business process management pada implementasi sistem e-remittance

7/23/2019 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PADA IMPLEMENTASI SISTEM E-REMITTANCE

1/25

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PADA IMPLEMENTASI SISTEM

E-REMITTANCE

(STUDI KASUS PADA XDOT COMMUNICATION SDN. BHD.)

Alfret Nara, Aloysius Bernanda Gunawan

Laporan Teknis

Jakarta, 12 Desember 2011

Menyetujui :

Pembimbing

Aloysius Bernanda Gunawan, S.T., M.T


2/25

1

Judul : Business Process Management pada Implementasi Sistem E-Remittance (studi kasus pada

XDot Communication Sdn. Bhd.)

ABSTRACT

The goals of this thesis are to analyze current remittance processes, identify main problems, and create

solutions to development and implementation of E-Remittance system by using Business Process

Management Methodology. Benefits expected on E-Remittance implementation are expense reduction,

revenue producing, profit producing, system flexibility, improve system security, increase accuracy on

data processing, and optimize remittance system performance. The Business Process Management

framework used divided into 10 steps, where step 1 to step 4 is reviewing and analyzing requirements to

system implementation. Step 5 to step 10 take up the implementation processes and results.The

Implementation is applying automation system and mobile processing to improve operation time and to

diminish operation cost. Result of the implementation are significant reduction on operation time and

operation cost from regular average transaction. Reduction on operation time triggered the increasing of

transactions from regular average transactions so as organization could gain more revenues. Reduction

on operation cost from regular average transactions is giving contribution to the escalation oforganizations profit.

Keywords :E-Remittance, Business Process Management, Automation and Mobile Processing

ABSTRAK

Tujuan dari penulisan ini adalah untuk menganalisa proses remittance yang berjalan, mengidentifikasi

inti permasalahan, dan membuat solusi perancangan sistem remittance yang kemudian

diimplementasikan dengan menggunakan metodologi Business Process Management. Manfaat yang

diharapkan adalah agar implementasi E-Remittance dapat memberikan expense reduction, revenue

producing, profit producing, fleksibilitas kinerja sistem, meningkatkan system security, meningkatkan

keakuratan pemrosesan data, dan mengoptimalkan kinerja sistem remittance. Kerangka kerja Business

Process Management yang digunakan dibagi kedalam 10 langkah, dimana langkah 1 hingga langkah 4

mengkaji dan menganalisa kebutuhan implementasi.Langkah 5 hingga 10 membahas mengenai proses

implementasi sistem. Implementasi sistem yang dilakukan yaitu menerapkan sistem automation dan

mobile processing untuk meningatkan operation time dan menurunkan operation cost. Hasil yang

didapatkan adalah, penghematan waktu operation time dan operation cost yang cukup signifikan.

Penghematan waktu operation time memicu terjadinya peningkatan volume transaksi dari rata-rata

transaksi yang dijalankan sebelumnya sehingga meningkatkan revenue perusahaan. Penurunan

operation cost dari transaksi yang sebelumnya akibat adanya proses automation memberi kontribusiterhadap peningkatan profit perusahaan

Kata Kunci :E-Remittance, Business Process Management, Automation and Mobile Processing


3/25

2

PENDAHULUAN

Semakin maraknya penyaluran Tenaga Kerja Indonesia ke luar negeri, membuat

Indonesia menjadi Negara yang paling banyak mengirimkan tenaga kerja ke negara asing. Salahsatu Negara yang paling banyak menjadi tujuan Tenaga Kerja Indonesia adalah Malaysia(Hernandez-Coss, 2008). Sektor Pembantu Rumah Tangga (PRT) menjadi tingkat pekerjaan

yang paling tinggi jumlahnya yaitu sekitar tiga ratus ribu orang dan kemudian sektor lain

menjadi urutan selanjutnya. Sektor industri keuangan pun menemukan adanya peluang yang baikdalam hal ini. Dengan menyediakan sarana yang dibutuhkan dalam melakukan pengiriman uang

antar Negara Malaysia dan Indonesia, setiap pihak dapat memperoleh keuntungan, baik pengirim

uang, penerima uang, penyedia jasa, dan Negara.

Untuk mengatasi volume transaksi yang besar serta jaringan komunikasi antar Negara,

diperlukan suatu sistem informasi dan komunikasi yang dapat mendukung proses transaksi

tersebut. Dengan membuat sistem aplikasi dalam penanganan proses pentransferan uang(remittance) serta membangun infrastruktur teknologi pendukung untuk menunjang sistemaplikasi tersebut, akan memberikan hasil pelaksanaan proses remittanceyang tidak hanya efektifnamun juga lebih efisien.

