pengertian pos

7/24/2019 Pengertian POS

1/12

A. PENGERTIAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksikerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai prosespenyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapanharus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedurmerupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugaspekerjaan sesuai dengan ungsi dan alat penilaian kinerja instansipemerintah berdasarkan indikator!indikator teknis, administrati danprosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerjapada unitkerja yang bersangkutan.

". Manaat Standar Operasional Prosedur sebagai standarisasi cara yang dilakukan pega#ai

dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikantugasnya.

Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yangmungkin dilakukan oleh seorang pega#ai dalammelaksanakan tugas.

Meningkatkan e$siensi dan eekti%itas pelaksanaantugas dan tanggung ja#ab indi%idual pega#ai danorganisasi secara keseluruhan.

Membantu pega#ai menjadi lebih mandiri dan tidak

bergantung pada inter%ensi manajemen, sehinggaakan mengurangi keterlibatan pimpinan dalampelaksanaan proses sehari!hari.

Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan

memberikan pega#ai cara konkrit untuk memperbaikikinerja serta membantu menge%aluasi usaha yangtelah dilakukan.

Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan

pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagaisituasi. Memberikan inormasi mengenai kuali$kasi

kompetensi yang harus dikuasai oleh pega#ai dalammelaksanakan tugasnya.

Memberikan inormasi dalam upaya peningkatan

kompetensi pega#ai. Memberikan inormasi mengenai beban tugas yang


2/12

dipikuloleh seorang pega#ai dalam melaksanakantugasnya.

&. Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP) Agar petugas'pega#ai menjaga konsistensi dan tingkat

kinerja petugas'pega#ai atau tim dalam organisasiatau unit kerja. Agar mengetahui dengan jelas peran dan ungsi tiap!

tiap posisi dalam organisasi. Memperjelas alur tugas, #e#enang dan tanggung

ja#ab dari petugas'pega#ai terkait. Melindungi organisasi'unit kerja dan petugas'pega#ai

dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya. ntuk menghindari kegagalan'kesalahan, keraguan,

duplikasi, dan ine$siensi.

. *ungsi Standarad Operating Prosedure Memperlancar tugas petugas'pega#ai atau tim'unit

kerja. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan. Mengetahui dengan jelas hambatan!hambatannya dan

mudah dilacak Mengarahkan petugas'pega#ai untuk sama!sama

disiplin dala bekerja. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan

rutin.

Oleh karena itu diperlukan standar!standar operasi prosedursebagai acuan kerja secara sungguh!sungguh untuk menjadi sumberdaya manusia yang proesional, handal sehingga dapat me#ujudkan%isi dan misi perusahaan.

+. euntungan adanya Standard Operating Prosedure (SOP) SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana,

menjadi alat komunikasi dan penga#asan danmenjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.

Para pega#ai akan lebih memiliki percaya diri dalambekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiappekerjaan.

SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat


3/12

trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerjapega#ai.

B. SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDAR

". *ormat mum Standard Operating Prosedure (SOP)

Ada empat aktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuanormat penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akandipakai oleh suatu organisasi yaitu-

banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.

anyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalamsuatu prosedur.

Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana Standrad

Operating Prosedure (SOP) tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating

Prosedure (SOP) ini.

Ada + jenis ormat umum Standard Operating Prosedure (SOP)a. langkah sederhana (simple steps)Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun

hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikt keputusanyang bersiat sederhana. *ormat SOP ini dapat digunakan dalam

situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakanprosedur yang telah disusun.

b. Tahapan berurutan (/ierarchical steps)*ormat ini merupakan pengembangan dari simple steps.

0igunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari "1 langkahdan membutuh kan inormasi yang lebih detail, akan tetapi hanyamemerlukan sedikit pengambilan keputusan.

c. 2ra$k (graphic)

*ormat gra$k ini bertujuan untuk memudahkan dalammemahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untukpelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).

d. 0iagram alir (3o#charts)*lo#charts merupakan ormat yang biasa digunakan, jika

dalamSOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak


4/12

(kompleks) dan membutuhkan opsi ja#aban (alternati ja#aban)seperti-ja#aban 4ya5 atau 4tidak5, 4lengkap5 atau 4tidak5, 4benar5atau 4salah5, dsb. Simbol!simbol tersebut memiliki ungsi yangbersiat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarnya dikembangkandari simbol dasar 3o#charts (basic symbols o 3o#charts) yang terdiri

dari +simbol, yaitu-

". simbol kapsul'terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulaidan berakhir.

