perancangan sistem informasi kepegawaian

Skripsi

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN BARANG SECARA TUNAI BERBASIS TEKNOLOGI

INFORMASI PADA CITUT PHOTO SEMARANG

Diajukan untuk memenuhi syarat guna mencapai gelar Sarjana Akuntansi di Fakultas Ekonomi

Universitas Katolik Soegijapranata Semarang

INDAH SULISTYOWATI 01.60.0170

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS KATOLIK SOEGIJAPRANATA

SEMARANG 2005

ABSTRAKSI

Semakin berkembang dan majunya di dunia tehnologi ini, dituntut adanya

manajemen yang baik dalam suatu perusahaan, agar manajemen dalam

perusahaan dapat berjalan dan bekerja dengan baik.

Penelitian ini bertujuan untuk mendesain system informasi berbasis

tehnologi informasi pasa system informasi penjualan CITUT PHOTO. Disini

peneliti marancang system yang lama yaitu masih manual menjadi system yang

baru yaitu system komputerisasi yang canggih.

Dengan adanya system komputerisasi, akan menghasilkan informasi yang

akurat, tepat waktu, dan relevan. Sehingga transaksi penjualan akan mudah

ditangani pemrosesan datanya, serta akan menghasilkan informasi yang memadai

untuk pengambilan keputusan oleh mnajemen, penjualan yang lebih akurat dan

timbulnya kesalahan akan semakin kecil. Desain Sistem yang akan dibuat

merupakan desain logis, yaitu desain data, desain proses, dan desain interface.

Dalam perancangan database perlu didasarkan pada proses ERD.

Hasil perancangan penelitian ini sangat bermanfaat bagi CITUT PHOTO

dalam pengecekan penjualan suatu permintaan, menyimpan data-data penjualan

secara terperinci dan sebagainya.

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL... . i

HALAMAN PERSETUJUAN.. ii

HALAMAN PENGESAHAN... iii

PERNYATAAN KEASLIAN SRIPSI.. iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN... v

ABSTRAKSI. vi

KATA PENGANTAR.. vii

DAFTAR ISI... ix

DAFTAR GAMBAR.. xiii

DAFTAR TABEL xv

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah 1

1.2 Perumusan Masalah.. 5

1.3 Pembatasan Masalah. 5

1.4 Tujuan dan Manfaat ...... 6

1.5 Kerangka Pikir.. 7

1.6 Sistematika Penulisan ... 9

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem 10

2.2 Pengertian Informasi.. 11

2.3 Pengertian Akuntansi. 11

2.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 12

2.5 Pengertian Data.. 14

2.6 Pengertian Basisdata.. 14

2.7 Entity Relationship Concept

2.7.1 Relasi one to one 15

2.7.2 Relasi one to many 15

2.7.3 Relasi many to many 16

2.8 Tehnik Normalisasi

2.8.1 Field.. 17

2.8.2 Dependensi... 19

2.8.3 Tahap-tahap Normalisasi.. 19

2.9 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi 21

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan 26

3.2 Data yang digunakan

3.2.1 Data Primer... 28

3.2.2 Data Sekunder... 29

3.3 Metode Pengumpulan Data

3.3.1 Metode Wawancara 29

3.3.2 Metode Pengamatan... 29

3.3.3 Dokumentasi.. 30

3.4 Metode Analisis Data.. 30

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN

4.1 Tinjauan Umum Perusahaan 32

4.2 Analisis Sistem

4.2.1 Kelemahan Sistem.. 35

4.2.2 Sasaran Pengembangan Sistem.. 35

4.2.3 Batasan Pengembangan Sistem. 35

4.2.4 Analisis Kebutuhan Sistem 35

4.3 Analisis Data

4.3.1 Preliminary Investigation... 36

4.3.2 Problem Analisis 36

4.3.3 Requirements Analisis.. 36

4.3.4 Desain Database 37

4.4 Struktur Database

4.4.1 Struktur Pelanggan 41

4.4.2 Struktur Barang. 41

4.4.3 Struktur Penjualan. 42

4.4.4 Struktur Salesman.. 42

4.4.5 Struktur Retur Penjualan 42

4.5 Desain Sistem

4.5.1 Perancangan Model Sistem 43

4.6 Desain Dialog. 50

4.7 Desian Input

4.7.1 Desain Input Pelanggan 52

4.7.2 Desain Input Salesman. 52

4.7.3 Desain Input Stock... 53

4.7.4 Desain Input Data Penjualan. 53

4.7.5 Desain Input Retur penjualan 54

4.8 Analisis Kebutuhan Sistem 54

4.9 Peralatan Jaringan

4.9.1 Multiuser.. 56

4.9.2 Tipe Jaringan Komputer.. 56

4.9.3 Arsitektur jaringan 57

4.9.4 Topologi Jaringan. 58

4.10 Gambar Jaringan Komputer 59

4.11 Hak Akses.. 59

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan 61

5.2 Saran-saran 62

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada awal abad ke-21, dalam memasuki Era Millenium kedua

maka CITUT PHOTO dituntut untuk berkompetisi dalam segala hal

termasuk dalam bidang bisnis dewasa ini, Perusahaan dituntut untuk

meningkatkan efisiensi dan kinerja perusahaan mereka baik melalui sistem

informasi maupun perbaikan manajemen. Seorang pemilik perusahaan

dapat bertindak sebagai pemimpin, pelaksana atau pengawas jalannya

kegiatan operasional perusahaan sehingga berbagai macam masalah yang

dihadapi belum begitu kompleks. Akan tetapi apabila volume transaksi

terus meningkat, maka masalah yang dihadapi akan semakin kompleks.

Untuk itu maka seorang pemilik perusahaan membutuhkan beberapa orang

dalam bentuk tim yang dapat bekerjasama dengan pemilik perusahaan

tersebut yang disebut manajemen.

Di dunia yang semakin berkembang dan majunya tehnologi

informasi ini, dituntut adanya manajemen yang baik dalam suatu

perusahaan, agar manajemen dalam poerusahaan tersebut dapat berjalan

dan bekerja dengan baik. Tugas dari manajemen ini adalah menyusun

rencana, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan semua

aktivitas maupun fungsi dari organisasi. Tetapi dalam tugasnya

manajemen juga dihadapkan pada berbagai permasalahan operasi

perusahaan yang luas dan kompleks, dimana manajemen tersebut

membutuhkan alat pembantu yaitu orang dan sumber daya yang ada,

sarana-sarana yang digunakan dalam manajemen antara kain tenaga kerja,

bahan-bahan, sistem kerja, uang dan pasar untuk memperlancar berbagai

macam tindakan tersebut.

Selain itu, dalam menjalankan tugasnya mamanjemen juga

membutuhkan informasi yang banyak, handal, dan dapat dipercaya

sehingga dapat mencapai keuntungan yang maksimal bagi perusahaan.

Oleh karena itu

diperlukan kecakapan seorang manajer dan selalu tersedianya informasi

yang akurat agar pimpinan perusahaan selalu memperoleh gambaran dan

informasi yang jelas, lengkap mengenai keadaan perusahaan secara

keseluruhan.

Untuk mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan,

tentunya bukan pekerjaan yang mudah, karena membutuhkan sistem

informasi yang memadai pula. Dengan sistem yang baik maka kesalahan

yang timbul karena kecurangan seperti hilangnya barang dagangan,

ketidak efisienan operasi, kurangnya informasa yang memadai, dan

ketidak cermatan pegawainya dapat ditekan semenimal mungkin.

Seringkali dengan adanya informasi yang kurang aktual baik yang

disebabkan oleh komputer atau kesalahan manusia dapat menyebabkan

kerugian besar pada perusahaan. Inilah tantangan bagi manajemen yaitu

bagaimana cara menyusun suatu sistem informasi yang menghasilkan dan

layak serta sekaligus meningkatkan kualitas pengendalian intern namun

tetap memperhatikan konsep biaya dan manfaat dari informasi yang

diperoleh.

Pemanfataan tehnologi informasi dalam sistem informasi akuntansi

atau yang disebut Electronic Data Processing ( EDP ) akan membantu

meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem itu sendiri. Tetapi semua itu

dapat terpenuhi jika software atau aplikasi-aplikasi khusus yang dibuat

harus sesui standart prosedur pengendalian intern yang tepat dan benar.

