administrasi & manajemen

7/25/2019 Administrasi & Manajemen

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-manajemen 1/27

Kata Pengantar

Puji syukur penulis haturkan ke hadirat Allah SWT karena atas rahmat dan hidayah-

Nya penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah ini ditulis dengan tujuan untuk

menjelaskan Administrasi Perkantoran

Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada:

. !apak "r. Suko Prayitno Adi, M.Si selaku #etua Sekolah Tinggi Meteorologi

#limatologi dan $eo%isika.

&. !apak '%%endi Sitompul, M.Si yang telah mem(im(ing dalam pem(uatan

makalah ini.

). #edua orang tua yang telah mem(erikan moti*asi.

+. Teman-teman $eo%isika + yang telah mem(eri moti*asi dan dukungan.

Se(agai manusia, penulis tentunya tidak luput dari kesalahan dan kekurangan dalam

menulis makalah ini. leh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua

pihak untuk memoti*asi penulis agar dapat menulis makalah yang le(ih (aik ke depannya.

"emikian yang dapat penulis sampaikan semoga (erman%aat (agi pem(aca.

Tangerang, anuari &/0

Penulis

BAB I



PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administrati% yang dilakukan dalam organisasi

kantor dengan menggunakan alat-alat atau %asilitas yang ada dalam kantor yang (ersangkutan.

Administrasi perkantoran merupakan su( sistem dalam organisasi kantor yang (er%ungsi se(agai

pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan dalam (entuk pelayanan ke

dalam dan ke luar organisasi.

Administrasi perkantoran (er(eda dengan tata-usaha perkantoran. 1aktor pem(edanya adalah

jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja se(agai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata usaha

perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan (agian dari administrasi perkantoran, yang

(ergerak di setiap (agian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan se(utan tata-usaha,

pada umumnya meli(atkan pega2ai rendah melalui keterampilannya. Namun keduanya mempunyai

peran sama dalam hal pelayanan yaitu:

3 Pelayanan terhadap pelaksanaan kegiatan operati% atau tugas pokok organisasi pada umumnya, dan

pelayanan manajemen pada khususnya4

&3 Pengumpulan, penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan 5data dan in%ormasi3 (agi

manajemen guna mengam(il putusan4

)3 Mem(antu kelancaran tugas dan perkem(angan organisasi se(agai suatu keseluruhan.

Administrasi perkantoran mempunyai hu(ungan erat dengan pelayanan tim(al (alik. #eterti(andan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran (erpengaruh terhadap keterti(an dan

kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan (agi penerima layanan. 1ungsi perkantoran

secara umum adalah se(agai pusat pemikiran, pusat administrasi 5pelayanan3 dan pusat data dan

in%ormasi. "engan %ungsi demikian itu maka perkantoran (erperan (esar dalam mem(antu proses

pencapaian tujuan organisasi.

6ntuk melaksanakan %ungsi perkantoran secara (aik dan (erdaya guna ada empat macam

kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. 'mpat kegiatan terse(ut adalah kegiatan pencatatan,

kegiatan pengelompokan, kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi. #egiatan pencatatan dan

kegiatan pengelompokan (ersi%at kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh pega2ai-pega2ai

golongan 7 dan 77 5pega2ai negeri sipil3, sedangkan kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi

(ersi%at manajerial yang dilakukan oleh setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian

kegiatan-kegiatan terse(ut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar kepada

orang8(adan8instansi yang (erkepentingan.

Produk perkantoran yang akan menjadi (arang (erharga (agi penerima layanan adalah surat-

surat dalam segala (entuk dan jenis, %ormulir untuk (er(agai macam keperluan se(agai sarana

kelancaran dalam tata-persatuan dan produk sampingan (erupa arsip.



Arsip (eserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena si%atnya yang senantiasa

(ertam(ah jumlahnya dan karena man%aatnya terhadap manajemen dalam rangka pengam(ilan

keputusan yang tepat. #lasi%ikasi arsip sehu(ungan dengan sistem penyimpangan ada empat macam

yaitu: tidak penting, (erman%aat, penting dan sangat penting. Agar terdapat e%ekti%itas dan e%isiensi

yang konsisten, perlu diadakan program penyusutan arsip secara terpadu.

1.2 Rumusan Masalah

. 6nsur apa sajakah yang terdapat dalam administrasi perkantoran9

&. Apa tujuan dari administrasi perkantoran9

). 1ungsi apa yang terdapat dalam administrasi perkantoran9

+. #egiatan-kegiatan dalam administrasi perkantoran9

. Apa saja sasaran yang akan dicapai oleh dalam administrasi perkantoran9

1.3 Tuuan Penul!san

. Mengetahui unsur dalam administrasi perkantoran

&. Mengetahui tujuan administrasi perkantoran

). Mengetahui %ungsi dalam administrasi perkantoran

+. Mengetahui kegiatan dalam administrasi perkantoran

. Mengetahui sasaran yang akan dicapai dalam administrasi perkantoran

1." Man#aat Penul!san

. 6ntuk menam(ah 2a2asan mengenai administrasi perkantoran.

&. Se(agai (ahan masukan yang dapat dijadikan dasar tujuan perusahaan dapat tercapai

BAB II

PEMBAHA$AN



2.1 Pengert!an A%m!n!stras!Administrasi (erasal dari (ahasa latin yaitu ;ad ; dan ;ministrate; (erarti pem(erian jasa atau

(antuan, dalam (ahasa inggris dise(ut ;administration; yang (erarti melayani dengan se(aik-

(aiknya. !erdasarkan arti terse(ut konsep administrasi adalah mem(erikan pelayanan dengan

se(aik-(aiknyaMenurut Prajudi Atmosudirdjo 5<em(aga Administrasi Negara3, mem(edakan administrasi

dalam & pengertian, yaitu :

1. A%m!n!stras! Dalam Pengert!an $em&!t

"itinjau dari lingkup kerja yang sempit, yaitu hanya (erkisar pada kegiatan tata usaha kantor

5office work 3 seperti: tulis menulis, pengetikkan surat menyurat 5termasuk menggunakan

komputer3, agenda, kearsipan, pem(ukuan dan lain se(againya.

2. A%m!n!stras! %alam Pengert!an Luas

Administrasi dalam pengertian luas dapat di(edakan dalam ) perspekti%, yaitu :

a. Pr'ses

"itinjau dari proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses

pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses penga2asan

sampai dengan pencapaian tujuan. 6ntuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu

apa yang akan dicapai dan (agaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang

digunakan untuk mencapai tujuan terse(ut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya.

(. )ungs! atau Tugas

"itinjau dari %ungsi atau tugas administrasi (erarti keseluruhan tindakan 5akti*itas3 yang

harus dilakukan oleh =administrator> 5memegang ja(atan dalam manajemen suatu organisasi3.

Pada setiap organisasi atau instansi sudah tentu terdapat orang-orang yang menjalankan

administrasi, misalnya :

.rang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan 5pemimpin34

&.rang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan 5perencana34

).rang-orang yang melaksanakan tugas penga2asan atau kontrol 5penga2as34

+.rang-orang yang mengorganisir 5organisator3, dan lain se(againya.

