7/21/2019 Publikasi_11.12.6076

1/6

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN SISWA DI

SMK DIPONEGORO DEPOK,YOGYAKARTA BERBASIS WEBSITE

M.Arif Budiman1)

, Kusnawi2)

Abstract Along with the growing world oftechnology and information. The website is an

information media offers a range of ease in presenting

information. The speed and convenience of the internet

presence of positive value.

Secondary school Vocational Diponegoro Depok in

Yogyakarta is one of the Government agencies in the

world of education that do not yet have facilities the

website to provide information to the public at large as

well as the citizens of the school. This research aims tobuild a website CMS Diponegoro Depok in Yogyakarta

that later can be useful for all parties. The creation of

this Website uses dreamweaver, notepad ++ and PHP

MySQL as database.

The website will be designed consisting of a few

pages such as the Home page, profile, about, Contact,

and Psb admin Login. Thedesign of this website is donein completely so that it is able to cover all the needs. The

expected results of this research in the form of a Website

CMS Depok in Yogyakarta, Diponegoro, capable of

providing information quickly and accurately.

Keywords: Web, Information, PHP MySQL

1. Latar belakang masalahPengembangan informasi teknologi saat inisangatlah pesat, kebutuhan informasi danpengolahan data sangat penting untuk manusia. Daripengembangan teknologi yang sangat pesat

berdampak bagi kehidupan khususnya penyesuaianinformasi bagi suatu organisasi atau perusahaanyang membutuhkan sistem pengolahan data secaracepat, tepat, dan akurat. Untuk menunjangefektifitas, produktifitas dan efisiensi dalamorganisasi atau perusahaan dalam menyelesaikan

masalah manajemen, untuk memberikan layanankepada calon siswa baru SMK Diponegoro Depok

Yogyakarta.Teknologi Informasi adalah salah satu alat yang

digunakan para manajer untuk mengatasi perubahanyang terjadi. Dalam hal ini perubahan yangdimaksud adalah perubahan informasi yang sudahdiproses dan dilakukan penyimpanan sebelumnya di

dalam komputer .Umumnya kejadian yang sering terjadi pada jenjang

sekolah adalah keterbatasan pengolahan data yangdimulai dari pengolahan data untuk proses pendaftaran,dan jadwal ujian seleksi calon siswa baru. Hal ini

merupakan salah satu proses yang merupakan interaksiantara bagian internal sekolah yang diwakilkan oleh

pengolahan data ataupun administrasi data yang telahdisusun dengan proses dan prosedur-prosedur tertentu.

Diharapkan denganadanya suatu sistem pengolahan dataantara calon siswa dan pengolahan yang merupakanbagian dari sistem registrasi yang menerima inputan daricalon siswa dan mengolahnya untuk melakukan kegiatan

transaksi kegiatan administrasi antara siswa dan sekolahtersebut

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Diponegoro

depok, Yogyakarta yang beralamat di Komplek PonpesDiponegoro Sembego Manguwoharjo adalah salah satujenjang pendidikan menengah yang bertujuan untukmempersiapkan lulusan agar siap kerja dan mampubersaing di era teknologi yang semakin canggih ini. Di

SMK Diponegoro Depok Yogyakarta, terdapat pilihanjurusan diantaranya:

1. Teknik Sepeda motor2. Tata Busana

Sistem Informasi Pendaftaran SiswaBaruSecara Online ini sangat dibutuhkan untuk oleh

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Diponegorodepok Yogyakarta untuk mempermudah dan

mempercepat dalam hal pendaftaran bagi calonsiswa dan pengolahan data yang di tangani olehpihak sekolah

Oleh karena itu penulis memfokuskan suatu

ide pada pengolahan sebuah sistem informasi untukdapat di gunakan dengan baik. Maka dari itu,

penulis akan mengambil judul tentang Analisis

Dan Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran

Siswa Di SMK DIPONEGORO DEPOKYOGYAKARTA Berbasis Website yangdiharapkan dapat memberi kemudahan bagi calonmahasiswa agar dapat melakukan proses

pendaftaran secara online, untuk dapat mengolah

data dengan cepat, tepat dan akurat.

1.1 Metode Pengumpulan Data

1 Metode Observasi

Mengadakan pengamatan secara langsung

terhadap kegiatan yang dilakukan di SMKDIPONEGORO DEPOK, YOGYAKARTA.Dari pengamatan yang dilakukan, SMKDIPONEGORO DEPOK, YOGYAKARTAmerupakan sekolah menengah yang sudahmemiliki kualitas pendidikan yang bagus dan

mampu bersaing dengan sekolah-sekolahlainnya.