Kalau penerapan sudah tapat dan benar akan diperoleh umpan balik yang

positif bagi sistem informasi akuntansi perusahaan secara keseluruhan

(Andreas, 2002, 2).

Seperti yang dinyatakan oleh the American Institute of Certified

Publik Accounting, adalah untuk melindungi set perusahaan ( sumber

daya, termasuk data dan informasi ) memastikan ketepatan dan kehandalan

data dan informasi accounting ( artinya, menjaga agar data dan informasi

bebas dari kesalahn dan menydiakan hasil yang konsisten bila memroses

data yang serupa ), kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang

ditetapkan manajemen.

Pendapatan CITUT PHOTO ini berasal penjualan film yang

dipimpin oleh pemilik perusahaan yang bertindak sebagai manajer

sekaligus pengawas dalam melaksanakan usahanya. Dalam kegiatan

sehari-harinya CITUT PHOTO belum menggunakan komputer atau masih

menggunakan sistem manual dalam pemrosesan datanya, sehingga sering

para karyawan itu melakukan kesalahan, baik dalam hal pencatatan,

perhitungan maupun pemalsuan data, yang akan menghambat jalanny

kegiatan perusahaan itu sendiri. Kesalahan pencatatan dan perhitungan

tersebut dikarenakan banyaknya item persediaan barang, sehingga

karyawan sering salah dalam mencatat kode barang, dan salah dalam

rekapitulasi persediaan. Sedangkan pemalsuan data seperti hilangnya

beberapa film dikarenakan kesalahan informasi. Yaitu kesalahan

pencatatan dan perhitungan saat setoran dan stock barang, sehingga

informasi yang diberikan kurang tepat dan akurat.

Dengan adanya sisten komputerisasi, maka transaksi penjualan

akan mudah ditangani pemrosesan datanya, serta akan menghasilkan

informasi yang memadai untuk pengambilan keputusan oleh manajemen,

penjualan yang lebih akurat, dan timbulnya kesalahan catat akan semakin

kecil.

Dizaman sekarang ini sudah banyak perusahaan yang

menggunakan sistem komputerisasi yang begitu maju. Sistem komputer

merupakan kombinasi terpadu dari perangkat keras ( hardware ), perangkat

lunak (software ), komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya

informasi, dan prosedur-prosedur pemrosesan ( Bodnar dan Hopwoud,

1996, 71 ).

Organisasi perusahaan sadar akan pentingnya komputer dalam

pengelolaan data yang mereka perlukan, selain itu penerapan sistem

komputerisasi akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan antara lain

selain dapat mengurangi kecenderungan terjadinya masalah misalnya

kesalahan-kesalahan dan pekerjaan akan lebih mudah dan lebih rapi.

Penggunaan sistem komputerisasi akan mengurangi masalah yang timbul

serta akan lebih mudah diatasi. Selain itu penggunaan tehnologi informasi

juga akan menghasilkan informasi yang lebih akurat dan tepat waktu.

Berdasarkan latar belakang tersebut diatas maka disusunlah

penulisan skripsi ini dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem

Penjualan Barang secara Tunai Berbasis Teknologi Informasi Pada

CITUT PHOTO Semarang .

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka masalah penelitian

dirumuskan sebagai berikut :

Bagaimana rancangan sistem informasi penjualan berbasis

tehnologi informasi pada CITUT PHOTO ?

1.3 Pembatasan Masalah

Desain sistem informasi yang akan dibuat merupakan desain logis

dari sistem informasi. Desain logis merupakan proses pembentukan dari

sebuah model dari informasi yang digunakan di suatu perusahaan

tergantung pada sebuah model data , tetapi tidak tergantung dari suatu

DBMS tertentu, dan aspek-aspek fisik yang lain. Desain logis ini sendiri

terdiri dari :

Desain data

Desain proses

Desain interface

1.4 Tujuan dan Manfaat Skripsi

Adapun tujuan dan manfaat penulisan Skripsi yang penulis lakukan

adalah sebagai berikut :

1.4.1 Tujuan Penelitian

Untuk mendesain sistem Informasi penjualan berbasis

Tehnologi Informasi pada system informasi penjualan CITUT

PHOTO.

1.4.2 Manfaat Penelitian

a. Bagi Perusahaan

Membantu dalam mengolah data penjualan untuk

menghasilkan informasi yang lebih cepat, efisien, akurat, dan

tepat waktu.

b. Bagi Akademik

Secara umum dapat menambah pengetahuan tentang sistem

penjualan yang dapat dioptimalkan, dan yang lebih penting bisa

menjadi acuan lebih lanjut tentang sistem penjualan.

c. Bagi Penulis

Untuk melatih dan menambah pengetahuan penulis dalam

menerapkan teori mengenai sistem komputerisasi yang

diperoleh dari bangku kuliah khususnya untuk memecahkan

masalah penjualan.

1.5 Kerangka Pikir

Kegiatan Sehari-hari CITUT PHOTO adalah penjualan film

photo.Pencatatan semua transaksi tersebut masih dilakukan sacara manual

atau belum menggunakan komputer, sehingga sering terjadi kesalahan

penjumlahan maupun yang lebih parah adalah hilangnya beberapa film

tersebut karena dicuri dengan cara memalsukan data.

Pertama-tama kita mencarikelemahan dalam sistem lama atau

manual, setelah itu disusun komputerisasinya yang disertai langkah-

langkahnya dan sistem pengendalian yang baik. Kemudian barulah sistem

informasi itu diterapkan. Maka untuk lebih jelasnyadapat dilihat pada

gambar kerangka pikir dibawah ini :

Sistem informasi penjualan perusahaan dengan sistem lama

Kelemahan : Tidak efisien Pengendalian internal lemah Lambat dalam perhitungan

Rancangan sistem informasi perusahaan dengan komputerisasi

Langkah-langkah : ( Whitten,Bentley,Dittman, 2000 ) Preliminary Investigation Phase Problem Analysis Requirements Analysis Design

Hasil perancangan baru dengan sistem komputerisasi

pada CITUT PHOTO

1.6 Sistematika Penulisan

Laporan penulisan Skripsi dibagi dalam lima pokok batasan yaitu :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini menjelaskan latar belakang masalah, serta

metode penelitian tentang CITUT PHOTO dan

sistematikan penulisan Skripsi.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini menguraikan teori singkat mengenai

pengertian sistem, pengertian informasi, pengertian

sistem informasi akuntansi, pengertian data, database,

dan DBMS, normalisasi, Desian Sistem, Relasi Antat

File.

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN

Dalam bab ini berisi tentang sumber data, menganalisa

permasalahan yang terjadi didalam perusahaan, serta

gambaran umum obyek penelitian.

BAB IV : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Dalam bab ini berisi tentang analisa sistem, bagan alir

sistem, kontek diagram, DFD, ERD, Normalisasi, Desain

Database, Desain Input .

BAB V : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan membuat simpulan dan saran

untuk melengkapi dan menyempurnakan tulisan.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian sistem

Sistem merupakan suatu entity atau kesatuan yang terdiri dari

bagian bagian yang saling berhubungan yang bertujuan untuk mencapai

tujuan tertentu. ( Baridwan, 1996 ).

Menurut Barry E. Cushing :

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari 2 atau lebih

komponen atau sub sistem yang berinteraksi untuk mencapai

tujuan. ( Jogiyanto, 1988 ).

Menurut Stephen A. Moscove dan Maric G. Simkin :

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi sub

sistem yang berusaha untuk mencapai tujuan yang sama. (

Jogiyanto, 1988 )

Menurut George H. Bodnar :

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang menimbulkan

hubungan satu dengan yang lainnya. ( Jogiyanto, 1988 ).

Menurut Joseph W. Wilkinson :

Sistem adalah suatu gabungan dari kerangka kerja yang

mempunyai satu atau lebih tujuan.

Sistem seringkali diasosiasikan dengan komputer tetapi sistem pada

kenyataannya menyatu kesebuah konsep dasar dari hubungan suatu

kelompok elemen atau komponen yang bekerjasama untuk menampilkan

sebuah fungsi spesifik atau utuk meraih suatu tujuan yang spesifik (

Hearing, 1996 ).