*. Ke&ranataan +Inst!tus!,

"itinjau dari kepranataan 5institusi3, maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan

dalam suatu lem(aga melakukan akti*itas tertentu, misalnya: <em(aga per(ankan, maka ada

orang-orang yang melakukan kegiatan per(ankan dalam lem(aga itu4 #antor Pos, maka ada

orang-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos 5surat menyurat, pengiriman (arang, dan

lain lain34 kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen ?departemen, non departemen dan

lain se(againya. "ari uraian di atas, dapat disimpulkan (ah2a administrasi mempunyai

pengertian: >Akt!-!tasakt!-!tas untuk men*a&a! tuuan/ atau 0&r'ses &enelenggaraan

kera untuk men*a&a! tuuan>.



2.2 Kant'r

2.2.1 Pengert!an Kant'r

#antor 5dari (ahasa !elanda kantoor dan dari (ahasa Perancis comptoi r 3 adalah se(utan

untuk tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara

rutin. Kant'r (isa hanya (erupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun (angunan (ertingkat

tinggi.

#antor adalah (agian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat

pengendalian kegiatan in%ormasi. adi, kantor adalah pusat pengelolaan data dan keterangan

serta tempat konsentrasi pimpinan dan para sta% personil 5pega2ai3 melakukan akti*itas

manajemen. Apa(ila memperhatikan de%inisi-de%inisi di atas pengertian kantor ditinjau dari dua

segi, yaitu:

. Dar! seg! #!s!k

#antor dilihat dari (entuk luar atau gedung yang (ersi%at statis, yaitu suatu tempat

penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan 2arkat 5records

keeping3 dan pengurus in%ormasi 5in%ormation handling3.

2. Dar! seg! akt!-!tas

#antor dilihat dari kegiatannya yang (ersi%at dinamis, yakin adanya pem(agian pekerjaan

di antara mereka yang (ekerja sama untuk mencapai tujuan terse(ut.

2.2.2 !r!!r! Kant'r. Alat penyam(ung panca indera dan ingatan pimpinan.

&. Mem(antu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem manajemen, metode

kerja, mencapai e%isiensi dalam pekerjaan tata usaha.

2.2.3 UnsurUnsur Kant'r

. $edung, terdiri dari (angunan, ruangan dan perlengkapan gedung

&. '@uipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan pera(ot-pera(ot kantor.

). Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh

sampai pimpinan.

2.3 A%m!n!stras! Perkant'ran

2.3.1 Pengert!an A%m!n!stras! Perkant'ran

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri dise(ut office management

5manajemen kantor3. Pengertian manajemen kantor 5o%%ice management3 menurut (e(erapa ahli:

1. !ll!am $&r!egel %an Ernest Da-!es

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan kegiatan, seperti

transportasi, manu%acturing, pergudangan dan penjualan.

2. 4e'rge R. Terr



Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan penga2asan

pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3. Arthur 4ranger

Manajemen kantor adalah %ungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan

perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.

". !ll!am Le##!ng5ell %an E%5!n R'(!ns'n

Manajemen kantor merupakan %ungsi, yang merupakan ca(ang dari seni dan ilmu manajemen

yang (erkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara e%isien, kapan pun, dan dimana pun

pekerjaan itu dilakukan.

!erdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan (ah2a pengertian administrasi perkantoran

secara umum adalah semua kegiatan yang (ersi%at teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran,

seperti merencanakan, mengorganisasi 5mengatur dan menyusun3, mengarahkan 5mem(erikan

arah dan petunjuk3, menga2asi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara terti(

sesuatu hal yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan

operati%, serta penyediaan keterangan (agi pimpinan dan mem(antu dalam kelancaran tugas.

Tidak terti(nya administrasi perkantoran akan (eraki(at tidak terti(nya pekerjaan

ketatausahaan yang mengham(at kelancaran pelaksanaan pekerjaan operati%, mengham(at

pengam(ilan keputusan8ke(ijaksanaan oleh pimpinan, dan mengham(at perkem(angan kemajuan

organisasi.

"engan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian akti*itas

merencanakan, mengorganisasi 5mengatur dan menyusun3, mengarahkan 5mem(erikan arah dan

petunjuk3, menga2asi dan mengendalikan 5melakukan kontrol3 sampai menyelenggarakan secara

terti( sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. al atau sasaran yang terkena oleh

rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran 5office work 3. Bang termasuk

pekerjaan perkantoran diantaranya:

• mengetik 5typing 3

•menghitung 5calculating 3

• memeriksa 5checking 3

• menyimpan 2arkat8arsip 5 filing 3

• menelepon 5telephoning 3

• menggandakan 5duplicating 3

• mengirim surat 5mailing 3



• mengadakan

• mencatat

•menyortir

2.3.2 Unsur A%m!n!stras! Perkant'ran

1, Unsur Peng'rgan!sas!an

6nsur Pengorganisasian merupakan se(uah rangkaian dari kegiatan untuk menyusun

suatu kerangka dari organisasi yang akan menjadi 2adah atau tempat untuk setiap kegiatan

dalam usaha kerjasama mencapai segala tujuan yang telah ditentukan se(elumnya.

2, Unsur Manaemen

Manajemen merupakan rangkaian kegiatan menggerakkan para karya2an dan

menggunakan seluruh %asilitas kerja sehingga tujuan kerjasama yang telah ditetapkan

(ersama (isa (enar (enar tercapai.

3, Unsur Tata Hu(ungan

Tata hu(ungan merupakan salah satu dari rangkaian kegiatan yang (er%ungsi untuk

menyampaikan 2arta8(erita dari kedua (elah pihak agar terjalinnya proses kerjasama.

", Unsur Ke&ega5a!an

#epega2aian merupakan rangkaian kegiatan yang (er%ungsi untuk mengatur dan

mengurus masalah tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama8dalam se(uah

kantor.

6, Unsur Keuangan

#euangan merupakan rangkaian kegiatan mengelola segi-segi pem(elanjaan dalam

usaha kerjasama.

7, Unsur Per(ekalan

Per(ekalan merupakan rangkaian kegiatan yang (ertujuan untuk pemakaian,

menda%tar, mengadakan, mengatur dan memelihara sampai denganmenyingkirkan8melenyapkan seluruh perlengkapan yang sudah tidak di(utuhkan lagi dalam

se(uah kantor.

8, Unsur Tata Usaha

Tata usaha merupakan rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam

usaha kerjasama.

9, Unsur Per5ak!lan



6nsur Per2akilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang (er%ungsi untuk

menciptakan se(uah hu(ungan (aik dan (erusaha untuk memperoleh (anyak dukungan dari

masyarakat sekitar tempat usaha8perusahaan.

