rekod elektronik elo draf

7/22/2019 Rekod Elektronik ELO Draf

1/59

1


2/59

Definisi Rekod Elektronik

Electronic records are records communicated and

maintained by means of electronic equipment.

www.records.curtin.edu.au/recordkeeping_m

anual/glossary.html

2
http://www.records.curtin.edu.au/recordkeeping_manual/glossary.htmlhttp://www.records.curtin.edu.au/recordkeeping_manual/glossary.htmlhttp://www.records.curtin.edu.au/recordkeeping_manual/glossary.htmlhttp://www.records.curtin.edu.au/recordkeeping_manual/glossary.html


3/59

Records whose informational content is usually in code

and has been recorded on media such as magnetic

discs, drums, tapes, punched paper cards, or punched

paper tapes, accompanied by finding aids known as

software documentation. The coded information isretrievable only by machine.

http://www.john.curtin.edu.au/society/glossary/

3
http://www.google.com/url?sa=X&start=2&oi=define&q=http://john.curtin.edu.au/society/glossary/http://www.google.com/url?sa=X&start=2&oi=define&q=http://john.curtin.edu.au/society/glossary/http://www.google.com/url?sa=X&start=2&oi=define&q=http://john.curtin.edu.au/society/glossary/


4/59

Definisi Rekod Elektronik

Rekod yang diciptakan :

dengan menggunakan perangkat komputer ;

disimpan dalam media penyimpan elektronik;

yang hanya dapat ditemukan kembali secara

elektronis.

Records created by means of a computing device and

subsequently stored on an electronic storage media

and only retrievable through electronic means

4


5/59

Rekod Elektronik: Rekod elektronik dapat dimanipulasi,

ditransmisikan dan atau diproses oleh komputer

Kumpulan berkas data dan atau informasi yang

dikemas dan disimpan dalam bentuk digital Memerlukan komputer dan perangkat lunak

aplikasi yang sesuai untuk menyimpan dan

menemukan

Media penyimpanan bisa dalam bentuk magnetik

atau optik yang merupakan output komputer dan

perangkat lunaknya

5


6/59

Rekod Elektronik

Format media rekod elektronik tidak merubah

hakekatnya sebagai rekod, namun

bentuk/formatnya mempengaruhi cara penyimpanan

dan pengelolaannya.

6


7/59

Rekod Elektronik

Walau rekod elektronik mudah untuk

dirubah, penting diperhatikan bahwa:

rekod yang diperbaharui (updated) atau

dimanipulasi akan menghasilkan rekod

elektronik baru.

7


8/59

Elemen-elemen Rekod Elektronik

Isi (Content) : adalah tentang isi rekod.

Struktur (Structure):

Tampilan dan susunan isi (mis. tataletak, font, tabel, charts,

grafik, dll.),

hubungan antara rekod dengan rekod lainnya dalam sistem

pengelolaan rekod; informasi tentang software aplikasi yang digunakan untuk

membuat isi rekod ;

informasi tentang sistem (platformnya, hardware, dll,)

Konteks/Keterkaitan (Context): informasi pendukung untukmembantu menjelaskan arti rekod.

informasi identifikasi rekod (judul, pencipta, tanggal penciptaan)

informasi tentang tujuan pembuatan, unit kerja yang

menciptakan, dll

8


9/599

Contoh: Content, Structure dan Context Rekod Elektronik

RECORD/REK

OD

Edaran elektronik yang berisi prosedur pengadaan yang baru

(perbaikan atas Manual prosedur pengadaan departemen) yang

disebarkan secara elektronis ke seluruh staf melalui LAN.Content/Isi Isi edaran ini menjelaskan alasan penambahan prosedur baru yang

dikaitkan dengan bagian dari manual prosedur yang sedang

diperbaiki, dan juga menjelaskan tentang masa berlaku prosedur

baru serta rincian prosedur baru.

Structure/

Struktur

Content Structure(internal: tampilan dan susunan): format edaran

dibuat dengan template pengolah kata; ASCII character set; Bahasa

Inggris; memuat citra/image

System Structure(eksternal: aplikasi, sistem dan tautan): dibuat

dengan Microsoft Word 2007 dengan sistem operasi Microsoft

Windows XP , menggunakan PC IBM Pentium I IV; file edaran

tersimpan di sub-direktori server jaringan Windows NT.

Context/

Konteks

Edaran dibuat oleh Staf Departemen Akunting sesuai dengan

prosedur baku tentang perbaikan peraturan pengadaan. Disahkan

dan diedarkan oleh Pejabat Departmen Akunting yang bertanggung

jawab untuk kegiatan pengadaan, diedarkan kepada seluruh staf

pada tanggal 5 Februari 2008 jam 10.00 am.


