MAKALAH TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

MICROSOFT ACCES

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Teknologi Informasi dan Komunikasi yang di Bimbing Oleh bapak Anton

Penyusun Makalah Sebagai Berikut:

Eko Fajar Nugroho (135040200111040)

Indriatus Syarifah (135040200111042)

Ajie Setiawan (135040200111072)

Rifdah Aprianti (135040200111....)

BANDUNG

2012

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan karunia-

Nya kami masih diberi kesempatan untuk menyelesaikan makalah yang berjudul Microsoft

Acces. Tidak lupa kami ucapkan terimakasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan

dukungan dan kontribusinya dalam menyelesaikan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih banyak kekurangan

dan kesalahan, oleh sebab itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang

membangun. Dan semoga dengan selesainya makalah ini dapat bermanfaat dan berguna bagi

pembaca

dan

teman-teman

sekalian

.

Amiin...

Bandung, 26 Maret 2012

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ............................................................................................................ i

Daftar Isi .............................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang Penelitian ................................................................................... 1

1.2. Perumusan masalah ......................................................................................... 2

1.3. Tujuan penulisan................................................................................................. 2

1.4. Metode penulisan ............................................................................................ 2

BAB II Landasan Teoritis........................................................................................... 3

BAB III Studi Kasus ................................................................................................... 5

BAB IV Pembahasan .................................................................................................. 8

BAB IV Penutup ....................................................................................................... 14

4.1. Kesimpulan....................................................................................................... 14

4.2. Saran ............................................................................................................ 14

Daftar Pustaka .......................................................................................................... 15

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang

Perkembangan

pendidikan yang bertambah pesat seiring dengan perkembangan

teknologi telah membawa pengaruh besar terhadap perkembangan dunia kampus di

Indonesia. Hal ini terlihat dengan adanya persaingan yang ketat dalam dunia kampus baik

dalam segi pendidikan maupun industri bursa kerja dan lulusan, serta adanya peningkatan

tuntutan mahasiswa terhadap kampus bukan hanya sebatas pendidikan yang diterimanya

tetapi juga peningkatan kualitas mahasiswa dalam aplikasi teknologi informasi setelah berada

di dunia kerja. Persaingan yang semakin ketat ini mengharuskan kampus untuk mengelola

semua sumber daya yang ada secara optimal untuk dapat survive di dunia pendidikan yang

cenderung mengalami perubahan dengan cepat.

Kampus/Universitas merupakan salah satu instansi pendidikan yang memberikan

pelayanan pendidikan dalam memenuhi kebutuhan akan pendidikan di masyarakat, dimana

kampus pada zaman sekarang ini bukan lagi hanya bagaimana seseorang itu mendapat gelar

akademis, tetapi lebih dari sekedar itu. Perkembangan yang sangat signifikan terhadap

berjamurnya Universitas dan Perguruan tinggi di Indonesia, menuntut kita sebagai mahasiswa

harus berupaya meningkatkan keterampilan bukan hanya kemampuan dalam bidang tekstil

saja tetapi juga terkait dalam teknologi informasi yang akan berguna dalam dunia kerja.

Karena itu penulis tertarik mengupas masalah Microsoft Acces pada mata kuliah

Pengantar Komputer dengan tujuan meningkatkan pemahaman dalam aplikasi Microsoft

Acces di kalangan mahasiswa, khususnya di kampus STT Tekstil (Sekolah Tinggi Teknologi

Tekstil).

1

1.2.

1.3.

Perumusan Masalah

1.2.1. Apa yang dimaksud Microsoft Acces?.

1.2.2. Apa Kelebihan dan Kelemahan Microsoft Acces?.

1.2.3. Bagaimana Perkembangan Teknologi Microsoft Acces?.

1.2.4. Bagaimana Optimalisasi Aplikasi Microsoft Acces?.

Tujuan Penulisan

1.3.1. Mengetahui Tentang Microsoft Acces.

1.3.2. Mengetahui Kelebihan dan Kelemahan Microsoft Acces.

1.3.3. Mengetahui Perkembangan Teknologi Microsoft Acces.

1.3.4. Mengetahui Optimalisasi Microsoft Acces.

1.4. Metode Penulisan

Dalam penulisan data, makalah ini penulis menggunakan metode studi kepustakaan

melalui beberapa langkah diantaranya:

Langkah pertama

Langkah kedua

Langkah ketiga

: Mengumpulkan bahan-bahan yang berkaitan dengan

pembahasan.