2.3.3 Tuuan A%m!n!stras! Perkant'ran

Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah se(agai (erikut:

. Menerapkan dan mengem(akan kemampuan (erkomunikasi (aik lisan maupun tertulis

dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

&. Menerapkan dan mengem(angkan kemampuan teknologi in%ormasi untuk melaksanakan

tugas secara e%ekti% dan e%isien.

). Menerapkan dan mengem(angkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,

mengorganisasi dan menge*aluasi tugas yang menjadi tanggungja2a(nya.

+. Menerapkan dan mengem(angkan kemampuan dalam mengelola surat8dokumen sesuai

standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lem(aga.

. Menerapkan dan mengem(angkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh man%aat

masing-masing pihak.

0. Menerapkan dan mengem(angkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga

segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungja2a(kan.

2.3." )ungs! A%m!n!stras! Perkant'ran

Menurut Cui(le 5&//3, ada lima jenis %ungsi pendukung administrasi perkantoran, yaitu

%ungsi rutin, %ungsi teknis, %ungsi analisis, %ungsi interpersonal, dan %ungsi manajerial. 6ntuk le(ih

jelasnya simak uraian (erikut.

1. )ungs! Rut!n

1ungsi rutin yaitu %ungsi administrasi yang mem(utuhkan pemikiran minimal mencakup

pengarsipan dan penggandaan.

2. )ungs! Tekn!s

1ungsi teknis yaitu %ungsi administrasi yang mem(utuhkan pendapat, keputusan, danketerampilan perkantoran yang memadai.

3. )ungs! Anal!s!s

1ungsi analisis yaitu %ungsi administrasi yang mem(utuhkan pemikiran yang kritis dan kreati%

desertai kemampuan mengam(il keputusan, seperti memuat keputusan pem(elian (arang.

". )ungs! Inter&ers'nal

1ungsi interpersonal yaitu %ungsi administrasi yang mem(utuhkan penilaian dan analisis

se(agai dasar pengam(ilan keputusan serta keterampilan yang (erhu(ungan dengan orang lain,

seperti mengoordinasi tim.



6. )ungs! Manaer!al

1ungsi manajerial yaitu administrasi yang mem(utuhkan perencanaan, pengorganisasian,

pengukuran, dan pemoti*asian.

1ungsi-%ungsi yang ada pada administrasi perkantoran adalah %ungsi-%ungsi yang ada padainduk asalnya yaitu administrasi. Penerapan %ungsi-%ungsi administrasi mutlak harus diterapkan pada

administrasi perkantoran untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan organisasi yang telah ditetapkan untuk

mencapai tujuan (ersama. 1ungsi-%ungsi itu antara lain dimulai dari perencanaan, pengorganisasian,

pengkoordinasian dan penggerakan ke arah kerja yang nyata.

. Peren*anaan Kant'r

Perencanaan yang dimaksud adalah perencanaan untuk kegiatan-kagiatan kantor , yang

dilakukan secara (erkesinam(ungan untuk tetap eksistensinya dan pengem(angan kantor.

Perencananaan di(uat dan (erasal dari masing-masing (agian dan disenergikan menjadi

perencanaan komprehensi% organisasi 5kantor3. Perencanaan yang telah disusun dokoordinasikan

dan disinkronisasikan untuk memperoleh kesatuan arah guna mencapai tujuan yang telah

direncanakan.

2. Peng'rgan!sas!an

Pengorganisasian adalah kegiatan pimpinan untuk mengatur (entuk organisasi tim kerja,

orang-orang yang melaksanakan, penjad2alan, pelaksanaan dan e*aluasi.

3. Pengk''r%!nas!an

Pengkoordinasian adalah kegiatan pimpinan untuk mengarahkan anggotanya agar tetap

(erkoordinasi satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan (ersama.

". Penggerakkan

6ntuk terlaksananya suatu rencana pimpinan menggerakan anggotanya untuk kegiatan nyata

sesuai rencana yang telah ditetapkan.

6. E-aluas!

'*aluasi dimaksudkan untuk mencocokan apakah hasil kegiatan sudah sesuai dengan rencana

yang sudah ditetapkan. !ila terdapat ketidaksesuaian, dengan hasil e*aluasi akan mudah

mengadakan per(aikan terhadap hal-hal yang tidak sesuai pada 2aktu yang akan datang.

2.3.6 $asaran A%m!n!stras! Perkant'ran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran

5/%%ice 2ork3 Walaupun demikian, sasaran Administrasi Perkantoran se(enarnya le(ih luas lagi

cakupannya. Seperti yang disusun oleh Dharles <i((ey adalah se(agai (erikut :

1. Ruang &erkant'ran +:##!*e $&a*e,



Euang perkantoran meliputi perkiraan ke(utuhan ruang, pemanasan dan peredaran udara,

pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, %asilitas ke(ersihan, ruang pertemuan, %aktor

keselamatan, pemindahan kantor, peru(ahan-peru(ahan, pemeliharaan.

2. K'mun!kas! +'mmun!*at!'n,

#omunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan ka(el, sistem

telepon antar kantor, papan pengumumman, pelayanan terima tamu.

3. Ke&ega5a!an Perkant'ran +:##!*e Pers'nnel,

#epega2aian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian, kenaikan

pangkat, pergantian, sistem saran, keterlam(atan, 2a2ancara pem(erhentian, %asilitas ruang,

semangat kerjasama dan disiplin.

". Pera('tan %an Perlengka&an +)urn!ture an% E;u!&ment,

Pera(otan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja panjang, perlengkapan arsip,ruang dan peti (esi, pera(otan %ungsional, pera(otan gudang, pemeliharaan dan per(aikan,

lemari per(ekalan dan penempatan rak dan pera(otan perpustakaan.

6. Peralatan %an Mes!n +A&&l!an*es an% Ma*h!nes,

Peralatan dan Mesin meliputi mesintik, mesin hitung, perlengkapan kirim surat dan lain-lain

perkantoran, perlengkapan ke(ersihan, pemeliharaan dan per(aikan, penilaian peralatan dan

mesin (aru.

7. Per(ekalan %an Ke&erluan Tul!s +$u&&l!es an% $tat!'nar,

Per(ekalan dan keperluan tulis meliputi (arang-(arang keperluan tulis, kertas surat,

%ormulir, per(ekalan ke(ersihan, per(ekalan penggandaan, penilaian per(ekalan (aru.

8. Met'%e

Metode meliputi pengolahan (ahan keterangan, penyelidikan perkantoran, pengukuran hasil

kerja tulis, penjad2alan prosedur rutin.

9. arkat +Re*'r%s,

Warkat meliputi pengkoordinasian %ormulir, perancangan %ormulir, pelayanan surat-

menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan, 5Typing rools3, metode

pelaporan, jad2al penyimpanan, praktek kearsipan dan penyimpanan.

<. K'ntr'l P!m&!nan Pelaksana +E=e*ut!-e 'ntr'ls,

#ontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan atau pemencaran

pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan 51orecasting3, pedoman petunjuk kerja, latihan

pemindahan tugas, dan Analisis tugas pekerjaan.

