buku modul access 07.pdf

7/25/2019 BUKU MODUL ACCESS 07.pdf

1/40

MEMBUAT DATABASE DENGAN ACCESS Halaman 1 Dari 40

A. MENGENAL DATABASE MICROSOFT ACCESS.

Microsof t Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kitamembuat sebuah aplikasi database dalam waktu relatif singkat.Biasanya program ini digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasiyang sederhana.Databaseatau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yangberhubungan dengan suatu obyek, topik atau tujuan khusustertentu. Sebagai contoh buku telepon, data mahasiswa, datapegawai, data pelanggan dan lain-lain.

Database bisa juga diartikan sebagai kumpulan data dan informasidalam jumlah yang banyak. Oleh sebab itu database harus disusundengan kriteria terpola yang jelas sejak awalnya.Ada beberapa istilah dalam pembuatan database yang seringdigunakan. Istilah tersebut : Databasemerupakan kelompok fakta atau keterangan yang

diatur berhubngan dengan pengolahan data, penyediaaninfromasi dan penggunaan referensi.

Fieldmerupakan tempat peletakan suatu informasi Record merupakan kumpulan fakta dan keterangan yang

berhubungan dengan informasi yang ada didalam field.Pembuatan database tersebut dalam program Microsoft Accessdiubah ke dalam bentuk tabel, query, form dan lain-lain.Jadi pembuatan database dalam Microsoft Access mencakup duatindakan utama, yakni : penentuan struktur dari database danpengisian data ke dalamnya. Tindakan pertama berkaitan denganpenentuan dari struktur database yang mencakup penentuanbagian-bagian dari database , seperti : file tabel, field dan primarykey. Sedangkan tindakan kedua adalah pengetikan data ke dalamstruktur tersebut.Dalam Microsoft Access, database itu sendiri merupakan kumpulan

dari beberapa tabel, query, form, report, page, makro dan modulyang semuanya berhubungan atau saling terkait.

Tables, berupa tabel kumpulan data yang merupakankomponen utama dari sebuah database.

Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan datayang memenuhi syarat tertentu dari satu tabel atau lebih.


2/40


Forms, dipergunakan untuk menampilkan data, mengisi datadan mengubah data yang ada dalam tabel atau queriesdengan tampilan (layout) hasil rancangan sendiri.

Reports, dipergunakan untuk menampilkan laporan hasilanalisis data berdasarkan kriteria tertentu (mencetak kelembar kerja).

Pages, dipergunakan untuk mebuat halaman Web (page)berupa data access page yang dapat anda tempatkan diserver sistem jaringan internet.

Macros, untuk mengotomatisasi perintah-perintah yangsering anda gunakan dalam mengolah data.

Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modulaplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai kebutuhananda.

B. Cara Memulai Program MS Access

Untuk menjalankan program Microsoft Access terlebih dahuluprogram tersebut harus sudah terinstall di komputer. Adapunlangkah pengoperasiannya sebagai berikut :

1. Dari layar utama Klik Start2. Klik Program3. Klik Microsoft Accesssehingga muncul kotak dialog berikut :

Dalam kotak dialog ada beberapa pilihan, Yaitu : Blank Access database, untuk membuat sebuah

database baru yang masih kosong. Featured Online Template, untuk membuat sebuah

database baru dengan menggunakan panduan dari access.


3/40


Open Recent Database, untuk membuka file databaseyang ada.

Pilih salah satu dari pilihan tersebut dengan cara mengkliksehingga muncul titik disamping kata-katanya.

4. Sebagai langkah awal, Pilih Blank Access database lalu klik

dua kali5. Sehingga muncul kotak dialog berikut

6. Ketikan nama file yang sesuai dengan keinginan anda padakolom File name. (misalnya nama file DATA MHS AP). Janganlupa tempatkan file anda pada folders yang anda inginkandengan cara klik gambar folder disebelah kanan file_name,sehingga muncul tampilan sebagai berikut :

Kemudian klik ok, sehingga bila diperlukan mudah ditemukan.7. Kemudian pilih Create pada kotak dialog di atas sehingga

muncul tampilan microsoft access berikut :


4/40


8. Selanjutnya anda menentukan dan membuat struktur daridatabase DATA MHS AP. Langkah pertama adalah membuatTables dan seterusnya yang akan dijelaskan pada babberikutnya.

C. Menyimpan data dan Mengakhiri program MS Access

Setelah membuat struktur database (tabel, queries, report dll), makadatabase tersebut perlu disimpan untuk keperluan selanjutnya.Cara penyimpanan yang pertama adalah sebagai berikut : Klik pada menu File kemudian Klik Save (pilih folder tempat

menyimpan data) ketikkan nama file kemudian klik save i atauenter.

Cara menyimpan data yang kedua adalah : Dari layar MS Access, langsung saja tekan Ctrl + Skemudian

beri nama file dan pilih folder tempat menyimpannya,selanjutnya klik saveatau enter.

