panduan pengelolaan website

7/22/2019 Panduan Pengelolaan Website

1/21

KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA i

UNIVERSITAS SURABAYALEMBAGA PENELITIAN

Kajian

Pengelolaan Web-site untuk Universitas Surabaya

oleh : Sugata Pikatan

Surat Tugas No: 06/ST-306/Pusbangdaya/III/1997

Abstrak :

Kajian ini dimaksudkan untuk memberikan filosofi dasar ke-

beradaan Web universitas dalam rangka menuju profesion-

alisme layanan informasi moderen, seiring dengan derap

kemajuan teknologi dan era globalisasi menjelang akhir

abad XX.

April 1997


2/21

KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA ii

DAFTAR ISI

Judul i

Daftar Isi ii

Pengantar iii

BAB I Fungsi dan Pengelolaan Web-site

1

Apa web-siteitu? 1

Fungsi web-site 2

Pengelolaan web-site 4

BAB II Web dan Universitas 6

Mengapa universitas harus tampil dalam web? 6BAB III Web di Universitas Surabaya 8

Harapan untuk web Ubaya 8

Realitas web yang sudah ada 9

BAB IV Kesimpulan dan Saran 11

Pekerjaan yang tesedia 11

Personil web-site 12

Rujukan 15

Lampiran 17

Contoh web-page :

Lampiran A : Web MIT (Massachusett Institue of Technology - USA)

Lampiran B : Web University of Cambridge - UK

Lampiran C : Web University of Adelaide - Australia

Lampiran D : Web AIT (Asian Institute of Technology - Thailand)

Lampiran E : Web NUS (The National University of Singapore)

Lampiran F : Web Fakultas Teknik Universiti Kebangsaan Malaysia

Lampiran G : Web The Chinese University of Hong Kong

Lampiran H : Web STTS (Sekolah Tinggi Teknik Surabaya)

Lampiran I : Web Universitas Tujuh Belas Agustus, Surabaya


3/21

KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA iii

PENGANTAR

Kebutuhan informasi yang terus meningkat serta perkembangan teknologi ko-

munikasi komputer yang mutakhir telah mengubah wajah peradaban dunia dalam be-

berapa tahun terakhir ini. Hadirnya jaringan internet beserta cyber-spacenya telah

melahirkan bidang baru yang amat potensial dilihat dari berbagai aspek. Universitas Su-

rabaya sudah memutuskan untuk masuk ikut serta dalam trend masa depan ini dengan

dibukanya web-site dengan URL : http://www.ubaya.ac.id. Web-siteUbaya ini

telah berjalan lebih dari setahun dengan segala usahanya menanggulangi hambatan dan

kesulitannya. Server yang sering down, kecepatan transfer data yang rendah, pelang-

garan privacy pengguna email, persoalan data security, sering mewarnai perjalanan

hidup web Ubaya yang masih tergolong bayi ini.

Kiranya desakan pembaruan di dalam pengelolaan web Universitas Surabaya

sudah dirasakan segenap lapisan civitas academica di lembaga ini. Desakan tersebut su-

lit dibendung karena keinginan untuk maju yang demikian besar. Dari pihak pengelo-

lanya sendiri juga ada keinginan senada, terbukti dengan terbitnya surat edaran PKSI

(Pusat Komputer dan Sistem Informasi) tentang permintaan naskah homepageke selu-

ruh subsistem di lingkungan universitas (surat nomor 061/PKSI/III/1997).

Seiring dengan hasrat pembaruan dan pengembangan web-site Ubaya yang

menggebu, dirasakan perlu perumusan filosofi penyelenggaraan web-site itu sendiri

serta pengkajian sistem pengelolaannya yang tepat di Ubaya. Kajian ini berusaha men-

gupas topik-topik tersebut agar semua orang tahu apa yang dapat diharapkan dari

penyelenggaraan web sekaligus tindakan apa yang harus ditempuh untuk memulai

langkah pembaharuan itu.

Hasil kajian ini diharapkan akan memperkuat dan menjiwai pengembangan web-

site Ubaya sekarang dan di kemudian hari. Sudah saatnya semua aktivitas universitas

mengutamakan profesionalisme, jika memang tidak ingin tertinggal oleh rekanan dan

pesaing di bidang akademik keilmuan.

