk : 1. .............................................................................................................................................................
2. .............................................................................................................................................................
3. .............................................................................................................................................................
4. dan seterusnya.
Kota, Tanggal
Sekretaris Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara
Dan Reformasi Birokrasi,
(tanda tangan dan cap jabatan)
Nama Lengkap
Tembusan :1. .................................2. .................................3. dan seterusnya
Kop kantor yang
sudah tercetak
Memuatsubstansi arahan
yang ditugaskan
B. Naskah ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
21/80
-19-
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Internal
a. Nota Dinas
1) Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas internal yang dibuat oleh
pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan
laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau
penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang
bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan
penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi
oleh pejabat struktural yang dituju.2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Nota dinas dibuat oleh pejabat/pegawai dalam satu lingkungan
satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala nota dinas terdiri dari:
(1) Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan
Reformasi Birokrasi, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris di tengah atas;
(2) kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(3) kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti
dengan tanda baca titik (.);
(5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital;
(6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital;
(7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka,
isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas.
c) Kaki
Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama
pejabat, dan tembusan jika diperlukan.
4) Hal ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
22/80
-20-
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas;
b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan internal;
c) Penomoran nota dinas Sesmen, Deputi, Kepala Biro dan
Inspektur dilakukan dengan mencantumkan nomor nota
dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip,
bulan, dan tahun.
d) Nota dinas dapat dibuat oleh eselon III dan IV tanpa
mencantumkan nomor.
Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 5.
CONTOH 5 ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
23/80
-21-
CONTOH 5FORMAT NOTA DINAS
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
NOTA DINAS
NOMOR ...........................
Yth : .........................................................
Dari : .........................................................
Hal : .........................................................
Tanggal : .........................................................
......
....
....
......
....
....
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan :1. .................................2. .................................3. dan seterusnya
Nama dituliskapital
Nama Lengkapyang ditulis
dengan hurufawal kapital
tidak dibubuhi
cap
Penomoran yang
berurutan sesuai
takwin
Penomoran yangberurutan sesuai
takwin
Memuat laporanpemberitahuan
pernyataan atau
permintaan yang
sifatnya rutin
berupa catatam
ringkas
Tembusan bila
diperlukan
b. Memorandum ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
24/80
-22-
b. Memorandum
1) Pengertian
Memorandum adalah naskah dinas internal yang bersifat
mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan,
saran, dan pendapat kedinasan.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Memorandum dibuat oleh pejabat struktural di lingkungan
Kementerian PANRB sesuai dengan tugas, wewenang, dan
tanggung jawab.
3) Susunan
a) KepalaBagian kepala memorandum terdiri dari:
(1) Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan
Reformasi Birokrasi, ditulis dengan huruf kapital secara
simetris di tengah atas;
(2) kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf
kapital;
(3) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan
huruf kapital untuk Menteri PANRB, Sesmen, Deputi,
Kepala Biro dan Inspektur;
(4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital;
(5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital;
(6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital;
(7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang Tubuh
Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka,
alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas.
c) Kaki
Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama
pejabat serta tembusan jika diperlukan.
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas.
b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan internal
instansi.
c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan
nomor, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip,
bulan, dan tahun.
Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 6A dan 6B.
CONTOH 6A ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
25/80
-23-
CONTOH 6A
FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI MENTERI
MENTERIPENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASIREPUBLIK INDONESIA
MEMORANDUM
Nomor .........................
Yth : .........................................................
Dari : .........................................................
Hal : .........................................................
Tanggal : .........................................................
......
....
....
......
....
....
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan :1. .................................2. .................................3. dan seterusnya
Kop
surat
yang
berupa
lambang
negaradannama
jabatanyang
telahdicetak
Nama Lengkapyang ditulis
dengan huruf
awal kapital
tidak dibubuhi
cap
Penomoran yangberurutan sesuai
takwin
Memuat laporanpemberitahuan
pernyataan atau
permintaan yang
sifatnya rutin
berupa catatam
ringkas
Tembusan bila
diperlukan
CONTOH 6B ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
26/80
-24-
CONTOH 6B
FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI SELAIN MENTERI
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
MEMORANDUM
Nomor .........................