Sedangkan untuk keluar dari program MS Access yaitu :Klik Menu File kemudian klik exitAtauKlik tombol Close ( ) yang ada di pojok kanan atas jendelaprogram aplikasi MS Access.


5/40


Tabel Adalah kumpulan data yang berhubungan dengan topiktertentu, misalnya, daftar mahasiswa atau daftar pegawai. Denganmenggunakan tabel-tabel yang terpisah untuk tiap topik, artinya andamenyimpan data hanya sekali untuk tiap data, yang mengakibatkandatabase anda lebih efisien dan mengurangi kesalahan pemasukandata. Tabel mengorganisasikan data ke dalam kolom-kolom

(dinamakan field) dan baris-baris (dinamakan record).Field, tempat dimana data atau informasi dalam kelompokyang sama atau sejenis dimasukkan. Filed pada umumnyatersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.Contoh field yaitu NIM, NAMA MAHASISWA, JENISKELAMIN, ALAMAT, KOTA/KAB, KODEPOS, TELEPON.

Record, merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yangbiasanya tersimpan dalam bentuk baris horizontal pada tabel.Contoh : 040006, Wini Mulyani, Perempuan, Jl Setiabudi 229,Kota Bandung, 40154, (022) 2002575.

Untuk merancang/membuat tabel pada MS Access dapatmengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

1. Bukalah Program MS Access dengan mengikuti langkah-langkahpada bab 1 (nama File Database : DATA PONDOK PUSTAKA)sehingga muncul tampilan berikut :

2


6/40


2. Setelah muncul layar tersebut, kemudian pilih View denganmenggerakkan cursor ke sebelah kiri atas dengan lambangnyasebagai berikut :

3. Lalu Klik maka akan muncul gambar

4. Selanjutnya pilih Design View, maka akan muncul kotak dialog SaveAs, lalu ketik Tabel DATA ANGGOTA PONPUS lalu keitk OK. Makaakan muncul gambar sebagai berikut :

5. Perhatikan ada tiga kolom yang harus diisi dalam membuat table,yaitu Field Name, Data Typedan Description.

Filed Name Digunakan untuk memberikan nama field yangakan dibuat. Biasanya singkat dan mudahdiingat.

Data Type Digunakan untuk menentukan jenis data darinama field. Ada 10 jenis data yangbisa anda pilihyaitu :

Text; field diisi dengan huruf, angka, spasi dantanda baca lainnya (maks 255 karakter)

Memo; membuat catatan

Number; field diisi dengan nagka/bilangan

yang akan digunakan untuk perhitunganmatematis.

Date/Time; field diisi dengan tanggal atauwaktu.

Currency; Field diisi dengan nilai uang.

Autonumber; field diisi dengan bilanganberurutan yang secara otomatis diberikan olehACCESS.


7/40


Yes/No;field diisi 2 pilihan.

OLE Object; field diisi dengan obyek/gambar,foto, grafik, atau sisipan dari lembar kerja excelatau word.

Hyperlink; field diisi dengan alamat hyperlink(URL) agar bisa terkait dengan obyek atau

data yang tersimpan dilokasi tertentu.Lookup Wizard; field diisi dengan memilihnilai dari daftar nilai yang didefinisikan sendiridengan menggunakan list box atau combobox.

Description Digunakan untuk memberi penjelasan secaradetil dari nama field yang kita buat.

6. Kemudian isi field, data type dan description seperti tampilan padagambar berikut :

Khusus Field JK, Data Typenya pilih Look up Wizard dengancara mengklik tanda panah disamping cell Data Type.

Setelah mengklik Lookup Wizardselanjutnya akan tampil kotak

dialog Lookup Wizard dan pilih I will type in the values that IWant, selanjutnya Klik Next


8/40


Setelah di klik Next akan muncul dialog lagi lalu isilah kolom(Col1) dengan Perempuan dan Laki-laki seperti nampak padagambar berikut :

Jika sudah memberikan pilihan pada Col1, selanjutnya klik Next,jika muncul kotak dialog berikutnya, pilih/klik Finish. Sehinggakembali ke struktur tabel.

Perhatikan juga Field Property yang dibawahnya. Untuk fieldKODE ANGGOTA ganti Field Size nya menjadi 5 (secaradefault 50), field NAMA dan ALAMAT f ie ld sizenya tetap 50,khusus field TLP RUMAH isi f ie ld size dan input mask. f ield

size10 serta i npu t maskdiisi dengan 9999999

7. Selum menyimpan table, anda diharuskan membuat Primary Keyterlebih dahulu. Caranya klik field yang akan dijadikan primary key,(klik KODE ANGGOTA), selanjutnya klik gambar kunci yang adadiatas (menu toolbar). Sehingga muncul gambar kunci disampingfield KODE ANGGOTA. Perhatikan gambar berikut :


9/40


8. Setelah selesai melakukan pendefinisian struktur tabel, simpanhasilnya dengan cara mengklik menu File, Save (Ctrl + S) atau kliktombol toolbar Save, maka kotak dialog Save As akan ditampilkan.

