92028-14-580983375543

7/22/2019 92028-14-580983375543

1/11

Administrasi, Audit dan Penutupan Proyek

1. Administrasi Kontrak dan Keuangan

Setelah proses pembentukan kontrak selesai menjadi dokumen kontrak, selanjutnya

perlu mengelola eksekusi kontrak secara komersial, teknis dan administratif. Di

kantor pusat, melalui perencanaan dan pengendalian yang matang kontraktor

mengorganisir tenaga ahli dan spesialis untuk mengerjakan desain engineering

terinci, pembelian dan subkontrak, sedangkan di lokasi proyek dilakukan persiapan

mobilisasi tenaga kerja dan mendirikan fasilitas sementara. Sedangkan pihak

pemilik mulai melengkapi tim proyek dengan personil dan perangkat lain untuk

mengelola proyek. Proses pengelolaan administrasi kontrak merupakan interaksi

pihak pemilik dengan kontraktor yang meliputi kegiatan:

Mengkaji kelengkapan dokumen yang disyaratkan.

Prosedur komunikasi, surat menyurat, dan sistem arsip.

Pengelolaan pembayaran.

Change orderdan back charge.

Klaim.

Pengelolaan.

a. Dokumen yang disyaratkan

Dokumen yang disyaratkan harus disiapkan kontraktor (jika perlu disetujui oleh

prmilik dalam dokumen kontrak antara lain:

!anda jaminan"

#aminan lelang"

#aminan kinerja"

#aminan peralatan"

#aminan pembayaran"

#aminan subkontraktor"

Sertifikat asuransi"

$suransi builder all risk"

$suransi transit"

$suransi comprehensive general liability" umumnya dalam kontrak disebutkan.

b. Surat menyurat, dan sistem arsip

USAT PENGEMANGAN A!AN A"A#$UM A%&rid Agustina MANA"EMEN P#'(EK )NDUST#) %&

7/22/2019 92028-14-580983375543

2/11


Sistem pencatatan dan arsip kontrak yang baik dan lengkap memudahkan

pencarian kembali, sehingga membantu kelancaran operasional pelaksanaan

kontrak dalam hal:

Memantau dan menjaga dipenuhinya pasal'pasal kontrak oleh kedua belah

pihak penanda tangan kontrak.

Mengetahui apa yang telah dikerjakan di masa lalu.

$udit pelaksanaan kontrak seaktu akhir proyek.

Melakukanprogress payment, change order, danback charge, serta

Melakukan korespondensi.

)atatan dan arsip kontrak umumnya dikelompokkan menjadi:

Masa perencanaan dan pembentukan" meliputi:

Perencanaan strategi dan jadal kontrak.

Prakualifikasi peserta lelang.

Kerangka acuan dan garis besar lingkup proyek.

*ancangan kontrak.

*+P atau dokumen lelang.

Dokumen proposal peserta lelang.

asil e-aluasi proposal.

)atatan'catatan negosiasi dan penentuan pemenang.

Dokumen kontrak asli termasuk adendum bila ada.

Letter of intent.

Masa eksekusi kontrak, yang penting disini:

Dokumen e-aluasi status kemajuan pekerjaan.

Invoiceatau faktur dan catatan lain untuk pembayaran berkala.

Pembayaran butir'butir reimbursable.

Pengajuan change order.

Dokumen e-aluasi dan persetujuan change.

Pembayaran change order.

Dokumen pembayaran back order.

Dokumen pengajuan serta e-aluasi klaim.

Pembayaran dan sertifikat asuransi.

Proses dan hasil atau penemuan audit.

USAT PENGEMANGAN A!AN A"A#$UM A%&rid Agustina MANA"EMEN P#'(EK )NDUST#) %

7/22/2019 92028-14-580983375543

3/11


Korespondensi, otorisasi, dan laporan berkala" mengatur berbagai hal mengenai

surat menyurat, seperti format, alamat, laporan berkala, kemajuan proyek

(mingguan, bulanan, dll, dan sistem penyimpanan arsip.

