urusan aset sekolah

7/25/2019 urusan aset sekolah

1/21

Tajuk :

Isu kelemahan pengurusan asset alih kerajaan sering dibangkitkan

dalam laporan Ketua Audit Negara. Sebagai pengurus sekolah,

huraikan bagaimana anda menangani masalah tersebut dengan

mengambilkira peraturan-peraturan semasa.

Abstrak :

Pengurusan aset wajar diberi keutamaan kerana ia merupakan aspek

penting dalam pengurusan kewangan. Peraturan mengenai

Pengurusan Aset Alih Kerajaan pada masa ini terkandung dalam

beberapa dokumen yang berasingan antaranya Arahan

Perbendaharaan (AP, Panduan Perbendaharaan-!ata"ara Pengurusan

Stor (PP-!PS, Pekeliling Perbendaharaan (PP dan Surat Pekeliling

Perbendaharaan (SPP. #leh kerana terdapat berbagai-bagai dokumen,

ianya telah menimbulkan kekeliruan di kalangan pegawai awam

terutamanya mereka yang terlibat dan bertanggungjawab se"ara

langsung ke atas pengurusan aset alih Kerajaan. $i samping itu, isu

kelemahan pengurusan aset alih Kerajaan sering dibangkitkan dalam

%aporan Ketua Audit Negara. &agi menangani masalah tersebut dan

mengambil kira perkembangan semasa, pengurusan aset alih Kerajaan

di peringkat sekolah perlu diambil perhatian wajar oleh pengurus

sekolah.

1


2/21

1.0 PENGENALAN

Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di

bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli

dengan wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau

hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan

Aset Alihbermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu

tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan

atau dipasang bersekali dengan bangunan.

Aset Alih terbahagi kepada '(dua kumpulan iaitu

)arta *odal

o Aset Alih yang harga perolehan asalnya ialah +*,.

(+inggit *alaysia Satu +ibu dan ke atas setiap satu atau

o Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan se"ara

berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.

Penyelenggaraan se"ara berjadual merujuk kepada aset

yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah

disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.

In0entori

o Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada

+*,.(+inggit *alaysia Satu +ibu setiap satu dan

tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

2


3/21

o Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk

tanpa mengira harga perolehan asal.

'. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SAA SEBAGA!

PENGURUS

SE"#LA$

Saya akan pastikan pengurusan aset alih Kerajaan dilaksanakan

se"ara teratur, "ekap dan berkesan di sekolah saya dengan

melaksanakan perkara-perkara berikut -

(a *ewujudkan 1nit Pengurusan Aset.

*emberi taklimat se"ara mendalam !ata"ara Pengurusan Aset Alih

Kerajaan (!PA(b *elantik- (i Penolong Kanan Pentadbiran sekolah saya sebagai pegawai Aset

di peringkat sekolah saya yang dikategorikan sebagai sekolah P!2 (ii 3uru Kanan-3uru Kanan menjalankan pemeriksaan ke atas

aset(iii %embaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset dan(i0 2awatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset.

(d *engemukakan laporan tahunan kepada saya iaitu-(i %aporan )arta *odal dan In0entori(ii %aporan Pemeriksaan )arta *odal dan In0entori(iii %aporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan dan

(e *emastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tata"ara

yang telah ditetapkan.

%.0 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UN!T PENGURUSAN ASET

3


4/21

Sebagai pengurus sekolah saya akan pastikan semua ahli

jawatankuasa 1nit Pengurusan Aset memahami dengan jelas tata"ara

menguruskan semua aset alih Kerajaan di sekolah saya yang meliputi

aspek-aspek berikut mengikut Pekeliling Perbendaharaan (PP &il. 4

!ahun '5 dan mematuhi prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.

Aspek-aspek berikut ialah

(a Penerimaan(b Penda6taran(" Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

(d Penyelenggaraan(e Pelupusan dan(6 Kehilangan dan )apuskira.

&.0 'arta Alir Pe()urusa( Aset Alih Di Sek*lah Sa+a a()

,esti DiPatuhi #leh U(it Pe()urusa( Aset

4

Pe(eri-aa( Aset Alih Bersa-a Pu(a ,aklu-at

Pegawai Aset atau penerima (KP! ke atas akan mengisi borang"EW.P.A./1

Penda6taran Aset Alih #leh Pegawai Aset

Pegawai Aset akan mengisikan salah satu dokumen berikut

$a6tar )arta *odal "EW.PA/

$a6tar In0entori "EW.PA/%


5/21


6/21

.0 PR#SES "ERJA PENER!,AAN ASET AL!$ "ERAJAAN

Pegawai Aset atau penerima (jawatan KP! ke atas mesti

memastikan langkah-langkah berikut diambil

Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati

spesi8kasi

Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.

%angkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa sekolah menerima

aset

o Se-ak butiran dalam dokumen

o Periksa5 kira5 ukur5 ti-ba() atau uji serta -erta

sebelum sahkan penerimaan.

o

99 Sekira(+a 6e()esaha( ti2ak 2a6at 2ilakuka(serta

merta maka dokumen itu di"atat 7 Diteri-a 2e()a(

s+arat ia(+a 2i6eriksa5 2ikira5 2iukur5 2iti-ba() 2a(

2iuji8.

Pegawai Aset atau penerima akan menyediakan B*ra()

La6*ra(Pe(eri-aa( "e9. PA/1jika terdapat kerosakan/

perselisihan

&orang Kew.PA- yang 2ita(2ata()a(i oleh pengurus sekolah

atau pegawai aset dihantar kepada agen penghantaran atau

syarikat pembekal oleh pihak sekolah

6


7/21

Pegawai penerima yang terdiri daripada Ketua Pembantu !adbir

ke atas akan memastikan aset diterima beserta Surat Ja-i(a(

daripada pembekal.

Pegawai penerima yang terdiri daripada Ketua Pembantu !adbir

ke atas akan memastikan aset diterima bersama -a(ual

6e())u(aa(dan 6e(+ele())araa(.

'*(t*h B*ra() "e9 PA/1

7


8/21

4.0 PR#SES "ERJA PENDATARAN ASET AL!$ "ERAJAAN

!empoh penda6taran

o $ua (' minggu dari tarikh pengesahan penerimaan

Pun"a *aklumat

&agi menda6tar aset, dokumen berikut boleh dirujuk

o Pesanan +asmi Kerajaan

o Nota Serahan ($eli0ery #rder

8


9/21

o In0ois

o $okumen Kontrak

o Kad 2aminan

o *anual Pengguna

o $okumen-dokumen lain yang berkaitan

o Aset yang disewa beli

Surat Ikatan Perjanjian

$okumen lain yang berkaitan

o Aset :ang $iterima $aripada Sumber %ain

Salinan $a6tar jika diterima se"ara pindahan

Salinan surat kelulusan menerima hadiah

Salinan Sijil %u"uthak oleh *ahkamah

o Aset :ang &elum &erda6tar

Sekiranya tiada pun"a maklumat, penda6taran

berasaskan maklumat di 8;ikal aset atau sumber-

sumber lain yang berkaitan

1rusan Penda6taran

o $ida6tarkan oleh Pegawai Aset (Penolong Kanan

Pentadbiran Sekolah menggunakan K


10/21

o Salinan $a6tar )arta *odal K


11/21

7ontoh &orang K

11


12/21

7ontoh &orang K


13/21

7ontoh &orang K


14/21

3.0 PR#SES "ERJA PE,ER!"SAAN ASET AL!$

14


15/21

Saya akan melantik dua orang guru atau Pembantu !adbir

sebagai Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat se"ara langsung

dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas

harta modal dan in0entori. Pegawai Pemeriksa akan mengisikan

&orang "EW.PA/10 (%aporan Pemeriksaan )arta *odal dan

&orang "EW.PA/11(%aporan Pemeriksaan In0entori

!ujuan pemeriksaan

o *engetahui keadaan dan prestasinya

o *emastikan setiap aset mempunyai da6tar/rekod yang

lengkap, tepat dan kemaskini

o *emastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti

yang ter"atat dalam da6tar

Pemeriksaan Aset Alih akan dijalankan sekurang-kurangnya satu

kali setahun.

;.0 PR#SES "ERJA PENELENGGARAAN ASET AL!$

Pegawai Aset serta 3uru Kanan-3uru Kanan dalam jawatankuasa

pengurusan aset akan ditugaskan untuk membuat pemeriksaan

ke atas aset alih di bawah bidang mereka se"ara berjadual.

Pemeriksaan ini termasuk juga mengsyorkan proses

penyelenggaraan yang perlu dijalankan jika ada. Pegawai Aset

dan 3uru Kanan akan mengisi borang "EW.PA/1% (Senarai Aset

Alih Kerajaan :ang *emerlukan Penyelenggaraan

2enis penyelenggaraan

15


16/21

o Penyelenggaraan Pen"egahan

!indakan penyelenggaraan berjadual untuk

memeriksa, menser0is, membaiki atau mengganti

komponen atau sumber 8;ikal se"ara teratur supaya

dapat ber6ungsi dengan lan"ar.

o Penyelenggaraan Pemulihan

!indakan membaiki atau mengganti komponen atau

sumber 8;ikal supaya dapat ber6ungsi mengikut

standard yang ditetapkan.

