Microsoft Word - Standar Operasional Prosedur _SOP_

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN (FKIP)

UNIVERSITAS SERAMBI MEKKAHBANDA ACEH

2010

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT bahwa dengan rahmat dan ijin-Nyalah kami telah menyelesaikan tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) yang akan dipergunakan untuk panduan mahasiswa dalam menjalankan administrasi akademik dan keuangan di Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Serambi Mekkah.

Dalam menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) ini hasil koordinasi dengan Bagian Akademik dan Keuangan yang berisi banyak tentang prosedur- prosedur yang akan dijalankan oleh mahasiswa, seperti prosedur pindah kelas, cuti, aktif, pindah jurusan, dan lain sebagainya.Akhirnya penyusun berharap agar SOP ini dapat dipergunakan sebaik-baiknya oleh bagian-bagian yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur ini.

Banda Aceh, Januari 2010

Penyusun,

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

PROSEDUR PINDAH KELAS

Bagian yang melaksanakan :1. Kaur. Akademik2. Staf Akademik3. Mahasiswa

Tata Cara:1. Mahasiswa membuat surat permohonan pindah kelas ditujukan kepada Bidang. Akademik (tertandatangan)2. Surat permohonan diberikan kepada Staf Akademik3. Staf Akademik memvalidasi permohonan tersebut (apakah layak dapat masuk di kelas baru)4. Bila tidak Informasikan hal tersebut LANGSUNG kepada mahasiswa yang bersangkutan5. Bila layak, staf akademik memberikan acc pada surat permohonan mahasiswa6. Dari staf, mahasiswa membawa surat permohonan acc ke Bidang Akademik7. Mahasiswa mengisi formulir pindah kelas tanda tangan mahasiswa dan mengetahui Bid. Akademik (sebelumnya Akademik harus membuat formulir pindah kelas)8. Mahasiswa membawa formulir pindah kelas acc ke staf akademik9. Staf Akademik melakukan perubahan di Data Situs10. Staf Akademik mengarsipkan dokumen11. Kaur. Mengarsipkan dokumen12. Pindah Kelas Selesai

PROSEDUR PINDAH JURUSAN

Bagian yang melaksanakan :1. Ka. Prodi2. Kaur. Akademik3. Staf Akademik4. Mahasiswa5. Orang Tua Mahasiswa

Tata Cara:

1. Pindah jurusan berlaku apabila mahasiswa telah menempuh mata kuliah sekurang-kurangnya 2 semester2. Mahasiswa membuat surat permohonan pindah jurusan ditujukan kepada Ka.Prodi up.kaur.akademik ditandatangani oleh Mahasiswa (bermaterai 6000) dan mengetahui Orang Tua dengan melampirkan mata kuliah yang telah ditempuh3. Mahasiswa mengisi formulir pindah jurusan tanda tangan mahasiswa dan mengetahui Kaur. Akademik (sebelumnya kaur. Akademik harus membuat formulir pindah jurusan)4. Mahasiswa memberikan formulir acc dan lampiran mata kuliah kepada Ka. Prodi untuk dilaksanakan konversi5. Mahasiswa melakukan pembayaran konversi ke Bagian Keuangan6. Mahasiswa memberikan bukti pembayaran konversi ke Ka. Prodi7. Mahasiswa menerima hasil konversi dari Ka. Prodi dan mencopy 1 lembar8. Mahasiswa memberikan copy hasil konversi ke staf akademik9. Staf Akademik melakukan perubahan pada Situs serta memindahkan status menjadi mahasiswa konversi penilaian dialihkan kepada sistem manual (*.xls)10. Staf mengarsipkan dokumen11. Kaur. Mengarsipkan dokumen12. Ka. Prodi mengarsipkan dokumen13. Selesai

PROSEDUR CUTI KULIAH

Bagian yang melaksanakan :1. Ka.Prodi2. Kaur. Akademik3. Staf Akademik4. Keuangan5. Mahasiswa6. Orang Tua Mahasiswa

Tata Cara:1. Syarat cuti diharuskan dilakukan untuk 2 semester2. Mahasiswa membuat surat permohonan cuti ditujukan kepada Ka.Prodi. Up.Kaur.Akademik ditandatangani oleh Mahasiswa (bermaterai 6000) dan mengetahui Orang Tua dengan melampirkan mata kuliah yang telah ditempuh3. Surat permohonan diberikan kepada Kaur Akademik4. Mahasiswa mengisi formulir cuti tanda tangan mahasiswa dan mengetahui Kaur. Akademik (sebelumnya kabag. Akademik harus membuat formulir cuti)5. Mahasiswa melakukan pembayaran cuti ke Bagian Keuangan6. Mahasiswa mencopy 2 formulir acc dan bukti pembayaran cuti7. Mahasiswa memberikan 2 formulir acc dan pembayaran cuti (copy) ke Kaur. Akademik8. Kaur. Akademik memberikan 1 copy formulir acc dan bukti pembayaran cuti (copy) ke staf akademik9. Staf Akademik melakukan perubahan data pada Situs menjadi (CT)10. Staf. Akademik mengarsipkan Dokumen11. Kaur. Akademik mengarsipkan Dokumen12. Selesai