Yth : .........................................................
Dari : .........................................................
Hal : .........................................................
Tanggal : .........................................................
......
....
....
......
....
....
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan :1. .................................2. .................................3. dan seterusnya
Nama Kantor
ditulis dengan
huruf kapital
Nama Lengkapyang ditulisdengan huruf
awal kapital
tidak dibubuhi
cap
Penomoran yang
berurutan sesuai
takwin
Memuat laporan
pemberitahuanpernyataan atau
permintaan yangsifatnya rutin
berupa catatam
ringkas
Tembusan bila
diperlukan
2. Naskah ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
27/80
-25-
2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal
Naskah dinas korespondensi eksternal adalah surat dinas.
a. Pengertian
Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau
hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/ organisasi
yang bersangkutan.
b. Wewenang Penandatanganan
Surat dinas ditandatangani oleh Menteri PANRB, Sesmen dan Deputi
sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat dinas terdiri dari:
a) kop surat dinas, berisi lambang negara yang digunakan oleh
Menteri PANRB atau logo Kementerian PANRB digunakan
oleh Sesmen dan Deputi;
b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik dengan huruf awal
kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;
c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah
kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
d) kata Yth., ditulis di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan
yang dikirimi surat;
e) alamat surat, ditulis di bawah Yth.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi,
dan penutup.
3) Kaki
Bagian kaki surat dinas terdiri dari:
a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri
tanda baca koma (,);
b) tanda tangan pejabat;
c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf
awal kapital;
d) stempel ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
28/80
-26-
d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan;
e) Bagian kaki terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta
tembusan jika diperlukan.
d. Distribusi
Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.
e. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat
dinas;
2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran
dicantumkan jumlahnya;
3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis denganhuruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda
baca.
Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 7A dan 7B.
CONTOH 7A ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
29/80
-27-
CONTOH 7A
FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI MENTERI
MENTERIPENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASIREPUBLIK INDONESIA
Nomor : B/Nomor/M.PAN-RB/Bulan/Tahun (Tanggal, Bulan,Tahun)
Sifat :
Lampiran :
Hal :
Yth. ............................................
....................................................
....................................................
................................................. (Alinea Pembuka dan Isi)..................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
............................................................. (Alinea Isi)............................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
....................................................... (Alinea Penutup)........................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
Dan Reformasi Birokrasi,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
Tembusan :1. .................................2. .................................3. dan seterusnya
Kopsuratyang
berupa
lambang
negaradannama
jabatanyang
telahdicetak
Alamat tujuanyang ditulis di
bagian kiri
Nama jabatan dannama lengkap
yang ditulis
dengan huruf awal
kapital
Daftar yang
menerimatembusan bila
diperlukan
Tanggal
pembuatan surat
Nomor surat sesuai
nomor surat, kode
unit, bulan dan
tahun
CONTOH 7B ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
30/80
-28-
CONTOH 7B
FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI SELAIN MENTERI
Nomor : B/Nomor/Kode Unit Kerja.PAN-RB/Bulan/Tahun (Tanggal, Bulan,Tahun)
Sifat :
Lampiran :
Hal :
Yth. ................................................................................................
....................................................
................................................. (Alinea Pembuka dan Isi)..................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
............................................................. (Alinea Isi)............................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
....................................................... (Alinea Penutup)........................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
Sekretaris Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara
Dan Reformasi Birokrasi,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
Tembusan :
1. .................................2. .................................3. dan seterusnya
Kop
kantor
yang
sudah
tercetak
Alamat tujuanyang ditulis di
bagian kiri
Nama jabatan dan
nama lengkap
yang ditulisdengan huruf awal
kapital
Daftar yang
menerima
tembusan bila
diperlukan
Tanggal
pembuatan surat
Nomor surat sesuai
nomor surat, kodeunit, bulan dan
tahun
3. Surat ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
31/80
-29-
3. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri
suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
Surat undangan di lingkungan Kementerian PANRB terdiri dari:
1) Surat Undangan Internal
Surat undangan yang dialamatkan kepada para pejabat/pegawai di
lingkungan Kementerian PANRB.