Penolong Kanan Pentadbiran yang berperanan sebagai

Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan

langkah-langkah berikut-

o *enyediakan Senarai Aset :ang *emerlukan

Penyelenggaraan

Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal

pasti dan

disenaraikan mengikut "EW.PA/1%.

o *eran"ang Penyelenggaraan

Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan

disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah

diran"ang dan disediakan.

o *elaksanakan Program Penyelenggaraan

16


17/21

Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut

jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu

memerlukan penyelenggaraan segera.

o *erekodkan Penyelenggaraan

Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah

direkodkan dalam $a6tar Penyelenggaraan )arta *odal

"EW.PA/1&.

o *enyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak

swasta

Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak

swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan

syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian

dipatuhi.


18/21

o *enyemak dan memastikan permohonan pelupusan

lengkap dan teratur

o *engemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa

*elulus

o *emaklumkan kelulusan kepada 2abatan untuk tindakan

o *emohon pelanjutan tempoh pelupusan

o *emohon kelulusan meminda kaedah pelupusan

10.0 PR#SES "ERJA "E$!LANGAN DAN $APUS "!RA ASET AL!$

1nit Pengurusan Aset Alih di sekolah saya akan

bertanggungjawab sebagai 1rus Setia Kehilangan dan )apus Kira

7"ehila()a(8 bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan

disebabkan oleh ke"urian, kemalangan, kebakaran, ben"ana

alam, kesusutan, penipuan atau ke"uaian pegawai awam.

7$a6us kira8 ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset

yang hilang.

o !ugas-!ugas 1rus Setia Kehilangan dan )apus Kira Sekolah

*endapatkan maklumat mengenai aset yang hilang

melalui $a6tar )arta *odal/ In0entori

*engemukakan La6*ra( A9aldan salinan %aporan

polis kepada Pegawai Pengawal

*endapatkan hasil siasatan polis

18


19/21

*engemukakan La6*ra( Akhir "EW.PA/%0bagi

mendapatkan ulasan dan syor daripada Pegawai

Pengawal

11.0 PERB!N'ANGAN DAN RU,USAN

Pengurusan Aset Alih di peringkat sekolah saya akan dipertingkatkan

dan diperbaiki mengikut tata"ara yang telah saya huraikan dalam

kertas kerja ini. Ke6ahaman yang mendalam tentang tata"ara yang

betul serta tindakan-tindakan yang perlu diambil adalah amat penting.

Adalah diharapkan pihak Kementerian Pelajaran dapat menambahkan

perjawatan khusus untuk pengurusan aset alih dan pengurusan stor

sekolah seperti yang terdapat di Institut Perguruan dan Institut

Aminuddin &aki. Sekolah banyak menguruskan aset alih kerajaan

sejak-sejak akhir ini dan tata"ara pengurusan aset alih oleh pihak

pengurusan sekolah perlu diberi perhatian berat kerana ia melibatkan

duit rakyat. Saya berharap kertas kerja ini akan memberi panduan

kepada guru dan sta6 sokongan sekolah saya.

1.0 "ES!,PULAN

Pengurusan Aset Alih peringkat sekolah perlu diberi perhatian oleh

pihak pengurusan sekolah kerana kita mengurusakan harta kerajaan

dan kita dipertanggungjawab ke atas setiap harta berkenaan.

+ujukan

19


20/21

. Pekeliling Perbendaharaan (PP &il. 4 !ahun '5 !ata"ara

Pengurusan Aset Alih Kerajaan (!PA

'. %aman =eb +asmi Perbendaharaan *alaysia, Kementerian

Kewangan

>. !aklimat !ata"ara Pelupusan Aset Alih Kerajaan 1ntuk

Pegawai-Pegawai Insitut Perakaunan Negara $alam &entuk

@ail pd6

?. 3aris Panduan Pelupusan Peralatan/ Aset &il. 4/ '5 $alam

&entuk @ail pd6

4. Nota Kursus Pengurusan Kewangan dan Perakaunan P!2,

Institut Aminuddin &aki, 3enting )ighlands

. &orang-&orang K


21/21

urusan aset sekolah

Documents