2." A%m!n!stras! Kerumahtanggaan

Administrasi kerumahtanggaan adalah tugas-tugas yang dilaksanakan oleh (agian atau urusan

kerumahtanggaan mengenai pengelolaan administrasi (arang-(arang milik Negara 5(arang-(arang



in*entaris3, pem(ayaran %asilitas-%asilitas, tenaga ke(ersihan 5cleaning ser*ice3, tenaga pertamanan,

pem(ukuan gudang, keprotokolan dan tenaga keamanan 5satpam3.

. Pengelolaan administrasi (arang-(arang milik negara 5in*entaris3 Pengelolaan administrasi (arang

(arang milik negara terdiri dari:

. Mem(uat laporan (arang in*entaris, terdiri dari :

• Melakukan opname %isik

• Mem(uat laporan mutasi (arang tri2ulanan 5<M!T3, tahunan 5<T-3, opname %isik

5<1!734

• Mem(uat (uku in*entrasi 5!73, kartu in*entaris 5#7!3, da%tar in*entrasi ruangan 5"7E34

• Melaksanakan pem(ukuan dan pendistri(usian permintaan (arang 5AT#3

.&. Pemeliharaan (arang in*entaris, antara lain :

• Pemeliharaan8per(aikan8pera2atan (arang (ergerak 5kendaraan (ermotor3 dan (arang

tidak (ergerak 5 gedung, taman, halaman kantor 3 serta sarana dan prasarana lainnya.

&. Pem(ayaran rekening-rekening:

• Eekening listrik

• Eekening telepon

• 7nternet, dan lain-lainnya.

). Melakukan pem(ukuan gudang, (erupa pem(ukuan keluar masuk (arang.

+. Menyiapkan kegiatan keprotokolan 5 rapat dan pertemuan lainnya3

. Pengaturan tenaga ke(ersihan 5cleaning ser*ise3, tenaga keamanan 5satpam3 dan tenaga ke(ersihan

taman8halaman kantor.

0. Pelayanan kerumahtanggaan lainnya yang diperlukan pimpinan

2.6 A%m!n!stras! Keuangan

Pelayanan administrasi keuangan adalah tugas-tugas rutin yang dilaksanakan oleh (agian atau

urusan keuangan untuk mengajukan, mengatur dan mendistri(uskan pendanaan atau pengeluaran

untuk tiap-tiap jenis kegiatan sesuai mata anggaran yang telah ditetapkan. Pelayanan administrasi

keuangan yang dilaksanakan antara lain:

. Pelayanan administrasi pem(ayaran gaji, pem(ayaran honor-honor, uang makan dan kesejahteraan

lainnya kepada pega2ai4

&. Pelaporan administrasi penggunaan uang AP!N (ulanan, semester 7877 dan tahunan4

). Pelayanan administrasi lainnya yang diperlukan pimpinan.

2.6.1 Tugas Dan Tanggung >a5a( $ta# Keuangan Kant'r

#erja menjadi Sta% #euangan tentunya sangat mengiurkan karena (isa di (ilang kerja di

daerah yang (asah, tetapi disinilah tanggung ja2a( dan didikasi yang tinggi kita di pertaruhkan karenakepercayaan dan kedisiplinan kita di utamakan disini.



Tugas sta%% administrasi dikantor adalah mem(uat layanan administrasi di(a2ah penga2asan

pimpinan8line managernya.tugas nya 5(iasanya3 meliputi admin, logistic, dan lainnya yang

mendukung pelaksanaan administasi (erjalan lancar. tugas detailnya 5admin3 nya misalnya: menjaga

dan mengupdate in%ormasi administasi mulai dari o%%ice supply, stationaries. mempersiapkan

arrangement meeting detail, a(sensi sta%%, serta melakukan hal hal seperti surat menyurat dengan sta%%

lainya, sedangkan untuk tugas logistik (iasanya menga2asi transport, dri*er, kesediaan tempat

penyimpanan dan lain lain.

"idalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:

3 Administrasi Negara

&3 Administrasi S2asta 5Perusahaan3

Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam (idang kenegaraan, (ertujuan mem(erikan

pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi S2asta 5Perusahaan3 yaitu kegiatan yang

dilakukan dalam (idang s2asta atau niaga, dengan usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.

"iantara Administrasi Negara dan Administrasi S2asta terdapat per(edaan dalam hal si%at dan

tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya le(ih luas dan kompleks dari pada Administrasi

S2asta, karena menyangkut hu(ungannya dengan pelaksanaan ke(ijaksanaan negara 5pemerintah3.

2.6.2 Tuuan A%m!n!stras! Keuangan

F Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi keuangan suatu organisasi

F Memperlancar distri(usi in%ormasi tentang keuangan pada pihak-pihak yang (erkepentingan,

(aik intern maupun eksternF Meningkatkan sekuritas rahasia keuangan dalam organisasi

2.6.3 )ungs! A%m!n!stras! Keuangan

F Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan yang meli(atkan keuangan. asil pencatatan

digunakan se(agai alat pertanggungja2a(an dan sum(er in%ormasi.

F Mengelola keuangan suatu organisasi

F Se(agai (ahan untuk e*aluasi dan analisa penggunaan dana

F Se(agai (ahan untuk mem(uat laporan pelaksanaan program kerja

F Se(agai tolok ukur penyusunan rencana anggaran program kerja tahun (erikutnya.

2.6." K'm&'nen A%m!n!stras! Keuangan

#omponen administrasi keuangan meliputi, kegiatan se(agai (erikut ini:

a. Keg!atan Peren*anaan

"alam administrasi keuangan, perencanaan sangat di(utuhkan sekali, karena dengan

adanya perencanaan kegiatan suatu lem(aga akan (erjalan lancar. "iantaranya:

3 perencanaan jangka pendek

&3 perencanaan jangka menengah

)3 perencanaan jangka panjang

+3 Sum(er #euangan3 Pengalokasian



Alokasi terse(ut terdiri atas :

a3 alokasi pem(angunan, (aik pem(angunan %isik 5 penam(ahan %asilitas 3

maupun

non%isik 5 pendidikan dan latihan pega2ai 3

(3 alokasi kegiatan rutin, seperti (elanja pega2ai, kegiatan (elajar mengajar,

pem(inaan kesis2aan dan ke(utuhan rumah tangga

7, Penganggaran

8, Peman#aat Dana

9, Pem(ukuan

. Prinsip pem(ukuan meliputi:

a. pemasukan dan pengeluaran keuangan tercatat secara terti(, disertai

dengan

(ukti tertulis sesuai aturan yang (erlaku

(. pencatatan siap di(erikan setiap saatc. pem(ukuan dilakukan secara ter(uka

&. enis pem(ukuan terdiri atas:

a. (uku kas umum

(. (uku per mata anggaran

c. (uku kas harian

d. (uku surat perintah mem(ayar uang 8 giro

e. (uku (ank

%. (uku pem(antu lainnya sesuai dengan ke(utuhan

g. Pemeriksaan dan Penga2as

h. Pertanggungja2a(an dan Pelaporan

!agian Administrasi #euangan dipimpin oleh seorang #epala !agian yang

mempunyai tugas pokok melaksanakan se(agian tugas Asisten Administrasi dalam

merumuskan ke(ijakan,mengoordinasikan,menge*aluasi, mem(ina, dan mengendalikan

kegiatan di (idang administrasi keuangan.

