sop public relation (ketentuan ghs)

7/23/2019 Sop Public Relation (Ketentuan Ghs)

http://slidepdf.com/reader/full/sop-public-relation-ketentuan-ghs 1/5

Standard Operating Procedure (SOP) Public

Relation ( PR )

1. Ketentuan Penerimaan Kedatangan Tamu (Guest

Handling Services)

Public Relation memiliki kewajiban untuk melayani dan

mendampingi tamu yang datang ke perusahaan baik dari dalam

negeri maupun dari luar negeri.PR bertugas untuk menyiapkan akomodasi serta transportasi tamu.Adapun persiapan dalam penerimaan kedatangan tamu adalah

sebagai berikut :1. Request Guest Handling dari anager GA!. "on#rmasi data$ identitas$ jumlah$ %ight schedule$ budget$ lokasi

hotel dan schedule kegiatan guest selama &isit'. enghubungi hotel untuk kon#rmasi a&ailability$ harga$ dan

tanggal booking sampai dengan mendapatkan kode booking(. enerima dra)t in&oice atau in&oice hotel untuk disampaikan dan

ditindak lanjuti ke bagian keuangan*. empersiapkan Pick +p ,er&ice -andara. empersiapkan transportasi untuk penjemputan :

- i!a transportasi dari "nternal :a. "oordinasi dengan /ri&er Perusahaanb. engecek kesiapan mobilc. empersiapkan anggaran uang bensin$ tol$ dan uang parkir

0 ,tandar biaya umum untuk penjemputan dengan

menggunakan kendaraan kantor atau at cost yang selama ini

diberlakukan - i!a transportasi dari e!sternal #

a. enghubungi Rent a car atau 2a3i ,er&iceb. "on#rmasi tanggal$ jam dan tempat penjemputanc. enanyakan biaya serta cara pembayaran untuk dilaporkan

ke -agian keuangan

". Sc$edule Kegiatan #-erkoordinasi dengan GA anager untuk mengatur schedule

kegiatan tamu selama &isit kantor H4. ,etelah schedule dibuat

koordinasikan kembali dengan 2amu apakah setuju dengan

schedule yang telah dibuat.



%. Ketentuan Penggunaan Ruang &eeting

Perusahaan memiliki berbagai /i&isi dengan kepentingan masing5

masing yang mengharuskan melaksanakan meeting ataupun

membahas berbagai hal yang menyangkut di&isi

tersebut.Perusahaan kita memiliki ruangan meeting yang besar dan

kecil yang disesuaikan dengan jumlah peserta meeting.Adapun langkah5langkahnya sebagai berikut :1. /i&isi mengirimkan request6permintaan penggunaan ruangan

meeting dengan mengisi )orm request penggunaan ruang

meetingPengajuan )orm minimal satu hari sebelum tanggal pemakaian.

0)orm terlampir!. Request dire&iew oleh GA anager dan diberikan Appro&al

Pemberian Appro&al berdasarkan skala prioritas :1.1 eeting /ireksi atau -4/ 0terjadwal atau tidak

terjadwal1.! General eeting1.' eeting +nit berdasarkan pengajuan 0berdasarkan

penerimaan )orm yang di appro&ed. 0)orm terlampir

'. Ketentuan Penggunaan Kendaraan Operasional

river

,etiap di&isi atau person yang akan menggunakan kendaraan

operasional7dri&er harus menjadwalkan6kon#rmasi ke PR minimal 1

hari sebelum hari H untuk dibuatkan jadwal. Adapun langkah5

langkah untuk menggunakan kendaraan operasional kantor adalah

sebagai berikut :1. engisi )orm Penggunaan "endaraan 4perasional 7 dri&er

engajukan )orm minimal satu Hari sebelum tanggal pemakaian

0)orm terlampir!. Request dire&iew oleh GA anager untuk diberikan appro&e'. ,etelah mendapatkan appro&e dari GA anager$ PR memberikan

schedule penggunaan kendaraan operasional kepada di&isi yang

mengajukan permohonan tersebut

(. "oordinasi dengan /ri&er untuk schedule penggunaan kendaraan



*. Travel "+ , OT !ara/an !e Site

Pada saat karyawan akan &isit atau selesai cuti dan akan kembali ke

,ite maka karyawan tersebut harus kon#rmasi ke HR/ untuk

pemesanan tiket. 8angkah5langkah untuk pemesanan tiket untuk

karyawan yang akan tra&el 9n ke ,ite adalah sebagai berikut :1. enerima Request dari HR/ yang sudah diappro&ed oleh