9. Pada kotak isian Table Name, ketikan nama file untuk tabeltersebut. (ketikan TABEL DATA ANGGOTA). Kemudian klik OK.

10. bila tidak dibutuhkan lagi, tutup jendela pendefinisian tabel tersebutdengan cara mengklik tombol close atau tanda silang ( )disamping atasnya.

11. Setelah selesai merancang dan membuat struktur tabel, langkah

berikutnya adalah mengisi atau memasukkan data pada tabeltersebut dengan cara : Klik nama tabel yang diinginkan (TABEL DATA ANGGOTA) Kemudian Klik tombol OpenAtau dengan cara meng klik dua kali nama tabel yang kita inginkan.Sehingga dilayar monitor ditampilkan datasheet berikut :

12. Dari jendela kerja tersebut, lakukan pengisian data pada setiap selsesuai dengan keinginan anda. Sebagai contoh isilah dengan databerikut :

13. Jangan lupa lakukan penyimpanan (Save). Setelah selesai mengisidata tutup jendela pengisian tabel (Close).

TUGAS 1 :


10/40


Buatlah sebuah database dengan nama file DATA ADPEND. Kemudianbuat struktur tabelnya dengan ketentuan :

Nama Field Tipe Data FieldSize

Catatan

NIM Text 6 Hanya bisa diisi angka

NAMA MHS Text 30TEMPAT LAHIR Text 20

TANGGAL LAHIR Date/Time Long Date/Medium Date

JENIS KELAMIN Lookup Wizard Buat Pilihan

AGAMA Lookup Wizard Buat pilihan

ALAMAT DI BDG Text 50

TLP RMH Text 7 Hanya bisa diisi angka

HP Text 13 Hanya bisa diisi angka

MOTTO HIDUP Text

NAMA AYAH Text

PEKERJAAN AYAH Text

ALAMAT AYAH Text

TLP AYAH TextPENGHASILAN AYAH Number Long Integer

NAMA IBU Text

PEKERJAAN IBU Text

ALAMAT IBU Text

TLP IBU Text

PENGHASILAN IBU Number Long Integer

Lanjutan :

Nama Field Tipe Data Field

Size

Catatan

TINGGI BADAN Text

BERAT BADAN Text

WARNA KULIT Text

JENIS RAMBUT

UKURAN BAJU

NOMOR SEPATU

HOBI

WARNA KESUKAAN

FILM FAVORIT

MUSIK FAVORIT

ASAL SLTA TextDOSEN PA Text

BEASISWA Text

IP 1 Number

IP 2 Number

IP 3 Number

IP 4 Number

IP 5 Number


11/40


IP 6 Number

IP 7 Number

IP 8 Number

IP 9 Number

JUDUL SKRIPSI Text

PEMBIMBING 1 Text

PEMBIMBING 2 Text

IPK Number

YUDICIUM Text

LULUS THN Date/Time

Catatan :Field NIM dijadikan Primary KeyTipe Data dan Field Size bisa diisi sesuai keinginan anda.Simpan struktur tabel tersebut dengan nama file TABEL DATA

MAHASISWA AP Jika sudah selesai membuat struktur tabel, kemudian isilah

dengan data mahasiswa sesuai keinginan anda (kurang lebih 5).


12/40


Query adalah permintaan data kita berupa bahasa bisnis. Querydigunakan untuk melihat, mengubah dan menganalisa dalam berbagaicara. Anda juga dapat menggunakan query sebagai sumber untukrecord-record yang akan digunakan pada form dan report. Membuatquery bisa berdasarkan pada satu tabel saja atau atas dasar dua/lebihtabel.

Ada beberapa manfaat membuat query antara lain : Menampilkan data-data tertentu pada suatu tabel. Contohnya

kita hanya ingin melihat data pada tabel data mahasiswa yanghanya NIM, NAMA, ALAMAT saja.

Menampilkan data dengan dari dua tabel atau lebih dengansyarat antar tabel tersebut ada field yang saling berhubungan

Dapat melakukan operasi penghitungan

Langkah-langkah membuat query dengan Query In DesignView sebagai berikut :

1. Buka program ACCESS.2. Buka file database DATA ADPEND (hasil tugas 1), lalu pilih Create

di toolbar sehingga muncul dialog berikut :

3. Pada jendela database tersebut dengan pilihan obyek queries laluklik dua kali Create Query In Design View. Atau pada jendeladatabase tersebut Klik Create Query In Design View lalu klik Newterus pilih Design View kemudian klik OK, maka akan muncul

jendela kerja Select Query dengan kotak dialog Show Table akanditampilkan. Lihat gambar berikut :

