manajemen proyek (evaluasi, audit, laporan).doc

7/24/2019 MANAJEMEN PROYEK (EVALUASI, AUDIT, LAPORAN).doc

1/7

Evaluasi dilakukan setelah proyek selesai dikerjakan. Berbeda dengan pengendalian, evaluasi

lebih bersifat menilai. Pengendalian akan menindaklanjuti denganlangkah perbaikan atau

koreksi. Namun demikian evalausi dapat ditempatkan setelah pengendalian.

Evaluasi proyek adalah: proses penilaian pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah

kinerja program/proyek untuk memberikan umpan balik bagi peningkatan kualitas kinerja

program/proyek.

Evaluasi Proyek

Tujuan utama evalasi adalah untuk mengungkapkan permasalahan dan membuka potensi

masalah yang mungkin. da dua macam evaluasi bila dilihat dari pelaksanaan evaluasi, yakni!

". Evaluasi #ormatif. Evaluasi yang dilaksanakan di setiap tahap siklus proyek

$. Evaluasi %ingkas. Evaluasi yang dilakukan setelah proyek selesai untuk mendapatkan

feedback bagi pelaksanaan hal serupa di masa yang akan datang.

Hal-Hal yang Perlu Diketahui dalam Evaluasi Proyek

%uang &ingkup 'egiatan Proyek, yakni pada bidang(bidang apa saja proyek

akanberoperasi )mission statement of business*.

+ara kegiatan proyek dilakukan, yakni apakah proyek akan ditangani sendiri,

atauditangani juga oleh )beberapa* pihak lain

Evaluasi terhadap aspek(aspek yang menentukan keberhasilan seluruh proyek, yakni

mengidentifikasi faktor(faktor kunci keberhasilan proyek.

-arana yang diperlukan oleh proyek, menyangkut bukan hanya kebutuhan seperti

material, tenaga kerja, dan sebagainya, tetapi juga fasilitas(fasilitas pendukung seperti

jalan raya, transportasi, dan sebagainya.

asil kegiatan proyek tersebut serta biaya(biaya yang harus ditanggung untuk

memperoleh hasil tersebut.

kibat(akibat yang bermanfaat ataupun yang tidak dari adanya proyek tersebut.


2/7

&angkah(langkah rencana untuk mendirikan proyek, beserta jadal masing(masing

kegiatan tersebut.

Audit Proyek

udit adalah pemeriksaan menyeluruh terhadap manajemen oproyek yang mencakup

metodologi, prosedur, anggaran, pengeluaran dan tingkat penyelesaian. 0si laporan audit

setidaknya memuat antara lain!

". -tatus proyek yang dikerjakan terkait apakah proyek telah dikerjakan sesuai jadal.

$. -tatus proyek di aktu berikutnya terkait apakah diperlukan perubahan jadal dan

mengapa.

1. -tatus pekerjaan yang kritikal menyangkut sejauh mana pekerjaa(pekerjaan kritikal telah

dikerjakan.

2. Pengenalan %isiko terkait apa dan bagaimana potensi kerugian atau kegagalan proyek

dapat terjadi.

3. 0nformasi yang bermanfaat bagi proyek lain terkait pelajaran apa yang bisa diambil

hikmahnya untuk pelaksanaan proyek lain.

4. 'eterbatasan audit yang menyangkut asumsi dan batasan yang dipakai dalam mengaudit

proyek sehingga mempengaruhi hasil audit.

-ecara lengkap isi laporan audit proyek adalah sebagai berikut!

". Pendahuluan. Berisi penjelasan latar belakang dan tujuan proyek

$. -tatus -ekarang. Berisi penjelasana mengenai status rpoyek saat dilakukan audit

termasuk hasil pengukuran performansi yang digunakan dalam audit seperti Biaya,

jadal, kemajuan dan kualitas.

1. -tatus proyek di masa yang akan datang


3/7

2. 0su isu manajemen yang penting. Berisi penjelasan mengenai isu(isu yang berhubungan

dengan pencapaian tujuan proyek yang berdasarkan pendapat auditor perlu mendapatkan

perhatian khusus

3. nalisis %isiko. Berisi penjelasan mengenai risiko(risiko yang ada dalam proyek serta

dampaknya pada biaya, aktu dan performansi proyek, serta berisi penjelasan mengenai

alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk menghilangkan risiko.

4. 'eterbatasan dan sumsi. Berisi penjelasan mengenai keterbatasan audit dan asumsi

yang digunakan dalam mengaudit dan pembuatan laporan.