Sistem aplikasi remittance berbasis mobile (mobile remittance/e-remittance) memilikipotensi untuk menciptakan revolusi dalam pelaksanaan remittance sekaligus memperluasjangkauan financial service kepada golongan kurang mampu. Selain keuntungan costefficiency, penerapan mobile remittance dapat merangsang pertumbuhan bisnis remittancedengan adanya kemudahan mobilisasi yang ditawarkan kepada setiap pengguna layanannya

Berdasarkan data dari World Bank (Billateral Document Matrix, 2010). Jumlah terbesar

alokasi tenaga kerja Indonesia terdapat di Malaysia, yaitu sebanyak 1.397.684 orang untuktenaga kerja resmi dan diperkirakan jumlah tenaga kerja non-resmi sebesar 700.000 orang(Hernandez-Coss, 2008). Jumlah total perkiraan pengiriman uang dari Malaysia ke Indonesia

sebesar USD 3,431,000,000. Alokasi Tenaga Kerja Indonesia terbagi ke berbagai wilayah di

Malaysia, dan pada umumnya adalah daerah yang jauh dari pusat kota dan keramaian. Kesulitanyang dihadapi dalam melakukan pentransferan uang adalah, TKI yang ingin mengirimkan uang,

harus menempuh perjalanan ke pusat kota untuk menjumpai agen-agen pentransferan uang. Hal

ini disebabkan karena, di daerah kecil tempat para TKI bekerja, kurang didukung denganketersediaan teknologi pendukung seperti koneksi internet dan lainnya.

Masalah lainnya adalah, penyedia service yang ada pada saat ini membebankan biayaoperasional yang tinggi karena melibatkan beberapa mediaries disamping penggunaan danpenerapan teknologi yang tidak optimal, mengakibatkan tingginya biaya yang diperlukan dalam

transaksi remittance(Hernandez-Coss, 2008).

Pertanyaan yang ingin dijawab adalah :

Apakah sistem remittance berbasis teknologi informasi dan komunikasi (E-Remittance)dapat memberikan fleksibilitas kinerja pada sistem remittance yang umumnya berjalan

dan dapat memberikan efisiensi biaya sebagai daya saing dalam bisnis?


4/25

3

Tujuan dalam penulisan, yaitu :

1. Menganalisa proses remittance yang umumnya berjalan, mengidentifikasi intipermasalahan yang terjadi dan membuat solusi perancangan sistem remittance

2. Mengimplementasikan sistemE-RemittanceberbasisMobile.

Manfaat dalam penulisan ini yaitu, Dengan perancangan sistem E-Remittance berbasismobile, maka akan didapatkan manfaat sebagai berikut :

Expense-Reduction/Operational efficiencies otomasi proses membuat siklus transaksisemakin pendek, mempercepat kinerja proses, optimalisasi penggunaan sumber daya,fleksibilitas terhadap perubahan kondisi bisnis, dan yang paling utama adalah analogi domore with less

Revenue producing

Profit Producing

Fleksibilitas kinerja sistem

Meningkatkan system security

Meningkatkan keakuratan pemrosesan data

Mengoptimaslkan kinerja sistem remittance

Menurut Mirabaud, remittance memiliki kontribusi yang besar dalam mengurangikemiskinan dan kemelaratan. Implikasi yang dihasilkan dari remittance memiliki peran yangsangat penting dalam menciptakan pemasukan arus kas (direct investment) yang stabil dan dapatdiandalkan bagi populasi lokal (Mirabaud, 2009, p 108). Pengiriman uang dapat dilakukan

melalui 2 cara, yakni melalui cara formal dan cara informal. Dengan cara formal, pengirim uang

dapat menggunakan layanan yang disediakan oleh Money Transfer Operators (MTO) seperti :Western Union, Money Gram, dan bank. Namun beberapa kendala dalam penggunaan cara

formal yakni faktor bahasa serta biaya membuat beberapa pengirim uang kerap menggunakan

cara informal, yaitu dengan menitipkan kepada teman/kerabat, mengirimnya sebagai paket surat,atau bahkan membawanya sendiri (E. Carasco & J. Ro, 2007)

Mobile Money Transfer memiliki potensi untuk menciptakan revolusi dalam pelaksanaanremittance dan memperluas jangkauan financial service kepada golongan tidak mampu(Mohapatra Sanket et al, 2010). Ada satu hal yang memaksa penerapan mobile technologydalam sistem pentransferan uang antar negara, yaitu para imigran umumnya bermigrasi ke

negara tetangga asalnya, dan beberapa diantaranya menetap dalam jangkauan domestic mobilephone. Imigran yang seperti demikian umumnya tidak dapat membuka rekening bank, dan belummemiliki rekening bank, dan bahkan pada beberapa kasus bank tidak ingin melayani. Paraimigran ini lantas hanya mengandalkan kerabatnya atau bahkan orang asing untuk menitipkan

sejumlah uang untuk ditransfer kepada keluarganya.