3


13/40


4. Pada kotak dialog Show Table (All Table)s, pilih dan klik tabel yang

diinginkan. Caranya pada Show Table Klik TABEL DATAMAHASISWA AP Klik Add. Atau bisa juga dengan klik 2 kali TABELDATA MAHASISWA AP sehingga tabel tersebut muncul pada kotakdialog Query1. Dari Kotak dialog Show Table klik Close. Sehinggatampilan select query seperti berikut :

Keterangan :Dalam jendela kerja Select Query ada kolom yang harus diisi :

Field = Nama Field yang ingin ditampilkanTable = Nama Table dari Field tersebutSort = Mengurutkan data hasil queryShow = Mengatur Field ditampilkan tidakCriteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan


14/40


5. Pada jendela kerja Select Query tersebut, tempatkan field-field yanganda inginkan pada kolom yang disediakan. Utnuk itu gunakansalah cara berikut :Cara 1 : Mulai dengan kolom pertama, dengan menggunakan tombol

daftar pilihan yang ada pada baris Tablepilih dan klik tabel yang

diinginkan (TABEL DATA MAHASISWA AP), kemudian denganmenggunakan tombol daftar pilihan yang ada pada baris Fieldpilih dan klik field yang ingin ditampilkan (Pilih Field NIM).Dengan langkah yang sama, lanjutkan pengisian kolom-kolomberikutnya. Untuk latihan pilih field selanjutnya yaitu NAMA MHS,TEMPAT LAHIR, TANGGAL LAHIR, JENIS KELAMIN, AGAMA,ALAMAT DI BDG, TLP RMH, HP dan MOTTO HIDUP.

Cara 2 : Pada kotak daftar pilihan field yang ada dibagian atas jendela

kerja Select Query, pilih dan klik nama field yang inginditampilkan kemudian geser (drag) ke posisi kolom yang andainginkan.

Cara 3 : Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela

kerja Select Query, pilih dan klik dua kali nama field yang inginditampilkan. Dengan langkah ini secara otomatis field yang anda

pilih akan ditempatkan pada posisi kolom berikutnya yang masihkosong.

6. Dari salah satu cara di atas dilayar monitor dihasilkan sepertiberikut :


15/40


7. Jika sudah mendefinisikan field yang akan ditampilkan dalam query,Simpan (Save) dan beri nama file QUERY DATA PRIBADI danTutup (Close) jendela kerja Select query.

8. Untuk membuka hasil query yang anda buat, pilih dan klik query

yang diinginkan (pilih file QUERY DATA PRIBADI) kemudian kliktombol perintah Open. Untuk membuka bisa juga dengan Klik duapada nama query yangingin dibuka. Tampilan sebagai berikut :

TUGAS 2 :

Buat 3 query dari Tabel TABEL DATA MAHASISWA AP denganfield-field yang ditampilkan sebagai berikut :

1. NIM, NAMA MHS, NAMA AYAH, PEKERJAAN AYAH, ALAMATAYAH, TLP AYAH, PENGHASILAN AYAH, NAMA IBU,PEKERJAAN IBU, ALAMAT IBU, TLP IBU, PENGHASILAN IBU.Selanjutnya simpan dan beri nama file QUERY DATA ORTU MHS

2. NIM, NAMA MHS, TINGGI BADAN, BERAT BADAN, WARNAKULIT, JENIS RAMBUT, UKURAN BAJU, NOMOR SEPATU, HOBI,WARNA KESUKAAN, FILM FAVORIT, MUSIK FAVORIT.

Selanjutnya simpan dan beri nama file QUERY DATA FISIK

3. NIM, NAMA MHS, ASAL SLTA, DOSEN PA, BEASISWA, IP1, IP2,IP3, IP4, IP4, IP5, IP6, IP7, IP8, IP9, JUDUL SKRIPSI,PEMBIMBING 1, PEMBIMBING 2, IPK, YUDICIUM, LULUS THN.Selanjutnya simpan dan beri nama file QUERY DATA AKADEMIK


16/40


Form digunakan untuk mempermudah anda memasukkan datapada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data danmencetaknya. Kita dapat membuat form dengan fasilitas Create form inDesign View atau dengan Create form by using Wizard.

Yang akan dipelajari dalam pertemuan ini adalah membuat formdengan Create form in Design View. Dengan cara ini kita bisa berkreasisendiri membuat form sesuai dengan keinginan sendiri dan tampilanserta warna yang sesuai selera kita sendiri.