&. Simbol kotak'process, untuk mendiskripsikan proses ataukegiatan eksekusi.

. Simbol belah ketupat'decision, untuk mendiskripsikan kegiatanpengambilan keputusan.

+. Simbol anak panah'arro#, untuk mendiskripsikan arah kegiatan(alur proses kegiatan).

6. Simbol segi lima'o7!page connector, untuk mendiskripsikanhubungan antar simbol yang berbeda halaman.

*ormat standrad operating prosedure dalam bentuk 3o#chartsterdiri dari &jenis yaitu-

". 8inear 3o#charts (diagram alir linier)9iri utama dari ormat linear 3o#charts ini adalah unsur kegiatanyang disatukan, yaitu- unsur kegiatan atau unsurpelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara

singkat didalam simbol yang dipakai.&. ranching 3o#charts (diagram alir bercabang).

*ormat ranching *lo#charts memiliki ciri utama dipisahkannyaunsur pelaksana dalam kolom!kolom yang terpisah dari kolomkegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuksimbol yang dihubungkan secara bercabang!cabang.

&. Simbol!simbol dalam prosedur kerjaa. jenis!jenis simbol

". 8ingkaran besar (O)&. belah ketupat. segi empat bujur sangkar+. segi tiga terbalik6. segi tiga ganda terbalik:. lingkaran kecil;. anak panah


5/12

b. egunaan Simbol!simbol dalam prosedur". jenis!jenis pekerjaan, tahap!tahap, gerakan!gerakan, dan bagian!

bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatubidang tugas.

&.


6/12

yang baku dalam melakukankan suatu tugas. Asas pertanggung ja#aban, hal ini harus dapat dipertanggung

ja#abkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yangditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.

Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan ke#ajiban

antara aparatur dan masyarakat sehingga masing!masing pihakmempunyai tanggung ja#ab yang sama. Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan

ke#ajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing!masing pihak mempunyai tanggung ja#ab yang sama.

Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait dengan kegiatanadministrasi umum baik secara langsung maupun tidaklangsung.

Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin

terselesaikannya suatu suatu tugas pekerjaan sesuai dengan#aktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjaminkemudahan dan kelancaran secara prosedural.

Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua

pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas. Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan

transparansi dalam pelaksanaan tugas

E. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDURE

a) Standard operating prosedure harus ditulis secara jelas,

sederhana dan tidak berbelit!belit sehingga mudah dimengerti danditerapkan untuk satu kegiatan tertentu.b) Standard operating prosedure harus dapat menjadi pedomanyang terukur baik mengenai norma #aktu, hasil kerja yang tepat danakurat, maupun rincian biaya pelayanandan tatacara pembayaran biladiperlukan adanya biaya pelayanan.c) Standard operting prosedure harus dapat memberikan kejelasankapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama#aktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung ja#ab masing!

masing pega#ai'pejabat.d) Standard operating prosedure harus udah dirumuskan dan selalubisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakanyang berlaku.e) SOP harus menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri

jika terjadi hambatan.

". Manaat prosedur tertulis adalah>


7/12

a. Planning!controlling ? mempermudah dalam pencapaian tujuan. ? merencanakan besarnya beban kerja yang optimal bagi

masing!masing pega#ai. ? menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan

biaya. ? mepermudah penga#asan.b. Organi@ing ?mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti olehba#ahan. ? dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaankantor dan dokumen. ? menciptakan konsistensi kerja.c. Stang!leading ? memmbantu atasan dalam memberikan intruksi kerja bagi

pega#ai. ? konseling untuk ba#ahan agar memberikan kontribusimaksimal ? mempermudah pemberian penilaian bagi ba#ahan.d. 9oordination ? menciptakan koordinasi yang baik antar departemen ? untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutin danindependen

F. TEKNIK MENYUSUN SOP

Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untukmembuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semuapotensi yang ada, anatara lain sebagai berikut-

". Menentukan tujuan yang ingin dicapai.&. Membuat rancangan a#al.. Melakukan e%aluasi internal.+. Melakukan e%aluasi eksternal.6. Melakukan uji coba.:. Menempatkan prosedur pada unit terkait.

;. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.

G. PENERAPAN SOP DALAM MANAJEMRN PERKANTORAN

Proses penerapan harus dapat memastikan bah#a output yangdikehendaki dapat di#ujudkan yaitu-

". Setiap pelaksanaan mengetahui SOP yang baru disusun danalasan perubahannya.

&. Salinan'kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap


8/12

diakses oleh semua pengguna potensial.. Setiap pelaksanaan mengetahui perannya dalam SOP dan dapat

menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yangdimiliki untuk menerapkannya secara aman dan eekti.

+. Ada mekanisme untuk memonitor'memantau kinerja,

mengidenti$kasi masalah!masalah yang mungkin timbul, danmenyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.

PENUTUP

0emikian yang dapat kami paparkan mengenai materi yang

menjadi pokok bahasan makalah ini, tentunya masih banyak

kekurangan dan kelemahannya, karena terbatasnya pengetahuan dan

kurangnya rujukan atau re%erensi yang ada hubungannya dengan

makalah ini.

0an kami juga sangat mengharapkan yang membaca makalah ini


9/12

akan bertambah moti%asinya danmenggapai cita!cita yang di

inginkan, karema saya membuat makalah ini mempunyai arti penting

yang sangat mendalam

Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga

para pembaca yang budiman pada umumnya.

Sekian penutup dari kami semoga berkenan di hati dan kami ucapkan

terima kasih yang sebesar!besarnya.

Terima kasih.

KATA PENGANTAR

Assalammu alaikum #r.#b

Tak ada kata yang patut kami ucapkan selain mengucapkan syukur

alhamdulilah kepada A88A/ S


10/12

melimpahkan rahmat dan kuranianya kepada kita semua .

Sehingga pelajaran untuk bidang keahlihan bisnis dan manajemen

khususnya program keahlian telekomunikasi bisnis dapat

terselesaikan tanpa hambatan apapun .

Pelajaran ini bertujuan untuk membantu kelancaran proses belajar

mengajar guru dan sis#a disekolah dan untuk mendukung sis#a

belajar dengan berbagai cara dan mampu memaksimalkan potensi

dirinya .

0engan pejalaran ini, diharapkan digunakan sebagi suber belajar

utama bagi sis#a dan sis#i untuk mencapai kompetensi standar yang

diharapkan dunia usaha dan usaha industri .

esar harapan kami ,pelajaran ini dapat membantu sis#a dalam

kegiatan belajar untuk mencapai potensi dirinya .

=akarta,; oktober &1"+

Penulis

Kelom

pok 6

DAFTAR ISI

ata pengantar B B B B B B B B B B B B B B B


11/12

i

!datar isi B B B B B B B B B B B B B B B B

ii

BAB I = PENDAHULUAN

".latar belakang masalah B B B B B B B B BB B "

&.maksud dan tujuan B B B B B B B B

B B B &

.pebatasan masalah B B B B B B B B

B B B

BAB II = MEMBUAT PESAN BISNIS __ _ _ _ _4

". pengertian standard operating prosedure

&. simbol!simbol prosedur operasi standar

. jenis!jenis standard operating prosedure

dalam administrasi perkantoran

+. asas!asas penyusunan standard

operating prosedure

6. prinsip!prinsip penyusun standardoperating prosedure

:. teknik!teknik menyusun standard

operating prosedure

;. penerapan standard dalam manajemen


12/12

perkantoran

BAB III = PENUTUP

1.TEMUAN

!pendukung

!penghambat

2.KESIMPULAN

pengertian pos

Documents