Kajian dilakukan dengan studi pustaka dan studi perbandingan di lapangan

tentang web-site berbagai universitas dalam dan luar negeri. Berdasarkan kebutuhan


4/21

KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA iv

real yang kemudian berhasil dirumuskan, kajian ini berujung pada ulasan tentang alter-

natif pengelolaan web Ubaya agar dapat dicapai profesionalisme dalam batas-batas ke-

layakan yang dimiliki Ubaya.

Mudah-mudahan hasil kajian ini dapat memenuhi harapan seluruh civitas aca-

demica dalam rangka pembaharuan sistem informasi melalui cyber-space yang secara

fisik sudah dipunyai Ubaya.


5/21

KAJIAN PENGELOLAAN WEB-SITE UNTUK UNIVERSITAS SURABAYA 1

BAB I

FUNGSI DAN PENGELOLAAN WEB-SITE

Apa web-site itu ?

Pada dekade terakhir abad XX ini telah terjadi revolusi besar-besaran dalam

dunia informasi. Tembok-tembok batas alamiah yang diberikan oleh ruang dan waktu su-

dah ditumbangkan oleh teknologi telekomunikasi komputer. Kebutuhan kehidupan

moderen atas informasi sudah tak tertahankan lagi, semua orang tanpa terkecuali secara

individual memerlukannya.

Lahirnya dunia cyber di arena telekomunikasi telah membuka babakan baru dalam

peradaban manusia. Secara teoritis semua individu di muka bumi dapat berkomunikasi satu

sama lain secara langsung dalam tempo yang amat singkat dari rumah mereka masing-

masing.

Teknologi yang sedang melambung ke atas ini disambut secara luar biasa oleh se-

mua lapisan dan sektor aktivitas kehidupan di seluruh dunia. Tak terkecuali di dalamnya

adalah dunia universitas beserta seluruh iptek yang dikandungnya.

Teknologi ini adalah internet, yang telah melahirkan alam semesta baru dalam ke-

hidupan manusia yang diberi nama cyber-space. Wilayah jelajah yang maha luas di dalam

cyber-space adalah Web, yang menyediakan informasi tak terbilang banyaknya bagi

siapapun yang memerlukannya. Yang diperlukan untuk mengaksesnya hanyalah seperang-

kat komputer yang terhubung ke jaringan internet beserta alamat-alamat web-site yang

akan dituju. Web-siteadalah unit kecil dalam cyber-space seperti sebuah rumah di dalam

perkotaan pada dunia nyata. Oleh sebab itulah web-site ini juga dikenal orang sebagai

homepage, walaupun ada pula web-siteyang berisikan ribuan homepagebagaikan sebuahreal-estate perumahan.

Di alam maya ini semua kegiatan berlangsung serba cepat dan seketika. Berangsur-

angsur semua aktivitas di dunia nyata dicerminkan masuk ke dalam cyber-space sebagai

komplemen penting dalam derap majunya ke masa depan. Perusahaan bisnis, lembaga pe-


6/21


merintah, militer, pendidikan, lembaga penelitian, dan masih banyak lagi, merupakan

pelaku-pelaku aktif yang memanfaatkan dan mengambil manfaat dari keberadaan dunia

baru ini.

Fungsi web-site

Secara garis besar ada 2 macam fungsi yang dapat diberikan oleh sebuah web-site.

Keduanya dapat diberikan sekaligus sebagai layanan terhadapclient (klien, pengguna jasa

internet). Fungsi-fungsi tersebut adalah :

1. Sumber informasi

Web-sitedapat menyediakan berbagai macam informasi yang diperlukan oleh klien. In-

formasi ini dapat berbentuk katalog, database, arsip, newsletter, dsb. Seorang peneliti

misalnya, tidak perlu lagi menunggu penerbitan jurnal untuk mengetahui penemuan baru

di bidangnya, karena informasi semacam itu dapat diperolehnya secara cepat dan mudah

melalui web-sitesi penemu.