2.2 Pengertian Informasi

Informasi merupakan keluaran ( output ) dari suatu sistem informasi.

Menurut barry E. Cushing :

Informasi adalah keluaran dari data yang diproses yang

dikoordinasi dan mempunyai arti penting bagi orang yang

berkepentingan terhadap informasi tersebut.


Informasi terdiri dari data yang te lah ditransformasi dan dibuat

lebih bernilai melalui pemrosesan. Idealnya informasi adalah

pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran.

Menurut James A F Stoner :

Informasi adalah data yang telah dianalisais dan diproses yang

memberitahu kepada si penerima mengenai suatu situasi.

2.3 Pengertian Akuntansi

Menurut APB ( Suhardjanto, 1992 ) :

Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan dan peringkasan

transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang

berdaya guna dan dalam bentuk satuanuang, dan pengintegrasian

hasil proses tersebut.


Akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi umum suatu

kesatuan operasional dan juga merupakan bagian dari bidang besar

dibawah nama konsep informasi."

Menurut Harnanto :

Akuntansi adalah suatu sistem atau disiplin yang digunakan

dalam proses pengunpulan dan pengolahan data finansial untuk

menghasilkan informasi penting yang diperlukan atau bermanfaat

dalam usaha mencapai efisiensi pengelolaan dan evaluasi terhadap

kegiatan atau usaha organisasi atau badan usaha.

Menurut Winata :

Akuntansi adalah suatu kegiatan yang berkaitan dengan

sistematika pencatatn, pengklasifikasian, peringkasan, pelaporan

dan interpretasi transaksi keuangan untuk kepentingan

perseorangan, pengusaha, pemerintah maupun anggota masyarakat

lainnya.

2.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Zaki Baridwan :

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen yang

mengunpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa, dan

menginformasikan financial dan pengambilan keputusan yang

relevan kepada pihak diluar perusahaan ( kantor pajak, investor,

dan kreditor ) dan pihak intern ( terutama manajemen ).


Sistem Informasi Akuntansi merupakan kumpulan manusia dan

sumber-sumber modal didalam suatu organisasi yang

bertanggungjawab untuk penyiapan informasi keuangan dan juga

infoemasi yang diperoleh dari pengunpulan dan pengolahan data

akuntansi. Informasi ini selanjutnya disediakan untuk dipakai oleh

semua tingkat manajemen dalam perencanaan dan pengendalian

aktivitas organisasi.

Menurut George A. Bodnar

Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya

seperti manusia dan peraturan yang diatur untuk mengubah data

menjadi informasi.

Menurut Mulyadi :

Siste m Informasi Akuntansi adalah sebagai organisasi formulir,

catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk

menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen gun

memudahkan pengelolaan perusahaan.

2.5 Pengertian Data

Data merupakan input atau masukan bagi suatu sistem informasi.

Data adalah sekelompok simbol-simbol tertentu yang mempunyai makna,

kuantitas, tindakan, obyek, dan lain sebagainya ( Halim, 1995 )


Data adalah membandingkan input sistem informasi yang

diterima, disimpan, dan diproses.


Data adalah fakta mentah atau belum diolah, peristiwa dan

beberapa simbol yang bersama-sama memberikan masukan bagi

sistem informasi.

Sehingga data ini jika diproses akan menjadi sebuah informasi dimana

informasi tersebut sangat berguna bagi pembuat keputusan agar keputusan

yang dihasilkan lebih baik. ( Rommey, Steinbart, Cushing, 1997 ).

2.6 Pengertian Basis Data

Sistem basis data pada dasarnya adalah sistem komputerisasi yang

tujuan umumnya adalah memelihara informasi dan membuat informasi

tersebut tersedia saat dibutuhkan.

DBMS ( Data Base Management System ) diartikan sebagai suatu

program komputer yang digunakan untuk memasukkan informasi dengan

praktis dan efisien. ( Connolly & Begg, 1999 )

2.7 Entity Relationship Concept

2.7.1 Relasi one to one

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu

berbanding satu. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda

lingkaran untuk menunjukkan tabel dan relasi antara keduanya diwakilkan

dengan tanda anak panah tunggal. ( Connolly & Begg, 1999 )

Contoh :

Gambar 2.1 Relasi one to one

2.7.2 Relasi one to many

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding

banyak. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda lingkaran

untuk menunjukkan tabel dan relasi antara keduanya diwakilkan dengan

tanda panah ganda.

Contoh :

Gambar 2.2 Relasi one to many

Kode Barang

Nama Barang

Supplier Nama Barang

2.7.3 Relasi many to many

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding

banyak. Hubungan tersebut dapat digambarkan dengan tanda lingkaran

untuk menunjukkan tabel dan relasi antara keduanya diwakilkan dengan

tanda panah ganda.

Contoh :

Gambar 2.3 Relasa many to many

2.8 Tehnik Normalisasi

Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen

menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasi.

Pada proses normalisasi selalu diuji beberapa kondisi. Bila ada

kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada

beberapa tabel lagi atau perancangan belumlah mendapat database yang

optimal. Ada beberapa konsep dalam normalisasi yaitu :

Field atau atribut kunci

Ketergantungan kunci ( Functional dependency key )

Pelanggan Pekerja

2.8.1 Field / atribut kunci

Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa satu file atau satu

set file dapat mewakili record.

Jenis-jenis kunci :

Candidate Key ( Kunci kandidat / kunci calon )

Kunci kandidat adalah satu atribut atau set minimal atribut yang

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entity.

Contoh :

File Pelanggan berisi atribut :

# Nomor pelanggan

# Nama pelanggan

# Alamat pelanggan

# Kota dll.

Kunci kandidat disini adalah :

^ Nomor pelanggan, sering unik mungkin ganda

^ Nama pelanggan, sering dipakai sebagai kunci pencarian namun

tidak dapat dikatakan kunci ( karena sering seseorang mempunyai

nama yang sama )

^ Alamat, Kota ( bukan kunci )

Primary Key ( Kunci Primer )

Primary Key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang

tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik,

tapi dapat juga mewakili setiap kejadian dari suatu entity.

Contoh kunci primer dalam file pelanggan :

Nomor pelanggan karena unik tidak mungkin ganda dan mewaliki

secara menyeluruh terhadap entity pegawai, dan setiap pegawai selalu

punya nomoe induk.

Alternate Key ( Kunci Alternatif )

Alternate Key adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai

primary key. Seringkali kunci alternatif dipakai sebagai kunci

pengurutan dalam laporan misalnya.

Comtoh :

File Nilai berisi atribut :

# Nomor Kwitansi

# Nomor pelanggan

# Golongan

# Diameter

Kunci alternatif disini adalah :

Nomor pelanggan dan nomor kwitansi, unik dan menunjukkan

hubungan dengan file pelanggan.

Foreign Key ( kunci tamu )

Foreign key adalah satu atribut ( atau satu set atribut 0 yang

melengkapi satu relationship / hubungan yang menunjukkan ke

induknya.

Contoh kunci tamu dalam file bayar :

Nomor pelanggan, karena nilai ini berhubungan dengan file pelanggan.

2.8.2 Dependensi ( ketergantungan )

Dependensi merupakan konsep yang mendasari normalisasi.

Dependensi menjelaskan hubungan antar atribut untuk menentukan nilai

atribut lainnya. Dependensi ini kelak menjadi acuan bagi

pendekomposisian data kedalam bentuk yang paling efisien

2.8.3 Tahap-tahap normalisasi

a. Bentuk tidak normal ( Unnormalized Form )

Merupakan data yang akan direkam, dalam bentuk ini data

dituliskan dalam daftar atau tabel seperti apa adanya. Data dapat

saja tidak lengkap.

No. Faktur

Kode Pelanggan

Nama Pelanggan

Kode Barang

Nama Barang

Tgl Q Harga Jumlah Total

988 JO1 Rudy AO1 AGN 7-2-00 10 7500 70500 1711000 - - - AO2 KLD - 10 10500 100000 - 744 AO1 Dedy RO1 THD 7-1-00 5 6000 30000 30000

Tabel 2.1 Bentuk tidak normal ( Unnormalized Form )

b. Bentuk Normal Ke Satu ( 1NF / First Normal Form )

Mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam file dasar flat

flow. Dalam bentuk ini semua record ditulis lengkap. Data

dimasukkan ke file-file yang sesuai.