1

mailto:arif.budiman@students.amikom.ac.id

7/21/2019 Publikasi_11.12.6076

2/6

2 Metode Wawancara

Mengadakan tanya jawab secara langsungterhadap pihak yang terkait dengan SMKDIPONEGORO DEPOK, YOGYAKARTA dalampengambilan data. Dari tanya jawab yang dilakukan

dengan pihak sekolah mengatakan bahwa sekolahtersebut sangat membutuhkan sistem infromasi

pendaftaran yang berbasis website agar kinerja para gurudalam mengelola pendaftaran siswa / i bisa lebih mudah .

2 Tinjauan Pustaka

Penelitian tentang sistem pengolahan datasemacam ini pernah dilakukan oleh ALVIUSFRENDI (2011), dengan judul Sistem PendaftaranSiswa Baru Secara Onlinepada SMP Kristen Setia

Bakti Kalimantan Barat dengan memngunakanbahasa pemrograman PHP.

Penelitian tersebut menghasilkan informasi

profil dari sekolah serta pendaftaran secara onlinedan proses seleksi dilakukan berdasarkan nilai nemtertinggi, yang membedakan penelitian ini dengan

penelitian tersebut adalah sistem ini akanmenampilkan informasi jadwal pendaftaran, syaratpendaftaran, dan quota penerimaan siswa.

Priyadi (2012),pada penyusunan skripsitentang Sistem Informasi Berbasis Web Pada SMKMUDA PATRIA KALASAN. Perancangan situs

web bagi SMK ini terbatas pada penyajian informasiantara pengunjung dengan pihak sekolah, informasiyang disajikan antara lain: Profil sekolah, berita,daftar guru, download materi, agenda sekolah,

poling, komentar, gallery, statistik pengunjungdalam perbandingan web yang akan penulis susunselaian sebagai sumber infromasi website tersebutbisa di lakukan pendaftaran siswa secaraonline.

2.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi

2.1.1 Konsep Dasar SistemTerdapat dua kelompok pendekatan di dalam

mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan padaprosedurnya dan yang menekankan pada komponenatau elemennya. Menurut (Jogiyanto 2005 : 1)

terdapat dua kelompok pendekatan dalammendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan padaprosedurnya dan yang menekankan pada komponen

atau elemennya.[1]Pendekatan sistem yang menekankan pada

prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai Sistemadalah suatu jaringan kerja dari prosedure

prosedure yang saling berhubungan, berkumpul

bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan

atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Pendekatan sistem yang menekankan padakomponen atau elemennya mendefinisikan sistem

sebagai Sistem adalah kumpulan dari elemen-

elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu

tujuan tertentu.Dari kedua pendekatan di atas, penulis dapat

mengambil kesimpulan bahwa sistem adalahkumpulan dari elemen- elemen atau sub-sub sistemyang saling berintegrasi dan saling berhubungan

satu sama lain untuk membentuk satu kesatuan utuhuntuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapaisuatu tujuan tertentu.

2.1.2 Definisi Sistem

Menurut McLeod dalam Al-Barha BinLadjamudin (2005 : 3) Sistem adalah sekelompok

elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama

utuk mencapai suatu tujuan .

Begitu pula Robert G. dalam buku Al-Barha BinLadjamudin (2005 : 3), mendefinisi Sistem sebagai

seperangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan

maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan

bersama. Selain itu Gerald .J dalam buku Al-Barha BinLadjamudin (2005 : 3) menjelaskan bahwa pendekatansistem yang lebih menekankan pada prosedurdidefinisikan bahwa Sistem yaitu suatu jaringan kerjadari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan

atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.[2]

2.1.3 Karakteristik SistemMenurut Jogiyanto Hartono (2005 : 3) Suatu

sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifattertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen

(components), batas sistem (boundary), lingkungan

luar sistem (environment), penghubung (interface),masukan (input), keluaran (output), pengolah(proses), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal)

2.1.4 Pengertian Sistem InformasiTerdapat berbagai macam pengertian Sistem

Informasi menurut beberapa ahli, diantaranya :Sistem Informasi adalah kumpulan elemen

yang saling berhubungan satu sama lain untukmembentuk suatu kesatuan untuk mengintegrasidata, memproses dan menyimpan sertamendistribusikan informsi tersebut.