2.Layanan interaktif

Web-site dapat melayani kegiatan interaktif antar klien, atau antara klien dan server.

Layanan ini antara lain berupa email, search-engine, atau hubungan langsung kepada

pengelola web-site (komentar, pertanyaan-pertanyaan, pengisian formulir, dsb.). Den-

gan demikian, melalui web ini konsultasi atau diskusi jarak jauh menjadi hal yang lum-

rah dilakukan. Dalam dunia bisnis, melalui web ini dapat pula dilakukan transaksi.

Dari uraian di atas, tampak jelas bahwa keuntungan yang diberikan oleh ke-

beradaan cyber-space sangat luar biasa. Waktu dan energi yang identik dengan ongkos

dapat dihemat secara besar-besaran. Bagi sebuah lembaga yang ingin memanfaatkan dunia

baru ini tidak punya jalan lain kecuali ikut masuk menjadi anggota masyarakat internet,

yakni mendirikan web-sitenya sendiri sebagai perwujudan dirinya di cyber-space. Siapapun

yang ingin mengkontaknya dapat mengakses web-sitenya dari mana saja setiap saat.

Dari dua fungsi utama web di atas kemudian dapat diturunkan kebutuhan-

kebutuhan penyelenggaraan sebuah web-siteyang menyertainya :

Tampilan dan organisasi dokumen web yang profesional


7/21


Seluruh dokumen harus memenuhi kriteria : menawan, berbobot dan lugas.

menawan : agar banyak menarik para penjelajah (browser) untuk berkunjung berbobot : agar diakui kredibilitas dan kualitas isinya lugas : agar efisien dalam cyber-space sehingga penjelajah hemat waktu dan

ongkos

Selain itu organisasi dokumen harus memiliki struktur yang rapi agar memudahkan up-

datingdi kemudian hari.

Penyampaian informasi yang profesional

Penyampaian informasi melalui web harus memenuhi kriteria : cepat, aman dan akurat.

cepat : keberhasilan sebuah web-site tidak hanya tergantung pada informasiyang akan disampaikan, tetapi juga pada kecepatan, efisiensi, dan kenyamanan

hantarannya kepada konsumen(1)

. Tak dapat dihindari kecepatan hantaran dalam

web juga tergantung pada kepadatan jalur komunikasi (saluran telepon, satelit,

pemakaian web server sendiri). Oleh sebab itulah implementasi perangkat keras

yang memadai (koneksi internet dengan bandwidth yang lebar, memori server

yang cukup) menjadi amat penting. Sebagai patokan, setiap halaman web harus

dapat tampil di jaringan lokal dalam selang waktu kurang dari 5 detik(2)

.

aman : para pengguna web seringkali memerlukan keamanan dalam transferdata, file, dokumen, dari ancaman virus maupun hacker. Server (komputer in-

duk) pun perlu mempertahankan diri dari serbuan sejenis itu demi kelangsungan

hidup web-site sendiri. Ada data yang tidak boleh sembarangan diketahui oleh

orang yang tidak berhak. Selain kerahasiaan seperti itu, pengguna jasa email

juga memerlukan privacy pada seluruh surat yang diterima maupun yang

dikirimkannya.

akurat : kandungan informasi yang disajikan haruslah akurat dalam hal kualitasdan nilai kebenarannya.


8/21


Maintenance yang handal

Maintenancedan trouble-shootingharus siap setiap saat. Pemantauan terus-menerus

terhadap operasi web-site yang diikuti evaluasi secara periodik dapat melancarkan

usaha pemeliharaan ini.