2) Surat Undangan Eksternal
Surat undangan yang dialamatkan ke luar lingkunganKementerian PANRB.
b. Kewenangan
1) Surat undangan Internal ditandatangani oleh Menteri, Sesmen,
Kepala Biro yang membidangi kepegawaian dan Inspektur sesuai
dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya;
2) Surat undangan Eksternal ditandatangani oleh Menteri, Sesmen,
dan Kepala Biro yang membidangi kepegawaian sesuai dengan
tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a) surat undangan internal
Bagian kepala surat undangan terdiri dari:
(1) Lambang Negara, berisi tulisan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, ditulis dengan
huruf kapital secara simetris;
(2) Surat undangan, berisi tulisan Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(untuk nonpejabat negara);
(3) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di
bawah kop surat undangan;
(4) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah
kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
(5) kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama
jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).
b) surat ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
32/80
-30-
b) surat undangan eksternal
Bagian kepala surat undangan terdiri dari:
(1) kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan
nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama
instansi (untuk nonpejabat negara);
(2) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di
bawah kop surat undangan;
(3) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah
kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
(4) kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama
jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari:
a) alinea pembuka;
b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan
acara;
c) alinea penutup.
3) Kaki
Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis
dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis
dengan huruf awal kapital.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang
membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat dapat ditulis
pada lampiran surat undangan;
2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.
Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 8A, 8B, dan 8C.
CONTOH 8A ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
33/80
-31-
CONTOH 8A
FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI MENTERI
MENTERIPENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASIREPUBLIK INDONESIA
Nomor : Und/Nomor/M.PAN-RB/Bulan/Tahun (Tanggal, Bulan,Tahun)
Sifat :
Lampiran :
Hal :
Yth. ............................................
....................................................
....................................................
................................................. (Alinea Pembuka dan Isi)..................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
pada hari, tanggal : .............................................
waktu : pukul ...................................tempat : .............................................
acara : .............................................
....................................................... (Alinea Penutup)........................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
Menteri Pendayagunaan Aparatur NegaraDan Reformasi Birokrasi,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
Tembusan :1. .................................2. .................................3. dan seterusnya
Lambang Negara
Alamat tujuanyang ditulis di
bagian kiri danjumlahnya cukup
banyak, dapat
dilampirkan
Nama jabatan dannama lengkap
yang ditulis
dengan huruf awal
kapital
Daftar yang
menerimatembusan bila
diperlukan
Tanggal
pembuatan surat
Nomor surat sesuai
nomor surat, kode
unit, bulan dan
tahun
CONTOH 8B ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
34/80
-32-
CONTOH 8B
FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI SELAIN MENTERI
CONTOH 8C...
Nomor : Und/Nomor/Kode unit.PAN-RB/Bulan/Tahun (Tanggal, Bulan,Tahun)
Sifat :
Lampiran :
Hal :
Yth. ............................................
....................................................
....................................................
................................................. (Alinea Pembuka dan Isi)..................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
pada hari, tanggal : .............................................
waktu : pukul ...................................
tempat : .............................................acara : .............................................
....................................................... (Alinea Penutup)........................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................................
Sekretaris Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara
Dan Reformasi Birokrasi,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
Tembusan :1. .................................2. .................................3. dan seterusnya
Kop kantor yang
sudah tercetak
Alamat tujuanyang ditulis di
bagian kiri dan
jumlahnya cukupbanyak, dapat
dilampirkan
Nama jabatan dannama lengkap
yang ditulis
dengan huruf awal
kapital
Daftar yang
menerimatembusan bila
diperlukan
Tanggal
pembuatan surat
Nomor surat sesuai
nomor surat, kode
unit, bulan dan
tahun
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
35/80
-33-
CONTOH 8C
FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN
Lampiran Surat : .......................................Nomor : .......................................Tanggal : .......................................
DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG
1. ..........................................................................................................................................................
2. ..........................................................................................................................................................
3. ..........................................................................................................................................................
4. ..........................................................................................................................................................
5. ..........................................................................................................................................................
6. ..........................................................................................................................................................
7. ..........................................................................................................................................................
8. ..........................................................................................................................................................
9. ..........................................................................................................................................................
10. ..........................................................................................................................................................
11. ..........................................................................................................................................................
12. ..........................................................................................................................................................
13. ..........................................................................................................................................................
14. ..........................................................................................................................................................
15. ..........................................................................................................................................................
16. ..........................................................................................................................................................
17. ..........................................................................................................................................................
18. ..........................................................................................................................................................
19. ..........................................................................................................................................................
20. ..........................................................................................................................................................
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
4. Naskah ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
36/80
-34-
C. Naskah Dinas Khusus
a.Surat Perjanjian/Nota Kesepahaman Bersama
Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama
tentang objek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama.
1) Perjanjian Dalam Negeri
a)Pengertian
Kerja sama perjanjian dalam negeri antara Kementerian PANRB dengan
pihak/instansi di dalam negeri yang dibuat dalam bentuk kesepahaman
bersama atau perjanjian kerja sama.
b)Wewenang Pembuatan dan PenandatangananPerjanjian ditandatangani oleh Menteri, Sesmen, Deputi, Kepala Biro
dan Inspektur atau pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
c)Susunan
(1) Kepala
Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari
(a) lambang negara (untuk Menteri) diletakkan secara simetris,
atau logo Kementerian PANRB (untuk nonpejabat negara) yang
diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas.
(b) nama instansi Kementerian PANRB;
(c) judul perjanjian; dan
(d) nomor.
(2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat
perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.
(3) Kaki
Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda
tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi
(jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
2) Perjanjian Internasional
Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 9.
CONTOH 9 ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
37/80
-35-
CONTOH 9
FORMAT PERJANJIAN ANTAR INSTANSI DALAM NEGERI
PERJANJIAN KERJASAMAANTARA
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARADAN REFORMASI BIROKRASI
DAN
TENTANG.
NOMOR Mou/Nomor/Kode Unit Kerja.PAN-RB/Bulan/TahunNOMOR
Pada hari ini, tanggal ..., bulan , tahun .. bertempat di yangbertanda tangan di bawah ini
1. : .selanjutnya disebut sebagai Pihak I2. : .selanjutnya disebut sebagai Pihak II
bersepakat unutk melakukan kerja sama dalam bidang ..yang diaturdalam ketentuan sebagai berikut:
Pasal 1......
Pasal 2RUANG LINGKUP KERJA SAMA
......
Pasal 3PELAKSANAN KEGIATAN
......
Pasal 4PEMBIAYAAN
.....
.
Judulperjanjian
(nama naskah
dinas, para
pihak, objek
perjanjian)
Memuatmateri
perjanjian,
yang ditulis
dalam bentuk
pasal-pasal
Memuat identitaspihak yang
mengadakan dan
menandatangani
perjanjian
Nomor surat
sesuai nomorsurat, kode unit,
bulan dan tahun
Pasal 5 ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
38/80
-36-
Pasal 5PENYELESAIAN PERSELISIHAN
......
Pasal 6LAIN-LAIN
(1) Apabila terjadi haL-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure,dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugaspekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.
(2) Yang termasuk force Majeureadalah:a. bencana alam;b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter;c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.
(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diaturbersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
Pasal 7PENUTUP
....