'eanggotaan tim audit biasanya meliputi akil(akil dari berbagai bagian. asil auditdilaporkan kepada manajer proyek dan manajemen perusahaan.

Peninjauan Perkembangan Proyek (Review eeting!

5alam manajemen proyek dikenal istilah %evie 6eeting yang mirip dengan 7uality

+ircle )7+*. %evie 6eeting merupakan pertemuan untuk memantau proyek yang

diselenggarkan secara teratur. Tujuan dari %evie 6eeting adalah untuk

". 6engetahui masalah(masalah berkenaan dengan jadal, biaya dan penyelesaian masalah.

$. 6engetahui masalah(masalah yang mungkin muncul di masa yang akan datang.

1. 6encari kesempatan untuk melakukan perbaikan performansi proyek


4/7

Pelaporan Proyek


5/7

&aporan proyek dibuat oleh manajemen proyek untuk diberikan kepada manajemen

perusahaan. 0si laporan proyek meliputi

". %ingkasan mengenai status proyek

$. Bagian(bagian koreksi yang telah dilakukan atau perlu dilakukan.

1. Perubahan jadal atau permalan jadal dan biaya

2. 'emungkinan masalah(masalah yang mungkin muncul dan akibatnya berikut cara

mengatasi masalah tersebut.

3. -ituasi biaya saat ini.

4. %encana tenaga kerja dan keterbatasan yang ada.

Penghentian Proyek

Proyek disebut berhenti bila pekerjaan(pekerjaan proyek sudah sampai pada titik tertentu

dimana tidak mungkin lagi dibuat kemajuan lebih lanjut. ktivitas penghentian proyek


6/7

merupakan aktivitas yang kritikal, oleh karena itu untuk melakukannya memerlukan prosedur

dan mekanisme yang jelas dan sistematis.

da beberapa alasan mengapa proyek dinyatakan berhenti, yaitu

". Proyek berhenti karena proyek memang sudah selesai sesuai dengan perjanjian kontrak.

$. Proyek lebih menguntungkan bila dihentikan daripada dilanjutkan karena adanya

beberapa faktor yang tidak dapat dikendalikan, misalnya kelangkaan sumberdaya,

kenaikan harga secara mencolok, perubahan kondisi pasar atau kondisi alam.

1. Proyek berhenti karena tidak dapat memenuhi performansi yang diinginkan. 0ni bisa

terjadi karena perencanaan dan pengendalian yang buruk.

8leh karena penghentian proyek merupakan tahap yang kritikal maka sebelum penghentian

proyek, manajer proyek perlu melakukan tahap(tahap berikut!

. Berkaitan dengan rencana, jadal dan pemantuan aktivitas penyelesaian proyek

6emperoleh persetujuan dari manajer fungsional tentang rencana penghentian

6empersiapkan dan mengkoordinasikan rencana dan jadal penghentian

6erencnakan untuk menugaskan kembali anggota tim proyek dan sumberdaya yang ada

pada proyek yang lain

6emantau semua aktivitas penghentian dan penyelesaian proyek

6emantau pengalihan material sisa dan peralatan khusus proyek

B. Berkaitan dengan penutupan semua aktivitas


7/7

6enutup semua perintah kerja dan menyetujui penyelesaian semua pekerjaan yang

disubkontrakkan

6emberitahu ke semua departemen tentang penyelesaian proyek

6enutup kantor proyek dan fasilitas lain yang dipakai organisasi proyek

6enutup buku(buku proyek

6emastikan penyerahan semua arsip dan catatan tentang proyek kepada manajer yang

bertanggung jaab

+. Berkaitan dengan permintaan user/ pelanggan, keajiban dan aktivitas pembayaran

6emastikan penyerahan produk akhir, produk tambahan dan penerimaan user atas

produk

6engkomunikasikan kepad user bila semua keajiban dalam kontrak sudah terpenuhi

6enjamin baha semua dokumentasi yang berkaitan dengan penerimaan user seperti

yang ditetapkan dalam kontrak sudah selesai

6engirim permintaan pembyaran resmi kepada user

6emantau pembayaran user dan mengumpulkan semua pembayaran

6emperoleh pengakuan formal dari user tentang sudah dipenuhinya semua keajiban.

Perpanjangan Proyek dimaksudkan untuk melanjutkan proyek yang sudah dinyatakan berhenti,

namundiadakan lagi proyek baru yang berkaitan dengan proyek lama.

manajemen proyek (evaluasi, audit, laporan).doc

Documents