2.6.6 Ketentuan Penusunan Anggaran

Eencana pemasukan dan pengeluaran keuangan yang di(uat dalam jangka 2aktu tertentu.

#etentuan Penyusunan anggaran, antara lain:

F Sesuai dengan rencana kegiatan8program kerja dalam jangka 2aktu tertentu

F Sesuai dengan sum(er pendapatan -ditentukan apakah kegiatan termasuk kegiatan pro%it atau

tidak

F Meliputi tata terti(8aturan yang (erkaitan dengan keluar dan masuknya keuangan organisasi

Langkah &enusunan anggaran

"etail Anggaran Susun #ontrolProgram

#egiatan



2." A%m!n!stras! Ke&ega5a!an7stilah Administrasi #epega2aian atau personnel administration di Amerika serikat

dipergunakan dalam (idang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan dalam

(idang (isnis. "i 7ndonesia ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepega2aian

5 personnel management 3, (aik dalam (idang pemerintahan maupun dalam (idang (isnis.

1ungsi-%ungsi atau kegiatan-kegiatan dari administrasi kepega2aian menurut )el!= A. N!gr'

meliputi :

. Pengem(angan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepega2aian termasuk

didalamnya tugas dan tanggung ja2a( dari setiap pega2ai yang ditentukan dengan jelas dan

tegas.

&. Penggolongan ja(atan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan

mempertim(angkan adanya saingan yang (erat dari sektor s2asta.

). Penarikan tenaga kerja yang (aik

+. Seleksi pega2ai yang menjamin adanya pengangkatan calon pega2ai yang cakap dan

penempatannya dalam ja(atan-ja(atan yang sesuai.

. Perencanaan latihan ja(atan dengan maksud untuk menam(ah keterampilan pega2ai,

memoti*asi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.

0. Penilaian kecakapan pega2ai secara (erkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil

kerjanya dan menentukan pega2ai-pega2ai yang cakap.

G. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pega2ai dengan adanya

sistem ja(atan, di mana pega2ai-pega2ai yang (aik ditempatkan pada ja(atan-ja(atan yang

sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat ja(atan yang paling

tinggi.

. #egiatan-kegiatan untuk memper(aiki hu(ungan antar manusia

H. #egiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pega2ai.



Sementara itu 4lenn : $tahl, merumuskan administrasi kepega2aian se(agai keseluruhan yang

(erhu(ungan dengan sum(er-sum(er manusia dari organisasi 5H0&:3. 1ungsi-%ungsi atau kegiatan-

kegiatan dalam administrasi kepega2aian menurut Stahl meliputi :

. Penentuan yurisdiksi

&. Pengusahaan tenaga kerja

). Pengujian pelamar-pelamar dan pengem(angan da%tar dari calon-calon yang lulus dalam ujian

+. Pengurusan sistem serti%ikasi dan penggunaan dari da%tar calon-calon yang lulus ujian,

pengurusan masa perco(aan dan prosedur-prosedur penempatan kem(ali dalam ja(atan-

ja(atan lama

. Pem(uatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas ja(atan

0. Pengurusan da%tar-da%tar pem(ayaran

G. Penentuan ke(ijaksanaan yang luas dan prosedur yang distandarisasi tentang hal-hal seperti

masa perco(aan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan

disiplin, pem(erhentian dan keluhan-keluhan

. Pengem(angan petunjuk dan in%ormasi serta mendorong praktik yang ter(aik dalam

penga2asan, program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan

kerja, rekreasi, dan latihan ja(atan.

H. Penyelenggaraan riset kepega2aian

/. Penyelenggaraan latihan ja(atan

. Pelaksanaan sistem pemensiunan pega2ai

&. Pemeliharaan rencana yang mem(angun mengenai hu(ungan masyarakat

). Pem(erian saran-saran mengenai manajemen kepega2aian dan per(aikan ke(ijaksanaan

secara (erkala kepada pimpinan atasan

Pelayanan administrasi kepega2aian adalah tugas-tugas rutin yang dilaksanakan (agian atau

urusan kepega2aian mengenai masalah-masalah kepega2aian, antara lain:

. Mempersiapkan dan mengajukan (erkas-(erkas kepega2aian dalam rangka :



kenaikan pangkat 5#P3, kenaikan gaji (erkala 5#$!3, cuti, pensiun, usulan pindah,

tunjangan keluarga dan surat keterangan lainnya yang diperlukan dalam masalah-masalah

kepega2aian.

&. Menyusun "a%tar 6rutan #epangkatan 5"6#3, Nominati% pega2ai, data (ase pega2ai,

kearsipan %ile pega2ai.

). Mengusulkan pendidikan dan pelatihan (agi pega2ai.

+. Pelayaan administrasi lainnya yang diperlukan pimpinan dan pega2ai.

A. PEN4EL:LAAN AR$IP KEPE4AAIAN

"ilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen8(erkas tata

naskah 8 arsip #epega2aian PNS se(agai salah satu sum(er in%ormasi manajemen

kepega2aian yang dapat mem(entuk citra positi% arsip8tata naskah kepega2aian.

1ungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepega2aian antara lain se(agai:

!ukti %isik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pega2ai

sampai dengan purna tugas

2. 7nstrumen yuridis jika terjadi sengketa pega2ai

3. !ukti akunta(ilitas kinerja instansi pemerintah

B. MEN?U$UN TAKAH KEPE4AAIAN ?AN4 BAIK

Setiap pengelola arsip kepega2aian, diharapkan perlu :

1. Menjaga kerapihan penyimpanan4

2. Menjaga ke(ersihan tempat penyimpanan4

3. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik4

". Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah

menemukan kem(ali4

6. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan %umigasi, dan lainnya se(agaimana

ketentuan pengamanan dokumen arsip umum8lainnya.

7. Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan secara kon*ensional maupun

elektronik

. KELEN4KAPAN D:KUMEN TATA NA$KAH KEPE4AAIAN

PER$E:RAN4AN

1. <amaran

2. Nota Persetujuan #epala !#N 5Persetujuan N7P3

3. Pengangkatan DPNS". asil Pengujian #esehatan4



6. Pengangkatan PNS

7. "a%tar Ei2ayat idup4

8. #artu Pega2ai 5#AEP'$34

9. #artu istri8Suami 5#AE7S8#AES634

<. #artu Peserta Taspen4

1@. #artu Pega2ai 'lektronik 5#P'3411. Tanda Peserta Asuransi

12. "P ) dari pertama sampai terakhir4

13. #$! dari pertama sampai dengan terakhir4

1". S# Pengangkatan8Pem(erhentian ke8dari a(atan 5Struktural81ungsional3

16. S# #P mulai dari pertama sampai terakhir4

17. S# ukuman "isiplin dan !erita Acara Pemeriksaan4

18. Surat #eterangan asil Penelitian #husus4

19. Surat #eputusan Peninjauan Masa #erja4

1<. Per(antuan pada 7nstansi lain, terdiri : S# Per(antuan #epala "aerah

tonom87nstansi <ain dan S# Penarikan kem(ali dari per(antuan.2@. Surat #eputusan dipekerjakan pada 7nstansi4

21. Surat #eputusan Perpindahan Wilayah #erja4

22. Surat #eputusan Perpindahan Antar 7nstansi4

23. S# tanda #ehormatan8jasa8Penghargaan4

2". Surat #eputusan Duti "i <uar Tanggungan Negara 5D<TN3 dan S#

Persetujuan8Penugasan #em(ali Duti diluar Tanggungan Negara4

26. Salinan 7jaIah Pendidikan 6mum 8#edinasan8 #ursus dalam dan <uar Negeri

27. Surat Tugas8ijin !elajar "alam8<uar Negeri4

28. "ata 8 Mutasi keluarga PNS4

29. Pem(erhentian dari J Pengangkatan kem(ali dalam ja(atan organik

2<. <aporan dan Surat Peningkatan Pendidikan8kursus4

3@. 7npassing (agi gaji maupun ja(atan4

31. Penetapan Angka #redit8%ungsional4

32. Pas %oto (er2arna ukuran + K 0 cm & 5dua3 lem(ar4

33. Nomor Pokok Waji( Pajak PNS4

3". Surat 7jin !epergian ke <uar Negeri

36. S# Pernyataan ilang dan S# #em(alinya PNS yang "inyatakan ilang4

37. S# Meninggal "unia8ilang4

38. S# Pem(erhentian Sementara8uang tunggu4

39. Surat #eputusan Pem(erhentian Pensiun atau S# Pem(erhentian se(agai PNS4

D. PAN4KAT DAN KENAIKAN PAN4KAT

Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkatan seseorang Pega2ai Negeri

Sipil (erdasarkan ja(atannya dalam rangkaian susunan kepega2aian dan digunakan

se(agai dasar penggajian.

#enaikan pangkat adalah penghargaan yang di(erikan atas prestasi kerja dan

penga(dian Pega2ai Negeri Sipil terhadap Negara, serta se(agai dorongan kepada

Pega2ai Negeri Sipil untuk le(ih meningkatkan prestasi kerja dan penga(diannya. Agar



kenaikan pangkat dapat dirasakan se(agai penghargaan, maka kenaikan pangkat harus

di(erikan tepat pada 2aktunya dan tepat kepada orangnya.

Susunan Pangkat dan $olongan Euang Pega2ai Negeri Sipil Susunan pangkat serta

golongan ruang Pega2ai Negeri Sipil se(agai (erikut:

Pega2ai Negeri Sipil 8 PNS memiliki golongan dan pangkat masing-masing yang

secara (erkala dan (erjenjang akan meningkat setiap + 5empat3 tahun sekali. #husus (agi

pega2ai %ungsional seperti guru, dokter, dokter gigi, apoteker, dan lain se(againya yang

golongannya dapat naik setiap & 5dua3 tahun sekali.

$truktur 4'l'ngan %an Pangkat PN$ %! In%'nes!a :

4'l'ngan I

$olongan 7a L Pangkat uru Muda

$olongan 7( L Pangkat uru Muda Tingkat

$olongan 7c L Pangkat uru

$olongan 7d L Pangkat uru Tingkat

4'l'ngan II

$olongan 77a L Pangkat Pengatur Muda

$olongan 77( L Pangkat Pengatur Muda Tingat

$olongan 77c L Pangkat Pengatur

$olongan 77d L Pangkat Pengatur Tingkat

4'l'ngan III

$olongan 777a L Pangkat Penata Muda

$olongan 777( L Pangkat Penata Muda Tingkat

$olongan 777c L Pangkat Penata

$olongan 777d L Pangkat Penata Tingkat

4'l'ngan I

$olongan 7a L Pangkat Pem(ina

$olongan 7( L Pangkat Pem(ina Tingkat

$olongan 7c L Pangkat Pem(ina 6tama Muda

$olongan 7d L Pangkat Pem(ina 6tama Madya

$olongan 7e L Pangkat Pem(ina 6tama

Setiap pega2ai (aru yang dilantik atau diputuskan se(agai Pega2ai Negri Sipil 8 PNS

(aik di pemerintah pusat maupun daerah akan di(erikan Nomor 7nduk Pega2ai atau N7P

yang (erjumlah dijit angka 5lama H digit3, golongan dan pangkat sesuai dengan tingkat

pendidikan yang diakui se(agai mana (erikut di (a2ah ini :



Pega2ai (aru lulusan S" atau sederajat L 78a

Pega2ai (aru lulusan SMP atau sederajat L 78(

Pega2ai (aru lulusan SMA atau sederajat L 778a

Pega2ai (aru lulusan "8"& atau sederajat L 778(

Pega2ai (aru lulusan ") atau sederajat L 778c

Pega2ai (aru lulusan S atau sederajat L 7778a

Pega2ai (aru lulusan S& sederajad8S #edokteran8S Apoteker L 7778(

Pega2ai (aru lulusan S) atau sederajat L 7778c

Periode kenaikan pangkat Pega2ai Negeri Sipil ditetapkan tanggal April dan

kto(er setiap tahun, kecuali kenaikan pangkat anumerta dan kenaikan pangkat

penga(dian. Masa kerja untuk kenaikan pangkat pertama Pega2ai Negeri Sipil dihitung

sejak pengangkatan se(agai Dalon Pega2ai Negeri Sipil.

#enaikan pangkat dilaksanakan (erdasarkan sistem kenaikan pangkat reguler dan

sistem kenaikan pangkat pilihan. #enaikan pangkat reguler di(erikan kepada Pega2ai

Negeri Sipil yang tidak menduduki ja(atan struktural atau ja(atan %ungsional tertentu dan

di(erikan sepanjang tidak melampaui pangkat atasan langsungnya. #enaikan pangkat

reguler ini di(erikan sekurang-kurangnya telah + tahun dalam pangkat terakhir dan

pangkat tertingginya ditentukan oleh pendidikan tertinggi yang dimilikinya.