Kemeterian Pendayagunaan Aparatur NegaraDan Reformasi Birokrasi Nama InstitusiSekretaris Kementerian Pendayagunaan Aparatur NegaraDan Reformasi Birokrasi Nama Jabatan
Tanda Tangan Tanda tangan
Nama Nama
b. Surat ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
39/80
-37-
b. Surat Pengantar
1. Pengertian
Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk
mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan
tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3.Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat pengantar terdiri dari
(1) kop surat Kementerian PANRB;
(2) nomor klasifikasi kode B;
(3) tanggal;
(4) nama jabatan/alamat yang dituju;
(5) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris.
b)Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari:
(1) nomor urut;
(2) jenis yang dikirim;
(3) banyaknya naskah/barang;
(4) keterangan.
c)Kaki
Bagian kaki surat pengantar terdiri dari
(1) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi
(a) nama jabatan pembuat pengantar;
(b) tanda tangan;
(c) nama dan NIP;
(d) stempel Kementerian PANRB.
(2) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi
(a) nama jabatan penerima;
(b) tanda tangan;
(c) nama dan NIP;
(d) cap Kementerian PANRB;
(e) nomor telepon/faksimile;
(f) tanggal penerimaan.
4. Hal ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
40/80
-38-
4.Hal yang Perlu Diperhatikan
Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap:
lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.
5. Penomoran
Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran dengan kode
klasifikasi surat B.
Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 10.
CONTOH 10 ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
41/80
-39-
CONTOH 10
FORMAT SURAT PENGANTAR
(Tgl, Bln, Thn) .
Yth....
SURAT PENGANTAR
NOMOR: B/Nomor/Kode Unit Kerja.PAN-RB/Bulan/Tahun
No. Naskah Dinas yang Dikirimkan Banyaknya Keterangan
Diterima tanggal..
Penerima PengirimNama jabatan, Nama jabatan,
Tanda Tangan Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap Nama LengkapNIP NIP
No. Telepon .
Kop Kantor yangsudah tercetak
Nama Jabatandan nama
lengkap yang
ditulis dalamhuruf awalkapital
Tanggalbulantahunpembuatan
Nomorsurat, kode
unit bulan
dan tahun
c. Pengumuman ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
42/80
-40-
c. Pengumuman
1. Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang
ditujukan kepada semua pejabat/pegawai Kementerian PANRB atau
perseorangan dan golongan di dalam atau di luar Kementerian PANRB.
2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang
mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.
3. Susunan
a) Kepala
Bagian kepala pengumuman terdiri dari
(1) kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi, yang
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo instansi, yang
ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor
pengumuman dicantumkan di bawahnya;
(3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis
dengan huruf kapital secara simetris;
(4) rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris di bawah tentang.
b) Batang Tubuh
Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat
(1) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
(2) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman:
(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
c) Kaki ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
43/80
-41-
c) Kaki
Bagian kaki pengumuman terdiri dari
(1) tempat dan tanggal penetapan;
(2) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf
awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(4) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal
kapital;
(5) cap dinas.
4. Hal yang Perlu Diperhatikan
a)Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepadakelompok/golongan tertentu;
b)Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata
cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 11.
CONTOH 11 ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
44/80
-42-
CONTOH 11
FORMAT PENGUMUMAN
NAMA INSTANSI.
JALAN ..TELEPON ...FAKSIMILE
PENGUMUMANNOMOR B/Nomor/Kode Unit Kerja.PAN-RB/Bulan/Tahun
TENTANG..
......
......
....
Dikeluarkan di ..Pada tanggal ..
Nama jabatan,
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
Kop Kantor
yang sudah
tercetak
Nomorsurat, kode
unit bulandan tahun
Judul
pengumuman
yang ditulis
dengan kapital
Memuat alasan
peraturan yangmendai dasar
dan
pemberitahuan
tentang hal
tertentu yangdianggap
mendesak
Namapenandatanganan
dengan cap
kantor
5. Laporan ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
45/80
-43-
D. Laporan
1.Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang
pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
2.Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.
3.Susunan
a) Kepala
Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam huruf
kapital dan diletakkan secara simetris.
b) Batang TubuhBagian batang-tubuh laporan terdiri dari
1)Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan serta
ruang lingkup dan sistematika laporan;
2)Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang
mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi,
dan hal lain yang perlu dilaporkan;
3)Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan;
4)Penutup, merupakan akhir laporan.
c) Kaki
Bagian kaki laporan terdiri dari
1)tempat dan tanggal pembuatan laporan;
2)nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal
kapital;
3)tanda tangan;
4)nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital.
