modul awal access (1)

7/23/2019 Modul Awal Access (1)

http://slidepdf.com/reader/full/modul-awal-access-1 1/13

DATABASE DAN TABLE

Tujuan

:

Mengenal Obyek Database pada Microsoft Access

Membuat

Database

Membuat Table

Mengatur Property Field pada Tabel

1.1 Database

Pada

Microsoft

Access,

database

merupakan

tempat

menyimpan

data

yang

terstruktur

dan

skematis.

Database

pada

Microsoft

Access

2007

diwujudkan

secara

fisik

berupa

satu

file

dengan

ekstensi

.accdb.

Satu

database

dapat

memuat

beberapa

object

seperti

pada

table

berikut.

Tabel I. Object-object pada Database Microsoft Access 2007

Nama

Object

Fungsi Table

Digunakan

untuk

menyimpan

data

Query

Merupakan

fasilitas

untuk

memilih

dan

mengubah

isi

data

(modifikasi

data).

Form

Digunakan

untuk

antarmuka

pengisian

data

Report

Digunakan

untuk

mencetak

isi

data

ke

piranti

keluaran

(printer)

Macro

Digunakan

untuk

menyimpan

sekumpulan

instruksi-instruksi

yang

sering

digunakan

secara

rutin

Module

Digunakan

untuk

menuliskan

kode-kode

tambahan

diluar

instruksi

rutin,

dan

dapat

digunakan

oleh

semua

form.

Membuat Database Baru

Aktifkan

Access,

pada

panel

utama,

pilih

blank

database.

Di

sebelah

kanan

panel,

pada

text

File

Name,

tuliskan

nama

file

yang

akan

menjadi

nama

database

tersebut.

Pada

Access,

nama

database

biasanya

identik

dengan

nama

file,

dan

pada

Access

2007,

diberi

ekstensi

file

.accdb.



Perhatikan

juga

lokasi

tempat

menyimpan

file

tersebut.

Jika

tidak

ditentukan

secara

spesifik,

biasanya

file

database

otomatis

akan

disimpan

pada

folder

MyDocuments.

Jika

ingin

mengganti

lokasi

penyimpanan

file,

klik

icon

folder

di

sebelah

kanan

text

File

Name.

Pada

tutorial

ini,

akan

dibuat

sebuah

database

dengan

nama

“Pegawai”.

Klik

tombol

“Create”.

1.2

Table

Tabel

merupakan

tempat

fisik

untuk

menyimpan

data.

Agar

data

dapat

disimpan

dengan

baik,

maka

table

harus

dibuat

dengan

format

yang

sesuai

dengan

keperluan

data

tersebut.

Satu

table

akan

terdiri

dari

satu

atau

beberapa

field

(ditampilkan

sebagai

kolom),

dan

dapat

diisi

dengan

satu

atau

beberapa

data

(satu

data

disebut

dengan

record,

ditampilkan

sebagai

baris).

Setiap

field

harus

diberi

nama

dan

harus

didefinisikan

tipe

data

serta

ukurannya

(panjang

field),

misalnya

berupa

angka,

huruf,

tanggal

dan

lain-lain.

Ukuran

ditentukan

dari

tipenya,

misalnya

untuk

tipe

data

angka,

ukurannya

dapat

berupa

bilangan

bulat

atau

pecahan.

Untuk

bilangan

bulat,

misalnya,

dapat

dibagi-bagi

lagi

menjadi

beberapa

jenis

tergantung

dari

berapa

banyak

nilai

yang

akan

ditampung.

Jika

ditentukan

integer,

misalnya,

maka

nilai

yang

dapat

ditampung

maksimum

adalah

32000.

Jika

ingin

lebih

dari

32000,

dapat

dipilih

tipe

data

Long

Integer.

Primary

key

adalah

field-field

yang

dipilih

untuk

menjaga

keunikan

data

dalam

satu

baris/record.

Primary

key

dapat

berupa

satu

field

atau

gabungan

beberapa

field

(composite

key).

Satu

table

biasanya

selalu

memiliki

satu

field

sebagai

primary

key.

Langkah-langkah

membuat

table

secara

umum

adalah

:

1.