Pengelolaan web-site

Berdasarkan fungsi web-site dan kebutuhan-kebutuhan penyelenggaraan yang

menyertainya dapat disusun model pengelolaan sebuah web-site. Secara umum model pen-

gelolaan ini dapat dipetakan menurut kegiatannya seperti dalam diagram pada gambar 1

berikut :

Gambar 1. Diagram pengelolaan sebuah web-site

Di dalam kotak dengan garis putus-putus terdapat kegiatan rutin yang dilakukan setiap

saat dalam kehidupan sebuah web-site. Berada di luarnya adalah kegiatan tidak rutin yang

mempunyai nilai strategis terhadap pengembangan web-sitesejak saat kelahirannya. Uraian

masing-masing kegiatan itu adalah :

Planning

Analysis

Design

Implementation

Promotion

Innovation

Maintenance &

updating

Monitoring &

evaluation


9/21


planning : menentukan filosofi dasar dan tujuan pengadaan web-sitebagi penyeleng-

gara.

analysis : melakukan analisa dan pengadaan terhadap komponen-komponen yang di-

butuhkan (hardware, software, koneksi internet, personalia, materi web).design: membuat web-page (HTML), skrip program (CGI, Java, dll.), organisasi do-

kumen.

implementation: peluncuran web-sitebeserta isinya ke dalam cyber-space.

promotion: memperkenalkan web-siteke dunia luar (misal melalui jasa web directory

: Yahoo, dll.), memperkaya isi, mempercantik penampilan.

maintenance & updating: memelihara, mengamankan, dan memperbaiki web-sitese-

cara keseluruhan dalam efektivitas dan efisiensi kerjanya.

innovation: menciptakan produk baru yangfeasible, kegiatan inilah yang menjadi tu-

lang punggung pengembangan web-sitemelalui redesign dan modifikasi.

monitoring & evaluation: memantau seluruh kegiatan harian dalam web-site(melalui

daftar log-nya), mengkaji komentar dan keluhan konsumen, menguji kece-

patan koneksi dari luar jaringan lokal secara rutin periodik. Hasil pantauan

yang diperoleh menjadi bahan pertimbangan updatingdi kemudian hari baik

yang menyangkut hardware maupun software.


10/21


BAB II

WEB DAN UNIVERSITAS

Mengapa universitas harus tampil dalam Web ?

Ada dua alasan yang menjadi jawaban pertanyaan ini. Pertama, universitas adalah

pusat pengembangan ilmu pengetahuan, sehingga diharapkan dapat menjadi sumber infor-

masi yang senantiasa siap diakses oleh masyarakat luas, baik nasional maupun interna-

sional. Kedua, universitas dapat menjaring keuntungan yang terkait dengan eksistensinya

sendiri secara cepat dan tepat. Melalui web, universitas menampilkan dirinya di hadapan

umum. Minat calon mahasiswa, donatur, rekanan kerja, client, dapat ditumbuhkan secara

langsung dari ekspresi diri universitas dalam web.

Dua alasan di atas sudah cukup memberikan nilai yang tinggi pada eksistensi web-

sitesuatu universitas. Ia menjadi perwujudan universitas itu di dalam cyber-space. Jelaslah

kemudian bahwa pengelolaannya pun tidak boleh ala kadarnya saja, karena hal itu akan

memberikan kesan buruk kepada masyarakat terhadap universitas tersebut.

Di negeri maju pada umumnya pengelolaan web universitas dilakukan secara ber-

lapis horisontal, artinya setiap subsistem memiliki server sendiri dengan seorang pengelola

yang melakukan seluruh pekerjaan berkaitan dengan server yang diurusnya(3)

. Koordinasi

hanya dilakukan pada gerbang utama web-site dengan kebijaksanaan satu pintu, artinya

pengunjung web-sitehanya perlu tahu satu alamat saja jika ia ingin mengetahui lebih ban-

yak tentang seluruh komponen universitas itu. Semua server sub-sistem dapat diakses dari

gerbang utama ini. Contoh-contoh pengelolaan berlapis ini ada di universitas-universitas

Amerika, Eropa, dan Australia. Di lampiran A, B, dan C secara berturut-turut dapat dilihat

contoh web-pageMIT (Massachusett Institute of Technology - USA), University of Cam-

bridge (UK), dan University of Adelaide (Australia), yang mewakili ketiga benua itu.

Tampak bahwa subsistem universitas mengelola servernya sendiri-sendiri, bahkan maha-

siswa juga menyelenggarakan server mereka sendiri (misal di MIT).


