materi10_revisi

7/23/2019 materi10_revisi

http://slidepdf.com/reader/full/materi10revisi 1/24

Present By Erma Sulistyo Rini,

SE.,MM.Kom

Manajemen Pengadaan Proyek



Manajemen Pengadaan

Proyek Pengadaan barang berarti memperoleh

barang dan atau jasa dari sumber/rekananluar.

Istilah lainnya termasuk pembelian danoutsourcing.

Manajemen Pengadaan adalah prosesyang dilakukan untuk mendapatkanbarang/jasa yang dibutuhkan dalamsebuah proyek yang berasal dari sumber/rekanan luar yang terlibat dalampengadaan

Kegiatan pengadaan di Indonesia yang

diselenggarakan oleh pemerintah diatur



Proses Pengadaan1. Pengadaan oleh tim internal proyek

adalah proses yang dilakukan untukmendapatkan barang/jasa yangdibutuhkan dalam sebuah proyekyang berasal dari sumber dalam

proyek

2. Pengadaan oleh tim eksternal proyek atauoutsource

adalah proses yang dilakukan untukmendapatkan barang/jasa yangdibutuhkan dalam sebuah proyekyang berasal dari sumber /rekananluar yang terlibat dalam pengadaan



Perdebatan tentangrekanan diluar proyek/outsourcingo Beberapa perusahaan, seperti

'al(Mart, lebih memilih untuktidak melakukan outsourcing,sementara perusahaan lainmelakukan banyakoutsourcing.

o Kebanyakan organisasimelakukan beberapa bentukoutsourcing untuk memenuhi

kebutuhan )I mereka dan



Mengapa Outsource*

+ntuk mengurangi biaya tetap dan biaya

yang dibayar berulang(ulang.

+ntuk memungkinkan organisasi klienagar okus pada bisnis utama.

+ntuk mengakses keterampilan dan

teknologi.

+ntuk memberikan -eksibilitas.

+ntuk meningkatkan akuntabilitas /

pertanggungjaaban



)ahapan ManajemenProyek

1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaanProses menentukan apa yang dibutuhkan,kapan dibutuhkan dan bagaimana prosespengadaannya, harus diputuskan apa

yang harus diambil dari luar, tipe kontrakdan menggambarkan kerja yang harusdilakukan oleh distributor.

2. Perencanaan Kontrak Kerjasama

Proses menggambarkan kebutuhanproduk atau servis yang diperlukan,kriteria evaluasi dan Statement of workS!"#, $e%uest for Proposal $&P#



'. Permintaan respon dari distributor

yaitu proses memperoleh informasi,

tanggapan, penawaran atau proposaldari penjual

(. )emilih *istributor

yaitu proses memilih suplier yangpaling potensial melalui proses analisissuplier potensial dan negosiasi

+. dministrasi kontrak kerja sama

yaitu formalisasi pernyataan kerjasama

-. Penutupan Kontrak



roses ana emen enga aanProyek

Proses meliputi

%.Meren0anakan Pengadaan Prosesmendokumentasikan keputusan pembelian,menentukan pendekatan, danmengidenti1kasi penjual yang potensial

dalam proyek. 2tahapan peren0anaanpembelajaan dan pengadaan sertaperen0anaan kontrak kerjasama3

#.Melakukan Pengadaan Proses

mendapatkan respon penjual, memilihpenjual, dan pemberian kontrak.

4.Mengadministrasikan Pengadaan Prosesmengelola hubungan pengadaan,

pemantauan kinerja kontrak, dan membuatperubahan dan koreksi yang diperlukan.