: Mengklasifikasi data / bahan.

: Menganalisa sejumlah informasi data/bahan yang ada

hubungannya dengan pembahasan makalah.

2

BAB II

LANDASAN TEORI

Basis data (bahasa Inggris: database), (sering pula disebut basis data), adalah

kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat

diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data

tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query)

basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS).

Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Dalam menggunakan Database kali ini dapat menggunakan dalam Microsoft Access

merupakan salah satu software pengolah database yang berjalan dibawah sistem windows.

Microsoft Access merupakan salah satu produk Office dari Microsoft yang dapat menangani

database dengan skala besar maupun kecil. Dalam pengolahan database, Microsoft Access ini

memiliki sarana atau objek-objek yang dapat mempermudah pekerjaan bagi pengguna.

Penggunaan teknologi database di dunia bisnis bermanfaat menghemat waktu dan

biaya karena dengan database yang terkomputerisasi kita bisa banyak menyimpan informasi

seperti mencetak, memuat, menampilkan data yang akurat, memudahkan pengaksesan data,

mengisolasi data untuk di standarisasikan, mengurangi redundasi data dan inkonsistensi. Dan

yang menjadi faktor pertimbangan bagi para pelaku bisnis dalam skala besar adalah apabila

desain yang dibangun tidak cermat dapat menyebabkan hilangnya data yang di butuhkan,

data yang tidak konsisten, proses update yang lambat dan lain-lain.

Manfaat dari pengguna Database :

Sebagai komponen utama atau penting dalam system informasi, karena merupakan

dasar dalam menyediakan informasi

Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi

yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih

efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

Mengatasi kerangkapan data (redundancy data)

Menghindari terjadinya inkonsistensi data

Mengatasi kesulitan dalam mengakses data

Menyusun format yang standar dari sebuah data.

3

Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan

sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau

dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password

terhadap masing-masing data.

Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini

bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database

dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna,

programmer dan administratornya.

Database saat ini diakses, dikelola dan dimanipulasi untuk menghasilkan

informasi yang berguna. Proses manipulasi yang biasanya terjadi adalah pencarian,

penyaringan, sintesis, dan penggabungan data dengan menggunakan aplikasi

database.

Saat ini akan dibahas salah satu aplikasi database yaitu Microsoft Access.

Microsoft Access Adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional

(RDBMS / Relational Database Management System ) yang ditujukan untuk kalangan

rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Microsoft Access merupakan

anggota dari Microsoft Office. Micosoft Access menggunakan basis data Microsoft

Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis sehingga memudahkan

pengguna.

Para pengguna yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan

perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara yang kurang mahir atau masih

belajar dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang

sederhana.

4

BAB III

STUDI KASUS

Studi kasus yang kami lakukan adalah dengan membuat database sederhana tentang

database rental buku berikut contoh kasusnya :

Tampilan menu awal

contoh salah satu tabel Data Buku

5

contoh Query dari tabel data buku dan tabel peminjaman

contoh Form Dari Query diatas

contoh Struk peminjaman dari Query diatas

6

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1.

Pengertian Microsoft Acces

Microsoft Acces 2007 yang untuk selanjutnya disingkat Acces adalah program

aplikasi database populer dan banyak digunakan saat ini. Dengan Acces 2007, Anda dapat

merancang, membuat, dan mengelola database dengan mudah.

Menurut Rahmat, blog.re.or.id, Acces merupakan salah satu software pengolah

database yang berjalan dibawah sistem windows. Microsoft Acces merupakan salah satu

Office dari Microsoft.Inc yang dapat menangani database skala besar maupun kecil.

Secara umum Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah

program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan

perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi

Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft

PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan

juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi

terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office

System 2007.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft

Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua

kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para pengguna/programmer yang

mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang

kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk

mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-

teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat

bantu pemrograman berorientasi objek. Untuk instalasinya membutuhkan space di hardisk

yang lumayan besar. Engine ini hanya bisa dijalankan di lingkup sistem operasi Windows

saja. Untuk keamananya tidak begitu bisa dihandalkan walaupun sudah mengenal konsep

relationship.

7

Komponen Utama (Object)

1. Table

Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan

data sejenis dalam sebuah objek.

Table terdiri atas :

a. Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.

b. Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang

menempati bagian baris.