Format laporan dapat dilihat pada Contoh 12.
CONTOH 12 ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
46/80
-44-
CONTOH 12
FORMAT LAPORAN
LAPORANTENTANG
................................
A. Pendahuluan1. Umum
2. Maksud dan Tujuan3. Ruang Lingkup4. Dasar
B. Kegiatan Yang Dilaksanakan..
..
C. Hasil yang Dicapai..
..
D. Simpulan dan Saran..
..
E. Penutup..
Dikeluarkan di ..pada tanggal ..
Nama jabatan Pembuat Laporan
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
penandatanganan,
nama jabatanm,tanda tangan dan
nama lengkap
Memuat Laporantentang
pelaksanaan
tugas kedinasan
Judul Laporan
yang ditulis
dengan huruf
kapital
Kop kantor yang
sudah tercetak
6. Telaahan Staf ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
47/80
-45-
E. Telaahan Staf
1. Pengertian
Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf
yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan
memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.
2. Susunan
a)Kepala
Bagian kepala telaahan staf terdiri dari
1)judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah atas;
2)uraian singkat tentang permasalahan.b)Batang Tubuh
Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari
1)Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang
persoalan yang akan dipecahkan;
2)Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data
yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan
merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang;
3)Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang landasan analisis
dan pemecahan persoalan;
4)Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan
akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan
atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan;
5)Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan
cara bertindak atau jalan keluar;
6)Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas
saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.
c)Kaki
Bagian kaki telaahan staf terdiri dari:
1)nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal
kapital;
2)tanda tangan;
3)nama lengkap;
4)daftar lampiran.
CONTOH 13 ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
48/80
-46-
CONTOH 13
FORMAT TELAAHAN STAF
TELAAHAN STAFTENTANG
.....................................................................
A. PersoalanBagian persoalan memuat pemyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akandipecahkan.
B. PraanggapanPraanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling
berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinankejadian dimasa mendatang.
C. Fakta yang MempengaruhiBagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisisdan pemecahan persoalan.
D. AnalisisBagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalanserta akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, serta pemecahan ataucara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan
E. SimpulanBagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan dan salu cara bertindak atau
jalan keluar sebagai pemecahan percoalan yang dihadapi.
F. SaranBagian saran memuat secara ringkas dan jelas tentang saran tindakan untukmengatasi persoalan yang dihadapi.
Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staf
Tanda Tangan
Nama Lengkap
BAB III ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
49/80
-47-
BAB III
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Persyaratan Penyusunan
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas,
padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam
penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut.
1. Ketelitian
Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan
kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah
bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan
dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan
pengambilan putusan/kebijakan.
2. Kejelasan
Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi.
3. Singkat dan Padat
Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar
(bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).
4. Logis dan Meyakinkan
Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan
gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan
meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga
memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.
5. Pembakuan
Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai
dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari
penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman
isi Naskah Dinas.
B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas
Untuk memberikan identifikasi pada Naskah Dinas, pada halaman
pertama naskah dinas dicantumkan kepala Naskah Dinas, yaitu nama
jabatan atau nama instansi. Kepala nama jabatan digunakan untuk
mengindentifikasikan bahwa Naskah Dinas ditetapkan oleh pejabat negara,
sedangkan kepala nama instansi digunakan untuk mengidentifikasikan
bahwa Naskah Dinas ditetapkan oleh pejabat yang bukan pejabat negara.
Pencantuman kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut.
ditetapkan ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
50/80
-48-
1. Nama Jabatan
Kertas dengan kepala nama jabatan dan lambang negara digunakan untuk
naskah dinas yang ditandatangani sendiri oleh pejabat negara. Kepala Nama
Jabatan berturut-turut terdiri dari gambar Lembaga Negara dan Nama
Jabatan yang seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dicetak di atas
secara simetris. Perbandingan ukuran Lambang Negara dengan huruf yang
digunakan hendaknya serasi dan sesuai dengan ukuran kertas.