5/25

4

METODOLOGI

Dalam pengembangan prosesnya, tesis ini akan menggunakan 10 framework dalam BusinessProcess Management (Jeston and Nelis, 2006)

Step 1 - Organization StrategyTools yang dapat digunakan :

SWOT Analysis (Porter, 1980)

Competitive Forces (Porter, 1980)

Hasil :

Penegasan visi, misi, tujuan, strategic intent, sasaran, strategi implementasi

Context of business model, yang terdiri dari : customers, product/services, suppliers/partners,resources

Key differentiatororganisasiOutput dari fase ini :

Penegasan dan pemahaman menyeluruh terhadap Objectives dan Goalsdalam strategi organisasi

Penambahan valueterhadap objectives dan goalsorganisasi

Valuable inputuntuk fase lain

Step 2 - Process ArchitectureFase ini merupakan link antara fase organisazation strategydan faseLaunch pad.

Hasil :

Documented and agreed process architecture

Project start architecture


6/25

5

Organization process viewOutput dari fase ini :

Model bisnis proses yang akan dibuat pada fase Understand dan fase Innovate sesuai denganArsitektur proses yang dihasilkan

Pedoman terhadap pengembangan proyek dan lingkup proyek pada faseLaunch pad

Feedback mengenai kelayakan pada fase Organization Strategy dan kemampuan organisasidalam melakukan implementasi melalui proses yang berjalan

Step 3 - Launch PadPoin utama dalam fase ini, yaitu penentuan arah untuk memulai proyek, kesepakatan terhadap tujuan

dan/atau visi, dan pembangunan proyek yang telah ditentukan.

Hasil :

Pendefinisian stakeholderyang terlibat dan terkait dalam proyek

Project Scope

Processgoal yang disepakati Stakeholders engagement and roles

Process selection matrixOutput dari fase ini :

Sebagai valuableinputdalam fase Understand, dimana rencana proyek dikembangkan, prioritasproses disusun berdasarkanprocess selection matrix, initial metrics dan business case diputuskan,dan dokumentasi proyek di kembangkan

Process goalssebagai bahan input dalam faseInnovate

Step 4 - UnderstandTujuan utama fase ini adalah agar seluruh anggota tim proyek memahami lingkungan proses bisnis secara

menyeluruh untuk dapat melanjutkan ke fase selanjutnya.


7/25

6

Hasil :

Model process yang sedang berjalan

Pengukuran dan dokumentasi terhadap current performance level

Output dari fase ini : Knowledge yang dapat berguna dalam process architecture untuk membuat modifikasi atau

meningkatkan standar ataupun pedoman bagi organisasi

Input untuk fase inovasi, yaitu : standar ukur dan prioritas inovasi

Bahan pertimbangan dalam fase People, dalam pembuatanpeople capability matrix

Step 5 - InnovateTujuan utama dalam fase ini adalah untuk membuat proses dalam lingkup proyek menjadi se-efektif dan

se-efisien mungkin untuk memenuhi current expectations danfuture expectations dari stakeholders

Hasil :

Process Change Possibility

Analisa Cost-Benefit

Process Re-DesignOutput dari fase ini :

Knowledgebagi fase Process Architecturedalam membuat modifikasi atau meningkatkan standaratau pedoman untuk organisasi

Feedbackberdasarkan peluang yang timbul untuk fase Organization Strategy

Pemikiran-pemikiran mengenai rencana implementasi dari perubahan yang diusulkan dalam fase

Develop

Step 6 People


8/25

7

Tujuan dari fase ini adalah untuk memastikan semua aktivitas yang dijalankan oleh tiap individu dalam

melaksanakan proses baru sejalan dengan ketentuan yang disepakati dan process goals yang telahdikembangkan sebelumnya.

Hasil :

Deskripsi peran dan tujuan yang telah di-redesigned

Output dari fase ini :

Feedback dan reworkyang memungkinkan dalam faseInnovate

Desain peran dan pelatihan

Step 7 - Develop

Fase ini memuat langkah-langkah yang diperlukan dalam sistem yang akan dirancangan dari fase

Innovateke faseImplement

Hasil : Brief Description of Main Application

Project Management

System Architecture

Software spesification/design


Kriteria kebutuhan orang-orang yang terlibat dalam system

Input kebutuhan pelatihan dalam faseImplementation


9/25

8

Penciptaan sustainable performance

Perubahan dalam fase Process Architecture

Step 8 - Implement

Dalam fase ini seluruh aspek yang telah dirancang dan dikembangkan dalam proyek diterapkan.