Sistem Informasi adalah suatu sistem didalamorganisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksiharian, mendukungoprasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis darisuatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan-laporan yang diperlukan. Jogiyanto(2005:11)

2.3 Karakteristik Sistem Informasi

Sistem mempunyai karakteristik yang tidak bisadipisahkan antara satu karakteristik dengan karakteristikyang lain. Menurut Jogiyanto (2001:3) beberapakarakteristik tersebut antara lain:

2

7/21/2019 Publikasi_11.12.6076

3/6

1. Memiliki komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yangsaling berinteraksi, bekerja sama membentuk satukesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupasuatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap

sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalumengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari

sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu danmempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yangmembatasi antara suatu sistem dengan sistemyang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

Batas sistem ini memungkinkan suatu sistemdipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatusistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari

sistem tersebut.3. Lingkungan luar sistem (Environment)Adalah apapun di luar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem.4. Penghubung sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara satusubsistem dengan subsistem yang lainnya.

5. Masukan sistem (Input)

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalamsistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan(maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

Maintenance input adalah energi yang dimasukkan

supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal inputadalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.Sebagai contoh didalam sistem komputer, programadalah maintanance input yang digunakan untukmengoperasikan komputernya dan data adalah signal

input untuk diolah menjadi informasi.6. Keluaran sistem (Output)

Merupakan hasil dari energi yang diolah olehsistem.

7. Pengolah sistem (Process)

Merupakan bagian yang memproses masukanuntuk menjadi keluaran yang diinginkan.

8. Sasaran sistem

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, makaoperasi sistem tidak akan ada gunanya

2.3.1 Elemen Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2005:4) Elemen Sistem adalahsuatu sistem terdiri dari sejumlah elemen yang salingberinteraksi, yang artinya saling kerjasama membentuksatu kesatuan.

Pendekatan suatu sistem yang merupakan suatujaringan prosedur lebih menekankan pada urutan-urutanoperasi di dalam sistem, sedangkan pendekatan yangmenekan kan pada elemen-elemen atau komponen

merupakan interaksi antar elemen atau komponen ataumencapai sasaran atau tujuan sistem.

3.1 Tinjauan Umum

3.1.1. Sekilas Tentang SMK Diponegoro Depok,

YogyakartaSekolah Menengah Kejuruan (SMK) Diponegoro

depok Yogyakarta yang beralamat di Komplek Ponpes

Diponegoro Sembego Manguwoharjo adalah salah satu

jenjang pendidikan menengah yang bertujuan untukmempersiapkan lulusan agar siap kerja dan mampubersaing di era teknologi yang semakin canggih ini. DiSMK Diponegoro Depok Yogyakarta, terdapat beberapapilihan jurusan diantaranya:

1. Teknik Sepeda motor2. Tata Busana

Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru SecaraOnline ini sangat dibutuhkan oleh Sekolah MenengahKejuruan (SMK) Diponegoro depok Yogyakarta untukmempermudah dan mempercepat dalam hal pendaftaran

bagi calon siswa dan pengolahan data yang di tanganioleh pihak sekolah.

3.2. Analisis SistemAnalisis sistem (system analysis) sebuah

istilah kolektif mendiskripsikan fase-fase awal

pengembangan sistem. Analisis sistem dapat diartikanjuga sebagai teknik pemecahan masalah yang

menguraikan bagian-bagian komponen denganmempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponentersebut. Bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuanmereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awaldari pengembangan sistem yang menjadi fondasi dalammenetukan keberhasilan sistem informasi yang

dihasilkan nantinya. Tahapan ini sangat penting karena

menetukan bentuk sistem yang harus dibangun. Tahapanini merupakan tahap yang mudah jika klien sangatpaham dengan masalah yang dihadapi, dan tahu betulfungsional dari sistem informasi yang akan dibuat.Tetapi tahap ini bisa menjadi tahap paling sulit jika klien

tidak bisa mengidentifikasi kebutuhannya atau tertutupterhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail

prosesnya.Pengembangan sistem dapat berarti menyusun

suatu sistem yang baru untuk mengganti sistem yanglain, secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang

telah ada. Hal ini disebabkan karena beberapa halsebagai berikut :

Pemecahan Masalah (Problem Solving)

Sistem yang dipakai saat ini masih menggunakan

pendaftaran secara manual sehingga kurang efektifkarena informasi yang disampaikan sangat terbatas .

perbaikan sistem secara menyeluruh

Sistem lama yang di pakai masih kurang tepat untukdipakai, serta disesuaikan dengan kebutuhan sekolah dan

sesuai tuntutan masyarakat yang di anggap kurang tepatdalam sistem pendaftaran siswa baru.