Langkah-langkah pembuatan form dengan Create Form in DesignView adalah sebagai berikut :

1. Buka program Access.2. Buka file database yang kita inginkan (DATA ADPEND), kemudian

pada jendela kerja database pilih Create lalu klik Formsmaka akanmuncul tampilan sebagai berikut :

3. Pada jendela database tersebut klik Create form in Design view,kemudian klik New, sehingga muncul kotak dialog New Form, lihatgambar berikut :

4


17/40


4. Dari kotak dialog New Form, klik Design View(pada kotak putih diatas), sedangkan kotak putih di sebelah kiri untuk membuat formberdasarkan data yang sudah ada. Anda bisa memilih dengan

mengklik data mana yang diinginkan untuk membuat form,selanjutnya anda sorot data yang diinginkan kemudian double klik ,sehingga muncul kotak dialog berikut :

5. Kemudian simpan (Save) form tersebut dan beri nama file FORMDATA PRIBADI.

6. Bila perlu anda dapat memodifikasi kembali rancangan form yangtelah dibuat agar sesuai dengan kebutuhan. Caranya klik dan pilihform yang ingin anda modifikasi kemudian klik tombol toolbarDesign, maka jendela kerja perancangan form (design view) akanditampilkan.


18/40


7. Setiap kita melakukan modifikasi jangan lupa untuk melakukanpenyimpanan (Ctrl + S).

TUGAS :

1. Buat Form dari file QUERY DATA ORTU MHS Selanjutnyasimpan dan beri nama file FORM DATA ORTU MHS

2. Buat Form dari file QUERY DATA FISIK Selanjutnya simpandan beri nama file FORM DATA FISIK

3. Buat Form dari file QUERY DATA AKADEMIK Selanjutnyasimpan dan beri nama file FORM DATA AKADEMIK


19/40


Salah satu tujuan membuat form adalah merancang tampilanpengisian data agar lebih menarik dan bagus sesuai selera kita. Karenaitu kita harus pandai-pandai berkreasi mengatur posisi, warna dan jenishuruf yang kita kehendaki. Berikut beberapa cara berkreasi denganform.A. Mengatur Posisi dan Ukuran Obyek Field pada Sebuah

Rancangan Form.Untuk mengatur posisi dan ukuran obyek field pada sebuahrancangan form, ikuti langkah berikut :1. Pilih dan klik form yang ingin dimodifikasi (file : FORM DATA

PRIBADI), kemudian klik tombol toolbar Design. Jendela

kerja design view akan ditampilkan. Lihat gambar berikut :

Gambar Design Form yang belum diubahKeterangan :

Kotak yang putih seperti disebut obyekfield, tulisan ini tidak boleh diubah karena kotak ini

digunakan untuk mengisi data.Kotak yang berwarna seperti disebut label.Tulisan ini yang bisa diubah atau dimodifikasi misalnya

diubah menjadi .

2. Pilih dan klik obyek field yang akan diubah posisinya (titikpegangan obyek field akan ditampilkan). Arahkan petunjuk

5


20/40


mouse pada bingkai obyek field hingga ditampilkan gambartangan hitam, kemudian geser (drag) obyek field tersebut keposisi baru yang anda inginkan. Dengan langkah ini obyek fieldbeserta labelnya akan ditempatkan di posisi baru.Catatan :

Untuk memilih beberapa obyek field secara

sekaligus, sambil menekan tombol Shift, klik field-field yang anda inginkan.

Untuk memilih seluruh obyek field, pilih dan klikmenu Edit, Select All (Ctrl + A)

3. Apabila anda bermaksud memindahkan obyek fieldnya sajatanpa dengan labelnya, arahkan penunjuk mouse pada titikpegangan (kotak hitam) yang berada di pojok atas sebelah kiriobyek hingga ditampilkan gambar telunjuk tangan hitam,kemudian geser (drag) ke posisi baru yang anda inginkan.

4. Anda juga dapat mengatur posisi obyek field yang anda pilihdengan memilih dan mengklik menu Format, Align. Kemudian

pilih dan klik perataan obyek field yang anda inginkan. Andadapat memilih rata kiri (Left), rata kanan (Right), rata atas(Top), rata bawah (Bottom) dan rata terhadap garis bantu (ToGrid).

5. Pilih dan klik obyek field yang akan anda ubah ukurannnya(titik pegangan obyek field akan ditampilkan). Arahkanpenunjuk mouse pada salah satu titik pegangan hinggaditampilkan gambar panah dua arah, kemudian geser (drag)titik pegangan tersebut sesuai dengan ukuran yang andainginkan.