11/21


Di negara berkembang kondisinya berbeda, kendala dana dan sumber daya manusia

menyebabkan web-site dikelola secara terpadu(3)

. Pengelolanya merupakan sebuah tim

yang terdiri dari beberapa orang yang masing-masing menguasai bagian yang berbeda dari

pekerjaan seorang webmaster (pengelola web-site). Contoh-contoh dapat dilihat di lampi-

ran D, E, F, G, H, dan I, yang secara berturut-turut menampilkan web-page AIT (Asian

Institute of Technology - Thailand), NUS (The National University of Singapore), Univer-

siti Kebangsaan (Malaysia), The Chinese University of Hong Kong, dan dua universitas di

Surabaya yang sudah cukup mantap web-sitenya (STTS dan Untag).

Sistem pengelolaan secara tim ini memiliki kelemahan dalam hal isi (content) web-

page. Informasi yang ingin disampaikan oleh masing-masing subsistem terhambat oleh

sedikitnya pengetahuan si pengelola web-site tentang seluk beluk subsistem yang dibahas.

Hal ini dapat dilihat misalnya dari web milik NUS yang penampilannya menawan di bagian

depan tapi kedodoran di bagian dalamnya (misal fakultas tekniknya).

Agar senantiasa berkualitas, manajemen isi web ini harus memiliki filosofi yang

dapat dirangkum menjadi dua hal(4)

:

1. pendelegasian tanggungjawab atas isi

Hal ini perlu karena informasi yang disampaikan haruslah akurat, dan ini hanya dapat

dilakukan oleh orang yang betul-betul menguasai medannya. Web-page sebuah fakultas

harus diisi oleh orang fakultas tersebut.

2. pengadaan isi yang selalu up-to-date

Hal ini perlu untuk menunjukkan dinamika dan kemajuan-kemajuan yang dicapai oleh

seluruh anggota sistem universitas.

Oleh sebab itu beberapa web-siteuniversitas di Asia kemudian berusaha melakukan

perpaduan antara model berlapis dan model terpusat untuk menutup kelemahan ini semak-simal mungkin. Model seperti ini sudah dirintis dengan baik antara lain oleh AIT, NUS

(misal perpustakaan dan fakultas sainsnya), Universiti Kebangsaan (misal fakultas tekni-

knya). Dalam model paduan, setiap subsistem mengelola servernya sendiri dengan mem-

bentuk sebuah tim penanggungjawab.


12/21


BAB III

WEB DI UNIVERSITAS SURABAYA

Harapan untuk web Ubaya

Universitas Surabaya pun harus meraih sukses dalam kehadirannya di dunia cyber

ini jika ia ingin menjadi universitas yang disegani. Harapan agar web Ubaya dapat mem-

berikan manfaat sebesar-besarnya kepada seluruh civitas academica khususnya dan ma-

syarakat luas pada umumnya sudah bukan merupakan hal yang dapat ditawar lagi.

Manfaat realistis yang dapat digali dari keberadaan web-site Ubaya di jaringan

internet antara lain adalah :

memberikan layanan yang lebih baik kepada mahasiswaMahasiswa dapat her-registrasi, melalukan perwalian, konsultasi (kepada siapa saja di

Ubaya), permohonan transkrip, dan lain-lain dari jarak jauh.

memberikan fasilitas maksimal kepada staf dosen dan penelitiSetiap dosen / peneliti memiliki fasilitas jalur khusus di kantornya ke jaringan internet,

dengan harapan dapat mengakses informasi aktual keilmuan yang menunjang pengem-

bangan profesional dirinya sendiri seperti yang dimiliki para dosen / peneliti di luar

negeri.

memberikan layanan informasi kepada masyarakatUbaya memiliki database keilmuan yang dapat diakses oleh masyarakat umum. Calon

mahasiswa pun dapat berkunjung ke web-site Ubaya dalam ekplorasinya tentang

prospek Ubaya sebelum ia menjatuhkan pilihannya tanpa harus datang ke Ubaya. Suatu

hari kelak, dimana ongkos telepon sudah semurah yang ada di negara maju, kuliah on-

line jarak jauh bukanlah merupakan impian.

menjadi proposal tentang potensial Ubaya di mata duniaPengunjung asing dapat membaca karakteristik dan potensi Ubaya dari web-sitenya.