No. Faktur

Kode Pelanggan

Nama Pelanggan

Kode Barang

Nama Barang

Tgl Q Harga Jumlah Total

988 JO1 Rudy AO1 AGN 7-2-00 10 7500 70500 1711000 988 JO1 Rudy AO2 KLD 7-2-00 10 1050

0 100000 1711000

744 AO1 Dedy RO1 THD 7-1-00 5 6000 30000 30000

Tabel 2.2 Bentuk Normal Kesatu ( 1NF / First Normal Form )

c. Bentuk Normal Kedua ( 2NF / Second normal Form )

Dalam bentuk ini harus memecahkan tabel tersebut, sehingga

menjadi beberapa tabel yang lebih sederhana. Setiap tabel harus

memiliki kunci utama. Maksud kunci utama yaitu satu atau

beberapa atribut kunci yang tidak hanya mengidentifikasikan

secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi dapat juga mewakili

skejadian suatu entity. Sedangkan kunci tamu yaitu satu atau

beberapa atribut kunci yang dapat mengidentifikasikan secara unik

suatu kejadian secara spesifik dari suatu entity.

Gambar 2.4 Bentuk Normal Kedua ( 2NF / Second Normal Form )

Keterangan : * : Kunci primer dari tabel ** : Kunci tamu / penghubung dari tabel terhadap induknya

PELANGGAN

Kd_pelanggan * Nama pelanggan Alamat

FAKTUR

No_faktur * Tgl jual Total Kd_pelanggan ** Kd_barang **

BARANG

Kd_barang * Nama barang Hrg satuan Hrg jual Unit No_faktur **

d. Bentuk Normal Ketiga ( 3NF / Third Normal Form )

Dalam bentuk ini semua field bukan kumci harus bergantung

penuh pada satu kunci utama.

Gambar 2.5 Bentuk Normal Ketiga ( 3NF / Third Normal Form )

Keterangan : * : Kunci Primer dari tabel ** : Kunci tamu / penghubung dari tabel terhadap induknya

2.9 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi

Didalam pengembangan sistem informasi, ada beberapa tahap

pengembangan system, yaitu :

a. Tahap awal penyelidikan ( Preliminary Investigation )

Tujuan dari tahap ini adalah untuk menjawab pertanyaan dimana

kita harus membedakan masalah-masalah yang ada, kesempatan-

kesempatan, dan tujuan yang memacu proyek dan menentukan

resiko untuk menyelesaikan proyek. Dan di tahap ini kita juga

PELANGGAN

Kd_pelanggan * Nama pelanggan Alamat

FAKTUR

No_faktur * Tgl jual Total Kd_pelanggan *

FAKTUR/ BARANG

No_faktur ** Kd_barang **

BARANG

Kd_barang * Nama barang Hrg satuan Hrg jual Unit

harus menyimpulkan proyek tersebut layak dicari atau tidak. Untuk

menjawab apakah proyek itu berharga, kerangka kerja

menyediakan outline yang exellent untuk menemukan

permasalahan, kesempatan dan arah.Tujuannya tidak untuk

memecahkan permasalahan, hanya untuk mengkategorikan mereka.

Ruang lingkup adalah penyelesaian yang penting dari

permasalahan-permasalahan penelitian tahap awal ini. Ruang

lingkup mendefinisikan seberapa besar proyek tersebut. Sistem

susunan informasi menyediakan sebuah kerangka kerja yang

berguna untuk mendefinisikan ruang lingkup. Sebagai contoh uang

lingkup dapat didefinisikan sebagai data yang ada didalam sistem,

dan sistem berhubungan langsung dengan pengguna dan sistem

informasi yang lain.

b. Tahap analisa masalah ( Problem Analysis )

Tim proyek mempelajari sistem yang sudah ada dengan

mengkoleksi informasi factual dari sistem pengguna yang

berhubungan dengan bisnis, dan problem yang didapat, sebab-

sebab, dan akibatnya. Dari semua informasi ini tim proyek

mendapat pemahaman yang lebih baik dari masalah-masalah

sistem yang sudah ada. Pemahaman aspek-aspek dari sistem ini

adalah aktivitas utama dari tahap ini. Tergantung pada

kompleksitas masalah yang mendominasi dan jadwal proyek, tim

bisa mungkin atau tidak mungkin untuk memilih mendokumentasi

sistem secara formal. Informasi untuk sistem building

blocksmenyediakan subuah outline yang efektif untuk

pembelajaran sistem yang sudah ada dari perspektif sistem

pengguna seperti yang dilihat di data, proses, dan

interface.Kemampuan pengiriman utama dari tahap ini adalah

peningkatan sistem obyektif. Obyektifitas tersebut tidak memilah-

milah input, output, atau proses. Tetapi obyektifitas tersebut

membedakan kriteria bisnis dimana semua sistem yang baru akan

dievaluasi.

c. Tahap persyaratan analysis ( Requirements Analysis )

Tahap selanjutnya metodologi, yaitu untuk menegaskan dan

memprioritaskan persyaratan bisnis. Ini disebut sebagai tahap

persyaratan analisis. Analisis merupakan permulaan bagi pemakai

untuk mengetahui apakah mereka membutuhkan atau

meninggalkan sistem baru tersebut. Ini merupakan tahap penting

dari sebagian besar metodologi. Kesalahan-kesalahan, kelalaian-

kalalian dalam tahap ini berakibat kekecewaan pemakai dengan

sistem akhir dan modifikasi yang mahal. Pada dasarnya tujuan dari

tahap ini adalah untuk memperkenalkan data, proses, dan

persyaratan awal untuk para pemakai sistem baru. Paling penting

tujuannya adalah untuk menspesifikasikan persyaratan tersebut

tanpa mengekspresikan alternatif-alternatif computer dan detail-

detail teknologi terlalu dini. Pointnya, pertahankan analisis dalam

level bisnis.

d. Tahap Desain

Tujuan dari tahap desain ini adalah untuk mengubah pernyataan

persyaratan bisnis dari tahap persyaratan analisa sampai spesifikasi

dsain untuk pengembangkan. Dengan kata lain tahap ini ditujukan

pada bagaimana teknologi akan diterapkan pada sistem yang baru.

Desain membutuhkan pengumpulan ide-ide dan opini-opini dari

pemakai, penjual dan spesialis TI. Dalam sistem informasi tahap

desain adalah pandangan yang berbasis teknologi dari sistem data,

proses, dan interface. Spesifikasi desain dapat berakibat banyak

bntuk dimasukkan dalam dokumen tertulis atau bekerja

menghasilkan bentuk dasar computer dengan sistem baru.

Selain dari tahap-tahap pengembangan sistem yang dilakukan, kita

juga menggunakan Model-Driven dalam sistem penjualan tunai CITUT

PHOTO ini. Model-Driven ini merupakan model pengembangan dengan

melihat sistem yang lama bagaimana, mencari kelemahan-kelemahan pada

sistem yang ada, kemudian memperbaiki sistem lama tersebut dengan

sistem yang baru. Dalam Model-Driven ini dibagi menjadi 3 model, yaitu :

2.9.1 Model data

Dalam model ini kita fokus pada data terlebih dahulu. Kemudian kita

dapat membuat diagram yang sering disebut sebagai ERD ( Entity

Relationship Diagram ). ERD disini bertujuan untuk menggambarkan

hubungan data, misalnya data-data penjualan. Dari data-data tersebut kita

tentukan entitasnya, primary key, relationship, dan identifikasi atribut-

atribut lainnya.

2.9.2 Model Proses

Model ini berfokus pada proses terlebih dahulu, baru kemudian kita dapat

membuat konteks diagram dan Data Flow Diagramnya. DFD ini bertujuan

untuk menggambarkan arus data atau proses yang telah ada atau sistem

baru yang akan dikembangkan secara logis tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisisk dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik

dimana data tersebut akan disimpan.

2.9.3 Model Interface

Disini kita hanya fokus pada obyek. Bagaimana objek ini akan

dikembangkan dengan sistem yang baru.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

CITUT PHOTO ini didrikan pada tahun 2000. Pada mulanya

dimulai dengan usaha studio photo, terbatas dan tidak terlepas dari

berbagai rintangan. Disaat awal berdirinya usaha ini, membutuhkan

ketekunan serta keuletan, tahap demi tahap.

