contoh kode administras

7/24/2019 contoh Kode Administras

1/11

Kode Administrasi Surat MenyuratDipublikasi pada21 Mei 2013olehSaepulROHMAN

Urusan surat menyurat ketatausahaan! adalah suatu ba"ian yan" pentin" dari peker#aan

administrasi kesekretariatan$ Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuan"an ide atau kehendak

seseoran" dalam bentuk tulisan$ Se%ara terperin%i& dikatakan pen"ertian surat seba"ai berikut'

(entuk pernyataan kehendak seseoran" kepada oran" lain melalui tulisan$

Suatu media pen%urahan perasaan& kehendak& pikiran&dan tu#uan seseoran" untuk dapat

diketahui oran" lain$

Merupakan suatu bentuk "ambaran tentan" suatu peristi)a atau keadaan yan" dituan"kan

dalam bentuk tulisan$

Den"an demikian surat merupakan #embatan pen"ertian dan alat komunikasi ba"i seseoran"

den"an oran" lain$ *arena si+atnya yan" demikian& maka surat,surat harus disusun se%ara sin"kat

dan padat tetapi #elas dan te"as$ (ahasa yan" dipakai haruslah mudah dimen"erti& sederhana& danteratur$

-enulis surat harus memikirkan terlebih dahulu den"an sun""uh,sun""uh apa yan" akan ditulis

serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditu#ukan$ *arena melalui surat itu berarti penulis telah

men"antarkan dan memba)a idenya kepada oran" lain$

Dalam menyelen""arakan tata %ara penomoran surat menyuratdimaksudkan ter)u#udnya

kesera"aman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsi+an dalam suatu or"anisasi atau

instansi$

Bebarapa hal tentang SuratKop surat dan kepala surat

*epala surat di %etak di ten"ah ba"ian atas kop$

*epala surat memuat '

.ambar/ lamban"& diba"ian kiri atas kop surat
http://efullama.wordpress.com/2013/05/21/kode-administrasi-surat-menyurat/http://efullama.wordpress.com/2013/05/21/kode-administrasi-surat-menyurat/http://efullama.wordpress.com/author/efullama/http://efullama.wordpress.com/author/efullama/http://efullama.wordpress.com/2013/05/21/kode-administrasi-surat-menyurat/http://efullama.wordpress.com/2013/05/21/kode-administrasi-surat-menyurat/http://efullama.wordpress.com/author/efullama/


2/11

*epan#an"an dari nama instansi /or"anisasi& Nama dipalin" atas dari kepala surat dan

seluruhnya men""unakan huru+ kapital dan )arna huru+ hitam tebal

Memberikan keteran"an ona& di%etak diba"ian ba)ah ona& dan seluruhnya men""unakan

huru+ kapital den"an men""unakan huru+ hitam tebal

Alamat kesekertarian& memuat nama dan )ilayah instansi/or"anisasi& kode pos& nomortelepon atau email& alamat di%etak di ba)ah ona dan den"an ukuran huru+ lebih ke%il dan )arna

huru+ hitam tebal

.

NOMOR DAN KODE SURAT

1$ -enomoran ditulis pada satu baris yan" memuat' nomor surat& kode surat& kode instansi&

kode bulan dan kode tahun kalender$

2$ Nomor surat men""unakan ti"a di"it& mulai dari nomor urut 001& masa berlaku nomor surat

adalah satu periode$ Dihitun" mulai dari masa bakti kepen"urusan or"anisasi/instansi masin",

masin"$

3$ *ode surat dapat berupa sin"katan dari kode a%ara yan" akan dilaksanakan atau kode surat

yan" sesun""uhnya$

$

KODE SURAT1. Kode surat terdiri dari :

a. Surat Keputusan = SKep

b. Surat Keterangan = SKet

c. Surat Edaran = SEd

d. Surat Tugas = ST

e. Surat Kuasa = SK

f. Surat Peringatan = SP

g. Surat Ijin Kegiatan = SIK

h. Surat Perjanjian = SPn

i. Surat Undangan = Und

j. Memorandum = Mem


3/11

k. Nota inas = Nd

!. Pengumuman = Peng

m. Surat Ketetapan = STap

n. Surat Perintah = SPer

o. Surat "ain # !ain = "

2. Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan

dilaksanakan

a. Konferensi $ona = K$

b. Seminar Umum = SU

c. Seminar Tekno!ogi = ST

3. Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan

Desember yaitu dengan kode I XII

4. ahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1$ Surat,surat pentin" yan" menyan"kut or"aniasasi/instansi seperti'

-embentukan kepanitiaan& laporan ke"iatan& permohonan iin& dan surat,surat harus di tanda

tan"ani oleh -impinan yan" ber)enan"$

Dalam hal -impinan berhalan"an& penanda tan"anan dapat dilakukan oleh struktur yan" ada di

ba)ahnya tetapi sudah ada diba)ah persetu#uan dari pimpinan terlebih dahulu& den"an

penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tan"an$

Surat,surat yan" ditandatan"ani ditempatkan di sudut kanan ba)ah setelah kata penutup surat$

Surat,surat or"anisasi yan" sudah ditandatan"ani baru dian""ap sah apabila dibubuhi

stempel surat$

Stempel surat adalah stempel resmi instansi/or"anisasi yan" bentuk serta susunan telah

ditentukan$


4/11

Surat,surat yan" hanya ditandatan"ani oleh -impinan dibubuhkan stempel den"an posisi

disebelah kiri tanda tan"an dan harus men"enai tanda tan"an tersebut& tetapi tidak boleh

menutupinya$

AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT

Semua surat masuk atau surat keluar& harus di%atat di buku a"enda$

(uku a"enda surat setidaktidaknya berisi kolom %atatan ' nomor urut& tan""al surat& kode surat&

alamat dan tu#uan serta perihal surat$

. Klas!"!kas! surat d!l!#at dar! s!"atnya$terd!r! dar! %

San&at ra#as!a ' artinya surat yan" hanya boleh diketahui oleh pihak yan" berkepentin"an

dan #ika di ketahui oleh pihak lain akan men"an%am suatu instansi/or"anisasi$

Ra#as!a'ter(atas ' artinya surat yan" hanya boleh diketahui oleh pihak

yan" berkepentin"an dan #ika di ketahui oleh pihak lain tidak akan men"an%am suatu

instansi/or"anisasi$

)!asa ' artinya surat yan" boleh diketahui oleh pihak yan" tidak berkepentin"an dan

tidak men"an%am kelemba"aan$

*. Klas!"!kas! surat d!l!#at dar! pen&!r!mannya$ terd!r! dar! %

K!lat& artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai

dialamat hari itu #u"a$

Se&era& artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim

menurut #ad)al kurir$

K!lat'Pos& artinya surat tersebut harus dikirim per pos den"an peran"ko kilat$

K!lat K#usus'Pos& artinya surat tersebut harus dikirim per pos den"an peran"ko kilat

khusus$

4anda klasi+ikasi surat harus di%antumkan den"an membutuhkan stempel san"at rahasia atau

rahasia dan seterusnya pada amplop& dan lembar surat pada surat pen"antarnya$

*ode surat merupakan alat untuk men"enali masalah yan" dikandun" dalam arsip& dan disampin"

itu #u"a seba"ai alat penentu& dimana letak arsip itu dalam urutan hubun"an masalahnya pada

susunan seluruh arsip dalam simpanan$

*ode ini #u"a menun#ukkan adanya urutan sistimatis dari masalah,masalah arsip dan kartu kendali

dalam +ile$

Di ba)ah merupakan %ontoh beberapa kode surat& dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000

s/d 500 maka penulis di sini men"khususkan kode nomor surat untuk )ilayah instansi -endidikan$

000 UMUM

001 "ambang


5/11

002 Tanda Kehormatan%Penghargaan untuk pega&ai!ihat

'().)

003 *ari +a,a%-esar

004 Ucapan

005 Undangan

020 PE+"TN

040 PE+PUSTKN okumentasi % Kearsipan % Sandi

042 okumentasi

045 Kearsipan

060 /+0NISSI % KETT"KSNN

090 PE+1"NN INS

230 /+0NISSI P+/2ESI N 2UN0SI/N"