PROSEDUR AKTIF KULIAH

Bagian yang melaksanakan :1. Ka.Prodi2. Kaur. Akademik3. Staf Akademik4. Keuangan5. Mahasiswa6. Orang Tua Mahasiswa

Tata Cara:1. Mahasiswa membuat surat permohonan aktif ditujukan kepada Ka.Prodi up. Kaur. Akademik ditandatangani oleh Mahasiswa dan mengetahui Orang Tua dengan melampirkan mata kuliah yang telah ditempuh (setelah 2 semester)2. Kaur. Akademik memvalidasi bukti cuti dengan surat permohonan aktif3. Mahasiswa mengisi formulir aktif kuliah tanda tangan mahasiswa dan Kaur. Akademik (sebelumnya kabag. Akademik harus membuat formulir aktif)4. Mahasiswa melakukan pembayaran aktif kuliah ke Bagian Keuangan5. Mahasiswa mencopy 2 formulir acc dan bukti pembayaran aktif6. Mahasiswa memberikan formulir acc dan bukti pembayaran aktif (copy) ke Kaur. Akademik7. Kaur. Akademik memberikan 1 copy formulir acc dan bukti pembayaran aktif (copy) ke staf akademik8. Staf Akademik melakukan perubahan data pada Situs menjadi (AK)9. Staf mengarsipkan dokumen10. Kaur. Mengarsipkan dokumen11. Selesai

PROSEDUR UJIAN SUSULAN

Bagian yang melaksanakan :1. Kaur. Akademik2. Dosen3. Staf Akademik4. Mahasiswa5. Orang Tua Mahasiswa / Pejabat yang memerintahkan

Tata Cara:1. Syarat permohonan ujian susulan mahasiswa dalam kondisi sakit atau tugas kerja2. Syarat permohonan surat ujian susulan diberikan pada saat sebelum masa ujian selesai3. Syarat penyelenggaraan batas ujian susulan dilaksanakan 2 minggu setelah ujian selesai4. Mahasiswa membuat surat permohonan ujian susulan ditujukan kepada Kaur. Akademik ditandatangani oleh Mahasiswa dan mengetahui Orang Tua atau pejabat (bila urusan dinas) dengan melampirkan bukti alasan tidak mengikuti ujian (surat keterangan dokter / jadwal tugas) dan kartu ujian5. Kaur. Akademik memvalidasi surat permohonan dan kartu ujian6. Mahasiswa menerima surat ujian susulan yang telah ditandatangani oleh Kaur. Akademik7. Mahasiswa mencopy surat ujian susulan sebanyak dosen yang akan diberikan8. Kaur. Akademik memberikan cap stampel basah pada surat yang telah dicopy9. Mahasiswa membawa surat ujian susulan kepada Dosen yang bersangkutan10. Setelah ada penilaian, dosen memberikan nilai tersebut kepada staf akademik11. Kaur. Mengarsipkan dokumen12. Selesai

PROSEDUR PEMBUATAN SURAT AKTIF

Bagian yang melaksanakan :1. Dekan2. Sekretaris Dekan3. Kaur. Akademik4. Keuangan5. Mahasiswa

Tata Cara:1. Syarat pembuatan surat aktif, pada mahasiswa yang terbukti secara administratif aktif (lunas angsuran-1)2. Mahasiswa meminta bukti lunas angsuran-1 ke Bagian Keuangan3. Mahasiswa mengisi buku pemesanan surat aktif dengan dibuktikan lunas angsuran-1 dari keuangan4. Kaur. Akademik membuat surat aktif tanda tangan Dekan5. Dekan menandatangani Surat Aktif6. Kaur. Akademik memberikan surat aktif (ttd dekan) ke staf akademik7. Mahasiswa meminta pesanan surat aktif ke Staf Akademik8. Selesai

PROSEDUR PEMBIMBINGAN AKADEMIK DAN PENGISIAN KRS UNTUK REGULER

Bagian yang melaksanakan :1. Bank2. Bagian Keuangan3. Penasehat Akademik4. Staf Akademik5. Mahasiswa

Tata Cara:1. Mahasiswa membayar biaya angsuran-1 ke bank yang telah ditunjuk oleh Bagian Keuangan2. Mahasiswa mengcopy bukti pembayaran3. Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran (asli) angsuran-1 ke Bagian Keuangan4. Mahasiswa mengambil KRS manual yang telah divalidasi oleh Bagian Keuangan5. Mahasiswa mengisi KRS sesuai dengan petunjuk mata kuliah yang telah diterbitkan oleh prodi masing-masing6. Mahasiswa melakukan pembimbingan akademik kepada dosen penasehat akademik yang telah ditunjuk oleh Ka. PRODI7. Dosen penasehat akademik mencatat hasil pembimbingan mahasiswa8. Mahasiswa menyerahkan KRS acc ke Staf akademik (warna biru) dan (warna putih) untuk arsip mahasiswa9. Selesai10. Pembimbingan selanjutnya, mahasiswa tinggal menghubungi Penasehat Akademik (PA) untuk melakukan pembimbingan akademik11. Dosen PA mencatat hasil pembimbingan mahasiswa pada daftar pembimbingan akademik