CITUT PHOTO bergerak dalam bidang usaha photo dan film

supplier meliputi berbagai macam jenis dan kebutuhan dalam usaha photo,

pelayanan yang dilakukan meliputi pendistribusian film ke took-toko, baik

dalam kota maupun di luar kota.

CITUT PHOTO Semarang melakukan transaksi penjualan kepada

toko-toko yang ada di daerah Jawa Tengah baik itu toko kelontong yang

menjual perlengkapan foto, studio photo, maupun afdruk photo kilat di

pinggir jalan.

Dalam setiap perusahaan yang didirikan dan dioperasikan baik itu

penjualan barang atau jasa, tentunya mempunyai penetapan tujuan

perusahaan. Hal ini sangat penting, karena tujuan yang akan dirumuskan

itu akan menjadi pedoman didalam menjalankan kegiatannya dalam

berorganisasi.

Adapun tujuan dari perusahaan ini adalah :

a. Meningkatkan pelayanan perusahaan

Hal ini sangat menguntungkan perusahaan, karena dengan

pelayanan yang baik maka perusahaan akan mendapat kepercayaan

baik dari konsumen maupun relasi usaha.

b. Mengadakan ekspansi

Setelah perusahaan berhasil meningkatkan penjualan, bukan berarti

perusahaan sudah cukup sampai disini. Perusahaan yang

mempunyai sifat dinamis selalu ingin mengadakan perluasan usaha

melalui pengembangan usaha yang telah dirintis.

c. Mencapai keuntungan yang optimum

Apabila perusahaan tersebut mencapai laba yang optimum maka

perusahaan dapat menjamin kelangsungan usahanya.

STRUKTUR ORGANISASI

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

MANAJER

GUDANG ADMINISTRASI PEMASARAN

SALESMAN

SALES

SALESMAN SALESMAN

Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian dilakukan pada CITUT PHOTO yang beralamat

di Jl.Pusponjolo II / 15 Semarang.

Dengan banyaknya penjualan yang dilakukan selama ini, dan

timbulnya masalah yang cukup besar, maka diperlukan sistem

komputerisasi yang memadai. Dengan adanya sistem komputerisasi yang

baik akan lebih memudahkan pemrosesan data serta akan menghasilkan

informasi yang memadai dalam pengambilan keputusan oleh manajemen.

Karena alasan yang diutarakan diatas yang menyebabkan penulis

untuk melakukan penelitian pada CITUT PHOTO Semarang.

3.2 Data yang digunakan

Dalam penyusunan skripsi ini diperlukan data dan referensi yang

tepat sehingga membutuhkan metode pengumpulan dan analisa data yang

baik. Jenis dan metode pengumpulan data serta metode analisis dapat

diuraikan sbb

3.2.1 Data Primer

Dalam hal ini penulis menggunakan data primer yang diperoleh

secara langsung dari sumber yang bersangkutan yaitu mengamati sistem

manual penjualan barang yang ada pada CITUT PHOTO.

3.2.2 Data Sekunder

Dalam hal ini pe3nulis menggunakan data yang diperoleh secara

tidak langsung melalui media perantara ( diperoleh dan dicatat oleh pihak

lain ), umumnya berupa bukti, catatan, atau laporan yang telah disusun

dalam arsip ( data dokumenter ) yang dipublikasikan dan yang tidak

dipublikasikan ( Indriantoro dan Supomo, 1997 ). Yaitu data-data, catatan-

catatan seperti struktur organisasi dan job discription, manual sistem dan

prosedur penjualan yang digunakan sebagai dasar untuk desain proses,

formulir-formulir transaksi yang digunakan sebagai dasar desain input, dan

laporan-laporan transaksi sebagai dasar untuk desain output.

3.3 Metode Pengumpulan Data

3.3.1 Metode Wawancara

Merupakan metode pengumpulan data yang mengadakan tanya

jawab ( Nasir Moh, 1993 ). Metode ini digunakan dengan cara

menanyakan langsung kepada pimpinan CITUT PHOTO, karyawan,

administrasi, dan lainnya yang berkaitan dengan sistem penjualan dan

pengendalian persediaan.

3.3.2 Metode Pengamatan

Merupakan metode pengumpulan data yang mengadakan

pengamatan data-data, dan proses sistem penjualan secara langsung dan

mencatatnya ditempat atau obyek yang akan diteliti, sehingga betul-betul

tahu masalah yang akn dihadapi oleh instansi tersebut ( Nasir Moh, 1993 ).

3.3.3 Dokumentasi

Merupakan tehnik pengumpulan data melalui catatn atau arsip

yang terdapat pada pihak perusahaan ( Indriantoro, Supomo, 1996 ). Yaitu

data-data, catatan-catatan seperti struktur organisasi dan job discription,

manual sistem dan prosedur penjualan yang digunakan sebagai dasar untuk

desain proses, formulir-formulir transaksi yang digunakan sebagai dasar

desain input, dan laporan-laporan transaksi sebagai dasar untuk desain

output.

3.4 Metode Analisis Data

Analisa merupakan suatu metode untuk menganalisa data dan

menguji permasalahan. Dalam menganalisa data diperlukan langkah-

langkah sebagai berikut :

Langkah Keterangan Output Preliminary Investigation

Merupakan tahap awal penyelidikan yang bertujuan untuk menjawab pertanyaan dan menyimpulkan proyek tersebut layak dicari atau tidak.

Ruang lingkup pengembangan sistem informasi.

Problem Analysis

Identifikasi masalah dan analisis masalah sehingga dapat diidentifikasi akar permasalahannya.

Tabel identifikasi masalah, akar masalah, dan alternative permasalahan ( sistem baru )

Requirements Analysis

Merupakan tahap setelah problem analisis mengenai metodologi yaitu untuk menegaskan dan memprioritaskan perrsyaratan bisnis. Pada dasarnya tujuan dari tahap ini adalah untuk memperkenalkan data, proses, dan interface requirements.

Tabel kebutuhan sistem, berisi identifikasi kebutuhan

Data ( input ) Proses

Informasi (output ).

Design Mendesain sistem informasi yang akan dikembangkan

Desain logis terdiri dari : Desain logis data

( ERD ) Desain logis

proses ( konteks diagram & DFD )

Desain interface

Tabel 3.1 Metode Analisis Data

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN

4.1. Tinjauan Umum Perusahaan

4.1.1. Prosedur Manual Penjualan Barang

Prosedur manual menggambarkan aliran dokumen yang

sedang dilakukan oleh perusahaan yang menjual barang sampai saat

ini. Prosedur manual tersebut sebagai berikut :

Pelanggan memesan barang, dan salesman membuat surat order

(rangkap 2). Surat order (1) untuk membuat faktur dan tanda terima

barang dimana masing-masing faktur dan tanda terima tersebut

rangkap 2. Surat order (2) disimpan dalam arsip perusahaan.

Tanda terima (1) merupakan sebagai bukti bahwa pelanggan telah

menerima barang dan tanda terima tersebut disimpan. Tanda terima

(2) dijadikan dasar untuk membuat laporan penjualan (rangkap 2),

Setelah laporan penjualan (2) disetujui oleh manager kemudian

disimpan dalam arsip perusahaan. Faktur penjualan (1) dicatat dalam

buku penjualan dan disimpan dalam arsip perusahaan oleh bagian

administrasi. Sedangkan faktur penjualan (2) dicatat dalam kartu

barang untuk pengambilan barang di gudang.