Dokumen keuangan khususnya dana pinjaman" seperti prosedur realisasi

sampai masalah pembayaran kembali dan laporan penutupan. /iasanya diatur

terpisah dari administrasi umum.

*. Penge%o%aan Pembayaran

Perlu memperhatikan keinginan para pihak:

Kontraktortidak akan melakukanpre-financingpekerjaan yang telah diserahkan

kepadanya sesuai kontrak (tanpa ada pengaturan khusus mengenai masalah

itu, seperti bunga dll. Pemilikhanya akan membayar pekerjaan yang telah selesai pada aktu ditagih,

berarti membayar sesuai kinerja.

$da beberapa cara perhitungan pembayaran:

/iaya yang sesungguhnya telah dikeluarkan"

Kurun aktu tertentu secara periodik"

Kemajuan pekerjaan dan kinerja yang telah dicapai:

o Metoda milestone" pembayaran dikaitkan dengan milestone siklus

proyek, sedangkan jumlahnya diperhitungkan dengan kegiatan yang telah

dilakukan untuk mencapai yang bersangkutan dinyatakan sebagai

persentase dari total kontrak. )ontoh

o Metoda milestonedengan persentase penyelesaian" disamping dikaitkan

dengan milestone, juga dikaitkan dengan -olume pekerjaan.

Pembayaran berdasarkan perkiraan pengeluaran bulan yang akan datang"

USAT PENGEMANGAN A!AN A"A#$UM A%&rid Agustina MANA"EMEN P#'(EK )NDUST#) &0

7/22/2019 92028-14-580983375543

4/11


1ambar 2. $rus Pembayaran /erkala

d. Change orderdan back charge

Change orderadalah perubahan lingkup proyek setelah kontrak ditandatangani. al

ini tidak dapat dihindari, maka harus dikelola dengan baik karena penambahan

mesti meningkatkan biaya. !imbulnya change orderbisa jadi dari pemilik, kontraktor

atau subkontraktor. /eberapa penyebab perubahan lingkup:

$da informasi baru tentang spesifikasi atau kriteria desain engineering. Pemilik

ingin memasukkan kemajuan teknologi itu.

Diminta oleh calon organisasi operasi pada saat akhir proyek seaktu

prakomisi.


Dasar perhitungan pembayaranPerkiraan biaya proyekPerkiraan jadwal proyek

Menetapkan milestone dan persentasepembayaran (dilampirkan RFP)

Meneliti pemenuhan aspek teknik dankomersial.

Bidang akuntansi & ! melakukan"eri#ikasi$

umulati# total%ilai pekerjaan bulan iniotal pekerjaan selesaiMinus pembayaran yg terealisirMinus lain'lainumlah pembayaran.

Mengerti dan menyetujui (sewaktumembuat proposal

Mengajukan in"oie pembayarandengan lampiran kemajuan pekerjaan(berkala selama implementasi #isik)

PEMILIK KONTRAKTOR

Menerima pembayaranRealisasi pembayaran

7/22/2019 92028-14-580983375543

5/11


Perubahan karena terungkapnya kondisi yang berbeda dengan hasil pengkajian

terdahulu.

Kurang jelasnya pasal'pasal kontrak, sehingga menimbulkan interpretasi yang

berlainan antara kontraktor dan pemilik.

Keinginan mempercepat jadal.

Proses change order:

3-aluasi mendalam tentang perlunya perubahan lingkup.

Mengkaji dampak yang diakibatkan oleh adanya perubahan lingkup.

Mengajukan persetujuan kepada pimpinan proyek bila perubahannya cukup

besar.

Melakukan tindak lanjut berupa pengaasan dan laporan khusus untuk

meyakinkan baha perubahan lingkup kerja telah dijalankan sebaik'baiknya.