Hasil :

Pekerja yang terlatih dan termotivasi

Proses baru yang berjalan secara memuaskan, sesuai dengan kebutuhan dan keperluan

stakeholders, dan seperti yang telah digambarkan pada business caseOutput dari fase ini :

Realization of the project value

Input untuk fase Sustainable performance

Input perubahan pada fase People dan fase Develop sebagai akibat dari peninjauan ulang danfinalisasi dalam implementasi

Step 9 - Realize Value

Tujuan dari fase ini adalah untuk memastikan benefit dalamproject business casetercapai.

Hasil :

Operation time setelah implementasi

Operation cost setelah implementasi

Matiks analisa perbandingan manfaat


Feedback terhadap perubahan dalam metode penyelesaian implementasi untuk memaksimalkankeuntungan di masa mendatang

People change management


10/25

9

Feedback terhadap perubahan dalam metode perancangan dan pengembangan proses untuk

memaksimalkan keuntungan di masa mendatang

Knowledgeyang berkontribusi dalam memastikan hasil kelangsungan proyek

Step 10 - Sustainable PerformanceInti dari fase ini adalah konversi dari project menjadi aktivitas operasional bisnis.

Hasil :

Disaster Recovery Plan


Knowledge yang dihasilkan dalam aktivitas bisnis yang sudah berjalan sebagai valuable inputdalam fase Organization strategy dan faseProcess architectureyang kemudian akan dilanjutkanke faseLaunch pad


11/25

10

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Step 1 Organization Strategy

Tahapan ini merupakan langkah awal dalam proyek yang memastikan bahwa proyek yang akan dilakukan

untuk mencapai tujuan organisasi dapat sejalan dengan strategi organisasi dan memberikan nilai padastrategi organisasi tersebut.

Tujuan dari langkah ini adalah untuk memastikan agar strategi organisasi, manajement proses, dan proses

individu dapat berinteraksi secara berkesinambungan dalam mencapai tujuan.

Analisa kekuatan dan kekurangan dari XDC dirumuskan sebagai berikut :

Strengths

Memiliki relasi bisnis (businesspartners) yang kuat (strong-bondingrelationship)

Memiliki grup pembeli (customersegment)

Didukung dengan tenaga kerja yang

profesional

Weaknesses

Tidak memiliki sumber daya modal

yang besar seperti grup korporasi

Model bisnisnya mudah, sehingga

dapat ditiru oleh siapa saja

Peranan pihak ketiga (businesspartners) sangat diperlukan dalamoperasional bisnis

Opportunities

Kerja sama dengan organisasi cash-termination besar di Indonesiamisalnya : PT. Pos Indonesia

Database dari pengirim maupun

penerima remittance

Mobile Contents

Threats

Memiliki pesaing yang merupakan

korporasi besar

Untuk menjalankan sistem sangat

bergantung dengan pihak eksternal

(misalnya : dengan organisasi yang

terlibat dalam aktivitas cash in dancash out

Analisa Competitive Forces

Organization intentions yang dimiliki oleh XDC adalah sebagai berikut :

Vision : To be the best service provider.

Mission : Deliver the best services with reliabilty, integrity, and portability


12/25

11

Goals : To accomplish the excellence flow of business through the best services

Strategic Intent : Adopting the best-suit Information and Communication Technology to allignwith business operation

Objectives : Maximize the shareholder wealths

Implikasi dari Strategic Optionsyang dipilih adalah sebagai berikut :

Langkah pengukuran menggunakan Balance Score Card (1997, Kaplan & Norton)


13/25

12

Overall Objectives dan General Principles

2. Step 2 Process Architecture

Analisa yang digunakan pada tahap ini menggunakan framework yang dikemukakan oleh Wagter (Wagter

et al, 2002).