2.2 DIAGRAM ALIR DOKUMEN SISTEM MANUAL PENJUALAN

2.1 PELANGGAN 2.2 SALESMAN 2.3 GUDANG 2.4 ADMINISTRASI 2.5 MANAGER

Terima Barang

Faktur 1

2.1 A

N

Laporan Penjualan

Laporan Penjualan

ACC Laporan

N

Start

Memesan Barang

Buat Surat Order

2 1 Surat Order

Buat Faktur &

Tanda terima

Tanda Terima

2 Tanda Terima

1

Tanda Terima

2 Faktur Penjualan

1

A

Tanda Terima

2 Tanda Terima

1

Tanda Terima

2 Tanda Terima

1 Tanda Terima

2

A

Catat di Buku

Penjualan

B

2 Faktur

Penjualan

Catat kartu

barang

C

N

N

3.2 DIAGRAM ALIR DOKUMEN SISTEM MANUAL PENJUALAN

3.1 PELANGGAN 3.2 SALESMAN 3.3 GUDANG 3.4 ADMINISTRASI 3.5 MANAGER

Buat Laporan

Tanda Terima

2 Laporan Penjualan

1

A

N B

C

Ambil Barang

Kartu Gudang

Faktur 2 Penjualan

N

Gambar 4.1 Diagram Alir Dokumen Sistem Manual Penjualan Produk

4.2. Analisis Sistem

4.2.1. Kelemahan Sistem Yang Ada

Bahwa dalam sistem penjualan masih memungkinkan untuk

terjadinya penumpukan pekerjaan dan sangat memungkinkan untuk

lebih dipersingkat sehingga lebih cepat dan effektif. Kelemahan

sistem yang lain adalah terdapat kurangnya kontrol terhadap

ketepatan pembuatan laporan penjualan dalam jumlah yang besar

atau transaksi yang semakin banyak dengan bertambahnya pelanggan

dan jumlah produk.

4.2.2. Sasaran Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem diharapkan akan dapat mengatasi

rutinitas pekerjaan dan mempermudah pihak manajemen dalam

mengambil keputusan berdasarkan laporan penjualan pada setiap

waktunya.

4.2.3. Batasan Pengembangan Sistem

Batasan dari sistem yang dikembangkan adalah dibatasi pada

masalah penjualan secara kontan yang dilakukan oleh CITUT

PHOTO Semarang sampai saat ini.

4.2.4. Analisis Kebutuhan Sistem

Pendukung sistem yang baru harus memenuhi kebutuhan baik

dari segi input, proses, maupun outputnya. Dari segi input yaitu

formulir transaksi-transaksi pnjulan, pembelian. Dan lain sebagainya

yang dijadikan dasar dalam desain input. Dari segi proses yaitu dari

data-data, catatan-catatan seperti struktur organization, job

discription, manual prosedur dan prosedur penjualan yang dijadikan

dasar untuk desain proses. Dan dari segi output yaitu berupa laporan-

laporan transaksi yang digunakan untuk dsain output.

4.3. Analisis Data

4.3.1. Preliminary Investigation

Pada tahap ini merupakan tahap awal penyelidikan yang

bertujuan untuk menjawab pertanyaan dan menyimpulkan layak atau

tidaknya. Dari hasil tahap ini adalah ruang lingkup pengembangan

system informasi.

4.3.2. Problem Analysis

Mengidentifikasi masalah dan analisis masalah sehingga

dapat diidentifikasikan akar permasalahannya. CITUT PHOTO yang

masih mengalami banyak permasalahan yaitu kesalahan pencatatan,

perhitungan dan lain sebagainya akan diubah sistemnya dari sistem

manual menjadi system komputerisasi.

4.3.3. Requirements Analysis

Tahap ini bertujuan untuk memperkenalkan data, proses, dam

interfacenya.

Tabel Kebutuhan Sistem yang dihasilkan adalah sebagai berikut :

INPUT Tabel 2.2 PROSES Bentuk tidak normal

Bentuk normal kesatu Bentuk normal kedua Bentuk normal ketiga

OUTPUT Sistem Informasi Penjualan, Sistenm Informasi Pelanggan, Sistem Informasi Produk, Sistem Informasi Data stock, Sistem Informasi Retur Penjualan.

4.3.4. Desain Database

Dalam perancangan / desain database perlu diperhatikan hal-

hal yang sangat vital yaitu redundasi data karena itu akan terjadi

pemborosan media penyimpanan, selain itu keakuratan data juga

mendukung dalam efektivitasnya suatu database. Untuk itu

perancangan perlu didasarkan pada proses ERD ( Normalisasi-3 )

Tahap-tahap ERD :

a. Tentukan entitas

Pelanggan

Penjualan

Barang

Salesman

Retur penjualan

b. Tentukan hubungan antar entitas dan kardinalitasnya

1

1 M M

M 1 M

1

M

Keterangan :

1 Pelanggan dapat melakukan banyak transaksi

1 (faktur) sedangkan 1 penjualan (faktur) hanya

M dilakukan oleh 1 pelanggan.

1 Penjualan (faktur) hanya boleh 1 kali retur

1 Dan 1 retur penjualan merupakan 1 penjualan.

1

1

M

1 Salesman dapat melakukan banyak penjualan. Sedangkan 1 penjualan

(faktur) hanya dilakukan oleh 1 salesman.

SALESMAN

PELANGGAN

PENJUALAN BARANG

RETUR PENJUALAN

M

PELANGGAN

PENJUALAN

PENJUALAN

RETUR PENJUALAN

SALESMAN PENJUALAN

M

M

1 Penjualan bisa banyak barang, dan 1 barang juga bisa terjadi banyak

penjualan.

M

M

1 Barang bisa banyak retur yang terjadi, dan 1 kali retur bisa banyak

barang sekaligus.

c. Pakai asosiatif entity

1

M 1 M M 1

M 1

1

Pada hubungan many to many harus menggunakan asosiatif entity untuk

menghilangkan hubungan many to many tersebut.

PENJUALAN BARANG

BARANG RETUR PENJUALAN

SALESMAN

PELANGGAN

PENJUALAN BARANG

RETUR PENJUALAN

PENJ/BGR

RETUR/ BARANG

1 M M

1

1

d. Tentukan primary key, atribut-atribut, dan foreign key-nya

1

Keterangan : * Kunci Primer ** Kunci Tamu

Disini kita harus menentukan primary key, atribut-atribut, dan foreign key nya.

Dimana primary key merupakan atribut yang tidak mungkin ganda, sebagai

contoh premary key pada pelanggan adalah kode pelanggan. Kode pelanggan

tidak mungkin ganda dan mewakili secara menyeluruh terhadap entity pegawai,

BARANG Kd_brg* Nm_brg Hrg_beli Hrg_jual Satuan Qty

PELANGGAN Kd_plg* Nm_plg Alamat Telp

SALESMAN Kd_sales* Nm_sales Almt_sales Telp_sales

RET.PENJUALAN No_Nota** Tgl_retur Kd_brg** Qty_retur Total

Gambar 4.2 Tahap-tahap ERD

PENJUALAN No_nota* Tgl_jl Qty Total

Kd_plg** Kd_brg**

Kd_sales

1 M M

M

PENJ/BRG No_nota ** Kd_brg **

RETUR/BRG No_nota ** Kd_brg **

M 1

1

1

1

1

1

M

M

dan setiap pegawai selalu mempunyai nomer induk. Sedangkan atribut-atribut

lainnya sebagai pelengkap. Dan foreign key merupakan kunci tamu yang

melengkapi satu hubungan yang menunjukkan ke induknya. Caontoh : Salesman

dan penjualan mempunyai hubungan one to many, jadi kode sales sebagai kunci

tamu pada penjualan. Dan pada asosiatif entity penjualan dan barang, nomor nota

dan kode barang sebagai kunci tamunya.

4.4 Srtuktur Database

4.4.1 Pelanggan

No Nama Field Type Lebar Dec Keterangan 1. Kd_plg Char 5 0 Kode Pelanggan 2. Nm_plg Char 30 0 Nama Pelanggan 3. Almt_plg Char 30 0 Alamat 4. Telp_plg Char 13 0 Telpon

Tabel 4.5 Pelanggan.

Contoh pengkodean pelanggan :

Kd-plg : P0001

P : Pelanggan

01 : Nomor urut pelanggan

4.4.2 Barang No

Nama Field Type Lebar Dec Keterangan

1. Kd_brg Char 5 0 Kode Barang 2. Nm_brg Char 30 0 Nama Barang 3. Hrg_beli Num 10 0 Harga beli 4. Hrg_jual Num 10 0 Harga jual 5. Qty Num 5 0 Quantity 6. Satuan Char 15 0 Satuan

Tabel 4.6 Barang.