Perlu juga diperhatikan, makin jauh kemajuan proyek maka makin besar dampak

dari perubahan lingkup. !erkadang karena kondisi tertentu, kontraktor tidak

mengerjakan sebagian porsi pekerjaan yang telah tercantum dalam kontrak. Maka

pemilik mengerjakan sendiri atau menunjukkan pihak ketiga, sedang biayanya

dibebankan kepada kontraktor, ini disebut sebagai back change.

e. K%aim

Merupakan permintaan atau tuntutan kompensasi uang atau biaya atau jadal

diluar kontrak. Penyebab timbulnya klaim:

Material atau peralatan yang cacat"

Keadaan lahan diluar perkiraan dan hasil tes kurang akurat"

Perubahan peraturan yang tidak diduga"

Pasal'pasal kontrak yang kurang lengkap dan kurang jelas"

Proses menangani klaim:

Pencarian fakta yang sesungguhnya telah terjadi"

Pengkajian hubungan klaim dengan kontrak"

Perkiraan biaya kompensasi"

4egosiasi"

&. Penge%o%aan keuangan proyek

Proyeksi keperluan dana"

+aktor yang perlu diperhatikan:


7/22/2019 92028-14-580983375543

6/11


o Pembayaran material dan peralatan, sesuai dengan ikatan (P6 yang telah

ditandatangani.

o Pembayaran periodik kepada kontraktor dan konsultan.

o Pembayaran langsung untuk tenaga kerja7super-isor proyek.

o Kontinjensi.

Meletakkan dasar sistem akuntansi proyek

+aktor yang perlu diperhatikan kebutuhan sepanjang siklus biaya:

o 8ntuk mengidentifikasi dan membedakan kegiatan satu dengan yang lain

dalam proses perencanaan desain'engineering, pengadaan dan konstruksi.

o Pelaporan dan pengendalian kegiatan kantor pusat dan lapangan, seperti

engineering(perdisiplin dan konstruksi (per macam pekerjaan.

o Kegiatan pengadaan sesuai klasifikasi peralatan dan material.

o Pengaturan arsip dan korespondensi.

o 8ntuk catatan aset pada akhir proyek.

Pengadaan pengkodean harus berorientasi untuk pengendalian. !api jangan

sampai mengubah sistem kode biaya yang sudah ada. +ormat dan tata letak

kode identifikasi yang baik harus dapat memberi informasi maksimal pada

tempat minimal, dengan beberapa atribut:

o +ungsi" menjelaskan fungsi yang diakili.

o $rea" identifikasi area yang akan dikerjakan.

o Disiplin" menjelaskan macam disiplin pekerjaan.

o Dokumen" nomor dokumen yang berkaitan.

o Macam biaya" menjelaskan macam biaya.

6perasi keuangan" menyangkut beberapa hal seperti administrasi dana

pinjaman" mengelola pembayaran" pengendalian cash flow"

6perasi keuangan terdiri dari:

o 6perasi keuangan yang berkaitan dengan penggunaan dana pinjaman

dan7atau dari perusahaan induk. Dasar pembukuan sekurang'kurangnya

meliputi:

/uku cash-disbursment"

Account ledger"

Journal"

*egister pengajuan penarikan dana"


7/22/2019 92028-14-580983375543

7/11


o $dministrasi keuangan yang berkaitan dengan pembayaran atas pekerjaan

yang sedang berjalan (works in progress-WI.

o Pengendalian dana 7 cash-flow" agar jumlah dana yang telah ditentukan

tidak dilampaui. $liran dana dapat diperlakukan sebagai aliran kas atau

diperhitungkan nilai tukar.

aporan penutupan keuangan dan membuat ;catatan aset;"

#alan keluar untuk mengatasi kesulitan mencatat aset:

o Pengelompokkan biaya pada daftar milik tetap memakai standar

perusahaan induk.

o Pengelompokkan biaya pada proyek tetap dititikberatkan untuk

pengaasan dan pengendalian proyek.

o Pada akhir proyek, pengelompokkan biaya pada proyek dijabarkan

dalam pengelompokkan daftar milik yang standar.

Menyiapkan data dan pembukuan untuk audit"

+. Audit Proyek

$uditsecara umum merupakan suatu proses yang sistematis untuk mendapatkan

dan mengkaji secara objektif bahan bukti (evidence perihal pernyataan ekonomi

dan kegiatan lain. al ini bertujuan mencocokan atau membandingkan dengan

kriteria yang telah ditentukan. Dari hasil langkah itu, disimpulkan suatu pendapat

atau opini dan mengkomunikasikannya kepada pihak yang berkepentingan (D.*.