14/25

13

Overall Objectives

Mencapai profitabilitas maksimum dari organisasi

Memanfaatkan dan memberdayakan sumber daya Teknologi Informasi sebagai sarana pendukung

utama

Mencapai prinsip reliability, integrity, and portability services

General Principles

Meningkatkan kualitas produk dan menekan biaya operasional

Mengimplementasikan sistem informasi pendukung layanan e-remittance Hasil optimal dari implementasi sistem

Relevant Product Guidelines & Models

Menyediakan sarana pentransferan uang antar Negara (Malaysia ke Indonesia)

Melibatkan peranan pihak ketiga pada aktivitas cash-in dan cash-out

Relevant Organization Guidelines

Memiliki relasi bisnis yang kuat dalam skala internasional

Memiliki struktur organisasi yang fleksibel

Setiap pegawai berkomitmen pada kreativitas dan inovasi yang mendukung peningkatan kualitas

produk

Proses dalam organisasi digambarkan melalui skema Organization Process View


15/25

14

Process Guidelines

Fokus terhadap perspektif end-to-end process Setiap proses memiliki business owner Mengutamakan otomatisasi di setiap aktivitas yang memungkinkan, namun tetap mengutamakan

fleksibilitas

Relevant Information Guidelines

Mengikuti standard KYC terkait dengan peraturan Anti Money Laundering and Terrorism

Financing

Melakukan inquiry untuk validasi penerima pada saat cash-out termination ke Akun Bank

Relevant Technology Guidelines

Menggunakan aplikasi berbasis web

Menerapkan konsep mirroring-serversebagai langkah awal dalam penangananDisaster Recovery

3. Step 3 Launch Pad

Dalam fase ini, akan di identifiasi lingkup dan batasan-batasan proyek, menentukan kriteria perancangan

dan menginisiasi proyek. Poin utamanya adalah sebagai berikut :

Pemilihan dan penyusunan struktur anggota tim proyek

Ekspektasi,peran dan keterlibatan stakeholdersdalam proyek

Dari grafikproject widthyang dikembangkan oleh Jeston dan Nelis (Jeston & Nelis, 2006), tujuan proyekBPM pada XDC berada pada level 3 yaitu Redesign Process. Proyek pengembangan BPM bertujuanuntuk pengembangan proses (desain ulang proses) bisnis yang berjalan, untuk mencapai optimalisasi

pemanfaatan Teknologi dalam mencapai tujuan perusahaan.

Driving forces yang melatar belakangi inovasi proses dalamproject width terbagi tiga, yaitu :1. Must Change2. Wants Change3. Can Change


16/25

15

Driving forcesyang melatar belakangi pengembangan project di XDC adalah Can Change, dimana setiaplapisan dalam organisasi, terutama para pemimpin dalam organisasi telah memasuki level maturityyangbaik

Tujuan Proyek dianalisa menggunakan SMART Analysis Matriks, sbb :

Process selection matrix memperlihatkan gambaran individual proses bisnis yang dijalankan,baik oleh unit bisnis dalam organisasi, maupun business partners. Garis Vertikal merepresentasikanproses utama dalam aktivitas bisnis, sedangkan Garis Horizontal merepresentasikan individual proses

yang dijalankan oleh masing-masing stakeholdersyang terlibat.


17/25

16

4.

Step 4 Understand

Current performance level yang diukur dinilai berdasarkan dua perspektif, yaitu :

Perspektif waktu operasional

Perspektif biaya operasional

1. Perspektif Waktu Operasional

Merupakan waktu yang diperlukan dalam melakukan aktivitas kunci dalam main process remittancesystem.

*Total Time per Month (Minutes) = Monthly Average number transaction * time per transaction*Total Time per Month (Hours) = Total Time per Month/60

2. Perspektif Biaya Operasional

Merupakan biaya yang diperlukan dalam melakukan aktivitas kunci dalam main process remittancesystem


18/25

17

*Labor cost per month (productive) = Labor hourly rate * Total time per month*Labor cost per month (Unproductive) = (160 total time per month)*Labor hourly rate*Total labor cost = Labor cost per month (productive) + Labor cost per month (Unproductive)

5.

Step 5 Innovate

Dalam fase ini, seluruh gambaran bisnis model yang telah di kaji dalam organizational process view,organizational relationship map, process selection matrix dan digambarkan secara detail dalam prosesyang berjalan, akan dilakukan pengembangan. Hal ini diperlukan untuk memposisikan strutur/bagian/unit

bisnis yang memerlukan inovasi (process redesign) untuk mencapai tujuan proyek.

Process Change PossibiliyKemungkinan-kemungkinan dalam melakukan process re-design dilakukan dalam Executive

Workshop yang dihadiri oleh Manajer, Staf Fungsional, Direksi. Hasil dari Exective Workshopdigambarkan kedalam Process Change Possibility Matrix.

Dari hasil analisa berdasarkan matrix Process Change Possibility, maka ada 2 proses yangmemungkinkan untuk diterapkan proses automasi, yaitu :

1.