10/59

Karakteristik Rekod Elektronik

Rekod elektronik terstruktur secaralogik

berbentuk kumpulan bit dan

byte yang tersimpan dalamaplikasi sistem komputer

mempunyai makna setelah

dimanipulasi oleh program menjadi rekod yang bermakna

dan yang terbaca dilayarkomputer

10


11/59


Rekod elektronik bersifat dinamis dapat

diperbaharui dengan cepat dan mudah

Rekod elektronik dapat dikombinasikan denganmedia

lain mis: teks, suara, gambar; dan dapatditautkan

(linked) ke rekod lainnya

11


12/59


13/59

Kategori Rekod Elektronik

berdasarkan nilainya

2. Impo rtant Reco rd

rekod yang diperlukan untuk

mendukung kegiatan lembaga

Jika hilang atau rusak, masih bisa

diganti walau dengan biaya tinggi

Contoh: rekod personalia,keuangan, dan perpajakan

13


14/59

Kategori Rekod Elektronik berdasarkan

nilainya

3.Useful Reco rd

rekod yang membantu kegiatan

lembaga,

Jika rusak atau hilang dapat

diganti dengan biaya yang relatif

rendah

Contoh: korespondensi (surat-

menyurat) umum, bank s tatement

14


15/59


16/59

Rekod Elektronik

Kecuali komputer, rekod elektronik

bisa juga dibuat dan dikelola oleh

jenis mesin lainnya;

Video reco rder

Voice d ictat ion mach inePeralatan medis yang digunakan

untuk tes diagnostik dan imaging

16


17/59

Isi rekod elektronik

Data kuantitatif, teks, citra/image atau

suara

Setelah proses analisis dan intepretasi,data menjadi informasi yang dikemas

secara elektronis untuk disimpan dan

diproses oleh komputer, peralatan audio

video atau mesin lainnya

17


18/59


Pendukung kegiatan operasional

bisnis

Bertambah jauh lebih cepat

dibandingkan rekod tercetak

Sering lebih lengkap dibandingkan

dengan rekod serupa yang

berformat non-elektronik

Mengandung informasi unik

18


19/59

Perkembangan rekod elektronik

Dipacu oleh makin meningkatnya

perkembangan teknologi komputerdan perangkat lunak pendukungnya

Meningkatnya penggunaan peralatan

video, audio recorders dan Instrumen medis dan scient i f icyang

juga semakin banyak digunakan

19


20/59

Pembuat/Pencipta Rekod Elektronik

20


21/59

Media Penyimpan Rekod Elektronik

Media magnetik (magnetic media)

Cartridge, cassette, floppy disk, hard disk,

magnetic tape, DAT (Digital Audio tape),

videotape Media Optik (optical media)

Optical disk; write-once dan rewriteable

CD-ROM, DVD Optical card = optical memory card = smart

card

21


22/59

22


23/59

23


24/59

24


25/59

Retensi dan Pemusnahan

Rekod Elektronik

25


26/59

Penyimpanan dan Retensi Rekod

Elektronik

Rekod elektronik yang aktif dapat disimpan dalam berbagai

media penyimpanan elektronik

diskette & CDROM, DVD, DAT, external harddisk, flashdisk

Rekod elektronik inaktif:

berfungsi sebagai backup

Dikelola berdasarkan prosedur pengarsipan standar

26


27/59

Retensidan Pemusnahan Rekod Elektronik

Halhal yang perlu diperhatikan:

Rekod elektronik yang dikemas di media yang dapat

dihapus dan digunakan kembali:

Gunakan metode pemusnahan yang tuntas dan aman

rekod tidak dapat dicopy dan atau ditemukankembali

Rekod elektronik yang dikemas di media yang tidak

dapat dihapus:

Lakukan pemusnahan langsung

Rekod elektronik disimpan online dan offline Retensi Online: tidak lebih dari setahun

Retensi Offline: didefinisikan sesuai dengan

kepentingan

27


28/59

Reco rds Safety & Secu r i ty

Pengamanan Rekod (Record Safety):