)armichael dan #.#.

7/22/2019 92028-14-580983375543

8/11


meyakinkan kebenaran isi laporan, dan usulan perbaikan untuk meningkatkan

efekti-itas proyek.

$rti dan Proses auditsecara umum mencakup:

Kegiatan audit terdiri dari langkah'langkah yang sistematis mengikuti urutan

yang logis, yaitu dengan urutan:

o Mengidentifikasi lingkup kegiatan" mulai dari merumuskan tujuan dan

mengidentifikasi lingkup kegiatan yang akan dikerjakan, dilanjutkan dengan

sur-ei pendahuluan untuk mengumpulkan keterangan, fakta, latar belakang,

dan seluk beluk objek.

o Mengidentifikasi dan menentukan daerah permasalahan" auditor mulai

memahami seluk beluk organisasi, lingkup dan sasaran objek, maupun

keajiban dan otoritas para peserta dan pelaku pelaksana kegiatan.

$khirnya auditor mengisolasi ilayah atau lingkup objek yang menunjukkan

permasalahan atau kelemahan berdasarkan beberapa bukti yang memadai.

o Menyiapkan dan menyusun laporan" laporan berdasarkan kegiatan

identifikasi sebelumnya dilengkapi dengan pendapat atau opini auditor.

Pengkajian secara objektif" dilakukan oleh orang bebas, dalam arti tidak

berperan dalam objek yang akan diaudit. Melibatkan tiga pihak: auditorsebagai

pihak pertama, indi-idusebagai atau organisasi yang bertanggungjaab atas

pelaksanaan tugas sebagai pihak kedua, dan pucuk pimpinan atau badan lain.

+ungsi auditor adalah memenuhi permintaan pihak ketiga untuk mengecek

reliabilitas dan kelengkapan laporan pihak kedua kepada pihak ketiga.

Diperlukan bahan bukti (evidence, yaitu fakta atau data dan informasi yang

mendukung yang harus dikumpulkan oleh auditor.

$da kriteria sebagai patokan pertimbangan atau perbandingan. Kriteria

merupakan standar yang telah ditentukan dimana organisasi, manajemen, atau

pelaksana harus mengikutinya dalam usaha mencapai tujuan sesuai dengan

tanggung jaab masing'masing. Kriteria digunakan auditor untuk menilai

apakah suatu kegiatan telah dilakukan dengan benar ataukah menyimpang.

$da kesimpulan berupa pendapat atau opini auditor.

Taap audit proyek-

Sur-ei pendahuluan" untuk mendapatkan informasi latar belakang dan

keterangan yang bersifat umum perihal proyek serta pendekatan

pengelolaannya. Mencakup:

USAT PENGEMANGAN A!AN A"A#$UM A%&rid Agustina MANA"EMEN P#'(EK )NDUST#) &?

7/22/2019 92028-14-580983375543

9/11


o ingkup proyek: maksud dan tujuan proyek, dimensi lingkup kerja

proyek, biaya dan jadal proyek, tenaga kerja yang teribat, kegiatan di

kantor pusat dan di lokasi proyek.

o 6rganisasi dan manejemen: organisasi perusahaan induk dan tim

proyek, tanggung jaab dan eenang posisi kunci, para peserta proyek

serta hubungan kerja atau hubungan organisasi di antara mereka, kebijakan

dan prosedur koordinasi, sistem perencanaan dan pengendalian, arus kerja

dan prosedur pengambilan keputusan.

Mengkaji dan menguji sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian

manajemen merupakan seperangkat tata cara atau prosedur dan kebijakan,

untuk menjamin semua pihak dalam organisasi mengikuti langkah'langkah yang

telah ditetapkan guna mencapai sasaran perusahaan dengan cara yang efektif

dan efisien. 8nsur'unsur sistem pengendalian manajemen:

o Penggarisan sasaran dan tujuan dengan jelas"

o Perencanaan yang menunjukkan bagaimana mengorganisasikan sumber

daya perusahaan untuk mencapai tujuan.

o Prosedur, kebijakan, pembagian tugas, dan tanggung jaab dalam

organisasi.

o

Sistem informasi, komunikasi, pelaporan, umpan balik, koreksi, dll. Pemeriksaan terinci" pengumpulan bukti dalam jumlah yang cukup, material

yang kompeten, rele-an, dan berarti sehingga memungkinkan auditor untuk

menganalisis dan membuat kesimpulan.