Proses Registrasi Sender

2. Proses Transaksi Remittance

Dari hasil analisa berdasarkan matrix Process Change Possibility, maka ada 2 proses yangmemungkinkan untuk diterapkan sistem mobile processing, yaitu :


19/25

18

1. Proses Registrasi Sender

2. Proses Transaksi Remittance

Dari opsi-opsi yang dipilih, akan dilakukan analisa Cost-Benefit Analysis

Dari analisa Cost-Benefit yang dilakukan, ditunjukkan bahwa implikasi benefit yang didapatkandengan menerapkan proses automasi dan mobile processing lebih besar, maka akan dilakukan desainulang proses pada kedua main processtersebut.

Sistem E-Remittance dibangun menggunakan user interfaceberbasis mobiledengan menggunakanjalur sms gateway sebagai portal data. Kemudian integrasi sistem dan komunikasi data menggunakan

jalur internet (Virtual Private Network) dengan protokol SOAP (Simple Object Access Protocol)

6. Step 6 - People

Fase ini akan mengkaji ulang peran dan tanggung jawab dari tiap stakeholderdalam proses yangtelah di desain ulang. Peran stakeholder akan dikaji menggunakan model RACI untukmengidentifikasi aktivitas, peran, dan tanggung jawab. Model RACI akan mendeskrisikan

dengan jelas mengenai aktivitas yang harus dikerjakan oleh seseorang untuk memicu aktivitas

lainnya


20/25

19

7. Step 7 Develop

Hasil dari analisa dari evaluasi-evaluasi sebelumnya bertujuan untuk membentuk suatu kerangkaBusinessProcess Management Systemdengan peningkatan kinerja yang dapat membawa keuntungan lebih bagiorganisasi. Gambar skemaBusiness Process Management System dilihat sebagai berikut :

System Architecture

8. Step 8 - ImplementPada tahap ini dilakukan User Acceptance Test (UAT)terhadap implementasi sistem yang baru.

9.

Step 9 Realize Value

Dalam fase ini, hasil dari implementasi dilakukan pengukuran dan perbandingan dengan proses sebelum

implementasi dijalankan.


21/25

20

Operation Time

Operation Cost

Matriks Analisa Perbandingan Manfaat

Proses automasi dan mobile processing diterapkan pada proses registrasi sender dan proses transaksiremittance. Akibat adanya proses automasi pada registrasi sender, proses yang pada awalnyamembutuhkan peran Administrator dapat dipangkas. Proses registrasi sender langsung melibatkan end-


22/25

21

usersebagai aktor dalam sistem, yaitu Agent. Agent akan mendaftarkan sender yang akan mengirimkanuang-nya ke Indonesia melalui pengiriman SMS dari HP Agent yang telah didaftarkan (subscribe) dalamsistem remittance. Hasil yang didapatkan adalah, meningkatnya jumlah sender karena kemudahan sistemuntuk dilakukan secara mobile yaitu dari yang sebelumnya 36 rata-rata transaksi menjadi 45 rata-ratatransaksi. Penghematan waktu yang dihasilkan adalah dari yang sebelumnya rata-rata 6 jam per bulan

menjadi 3,75 jam per bulan. Efisiensi biaya operasional langsung yang dihasilkan adalah dari yang

sebelumnya sebesar RM 108,00menjadi null (0).

Proses automasi dan mobile processingpada transaksi remittance juga memberikan implikasi yang cukupsignifikan dan peningkatan yang sangat krusial. Dengan waktu proses yang lebih cepat, berpotensi

meningkatnya jumlah transaksi. Hasilnya adalah peningkatan jumlah rata-rata transaksi dari yang

sebelumnya 200rata-rata transaksi menjadi 350 rata-rata transaksi. Pengehematan waktu yang dihasilkan

adalah dari yang sebelumnya rata-rata 100 jam per bulanmenjadi 87,5 jam per bulan. Efisiensi biaya

operasional langsung yang dihasilkan adalah dari yang sebelumnya sebesar RM 1.800,00menjadi null

(0).

10.

Step 10 Sustainable Performance

Fase ini akan mengkaji aktivitas-aktivitas yang bertujuan untuk meningkatkan dan mempertahankan SLA

dari fungsionalitas sistem. Salah satu upaya yang dilakukan adalah dengan mempersiapkan dan menyusunprogram Disaster Recovery Plan.

Disaster Recovery Plan adalah sebuah tahapan usaha perlindungan server, yang disiapkan untuk

menghindari bencana-bencana yang mungkin terjadi dan proses recoverysecara otomatis akan berjalan.Tahapan-tahapan dalam Disaster Recovery Plan :

1. Redundant atau Dual Input Power Source

Menggunakan dua sumber tenaga listrik yang berbeda ke dalam UPS. Opsi dapat menggunakan

sumber tenaga PLN dan tenaga generator.