Contoh pengkodean barang

Kd_brg : K0004

K : Kamera

04 : Nomor urut barang

4.4.3 Penjualan

No Nama Field Type Lebar Dec Keterangan 1. No_nota Char 5 0 No nota 2. Kd_plg Char 5 0 Kode Pelanggan 3. Kd_sales Char 5 0 Kode Sales 4. Tgl_jl Date 8 0 Tanggal Jual

Tabel 4.7 Penjualan.

Contoh pengkodean penjualan :

No_nota : A0001

4.4.4 Salesman

No

Nama Field Type Lebar Dec Keterangan

1. Kd_sales Char 5 0 Kode sales 2. Nm_sales Char 30 0 Nama sales 3. Almt_sales Char 30 0 Alamat sales 4. Telp_sales Char 13 0 Telepon sales

Tabel 4.8 Salesman

4.4.5 Retur Penjualan

No Nama Field Type Lebar Dec Keterangan 1. No_nota Char 5 0 No Nota jual 2. Tgl_jual Date 8 0 Tanggal Jual 3. Qty_retur Num 5 0 Quantity 4. Kd_brg Char 5 0 Kode Barang

Tabel 4.10 Retur Penjualan

4.5 Desain Sistem

4.5.1 Perancangan Model Sistem

1. Context Diagram

Rancangan sistem ini dimaksudkan untuk membuat usulan

pemecahan masalah secara logika. Desain sistem bertujuan

untuk membuat sistem yang sudah ada dalam penanganan data

penjualan.

Dalam context diagram ini harus ada input dan output dalam

setiap prosesnya. Pelanggan memberikan data pelanggan, order,

dan juga retur kepada system penjualan yang kemudian

outputnya berupa tanda terima kepada pelanggan. Data order

tersebut diberikan kepada bagian merketing dan marketing

memberikan faktur penjualan dan validasi user pada system

komputerisasi penjualan. Kemudian system komputerisasi

penjualan memberikan data permintaan barang pada gudang dan

gudang memberikan data barang dan validasi usernya. Dari

order tersebut kemudian system memberikan laporan-laporan

berupa laporan pelanggan, laporan pejualan, laporan stock, dan

laporan produk kepada pimpinan dan pimpinan memberikan

validasi user.

0SistemKomputerisasi Penjualan

Pelanggan Marketing

Pimpinan Gudang

Data Pelanggan& order

Faktur Penjualan,Validasi User

Data Barang& Validasi User

Data PermintaanBarang

Data OrderTanda Terima

Lap.Pelanggan

Lap.Produk

Lap.Penjualan

Lap.Stock

Validitas user

Retur penjualan

Project Name:Project Path:Chart File:Chart Name:Created On:Created By:Modified On:Modified By:

Context Diagramc:\me1\dfd00001.dfdYourdon - Context DiagramJan-02-2005HerryFeb-13-2005Herry

Gambar 4.3 Context Diagram Sistem Informasi Penjualan

2. DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan

Dalam DFD level 0 ini terdapat beberapa proses, yaitu proses

pendataan barang, proses pendataan langganan, proses transaksi,

dan proses laporan. Pendataan barang ini berisi mengenai

barang-barang yang masuk dan keluar. Pendataan langganan

adalah pendataan seluruh pelanggan yang order kepada kita.

Proses transaksi disini bila pelanggan order ataupun retur, kita

memberikan tanda terima pada pelanggan sebagai bukti order

dan retur. Sedangkan proses laporan, merupakan tugas akhir

bagian administrasi, yaitu membuat laporan-laporan yang

meliputi laporan stock, laporan barang, laporan penjualan,

laporan retur, dan laporan pelanggan yang nantinya diserahkan

kepada manager.

1PendataanBarang

2

PendataanLangganan

3

Transaksi

4

Laporan

Pelanggan

Manajer

Barang

Pelanggan

Stock

Penjualan

Marketing

retur

Barang

Barang

Barang

Pelanggan

Jual

Data Pelanggan

Data Order

Pelanggan

Tanda TerimaStock

Jual

Stock

Faktur Jual

Pesan kesalahan

Data user

r

Retur

Retur

Lap.stocklap.barang

Lap.Jual

Lap.pelanggan

Lap.Retur


Context Diagramc:\me1\dfd00017.dfddfd level 0 SIPFeb-13-2005HerryFeb-13-2005Herry

Gambar 4.4. DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan

3. DFD Level 1 Proses Transaksi

Dalam proses transaksi ini. Pelanggan meminta barang kepada

bagian penjualan atau yang biasa disebut sebagai order,

kemudian surat order tersebut diberikan kepada marketing, dan

marketing membuat tanda terima dan faktur yang diajukan ke

bagian administrasi, dan tanda terima tersebut diberikan kepada

pelanggan. Setelah surat order selesai, bagian penjualan

meminta barang pada gudang dan gudang segera mengirim

barang tersebut ke pelanggan. Setelah barang sampai ke

pelanggan, baru mencetak semua laporan selama transaksi.

Pelanggan

31

Penjualan

Marketing

Gudang

32

administrasi

Pelanggan

Jual

33

CetakLapStock

Order Barang

Tanda terima

Surat Order

Tanda Terima& Faktur

Pesan kesalahan

Tanda Terima& Faktur

PermintaanBarang

Barang

Jual

Stock Stock

Jual

Pelanggan

Pelanggan


Context Diagramc:\me1\dfd00018.dfddfd level 1 Sis.inf.penjFeb-13-2005HerryFeb-13-2005Herry

Gambar 4.5. DFD Level 1 Proses Transaksi

4. DFD Level 1 Proses Laporan

Setelah semua transaksi selesai dilakukan, bagian

administrasi membuat semua laporan, dari laporan

produk, laporan pelanggan, laporan penjualan, dan

laporan retur penjualan yang akan diserahkan ke

manager.

Manajer

41

Administrasi

42

CetakLaporan

user

Produk Pelanggan Jual Retur jual

user

Pesan Kesalahan

Data User

Permintaanlaporan

PermintaanLaporan

produkPelanggan

ReturJual

Lap.ProdukLap.Pelanggan

Lap.Retur

Lap.jual

Lap.jual

Lap.Produk

Lap.Retur

Lap.Pelanggan


Context Diagramc:\me1\dfd00019.dfddfd lev1 LaporanFeb-13-2005HerryFeb-13-2005Herry

Gambar 4.6. DFD Level 1 Proses Laporan

4.6 Desain Dialog

A. Desain Dialog menu Password/Kunci

Gambar 4.7 Desain Dialog Menu Password/Kunci

B. Desain Dialog Sistem Penjualan

Gambar 4.8 Desain Dialog Sistem Komputerisasi Penjualan

C. Desain Dialog Master

Gambar 4.9 Desain Dialog File

D. Desain Dialog Transaksi

Gambar 4.10 Desain Dialog Transaksi

E. Desain Dialog Laporan

Gambar 4.11 Desain Dialog Laporan

F. Desain Dialog Utility

Gambar 4.12 Desain Dialog Utility

4.7 Desain Input

4.7.1 Desain Input Data Pelanggan

Gambar 4.13 Desain Input Pelanggan

4.7.2 Desain Input Salesman

Gambar 4.14 Desain Input Salesman

4.7.3 Desain Input Data Stock

Gambar 4.15 Desain Input Stock

4.7.4 Desain Input Data Penjualan

Gambar 4.16 Desain Input Penjualan

4.7.5 Desain Input Retur Penjualan

Gambar 4.17 Desain Input Retur Penjualan

4.8 Analisa Kebutuhan Sistem

1. Hardware

Perangkat keras minimum yang harus dipenuhi untuk membangun

LAN ini antara lain :

a. Komputer server dengan spesifikasi :

- Prosessor Intel Pentium 766 Mhz.

- Hardisk 20 Gb.

- Memory 128 Mb DDR.

- Giga Bit Ethernet Onboard.

- VGA 32.

- Monitor 14.

b. Komputer workstation atau client dengan spesifikasi :

- Prosessor Intel Pentium 133 Mhz.

- Hardisk 10 Gb.

- Memory 16 Mb DDR.

- VGA 8.

- Floppy Disk 1,44.

- Monitor 14.

c. HUB atau concentrator 16 port, untuk jaringan yang terdiri dari 1

server 15 client.

d. Kabel UTP, panjangnya tergantung kebutuhan pada saat pemasangan.

e. UPS.

f. Konektor RJ45, untuk masing masing komputer dibutuhkan 2 PCS

Jack RJ 45.

g. Modem 56 Kbps.

h. Line Telepon.

i. Printer.

