MEDLEMSRAPPORTERING FOR <MEDLEMSNAVN> For 2015 KNIF

2

”En av IEHs styrker er flerpartssamarbeidet.”

Til lesere av rapporten En av IEHs styrker er flerpartssamarbeidet. Her spiller medlemsorganisasjonene en viktig rolle ved å bidra med spisskompetanse og ressurser, ved å være pådrivere i rettighetsarbeid og politisk påvirkning, og ved å bidra til å styrke oppslutningen om etisk handel. I tillegg er organisasjonene forpliktet til å stille etiske krav i egne innkjøp. Organisasjonene i IEH er ulike og har dermed også ulikt fokus. For eksempel er arbeidstakerorganisasjoners viktigste mål å styrke fagforeninger og arbeidstakeres rettigheter, og i IEH kan de dele sin kompetanse om dette viktige temaet med andre medlemmer. Frivillige organisasjoner har verdifull kunnskap om lokale forhold i produsentland, de har lokale samarbeidspartnere, og de kan gjennomføre kampanjer for å skape bred oppmerksomhet. Arbeidsgiver‐ og interesseorganisasjoner kan ta tak i problemstillinger medlemmene har felles og slik initiere prosjekter på vegne av mange IEH‐bedrifter. Denne rapporteringsmalen er laget slik at den skal kunne brukes av alle organisasjoner som er medlemmer i IEH. Den enkelte organisasjons rolle og fokus vil bestemme hvor detaljert de enkelte spørsmål kan besvares.

Per Bondevik Daglig leder IEH

3

Fridtjof Leif Gillebo, Direktør i Knif Innkjøp

Medlemskapet KNIF har i IEH er viktig av praktiske såvel som signalmessige årsaker. IEH hjelper oss til å ha en arbeidsmetodikk i forhold til å sikre at leverandøravtalene vi inngår holder nødvendige etiske og miljømessige standarder. Videre får vi et press til å holde oss selv kompetansemessig oppdatert på feltet og i neste rekke kunne være en pådriver overfor våre medlemsorganisasjoners etikk og miljøfokus. Medlemskapet gir oss samtidig et type kvalitetsstempel som styrker brandet KNIF. Når det er sagt er den viktigste oppgaven å få de gode intensjonene til å bli en naturlig del av de daglige og strategiske rutinene såvel som en del av ryggmargsrefleksen til organisasjonen. Dette går ikke av seg selv og er noe vi har på agendaen ved at en dedikert ressurs har dette som en del av sin arbeidshverdag for i den praktiske hverdagen sikre at fokuset tas med i resten av organisasjonen spesielt i forhandlinger og arbeid med samarbeidspartnerne.

Forord fra:

4

Om organisasjonenOrganisasjonsnavn:KNIF

Type organisasjon:Non-profit frivillig virksomhet åpen for organisasjoner, institusjoner og kirkesamfunn.

Beskrivelse av organisasjonen:KNIFs formål er å redusere medlemmenes kostnader og utgifter, slik at mest mulig av deres ressurser kan benyttes til primærvirksomheten. KNIF fremforhandler innkjøpsavtaler på en rekke varer, tjenester og forsikringsprodukter. KNIF forestår ikke selve innkjøpet, men tilbyr avtaler som medlemmene kan dra nytte av. I tillegg bistår KNIF medlemmene i spørsmål knyttet til økonomiske rammebetingelser. Med over 70 landsdekkende kirke- og trossamfunn, organisasjoner, skoler og institusjoner er KNIF landets største tverrkirkelige forening. KNIF har også assosierte medlemmer uten direkte forankring i kristen ideologi og vektlegger nettverksbygging i forhold til disse

Organisasjonens størrelse:Antall ansatte:10

Omsetning (NOK):12,6

Land som omfattes av prioriterte programmer/prosjekter:Norge

Kontaktinformasjon for rapporten:Kontaktperson: Jan Tore RisdalTittel: Rågiver samfunn og kommunikasjonEpost: risdal@knif.noTelefon: 40405994

Innmeldingsår i IEH:2014

Forankring i organisasjonenBeskriv hvordan etisk handel er forankret i organisasjonen:

Navn og stilling på øverste leder med etisk handel som en del av sitt hovedansvar:

5

Fridtjof Leif Gillebo, direktør Kåre Hegle, forhandlings- og utviklingssjef

Strategier og langtidsplaner som omhandler etisk handel:Vi går inn i en risikokartleggingsfase av alle våre samarbeidspartnere. Dette vil i første omgang gjøres som en skrivebordskartlegging internt i KNIF, men vi vil også opprette kontakt med de samarbeidspartnerne hvor vi tydeligst avdekker risiko for brudd på våre etiske retningslinjer. Et annet viktig element for KNIF, er å formidle denne prosessen til våre medlemmer og bruker. Vi tenker vi har et ansvar for å øke bevisstheten rundt gode etiske valg ute hos brukerne av våre avtaler.

Annet

Beskriv hva organisasjonen gjør for å kommunisere internt fokuset og innsatsen som følger av medlemskapet i IEH:Vi kommuniserer fokuset på forskjellige måter og flater: Nyhetsbrev - vi sender ut nyhetsbrev månedlig hvor etisk handel ofte er en viktig del av innholdet. Kundemøter - vi har fokus på vårt arbeid i møter med KNIFs enheter. Spareknifen - medlemsbladet vårt hvor vi skriver om arbeidet. Nettside - opptatt av at det skal ligge relevant informasjon ute på nettsidene. Årsmøtet - tema til diskusjon for KNIFs medlemmer på årsmøtet

Prioriterte aktiviteter/mål i rapporteringsåret

Aktiviteter: Status/framdrift

Kartlegge de 40 samarbeidsavtalene vi har, for å identifisere risiko

Vi har dessverre ikke kommet i mål med dette målet. Arbeidet har startet, men grunnet gjennomføring av pappaperm hos ansvarlig person ligger vi etter på dette punktet. Dette blir et helt sentralt mål også for 2016.