2. Dual UPS

Menggunakan dua UPS yang berbeda dengan masing-masing UPS menggunakan dua sumber

listrik yang berbeda untuk satu Server yang menggunakan dua Power Supply Unit.

3. Dual Power Supply

Dua Power Supply dalam satu server dapat membuat sistem recovery yang aman sekaligusmengoptimalkan kinerja server

4.

Dual Connection

Menggunakan dua LAN Card dengan konfigurasi network yang berbeda. Sistem network ini pun

mengadopsi sistem redundansi, dimana pada saat ada satu network yang mengalami

masalah/tidak berfungsi, maka secara otomatis akan berpindah ke network yang lain.

5. Local Storage RAID System

Dengan menggunakan RAID storage, dimana RAID storage merupakan sekumpulan harddisk

dalam satu server. Jika terjadi kerusakan file data pada satu harddisk, maka tidak akan

mempengaruhi harddisk lainnya, disamping penggantian terhadap harddisk yang rusak tidak

mempengaruhi harddisk lain yang sedang bekerja

6. Redundant External Storage Protection

Menggunakan SAN (Storage Area Network) yang secara redundan terhubung ke server, sehinggaalokasi data dapat lebih terjamin.

7. Server Replication Technology

Disebut juga sebagai konsep mirroring server atau clustered server. Secara fisik server tersebut

berjumlah lebih dari 1, namun sistem hanya melihat dan mengenal server-server tersebut sebagai

bagian dari 1 server. Sehingga proses yang terjadi pada satu server, secara simultan terjadi juga

pada server lainnya.


23/25

22

SIMPULAN

Setelah melakukan survey dan implementasi sistem E-Remittance, maka tujuan awal dari proyek

ini telah tercapai, yaitu menganalisa proses remittance yang umumnya berjalan, mengidentifikasi inti

permasalah yang terjadi kemudian mengimplementasian sistem E-Remittance berbasis mobile. Solusiperancangan sistem remittance diimplementasikan dengan menggunakan metodologi Business Process

Management.

Analisa proses menggunakan metodologi Business Process Management yang dikemukakan oleh

Jeston dan Nelis (Jeston and Nelis, 2006). Metodologi tersebut membagi tahapan implementasi proyek

menjadi 10 langkah. Langkah pertama hingga langkah ke empat membahas mengenai sistem yang

berjalan, sedangkan langkah ke lima hingga ke sepuluh membahas mengenai solusi perancangan dan

implementasi sistem yang baru untuk menjawab permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem

yang lama.

Pada sistem yang berjalan ditemukan kesulitan dalam hal teknologi pendukung penyelenggaraan

remittancedidaerah pelosok kota, karena user interface dan jalur komunikasi data yang digunakan adalahberbasis web-based(internet) dan koneksi internet sulit didapatkan di daerah pelosok.

Implementasi sistem E-Remittance menggunakan user interface berbasis mobile denganmenggunakan jalur sms gateway sebagai portal data. Hal ini memberikan kemudahan bagi para agen

untuk dapat meningkatkan mobilisasi operasi bisnis hingga ke pelosok daerah, karena terjangkau oleh

signal GSM.

Setelah dilakukan pengkajian, terdapat beberapa main process yang dapat ditingkatkan efisiensi-

nya, yaitu pada proses registrasi sender dan proses transaksi remittance. Hasil analisa memungkin

dibuatnya suatu sistem automasi proses dan mobile processingpada kedua main process tersebut. Denganditerapkannya sistem automasi proses dan mobile processing didapatkan peran dan struktur organisasiyang baru, yang sesuai dengan proses yang telah di redesign.

Hasil yang didapatkan sendiri berdasarkan perbandingan operation time dan operation costpadasaat sebelum dan sesudah implementasi, menunjukan perbedaan yang cukup signifikan. Sebelum

implementasi proses registrasi sender memakan waktu operasional 6 jam sebulan, dan memerlukan biaya

operasional RM 108,00 sebulan (waktu produktif). Setelah implementasi waktu operasional rata-rata

menjadi 3.75 sebulan, sedangkan biaya operasional menjadi 0 (nol) karena adanya proses automasimemungkinkan pemrosesan data dilakukan oleh end-user.

Pada proses transaksi remittance, waktu operasional yang diperlukan rata-rata 100 jam per bulandan biaya tenaga kerja sebesar RM 1,800 (waktu produktif) pada saat sebelum implementasi. Setelah

implementasi, waktu operasional yang diperlukan rata-rata adalah 87.5 jam per bulan dan biaya

operasional menjadi 0 (nol) karena proses automasi.