Kandidat donatur, atau yang tertarik melakukan kerjasama akan memulai perkenalan

dan kontak pertamanya dengan Ubaya melalui jaringan internet ini.


13/21


Memang. diperlukan kesungguhan dan ketulusan dari semua pihak untuk men-

dorong pertumbuhan dan pengembangan bidang baru yang amat potensial ini. Sudah tentu

harus pula diatur sedemikian rupa agar para pengelola web yang berada di belakangnya

merupakan tim yang tangguh dan berdedikasi, sehingga mampu melestarikan kelangsungan

hidup web-siteyang handal sebagai salah satu ujung tombak universitas.

Realitas web yang sudah ada

Menyadari kekurangan diri sendiri adalah langkah awal untuk maju. Web Ubaya

sudah lahir dengan tampilan terbarunya yang dibuat setahun yang lalu. Dari menilik

penampilannya saja, para pengunjung dapat memperoleh kesan antara lain :

Pengelolaan web yang masih amatirHal ini tampak pada jarangnya updatingyang dilakukan. Padahal sebagai lembaga pen-

didikan yang dinamis, updatingdokumen terutama yang menyangkut aktivitas mestinya

sangat mobil sehingga web-pagenya sering berganti wajah. Kesan statis ini memberikan

sinyal bahwa tidak ada tenaga profesional yang khusus ditugaskan menangani pekerjaan

tersebut.

Pentingnya web belum disadari sepenuhnya oleh lembagaHal ini ditunjukkan oleh miskinnya informasi yang diberikan web-page. Keterangan

singkat yang kurang informatif menghiasi halaman demi halaman web Ubaya, sehingga

mengaburkan tujuan dan manfaat penyelenggaraan web-sitedi cyber-spaceyang diurai-

kan di bagian depan. Web bukanlah sebentuk kemewahan atau lambang prestise sebuah

universitas.

Kurang adanya ketegasan tentang klien yang diharapkanHal ini tampak pada bahasa yang digunakan dalam penulisan web-page. STTS secara

tegas menggunakan bahasa Indonesia dengan sasaran klien dalam negeri(3)

. Untag se-

cara tegas menggunakan 3 bahasa (Indonesia, Inggris, dan Jepang) sehingga dapat

dikonsumsi secara luas oleh orang asing(3)

. Sedangkan Ubaya yang menggunakan ba-

hasa Inggris, yang kurang baku (banyak kesalahan gramatikal) dan dengan penampilan

seadanya, amat tidak cocok untuk konsumsi luar negeri. Agar memperoleh kesan baik

seperti yang diharapkan, web-page yang ditampilkan haruslah memenuhi kriteria seperti


14/21


yang telah diuraikan di atas. Tentang bahasa yang dipakai, web-sitetidak boleh semba-

rangan, bandingkan dengan web-pagebahasa Jepang Untag yang diasuh langsung oleh

orang Jepang.


15/21


BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Menyadari realitas dan harapan untuk web-siteUbaya di atas, lembaga harus sece-

patnya melakukan perbaikan-perbaikan manajerial pengelolaan web yang sampai sekarang

belum dibakukan.

Sebagai universitas di negara berkembang, pengelolaan web-siteyang relevan ada-

lah sistem dengan model paduan. Sistem ini melibatkan personil dari seluruh sub-sistem

yang akan tampil dalam web. Tentu saja keterlibatan ini dapat dibatasi pada kandungan

web-pagesaja demi efisiensi pengerjaannya.

Pekerjaan yang tersedia

Dari diagram pengelolaan web-sitepada gambar 1 di atas, pekerjaan di lingkungan

web dapat diusulkan untuk dikelompokkan menjadi empat :

1. pengadaan fasilitas : pengadaan koneksi ke internet, perangkat keras dan penun-

jangnya (komputer, modem, scanner, terminal, printer), jaringan lokal, protokol (HTTP

termasuk FTP, SMTP), program penunjang (Java, CGI, HTML, image-processor,

penghasil musik), maintenance dan pengembangan perangkat keras dan lunak, trouble-

shooting, penanganan security.