2. Nama Instansi/Unit Organisasi
Kertas kepala nama instansi dan logo instansi serta alamat digunakan
untuk Naskah Dinas yang ditandatangani pejabat yang berwenang. Kepala
nama instansi ditulis dengan huruf kapital.Bagi instansi yang telah memiliki ISO dapat mencantumkan di sebelah kanan
atas pada kepala naskah dinas.
C. Penomoran Naskah Dinas
Nomor pada Naskah Dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan.
Oleh karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan
penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.
1. Nomor Naskah Dinas Arahan
a. Surat Edaran
Susunan nomor naskah Surat Edaran terdiri dari tulisan Nomor, nomor
naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan Tahun dengan
huruf kapital, dan tahun terbit.
Contoh penomoran Surat Edaran:
SURAT EDARANNOMOR 09 TAHUN 2013
TENTANGPENINGKATAN INTEGRITAS PEGAWAI DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARADAN REFORMASI BIROKRASI
TERKAIT PEMBERIAN HADIAH/CINDERAMATA
b. Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan
Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan merupakan Lampiran Peraturan,
penomorannya sama dengan nomor Peraturan yang mengantarkannya dan
diletakkan di sebelah kanan atas.
Contoh 1 ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
51/80
-49-
Contoh 1:LAMPIRANPERATURAN MENTERIPENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASIREPUBLIK INDONESIANOMOR ... TAHUN ...TENTANGPEDOMAN
Contoh 2:LAMPIRANPERATURAN MENTERIPENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARADAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIANOMOR... TAHUN ...TENTANG PETUNJUKPELAKSANAAN
c. Surat TugasSusunan penomoran Surat Tugas adalah sebagai berikut:
1)nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
2)kode jabatan penandatangan;
3)bulan (ditulis dalam dua digit);
4)tahun terbit.
Contoh 3: SURAT TUGASNOMOR 08/D-II.PAN-RB/11/2013
08 : Nomor urut Surat Tugas dalam satu tahun
takwim/kalender
D-II : Kode jabatan Deputi Menteri PAN RB Bidang
Kelembagaan dan Tata Laksana
11 : Bulan Ke-11 (November)
2013 : Tahun 2013
2. Nomor Surat Dinas
Susunan nomor Surat Dinas mencakup hal-hal berikut.
a. Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Menteri/Pimpinan Instansi
Surat Dinas yang ditandatangani oleh Menteri/pimpinan instansi terdiri
dari:
1) kode derajat pengamanan Surat Dinas;
2) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
3) singkatan nama jabatan;
4) kode klasifikasi arsip;
5) bulan dan tahun terbit.
Contoh 4 ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
52/80
-50-
Contoh 4:
R-235/M.PANRB/KKA/06/2013
b. Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat di Bawah Menteri
Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat di bawah pimpinan
instansi terdiri dari
1) kode derajat pengamanan Surat Dinas;
2) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);
3) singkatan/akronim instansi;
4) singkatan/akronim satuan organisasi/unit kerja pemrakarsa;
5) kode klasifikasi arsip;
6) bulan;
7) tahun terbit.
Contoh 5:
B-235/ D-IV.PAN-RB /KKA/06/2013
Tahun terbit
Bulan
Kode klasifikasi arsip
Singkatan nama jabatan
Nomor naskah dinas
Kode derajat pengamanan suratdinas yang bersifat rahasia
Tahun terbit
Bulan
Kode klasifikasi arsip
Singkatan/akronim Kem.PANRB
Unit kerja
Nomor naskah dinas
Kode derajat pengamanan suratdinas yang bersifat biasa
3. Nomor ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
53/80
-51-
3. Nomor Nota Dinas/Memorandum
Nota Dinas/Memorandum bersifat internal, dengan susunan penomorannya
sebagai berikut:
a. nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
b. kode jabatan penandatangan;
c. kode klasifikasi arsip;
d. bulan (ditulis dalam dua digit);
e. tahun terbit.