6. Simpan hasil modifikasi perancangan form tersebut (Ctrl + S).7. Untuk melihat tampilan formnya, pilih dan klik menu View,

Form View atau klik tombol toolbar Form View. Berikutgambar form hasil modifikasi :


21/40


B. Menempatkan Label pada sebuah Rancangan FormUntuk menempatkan label pada sebuah rancangan form, ikutilangkah berikut :1. Pilih dan klik form yang ingin anda modifikasi (klik file FORM

DATA PRIBADI) kemudian klik tombol toolbar Design sehinggajendela kerja design view akan ditampilkan. Jangan lupa pulamenu toolbox harus ditampilkan. Berikut gambar Toolbox :

2. Pada toolbox klik tool Label (klik pada )3. Geser pointer (mouse) tempatkan pada rancangan form (pada

pointer muncul tanda+A )

4. Klik penunjuk mouse tersebut (tekan saja terus) selanjutnyageser dan tentukan panjang lebarnya label yang akan kitabuat, jika sudah yakin lepaskan tekanan pada mouse sehinggamuncul kotak putih seperti berikut :

5. Setelah titik sisip ditempatkan pada rancangan form, ketikkanteks yang anda inginkan.

6. Untuk mengatur jenis huruf, posisi huruf, besarnya huruf,warna huruf dan efek lainnya tinggal klik field yang akan kitaubah, kemudian pilih yang ada pada toolbar (sama seperti MSWORD).


22/40


7. Untuk melihat tampilan formnya, pilih dan klik menu View,Form View atau klik tombol toolbar Form View. Berikutgambar form hasil modifikasi :

C. Membuat Tombol Perintah (Command Button)

Untuk memudahkan anda bekerja dengan form, bila perlu andadapat membuat dan menempatkan tombol perintah berupaCommand Button pada rancangan form. Untuk itu ikuti langkahberikut :1. Pilih dan klik form yang ingin dimodifikasi

rancangannya,kemudian klik tombol toolbar Design. Jendelakerja form design akan ditampilkan. (buka form FORM DATAPRIBADI). Jangan lupa toolbar toolbox harus ditampilkan.

2. Pada toolbox klik tool Commond Button (klik pada ).

3. Arahkan penujuk mouse pada posisi yang anda inginkan padalayar form, kemudian geser (drag) seluas tombol perintah yangakan dibentuk atau cukup klik diposisi yang anda inginkan.Dengan langkah ini kotak dialog Command Button Wizaedyang pertama akan ditampilkan.


23/40


4. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan kategori(Categories) dan aksi (Action). Pada latihan ini pilih RecordNavigation pada kotak Categories dan pilih Goto NextRecord pada kotak Action. Kemudian klik tombol perintahNext, sehingga kotak dialog Command Button Wizard yangkedua akan ditampilkan.


24/40


5. Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik bentuk tampilantombol perintah yang anda inginkan. Anda dapat memilihbentuk tampilan teks (Text) atau gambar (Picture). Untuklatihan ini Klik Picturepilih Go to Next. Kemudian klik tombolperintah Next,

6. Pada kotak putih, ketikkan nama yang anda berikan padatombol perintah tersebut. Untuk latihan ketikan : Data Selanjutnya.

7. Kemudian klik Finish, sehingga hasilnya dapat dilihat sebagaiberikut :


25/40


TUGAS :

1. Modifikasi Form dari file FORM DATA ORTU MHS sesuaidengan selera anda. Pilih jenis huruf, warna huruf, warna

backround, yang sesuai selera anda. Tambahkan pula commondbutton yang diperlukan.

2. Modifikasi Form dari file FORM DATA FISIK sesuai denganselera anda. Pilih jenis huruf, warna huruf, warna backround,yang sesuai selera anda. Tambahkan pula commond buttonyang diperlukan.

3. Modifikasi Form dari file FORM DATA AKADEMIK sesuaidengan selera anda. Pilih jenis huruf, warna huruf, warnabackround, yang sesuai selera anda. Tambahkan pula commondbutton yang diperlukan.


26/40


Report digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan datamenjadi informasi yang siap dicetak ke lembaran kertas. Report dapatdibuat dengan berbagai cara diantaranya kita dapat membuat reportdengan fasilitas Create report by using wizard atau ditata secaramanual dengan fasilitas Create report in design view.

Berikut cara membuat report dengan fasilitas Create byUsing Wizard :

1. Buka program Access.

2. Buka file database yang kita inginkan (DATA ADPEND), kemudianpada jendela kerja database PILIH CREATE, kemudian klikReports.

6


27/40


3. Pada jendela kerja database dengan pilihan obyek reports tersebut,klik dua kali Create report by using wizard. Kotak dialog ReportWizard yang pertama akan ditampilkan.

4. Pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabel atauquery yang ingin anda jadikan report. (sebagai latihan pilih querydengan nama file QUERY DATA PRIBADI).

5. Pada kotak daftar pilihan Available Fieldsmuncul nama-nama fieldyang bisa dijadikan report, kemudian pilih field yang kita inginkan

dan klik tombol sehingga field tersebut pindah ke kotak daftarpilihan Selected Fields. Lakukan hal yang sama untuk memilihnama-nama field yang lain. (Sebagai latihan pilih field NIM, NAMAMHS, TEMPAT LAHIR, TANGGAL LAHIR DAN JENIS KELAMINsehingga field tersebut pidah ke kotak Selected Fields).


28/40


Catatan :Apabila anda ingin memindahkan seluruh field yang ada di

Available Fields klik tombol maka seluruh field akan berpindah kekotak daftar pilihan Selected Fields.