Penyusunan laporan.

o ingkup dan tujuan" mengkaji pengelolaan kegiatan serta pencapaian

hasil proyek dari suatu perusahaan dalam melaksanakan tugas khusus,

yaitu mengelola proyek.

o Kriteria standar" dalam audit proyek, kriteria dan standar dirumuskan

oleh masing'masing organisasi yang bersangkutan.

o Kesimpulan berupa pendapat atau opini" kesimpulan dalam audit proyek

bersifat menyeluruh berupa hasil pengkajian dari penemuan yang spesifik

dan saran perihal langkah'langkah untuk memperbaikinya (kecuali aspek

keuangan memberi kualifikasi !ualifiedatau un!ualified.

/eberapa aspek yang perlu diperhatikan diluar aspek utama:

6rganisasi, otorisasi, dll"

USAT PENGEMANGAN A!AN A"A#$UM A%&rid Agustina MANA"EMEN P#'(EK )NDUST#) &@

7/22/2019 92028-14-580983375543

10/11


Perencanaan dan jadal"

Kemajuan pelaksanaan pekerjaan"

Mutu barang dan pekerjaan"

$dministrasi, pembelian, dan jasa"

3ngineering"

Konstruksi"

$nggaran, pendanaan, akuntansi, dll"

Perundang'undangan dan peraturan pemerintah"

+aktor keberhasilan proyek:

Misi proyek" harus memiliki definisi aal tentang tujuan yang jelas mengenai

diadakannya proyek, serta garis besar petunjuk cara atau strategi mencapainya.

Dukungan dari pimpinan teras"

Perencanaan dan jadal"

Konsultasi dengan pemilik proyek"

Personil"

Kemampuan teknis"

Acceptancedari pihak pemilik" dalam hal ini pemilik ikut melakukan inspeksi, uji

coba dan sertifikasi pada tahap implementasi dan terminasi.

Pemantauan, pengendalian, dan umpan balik"

Komunikasi" mencegah duplikasi kegiatan, salah paham atau salah pengertian

diantara para peserta proyek.

"rouble shooting" akan membantu memperkirakan persoalan yang akan terjadi

jauh sebelum permasalahan itu terjadi.

. Menutup Proyek

/eberapa kondisi yang menyebabkan proyek ditutup:

4ormal" ini ketika proyek sudah selesai dan diserahkan kepada customer.

Pemilik proyek bisa merayakan keberhasilan mereka.

Prematur" proyek diselesaikan dengan mengurangi beberapa bagian dari proyek

ketika ada kondisi yang AmemaksaB. Misal jika ada AtekananB masuk pasar demi

meraih kesempatan memenangkan persaingan.

!erus menerus(Perpetual" dalam hal ini pemilik atau kondisi lain menghendaki

sedikit perubahan untuk meningkatkan outcome proyek. )ontoh: penambahan

feature softare.

+ailed project"

USAT PENGEMANGAN A!AN A"A#$UM A%&rid Agustina MANA"EMEN P#'(EK )NDUST#) &%

7/22/2019 92028-14-580983375543

11/11


)hange priority"

Proses penutupan proyek harus menjaab beberapa pertanyaan berikut:

$pa saja tugas yang diperlukan dalam penutupan proyek=

Siapa yang akan bertanggung jaab untuk tugas itu=

Kapan penutupan proyek dimulai dan diselesaikan=

/agaimana mendeli-er proyek=

/eberapa akti-itas dalam penutupan:

1etting deli-ery acceptance from the customer.

Shutting don resources and releasing to ne uses.

*eassigning project team member.

)losing account and seeing all bills are paid.

3-aluating the project team, project team members, and the project manager.

*eferensi:

1ray. ).+. and 3rik

92028-14-580983375543

Documents