Contoh 6:
Nota Dinas yang ditandatangani Deputi Menteri PANRB Bidang
Kelembagaan dan Tata Laksana Nomor 124/D-II .PAN-RB/11/2013
124 : Nomor urut Memorandum dalam satu tahun
takwim/kalender
D-lI : Kode jabatan Deputi Menteri PANRB Bidang
Kelembagaan dan Tata Laksana
PAN-RB : Singkatan/akronim Kem.PANRB
11 : Bulan Ke-11 (November)
2013 : Tahun 2013
Contoh 7:
Nota Dinas yang ditandatangani Deputi Menteri PANRB Bidang
Kelembagaan dan Tata Laksana Nomor 190/D-II.PAN-RB/11/2013
190 : Nomor urut Memorandum dalam satu tahun
takwim/kalender
D-II : Kode jabatan Deputi Menteri PAN dan RB BidangKelembagaan dan Tata Laksana
PAN-RB : Singkatan/akronim Kem.PANRB
11 : BulanKe-11 (November)
2013 : Tahun 2013
4. Nomor Salinan Surat
Penomoran salinan surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa surat
tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu/
diawasi. Penyebutan nomor salinan surat disusun sebagai berikut:
1.Semua surat yang mempunyai tingkat keamanan sangat
rahasia/rahasia harus diberi nomor salinan pada halaman pertama.
2.Jumlah salinan harus dicantumkan meskipun hanya satu salinan
(salinan tunggal).3. Pendistribusian ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
54/80
-52-
3.Pendistribusian surat yang bernomor salinan harus sama dengan
daftar distribusinya. Daftar distribusi harus dicantumkan sebagai
lampiran.
5. Penomoran semua naskah dinas yang diatur dalam peraturan Menteri ini
wajib dimintakan kepada unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi
Tata Usaha dan Protokol.
D. Nomor Halaman
Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab
dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda
hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas
yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
E. Ketentuan Jarak Spasi
1.Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi.
2.Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah
satu spasi.
3.Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi.
4.Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi.
5.Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.
Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan
estetika, dengan mempertimbangkan isi naskah dinas.
F. Penggunaan Huruf
Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12,sedangkan naskah dinas pengaturan dan penetapan diatur sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan.
G. Lampiran
Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi
nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomor
lanjutan dari halaman sebelumnya.
H. Daftar Distribusi
Daftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat
sekretariat dan digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah.Setiap
distribusi menunjukkan pejabat yang berhak menerima naskah.
I. Rujukan ...
-
7/24/2019 Petunjuk Pelaksanaan TND di Lingkungan Kementrian PAN dan RB
55/80
-53-
I. Rujukan
Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar
acuan atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai
berikut.
1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran,
dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar.
2. Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada
alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal
lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.
a. Dalam hal Surat Dinas memerlukan Rujukan, naskah Rujukan ditulis pada
alinea pembuka, diikuti substansi materi surat yang bersangkutan rujukanlebih dari satu naskah, Rujukan itu harus ditulis secara kronologis
b. Cara menulis Rujukan adalah sebagai berikut.
1)Rujukan Berupa Naskah
Penulisan Rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat tentang
naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut: jenis
naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah
dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas.
2)Rujukan Berupa Surat Dinas
Penulisan Rujukan berupa Surat Dinas mencakupi informasi singkat
tentang Surat Dinas yang menjadi Rujukan, dengan urutan sebagai
berikut: jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal
penandatanganan surat, dan hal.
3)Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik
Penulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (surat yang dikirimkan
melalui sarana elektronik) diatur tersendiri.
c. Rujukan Surat kepada Instansi Nonpemerintah
Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang ditujukan
kepada instansi nonpemerintah.
J. Ruang Tanda Tangan
Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang
memuat nama jabatan (misalnya Sekretaris Kementerian) yang dirangkaikan
dengan nama Kementerian PANRB.
a.Ruang tanda tangan d