3

7/21/2019 Publikasi_11.12.6076

4/6

3.2 Analisis Kelemahan Sistem

Analisis terhadap kelemahan sistembertujuan untuk mengenali lebih jauh apakahsistem yang digunakan selama ini masih layakdigunakan. Adapun kelemahan sistem lama

adalah :

Kelemahan sistem lama :

1) Media promosi masih menggunakan carakonvensional, yaitu dengan file kearsipandan papan informasi

2) Informasi yang disampaikan sangatterbatas.

3) Biaya yang dikeluarkan untuk promosibanyak.

4) Kesulitan dalam memperbaharui informasi

3.4 Analisis Kebutuhan Sistem

Tujuan analisis kebutuhan untuk menetukankebutuhan apa saja dalam pembuatan sistem baru.

Setelah melakukan analisis sistem danmengidentifikasi masalah, analisis kemudianmenentukan aspek-aspek yang dibutuhkan dalammembangun sistem informasi tersebut. Kebutuhan

sistem terbagi atas 2 aspek yaitu kebutuhan fungsionaldan Non-fungsional.

3.4.1. Kebutuhan FungsionalDalam penyampaian informasi kebutuhan

fungsional sangat berperan penting karena merupakanhasil akhir yang dihasilkan oleh sistem yang baru.berikutini merupakan kebutuhan fungsional pada sistem yangberbasis website ini :

1. Aplikasi mampu menampilkan informasitentang :

Sejarah Singkat sekolah

Informasi pendaftaran siswa/ i baru

Visi Dan Misi

Form pendaftaran siswa/ i baru

Pengumuman Hasil SeleksiPendaftaran Siswa/ i Baru secaraOnline

Kontak Sekolah

3.4.2. Kebutuhan non- Fungsional

Dalam membangun sebuah sistem yang berbasiswebsite tersebut, dibutuhkan spesifikasi hardware dansoftware yang baik untuk memberikan kemudahan dalammembangun sistem dan brainware ( manusia ) yangberkualitas. Untuk membangun sistem ini ada beberapahal yang perlu diperhaikan antara lain :

1. Hardware

Dalam membangun sebuah sistem yang berbasis

website ini, dibutuhkan spesifikasi hardware yang cukup

untuk memberikan kemudahan dalam pembuatan. Padatahap implementasinya, spesifikasi yang dibutuhkantidak harus bagus, spesifikasi yang digunakan untukpembuatan sistem yang berbasis website ini, sebagaiberikut :

Tabel 3.1 Spesifikasihardware

Dengan melihat spek hardware yang dibutuhkandalam pembuatan sistem seperti diuraikan diatas, sebagailangkah untuk menekan biaya produksi sistem seminimalmungkin maka dalam pembuatan sistem digunakankomputer yang sudah ada sehingga tidak perlumenambah biaya untuk produksi sistem.

2. Software

Perangkat lunak yang di butuhkan dalam pembuatanwebsite pendaftaran ini merupakan komponen-

komponen dalam processing system, berupa program-program untuk mengontrol bekerjanya sistem komputer.Perangkat lunak yang digunakan dan dibutuhkan untukpembuatan sistem website ini sebagai berikut :

Windows 7 Ultimate

MySQL server

Dreamweafer

Notepad ++

XAMPP Control Panel

3.

Brainware

Aspek brainware meliputi individu yang terlibatlangsung dalam pembuatan sistem informasi ini. Aspek

ini cenderung mempunyai sifat yang tidak terlalu pintarnamun dalam usahanya akan semaksimal mungkin dapatmenjalankan sistem ini dan tentunya akan sangatberpengaruh terhadap hasil akhir yang nantinya menilaisejauh mana keberhasilan individu tersebut dalampenyampaian sebuah informasi untuk orang lain.

Sistem analis

Programmer Admin

4

7/21/2019 Publikasi_11.12.6076

5/6

Konsumen/user

3.6 Perancangan Sistem

3.6.1 Merancang KonsepPerancangan system merupakan garis besar dari

seluruh proses komputerisasi pengolahan data yang akandilakukan. Perancangan ini mencakup bagaimana system

tersebut dapat dijalankan, bagaimana langkahpemrosesan datanya,serta hasil keluarannya.Dalammerancang system informasi pendaftaran siswa initerdapat empat pihak yang berperan, yaituadministrator, siswa, guru dan Ketua Panitia PSB.