Definisikan

nama

field-field

penyusun

table

(struktur

table)

2.

Definisikan

tipe

data

dan

ukuran

setiap

field

3.

Tentukan

Primary

Key

4.

Lengkapi

property

setiap

field

5.

Hubungkan

field

dengan

field

dari

table

lain

(jika

table-table

tersebut

saling

berhubungan).

Membuat Table

Database

yang

baru

dibuat

belum

diisi

dengan

apapun.

Biasanya,

Access

akan

langsung

menampilkan

menu

untuk

membuat

table.

Table

dapat

dibuat

dengan

menggunakan

dua

cara

tampilan

yaitu

Design

view

dan

Datasheet

View.

Gambar

di

bawah

menunjukkan

tampilan Datasheet View.

Biasanya

Access

langsung

menganggap

kolom

pertama

pada

Datasheet

View

ini

sebagai

Primary

key,

dan

diberi

judul

kolom

“ID”.

Untuk

menambah

kolom

baru,

cukup

klik

text Add New Field.



Untuk

mengubah

judul

kolom,

klik

2x

pada

judul

kolom

dan

tuliskan

nama

kolom

baru.

Untuk

menentukan

tipe

data

setiap

kolom

/

field,

gunakan

menu

Datasheet

di

bagian

atas.

Setelah

menuliskan

semua

kolom,

table

tersebut

dapat

disimpan

untuk

dimodifikasi

lebih

lanjut.

Biasanya,

modifikasi

table

lebih

mudah

dilakukan

menggunakan

Design

View.

Untuk

menyimpan

table

klik

tanda

close

(x)

di

sebelah

kanan

atas

table,

atau

klik

kanan

pada

bagian

atas

table

dan

pilih

menu

Save As.



Untuk

melihat

tampilan

pada

design

view,

klik

pada

nama

table,

dan

klik Design View

Berikut

ini

tampilan

pada

Design

View

Tipe

data

dapat

diubah

melalui

pilihan

pada

kolom

sebelah

kanan

(Data

Type)

dan

ukurannya

dapat

diubah

melalui

tab General di

bagian

bawah

tabel.

Beberapa

Properties

pada

Tab

General

:

Field Size

Digunakan

untuk

menentukan

ukuran

field.

Ukuran

field

akan

tergantung

pada

tipe

datanya.

Jika

field

berupa

text,

maka

ukurannya

adalah

banyaknya

karakter

pada

text

tersebut.

Sedangkan

untuk

field

bertipe

number

(angka),

maka

ukurannya

adalah

tipe

bilangan

tersebut

apakah

bilangan

bulat

(integer,

long

integer),

atau

bilangan

real

(single,double),

dan

seterusnya.

Format



Digunakan

untuk

menentukan

format

tampilan

data,

biasanya

untuk

tipe

data

angka

atau

tanggal

(Date).

Bebeapa

contoh

format

misalnya

format

angka

dan

tanggal

seperti

pada

gambar

berikut

:

(a)

Format

Angka

(b)

Format

Tanggal

Input Mask

Digunakan

untuk

menentukan

format

masukan

data,

misalnya

untuk

kode

yang

sudah

ditentukan

format

tertentu

seperti

3

karakter

huruf

besar,

2

karakter

angka,

dan

seterusnya.

Misalnya

untuk

pemasukan

nomor

telpon

:

(kode

area)

–

(no

telpon)

:

xxx

–

yyyyyyyy

Input

Mask

dapat

diterapkan

dengan

dua

cara

yaitu

dengan

menggunakan

contoh

yang

sudah

tersedia,

dengan

cara

menekan

tombol

di

sebelah

kanan

input

mask

dan

memilih

contoh

pada

kotak

dialog

seperti

gambar

berikut,

atau

dengan

mengisikan

sendiri

format

yang

diinginkan.

Input

Mask

dapat

dibuat

sendiri

dengan

menggunakan

format-format

karakter

seperti

pada

Table

2.

Setiap

karakter

mewakili

format

tertentu.

Tabel

2

.