2. Query ( SQL / Structured Query Language )

Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk

menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data.

Query dibedakan menjadi 2, yaitu :

DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan

obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi antar tabel dan sebagainya.

DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi database, seperti

menambah, mengubah atau menghapus data sertamengambil informasi yang diperlukan

dari database.

3. Form

Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data

(output), memeriksa dan memperbaharui data.

4. Report

Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data

secara efektif.

Tipe Data

Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data

dalam Access, yaitu :

1. Text

Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255

karakter tiap fieldnya. Microsoft Access 2007antar Komputer dan Internet 20092010

2. Memo

Memo

dapat

menampung

64000

karakter

untuk

tiap

fieldnya,

tapi

tidak

bisadiurutkan/diindeks.

3. Number

8

Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses

perhitungan matematis.

4. Date/Time

5. Currency

6. Auto Number

7. Yes/No

8. OLE Object

OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.

9. Hyperlink

10. Lookup Wizard

Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari

tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.

4.2.

Kelebihan dan Kelemahan Microsoft Acces

4.2.1.

Kelebihan

Beberapa pengembang aplikasi professional menggunakan Microsoft

Access untuk mengembangkan aplikasi secara cepat atau yang sering disebut

dengan Rapid Application Development / RAD Tool khususnya untuk pembuatan

program yang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.

Dilihat dari segi perspektif programmer keunggulan Microsoft Acces adalah

kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language

(SQL).

Microsoft Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena

semua table basis data, kueri, form, dan report disimpan di dalam berkas basis data

miliknya. Misalnya untuk membuat query, Microsoft menggunakan Query Design

Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para penggunanya untuk

membuat

query

tanpa

harus

mengetahui

bahasa

SQL

nya.

Bahasa Pemrograman yang digunakan di dalam Microsoft Access adalah Microsoft

Visual Basic for Applications ( VBA ) seperti halnya dalam beberapa aplikasi

Microsoft Office lainnya yang dikeluarkan oleh Microsoft.Inc .

4.2.2. Kelemahan

Ada beberapa kelemahan dalam penggunaan Microsoft Acces diantaranya adalah:

9

Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga

aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung

menggunakan solusi sistem manajemen basis data yang bersifat klien atau

server.

Tingkat keamanan data pada Software ini tidak sesuai untuk pembangunan

sistem yang memerlukan tahap security yang tinggi. Selain itu, sistem ini

tidak sesuai

untuk

menyimpan

data

yang

sangat

besar.

Ini

menyebabkan perusahaan

besar

tidak

memilih software ini untuk

membangunkan sistem mereka.

Kurang fleksibel, Pembangunan sistem ini banyak bergantung kepada

wizard. Oleh demikian, fungsi menjadi kurang fleksibel kerena tata caranya

telah ditetapkan oleh Microsoft Access. Namun begitu, sistem ini masih

lagi sesuai untuk pembangunan sistem data ringkas dan berukuran kecil.

4.3. Perkembangan Teknologi Microsoft Acces dari waktu ke waktu

Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan

dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan

spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer

dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6

megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte

(14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan

tujuh buah disket floppy 3 inci berukuran 1.44 megabyte.

Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data

dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan.

Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami

masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di

bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa beberapa

kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno atau konfigurasi yang tidak

benar.

Nama kode (codename) yang digunakan oleh Access pertama kali adalah Cirrus

yang dikembangkan sebelum Microsoft mengembangkan Microsoft Visual Basic,

10

sementara mesin pembuat form antarmuka yang digunakannya dinamakan dengan

Ruby. Bill Gates melihat purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa

komponen bahasa pemrograman BASIC harus dikembangkan secara bersama-sama

sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat diperluas. Proyek ini dinamakan dengan

Thunder. Kedua proyek tersebut dikembangkan secara terpisah, dan mesin pembuat

form yang digunakan oleh keduanya tidak saling cocok satu sama lainnya. Hal tersebut

berakhir saat Microsoft merilis Visual Basic for Applications (VBA).

Versi

Tanggal

Nama versi Nomor versi Sistem operasi yang

didukung Versi Microsoft Office :

1992

Microsoft Access 1.1

1

Microsoft Windows T/A

1993

Microsoft Access 2.0

2

Microsoft Windows

Microsoft Office 4.3

Professional.

1995

Microsoft Access for Windows 95

7

Microsoft Windows 95 dan

Windows NT 3.51 Microsoft Office 95 Professional.