PROSEDUR PEMBIMBINGAN AKADEMIK DAN PENGISIAN KRS UNTUK (KONVERSI)

Bagian yang melaksanakan :1. Bank2. Ka. Prodi3. Bagian Keuangan4. Staf Akademik5. Mahasiswa

Tata Cara:1. Mahasiswa melakukan konsultasi mata kuliah yang akan diambil sambil mencatat pada kertas kosong dan acc Ka. Prodi2. Mahasiswa mengambil KRS manual kosong ke Bagian Keuangan dengan menunjukkan bukti acc catatan hasil dari Ka. Prodi3. Mahasiswa melihat jadwal kuliah dengan membandingkan mata kuliah yang telah diambil (bilamana terdapat bentrok)4. Bila ada terjadi bentrok, konsultasikan kembali ke Ka. Prodi mengenai alternatif mata kuliah yang akan diambil (ulangi langkah-3 bila terjadi bentrok kembali)5. Bila tidak, mahasiswa mencatat mata kuliah yang diambil pada KRS6. Mahasiswa mendatangi Penasehat Akademik untuk konsultasi akademik dan tanda tangan KRS7. Mahasiswa melakukan konsultasi kepada bagian keuangan tentang berapa biaya yang harus di bayar dengan menunjukkan KRS acc8. Mahasiswa melakukan pembayaran pada Bank yang telah ditunjuk oleh bagian keuangan9. Mahasiswa mencopy bukti pembayaran10. Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran pada bagian keuangan dengan membawa KRS acc untuk divalidasi11. Mahasiswa menyerahkan KRS (biru) validasi keuangan ke Staf Akademik. Dan warna putih untuk mahasiswa12. Selesai

PROSEDUR SPBagian yang melaksanakan :1. Dekan5. Bagian Keuangan2. Ka. Prodi6. PBM3. Kaur. Akademik7. Mahasiswa4. Staf Akademik

Syarat SP :a. Melampirkan copy KHS Nilai mata kuliah yang mendapatkan D dan Cb. Mengisi formulir pendaftaranc. Membayar biaya SP ke bagian keuangand. Maksimum sks yang dapat diambil adalah 12 16 sks e. Peserta SP minimal 10 orangf. Jumlah pertemuan SP adalah minimal 6 kali pertemuan + 1 untuk Ujian

Tata Cara:1. Dekan membuat surat tugas untuk kepanitiaan SP2. Kaur. Akademik membuat pengumuman SP3. Kaur. Akademik membuat formulir pendaftaran SP dan diberikan ke Staf Akademik4. PBM mengumumkan masa pendaftaran SP5. Mahasiswa mengambil formulir ke Staf Akademik6. Mahasiswa mengisi formulir pendaftaran dengan melampirkan foto copy KHS matakuliah yang akan di SP7. Kaur. Akademik merekap hasil validasi dari pendaftaran8. Hasil rekap dikoordinasikan dengan Ka. Prodi dan bagian keuangan untuk ditetapkan dosen pengampu dan untuk menetapkan matakuliah apa saja yang terbit9. Ka. Prodi menetapkan dan menghubungi dosen pengampu matakuliah10. Kaur. Akademik menerbitkan/mengumumkan Mata Kuliah yang akan di SP11. Kaur. Akademik membuat jadwal SP dan menerbitkan jadwal SP12. Mahasiswa menghubungi bagian keuangan untuk menanyakan berapa jumlah yang harus dibayarkan13. Mahasiswa membayar biaya SP ke bank yang ditunjuk berdasarkan petunjuk dari bagian keuangan14. Mahasiswa mengkopi slip pembayaran SP15. Mahasiswa menyerahkan slip pembayaran ke bagian keuangan16. Mahasiswa menyerahkan copy slip yang telah tervalidasi oleh bagian keuangan ke Kaur. Akademik17. Mahasiswa mencatat jadwal SP18. Perkuliahan berlangsung

PROSEDUR UJIAN SP

Bagian yang melaksanakan :1. Dosen2. Staf Akademik

Tata Cara:1. Ujian dilakukan setelah proses perkuliahan SP berakhir sampai dengan 6 pertemuan2. Dosen mengumpulkan soal ujian ke Staf Akademik3. Staf Akademik memberikan tanda terima penyerahan soal ujian4. Staf Akademik menggandakan soal untuk ujian5. Dosen mengambil soal untuk ujian ke Staf Akademik dan Pengawasan langsung di laksanakan oleh dosen Ybs6. Dosen menandatangani bukti pengawasan ujian ke Staf Akademik

PROSEDUR PENGUMPULAN NILAI SP

Bagian yang melaksanakan :1. Dosen2. Staf Akademik

Tata Cara:1. Masa pengumpulan nilai selama 6 hari2. Batas pengumpulan nilai ujian setelah 1 minggu masa ujian selesai3. Dosen mengumpulkan nilai ke Staf Akademik4. Staf Akademik langsung memasukkan ke SITUS5. Staf Akademik mencetak KHS hasil perbaikan 3 hari setelah masa pengumpulan nilai selesai