3.6.2 Perancangan Proses

3.6.2.1 Rancangan Diagram AlirSistem

Merupakan bagian alir sistem yangmenggambarkan proses alir data atau langkah-langkahkerja yang akan dilakukan programmer untukmenentukan langkah-langkah kerja mulai dari table

sampai pembuatan informasi-informasi yang diperlukanpemakai. Berikut Diagram Alir Sistem dari Sistem

Pendaftaran Siswa Baru di SMK Diponegoro DepokBerbasis Webterdapat pada Gambar 3.1

Gambar 3.1 Rancangan Diagram AlirSistemKeterangan :

1. Laporan Siswa2. Laporan Hasil Pengumuman

3. LaporanJumlah KeseluruhanLulus4. Laporan Pendaftaran5. Laporan Setiap Jurusan

6.

Laporan Admin

3.6.2.2 Diagram Konteks

Gambar3.2 Rancangan DiagramArusDataLevel0Keterangan :

7. Laporan Siswa8. Laporan Hasil Pengumuman9. LaporanJumlah KeseluruhanLulus10. Laporan Pendaftaran11. Laporan Setiap Jurusan12.

Laporan Admin

3.6.2.3 Diagram Arus Data Level 1DataFlow Diagram(DFD) adalah suatu diagram

yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkanarus data dari sistem, yang penggunaannya sangat

membantu untuk memahami system secara

logika,terstruktur dan jelas.Gambar diagram arus datalevel1 ditunjukkan Gambar 3.3.

Gambar3.3 Rancangan DiagramArusDataLevel 1Keterangan :

1. Laporan Siswa2. Laporan Hasil Pengumuman3. Laporan Jumlah Keseluruhan Lulus4. Laporan Pendaftaran5. Laporan Setiap Jurusan

6.

Laporan Admin4.1 Menggunakan Sistem

Implementasi website pendaftaran dipahamisebagai sebuah proses yang menentukan apakah sistemdalam website mampu beroperasi dengan baik, sertamengetahui apakah para pemakai atau user bisa mandiridalam mengoperasikannya. Disini akan menjelaskanbeberapa langkah dalam mengguna-kan website

pendaftaran , diantaranya adalah :1. Nyalakan komputer yang digunakan sebagai media

untuk membuka sistem website pendaftaran ini.2. Membuka browser seperti mozila firefox untuk

melihat hasil website yang sudah jadi dan di uji .

4.3 Halaman Index

Gambar 4.1 Halaman Index

5

7/21/2019 Publikasi_11.12.6076

6/6

4.3.1 Tampilan halaman Index Admin

Daftar Pustaka

[1] Jogiyanto,HM., 2005, Analisis dan Desain

Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset.

[2 Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan

Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

4.4 Pemeliharaan Sistem

Pemeliharaan sistem untuk pendaftaran di SMKDiponegoro Depok,Yogyakarta ini dapat dilakukandengan cara berikut ini.

- Membagi masing-masing komponen

aplikasi menjadi beberapa file sehinggajika terjadi kesalahan pada suatukomponen maka hanya file tersebut yangdiperbaiki.

- Copy file aplikasi pada tempat/foldertertentu sehingga terpisah dari file-fileyang dijalankan (backup)

- Untuk memperbaharui data dapat dilakukan denganmembuka halaman admin atau databasenya danmemilih fitur yang akan diubah.

5. Kesimpulan

Dalam penyusunan skripsi dengan judulAnalisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran

Siswa Di SMK DIPONEGORO DEPOK,YOGYAKARTA Berbasis Website yang telahdijelaskan dan diuraikan di atas, dapat diambil beberapakesimpulan sebagai berikut:

1. Dengan adanya aplikasi ini akan mempermudahbagi masyarakat terutama calon siswa untuk

mengetahui informasi tentang penerimaan siswabaru.

2. Mempermudah petugas dalam melakukanproses penyimpanan, dan perubahan data.

3. Mempersingkat waktu pendaftaran siswa barukarena menggunakan sistem online.

4. Sistem dapat menampilkan informasi tentang

siswa yang lulus dan tidak lulus seleksi dengancara online.

5. Sistem dapat menampilkan informasi tentangpengumuman yang ada di sekolah secaraonline.

6

Gambar 4.2Tampilan halaman Index Admin