Tetapkan peraturan pengelolaan hardware dan software

serta media penyimpan lainnya untuk menghindari

kerusakan fisik

Tetapkan peraturan periodic backup files

Tetapkan peraturan yang konsisten dan termonitor

untuk menghindari salah hapus, pemindahan file, dan

inflitrasi virus komputer

28


29/59

Records Safety & Security

Records Secur i ty :

mencegah dan menjaga rekod dari

unathor ised access

Terapkan kebijakan pengamanan sistemdengan konsisten

Buat tingkatan akses rekod untuk

pengguna

Tetapkan tingkatan akses ke tempatpenyimpanan rekod sesuai kewenangan

dan keperluan

29


30/59

Masalah/Kendala

Pengawasan dan pemeliharaan yang kurang memadai

Duplikasi informasi yang tersimpan baik dalam bentukelektronik maupun non-elektronik

Ketergantungan pada hardware/software

Keamanan contentyang rentan

Tempat penyimpanan

Rentan terhadap kerusakan (virus attack)

30


31/59

Manajemen Rekod Elektronik

Pengelolaan rekod (berbagai jenis format rekod:

elektronik, tercetak, bentuk mikro dll) yang

menggunakan sistem dan teknikterautomasi/terkomputerisasi

31


32/59

3 Unsur utama Manajemen Rekod

Elektronik

Kebijakan, strategi , dan budaya kerja organisasi

Prosedur pengelolaan rekod elektronik dalam

suatu siklus hidup rekod

Sistem informasi yang mendukung manajemen

rekod elektronik

32


33/59

33

2 Kelompok SDM Manajemen Rekod Elektronik


34/59

Manfaat Manajemen Rekod Elektronik

Rekod cepat ditemukan

Dapat ditemukan dalam bentuk teks penuh

Menghemat tempat Berbagi penggunaan rekod (melalui LAN)

Keamanan rekod lebih terkendali (tingkatan

akses)

Mudah dalam proses recovery data

34


35/59

Manajemen Rekod yang

baik: Melindungi informasi yang digunakan untuk

mendukung pembuatan keputusan yang efektif

Melestarikan rekod bernilai historis dan melindungiinformasi/rekod vital

Mengurangi biaya operasional dengan penerapanpenggunaan ruang yang efektif

Meningkatkan efisiensi dan produktifitas

Mengawasi penciptaan dan pertumbuhan rekod

Memastikan penerapan kepatuhan pada peraturanyang berlaku

35


36/59

Hasil Manajemen Rekod Elektronik yang

Baik

Membantu Pembuat Keputusan untuk

menetapkan kebijakan dengan lebih

baik/lancar

Meningkatkan efisiensi dan efektifitas

kegiatan

Mengurangi ketergantungan pemakaiankertas

36


37/59

Realita saat ini

Pada umumnya rekod tidak dikelola

dengan semestinya

Jumlah data yang tetap disimpan tanpa

justifikasi bisnis, tidak diketahui

Belum/Tidak adanya sistem

organisasional yang komprehensif

(untuk semua jenis rekod) Belum/Tidak tersedianya pencatatan

(yang memadai) tentang rekod yang

disimpan termasuk rekod elektronik37


38/59

Kendala

Manajemen Rekod tidak/belum dipandang sebagai fungsiyang kritikal danbelum/tidak menjadi fungsi proses bisnis

Rekod tidak dikelola sebagai aset bisnis

Kurangnya koordinasi antara unit manajemen rekoddengan fungsi/unit bisnis lainnya

Peran dan fungsi manajemen rekod tidak didefinisikandengan jelas atau tidak dipahami dengan baik

Terbatasnya/belum adanya prosedur standar

Terbatasnya pelatihan, alat bantu dan pedoman untukend-user

38


39/59

Beberapa faktor yang perlu untuk perbaikan

manajemen rekod elektronik

Buy in dari segenap karyawan

Pemahaman yang baik atas peran pengelola (goodleadership)

Alat bantu dan pedoman pengelolaan rekod elektronik yangselaras dengan proses bisnis JR

Sosialisasi dan pelatihan yang berkelanjutan

39


40/59

Peran Anda

Membantu mengedukasi pengguna untuk memahami:

Pentingnya mengelola SEMUA rekod dalam berbagaibentuk/format

Cara-cara pengelolaan rekod yang baik

Membuat perencanaan pengelolaan rekod yang:

Selaras dengan jadwal retensi

Berlaku untuk rekod tercetak dan elektronik Menjadi pemain dalam proses:

Memberi saran dan umpan balik

Selalu mengupdate informasi

40


41/59

Hasil yang diperoleh

41

Rekod elektronikyang terkeloladengan baik

Efisiensimeningkat


42/59

42


43/59

43


44/59

44


45/59

45


46/59

46


47/59

47


48/59

48


49/59

49


50/59

50


51/59

51


52/59

52


53/59

53


54/59

54


55/59

55


56/59

56


57/59

57


58/59

58


59/59

rekod elektronik elo draf

Documents