4peration anager!. emesan tiket ke 2ra&el Agent'. endapatkan a&ailability tanggal dan jam tiket dari Agent(. "oordinasi dengan HR/ untuk monitor perjalanan karyawan

untuk issued tiket*. enyerahkan ke GA anager untuk menentukan issueancenya

dari GA anager ke 2ra&el Agent. ,etelah mendapatkan kon#rmasi kode booking melanjutkan

in)ormasi atau email ke HR/ dan 4perational anager. onitor perjalanan karyawan tersebut agar tiba sesuai dengan

jam yang ditentukan

0. &engatur Kegiatan,cara "nternal maupun2!sternal

"egiatan atau Acara terbagi ! yaitu 9nternal dan ;ksternal :"egiatan 9nternal adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh

Perusahaan dan hanya melibatkan karyawan perusahaan saja.

,edangkan kegiatan ;ksternal adalah kegiatan yang melibatkan

pihak luar baik pemerintahan atau &endor6supplier$ dan lain5lain.

5 8angkah5langkah kegiatan "nternal Perusahaan adalah

sebagai berikut :

1. Request Acara dari /irektur ke GA anager!. GA anager menyampaikan ke PR'. <eri#kasi Acara :

• 2ema

• 2ujuan

• 2anggal pelaksanaan

• 2empat

• /urasi

• =umlah peserta• "onsumsi



• -udget

• 2ransportasi

• /okumentasi(. ,etelah mendapatkan kon#rmasi menghubungi tempat

pelaksanaan kegiatan*. Pada hari H memastikan semua kegiatan berjalan lancar. engatur /okumentasi

5 8angkah5langkah kegiatan 2!sternal Perusahaan adalah

sebagai berikut :

1. Request Acara /ari /irektur ke GA anager!. GA anager menyampaikan ke PR'. <eri#kasi Acara :

• 2ema

• 2ujuan• 2anggal pelaksanaan

• 2empat

• /urasi

• =umlah peserta

• 2amu yang akan diundang

• "onsumsi

• -udget

• 2ransportasi

•

/okumentasi(. ,etelah mendapatkan kon#rmasi dari GA anager

menghubungi tempat pelaksanaan kegiatan*. "oordinasi dengan GA anager masalah undangan tamu

yang akan diundang atau dihubungi. emastikan acara berjalan lancar sesuai yang diharapkan. engatur dokumentasi

3. &endu!ung Kegiatan,cara 2!sternal

,etiap acara6kegiatan yang dilaksanakan oleh Pihak luar seperti

Acara >esti&al ataupun yang dilaksanakan oleh "epala /esa kita

wajib untuk berpartisipasi dalam penyelenggaraan acara tersebut.

8angkah5langkahnya adalah sebagai berikut :a. ?omde& atau "aryawan ,ite melaporkan Proposal yang diterima

dari penyelenggara acara kepada GA anagerb. GA anager menyampaikan kepada /irektur dan PR



c. =ika proposal tersebut disetujui dengan besaran dana6anggaran

yang ditentukan oleh /irektur maka GA anager akan

memberitahukan kepada PR untuk mengajukan ke "euangand. onitoring 2rans)er dana Proposal tersebut apakah sudah

diterima dan siapa penerimanya

4. Pengurusan o!umen

,etiap Perusahaan memiliki dokumen5dokumen Perusahaan yang

memiliki keterbatasan waktu dan harus diperpanjang ataupun

diperbaharui. Alur dari pengurusan dokumen adalah sebagai berikut

:1. GA anager akan memberitahukan kepada PR mengenai

dokumen yang akan diurus!. PR koordinasi ke GA anager mengenai dokumen$ perubahan

apa yang akan diurus ataupun permintaan dokumen yang

diharapkan'. GA anager memberikan surat kuasa untuk pengurusan

dokumen dan membuat surat permohonan kepada instansi

terkait(. elaporkan ke bagian "euangan jika ada biaya yang harus

dibayarkan*. engisi budget )orm yang harus disetujui dan ditanda tangani

oleh GA anager dan anager "euangan. engurus dokumen ke 9nstansi terkait

sop public relation (ketentuan ghs)

Documents