Secara keseluruhan, terjadi peningkatan kapasitas proses dalam operasional remittance sebesar159 proses, yaitu dari yang sebelumnya total rata-rata 320,2 proses per bulan menjadi total rata-rata 479,2

proses per bulan. Waktu yang dibutuhan juga mengalami penurunan sebesar 14,75 jam, yaitu dari yang

sebelumnya total rata-rata 120,6 jam per bulan menjadi 105,85 jam per bulan. Pengurangan biaya yang

didapatkan secara keselurahan adalah sebesar RM 1.908,00, yaitu dari yang sebelumnya total RM

2.157,00 per bulan menjadi RM 249,80 per bulan.


24/25

23

DAFTAR PUSTAKA

CASEMaker Inc, (2000), What is Rapid Application Development (RAD) ?, [Electronic version],Available : http://www.casemaker.com/download/products/totem/rad_wp.pdf

Comment: Tapping Into The Rich Seam Of Remittances - Future Retail Profits Depend On The Major

Banks Figuring Out A Way To Harness This Vast Market, Despite The Short-term Costs, (2006), The

Banker, Retrieved May 13, 2011, from ABI/INFORM Global. [Document ID: 1137494551].

Coss-Raul Hernandez, et all, (2008), The Malaysia-Indonesia Remittance Corridor: Making FormalTransfer The Best Option for Women and Undocumented Migrants, [Electronic version], available :http://siteresources.worldbank.org/INTAML/Resources/Malaysia-Indonesia.pdf [2011 May 11]

E. Carrasco & J. Ro (2007), "Remittances and Development", [Electronic version], University of Iowa

Center for international Finance and Development E-Book, available :

http://www.uiowa.edu/ifdebook/ebook2/contents/part4-II.shtml, [2011 May 11]

Irving Jacqueline & Mohapatra Sanket & Ratha Dilip, (2010), Migrants Remittance Flows: findings

from a Global Survey of Central Banks, World Bank Working Paper No 194, Washington DC.

Jeston, John., Nelis, Johan. (2006).Business Process Management : Practical Guidelines to SuccessfulImplementations. 1stEdition. Elsevier, Oxford

Mirabaud Nicolas, (2009), Migrants Remittances and Mobile Transfer in Emerging Market,

International Journal of Emerging Markets Vol 4 No 2, Emerald Group Publishing Limited 1746-8809.

Mohapatra Sanket & Ratha Dilip & Silwal Ani, (2010), Outlook for Remittance Flows 2011, [Electronicversion], Migration and Development Briefs, available :

http://siteresources.worldbank.org/INTPROSPECTS/Resources/334934-

1110315015165/MigrationAndDevelopmentBrief13.pdf, [2011 May 18]

Ping He, (2010), A Typological Study on Money Laundering,Journal of Money Laundering ControlVol 13 No 1, Emerald Group Publishing Limited 1368-5201, pp 15-22.

Ratha Dillip, (2005), Sending Money Home: Trends in Migrant Remittances, [Electronic version],available : http://www.imf.org/external/pubs/ft/fandd/2005/12/picture.htm[2011 May 16]

Sholihin Ahmad Ifham, (2010),Buku Pintar Ekonomi Syariah, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, pp. 855

Steve Bills. (2009) Processor Alliances In Mobile Transfers, AmericanBankerVol174Iss119p. 8.,

Retrieved May 13, 2011, Academic Research Library. [Document ID: 1768189301].

Tabata Katsushi, & Suzuki Noriyuki, & Nakanishi Akifumi. (2009),Remittance and Financial Depth inAsian Countries: Impact on Financial Sectors and Policy Implication,[Electronic version], Daiwa

Institute of Research, available :http://www.bsp.gov.ph/events/ircr/downloads/presentations/BSP_10_tabata_presentation.pdf, [2011 Mei

18]

UN News Center (2007),Migrants Sent Home over $300 Billion in 2006, Finds UN Study onRemittances, [Electronic version], Available :http://www.un.org/apps/news/story.asp?NewsID=24326&cr=migrants&crl [2011 Mei 16]


25/25

World Bank, (2006),Economic Implications of Remittance and Migration, [Electronic version] available :http://216.239.213.7/mmt/mobile-network-operators.asp#jump3 [2011 Mei 16]

Hernandez-Coss Raul, et all (2008), The Malaysia-Indonesia Remittance Corridor : Making formaltransfers the best option for women and undocumented migrants World Bank Working Paper No. 149,[Electronic Version] available : http://siteresources.worldbank.org/INTAML/Resources/Malaysia-

Indonesia.pdf

World Bank Datasets (2010), Billateral Migration Matrix, [Electronic Version] available :http://go.worldbank.org/JITC7NYTT0

business process management pada implementasi sistem e-remittance

Documents