Karakter

pada

InputMask

Karakter

Keterangan

0

Hanya

dapat

diisi

dan

harus

diisi

dengan

angka,

0

sampai

9,

tidak

boleh

ada

tanda

–

atau

+.

9

Hanya

dapat

diisi

(boleh

dikosongkan)

dengan

angka

0

sampai

9,

tidak

boleh

ada

tanda

–

atau

+.

#

Boleh

diisi

dengan

angka

atau

dikosongkan.

Spasi

akan

ditampilkan

kosong

ketika

pengisian

data,

teta i

s asi

koson

akan

dihilan kan

ketika

data

disim an.

L

Harus

diisi

den an

huruf

A

hin a

Z

?

Boleh

diisi

dengan

huruf

A

hingga

Z



A

Harus

diisi

dengan

angka

atau

huruf,

tidak

boleh

kosong.

a

Boleh

diisi

dengan

angka

atau

huruf

&

Harus

diisi,

isi

boleh

berupa

karakter

apa

saja

atau

spasi

kosong

C

Boleh

diisi

atau

tidak

diisi,

isi

boleh

berupa

karakter

apa

saja

.

,

;

-

/

Pemisah

untuk

tanda

decimal,

ribuan,

tanggal

dan

waktu.

Karakter

mana

yang

sebenarnya

digunakan

bergantung

pada

regional

setting

komputer

pada

control

panel.

>

Mengubah

semua

karakter

menjadi

huruf

kecil

<

Mengubah

semua

karakter

menjadi

huruf

besar

!

Membuat

agar

inputmask

menampilkan

karakter

dari

kanan

ke

kiri.

\

Menentukan

agar

karakter

yang

diikuti

oleh

tanda

\

ditampilkan

sebagai

karakter

literal,

misalnya

\A,

akan

ditampilkan

sebagai

“A”.

Jika

inputmask

diisi

dengan

“Password”

maka

semua

karakter

yang

diisikan

pada

text

tersebut

akan

diubah

menjadi

karakter

(*),

tetapi

disimpan

sebagai

karakter

aslinya.

Format

pada

inputmask

hanya

berlaku

pada

pengisian

data

dan

tidak

berlaku

pada

saat

import

data

atau

menjalankan

query.

Jika

pendefinisian

inputmask

dilakukan

bersama-sama

dengan

pendefinisian

Format,

maka

tampilan

data

akan

mengikuti

property

Format

dan

inputmask

akan

diabaikan.

Tetapi

data

tetap

akan

disimpan

seperti

pada

inputmask,

dan

format

tidak

akan

mengubah

isi

data,

hanya

mengubah

tampilan

data.

Tabel

berikut

ini

menunjukkan

beberapa

contoh

penggunaan

format

input

mask.

Tabel 3. Contoh Penggunaan Format pada Input Mask

Format

Keterangan dan Contoh Isi Data

(000)

000-0000

(206)

555-0248

Harus

diisi

dengan

angka

0

sampai

9,

tidak

boleh

dikosongkan.

(999)

999-9999

(206)

555-0248

atau

(

)

555-0248



Boleh

dikosongkan,

tetapi

jika

diisi,

maka

hanya

dapat

diisi

dengan

angka

(000)

AAA-AAAA

(206)

555-TELE

Tiga

karakter

pertama

dalam

tanda

kurung

harus

diisi

dengan

angka.

Karakter

berikutnya

boleh

diisi

dengan

karakter

apa

saja,

tetapi

tidak

boleh

dikosongkan

#999

–20

atau

2000

Boleh

diisi

/

tidak

diisi.

Tetapi

jika

diisi,

harus

diisi

dengan

angka.

>L????L?000L0

GREENGR339M3

atau

MAY

R

452B7

>

,

Semua

karakter

akan

diubah

menjadi

huruf

besar

L

,

Karakter

pertama

harus

berupa

huruf

????,

empat

karakter

berikutnya

boleh

kosong

L

,

karakter

ke

enam

harus

diisi

huruf

?,

karakter

ke

tujuh

bebas

000,

karakter

ke

8-10

harus

diisi

dengan

angka

L

,

karakter

ke

11

harus

diisi

dengan

huruf

0,

karakter

ke

12

harus

diisi

dengan

angka

>L0L

0L0

T2F

8M4

>

,

Semua

karakter

akan

diubah

menjadi

huruf

besar

L0L,

karakter

pertama

dan

ketiga

harus

berupa

huruf,

karakter

kedua

harus

berupa

angka.