5lat dan )eknik untukRen0ana Pengadaan

o 5nalisis make-or-buy 2membuat(atau(membeli3 teknik manajemen umumdigunakan untuk menentukan apakahsuatu organisasi harus membuat suatuproduk atau layanan jasa tertentu didalam organisasi atau membeli dari pihaklain.

o Sering juga menggunakan analisiskeuangan.

o Para ahli, baik internal maupun eksternal,dapat memberikan masukan yang pentingdalam pengambilan keputusan kegiatan



6ontoh Menyea(atau(

Belio 5sumsikan 5nda dapat menyea item

yang 5nda butuhkan untuk proyek

sebesar Rp.7$$.$$$/hari. +ntuk membeliitem tersebut, biayanya adalahRp.%#.$$$.$$$ ditambah biaya

operasional harian Rp."$$.$$$/hari.

o Berapa hari anda akan menyea jikabiaya yang anda keluarkan sama denganbiaya pembelian *

o &ika anda menggunakan lebih 4! hari

apakah anda harus menyea atau



Solusi Menyea atauMembeli

uat persamaan dengan d day/hari# sebagaiitem yang digunakan 0

*$ 33.333d 4 *$.12.333.333 5*$.(33.333d

noted 0 Kurangkan *$.(33.333d dari kedua

bagian, maka akan didapatkan0*$ (33.333d 4 *$ 11.-33.333dnoted0 agi kedua bagian dengan

*$.(33.333, maka akan didapatkan0 *$ (33.333/(33.333 4 *$

11.-33.333/(33.333% 8 #9d8#9:% 8 4$ hari

Maka d 8 4$ hari artinya 6ika item tersebut

diperlukan lebih dari '3 hari, maka lebihekonomis untuk melakukan pembelian.



K;)R5K<5 PER&5&I5

K;)R5K



Kontrak o

Kesepakatan saling mengikat yangmeajibkan penjual untuk menyediakanproduk atau jasa tertentu dan meajibkanpembeli untuk membayar mereka.

o =ungsinya Kontrak dapat memperjelas

tanggung jaab dan mempertajam okuspada produk utama yang dihasilkan darisuatu proyek.

o 5lasan kontrak dibutuhkan

%. Kontrak bersiat mengikat se0arahukum,

#. Kontrak memiliki akuntabilitas yanglebih untuk memberikan pekerjaanartinya digunakan sebagai pedoman

dalam bekerja sebagaimana ter0antumdalam kontrak.



&enis Kontrak o Berbagai jenis kontrak dapat digunakan dalam

situasi yang berbeda Kontrak ?arga )etap atau Lump Sum Meliputi

harga total tetap untuk sebuah produk atau jasayang dide1nisikan dengan baik.

Kontrak Biaya Reimbursable Meliputipembayaran kepada penjual untuk biayalangsung dan tidak langsung.

Kontrak 'aktu dan Material Kombinasi antarakontrak harga tetap dan kontrak penggantian

biaya, sering digunakan oleh konsultan. Kontrak Satuan ?arga Meajibkan pembeli

untuk membayar kepada penjual jumlah yangtelah ditetapkan per unit layanan.

o Sebuah kontrak tunggal dapat men0akup

keempat kategori ini, jika memang masuk akal



Klausul kontrak

Kontrak harus men0akup klausulkhusus untuk mempertimbangkanmasalah unik dalam kegiatanproyek.

Memerlukan berbagaipengalaman pendidikan ataupengalaman kerja untuk hak(hak

upah yang berbeda. Sebuah termination clause

merupakan klausul kontrak yangmemungkinkan pembeli atau

pemasok untuk mengakhiri

C t t St t t f W k



Contract Statement of Work(SOW Perjanjian Kontrak

Kerja

o Sebuah perjanjian kerja yang berisideskripsi pekerjaan yang diperlukanuntuk kegiatan pengadaan.

o S;' digunakan sebagai bagian darikontrak untuk menggambarkan hanyapekerjaan yang diperlukan untukkontrak tertentu, hal itu disebutperjanjian kontrak kerja.

o S;' adalah jenis pernyataan ruanglingkup kegiatan pengadaan.

o Sebuah S;' yang baik memberikanpara penaar 2rekanan yang melakukanpenaaran3 pemahaman yang lebih



!emplate Pernyataan Kerja 2S;'3%. @ingkup Kerja Menjelaskan pekerjaan yang harus

dilakukan se0ara detil. Mentukan perangkat keras danperangkat lunak yang diperlukan se0ara tepat dan

sesuai dengan pekerjaan.#. @okasi Kerja Menjelaskan di mana pekerjaan harus

dilakukan. Menentukan lokasi perangkat keras danperangkat lunak serta dimana orang harus melakukanpekerjaan.