6. Setelah memilih tabel dan field yang ingin disertakan, klik tombol

perintah Next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya. Kotakdialog Form Wizard yang kedua akan ditampilkan.

7. Dari kotak dialog tersebut, klik tombol perintah Next, sehinggamuncul kotak dialog Report Wizard yang ketiga.

8. Apabila report yang terbentuk ingin ditampilkan dengan urutantertentu, pada tombol daftar pilihan yang disediakan, pilih dan kliknama field yang akan dijadikan kunci pengurutan serta klik tombol

metode pengurutan (ascending/descending) yang anda inginkanuntuk latihan Pilih NIM dan urutkan secara Ascending). Kemudianklik Next, maka kotak dialog Report Wizard yang keempat akanditampilkan.


29/40


9. Pada kotak dialog Report Wizard yang keempat, lakukan pemilihasebagai berikut :

Pada kotak dialog Layout, beri tanda atau klik tombolpilihan bentuk layout report yang anda inginkan (sebagailatihan pilih Tabular)

Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihanoreientasi report, apakah report ingin tercetak secaratertidur (Landscape) atau secara tegak (Portrait).

Kemudian klik tombol perintah Next, maka kotak dialog ReportWizard yang kelima akan ditampilkan.


30/40


10. Pada kotak daftar pilihan gaya tampilan report (style), pilih dan kliksalah satu gaya report yang anda inginkan. Kemudian klik tombolperintah Next, untuk melanjutkan langkah berikutnya. Kotak dialogReport Wizard yang terakhir akan ditampilkan.

11. Pada kotak isian What title do you want for your report? Ketikkan

judul report yang anda rancang (ketikkan LAPORAN DATAMAHASISWA ADMINISTRASI PENDIDIKAN). Kemudian untukmengakhiri perancangan report, klik tombol perintah Finish.


31/40


12. setelah tampil preview dari report yang kita buat, maka selesailahpembuatan report. Tutup jendela kerja tersebut. Sehingga kembalike jendela kerja database ADPEND.

13. untuk merubah tampilan report anda tinggal memilih file report yangakan diubah, kemudian pilih Design.

14. Untuk mencetak ke kertas, buka file report yang ingin kita cetak,kemudian pilih danklik menu File, Print(Ctrl + P) kotak dialog Printakan ditampilkan. Definisikan dan kllik OK.

TUGAS :

1. Buat file report dari file QUERY DATA ORTU MHS sesuaidengan selera anda. Pilih tampilan yang sesuai selera anda. Berinama file LAPORAN DATA ORTU MHS.

2. Buat file report dari file QUERY DATA FISIK sesuai dengan

selera anda. Pilih tampilan yang sesuai selera anda. Beri namafile LAPORAN DATA FISIK.

3. Buat file report dari file QUERY DATA AKADEMIK sesuaidengan selera anda. Pilih tampilan yang sesuai selera anda. Berinama file LAPORAN DATA AKADEMIK.


32/40


Untuk memudahkan menu navigasi semua obyek pada filedatabase yang telah anda rancang, kita dapat membuat menu navigasi.Untuk membuat menu navigasi bisa dengan Switchboard atau berupaForm yang bisa anda buat sendiri.

Menu navigasi ini dibuat untuk mengaitkan satu file ke file yanglain dengan satu klik saja, sehingga kita tidak perlu lagi mengklik namafile yang kita tuju, tetapi dengan satu klik kita lagsung bisa membukafile yang kita inginkan.

Dalam latihan ini kita akan membuat menu navigasi denganForm. Langkah-langkahnya sebagai berikut :1. Buka file database yang anda inginkan (buka file database DATA

ADPEND),klik Forms yang ada di bawah Objects. Sehinggamuncul tampilan forms berikut :

2. Pada jendela kerja database dengan pilihan obyek forms tersebut,klik dua kali Create form in Design view, maka jendelaperancangan form akan ditampilkan.

7


33/40


3. perbesar area form yang akan kita gunakan untuk penempatanmenu, dengan cara menggeser (drag) garis batas kiri danbawahnya. Bila perlu beri warna latar belakang dengan memilihdan mengklik tombol toolbar Fill/Back Color.

4. Gunakan tombol toolbox Label untuk membuat teks dan judul.Sebagai contoh lihat gambar berikut :

5. Lanjutkan dengan membuat tombol perintah pemilihan menu. KlikCommand Buttonpada toolbox. Penunjuk mouse akan berubahbentuk menjadi simbol tombol perintah dengan tanda + .Arahkan penunjuk mouse lalu geser (drag) atau klik di posisi yangkita inginkan pada lembar form. Dengan langkah ini anda akanmasuk pada kotak dialog Comman Button Wizard tang pertama.

6. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan ketgori dan aksi.Pada kotak Categories pilih Form Operations dan pada kotakActions pilih Open Form. Kemudian klik tombol perintah Nextsehingga kotak dialog Comman Button Wizard yang keduaditampilkan.


34/40


7. Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik form yang ingin andabuka. (pilih FORM DATA PRIBADI). Kemudian klik tombol peritahNext, maka kotak dialog Command Butuun Wizard yang ketigaakan ditampilkan.

8. Agar form dibuka dengan menampilkan seluruh record yang ada,beri tanda atau klik tombol pilihan Open the form and show allthe record. Kemudian klik tombol perintah Next, maka kotakdialog Command Button Wizard yang ke empat akan ditampilkan.


35/40


9. Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik bentuk tampilan tombolperintah yang anda inginkan. Dalam latihan ini pilih Text,kemudian ganti teks yang ada (ketikkan DATA PRIBADIMAHASISWA). Kemudian klik Next, maka kotak dialog CommandButton Wizard yang kelima akan ditampilkan.

10. Pada kotak dialog tersebut, klik tombol perintah Finish. Denganlangkah ini tombol perintah berupa menu akan ditempatkan.

11. Coba anda modifikasi tampilan tombol DATA PRIBADIMAHASISWA sesuai selera anda. Ubah jenis huruf, warna hurufserta ukurannya. Seperti contoh berikut :


36/40


12. Simpan hasil modifikasi perancangan form tersebut dan beridengan nama file MENU UTAMA.

13. Pastikan layar kembali ke Object Form.14. untuk melihat tampilan formnya pilih dan klik menu View, Form

Viewatau klik tombol toolbar Form View.

TUGAS :

Dari form MENU UTAMA tersebut, tambahkan menu-menu perintahdengan Common Button. Perintah tersebut untuk membuka FORMDATA AKADEMIK, FORM DATA FISIK, dan FORM DATA ORTU MHSserta perintah Menutup Program atau tombol-tombol perintah yangdiperlukan oleh anda. Sebagai contoh perhatikan gambar berikut.


37/40


Sebagai penutup dalam latihan pembuatan database ini adalahmengatur agar menu navigasi berupa form otomatis ditampilkan.Sehingga setiap kita membuka database ini akan langsung tampil formyang kita jadikan navigasi (dalam hal ini FORM MENU UTAMA).

Untuk mengatur agar menu navigasi berupa form secaraotomatis ditampilkan pada saat file database dibuka, langkah-langkahnya sebagai berikut :1. Pilih dan klik menu Tools, pilih Startup, maka kotak dialog Startup

akan ditampilkan.

2. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pengaturanberikut :

Pada tombol daftar pilihan Display Form/Page, pilih danklik FORM MENU UTAMA.

Hilangkan tanda yang ada disamping DisplayDatabase Windows dan Display Status Bar dengancara mengklik pada kotak putih tersebut.

Bila perlu pada kotak isian Application Title, ketikkannama baris judul yang anda inginkan.

Bila perlu pada kotak isian Application Icon, ketikkanlokasi dan nama file icon yang ingin digunakan.

3. Klik OK

8


38/40


4. Tutup file database dan program aplikasi Access, kemudian bukaatau aktifkan kembali file database tersebut (database DATAADPEND). Dengan langkah ini menu navigasi berupa form akanotomatis ditampilkan. Sehingga pada layar monitor akan langsungtampil file FORM MENU UTAMA.

TUGAS AKHIR :

Buatlah sebuah database (nama file : NAMA dan NIM ANDA).Kemudian buatlah strukturnya serta field-fieldnya sesuai dengan seleraanda. Ketentuan struktur menunya adalah sebagai berikut :


39/40


SELAMAT DATANG DI LABORATORIUMADMINISTRASI PENDIDIKAN

DATA PRIBADI

DATA MAHASISWADATA DOSEN/TU

DATA KELUARGA

DATA MENGAJAR

DATA FISIK

DATA PRIBADI

DATA ORANG TUA

DATA AKADEMIK

DATA FISIK

FIELD-FIELD YANG ANDABUAT SENDIRI (BUAT

FORMULIR ATAUPENGISIAN DATA)

FIELD-FIELD YANG ANDABUAT SENDIRI (BUAT

FORMULIR ATAUPENGISIAN DATA)


40/40


Budi Permana, 2000, 36 Jam belajar Komputer Microsoft Access,Elex Media Komputindo, Jakarta

Fathansyah, 1999, Basis Data, Informatika, Bandung

Tim Instruktur Lab Adpend, 2004, Modul Microsoft Access,

Laboratorium Jurusan Administrasi Pendidikan FIP UPI,Bandung

Raymond McLeod Jr, 2004, Sisitem Informasi, (terjemah olehHendra Teguh), Indeks, Jakarta

Rijanto Tosin, 1999, Kursus Kilat 24 Jurus Microsoft Access,Dinastindo, Jakarta

buku modul access 07.pdf

Documents