Diselingi

dengan

satu

spasi

kosong

0L0

,

karakter

ke

lima

dan

ketujuh

harus

berupa

angka.

00000-9999

98115-

atau

98115-3007

Hanya

lima

karakter

pertama

yang

harus

diisi

dengan

angka,

karakter

berikutnya

boleh

diisi

boleh

dikosongkan.

Jika

diisi,

hanya

dapat

diisi

dengan

angka.

>L<??????????????

Maria

atau

Brendan

Karakter

pertama

akan

diubah

menjadi

huruf

besar,

minimal

harus

diisi

dengan

satu

karakter,

dan

karakter

berikutnya

akan

diubah

menjadi

huruf

kecil,

Maksimum

15

karakter.

SSN

000-00-0000

SSN

555-55-5555 Karakter

pertama

dimulai

dengan

karakter

“SSN”,

dan

diikuti

dengan

sisa

karakter

yang

harus

berupa

angka

>LL00000-0000

DB51392-0493

Caption

Digunakan

untuk

memberi

judul

kolom

yang

berbeda

dengan

nama

field.

Judul

yang

tertulis

pada

caption

akan

ditampilkan

pada

table

dan

form.

MIsalnya

ada

field

dengan

nama

: kd_brg,

dapat

diberi

caption

“Kode

Barang”

untuk

memudahkan

user

memahami

maksud

field

tersebut.

Default

Value

Digunakan

untuk

menentukan

nilai

yang

otomatis

akan

diisikan

jika

kolom

tersebut

dikosongkan.

Validation Rule dan Validation Text

Validation

Rule

digunakan

untuk

menentukan

aturan

atau

kondisi

yang

harus

dipenuhi

oleh

data

yang

akan

diisikan

pada

kolom

tersebut.

Misalnya,

untuk

field stock,

maka validation rule

nya

adalah

>=0,

artinya

tidak

boleh

mengisikan

stok

negatif.

Validation

Text

digunakan

untuk

menentukan

pesan

yang

akan

ditayangkan

jika

terjadi

pelanggaran

aturan

penulisan

yang

sudah

ditetapkan

pada

Validation

Rule.

Contoh

:



Ketika

table

dijalankan,

dan

dicoba

mengiskan

nilai

negatif

pada

field

stock,

database

akan

menampilkan

pesan

sebagai

berikut

:

Validation

Rule

dapat

juga

diisi

dengan

nilai

antara,

misalnya,

umur

pegawai

antara

18

hingga

65

tahun,

maka

pada

validation

rule

dapat

dituliskan

:

>=18

AND

<=

65

Required dan Allow Zero Length

Property

Required

digunakan

untuk

menyatakan

apakah

field

tersebut

harus

diisi

melalui

proses

entri

data

atau

tidak

Property Allow Zero Length

digunakan

untuk

menentukan

apakah

field

tersebut

boleh

dikosongkan

(Yes)

atau

harus

ada

isinya

(No).

Indexed

Property

Indexed

digunakan

untuk

mempercepat

fasilitas

pencarian.

Jika

Index

ditetapkan,

maka

field

tersebut

akan

diurutkan

sehingga

mempermudah

pencarian.

Index

dapat

dipilih

Duplicates

OK

atau

No

Duplicates.

Jika

dipilih

Duplicates

OK,

berarti

field

yang

ditentukan

sebagai

index

boleh

diisi

dengan

data

yang

sama,

sedangkan

jika

dipiilh

No

Duplicates

berarti

tidak

boleh

ada

isi

data

yang

sama

pada

field

tersebut.

Text

Align

Text

align

digunakan

untuk

menentukan

perataan

text,

misalnya

justified,

rata

kiri

(left)

atau

rata

kanan

(right).