#enaikan pangkat pilihan (agi Pega2ai Negeri Sipil adalah yang menduduki

ja(atan struktural, ja(atan %ungsional tertentu, atau ja(atan tertentu yang pengangkatannya

ditetapkan dengan #eputusan Presiden, di(erikan dalam (atas jenjang pangkat yang

ditentukan untuk ja(atan yang (ersangkutan

1. >ABATAN

1. >a(atan struktural

a(atan struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung

ja2a(, 2e2enang, dan hak seorang Pega2ai Negeri Sipil dalam rangka memimpin suatu

satuan organisasi negara.

a(atan struktural di Pega2ai Negeri Sipil Pusat adalah:

Sekretaris enderal

"irektur enderal

#epala !iro

Sta% Ahli

a(atan struktural di Pega2ai Negeri Sipil "aerah adalah:



Sekretaris daerah

#epala dinas8(adan8kantor,

#epala (agian

#epala (idang

#epala seksi

Damat

Sekretaris camat

<urah

Sekretaris lurah

2. >a(atan #ungs!'nal

a(atan yang tidak secara tegas dise(utkan dalam struktur organisasi pemerintah,

tetapi dari sudut pandang %ungsinya diperlukan oleh organisasi pemerintah. Pangkat

Pega2ai Negeri Sipil dalam ja(atan %ungsional (erorientasi pada prestasi kerja, sehingga

tujuan untuk me2ujudkan Pega2ai Negeri Sipil se(agai aparatur negara yang (erdaya

guna dan (erhasil guna dalam melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pem(angunan

dapat dicapai.

Selain itu, ada pula yang mem(agi jenis-jenis ja(atan se(agai (erikut :

A. >a(atan Manaer!al :

a(atan yang secara jelas menjalankan %ungsi-%ungsi manajemen 5planning, organiIing,

actuating, controlling, decision making3. a(atan Manajerial adalah ja(atan yang:

memiliki (a2ahan.

Dontoh :

• #epala "i*isi, mem(a2ahi para Manager

• Manager, mem(a2ahi para Sta% dan Non Sta% 8 Pelaksana

B. >a(atan $ta# :

a(atan yang tidak menjalankan %ungsi-%ungsi manajemen namun menuntut

ketrampilan8skill tertentu (aik yang (ersi%at teknis maupun administrati%.

Dontoh :

Sta% Simpan Pinjam, Sta% Akunting, Sta% Pemasaran, #asir,

3. >a(atan N'n $ta# C Pelaksana :

a(atan yang tidak menuntut ketrampilan khusus dan telah memiliki prosedur kerja

yang jelas dan (aku.

Dontoh :

Pramuniaga, Supir, #urir, Petugas #eamanan, Pesuruh.



". >a(atan )ungs!'nal :

a(atan yang menuntut ketrampilan8keahlian 5eKpertise3 khusus, namun tidak

memiliki (a2ahan.

Dontoh :

Programmer, Sekretaris.

. 4RADE >ABATAN

• $rade a(atan adalah tingkatan 8 le*el penggolongan ja(atan yang disusun

(erdasarkan (erat ringannya tugas dan tanggung ja2a( ja(atan-ja(atan

didalam organisasi di suatu perusahaan.

• Masing-masing $rade a(atan terdiri dari ja(atan-ja(atan yang memiliki (erat ringan

tugas dan tanggung ja2a( ja(atan yang relati% sama.

• $rade a(atan di organisasi ini terdiri dari / $rade yang disusun dari $rade

5terendah3 untuk ja(atan Non Sta%% sampai dengan $rade / 5tertinggi3 untuk ja(atan

"irector.

• Masing-masing grade ja(atan memiliki persyaratan pendidikan dan pengalaman kerja

tertentu (agi karya2an yang (erhak menduduki ja(atan-ja(atan $rade terse(ut.

• $rade a(atan merupakan dasar dari promosi, trans%er8 mutasi, demosi, penggolongan

gaji serta pem(erian %asilitas-%asilitas kepada karya2an.

Persaratan 4ra%e >a(atan

• 4ra%e 1 +N'n $ta##, a(atan-ja(atan pada grade ini menuntut persyaratan minimal :

pendidikan S<TA O pengalaman / tahun4 atau S"8S<TP O pengalaman & tahun.

• 4ra%e 2 +$en!'r N'n $ta##, a(atan-ja(atan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S<TA O pengalaman & tahun4 atau S"8S<TP O pengalaman +

tahun.

• 4ra%e 3 +$ta##, a(atan-ja(atan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan SPlus O pengalaman / tahun4 atau ") Plus O pengalaman &

tahun4 atau S<TA Plus O pengalaman + tahun.



• 4ra%e " +$en!'r $ta##, a(atan-ja(atan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S& Plus O pengalaman / tahun4 atau S Plus O pengalaman )

tahun4 atau ") Plus O pengalaman + tahun4 atau S<TA Plus O pengalaman 0 tahun.

• 4ra%e 6 +>un!'r Manager, a(atan-ja(atan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S& Plus O pengalaman & tahun4 atau S Plus O pengalaman

tahun4 atau ") Plus O pengalaman 0 tahun4 atau S<TA Plus O pengalaman tahun.

• 4ra%e 7 +Manager, a(atan-ja(atan pada grade ini menuntut persyaratan minimal :

pendidikan S& O pengalaman + tahun4 atau S O pengalaman G tahun4 atau ") O

pengalaman tahun.

• 4ra%e 8 +$en!'r Manager, a(atan-ja(atan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S& O pengalaman 0 tahun4 atau S O pengalaman H tahun4 atau

") O pengalaman / tahun.

• 4ra%e 9 +4eneral Manager, a(atan-ja(atan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S& O pengalaman tahun4 atau SO pengalaman & tahun.

• 4ra%e < +4eneral Manager, a(atan-ja(atan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal : pendidikan S& O pengalaman / tahun4 atau S O pengalaman + tahun.

• 4ra%e 1@ +D!re*t'r, a(atan-ja(atan pada grade ini menuntut persyaratan

minimal: pendidikan S& O pengalaman & tahun4 atau S O pengalaman + tahun.

D. PEN4ERTIAN $I$TEM KARIR

Sistem yang mengatur pergerakan8perpindahan karya2an dari suatu ja(atan ke ja(atan

lain didalam organisasi suatu perusahaan.

Tuuan Dan Man#aat $!stem Kar!r

• Menyiapkan karya2an untuk dapat dipromosikan.

• Mempertahankan karya2an yang handal dan mengurangi tingkat turno*er.

• Menarik calon-calon karya2an yang potensial.

• Memoti*asi karya2an untuk tum(uh dan (erkem(ang.



• Mengurangi penumpukkan karya2an.

• Memoti*asi karya2an agar (erprestasi pada tingkat yang optimal.

• Menjaga kontinuitas proses suksesi karya2an yang mendukung perencanaan

karya2an.

• Mem(antu rencana tindakan yang positi%.

E. PR:M:$I TRAN$)ER DAN DEM:$I

#arir organisasional karya2an di suatu perusahaan dapat dilakukan melalui

tindakan Promosi, Trans%er dan "emosi ja(atan, yaitu :

Pr'm's! >a(atan

Perpindahan karya2an dari suatu ja(atan ke ja(atan lain pada grade ja(atan yang le(ih

tinggi.

Trans#er >a(atan

Perpindahan karya2an dari suatu ja(atan ke ja(atan lain pada grade ja(atan yang sama.

Dem's! >a(atan

Perpindahan karya2an dari suatu ja(atan ke ja(atan lain pada grade ja(atan yang le(ih

rendah.

Persyaratan Promosi, Trans%er "an "emosi:

Pr'm's! >a(atan

Prestasi ) tahun terakhir minimal =!aik>.

Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan persyaratan lain dari

ja(atan promosi.

<ulus psikotes dan tes pengetahuan ja(atan promosi.

Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang ditentukan untuk menduduki ja(atan

promosi.

Trans#er >a(atan

Prestasi ) tahun terakhir minimal =Dukup>.

Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman,



pelatihan J persyaratan lain dari ja(atan trans%er.

<ulus psikotes J tes pengetahuan ja(atan trans%er.

Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang yang ditetapkan untuk menduduki

ja(atan trans%er.

Dem's! >a(atan

Prestasi ) tahun terakhir =#urang8#urang Sekali>.

Memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, pelatihan dan persyaratan lain dari

ja(atan demosi.

Memenuhi persyaratan-persyaratan lain yang ditetapkan untuk menduduki ja(atan

demosi.

PENILAIAN PELAK$ANAAN PEKER>AAN

"P) atau "a%tar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan masih merupakan hal yang patut

mendapat perhatian, mengingat %ungsi "P) se(enarnya sangat penting untuk menilai

akunta(ilitas personal 5pri(adi3. Namun sangat disayangkan, sampai saat ini eksisitensi "P)

se(agai tolok ukur ke(erhasilan pega2ai 5PNS3 kurang (erarti (ahkan masih se(atas

%ormalitas.

"ari hasil pengamatan penulis dan masukan8pendapat (er(agai kalangan 5PNS,

Pengamat PNS, Akademisi3, pada umumnya menilai kehadiran dan eksistensi "P) se(agai

%ungsi ukuran kinerja pega2ai tidak memiliki dampak8e%ek 5impact3 terhadap

akti*itas8kinerja8pengem(angan karier pega2ai maupun pada kinerja unit kerjanya. Artinya,

"P) tidak secara riil di%ungsikan dan diimplementasikan secara tepat, (enar dan o(yekti% kepada PNS.

6nsur-unsur yang dinilai dalam melaksanakan penilaian pelaksanaan pekerjaan adalah :

. #esetiaan4

&. Prestasi #erja4

). Tanggungja2a(4

+. #etaatan4

. #ejujuran4



0. #erjasama4

G. Prakarsa4 "an

. #epemimpinan.

'*aluasi kinerja atau per%ormance appraisal pada dasarnya merupakan proses yang

digunakan instansi untuk menge*aluasi job performance atau kinerja seorang pega2ai dalam

melaksanakan tugas.

Adapun %ungsi dari penilaian pelaksanaan kerja merupakan :

. Alat yang paling (aik untuk menentukan apakah karya2an telah mem(erikan hasil kerja

yang memadai dan melaksanakan akti*itas kinerja sesuai standar kinerja4

&. Satu cara untuk penilaian kinerja dengan menilai kelemahan dan kekuatan karya2an4

). Alat yang (aik untuk menganalisi kinerja karya2an dan mem(uat rekomendasi

per(aikan.

Tolok ukur ke(erhasilan kinerja seseorang dapat diukur dengan indikator kinerja

se(agai (erikut :

• tupoksi unit organisasi8(agian8(idang,

• tugas dan tanggungja2a( sesuai tupoksi,

• tugas-tugas yang mendapat prioritas

• sistem pertanggungja2a(an dari hasil tugas dan pekerjaan

Pengukuran kinerja merupakan pem(andingan antara:

• tupoksi dengan realisasinya,

• 2e2enang, tugas dan tanggungja2a( personal 5(a2ahan8atasan3 dengan realisasinya,

• realisasi dengan ukuran "P) dan <A#P 5laporan akunta(ilitas instansi pemerintah3

"a%tar Penilaian Pelaksanaan Pekrjaan 5"P)3 Pega2ai Negeri Sipil dilaksanakan

untuk memperoleh in%ormasi yang akurat dan o(jekti% dalam pem(inaan pega2ai negeri sipil

(erdasarkan sistem karier dan prestasi kerja. Penilaian terhadap #inerja Pega2ai dalam suatu

organisasi penting dilakukan karena pemikiran-pemikiran se(agai (erikut:



a. Setiap pega2ai ingin memperoleh kesempatan untuk mengem(angkan kemampuan

kinerjanya sampai tingkat yang setinggi-tingginya.

(. Setiap pega2ai ingin memperoleh penghargaan apa(ila ia dinilai dapat melaksanakan tugas

dengan (aik.

c. Setiap pega2ai mendapat perlakuan yang adil dan o(jekti% dalam penilaian pelaksanaan

pekerjaannya.

d. Setiap pega2ai ingin mengetahui sejauhmana ia telah mampu (erprestasi8mem(erikan

sum(angan terhadap organisasi.

e. Penilaian pelaksanaan pekerjaan yang tepat dan o(jekti% dapat mendorong pega2ai untuk

meningkatkan pengetahuan dan kemampuannya dalam pelaksanaan tugasnya.

Pencapaian #inerja Pega2ai dapat pula di pengaruhi oleh %aktor-%aktor lain yang

meliputi %aktor kemampuan (ability)dan %aktor moti%asi (motivation). al ini sesua7 dengan

pendapat #eith "a*is 5H0+:++3 yang merumuskan (ah2a:

Q Human Performance = Ability !otivation

Q !otifation = Attitude "ituation

Q Ability = #nowledge "kill.

Selanjutnya, Sedarmayanti 5&///:)3 menye(utkan, =Manajemen kinerja hendaknya

disertai dengan kesesuaian mem(erikan im(al jasa kepada karya2an se(agai alat untuk

mengakui pencapaian dan mendorong mencapai hasil yang le(ih (aik>

"P) merupakan salah satu instrumen penilaian terhadap pencapaian kinerja pega2ai,

dalam pelaksanaannya ditemukan kondisi-kondisi yang menim(ulkan opini terhadap layak

atau tidaknya "P) dipertahankan se(agai metode penilaian untuk mengukur kinerja pega2ai.

Metode-metode (aru, se(agai su(stitusi dari "P) untuk menilai kinerja pega2ai yang

dianggap le(ih akurat dan mampu untuk menilai prestasi kerja pega2ai, mulai

dipertim(angkan untuk digunakan se(agai instrumen penilaian untuk mengukur kinerja

pega2ai.



BAB III

KE$IMPULAN

. Administrasi Perkantoran adalah segala sesuatu yang mengurusi kegiatan perkantoran

&. Administrasi keuangan adalah kegiatan dari mulai perencanaan, pengelolaan hingga

e*aluasi mengenai suatu anggaran dalam suatu organisasi.

). Administrasi kerumahtanggaan adalah kegiatan mendata, pengelola hingga

pemeliharaan (arang-(arang yang ada di kantor, pem(ayaran %asilitas, seperti telpon,

listrik, dan internet.

+. Administrasi kepega2aian adalah administrasi yang mengurusi tentang pega2ai,

seperti kenaikan pangkat, cuti, surat ijin, kenaikan gaji, pengarsipan (erkas pega2ai,

dan lain-lain.

administrasi & manajemen

Documents