2. desain web-site : perancangan dan penyusunan organisasi semua dokumen yang akan

dipublikasikan, tampilan web-page, menyediakan fasilitas interaktif, updating secara

berkala, penulisan skrip (program), penanganan security.

3. pengadaan isi (content) web-page: penulisan isi web-pagetentang hal-hal yang bersifat

informatif dan interaktif. Jenis isinya dapat dibagi sebagai berikut :

a. administrasi - berisikan struktur organisasi; referensi peraturan akademik; profil

civitas academica; layanan akademik.

b. pengajaran - berisikan kurikulum, silabus, dan program-program pengajaran

yang lain dari seluruh fakultas; di masa y.a.d. on-line course; staf pengajar

c. pendidikan - berisikan himbauan; materi-materi edukatif; konseling


16/21


d. program-program ko/ekstra-kurikuler - kegiatan mahasiswa, himpunan, per-

wakilan mahasiswa; kursus-kursus singkat; pusat pembelajaran

e. riset - kegiatan pusat-pusat penelitian; staf peneliti; publikasi

f. perpustakaan - layanan; resensi buku; press; majalah/tabloid kampus

g. kemasyarakatan - kegiatan PPM; penanganan proyek eksternal; layanan

akademik keluar (kursus, pelatihan, program belajar bersinambung)

4. manajerial : melakukan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan web-site, membuat

inovasi beserta analisa dan redesain atau modifikasi yang harus dilakukan. Bagian ini

juga melakukan koordinasi seluruh kegiatan kelompok yang lain.

Nilai kerja

Dengan melihat penjelasan-penjelasan di atas, bobot dan beban kerja orang-orang

yang berkecimpung dalam web universitas tidaklah ringan. Mereka harus berkonsentrasi

pada pekerjaannya, baik yang rutin maupun yang insidental, sehingga perlu dibuatkan se-

buah subsistem yang khusus menangani web-siteUbaya. Web-site Ubaya adalah perwuju-

dan Universitas Surabaya sendiri di cyber-space. Subsistem ini setingkat dengan biro atau

pusat-pusat penelitian universitas.

Personil Web-site

Ditinjau dari jenis pekerjaan di atas, manajemen Web-siteuniversitas sedikitnya memerlu-

kan 4 personal inti yang tampak dalam diagram pada gambar 2 berikut.

Gambar 2. Diagram manajemen web-site

Web-master

Fasilitator Koordinator

Teknisi Page-setter

Penanggungjawab sub-sistem

Administrator


17/21


1. Web-facilitator: mengerjakan pekerjaan nomor 1 di atas, dibantu oleh para teknisi, se-

terusnya disebut fasilitator.

2. Web administrator : melakukan pekerjaan 2 di atas ia dibantu oleh para page-setter,

seterusnya disebut administrator.

3. Content-coordinator : melakukan pekerjaan 3 di atas. Di dalam melaksanakan peker-

jaan ini ia banyak berhubungan dengan para sub-sistem dalam universitas, seterusnya

disebut koordinator. Semua kandungan web-page merupakan tanggung-jawab sub-

sistem masing-masing. Untuk itu setiap sub-sistem harus punya penanggungjawab isi

web-page.

4. Webmaster : melakukan pekerjaan 4 di atas, merupakan orang yang bertanggungjawab

atas kelangsungan eksistensiweb-site. Ia menempati hirarki tertinggi dalam pengelolaan

web-site, yang dalam kegiatan rutinnya dibantu oleh tiga orang di atas.

Oleh karena yang menjadi sasaran juga konsumen dari mancanegara, di samping edisi web-

pageberbahasa Indonesia (yang saat ini belum ada), edisi dalam bahasa Inggris merupakan

keharusan. Hal ini harus ditangani secara serius oleh orang yang mampu berbahasa Inggris

dan pernah studi di luar negeri. Syarat terakhir ini perlu karena bahasa bukan hanya se-

suatu yang dapat dipelajari, tetapi juga sesuatu yang harus dihayati bersama-sama dengan

kebudayaan yang melatarbelakanginya. Web-page berbahasa Inggris harus standar, yakni

tidak memiliki kesalahan struktur dan tata bahasa. Penggunaan bahasa Inggris yang tidak

standar akan memberikan citra buruk kepada konsumen asing. Untuk tujuan ini ada dua

pilihan, webmaster harus menguasai bahasa Inggris secara aktif, atau ia memilikiEnglish

editoryang handal. Demikian pula halnya dengan penanggungjawab dari subsistem, ia juga

bertanggungjawab atas istilah-istilah asing yang digunakan dalam bidangnya untuk melan-

carkan proses editing dan penterjemahan.