Membuat

Primary

Key Untuk

menentukan

sebuah

field

sebagai

primary

key,

dapat

dilakukan

dengan

dua

cara

yaitu

dengan

menyorot

field

yang

dipilih

dan

klik

simbol primary key

pada

bagian

menu

(gambar

kiri)

atau

klik

kanan

pada

field

tersebut

dan

pilih

menu primary key (gambar

kanan).

Jika

lebih

dari

satu

field

yang

akan

dibuat

menjadi

primary

key,

sorotlah

field-field

tersebut

secara

bersamaan,

klik

kanan

dan

pilih

menu primary key.

Tab Lookup

Tab

lookup

digunakan

untuk

mengatur

isi

sebuah

text

yang

biasanya

berupa

pilihan

tertentu.

Sumber

pilihan

data

dapat

berupa

nilai

yang

diisikan

sendiri,

atau

diambil

dari

table

lain.

Untuk

mengatur

lookup,

display

biasanya

dibuah

menjadi

combo

box

atau

listbox.

Berikut

ini

contoh

pengaturan

lookup

pada

field

“Status”

yang

akan

diisi

dengan

2

pilihan

nilai

yaitu

“S”

dan

“M”.



1.

Klik

field

status,

klik

lookup.

Ubah

property

“Display

control”

menjadi

“combo

box”

2.

Pilih

property

Row

source

type

menjadi

Value

list

3.

Isi

property

row

source

dengan

nilai

pilihan,

masing-masing

dipisahkan

dengan

tanda

titik

koma

(;),

Save

table.

4.

Jika

Lookup

akan

mengacu

ke

table

lain,

pilih

Row

Source

Type

“Table/Q uery”,

dan

pada

Row

Source,

pilih

nama

tabel

yang

akan

diacu.Biasanya

field

pada

tabel

lain

yang

diacu

adalah

field

Primary

Key

yang

disimpan

sebagai

field

pertama.

Misalnya

ingin

mengacu

pada

tabel

t_pegawai

dengan

field

pertama

adalah

“NIP”.



Column

Count

digunakan

untuk

menentukan

berapa

banyak

kolom

dari

table

yang

diacu

akan

ditampilkan.

Jika

diisi

lebih

dari

1,

maka

combo

box

akan

menampilkan

beberapa

kolom

dari

table

yang

diacu,

tetapi

hanya

satu

field

yang

akan

disimpan

(bound

column

=

1).

Setelah

table

disimpan

dan

dijalankan

kembali,

maka

tampilan

kolom

NIP

akan

menjadi

seperti

gambar

berikut.

5.

Jika

Row

Source

Type

diisi

dengan

table/Query,

tetapi

hanya

ingin

menampilkan

nilai

tertentu

dari

table

tersebut,

maka

kita

dapat

membangun

sebuah

query

(akan

dibahas

lebih

lanjut).

Misalnya,

hanya

ingin

menampilkan

NIP

dari

table

“t_pegawai”,

yang

isi

field

gol

=

“2”

saja.

Pada

saat

mengisi

Row

source,

klik

tanda

titik

tiga

(…)

di

bagian

kanan

row

source

hingga

terbuka

panel

query

seperti

gambar

berikut

:

Klik

Yes,

akan

ditampilkan

panel Query Builder seperti

pada

gambar

berikut.

Klik

field-field

yang

akan

ditampilkan

(NIP

dan

Nama),

klik

field

Gol

(untuk

menentukan

criteria

data),

dan

pada Criteria

isikan

ketentuannya

yaitu

Gol

=

“2”.

Uncheck

bagian Show

di

bawah

field

Gol

untuk

mengatur

agar

isi

data

field

Gol

tidak

ditampilkan.



Isi

criteria

data

yang

ingin

ditampilkan

Unchek

bagian

Show

Setelah

selesai,

klik

kanan

pada

query

builder

dan

pilih

menu

Close

Pada

kotak

dialog

berikut,

pilih

YES

Hasil

query

tadi,

maka

row

source

akan

terisi

dengan

perintah

Query

seperti

pada

gambar

berikut

:

Simpan

table

dan

jalankan

seperti

biasa.

Perhatikan

data-data

yang

ditampilkan

pada

kolom

NIP

tersebut.