4. Periode Kinerja Menentukan kapan pekerjaan dimulaidan diakhiri, jam kerja, jumlah jam yang dapatditagih per minggu, dimana pekerjaan harusdilakukan, dan inormasi mengenai jadal terkait.

". &adal produk yang dihasilkan Memberikan datarproduk khusus yang dihasilkan, menggambarkannya

se0ara rin0i, dan menetukan kapan jatuh tempo atauharus diselesaikan.

!. Standar yang dapat diberlakukan Menentukanstandar(standar spesi1k setiap perusahaan/industriyang rele>an dengan pelaksanaan pekerjaan.

A. Kriteria Penerimaan Menjelaskan bagaimana

organisasi pembeli akan menentukan apakahpekerjaan dapat diterima.

R=P C R=D



R=P C R=Dyaitu proses mempersiapkan beberapa dokumen

yang diperlukan bagi penjual potensial untukmempersiapkan tanggapan mereka dan

menentukan kriteria e>aluasi untuk penghargaankontrak.1. $e%uest for Proprosal

yaitu permintaan proposal dari penjual yang prospektif

artinya dokumen yang digunakan untukmencari/mendapatkan penawaran/proposal dari supplier yang

prospektif berbagai cara untuk melakukan pengadaan#Sebuah proposal merupakan suatu dokumen yangdisiapkan oleh penjual ketika ada pendekatan yangberbeda dalam memenuhi kebutuhan pembeli

2. $e%uest for 7uote

yaitu Permintaan ?arga artinya dokumen digunakanuntuk meminta datar lelang atau penaaran dari0alon pemasok.

)ender atau penaaran, adalah dokumen yangdisiapkan oleh penjual yang memberikan harga untukitem standar yang se0ara jelas telah ditentukan olehpembeli

Perm ntaan nt



Perm ntaan untuProposal

)ujuan Permintaan proposal @atar Belakang ;rganisasi

Persyaratan <asar

@ingkungan "ard#are dan Soft#are

<eskripsi Proses Permintaan proposal

Pernyataan Kerja dan Inormasi &adal @ampiran lain(lain

5. Ikhtisar sistem saat ini

B. Persyaratan Sistem

6. olume dan ukuran data<. Isi tanggapan $endor 2penjual3 yang

diperlukan untuk permintaan proposal

E. 6ontoh Kontrak

6 t h @ b E l i



6ontoh @embar E>aluasiProposal

PR;P;S5@ % PR;P;S5@ # PR;P;S5@ 4

Kriteria Bobot

Penilaian

Skor Penilaian

Skor Penilaian

Skor

Pendekatan )eknis 4$F

PendekatanManajemen

4$F

Kinerja Masa @alu #$F

?arga #$F

)otal Skor %$$F



Mengelola KegiatanPengadaan

Memastikan baha kinerjapenjual/rekanan memenuhi persyaratankontrak.

Kontrak berhubungan dengan hukum, jadi penting agar para proesional yangmengerti hukum dan kontrak terlibat

dalam menulis dan mengelola kontrak.Banyak manajer proyek mengabaikan

masalah kontrak, yang dapatmengakibatkan masalah serius.



2Mengakhiri Kegiatan

Pengadaan3

Meliputi penyelesaian setiap kegiatanpengadaan proyek.

)im proyek harus

Menentukan apakah semua pekerjaanselesai dengan benar danmemuaskan.

Memperbarui 0atatan untukmen0erminkan hasil akhir.

Mengarsip inormasi untukpenggunaan di masa yang akandatang.

Kontrak itu sendiri harus men0akuppersyaratan penerimaan dan



Membantu Penutupan

Kontrak

5udit pengadaan mengidenti1kasipelajaran yang didapat melaluiproses pengadaan.

Sebuah sistem manajemen records 2pen0atatan3 memberikankemampuan untuk dengan mudah

mengatur, menemukan, danmengarsip dokumen(dokumen yangterkait dengan kegiatan pengadaan



SEKI5 <5 )ERIM5 K5SI?

materi10_revisi

Documents