Rekruting

1.staf tetap: menerima tunjangan struktural dan fungsional

Webmaster: bertanggungjawab kepada universitas

memiliki pengetahuan luas tentang web, baik hardware maupun software berbahasa Inggris secara aktif (optional : rekruting English editor)


18/21


berpengalaman dalam manajemenFasilitator : bertanggungjawab kepada webmaster

memiliki keahlian tentang hardware dan software yang digunakan dalam peluncuranweb, operating sistem yang dipakai (misal : Unix)

berpengalaman dalam maintenance dan trouble-shooting komputer (hardware/soft-ware)

menguasai sistem keamanan data dan transfer data komputerTeknisi : bertanggungjawab kepada fasilitator

Teknisi hardware Teknisi softwareAdministrator: bertanggungjawab kepada webmaster

memiliki keahlian dalam HTML untuk penyusunan web-page memiliki keahlian dalam membuat skrip (CGI, Java, dll.) sebagai penunjang web menguasai sistem keamanan data dan transfer data komputerPage-setter: bertanggungjawab kepada administrator

memiliki keahlian dalam HTML dan skrip penunjang sedikitnya 2 orangKoordinator : bertanggungjawab kepada webmaster, melakukan koordinasi dengan

penanggungjawab subsistem

memiliki kemampuan lobbying berpengalaman dalam manajemen dan penelitianEnglish-editor(optional) : bertanggungjawab kepada webmaster

berbahasa Inggris secara aktif, terutama tertulis berpengalaman menterjemahkan lebih disukai yang pernah studi di luar negeri (negara berbahasa Inggris)

2.staf eksternal: menerima tunjangan fungsional

Penanggungjawab subsistem : bertanggungjawab kepada kepala subsistem masing-

masing, melakukan koordinasi dengan koordinator

berasal dari subsistem yang diwakilinya


19/21


memiliki kemampuan menulis berbahasa Inggris minimal pasif satu orang penanggungjawab untuk setiap subsistem / bidang keilmuan


20/21


Rujukan :

1. N. Yeager, R. McGrath : Web Server Technology, Morgan Kaufman, 1996

2. L. Buhle, M. Pesce, et.al. : Webmasters Professional Reference, New Riders, 1996

3. Perbandingan dari berbagai web-site universitas di Indonesia, Asia, Eropa, dan USA,

contoh-contohnya ada di lampiran.

4. J. Ablan, S. Yanoff, et.al. : Web Site Administrators Survival Guide, Sams. Net, 1996


21/21


Lampiran

Lampiran A: Web MIT (Massachusett Institute of Technology - USA)

URL - http://web.mit.edu/

Lampiran B : Web University of Cambridge - UK

URL - http://www.cam.ac.uk/

Lampiran C : Web University of Adelaide - Australia

URL - http://www.adelaide.edu.au/

Lampiran D: Web AIT (Asian Institute of Technology - Thailand)

URL - http://www.ait.ac.th/

Lampiran E: Web NUS (The National University of Singapore)

URL - http://www.nus.edu.sg/

Lampiran F: Web Fakultas Teknik Universiti Kebangsaan Malaysia

URL - http://www.ukm.my/

Lampiran G: Web The Chinese University of Hong Kong

URL - http://www.cuhk.hk/

Lampiran H: Web STTS (Sekolah Tinggi Teknik Surabaya)

URL - http://www.stts.ac.id/

Lampiran I: Web Universitas Tujuh Belas Agustus, Surabaya

URL - http://www.untag-sby.ac.id/

panduan pengelolaan website

Documents