1997

Microsoft Access 97

8

Microsoft Windows 95/98 dan Windows NT

3.51/NT 4.0 Microsoft Office 97 Professional.

1999

Microsoft Access 2000

9

Microsoft Windows 98/Me, Windows NT

4.0/2000

Microsoft Office 2000 Premium dan Office 2000 Professional.

2001

Microsoft Access 2002

10

Microsoft Windows 98/Me, Windows

NT/2000/XP

Microsoft Office XP Professional.

2003

Microsoft Access 2003

11

Microsoft Windows 2000 (Service Pack 3

ke atas)/XP (Service Pack 1 ke atas)/Server 2003 Microsoft Office System 2003.

2007

Microsoft Office Access 2007

12

Microsoft Windows XP (Service

Pack 2)/Server 2003/Vista/Server 2008 (Beta 2 ke atas)

System 2007.

Microsoft Office

Microsoft Acces 2010.

Perkembangan Microsoft Acces terus mengalami peningkatan seiring dengan

berkembangnya teknologi informatika, maka dari itu pula versi-versi dari Microsoft

Acces akan mengalami perubahan juga.

11

4.4. Optimalisasi (aplikasi) Microsoft Acces dalam kehidupan sehari-hari

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di

dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan

yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan

sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan

sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang

menjalankan

Microsoft Internet

Information

Services (IIS)

dan

menggunakan

Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian, penggunaan Access kurang

disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL Server yang memiliki kemampuan yang

lebih tinggi.

Beberapa pengembang aplikasi profesional menggunakan Microsoft Access untuk

mengembangkan

aplikasi

secara

cepat

(digunakan

sebagai Rapid

Application

Development/RAD

tool),

khususnya

untuk

pembuatan purwarupa untuk

sebuah programyang lebih besar dan aplikasi yang berdiri sendiri untuk para salesman.

Biasanya Karyawan kalau Belanja itu lebih satu barang. untuk itu kita perlu

membuat form (salah satu aplikasi Acces) yang dapat mengakomodasi keperluan

tersebut. Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada anda, tentunya anda akan

segera menyiapkannya anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil

cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan

membuat Laporan Penjualan tersebut dengan menggunakan Report (salah satu aplikasi

pada Microsoft Acces).

Tetapi tidak terbatas pada aplikasi diatas, kita juga dapat membuat aplikasi

Microsoft Acces sesuai dengan kebutuhan yang perlukan misalnya database mahasiswa

di kelas, atau database lainnya.

12

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Ada beberapa kesimpulan yang dapat kita ambil berdasar pada pembahasan diatas,

diantaranya adalah sebagai berikut :

Secara umum Microsoft Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah

program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan

rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah.

Sebuah sebuah program aplikasi tentu Microsoft juga mempunyai kelebihan dan

kelemahan, tetapi untuk sebuah pembelajaran aplikasi sederhana program aplikasi

Microsoft Acces sudah cukup memenuhi kebutuhan kita dalam mengolah

database.

Pembelajaran makalah ini adalah suatu strategi yang memberi peluang kepada

kami untuk mengalami proses belajar melalui bekerja lansung ( Learning by doing ) pada

pembelajaran sesungguhnya.

5.2. Saran

Kita sebagai mahasiswa dan generasi penerus diharapkan belajar dan mampu

mengaplikasikan Microsoft Acces dalam kehidupan sehari-hari.

13

DAFTAR PUSTAKA

http://kunai27.blogspot.com/2007/11/microsoft-access.html

http://windaolyvia.blogspot.com/2011/06/contoh-dbms.html

http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-studies/2068242-

manfaat-database/#ixzz1Khu4wGlQ

http://damayanti.blog.binusian.org/2009/03/24/pengaruh-dan-manfaat-teknologi-

database-dalam-dunia-bisnis/

http://radensomad.com/terbaru-pengertian-data-base-access

http://celticvero.wordpress.com/2011/04/27/penggunaan-database-dalam-microsoft-

access/

http://aditegm.blogspot.com/2010/10/kegunaan-microsoft-access.html

http://www.scribd.com/doc/34981083/15/I-8-7-1-Keuntungan-dan-Kekurangan-

Menggunakan-Access

http://sumberdaya.web.id/2011/aplikasi-microsoft-access-dalam-bisnis-dewasa-ini/

14