Opprette dialog med samarbeidspartnerne hvor vi identifiserer størst risiko

Siden selve kartleggingsjobben ikke er fullført, har vi ikke opprettet konkret dialog med de samarbeidspartnerne hvor vi identifiserer størst risiko. Vi har selvsagt temaet oppe i typiske risikobransjer, som f.eks. avtalen vi har på profileringsartikler.

Styrke bevisstheten hos våre medlemmer og bruker, som er de innkjøpende enhetene.

Vi har løftet temaet opp ved flere anledinger over for våre brukere. Det være seg i direktemøter, eller i seminarform på KNIF-dagen 2015.

6

Prioriterte aktiviteter/mål for kommende rapporteringsår

Aktiviteter:

Etablere rutiner for å arbeide med forståelsen av våre etiske retningslinjer i møter med alle våre samarbeidspartnere.Gjennomføre overordnet risikokartlegging av alle våre samarbeidspartnere. Etisk handel-ansvarlig gjennomfører dette i samarbeid med avtaleteam/kategoriansvarlig for våre 6 kategorier av avtaler (IT, kontor og administrasjon, kapital, mat, eiendom og reiseliv).Etisk handels-ansvarlig gjennomfører IEHs kurs i risikokartlegging våren 2016.Enda større åpenhet i kommunikasjonen rundt vårt medlemskap i IEH, blant annet gjennom å publisere denne rapporten på KNIFs nettsider, knif.no.

7

“Vi tenker vårt ansvar er å sikre ansvarlige leverandørkjeder for våre brukere og eiere.”

8

1. Styrking av rettigheter og oppslutning om etisk handel

9

Styrking av arbeidstakeres rettigheter, menneskerettigheter, miljø ogantikorrupsjonHar organisasjonen i rapporteringsåret jobbet for å styrke arbeidstakeres rettig-heter, menneskerettigheter, miljøhensyn eller antikorrupsjon utenfor Norge?Nei

Styrke oppslutningen om etisk handelHar organisasjonen i rapporteringsåret gjort tiltak for å styrke oppslutningen om etisk handel:Ja

Hvis ja, beskriv kortfattet de viktigste tiltakene:

Tiltak Beskrivelse

Kommunikasjon til KNIFs enheter Gjennom nyhetsbrev, medlemsblad og nettsider

Sterkere forankring interntAlle ansatte har gjennomført innføringskurs. Dette har skapt større trygghet i oppfølgingen av våre samarbeidspartnere.

Oppfølging av samarbeidspartnereTema i forhandlinger og oppfølgingsmøter med samarbeidspartnerne våre.

Seminar KNIF-dagen 2015 Seminar for innkjøpere av forbruksmateriell.

Deling av kompetanse og erfaringerHar organisasjonen i rapporteringsåret delt kunnskap om eller erfaringer med etisk handel med bedrifter eller andre organisasjoner?Nei

10

2. Oppfølging av leverandører og samarbeidspartnere

11

Forankring av etiske krav hos leverandører og samarbeidspartnereOppgi en nettadresse til organisasjonens retningslinjer for etisk handel, eller legg dem ved:Ligger vedlagt. På vei ut på knif.no.

Beskriv hvordan kravene i retningslinjene blir formidlet til organisasjonens leverandører og samarbeidspartnere:Alle samarbeidspartnere skal skrive under på KNIFs Code of conduct. Vi har årlige møter med samarbeidspartnerne hvor retningslinjene drøftes og problemstillinger løftes opp.

Screening av nye leverandører og samarbeidspartnereBeskriv hvordan organisasjonen innlemmer hensynet til etisk handel når nye leverandører og samarbeidspartnere velges:Sentralt tema i inngåelse av nye samarbeidsavtaler. Drøftes i alle forhandlingsrunder. Vi velger dyrere aktører dersom billigste ikke jobber aktivt med disse spørsmålene.

Oversikt over eksisterende leverandørkjedeBeskriv hva organisasjonen har gjort for å kartlegge risiko for brudd på retningslinjene for etisk handel til de viktigste varer og tjenester som kjøpes inn? Temaet er oppe i årlige markedsmøter med samarbeidspartnerne. Vi skal i 2016 fokusere på å gjennomføre en kartlegging av alle være samarbeidspartnere, og deres arbeid for å forhindre brudd på retningslinjene. Resultatet av denne kartleggingen vil hjelpe oss til å gå i videre dialog med de samarbeidspartnerne vi finner størst risiko for brudd på våre retningslinjer.

Hvis kartlagt, beskriv de viktigste utfordringene som er identifisert. Beskriv spesielt:

Hvilke produsentland som anses å være knyttet til høyest risiko:

Hvilke etiske krav som er mest utsatt for brudd:

Tiltak for å redusere risiko og oppnå forbedringerBeskriv hvilke tiltak organisasjonen har gjennomført for å redusere risikoen for brudd på retningslinjene for etisk handel og bidra til forbedringer:I 2015 har det viktigste for oss vært å forankre arbeidet langt sterkere internt. Dette har gjort alle ansatte tryggere

12

på hvordan håndtere de utfordringene vi har møtt til nå. Systematisk oppfølging av alle samarbeidspartnere årlig, samt tettere oppfølging med enkelte samarbeidspartnere.

13

Kontakt:

KNIFJan Tore Risdalrisdal@knif.no

40405994