232 Persatuan 0uru +epub!ik Indonesia

236 Korps Pega&ai +epub!ik Indonesia

239 /rganisasi Profesi an 2ungsiona! "ainn,a

240 /+0NISSI PEMU

410 PEM-N0UNN ES

411 Pembinaan Usaha 0otong +o,ong

.14 Pungutan

.2 "embaga Sosia! esa 3"S4

.32 Ku!iah Kerja N,ata 3KKN4

.33 Pusat "atihan


6/11

.34 Kursus5Kursus

.35 Kuriku!um % S,!abus

.36 Ketrampi!an

.37 Pramuka

.4 Pembinaan Kesejahteraan Ke!uarga 3PKK4

.25 Petunjuk % Pembinaan Pe!aksanaan

.3 Koperasi esa

.32 Koperasi Usaha esa

420 PENDIDIKAN

.1 Pendidikan Khusus K!asi6kasi disini Pendidikan

Putra%I Irja

421 Seko!ah

.1 Pra Seko!ah

.2 Seko!ah asar

.3 Seko!ah Menengah

.4 Seko!ah Tinggi

.5 Seko!ah Kejuruan

.6 Kegiatan Seko!ah7 ies Nata!is "ustrum

.7 Kegiatan Pe!ajar

.71 +euni arma&isata

.72 Pe!ajar Te!adan


7/11

.73 +esimen Mahasis&a

.8 Seko!ah Pendidikan "uar -iasa

.9 P"S % Pemberantasan -uta *uruf

422 dministrasi Seko!ah

.1 Pers,aratan Masuk Seko!ah7 Testing7

Ujian7Pendaftaran7 Mapras7 pe!oncoan

.2 Tahun Pe!ajaran

.3 *ari "ibur

.4 Uang Seko!ah7 K!asi6kasi isini SPP

.5 -easis&a

423 Metode -e!ajar

.1 Ku!iah

.2 8eramah7 Simposium

.3 iskusi

.4 Ku!iah "apangan7 9id,a&isata7 KKN7 Studi Tur

.5 Kuriku!um

.6 Kar,a Tu!is

.7 Ujian

424 Tenaga Pengajar7 0uru7 osen7 ekan7 +ektor

K!asi6kasi isini: 0uru Te!adan

425 Sarana Pendidikan

.1 0edung


8/11

.11 0edung Seko!ah

.12 Kampus

.13 Pusat Kegiatan Mahasis&a

.2 -uku

.3 Per!engkapan Seko!ah

426 Keo!ahragaan

.1 8abang /!ah +aga

.2 Sarana

.21 0edung /!ah +aga

.22 Stadion

.23 "apangan

.24 Ko!am renang

.3 Pesta /!ah +aga7 K!asi6kasi n,a: P/N7 Porsade7/!impiade7

.4 K/NI

427 Kepramukaan Me!iputi: /rganisasi dan Kegiatan

+emaja

K!asi6kasi isini: 0e!anggang +emaja

428 Kepramukaan

429 Pendidikan Kedinasan Untuk epdagri7 "ihat ';i

445 +umah Sakit7 -a!ai Kesehatan7PUSKESMS7PUSKESMS Ke!i!ing7 Po!ik!inik

446 Tenaga Medis

448 Pengobatan Tadisiona!

450 0M

451 Is!am

.1 Peribadatan

.11 Sho!at

.12 $akat 2itrah


10/11

.13 Puasa

.14 MT?

.2 +umah Ibadah

.3 Tokoh gama

.4 Pendidikan

.41 Tinggi

42 Menengah

.43 asar

.44 Pondok Pesantren

.45 0edung Seko!ah

.46 Tenaga Pengajar

.47 -uku

.48 ak&ah

.49 /rganisasi % "embaga Pendidikan

.5 *arta gama 9akaf7 -aitu!ma!7 dsb

.6 Peradi!an

.7 /rganisasi Keagamaan -ukan Po!itik Maje!is U!ama

.8 Ma>hab

456 Urusan *aji

.1 /N*

.2 Manasik


11/11

860 PENI"IN

861 Penghargaan

.1 -intang%Sat,a!encana

.2 Kenaikan Pangkat numerta

.3 Kenaikan 0aji Istime&a

.4 *adiah -erupa Uang

.5 Pega&ai Te!adan

Demikian rin%ian sin"kat tentan" -enomoran Surat$ Untuk da+taran nomor surat yan" lebih len"kap

dapat di klik di sini$$

4erimakasih untuk kun#un"annya$
http://sdnbalewangi01.wordpress.com/2013/05/21/kode-surat-dan-arsif-kedinasan/http://sdnbalewangi01.wordpress.com/2013/05/21/kode-surat-dan-arsif-kedinasan/

contoh kode administras

Documents