2. Software

Ada beberapa software yang dibutuhkan baik untuk komputer server

maupun untuk komputer client. Beberapa software yang dibutuhkan antara

lain :

a. Microsoft Windows NT Server 4.0, untuk operating sistem pada

server.

b. Microsoft Office 97,2000 atau XP (2002), untuk operating pada

client.

c. Microsoft Visual Foxpro 6.0.

4.9 Peralatan Jaringan

Beberapa komponen atau peralatan yang dibutuhkan dalam pembuatan

jaringan LAN antara lain :

4.9.1 Multiuser

Multi user menggunakan teknik time sharing yaitu CPU induk

(central) akan membagi waktunya secara bergiliran untuk mengerjakan

pekerjaan dari beberapa pemakai pada saat yang sama.

LAN memiliki kemampuan single user yaitu pekerjaan masing-

masing pemakai dilakukan di CPU masingmasing (workstation) dan

semua fasilitas yang berlaku pada sistem single user dapat digunakan.

Kemampuan multi user yang dimiliki LAN yaitu adanya fasilitas

penggunaan sumber daya secara bersamasama lebih dari satu orang

pemakai, komunikasi antar workstation lewat pesan elektronik dan

pemindahan file antar workstation.

4.9.2. Tipe Jaringan Komputer

Tipe jaringan komputer pada usulan sistem ini menggunakan tipe

jaringan peer to peer dan client/server, dimana tipe jaringan ini

mempunyai kelebihan yaitu ketika server mati komputer yang masih

menyala masih tetap bisa berkomunikasi sehingga komunikasi antar

bagian dapat tetap berjalan. Server adalah sebuah komputer yang

dilengkapi dengan software khusus yang mengatur segalanya di jaringan.

Dimana komunikasi antar client harus melalui server, meskipun

memungkinkan beberapa komputer tersebut saling berdekatan. Jaringan

dapat diatur sehingga setiap client harus log on ke server sebelum bisa

memanfaatkan sumber daya yang terhubung ke server. Server kemudian

mengotentikasi client dan memverifikasi bahwa komputer yang digunakan

client tersebut memiliki ijin untuk log on ke jaringan. Ini dilakukan dengan

memeriksa user name dan password client tersebut terhadap database yang

ada pada server. Jika ternyata tidak ada dalam database, maka client

tersebut tidak akan di beri hak akses, dengan demikian tidak semua orang

dapat mengakses data pada komputer yang ada.

Ketika kita ingin memperbaiki sebuah program misalnya untuk

menaikkan versi, kita hanya perlu menginstall updatenya di server.

4.9.3. Arsitektur Jaringan

Untuk arsitektur jaringannya menggunakan arsitektur ethernet,

karena arsitektur ini banyak digunakan, cukup sederhana, tipe koneksi

jaringan murah, cepat, fleksibel, mudah diperluas dan instalasinya yang

mudah. Kecepatan transfer data yang dimiliki mencapai 10 Mbps, bahkan

saat ini telah mencapai 100 Mbps dan telah dikembangkan pula teknologi

Giga Ethernet (1 Gbps).

Sesuai dengan topologi yang penyusun usulkan yaitu bentuk star

maka pada jaringan ini penyusun gunakan kabel UTP dengan

menggunakan perangkat hub atau concentrator.

4.9.4. Topologi Jaringan

Dalam topologi ini, penulis gunakan topologi bentuk star, karena

dalam topologi ini masing-masing komputer dalam jaringan dihubungkan

ke pusat atau sentral dengan menggunakan jalur yang berbeda.

Komunikasi pada jaringan diatur di sentral jaringan. Dengan digunakannya

jalur yang berbeda untuk masing-masing komputer maka jika terjadi

gangguan atau masalah pada salah satu client tidak akan mempengaruhi

client yang lain.

Alasan yang lain karena dengan topologi jaringan seperti ini (star)

memungkinkan kecepatan komunikasi data yang lebih baik jika

dibandingkan dengan topologi yang lain (bus dan ring). Topologi ini (star)

juga memungkinkan pengaturan instalasi jaringan yang lebih fleksibel.

4.10 Gambar Jaringan Komputer

Adapun gambar rancangan rangkaian jaringannya adalah sebagai

berikut :

4.11 Hak Akses

Hak akses dimaksudkan untuk memperjelas siapa saja yang

diperbolehkan untuk mengoperasikan sistem yang ada dalam jaringan

nantinya. Hal ini dilakukan agar supaya keamanan data tetap terjaga.

1. Bagian Pendataan

Bagian pendataan mempunyai hak akses pada :

a. Data Pelanggan.

b. Data Barang.

c. Data Sales

Client 2 : Marketing

Client 1 : Manager

Server : Client 4 : Gudang

Client 3 : Pendataan

Gambar 4.25 Jaringan Komputer Sistem Penjualan Tunai CITUT PHOTO

Hub

Client 5 : Administrasi

: : : : : : .

2. Bagian Marketing

Bagian marketing mempunyai hak akses penuh pada :

a. Data transaksi

b. Data retur penjualan

3. Bagian Gudang

Bagian gudang mempunyai hak akses pada :

a. Data Barang.

b. Data stock.

4. Bagian Administrasi

Bagian administrasi mempunyai hak akses pada :

a. Data transaksi.

5. Manager

Manager mempunyai hak akses pada :

a. Data barang.

b. Laporan pelanggan.

c. Laporan barang.

d. Laporan sales.

e. Laporan penjualan

f. Laporan retur penjualan

g. Laporan stock.

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan di CITUT PHOTO

mengenai Sistem Pendistribusian Produk pada CITUT PHOTO, maka

dapat dikumpulkan manfaat sistem komputerisasi dalam rangka pencatatan

data-data pendistribusian produk yang dilakukan diterapkan dibagian

pemasaran dalam kegiatannya mendistribusikan produk mereka ke

pasaran. Manfaat yang dapat disimpulkan antara lain :

1. Rancangan sistem komputerisasi pada penjualan produk pada

CITUT PHOTO tersebut kiranya dapat membantu dalam

pengecekan terhadap kegiatan penjualan suatu permintaan produk

apakah permintaan tersebut telah dikirimkan atau belum sehingga

satu pemesanan tidak akan mendapat dua kali pengiriman.

2. Rancangan sistem komputerisasi tersebut juga menyimpan dat-data

penjualan secara terperinci dalam basis datanya sehingga dapat

digunakan untuk kepentingan Studio Photo tersebut, karena data

tersebut dapat digunakan antara lain untuk perhitungan statistik dan

menentukan daerah-daerah potensial apabila ingin membuka

cabang Studio Photo baru.

5.2 Saran-saran

Saran-saran yang dapat penulis berikan kepada CITUT PHOTO

sehubungan dengan Sistem Pendistribusian Produk pada CITUT PHOTO

adalah sebagai berikut :

1. Studio Photo perlu untuk mengevaluasi dan mengembangkan

program tersebut dan mengintegrasikannya agar dapat

terkomputerisasi secara menyeluruh dan tepat guna.

2. Studio Photo dianjurkan untuk membuat sistem komputerisasi

untuk bagian-bagian lain yang ada didalamnya, dan tiap beberapa

periode dilakukan evaluasi terhadap sistem yang dipergunakan

sehingga dapat dilakukan penyesuaian sistem jika diperlukan.

jtunksu-ns-s1-2005-01.60.0170-2599-sistem_penjualan-coverjtunksu-ns-s1-2005-01.60.0170-2599-sistem_penjualan-abstractjtunksu-ns-s1-2005-01.60.0170-2599-sistem_penjualan-table of contentjtunksu-ns-s1-2005-01.60.0170-2599-sistem_penjualan-chapter01jtunksu-ns-s1-2005-01.60.0170-2599-sistem_penjualan-chapter02jtunksu-ns-s1-2005-01.60.0170-2599-sistem_penjualan-chapter03jtunksu-ns-s1-2005-01.60.0170-2599-sistem_penjualan-chapter04jtunksu-ns-s1-2005-01.60.0170-2599-sistem_penjualan-chapter05

logo:

perancangan sistem informasi kepegawaian

Documents